8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
1/43
Oleh
AGUS SURYANTO
MANAJEMEN PROYEK
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
2/43
KONSEPSI PROYEK
Definisi proyekKegiatan sementara yang berlangsung
dalam jangka waktu terbatas, dengan
alokasi sumber daya tertentu dandimaksudkan untuk menghasilkan produk
yang kriteria mutunya telah digariskandengan jelas.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
3/43
Ciri Proyek
Bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu.
Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.
Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas.
Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas.
Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.
Definisi program
Program mempunyai sifat yang sama dengan proyek. Perbedaannyaterletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumberdaya yang
diperlukan. Program memiliki skala yang lebih besar daripada proyek,
program dapat dipecah menjadi bermacam proyek yang berbeda.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
4/43
Perbandingan Proyek Program
Perbedaannya pada kurun waktu pelaksanaan danbesarnya sumber daya yang diperlukan.
Program memiliki skala kegiatan yg lebih besardari pada proyek.
Program (deretan kegiatannya) dpt dipecah
menjadi proyek.
Persamaannya: Isi dari Program & Proyek adalahKegiatan yg dilakukan untuk mencapai tujuan ttt.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
5/43
STRUKTUR PROYEK
PROGRAM
PROYEK
KEGIATAN
= Pekerjaan yg dilakukan untuk mencapai tujuan
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
6/43
Kriteria Proyek
Supaya berhasil maka: Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan
Kapabel untuk dilaksankan
Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan
Mudah dimplementasikan
Cos effectiveness.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
7/43
Sasaran proyek dan tiga kendala
(triple constraint)
Anggaran
Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untukproyek besar (jangka waktu proyek bertahun-tahun) maka seringkali
anggaran dipecah menjadi beberapa periode anggaran. Jadwal
Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yangtelah ditentukan. Produk akhir harus diserahkan dengan tidak melewati bataswaktu yang ditentukan.
Mutu
Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteriayang dipersyaratkan.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
8/43
Ketiga batasan saling tarikmenarik. Jika inginmeningkatkan mutu produkyang telah disepakati makaumumnya berakibat padanaiknya biaya. Sebaliknya bilaingin menekan biaya, maka
biasanya harus berkompromidengan mutu dan jadwal.
Dari segi teknis, ukurankeberhasilan proyek biasanyadikaitkan dengan sejauh manaketiga sasaran proyek tersebutdapat dipenuhi.
Sasaran proyek yang juga merupakan
tiga kendala (triple contraint)
ANGGARAN
BIAYA
JADWAL
WAKTU
MUTU
KINERJA
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
9/43
Kegiatan Proyek vs Operasional
Proyek
Bercorak dinamis, nonrutin. Siklus proyek relatif pendek.
Intensitas kegiatan berubah-ubahselama siklus proyek.
Kegiatan harus diselesaikan
berdasarkan anggaran dan jadwal yangtelah ditentukan.
Terdiri atas bermacam-macamkegiatan yang memerlukan berbagaidisiplin ilmu.
Keperluan sumberdaya selama siklusproyek berubah, baik macam maupunvolumenya.
Operasional
Berulang-ulang, rutin.Berlangsung dalam jangkapanjang.
Intensitas kegiatan relatifsama.
Batas anggaran dan jadwaltidak setajam proyek.
Macam kegiatan tidak terlalubanyak.
Keperluan sumberdaya untuk
operasional relatif konstan.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
10/43
Ukuran proyek
Belum ada kriteria untuk menentukan besar kecilnya proyek
secara kuantitatif, hal ini dikarenakan banyaknya jenis proyek
(contoh proyek bendungan perumahan pengembangan).
Kompleksitas proyekBergantung pada:
Jumlah jenis kegiatan dalam proyek.
Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok dalam proyek. Jenis dan jumlah hubungan antar kegiatan (kelompok) dalam
proyek dengan pihak luar.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
11/43
Macam atau jenis proyek
Proyek Engineering – Konstruksi
Misal pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, dll.
