COMPUTADORES PARA EDUCAR · de Compras de Computadores Para Educar, esto es: las áreas técnicas que requieren de la adquisición del bien o servicio, los comités internos, supervisores,

COMPUTADORES PARA EDUCAR

MANUAL DE CONTRATACION


Código: CT-001-M

Versión: 2

Fecha: Agosto/2016

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Elaborado: Profesional de Gestión de Contratación

Revisado: Coordinadora de Contratación

Aprobado: Coordinadora de Contratación

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

1 Marzo de 2013 Elaboración inicial del Manual

2

Agosto de 2016

Se actualiza el contenido del manual con los cambios efectuados en Computadores para Educar, se modifica el capítulo 2 acerca de los comités internos de contratación.


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Tabla de contenido CAPÍTULO 1 ......................................................................................................................................... 6

1.1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 6

1.2. LINEAMIENTOS GENERALES .............................................................................................. 6

1.3. OBJETIVO .............................................................................................................................. 7

1.4. ALCANCE .............................................................................................................................. 7

1.5. RESPONSABILIDAD ............................................................................................................. 7

1.6. MARCO JURÍDICO ................................................................................................................ 8

1.7. COMPETENCIA PARA EXPEDIR EL PRESENTE MANUAL ................................................ 9

1.8. COMPETENCIA PARA CONTRATAR ................................................................................... 9

1.9. CONTROL A LA CONTRATACIÓN ....................................................................................... 9

1.10. PRINCIPIOS QUE RIGEN A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ......................................... 10

1.10.1. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA ............................................................................ 10

1.10.2. PRINCIPIO DE ECONOMÍA ....................................................................................... 11

1.10.3. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD ......................................................................... 11

1.10.4. PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA .................................................................... 12

1.10.5. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD ..................................................................................... 12

1.10.6. PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO ........................................................................ 12

1.10.7. PRINCIPIO DE PRIMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL .................... 13

1.10.8. PRINCIPIO DE ECUACIÓN CONTRACTUAL ............................................................ 13

1.10.9. PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN DE LAS REGLAS CONTRACTUALES .............. 13

1.10.10. PRINCIPIO DE BUENA FE CONTRACTUAL ............................................................. 13

1.10.11. PRINCIPIO DE PLANEACIÓN ................................................................................... 13

1.10.12. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA .................................................... 13

1.11. DEFINICIONES ................................................................................................................. 14

1.12. VIGENCIA ......................................................................................................................... 24

CAPÍTULO 2 ....................................................................................................................................... 24

2.1. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL ...................................... 24

2.1.1. COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y DE EVALUACIÓN ....................................................... 24

CAPÍTULO 3 ....................................................................................................................................... 26

3.1. PLANEACIÓN ANUAL DE ADQUISICIONES ...................................................................... 26

3.2. SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL PAA. .................................................................. 27


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CAPÍTULO 4 ....................................................................................................................................... 27

4.1. PROCEDIMIENTOS COMUNES EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN .................... 27

4.1.1. PLANEACIÓN ............................................................................................................... 27

4.1.2. ESTUDIOS O DOCUMENTOS PREVIOS ...................................................................... 27

4.1.3. ELABORACIÓN, CONTENIDO Y APROBACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS ............... 28

4.1.4. JUSTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD. ............................................ 34

4.1.5. CAPACIDAD JURÍDICA. ............................................................................................... 37

4.1.6. CAPACIDAD FINANCIERA. .......................................................................................... 37

4.1.7. EXPERIENCIA ESPECÍFICA ........................................................................................ 37

4.1.8. INSTRUCTIVO DE PAGO ............................................................................................. 38

4.1.9. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO. ..................................................... 38

4.1.10. PLAZO DEL CONTRATO. ......................................................................................... 40

4.1.11. ELABORACIÓN DEL ESTUDIO DE MERCADO ....................................................... 40

4.1.12. EXPEDICIÓN DE LA PROVISIÓN PRESUPUESTAL ............................................... 41

4.1.13. CONVOCATORIAS LIMITADA A MIPYME ............................................................... 41

4.1.14. FUNDAMENTOS QUE SOPORTAN LA ELECCIÓN DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ................................................................................................................................ 42

4.1.15. ESTUDIO O ANÁLISIS DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS 43

4.1.16. FACTORES DE DESEMPATE. .................................................................................. 45

4.1.17. SUBSANACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES. ................................................ 46

4.1.18. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS. ............................... 47

4.1.19. ESTUDIO DEL SECTOR ............................................................................................ 50

4.2. PROYECCIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES ......... 53

4.2.1. CONTENIDO Y APROBACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO ........... 53

4.2.2. REGLAS Y PRINCIPIOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS ........ 54

4.2.3. ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO ......... 54

4.2.4. RECOPILACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y TRANSFERENCIA A ARCHIVO. ................................................................................................. 55

CAPÍTULO 5 ....................................................................................................................................... 56

5.1. ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE ACUERDO CON EL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL .............................................................. 56

5.2. MODALIDADES DE SELECCIÓN ........................................................................................ 56

5.2.1. PROCESOS DE LICITACIÓN PÚBLICA ....................................................................... 56


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5.2.2. PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA ................................................................... 69

CAPÍTULO 6 ..................................................................................................................................... 114

6.1. ETAPA CONTRACTUAL .................................................................................................... 114

6.1.1. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO ............................................................................... 114

6.1.2. SUPERVISIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ............................................... 115

6.1.3. MODIFICACIONES, ADICIONES O PRÓRROGAS A LOS CONTRATOS. ................. 115

6.1.4. OTRAS MODIFICACIONES. ........................................................................................ 116

6.1.5. CESIÓN DE LOS CONTRATOS. ................................................................................. 116

6.1.6. TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES..................................................................................................................................... 116

6.1.7. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES ..................................... 116

6.1.8. MULTAS. ..................................................................................................................... 116

6.1.9. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA. .............................................................................. 117

6.1.10. CADUCIDAD. ........................................................................................................... 118

CAPÍTULO 7 ..................................................................................................................................... 118

7.1. ETAPA POST CONTRACTUAL ......................................................................................... 118

7.1.1. ETAPA DE LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. ..................................................... 118

7.1.2. CONTRATOS O CONVENIOS OBJETO DE LIQUIDACIÓN. ....................................... 118

7.1.1. FORMAS DE LLEVAR A CABO LA LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES .................................................................................................................................... 119

7.1.1. REGLAS GENERALES ................................................................................................ 120

CAPÍTULO 8 ..................................................................................................................................... 121

