STATUTÁRNÍ MĚSTO HRADEC KRÁLOVĚ, ČESKOSLOVENSKÉ … · i* HRADEC KRÁLOVÉ STATUTÁRNÍ MĚSTO HRADEC KRÁLOVĚ, ČESKOSLOVENSKÉ ARMÁDY 408, 502 00 HRADEC KRÁLOVÉ č. 3/2013

i*HRADEC KRÁLOVÉ

STATUTÁRNÍ MĚSTO HRADEC KRÁLOVĚ, ČESKOSLOVENSKÉ ARMÁDY 408, 502 00 HRADEC KRÁLOVÉ

č. 3/2013 SMĚRNICE

tajemnice Magistrátu města Hradec Králové ze dne 4. 4 2013

Spisový a skartačni řád Magistrátu města Hradec Králové

ÚPLNÉ ZNĚNÍ ve zněni Směrnice tajemnice č. 1/2015

ve znění Směrnice č. 3/2015 ve zněni Směrnice č. 10/2015 ve zněni Směrnice č. 3/2016

Účinnost od8. 4. 2013

ZpracovatelKancelář tajemníka - odděleni právní

Projednános odbory magistrátu města

NahrazujeSměrnici tajemnice Magistrátu města Hradec Králové č. 7/2011, Spisový a skartačni řád Magistrátu města Hradec Králové

Doplňuje

Počet stran46

Z toho přílohy21

Revizi souladu směrnice s právními a dalšími vnitřními předpisy provedl:

datum odbor jméno výsledek revize podpis

J I

OBSAH STRANAČÁST A) - Úvodní ustanovení 3Článek 1 Účel a působnost spisového a skartačniho řádu 3Článek II Právní východiska spisového a skartačniho řádu 3Článek III Vymezeni některých pojmů 4Článek IV Systém spisové služby magistrátu města 6

CAST B) - Spisový řád 7Článek V Příjem a třídění dokumentů 7Článek VI Označování a skenováni dokumentů 9Článek VII Evidence dokumentů a evidenční pomůcky 10Článek Vlil Rozdělováni a oběh dokumentů 12Článek IX Vyřizováni dokumentů, spis, jmenný rejstřík 14Článek X Úprava a podepisování dokumentů, autorizovaná konverze dokumentů 15Článek XI Používáni razítek 16Článek XII Odesílání dokumentů 17Článek XIII Ukládání a ochrana dokumentů 18Článek XIV Zapůjčováni dokumentů ze spisovny a nahlížení do nich 19Článek XV Elektronická podpora spisové služby 20Článek XVI Vedení spisové služby v mimořádných situacích a spisová rozluka 20

CAST C) - Skartačni řád 22Článek XVII Úvodní ustanovení 22Článek XVIII Vyřazování (skartace) a archivace dokumentu 22Článek IXX Spisový a skartačni plán 24

CAST D) - Zrušovací a závěrečná ustanoveni 24článek XX Zrušovací ustanovení 24Článek XXI Závěrečná ustanovení 25

ČÁST E) - Pří ohyPříloha 1 Spisový a skartačni plán 26Příloha 2 Seznam zkratek 41Příloha 3 Vzor štítku s čárovým kódem a podacího razítka 43Příloha 4 Vzor označeni archivní krabice 44Příloha 5 Předávací protokol dokumentů k uložení do centrální spisovny MM HK 45

-2-

Cast AÚvodní ustanovení

Článek IÚčel a působnost spisového a skartačniho řádu

1) Spisový řád (dále jen „řád") je vnitřním předpisem Magistrátu města Hradec Králové (dále jen „magistrát"), který upravuje organizaci a provádění spisové služby v souladu s povinností vykonávat spisovou službu dle zákona.1 Je vydáván s cílem zajistit jednotnou manipulaci s dokumenty vzniklými z činnosti magistrátu města ve všech útvarech, a to jak pro vlastni potřebu, tak pro úřední potřebu občanů, pro potřeby veřejné správy a pro poskytování podkladu k prokázání určitých skutečnosti.

2) Řád se vztahuje na všechny druhy dokumentů bez výjimky, tj. nejen na dokumenty, které byly magistrátu doručeny nebo zde vznikly, ale také na dokumenty související s jejich Chodem.

3) Řád je závazný pro všechny osoby, které jsou v pracovněprávních či obdobných vztazích k městu a podílejí se na manipulaci s dokumenty magistrátu.

4) Za dodržováni řádu, tj. za řádnou spisovou evidenci, včasné přidělení dokumentu k vyřízení, za dohled nad vyřizováním, za vyřízení, uložení a posléze i za předání dokumentů ke skartačnímu řízeni odpovídají v rozsahu svých kompetencí vedoucí odborů magistrátu.* 2 Vedoucí odborů jsou povinni kontrolovat výkon spisové služby, upozorňovat na nedostatky a ukládat jejich nápravu.

Článek IIPrávní východiska spisového a skartačniho řádu

1) Tento řád vychází ze zákona č. 499/2004 Sb.. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanoveni zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, z vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, zákona č. 300/2008 Sb.. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobnosti užívání a provozováni informačního systému datových schránek, vyhlášky č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností prováděni autorizované konverze dokumentů, zákona č.227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecni zřízeni) a zákona č. 500/2004 Sb.. správní řád.

2) Při zacházeni s utajovanými dokumenty je třeba respektovat zákon č. 412/2005 Sb , o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, vyhlášku Národního bezpečnostního úřadu č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací a směrnici tajemnice magistrátu č. 6/2010, k ochraně utajovaných informací (režimová směrnice).

3) Pro manipulaci s účetními dokumenty a doklady platí zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a směrnice tajemníka magistrátu č.2/2004, o oběhu účetních dokladů.

Článek III

' § 63 odst. 1 pism d) zákona č. 499/2004 Sb.. o archivnictví a spisové službě: Směrnice rady města č. 8/2012, Organizační řád Magistrátu města Hradec Králové

-3-

Vymezení některých pojmů

Pro účely tohoto řádu se uvedenými pojmy rozumí

archiválie

dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií

archivní kniha evidenční pomůcka spisovny, v níž se vede evidence o spisech přijatých do spisovny

autorizovaná konverze

úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě, ověřeni shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověřeni shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky

datová schránka

elektronické úložiště zřízené dle zvláštního zákona Ministerstvem vnitra ČR, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, prováděni úkonů vůči orgánům veřejné moci, dodáváni dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob

datová zpráva

elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na technických nosičích dat. používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou, jakož i data uložená na technických nosičích ve formě datového souboru

dodejka formulář psaného potvrzení o řádném převzetí zásilkykaždá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná

dokument informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena

elektronická dodejka formulář psaného potvrzení o řádném převzetí dokumentu odeslaného prostřednictvím datové schránky

elektronická podatelna pracoviště určené pro příjem a odesílání datových zprávelektronická pošta, e-mail

nástroj pro doručování dokumentů v elektronické formě

elektronická značka

údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které splňují následující požadavky:1 jsou jednoznačně spojené s označující osobou a umožňují její identifikaci prostřednictvím kvalifikovaného systémového certifikátu,2. byly vytvořeny a připojeny k datové zprávě pomocí prostředků pro vytvářeni elektronických značek, které označující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou,3. jsou k datové zprávě, ke které se vztahují, připojeny takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat,

uznávaná elektronická značka

elektronická značka založená na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb

kvalifikované časové razítko

datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem

-4-

metadata data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času

osobni údaj

jakákoliv informace týkající se určené nebo určitelné fyzické osoby, fyzická osoba se považuje za určenou nebo určitelnou, jestliže ji lze přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeji fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu

podací místo pracoviště magistrátu, které je tímto řádem určeno k tomu, aby přijímalo podání (dokumenty) obdobně jako podatelna

podatelna centrální podací místo určené k přijímání, evidování, předáváni a odesíláni dokumentu

poštovní arch evidenční pomůcka, v niž jsou zapsány dokumenty odesílané poštou

předávací protokoly evidenční pomůcka, v níž převzetí analogových dokumentů v rámci odboru stvrzuje přebírající zaměstnanec svým podpisem

příruční registratura místo v kanceláři sloužící k ukládáni dokumentů z běžného roku a dokumentu dosud nevyřízených

řád spisovny odboru vnitřní předpis upravující organizaci a výkon spisové služby ve specializované spisovně odboru

skartačni Ihúta nezkratitelná minimální doba udaná počtem let. po kterou vyřízené dokumenty zůstávají uloženy ve spisovně

skartačni návrh návrh na vyřazení dokumentů, které není třeba dále uchovávat ve spisovně

skartačni řízeni proces vyřazováni nepotřebných dokumentu ze spisovny

skartačni znak

znak, který vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení, skartačním znakem „A“ jsou označeny dokumenty trvalé hodnoty, které se do skartačniho řízeni zařazují s návrhem k vybráni za archiválii, skartačním znakem „S“ dokumenty bez trvalé hodnoty, které se do skartačniho řízení zařazují s návrhem na zničení, skartačním znakem „V" dokumenty, které se ve skartačním řízeni posoudí a navrhnou se k vybráni za archiválii nebo ke zničení

spis dokument nebo soubor dokumentů týkající se téže věcisoubor činností a technických a věcných prostředků, kterými se zajišťuje odborná správa dokumentů, tj. jejich příjem, evidenci,

spisová služba rozdělováni, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládáni a vyřazováni ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činnosti

spisovna centrální centrální místo určené k ukládáni, vyhledávání a předkládání vyřízených dokumentu a k prováděni skartačniho řízení

spisovna odboruspecializovaná spisovna, ve které konkrétní odbor v souladu s tímto řádem ukládá své vyřízené dokumenty, které však k vyřazování ve skartačním řízeni předává spisovně centrální

spisový a skartačni plánsoučást spisového řádu magistrátu obsahující seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními Ihútami

spisový znak označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládáni a vyřazování

vnitřní dodejka formulář, na který se potvrzuje prokazatelné převzetí analogových dokumentů při vnitřním styku mezi odbory

zaručený elektronický podpis

elektronický podpis, který je jednoznačně spojený s podepisující osobou, umožňuje její identifikaci ve vztahu k datové zprávě, byl připojen k datové zprávě pomoci prostředků, které podepisující

-5-

-

osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, je připojen k datové zprávě takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoliv následnou změnu dat

uznávaný elektronický podpis

zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňuji jednoznačnou identifikaci podepisující osoby,

zásilka

analogové dokumenty nebo jiné věci, které jsou jako jeden celek doručované provozovatelem poštovní služby či jiným doručovatelem, vlastními prostředky magistrátu nebo osobním podáním

zápůjční kniha evidenční pomůcka, v níž je vedena evidence o dočasném zapůjčení dokumentu nebo spisů uložených ve spisovné

Článek IVSystém spisové služby magistrátu města

1) Spisová služba je na magistrátu města vedena v elektronické podobě. Za řádný chod spisové služby magistrátu, za řádnou spisovou evidenci a manipulaci v podatelně, datové schránce a elektronické podatelně, výpravně a centrální spisovně zodpovídá vedoucí odboru vnitřních služeb, který přímo řídi podatelnu, elektronickou podatelnu a spisovnu, a který také rozhoduje sporné případy ve spisové službě, jejichž řešení není výslovně upraveno ustanoveními tohoto řádu. Odpovědnost za výkon spisové služby jimi řízenými zaměstnanci mají také vedoucí odborů.

2) Výkonnými články spisové služby magistrátu jsou podatelna, datová schránka a elektronická podatelna, odbory, specializované spisovny odborů a centrální spisovna.

3) Podatelna obstarává centrální příjem dokumentů, jejich prvotní evidenci v systému e-spis, označení analogových dokumentů štítkem s čárovým kódem a jejich skenování, třídění dokumentů, přidělování odborům a odesílání. Podatelna je zařazena do odboru vnitřních služeb. Činnost podatelny se řídí provozním řádem, který po schválení tajemníkem magistrátu města vydává vedoucí odboru vnitřních služeb.

4) Vedle podatelny přijímá a eviduje dokumenty v oblasti své působnosti také Živnostenský úřad (dále jen „podací místo"). Na podacím místě jsou přijaté dokumenty označeny podacím razítkem a zaevidovány v elektronickém systému spisové služby e-spis. Živnostenský úřad přijímá také dokumenty doručené do elektronické podatelny Živnostenského rejstříku.

5) Výkonnými články spisové služby v odborech magistrátu jsou zpravidla sekretariáty těchto útvarů. Za jejich činnost zodpovídají pověření zaměstnanci a vedoucí příslušných odborů. V rámci spisové služby jsou odbory a další organizační místa identifikovány zkratkami, které jsou uvedeny v tomto spisovém řádu v příloze č. 2. Příruční registratury v odborech slouží k ukládáni dokumentů z běžného roku a dokumentů dosud nevyřízených.

6) Specializované spisovny odborů jsou zřízeny v rámci Živnostenského úřadu, odboru ekonomického, odboru správy majetku města, investičního odboru, odboru stavebního, odboru dopravy, odboru hlavního architekta, odboru památkové péče, kanceláře tajemníka a odboru správního. Na odboru životního prostředí je specializovaná spisovna pro odděleni vodního hospodářství. Každá z těchto spisoven má svůj vlastní řád spisovny a platí pro ně obdobné povinnosti jako pro centrální spisovnu s výjimkou skartace dokumentů. Všechny dokumenty, které jsou určeny ke skartaci, předávají spisovny odboru centrální spisovně.

-6-

7) Centrální spisovna obstarává přejímáni vyřízených dokumentu z odborů a jejich uložení do uplynutí skartačnich Ihút, vyhledává a zapůjčuje dokumenty, poskytuje podklady k prokázáni určitých skutečností, podílí se na skartačním řízení, předává dokumenty do státního okresního archivu a zabezpečuje jejich připadnou likvidaci. Centrální spisovna je zařazena do odboru vnitřních služeb.

