BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Diklat dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya banyak diklat yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya yang diperlukan sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A, akibatnya investasi yang ditanamkan melalui diklat kurang dapat dilihat hasilnya. Lebih parah lagi perlu tidaknya suatu diklat mudah digugat.. Timbulnya masalah ini tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya terletak pada Training Needs Assessment (TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar. Dalam konteks pelaksanaan diklat yang diselenggarakan pemerintah, maka hal yang perlu ditinjau kembali adalah berkaitan pada penerapan kurikulum, penerapan metode (teknik dan materi) serta pemilihan 1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Diklat dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja
pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya
banyak diklat yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang
memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya yang diperlukan
sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A, akibatnya
investasi yang ditanamkan melalui diklat kurang dapat dilihat hasilnya. Lebih
parah lagi perlu tidaknya suatu diklat mudah digugat.. Timbulnya masalah ini
tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya terletak pada Training Needs
Assessment (TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar.
Dalam konteks pelaksanaan diklat yang diselenggarakan pemerintah,
maka hal yang perlu ditinjau kembali adalah berkaitan pada penerapan
kurikulum, penerapan metode (teknik dan materi) serta pemilihan sasaran
(peserta) diklat dan yang benar-benar sesuai/relevan dengan tujuan yang
hendak dicapai. Penelaahan atas hal tersebut adalah akan lebih tepat bila
kita mengkajinya dengan suatu pendekatan yang disebut sebagai atau
akan diklat menjadi hal penting mengingat diklat kepada pegawai negeri sipil
(PNS) masih tetap perlu untuk dilanjutkan penyelenggaraannya dalam
1
kerangka terus mengembangkan atau meningkatkan sumber daya manusia
(aparatur pemerintah).
Diklat mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar mengajar
dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan
jabatan tertentu. Kebutuhan diklat adalah jenis diklat yang dibutuhkan oleh
seorang pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau
unit organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap
dalam melaksanakan tugas yang efektif dan efisien.
kebutuhan diklat adalah kekurangan pengetahuan, ketrampilan dan
sikap seorang pegawai sehingga kurang mampu melaksanakan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan haknya dalam suatu satuan organisasi.
Dengan demikian kebutuhan diklat dapat diartikan sebagai kesenjangan
kemampuan pegawai yang terjadi karena adanya perbedaan antara
kemampuan yang diharapkan sebagai tuntutan pelaksanaan tugas dalam
organisasi dan kemampuan yang ada.
Konsep dasar pemikiran kebutuhan diklat adalah adanya deskrepansi
kemampuan kerja. Sesuai dengan tingkatan dalam pengungkapan
kebutuhan diklat maka deskrepansi dapat terjadi pada seseorang
pejabat/pelaksana pekerjaan terhadap tugas di dalam organisasi, jabatan
maupun terhadap tugas individu. Secara umum deskrepansi kemampuan
kerja diilustrasikan sebagai berikut:
Diskrepansi kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara
kemampuan kerja seseorang pada saat kini dengan kemampuan kerja yang
2
diinginkan atau seharusnya yang umumnya juga di kenal kemampuan kerja
standar/baku. Kebutuhan diklat dapat dibedakan menjadi tiga tingkatan,
yaitu tingkat organisasi, tingkat jabatan, dan tingkat individu. Tidak semua
masalah kinerja dapat dipecahkan dengan diklat. Diklat tersebut digunakan
untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya
pengetahuan, keterampilan, dan sikap.
Terdapat beberapa fenomena organisasional yang dapat
dikategorikan sebagai gejala pemicu munculnya kebutuhan pelatihan dan
pengembangan. Terdapat tujuh gejala utama dalam organisasi yang
membutuhkan penanganan yaitu : low productivity; high absenteeism; high
turnover; low employee morale; high grievances; strike; low profitability.
