1. MANAJEMEN PROYEK.pdf

By : Indra Hermawan, ST

Evaluasi akhir Semester Tugas : 10%

Formatif : 10 %

UTS : 25 %

UAS : 35 %

Perilaku : 10%

Kehadiran : 10 %

Ikuti peraturan yang berlaku selama perkuliahan

Manajemen dan organisasi Manajemen “Seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”

Fungsi Manajemen : • Perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan) • Pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja) • Penyusunan personalia (penarikan, seleksi, pengembangan dan

penilaian prestasi kerja) • Pengarahan (motivasi, kepemimpinan, integritas dan pengelolaan

konflik) • Pengawasan

Personal yang melaksanakan manajemen di dalam suatu organisasi diberi jabatan “manajer” (orangnya)

Defenisi Manajemen (menurut Stoner): Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Manajemen

Seni

Proses

Kemampuan dan keterampilan

Suatu cara sistematis untuk melakukan pekerjaan

Organisasi

Ciri-ciri organisasi yang baik : • Adanya tujuan yang jelas • Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang • Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi • Adanya kesatuan arah dalam organisasi • Adanya struktur organisasi • Adanya jaminan jabatan tersebut • Adanya koordinasi

Beberapa prinsip dasar penting organisasi : • Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara

ketat (peranan, prosedur, prinsip) • Manajemen harus sistematis, demikian pula pendekatan yang

digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati • Pendekatan motivasional sangat dibutuhkan untuk menghasilkan

komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi • Pendekatan secara individual bersifat situasional (memperhatikan

situasi dan kondisi yang ada)

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama

Bentuk-bentuk Organisasi 1. Organisasi Fungsional, Ciri utamanya ialah memiliki struktur

piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal, serta memiliki karakteristik :

prinsip komando tunggal, setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab jelas, Alur informasi dan pelaporan bersifat vertikal, hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan dan petunjuk pelaksana, Mekanisme koordinasi per unit

2. Organisasi produk dan Area, penyusunan struktur organisasi perusahaan besar yang menangani berbagai macam produk.

3. Organisasi Matriks, bila struktur organisasi mempunyai jalur pelaporan dan arus kegiatan vertikal, terdapat pula jalur formal horizontal

4. Organisasi proyek, disusun berdasarkan adanya sebuah proyek

Proyek Proyek adalah “suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik”

Sementara Setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu

Unik Produk/jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk/jasa sejenis lainnya, tidak ada 2 proyek yang 100% sama.

Ciri-ciri proyek : • Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir

atau hasil kerja akhir • Dalam proses mewujudkan lingkup yang dimaksud, maka ditentukan

jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber daya yang diperlukan • Bersifat sementara, adanya batasan waktu yang telah ditentukan. • Nonrutin, tidak berulang-ulang

Bentuk pengerjaan Proyek (secara umum) : 1. Swakelola Pengerjaan proyek yang dilakukan atau dikelola oleh organisasi/perusahaan

itu sendiri. 2. Sub-kontrak Suatu proyek yang diproyekkan (suatu organisasi/perusahaan mendapatkan

suatu proyek namun proyek tersebut tidak dikerjakan sendiri, melainkan dilimpahkan ke pihak lain.

Dilihat dari produk akhirnya, proyek dibedakan menjadi 2 bagian : 1. Proyek yang menghasilkan produk nyata (tangible) 2. Proyek yang menghasilkan produk tidak nyata (intangible)

Contoh-contoh Proyek : • Pembuatan sistem informasi pada suatu organisasi • Pengadaan perangkat keras (komputer) • Pembuata jaringan (LAN ata WAN) • Pengembangan atau perbaikan aplikasi web • Membangun bangunan gedung • pembangkit listrik • Penyelenggaraan pelatihan • Penyelenggaraan kegiatan (konser, Pernikahan) • Dsb

Atau : IT Project dan Non-IT Project.

