MetodologiManajemen Proyek
NAMA : MUHAMMAD HUDAN NPM : 0541-12-012
Metodologi manajemen proyek terbagi Dalam tahapan:
2. Perencanaan proyek ( project planning).
1. Inisiasi proyek (project initation).
3. Pelaksanaan proyek (project execution)
4. Pengontrolan proyek (project controlling).
5. Penutupan proyek (project closure).
Menu
Pengertian Metodologi Manajemen Proyek
Gambaran keterkaitan antara tahap satu dengan yang lainnya.
1.1 Pengertian Project Initiation
1.2 Tujuan Project Initiation
1.3 Mekanisme Project Initiation
1.4 Catatan Project Initiation
2.1 Pengertian Project Planning
2.2 Tujuan Project Planning
2.3 Mekanisme Project Planning
2.4 Catatan Project Planning
3.1 Pengertian Project Execution
3.2 Tujuan Project Execution
3.3 Mekanisme Project Execution
3.1 Catatan Project Execution
4.1 Pengertian Project controlling
4.2 Tujuan Project controlling4.3 Mekanisme Project controlling
4.4 Catatan Project controlling
5.1 Pengertian Project Closure
5.2 Tujuan Project Closure 5.3 Mekanisme Project Closure5.4 Catatn project Closure
Tahapan Metodologi Manajemen Proyek
Metodologi manajemen proyek (project management methodology) seringkali disebut juga dengan istilah tahapan manajemen proyek (project development stage), dan juga sering dikenal sebutan PMI process group.
Menu Next
Dimulai dengan initiating process
kemudian dilakukakan
planning process
Berdasarkan planning,
maka dilakukan executing process
controlling process masih ada
yang perlu diperbaiki, maka
re-planning
controlling process sudah tidak ada
masalah, selanjutnya closing process
Gambaran keterkaitan antara tahap satu dengan tahap lainnya yang terjadi pada suatu proyek.
NextMenu
Keterangan:• Dimulai dengan initiating process• kemudian dilakukakan planning process• Berdasarkan planning yang ada, maka dilakukan executing process.• Selanjutnya pelaksanaan controlling process.• Executing process & controlling process bisa dilakukan secara
berulang.• Bila dalam controlling process masih ada yang perludiperbaiki,
maka buatlah re-planning atau perencanaan ulang (perbaikan perencanaan).
• Dari re-planning (planning up-date), maka dilakukan executing process
• Kemudian dilakukan controlling process sudah tidak ada masalah, maka selanjutnya adalah melakukan closing process
NextMenu
1.1 Pengertian Project InitiationInisiasi proyek (project initiation) adalah tahap awal
(pertama kalinya) suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisiasi proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek (project definition).Gambaran global ini biasanya berisi.1. Ruang lingkup proyek.2. Tujuan proyek. 3. Waktu pengerjaan proyek.4. Biaya proyek dan.5. Informasi umum lainnya.
NextMenu
1.2 Tujuan Project Initiation
• Menentukan tujuan proyek secara rinci.• Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan
( critical success factor) untuk pelaksanaan proyek• Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek,
serta batasan-batasan proyek sebagi acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek (project management plan).
• Menentukan kriteria keberhasilan proyek.
Menu Next
Pemilik proyek (owner project)
Penugasan
(assignment)
Manajer proyek (project manager)
& Tim proyek (project team)Membuat
Definisi Proyek(definition Project)
Dise
tuji
Definisi yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek (project management plan)
1.3 Mekanisme Project Initiation
1
2
3
Menu Next
Catatan :• Pelaksanaan project initation adalah manajer proyek dan tim
proyek.• Project team assignment merupakam input bagi project initiation.• Project team assignment berupa dokumen resmi yang
ditandatangani oleh pemilik proyek.• Project team assignment bisa dalam bentuk ;
Surat perintah kerjaAtau surat keterangan lainnya.