Ketujuh gejala tersebut sangat umum dijumpai dalam organisasi yang
dapat disebabkan oleh setidaknya tiga faktor yang meliputi : kegagalan
dalam memotivasi karyawan,kegagalan organisasi dalam memberi sarana
dan kesempatan yang tepat bagi karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya, kegagalan organisasi memberi pelatihan dan pengembangan
secara efektif kepada karyawan. Dalam situasi itulah program pelatihan
sangat mengandalkan training need assessment (TNA) atau analisis
kebutuhan pelatihan. Dan berorientasi kepada pengembangan karyawan
meliputi :
Adanya pegawai baru, Memberikan orintasi pekerjaan atau tugas pokok
organisasi kepada pegawai yang baru direkrut sebelum yang
bersangkutan ditempatkan pada salah satu unit organisasi;
3
Adanya peralatan kerja baru, Mempersiapkan pegawai dalam
penggunaan peralatan baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga
tidak terjadi adanya kecelakaan kerja dan meningkatkan efesiensi kerja;
Adanya perubahan sistem manajemen/ administrasi
birokrasi Mempersipakan pegawai dalam melakukan pekerjaan dengan
menggunakan sistem yang baru dibangun;
Adanya standar kualitas kerja yang baru, Mempersiapkan pegawai
dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru
dibangun;
Adanya kebutuhan untuk menyegarkan ingatan, Memberikan nuansa
baru/penyegaran ilmu pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki;
Adanya penurunan dalam hal kinerja pegawai, Meningkatkan kualitas
kinerja pegawai sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan
strategis;
Adanya rotasi/relokasi pegawai, Meningkatkan pegawai dalam
menghadapi pekerjaan dan situasi kerja yang baru
berangkat dari uraian tersebut maka laporan proyek perubahan
mengambil judul Optimalisasi Program Pelatihan Sumber Daya Air dan
Cipta Karya Melalui Analisis Kebutuhan Diklat Pada UPTD Wilayah Tengah
Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kalimantan Timur.
B. Area Proyek Perubahan
Semua organisasi merupakan bagian dari sistem sosial yang hidup di
tengah-tengah masyarakat. Masyarakat itu sendiri memiliki sifat dinamis,
selalu mengalami perubahan dan perkembangan. Karakteristik masyarakat
seperti itu menuntut organisasi untuk juga memiliki sifat dinamis. Tanpa
dinamika yang sejalan dengan dinamika masyarakat, organisasi tidak akan
4
survive apalagi berkembang. Ini berarti bahwa perubahan dalam suatu
organisasi merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindari. Secara terus
menerus organisasi harus menyesuaikan diri dengan tuntutan dan
perubahan yang terjadi di lingkungannya. Proses penyesuaian dengan
lingkungan merupakan salah satu permasalahan besar yang dihadapi
organisasi modern. Kecuali perubahan yang bertujuan menyesuaikan
diri terhadap perubahan lingkungan, organisasi kadang-kadang
menganggap perlu secara sengaja melakukan perubahan guna
meningkatkan keefektifan pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan. Karena
sifat dan tujuan setiap organisasi berbeda satu sama lain maka frekuensi
dan kadar perubahan yang terjadinya pun tidak selalu sama. Organisasi-
organisasi tertentu lebih sering mengalami perubahan, sementara
organisasi lain relatif jarang melakukannya.
Menghadapi kondisi lingkungan yang selalu berubah tersebut, tidak
ada cara lain yang lebih bijaksana bagi seorang pimpinan kecuali dengan
memahami hakekat perubahan itu sendiri dan menyiapkan strategi yang
tepat untuk menghadapinya.
Area perubahan dalam rencana aksi perubahan secara umum
meliputi 8 (delapan) area perubahan, yaitu:
1. Organisasi : Struktur organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran
(right sizing), dan menghindari tumpang tindih pada pelaksanaan
tugas, fungsi, dan kewenangannya melalui penyempurnaan dan
penataan organisasi dan tata kerja.
5
2. Tata Laksana : Terbangunnya sistem tatalaksana yang efektif,
efisien, dan transparan melalui penyempurnaan dan peningkatan peran
ketatalaksanaan dengan melakukan pemanfaatan teknologi informasi
dan penerapan sistem manajemen mutu termasuk prosedur standar
kerja, guna mendukung kinerja lembaga dalam mengelola sumber
daya yang dimiliki baik sumber daya manusia, aset lain (intangible &
tangible) dan perangkat pendukung lainnya.
3. Sumber Daya Manusia (SDM) : Meningkatkan profesionalisme SDM
aparatur yang berintegritas tinggi, netral, kompeten, cakap/mampu,
berkinerja tinggi dan sejahtera.
