Univerzita Hradec Králové Filozofická fakulta - Theses.cz

Diplomová práce
Studijní obor: Archivnictví
Forma studia: kombinovaná
Hradec Králové, 2016
Zadání diplomové práce
Studijní obor: Archivnictví
Název diplomové práce: Spisová sluba u Policie eské republiky
Název diplomové práce AJ: Filing service at the Police of the Czech Republic
Cíl, metody, literatura, pedpoklady:
Práce se bude zabývat spisovou slubou u Policie R
Spisová a archivní sluba ve státní správ, samospráv a v podnikatelské sfée,
Bittner, Ivan, 1944 Djiny Ústedního archivu eského státu : formování státního
archivu od stedovkého panovnického archivu listinného pes archiv eské
kanceláe, eské komory, starého eského místodritelství, eského gubenia a
místrodritelství a po vznik eskoslovenské republiky, Kollmann, Josef, 1920
zákona . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové slub a o zmn nkterých zákon,
ve znní pozdjších pedpis,
archivnictví, Filozofická fakulta
Datum zadání závrené práce: 8.12.2014
Prohlášení
Prohlašuji, e jsem tuto diplomovou práci vypracoval pod vedením vedoucí diplomové
práce samostatn a uvedl jsem všechny pouité prameny a literaturu.
V Hradci Králové dne 2.5.2016
Podkování
Tímto bych chtl podkovat vedoucí mé diplomové práce Mgr. Jitce Rychlíkové za
odborné vedení, cenné rady a praktické pipomínky.
Anotace
SLAVTÍNSKÝ, PETR. Spisová sluba u Policie eské republiky. Hradec Králové,
Filozofická fakulta, Univerzita Hradec Králové, 2016, 147 str. Diplomová práce.
Tato diplomová práce bude pojednávat o vedení spisové sluby u jedné z
nejvtších státních organizací v eské republice, kterou je Policie eské republiky. První
ást je vnována historickému vývoji spisové sluby u tohoto významného pvodce
dokument, vetn všech právních pedpis, kterými byla upravena od 50. let 20. století
a do souasnosti. Setkáme se zde s postupnou pemnou spisové sluby z klasické
analogové podoby, a po její vedení pouze v informaních systémech, kterými byl
nejprve ZIS 2000 a dále jeho nástupce systém ET. Tato práce bude dále popisovat
administrativní pomcky spisové sluby, ivotní cyklus dokument od jejich vzniku po
jejich vyazení, zamí se na obh dokument, skartaní ízení, výbr spis k archivování
a k vyazení. Druhá ást diplomové práce je vnována výkonu spisové sluby u Policie
R v elektronických systémech spisové sluby resp. porovnání stavu a funknosti tohoto
systému s poadavky, které jsou kladeny na tyto systémy platnou legislativou. K tomuto
úelu jsem vyuil Metodický návod pro kontrolu výkonu spisové sluby vedené
prostednictvím elektronického systému spisové sluby u veejnoprávních pvodc.
Klíová slova
informaní systém ET, datové schránky, odesílání dokument, ukládání dokument,
trestní spis, spisový ád, skartaní ízení.
Annotation
SLAVTÍNSKÝ, PETR, Filing Service at the Police of the Czech Republic. Hradec
Králové: Philosophical Faculty, University of Hradec Králové, 2016, 147 pp. Diploma
dissertation.
This thesis will deal with the management of file services at one of the largest
government agencies in the Czech Republic, which the Police of the Czech Republic. The
first part focuses on the historical development of the records service at this important
originator of documents, including all the legislation, which was modified from the 50s
of the 20th century to the present. We find the gradual conversion of records services
from traditional analog form, to its leadership not only in information systems, which was
first ZIS in 2000 and his successor ETR. This work will also describe the administrative
utilities records management, document life cycle from generation to their disposal, will
focus on the circulation of documents, shredding process, the selection of files for
archiving and for elimination. The second part is devoted to the performance of records
service Police in electronic records management systems, respectively. comparing the
status and functioning of the system requirements that are imposed on these systems by
current legislation. For this purpose I used Methodical instructions for checking the
performance of records services conducted through an electronic records system for
public agents.
file, classification order, shredding process.
Obsah
Seznam zkratek........................................................................................................ 12
1 Úvod................................................................................................. ........... 15
2 Historický vývoj spisové sluby v R od 50. let 20. století
do souasnosti……………………………………………........................ 17
2.1 Pehled legislativní úpravy spisové sluby v R…………………............ 17
3 Vývoj spisové sluby u Policie R od roku 1952 do roku 2000……… 20
3.1 Pehled pokyn a IA k vedení spisové sluby v letech 1952 a 1968….. 20
3. 2 Pehled pokyn a IA k vedení spisové sluby v letech 1968 a 1989….. 25
3. 3 Pehled pokyn a IA k vedení spisové sluby v letech 1989 a 2000….. 27
4 Spisová sluba u Policie R v letech 2000 a 2007……………………. 32
4.1 Spisová sluba a systém ZIS 2000.............................................................. 32
4.2 Nástup nového informaního systému Evidence trestního ízení............... 33
4.3 Provoz dvou informaních systém soubn............................................ 33
4.4 O systému Evidence trestního ízení........................................................... 35
4.5 Hlavní funkcionality systému...................................................................... 37
5 Pehled pokyn a IA k vedení spisové sluby od roku 2008
do souasnosti…………………………………………………………… 38
5.1 Spisová sluba u Policie R v letech 2008 a 2011……………………… 38
5.2 Vydání posledního spisového a skartaního ádu....................................... 39
6 Vedení spisové sluby u Policie R v souasnosti…………………….. 40
6.1 Vymezení základních pojm............................................................ ........... 40
6.2.1 Píjem podatelnou........................................................................................ 44
6.2.5 Píjem vnitní e-schránkou.......................................................................... 48
6.6 Spis................................................................................................... ........... 58
6.7.2 Poet list.................................................................................................... 62
6.9.3 Vytváení spis spojováním dokument..................................................... 66
6.10.1 Obh dokument a spis............................................................................. 71
6.10.4 Pidlování dokument a spis.................................................................... 72
6.10.5 Pedávání dokument a spis...................................................................... 72
6.11 Vyizování dokument a spis......................................................... ........... 73
8 Poizování opis, kopií, výpis a peklad analogových dokument.. 81
8.1 Opis.............................................................................................................. 81
8.2 Kopie........................................................................................................... 81
9.1 Digitální dokument a jeho podepisování..................................................... 83
9.2 Analogový dokument a jeho podepisování................................................. 83
9.3 Uznávaný elektronický podpis a systémový certifikát................................ 84
10 Odesílání dokument................................................................................ 86
10.4 Odesílání dokument prostednictvím faxu................................................ 88
10.5 Odesílání zásilek prostednictvím pošty...................................................... 88
11 Ukládání dokument................................................................................. 90
12.1 Nahlíení do uzavených analogových spis a jejich zapjení.................. 93
12.2 Nahlíení do uzavených digitálních spis a jejich zapjení.................... 93
12.3 Zmna pravosti uzaveného spisu............................................................... 94
do správního archivu……………………………………………............... 95
14 Skartaní ízení, jeho píprava a prbh................................................ 98
14.1 Píprava skartaního ízení.......................................................................... 98
14.6 Niení vyazovaných spis......................................................................... 101
15 Razítka a peetidla, jejich pouívání, druhy, evidence, výroba, vydávání,
zasílání, ztráty a vyazování..................................................................... 102
15.3 Kulaté prtlakové razidlo se stáním znakem............................................... 103
15.4 Kombinované razítko.................................................................................. 103
15.5 Razítko útvaru............................................................................................. 103
15.11 Plombovací klešt........................................................................................ 105
16.1 Spisová rozluka........................................................................................... 108
17 Kontrola výkonu SSL vedené pomocí ERMS………………………… 112
17.1 Základní údaje o pvodci a jeho ERMS..................................................... 112
17.2 Zveejované informace............................................................................. 113
17.8 Rozdlování a obh entit............................................................................. 121
17.10 Odesílání dokument.................................................................................. 124
17.14 Ostatní......................................................................................................... 127
17.15 Vyazení dokument a jejich pedání do archivu k trvalému vyuití......... 127
18 Vyhodnocení.............................................................................................. 129
19 Závr........................................................................................................... 131
DVD - Digital versatile disk
DVS - Deník vyšetovacích spis
ET - Evidence trestního ízení
ET - Evidence trestných in
13
KRPS - Krajské editelství policie Stedoeského kraje
mm - milimetr
MP2 - MPEG-1 Audio Layer 2 - zvukový programový nástroj
pro komprimaci dat
pro komprimaci dat
MV - Ministerstvo vnitra
odst. - odstavec
OKT - Oddlení kriminalistické techniky
OOP - Obvodní oddlení policie
PCM - Pulse-codemodulation
SNB - Sbor národní bezpenosti
SSL - Systém spisové sluby
tr. - trestního
tzv. - takzvaný
napájení
V - výbr
znakovací jazyk
1 Úvod
Spisová sluba u Policie eské republiky je název a zárove i téma mé diplomové
práce. Pracuji u Policie eské republiky a tato problematika úzce souvisí s mojí profesí.
