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SAP EinführungUniversität Innsbruck undMedizinische Universität Innsbruck
Christine Fahringer, interne ProjektleitungJohann Weissenburger, Roll-out Manager
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UNI-Master
Vorgehen im Gesamtprojekt
Projektvor-Bereitung
Definition Aufbau-und
Ablauf-organisation
SAP-Customizing,
SchnittstellenBerichte
Schulung
Go Live
Roll-out-Prozesse
- Stammdaten- Schnittstellen
30.1.2003
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SAP-Einführung bei der Uni Innsbruck
• Januar: Rollout-Vorbereitung
• Februar: Start Implementierung
• Juni: Rollout-Abschluß
• Nov./Dez.: Endanwender-Schulung
• Jan. 04: Produktivsetzung
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Ziele Universitäten Innsbruck
§ Reibungsloser Ablauf der SAP Implementierung
§ Produktivbetrieb mit 1.1.2004
§ Reibungsloser Übergang System alt auf System neu
§ Geschulte Mitarbeiter
§ benutzerfreundliches System
§ Qualitativ besseres Berichtswesen
§ Abwicklung Ausgliederung Medizin
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Lenkungsausschuss:
Vizerektor Univ.-Prof. Dr. Manfried Gantner (Vizerektor für Budget und Ressourcen)Dekan Univ.-Prof. Dr. Hans Grunicke (Dekan der medizinischen Fakultät)
HR Dr. Friedrich Luhan (Universitätsdirektor )
Roll-outProjektmanagement
Christine FahringerStv.: Dietmar Raitmair
Project Office
CO, PSChristine Fahringer
Stv./Medizin: DietmarRaitmair
FI, FI-AAOtto Haselwanter
Stv.: Dietmar RaitmairMedizin FI, FI-AA: Otto Haselwanter
Medizin FI-AA Stv.: Bianca Strobl
MM: Caroline JägerStv. Helmut GreineckerMedizin: Paula Spiss
SD: Helmut GreineckerStv./Medizin: Michaela Kiss
BWChristine FahringerStv.: Iris WeiskopfMedizin: Dietmar
Raitmair
Technik undEntwicklungen
Schnittstellen undDatenübernahme
Infrastruktur
Betrieb und Services
FI FMMartin Schneider
Stv.: Otto HaselwanterMedizin: Sonja Spielmann
ITGünther Polig
Stv.: Markus Aschacher
Change MangementChristine Fahringer
Stv.: Otto HaselwanterMedizin: Martin Tonko
Organisations-entwicklung
Christine FahringerStv.: Otto HaselwanterMedizin: Martin Tonko
SchulungIris Weiskopf
Isabella Göschl
Anwender-dokumentation
jeder Modul-verantwortliche für sein
Modul
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Weitere Projekte neben SAP
• Personalverrechnung – Leiter: Dietmar Raitmair, stv. Quästor
• Eröffnungsbilanz (inkl. Teilrechtsfähigkeit) – Leiter: Otto Haselwanter, Quästor
• Ausgliederung Medizinische Universität– Kontaktkommitee: VR Gantner, Dekan Grunicke
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Befürchtungen / Ängste...
• SAP-Folgekosten• SAP fixiert Ist-Strukturen des UOG93• SAP ist zu kompliziert• SAP ist neu – bringt Veränderungen• SAP und UG 2002 ist zuviel auf einmal• Flaschenhals November/Dezember 2003
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Ziele im Gesamtprojekt
§ Implementierung eines flexiblen Managementinformationssystems für das Rechnungswesen zur Unterstützung der Planung, Steuerung und Kontrolle
§ Optimierung der Geschäftsprozesse.
§ Aufbau einer folgekostengünstigen Lösung
§ Integration der neuen Lösung in bestehende IT-Anwendungen
§ Schaffung eines benutzerfreundlichen, ergonomischen IT-Verfahrens zur Förderung der Akzeptanz bei den Anwendern.
§ Entwicklung von Fähigkeiten der Mitarbeiter der Universitäten, um als Ansprechpartner im First-Level-Support agieren zu können
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Zeitplan
0702
0802
0902
1002
1102
1202
0103
0203
0303
0403
0503
0603
0703
0803
0903
1003
1103
1203
Roll-out
01/03-10/03
Roll-out
01/03-10/03
Abnahme
Master
01/03
Abnahme
Master
01/03
0104
Go Live
01/04
Go Live
01/04
Konzept SAP
11/02
Konzept SAP
11/02
Abschluss
Projektplanung
07/02
Abschluss
Projektplanung
07/02
Konzept OE
10/02
Konzept OE
10/02
Schulung
11/03-12/03
Schulung
11/03-12/03
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LenkungsausschussBM BWK-Höllinger, Menzel, Popelak, Wanka, Universitäten-Gantner, Herbst, Moser, Vinek, BMF- Csoka, Ihle IVM-Promberger,Traxl, BRZ-Steiner (Suttner), SBS-Immitzer (Felbauer), Sturm (Mäutner)
ProjektmanagementSBS-Kaiser, SAP-Latschenberger, Uni Wien-Höhlmüller,
BRZ-Seidl, KOA-Traxl
ProjectofficeUNI Wien-N.N., SBS-Stern-Killian
Projektorganisation
Beirat IT-Verantwortliche21 N.N.
