CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES
DE CORTAZAR
Licenciatura en Psicologa Proyecto de servicio Social ProfesionalManual de induccin para el nuevo personal administrativo en la oficina municipal de mercados y plazasQue presenta:
Alumno:_______________________Rogelio Fortuno Vallejo
Asesor acadmico:
_______________________Lic. Adair Zavala Martnez
Coordinadora del Servicio Social:_______________________Cecilia Hernndez Bojrquez
Cortazar, Gto., 2015ndice:Portada 1ndice 2Introduccin 3Justificacin 4Objetivos 6Metas del proyecto 7Marco Terico 8Actividades a Realizar 24Cronograma de actividades 25Indicadores de evaluacin 30Bibliografa 31Introduccin:El siguiente trabajo tiene la finalidad, en primera instancia, de establecer la importancia que tiene para el cumplimiento de los logros de las instituciones pblicas el que sus trabajadores conozcan de manera detallada sus roles y funciones dentro de la misma institucin.En segundo lugar, pero no menos importante, concientizar a las mismas instituciones gubernamentales sobre los procesos de induccin a la institucin y al puesto de todos y cada uno de sus trabajares ya que, si bien, todos tenemos una cierta idea de lo que se hace en los ayuntamientos locales, se desconocen algunos puestos o actividades lo que da lugar a una falta de informacin de la poblacin en general sobre las mismas.
Se hablar tambin de la importancia que tiene el proceso de induccin para el cumplimiento de los objetivos primordiales de una organizacin mediante la informacin y la comunicacin efectiva.Justificacin:Segn la ley de instituciones y procedimientos electorales para el estado de Guanajuato, se establece que:Artculo 16.Cada municipio ser gobernado por un Ayuntamiento integrado por representantes electos segn el principio de mayora relativa, y de representacin proporcional en los trminos del artculo 109 de la Constitucin del Estado y de la Ley Orgnica Municipal para el Estado de Guanajuato.Artculo 17.Las elecciones ordinarias se verificarn el primer domingo de junio del ao que corresponda para elegir:
I.Diputados al Congreso del Estado, cada tres aos;
II.Gobernador del Estado, cada seis aos, y
III.Ayuntamientos, cada tres aos.(Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin, 2014)
En base a ello podemos inferir entonces que, al cambiar las administraciones de manera constante, los nuevos encargados que pueden llegar con o sin experiencia en la materia, o bien, al desconocer las actividades que se han de realizar en su cargo, ya sea como los responsables directos, secretarias u algn otro oficio, pueden ver mellado su desempeo y productividad al desconocer, no estar informados o interesados en los puestos y actividades que se les han asignado o bien al tener una idea ambigua o errnea de las mismas.Es por lo anterior, que el darles a conocer a los nuevos trabajadores todas sus actividades, procesos, responsabilidades, compaeros de trabajo, espacios de trabajo y funciones, desde un primer momento en que tienen contacto con su rol, se puede mejorar considerablemente su rendimiento, su inters y su desempeo, garantizando un mejoramiento en el uso de recursos materiales y tiempos, reduciendo esfuerzos.Lo que se busca en cualquier institucin, sea esta pblica o privada, es que los trabajadores y administradores produzcan un valor, tangible o intangible en pro del desarrollo de todos los involucrados y para ellos mismos.
Si relacionamos las variables de conocimiento del puesto con rendimiento y desempeo nos encontramos con que el resultado no es ms que la creacin de valor traducido en trabajo, es por ello que un correcto proceso de induccin, en el cual se ponga en prctica este ejercicio ser benfico para todas las partes involucradas, en especial el usuario ltimo de estos servicios, la sociedad.Objetivos:
Generales Elaborar un proceso de induccin para el nuevo personal administrativo en las oficinas municipales de mercados y plazas
Elaboracin de un manual de induccin para las oficinas municipales de mercados y plazas de la ciudad de cortazar Guanajuato.Especficos Observacin de los procesos que se llevan a cabo en las oficinas municipales de mercados y plazas Determinacin de actividades y roles en la organizacin mediante la aplicacin de una encuesta. Anlisis de resultados mediante un contraste entre la observacin e instrumento de evaluacin.Metas del proyecto:
Facilitar y agilizar el proceso de introduccin a la organizacin
Mejorar el desempeo del personal Reduccin de tiempos y esfuerzos en la ejecucin de las actividades
Dar a conocer el proyecto en las distintas reas que conforman el ayuntamiento
Beneficiar a la sociedad que tiene contacto con esta organizacin
Mejorar el ambiente de trabajo en la organizacin.Marco Terico:
1. Gobierno como empresa
Las empresas, segn su objetivo, se dividen en Organizaciones del sector pblico, privado o paraestatal (Grados, 2003).Segn esta acepcin, las empresas del sector pblico solo difieren de las organizaciones del sector privado en sus objetivos, de tal manera, su funcionamiento, organizacin, composicin y manejo es exactamente igual.