4. Regulasi : Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, kondusif,
harmonis, sinkron serta efektif dan efisien dalam pelaksanaannya
melalui pembenahan dan penyempurnaan/ penyederhanaan peraturan.
5. Pengawasan : Meningkatkan tata kelola yang andal, terpercaya, efektif
dan efisien, serta taat pada peraturan menuju terciptanya SKPD
yang transparan, akuntabel, dan berwibawa.
6. Akuntabilitas : Berjalannya sistem akuntabilitas kinerja SKPD yang
efektif melalui diterapkannya Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (SAKIP).
7. Pelayanan : Pelayanan publik yang prima, lebih cepat, lebih aman, lebih
baik dan lebih terjangkau.
8. Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur :
Terwujudnya budaya organisasi yang berorientasi pada hasil..
6
Gambar 1. Area Manajemen Perubahan
Secara khusus area proyek perubahan yang dilaksanakan dalam
lingkup tugas Seksi Sumber Daya Air dan Cipta Karya berada pada area
Manajemen perubahan Sumber Daya Manusia dengan yang memiliki
integritas, kompetensi dan profesional.
C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
Proyek Perubahan ini dilaksanakan dengan tujuan :
1. Mengidentifikasi tingkat pengetahuan dan keterampilan serta sikap
pegawai berdasarkan kemampuan kerja aktual (KKP) dan kemampuan
kerja yang diharapkan (KKJ).
2. Menganalisis kebutuhan pelatihan bagi pegawai dengan mengacu pada
uraian pekerjaan yang telah ditetapkan.
3. menentukan apa sebetulnya kebutuhan pelatihan yang menjadi prioritas.
Informasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam
7
menggunakan sumber daya (dana, waktu dll) secara efektif sekaligus
menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu.
Sedangkan manfaat dari pelaksanaan proyek perubahan ini adalah :
1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja;
2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;
3. Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang
operasional;
4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;
5. Sebagai bahan masukan dalam merencanakan dan menentukan
pelatihan bagi karyawan agar dapat mengembangkan pengetahuan,
keterampilan serta sikap yang dimiliki pegawai.
D. Ruang Lingkup
Secara umum ruang lingkup perubahan terlihat pada kegiatan yang
dideskripsikan dalam diagram.
Gambar 2. Ruang Lingkup Perubahan
8
Ruang lingkup proyek perubahan ini mengarah pada bagaimana
menyusun program pelatihan bagi pegawai melalui analisis kebutuhan
pelatihan yaitu :
1. .
2.
E. Kriteria Keberhasilan
Seksi Seksi Sumber Daya Air dan Cipta Karya UPTD Wilayah
Tengah Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Kalimantan Timur dalam
Pelaksanaan Proyek Perubahan optimalisasi identifikasi kebutuhan
pelatihan dari kriteria keberhasilan melalui out-put dan out-come program
yang menjadi kriteria keberhasilan sebagai berikut:
Tabel 1. Kriteria Keberhasilan
NO Uraian Indikator
1.
9
BAB II
DESKRIPSI DAN ANALISIS PROYEK PERUBAHAN
A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek
Analisis kebutuhan diklat (AKD) memiliki peranan yang amat penting
dalam menentukan efektitifas suatu diklat karena proses analisis kebutuhan
ini akan menghasilkan daftar kebutuhan diklat. AKD bisa diibaratkan
sebagai pondasi bagi suatu bangunan yang bernama pelatihan. Jika AKD-
nya baik dan kuat, maka bangunan pelatihannya pun akan berdiri dengan
kokoh. Untuk itu, berbagai organisasi sebaiknya melakukan AKD yang
efektif agar output dan outcome kegiatan pelatihan pun menjadi efektif.
Dengan demikian, AKD yang efektif akan menjamin penyelenggaraan diklat
yang efektif pula. Efektifitas program diklat ditandai dengan kemampuan
program diklat tersebut untuk:
1. Memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
2. Membentuk kompetensi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas
3. Mencegah masalah yang mungkin muncul di masa datang
4. Memberikan keuntungan bagi organisasi dan individu yang memerlukan.
Para ahli pendidikan dan pelatihan sepakat bahwa AKD merujuk
pada kegiatan yang sistematis untuk mengetahui kesenjangan antara
kompetensi aktual pegawai dengan kompetensi standar sehingga dapat
ditentukan apakah diperlukan suatu penyelenggaraan jenis diklat tertentu.
