SEMINÁŘ PRO KONEČNÉ PŘÍJEMCE ze 2. výzvy
v rámci Programu „ Posilování sociálních, vzdělávacích a
zdravotnických služeb v Královéhradeckém kraji“
financovaného z FM EHP/Norska a Královéhradeckým krajem
26.6.2008 Hradec Králové
Všeobecné informace o průběhu 2. výzvy
Průběh 2. výzvy
do 14:00 dne 7.3.2008 odevzdáno 36 žádostí
alokovaná částka – 1.209.931,50 EUR + využití přebytku z 1. výzvy (7.343,28 EUR) = 1.217.274,78 EUR
fixní kurz: 1 EUR = 27,84 Kč
požadovaná finanční podpora kumulativně dosahovala 3.562.647,18 EUR => 3x více než alokovaná částka
I. fáze hodnocení (posuzování formálních náležitostí a oprávněnosti) probíhala do 1.4.2008 => všechny předložené žádosti postoupily do dalšího kola hodnocení (hodnocení kvality)
Průběh 2. výzvyII. fáze hodnocení (hodnocení kvality) probíhala do 30.4.2008 (jednání Komise Rady KHK pro mezinárodní záležitosti) => proveden předvýběr sub-projektů s doporučením na projednání Radě KHK
Maximum – vážený počet = 20 Nejvyšší dosažený vážený počet = 19,0 Nejnižší dosažený vážený počet = 4,6
Fáze předběžných kontrol u předvybraných sub-projektů – 5.5.-16.5.2008
14.5.2008 – jednání Rady KHK – projednání předvybraných sub-projektů s doporučením k projednání Zastupitelstvu KHK
19.6.2008 – jednání Zastupitelstva KHK – definitivní schválení sub-projektů – celkem 12 (1.217.274,78 EUR)
Průběh 2. výzvy
IndikátoryKonečný
stav
Celkový počet dětí a mladistvých, kteří mají prospěch z Programu 13 231
Celkový počet seniorů, kteří mají prospěch z Programu 4 591
Počet opravených, rekonstruovaných a modernizovaných budov
28
Počet opravených (předních) fasád 1
Počet opravených a nově vybudovaných sportovišť 20
Počet opravených a nově vybudovaných relaxačních zón 5
Kumulativní součet indikátorů za všechny předložené žádosti
Průběh 2. výzvyZaměření předložených sub-projektů
Zaměření odevzdaných sub-projektů
1 12
2
1
1
2
11
5
5
1
31
5 děti/mladiství + rek./moder.budovy + sportoviště +relaxační zóna + organizace
4 děti/mladiství + rek./moder.budovy + fasády +organizace
4 děti/mladiství + rek./moder.budovy + sportoviště +organizace
4 děti/mladiství + senioři +rek./moder. budovy +organizace
4 děti/mladiství + sportoviště+ relaxační zóna +organizace
4 děti/mladiství + senioři +sportoviště + organizace
4 děti/mladiství + senioři +relaxační zóna + organizace
3 děti/mladiství + rek./moder.budovy + organizace
3 děti/mladiství + sportoviště+ organizace
3 senioři + rek./moder.budovy + organizace
3 senioři + relaxační zóna +organizace
2 senioři + organizace
2 děti + organizace
Naplnění indikátorů po schválení sub-projektů v rámci obou výzev
Průběh 2. výzvy
Monitorovací indikátory
Typ indikátoru za Program 1. výzva zbývá 2. výzva Celkem
děti a mladiství400 2 291 N/A 3 283 5 574
senioři 500 1 584 N/A 396 1 980
organizace 15 13 2 26 39
rekonstruované a modernizované budovy
15 5 10 10 15
fasády 5 4 1 1 5
sportoviště 10 6 4 8 14
relaxační zóny 3 2 1 1 3
Harmonogram dalšího postupu
Harmonogram 1. Doručení potřebných dokumentů, které jsou podmínkou
pro podpis Smlouvy – konečný termín pro doručení je 15.7.2008 (do 12:00) => čím dříve tím lépe (tento den je poslední možný pro zadání materiálů do Rady KHK, nebude-li včas dodáno, nebude Váš projekt projednán na Radě 23.7.2008 => posune se datum podpisu Smlouvy)
2. Jednání Rady KHK – schválení znění Smlouvy s KP – dne 23.7.2008
3. Podpis Smlouvy ze strany KP(počátek srpna)4. Podpis Smlouvy ze strany Zprostředkovatele
(v návaznosti na podpis konečného příjemce)
Podmínky uzavření Smlouvy o poskytnutí finanční podpory
Smluvní strany
1. Královéhradecký kraj jako Zprostředkovatel Programu
2. Konečný příjemce
Konečný příjemce je povinen realizovat sub-projekt, naplnit jeho výstupy a udržet je v souladu
s podmínkami Smlouvy o poskytnutí finanční podpory.