Tomando esta idea como base, podemos lograr una aproximacin real a los conceptos y actividades que se manejan dentro de una organizacin o dependencia gubernamental, en este caso la oficina municipal de mercados y plazas, ms delante se ir detallando conforme a la clasificacin de estos conceptos y como operan dentro de la organizacin ya mencionada.2. La organizacin
De acuerdo con Grados (2003) el concepto bsico que sustenta la idea de organizacin es el de una coordinacin de esfuerzos, cuyo objetivo es la ayuda mutua y la coordinacin de actividades para alcanzar objetivos comunes. Parece importante retomar esta idea de organizacin para poder definir lo que sera una institucin ideal, si bien la oficina municipal de Mercados y plazas se dedica a prestar servicios como el cobro de plazas e impuestos, permisos para laborar o gestionar el manejo de los mercados municipales, es de suma importancia que dentro de su gestin haya una coordinacin de esfuerzos y se busque siempre la ayuda mutua, adems de tener claro el objetivo de la institucin, el cual debe ser del conocimiento de todos los que ah laboran
2.1 Constitucin de la organizacin
Dentro de las organizaciones existen los organigramas, que son esquemas que nos ayudan a visualizar las diferentes reas de la empresa as como sus subdivisiones y los gerentes de cada una. Esto ayuda a facilitar la divisin de funciones, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicacin y a dar una idea de las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa. Por lo tanto, se puede decir que la constitucin del organigrama es de relevancia para cualquier institucin y se deber investigar si la institucin objeto de nuestra investigacin tiene un organigrama definido o ser necesario estructurarlo.
2.2 Unidades de la organizacin
Grados (2003) expone que las unidades de la organizacin se forman de acuerdo a tres criterios bsicos principales:
El trabajo que se debe hacer
Las personas concretas de que se puede disponer
Los lugares en que dicho trabajo se puede realizar
Aun cuando cada organizacin se maneja diferente, quiz la clasificacin ms general es la siguiente:
Gerencia, en el primer nivel jerrquico
Departamento, en el segundo
Oficina, en el tercero
Seccin, en el cuarto
Grupo y subgrupos en el quinto
Unidad y subunidades en el sexto
El orden, y an las denominaciones, cambian de una empresa a otra. La ms usual es la denominacin de departamentos que se dividen en secciones. 3. OrganizacinLas empresas y las instituciones, son grupos organizados de personas que realizan procesos que se orientan hacia otros y actan en respuesta de las conductas de unos a otros. Los grupos organizados de personas mantienen una interaccin social: personas comprometidas en situaciones interdependientes y en donde todas las partes o procesos de intercambio- influyen unas sobre otras. (Mastretta, 2008: 196)
Las organizaciones se comprenden dentro de este sentido al constituirse por un conjunto de sujetos orientados hacia el cumplimiento de un objetivo, que a su vez fomente el compromiso y ayuda grupal. As tambin, se alcanza una interdependencia, es decir, que cada miembro necesite de otro; cubriendo roles distintos as como labores otorgadas equitativamente, haciendo del conocimiento de todos las actividades que se realizan de forma parcial o completa.Aunado a la visin compartida por todos los integrantes de la organizacin, es necesario una gua que se encargue de compaginar de forma directa y prospera las intenciones de las actividades de cada individuo. Cuando se establece quin o quines tomarn las riendas del partido existe una mayor regulacin de ideas y acciones, consecuente a esto se establece una estructura administrativa perdurable que conozca los procesos y recursos necesarios para llevarlos a cabo. La estructura concreta de una organizacin es por lo tanto, una totalidad, un organismo adaptativo reaccionando frente a influencias sobre el medio ambiente externo. (Olabunaga, 2005, p. 28)3.1 La gestin en las organizaciones
Las actividades que se desarrollan dentro de la organizacin se llevan a cabo, implcita o explcitamente, a travs de diferentes personas, que de forma habitual, han de coordinar su trabajo con la finalidad de alcanzar las metas que en cada momento se hayan propuesto.