Část B Spisový řád

Článek VPříjem a třídění dokumentů

1) Všechny zásilky určené orgánům města, ať jsou doručeny jakýmkoli způsobem, musí projít podatelnou, kde se přijímají, třídí a rozděluji. Dokumenty patřící do oblasti působnosti Živnostenského úřadu mohou být přijaty na podacím místě na tomto odboru. Výjimky z tohoto ustanovení jsou uvedeny v tomto spisovém řádu.

2) Vedle podatelny a podacího místa na Živnostenském úřadě přijímají dokumenty v oblasti své působnosti také odbor dopravy, odbor ekonomický, odbor sociálních věcí a zdravotnictví, odbor správní a odbor životního prostředí. Jde o příjem vymezených druhu dokumentů, převážně formulářů a jejich příloh, sloužících jako podklad pro záznam v evidenčních systémech nebo pro vydání dokladů.

3) Podatelna přejímá všechny poštovní zásilky mimo peněžních (s výjimkou peněžních poukázek a šeků). Doporučené nebo jinak evidované zásilky přejímá podatelna podle předávacího seznamu (knihy) a na potvrzení. Při tom se řídi zákonem o poštovních službách3 Zásilky na dodejku potvrdí podle druhu dodejky buď podatelna, nebo adresát.

4) Příjem jiných dokumentů potvrdí podatelna pouze na žádost doručitele při osobním doručení, a to otiskem podacího razítka na kopii dokumentu. Podatelna nesmi vyhovět žádosti doručitele, aby zásilka byla opatřena datem jiného dne.

5) Zásilky, u nichž podatelna zjisti, že nejsou adresovány městu, jeho orgánům, nebo městské policii, se vrátí neotevřené poště, doručiteli nebo odesilateli, a to zpravidla s uvedením důvodu vráceni.

6) Podatelna otevírá veškeré došlé zásilky kromě výjimek uvedených v odstavcích 7 a 8 tohoto článku.

7) Z došlých dokumentů podatelna vytřídí a bez opatření štítkem s čárovým kódem předá adresátům:

a. denní tisk a časopisy,b. brožury a knihy,c. sbírky zákonů,d. odborné tiskoviny a věstníky,e. ceníky a cenové výměry,f. propagační a reklamní písemnosti,g. pozvánky na různé akce (pokud se nevztahují ke správnímu řízení),h. kulturní programy a vstupenky,i. ztráty a nálezy,j. osobni karty a mzdové listy.

3 Zákon č. 29/2000 Sb o poštovních službách a o změně některých zákonů

-7-

k. doklady o přijeti zaměstnance a dotazníky,l. žádanky o dovolenou, o kancelářský i jiný materiál a o opravy,m. dodací listy,n. evidenční karty řidičů,o. karty do digitálních tachografů,p. přihlášky k pobytu a oznámení o změnách pobytu,q. poštovní potvrzeni a další obdobné písemnosti.

8) Podatelna neotevirá, ale pouze na obálku podacím razítkem označí zásilky:a. adresované primátorovi a jeho náměstkům,b. adresované tajemníkovi magistrátu,c. adresované vedoucí kanceláře primátora a asistentům náměstků primátora,d. adresované kanceláři primátora,e. adresované odboru krizového řízení,f. adresované s doložkou „do vlastních rukou“ nebo s doložkou obdobně vyjádřenou,g. došlé přímo na jméno zaměstnance města, kdy jméno adresáta je uvedeno nad

názvem magistrátu nebo města.h. označené slovy ..soutěž, veřejná soutěž, veřejná zakázka, poptávka“ nebo heslem či

názvem výběrového řízení na obsazení uvolněných obecních bytů či na pronájem jiného majetku obce, případně jiného výběrového nebo poptávkového řízeni. V těchto případech je příslušný odbor povinen informovat podatelnu předem o vypsání podobného řízení a jeho podmínkách včetně případného požadavku na zaznamenávání času podáni nabídky,

i. došlé na dodejku, kterou musí potvrdit adresát,j. s osobními doklady: občanské průkazy, pasy. žádosti o občanské průkazy, pasy,

řidičské průkazyk. obsahující PIN kód pro karty do digitálních tachografů.

9) U dokumentů uvedených v odst. 8 tohoto článku podatelna před doručitelem zkontroluje, zda není obálka otevřená či porušená, na požádání její převzetí potvrdí doručiteli otiskem podacího razítka, k němuž uvede čas převzetí, a zásilku potom zaeviduje

10) Utajované dokumenty jsou doručovány ve dvou obálkách, přičemž podatelna otevírá pouze vnější obálku. Vnitřní obálka musí zůstat neporušená.

11) Pokud při otevíráni obálek podatelna zjisti, že u dokumentů nesouhlasí uváděný počet a druh příloh se skutečným stavem, vyznačí zjištěné nesrovnalosti na průvodní dopis nebo přiloží podepsanou písemnou připomínku.

12) Poštovní obálky včetně poštovních známek zůstávají u doručených dokumentů vždy jako jejich neodlučitelná součást avšak spolu s nimi se skenují pouze v případech, kdy o to příslušný vedoucí odboru požádá

13) Podatelna přijímá kontejnery s osobními doklady určenými odboru správnímu pro vydávání občanům. Tyto kontejnery jsou zde převzaty od dopravce oproti podpisu, zkontrolována jejich neporušenost včetně zaplombování a poté bez otevření stejným způsobem předány příslušnému odboru.

14) Podatelna rovněž přijímá dokumenty doručené do elektronické podatelny a do datové schránky.

15) U doručených dokumentů podatelna zjišťuje, zda nemají některou z následujících vad:a) dokument není možné zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem,

b) digitální dokument není v povoleném formátu, který byl zveřejněn v souladu s ustanovením § 2 odst. 3 písm. f) vyhlášky č. 259/2012 Sb.,

c) digitální dokument obsahuje škodlivý kód,d) k dodáni dokumentu bylo užito přenosného technického nosiče dat, který nebyl

zveřejněn jako povolený v souladu s ustanovením § 2 odst. 3 písm. g) vyhlášky č. 259/2012 Sb

16) Zjisti-li podatelna u doručeného dokumentu některou z vad uvedených v článku V. odst. 15. potom za předpokladu, že bude možné určit odesilatele a jeho kontaktní údaje nebo jeho elektronickou adresu, vyrozumí odesilatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro zajištění řádného doručení dokumentu. Nepodaří-li se podatelně ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, potom dokument nebude dále zpracováván. O dokumentech, u nichž byla zjištěna některá z vad uvedených v článku V. odst. 15 a o vyrozuměni odesílatele vede podatelna zvláštní evidenci.

17) U doručených datových zpráv je na podatelně zjišťováno, zda je datová zpráva a dokument v ni obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Údaje o výsledcích těchto zjištění se ukládají v elektronickém systému spisové služby.

18) Pokud lze z přijaté datové zprávy zjistit elektronickou adresu odesilatele, potom podatelna potvrdí odesílateli doručeni datové zprávy. Součástí zprávy o potvrzení doručení je datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy, a charakteristika doručené datové zprávy umožňující její identifikaci.

Článek VIOznačováni a skenování dokumentů

1) Dokumenty doručené magistrátu města nebo jím vyprodukované musí být označeny dle tohoto řádu.

2) Přijaté dokumenty v analogové podobě (popřípadě jejich obálky) jsou mimo výjimek uvedených v článku V odst. 7 na podatelně opatřeny štítkem s čárovým kódem.4 Štítek obsahuje následující údaje: název původce - MMHK, datum doručení dokumentu, číslo jednací, počet listů dokumentu, počet listinných příloh a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh, počet a druh příloh v nelistinné podobě, čárový kód, UID (identifikátor, na jehož základě se tiskne čárový kód). V případě, že zvláštní právní předpis vyžaduje, aby byl uveden i čas doručeni (nabídky ve výběrových řízeních), potom podatelna dokument označí podacím razítkem, na němž uvede i čas doručení. Povinnost opatřit dokument štítkem s čárovým kódem se vztahuje i na analogové dokumenty přijaté zaměstnanci magistrátu mimo pracoviště podatelny a na dokumenty vytvořené z podání učiněného ústně

3) Na požádání podatele potvrdí podatelna příjem dokumentu otiskem podacího razítka na kopii dokumentu.

4) Štítkem s čárovým kódem se neopatřují analogové dokumenty vznikající z vlastni činnosti magistrátu, ani dokumenty vnitřní, které jsou určeny jednotlivým odborům a magistrát neopouštějí. Platí však pro né stejné zásady jako pro ostatní dokumenty a při tvorbě na odborech se evidují a opatřují číslem jednacím 1

1 Vzor štítku s čárovým kódem a podacího razítka viz příloha č 3 tohoto řádu

-9-

5) Doručené dokumenty v analogové podobě se kromě výjimek uvedených v odst. 6 tohoto článku na podatelně skenují. Originály naskenovaných dokumentu se uloží v příručních registraturách toho odboru, který dokument vyřizuje. Výjimkou jsou petice a stížnosti, jejichž originály jsou uloženy v příruční registratuře odboru interního auditu a kontroly.

6) Neskenuji se dokumenty uvedené v článku V odst. 7,8,10,13 a dále znalecké posudky sociálně-právní ochrany dětí a znalecké posudky ve věci opatrovnického řízení, rozsudky o rozvodu manželství, oddací listy, rodné listy, úmrtní listy, hlášeni narození, listy o prohlídce zemřelého, protokoly o určeni otcovství, rozhodnutí v řízení o osvojeni, hlášenky trvalých pobytů, potvrzeni o trvalých pobytech, statistické výkazy škol, zařazení škol do rejstříku škol a do obchodního rejstříku, posudky zdravotní způsobilosti řidičů, projektové dokumentace, podpisové vzory finančních institucí, listiny obsahující informace o příjmových záležitostech zaměstnanců města a členů zastupitelstva města a přílohy přihlášek do výběrových řízeni na obsazeni pracovních pozic.

7) Doručené datové zprávy do elektronické podatelny jsou opatřeny protokolem o přijetí elektronického podání a o výsledcích kontroly digitálních podpisů a doručené datové zprávy do datové schránky jsou opatřeny protokolem o doručení datové zprávy.

8) Veškeré dokumenty, které podléhají povinnosti evidence, jsou po zaevidování v elektronickém systému spisové služby označeny jednoznačným identifikátorem .5

9) Po zaevidování v elektronickém systému spisové služby je dokumentům přiděleno číslo jednací.

10) Podatelna přijímá i dokumenty určené Městské policii Hradec Králové. Vnitřní předpis Městské policie Hradec Králové týkající se označování, skenováni a jiného nakládáni s těmito dokumenty je v tomto rozsahu pro podatelnu závazný.

Článek VIIEvidence dokumentů a evidenční pomůcky

1) Evidencí dokumentů se rozumí vedení záznamu o původu, druhu, součástech, způsobu vyřizováni a uloženi dokumentů.

2) Povinnosti evidence podléhají všechny dokumenty magistrátu došlé nebo v něm vytvořené vyjma dokumentů neúředního charakteru, kterými jsou zejména denní tisk. časopisy, brožury, knihy, sbírky zákonu, odborné tiskoviny, věstníky, ceníky a cenové výměry, propagační a reklamní písemnosti, pozvánky na různé akce, kulturní programy, vstupenky a sparný.

3) Zásilky doručené na jméno jsou předány zaměstnanci, který po otevření zásilky posoudí její obsah. Pokud je úředního charakteru, zajisti její adresát bezodkladně dodatečné označeni a zaevidování dokumentu. Podatelna eviduje v elektronickém systému spisové služby e-spis i dokumenty úředního charakteru doručené na elektronickou adresu [email protected].

4) Podatelna provádí prvotní evidenci dokumentů prostřednictvím automatizovaného elektronického systému spisové služby e-spis. Úplnou evidenci dokumentů provádí zpracovatel, jemuž je dokument přidělen k vyřízeni, nebo u něhož dokument vznikl.

5) Dokumenty jsou evidovány chronologicky v jedné číselné řadě pod pořadovým číslem v elektronickém systému spisové služby. Číselná řada těchto pořadových čísel začíná dnem1. ledna kalendářního roku a končí dnem 31. prosince téhož roku. Vzetím dokumentu do

5 Viz § 7 odst. 1 vyhlášky č. 259/2012 Sb

- 10-

prvotní evidence je mu automaticky přiděleno číslo jednací. Na dokumentech vzniklých z činnosti magistrátu a na doručených analogových dokumentech musí být číslo jednací viditelně vyznačeno.

6) Číslo jednací je tvořeno zkratkou určeného původce (označení MMHK) lomeno pořadovým číslem zápisu dokumentu z elektronického systému spisové služby lomeno kalendářním rokem (YYYY), v němž je dokument evidován. Další položkou identifikující dokument je tzv. „značka", sestávající ze zkratky organizačního útvaru lomeno zkratka vyřizujícího, (např. ST/Ber). Na dokumentech bude uváděno číslo jednací i značka dokumentu (Č.j. MMHK/00678/2007 ST/Ber). Číslo jednací je přiděleno každému dokumentu doručenému i dokumentu vlastnímu.

7) Dokumenty, které pro magistrát osobně převzali jeho zaměstnanci mimo pracoviště podatelny nebo dokumenty z podáni učiněného ústně, musí být, pokud podléhají povinnosti evidence podle předchozích ustanovení, neprodlené předány do podatelny k zaevidování nebo v případě dokumentů v oblasti působnosti Živnostenského úřadu provedeno jejich zaevidování na podacím místě tohoto odboru.

8) Zaměstnanec, který dokument vyřizuje, v případě potřeby doplní nebo opraví jeho označení provedené podatelnou a provede úplnou evidenci dokumentů v e-spis.

9) U dokumentů, které vznikají na magistrátu, je identifikace i jejich zaevidování provedeno zpravidla na pracovišti, kde došlo ke vzniku vlastního dokumentu. Dále se s nimi manipuluje jako s doručenými dokumenty.

10) Dodejka a elektronická dodejka jsou vždy neoddělitelnou součásti spisu.