Proyek Engineering – Manufaktur
Untuk menghasilkan produk baru. Jika kegiatan ini dilakukan berulang dan rutin maka tidak lagidisebut proyek.
Proyek Penelitian dan Pengembangan
Bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk tertentu.Prosesnya bisa berubah-ubah (dalam rangka mengejar produk akhir).
Proyek Pelayanan Manajemen Misalnya merancang sistem informasi manajemen, sistem informasi akademik, merancangprogram efisiensi dan penghematan.
Proyek Kapital
Berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi, misalnya pembebasan tanah,penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan.
Proyek Radio – Telekomunikasi
Untuk membangun jaringan telekomunikasi. Proyek Konservasi Bio – Diversity
Berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Proyek jenis ini sarat dengan pengkajian,penelitian, dan survai.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
12/43
Timbulnya suatu proyek
Rencana pemerintah misalnya proyek pembangunan jalan
Permintaan pasar
misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar,maka perlu dibangun sarana produksi baru.
Dari dalam perusahaan yang bersangkutan
misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat,sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing.
Dari kegiatan penelitian dan pengembangan
dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkanproduk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitasproduksinya.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
13/43
Dinamika dalam siklus proyek
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
14/43
Tahap Siklus Proyek1. Tahap konseptual2. Tahap Perencanaan dan Pengembangan (PP/Definisi)3. Tahap implementasi
4. Tahap terminasi
Ad.1. Tahap KonseptualTerdiri atas kegiatan penyusunan dan perumusan gagasan, analisis pendahuluan, danpengkajian kelayakan. Seringkali disebut dengan studi kelayakan proyek.Hasilnya: dokumen hasil studi kelayakan
Ad.2. Tahap PP/Definisi Melanjutkan evaluasi tahap konseptual secara lebih terinci sehingga dapat digunakan
untuk mengambil keputusan mengenai kelangsungan investasi atau proyek. Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik. Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang terkait garis
penyelenggaraan proyek, seperti sasaran pokok dan pendanaan. Memilih peserta proyek, yaitu pemilik proyek, kontraktor, konsultan, arsitek, dll.
Hasilnya: Dokumen analisis lanjutan kelayakan proyek. Dokumen rencana strategis dan operasional proyek. Dokumen definisi anggaran, jadwal induk, dan kriteria mutu proyek. Paket lelang dan dokumen hasil evaluasi proposal para peserta paket lelang .
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
15/43
Ad.3. Tahap Implementasi
Berbeda-beda dari proyek yang satu dengan yang lain.Meliputi:- Mengkaji lingkup kerja proyek, membuat program implementasi dan
mengkomunikasikannya kepada peserta dan penanggung jawab proyek.- Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan material
dan peralatan, instalasi atau konstruksi.- Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal, dan
mutu.- Melakukan mobilisasi tenaga kerja, melatih dan melakukan supervisi.
Hasilnya:
- Produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara mekanis.- Ditandai dengan penyerahan sertifikat mechanical completion daripemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
16/43
Ad.4. Tahap Terminasi
Meliputi:
Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti ujicoba start up, dan perfomance test. Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi
dan klaim. Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan
kepada pemilik atau induk perusahaan.
Melakukan demobilisasi dan reassignment personil. Menyusun laporan penutupan proyek.
Hasilnya: Produk atau instalasi proyek yang telah siap pakai. Ditandai dengan penyerahan sertifikat operational acceptance
oleh pemilik proyek untuk organisasi pelaksana ataukontraktor. Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim,
dan jaminan.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
17/43
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
18/43
Perilaku Selama Siklus Proyek
Perubahan titik berat pengelolaan
Dengan bergerak majunya proyek, maka titik berat pengelolaan berubah dariperencanaan ke pengendalian.