El xito o fracaso de la organizacin depender no slo de los individuos que laboran en ella, sino tambin de la calidad de las interacciones y comunicacin dada entre ellos que influencian de manera directa en las actividades que llevan a cabo y la manera en que estas se ejecutan.La importancia de una organizacin radica entonces en el proceso administrativo como sugiere Jaime A. Grados (2003), que pretende adoptar las siguientes etapas:
Previsin: Donde se plantea la pregunta referente a lo que puede y lo que no puede hacerse, este momento es donde se fijan los objetivos y sus fases a desarrollar, as como el tiempo que tomar cumplirlos incluyendo las principales estrategias de investigacin que encaminan a la accin.
Planeacin: Este instante define en base a los objetivos qu se va a hacer, es decir, esclarecer los procedimientos y programas que sern empleados para su logro.
Organizacin: Con la pregunta cmo se va a hacer?, en esta etapa se determinan actividades y responsabilidades de los integrantes de manera equitativa, como tambin establece jerarquas funcionales del proceso.
Integracin: Se dirige con la pregunta con qu se va a hacer?, aqu se determina los recursos disponibles ya sean econmicos, humanos, materiales o tcnicos.
Direccin: Comprende la supervisin, control y registro, as como la comunicacin interna, para verificar que se haga lo establecido.
Control: En este momento es necesario determinar el cmo se han realizado las tareas, a fin de establecer normas que brinden una mejor ejecucin.
El enlace entre los aspectos tericos y los aspectos prcticos, es decir, lo que debe ser y lo que es, constituye una parte fundamental en la importancia de la organizacin.4. El proceso de induccin de personal
Cuando un nuevo empleado ha sido incorporado a una organizacin comienza una etapa de ajuste y acoplamiento a ella. Dos perspectivas se encuentran: la que trae el trabajador y la que tiene la organizacin, por lo que es responsabilidad de la induccin empatarlas.
El nuevo colaborador de la empresa comienza a explorar la organizacin y sus pautas, propio de la empresa ser brindarle los elementos para que la idea que se forme sea veraz y funcional. Se prepara al nuevo integrante hacindole saber la organizacin y al mismo tiempo informa a la organizacin sobre las caractersticas del nuevo individuo.
Induccin general a la empresa
La primera etapa de la induccin del personal implica conocer la cultura de la empresa y establecer los vnculos con ella. Es un periodo en el que ambos, empleado y empresa, van descubriendo aspectos recprocamente.
Las investigaciones de Hctor L. Bermdez Restrepo (2011) demuestran que en general, las empresas contemporneas estn de acuerdo en brindar importancia al hecho de recibir adecuadamente a sus nuevos trabajadores, al comenzar sus labores, inmediatamente despus de haber firmado su contrato. Incluso antes de la firma del contrato, invitan a los candidatos a visitar las instalaciones, hacer breves pasantas o a participar en preinducciones que fomenten la pronta integracin con la empresa. Induccin al puesto de trabajo
Por otra parte tambin encontramos la induccin especfica al puesto que desempear el personal, es en este donde se mencionan a detalle las caractersticas y contexto que rodea al puesto; conociendo desde las tareas que desarrollaran, responsabilidades, quin ser su jefe directo, etc.04.1 Ventajas de la induccin del personal
Las organizaciones se han preocupado por proporcionar herramientas y tcnicas que garanticen mejoras prcticas con el propsito de evitar fugas de talentos. La existencia de un plan organizacional concreto que muestre el procedimiento a seguir para la realizacin de las tareas que involucra un puesto de trabajo est vinculada con el funcionamiento y operatividad de la organizacin.
Investigaciones como la de Diego Gonzlez (2009), as lo ratifican: su estudio se centra en las estrategias que se desarrollan dentro de las empresas para la retencin del personal, entre sus resultados se encuentran diversos elementos como el aspecto monetario que involucra incentivos, beneficios econmicos y atencin a las polticas salariales importantes para el trabajador; aspectos no monetarios que involucran la estabilidad laboral, calidad de vida, el reconocimiento y la formacin de los empleados al inicio de su relacin de trabajo con la entidad.