KoordinationsausschußZettl, Nekolny, Traxl, Vertreter aller Universitäten
ProjektmarketingSBS-Kromus
Organisations-entwicklung
BT-Wölfel
SAP-EinführungBT-Scheutz
Roll-outSchulungBT-Stachl
Technik undEntwicklungen
BT-Halper
Betrieb / Services
BT-Seidl, Göbl
Change ManagementBT-Schneider
FI, FI-AABT-Plantau, Kain
SchulungBT-Kromus
InfrastrukturBT-Breidler ,
Hainzl
Betr.wirtsch. ModellBT-Wölfel FI-FM
BT-Wiltschko
Anwender-DokumentationBT-Hambrosch
SchnittstellenBT-Kaimer
Int.RW (CO, PS)BT-Bischof CO, PS
BT-Bischof
Methodik/Tools BT-Chlibek
BerechtigungenBT-Göbl
Ext.RW (FI, F- AA, FI-FM)
BT-SkybaMM, SD
BT-Schwager
Roll-out Teams
BT-Scheutz Sifel,
Wiltschko, Weißenburger
Doboczky,Schneider
DatenübernahmeBT-Kaimer
Logistik (MM, SD)BT-Schob
BWBT-Voelkl
EntwicklungBT-Kaimer
Legende:KOA => KoordinationsausschußBT => BeraterteamName => Verantwortlicher
QualitätsmanagementSBS-Sommer, SAP-Puschmann
BasisBT-Grohs
Service CentreBT-Bauer, Anderl
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Risiken
§ Zu erwartende interne Widerstände bezüglich der Prozessabbildung §§ 26, 27
§ Nachträgliche Änderung der Organisationsstruktur durch UG 2002
§ Ausgliederungsprojekt der medizinischen Fakultät als eigenständige Universität
§ Problem der Ressourcen
§ Fehlende Organisation
§ Organisatorische Änderungen
§ Trennung inhaltlicher und vertraglicher Auftraggeber
§ Entscheidungsfindung zu Prozessen in den Workshops :
§ heutige Struktur
§ Alternativszenario
§ Betriebswirtschaftliche Anforderungen auf UNIs zum Teil nicht bekannt (doppischeBuchhaltung)
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Erfolgsfaktoren
§ Lösung muss nahe am Master bleiben
§ Professionelle Einstellung und Arbeit
§ Rechtzeitige Entscheidungen über Prozesse
§ SAP KnowHowbei Unimitarbeitern
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Berichtswesen / Dokumentation
• Gemeinsame Arbeitsplattform für alle Mitarbeiter im
Roll-out erforderlich („Teamworks“)
• An-/Abwesenheitsliste (Urlaubsplanung der ProjektMA)
• Offene Punkte Liste
• Kontaktliste/Telefon/email
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SAP R/3SAP R/3
FIFIFinanzFinanz --wesenwesen
COCOControllingControlling
FIFI--AAAAAnlagenAnlagen--wirtschaftwirtschaft
PSPSProjektProjekt--systemsystem
FMFMBudgetBudget --
VerwaltungVerwaltungBWBW
BusinessBusiness--WarehouseWarehouse
MMMMMaterialwirtMaterialwirt--
schaftschaft
HRHRPersonalPersonal--wirtschaftwirtschaft
SDSDVertriebVertrieb
PPPPProduktionsProduktions--
planungplanung
QMQMQualitätsQualitäts --ManageManage --
mentment PMPMInstandInstand --haltunghaltung
SAP R/3: Modulübersicht
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Modulteams Unis Innsbruck
Team Berater- Team Berater- Team Berater-team team team
Haselwanter (M) Döpfert Schneider Koch Fahringer TrauthDrescher Jäger WeiskopfKiss Spielmann (M) Raitmair (M)PirchnerStrobl (M)ZangerleRaitmair
Uni GU* Uni GU*Team Berater- Team Berater-
team team
Jäger (MM) Kotsis Fahringer LindnerGreinecker (SD) Raitmair (M)Spiss (M) WeiskopfHolznerAuerProbstKiss (M)
* GeneralunternehmerUnterstrichen = Verantwortlich
BWFI, FI-AA
MM, SD
FI-FM
CO,PS
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Budgetbewirtschaftung mit SAP (FM)
Lieferant
Bestell-anforderung
Prüfen Genehmigen
Bestellung Lieferung,Leistungs -erbringung
Ablehnen
PrüfenErfassen
Lieferanten-rechnung
Mittel-bewirtschafter
Ablehnen
Kasse
Genehmigung
Zahlung
MittelbindungMittelbindung AuszahlungsanforderungAuszahlungsanforderung ZahlungElectronic BankingZahlungElectronic Banking
Budget? Budget?