11) Dokumenty doručené elektronickou poštou do schránky elektronické podatelny jsou zaevidovány v elektronickém systému spisové služby e-spis včetně protokolu o přijetí elektronického podání a o výsledcích kontroly digitálních podpisů. Dokumenty doručené do datové schránky jsou rovněž zaevidovány v elektronickém systému spisové služby e-spis včetně protokolu, jehož součásti je záznam údajů o výsledku ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky a kvalifikovaného časového razítka.

12) Pokud zaměstnanec obdrží elektronickou poštou (e-mail ) do své schránky dokument úředního charakteru, je povinen bezodkladně zajistit jeho zaevidování.

13) Doručené digitální dokumenty na nosičích dat budou předány elektronické podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv a zavedeni do elektronického systému spisové služby.

14) Dokumenty doručené pomoci faxu jsou naskenovány a zaevidovány i v podobě elektronického obrazu.

15) Účetní doklady jsou evidovány v listinné podobě v číselných řadách v šanonech dle jednotlivých druhů. Rovněž jsou evidovány podle druhů v číselných řadách prostřednictvím ekonomických informačních systémů AGENDIO, NAVISION a ROZPOČET. Faktury a objednávky jsou navíc samostatně evidovány v e-spis.

16) Způsob evidování utajovaných dokumentů je upraven vyhláškou č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací a směrnici tajemnice magistrátu č. 6/2010 k ochraně utajovaných informací (režimová směrnice).

-11 -

17) Základní evidenční pomůckou spisové služby je elektronický systém spisové služby e-spis.

18) Povinnými položkami pro evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby jsou tyto údaje:

• pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentu,• datum doručení dokumentu původci, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas

jeho doručení nebo datum vytvořeni dokumentu původcem, datem vytvoření dokumentu původcem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů,

• údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku, jde-li o dokument vytvořený původcem, uvede se slovo „Vlastní11,

• identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesilatele, je-li ji dokument označen,• počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listů nebo počet svazku příloh v listinné

podobě, počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit,

• stručný obsah dokumentu (předmět, věc),• označeni organizační součásti původce, které byl dokument přidělen k vyřízeni; pokud

je původcem určena k vyřízeni dokumentu fyzická osoba, uvede se její jméno a příjmení,

• způsob vyřízení, údaje o adresátovi v rozsahu údajů stanoveném pro vedeni údajů o adresátovi ve jmenném rejstříku, datum odesláni, počet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit,

• spisový znak, skartačni režim, který vyplývá z přiděleného skartačniho znaku, skartačni Ihúty, popřípadě z roku zařazeni dokumentu do skartačniho řízeni a jiné skutečnosti, kterou původce stanoví jako spouštěcí událost,

• jednoznačný identifikátor dokumentu,• informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové

podobě,• informaci o tom, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda byl dokument

vybrán jako archiválie.• identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie,

přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.

19) Evidenčními pomůckami jsou i předávací protokoly, na nichž je příslušnými zaměstnanci stvrzováno podpisem převzetí analogových dokumentů v rámci odborů.

Článek VlilRozdělováni a oběh dokumentů

1) Došlé dokumenty jsou po zaevidování přiděleny odborům k vyřízeni. Pro distribuci dokumentů v analogové podobě jsou v podatelně zřízeny přihrádky označené jednotlivými organizačními útvary magistrátu. Do nich podatelna rozděluje poštu (došlé dokumenty), kterou odbory samy vyzvedávají. Převzetí dokumentů v analogové podobě z podatelny stvrzují odbory elektronicky v e-spis na pracovišti podatelny.

2) Z podatelny přebírá dokumenty v analogové podobě pověřený zaměstnanec odboru. Fyzický počet předaných dokumentů se kontroluje mezi předávajícím a přejímajícím dle evidence Přebírání dokumentů v analogové podobě z podatelny je současně prováděno i v elektronické formě za použiti čtečky čárových kódů.

-12-

3) Datové zprávy doručené do elektronické podatelny nebo do datové schránky jsou podatelnou po řádném zaevidování v elektronickém systému spisové služby e-spis doručeny v elektronické podobě prostřednictvím e-spis pověřenému zaměstnanci příslušného odboru k přebírání dokumentů (zpravidla sekretářka odboru).

4) Dokumenty řádné zaevidované v elektronickém systému spisové služby se předkládají vedoucímu zaměstnanci, který rozhodne o jejich přiděleni příslušnému zpracovateli. Vedoucí zaměstnanec musí mít operativně k dispozici informace o každém spisu, který je v jeho organizační jednotce vyřizován.

5) Přidělení a případné změny zpracovatele musí být zaznamenány ve spisové službě e-spis.

6) Dokumenty předané odboru, který není příslušný k jejich vyřízeni, tento buď vrátí podatelně, nebo předá příslušnému odboru. Jde-li o dokument doručený a vyžaduje-li to situace, vyrozumí zároveň jeho odesilatele. V případě postoupeni dokumentu jiné instituci je nutné zaznamenat, kdy a kam byl dokument postoupen, a následně dokument z tohoto důvodu uzavřít.

7) Případné spory odborů ohledně příslušnosti k vyřízení dokumentů řeší tajemník magistrátu.

8) Dokumenty adresované primátorovi či jeho náměstkům vyřizuje primátor, příslušný náměstek nebo kancelář primátora, dokumenty adresované tajemníkovi vyřizuje tajemník nebo kancelář tajemníka, popř jiný útvar, který je primátorem, jeho náměstkem či tajemníkem vyřízením povéřen.

9) Dokumenty adresované zastupitelstvu města, radě města a komisím místních samospráv doručí podatelna kanceláři primátora, vyjma petic a stížností, které podatelna předá odboru interního auditu a kontroly. Dokumenty adresované výborům zastupitelstva, komisím rady města a pracovním skupinám uvolněných funkcionářů města doručí podatelna jejich tajemníkům.

10) Veškeré doručené faktury se předávají ekonomickému odboru.

11) Každý zaměstnanec eviduje prostřednictvím elektronického systému spisové služby e-spis veškerý pohyb dokumentů a spisů. Evidence Ihút pro vyřizování věcí je vedena v evidenci spisové služby. Předání analogových dokumentů je nutno provést vždy i prostřednictvím elektronického systému spisové služby e-spis formou elektronického předáni.

12) Pro potřeby správního řízení je k prokazatelnému předáváni dokumentů mezi jednotlivými odbory magistrátu města možno používat vnitřních dodejek, na kterých podatelna označí datum přijetí, a elektronicky v systému e-spis využít interního vypravení.

13) Přebírání analogových dokumentů uvnitř odboru je stvrzováno podpisem přebírajícího zaměstnance na předávacím protokolu. Přebírání dokumentů v elektronické podobě je prováděno a potvrzováno v elektronickém systému spisové služby.

Článek IXVyřizování dokumentů, spis, jmenný rejstřík

-13-

1) Dokumenty týkající se téže věci jsou zařazovány do spisu. Spis je soubor všech dokumentů týkajících se stejné věci a vzniká z potřeby společného uložení. Spis je vytvářen spojováním dokumentů. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat. Dokumenty jsou ve spise uspořádány chronologicky.

2) Každému spisu je přidělena identifikace, tj. spisová značka Je tvořena zkratkou „SZ" mezera identifikace původce (MMHK) / pořadové číslo zápisu iniciačního dokumentu z elektronického systému spisové služby / rok Další položkou identifikující spis, je část zadávaná uživatelem, tzv „značka“, která obsahuje zkratku vyřizujícího útvaru, lomeno zkratkou referenta (např. značka ST/Ber). Na dokumentech bude uváděna spisová značka doplněná o položku značka (např. SZ MMHK/00678/2007 ST/Ber).

3) Každý dokument ve spise má své jedinečné číslo jednací přidělené mu v systému e-spis. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími. V případě tzv. smíšených spisů obsahují soupis dokumentů obě části spisu

4) Vyřizování dokumentu nebo spisu je realizováno jiným dokumentem, postoupením, vzetím na vědomí, vyřízením při osobním kontaktu nebo telefonicky. V elektronickém systému spisové služby e-spis se zaznamená způsob vyřízení dokumentu nebo spisu a identifikace subjektu, který je adresátem vyřízení dokumentu. Pro vyřizováni spisu platí zásada, že každou věc a každý spis je třeba vyřizovat samostatně a o průběhu a způsobů vyřízení vést úplnou evidenci pod příslušnou spisovou značkou magistrátu.

5) V každém spisu musi být uvedeny Ihúty pro jeho vyřízení. Ty musí být stanoveny v souladu s ustanoveními platných právních předpisů.6 Za dodrženi Ihúty zodpovídá zaměstnanec zodpovědný za vyřízeni dokumentu (vyřizovatel).

6) Vyřídí-li zaměstnanec dokument vzetím na vědomí, vyřízením při osobním kontaktu nebo telefonicky, učiní o tom záznam v elektronickém systému spisové služby, jde-li o dokument v analogové podobě, učiní o tom rovněž záznam na dokumentu. Byl-li dokument vyřízen spolu s jiným dokumentem, uvede se tato skutečnost v elektronickém systému spisové služby e- spis.

7) Pokud má být dokument vyvěšen na úřední desce, činí se tak vyvěšením jeho stejnopisu opatřeného datem vyvěšení. Po sejmutí se vyvěšený stejnopis opatřený datem vyvěšení a sejmuti zařadí do příslušného spisu jako doklad o vyvěšení dokumentu na úřední desce.

8) Nestalo-li se tak již při zaevidování, označí vyřizovatel dokument při vyřízeni spisovým a skartačním znakem a skartačni Ihútou v souladu se spisovým a skartačním plánem účinným v době vyřízení dokumentu Vyřizovatel přidělí spisu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak a skartačni režim podle spisového a skartačniho plánu účinného v době vyřízení spisu.

9) O odesilatelích a adresátech dokumentů je veden v elektronickém systému spisové služby e-spis, jakož i v některých dalších softwarových aplikacích, jmenný rejstřík. Pro jednotlivé zaměstnance jsou stanovena přístupová práva do softwarových aplikaci a do jmenných rejstříků v nich obsažených s ohledem na vykonávané činnosti. Souhlas s přidělením těchto práv a se změnami těchto práv stanovuje u vedoucích odborů tajemník magistrátu, u ostatních zaměstnanců vedoucí odboru.

10) Zaměstnanci města při vyřizování dokumentu ověřují přesnost údajů vedených ve jmenném rejstříku o odesílatelích a adresátech dokumentů, popřípadě tyto údaje doplňuji ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jejich působnosti.

11) Osobní údaje vedené ve jmenných rejstřících jsou zpracovávány automatizovaně i neautomatizovaně prostřednictvím výpočetní techniky a analogových dokumentů. Ochrana osobních údajů obsažených ve jmenných rejstřících je zajištěna komplexem

h Zejména viz zákon č. 500/2004 Sb., správní řád a zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím

-14-

technickoorganizačních opatření, která jsou podrobně definována v jiných vnitřních předpisech.7

Článek XÚprava a podepisování dokumentů, autorizovaná konverze dokumentů

1) Užívání znaku města a logotypu města na dokumentech se řídi směrnici Rady města Hradec Králové č. 7/2009 ze dne 10. 11. 2009, o znaku města a logotypu města a jejich užívání.

2) Závaznou vnitřní normou pro použití logotypu města a pro zpracování dokumentů s logotypem města je Manuál logotypu města Hradec Králové, schválený usnesením Rady města Hradec Králové č. RM/2009/1475 ze dne 10. 11. 2009. Závaznou vnitřní normou pro úřední použití znaku mésta a pro zpracováni dokumentu se znakem města je Grafický manuál Magistrátu města Hradec Králové, schválený usnesením Rady města Hradec Králové č. RM/444/2002 ze dne 18 4. 2002 (dále jen „Grafický manuál'1).

3) Dokumenty vytvářené zaměstnanci města při úřední činnosti obsahují záhlaví, v němž je uveden název města ve tvaru „Statutární město Hradec Králové" nebo název magistrátu města ve tvaru „Magistrát města Hradec Králové", sídlo a číslo jednací dokumentu a spisová značka. V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, popřípadě evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentu doručeného dokumentu, pokud je obsahuje.

4) Dalšími obligatornimi náležitostmi dokumentu jsou:• datum podpisu dokumentu,• počet listů, jde-li o dokument v analogové podobě,• počet příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet příloh vyznačuje pouze v

případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit,• počet listů příloh nebo počet svazku příloh v listinné podobě a počet a druh příloh

v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou dokumentu v analogové podobě,• jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem.

5) Všechny úřední tiskopisy, obálky a další dokumenty s předtištěným záhlavím musí být uloženy tak, aby byla vyloučena možnost jejich zneužití.

6) Podepisování a parafováni dokumentů se stejně tak jako používání uznávaného elektronického podpisu řídí zákonem o obcích8 a Podpisovým řádem mésta Hradec Králové.9 Uznávaná elektronická značka je užívána u zpráv odeslaných prostřednictvím elektronické podatelny, u e-mailú odeslaných prostřednictvím elektronického systému spisové služby e-spis a při převodu digitálního dokumentu do výstupního datového formátu při vyřízeni dokumentu. Kvalifikované časové razítko je užíváno u všech dokumentu vzniklých na magistrátu, které jsou podepsány uznávaným elektronickým podpisem nebo označeny uznávanou elektronickou značkou.

7 Zejména Směrnice tajemnice Magistrátu města Hradec Králové č. 1/2011, o ochraně osobních údajů, SměrniceRady města Hradec Králové a primátora města Hradec Králové č. 2/2015, o základní politice bezpečnosti informaci, Směrnice tajemnice Magistrátu města Hradec Králové č. 2/2015, o všeobecných pravidlech pro zabezpečeni informaci, Směrnice tajemnice Magistrátu města Hradec Královéč. 3/2014, k zajištění bezpečnosti v budovách sídla Magistrátu města Hradec Králové.8 Zákon č. 128/2000 Sb., o obcíchq Směrnice rady města a primátora mésta č 7/2011

- 15-

7) Evidenci kvalifikovaných certifikátů, na nichž jsou založeny uznávané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů, na nichž jsou založeny uznávané elektronické značky, vede odbor vnitřních služeb. Evidence certifikátu obsahuje následující údaje:

• číslo certifikátu,• specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový

certifikát,• počátek a konec platnosti certifikátu,• datum, čas a důvod zneplatněni certifikátu,• obchodní firmu nebo název anebo jméno a příjmení (popřípadě dodatek)

akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb.• identifikace oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu

8) Autorizovanou konverzi dokumentů pro úřední účely provádějí na jednotlivých odborech pověření zaměstnanci Při prováděni autorizované konverze se řídí zákonem č. 300/2008 Sb.. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a vyhláškou č. 193/2009 Sb.. o stanovení podrobností prováděni autorizované konverze dokumentů.