Al ser la induccin un proceso de integracin de la organizacin y ser parte de las motivaciones y satisfaccin del personal para la permanencia dentro de ella. Las ventajas que presenta son indiscutibles, como se haca mencin anteriormente la organizacin al ser un medio de integracin de grupos en los que se empatan esfuerzos para lograr un objetivo, la induccin proporciona un programa en serie de actividades relacionadas y ordenadas en forma secuencial, que buscan el logro de algn objetivo, tomando en consideracin el factor tiempo.
Si bien es cierto, conforme pasa el tiempo el personal se va haciendo ms experto en la prctica, por lo que preparar al nuevo trabajador desde un inicio permitir un desarrollo ms eficaz.
Es de considerarse que muchas empresas optan por saltar el proceso de induccin al intentar economizar tiempo dejando que los empleados se integren de una manera ms inmediata a sus labores. No obstante, una preparacin previa debe de encausar de manera perdurable las aptitudes del trabajador a los objetivos de la empresa y por ende conseguir mltiples ventajas:
El empleado obtendr una mejor adaptacin a su ambiente, a sus compaeros de trabajo y asumir cules sern sus responsabilidades dentro de la empresa con mayor rapidez; al conocer que la organizacin es un sistema y como todo sistema involucra la comunicacin interna, se mejorar exponencialmente, as mismo se evitarn fallas y se agilizar el proceso intraempresarial.
Se conocer de manera clara y especfica, la informacin relevante de los procesos internos involucrados en el contexto del trabajador, as como su desarrollo y metas a corto, mediano y largo plazo.
Las actitudes favorables entre los compaeros sern evidentes, siempre y cuando tambin se involucre un ambiente de cooperacin.
El trabajador aprender las normas, polticas, procedimientos y costumbres llevadas a cabo dentro de la organizacin.
Fomentar en el trabajador un sentido de pertenencia e identidad, puesto que el objetivo principal de una induccin es la integracin.
Se impulsar la productividad al tener todos los conocimientos necesarios sobre las tareas que se deben realizar en cada puesto de trabajo.
Al darle al trabajador los conocimientos bsicos acerca de la empresa, este conocimiento fsico y global de la organizacin favorece a la buena imagen corporativa.
Entre ms claras sean las cuestiones acerca del trabajo mejor menor ser el riesgo de disgusto durante su estancia y salida de la empresa. (Jimnez, 2012).
4.2 Manual de induccin
El manual de induccin es el proceso formal para familiarizar a los empleados de recin ingreso con la organizacin, sus puestos y unidades de trabajo. (Bohlandev, 2001; citado en Mendivil, et al., 2011).
La creacin de un manual de induccin es una herramienta til para el empleado de nuevo ingreso, ya que en l estn contenidos los aspectos ms importantes de la organizacin que permitirn familiarizarlo con ella, adems es una fuente de informacin directa la cual se podr consultar las veces que considere necesarias.
Todo manual debe contar con un programa de induccin, es decir, un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios pa para llevar a cabo un curso de accin previamente descrito (Koontz y Weihrich, 2004).
5. El papel de la psicologa organizacional
De acuerdo con Myers (2005) entre las actividades del psiclogo laboral se encuentran el anlisis de estructura de organizacin, llevar al mximo la satisfaccin y la productividad del trabajador, as como expandir la productividad individual. Es por ello que es vital que toda organizacin contemple a la psicologa como parte fundamental de ella, porque al basar su funcionamiento en las relaciones interpersonales tiene esta disciplina un papel de suma relevancia. Adems de que no todo es dinero en la organizacin, y stas lo saben, ms vale apostar por el factor humano y hacer que realmente, sus objetivos personales empaten con los objetivos empresariales.
Harrsch (2005) indica que el psiclogo industrual estudia la correspondencia entre satisfaccin y niveles de eficiencia; la influencia de factores ambientales, y particularmente de la tecnologa del trabajo en la calidad de la vida laboral. En cierta manera, la psicologa organizacional busca predecir el comportamiento tanto individual como grupal, tomando en cuenta lo complejo que esto puede llegar a ser, debido a las diferencias individuales. Adems, una de las funciones bsicas del psiclogo organizacional es la bsqueda de mtodos para incrementar la eficiencia y satisfaccin en el trabajo, la responsabilidad, y otras caractersticas deseables en la vida ocupacional; para ello, es de suma importancia seguir el mtodo cientfico, para conocer las necesidades reales de la organizacin, y no comenzar a tomar acciones sin saber realmente los objetivos que se tienen.