Oleh karenanya, AKD dianggap sebagai proses untuk mengetahui
10
kesenjangan antara keadaan yang sebenarnya (actual condition) dengan
kondisi yang diinginkan (ideal condition) yang menyangkut kinerja sumber
daya manusia dalam organisasi yang mencakup pengetahuan, keterampilan
dan sikap, sehingga dapat diputuskan apakah memerlukan program diklat
atau tidak.
Secara operasional, penetapan kebutuhan diklat dimaksud perlu
diketahui pada ruang lingkup mana dan tingkatan apa diklat itu dibutuhkan.
Setidaknya terdapat 3 tingkatan peningkatan kompetensi, yaitu:
1. Kebutuhan pada Level Organisasi; Pada level ini, pelatihan dimaksudkan untuk mengetahui dan mengatasi kelemahan-kelemahan yang secara umum dihadapi dan dialami oleh organisasi. Dengan kata lain, diklat yang dibutuhkan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi atau akan dihadapi oleh organisasi.
2. Kebutuhan pada Level Pekerjaan; Pada tahap ini, kebutuhan diklat dimaksudkan untuk menyiapkan para pegawai melalui peningkatan keterampilan, pengetahuan dan sikap perilaku agar dapat melaksanakan berbagai tugas pekerjaan tertentu yang harus dilakukan.
3. Kebutuhan pada Level Individu; Pada tahapan ini, diklat dimaksudkan untuk menetapkan siapa yang membutuhkan diklat dan jenis diklat apa yang perlu diberikan. Hal ini dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh seorang pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.
B. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan
1. Roadmap Proyek Perubahan
Rencana Aksi Perubahan Dalam Optimalisasi Identifikasi
Kebutuhan Diklat dengan Kerangka kerja (roadmap) dalam bentuk
program kerja yang sebelumnya diawali dengan langkah-langkah:
11
a. Menetapkan Tujuan (Goal) dimana proyek perubahan akan
memberikan dampak; Sasaran (Goal) adalah urutan tujuan yang
lebih tinggi yang akan diupayakan untuk mencapainya melalui proyek
perubahan ini, sering kali dalam kombinasi dengan proyek-proyek
yang lain.
b. Menetapkan Maksud (Purpose) yang akan dicapai oleh proyek
perubahan ; Maksud (Purpose) seringkali menggambarkan suatu
perubahan perilaku dari para penerima manfaat proyek. Suatu
maksud seringkali berkaitan dengan penggunaan output-output
proyek: “Metode-metode produksi yang baru digunakan atau sistem-
sistem yang baru diimplementasikan”.
c. Menetapkan Output (Keluaran) untuk mencapai Tujuan
(Purpose) ; Keluaran (Output) menguraikan APA yang diinginkan
untuk dilaksanakan oleh proyek perubahan. Output sering kali
diuraikan didalam Terms of Reference (TOR) – Kerangka Acuan –
untuk proyek tersebut.
d. Menetapkan Aktivitas guna mencapai setiap Output ; Kegiatan
(Activities) menetapkan tentang bagaimana cara tim proyek
melaksanakan proyek perubahan. Pada umumnya terpusat untuk
memberikan uraian singkat tentang tiga sampai tujuh kegiatan yang
harus dilaksanakan untuk menyelesaikan setiap Keluaran.
12
Tabel 2. Roadmap Proyek Perubahan
ROADMAP INDIKATOR ALAT VERIFIKASI
INDIKATOR T
UJU
AN
PR
OJE
CT
TUJUAN 1.