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Überblick Controlling
Kostenstellenrechnung
Innenaufträge
Profitcenterrechnung
Projektsystem
KostenartenrechnungCOCEL
COCCA
COOPA
COPCA
PS
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Organisationsstrukturen in Controlling
OrganisationseinheitenMandant
Kostenrechnungskreis
Buchungskreis 3
Werk
COOM
FI
LO
KOKRS 2 (möglich)
Buchungskreis 1 Buchungskreis 2
WerkWerkWerk
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Controlling Stammdaten
CO-OM Gemeinkosten ControllingCO
CEL
COCCA
COOPA
• Primärkostenarten, Sekundärkostenarten- Gruppen / Hierarchien
• Kostenstellen- Gruppen / Hierarchien
- Statistische Kennzahlen
- Leistungsarten
• Innenaufträge- Gruppen / Hierarchien
• Profit Center- Gruppen / Hierarchien
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SAP AG 1999
Pro
fit Cen
ter Acco
un
ting
CO
Financial Accounting
Financial Accounting
FI
Internal AccountingCost Accounting
Managerial AccountingManagement Accounting
Different ValuationsFlexibility
IAS GAAPGOBTaxaudit
External AccountingFinancial StatementsLegal Requirements
Standards
Controlling
EC-PCA
Abgrenzung FI / CO
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BestellanforderungenBestellanforderungen
BestellungenBestellungen
Innenaufträge
Finanzbuchhaltung
RechnungenRechnungen
SachkontenbuchungenSachkontenbuchungen
Materialwirtschaft
Controlling
WarenbewegungenWarenbewegungen
EigenleistungenEigenleistungen
UmbuchungenUmbuchungen
MittelreservierungenMittelreservierungen
Statist. KennzahlenStatist. Kennzahlen
n Wartung
n Investitionen
n Reparaturen
n usw.
FI
MM
COOM
Controlling Geschäftsvorfälle
• Übersicht• Integration allgemein
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Buchungslogik
Sachkonto (GuV)420000
Betrag
Controlling-Objekt
Kostenart(420000)
CO-Beleg # 1000000009
FI-Beleg # 1200000089
Sachkonto (Bilanz)113100
Betrag
Betrag
FI-Datenerfassung:Einzelposten 001- Sachkonto 420000
(GuV)- Betrag- Controlling-ObjektEinzelposten 002- Sachkonto 113100
(Bilanz)- Betrag
• Integration FI (1)
Controlling Geschäftsvorfälle
• Integration FI
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• Controlling speziell
- Umbuchung (primäre Kostenart)
- Leistungsverrechnung (sekundäre Kostenart)
- Umlage (sekundäre Kostenart)
- Verteilung (primäre Kostenart)
- Abgrenzungen (primäre Kostenart)
Controlling Geschäftsvorfälle
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Kostenrechnung HighlightshFunktionen
• Realtime Integration zu SAP FI
• Integration zu MM Bestellungen è Obligo Fortschreibung
• Flexibles Gestalten der Organisationsstrukturen
•Kostenartenhierarchie
•Kostestellenhierarchie
• Flexibles Drill-down Reporting
• CO Prozess
• Leistungsverrechnungen (sekundäre KoArt)• Umlagen (sekundäre KoArt)
• Verteilungen (primäre KoArt)
• Abgrenzungen (primäre KoArt)
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SAP MM BeschaffungszyklusBanf
BedarfsermittlungZahlungsabwicklung
Wareneingang Lieferantenauswahl
Ermittlung der Bezugsquelle
Rechnungsprüfung
Bestellung
Karl EinsteinÜberweisung 9.500
Datum
Rechnung
??
Bestellüberwachung Bestellabwicklung
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SAP SD Übersicht Vertriebsprozesse
VorverkaufsaktivitätenVorverkaufsaktivitäten
AuftragsbearbeitungAuftragsbearbeitung
BeschaffungBeschaffung
VersandVersand
FakturierungFakturierung
RechnungZahlungZahlung
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SAP BW – Business Warehouse
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Uni.verse Lösungsportfolio
• § 26 Projekte FI, CO
• § 27 Projekte FI, CO, FM
• Planungsintegration CO, FM
• Lagerbewirtschaftung MM, FI, CO,FM
• Investitionen FI-AA, FI, CO, FM
• Fakturierung SD, FI, CO, FM
40
Uni.verse Lösungsportfolio
• Leistungsverrechnung CO, FM
• Normalisierung Personal-kosten FI, CO
• Reporting SAP R/3, BW
• Schnittstellen