Morris (2005) propone la siguiente definicin de psicologa organizacional: rea de la psicologa que se centra en la forma en que los trabajadores se adaptan al ambiente social de las organizaciones. Este concepto pone nfasis en la adaptacin que una persona puede alcanzar al medio donde se desarrolla; es de suma importancia que todas las personas que componen a la organizacin realmente se sientan parte de ella. Este proceso comienza desde que la persona tiene el primer contacto con la organizacin, con el curso de induccin que se le haya proporcionado y la imagen que la persona misma tiene de la institucin. Todos estos aspectos sern determinantes en la investigacin y sern clave para realizar propuestas de mejora.
6. La cultura organizacional
Cobaleda (2014) define la cultura organizacional como un conjunto de maneras de pensar, sentir y obrar, ms formalizadas que aprendidas, y compartidas por una pluralidad de personas; sirven de un modo objetivo y simblico a la vez para constituir a esas personas en una colectividad particular y distinta. Ritter (2008) propone que la cultura organizacional es la manera en que actan los integrantes de un grupo u organizacin y que tiene su origen en un conjunto de creencias y valores compartidos. A su vez, Edgar Schein la define como el conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias, polticas y normas aceptadas y practicadas por los miembros de la organizacin.
La cultura organizacional proporciona un marco comn de referencia que permite tener una concepcin ms o menos homognea de la realidad, y por lo tanto un patrn similar de comportamientos ante situaciones especficas. Es el cmo se piensan y hacen las cosas aqu. Toda organizacin tiene una cultura corporativa, inclusive aquellas compaas que han fracasado durante largos periodos.
Kotter la define como el grupo de normas o maneras de comportamiento que un grupo de personas han desarrollado a lo largo de los aos
Se puede entender a la cultura organizacional como esa filosofa que todos dentro de una organizacin comparten, un lenguaje comn y algo que sirve a todos para apoyarse en los diferentes procedimientos que se realizan da a da.
La cultura organizacional se compone de cuatro elementos:
1) Historias: se refiere a ancdotas que surgieron en la organizacin y que se refieren a la organizacin y fundadores. Las ancdotas ejemplifican decisiones fundamentales que han construido a la organizacin y son la mejor forma de transmitir normas y valores en la institucin.
2) Rituales: Son las secuencias constantes de las actividades para reforzar los valores de la organizacin
3) Smbolos materiales: es el diseo y la forma como estn dispuestos los elementos materiales de la organizacin, es decir, los espacios, mobiliario, uniformes, privilegios y ejecutivos. Los smbolos dan una pauta a los empleados para que identifiquen las jerarquas y actitudes que se deben demostrar.
4) Lenguaje: cada rea de la organizacin maneja un lenguaje particular que lo hace distinto a otras y adems da una identidad a sus integrantes.
A su vez, la cultura organizacional cumple con diversas funciones, las cuales se explican a continuacin:
La identificacin: es la funcin que hace de la cultura la personalidad de la organizacin
La integracin: la cultura reasegura el entendimiento bsico comn sobre cuestiones fundamentales de la organizacin.
La coordinacin: coordina los procedimientos en cuanto a la aplicacin de normas y los valores. Motivacin: la cultura le da sentido al trabajo por lo que es o puede ser un potente motivador hacia el interior de la organizacin.Estos aspectos son de suma importancia porque determinan el xito o fracaso de una organizacin, por ello es importante estudiarlas con detenimiento.
Dentro de la oficina gubernamental de mercados y plazas ser necesario especificar si existe o no la cultura organizacional, y verificar si a los trabajadores que realizan sus labores realmente se les promueven las normas y valores, as como la filosofa de la institucin. Tambin es importante puntualizar si las actividades se realizan de acuerdo a los procedimientos establecidos dentro de la organizacin y si verdaderamente hay una identificacin de jerarquas y se toman acciones en base a ello. 6.1 Tipos de culturas organizacionales
La clasificacin ms aceptada y generalizada de culturas las ordena en cuatro tipos:
La cultura burocrtica: las tareas, la autoridad y las responsabilidades estn claramente definidas.
