1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf

8/18/2019 1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf

1/43

Oleh

AGUS SURYANTO

MANAJEMEN PROYEK


2/43

KONSEPSI PROYEK

Definisi proyekKegiatan sementara yang berlangsung

dalam jangka waktu terbatas, dengan

alokasi sumber daya tertentu dandimaksudkan untuk menghasilkan produk

yang kriteria mutunya telah digariskandengan jelas.


3/43

Ciri Proyek

Bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu.

Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.

Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas.

Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas.

Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.

Definisi program

Program mempunyai sifat yang sama dengan proyek. Perbedaannyaterletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumberdaya yang

diperlukan. Program memiliki skala yang lebih besar daripada proyek,

program dapat dipecah menjadi bermacam proyek yang berbeda.


4/43

Perbandingan Proyek Program

Perbedaannya pada kurun waktu pelaksanaan danbesarnya sumber daya yang diperlukan.

Program memiliki skala kegiatan yg lebih besardari pada proyek.

Program (deretan kegiatannya) dpt dipecah

menjadi proyek.

Persamaannya: Isi dari Program & Proyek adalahKegiatan yg dilakukan untuk mencapai tujuan ttt.


5/43

STRUKTUR PROYEK

PROGRAM

PROYEK

KEGIATAN

= Pekerjaan yg dilakukan untuk mencapai tujuan


6/43

Kriteria Proyek

Supaya berhasil maka: Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan

Kapabel untuk dilaksankan

Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan

Mudah dimplementasikan

Cos effectiveness.


7/43

Sasaran proyek dan tiga kendala

(triple constraint)

Anggaran

Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untukproyek besar (jangka waktu proyek bertahun-tahun) maka seringkali

anggaran dipecah menjadi beberapa periode anggaran. Jadwal

Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yangtelah ditentukan. Produk akhir harus diserahkan dengan tidak melewati bataswaktu yang ditentukan.

Mutu

Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteriayang dipersyaratkan.


8/43

Ketiga batasan saling tarikmenarik. Jika inginmeningkatkan mutu produkyang telah disepakati makaumumnya berakibat padanaiknya biaya. Sebaliknya bilaingin menekan biaya, maka

biasanya harus berkompromidengan mutu dan jadwal.

Dari segi teknis, ukurankeberhasilan proyek biasanyadikaitkan dengan sejauh manaketiga sasaran proyek tersebutdapat dipenuhi.

Sasaran proyek yang juga merupakan

tiga kendala (triple contraint)

ANGGARAN

BIAYA

JADWAL

WAKTU

MUTU

KINERJA


9/43

Kegiatan Proyek vs Operasional

Proyek

Bercorak dinamis, nonrutin. Siklus proyek relatif pendek.

Intensitas kegiatan berubah-ubahselama siklus proyek.

Kegiatan harus diselesaikan

berdasarkan anggaran dan jadwal yangtelah ditentukan.

Terdiri atas bermacam-macamkegiatan yang memerlukan berbagaidisiplin ilmu.

Keperluan sumberdaya selama siklusproyek berubah, baik macam maupunvolumenya.

Operasional

Berulang-ulang, rutin.Berlangsung dalam jangkapanjang.

Intensitas kegiatan relatifsama.

Batas anggaran dan jadwaltidak setajam proyek.

Macam kegiatan tidak terlalubanyak.

Keperluan sumberdaya untuk

operasional relatif konstan.


10/43

Ukuran proyek

Belum ada kriteria untuk menentukan besar kecilnya proyek

secara kuantitatif, hal ini dikarenakan banyaknya jenis proyek

(contoh proyek bendungan perumahan pengembangan).

Kompleksitas proyekBergantung pada:

Jumlah jenis kegiatan dalam proyek.

Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok dalam proyek. Jenis dan jumlah hubungan antar kegiatan (kelompok) dalam

proyek dengan pihak luar.


11/43

Macam atau jenis proyek

Proyek Engineering – Konstruksi

Misal pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, dll.

Proyek Engineering – Manufaktur

Untuk menghasilkan produk baru. Jika kegiatan ini dilakukan berulang dan rutin maka tidak lagidisebut proyek.

Proyek Penelitian dan Pengembangan

Bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk tertentu.Prosesnya bisa berubah-ubah (dalam rangka mengejar produk akhir).

Proyek Pelayanan Manajemen Misalnya merancang sistem informasi manajemen, sistem informasi akademik, merancangprogram efisiensi dan penghematan.

Proyek Kapital

Berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi, misalnya pembebasan tanah,penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan.

Proyek Radio – Telekomunikasi

Untuk membangun jaringan telekomunikasi. Proyek Konservasi Bio – Diversity

Berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Proyek jenis ini sarat dengan pengkajian,penelitian, dan survai.


12/43

Timbulnya suatu proyek

Rencana pemerintah misalnya proyek pembangunan jalan

Permintaan pasar

misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar,maka perlu dibangun sarana produksi baru.

Dari dalam perusahaan yang bersangkutan

misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat,sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing.

Dari kegiatan penelitian dan pengembangan

dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkanproduk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitasproduksinya.