IT Project Non IT Keterangan

Abstrak Konkret Karena berupa software atau penerapan sistem, IT Project tidak dapat terlihat wujudnya

Tangible Intangible Karena berwujud abstrak, sangat sulit bagi kita untuk mendefinisikan sampai dimana output dihasilkan

Cepat usang Tidak cepat usang Perkembangan teknologi begitu cepat sehingga pemakaiannya pun cepat ditinggal

Terintegrasi dengan fungsi bisnis sebuah perusahaan

Tidak terintegrasi dengan fungsi bisnis perusahaan

Teknologi berkembang dengan cepat sehingga sistem pada perusahaan harus disesuaikan. Untuk itulah IT Project dibuat. Dari sini dapat disimpulkan bahwa IT Project bertujuan untuk memperbaiki fungsi/sistem bisnis perusahaan

Terdiri dari berbagai proyek yang saling bergantung

Berdiri sendiri Implementasi software/sistem hasil IT Project akan berhubungan antar setiap divisi.

Biasanya dikerjakan secara paro waktu

Biasanya dikerjakan sesuai jam kerja full

Paradigma yang terjadi adalah seperti itu

Estimasi anggaran rendah

Estimasi anggaran dan jadwal baik

Sangat sulit untuk mendefiniskan setiap elemen, termasuk aspek financial dan timeline

Perbedaan antara Proyek IT dan Non IT :

No Kegiatan Proyek Kegiatan operasional

1. Bercorak dinamis, non-rutin Berulang-ulang, rutin

2. Siklus proyek relatif pendek Berlangsung dalam jangka panjang

3. Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun)

Intensitas kegiatan relatif sama

4. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan.

Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek

5. Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin lmu

Macam kegiatan tidak terlalu banyak

6. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya

Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstan.

Perbedaan proyek dengan operasional :

Life Cycle (siklus hidup) proyek 4 fase proyek (secara umum) : 1. Merumuskan masalah 2. Mencari solusi terhadap masalah 3. Melakasanakan solusi 4. Memonitor hasilnya (apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah)

Life cycle proyek konstruksi : 1. Pembuatan konsep (concept develpment), design 2. Pelaksanaan (execution) 3. Penutupan (finish/close out)

Life Cycle proyek IT (Information Technology atau Teknologi Informasi), khususnya develop 9pembangunan sistem informasi) : 1. Tahap penemuan (discovery phase) 2. Tahap konsep (concept phase) 3. Tahap desain (design phase) 4. Tahap pelaksanaan (execution phase) 5. Tahap jaminan kualitas (quality assurance phase) 6. Tahap implementasi (implemantation phase) 7. Tahap penutupan (closure phase)

Mekanisme atau tahapan proyek (secara umum) : 1. Penentuan proyek oleh manajemen melalui suatu kebijakan 2. Penunjukan pimpinan/manajer proyek (project manager) dan pembentukan

tim proyek (project team) 3. Pendelegasian proyek kepada manajer proyek (Manajer proyek bertanggung

jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek tersebut) 4. Pelaporan setiap kegiatan proyek kepada manajemen (kegiatan

keseharian/day to day) 5. Seluruh pihak yang terlibat dalam proyek bertanggung jawab terhadap

keberhasilan proyek

Hal-hal yang menyebabkan timbulnya proyek : 1. Rencana pemerintah 2. Permintaan pasar 3. Dari dalam perusahaan sendiri 4. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan

Faktor-faktor keberhasilan proyek : 1. Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life cycle project 2. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal, anggaran, kualitas

adn resiko proyek 3. Mengintegrasikan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek 4. Komitmen manajemen

Defenisi Manajemen Proyek : Manajemen proyek adalah aplikasi atau implementasi dari pengetahuan, keterampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek Manajemen Proyek adalah sekumpulan lengkap penugasan /pekerjaan, teknik, serta perangkat yang diaplikasikan selama eksekusi atau pelaksanaan proyek.

Project management body of knowledge (PMBOK)-PMI (Project Management Institute)

DIN 69901 (Deutshes intitut fur Normung-German Organization for Stansardization)

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, tools and techniques (perangkat/alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitas-aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi.