La cultura de clan: se privilegia la tradicin, la lealtad, el compromiso personal, la amplia socializacin, el trabajo en equipo, la autodeterminacin e influencia social, y exige ir ms all del intercambio trabajo-salario.
La cultura emprendedora: se caracteriza por altos niveles de dinamismo, creatividad y aceptacin de grandes riesgos y prevalece el compromiso con la experimentacin, la innovacin y la vanguardia
La cultura de mercado: es la que busca el logro de metas medibles y deseables, especialmente de carcter financiero o de mercado.
6.2 La filosofa institucional
Matilla (2009) puntualiza que la cultura de una organizacin se fundamenta en su visin, misin y sus valores. Es decir, la filosofa institucional. A continuacin se otorgar una definicin a cada trmino que compone a la filosofa: Visin: La visin de una organizacin es una imagen de lo que los miembros de la empresa quieren que sta sea, o llegue a ser. (Vidal, 2004 ) Se refiere a la percepcin clara de un futuro deseable, un ideal o un sueo de gran alcance. Se expresa en trmino de xito y se traduce en estrategias prcticas de accin y en objetivos cuantificables Misin: Declaracin que da sentido de propsito y direccin a los esfuerzos del equipo. Se consideran los siguientes elementos: Usuarios
Servicios
Estrategia
Caractersticas de la misin:
1. Debe diferenciar a la organizacin de otras
2. Debe ser clara y de amplio alcance
3. Deseable y significativa
4. Estimulante e inspiradora
5. Servir de base para la generacin de objetivos y estrategias
6. Alcanzable y medible
7. Proyectar una imagen de solidez para la organizacin
Valores: Contiene los preceptos sobre los que la empresa se mueve, es decir, sus creencias y costumbres.
Si una organizacin no tiene clara su visin, misin y valores, est caminando sobre arena movediza; es fcil que se pierda en el proceso porque no se sabe a dnde se pretende llegar y bajo qu principios, en tanto que es importante verificar que en la institucin correspondiente a la investigacin existan estos conceptos y adems se difundan entre todos sus miembros. Adems, la filosofa institucional debe estar a la vista de todos los colaboradores, para no olvidar hacia dnde se dirige la empresa, cul es su visin a futuro y los valores que se manejan. Ser un punto importante que se considerar en el programa de reestructuracin. 6.3 La identidad organizacional
Como ya se mencion anteriormente, la cultura organizacional es ese conjunto de creencias, valores, procedimientos y lenguaje en comn que posee una organizacin, y es la base de una identidad organizacional.
Las empresas necesitan, para ser competitivas en su sector, que los colaboradores estn identificados con la marca, con la empresa, con su cultura. Por tanto, cuanta mayor identificacin exista de los trabajadores con la organizacin, mayor fluidez existir y mayor eficacia y rentabilidad se obtendrn.
Vargas (2010) seala que la identidad organizacional est formada por una serie de elementos que definen lo que es, lo que hace, cmo y por qu lo hace, dentro de tales elementos, los smbolos de su identidad comunican la esencia de su accin y los motivos de ella., as como los valores ticos y sociales, y creencias propias de la organizacin. Este concepto debe extenderse por toda la institucin de modo que todos comprendan lo que estn haciendo, el proceso que seguirn para conseguir sus objetivos personales y los de la institucin, as como el porqu de todos los protocolos a seguir. Adems de que resulta benfico para los integrantes de la institucin como a la institucin misma que exista un consenso sobre los valores ticos y sociales, as como de las creencias; consideramos que stas se promueven principalmente con el conocimiento de la filosofa institucional, es decir, la misin, visin y valores que se manejan. Para un mejor entendimiento del tema, en el siguiente apartado se tratarn cada uno de los trminos.
6.4 El comportamiento organizacional
Robbins (2004) Indica que el comportamiento organizacional es un campo de estudio en el que se investiga el impacto que individuos, grupos y estructuras tienen en la conducta dentro de las organizaciones, con la finalidad de aplicar estos conocimientos a la mejora de la eficacia de tales organizaciones. El comportamiento organizacional es una ciencia aplicada del comportamiento que se basa en las contribuciones de varias disciplinas conductuales. Los campos predominantes son: psicologa, sociologa, psicologa social, antropologa y ciencias polticas.