Vedení spisové sluby má velkou dleitost pro orgány inné v trestním ízení, mezi n
samozejm patí Policie R, ale i u všech státních i nestátních organizací. Touto prací
bych chtl poukázat na význam a podstatu vedení spisové sluby, protoe se s ní mnozí
z nás kadodenn setkáváme.
Cílem této práce bude analýza výkonu spisové sluby u Policie eské republiky.
Bude zde proveno, zda její vedení i všechny úkony s ní spojené, jsou v souladu
s platnými právními normami a pedpisy. Dalším cílem mé práce bude piblíit
komplexní vedení spisové sluby u Policie eské republiky v informaním systému, který
Policie R k tomuto úelu pouívá a její soulad s platnou legislativou. Z tohoto dvodu
bude provedena komparace spisové sluby s Metodickým návodem pro kontrolu výkonu
ERMS, vydaným Ministerstvem vnitra, a przkum aplikovaných technologií.
Diplomová práce bude rozdlena do devatenácti kapitol vetn úvodu a závru.
Bude obsahovat ást teoretickou a praktickou. Teoretická ást bude zahrnovat kapitoly
dva a šestnáct, praktickou ást budou tvoit kapitoly sedmnáct a osmnáct.
V úvodní ásti budou vytyeny cíle celé práce a charakterizovány jednotlivé
kapitoly.
Druhá kapitola se bude zabývat historickým vývojem spisové sluby v R od 50.
let 20. století do souasnosti.
Ve tetí kapitole bude popsán historický vývoj spisové sluby u Policie R od
roku 1952 a do roku 2000. Piblíí nám zde jednotlivé IA, které tuto problematiku
upravovaly.
tvrtá kapitola bude vnována spisové slub v letech 2000 a 2007. Pedstaví a
popíše informaní systémy ZIS 2000 a ET, jejich zavedení, legislativu, provoz a oba
systémy vzájemn porovná.
Pátá kapitola bude pojednávat o spisové slub od roku 2008 a do souasnosti.
Pedstaví nám poslední spisový a skartaní ád.
V šesté kapitole bude podrobn vysvtleno souasné vedení spisové sluby u
Policie R. Budou zde vymezeny základní pojmy, bude zde zachycena trasa dokumentu
16
od píjmu, pes oznaení, náleitosti, druhy. Neopomenu zde ani pipomenout
problematiku pevedení dokument, bude zde zaznamenán ivot spis a jejich vytváení,
evidence, rozdlování, pevádní, druhy, obh, vyizování, uzavírání a další innosti,
které je moné se spisy provádt.
Sedmá kapitola pod názvem Obsah spisu - E-spis, bude pedstavovat tento modul,
který je souástí informaního systému ET.
Osmá kapitola bude vymezovat, jakým zpsobem je moné poizovat opisy,
kopie, výpisy a peklady analogových dokument.
Devátá kapitola bude vnována podepisování dokument a bude zde popsán
uznávaný elektronický podpis.
Jedenáctá kapitola bude objasovat ukládání analogových i digitálních
dokument.
Dvanáctá kapitola bude zachycovat nahlíení do uzavených spis a zpsob jejich
zapjení.
Tináctá kapitola bude pojednávat o spisovém a skartaním plánu, o skartaních
lhtách, znacích, pedávání dokument do správního archivu.
trnáctá kapitola bude o skartaním ízení, o jeho píprav, prbhu a po niení
vyazovaných spis.
Patnáctá kapitola bude popisovat razítka a peetidla, jejich pouívání, druhy,
evidenci, a také výrobu, vydávání, zasílání, ztráty a vyazování.
V šestnácté kapitole bude zachycena spisová rozluka, zpsob pedávání
dokument a spis a vedení spisové sluby za mimoádných situací.
Sedmnáctá kapitola se bude zabývat analýzou spisové sluby vedené pomocí
ERMS, bude provedeno srovnání s Metodickým návodem pro kontrolu výkonu ERMS,
vydaným Ministerstvem vnitra, a przkum aplikovaných technologií, které policie k
tomuto úelu pouívá. Bude vnována pozornost vedení typového spisu v analogové
podob o ERMS a odstranní nedostatk.
V osmnácté kapitole budou vyhodnoceny zjištné poznatky a bude navren
zpsob odstranní pípadných nedostatk.
17
2 Historický vývoj spisové sluby v R od 50. let 20. století do souasnosti
2.1 Pehled legislativní úpravy spisové sluby v R
V roce 1954 bylo vydáno Vládní naízení . 29/1954., o archivnictví. Jeho hlavním
posláním byla organizace archivnictví a archiv. Po dlouhé dvacetileté odmlce byl vydán
eskou národní radou zákon . 97/1974 Sb., o archivnictví, jeho úelem bylo vytvoení
píznivých pedpoklad pro rozvoj archivnictví a zachránní archivního majetku pro
píští generace. Mimo jiné ukládal ministerstvm a archivm úkoly, rozdloval archivy a
udloval sankce za jeho porušení. Novelou tohoto zákona pod íslem 343/1992 Sb., došlo
k upravení tohoto zákona z dvodu listopadového pevratu z roku 1989. Práce s
dokumenty a jejich správa, se formovala po mnoho let, ale zakotvení innosti spisové
sluby v právním ádu eské republiky, bylo a ve 21. století, tedy docela nedávno.
Spisová sluba je velmi blízce propojena s archivnictvím. K jejich vzájemnému
spojení došlo a pijetím zákona o archivnictví a spisové slub a o zmn nkterých
zákon . 499/2004 Sb. (dále jen "zákon o archivnictví") a provádcí vyhláškou o
podrobnostech výkonu spisové sluby . 649/2004 Sb. Tyto dva právní pedpisy poprvé
zakotvily spisovou slubu v legislativ a nastavily základní pravidla pro její vedení.
Poprvé byli rozlenni pvodci dokument a byly vymezeny jejich povinnosti. Jedním z
pedpoklad pro odborný výkon spisové sluby je vydání spisové normy, tj. spisového
ádu. Základem nebyla pouze teoretická znalost všech osob, které s ním pišly do styku,
ale také znalost praktická. S dokumenty zaali pracovat všichni zamstnanci na všech
pozicích vetn nejvyšších manaer. V této dob dochází asi k nejvtší zmn pi
nakládání s dokumenty, a tím je elektronizace. Dosavadní právní úprava vymezovala
spisovou slubu po vtšinou v listinné podob. Vydáním zákona o elektronických
úkonech veejné správy . 300/2008 Sb., vyvstala zásadní otázka vytvoení nových
pravidel elektronické spisové sluby. Novelou zákona o archivnictví pod íslem 190/2009
Sb. vetn vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové sluby . 191/2009 Sb., a dále
vyhlášky . 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádní autorizované konverze
dokument, byly postaveny do stejné roviny, jak dokumenty v digitální podob, tak
dokumenty v podob listinné. Zaal být kladen vtší draz na vedení spisové sluby
elektronickými systémy. innost tchto systém upravovalo Oznámení Ministerstva
18
vnitra, ástka 76/2009, kterým se zveejuje národní standard pro elektronické systémy
spisové sluby. Tím došlo k sjednocení parametr výkonu spisové sluby týkající se
dokument v digitální podob. Ve sbírce zákon pod . 309/2009 vyšlo úplné znní
zákona . 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové slub a o zmn nkterých zákon. Pod
ástkou 101 z roku 2010 bylo zveejnno nové Oznámení Ministerstva vnitra, kterým se
zveejuje národní standard pro elektronické systémy spisové sluby. Vyhlášením zákona
. 243/2010 Sb., byl opt novelizován zákon o archivnictví, z dvodu pijetí zákona .