• Pada intinya surat keterangan tersebut memberi wewenang pekerjaan kepada manajer proyek dan tim proyek untuk melaksanakan suatu pekerjaan (proyek) dalam bentuk surat resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek.
Menu Next
2.1 Pengertian Project Planning.Perencanaan proyek ini biasanya dalam bentuk dokumen perencanaan manajemen proyek (project management plan). Perencanaan manajemen proyek ini adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat. Perencanaan proyek secara umum berisi:
• Tujuan dan ruang lingkup proyek (scope manaement).
• Waktu pengerjaan atau jadwal proyek (time management).
• Rencana anggaran biaya proyek (cost management).
• Kualitas proyek (quality management).
• Sumber daya proyek (resource management).
• Manajemen risiko (risk management).
• Perencanaan komunikasi (communication management).
• Pengadaan (procurement management).
• Integrasi (integration management).
Pada praktiknya tidaklah harus selengkap yang telah dideskripsikan diatas. Hal ini sangat bergantung pada besar kecilnya proyek, juga pada kompleksitas sebuah proyek.
Next
Menu
2.2 Tujuan Project Planning• Mendefinisikan ruang lingkup proyek• Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek.• Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek.• Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek.• Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta
jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.• Mengidentifikasi risiko-risiko proyek dan menentukan
tindakan penanggulangannya (project risk management).• Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
(communication management).• Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan
menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.NextMenu
2.3 mekanisme Project planning
Definisi proyek (project definition)
Perencanaan manajemen proyek (project managemen plan). Pers
etuj
uan
acua
n pe
laks
anaa
n pr
oyek
Landasan.
Pemilik Proyek (Project Owner)
Manajer proyek (Project manager) Tim proyek (Project Team)Memepelajari kembali
NextMenu
• Pelaksana Project Planning adalah manajer proyek dan tim proyek.• Manajer proyek, tim proyek dan pemilik proyek harus menentukan prosedur kontrol
perubahan yang akan digunakan dalam proyek.• Setiap perubahan atau usulan perubahan harus melalui prosedur kontrol perubahan
(change control procedure).• Perubahan yang mempengaruhi ruang lingkup , jadwal dan biaya harus dilaporkan
oleh manajer proyek, serta harus diketahui oleh pemilik proyek dan disetujui oleh pihak manajemen perusahaan.
• Project manager bertanggung jawab penuh untuk memelihara, merevisi dan mengkomunikasikan project management plan secara berkala.
• Manajer proyek harus memonitor, mengontrol dan melaporkan status proyek kepada pemilik peroyek.
• Manajer proyek harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang masing-masing personil tim proyek.
Menu
CATATAN:
Next
Setelah proyek direncanakan secara matang dengan segala perhitungan dan pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan perencanaan proyek tersebut dalam suatu action atau tindakan. Pelaksanaan atau realisasi dari rencana proyek yang tertuang dalam project management plan inilah yang disebut dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek (project execution). Jadi, pada intinya project execution adalah merupakan tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management plan.
Next
3.1 Pengertian Project Execution
Menu
• Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam perencanaan manajemen proyek (project management plan).
• Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfataan sumber daya non-personil.
• Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.
Next
3.2 Tujuan Project Execution
Menu
• Tim Project• Manajer
project
Kerjasama tim team building
• Manajer project
• Tim project
Pelaksanaan tugas sesuai Project
management plan • Laporan pelaksanaan proyek
• Persetujuan untuk setiap fase pekerjaan
Persetujuan atau approval atau
deliverable proyek yang telah di
selesaikan
3.3 Mekanisme Project Execution
NextMenu
CATATAN :• Pelaksanaan proyek adalah manajer proyek dan tim
proyek• Semua tim proyek bertanggung jawab terhadap
aktifivitas team building.• Tim proyek berkewajiban melaksankan tugas sesuai
yang tertuang dalam project management plan.• Setiap fase harus mendapat approval atau persetujuan
dari pihak berwenang (manajer proyek dan pemilik proyek)
Menu Next
4.1 pengertian project controlling project controlling adalah pengontrolan terhadap kegiatan atau aktifitas-aktifitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah di tentukan dengan project management plan yang telah dibuat. Juga mengecek kegiatan atau aktivitas-aktivitas proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sudah sesuai dengan target ataukah belum. Bila belum, action atau tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi.
