Tugas Mata Kuliah Manajemen Teknik Industri

Tugas Mata Kuliah Manajemen Teknik Industri

MANAGEMENT FUNCTION TOOLS FOR

PLANNING, ORGANIZING, LEADING, AND

CONTROLLING

Disusun Oleh:

AKMAL FATAH FAINUSA

NIM. 11/320145/TK/38979

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

JURUSAN TEKNIK MESIN DAN INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2015

ABSTRAKSI

I. PENDAHULUAN

Teknik industri merupakan sebuah ilmu yang

mempelajari dan mengintegrasikan manusia, peralatan,

metode, material, dan informasi sebagai sumber daya untuk

kemudian diproses agar menghasilkan output atau produk

yang mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Dari hal

tersebut terlihat bahawa teknik industri merupakan ilmu

yang mengintegrasikan elemen-elemen dalam suatu sistem

agar dapat bekerja secara optimal. Tidak hanya

pengetahuan mengenai material, desain, dan proses saja

yang harus dimiliki oleh seorang teknik industri, akan

tetapi kemampuan manajerial merupakan hal wajib yang

harus dimiliki.

Manajemen oleh beberapa ahli diartikan dengan seni

atau cara menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

Disisi lain, majaemen diartikan sebagai proses mengatur

segala sumberdaya yang ada agar dapat bekerja dan saling

mendukung untuk dapat mencapai suatu tujuan secara

efisien dan efektif. Di dalam sebuah manajemen terdapat

seorang pemimpin yang disebut manajer. Manajer dalam

sebuah organisasai bisnis mempunyai tugas sebagai

pelaksana management functions, yaitu planning, organizing,

leading, dan controlling. Management function merupakan sebuah

metode yang harus dipenuhi untuk dapat mencapai

kesuskesan. Management functions sangat penting bagi setiap

manajer. Penerapan management functions yang tepat akan

membawa kesuskesan bagi perusahaan.

Paper ini membahas mengenai management functions dan

membrikan beberapa contoh tools yang kiranya dapat

diterapkan dalam management function tersebut.

II. PEMBAHASAN

II.1 Management Functions

Management functions merupakan kegiatan wajib yang

harus dilakukan oleh setiap manajer. Management functions

memberikan guideline agar sebuah sistem dapat berjalan

dengan baik dan mencapai tujuannya. Terdapat empat

management functions yang harus dilakukan oleh seorang

manajer, yaitu planning, organizing, leading, dan controlling.

Keempat kegiatan tersebut harus dilakukan semuanya untuk

memastikan agar tujuan benar-benar tercapai. Setiap

manajer akan mempunyai cara yang berbeda-beda dalam

pelaksanaan management function tersebut. perbedaan cara

tersebut disebabkan oleh kondisi yang berbeda antara satu

dengan yang lainnya, sehingga pendekatan atau tools yang

digunakan pun akan bervariasi.

II.2 Planning

Menurut Saylor.Org, sebuah organisasi yang mempunyai

concern terhadap manajerial, planning merupakan kegiatan

manajerial yang yang berkaitan dengan penentuan tujuan

organisasi dan menentukan pula langkah-langkah atau aksi

yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

planning merupakan kegiatan prosedural dimana kegiatan

ini terdiri dari beberapa tahapan.

Proses planning dimulai dari environmental scanning,

yaitu manajer harus mengidentifikasi terlebih dahulu

critical contingencies yang dihadapi oleh organisasinya

berkaitan dengan kondisi ekonomi, competitor, dan

customer. Selanjutnya seorang planner harus membuat

tujuan yang ingin dicapai dan kapan pencapaian tersebut

harus terwujud. Selain itu, seorang manajer juga harus

merencanakan cara alternative untuk mencapai tujuan

tersebut. Bila ditarik kesimpulan, untuk kegiatan

planning terdapat tiga kegiatan utama yaitu environmental

scanning, pembuatan visi dan misi yang jelas, penentuan

tujuan, dan strategizing.