Stavební povolení s nabytím právní moci (včetně projektové dokumentace) nebo jiný relevantní doklad např. souhlas stavebního úřadu s ohlášenou stavbouDoklad o zajištění finančního krytí (usnesení zastupitelstva obce nebo kraje, vpis z účtu, úvěrová smlouva, apod.)Identifikace bankovního účtu (nadefinovaný formulář)
Aktualizovaný rozpočet sub-projektu (+položkový rozpočet) - podpis+razítko
Fotodokumentaci stávajícího stavu před začátkem realizace sub-projektu (na CD)
Před podpisem Smlouvy nutno doložit*:
* pokud nebyly odevzdány a jsou relevantní
Termín odevzdání: 15.7.2008
Aktualizovaný rozpočet sub-projektu
formulář byl rozeslaný na jednotlivé KP, popř. je ke stažení na našich www stránkách (dodatečně opravena položka 5% => 9% v kapitole DPH-IV a DPH-NIV)
podstatné změny oproti formuláři P2a (odevzdán se žádostí): a) rozčlenění DPH na DPH-IV a DPH-NIV => nutno rozpočítat b) byly upraveny názvy některých kapitol
správné zařazení položek mezi investice či neinvestice (přesuny – např.: stavební dozor, opravy, apod.)
možno doplnit detailnější specifikaci u obecnějších položek
nelze narozpočtovat novou položku v rámci kapitoly, ve které původně žádná položka nebyla uvedena
Aktualizovaný rozpočet sub-projektu
částky by měly být v souladu s původním rozpočtem (změny vyplývající již z výsledků výběrového řízení doporučujeme zapracovat, v případě vyšší ceny => přesun do neoprávněné části rozpočtu („vícenáklad“)
schválené finanční prostředky nelze měnit, resp. navyšovat => vše co bude nad rámec schválené finanční podpory = vícenáklad (neoprávněná část rozpočtu)
Rozvržení žádostí o platbu (KP 85%, KP 90%)
mělo již být doloženo (elektronicky i v listinné podobě)
důležitý dokument pro rozvržení žádostí o platbu za celý Program
3-měsíční nebo 6-měsíční režim
upozorňujeme na poddimenzování plateb = > př. pokud za dané období bude proinvestováno více než jste měli plán žádosti o platbu = problém s proplacením => důležitost předfinancování a dostatku finančních prostředků
Povinnosti konečného příjemce
Termíny zahájení a ukončení sub-projektu
Termíny zahájení a ukončení - uvedeny ve Smlouvě a jsou pro KP závazné => KP má povinnost zahájit a ukončit práce na sub-projektu datem uvedeným ve Smlouvě
od podpisu Smlouvy je na realizaci max. 24 měsíců (s ohledem na uvedenou dobu realizace)
Ukončení sub-projektu
Ukončení prací na sub-projektu => uzavření všech aktivit sub-projektu v souladu se Smlouvou, popř. jejími dodatky (zdokladování této skutečnosti)
Finanční ukončení sub-projektu => dokončení všech plateb spojených s realizací sub-projektu a vyplacení zádržného.