8.1. CONSIDERACIONES ADICIONALES ................................................................................ 121

8.1.1. ENVÍO DE CONTRATO A SUPERVISORES E INTERVENTORES. ........................... 121


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CAPÍTULO 1

1.1. INTRODUCCIÓN Este Manual recoge las políticas, lineamientos, principios, pautas y procedimientos que deben ser tenidos en cuenta, como guía de aplicación, en el desarrollo de las diversas modalidades de selección en sus etapas precontractual, contractual y postcontractual que adelante Computadores para Educar, en el marco de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1082 de 2015, y demás normas concordantes y complementarias. En este orden, el presente Manual de Contratación contendrá los procedimientos necesarios y obligatorios que cada Coordinación deberá llevar a cabo para la adquisición de bienes y/o servicios que requiera dentro del marco del Plan de Acción trazado por Computadores Para Educar. Así, el presente Manual contendrá las funciones internas correspondientes en lo que atañe a la actividad contractual de Computadores Para Educar. Además de los procedimientos que cada Coordinación deberá seguir y las funciones internas que atañen a cada dependencia de la Entidad en materia de contratación, éste Manual contará con la determinación de tareas que deben cumplirse, así como aquellas tareas que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. De este modo, el Manual de Contratación será una herramienta de obligatorio cumplimiento para todas las áreas de Computadores para Educar, con lo que se promoverá una mayor eficiencia y eficacia en la gestión contractual institucional acorde con el marco legal y reglamentario. Teniendo en cuenta que la Ley 80 de1993, fue modificada por la Ley 1150 de 2007 al introducirle medidas tendientes a garantizar los principios de eficiencia y transparencia, la Ley 1474 de 2011 al dictarse medidas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción, que dichas normas, a su vez, fueron reglamentadas por el Decreto 1082 de 2015 y que en el año 2015 la Asamblea General adoptó la nueva estructura de la Asociación para optimizar sus procesos internos y sus gestión misional, se hace necesario la expedición de un nuevo Manual de contratación de Computadores para Educar, que corresponda a las nuevas disposiciones legales, en aras de garantizar el principio de legalidad y la seguridad jurídica en el desarrollo de todos en los procesos contractuales que adelante la Entidad. 1.2. LINEAMIENTOS GENERALES La naturaleza jurídica de la Entidad Estatal y su ubicación en la estructura del Estado. Computadores para Educar es una asociación sin ánimo de lucro creada en el año 2000, a partir de los lineamientos de política del documento Conpes 3063 del 23 de diciembre de 1999, y lo establecido en el Decreto 2324 del 9 de noviembre del 2000. Sus Miembros Fundadores y Asociados son: el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Fondo de Tecnologias de la Información y las Comunicaciones (En adelante FONTIC), el Ministerio de Educación Nacional y el Sena. Es una entidad sin ánimo de lucro de origen público, autónoma, con personería jurídica,


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patrimonio independiente, con órganos de dirección y control propios, sometida al régimen de contratación pública y vigilada por la Contraloría General de la República1 -. 1.3. OBJETIVO El presente Manual de Contratación tiene como objeto principal dar claridad al desarrollo de los procedimientos internos de Computadores Para Educar en materia de Contratación Estatal dentro de un escenario de transparencia y sometimiento a la normatividad vigente, encaminado a promover espacios y condiciones de materialización efectiva de los principios consagrados en la Constitución y la Ley. En este orden, y dados los constantes cambios en materia de Contratación Estatal, éste Manual pretende ser un instrumento ágil y sencillo que proporcione seguridad jurídica a todos los actores o intervinientes en la gestión precontractual, contractual y postcontractual al interior de la Entidad con el objetivo de facilitar, apoyar y orientar el cumplimiento de los fines estatales, de la contratación y de Computadores Para Educar. Adicional a lo anterior, el presente Manual de Contratación busca dar cumplimiento a la disposición contenida en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, mediante el cual las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, deben contar con un Manual de Contratación. 1.4. ALCANCE El presente Manual de Contratación encuentra su principal efecto en que los trabajadores de Computadores Para Educar, comités, contratistas supervisores, funcionarios de apoyo, organismos de control y ciudadanía en general, como usuarios de éste Manual, cuenten con una herramienta y/o instrumento facilitador, ágil y sencillo que ilustre y oriente de manera clara y suficiente el adecuado proceder de Computadores para Educar en su gestión precontractual, contractual y postcontractual con sujeción a la Constitución y la Ley. Se establece para todas las dependencias de CPE que demanden bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de la misión Institucional. Inicia con la etapa precontractual, en la cual se deben elaborar los estudios y documentos previos, identificando entre otros elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios requeridos con base en el Plan Anual de Adquisiciones, continúa con la etapa contractual y culmina con la liquidación del contrato o etapa postcontractual y cierre del expediente contractual. 1.5. RESPONSABILIDAD

1 La Corte Constitucional en la sentencia C–671 del 9 de septiembre de 1999, que examinó la constitucionalidad de la citada norma, declaró la exequibilidad condicional de la disposición, precisando que, aunque la entidades sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas se regulan por las disposiciones de derecho privado, en lo referente al ejercicio de las prerrogativas y potestades públicas, el régimen de los actos unilaterales, la contratación, los controles y la responsabilidad, se deberá aplicar a este tipo de entidades el régimen jurídico propio de las entidades estatales.


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La responsabilidad en la aplicación de los procedimientos que fija este Manual, recae sobre los agentes o servidores públicos (art. 26 Ley 80/93) encargados de proponer, aprobar y ejecutar el Plan de Compras de Computadores Para Educar, esto es: las áreas técnicas que requieren de la adquisición del bien o servicio, los comités internos, supervisores, trabajadores y demás funcionarios de conformidad con la Ley, reglamento o contrato. Por su parte, en lo que atañe a los consultores y/o asesores externos que contrate la entidad, éstos “serán responsables por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría” (Ley 1474 de 2011, artículo 82). Así las cosas, y con fundamento en lo indicado, todos los trabajadores y sujetos responsables de la actividad precontractual, contractual y postcontractual, tendrán que conocer y aplicar las reglas y procedimiento previsto en el presente Manual. 1.6. MARCO JURÍDICO El marco jurídico del presente Manual surge a partir de la naturaleza de Computadores Para Educar emanada, en primer término, a partir de la Constitución Nacional, en su artículo 2092 el cual establece que las autoridades deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. En desarrollo del texto constitucional, la Ley 489 de 1998 en su artículo 953, establece que las entidades públicas podrán asociarse, conformando personas jurídicas sin ánimo de lucro, para el cumplimiento de funciones administrativas. Así las cosas, el artículo 95 mencionado fue interpretado por la Corte Constitucional en sentencia C-671/99 en los siguientes términos: “(…) la sujeción al derecho civil se entiende(n) sin perjuicio de los principios y reglas especiales propios de la función administrativa establecidos en el artículo 209 de la Constitución, (…)”. (negrillas fuera del texto). De otro lado, el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, dispone que “(…) las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

2 CONSTITUCIÓN POLÍTICA. Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se

desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. 3 LEY 489 DE 1998. Artículo 95. Asociación entre entidades públicas. Las entidades públicas podrán asociarse con el fin de

cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, mediante la celebración de convenios interadministrativos o la conformación de personas jurídicas sin ánimo de lucro. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro que se conformen por la asociación exclusiva de entidades públicas, se sujetan a las disposiciones previstas en el Código Civil y en las normas para las entidades de este género. Sus Juntas o Consejos Directivos estarán integrados en la forma que prevean los correspondientes estatutos internos, los cuales proveerán igualmente sobre la designación de su representante legal.