227/2009 Sb., kterým se mní nkteré zákony v souvislosti s pijetím zákona o základních
registrech, piem jedinou zmnou oproti zákonu . 309/2009 Sb., byl rozsah
poskytovaných údaj v § 37 odst. 5 - 9). Dne 11. ervence 2012 bylo ve Vstníku
Ministerstva vnitra ástka 64, zveejnno Oznámení Ministerstva vnitra, kterým se
zveejuje národní standard pro elektronické systémy spisové sluby.
"Nové znní národního standardu bylo oproti dosavadnímu znní upraveno
pedevším v rozsahu provedení zmn v modelu vztah mezi entitami, upesnní definice
pojmu Typový spis“, nahrazení metadatového modelu souborem vtšího potu
upesnných schémat XML umoujících praktickou aplikaci jednotlivých poadavk,
jejich provázání s píslušnými schématy XML je upesnno a zahrnuje rovn
terminologické zmny vycházející z novely zákona . 499/2004 Sb., provedené zákonem
. 167/2012 Sb., kterým se mní zákon . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové slub a
o zmn nkterých zákon, ve znní pozdjších pedpis, zákon . 227/2000 Sb., o
elektronickém podpisu a o zmn nkterých dalších zákon (zákon o elektronickém
podpisu), ve znní pozdjších pedpis, a další související zákony. V textu pak byly
odstranny nedostatky, na které upozornili pvodci a obchodní spolenosti zabývající se
vývojem elektronických systém spisové sluby, s pihlédnutím k tíletým zkušenostem s
aplikací národního standardu, je v pípad jejich dsledného respektování brání výkonu
spisové sluby v elektronických systémech spisové sluby, pokud by tyto systémy byly pln
kompatibilní s dosavadním znním národního standardu".1
Vyhláškou . 259/2012 Sb. ze dne 20. ervence 2012, o podrobnostech výkonu
spisové sluby, byly stanoveny podrobnosti výkonu spisové sluby veejnoprávním
pvodcm.
19
Následovalo mnoho dalších novel zákona o archivnictví a do jeho souasné
podoby, která se prozatím ustálila na 14. novelizaci zákonem . 250/2014 Sb. ze dne 23.
íjna 2014, o zmn zákon souvisejících s pijetím zákona o státní slub.
20
3 Vývoj spisové sluby u Policie R od roku 1952 do roku 2000
3.1 Pehled pokyn a IA k vedení spisové sluby v letech 1952 a 1968
Vývoj spisové sluby u Policie eské republiky probíhal obdobným zpsobem.
Poátky vedení spisové sluby nebo administrativního poádku, jak se díve tato
problematika nazývala, sahá a do 50. let 20. století. Jako jeden z prvních pedpis, které
njakým zpsobem zajišovaly evidenci písemností, byl pedpis z roku 1952. V tomto
roce byl dne 9. ledna pod íslem 5 vydán ministrem národní bezpenosti Ladislavem
Kopivou, Tajný rozkaz k zajištní evidence utajovaných spis. Jednalo se o
jednostránkový dokument obsahující 8 odstavc. Jeho obsahem byla smrnice k ádné a
pesné evidenci utajovaných neboli písn tajných a tajných spis. Tato smrnice ji ve
své spodní ásti obsahovala podací razítko, které mlo ve své horní ásti název útvaru
VB, datum doruení, íslo a zda obsahuje pílohy, i ne.
Dne 29. 4. 1954 se usneslo kolegium ministerstva vnitra a vydalo "Administrativní
poádek ministerstva vnitra - I. díl" pod spisovou znakou MV-adm-I-1 s datem úinnosti
dne 1. ledna 1955. Z rozkazu tehdejšího ministra vnitra Rudolfa Baráka bylo uloeno
všem píslušníkm Veejné bezpenosti, aby Administrativní poádek postupn provádli
na všech pracovištích a aby od 1. ledna 1955 výhradn postupovali dle Administrativního
poádku MV-adm- I-1.
"Administrativní poádek ministra vnitra stanoví zásady pro jednotný postup v
písemném styku a pro postup kanceláského zpracování, vyizování a uspoádání
veškerých písemností. Administrativní poádek stanoví zejména zásadu pro píjem a
pidlování došlých písemností, pro jejich oznaování, evidenci, obh, kontrolu
vyizování, odesílání, ukládání a vyazování a pro zajišování archivního materiálu a
stanoví oprávnní jednotlivých náelník písemnosti podepisovat."2 Tato smrnice byla
základem moderního vedení spisové sluby u jedné z nejvtších státních organizací,
kterým byla v té dob Veejná bezpenost. Podrobn rozepisovala ivot písemnosti od
jeho vzniku, a do jeho konce, neboli vyazení i archivaci. Její nedílnou souástí byla i
bohatá sta píloh, ve které byly vyobrazeny vzory jednacího protokolu, podacích razítek,
2ABS, Archiv MV R Brno - Kanice, fond Rozkazy, vstníky, sluební pomcky, inv. jedn. 207, krabice
10, MV-adm-I-1, Administrativní poádek ministerstva vnitra, 1954, s. 7.
21
záznamního listu a mnoho dalších pomcek, vetn vzor vyplování a vyizování
písemností.
Záhy v roce 1955 byl Administrativní poádek doplnn o díl II. vedený pod
spisovou znakou MV-adm-I-2, na kterém se opt usneslo kolegium ministerstva vnitra
dne 1. 12. 1955. "1)Administrativní poádek ministerstva vnitra II. díl stanoví zásady pro
jednotný postup kanceláského zpracování, uspoádání utajovaných spis a základní
pravidla pro utajování skuteností tvoících pedmt státního, hospodáského nebo
sluebního tajemství.
2)Je teba, aby pracovníci MV pi plnní pracovních úkol dbali na zachování zásad
ochrany státního, hospodáského a sluebního tajemství.
3) Není-li dále stanoveno jinak, platí pro evidování utajovaných spis píslušná
ustanovení Administrativního poádku I. díl."3
Nedílnou souástí administrativního poádku bylo také odstranní nepotebných
písemností. V roce 1959 dne 12. listopadu byl vydán pod íslem 82 Rozkaz ministra
vnitra k zajištní odstranní nepotebných písemností z pracoviš ministerstva vnitra a k
vytiování písemností u Státní a Veejné bezpenosti. Tento rozkaz byl vydán z dvodu
nahromadní písemných materiál, které ji nebyly pro kadodenní práci potebné.
Nejednalo se však o ádn evidované písemné materiály, ale o písemnosti pomocné nebo
ty, které nejsou pro práci nutné. Na druhou stranu vytiování písemností u STB a VB
mlo svj ád, byly vybrány komise z odpovdných a zkušených pracovník, které
rozdlily písemnosti do tech skupin. První skupina písemností byla pedána ke studijním
úelm na studijní ústav MV, druhá skupina písemností byla pedána archivní správ a
tetí skupina obsahovala písemnosti urené ke zniení. S úinností tohoto rozkazu byla
zrušena platnost stati 17 hlavy II. sluebního pedpisu Adm-I-1, týkající se vytiování
spis a záznamních pomcek, a také stati 11 hlavy II sluebního pedpisu Adm-I-2,
týkající se niení utajovaných spis. Rozkazem ministra vnitra íslo 27 ze dne 20.
ervence 1960 bylo vydáno Opatení k zajištní jednotnosti ve spisovém poádku u
souástí ministerstva vnitra. Toto opatení bylo vydáno na základ provedeného
vytiování písemností z Rozkazu ministra vnitra . 82 z roku 1959, pi kterém bylo
zjištno, e nkteré skartace byly provedeny povrchním zpsobem, nebo e nebyly dosud
3ABS, Archiv MV R Brno - Kanice, fond Rozkazy, vstníky, sluební pomcky, inv. jedn. 208, krabice
10, MV-adm-I-2, Administrativní poádek ministerstva vnitra, 1955, s. 6.