MAKSUD
KE
GIA
TA
N
PR
OJE
CT OUTPUT
KEGIATAN
13
2. Milestone/Pentahapan
Pentahapan (milestone) yaitu urutan capaian capaian yang
sangat penting pada periode tertentu (minggu, bulan, tahun) yang harus
diperhatikan untuk menjamin terlaksananya proyek perubahan secara
tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone dalam hal ini berbeda dengan
jadwal karena milestone tidak terbatas hanya membuat rencana waktu
kerja tetapi ada target yang perlu diselesaikan artinya mengandung
manajemen sumberdaya yang diperlukan. Milestone; adalah peristiwa
penting dalam proyek yang terjadi pada satu titik waktu. Milestone
biasanya menggunakan deliverable sebagai landasan untuk
mengidentifikasi segmen kerja utama dan tanggal akhir. Milestone
berupa titik pengendalian alami dan penting dalam proyek. Harus mudah
dikenali oleh semua peserta proyek.
Untuk melihat pentahapan (milestone) proyek perubahan yang
dilaksanakan dapat dilihat pada tabel berikut :
14
Tabel 3. Milestone Proyek Perubahan
No TAHAP UTAMA PENANGGUNG
JAWAB WAKTU
TINGKAT RESIKO
ANGGARAN KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
15
3. Tata Kelola Proyek
Tim Kerja proyek Perubahan menjabarkan kebijakan dan
arahan dengan menetapkan strategi komunikasi dan strategi manajemen
perubahan. Tim Kerja proyek Perubahan juga melakukan sosialisasi
dan internalisasi agar kebijakan dan arahan terimplementasi,
sehingga terbangun kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta
keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan proyek
perubahan pada seluruh tingkatan pegawai. Berikut Struktur Tim Proyek
Perubahan :
gambar 3. Struktur Tim Proyek Perubahan
16
Deskripsi Tim Proyek Perubahan :
1. Project Sponsor : memberikan dukungan strategis dan arahan atas
keseluruhan program.
2. Project Leader : Mengelola Tim dan Proyek sehingga menghasilkan
output.
3. Coach : Memberikan sumbangan pemikiran kepada tim
4. Narasumber : Memberikan masukan kepada tim terkait topik proyek
5. Project Tim : Menerima Arahan dari Project Leader
C. Analisis Stakeholder
1. Pemetaan Stakeholder
Stakeholders Analysis merupakan suatu kegiatan menganalisis
sikap dan respon dari stakeholders terhadap pelaksanaan kebijakan atau
proyek. Biasanya analisis stakeholder dilakukan pada tahap persiapan
pelaksanaan proyek untuk mengetahui respon dari stakeholders
terutama mengenai kemungkinan perubahan proyek.
Stakeholders adalah setiap pihak baik itu individu atau
organisasi, yang terkena dampak baik positif atau negatif dari suatu
kebijakan/proyek, atau menjadi pihak yang mempengaruhi pelaksanaan
kebijakan/ proyek
Pada umumnya Stakeholder biasanya diartikan sebagai orang
yang akan mengambil peran aktif dalam eksekusi sistem mutu atau
orang yang akan merasakan dampak signifkan dar penggunanya.
Stakeholder ini biasanya berupa orang yang memiliki sebuah
proses,orang yang kegiatannya mempengaruhi sebuah proses,atau
17
orang yang harus berinteraksi dengan sebuah atau sekumpulan proses.
stake holder hendaknya dilakukan sedini mungkin pada awal program
untuk mengidentifikasikan berbagai kelompok yang tertarik, berkait dan
berminat dengan issue tertentu seperti kesehatan reproduksi,
lingkungan. Identifikasi pandangan dan karakteristik dari setiap stake
holder ini sangat penting, yang merupakan dasar untuk pelaksanaan
tahap berikutnya
Berdasarkan kekuatan, posisi penting, dan pengaruh stakeholder
terhadap suatu issu stakeholder dapat diketegorikan kedalam beberapa
yaitu stakeholder primer, sekunder dan stakeholder kunci. Sebagai
gambaran pengelompokan tersebut pada berbagai kebijakan, program,
dan proyek pemerintah (publik) dapat kemukakan kelompok stakeholder
seperti berikut :
a. Stakeholder Utama (primer) : Stakeholder primer adalah individu
atau kelompok yang memperoleh manfaat secara langsung dari hasil
suatu kegiatan proyek Jika dimobilisasi secara tepat maka penerima
manfaat merupakan pendukung yang paling terpercaya dan
meyakinkan.