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Bajo este orden de ideas, y de acuerdo con las previsiones contenidas en los Estatutos de Computadores Para Educar, especialmente aquellas que versan sobre la facultad de la Asociación de “(…) realizar todos los actos y contratos necesarios o convenientes para el desarrollo de su objeto, o que de una u otra manera se relacionen directamente con estos, y los que tengan como finalidad ejercer los derechos o cumplir las obligaciones legal o convencionalmente, derivadas de su existencia y funcionamiento” y sobre las funciones del Director (a) Ejecutivo (a) especialmente la relativa a “Suscribir los actos y contratos de la Asociación dentro de los límites y condiciones establecidos por los estatutos, reglamentos y por el Consejo Directivo”, se concluye que el marco jurídico del presente Manual se encuentra en el Estatuto General de la Administración Pública entendido como aquel conjunto de Leyes y reglamentos principalmente conformado por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto 19 de 2012, Decreto 1082 de 2015 y demás normas relacionadas con la Contratación Estatal que las modifiquen, deroguen o complementen, así como en los Estatutos, reglamentos y demás disposiciones expedidas por los órganos facultados para ello en los estatutos de Computadores para Educar, todo en concordancia con los principios de la función administrativa de conformidad con la jurisprudencia de la Corte Constitucional y del Consejo de Estado. 1.7. COMPETENCIA PARA EXPEDIR EL PRESENTE MANUAL La competencia para expedir el presente Manual corresponde a la Dirección Ejecutiva de Computadores para Educar de conformidad con lo señalado en los Estatutos de la entidad. 1.8. COMPETENCIA PARA CONTRATAR De acuerdo con lo previsto en los Estatutos de Computadores para Educar, la persona autorizada para contratar, -ordenar y dirigir la contratación y para seleccionar contratistas-es su Director (a) Ejecutivo (a), según lo establecen los Estatutos de la Asociación, facultad delegada, en algunos casos, en el Secretario General como ordenador del gasto, quien además se encuentra facultado para realizar los procesos de contratación y celebrar contratos en cualquier modalidad hasta la menor cuantía y en la Coordinadora de Contratación, para realizar procesos de contratación de mínima cuantía, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 008 del 02 de febrero de 2016. De este modo, en virtud del artículo 12 de la Ley 80 de 2013, el (la) Representante de la Entidad- Director(a) Ejecutivo (a)-, podrá, dentro los límites y condiciones establecidos en los estatutos, reglamentos y por el Consejo Directivo de la Asociación, distribuir de manera adecuada, la realización de todos los actos y/o trámites inherentes a los procesos contractuales para la celebración de los contratos, en los funcionarios de los niveles directivo o equivalentes. No obstante, la distribución no incluirá en ningún momento la celebración o adjudicación del contrato que resultare de los procesos de selección cuya cuantía supere la menor cuantía. El acto de delegación correspondiente determinará los límites y condiciones para su cumplimiento y ejecución, el cual de ninguna manera confiere autonomía administrativa. 1.9. CONTROL A LA CONTRATACIÓN


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Corresponde a la Coordinación del Área de Contratación el control y seguimiento de los trámites y expedición de los actos administrativos respectivos necesarios para el desarrollo de los procesos de contratación, así como de la celebración de los contratos que surjan de estos. Igualmente, de conformidad con el artículo 65, inciso 3º de la Ley 80 de 1993, el (la) Auditor(a) Interno(a) deberá ejercer un control: i) previo administrativo y ii) preventivo de los contratos, por lo que será su obligación solicitar informes sobre la gestión y emitir recomendaciones durante todas y cada una de las actuaciones pre-contractuales. No le será permitido al Auditor Interno autorizar o refrendar los procedimientos administrativos de la entidad, es decir, su intervención no podrá referirse a la aprobación o visto bueno de las actuaciones mencionadas. El (La) Director (a) Ejecutivo (a) podrá, por regla general, al inicio del proceso de contratación, y a solicitud del Coordinador(a) del Área de Contratación, solicitar acompañamiento o actuación preventiva integral sobre la gestión contractual de Computadores Para Educar, al Ministerio Público. Para hacer dicha solicitud, se deberá tener en cuenta: i) Gravedad de los hechos. ii) Cuantía del proceso de selección o contrato. iii) Naturaleza del contrato o proceso de selección. iv) Impacto de los fines perseguidos por la contratación. 1.10. PRINCIPIOS QUE RIGEN A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa moralidad, imparcialidad, publicidad, igualdad, economía, eficiencia, celeridad. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo. De igual manera, se tendrá en cuenta el deber de selección objetiva dentro de la contratación de Computadores para Educar, con el fin de obtener los resultados y el cumplimiento de los objetivos de los procesos institucionales. Teniendo en cuenta lo anterior, y en cumplimiento de éstos Computadores para Educar dará aplicación en la gestión contractual que desarrolla los siguientes Principios: 1.10.1. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA La Entidad busca garantizar la moralidad en la contratación y la imparcialidad de la Administración en la escogencia del contratista, al exigir que la misma se realice de acuerdo con unas reglas preestablecidas, claras, precisas, completas y objetivas. Este principio garantiza la publicidad y contradicción de los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él; guarda relación con cuatro aspectos, de conformidad con el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, así:


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a) La escogencia del contratista se efectuará siempre a través de licitación pública, o

procedimientos abiertos. La norma señala los casos donde se podrá contratar directamente, es decir que la regla general, es adelantar los procesos de selección haciendo uso de la convocatoria pública y solo en casos excepcionales y taxativos la normativa permita hacerlo de manera directa, garantizando de igual forma los principios de la contratación estatal.

b) Todos los interesados tienen la oportunidad procesal de conocer y controvertir los informes,

conceptos y decisiones que se rindan o adopten.

c) Teniendo en cuenta que las actuaciones de las autoridades serán públicas, los expedientes que las contengan estarán abiertos al público.

d) Garantizar el acceso a la información de la contratación de Computadores para Educar,

utilizando para el efecto las páginas electrónicas institucionales definidas para ello. 1.10.2. PRINCIPIO DE ECONOMÍA Se encuentra contenido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y se materializa en la austeridad de tiempo, medios y gastos en la ejecución de los procesos contractuales. Este principio hace referencia a que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios. Es decir que toda la actividad contractual se realice con celeridad y eficacia, agilizando los trámites y optimizando los recursos de la Entidad. Este principio también se traduce en el fortalecimiento de la planeación de los procesos contractuales de Computadores para Educar. 1.10.3. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD Se encuentra contenido en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, y guarda relación con la responsabilidad en cabeza de los servidores públicos y contratistas para velar por el cumplimiento de los fines de la contratación, así como la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contratado. Los servidores públicos y contratistas de Computadores para Educar tienen el deber de buscar el cumplimiento de los fines de la contratación y velar por su correcta y oportuna ejecución. Este principio somete disciplinaria, penal y fiscalmente, a todos los que intervienen en la actividad contractual para asumir las consecuencias de un eventual incumplimiento de las obligaciones a su cargo. Así mismo, el numeral 3 del artículo 26 del Estatuto General de Contratación consagra que las entidades y los servidores públicos responderán cuando hubieren abierto procesos de selección sin haber elaborado previamente el pliego de condiciones, o cuando dicho documento se elabore en forma incompleta, ambigua o confusa, que conduzca a interpretaciones de carácter subjetivo.