Berbicara mengenai planning, maka salah satu tools

yang dapat digunakan yaitu analisis SWOT. Analisis SWOT

merupakan tool yang dapat digunakan dalam planning karena

analisis ini dapat membaca kondisi internal dan ekternal

perusahaan. Analisis SWOT ini memiliki konsentrasi pada

faktor internal perusahaan berupa strengths dan

weaknesses, serta konsentrasi faktor eksternal berupa

opportunities dan threats.

Ahmed et.al (2006) dalam jurnlanya “SWOT Analysis

for Air China Performance and its experience with

Quality” menjelaskan bahwa analisis ini dilakukan pada

kegiatan planning. Analisis ini dilakukan untuk

mengetahui langkah apa yang harus dilakukan Air China

untuk mnghadapi pertumbahan pasar domestik dan

internasional. Berdasarkan analisis SWOT ini, kegiatan

planning yang harus dilakukan yaitu melakukan

environmental scnanning yaitu analisis faktor eksternal

berupa opportunity dan threats. Opportunity yang

didapatkan yaitu pertumbuhan airline di China melebihi

GDP, peraturan global membuat jalur penerbangan semakin

aksesible, rute penerbangan yang semakin mudah, dan

jumlah visitor dan inverstor di China semakin banyak.

Sedangkan untuk threats yang dihadapi oleh Air China

adalah persaingan harga dan juga semakin banyaknya

kompetitor luar negeri yang masuk di China. Selain

ekternal faktor, analisis SWOT ini juga merupakan tool

yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi internal

faktor. Internal faktor berupa strengths dan weaknesses.

Strenghts yang dimiliki oleh Air China adalah merupakan

jasa penerbangan terbesar di China, mempunyai sumber daya

yang kompeten serta armada yang dapat diandalkan, sistem

informasi terbaik di China, dan kualitas servis terbaik

di China. Sedangkan untuk weaknesses yang dimiliki oeh

Air China adalah strategi yang tidak jelas membuat

bingung mengenai market dan brand, bersaing dengan jasa

penerbangan terbesar di dunia dan bersaing pula dengan

jasa penerbangan lokal, dan kualitas yang rendah serta

utilisasi kapasitas yang rendah.

Dengan analisis SWOT tersebut, pihak China Air mampu

melakukan kegiatan planning berupa perencanaan setrategi

untuk perusahaan. Dari hal tersebut, China Air mampu

merencanakan setrategi perusahaan berupa people

management, supplier network with partnership,

information technology adoption and integration, dan

membuat passenger perception management.

Selain SWOT analysis, tool yang dapat digunakan

dalam kegiatan planning yaitu problem and objective tree

analysis. Problem dan tree analysis adalah tool yang

dapat digunakan untuk menganalisis situasi dan strategi

analisis. Tool ini terdiri dari tiga tahapan yaitu

problem tree analysis, objective tree analysis, dan

strategic alternatives analysis. Problem dan objective

tree analysis dapat membantu mengaetahui penyebab-

penyebab yang berhubungan masalah yang sebenarnya

dialami. Tool ini cocok untuk tahapan planning karena

memberikan gambaran mengenai kondisi yang sebenarnya

dihadai oleh suatu organisasi. Dengan tool ini maka akan

diketahui problem sebenranya sehingga proses planning ke

depannya akan sesuai.

Tool lain yang dapat digunakan dalam tahap planning

adalah logical framework. Menurut Groenendijk (2003)

logical framework merupakan instrument untuk

mengidentifikasi project goal, purpose dan output, serta

untuk kegiatanan planning dan mendeskripsikan aktivitas

yang dibutuhkan. Selain dapat digunakan sebagai planning

tool, tool ini juga dapat digunakan sebagai controlling

tool. Logical framework ini merupakan basis untuk

preparation action plans dan merupakan development dari

monitoring system dan framework untuk evaluasi.

II.3 Organizing

Organizing merupakan management function yang

berfungsi untuk mengembangkan struktur organisasi dan

mengalokasikan sumber daya manusia yang optimal untuk

mencapai tujuan perusahaan atau organisasi. Lebih jauh

lagi Saylor.Org menjelaskan bahwa dalam organizing

struktur organisasi merupakan framework dimana setiap

effort pekerjaan harus dikoordinasikan. Selain itu,

organizing merupakan proses desain kerja untuk setiap

individu dalam sebuah organisasi. Secara garis besar

dalam organizing terdapat tiga kegiatan utama yaitu

organization design, culture design, dan social network.