b. Stakeholder Pendukung (sekunder) : Stakeholder sekunder adalah
individu, kelompok maupun organisasi yang mempunyai pandangan
atau posisi yang sama dan siap bergabung didalam suatu koalisi
untuk mendukung isu tertentu. Membangun kemitraan adalah
penting, untuk itu perlu dilakukan identifikasi dan kontribusinya dalam
proyek. nusaha advokasi. Mitra perlu keyakinan dan dorongan terus
menerus. Untuk mempererat kemitraan perlu adanya tujuan yang
18
jelas, Pembagian informasi dan pengalaman belajar, komunikasi
yang terbuka dan jujur, serta adanya pertemuan rutin.
c. Stakeholder Kunci : Pembuat keputusan atau stakeholder kunci
adalah mereka yang berkepentingan dengan kekuasaan atau otoritas
untuk bertindak mempengaruhi perubahan atau kebijakan yang
diharapkan. Yang termasuk di dalam kelompok ini adalah para
pembuat undang-undang, anggota parlemen, anggota kabinet,
pemuka masyarakat, pemimpin agama, pemimpin tradisional
dsb. Tidak dapat diragukan bahwa keputusan adalah merupakan
target yang bermakna dalam suatu program. Untuk itu kelompok ini
mendapat perhatian yang lebih dibandingkan dengan kelompok
lainnya.
2. Identifikasi Stakeholder
Setelah melakukan identifikasi awal stakeholder seperti di atas,
kemudian perlu dipetakan lebih lanjut bagaimana perubahan yang akan
dilakukan akan memberikan dampak (impact) kepada para stakeholder
dan bagaimana tingkat pengaruh atau kewenangan (influence) para
stakeholder tersebut atas sukses atau mulusnya jalannya perubahan.
Tujuan dari pemetaan stakeholder adalah untuk melakukan
asesmen dan memetakan para stakeholder terkait dengan peran dan
kapasitas mereka dalam mempengaruhi keberhasilan jalannya
perubahan agar berbagai kepentingan (interests) dari masing - masing
stakeholder dapat teridentifikasi dengan baik. Selain itu, kegiatan ini juga
berguna untuk melakukan prioritisasi para stakeholder berdasarkan
19
tingkat kewenangan dan derajat dampak yang dimiliki sehingga strategi
perubahan yang akan dibuat akan lebih efektif diimplementasikan.
Format yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi stakeholder
dapat dilihat pada Tabel berikut :
Tabel 4. Identifikasi Stakeholder
STAKEHOLDER
Kaitan kepentingan dengan proyek perubahan
Memiliki Kewenangan dengan proyek
perubahan
LangsungTidak
LangsungResmi
TidakResmi
Kepala Dinas
Kabid Pengsawasan Ketenagakerjaan
Kabid Hubungan Industrial dan Jamsostek
Disnaker Kabupaten/Kota
Komite Akreditasi LPK Prov. Kaltim
Lembaga Pelatihan Kerja
D. Strategi Komunikasi
Komunikasi adalah suatu bidang yang luas dan masih samar-samar.
Bidang ini terdiri dari berbagai disiplin, kebanyakan saling tumpang-tindih,
mempunyai nama yang berbeda dan merujuk ke kegiatan yang berbeda,
20
tergantung dari perspektif pembicara. Misalnya, urusan komunikasi,
pemasaran dan korporasi adalah istilah yang mencakup berbagai cara
untuk menyampaikan sebuah pesan, sementara isu, merek, dan
manajemen pemangku kepentingan adalah istilah-istilah yang lebih baru
untuk menunjukkan pendekatan-pendekatan yang ditemui dalam berbagai
kegiatan komunikasi.
Sebagaimana aspek organisasi lainnya, merencanakan cara
komunikasi sangat penting dan mempunyai banyak manfaat untuk berbagai
alasan. Komunikasi menjamin pemanfaatan sumberdaya langka secara
paling efisien, dapat membantu memprioritaskan tuntutan-tuntutan yang
berlawanan, dan memberikan arahan yang jelas yang terkait dengan
kegiatan sehari-hari. Lebih lanjut, komunikasi dapat mengidentifikasi
mereka yang membawa perubahan dan memberi cara terbaik untuk
menghadapi mereka, memungkinkan telaah kegiatan organisasi saat ini
dan memberikan tolak ukur untuk mengukur keberhasilan diwaktu yang
akan datang.