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Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de Computadores para Educar, del Contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar. Los contratistas interventores (si no son servidores públicos) y los asesores externos son particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen de responsabilidades aplicable a los servidores públicos. Los consultores y asesores externos responden civil, penal y fiscalmente por los daños que se ocasionen a la entidad con sus acciones u omisiones en el desempeño de las funciones. 1.10.4. PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA Se encuentra en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, y pretende garantizar condiciones imparciales en donde prime el interés general sobre el particular para garantizar la selección del ofrecimiento más favorable a la entidad. Es una obligación de Computadores para Educar respecto de todos los procesos y procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es, que en ningún caso la selección del contratista puede obedecer a criterios subjetivos. 1.10.5. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD En virtud de este principio, Computadores para Educar dará a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordena el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública a través de su página WEB y el SECOP, en especial en el portal único de contratación pública, publicando en dichas páginas las convocatorias y toda la actividad contractual que dependiendo de su modalidad, deba ser conocida por los interesados en contratar. 1.10.6. PRINCIPIO DEL DEBIDO PROCESO Computadores para Educar garantizará que toda actuación administrativa vinculada con la actividad contractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de la administración. El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales.


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1.10.7. PRINCIPIO DE PRIMACÍA DE LO SUSTANCIAL SOBRE LO FORMAL En todo proceso de selección de contratistas primará los aspectos sustanciales sobre los formales. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por Computadores para Educar en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación. 1.10.8. PRINCIPIO DE ECUACIÓN CONTRACTUAL En los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento. 1.10.9. PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN DE LAS REGLAS CONTRACTUALES En la interpretación de las normas sobre contratos estatales, relativas a procedimientos de selección y escogencia de contratistas y en la de la cláusula y estipulaciones de los contratos, se tendrá en consideración los fines y los principios de que trata la ley, los mandatos de la buena fe y la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracteriza a los contratos conmutativos. 1.10.10. PRINCIPIO DE BUENA FE CONTRACTUAL Regulado en el artículo 83 de la Constitución Política de Colombia, resulta aplicable en todas las etapas del proceso contractual, tanto en la etapa preliminar, celebración y ejecución de los contratos. Las partes no solo se obligan a lo pactado, sino a todo lo demás que según la ley, la costumbre y la equidad natural, correspondan a la naturaleza de las relaciones contractuales 1.10.11. PRINCIPIO DE PLANEACIÓN Los contratos se deben celebrar de manera oportuna, y sólo aquéllos adecuados a los fines de la Entidad, al presupuesto y al Plan Anual de Adquisiciones. Prever y definir los riesgos del contrato y asignarlos al momento de celebrarlo. Desarrollar la actividad de contratación de forma particular para cada caso, teniendo en cuenta el objeto preciso y las características propias de cada necesidad de Computadores para Educar. Propender por el estudio y elaboración de los documentos precontractuales y contractuales en función de las necesidades de la entidad para cado caso en particular. 1.10.12. PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA


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En adición a lo anterior, los principios de la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política también resultan aplicables a la actuación contractual que adelanta Computadores para Educar, así: prevalencia del interés general, legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad: 1.10.12.1. LEGALIDAD Las actuaciones que adelanten los servidores públicos deberán ajustarse al cumplimiento de la normatividad vigente. 1.10.12.2. IGUALDAD Dar el mismo tratamiento y oportunidad a quienes participen en el procedimiento contractual, con sujeción a la Ley y las normas que reglamentan la materia. 1.10.12.3. MORALIDAD Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del proceso de contratación estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad. 1.10.12.4. EFICACIA Cumplir con la finalidad de los procedimientos. 1.10.12.5. ECONOMÍA Agilizar decisiones y procedimientos. 1.10.12.6. CELERIDAD Impulso oficioso de procedimientos y trámites. 1.10.12.7. IMPARCIALIDAD Garantizar los derechos de todas las personas sin discriminación. 1.10.12.8. PUBLICIDAD Dar a conocer las decisiones. 1.10.12.9. CONTRADICCIÓN Derecho a controvertir decisiones. 1.11. DEFINICIONES A Acta de Liquidación Es el documento suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor o interventor del contrato y el contratista, en el que se deja constancia del cumplimiento obligacional de las partes con el fin de establecer si se encuentran o no a paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución. Acto Administrativo Es la declaración o manifestación de voluntad escrita y motivada con carácter general o particular, elaborado por la Entidad mediante el cual modifica, establece o extingue efectos jurídicos. Acto Administrativo de Apertura Es un acto administrativo mediante el cual se da inicio al proceso de contratación, cuando se requiera de convocatoria pública, señala el término del proceso de selección.


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Acto Administrativo de Liquidación Unilateral Es el acto administrativo motivado, elaborado por la Entidad para finiquitar el vínculo contractual, y efectuar el balance correspondiente de ejecución de lo pactado, previo agotamiento de los requisitos legales para lograr la liquidación bilateral. Acuerdos Comerciales Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos. Acuerdo Marco de Precios Acuerdo Marco de Precios es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este. Adenda Es el instrumento mediante el cual CPE puede explicar, aclarar, modificar o ajustar el pliego de condiciones integrando con éste en un solo documento. Dichas modificaciones se deben dar a conocer a los posibles proponentes de manera oportuna, a través del mismo medio en que se dio a conocer el pliego de condiciones. Adición Modificación del contrato que consiste en la ampliación de su valor, bienes y/o servicios. Anticipo Suma de dinero que se entrega al contratista, según las condiciones establecidas en la Ley, con el fin de que el contratista pueda sufragar los gastos inherentes al cumplimiento de las obligaciones contractuales. Las sumas entregadas en anticipo pertenecen a la Entidad y deberán ser amortizadas en la proporción en que se pacte en el contrato. Es importante resaltar que la suma del anticipo no podrá exceder del cincuenta por ciento del valor del respectivo contrato. Sólo podrá pactarse esta figura cuando se requiera de la realización de actividades previas al inicio del contrato como adquisición de bienes como equipos y maquinaria o el desarrollo de otros compromisos como la contratación de personal o la gestión de autorizaciones o permisos especiales, entre otros. La inversión del anticipo debe obedecer a un plan previamente acordado entre el contratista y el supervisor o interventor del contrato y se efectuará a través de la figura legal que la normatividad establezca Área Técnica Dependencia responsable de la contratación de bienes y servicios en el Plan de Compras de CPE. En este orden, el proceso o área responsable será la encargada de emitir las correspondientes


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especificaciones técnicas de manera clara y cierta así como los lineamientos y/o requerimientos para efectos de lograr contratación de bienes y servicios favorables a los intereses de la CPE. B Bienes Nacionales Bienes Nacionales son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. C Capacidad Residual o K de Contratación Capacidad Residual o K de Contratación es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección. Catálogo para Acuerdos Marco de Precios Catálogo para Acuerdos Marco de Precios es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios. Certificado de Provisión Presupuestal Es el documento que acredita la asignación de recursos de un determinado rubro del presupuesto de la Entidad con el fin de destinarla a sufragar los costos del contrato, sin el cual dicho proyecto o programa no se podría llevar a cabo. Cesión del Contrato Es el acto jurídico por el cual un contratista (cedente) transfiere a una persona natural o jurídica (cesionarios) la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho acto solo procederá con previa autorización expresa y escrita de Computadores Para Educar, el cesionario deberá cumplir las condiciones de idoneidad por las cuales fue seleccionado el cedente. Clasificador de Bienes y Servicios Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC. Cláusula