22
dokoneny. Byly zjištny té váné nedostatky pi vedení spisové evidence, které
ztovaly pehled o písemnostech. Tímto opatením bylo naízeno dsledné vedení
spisového poádku podle platných smrnic, pod stálou kontrolou a byly zavedeny
lhtníky pro písemnosti vázané lhtami. Nov pijetí pracovníci byli proškolováni k
dodrování administrativního poádku.
Dne 20. kvtna 1961 vyšlo pod íslem 17 Naízení ministerstva vnitra, kterým byl
vydán 1. doplnk sluebního pedpisu MV-adm-I-1 s úinností dnem 1. ervence 1961.
Tímto doplkem mlo dojít ke zjednodušení a zpesnní nkterých administrativních
pedpis. Text tohoto pedpisu však nebyl pi badatelské innosti zajištn.
Dne 25. ervence 1961 byl vydán Rozkaz ministra vnitra íslo 18 vytiování
písemností z období 1954 - 1956 u souástí Státní a Veejné bezpenosti (II. etapa
skartace). Tímto rozkazem bylo naízeno ponechávání spisových materiál pro sluební
poteby po dobu 5 let. Bylo zjištno, e spisy starší 5 let nejsou ji vyuívány, a proto
bylo rozhodnuto o jejich vytídní. Optovn byly zvoleny komise, které rozdlovaly
spisy do tech skupin, jako tomu bylo v roce 1959.
Dne 30. listopadu 1962 byl vydán Rozkaz ministra vnitra íslo 41, s datem
úinnosti dne 1. ledna 1963, pod spisovou znakou MV-adm-I-3 Administrativní poádek
ministerstva vnitra III. díl (Rozkazy, pedpisy, naízení, pomcky a razítka). Tímto
rozkazem mlo dojít k sjednocení v postupu ve vydávání, evidování a provádní akt
ízení. Vzhledem k tomu, e do souasné doby byla úprava rozkaz, pedpis a naízení
provádna dle tajných rozkaz z roku 1952 - 1954 a rozkaz ministra vnitra z let 1957 -
1957, bylo nutné vypracovat novou smrnici, podle které by byly písemnosti tohoto druhu
vyhotoveny. Tento pedpis ešil, kdo me vydávat písemnosti charakter rozkaz a
smrnic, zpsob jejich evidence, ukládání a následné vyazování, zrušení i niení.
Nedílnou souástí této smrnice byla i evidence, podoba a pouití sluebních pomcek a
razítek.
"Naízením ministerstva vnitra ze dne 2. ledna 1963 íslo 1, byla vydána tetí
etapa skartace pod názvem Vytiování písemností z období 1957 a 1962 u Státní a
Veejné bezpenosti; vytídní evidenních pomcek z období do r. 1950."4 I. a II. etapou
skartace bylo zjištno, e je nutné pokraovat v zahájeném postupu, bylo pistoupeno k
4ABS, Archiv MV R Brno - Kanice, fond Rozkazy, vstníky, sluební pomcky, inv. jedn. 70, krabice
3, NMV . 1/63 Vytiování písemností z období 1957-1962 u StB a VB, vytídní evidenních pomcek
z období do r. 1950, s. 1.
23
III. etap. Tou mly být vytídny písemnosti z let 1954 - 1962 a dále evidenní pomcky
z dob první republiky, okupace, tzv. Slovenského štátu a dále materiály do roku 1950,
které dosud ádnému takovému ízení nepodléhaly. Byla optovn vybrána tílenná
komise pracovník, která znovu spisy dlila do tech skupin totoných s pedešlými. Bylo
zde popsáno, kam budou spisy následn uloeny, i jakým zpsobem bude provedena
jejich skartace. Objevil se zpsob provedení skartace vetn podpis skartaní komise.
Evidenní pomcky byly ve vtšin pípad pedány archívnímu oddlení (archivní
správ).
V téme roce byl vydán Rozkaz ministra vnitra íslo 43 ze dne 23. prosince 1963
pod názvem Smrnice pro spisový poádek, hlásnou slubu a statistické vykazování na
úseku vyšetování ve státní bezpenosti. Úinnost této smrnice byla stanovena na den 1.
ledna 1964. "Dodrování zásad stanovených pro spisový poádek umoní jednotnou
skladbu vyšetovacího spisu, jeho evidenci, úschovu a archivaci. Hlásná sluba a
statistické vykazování slouí jako podklad k informování stranických a sluebních
funkcioná, jako signály k úinné pomoci centrály podízeným útvarm, jako podklady
pro objektivn zamenou analýzu a vytyování dalšího zamení práce na úseku
vyšetování." 5 Úelem této smrnice bylo ustálit jednotný spisový poádek u
vyšetovacích trestních spis a další kroky spojené napíklad s jejich rozdlováním,
spojováním, pedáváním, ukládáním a nakonec vytiováním. Tímto se zabývala jeho I.
ást. Druhá ást se týkala hlásné sluby. Zde bylo uvedeno, jaké úkony dle trestního ádu
byly povaovány za dleité a bylo nutné hlásit jejich provedení. Tato ást také stanovila
lhty k jejich vykonání. Poslední ást smrnice, tedy její tetí ást, ešila statistické
vykazování. Popisovala problematiku, kdo povede statistické evidence, co vše bude
pedmtem statistického vykazování. Výsledkem tchto výkaz byly souhrnné statistické
poty, které slouily jako ukazatele mezironího srovnání innosti Veejné bezpenosti.
Tato ást však nijak nesouvisela se spisovou slubou.
S úinností od 1. bezna 1964 ml vstoupit v platnost "Rozkaz ministra vnitra íslo
12 ze dne 20. února 1964 pod spisovou znakou MV-adm-I-5 pod názvem Spisový
5ABS, Archiv MV R Brno - Kanice, fond Rozkazy, vstníky, sluební pomcky, inv. jedn. 16, krabice
1, Píloha k l. 44 RMV . 43/63, Smrnice pro spisový poádek, hlásnou slubu a statistické vykazování
na úseku vyšetování v StB. s. 5.
24
upravit postup pi vyazování [skartaci*)] písemností a dokument vzniklých z innosti
jednotlivých souástí MV. Vyazování písemností a jiných dokument (tj. písemností
vzniklých z korespondence vnitní i vnjší, hlášení, statistických výkaz, pracovních
plán, diagram, fotografií, obrazového a mapového materiálu atd. - (dále jen
"písemností") se rozumí roztídní písemností s dovršenými uschovacími lhtami na
písemnosti urené k trvalé úschov a na písemnosti urené ke zniení."7 Tato smrnice
byla rozdlena do tí hlav, z nich hlava . I. nazvaná Všeobecná ustanovení, urovala,
které písemnosti byly urené k trvalé archivaci. Poprvé se zde objevily vyazovací znaky
"A" - archiv, "V" - výbr a "S" - stoupa, je mly urychlit a upesnit vyazovací práce.
Dále jsme se zde setkali s uschovacími lhtami. Druhá hlava se zabývala samotnými
vyazovacími pracemi a tetí hlava podrobnji vysvtlovala manipulaci s vyazenými
písemnostmi, jejich niení a další úkony a stanovovala, kdo je za tyto práce odpovdný.
Pílohou této smrnice byl seznam uschovacích lht a vyazovacích znak písemností
všeobecné povahy a zvláštní pílohy pro písemnosti pocházející od Státní bezpenosti.
Dne 15. ervence 1968 byla vydána "Prozatímní smrnice pro vedení spisového
poádku a pomcek pro výkon sluby u OOVB".8 Poátek úinnosti byl stanoven na
datum 1. íjna 1968.
V téme roce byl dne 6. dubna pod íslem 17 vydán Rozkaz ministra vnitra,
Doasný zákaz skartace a jakéhokoliv niení písemností ve Sboru národní bezpenosti a
Sboru nápravné výchovy. Tento rozkaz byl vydán z dvodu, e na nkterých pracovištích
ministerstva vnitra byly neoprávnn nieny písemnosti a zakazoval svévolné niení
písemností vetn evidenních pomcek, hlavn ve Státní bezpenosti. Byly zastaveny
veškeré vyazovací práce dle pedpisu MV-adm-I-5, a také pedávání písemností do
archivu MV.