Parte de la tarea de la psicologa organizacional es estudiar el comportamiento organizacional y su impacto en las organizaciones. Pero no se limita a ello, uno de sus propsitos es investigar cules son estas conductas y por qu se estn gestando. Una vez identificados los problemas y sus causas, hace uso de estrategias especficas para atender a los problemas de la organizacin, que van desde cursos de induccin adecuados, procesos de reclutamiento y seleccin, capacitaciones, evaluaciones del desempeo, promociones, reconocimiento de los trabajadores, compensaciones, anlisis del clima organizacional, cultura y comunicacin, entre otros.8. Miembros de la organizacin
Chiavenato (2009) afirma que el taln de Aquiles de las organizaciones, o su principal punto neurlgico, es la calidad de las personas que trabajan en ellas. Dentro de esta dependencia desconocemos si existe un mtodo o filtros utilizados para seleccionar a las personas que prestan sus servicios en la institucin, ya que no todos pueden tener las caractersticas necesarias para ayudar a la organizacin a la consecucin de sus objetivos. La seleccin de personal funciona como un filtro que slo permite ingresar a la organizacin a algunas personas, aquellas que cuentan con las caractersticas deseadas, por ello es necesario que se lleve a cabo en cualquier institucin. En caso de no existir un mtodo para la seleccin de personal que labora en la institucin se propondr la elaboracin de uno, que adems de funcional y prctico sea efectivo o en su defecto, una metodologa que sirva para determinar cul ser el mejor candidato a ocupar el puesto o bien que evidencie las cualidades y capacidades que han de ser desarrolladas, de manera que pueda desempear sus labores de una manera adecuada. Se cree que al tener a las personas adecuados en los puestos adecuados, se conseguirn los resultados que la institucin ha estado esperando.
Para llegar al punto de que las personas adecuadas estn en el puesto adecuado, previamente se hace un anlisis de puestos. A continuacin se hace una definicin de este proceso:
Anlisis de puestos( Procedimiento para establecer las obligaciones y las habilidades que requiere un puesto y el tipo de persona que se debe contratar para ocuparlo (Dessler, 2001: p.84). Dentro del anlisis de puestos existe la descripcin de puesto, que hace referencia a la forma en que se consignan las operaciones materiales que debe realizar el trabajador, y la especificacin de puestos que significa la forma en que se anotan metdicamente los requisitos de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo que implica una labor.
Al realizar el anlisis de puestos, se puede construir un perfil para cada puesto de la organizacin, conociendo las habilidades, conocimientos y destrezas que cada ocupacin requiere. Dentro de los objetivos de la investigacin se encuentra la elaboracin de perfiles para la institucin.9. La capacitacin
(Chiavenato, 2009) Actualmente la capacitacin es un medio que desarrolla las competencias de las personas para que puedan ser ms productivas, creativas e innovadoras, a efecto de que contribuyan mejor a los objetivos organizacionales y se vuelvan cada vez ms valiosas.
Las empresas paulatinamente reconocen que es un tema de suma importancia y cada vez invierten mayor capital en ello.
(Siliceo, 2004) La capacitacin y desarrollo que se aplican en las organizaciones, deben concebirse precisamente como modelos de educacin, a travs de los cuales es necesario primero, formar una cultura de identidad empresarial, basada en los valores sociales de productividad y calidad en las tareas laborales. Debe ser un tema crucial en las instituciones al ser sta un determinante en la calidad de sus servicios o productos. Por lo tanto, es importante identificar qu tanto el personal muestra ciertos atributos generales o comunes, que la organizacin considera indispensables como parte de la cultura o estilo organizacional que valora. Normalmente, se trata de caractersticas que le interesan en sus diferentes clases de puestos.
Aunque la oficina municipal es una pequea dependencia, la capacitacin no deja de ser importante para el cumplimiento de objetivos, ya que es necesario que el personal muestre atributos apropiados que se requieren para una correcta atencin psicolgica. No es suficiente con conocer las teoras psicolgicas y las terapias en vanguardia, al tratar directamente con personas se deben conocer aspectos como la atencin al cliente, la satisfaccin del cliente, mejoramiento del producto o servicio, entre otros puntos.
Muchos problemas en las organizaciones son debido a contar con informacin desactualizada, falta de instrucciones, fallas en el adiestramiento de los empleados o el desarrollo de competencias.