Zvláštní bankovní účet
KP je povinen vést (v korunách) zvláštní účet nebo podúčet ke svému bankovnímu účtu
Musí být předem specifikován ve Smlouvě
Financování je povoleno i z úvěrového účtu (musí být uveden ve Smlouvě)
Platby v hotovosti do 5.000 Kč => pro platby v hotovosti je povinnost vést zvláštní pokladnu pro sub-projekt (výše zůstatku v pokladně je max. 20.000 Kč)
Bankovní poplatky zahrnuté do rozpočtu sub-projektu jsou oprávněnými náklady – jedná se však pouze o poplatky za vedení zvláštního účtu
Účetnictví a dokladyPovinnost vést oddělenou analytickou účetní evidenci (soulad se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví) nebo vést daňovou evidenci (soulad s §7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu => specifikace viz PPP(str.16-17))=> transakce související se sub-projektem musí být oddělené od transakcí, které se sub-projektem nesouvisí
Všechny přijaté faktury musí být vystaveny na KP a musí být podloženy objednávkami nebo smlouvami o dodávce služeb, zboží nebo stavebních prací
Archivace
Povinnost uchovávat všechny účetní písemnosti, veškerou dokumentaci sub-projektu (Smlouvu o poskytnutí finanční podpory včetně veškerých dalších materiálů), inventurní soupisy i další písemnosti v písemné podobě, na technických nosičích dat nebo na mikrografických záznamech
Vše uchovávat na jednom místě po dobu minimálně 10 let od ukončení sub-projektu
Veřejné zakázkyPovinnost zadávat veřejné zakázky dle postupů uvedených v zákoně č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách
Při zakázkách malého rozsahu (do 5.000 EUR v přepočtu cena v Kč bez DPH) => nutno dodržet zásady uvedené v §6 zákona č. 137/2006 Sb. – princip transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení
Při zakázkách malého rozsahu (nad 5.000 EUR v přepočtu cena v Kč bez DPH) je povinné oslovení alespoň 3 firem a získání alespoň 3 finančních nabídek pro danou zakázku
Lhůta mezi výzvou dodavatelům a termínem pro předložení jejich cenových nabídek – musí být min. 10 kalendářních dní
Veřejné zakázkyVeškerá dokumentace zadávacího řízení musí být uchována po dobu 10 let po ukončení realizace sub-projektu
Dodávky zboží, služeb nebo prací nad 5.000 EUR mohou být realizovány jen na základě písemné smlouvy => podrobnosti, ke kterým musí být dodavatel zavázán jsou uvedeny v PPP (str.18)
Upozornění
5.000 EUR – přepočet na CZK => v Pokynech pro příjemce (str. 19); platí, že pro
přepočet mezi EUR a CZK se použije směnný kurz platný pro měsíc, ve kterém byla veřejná zakázka
vyhlášena, publikovaný v sérii C Úředního věstníku Evropských společenství
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/ =>
Zde doplníte CZK
Pojištění
Veškerý pojistitelný majetek musí být proti poškození, zničení a ztrátě pojištěn neprodleně od jeho pořízení
Z pojistné smlouvy nebo jiného dokladu toto pojištění musí být zřejmé
Doba pojištění musí být minimálně stejně dlouhá jako doba udržitelnosti sub-projektu
Pojistné události je povinnost neprodleně hlásit projektovým manažerům
Publicita
KP je povinen zajistit všechny formy publicity a informovanosti, ke kterým se zavázal již v Žádosti o poskytnutí finanční podpory
Vše označeno logy Programu a formulací: „Podpořeno Programem financovaným z prostředků Islandu, Lichtenštejnska a Norska v rámci Finančního mechanismu EHP a Norského finančního mechanismu a Královéhradeckým krajem.“