6ABS, Archiv MV R Brno - Kanice, fond Rozkazy, vstníky, sluební pomcky, inv. jedn. 80, krabice
4, RMV SSR . 12/64, kterým se vydávají „Smrnice pro vyazování písemností v MV (MV-adm-I-5). s.
3. 7ABS, Archiv MV R Brno - Kanice, fond Rozkazy, vstníky, sluební pomcky, inv. jedn. 80, krabice
4, RMV SSR . 12/64, kterým se vydávají „Smrnice pro vyazování písemností v MV (MV-adm-I-5). s.
7. 8 ABS, Archiv MV R Brno - Kanice, fond Rozkazy, vstníky, sluební pomcky, inv. jedn. 189, krabice
9, Rozkazy náelníka HS . 8/68, 1. doplnk pílohy . 4NMV . 3/64 Prozatímní smrnice pro vedení
spisového poádku a pomcek pro výkon sluby u OO VB. s. 1.
25
3.2 Pehled pokyn a IA k vedení spisové sluby v letech 1968 a 1989
Naízením ministra vnitra SSR . 5 ze dne 29. ledna 1974, kterým byla vydána
"Smrnice pro vyazování písemností v ministerstvech vnitra" (MV-adm-I-5), byl
publikován novelizovaný pedpis nahrazující MV-adm-I-5 - V. díl. Pvodní verze
pedpisu byla, oproti nové, rozdlena do statí, zatímco nová ji do lánk. Byl
zjednodušen výet písemností urených k trvalému archivnímu uschování, vyazovací
znaky zstávaly zpravidla stejné. Nov byly uschovací lhty stanoveny zpravidla na 5 let,
u pedchozího pedpisu byla tato doba urena zásadn. Celkov došlo ke zjednodušení
celého procesu vyazování písemností. Hlavní postavení zde opt mla tzv. vyazovací
komise. Ta mla monost podávat návrhy na zmnu vyazovacího znaku.
Dne 5. srpna 1975 byl pod íslem 59 vydán Rozkaz náelníka správy vyšetování
Státní bezpenosti, kterým vyšla Smrnice pro spisový poádek, pedkládání informací,
statistické vykazování a rozborovou innost na úseku vyšetování ve Státní bezpenosti.
"Závanost úkol vyšetovacího aparátu Státní bezpenosti pi prevenci, odhalování a
postihu trestné innosti namíené proti bezpenosti státu a z toho vyplývající poteba
úinného a efektivního celostátního centrálního ízení a usmrování této innosti
vyaduje také dokonalý spisový poádek, co nejširší a prbn aktualizovanou znalost
situace ve vyšetování konkrétních pípad i spolehlivé a všestranné statistické a
informaní podklady k objektivní analytické innosti." 9 Tato smrnice upravovala
samostatnou evidenci vyšetovacích spis u útvar vyšetování. Do evidence se
zapisovalo íslo jednací spisu, pvodce spisu, osobní data osob v nm obsaených, jméno
vyšetovatele, zda šlo o vazební vc, i ne, datum zahájení vyšetování a zpsob vyízení.
Obsahoval také informace o tom, kam byl po uzavení zaslán spis a od koho v nm byly
zaloeny listinné materiály. Bylo zde podrobn popsáno, z eho ml být vyšetovací spis
sloen, jak by se ml zpravidla adit, co by mlo být souástí originálu a co jeho
stejnopisu, pohyb spisu mezi útvary vyšetování a mezi prokuraturou. Úinnost této
smrnice byla stanovena na 1. záí 1975.
Naízením ministra vnitra eskoslovenské socialistické republiky ze dne 21.
listopadu 1977 pod íslem 39 došlo ke zmn a doplnní spisového poádku ministerstva
9ABS, Archiv MV R Brno - Kanice, fond Rozkazy, vstníky, sluební pomcky, inv. jedn. 179, krabice
9, Rozkazy náelníka Správy vyšetování . 59/75, Smrnice pro spisový poádek, pedkládání informací,
statistické vykazování a rozborovou innost na úseku vyšetování v StB., s. 1.
26
vnitra MV-adm-I-1. Tato zmna byla provedena z dvodu pechodu na automatizovaný
systém tídní listovních zásilek podle poštovních smrovacích ísel. Tímto naízením
došlo ke zmn, která se projevila v oznaování obálek u poštovních zásilek. Kadá
obálka musela být oznaena íslem jednacím odesílatele v levém horním rohu. V pravém
horním rohu se vyznailo "Vc sluební", dále "Poštovné paušalováno" a zda se jednalo
o odpovdní obálku i ne. V pravém dolním rohu obálky se uvádla adresa píjemce
vetn poštovního smrovacího ísla a dodací pošta, je byla zvýraznna podtrením.
Tímto zpsobem nebylo dovoleno pepravovat peníze.
Pod íslem 1 z roku 1978, vyšla ve Sbírce pokyn náelníka správy vyšetování
VB MV SR "Smrnice pro spisový poádek u vyšetovacích útvar VB". Tato smrnice
upravovala výkon spisové sluby a vedení administrativy u útvar vyšetování Policie
eské republiky.
Dne 7. záí 1979 vyšlo ve Vstníku Federálního ministerstva vnitra íslo 24
Naízení ministerstva vnitra eskoslovenské socialistické republiky, kterým se vydávají
"Smrnice pro výkon spisové sluby v ministerstvech vnitra a ve Sboru národní
bezpenosti" [MV-adm-I-1]. Touto smrnicí došlo ke zrušení pvodního pedpisu
upravujícího spisovou slubu a to MV-adm-I-1 "Spisový poádek ministerstva vnitra
vydaný v RMV . 38/1965 a jeho doplku vydaného NMV SSR . 39/1977. Obsahem
smrnice bylo rozdlení, evidence, zpracování, odesílání, ukládání a zabezpeení
písemností. Souástí bylo také 25 obrazových píloh vetn podrobného návodu zápisu
písemností do jednacího protokolu. Toto naízení nabylo své úinnosti dnem 1. ledna
1980.
V roce 1987 byla vydána Federálním ministerstvem vnitra Metodická pomcka k
naízení ministra vnitra SSR . 24/1979, kterým se vydává "Smrnice pro výkon spisové
sluby v ministerstvech vnitra a ve sboru národní bezpenosti" (MV-adm-I-1). Tato
pomcka byla vydána, z dvodu dosaení jednotného postupu pi vyloení díve
zmiované smrnice. Jednalo se o výklad jednotlivých lánk NMV . 24/1979. Pomcka
obsahovala také pílohy s vyobrazením zpsobu psaní dopis, zápis do evidenních
pomcek, nadepisování obálek a mnoho dalších.
Rozkazem náelníka Správy vyšetování státní bezpenosti ze dne 2. ervna 1989
pod íslem 36, byl vydán "Doplnk ke Smrnici pro spisový poádek u útvar vyšetování
Státní bezpenosti. Tento Doplnk samostatn upravoval vedení a provádní spisové
27
administrativy pi vyšetování trestných in opuštní republiky podle § 109 odst. 2 tr.
zákona. Jednalo se zejména o potrestání eskoslovenských oban, kteí zstanou bez
povolení v cizin. Úinnost tohoto doplku byla stanovena na 2. ervna 1989, tedy na den
vydání.
3.3 Pehled pokyn a IA k vedení spisové sluby v letech 1989 a 2000
"Dne 21. ervna 1991 schválila eská národní rada zákon . 283/1991 Sb., o
Policii eské republiky, a na jeho základ vznikla dnem 15. ervence 1991 Policie eské
republiky. Policie R vznikla z dosavadních eských sloek Sboru národní bezpenosti
(SNB) a stala se všeobecným bezpenostním sborem eské republiky. Stejn tak ji o více
ne tyi msíce díve vznikl ze slovenských sloek SNB Policejní sbor Slovenské
republiky, který na Slovensku plnil obdobné úkoly jako v eské republice Policie R.
