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TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN
Y LAS COMUNICACIONES I
UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA
FACULTAD DE INGENIERA Y ARQUITECTURA
Planeacin de una Presentacin
Efectiva
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INTRODUCCIN
Todos los profesionales, en algn momento del
ejercicio profesional, debemos realizar
presentaciones de temas de nuestra
especialidad; el punto es, cmo hacerlo y
quedar bien ante la audiencia.
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OBJETIVOS
GENERAL:
Conocer cmo planificar una presentacin
efectiva.
ESPECFICOS:
Conocer los elementos de una buenapresentacin.
Conocer las normas requeridas paracrear una presentacin.
Aplicar las normas para crearpresentaciones efectivas.
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QU ES UNA PRESENTACIN?
En trminos generales, una presentacin es un
acto visual y oral cuyo fin es comunicar, con el
propsito de proporcionar informacin, ayudar a
comprender, conseguir un acuerdo y/o motivar a
las personas para que lleven a cabo algn tipo
de actuacin.
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CONT.
El Propsito de toda presentacin es
comunicar ideas, dichas ideas son a grandes
rasgos de tres tipos:
Motivacin
Informacin
Inspiracin
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Motivacin: Motivar a la audiencia a realizar algo, como
votar por un determinado candidato, comprar un producto,
etc.
Informacin: Nuestro objetivo o intencin es transmitir
algn conocimiento a la audiencia. Por ejemplo: Dar a
conocer un programa informtico o un informe financiero.
Inspiracin: Nuestro objetivo es que la audiencia crea en
algo, como una filosofa, las bondades de un nuevo
producto, etc.
CONT.
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ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIN
Existen tres elementos para una buena presentacin:
el contenido, el diseo y la exposicin.
Para hacer que la presentacin sea brillante debe
producirse una sinergia de esos tres elementos.
Cada uno de ellos tiene el mismo peso y la misma
importancia. Su presentacin no ser sobresaliente a
no ser que se haya ocupado convenientemente de
esos tres elementos.
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Una vez que sepa de qu va a tratar su
presentacin, por qu va a hacer la
presentacin y a quin va dirigida, es hora de
hacer algunas indagaciones.
Empiece a hacer su investigacin lo ms pronto
posible. Tmese tiempo para recopilar cualquier
contenido que necesite con el fin de preparar
adecuadamente su presentacin.
EL CONTENIDO
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Mientras investiga el tema, se encontrar con
distintos tipos de informacin. Algunos slo los
utilizar para conocer mejor su rea temtica o a
las personas a las que expone su presentacin. El
resto, los usar en su presentacin. Pero no toda
la informacin tiene la misma importancia.
Debera ser capaz de clasificar toda la
informacin que vaya a usar en dos categoras: la
que necesita saber y la que conviene saber.
CONT.
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Tenga en cuenta a laaudiencia.
Conocer a la audiencia
tambin le ayudar a
clasificar la informacin en
necesaria y conveniente.
Asegrese siempre de que
conoce a su pblico antes
de clasificar la informacin.
CONT.
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Elaborar un borrador dela investigacin.
Una vez que haya
completado su
investigacin, el siguiente
paso es organizarla en un
borrador. El borrador no es
ms que una ordenacin
lgica de una serie de
pasos.
CONT.
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Ahora que ya ha organizado su contenido y tiene un
borrador, es hora de convertirlo en una presentacin.
El diseo es la arquitectura de las diapositivas y de
los elementos de apoyo grfico.
Reduzca su borrador a los puntos esenciales que su
audiencia necesita conocer para alcanzar su objetivo.
Desarrolle su punto mientras habla y no presente
toda la informacin en la diapositiva.
EL DISEO
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QU MEDIO UTILIZAR?
Las presentaciones pueden realizarse utilizando
muchos medios diferentes. Algunos de los medios
posibles para nuestras presentaciones son los
siguientes:
Diagramas
Presentaciones en pantalla
Transparencias
Pelculas o cintas de video
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UTILIZACIN DE DIAGRAMAS
Los diagramas son hojas de papel independientes
unidas por un margen, en la que cada una de
ellas contiene un paso de la presentacin.
Cuando avanzamos en la presentacin, vamos
pasando las hojas de una en una.
Al igual que con cualquier otro tipo de medio de
presentacin, los diagramas permiten que la
audiencia nos escuche y vea todo lo que
queremos comunicarle.
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PRESENTACIONES EN PANTALLA
Las presentaciones en pantalla que son relativamente nuevas
constan de una serie de imgenes presentadas en la pantalla
de la computadora.
Para un pequeo grupo de personas, aproximadamente cinco o
seis una presentacin en pantalla tiene muchas ventajas.
Las presentaciones en pantalla son extremadamente flexibles,
ya que pueden realizar cambios en la presentacin en los
ltimos minutos antes de mostrarla.
Todo el equipo que necesita para dar una presentacin es su
computadora y el monitor.
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Las transparencias son fciles de preparar y
pueden ser efectivas, con tal de que se utilicen
correctamente.
Cuando preparemos transparencias tengamos en
cuenta que stas deben ser fciles de ver desde la
ltima fila del auditorio.
PREPARACIN DE TRANSPARENCIAS
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Las pelculas y cintas de vdeo representan un
medio de presentacin sofisticado ya que permiten
movimiento; pero a la vez es ms caro.
Mientras que una presentacin de diapositivas se
puede crear en unos cuantos das y a un coste de
unos cientos de dlares, una presentacin en
pelcula o en cinta de vdeo cuesta varios miles de
dlares por minutos de proyeccin.