Menyusun sebuah strategi komunikasi adalah suatu seni, bukan
sesuatu yang ilmiah, dan ada banyak cara pendekatan yang berbeda untuk
melakukan tugas ini. Saran yang diberikan berikut ini hanyalah panduan
yang tidak mempunyai aturan-aturan ketat. Strategi komunikasi juga dapat
diterapkan untuk proyek terpisah dalam rencana kwartalan atau bulanan,
atau dapat menunjuk ke strategi komunikasi di luar rencana periodik
tersebut atau di bawah strategi organisasi yang menyeluruh.
21
Dalam rangka meningkatkan keberhasilan pelaksanaan proyek
perubahan, strategi komunikasi yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Komunikasi Efektif
Tujuan utama digunakannya strategi komunikasi adalah terciptanya
komunikasi efektif yaitu yang mampu melahirkan efek dari komunikasi
yaitu: (1) perubahan pengetahuan; (2) perubahan sikap; dan (3)
perubahan perilaku seluruh jajaran dan pemangku kepentingan terhadap
pelaksanaan proyek perubahan.
Keberhasilan komunikasi efektif juga sangat dipengaruhi oleh komponen
utama komunikasi, yaitu : (1) komunikator (communicator); (2) pesan
(message); (3) media atau saluran (channel); dan (4) penerima pesan
(communicatee). Oleh karenanya memantapkan dan mengefektifkan
keempat komponen utama komunikasi, merupakan hal yang harus
dilakukan.
2. Partisipasi
Secara harfiah partisipasi diartikan sebagai peran serta stakeholder
dalam proses pelaksanaan, pemanfaatan hasil, perencanaan dan
pengambilan keputusan. Secara umum konsep partisipasi adalah
sebagai kemampuan stakeholder untuk bertindak dalam keberhasilan
(keterpaduan) yang teratur untuk menanggapi kondisi lingkungan,
sehingga dapat bertindak sesuai dengan logika yang dikandung oleh
kondisi lingkungan yang ada (to take part or have share in an activity or
event).
3. Fasilitasi
Dalam bentuk memberikan dukungan dan kemudahan. Secara
konseptual bahwa fasilitasi dimaksudkan untuk memberikan kemudahan
kepada para stakeholdermelalui peningkatan kapasitas baik secara
individu, kelompok maupun lembaga sehingga mereka mau terlibat
secara sukarela dalam proses pelaksanaan proyek perubahan. Bentuk
22
fasilitasi yang dibutuhkan adalah dalam bentuk peningkatan kapasitas
Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi, Perencanaan
SDM
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pada penulisan Laporan Aksi Perubahan yang mengambil judul
Optimalisasi Pelaksanaan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi Melalui
Akreditasi Lembaga Pelatihan pada Bidang Pengembangan Tenaga Kerja
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Timur, dapat
diambil beberapa kesimpulan yaitu :
1. Pelatihan berbasis kompetensi (CBT= Competency Based Training)
merupakan pendekatan pelatihan yang diarahkan oleh outcomes yang
spesifik. Pendekatan ini membantu individu untuk menguasai
ketrampilan, pengetahuan dan sikap ditempat kerja sehingga mereka
mampu menunjukkan hasil kerjanya sesuai standar di tempat kerja
pada kondisi tertentu. Dalam bahasa sederhana, pelatiahan berbasis
kompetensi adalah melatih hingga kompeten 100%.
2. Program Penerapan Tata Kelola Lembaga Pelatihan Kerja (LPK)
merupakan perencanaan untuk menerapkan tata kelola LPK baik
struktur hubungan maupun proses untuk mengatur dan mengendalian
LPK yang bertujuan untuk mencapai tujuan lembaga pelatihan yang
telah ditetapkan.
3. Langkah-langkah program penerapan tata kelola LPK berbasis
kompetensi yaitu dengan melaksanakan :
a. Memastikan komitmen manajemen
b. Mengembangkan sistem tata kelola LPK berbasis kompetensi.
c. Menerapkan sistem tata kelola LPK.
d. Validasi dan verifikasi penerapan sistem tata kelola LPK.