Krom tchto sbor fungovaly v eskoslovensku ješt federální bezpenostní sloky,
z nich nejdleitjším byl Sbor národní bezpenosti, který se vznikem Policie R stal
sborem výlun federálním. Dnem 27. srpna 1991 byl pemnn na Federální policejní
sbor. O policejní úkoly se v eskoslovensku dlily pedevším uvedené ti sbory. Policie
eské republiky byla podízena Ministerstvu vnitra R. Vrcholným útvarem vzniklým
z dosavadního Hlavního velitelství Veejné bezpenosti (VB) R bylo Policejní editelství
v ele s policejním editelem podízeným eskému ministru vnitra. Na ízení a
zabezpeování policie se však podílely i útvary bezpenostního úseku Ministerstva vnitra
R. Všeobecnými územními útvary byly správy kraj a okresní, mstská a obvodní
editelství. Tyto útvary vznikly z dosavadních správ VB kraj a okresních správ VB.
Nkteré sluby pak byly dále organizovány v rámci celorepublikových útvar, zvláštních
územních útvar nebo základních útvar. Kategorie základních útvar zanikla ji v roce
1992 a tyto útvary se staly souástí správ kraj nebo okresních editelství."10
Jak ji bylo zmínno výše, Policie eské republiky vznikla 15. ervence 1991,
tedy jeden a pl roku ped vznikem samostatné eské republiky. Policie R, ale i
Policejní sbor Slovenské republiky, v této dob pouívaly stejnou smrnici pro úpravu
spisové sluby, kterou bylo naízení ministra vnitra SSR . 24/1979.
10Policie R. 20 let Policie eské republiky. [online]. Policie R, © 2015. [Cit. 4.10.2015]. Dostupné z:
http://www.policie.cz/clanek/20-let-policie-ceske-republiky.aspx.
28
Dne 27. dubna 1992 bylo vydáno pod íslem 34 "Naízení ministerstva vnitra
eské republiky, kterým se stanoví postup pro vyazování písemností. Úelem tohoto
naízení bylo: upravit postup pi vyazování písemností útvar v oboru psobnosti
bezpenostního úseku ministerstva vnitra R."11
Prvním samostatným pedpisem upravujícím spisovou slubu Policie R bylo
Naízení ministerstva vnitra . 113 ze dne 10. záí 1993, kterým se upravuje postup pi
výkonu spisové sluby. Úinnost tohoto naízení byla stanovena na 1. ledna 1994. Toto
naízení rušilo dosud platná a úinná naízení, která tuto problematiku doposud
upravovala. Patila mezi n:
- Naízení ministra vnitra SSR . 24/1979, kterým se vydávají "Smrnice pro výkon
spisové sluby v ministerstvech vnitra a ve sboru národní bezpenosti" (MV-adm-I-1),
- Metodická pomcka k naízení ministra vnitra SSR . 24/1979, kterým se vydává
"Smrnice pro výkon spisové sluby v ministerstvech vnitra a ve sboru národní
bezpenosti" (MV-adm-I-1),
vnitra II. díl",
- výjimky povolené podle naízení ministra vnitra SSR . 24/1979 l. 4 odst. 2.
"Podle tohoto naízení se postupuje pi výkonu spisové sluby u útvar
bezpenostního úseku ministerstva vnitra, útvar ízených ministerstvem a zaízení
ministerstva, u Policejního prezídia eské republiky, útvar Policie eské republiky s
územní psobností na území kraj, hlavního msta Prahy, okres, mst a obvod, Úadu
vyšetování pro eskou republiku a útvar vyšetování."12 Tento pedpis byl rozdlen na
8 hlav a obsahoval 30 stránek píloh. Oproti pedešlému v nm nenastaly podstatné
zmny. Je zejmé, e NMV . 113/1993 bylo vytvoeno z pedešlého pedpisu. V novém
pedpisu došlo pouze k delegování pravomoci na orgány správ kraj a okresních
editelství Policie R, které ídily a byly oprávnny provádt kontrolu výkonu spisové
sluby. Byl zde kladen vtší draz na náleitosti písemností. Zrušený pedpis tuto
problematiku takto dopodrobna nevysvtloval. Nov byla do pedpisu vloena ást
upravující sluební pomcky.
11Naízení Ministra vnitra R . 34/1992, kterým se stanoví postup pro vyazování písemností, ve znní
pozdjších pedpis, s. 1. 12Naízení Ministra vnitra R . 113/1993, kterým se upravuje postup pi výkonu spisové sluby, ve znní
pozdjších pedpis s. 3.
b) zápisník referenta, poznámkový sešit,
c) evidenní pomcky vedené pro vnitní potebu útvar, nap. jednací protokol,
kniha prbných písemností, deník vyšetovacích spis, deník vyhledávacích
spis, doruovací kniha, kniha slueb, kniha došlých a odeslaných dálnopis
(telefax).“13
Jejich vzhled a pouití zde byl podrobn rozepsán. Tento pedpis byl dvakrát novelizován
a to NMV . 48/1994, a dále NVM . 75/1998.
Vzhledem k tomu, e bylo také poteba novelizovat spisový poádek u útvar
vyšetování Policie eské republiky, byla dne 15.7.1996 pod íslem 1 vydána ve Sbírce
pokyn editele Policie eské republiky úadu vyšetování pro R, Smrnice pro spisový
poádek u útvar vyšetování Policie eské republiky. "Smrnice pro spisový poádek u
vyšetovacích útvar VB vydaná ve Sbírce pokyn náelníka správy vyšetování VB MV
SR . 1/1978, ji neodpovídá souasným podmínkám výkonu sluby a poadavkm na
vedení administrativy u útvar vyšetování Policie eské republiky."14 Došlo ke zrušení
smrnice . 1 z roku 1978 a zárove byl zrušen i Deník trestních spis, který tyto útvary
vedly. Vydáním nové smrnice, je mla být prlomová, došlo i k zavedení jednoho z
prvních poítaových systém zajišujícího digitální evidenci spis. Jednalo se o systém
Deník vyšetovacích spis (DVS), který nahradil zrušený Deník trestních spis (DTS).
Píloha íslo 1 pokynu, byla smrnice, která zavedla nové oznaování písemností ísly
jednacími v novém tvaru. Tato ísla jednací byla zapisována do jednacího protokolu. Dále
byla zavedena ísla vyšetovacích spis v novém tvaru a jejich zpsob zapisování do
deníku vyšetovacích spis. Tato smrnice upravovala mimo jiné i evidenní pomcky,
rozdlovala, kdo povede Deník vyšetovacích spis a zpsob jeho vyplování. Protoe se
jednalo o úpravu vyšetovacích spis, samozejm tento pedpis upravoval pravidla pro
jejich vedení a obsah. Zamil se také na azení písemností ve spise, úpravu originálu a
jeho stejnopisu a konenou fázi spisu, kterou je jeho uloení vetn vyazovacích znak
13 Naízení Ministra vnitra R . 113/1993, kterým se upravuje postup pi výkonu spisové sluby, ve
znní pozdjších pedpis s. 19. 14Sbírka pokyn editele Policie eské republiky úadu vyšetování pro R . 1/1996, Smrnice pro spisový
poádek u útvar vyšetování Policie eské republiky, s. 1, vta druhá.
30
a uschovacích lht. Druhá píloha pokynu se zabývala samotným Deníkem vyšetovacích
spis, jako poítaovým systém a metodikou k jeho vedení.
Ji 20. prosince 2000 bylo vydáno ve Vstníku Ministerstva vnitra Naízení
Ministerstva vnitra . 95, ástka 115, ást I., kterým se vydává spisový ád Ministerstva
vnitra a Policie eské republiky. Tímto naízením bylo zrušeno NVM . 113/1993, jím
se upravuje postup pi výkonu spisové sluby, ve znní novel. Nový pedpis byl oproti
zrušenému pedpisu rozdlen do 10 hlav. Do samostatné hlavy bylo vylenno vyizování
písemností a pibyla nová hlava, je stanovila postup pi manipulaci s písemnostmi v
souvislosti s pípravou na ešení mimoádných krizových situací. I zde bylo patrné, e
nová smrnice vycházela z pedešlého pedpisu. Docházelo zde ke zmn v terminologii
názv útvar Policie R, hovoilo se zde ji o optických discích, jako nosiích dat.