13/43

Dinamika dalam siklus proyek


14/43

Tahap Siklus Proyek1. Tahap konseptual2. Tahap Perencanaan dan Pengembangan (PP/Definisi)3. Tahap implementasi

4. Tahap terminasi

Ad.1. Tahap KonseptualTerdiri atas kegiatan penyusunan dan perumusan gagasan, analisis pendahuluan, danpengkajian kelayakan. Seringkali disebut dengan studi kelayakan proyek.Hasilnya: dokumen hasil studi kelayakan

Ad.2. Tahap PP/Definisi Melanjutkan evaluasi tahap konseptual secara lebih terinci sehingga dapat digunakan

untuk mengambil keputusan mengenai kelangsungan investasi atau proyek. Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik. Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang terkait garis

penyelenggaraan proyek, seperti sasaran pokok dan pendanaan. Memilih peserta proyek, yaitu pemilik proyek, kontraktor, konsultan, arsitek, dll.

Hasilnya: Dokumen analisis lanjutan kelayakan proyek. Dokumen rencana strategis dan operasional proyek. Dokumen definisi anggaran, jadwal induk, dan kriteria mutu proyek. Paket lelang dan dokumen hasil evaluasi proposal para peserta paket lelang .


15/43

Ad.3. Tahap Implementasi

Berbeda-beda dari proyek yang satu dengan yang lain.Meliputi:- Mengkaji lingkup kerja proyek, membuat program implementasi dan

mengkomunikasikannya kepada peserta dan penanggung jawab proyek.- Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan material

dan peralatan, instalasi atau konstruksi.- Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal, dan

mutu.- Melakukan mobilisasi tenaga kerja, melatih dan melakukan supervisi.

Hasilnya:

- Produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara mekanis.- Ditandai dengan penyerahan sertifikat mechanical completion daripemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.


16/43

Ad.4. Tahap Terminasi

Meliputi:

Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti ujicoba start up, dan perfomance test. Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi

dan klaim. Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan

kepada pemilik atau induk perusahaan.

Melakukan demobilisasi dan reassignment personil. Menyusun laporan penutupan proyek.

Hasilnya: Produk atau instalasi proyek yang telah siap pakai. Ditandai dengan penyerahan sertifikat operational acceptance

oleh pemilik proyek untuk organisasi pelaksana ataukontraktor. Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim,

dan jaminan.


17/43


18/43

Perilaku Selama Siklus Proyek

Perubahan titik berat pengelolaan

Dengan bergerak majunya proyek, maka titik berat pengelolaan berubah dariperencanaan ke pengendalian.

Potensi pengendalian biaya

Pengendalian biaya adalah hal yang substansial di awal proyek, dan menurun pada

tahap-tahap berikutnya.

Menurunnya resiko sejalan dengan kemajuan proyek.

Proyek mempunyai resiko gagal mencapai sasaran. Dengan kemajuan yang diperolehsehubungan dengan tersedianya informasi yang cukup maka resiko kegagalan tersebutakan menurun.

Perubahan lingkup vs siklus proyek

Harus dihindari perubahan lingkup pada tahap implementasi karena akan memilikidampak pada biaya dan jadwal.


19/43

APA ITU MANAJEMEN PROYEK ?


20/43


21/43

Defenisi Manajemen Proyek

(H. Kerzner: 1982)

Kegiatan merencanakan, menggorganisasikan,mengendalikan sumber daya lembaga untkmencapai sasaran jangka pendek yg tlh ditentukan

Manjemen proyek menggunakan pendekatan sistemdengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupunhorisontal


22/43

PROYEK dlm MANAJEMEN

Suatu kegiatan yg bersifat temporer utkmenghasilkan suatu produk atau layanan bersifat

unik.

Temporer, berarti tdk terus-menerus (rutin)

Jelas tujuannya: suatu produk atau layanan


23/43

Manajemen Proyek diperlukan:

Supaya target tercapai

Ingin melakukan perubahan, dan atau

pengembangan

Memerlukan kecepatan (not business as usual)

Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt

dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.

Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik

Memerlukan terobosan.


24/43

Pebruari 2007IF 1483 - RPL

Overview

Beberapa pertanyaan:

Apasaja komponen-komponen dari manajemen proyek?

Bagaimana perencanaan membantu di dalam pengelolaansumber daya proyek?

Apakah peranan perencanaan (planning) didalam memfasilitasi

pengembangan software?


25/43

Tahapan Manajemen Proyek

Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi

proyek)

Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)

Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan,

mobilisasi sumber daya Evaluasi: -monitoring – pengendalian

Audit Proyek

Terminasi: Penutupan proyek.


26/43

KEGIATAN MANAJEMEN PROYEK

Perencanaan: pelaksanaan: Hasil/

Tujuan / indi- (Mob. SDM) output

kator capaian

Evaluasi


27/43

STRUKTUR KONSEP MANAJEMEN

PROYEK

Rencana Pelaks Evaluasi

Biaya anggaran

Mutu/hasil kinerjaWaktu Jadwal

Manajemen

proyek


28/43


Empat P People

—

elemen terpenting dari kesuksesan suatuproyek

Product — sistem yang akan dibangun

Process —

Sekumpulan framework activities danengineering tasks agar proyek berjalan

Project — Seluruh kerja/usaha yang dibutuhkan untuk

mewujudkan suatu produk


29/43


Empat P

Product Factors Novelty and Complexity of the Problem

Quality (Features, performance, reliability, adaptability)

Project Factors

Organization, Management, Tools

Process Factors

Tasks, Work Products, Model

People Factors People interacting successfully to build the software.