B. Rekomendasi
1. Mengimplementasikan program penerapan Tata Kelola LPK berbasis
kompetensi sebagai syarat dalam mengajukan Akreditasi LPK.
2. Lakukan apresiasi (Pelatihan awareness pengembangan sistem tata
kelola LPK, FGD, Seminar) kepada manajemen LPK (Top manajemen,
Board of director, Managers).
3. Kembangkan sistem tata kelola LPK berbasis kompetensi: Menetapkan
sistem tata kelola LPK berbasis kompetensi; Panduan Mutu; SOP
(Prosedur & Instruksi Kerja); Formulir dan dokumen pendukung.
4.
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Menteri Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Berbasis Kompetensi.
Peraturan Kepala LAN Nomor 13 Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraaan Diklatpim Tk. IV.
Anonim, 2014. Panduan Tahap Taking Ownership (Breakthrough 1) Coaching And Councelling Diklat Pim IV. Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.
Anonim, 2014, Merancang Proyek Perubahan, Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.
Anonim, 2014, Diagnosa Perubahan (Diagnostic Reading) Diklat Pim IV, Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.
Anonim, 2014, Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan, Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.
Anonim, 2014, Laboratorium Kepemimpinan Diklat Pim IV (Breakthrough 2) Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.
Anonim, 2014, Koordinasi dan Kolaborasi. Diklat Kepemimpinan Aparatur Pemerintah Tingkat IV Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Jakarta, 2014.
L
A PPROYEK
O R
R UA B N A H A N
OPTIMALISASI PELAKSANAAN PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI PADA SEKSI
BINA PELATIHAN DAN PRODUKTIFITAS TENAGA KERJA DINAS TENAGA KERJA PROVINSI
KALIMANTAN TIMUR
OLEH :ABUSTAN BADERU, SE
NIP. 19640124 198603 1 012
DINAS TENAGA KERJAPROVINSI KALIMANTAN TIMUR
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN ITahun 2014
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHANPROVINSI KALIMANTAN TIMUR
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
OPTIMALISASI PELAKSANAAN PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI PADA SEKSI BINA PELATIHAN DAN
PRODUKTIFITAS TENAGA KERJA DINAS TENAGA KERJA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR
COACH, PESERTA,
Drs. MUCHLIS SYAHRANI, MBA ABUSTAN BADERU, SE
MENTOR,
Ir. SULISTRI KAWIYANI, MEd
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah Subhanahuwata’ala, yang
telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga kami dapat menyele-
saikan Laporan Proyek Perubahan.
Laporan Proyek Perubahan ini disusun untuk memenuhi salah satu
tugas dan kewajiban sebagai peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan
Tingkat IV Pola Baru Angkatan I Tahun 2014 yang diselenggarakan di Badan
Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Kalimantan Timur, dengan obyek penulisan
yang menyangkut bidang tugas pokok dan fungsi masing-masing peserta.
Penulis menyadari bahwa Laporan Proyek Perubahan ini masih sangat
jauh dari sempurna, oleh karena itu segala saran dan kritik dari pembaca
sangat penulis harapkan dalam rangka penyempurnaan penulisan ini.
Penulisan Laporan Proyek Perubahan ini dapat terselesaikan dengan
lancar, semuanya tidak terlepas dari bantuan beberapa pihak yang sangat
besar manfaatnya bagi penulis. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terima kasih yang tulus kepada :
1. Gubernur Provinsi Kalimantan Timur.
2. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Kalimantan Timur
3. Kepala Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Timur.
4. Bapak Drs. Muchlis Syahrani, MBA selaku Coach yang telah memberikan
bimbingan dan arahan selama penulisan Proposal dan Lapaoran Proyek
Perubahan ini.
5. Ibu Ir. Sulistri Kawiyani, Med, selaku Mentor/Sponsor dalam proyek
perubahan ini.
6. Widyaiswara Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Kalimantan Timur
yang telah membekali penulis dengan berbagai materi sajian yang sangat
bermanfaat untuk pelaksanaan tugas.
7. Rekan-rekan peserta Diklat Pim IV Pola Baru Angkatan I Tahun 2014 yang
telah banyak membantu dalam penulisan dan penyusunan Kertas Kerja ini.
Harapan penulis, mudah-mudahan Laporan Proyek Perubahan ini dapat