Utajované písemnosti byly rozdleny na "PÍSN TAJNÉ", "TAJNÉ", "DÚVRNÉ" a
"VYHRAZENÉ". Písemnosti se nepsaly ji pouze na pedtištné formuláe, ale poítalo
se zde ji s textovými editory a jejich úprava byla svena SN 01 6910 z roku 1997,
která upravovala písemnosti psané strojem nebo zpracované textovými editory. Tato
norma ji rozlišovala doruování písemností fyzické a právnické osob a také doruování
tzv. cestou další osoby. Setkáváme se zde té s doruováním písemností prostednictvím
fax nebo datového souboru pes emailovou poštu. Byla zde nov vnována ást tzv.
pomocnému jednacímu protokolu pro zaznamenání pohybu písemností uvnit útvaru.
Nalezli jsme zde další pojem "Spisovna", která mla za úkol zajišovat evidování,
distribuci a ukládání písemností. Tento pedpis neešil pepravu utajovaných písemností,
jak tomu bylo doposud. Z nového pedpisu byly dále vypuštny "zápisník referenta a
poznámkový sešit", je souvisely s utajovanými písemnostmi. Souástí tohoto pedpisu
bylo také 28 píloh.
Druhá ást VMV ástka 115/2000 obsahovala Spolený pokyn editele odboru
archivní a spisové sluby a editele bezpenostního odboru . 1/2000 - Podrobnosti pro
výkon spisové sluby u Ministerstva vnitra a Policie eské republiky. Tento pokyn
zpesoval a doploval pedešlý pokyn. Pokyn se dále rozdloval na dv ásti. I. ást
patila Naízení ministerstva vnitra . 95/2000, kterým se vydává spisový ád ministerstva
vnitra a policie eské republiky, II. ást obsahovala "Zásady jednotného postupu pi
manipulaci s utajovanými písemnostmi v rezortu podle vyhlášky . 244/1998 Sb., o
podrobnostech stanovení a oznaení stupn utajení a o postupech pi tvorb, evidenci,
31
písemností".15
Dne 5. záí 2002 ástka 76, vyšlo ve Vstníku ministerstva vnitra pod íslem 65
Naízení ministerstva vnitra, kterým se vydává skartaní ád. Toto naízení upravovalo
postup pi vyazování písemností a sluebních pomcek a stanovilo podrobnosti
skartaního ízení. Naízení nabylo úinnost dnem vydání a zrušovalo NMV R .
34/1992, kterým se stanoví postup pi vyazování písemností. Pedpis byl rozdlen do 3
hlav, z nich hlava . I. byla základní ustanovení. Popisovala nkteré pojmy, metodické
ízení, kontrolu a odpovdnost. Zabývala se druhy skartaních znak, a uvádla jejich
skartaní lhty. Hlava . II vymezovala samotné skartaní ízení, jeho pípravu, komisi,
archivní prohlídku, pedávání písemností do archivu a niení písemností. Hlava . III,
tedy poslední, patila závreným ustanovení a zaobírala se dalším postupem, pokud by
došlo ke zrušení nebo reorganizaci útvaru ministerstva, policie nebo organizaní sloky
státu.
15Spolený pokyn editele odboru archivní a spisové sluby a editele bezpenostního odboru . 1/2000,
Podrobnosti pro výkon spisové sluby u Ministerstva vnitra a Policie eské republiky, s. 13.
32
4 Spisová sluba u Policie R v letech 2000 a 2007
4.1 Spisová sluba a systém ZIS 2000
Rozkazem policejního prezidenta z 28. bezna 2003 pod íslem 44/2003, byl
spuštn zkušební provoz informaního systému ZIS 2000. Pílohou tohoto pokynu byly
zásady pro zkušební provoz informaního systému ZIS 2000. Zkušební provoz byl
oficiáln zahájen dnem 1. dubna 2003. Tento systém však nebyl provozován plošn na
celém území eské republiky, ale pouze u vybraných krajských editelství a
organizaních lánk. Jednalo se o informaní systém, který byl uren k vedení spisové
sluby v elektronické podob pro slubu poádkové, elezniní, dopravní a cizinecké
policie. Zajišoval vedení protokolu událostí, protokolu ísel jednacích, pestupk a
trestných in. Dokázal také evidovat blokové pokuty, pedávat údaje do jiných systém
v innosti policie. Bylo moné v nm vytváet dokumenty, je obsahovaly náleitosti
podle Hlavy II, l. 6, odst. 1, spisového ádu,16 ale jejich grafická podoba byla s ním v
rozporu. Nesmírnou výhodou systému byl jmenný rejstík fyzických a právnických osob,
který se zde vkládáním osobních údaj vytváel a byl tzv. vytitelný i v budoucnosti.
Dokázal rozlišit i postavení osob z procesního hlediska17 a dalších osob. Tento systém
byl pístupný policistm po úspšném pihlášení pomocí uivatelského jména a hesla.
Mimo údaj k osobám dokázal také ukládat data týkající se vcí a stop, které souvisely s
konkrétními skutky a místa spáchání. Jeliko se jednalo o automatizovaný informaní
systém, bylo také jeho pedností uchování dat po dobu uschovací lhty. Jediné, co
neumla zkušební verze tohoto systému, byla likvidace údaj. Po celou dobu zkušebního
provozu byla povinnost vést protokol událostí ješt v manuální podob.
Dne 7. ervence 2004 byl pod íslem 85 vydán Závazný pokyn policejního
prezidenta, kterým se upravuje postup pi provozování informaního systému ZIS 2000.
Tento pokyn rušil pedešlý, jím byl zaveden zkušební provoz systému ZIS 2000.
Úinnost tohoto pokynu byla stanovena na 23. ervence 2004. Od této doby ji nebyla
vedena manuální evidence v protokolu událostí. Z hlediska spisové sluby byl informaní
16název útvaru, íslo jednací, místo a datum vzniku písemnosti, stupe utajení, íslo výtisku, poet list,
pílohy, adresáta písemnosti, oznaení vci, odkaz na ísla jednací, oslovení, vlastní text, pozdrav,
podpisovou doloku a poizovací doloku. 17oznamovatel, poškozený, podezelý, svdek, pohešovaný, osoba omezená na osobní svobod.
33
systém ZIS 2000 plnohodnotný systém, který v sob uplatoval nkteré prvky z vedení
spisové sluby. V dob jeho vzniku, neupravoval ádný právní pedpis vedení spisové
sluby v elektronické podob.
4. 2 Nástup nového informaního systému Evidence trestního ízení
Zmnový závazný pokyn policejního prezidenta . 98 z 14. záí 2005, kterým se
mní závazný pokyn policejního prezidenta . 85/2004, kterým se upravuje postup pi
provozování informaního systému ZIS 2000, doplnil tento pokyn o dva zásadní odstavce
v lánku 15. Zde bylo v odstavci 3 uvedeno, e:
Policie eské republiky mstské editelství Brno:
a) k úelm uvedeným v lánku 1 vyuívá informaní systém "Evidence trestního ízení",
b) zajišuje pravidelnou aktualizaci systému penášením údaj vloených do
informaního systému "Evidence trestního ízení".18 V odstavci íslo 4 se dále uvádí, e:
"ídící pracovní skupina zízená interním aktem ízení je oprávnna stanovit, která další
Policie eské republiky okresní (mstská, obvodní) editelství mohou vyuívat k úelm
uvedeným v l. 1 informaní systém "Evidence trestního ízení". O této skutenosti
informuje editelství sluby poádkové policie Policejního prezidia eské republiky."19
4.3 Provoz dvou informaních systém soubn
V roce 2005 tedy zjišujeme v Policii R provozování dvou informaních
systém souasn. Jedním z nich je ji známý ZIS 2000 a nový systém Evidence trestního
ízení.
Pod íslem 91 z 29. srpna 2005 byl vydán "Rozkaz policejního prezidenta, kterým
se zavádí do 2. fáze zkušebního provozu informaní systém "Evidence trestního ízení" a
vytváejí se podmínky pro jeho zavedení do trvalého provozu na Policii eské republiky
mstském editelství Brno."20 V píloze rozkazu byly zásady pro zkušební provoz systému
18Závazný pokyn policejního prezidenta . 98/2005, kterým se mní závazný pokyn policejního prezidenta
. 85/2004, kterým se upravuje postup pi provozování informaního systému ZIS 2000. [Cit. 20.9.2015].