NextMenu
4.2 Tujuan project controlling• Memastikan pencapain tujuan proyek apakah sesuai
dengan target yang telah ditentukan.• Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan
estimasi dan rencana awal.• Dengan melakukan kontrol diharapkan adanya masukan
apakah project management plan perlu di-update (diperbarui) ataukah tidak.
NextMenu
4.3 Mekanisme project controllingKontrol terhadap semua pelaksanaan proyek, meliputi:1. Kontrol terhadap time, scope dan quality, yaitu dengan cara:
• Membandingkan rencana jadwal, lingkup dan kualitas terhadap Actual progress• (Gunakan Form Activity Tracking Table)
2. Kontrol terhadap biaya atau cost, yaitu dengan cara:• Menentukan biaya yang telah dikeluarkan dari dimualinya suatu proyek sampai
dengan saat ini (sering disebut dengan Actual Expenditure).• Memandingkan Actual Expenditure dengan rencana anggaran.• Menentukan biaya dan waktu dari saat ini sampai dengan selesainya suatu proyek
(sering disebut Estimate to Complete).• Menentukan biaya & waktu penyelesain proyek (sering disebut Estimate At
Completion).• Estimate At Completion = Actual Expenditure + Estimate To Complete.• (gunakan Form Estimate Cost At Completion).
3. Dari informasi yang diproleh terhadap kontrol scope, time, quality dan cost, selanjutnya adalah:
• Buat laporan tentang status dan kemajuan proyek• (gunakn Form Project Progress Report)
4. Bila dari hasil pengontrolan diperlukan perubahan planning, maka• Lakukan re-planning.• (gunakn Project Planning & Project Management Plan Update).
Next
Menu
CATATAN:• Pihak yang terlibat adalah user, manajer proyek, tim
proyek dan pemilik proyek.• Pemilik proyek harus memastikan project controlling
berjalan sebagaimana mestinya.• Manajer proyek harus memonitor kemajuan dan status
proyek, serta melaporkan kepada pemilik proyek secara berkala.
• Pembahasan masalah teknis dan operasional tentang bagaiman cara membuat form atau report yang berkaitan dengan project control. Ini akan dibahas tersendiri secara lebih rinci pada bab 10: project controlling.
Menu Next
5.1 Pengertian project Closure
Project closure merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan proyek (project closure) ini adalah memberikan laporan tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkain aktivitas-aktivitas proyek yang telah dilaksanakan. Bentuk-bentuk pelaporan tentang semua hasil pekerjaan yang telah dilakuakan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen laporan.
Pada tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable proyek telah dipenuhi. Demikian pula dengan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan (outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan. Setelah semua pekerjaan dinyatakan selesai yang tertuang dalam bentuk dokumen laporan resmi, maka langkah terakhir adalah pembubaran tim proyek.
NextMenu
5.2 Tujuan project closure• Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang
terlibat di dalam suatu proyek.• Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.
5.3 Mekanisme project Closure1. Manajer proyek melakukan serah terima hasil pekerjaan berupa:• Laporan Pelaksanaan Pekerjaan.• Laporan Penyelesaian Pekerjaan.• BA Penyelesaian Pekerjaan.• BA Serah Terima Pekerjaan.
2. Pembubaran tim proyek CATATAN: Manajer proyek harus memastikan bahwa penutupan proyek (project closure) telah dilakukan sebagaiman mestinya sebelum pembubaran tim proyek.
NextMenu