Toolsnya apa?

JUrnal!

II.4 Leading

Leading adalah kegiatan yang dilakukan oleh manajer yang

untuk memimpin anggotanya. Dalam hal ini manajer

menggunakan kegiatan social dan informal sources untuk

mempengaruhi dan menginspirasi setiap anggota. Seorang

manajer akan suskes membawa organisasinya jika dia

mempunyai kemampuan leading yang baik. Untuk dapat

melakukan leading dengan baik, seorang manajer harus

mampu memahami behavior personelnya, personality

perosnelnya, values, attitude, dan tingkat emosional para

personelnya. Sehingga disimpulkan bahwa dalam kegiatan

leading terdapat lima kegiatan utama yaitu leadership,

decision making, communications, group improvement, dan

motivation.

TOOLS ? JURNAL!

II.5 Controlling

Controlling menurut Saylor.Org dijelaskan sebagai

sebuah kegiatan yang memastikan bahwa performansi

organisasi, proses, atau perusahaan tidak mengalami

deviasi dari tujuannya. Dalam proses controlling langkah-

langkah yang harus dilakukan yaitu menentukan standar

performansi, membandingkan performansi actual dengan

standar performansi, dan melakukan koreksi apabila

diperlukan. Sehingga secara garis besar proses

controlling meliputi dua hal utama yaitu controlling

sistem atau proses serta controlling sumber daya.

Tool dalam controlling yang sering diketahui dalam

dunia manufaktur adalah control chart. Menurut Hamza

(2009) control chart merupakan tool yang digunakan untuk

memonitori design process dan untuk melakukan audit

terhadap bisnis proses. Selain itu control chart dapat

digunakan process adjustment dan memberikan peringatan

untuk memperbaiki proses yang sedang berjalan.

Statistical process control (SPC) merupakan proses yang

baik untuk proses memonitori metode sehingga dapat untuk

mengukur output dari proses manajemen. Untuk dapat

membuat control chart, langkah yag harus dilakukan yaitu

membuat ebuah time series chart, menentukan centerline

sebagai central reference, dan menetapkan control limit.

Dalam jurnalnya, Hamza (2009) menjelaskan bahwa process

control chart dan process sigma technique dapat digunakan

oleh engineering design organization untuk mengontrol

produkstivitas serta mengontrol budget man-hours dan

untuk mencapai on-time delivery. Berikut merupakan contoh

control chart:

Gambar 2.1 Control Chart

Gambar 2.2 Control Chart yang

menggambarkan deliverable progress dengan

man- hour (10 percent phase)

Gambar 2.3 Deliverable progress

terhadap man-hour (90 percent phase)

Dalam jurnalnya Hamza (209) menjelaskan pula bahwa

control chart dan process sigma dapat digunakan untuk

mengontrol productivitas, mengontrol on-time delivery,

dan menjaga cost effectiveness.

Selain dengan control chart, proses controlling

juga dapat dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT.

Menurut Laskowska (2011) controlling merupakan

monitoring sistem secara internal, menganalisis,

mengevaluasi, dan proses pengambilan keputusan untuk

mencapai tujuan. Proses controlling pada umumnya

digunakan untuk mengetahui gangguan yang terjadi dalam

sebuah proses. Dalam hal ini Laskowska (2011)

menggunakan tool SWOT dalam proses controlling. Fokus

dalam penelitiannya adalah controlling human resources.

Dalam peneitian tersebut Laskowska (2011) menggunakan

pendekatan SWOT dengan menganalisis strength dan

weakness. Pendekatan ini akan menunjukkan area dimana

fokus perbaikan akan ditekankan. Pada dasarya

controlling dengan menggunakan SWOT akan berfokus pada

weakness. Weakness harus dikontrol agar nantinya

weakness tersebut tidak mengganggu jalannya sebuah

proses secara keseluruhan.

III. KESIMPULAN

IV. DAFTAR PUSTAKA