PRODUCCIN DE PELCULAS O CINTAS DE VIDEO
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Los usuarios de un software de presentacin tal
como PowerPoint se sienten tentados a veces a
poner de manifiesto la versatilidad de su hardware y
software y de sus habilidades en su uso, en lugar de
concentrar su atencin en el mensaje que desean
relatar. Procure comunicar sus ideas, no poner de
manifiesto sus habilidades.
A continuacin se muestran algunas normas
importantes a seguir cuando cree una presentacin:
CONT.
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Limitemos la cantidad de informacin en cadadiapositiva. Idealmente, slo deberamos colocaren cada diapositiva un elemento de informacin.
No debemos presentar una lista completa depalabras clave. Si lo hacemos, mientras estemoshablando sobre el primer punto, nuestros oyentesestarn leyendo la lista y tendrn curiosidad porsaber lo que vamos a decir en los otros puntos.
MOSTRAR UNA NUEVA IDEA EN CADA DIAPOSITIVA
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La regla del 8 x 8 nos ayuda a no abrumar anuestra audiencia con demasiada informacin ydebera asegurar que todos los miembros de supblico puedan ver y leer el texto.
La regla consiste en no tener ms de ocho lneasde texto por diapositiva y no ms de ochopalabras por lnea.
Es posible ajustar un poco esta regla,dependiendo de la fuente que utilice.
AJUSTE A LA REGAL DEL 8 x 8
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Si le han asignado cierta cantidad de tiempopara su presentacin, debe empezar por elfinal. Independientemente de cuntainformacin tenga en su borrador, ustedpuede presentar slo la informacin que seajuste al tiempo que disponga.
TENER EL NMERO CORRECTO DE DIAPOSITIVA
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Reduciendo el nmero de palabras,
podemos asegurar que nuestro texto sea
fcil de leer.
Miremos la pantalla desde la ltima fila de
la sala en donde realizaremos la
presentacin.
REDUCIR EL NUMERO DE PALABRAS Y ESTABLECER UN
TAMAO DE LETRA GRANDE
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Seleccionemos un esquema de color y un
diseo bsico y mantengmoslo inalterable
durante toda la presentacin.
No tenemos por que impresionar a nuestra
audiencia con todos los colores y diseos
que podemos realizar.
Impresionmosla con nuestro mensaje!
REALIZAR UNA COMPOSICIN GRAFICA CONSISTENTE
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Si nuestra presentacin contiene unainformacin financiera o cualquier otra queimplique nmeros, utilicemos grficos ydiagramas siempre que sea posible.
Un buen diseo grfico o un diagrama puedetransmitir el mensaje instantneamente,mientras que las tablas de nmeros sondifciles de leer e interpretar.
MOSTRAR GRFICAMENTE LOS DATOS NUMRICOS.
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No abusar del logotipo de la empresa.
Generalmente cuando estamos hablando
no estamos repitiendo constantemente
nuestro nombre en cada frase.
De forma similar, no es necesario
visualizar el nombre de nuestra empresa
en cada una de las diapositivas.
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Utilizar tantas imgenes o dibujos como sea posible.
Nuestra audiencia encontrar que la presentacin
es ms interesante e informativa si ilustramos los
datos.
Hacer coincidir la imagen con nuestras palabras.
La imagen de la pantalla debera siempre
complementar nuestras palabras, al igual que nuestras
palabras deberan complementarse con la imagen.
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Eliminar distracciones
Use transiciones naturales
La presentacin debe tener el mnimoposible de sonidos y animaciones
No utilice colores brillantes, sobre todocolores primarios
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Ha hecho todo lo necesario para preparar adecuadamente su
presentacin. Ha investigado, ha elaborado unas diapositivas
excelentes, ahora va a exponer toda su informacin; aqu es
donde todo se ensambla.
La exposicin es la explicacin y desarrollo de un tema con el
propsito de informar rigurosa y objetivamente sobre l.
Es una importante forma de comunicar y de transmitir
informacin.
LA EXPOSICIN
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Los siguientes consejos te ayudarn a preparar
una buena exposicin/ponencia:
1- Prepara la intervencin
Esto es elemental, no se
puede hablar sobre un
tema si no se sabe nada.
Lo primero que debes tener
en cuenta es de qu vas
hablar, y si tienes o no
conocimientos.
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2- Elabora un guin.
Puede servirte el
guin de tu trabajo, con
algunas anotaciones
sobre detalles que no
debes olvidar.
3- Ensaya en voz alta.
Ensaya frente a un
espejo, o pide a algn
amigo o familiar que haga
de pblico.
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4- Habla despacio.
No te aceleres y haz pausas
durante la intervencin.
Ayudars al pblico a digerirla informacin, y a ti te servir
para centrarte y tranquilizarte.
5- Utiliza los gestos
adecuadamente.
Esto es elemental, no se piensa
que slo ests comunicando con la
voz; es muy importante que mires al
pblico, y no siempre al mismo sitio.
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RECUERDA:
Preparar un borrador.
A partir de ste se definen los ttulos de las otras diapositivas.
El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases.
Debe recordar adems, hacer comentarios adicionales.
No deben incluirse prrafos en las diapositivas.
No olvide simplificar
Cuidado con la redaccin y ortografa
Ensaye su actuacin para adquirir esa experiencia.
Presntese erguido .
Use ropa con la que sabe que se ve bien.
Nunca, se pase del tiempo asignado.
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Familiarcese con el equipo,sus capacidades, susrequerimientos antes dehacer su presentacin.
Creen empata, generenpreguntas o construyan unarelacin con la audiencia
Los primeros minutos sirvenpara establecer un contexto
Los minutos finales sirvenpara unir todas las piezas yenfatizar los puntos msimportantes
Comunicarse con seguridady transmitir sus
conocimientos con
sinceridad.
Establece contacto visualcon cada miembro del
grupo en diferentes
momentos de la
presentacin.
Evitar que el estudiante lealas diapositivas.
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