Loga ke stažení na www.eeagrants.cz (vektorový formát)
Podrobnosti k jednotlivým typům publicity viz kapitola 5.7 PPP (str. 21-22)publikace „Publicita: Propagační materiály – technické podmínky“ (také součást PPP – příloha č.7)
Udržitelnost a údržbaUdržitelnost sub-projektu• KP je povinen prokazatelně a plně splnit účel sub-projektu• Investice do nemovitostí a pozemků => doba udržitelnosti je
10 let• V případě pořízení pouze hmotného a/nebo nehmotného
majetku => doba udržitelnosti je 5 let• Monitorována ročně na základě „Monitorovací zprávy o
zajištění udržitelnosti sub-projektu“, předkládá se do 10 dnů od ukončení ročního monitorovacího období
Údržba• KP povinen zajistit min.1% z celkových nákladů sub-projektu
na údržbu => ročně po dobu udržitelnosti => převést na zvláštní účet sub-projektu (výpis ze zvláštního účtu se přikládá k „Monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti sub-projektu“) => pravděpodobně bude ještě specifikováno po schválení změn KFM
Šetrné zacházení s veškerým použitým materiálem
• KP je povinen zajistit, že veškerý materiál ze staveniště je znovu použit, recyklován a je s ním nakládáno a/nebo je uložen způsobem šetrným k životnímu prostředí => zdokladováno (povinně odevzdávána příloha o nakládání s odpady)
ZMĚNY V SUB-PROJEKTU
KP je povinen hlásit jakékoliv změny v sub-projektu
Typy změn:
nepodstatné změny sub-projektu
podstatné změny sub-projektu
Nepodstatné změny sub-projektu neovlivní charakter sub-projektu KP o nich informuje v nejbližší monitorovací zprávěPříklady:
Formální změny v průběhu monitorovacího období (změna adresy pro doručení, změna statutárních zástupců, kontaktních osob, apod.)
Věcné změny v průběhu monitorovacího období (změna realizačního týmu, nepodstatná změna harmonogramu realizace jednotlivých aktivit, apod.)Změny rozpočtu v rámci etapy (mezi jednotlivými kapitolami => do 15% rozpočtu kapitoly ze které jsou finanč. prostředky přesouvány a zároveň do 15% rozpočtu kapitoly do které jsou finanč. prostředky přesouvány) Přesun finančních prostředků mezi jednotlivými etapami v rámci stejné rozpočtové kapitoly (do 15% - podmínky viz výše)
Podstatné změny sub-projektu
ovlivní charakter sub-projektu (př. cíle sub-projektu, monitorovací indikátory, apod.)
KP musí podat Žádost o změnu v sub-projektu (nejpozději do 60-ti dnů před termínem ukončení sub-projektu) => podmínkou implementace změny je souhlas Zprostředkovatele
KP nesmí změnu zahájit před jejím odsouhlasením
Zakládají povinnost vypracovat Dodatek ke Smlouvě
Příklady:
Změna data ukončení sub-projektu
Jakákoliv změna týkající se monitorovacích indikátorů
Změna bankovního účtu sub-projektu
Změna z plátce na neplátce DPH
Finanční přesuny mezi kapitolami - vyšší než 15%
Finanční přesuny mezi etapami v rámci stejné rozpočtové kapitoly - vyšší než 15%
Jakýkoliv přesun finančních prostředků mezi etapami v rámci různých kapitol
Každá změna, která ovlivní efektivnost sub-projektu
Podstatné změny sub-projektu
Upozornění
V žádném případě nelze nárokovat navýšení schválené finanční podpory!
Upozorněnípokud si nejste jisti, o jakou změnu se jedná a jak dál
postupovat, v předstihu ji zkonzultujte.