30/43

SoftwareProduction

PlanningControlling

Effort Remaining

Tasks

Completed Schedule

Work

Force

Needed

Progress

Status

Human

Resource

Management

Workforce

Available


31/43

Proyek Software

• ukuran (size )

• batas akhir penyerahan produk(del ivery deadl ine )

• anggaran dan beaya (bud gets and costs )

• domain aplikasi

• teknologi yang diterapkan

• batasan sistem (system constra ints )

• kebutuhan pengguna (user requ irements )

• sumberdaya yang tersedia

Fakto r yang mempengaruh i hasi l akh ir ...


32/43

Seputar Manajemen Proyek

staffing?

cost estimation?

project scheduling?

project monitoring?

other resources?

customer communication?

risk assessment?

product quality?

measurement?


33/43

Mengelola

Waktu (Time) Informasi (Information)

Organisasi (Organization)

Kualitas (Quality ) Uang (Money )


34/43

INVESTASI PADA PROYEK

INVESTASI = PENANAMAN MODAL:

Penggunaan Sumber yangdiharapkan akan memberi imbalanyg menguntungkan di masa yg akandatang


35/43

FAKTOR PERTIMBANGAN INVESTASI PADA

PROYEK

1. MODAL YG DITANAM

2. BIAYA (Cost of the project)

3. MANFAAT (Benefit):

* Jangka Pendek

* Jangka Panjang

4. JANGKA WAKTU / UMUR EKONOMIS(Economics Life)


36/43

UKURAN / KRITERIA dlm ANALISA RENCANA

INVESTASI pd PROYEK

1. UNDISCOUNTED - CRITERION :

berapa nilai investasi saat ini ( present value) diukur dgnilai uang saat ini, tdk mempersoalkan apa yg diperoleh

di waktu yg akan datang

2. DISCOUNTED – CRITERION:

* Mempertimbangkan keuntungan saat ini & dikemudianhari

* Semua biaya (cost) & manfaat (benefit) diukur dg nilai uangsaat ini, & mendiscount nilai dikemudian hari dg suatudiscount factor , misalnya :

tingkat bunga


37/43

ALAT ANALISA

UNDISCOUNTED CRITERION

1. Membandingkan keuntungan dg tkt bungayg berlaku : MEC (Marginal Efficiency ofCapital ) dan I (interest rate), Jika:

MEC lebih dari i rencana dpt diteruskan.MEC kurang dari i rencana ditolak.MEC = i tercapai Break Event Point.

2. Ranking by inspection : titik berat pd selisih

antara gross benefit (benefit kotor) dg biayaoperasi & pemeliharaan3. Payback period: didasarkan pd pelunasan biaya

investasi oleh net benefit (benefit bersih)


38/43

ALAT ANALISA

DISCOUNTED CRITERION

1. Bila B/C lebih dari 1

maka dpt dilaksanakan

2. Bila B/C kurang dari 1maka ditolak

3. Bila B/C = 1 makatercapai break event


39/43

SASARAN KENDALA

dlm proses pencapaian tujuan proyek:

1. Anggaran (besarnya biaya yg tlh ditetapkan utk

dialokasikan)

2. Jadwal (perhitungan waktu yg hrs dipatuhi)

3. Harapan / Tujuan yang hrs terpenuhi


40/43

KEPUTUSAN INVESTASI PROYEK: Perlu

Memperhitungkan ttg:

PERBANDINGAN (Ratio) ANTARA:

MANFAAT YG AKAN DIPEROLEH (Benefit)dengan

BIAYA YG HRS DIKELUARKAN (Cost)


41/43

PENGAWASAN PENGENDALIAN PROYEK


42/43

Contoh: Pengelolaan Pemantauan Proyek Pembangunan

Rapat rutin dilakukan utk memantau (secara ketat)perkembangan implementasi program-programpembangunan dan utk mengatasi problema- problema

implementasi dgn segera.

Rapat rutin ini juga utk mengambil keputusanterhadap isu lisensi dan perijinan terkait dgn duniausaha dan investasi (berkaitan dgn proyek-proyekpembangunan).

Rapat rutin ini menjadi “one stop center” utkpengambilan keputusan tsb (rapat terpadu).


43/43

Kata kunci:

Rapat rutin pemantauan dan pengendalian proyek. Pengendalian dlm rapat ini termasuk pengatasan

problema implementasi dengan segera dan keputusan

diambil secara terpadu (lintas instansi).

Problema yg harus diatasi dgn segera dan terpaduadalah lisensi dan perijinan utk dunia usaha dan

investasi.

1 KONSEP MANAJEMEN PROYEK.pdf

Documents