Článek XI Používáni razítek

1) Úprava a tvar úředních razítek mésta Hradec Králové a magistrátu mésta jsou definovány v Grafickém manuálu.

2) Na každém úředním dokumentu vytvářeném zaměstnanci mésta musí být vždy umístěn otisk úředního razítka města nebo magistrátu města

3) Úřední razítka jsou oprávněni používat úřednici, zaměstnanci města zařazení do personálního odděleni Kanceláře tajemníka, referenti zařazení do organizačního pracoviště Kanceláře primátora, zaměstnanci města zařazení na pracovní pozici účetní nebo pokladní, referenti ve spisovně a v archivu, referenti poptávkového řízení, zaměstnanci města na pracovní pozici asistentka nebo sekretářka a zaměstnanci města pověření příslušným vedoucím odboru Za správné a bezpečné používáni úředních razítek zodpovídají vedoucí odborů.

4) Pro používání razítek se státním znakem platí zvláštní předpisy, zejména zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o zrněné některých zákonu.

5) Evidence razítek magistrátu města obsahuje otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, podpis přebírajícího zaměstnance, datum vráceni úředního razítka, datum vyřazeni úředního razítka z evidence a údaj o datu. popřípadě předpokládaném datu, ztráty úředního razítka Evidenci razítek vede odbor vnitřních služeb.

6) Pokud magistrát má několik razítek stejného typu se stejným textem, rozliší je evidenčními čísly, která musí být v otisku razítka čitelná. Odpovědnost za dodání takto rozlišených razítek nese vedoucí odboru vnitřních služeb.

7) Zhotoveni nových razítek zabezpečuje výlučně odbor vnitřních služeb magistrátu, jehož prostřednictvím se realizuje i vyřazování razítek poškozených a nepotřebných.

8) Všechna úřední razítka s označením „Statutární město Hradec Králové11 a „Magistrát města Hradec Králové" musí být uložena tak. aby byla vyloučena možnost jejich zneužití.

-16-

9) Při ztrátě razítka učini příslušný vedoucí zaměstnanec opatřeni k prošetření věci a zabránění zneužiti. Ztrátu razítka oznámí bezodkladně vedoucímu odboru vnitřních služeb, který neprodleně oznámí ztrátu razítka Ministerstvu vnitra. V oznámeni se uvede přesný popis razítka, jeho rozměr a datum, od kdy je postrádáno.

10) K razítkování se nesmí používat černá barva.

Článek XIIOdesíláni dokumentů

1) Dokumenty jsou z magistrátu odesílány prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb, datovou schránkou, elektronickou podatelnou, faxem nebo osobně. Odesíláni dokumentu s výjimkou faxů a elektronické pošty odesílané prostřednictvím elektronické podatelny zajišťuje podatelna, která plni funkci výpravny. Zaměstnanci podatelny zajišťují také odesílání dokumentů magistrátu prostřednictvím elektronické podatelny, pokud toto odesláni neni zajištěno odborem, z jehož činnosti dokument vzešel.

2) Dokumenty adresované orgánům veřejné moci jsou doručovány prostřednictvím datové schránky, pokud to povaha dokumentu umožňuje a nedoručuje se na místě Dokumenty adresované fyzickým osobám, podnikajícím fyzickým osobám nebo právnickým osobám, které mají zpřístupněnu svou datovou schránku, se doručují prostřednictvím datové schránky, pokud to povaha dokumentu umožňuje a nedoručuje se veřejnou vyhláškou nebo na místě

3) Datová zpráva odesílaná prostřednictvím datové schránky může mít velikost maximálně 10 MB a před odesláním na podatelnu musí být příslušným zaměstnancem převedena do formátu PDF/A Odesíláni datových zpráv prostřednictvím datové schránky provádí podatelna

4) Doručování dokumentů prostřednictvím datové schránky se řídi zejména zákonem č. 300/2008 Sb.. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentu, vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užíváni a provozování informačního systému datových schránek a zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád

5) Dokumenty doručované prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb jsou odesílány podle jejich závažnosti obyčejnou poštou, doporučeně, na dodejku nebo do vlastních rukou. Dokumenty, u nichž je nutno ověřovat doručeni, jsou zasílány na dodejku, která se po potvrzení a vrácení připojí ke spisu.

6) Příslušní zaměstnanci jednotlivých organizačních útvarů vloží dokumenty, které mají být odeslány prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb, před jejich postoupením podatelně k vypraveni do obálek s natištěným čárovým kódem, který obsahuje způsob vypravení, zacházeni a druh zásilky

7) Čárový kód nebude natištěn na obálkách, které obsahují korespondenci reprezentativního charakteru - pozvánky, novoročenky, gratulace apod., oznámení cizí provozovny, evidenční karty řidičů, spisovou dokumentaci vozidla, poštovní poukázky na místní poplatky, pokuty a jiné pohledávky, tiskopisy na poplatky.

8) Podatelna roztřídí zásilky podle odesílajících útvarů a požadovaného druhu doručení a poté vyplní poštovní archy. Tyto archy se po potvrzeni držitele poštovní licence vracejí, zaevidují a zakládají.

9) Podatelna odesílá také kontejnery s vyplněnými žádostmi o vydáni osobních dokladů od odboru správního a kontejnery s žádostmi o vydání řidičských dokladů od odboru dopravy

-17-

r

adresované příslušným ministerstvům. Tyto kontejnery jsou zaplombované převzaty oproti podpisu od příslušného odboru a stejným způsobem bez otevřeni předány dopravci.

Článek XIIIUkládání a ochrana dokumentů

1) Při nakládáni s dokumenty jsou zaměstnanci povinni respektovat povinnosti vyplývající ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.

2) Originály doručených i jiných dokumentů v analogové podobě se ukládají v příručních registraturách odborů. Ukládají se zde podle věcných hledisek uvedených ve spisovém a skartačním plánu.

3) V příruční registratuře se však ponechávají pouze nevyřízené dokumenty a spisy, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl v příruční registratuře vyřízený dokument nebo spis ještě určitou dobu po vyřízeni. Ostatní se ukládají do centrální spisovny magistrátu nebo do spisovny odboru. V případě ponechání vyřízeného dokumentu nebo spisu v příruční registratuře je příslušný zaměstnanec povinen uvést v e-spis poznámku, že se vyřízený dokument nebo spis nacházejí v příruční registratuře včetně uvedení důvodu ponechání v příruční registratuře

4) Digitální dokumenty jsou uloženy v elektronickém systému spisové služby e-spis. Vyřízené dokumenty v digitální podobě a uzavřené spisy se ukládají v elektronické spisovně v elektronickém systému spisové služby e-spis.

5) V případě poškozeni nebo zničení dokumentu v digitální podobě se tato skutečnost poznamená v elektronickém systému spisové služby včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškozeni nebo zničeni dokumentu řešeno. Stejné se postupuje v případě, že digitální dokument nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem. V případě ztráty nebo zničení analogového dokumentu se v elektronickém systému spisové služby poznamená tato skutečnost včetně čisla jednacího dokumentu, kterým byla ztráta nebo zničení řešena.

6) U dokumentu a spisů v analogové podobě je vyřizujícími zaměstnanci před předáním do spisovny kontrolována jejich úplnost. Předmětem kontroly je zejména:• označeni doručeného dokumentu štítkem s čárovým kódem (nebo případně podacím

razítkem),• označeni dokumentu jednoznačným identifikátorem,• kompletnost spisu,• počet listů dokumentu, počet jeho listinných příloh a počet listů těchto příloh, popřípadě

počet svazků listinných příloh dokumentu; u nelistinných příloh jejich počet a druh,• celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh spisu,• uvedení spisového znaku a skartačniho režimu u všech dokumentů a spisů,• zápis v evidenci dokumentů a jeho úplnost,• uložení dokumentů a spisu v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachováni

jejich čitelnosti.

7) Spisy budou řádně označeny údaji o tom, který odbor věc vyřizoval a čeho se spis týká. Na spisech budou vyznačeny spisové znaky, skartačni znaky a lhůty a dokumenty ve spisu budou uspořádány podle chronologie vyřizování. Ze spisu budou vyřazeny přebytečné kopie, pomocné poznámky, plastové obaly a rychlovazače.

-18-

8) Analogové dokumenty a spisy se předávají do spisovny v archivních krabicích10. Při předání se odevzdávají dvě vyhotovení předávacího protokolu* 11 jako podklad pro vedení archivní knihy. Předáváni dokumentu do spisovny probíhá současně i elektronickou formou prostřednictvím ukládacích jednotek vytvořených v e-spis. do nichž se ukládají uzavřené spisy. Název ukládací jednotky musi obsahovat zkratku odboru.

9) Přehled o spisech uložených ve spisovně je veden v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby e-spis a rovněž v archivní knize. Dokumenty jsou uloženy ve spisech dle spisových znaků a po dobu stanovenou skartačními lhůtami.

10) U digitálních dokumentů a spisů je před uložením do elektronické spisovny zkontrolována vyřizujícími zaměstnanci jejich úplnost, uvedeni spisového znaku a skartačniho režimu u všech dokumentů a spisů a úplnost zápisu v evidenci dokumentů. Před uložením do elektronické spisovny je třeba dokumenty, které nejsou uloženy ve výstupním datovém formátu stanoveném v ustanovení § 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, převést je do tohoto formátu (výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů je formát PDF/A, ISO 19005). S dokumentem ve změněném formátu musí být uchováno i datum změny datového formátu dokumentu a údaje o výsledku ověřeni platnosti uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka a platnost kvalifikovaných certifikátů, na kterých jsou založeny.

11) Smíšené spisy, t. j. spisy, jejichž část je v digitální a část v analogové podobě, se ukládají tak. že dokumenty spisu v digitální podobě se ukládají v elektronické spisovně v elektronickém systému spisové služby e-spis a dokumenty spisu v analogové podobě se ukládají v odborové nebo centrální spisovně úřadu. Obé části spisu přitom musí obsahovat soupis všech dokumentů spisu s uvedením, zda-li jsou v digitální nebo analogové podobě.

Článek XIVZapůjčováni dokumentů ze spisovny a nahlíženi do nich

1) Poskytováni dokumentů ze spisovny k zapůjčení nebo k nahlížení se řídí zákonem č 499/2004 Sb.. o archivnictví a spisové službě, zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.

2) Vstup do spisovny je povolen pouze v doprovodu zaměstnance spisovny. Pověřený zaměstnanec centrální spisovny zajišťuje vyhledávání již uložených dokumentů a rovněž zodpovídá za stav centrální spisovny.

3) Zaměstnanci si mohou půjčit pouze dokument svého odboru, nahlížení do dokumentů jiného odboru je vázáno na souhlas vedoucího takového odboru. Souhlasu vedoucího odboru není potřeba pro pracovníky odboru interního auditu a kontroly v rámci výkonu kontrolní činnosti. Zápůjčka spisu se potvrzuje podpisem v knize zápůjček. Vedle toho se zápůjčky eviduji i v elektronické formě v e-spis.

4) Ostatním osobám (dále jen „oprávněná osoba") bude umožněno nahlédnutí do uložených dokumentů pouze za přítomnosti zaměstnance spisovny a po předloženi písemného souhlasu vedoucího příslušného odboru. Oprávněné osoby prokážou svou totožnost a zaevidují se do návštěvní knihy vedené ve spisovně.

10 Vzor označeni archivní krabice viz příloha č 4 tohoto řádu11 Vzor předávacího protokolu viz příloha č. 5 tohoto řádu

-19-

5) Do dokumentů se nahlíží v místnostech spisovny. Zaměstnanci spisovny zhotoví oprávněným osobám na požádáni kopie potřebných dokumentů ověřené vedoucím spisovny.

6) Oprávněná osoba je povinna nahradit případnou škodu, kterou způsobila nešetrným zacházením s dokumenty.

7) Nahlížení do digitálních dokumentů je evidováno v elektronickém systému spisové služby.

Článek XVElektronická podpora spisové služby

1) Spisová služba magistrátu je vykonávána v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby „e-spis“. Významnou složkou elektronické formy spisové služby magistrátu je datová schránka a elektronická podatelna, jejichž činnost se řídi provozním řádem, který po schválení tajemníkem magistrátu mésta vydává vedoucí odboru vnitřních služeb

2) Živnostenský úřad využívá pro dokumenty týkající se výkonu státní správy dle zákona č. 455/1991 Sb.. o živnostenském podnikání (živnostenský zákon) informační systém SPIS RŽP (spisová služba registru živnostenských podnikatelů), který je integrován s elektronickým systémem spisové služby e-spis.

3) Do systému spisové služby magistrátu města vstupují i další softwarové aplikace na jednotlivých odborech či skupinách odborů magistrátu. Jedná se zejména o tyto aplikace:

VITA - stavební úřad - na odboru stavebním, hlavního architekta a dopravyVITA - přestupky - na odboru správním a stavebnímVITA - vodoprávní úřad - na odboru životního prostředíVITA - památky - na odboru památkové péčeVITA - dopravní agendy - na odboru dopravyT-wist (T-mapy) - zemědělský půdní fond - na odboru životního prostředíT-wist (T-mapy) - evidence majetku - na odboru správy majetku městaSociální agenda (Ortex) - na odboru sociálních věcí a zdravotnictvíAgendio (Marbes) - multiagendový systém podporující nástavbu ekonomicko-účetníhoprocesu pohledávek a závazkůRozpočet - RZP, Cenné papíry - CPL, Úvěry (Marbes)Navision - účetnictví (Microsoft)Matrika (Gsoft) - na odboru správním Czechpoint na odboru správním

4) V e-spisu je evidován celý cyklus nakládání s dokumenty, od jejich příjmu v podatelně nebo jejich vzniku v úřadu, přes jejich přidělování a vyřizování, až po jejich uložení ve spisovné s následnou archivací nebo skartaci.