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Estipulación plasmada dentro de una minuta de un contrato que hace referencia a las prestaciones, obligaciones o disposiciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del negocio jurídico celebrado. Cláusulas Excepcionales Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la Entidad contratante prerrogativas especiales, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares, obedecen a la situación de subordinación de los particulares frente al Estado, en el entendido de que es éste el representante y garante del interés general. Sólo se pactarán y harán efectivas en las condiciones específicamente previstas en la normatividad vigente. En todos los casos, estas cláusulas buscan evitar la paralización o la afectación grave de la ejecución del contrato correspondiente. Colombia Compra Eficiente Colombia Compra Eficiente es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto-ley número 4170 de 2011. Comodato Contrato a través del cual una parte, llamada comodante, da en préstamo de uso gratuito a otra, llamada comodatario, un bien mueble o inmueble. Contrato o Convenio Acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga con otra a dar, hacer o no hacer una prestación a cambio de una contraprestación sea ésta en dinero o en especie Contrato Adicional Es el que surge cuando las partes que ya se encuentran vinculadas por un contrato, de mutuo acuerdo pactan adicionar el valor del contrato. Contrato interadministrativo Acuerdo de voluntades suscrito entre dos o más entidades públicas. Contratista Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta, que suscribe un contrato estatal. Cronograma Cronograma es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo. D Documentos del Proceso

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Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación. Resolución Declarando Desierto el Proceso Declaración de la administración que da por terminado un proceso de selección cuando se presenta la no adjudicación del contrato, el cual se presenta porque ninguno de los proponentes cumplió con las condiciones exigidas en el pliego, o por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, o porque no se presentaron proponentes al proceso. E Entidad Estatal Entidad Estatal es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2° de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. Etapas del Contrato Etapas del Contrato son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato. G Grandes Superficies Grandes Superficies son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Garantías Mecanismos de cobertura del riesgo, expedidas en los términos de la normatividad vigente, otorgada por los oferentes o por el contratista a favor de la Entidad contratante, y con coberturas específicas. I Informe de Evaluación Documento en el que los miembros del comité de evaluación, consignan el resultado de la verificación de la capacidad de los oferentes y de ponderación de las propuestas recibidas en el trámite de los procesos de selección adelantados por la Entidad. Informe de Supervisión o de Interventoría Documento a través del cual el interventor o el supervisor de un contrato da cuenta a la Entidad sobre la ejecución material, administrativa, jurídica y financiera del negocio jurídico, según se determine en el contrato suscrito, pudiendo dar a conocer situaciones irregulares o dificultades que ameritan la






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adopción de medidas administrativas o judiciales para salvaguardar los intereses de la Entidad y el erario público. Interventoría o Supervisión Figuras jurídicas establecidas para que las entidades públicas cumplan el deber de vigilancia, control y seguimiento de la ejecución de los contratos estatales que propende por la satisfacción del interés general y la salvaguarda de los recursos públicos involucrados. Su objeto es verificar, asesorar, controlar y aprobar el desarrollo de un contrato, de acuerdo con su alcance, haciendo cumplir, las especificaciones técnicas y actividades administrativas, legales, contables, financieras, presupuestales y contractuales. Interventor Persona natural o jurídica, nacional o extrajera, de forma individual o conjunta, contratada para efectuar, por regla general, el seguimiento técnico del contrato, que cuenta con una experticia específica para el efecto. Por la naturaleza o complejidad de la contratación la Entidad podrá contratar, debidamente justificada, una interventoría integral del contrato. J Justificación de contratos/documento Es el documento elaborado por el Área Técnica el cual es indispensable para iniciar un proceso de contratación donde el área responsable describe de forma detallada y clara las razones que tiene CPE para la adquisición de un bien o servicio, dada su adecuación al Plan de Compras y a la necesidad actual de contratación de CPE. En virtud de la Justificación de contratos, deberá primar el principio de planeación. L Lance Lance es cada una de las posturas que hacen los oferentes dentro de una subasta. M Margen Mínimo Margen Mínimo es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor del Lance o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor del Lance, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta. Medio escrito Se refiere para efectos de este Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en


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ellas contenido fue emitido por un empleado de CPE o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. Minuta Documento que suscriben las partes para dejar constancia de las condiciones de ejecución de un contrato (tales como objeto, valor, plazo, forma de pago, obligaciones, garantías, sanciones, domicilio, responsables de seguimiento y control, información presupuestal, requisitos de perfeccionamiento y legalización, entre otras) o de las modificaciones que se efectúan a su contenido original (adición, prórroga, otrosí, modificación). Mipyme Mipyme es la micro, pequeña y mediana empresa de acuerdo con la ley vigente aplicable. Multa Mecanismo legal previsto para conminar el cumplimiento de un contratista, a través de la aplicación de una pena o sanción pecuniaria, que debe ser impuesta en acatamiento del debido proceso y en las condiciones pactadas dentro del contrato, siempre durante su plazo de ejecución. O Objeto Es el fin que se busca a través de los acuerdos de voluntades y por el cual los entes adquieren compromisos, derechos y obligaciones. Se deberá observar que a través de las modificaciones de los contratos, éstas no impliquen la celebración de un nuevo contrato. Obligaciones Compromisos específicos que adquiere cada una de las partes, en virtud del acuerdo de voluntades. Las obligaciones deben ser claras, detalladas y ponderables, de manera tal que se permita su seguimiento y evaluación. Oferta y/o propuesta Son las condiciones técnicas y económicas en las cuales un proveedor ofrece un bien o servicio determinado. P Pago Anticipado Es la suma de dinero que se entrega al contratista en calidad de primer pago parcial del contrato, que se gira sin que se hayan efectuado actividades de su ejecución y que, por tanto, pasa a ser de su propiedad y puede ser invertida libremente por el mismo, por lo que se le harán las retenciones que ordene la ley por concepto de impuestos que graven dicho ingreso. El pago anticipado es común a los contratos de adquisición o suministro de bienes consumibles. Pagos parciales


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Se pactan como contraprestación al cumplimiento parcial de las obligaciones derivadas del acuerdo de voluntades. Partes Son las personas naturales o jurídicas que contraen compromisos, derechos y obligaciones en virtud de la celebración de un acuerdo de voluntades. Período Contractual Período Contractual es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato. Plan Anual de Adquisiciones Plan Anual de Adquisiciones es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos de la presente ley. Plazo de Ejecución del Contrato Es el término dentro del cual las partes deben cumplir con el objeto y obligaciones adquiridas a través del acuerdo de voluntades. Empezará a contarse de manera general cuando se cumplan todos los requisitos de perfeccionamiento y legalización, o los demás que se hayan pactado para el inicio de la ejecución. En aquellos contratos de compra en los cuales las obligaciones del vendedor no se limiten solo a la entrega de un bien a titulo traslaticio de dominio a favor de CPE, sino que además impliquen la prestación de servicios conexos tales como la instalación, puesta a punto, capacitación de personal, entre otros, deberá discriminarse un plazo de entrega. Plazo de Entrega Es el término dentro del cual el contratista debe realizar la puesta a disposición de la Entidad del bien o servicio el cual ha contratado, deben establecerse lineamientos para su determinación puntual y real. Pliegos de condiciones o Invitación Pública Es el acto administrativo que contiene un conjunto de reglas que deben cumplir los proponentes y la entidad dentro del proceso de selección. Dentro de los pliegos de condiciones, deberá establecerse como mínimo: a) el objeto a contratar; b) los aspectos técnicos y económicos de los bienes o servicios requeridos por CPE; c) la modalidad de selección; d) el cronograma del proceso; e) los criterios objetivos de selección; f) la metodología de evaluación desagregada en los factores a tener en cuenta para la calificación, con sus respectivos puntajes; g) los criterios claros y precisos de decisión para el caso de empate, que deberán considerar la preferencia por el proponente de origen nacional. Los pliegos de condiciones podrán variar dependiendo de la naturaleza de la invitación, y de la cuantía y objeto de la contratación a celebrarse. Proceso de Contratación Proceso de Contratación es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación y ejecución hasta el vencimiento de las garantías de cumplimiento calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental



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de las obras o bienes o el vencimiento del plazo de ejecución y de liquidación del contrato, dependiendo del caso correspondiente. Proponente Es toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta (unión temporal, consorcio y promesa de sociedad) que aspira celebrar contratos con Computadores Para Educar y presenta para ello, de manera formal, una oferta. Prórroga Modificación al contrato que implica la extensión de su plazo de ejecución Q Quórum Es la concurrencia mínima de personas, requerida para la validez de determinadas decisiones en cuerpos colegiados en general. R Registro Presupuestal Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalización del contrato. Requisitos de ejecución Son aquellos necesarios para que las partes inicien el cumplimiento del objeto contractual. Requisitos de legalización Son aquellos que coinciden con el correspondiente registro presupuestal por parte de CPE. Requisitos de perfeccionamiento Son aquellos necesarios para que un acuerdo de voluntades nazca a la vida jurídica y genere compromisos, derechos y obligaciones para las partes. Riesgo Riesgo es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato. RUP RUP es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos. S SECOP


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Secop es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. Servicios de apoyo a la gestión Son aquellos en los cuales predominan las actividades materiales, y que se requieren para el desarrollo de una actividad específica Servicios profesionales Son aquellos en los cuales prima la naturaleza intelectual y son prestados por una persona natural o jurídica cuya capacidad, idoneidad y experiencia, deben estar relacionadas con el objeto a desarrollar. Servicios Nacionales Servicios Nacionales son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana. Subasta inversa de precios La subasta inversa es un mecanismo de negociación dinámico, por medio del cual se adquieren bienes o servicios de características uniformes y de uso recurrente por parte de las áreas de CPE, en el cual el postor ganador será aquel que ofrezca la mejor relación costo-beneficio para la entidad, en los términos señalados en los pliegos de condiciones. Subasta inversa electrónica Mecanismo de escogencia del contratista en línea a través del uso de recursos tecnológicos. Subasta inversa presencial Mecanismo de escogencia del contratista, en el cual los lances de presentación de las propuestas durante el evento se harán con la presencia física de los proponentes y se efectúan por escrito. SMMLV SMMLV es el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Subasta ascendente Mecanismo que se empleará según la descripción de la necesidad de la contratación. En este orden, por medio de dicho mecanismo se podrán adquirir de forma ascendente mayores cantidades de bienes por un monto fijo y previamente determinado el cual deberá estar previamente justificado y fundamentado. Supervisor Funcionario de Computadores Para Educar responsable de efectuar el seguimiento integral, es decir, técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de un contrato, cuando no se requieran conocimientos especializados. V Valor del Contrato



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Es la contraprestación pactada por el cumplimiento de las obligaciones. Cuando se trate de contraprestaciones económicas, deberán incluirse los impuestos, tasas y gravámenes que se deriven de la suscripción del acuerdo de voluntades. Cuando se trate de un contrato de valor indeterminado pero determinable, debe establecerse con claridad un monto máximo y los criterios precisos para establecer el valor final del mismo. 1.12. VIGENCIA El presente Manual, que reglamenta la Contratación, rige a partir de la fecha de aprobación y será simultáneamente adoptado mediante acto administrativo suscrito por el (a) Director (a) Ejecutivo (a), y deroga las disposiciones contractuales internas contrarias al mismo.

CAPÍTULO 2

2.1. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

Los artículos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de las entidades públicas para crear y organizar comités internos de trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas de la entidad. Adicionalmente, en los Manuales de Contratación de las entidades estatales al ser una norma de carácter interno, se señalan además de los aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual, las acciones que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. En virtud de lo anterior, y como instrumentos de apoyo y asesoría para el mejoramiento continuo de la actividad contractual, en COMPUTADORES PARA EDUCAR y con la adopción del presente Manual se crea el siguiente comité: 2.1.1. COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y DE EVALUACIÓN De conformidad con lo establecido por el artículo 2.2.1.1.2.2.3. del Decreto 1082 de 2015, la Entidad puede designar un comité evaluador para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación que sea realizado por Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos. Este Comité tendrá carácter asesor y estará conformado por: i) Coordinador del Área de Contratación, ii) el Coordinador del Área Administrativa y Financiera, iii) el Coordinador o Subdirector (es) del (de las) área (s) solicitante (s) de la contratación, el iv) Un Asesor de la Dirección Ejecutiva con voz pero sin voto y el v) Jefe de la Oficina de Planeación. Cada uno de los miembros del Comité será responsable de su propia evaluación, según el acto administrativo de designación.


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En todo caso este comité, para decidir, deberá contar siempre con un número plural e impar de funcionarios de Computadores Para Educar. Así, en ausencia absoluta de alguno de los miembros de dicho Comité, previo al inicio del proceso, se deberá llamar a hacer parte de éste a un funcionario del nivel Asesor del Área técnica solicitante, en el evento de ausencia de nivel asesor en el área técnica solicitante se deberá llamar a un Coordinador o líder de proceso de la entidad de un área diferente. La Coordinación de Contratación, citará por cualquier medio idóneo, preferiblemente por medios electrónicos, y con la debida antelación a cada miembro del comité con el fin de asegurar su asistencia a las cesiones que sean necesarias o cuando los requerimientos del proceso lo exijan. Al finalizar dichas cesiones se levantará un acta que deberá contener como mínimo: Relación de los asistentes, indicación de los temas objeto de la reunión, decisiones adoptadas y firma respectiva de los miembros del Comité la cual para todos los efectos indicará aceptación del contenido del acta y de las decisiones adoptadas en la sesión llevada a cabo. Deberá conformarse, por acto administrativo “por medio del cual se designa al Comité Asesor y Evaluador”, cuyos miembros deberán designarse según lo arriba indicado. En el evento de declaratoria de desierta de alguno de los procesos mencionados y siempre y cuando se recomiende su reapertura, el acto administrativo de conformación de comité asesor y evaluador podrá ser el mismo siempre y cuando el objeto del proceso no se altere. Para el caso de los procesos de selección por mínima cuantía, las funciones del comité interno de procesos serán adelantadas por el Coordinador de Contratación y el coordinador o Subdirector del área técnica solicitante. Finalmente, para el caso de la contratación directa el ordenador del gasto aprobará o no la celebración del respectivo contrato y expedirá el acto administrativo de justificación de la contratación directa y/o las constancias a las que haya lugar.