Potensi pengendalian biaya
Pengendalian biaya adalah hal yang substansial di awal proyek, dan menurun pada
tahap-tahap berikutnya.
Menurunnya resiko sejalan dengan kemajuan proyek.
Proyek mempunyai resiko gagal mencapai sasaran. Dengan kemajuan yang diperolehsehubungan dengan tersedianya informasi yang cukup maka resiko kegagalan tersebutakan menurun.
Perubahan lingkup vs siklus proyek
Harus dihindari perubahan lingkup pada tahap implementasi karena akan memilikidampak pada biaya dan jadwal.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
19/43
APA ITU MANAJEMEN PROYEK ?
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
20/43
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
21/43
Defenisi Manajemen Proyek
(H. Kerzner: 1982)
Kegiatan merencanakan, menggorganisasikan,mengendalikan sumber daya lembaga untkmencapai sasaran jangka pendek yg tlh ditentukan
Manjemen proyek menggunakan pendekatan sistemdengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupunhorisontal
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
22/43
PROYEK dlm MANAJEMEN
Suatu kegiatan yg bersifat temporer utkmenghasilkan suatu produk atau layanan bersifat
unik.
Temporer, berarti tdk terus-menerus (rutin)
Jelas tujuannya: suatu produk atau layanan
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
23/43
Manajemen Proyek diperlukan:
Supaya target tercapai
Ingin melakukan perubahan, dan atau
pengembangan
Memerlukan kecepatan (not business as usual)
Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt
dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.
Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik
Memerlukan terobosan.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
24/43
Pebruari 2007IF 1483 - RPL
Overview
Beberapa pertanyaan:
Apasaja komponen-komponen dari manajemen proyek?
Bagaimana perencanaan membantu di dalam pengelolaansumber daya proyek?
Apakah peranan perencanaan (planning) didalam memfasilitasi
pengembangan software?
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
25/43
Tahapan Manajemen Proyek
Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi
proyek)
Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)
Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan,
mobilisasi sumber daya Evaluasi: -monitoring – pengendalian
Audit Proyek
Terminasi: Penutupan proyek.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
26/43
KEGIATAN MANAJEMEN PROYEK
Perencanaan: pelaksanaan: Hasil/
Tujuan / indi- (Mob. SDM) output
kator capaian
Evaluasi
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
27/43
STRUKTUR KONSEP MANAJEMEN
PROYEK
Rencana Pelaks Evaluasi
Biaya anggaran
Mutu/hasil kinerjaWaktu Jadwal
Manajemen
proyek
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
28/43
Pebruari 2007IF 1483 - RPL
Empat P People
—
elemen terpenting dari kesuksesan suatuproyek
Product — sistem yang akan dibangun
Process —
Sekumpulan framework activities danengineering tasks agar proyek berjalan
Project — Seluruh kerja/usaha yang dibutuhkan untuk
mewujudkan suatu produk
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
29/43
Pebruari 2007IF 1483 - RPL
Empat P
Product Factors Novelty and Complexity of the Problem
Quality (Features, performance, reliability, adaptability)
Project Factors
Organization, Management, Tools
Process Factors
Tasks, Work Products, Model
People Factors People interacting successfully to build the software.
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
30/43
SoftwareProduction
PlanningControlling
Effort Remaining
Tasks
Completed Schedule
Work
Force
Needed
Progress
Status
Human
Resource
Management
Workforce
Available
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
31/43
Proyek Software
• ukuran (size )
• batas akhir penyerahan produk(del ivery deadl ine )
• anggaran dan beaya (bud gets and costs )
• domain aplikasi
• teknologi yang diterapkan
• batasan sistem (system constra ints )
• kebutuhan pengguna (user requ irements )
• sumberdaya yang tersedia
Fakto r yang mempengaruh i hasi l akh ir ...
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
32/43
Seputar Manajemen Proyek
staffing?
cost estimation?
project scheduling?
project monitoring?
other resources?
customer communication?
risk assessment?
product quality?
measurement?