Článek XVIVedení spisové služby v mimořádných situacích a spisová rozluka 1

1) V případě, že bude z jakéhokoliv důvodu technicky znemožněno po omezené časové období vedení spisové služby prostřednictvím elektronického systému spisové služby e-spis, bude vedena spisová služba náhradním způsobem v listinné podobě

-20-

2) Odbor vnitřních služeb vydá ihned po vyhlášeni mimořádné situace jednotlivým odborům magistrátu podací deníky v listinné podobě. Všechny dokumenty budou nadále evidovány výhradně v těchto podacích denicích.

3) Podatelna vede v případě mimořádné situace doručovací knihu. Zápis v doručovaci knize obsahuje vždy:

• datum doručeni dokumentu,• identifikaci odesilatele (jméno, příjmení, firma nebo název organizace adresa),• číslo jednací odesílatele, je-li uvedeno,• číslo doporučené zásilky, je-li jím obálka dokumentu opatřena.• odbor určený k převzetí dokumentu,• datum a podpis pověřené osoby z odboru, která dokument převzala.

4) V případě mimořádné situace jsou přijaté analogové dokumenty na podatelně označeny podacím razítkem. Dokumenty doručené do datové schránky nebo elektronické podatelny jsou na podatelně vytištěny včetně protokolu o doručení a opatřeny podacím razítkem

5) Předáváni dokumentů z podatelny na odbory bude v případě mimořádné situace stvrzováno podpisem pověřené osoby z odboru, která dokument převzala, v doručovaci knize. Po předání dokumentů z podatelny na odbory, budou dokumenty na odborech zaevidovány v listinném podacím deníku. Předáváni dokumentů v rámci odboru bude prováděno na základě listinných předávacích protokolů.

6) Zaměstnanci města vytvářející dokumenty v době mimořádné situace zajisti jejich zaevidování v listinném podacím deníku.

7) Dokumenty budou v náhradní evidenci evidovány a vyřizovány. Čísla jednací jednotlivých odborů máji tento tvar: MMHK-NEV-zkratka odboru-pořadové číslo náhradní evidence příslušného odboru v daném kalendářním roce/pořadové číslo zápisu dokumentu v náhradní evidenci/kalendářni rok.

8) Během trváni mimořádné situace jsou dokumenty připravovány k odeslání v analogové podobě. Pokud je to technicky možné, mohou být odesílány i v digitální podobě Během trvání mimořádné situace se dokumenty ukládají v analogové podobě (i v případě, že byly odeslány v digitální podobě).

9) Náhradní evidence se uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace. V listinné evidenci dokumentů se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle;záznam se formálně uvede ve tvaru „Ukončeno dne....... pořadovým číslem.....“ K záznamuse připojí jméno, příjmení a podpis zaměstnance pověřeného vedením podacího deníku na příslušném odboru úřadu. 10 *

10) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci méně než 48 hodin, potom příslušné odbory zajisti jejich přeevidování do e-spis. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci déle než 48 hodin, potom se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. O přeevidování dokumentů je oprávněn rozhodnout příslušný vedoucí odboru. Pokud je dokument zaevidován v náhradní evidenci a poté evidenčně převeden do e- spis, primární evidenční záznam se ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu, včetněuvedení nového čísla jednacího. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovné odboru nebo v centrální spisovně magistrátu s ostatními dokumenty.

-21 -

11) V případě, že nastanou důvody pro provedení spisové rozluky12 (zrušení určeného původce nebo jeho organizační součástí, změna vlastníka nebo držitele dokumentu), potom odbor vnitřních služeb ve spolupráci s příslušným odborem, kterého se spisová rozluka týká, zpracuje plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který bude zaslán příslušnému archivu.

12) Zaměstnanci spisovny v předstihu připraví skartačni řízení, v némž budou vyřazeny dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartačni Ihúty

13) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartačni Ihuta, budou předány nástupci na základě předávacího seznamu, který připraví zaměstnanci spisovny. Tento předávací seznam bude obsahovat pořadové číslo, spisový znak. druh dokumentů, popřípadě spisu, dobu jejich vzniku a množství, jméno a příjmení vedoucího odboru vnitřních služeb a jeho podpis.

14) Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy zapíše příslušný vedoucí odboru do předávacího seznamu, v némž se uvedou jednotlivé dokumenty, popřípadě spisy, doba jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno a příjmení osoby odpovědné za provedení spisové rozluky, tj. vedoucího odboru předávajícího dokumenty, a na jeho základě budou předány nástupci.

15) Pokud bude nástupce vést spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, potom bude spisová rozluka a předání dokumentů v digitální podobě provedeno prostředky elektronického systému spisové služby.

Část CSKARTAČNÍ ŘÁD

Článek XVII Úvodní ustanovení

1) Skartačni řád stanoví postup při vyřazování dokumentů a úředních razítek procesem skartačniho řízeni.

2) Žádné evidované dokumenty a úřední razítka nesmějí být zničeny bez řádného skartačniho řízeni a souhlasu příslušného archivního orgánu, jímž je pro město Státní okresní archiv Hradec Králové (dále jen ,,SOkA“).

3) Dokumenty v analogové podobě je možné vyřadit pouze z centrální spisovny, dokumenty uložené ve spisovnách odborů pouze jejím prostřednictvím. Digitální dokumenty je možné vyřadit pouze z elektronické spisovny.

Článek XVIIIVyřazováni (skartace) a archivace dokumentů

1) Skartačni řízení je vyřazováním těch dokumentů ze spisovny a elektronické spisovny, které jsou po uplynuti stanovených skartačnich Ihút pro činnost magistrátu dále nepotřebné. Oddělují se při něm archiválie od dokumentů dokumentárně bezcenných a určených ke

12 Viz ust. § 68a odst. 1,7 zákona č. 499/2004 Sb. a ust. § 22 vyhlášky č. 259/2012 Sb.

-22-

zničení. Dokumenty se skartačním znakem V jsou zařazeny buď k dokumentům se skartačním znakem A nebo k dokumentům se skartačním znakem S. Do skartačniho řízeni se zařadí také úřední razítka vyřazená z evidence.

2) Skartačni řízení se provádí pravidelně vždy v roce následujícím po uplynutí skartačních Ihút. Magistrát se může s příslušným archivem dohodnout, že skartačni řízení nebude prováděno každoročně.

3) K provedení skartačniho řízeni je sestavena tajemníkem magistrátu skartačni komise. Jejím členem jsou mimo jiné vždy zaměstnanec centrální spisovny, který zodpovídá za to, že do skartačniho řízení budou zahrnuty pouze dokumenty s prošlou skartačni lhůtou a zástupce odboru, jehož spisy procházejí skartačním řízením.

4) Na základě provedeného výběru vyhotoví centrální spisovna skartačni návrh, který obsahuje průvodní dopis a seznamy dokumentů do skartačniho řízení. V seznamech dokumentů se uvedou odděleně dokumenty se skartačním znakem A a dokumenty se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem A nebo k dokumentům se skartačním znakem S. Průvodní dopis předkládaný SOkA podepisuje tajemník magistrátu. Po provedené archivní prohlídce je sepsán SOkA protokol o provedeném skartačním řízení.

5) Na základě souhlasu SOkA obsaženého v protokolu o provedeném skartačním řízení zabezpečí odbor vnitřních služeb zničení dokumentů a úředních razítek, které nebyly vybrány za archiválie. Zničeni analogových dokumentů rozdrcením zabezpečí odbor vnitřních služeb buď vlastním zařízením nebo předáním ke zničeni oprávněné organizaci Při svozu i předáváni spisů oprávněné organizaci musí být zajištěn dohled ze strany centrální spisovny. Náklady na zničení nese město. Zničením dokumentu v digitální podobě se rozumí jeho smazání z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť.

6) Dokumenty a spisy v analogové podobě včetně metadat k nim náležejících a úřední razítka určené do trvalé archivní péče předá odbor vnitřních služeb do 30 dnů od podepsání a předání protokolu o skartačním řízení SOkA. O předání archiválií k trvalému uložení do archivu se sepíše úřední záznam obsahující náležitosti uvedené v ustanovení § 21 odst. 5 vyhlášky č. 259/2012 Sb.. o podrobnostech výkonu spisové služby, ve zněni pozdějších předpisů.

7) V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, předá odbor vnitřních služeb příslušnému archivu jejich repliky a metadata v souladu s ustanovením § 21 odst. 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Digitální dokumenty, jejichž repliky byly předány příslušnému archivu, budou smazány z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť.

8) Skartačni návrh, protokol o provedeném skartačním řízeni, potvrzeni příslušné organizace, jíž byly dokumenty předány ke zničeni, a úřední záznam o předáni archiválii k trvalému uloženi do archivu se uloží v centrální spisovně.

9) Skartačni řízeni jako proces vyřazování dokumentů nepotřebných pro činnost magistrátu ze spisovny je elektronicky podporován modulem e-spis „spisovna" ve všech svých etapách.

10) Dokumenty obsahující utajované informace se skartačním znakem S se zařazují do skartačniho řízení bez zrušeni stupně utajení. Pokud je pro účely posouzení těchto dokumentů v rámci skartačniho řízeni nutné seznámit se s jejich obsahem a k jejich výběru není oprávněn příslušný bezpečnostní archiv, potom budou tyto dokumenty ze skartačniho řízení vyřazeny, bude u nich změněna skartačni Ihúta a do skartačniho řízení budou zařazeny až poté, kdy bude u těchto dokumentů stupeň utajení zrušen a pomine důvod pro utajeni informace.

11) Dokumenty obsahující utajované informace se skartačním znakem A, u nichž nelze zrušit stupeň utajeni, se po dobu trvání důvodů utajeni do skartačniho řízení nezařazují, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv.

-23-

12) Pokud je prováděno skartačni řízeni dokumentů obsahujících utajované informace, u nichž nelze zrušit stupeň utajeni, jeho přípravy a průběhu se mohou účastnit pouze osoby, které splňují podmínky přístupu k utajovaným informacím pro stupeň utajení, které mají dokumenty s nejvyšším stupněm utajeni zařazené do skartačniho řízeni.

Článek IXXSpisový a skartačni plán

1) Spisový a skartačni plán13 obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními Ihutami. Strukturu spisového a skartačniho plánu tvoří hierarchicky uspořádané věcné skupiny.

2) Spisový znak je označení dokumentu, pod kterým se ukládá. Přiděluje se podle spisového plánu a označuje věcný obsah dokumentu pro účely jeho budoucího vyhledáváni, ukládání a vyřazování.

3) Věcné skupiny spisového a skartačniho plánu uvedené na nejnižši úrovni hierarchie obsahují skartačni režim. Dokumenty a spisy se řadí do věcných skupin, které mají uveden skartačni režim.

4) Skartačni znaky vyjadřuji hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označují způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízeni

a skartačním znakem A jsou označeny dokumenty trvalé hodnoty, určené po posouzeni ve skartačním řízeni s návrhem k vybráni za archiválii.

b. znakem S jsou označeny dokumenty bez trvalé hodnoty, které se do skartačniho řízení zařazuji s návrhem na zničení,

c. znakem V jsou označeny dokumenty, u nichž se teprve po uplynutí skartačni Ihúty provede výběr (ve skartačním řízeni město navrhne a SOkA posoudí), které z nich budou vybrány za archiválii a které budou určeny ke zničení. Při jejich odborném posuzování je povinen spolupracovat odbor, v němž dokument vznikl.

5) Skartačni lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem a určuje se počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost. Spouštěcí události jsou stanoveny ve spisovém a skartačním plánu.

6) Mají-li dokumenty ve spisu různé skartačni znaky, platí pro spis znak nejvyšši ukládaci hodnoty (v pořadí A - V - S). Skartačni lhůta spisu se přidělí podle dokumentu ve spise, kterému byla přidělena nejdelší skartačni lhůta.

ČÁST Dzrušovací a závěrečná ustanoveni

Článek XXZrušovací ustanovení

Zrušuje se Směrnice tajemnice Magistrátu města Hradec Králové č. 7/2011 ze dne 8. 9. 2011, Spisový a skartačni řád Magistrátu města Hradec Králové ve zněni Směrnice tajemnice

13 Spisový a skartačni plán viz příloha č. 1 tohoto řádu

-24-

Magistrátu města Hradec Králové č. 5/2012 ze dne 27. 6. 2012, kterou se mění a doplňuje směrnice tajemnice Magistrátu města Hradec Králové č.7/2011, Spisový a skartačni řád Magistrátu města Hradec Králové.

Článek XXIZávěrečná ustanoveni

1) Nedílnou součástí tohoto řádu jsou přílohy tvořící část E: č. 1 „Spisový a skartačni plán“ č. 2 „Seznam zkratek'1č. 3 „Vzor štítku s čárovým kódem a podacího razítka" č. 4 „Vzor označeni archivní krabice"č. 5 „Vzor předávacího protokolu k uloženi dokumentu do centrální spisovny"

2) Tento řád nabývá účinnosti dnem 8. 4 2013.