MONITORING A KONTROLY SUB-PROJEKTU
Monitoring sub-projektu
Viz kapitola 6 Monitoring sub-projektu PPP a přílohy PPP č. 5
publikace Průvodce vyplněním monitorovacích zpráv
Formulář vlastní monitorovací zprávy
Formuláře příloh k monitorovacím zprávám
Vše k dispozici ke stažení na našich www stránkách a také je vše součást Pokynů pro příjemce
Monitoring sub-projektuKP je povinen předkládat pravidelné monitorovací zprávy, a to nejpozději do 1 měsíce od ukončení monitorovacího obdobíMonitorovací období je 3 měsíce (počítáno od data zahájení sub-projektu uvedeném ve Smlouvě)
Formulář „Průběžná/Závěrečná monitorovací zpráva bez žádosti/s žádostí o platbu“ (bude k dispozici ke stažení z internetu + každému zaslán emailem)=> nutno upravit dle potřeby a typu monitorovací zprávy
Průběžná MZ bez žádosti/se žádostí o platbu
Liší se seznamem dokládaných povinných přílohNežádáte-li o platbu, většinu povinných příloh; žádáte-li o platbu, povinné přílohy dokládáteKe každé monitorovací zprávě se předkládají pouze ty přílohy, které souvisí se zrealizovaným obdobím
Monitoring sub-projektuZávěrečná monitorovací zpráva se žádostí o platbu• KP žádá o platbu• Vyhodnocuje realizaci a potvrzuje dosažené výstupy (naplněné
monitorovací indikátory)• Po jejím schválení je KP vyplaceno zádržné (20% z finanční
podpory)
Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti sub-projektu• Odevzdávána každý rok po dobu udržitelnosti sub-projektu• Do 10-ti kalendářních dnů od uplynutí každého roku• Přílohy – výpis ze zvláštního účtu potvrzující vynaložené 1% z
celkových nákladů na údržbu a doklad o zaplacení pojištění
Monitoring sub-projektuObsah monitorovacích zpráv• Technická část – shrnuje průběh realizace a dosažení cílů• Finanční část – přehled o finančním plnění (skutečné výdaje)
Povinné přílohy (při předložení žádosti o platbu)• Žádost o platbu (formulář)• Kopie dokladů souvisejících se zadávacím řízením na dodavatele – odevzdat i
s MZ bez žádosti o platbu• Kopie uzavřených smluv - odevzdat i s MZ bez žádosti o platbu
• Kopie účetních dokladů• Výpisy ze zvláštního účtu• Čestné prohlášení KP o nakládání s odpady v průběhu realizace sub-
projektu - odevzdat vždy i s MZ bez žádosti o platbu
• Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu - odevzdat vždy i s MZ bez žádosti o platbu
• Další požadované dokumenty viz PPP (str.24-25) a součást formuláře monitorovací zprávy
KontrolyAdministrativní a fyzický průběh • Administrativní průběh – kontrola dokladů (součást MZ, oznámení změny)
• Fyzický průběh – kontrola na místě (ověření skutečného stavu)
Typy kontrol:
Předběžná kontrola • Byla uskutečněna
Průběžná kontrola (ověření plnění smluvních podmínek)• Bez žádosti o platbu – administrativní kontrola MZ• S žádostí o platbu – administrativní a fyzická kontrola, popř. namátková
kontrola zadávacího řízení, kontrola při žádosti o změnu
Následná kontrola• Kontrola Závěrečné zprávy (administrativní + fyzická => naplnění indikátorů)
Kontrola udržitelnosti• Administrativní kontrola – vždy• Fyzická kontrola – na základě analýzy rizik
KontrolyKontrolní orgány
• KFM• Výbor FM EHP• Ministerstvo zahraničních věcí Norska• Rada auditorů ESVO• Úřad generálního auditora• Nejvyšší kontrolní úřad• Národní kontaktní místo (Ministerstvo financí ČR)• Místně příslušné finanční úřady• Královéhradecký kraj• Jakýkoliv jiný orgán pověřený ke kontrole
Kontroly
Upozornění
Konečný příjemce je povinen podrobit se kontrolám po dobu 10-ti let od ukončení sub-projektu. Stejně tak i dodavatel, který je smluvně zavázán
ve smlouvě s konečným příjemcem, je povinen podrobit se těmto kontrolám.
ke kontrolám dále podrobněji viz PPP (str. 27-30)
FINANČNÍ ŘÍZENÍ
Finanční řízeníZásada spolufinancování – dle typu žadatele
Není poskytována záloha => zpětné proplácení
Žádost o platbu – četnost dle nastavených požadavků v tabulce Rozvržení žádostí o platbu
Po ukončení monitorovacího období lze požádat o refundaci těch výdajů, které byly v tomto období prokazatelně zaplaceny
Upozornění
Rozhodující je datum provedení platby dodavateli/zhotoviteli ze zvláštního bankovního účtu.