(Alles, 2002) Las competencias se definen como conocimientos, habilidades y conductas que destacan el alto desempeo, el cual es demostrado a travs del logro de sus resultados. stas han tenido un alto impacto en las organizaciones modernas, ya que definen el desempeo de una persona en su trabajo, y representan modelos de actuacin. Para el proceso de reclutamiento y seleccin, por ejemplo, es til indicar las competencias que cada puesto requiere y evaluar si el candidato realmente cumple esas competencias. En el caso de una organizacin establecida, sera interesante evaluar si el personal realmente tiene las capacidades que su puesto necesita. En suma, es importante que en las organizaciones haya una constante evaluacin de las necesidades existentes para poder realizar las capacitaciones pertinentes, por lo que sta ser una tarea prioritaria en nuestro proyecto de investigacin.
Actividades a Realizar: Observacin de procesos y funciones
Entrevistas
Elaboracin de perfiles
Documentacin de roles
Evaluacin de tiempos y movimientos
Elaboracin de instrumentos de investigacin Aplicacin de instrumentos de evaluacin
Contraste de datos
Elaboracin de resultadosCronograma de actividades:
Nota: a la par de las actividades enunciadas en estas tablas se estar trabajando con actividades administrativas propias de la organizacin donde se llevar a cabo el proyecto. Actividades tales como: creacin y llenado de una base de datos para recabar informacin de pagos, ingresos y egresos, depsitos bancarios, cobro de recibos, entrega de nminas, elaboracin de oficios, etc.Agosto
semanalunesmartesmircolesjuevesviernessbadodomingo
12
3456789
10111213141516
117181920212223
224252627282930
331
Inicio de actividades: Incluye la presentacin a los directivos y personal que labora en las oficinas,
Deteccin de necesidades mediante Observacin y seguimiento de procesos administrativos, recaudacin datos y toma de notas sobre las funcionesSeptiembre
semanalunesmartesmircolesjuevesviernessbadodomingo
3123456
478910111213
514151617181920
621222324252627
7282930
Deteccin de necesidades mediante Observacin y seguimiento de procesos administrativos, recaudacin datos y toma de notas sobre las funciones
Aplicacin de entrevistas para la determinacin de actividades y esclarecimiento de dudas
Elaboracin del instrumento Hoja de tiempos
Aplicacin del instrumento Hoja de tiempos para determinar la duracin del inicio al termino de las actividades que se realizan diariamente.
Octubre
semanalunesmartesmircolesjuevesviernessbadodomingo
71234
8567891011
912131415161718
1019202122232425
11262728293031
Aplicacin del instrumento Hoja de tiempos para determinar la duracin del inicio al termino de las actividades que se realizan diariamente.
Anlisis de los resultados obtenidos
Elaboracin de una sntesis y reporte de resultados
Elaboracin de un listado procesos y procedimientos.Elaboracin de un diagrama de flujo con los procesos y procedimientos.
Comprobacin y posible correccin del diagrama
Noviembre
semanalunesmartesmircolesjuevesviernessbadodomingo
111
122345678
139101112131415
1416171819202122
1523242526272829
1630
Documentacin bibliogrfica
Realizacin de actividades administrativas
Elaboracin del instrumento de investigacin inventario de actividades para la creacin de un perfil
Diciembre
semanalunesmartesmircolesjuevesviernessbadodomingo
17123456
1878910111213
1914151617181920
2021222324252627
2128293031
Elaboracin del instrumento de investigacin inventario de actividades para la creacin de un perfil
Anlisis y correccin del instrumento por parte del asesor
Aplicacin del instrumento
Enero
semanalunesmartesmircolesjuevesviernessbadodomingo
21123
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Aplicacin del instrumento
Elaboracin de perfiles
Creacin del programa de induccin mediante una presentacin en power point
Febrero
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Aplicacin del programa de induccin
Revisin y retroalimentacin por parte de los encargados y directivos de la institucin
Vaciado de datos, creacin de una conclusin y armado del proyecto para ser entregado a la institucin.
Termino del proyectoIndicadores de evaluacin:
Deteccin de necesidades mediante observacin Hoja para la toma de tiempos
Entrevista al personal
Encuesta para la elaboracin de perfiles BIBLIOGRAFA
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