Proses manajemen proyek : 1. Proses inisiasi (initiation process) 2. Proses perencanaan (planning process) 3. Proses pelaksanaan (executing process) 4. Proses pengontrolan (controlling process) 5. Proses penutupan (closing process)

Kerangka kerja (Framework) Manajemen Proyek

Scope Mgt

Time Mgt

Cost Mgt

Quality Mgt

HR Mgt

Comm Mgt

Risk Mgt

Procure Mgt

Tools &

Techniques

Project Integration Mgt Stake

Holders Project Success

Stake Holders merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap perusahaan

Mgt : management, HR : Human Resource, Comm : Communication, Procure : Procurement

Tujuan/Manfaat Manajemen proyek :

• Effisiensi (biaya, sumber daya maupun waktu) • Kontrol terhadap proyek lebih baik • Meningkatkan kualiatas • Meningkatkan produktivitas • Dapat menekan resiko yang timbul sekecil

mungkin • Koordinasi internal yang lebih baik • Penugasan yang jelas kepada masing-masing

anggota tim (tanggung jawab)

3 Faktor pembatas (triple constraint) dalam lingkup manajemen proyek : 1. Scope/ruang lingkup Semakin besar scope/ruang lingkup suatu proyek, maka secara umum akan

semakin bertambah pula waktu dan biaya yang dikeluarkan 2. Time/waktu Merupakan salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah

proyek. 3. Cost/biaya Faktor biaya sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya. Semakin besar

ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka semakin besar pula biaya suatu proyek.

Scope Cost

Time

Target Quality ???

Quadruple constraint

Triple constraint

+ Quality control

= Quadruple constraint

Metodologi Manajemen Proyek Beberapa pendekatan yang digunakan dalam me-manage aktivitas proyek, antara lain : 1. The traditional approach 2. Rational Unified process 3. Temporary organization sequencing concepts 4. Critical Chain 5. Extreme project Management 6. Event chain methodology 7. Process-based management

Metode “the traditional approach atau pendekatan tradisional meliputi 5 tahapan atau bagian, yaitu : 1. Tahap Project initiation 2. Tahap Project planning 3. Tahap Project executing 4. Tahap Project controlling 5. Tahap Project closing

KNOWLEDGE AREA MANAJEMEN PROYEK

Lingkup pengetahuan manajemen proyek (project management knowledge area), disebut juga dengan elemen manajemen proyek (the element of project management) adalah cakupan bahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen proyek. Elemen atau knowledge area yang dimaksud terdiri atas 9 macam, yaitu : 1. Manajemen Ruang Lingkup (Project Scope Management) 2. Manajemen Waktu (Project Time Management) 3. Manajemen Biaya (Project Cost Management ) 4. Manajemen Sumber Daya Manusia (Project Human Resource

Management) 5. Manajemen Resiko (Project Risk Management ) 6. Manajemen Komunikasi (Project Communication Management ) 7. Manajemen Kualitas (Project Quality Management) 8. Manajemen Pengadaan (Project Procurement Management ) 9. Manajemen Integrasi (Project Integration Management )

Metode Manajemen Proyek

Beberapa metode manajemen proyek : • PERTS charts • Gantt charts • Event Chain Diagrams • Run charts • Project Cycle Optimisation • Dsb

Metode yang paling banyak digunakan adalah Metode PERTS charts dan metode Gantt charts

Manajer Proyek

Manajer proyek adalah seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan keseharian (day to day) pengelolaan proyek untuk kepentingan organisasi

Scope Mgt

Time Mgt

Cost Mgt

Quality Mgt

HR Mgt

Comm Mgt

Risk Mgt

Procure Mgt

Tools &

Techniques

Project Integration Mgt Keinginan

Stake Holders

Project Success

Manajer Proyek Atau

Pimpinan Proyek

Skill yang dibutuhkan oleh Manajer Proyek 1. Leadership (Kepemimpinan) 2. Problem solving skill (keahlian memecahkan masalah) 3. Write skill (keahlian menulis) 4. Presentation skill (keahlian melakukan presentasi) 5. Comunication skill (keahlian berkomunikasi) 6. Team player skill (keahlian menjalankan tim) 7. Profesinalism (profesionalisme) 8. Strong admin skill (kemampuan yang andal untuk mengatur) 9. Knowledge of project management (pengetahuan tentang manajemen

proyek)