Las funciones y obligaciones del Comité Evaluador del proceso de selección serán las que se enuncian a continuación, pero sin limitarse a ellas:

1. Recomendar el inicio, adjudicación, declaratoria desierta, adición, ampliación, modificación y suspensión de procesos contractuales, contratos y/o convenios.

2. Analizar y aprobar el proyecto de pliego de condiciones. 3. Analizar y aprobar las respuestas a las observaciones formuladas por los interesados respecto

del proyecto de pliego de condiciones, Pliego de Condiciones Definitivo, al informe de verificación y evaluación de las propuestas, así como a las intervenciones durante las audiencias de adjudicación y de notificación de proponentes habilitados, (Este último en el caso de subasta).

4. Analizar y aprobar los pliegos de condiciones definitivos. 5. Analizar y aprobar la expedición de posibles adendas. 6. Analizar y aprobar los requerimientos que la Entidad formule a los proponentes durante el

período de evaluación. 7. Asistir a todas las audiencias que se celebren en desarrollo de los procesos de selección. 8. Acompañar al representante legal de la Asociación en el evento de subasta electrónica o en

las Audiencias Públicas de adjudicación según el caso.


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9. Aprobar la verificación y evaluación de las ofertas, con base en el informe de evaluación respectivo, expedido por el área técnica solicitante, la Coordinación de Contratación y la Coordinación Administrativa y Financiera, según corresponda, el cual deberá ser aprobado en sesión de Comité, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o en la invitación pública, según el caso.

10. Sujetarse a las reglas de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales. 11. Recomendar a la Dirección Ejecutiva y/o Secretario General según corresponda, de manera

justificada el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con las conclusiones de las evaluaciones efectuadas, así como a las respuestas dadas a los proponentes durante las audiencias de adjudicación y de notificación de proponentes habilitados.

12. Llamar y escuchar al oferente en los eventos de oferta artificialmente baja con el fin de recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso de selección.

13. Estudiar el resultado de la subasta en los procesos de selección abreviada bajo la modalidad de subasta para efectos de formular la recomendación pertinente a la Dirección Ejecutiva, de conformidad con la ley.

14. Conceptuar sobre la solución de conflictos o diferencias sobre competencias y demás asuntos relacionados con la contratación que se presenten entre las diferentes dependencias de CPE.

CAPÍTULO 3

3.1. PLANEACIÓN ANUAL DE ADQUISICIONES

La planeación iniciará con la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones (PAA), de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, el cual contiene las obras, bienes y servicios que pretende adquirir Computadores Para Educar durante la respectiva anualidad, para el cumplimiento de su misión institucional y de conformidad con las funciones constitucionales y legales asignadas. Con el propósito de adelantar una gestión eficiente y transparente y para dar cumplimiento a las metas crucialmente importantes-MCI, Computadores para Educar elaborará un Plan Anual de Adquisiciones, en el cual deben precisarse los proyectos a ejecutar, los objetivos de cada proceso o área, las metas, los códigos UNSPSC de cada proyecto, el indicador de medición, las acciones principales, las fechas tentativas de iniciación y finalización de cada proyecto, la fuente de financiación y el presupuesto, si se requiere, todo esto en cumplimiento con el principio de planeación. El Plan Anual de Adquisiciones será elaborado y consolidado por la oficina de Planeación de Computadores Para Educar, de conformidad con lo establecido en el Procedimiento para El Seguimiento del Plan Estratégico de la Entidad. El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web de COMPUTADORES PARA EDUCAR y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.1.1.1.4.4. del decreto 1082 de 2015.


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En el plan mencionado se describirá la programación de adquisición de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas impuestas, así como para el buen funcionamiento y cumplimiento de la misión de la Asociación durante una vigencia fiscal. Corresponde a la Oficina de Planeación el consolidar con las áreas y desarrollar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos previstos en el Plan Anual de Adquisiciones, de conformidad con lo establecido en el Procedimiento para el Seguimiento del Plan Estratégico De La Entidad. Cuando se requiera modificación del Plan Anual de Adquisiciones, dicha modificación deberá ser aprobada por el (a) Director (a) Ejecutivo (a) y validado por el Comité Interno de Planeación y Compras. 3.2. SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL PAA. Corresponde a la Oficina de Planeación de Computadores Para Educar efectuar el seguimiento a la ejecución del PAA, dependencia que deberá reportar periódicamente al Ordenador del Gasto el avance del cumplimiento del PAA, con el fin de detectar los posibles retrasos o incumplimientos en la ejecución contractual, sin perjuicio de los controles que deberá ejercer la Secretaria General, como líder del proceso.

CAPÍTULO 4 4.1. PROCEDIMIENTOS COMUNES EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN

Todo proceso de selección debe agotar un procedimiento encaminado a escoger la propuesta más favorable para Computadores Para Educar. En ese orden, a continuación, se describen los pasos a seguir para la decisión, adopción y desarrollo de todos los procesos de selección, así:

4.1.1. PLANEACIÓN Cada proceso de selección deberá estar guiado por regla general por lo contemplado en el Plan Anual de Adquisiciones, en virtud del principio de Planeación, de manera que previo al inicio de cualquier trámite encaminado a la suscripción de un contrato, en desarrollo de lo establecido en el artículo 25, numerales 7 y 12 de la Ley 80 de 1993 y dando cumplimiento a lo ordenado por el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, se deberán elaborar la justificación y los estudios previos, de las necesidades que se encuentren incluidas o se incluyan en el respectivo PAA. 4.1.2. ESTUDIOS O DOCUMENTOS PREVIOS Los estudios previos son el conjunto de documentos y trámites que sirven de soporte para establecer las necesidades de la Entidad, la conveniencia de la futura contratación y para elaborar el proyecto de


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pliego de condiciones, los pliegos de condiciones y el contrato, y que tienen por finalidad estudiar y examinar la descripción y justificación de la necesidad, las condiciones del proceso de selección, los términos el contrato y su ejecución, tales como el objeto, obligaciones, plazo, valor, forma de pago, etc. Los aspectos técnicos de cada contratación deberán ser definidos por el área técnica que tenga la necesidad que se pretende satisfacer con la celebración del contrato, procediendo a la compilación de todos los antecedentes que sirvan de fundamento para su preparación, información que una vez compilada dentro del escrito de Estudios Previos será Radicada y puesta a disposición de la Coordinación de Contratación, para que con este insumo puedan iniciar la elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones y/o invitación pública según corresponda los cuales deberán estar a disposición del público durante el desarrollo del proceso contractual, mediante su publicación en el SECOP . 4.1.3. ELABORACIÓN, CONTENIDO Y APROBACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS Los Estudios y/o Documentos Previos, son el conjunto de análisis a documentos y trámites que deben adelantar las entidades públicas antes de contratar, mediante los cuales cualquier interesado puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis que COMPUTADORES PARA EDUCAR ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación. Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por COMPUTADORES PARA EDUCAR, así como la distribución de riesgos que se propone. El responsable de la elaboración de estudios previos deberá en todo momento observar la adecuada planeación y estructuración del proceso pues estos documentos serán el soporte para el proyecto de pliego de condiciones y el futuro contrato. Quien elabore los estudios previos deberá velar por que los documentos de los Estudios Previos sean suficientemente claros y completos para que los interesados, proponentes o el eventual contratista puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de los riesgos previsibles. De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, y los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente, los estudios y documentos previos deben contener como mínimo los siguientes elementos, además de los necesarios para cada modalidad de selección:

1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación. (De conformidad con lo definido por el área solicitante).