Dostupné z: Systém ASPI. 19Tamté. 20Rozkaz policejního prezidenta . 91/2005, kterým se zavádí do 2. fáze zkušebního provozu informaní
systém "Evidence trestního ízení" a vytváejí se podmínky pro jeho zavedení do trvalého provozu na Policii
34
ET. Tímto rozkazem bylo stanoveno "zahájit 2. fázi zkušebního provozu systému ET
(dále jen "zkušební provoz") na Policie eské republiky okresním editelství Semily,
Policie eské republiky okresním editelství Ústí nad Orlicí, Policie eské republiky
okresním editelství Zlín, Policie eské republiky okresním editelství Chomutov, Policie
eské republiky okresním editelství eské Budjovice, Policie eské republiky okresním
editelství Mladá Boleslav, Policie eské republiky okresním editelství Mlník, Policie
eské republiky okresním editelství Kutná Hora a na organizaních láncích sluby
kriminální policie a vyšetování Policie eské republiky správy Východoeského kraje
dnem 1. záí 2005."21
Novelou tohoto rozkazu Rozkazem policejního prezidenta . 137 ze dne 28.
prosince 200522, byl zahájen zkušební provoz systému ET na území Policie R, správy
Východoeského kraje a dále na okresních editelstvích Policie R Mlník, Kutná Hora,
Mladá Boleslav a Zlín.
Dne 25. íjna 2006 vyšel pod íslem 140 Rozkaz policejního prezidenta, kterým
se mní nkteré interní akty ízení. Tímto rozkazem došlo ke zmn RPPP . 91/2005 ve
znní RPP . 137/2005 23 . Dnem 1. listopadu 2006 byl zahájen zkušební provoz
informaního systému ET a penos dat ze systému ZIS 2000 u Policie R, Okresních
editelstvích: Benešov, Beroun, Kladno, Kolín, Nymburk, Praha-východ, Praha-západ,
Píbram, Rakovník, Liberec, Pelhimov, Šumperk, Prachatice, Kromí, Vyškov,
Znojmo, Uherské Hradišt a u odboru obecné kriminality a odboru hospodáské
kriminality sluby kriminální policie a vyšetování Policie eské republiky správy
Stedoeského kraje vetn jejich detašovaných pracoviš. Následn dne 1. prosince 2006
byl zaveden zkušební provoz na okresním editelství Policie R Beclav a od 1. ledna
2007 na obvodních, mstských a okresních editelstvích Policie R Praha II, Praha IV,
eské republiky mstském editelství Brno. [Cit. 20.9.2015]. Dostupné z: Systém ASPI. 21Rozkaz policejního prezidenta . 91/2005, kterým se zavádí do 2. fáze zkušebního provozu informaní
systém "Evidence trestního ízení" a vytváejí se podmínky pro jeho zavedení do trvalého provozu na Policii
eské republiky mstském editelství Brno. [Cit. 20.9.2015]. Dostupné z: Systém ASPI. 22Rozkaz policejního prezidenta . 137/2005, kterým se mní rozkaz policejního prezidenta . 91/2005,
kterým se zavádí do 2. fáze zkušebního provozu informaní systém "Evidence trestního ízení" a vytváejí
se podmínky pro jeho zavedení do trvalého provozu na Policii eské republiky mstském editelství Brno.
[Cit. 20.9.2015]. Dostupné z: Systém ASPI. 23Rozkaz policejního prezidenta . 91/2005, kterým se zavádí do 2. fáze zkušebního provozu informaní
systém "Evidence trestního ízení" a vytváejí se podmínky pro jeho zavedení do trvalého provozu na Policii
eské republiky mstském editelství Brno, ve znní rozkazu policejního prezidenta . 137/2005. [Cit.
20.9.2015]. Dostupné z: Systém ASPI.
35
Plze, Cheb a Prostjov.
S úinností od 22. listopadu 2006 byl vydán pod . 178 Závazný pokyn policejního
prezidenta, kterým se upravuje postup pi provozování informaního systému ZIS 2000.
Vydáním tohoto pokynu bylo zajištno propojení obou informaních systém.
Informaní systém ZIS 2000 byl provozován do 31. prosince 2006. Dnem 1. ledna
2007 byl spuštn ostrý provoz nového informaního systému pod názvem Evidence
trestního ízení, kdy jeho zkušební provoz byl testován za plného provozu od íjna 2006
soubn se systémem ZIS 2000.
Dne 1. ledna 2007 byl v návaznosti na rozkaz policejního prezidenta . 91 z roku
2005, kterým se zavádí do 2. fáze zkušebního provozu informaní systém "Evidence
trestního ízení" a na jeho základ byla pijata opatení pro trvalé zavedení tohoto
systému v mstském editelství Policie eské republiky Brno, ve znní rozkazu
policejního prezidenta . 137/2005 a 140/2006, zahájen trvalý provoz informaního
systému "Evidence trestního ízení". Tento systém pln nahradil, jak ji bylo výše
popsáno, informaní systém ZIS 2000.
4.4 O systému Evidence trestního ízení
Evidence trestního ízení (dále jen ET), je nekomerní informaní systém
slouící k dokumentování prbhu trestního a pestupkového ízení, a té dalších agend
zpracovávaných Policií eské republiky. První verze ET 1.0 byla spuštna v rámci
pilotního projektu na Mstském editelství Policie R v Brn 1. íjna 2004. Systém byl v
prbhu vývoje rozšíen o další moduly a je nadále aktivn vyvíjen.
První ádky programového kódu ET byly napsány v prosinci 2003.
Betatestování zaalo ve vtší míe probíhat v Brn a ve Zlín a posléze i na Národní
protidrogové centrále, která byla historicky prvním pracovištm, ze kterého nepocházel
ádný z vývojá, kde se systém zaal zkoušet v praxi. Poprvé byl systém nasazen ve
verzi 1.0 na Mstském editelství R v Brn 1. íjna 2004. V té dob byl systém uren
zejména pro zpracování základní agendy tchto útvar a jako takový se i pes poátení
obtíe zaal rozšiovat dále v policii. Stejním se pro otestování systému ve vtším
mítku ukázalo být nasazení v rozsahu celého kraje, které poloilo základy jednotnosti
systému v rámci police a ukázalo jeho cestu jako jednotícího a základního systému.
36
Královéhradecký kraj tak byl prvním, který systém ET nasadil plošn na celém území
své psobnosti a pokoil tak rozsahem nasazení samotnou kolébku vývojá systému. V
tchto okamicích se té zaíná projevovat nutnost dalších úprav systému pro poteby
Sluby kriminální police a vyšetování, její rozsah inností a sloitosti agend pesahuje
tu okresní. Je poteba zmínit, e poátky systému byly nelehké, systém vznikal takzvan
zdola a ml velmi slabou legislativní oporu. Pes poátení obtíe se pesto podailo získat
podporu sluebních funkcioná a klíových manaer zodpovdných za rozvoj
informatiky v rámci resortu. V prbhu této doby ET prodlávalo boulivý rozvoj do
okamiku, kdy byla ustanovena ídící skupina ET a jeho rozvoj byl dále soustedn
rozvíjen. Zatkávacím obdobím, jak pro vývojáe, tak pro uivatele, byl pechod na nové
územní lenní na konci roku 2008. Do té doby kadé okresní nebo mstské editelství
mlo vlastní lokální ET (celkem cca 86). Na pelomu roku 2008/2009 byla tato okresní
ET pevedena na tzv. krajská, co krom sníení potu provozovaných ET znamenalo
zvýšení poadavk na technickou infrastrukturu, na které jsou provozovány. V roce 2009
byly realizovány nákupy nového hardwaru ureného pro bh informaního systému ET
a je provádn pevod systému na tuto platformu. ET je migrováno na nejnovjší
platformu souasných technologií, která je zárove sjednocována. Na dalších verzích byl
systém provozovaný, nicmén podpora k nmu poskytovaná nebyla nikdy oficiální.
Informaní systém ET jako první poloil základy tzv. elektronického spisu, co je v
souasné podob zejména export dat relevantních k trestnímu &ia