Finanční řízeníZádržné – 20% z poskytnuté finanční podpory => vyplaceno po schválení Závěrečné monitorovací zprávy s žádostí o platbu
Proplaceny jsou pouze oprávněné náklady => neoprávněné náklady a vícenáklady hradí KP
Veškeré výdaje doloženy účetními doklady
Bezhotovostní platby (hotovostní platby pouze do 5.000 Kč)
Finanční řízení
Platební postup
Žádost o proplacení výdajů sub-projektu
Průběžná/Závěrečná monitorovací zpráva se žádostí o platbu
Administrativní a fyzická kontrola
Předložení originální účetní dokumentace
Kontrola kopií dokladů s originálem
Proplacení výdajů
Předkládá KP
Provádí ZP
Vystavuje ZP koneč. příjemci
Předkládá KP
Provádí ZP
Provádí ZP
podrobně viz Pokyny pro příjemce str. 33 - 36
Platí, že:
oprávněný náklad je uznatelný od data rozhodnutí Zastupitelstva Královéhradeckého kraje o poskytnutí finanční podpory;
oprávněné náklady jsou v souladu s cíli a aktivitami Programu;
jsou nevyhnutelné k realizaci sub-projektu a jsou zdůvodnitelné dle principů efektivního finančního řízení;
jakýkoliv výnos vytvořený sub-projektem, který je financován v rámci Programu, není možné zahrnout jako součást rámce spolufinancování sub-projektu a zároveň musí být odečten od celkových oprávněných nákladů. V opačném případě je to důvod k zamítnutí finanční podpory;
vícenáklady je konečný příjemce povinen hradit ze svých vlastních zdrojů.
Oprávněné náklady
Oprávněné nákladyOprávněné investiční náklady
stavební práce !
nákup nezastavěného pozemku (pokud se jedná o investici vyvolanou rekonstrukcí nebo výstavbou sportovišť nebo relaxačních zón (max. 10% celkových oprávněných nákladů)
nákup samostatných movitých věcí (> 40.000 Kč)
nákup hardware a software (náklady jsou oprávněny pouze pokud přispějí k dosažení vyšší efektivity poskytovaných služeb)
nákup použitého strojního a technologického zařízení
nákup specifického dopravního prostředku (pokud je prokazatelně nezbytný pro udržitelnost sub-projektu)
Oprávněné náklady
osobní náklady na zaměstnance konečného příjemce – nutno postupovat dle Pokynu č. 1 NKM – Oprávněnost osobních výdajů na zaměstnance a externí experty - závazné
nákup služeb !
nákup drobného hmotného majetku
režijní náklady (nesmí překročit 5% z celkového oprávněných nákladů sub-projektu)
finanční a jiné náklady - pouze poplatky za vedení účtu
právní služby
notářské poplatky
odborné posudky
náklady na publicitu
DPH (je oprávněným nákladem, pokud žadatel není plátcem DPH) DPH-IV x DPH-NIV
Oprávněné neinvestiční náklady
Neoprávněné náklady náklady na přípravu dokumentace k Žádosti o poskytnutí finanční podpory
bytová výstavba
stabilizační náklady na zaměstnance
režijní náklady nesouvisející se sub-projektem
nákup osobních automobilů
kancelářské vybavení
DPH (je neoprávněným nákladem, pokud žadatel je plátcem DPH)
daně
náklady na opravu
poplatky charakteru sankce a pokut
manka, škody
Neoprávněné náklady
náhrady na soudní spory
náklady související s odměnami
správní poplatky
leasing
marže a akontace u leasingu
úroky z úvěru
Informační zdroje
http://www.kr-kralovehradecky.cz/
oddíl Evropská Unie, EHP – granty a dotace
sekce Finanční podpora na úrovni kraje
podsekce Finanční mechanismy EHP/Norska
Mgr. Tereza Hanušová[email protected]
495 817 317
Mgr. Ivana Kudrnáčová[email protected]
495 817 229
www.kr-kralovehradecky.cz
Děkujeme na pozornost