Tugas dan tanggung jawab manajer proyek : 1. Mendefinisikan dan membatasi proyek dengan benar 2. Mengidentifikasi dan memilih sumber daya 3. Memimpin tim proyek pada setiap fase proyek 4. Mengestimasi dan membuat anggaran proyek 5. Mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan resiko 6. Membuat dan me-maintain perencanaan proyek 7. Mengelola semua perubahan yang terjadi 8. Mengontrol kegiatan proyek 9. Mengidentifikasi politik organisasi 10. Mengelola berkas dan dokumentasi proyek 11. Mengkomunikasikan dan me-maintain kemajuan proyek (Rapat dan

pelaporan)

Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek

KOMPETENSI PENCAPAIAN BISNIS

KOMPETENSI PENJELASAN HOW ?

Kesadaran bisnis Mengikat tiap proyek sistem pada visi, misi dan tujuan organisasi

Pengalaman bisnis

Orientasi rekan bisnis Menjaga keterlibatan para manajer & user selama proyek

Pengalaman bisnis

Komitmen pada kualitas Memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan

Pengalaman bisnis

Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek KOMPETENSI PENGARUH

KOMPETENSI PENJELASAN HOW ?

Kesadaran antarpersonal Memahami, mengenal dan bereaksi pada motivasi serta tingkah laku antarpersonal

Dapat dipelajari di matakuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis

Kesadaran organisasi Memahami politik organisasi dan bagaimana menggunakannya dalam proyek

Pengalaman bisnis

Antisipasi impact Memahami implikasi keputusan-keputusan proyek, serta mengelola harapan dan resiko

Manajemen proyek dan pengalaman bisnis

Banyak menggunakan pengaruh

Dengan terampil memperoleh kerja sama serta konsensus para manajer, user dan ahli teknologi

Pengalaman bisni

Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek KOMPETENSI MANAJEMEN MANUSIA

KOMPETENSI PENJELASAN HOW ?

Memotivsai orang lain Memimpin dan mengarahkan orang lain untuk meraih tujuan proyek sebagai sebuah tim

Pengalaman bisnis

Keterampilan komunikasi Berkomunikasi secara efektif, lisan dan tulisan

Dapat dipelajari di matakuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis

Mengembangkan orang lain

Memastikan para anggota tim proyek menerima tugas, pelatihan, supervisi dan umpan balik

Pengalaman bisnis

Memonitor & mengontrol Memonitor perkembangan dan mengomtrol pekerjaan proyek

Peralatan dan teknik-teknik manajemen proyek

Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek KOMPETENSI MANAJEMEN DIRI (SELF MANAGEMENT)

KOMPETENSI PENJELASAN HOW ?

Kepercayaan diri Secara konsisten membuat dan mempertahankan keputusan-keputusan dalam proses dan atau fakta

Pengalaman bisnis

Manajemen stress Bekerja efektif di bawah tekanan

Pengalaman bisnis

Kepedulian pada kredibilitas

Secara konsisten dan jujur menyampaikan janji-janji dan solusi.

Pengalaman bisnis

Fleksibilitas Mampu menyelasaikan proses, gaya manajemen atau pembuatan keputusan berdasarkan siuasi dan masalah-masalah yang tidak terantisipasi

Pengalaman bisnis

Faktor Penyebab Kegagalan Proyek “IT”

The Bulls Survey (1998)

3 (tiga) faktor penyebab terbesar kegagalan proyek adalah buruknya komunikasi antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun pemilik proyek (57%), Kurang baiknya perencanaan proyek (39%) serta buruknya pengendalian kualitas pekerjaan (35%)