V Hradci Králové dne 4 4. 2013

Mgr. Markéta Bartušová tajemnice magistrátu města

-25-

PŘÍLOHA č. 1

SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁNMagistrátu města Hradec Králové

Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin

Jednotlivé skupiny znaků spisové znaky od - doZnaky všeobecné 51-84Organizace činnosti 101Agenda kontroly 111-113Statistika 115Personální práce 117-123Finance 176-182Životni prostředí 201-250Místní hospodářství, živnosti 253-255Doprava a silniční hospodářství 277-281Obchod 301-305Územní plánování a stavební řád 307-342Kultura, sport a cestovní ruch 400-423Záležitosti církvi a náboženských společností 431-432Školství 451Zdravotnictví 526-528Sociální péče 552-557Požární ochrana 581-585Všeobecná vnitřní správa. 601-633ochrana veřejného pořádku

Znaky spisového a skartačního plánu

Znaky všeobecné51 Agenda primátora (náměstků), tajemníka, vedoucích odborů

51.1 - agenda primátora (náměstků), tajemníka, vedoucích odborů - věci výlučné působnosti V 1051.2 - agenda primátora (náměstků), tajemníka, vedoucích odborů - ostatní písemnosti V 5

52 Spolupráce se správními úřady52.1. - součinnost se správními úřady V5

53 Organizace a členění obecního úřadu A 554 Řízení, kontrola a metodická činnost

54.1 - řízení, kontrola a metodická činnost u obecních úřadů všeobecně A 556 Smlouvy a další právní agenda

56.1 - smlouvy majetkoprávní56.1.1 - restituce A 1556.1.2 - nájemní smlouvy V 51’56.1.3 - nájemní smlouvy u akcí spolufinancovaných z dotace A 201>

- 26 -

56.1.4 - věcná břemena A 15^56.1.5-jiné majetkoprávní smlouvy A 1556.2 - smlouvy finanční56.2.1 - smlouvy pojišťovací A 1556.2.2 - smlouvy s Fondem rozvoje bydleni A 1556.2.3 - úvěrové smlouvy A 1556.2.4 - smlouvy o vedení účtů A 1556.2.5 - smlouvy finančních transakcí A 1556.2.6 - smlouvy hospodářské Á 556.3 - smlouvy investiční56.3.2 - smlouvy o dílo V 1056.3.3 - smlouvy o dílo u akcí spolufinancovaných z dotace A 2056.4 - smlouvy ostatní A 1556.5 - právní záležitosti56.5.1 - náhrady škody A 556.5.3 - soudní spory Á 556.5.5 - opatrovnictví S 556.5.6 - právní stanoviska a rozbory V 556.5.7 - právní záležitosti - ostatní V 5

57 Veřejné zakázky, soutěže o návrh, výběrová řízení, veřejné soutěže57.1 - veřejné zakázky, soutěže o návrh V 1057.2 - veřejné zakázky, soutěže o návrh u akcí spolufinancovaných z dotace A 2057.3 - výběrová řízení, veřejné soutěže V 5

58 Výpočetní technika58.2 - programová dokumentace A 5

59 Petiční právo59.1 - petice občanů V 559.2 - hodnoceni, rozbory, evidence týkající se petic občanů A 5

60 Stížnosti, podněty a oznámení občanů60.1 - stížnosti, podněty a oznámení občanů V 560.2 - hodnocení, rozbory, evidence týkající se stížnosti, podnětů a oznámení občanu A 5

61 Ochrana obyvatelstva, krizové řízení61.1 - ochrana obyvatelstva61.1.1 - opatření ochrany obyvatelstva S 561.1.2 - stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva S 561.2 - krizové řízení61.2.1 - organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový štáb) V 561.2.2 - připravenost na krizové stavy a řešení krizových stavů S 561.2.3 - zajišťování hospodářských opatření pro krizové stavy Š 561.3 - agenda obrany S 5

62 Zahraniční styky a cesty V 563 Referendum, místní referendum

63.1 - zápis o průběhu a výsledku hlasováni referenda A 1063.2 - referendum - ostatní dokumentace V 563.3 - referendum - použité hlasovací lístky a úřední obálky S2>63.4 - místní referendum63.4.1 - návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usneseni o vyhlášení referenda, zápisy z okrskových a místních komisi, vyhlášení výsledků hlasování

A 10

63.4.2 - místní referendum - ostatní dokumentace V 5

- 27 -

63.4.3 - místní referendum - použité hlasovací lístky a úřední obálky S3>64 Živelní pohromy, mimořádné události A 565 Plány, koncepce, programy rozvoje obce

65.1 - dotační programy V 1065.2 - strategický plán rozvoje města A 1065 3 - akční plán ke strategickému plánu rozvoje města A 1065.4 - realizace průzkumů a šetřeni S 565.5 - vyjádření o souladu s rozvojovým dokumentem S 565.6. - analýzy a studie rozvoje města V 10

67 Přestupky, správní delikty67.1 - rozbory, hodnoceni přestupků a správních deliktů A 567.2 - evidence přestupků A 567.3 - konkrétní případy přestupků V 567.4 - správní delikty právnických osob a fyzických osob. které jsou podnikateli V 5

67.5 - správní delikty podle zákona o obcích V 568 Ochrana utajovaných informací V 570 Spisová služba

70.1 - skartačni řízení A 570.2 - podací deník A 570.3 - předávací protokoly S 570.4 - běžná korespondence S 570.5 - jiná pomocná evidence V 570.6 - transakční záznamy A 1

72 Evidence majetku obce72.1 - obecní pozemky A 572.2 - obecní budovy A 572.3 - organizace zřízené obcí A 572.4 - inventarizace obecního majetku A572.5 - pasporty a dokumentace obecních budov a zařízení A 572.6 - rekonstrukce a modernizace majetku A 572.7 - nabývání majetku obce A 572.8 - vyřazování majetku A 572.10 - sběrný arch S 3

73 Privatizace A 1077 Volby do zastupitelských sborů a prezidenta republiky

77.2 - volby do poslanecké sněmovny, senátu, krajských a obecních zastupitelstev a prezidenta republiky A 10

77.3 - organizačně technické zabezpečení voleb S 577.4 - seznamy voličů S 577.5 - výsledky voleb, statistika A 1077.6 - hlasovací lístky (ihned po ukončení voleb je nutno uložit kompletní sadu od každého druhu do archivu) s4>

77.7 - dodatečné, doplňovací a nové volby A 1078 Volby přísedících soudců A 579 Konference, porady, konzultace V 583 Obecně prospěšné práce V 584 Poskytování informací ze zákona

84.1 - poskytováni informací ze zákona S 584.2 - vyhodnocení poskytování informací ze zákona A 5Organizace činnosti

101Plány zasedání a zápisy zastupitelstva a rady města a komisí včetně usnesení, právní předpisy a vnitřní předpisy obce

- 28 -

101.1 - zápisy, usnesení a další materiály vztahující se k jednáni obecního zastupitelstva A 10

101.2 - zápisy a usnesení a další materiály vztahující se k jednání obecní rady .................................... A 10

101.3- zápisy a usnesení a další materiály komisí rady města, výborů zastupitelstva města a komisí místní samosprávy A 10

101.4- příprava jednání orgánů města A 51015 — program obecního zastupitelstva na volební období A 51>101.6 - obecně závazné vyhlášky obecního zastupitelstva A 101>101.7- obecně závazná nařízení obce A 101>101.8 - směrnice, pokyny, metodická činnost V 51)Agenda kontroly

111 Plány kontrolní činnosti111.1 - krátkodobé plány kontrolní činnosti S 5111.2- dlouhodobé plány kontrolní činnosti A 5111.3 — kontrolní řád V 5

112 Kontrolní činnost112.1 - zprávy z auditu V 10112.2 - protokoly z veřejnosprávni kontroly V 10112.3 - ostatní kontroly a šetření V 5112.4 - rozbory a zprávy z kontrolní činnosti V 5

113 Kontrola plnění usnesení113.2 - kontrola plnění usnesení zastupitelstva A 5113.3 — kontrola plnění usnesení rady A 5113.4 - kontrola plnění usnesení komisí a výborů A 5

115 Statistika115.1 - roční statistika A 5115.2 - ostatní statistika Š 5115.3 — podklady pro statistiku Š 5Personální práce

117 Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců V 5118 Záležitosti pracovně právní

118.1 - pracovní poměr V 10118.2 - osobni spis (po odchodu do důchodů, v případě smrti V5) S 50118.3 - pracovní doba, pracovní volno, dovolená, úlevy v práci, práce přesčas atd. S 10

118.5 - náhrada škody v pracovně právních vztazích S 10118.6 — dohody o provedení práce S 10118.7 - dohody o pracovní činnosti S 50118.8 - korespondence - pracovně-právní S 10

119 Záležitosti pracovně právní - výběrová řízení119.1 - výběrová řízeni zaměstnanců S 5

120 Záležitosti členů obecních zastupitelstev, členů komisi120.1 - pracovně právní vztahy a odměňování členů obecních zastupitelstev, členů komisi S 10

120.2 - záležitosti důchodového zabezpečení členů obecních zastupitelstev V 10120.3 - jednorázové odměny z prostředků obce členů obecních zastupitelstev, členů komisi S 10

120.4 - různé náhrady členů obecních zastupitelstev, členů komisí Š 5121 Příjmy z pracovního poměru

121.1 - platový řád pro zaměstnance orgánu samosprávy V 51)121.2 — katalog funkcí a platových tarifů S 5’>121.3 - odměňování S 5

- 29 -

121.4 — náhrada za dovolenou S 5121.5 - věcná plnění S 5121.6 - mzdové listy S 50121.7 — nemocenské a sociální zabezpečení zaměstnanců S 10121.8 - zdravotní pojištění V 10121.9 - korespondence se zdravotními pojišťovnami, penzijními fondy a pojišťovnami, soudy a okresní správou soc. zabezpečení V 10

122 Péče o zaměstnance122.1 - bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodněni pracovních úrazů122.1.1 - organizace bezpečnosti práce S 5122.1.2 - BOZP - základní dokumentace Š 5122.1.3 - kategorizace práci S 5122.1.4 - školení zaměstnanců S 5122.1.5- prověrky BOZP. kontrolní činnost S 5122.1.6 - smrtelné a těžké pracovní úrazy A 10122.1.7 - ostatní pracovní úrazy S 5122.1.8 - BOZP - hodnoceni činnosti S 5122.1.9 - BOZP - spolupráce s orgány a organizacemi S 5122.2 - pracovní podmínky žen S 5122.3 - pracovní podmínky mladistvých S 5

122.4 - osoby se změněnou pracovní schopností Š 5122.5 - závodní stravování S 1122.6 - ochranné oděvy a jiné pomůcky, služební oděvy S 5122.7 -zdravotní zabezpečení S 5

123 Kolektivní smlouvy A5’>Finance

176 Rozpočty - všeobecné údaje a dílčí podklady176.1 - rozpočty roční včetně rozborů plnění A 10176.2 - rozpočty ostatní, rozpočtový výhled A 10176.3 - rozpočtová opatření A 10176.4 - ostatní písemnosti o finančním hospodaření V 5176.5 - rozbory o plnění rozpočtu a finančního hospodařeni A 10176.6 - přijaté finanční podpory do rozpočtu města V 10176.7 - dokumenty řízení finančních toků S 10176.8 - dokumenty pojištěni V 5176.9 - dotace A 20

177 Finanční plány organizaci a zařízení zřízených obcí (příspěvkové a rozpočtové organizace)177.1 - dlouhodobé finanční plány a rozpočtové výhledy organizací a zařízeni A 10

177.2 - roční finanční plány a rozpočty organizaci a zařízení A 10177.3 - rozbory hospodařeni organizaci a zařízení A 10177.4 - ostatní písemnosti o finančním hospodaření řízených organizací a zařízení S 5

178 Daně, dávky, poplatky178.1 - všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí S 5178.2 - daně placené městem, jako právnické osoby S 5178.3 - rejstříky, katastry, výkazy atd . likvidace nedoplatků S 5178.4 - místní daně, poplatky a pokuty S 5178.5 - katastr domovní dané V 5178.6 - pasporty V 5

- 30 -

178.7 - vymáhání pohledávek S 15178.8 - daň z přidané hodnoty S 10

181 Účetnictví181.1 - roční a pololetní účetní výkazy, roční uzávěrky A 10181.2 - ostatní účetní písemnosti V 10181.3- výplatní listiny (v případě, že nahrazují mzdové listy - V 5) S 10181.4 — doklady o výdajích a příjmech S 10181.5 — seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek S 105)181.6 - účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků ( vydané faktury ) S 101>

181.7 - knihy analytické evidence pohledávek a závazků, vystavené faktury S 10

181.8 — účetní doklady týkající se pohybu majetku V 20181.9 - projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky V 106)

Životní prostředí200 Životní prostředí

200.1 - všeobecná korespondence v oblasti životního prostředí V 5200.2 - finanční příspěvky v oblasti životního prostředí A 10

201 Půda201.1 - vynětí ze zemědělského půdního fondu, rekultivace Á 15201.2 - ochrana a využití půdního fondu V 5201.3 - změny kultur a využití půdního fondu V 5201.4 - převody a nájmy zemědělských a lesních pozemků V 5201.5 - použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu 1 roku S 5

201.6 - pokuty ukládané při ochraně ZPF V 5201.7 - půda - ostatní dokumenty V 5

202 Pozemkové úpravy202.1 - projekty pozemkových úprav V 5202.2 - změny pozemkových úprav V 5202.3 - oblastní pozemkové úpravy A 15202.4 - pozemkové úpravy - ostatní dokumenty V 5

203 Zemědělská výroba203.1 - užívání půdy a jiného zemědělského majetku V 5203.2 - ochrana proti škůdcům S 5203.3 - kácení ovocných stromu S 5203.4 - zemědělská výroba - ostatní dokumenty V 5

204 Ochrana zvířat proti týrání204.1 - podněty krajské veterinární správy, správní delikty V 5204.2 - ochrana zvířat proti týráni - rozhodnutí o zvláštním opatření, náhradní péče V 5

204.3 - ochrana zvířat proti týrání - ostatní dokumenty V 5205 Veterinární péče

205.1 - rozhodnutí o povolení konání svodů zvířat V 5205.2 - veterinární péče - ostatní dokumenty V 5

206 Myslivost206.1 -honební společenstva, myslivost V 5206.2 - nájemní smlouvy v oblasti myslivosti V 5206.3 - myslivost - ostatní dokumenty V 5

207 Rybářství207.1 - rybářské revíry Á 5207.2 - rybníky rybníkářsky neobhospodařené A 5

- 31 -

207.3 - plánování a rybářské hospodářství A 5207.4 - rybářský hospodář a rybářská stráž V 5207.5 - rybářské lístky - evidence A 5207.6 - náhrada škody v oblasti rybářství V 5207.7 - rybářství - ostatní dokumenty V 5