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
33/43
Mengelola
Waktu (Time) Informasi (Information)
Organisasi (Organization)
Kualitas (Quality ) Uang (Money )
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
34/43
INVESTASI PADA PROYEK
INVESTASI = PENANAMAN MODAL:
Penggunaan Sumber yangdiharapkan akan memberi imbalanyg menguntungkan di masa yg akandatang
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
35/43
FAKTOR PERTIMBANGAN INVESTASI PADA
PROYEK
1. MODAL YG DITANAM
2. BIAYA (Cost of the project)
3. MANFAAT (Benefit):
* Jangka Pendek
* Jangka Panjang
4. JANGKA WAKTU / UMUR EKONOMIS(Economics Life)
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
36/43
UKURAN / KRITERIA dlm ANALISA RENCANA
INVESTASI pd PROYEK
1. UNDISCOUNTED - CRITERION :
berapa nilai investasi saat ini ( present value) diukur dgnilai uang saat ini, tdk mempersoalkan apa yg diperoleh
di waktu yg akan datang
2. DISCOUNTED – CRITERION:
* Mempertimbangkan keuntungan saat ini & dikemudianhari
* Semua biaya (cost) & manfaat (benefit) diukur dg nilai uangsaat ini, & mendiscount nilai dikemudian hari dg suatudiscount factor , misalnya :
tingkat bunga
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
37/43
ALAT ANALISA
UNDISCOUNTED CRITERION
1. Membandingkan keuntungan dg tkt bungayg berlaku : MEC (Marginal Efficiency ofCapital ) dan I (interest rate), Jika:
MEC lebih dari i rencana dpt diteruskan.MEC kurang dari i rencana ditolak.MEC = i tercapai Break Event Point.
2. Ranking by inspection : titik berat pd selisih
antara gross benefit (benefit kotor) dg biayaoperasi & pemeliharaan3. Payback period: didasarkan pd pelunasan biaya
investasi oleh net benefit (benefit bersih)
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
38/43
ALAT ANALISA
DISCOUNTED CRITERION
1. Bila B/C lebih dari 1
maka dpt dilaksanakan
2. Bila B/C kurang dari 1maka ditolak
3. Bila B/C = 1 makatercapai break event
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
39/43
SASARAN KENDALA
dlm proses pencapaian tujuan proyek:
1. Anggaran (besarnya biaya yg tlh ditetapkan utk
dialokasikan)
2. Jadwal (perhitungan waktu yg hrs dipatuhi)
3. Harapan / Tujuan yang hrs terpenuhi
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
40/43
KEPUTUSAN INVESTASI PROYEK: Perlu
Memperhitungkan ttg:
PERBANDINGAN (Ratio) ANTARA:
MANFAAT YG AKAN DIPEROLEH (Benefit)dengan
BIAYA YG HRS DIKELUARKAN (Cost)
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
41/43
PENGAWASAN PENGENDALIAN PROYEK
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
42/43
Contoh: Pengelolaan Pemantauan Proyek Pembangunan
Rapat rutin dilakukan utk memantau (secara ketat)perkembangan implementasi program-programpembangunan dan utk mengatasi problema- problema
implementasi dgn segera.
Rapat rutin ini juga utk mengambil keputusanterhadap isu lisensi dan perijinan terkait dgn duniausaha dan investasi (berkaitan dgn proyek-proyekpembangunan).
Rapat rutin ini menjadi “one stop center” utkpengambilan keputusan tsb (rapat terpadu).
8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf
43/43
Kata kunci:
Rapat rutin pemantauan dan pengendalian proyek. Pengendalian dlm rapat ini termasuk pengatasan
problema implementasi dengan segera dan keputusan
diambil secara terpadu (lintas instansi).
Problema yg harus diatasi dgn segera dan terpaduadalah lisensi dan perijinan utk dunia usaha dan
investasi.