221 Lesní hospodářství221.1 - hospodaření v obecním lese A 20221.2 - lesní půdní fond A 20221.3 - souhlasy k projektovým úkolům a územním rozhodnutím v oblasti lesního hospodářství V 5

221.4 - opatření k náhradě škod na lesním fondu a zařízení sloužící lesnímu hospodářství A 5

221.5 - právo užívání lesních pozemků A 20221.6 - zákaz a omezení některých činností v lesích a jejich okolí A 5221.7 - opatření proti rozšířeni škůdců V 5221.8 - pokuty v lesním hospodářství S 5221.9 - výjimky ze zákonných Ihút zalesnění a zajištění kultur V 10221.10- lesní hospodářské plány A 20221.11- opatření ke zvládnutí mimořádných okolností a nepředvídaných škod v lesích V 5

221.12 - lesní stráž V 10221.13- lesní hospodářství - ostatní dokumenty V 5

231 Vodní hospodářství231.1 - realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů V 5231.2 - vodoprávní řízení A 50231.3 - ukládáni pokut ve vodním hospodářství V 5231.4 - vodní hospodářství - ostatní dokumenty V 5

245 Ochrana ovzduší245.1 - rozhodnuti dle právních předpisů na ochranu ovzduší, závazná stanoviska, vyjádření V 5

245.2 - evidence zdrojů, poplatky za znečišťováni ovzduší V 5245.3 - ukládání pokut v oblasti ochrany ovzduší, nápravná opatření V 5245.4 - ochrana ovzduší - ostatní dokumenty V 5

246 Ochrana přírody a krajiny246.1 - realizace vyhlášky o chráněných částech přírody V 5246.2 - rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody A 5246.3 - stanovisko k chráněným částem přírody V 5246.5 - vyjádření orgánu ochrany přírody v rámci územního/stavebního řízení V 5

246.7 - kácení stromů V 5246.8 - ochrana přírody a krajiny - ostatní dokumenty V 5

249 Odpadové hospodářství249.1 - rozhodnutí dle právních předpisů upravující odpadové hospodářství V 10

249.2 - ukládání pokut v oblasti odpadového hospodářství V 5249.3 - zařízeni na zneškodňování odpadů A 5249.4 - skládky na území obce A 5294.5 - odpadové hospodářství - ostatní dokumenty V 5

250 Vyjádření odboru životního prostředí250.1 - souhrnné vyjádřeni odboru životního prostředí V 5250.2 - koordinované stanovisko V 5250.3 - vyjádřeni - EIA - posuzování vlivu na životní prostředí V 5250.4 - vyjádření odboru životního prostředí - integrované povolení V 5

- 32 -

250.5 - vyjádření odboru životního prostředí - změny územních plánů V 5Místní hospodářství, živnostiŽivnostenské podnikání253.1 - živnostenský úřad253.1.1- metodické a organizační pokyny a stanoviska V 10253.1.2 - statistiky, rozbory V 10253.1.3 - organizační záležitosti V 10253.1.4 - řízeni o mimořádných opravných prostředcích V 10253.2 - živnostenské oprávněni253.2.1 - ohlášení živnosti a žádosti S lO7’253.2.2 - oznámení změn, informační povinnost S 107>253.2.3 - změny a řízení z moci úřední S 10^253.2.4 - nevzniklá živnostenská oprávnění S 5253.3 - živnostenský rejstřík253.3.1 - úřední výpis, opis, potvrzení V 5253.4 - ostatní dokumenty S 5253.5 - sankce a kontrolní činnost253.5.1 - kontrolní činnost V 10253.5.2 - sankční řízení (pokuty, zrušení, pozastavení) V 10253.5.3 - řízeni o přestupcích V 10253.5.4 - nařízeni živnostenské kontroly V 10253.6 - tržní řád S 5253.7 - soukromě hospodařící rolník S 10‘!)253.8 - zemědělský podnikatel S 10’)

254 Bytový majetek254.1 - bytový majetek organizací V 10254.2 - bytový majetek ve vlastnictví občanů V 10254.3 - bytový majetek družstev V 10254.4 - příspěvky na bytovou výstavbu S 10254.5 - hospodaření s byty (přidělování, směny) S 10254.6 - bytový majetek - modernizace a adaptace S 5254.7 - bytový majetek - nájemné S 5254.8 - bytový majetek ve vlastnictví obce V 10

255 Nebytové prostory255.1 - nebytové prostory - přidělováni A 5255.2 - nebytové prostory - nájemné S 5Doprava a silniční hospodářství

277 Šiiniční doprava277.3 - taxislužba S 15 1>

278 Technika silniční dopravy - stanice měření emisí S 10 1>279 Městská doprava

279.1 - městská doprava - licence, zkoušky S 151)279.2 - městská doprava - ostatní V 5

280 Silniční hospodářství280.1 - silniční hospodářství - účelové komunikace, 05, zařazení místních komunikací V 20

280.2 - vyhrazené parkování placené S 10280.3 - vyhrazené parkování pro ZTP s průkazem 01 S 10280.4 - stanovisko odboru dopravy jako dotčeného orgánu státní správy - HK V 5

280.5 - stanovisko odboru dopravy jako dotčeného orgánu státní správy - správní obvod mimo HK V 5

280.6 - zvláštní užívání pozemních komunikací obecně - HK S 5

- 33 -

280.7 - zvláštní užívání pozemních komunikací - správní obvod mimo HK S 5280.8 - uzavírky pozemních komunikaci - HK S 5280.9 - uzavírky pozemních komunikací - správní obvod mimo HK S 5280.10 - stanoveni trvalého dopravního značeni - HK S 10280.11 - stanovení přechodného dopravního značení - HK S 5280.12 - stanoveni dopravního značeni - správní obvod mimo HK S 10280.13 - připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti - HK A 10280.14 - připojeni pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti - správní obvod mimo HK A 10

281 Ostatní obory dopravy - všeobecně (na vědomí) V 2Obchod

301 Výzkum spotřebitelské poptávky V 5302 Tržní agenda S 5303 Síť podniků, prodejen, provozoven, skladů a tržnic V 5305 Závodní, školní stravování S 5

Územní plánování a stavební řád

326Územně plánovací dokumentace, regulační plán, územně plánovacípodklady326.1. - územní plán A201>326.2. - regulační plán A 201)326.3 - vymezení zastavěného území A 20326.4 - územně analytické podklady A 20326.5. - územní studie A 20

327 Územně plánovací informace A 20328 Územní rozhodnutí, územní souhlas

328.1 - ÚR o ochranném pásmu A 201)328.3 - ÚR. územní souhlas o umístěni stavby, změně využití území,změně stavby a změně vlivu stavby na využiti území A 208)

328.4 - ÚR o dělení nebo scelováni pozemků A 20329 Vyjádření a stanoviska úřadu územního plánování

329.1 - vyjádřeni úřadu územního plánováni z hlediska územního plánu V 5329.2 - vyjádření úřadu územního plánování z hlediska architektury a regulace V 5

329.3 - stanovisko úřadu územního plánování jako dotčeného orgánu státní správy V 5

330Stavební řád (stavební povolení a další písemnosti včetně kolaudace, změny stavby, změny v užívání stavby, udržovací práce, odstranění stavby, dokumentace stavby)

A 58)

331 Povolení terénních úprav a reklamy A 5

332Stavební dozor a zvláštní pravomoci stavebního úřadu (kontrolní prohlídky, nařízení stavebního úřadu) A 5

333 Vyvlastnění A 10337 Rozhodování stavebního úřadu podle zvláštních předpisů V 10338 Správní delikty podle stavebního zákona S 5

339Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí stavebního úřadu mimořádnými opravnými prostředky (obnova, přezkum) V 5

342 Investiční výstavba S 5Kultura, sport a cestovní ruch

400 Kultura - všeobecně V 5401 Občanské záležitosti a výroční ceny města

401.1 - občanské záležitosti-jubilea, státní svátky, slavnosti S 5401.2 - výroční ceny města A 10

402 Finanční příspěvky v oblasti kultury

- 34 -

402.1 - finanční příspěvky v oblasti kultury - žádosti S 5402.2 - finanční příspěvky v oblasti kultury - vyúčtováni A 10402.3 - finanční příspěvky v oblasti kultury - smlouvy A 10

403 Cyklus Regina403.1 - žádosti Regina S 5403.2 - vyúčtování Regina A 10403.3 - smlouvy Regina A 10

404Městem založené a zřízené organizace v kultuře, sportu, cestovním ruchu404.1 - hospodařeni, rozpočty, roční plány, kontrolní zprávy u městem založených a zřízených organizací v kultuře, sportu a cestovním ruchu A 10

404.2 - zakládací a zřizovací listiny, výroční zprávy u městem založených a zřízených organizací v kultuře, sportu a cestovním ruchu A 10

405Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové zóny, památková ochranná pásma, včetně evidence405.1 - závazná stanoviska k obnově kulturní památky, restaurování V 109>405.2 - závazná stanoviska odboru památkové péče pro území, ochranná pásma V 1010)

405.3 - stanoviska - prohlašování, rušení prohlášení kulturních památek, plošně chráněných území V 10

405.4 - vyhlašováni ochranných pásem v oblasti památkové péče V 1010)405.5 - rušení ochranných pásem v oblasti památkové péče V 10405.6 - stanoviska odboru památkové péče k územním plánům V 10405.7 - vyjádření odboru památkové péče k archeologii S 5405.9 - finanční příspěvky na obnovu a zachováni památkového fondu405.9 1 - finanční příspěvky na obnovu a zachováni památkového fondu - žádosti S 5

405.9.2- finanční příspěvky na obnovu a zachováni památkového fondu - vyúčtování A 10

405.10 - plány ochrany památkových rezervaci a památkových zón V 10405.11 - ostatní korespondence odboru památkové péče S 5

406 Obecni kronika A 10411 SPORT -všeobecně V 5412 Finanční příspěvky v oblasti sportu

412.1 - finanční příspěvky v oblasti sportu - žádosti S 5412.2 - finanční příspěvky v oblasti sportu - vyúčtování A 10412.3 - finanční příspěvky v oblasti sportu - smlouvy A 10

421 CESTOVNÍ RUCH - všeobecně V 5422 Finanční příspěvky v oblasti cestovního ruchu

422.1 - finanční příspěvky v oblasti cestovního ruchu - žádosti S 5422.2 - finanční příspěvky v oblasti cestovního ruchu - vyúčtování A 10422.3 - finanční příspěvky v oblasti cestovního ruchu - smlouvy A 10

423 Sdruženi v cestovním ruchu423.1 - rozpočty a roční zprávy sdružení v cestovním ruchu A 10423.2 - sdruženi v cestovním ruchu - ostatní dokumenty V 5

424 Kultura, sport, cestovní ruch - ostatní nezařazené S 1Záležitosti církvi a náboženských společností

431 Věci církví a náboženských společností - všeobecně V 5432 Církevní majetek V 5

Školství451 Školy a školská zařízení

451.1 - organizační záležitosti MŠ, ZŠ, ZUŠ, DDM V 5451.2 - hospodářské záležitosti MŠ. ZŠ. ZUŠ. DDM V 5

- 35 -

451.3 - podněty v oblasti školství V 5451 4 - zřizovací listiny škol a školských zařízení a vklad do obchodního rejstříku A 10

451.5 - konkurzní řízení na ředitele škol a školských zařízeni V 5451.6 - výroční zprávy, hodnocení školy A 10451.7 - rozhodnutí o zařazeni do rejstříku škol A 10451.8 - státní rozpočet pro školy a školská zařízení v rámci obce III. A 10451.9 - rozpočty škol a školských zařízení - státní rozpočet A 10451.10 - rozpočty škol a školských zařízení - rozpočet města A 10451.11 - nadační fond středoškolských studentu A 10451.12 - inspekční a kontrolní zprávy České školní inspekce S 5451.13 - koncepce OŠ A5451.14 - volnočasové aktivity - žádosti S 5451.15 - volnočasové aktivity - smlouvy A 10451.16 - volnočasové aktivity - vyúčtováni A 10451.17 - dětská a školní hřiště S 5Zdravotnictví

526 Zdravotnictví526.1 - hospodaření s léky a zdravotnickými potřebami - recepty na opiáty S 10

528 Hygienická služba V 5Sociální péče

552 Mimoústavní sociální péče552.1 - sociální služby V 5552.2. - pohřbívání občanů V 5552.3 - mimořádné výhody pro těžce zdravotně postižené občany S 5552.4 - finanční příspěvky v sociální oblasti A 10552.5 - finanční příspěvky v oblasti rodiny a sociální prevence A 10

555 Péče o rodinu555.2 - sociálně právní ochrana dětí V 1511)555.3 - podněty týkající se děti nezařazených do evidence V 5

556 Péče o společensky nepřizpůsobené občany556.1 - prevence kriminality V 5556.2 - sociální práce V 5556.3 - korespondence sociální práce V 5

557 Záležitosti romského obyvatelstva a etnických menšin V 5Požární ochrana

582 Činnost požární ochrany582.1 - školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně S 5582.2 - kontrolní činnost v oblasti požární ochrany S 5582.3 - požáry (požární zásahy, rozbory aj.) V 5582.4 - bezpečnostní a jiná opatření v oblasti požární ochrany S 5582.5 - hodnocení činnosti v oblasti požární ochrany S 5

583 Jednotky požární ochrany (obce) V 5585 Všeobecné prostředky požární ochrany S 5

Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku601 Sčítáni lidu, domů, bytů A 10602 Shromažďování občanů V 5603 Záležitosti vojensko správní S 5604 Územní organizace

604.1 - konkrétní územní změny A 10605 Hlášeni a evidence obyvatelstva

605.1. - domovní knihy A 5012)605.2 - národnostní menšiny V 5

- 36 -

605.3 - uprchlíci V 5605.4 - rozhodování o zrušení trvalého pobytu V 5605.5 - přihlašovací lístek k trvalému pobytu605.5.1 - přihlašovací lístek k trvalému pobytu (kromě kartotéky z let 1954 - 1983) A 7513>

605.5.2 - přihlašovací lístek k trvalému pobytu z let 1954 -1983/kartotéka V 100605.6 - potvrzení o změně místa trvalého pobytu, o změně stavu, potvrzeni o změně údajů v občanském prUkazu S 20

605.7 - občanské průkazy605.7.1 - správní řízení v oblasti občanských průkazů V 5605.7.2 - žádost o vydáni občanského průkazu S 2014)605.7.3 - evidence ztracených nebo odcizených občanských průkazu S 2014)605.7.4 - protokol o skartaci občanských průkazu S 10605.7.5 - protokol o ukončení platnosti občanských průkazu S3605.7.6 - občanské průkazy - vstupní protokol, výstupní protokol S 5605.7.7 - občanské průkazy - dotazy, dožádání, stanoviska a související dokumenty, potvrzeni o změně trvalého bydliště, o změně stavu sňatkem, potvrzení o OP

S 1

605.7.8 - žádost o poskytnuti údajů z informačního systému evidence občanských průkazu S 5

605.8 - žádost o poskytnuti údajů z informačního systému evidence obyvatel S 5

605.9 - evidence obyvatel - všeobecně (dotazy, upozornění, sděleni, informace) S 1

605.10 - evidence obyvatel - odstranění nesouladu S 2605.11 - evidence obyvatel - stanoviska, vyjádřeni V 5

606 Státní občanství S 10607 Matriční záležitosti

607.1 - oznámení pro zápisy do zvláštních matrik S 3607.2 - matriční doklady do ciziny S 3607.3 - duplikáty matričních dokladů S 3607.4 - rozhodování v matričních věcech V 5607 5 - dozor a kontrola vedeni matrik V 5607.6 - osvědčování způsobilosti k uzavření manželství S 3607.7 - sešity evidence matričních dokladů S 1607.8 - kopie protokolů o uznáni otcovství S 1607.9 - kopie listů o prohlídce mrtvého S 1607.10 - prázdné protokoly statistiky S 1607.11- běžná matriční korespondence S 5607.12 - běžná matriční podání - žádosti a prohlášení S 3607.13 - znehodnocené matriční tiskopisy (rodné, úmrtní, oddací listy, vysvědčení o právní způsobilosti) S 1

608 Matriky a sbírky listin608.1 - kniha narozeni A 100608.2 - kniha manželství A 75608.3 - kniha úmrtí A 75

609 Změna jména a příjmení A 20610 Ověřování opisů listin a podpisů na listinách - ověřovací kniha

610.1 - výpis z rejstříku trestů- Czech POINT S 6610.2 - výpis z obchodního rejstříku - Czech POINT S 10610.3 - výpis ze živnostenského rejstříku - Czech POINT S 10610.4 - výpis z katastru nemovitostí - Czech POINT S 10610.5 - výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů - Czech POINT S 10

- 37 -

610.6 - výpis bodového hodnocení řidiče - Czech POINT S 10610.7 - výpis z informačního systému odpadového hospodářství - autovraky - Czech POINT S 10

610.8 - výpis z insolvenčního rejstříku - Czech POINT S 10610.9 - autorizovaná konverze dokumentů S 10610.10 - datové schránky - Czech POINT S 2610.11 - výpis údajů z registru obyvatel S 10610.12- výpis údajů z registru osob S 10610.13-výpis údajů z registru práv a povinnosti S 10

611 Ostatní hospodářsko-správní záležitosti611.1 - pohledávky S 5611.2 — místní tisk V 5611.3 - poštovné S 5611 4 - věci spojů S 5611.5 — kancelářské stroje a PC S 5611.6 - závodní stravování S 5611.7 - projektové podklady S 10611.8-vozový park S 5611.9 — objednávky všeobecně S 3611.10- evidence měsíční docházky Š 3611.11 - informační a komunikační technologie V 5

612 Názvy obci, ulic a veřejných prostranství A 5613 Systém číslování domů

613.1 - číslování domů A 15613.2 - informace o číslování domů S3

614 Ochrana veřejného pořádku614.1 - organizační a věcné problémy veřejného pořádku na jednotlivých úsecích V 5

614.2 - městská policie614.2.1 - výroční zpráva městské policie A 10614.2.3 - městská policie, dokumenty obsahující osobní údaj S 3614.3 - korespondence městské policie V 5614.4 - městská policie - ostatní dokumenty informačního charakteru S 1

615 Záležitosti bezpečnostně správní S 5616 Zprávy a informace o občanech S 10617 Záležitosti státních a místních symbolů

617.1 - používání státních symbolů V 5617.2 - znaky, barvy a prapory obcí A 5617.3 - razítka A 5

618 Čestné občanství obce A 5619 Sbírky

619.1 - veřejné sbírky, povolování V 5620 Ztráty a nálezy S 5621 Evidence hrobů

621.1 - evidence válečných hrobů A 5621.2 - evidence hřbitovů A 5

622 Cestovní doklady622.1 - cestovní doklady - všeobecná agenda S 5622.2 - správní řízení v oblasti cestovních dokladů V 5622.3 - žádost o vydáni e-pasu s dobou platnosti na 10 let S 1514)622.4 - žádost o vydání e-pasu s dobou platnosti na 5 let S 1014>622.5 - žádost o vydání cestovního pasu bez strojově čitelných údajů S 514>

- 38 -

622.6 - ohlášení ztráty, odcizeni, poškození cestovních dokladů S 515)622.7 - protokol o skončeni platnosti cestovního dokladu S 1622.8 - protokol o skartaci cestovních dokladů S 10622.9 - žádost o poskytnuti údajů z informačního systému evidence cestovních dokladů S 5

622.10 - cestovní doklady - dotazy, dožádáni, stanoviska a související dokumenty S 1

622.11 - cestovní doklady, vstupní protokol, výstupní protokol S 5623 Ostatní písemnosti

623.1 - úřední deska S 5623.2 - svoz sepsaných movitých věcí S 5

631 Získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel631.1 - registrace autoškoly, změny a odnětí, schválení výcvikového vozidla V 5

631.2 - zdokonalováni odborné způsobilosti řidičů S 2631.3 - seznam žadatelů, přihlášení ke zkouškám, stanovení termínu zkoušky, záznam o zkoušce z praktické jízdy S 2

631.4 - průkaz profesní způsobilosti řidiče S 5631.5 - protokoly o zkouškách žadatelů o řidičská oprávnění A 20631.6 - správní delikty, pokuty za porušení povinností stanovených zákonem č. 247/2000 Sb. S 5

631.7 - státní odborný dozor v oblasti autoškol S 5632 Registr řidičů:

632.1 - správní řízení - řidičské oprávnění, řidičský průkaz S 5632.2 - správní řízení - řidičské oprávněni - odborná způsobilost S 5632.3 - správní řízení - řidičské oprávnění - zdravotní způsobilost S 5632.4 - správní řízení- předběžné zadržení řidičského průkazu S 5

632.5 - správní řízení - dosažení 12 bodů, námitky S 5632.6 - oznámení do registru řidičů a vydávání dat z registru, korespondence S 2

632.7 - evidenční kniha vydaných mezinárodních řidičských průkazů S 5632.8 - protokol o provedení skartace řidičských průkazů S 5632.9 - správní delikty za porušení povinnosti stanovených zákonem č. 361/2000 Sb. S 5

632.10 - evidenční kniha vydaných „potvrzení o ztrátě a odcizení ŘP“ S 5632.11 - paměťové karty (řidiče, vozidla, servisu) S 5

633 Registr vozidel633.1 - oznámení do registru vozidel, korespondence S 2633.2 - výdej dat z registru vozidel S 5633.3 - kniha vydaných technických průkazů, osvědčení o registraci vozidel, známek STK + SME S 5

633.4 - kniha přidělení úředních čísel S 5633.5 - schvalování technické způsobilosti jednotlivě vyrobených, přestavěných nebo dovezených vozidel, číslo VIN, ADR S 5

633.6 - správní řízení - registrace, změny, vyřazení vozidel S 5633.7 - státní odborný dozor dle zák. č. 56/2001 Sb. S 5633.8 - správní delikty za porušeni povinnosti stanovených zákonem č. 56/2001 Sb. S 5

633.9 - vráceni správního poplatku při správních činnostech na odboru dopravy S 5

- 39 -

Poznámky ke Spisovému a skartačnímu plánuSkartační Ihuta začíná plynout dnem 1 ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu.Výjimky:

1) Skartační Ihúta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončeni platnosti dokumentu, u smluv po uplynuti doby platnosti smlouvy či po jejím ukončeni, zrušení nebo zániku.

2) Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve Sbírce zákonů, popřípadě po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým rozhodl, že postup při prováděni referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu, s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu.

3) Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášeni výsledku hlasováni s povinnosti zachováni tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu.

4) Skartační lhůta začíná plynout po uplynutí třicetidenní Ihúty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachováni tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uloženi v příslušném archivu.

5) Skartační lhůta začíná plynout po vyřazení všech dokumentů, v nichž byly použity

6) Skartační lhůta začíná běžet po roce. v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita.

7) Skartační lhůta začíná plynout ode dne zániku posledního živnostenského oprávnění podnikatele.

8) Skartačni lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po zániku stavby nebo zániku změny využití území a v případě, že záměr nebude realizován, dnem 1 ledna roku následujícího od pozbytí platnosti dokumentu.

9) Skartačni lhůta začíná plynout po zrušeni památkové ochrany kulturní památky.

10) Skartační lhůta začíná plynout po zrušeni památkové ochrany území nebo ochranného pásma.

11) Skartačni lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po kalendářním roce. v němž došlo k vyřazeni dítěte z evidence, u dítěte, které bylo osvojeno nebo svěřeno do pěstounské péče dnem 1. ledna roku následujícího po kalendářním roce, v němž dítě nabylo zletilosti, u žadatelů o zprostředkování osvojeni nebo pěstounské péče dnem 1. ledna roku následujícího po kalendářním roce. v němž došlo k vyřazení žadatelů z evidence.

12) Skartační lhůta začíná plynout po pořízení nové evidence.

13) Skartační lhůta začíná plynout od úmrtí občana nebo prohlášení osoby za mrtvou.

14) Skartačni lhůta začíná plynout od vydáni občanského průkazu nebo cestovního dokladu

15) Skartačni lhůta začíná plynout od skončení doby platnosti, na kterou byl cestovní doklad vydán.

- 40 -

I

SEZNAM ZKRATEKpříloha č 2

p primátor městaP1 náměstek primátora pro oblast sociálních věcí, zdravotnictví, kultury a cestovního ruchuP2 náměstek primátora pro oblast školství, sportu a životního prostředíP3 náměstek primátora pro správu majetku města a městské organizaceP4 náměstek primátora pro rozvoj městaKP kancelář primátoraT tajemník magistrátuKT kancelář tajemníka: KT1 oddělení právní

KT2 oddělení personálníMP městská policieAK odbor interního auditu a kontroly

OS odbor správní: OS1 oddělení přestupkůOS2 oddělení matrikOS3 oddělení osobních dokladu a

evidence obyvatelŽÚ Živnostenský úřad: ŽÚ1 oddělení živnostenských

oprávněníŽÚ2 oddělení kontroly

PP odbor památkové péčeOD odbor dopravy: OD1 oddělení pozemních

komunikaciOD2 oddělení registru řidičů a

vozidelKŘ odbor krizového řízeníOM odbor správy majetku města: OM1 oddělení hospodaření a

evidence majetku městaOM2 oddělení správy nebytových

prostor a veřejných statkůZP odbor životního prostředí: ZP1 oddělení vodního hospodářství

ZP2 odděleni ochrany životního prostředí

OE odbor ekonomický: OE1 oddělení rozpočtu a financováni

OE2 oddělení informační soustavyOE3 odděleni správy daní, poplatků

a pohledávekVS odbor vnitřních služebsz odbor sociálních věcí a zdravotnictví: SZ1 oddělení koncepcí a sociální

péčeSZ2 oddělení sociálně právní

ochrany dětioc odbor kultury, sportu a cestovního ruchuoš odbor školství a volnočasových aktivit dětí a mládežeSP Odbor strategického plánování a projektového řízení SP1 oddělení rozvoje města

SP2 oddělení projektů a dotaciHA odbor hlavního architekta: HA1 oddělení územního plánováni

-41 -

10 investiční odbor ST odbor stavební

IT odbor informatiky

HA2

ST 1ST2ST3

oddělení architektury a regulace

oddělen^stavebně správníodděleni stavebního úřadu obcíoddělení územně správní

-42-

Příloha č. 3

vzor štítku s čárovým kódem

Magistrát města HK Doručeno: 27.IX.2009 MMHK/183691/2009 11 s ty: 1

VZOR PODACÍHO RAZÍTKA

MAGISTRÁT MĚSTAHRADEC KRÁLOVÉ

PODATELNA

Zp. přijeti

Došlo 25 - 02 - 2005Zpracovatel

čj7~MMHK

List/Příloha

Čas Doporuč, číslopřijeti

Spis. znak

J------------------ ‘

-43-

mhk09033939

f

Příloha č. 4

VZOR OZNAČENÍ ARCHIVNÍ KRABICE

Magistrát města

Hradec Králové

Odbor:

Číslo krabice :

Ukládaci jednotka dle e-spis:

Agenda:

Spisový znak :

Rok vzniku:

Skart. znak/lhůta:

Rok skartace :

- 44 -

Příloha č. 5

l

ODBOR:

Předávací protokol dokumentů k uložení do spisovny centrální MM HK

DOKUMENTY SKUPINY : A - V - S

Poř. č.(krab. č.) Ukládací jednotka dle e-spis

Příloha: Výpis obsahu ukládací jednotky (vytiskne se v e-spis)

předal dne převzal dne

-45-

Výpis obsahu ukládací jednotky

Číslo ukládací jednotky - zkratka odboru - ukládací znak

Sk. znak / Sk. lhůta

Dr Číslo jednací Spisová značka Značka Véc Typ

(ukiéaaci znak)

Sk.

znak

Sk.

lhůta

Sp.s

-46-