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Las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico. Aquí se debe dejar claro del por qué se necesita contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos de la entidad, como evidencia de la debida planeación. Debe describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de servicios y bienes, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias

requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. (Lo transmitirá el área solicitante responsable).

Forma en que la Administración establece cuál es el bien o servicio que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar. Para su elaboración se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo de contrato y los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos. También se recomienda evitar elaborar objetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance del mismo. Alcance del Objeto Contractual: En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad de bienes, la población beneficiaria, y demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollará el objeto contractual. Especificaciones técnicas: La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación. Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, financiera y jurídica que serán verificados por la entidad como requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas.


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Servicios conexos: Entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc. Identificación del contrato que se pretende celebrar: Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.

3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección. Es importante la determinación de la naturaleza contractual para precisar la modalidad de selección, ya que el objeto del contrato, y su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.

4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.

El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen (Excepto en el caso de los procesos de selección por concurso de méritos). Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, la entidad contratante no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato. (Deberá ser un trabajo mancomunado entre el área solicitante responsable, la persona encarda de los estudios de mercado y el encargado de los estudios previos).

Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, por lo tanto, es necesario contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.


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En todo caso para el análisis y estimación del valor del contrato, la Entidad Pública debe ajustarse a las reglas, procesos y parámetros establecidos en el Manual para la Realización de Estudio de Mercado y para el Análisis y Estimación del Valor del Contrato de Computadores para Educar.

5. El Estudio de Mercado y su correspondiente justificación

El Estudio de Mercado reúne el análisis que soporta el Valor Estimado del Contrato. En este se indican todas las variables para calcular y determinar el presupuesto oficial de la entidad para la futura contratación incluyendo también los costos e impuestos asociados, y los factores que puedan afectar el precio del bien o del servicio. De esta manera, el Estudio de Mercado se fundamenta en la justificación de contratación que realiza el Área Técnica responsable del proceso, documento que tendrá como base las especificaciones técnicas y demás características necesarias y suficientes para la futura contratación. En este orden, el Estudio de Mercado se convierte en el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto oficial para la respectiva contratación. En todo caso para la elaboración del Estudio de Mercado, la Entidad Pública debe ajustarse a las reglas, procesos y parámetros establecidos en el Manual para la Realización de Estudio de Mercado y para el Análisis y Estimación del Valor del Contrato de Computadores para Educar.

6. El Análisis del Sector

La Entidad deberá realizar el estudio del mercado relativo al objeto del Proceso de Contratación, desde una perspectiva legal, comercial, financiera, organización, técnica y de análisis de riesgos. De esta manera, la Entidad debe entender y conocer: (a) cuál es su necesidad y cómo puede satisfacerla; (b) cómo y quiénes pueden proveer los bienes, obras y servicios que necesita; y (c) el contexto en el cual los posibles proveedores desarrollan su actividad. El Análisis del Sector ofrece herramientas para establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos riesgos, determinar los requisitos habilitantes y la forma de evaluar las ofertas. El alcance de éste estudio deber ser coherente y proporcional al valor, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los riesgos identificados para el Proceso de Contratación. En todo caso para la elaboración del Análisis del Sector, la Entidad Pública debe ajustarse a las reglas, procesos y parámetros establecidos en la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector de Colombia Compra Eficiente.

7. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.

La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015. (Según lo determinado por el área solicitante).


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Conforme la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y ponderación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta los criterios establecidos por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional. De esta manera, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

8. El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo.

El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. (Quien elabore los estudios previos deberá apoyarse en el área solicitante responsable). Se debe realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación. Se constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales. El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación, teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Por lo tanto, se debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente. En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el proceso de contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. El análisis y la matriz de riesgo se desarrollará de conformidad con lo estipulado en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente, el cual se desarrollará en el numeral 4.2.4., su determinación se realizara de común acuerdo entre el área técnica solicitante y la Coordinación de Contratación.


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9. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.

El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento de la propuesta o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación existente en el decreto 1082 de 2015. (lo aportará, el área técnica que elabore los estudios previos, pudiendo apoyarse para esto en la Coordinación de Contratación). Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes de La Subsección I, Sección III del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.

10. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.

La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Comercial vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015. Esto deberá consignado en los estudios previos. (Para su determinación el área técnica solicitante podrá solicitar el apoyo de la Coordinación de Contratación). La entidad deberá indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano, por tanto, se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantiene publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos. Así mismo se deberá tener de presente en la elaboración de los Estudios previos la revisión de las adendas y aclaraciones expedidas en el trámite de procesos de selección anteriores, así como de otrosí y adiciones de contratos cuyo objeto sea similar o idéntico, con el fin de evitar incurrir en inconsistencias o yerros ya presentados

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4.1.4. JUSTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD. En todos los casos, (Licitación, Concurso de Méritos, Selección Abreviada de Menor Cuantía, Contratación de Mínima Cuantía y Contratación Directa), el área técnica responsable deberá elaborar, un documento de Estudios Previos donde deberá indicar en detalle la necesidad, por lo que será deber de dicha área investigar y documentarse de manera apropiada sobre el bien o servicio que pretende contratar o adquirir con el fin de brindar una descripción lo más clara precisa y objetiva posible sobre el requerimiento. Entiéndase los estudios previos como el conjunto de documentos y trámites que sirven de soporte para determinar las necesidades de la Entidad, la conveniencia de la futura contratación y de sustento para la elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones y/o Invitación pública los pliegos de condiciones y el contrato según corresponda. En este orden, la descripción de la necesidad deberá ir encaminada al cumplimiento de los fines de Computadores Para Educar, garantizando la eficiencia de su misión. En todo caso, para la elaboración del documento deberán tener en cuenta el contenido del formato que para tal efecto se encuentra publicado en la Intranet de CPE. 4.1.4.1. Descripción de la Necesidad Respecto a la descripción de la necesidad y la forma en la que la entidad puede entrar a satisfacerla, es necesario que se dé respuesta a las siguientes inquietudes:

¿Cuál es la necesidad de la Entidad?

¿Qué alternativas existen para satisfacer esa necesidad y de las alternativas existentes cuál es la más beneficiosa para la entidad desde el punto de vista técnico, económico y jurídico?

¿Cuál es el análisis costo beneficio presente entre las diferentes alternativas existentes para la satisfacción de la necesidad?

¿Esta necesidad se encuentra establecida dentro del Plan Anual de Adquisiciones o debe incluirse en este?

¿Qué beneficios (técnicos, económicos, misionales, etc.) representará para la Entidad la contratación requerida o que perjuicios se evitarán con la misma?

4.1.4.2. Descripción del Objeto a Contratar Es un requisito esencial de todo contrato. Consiste en el objeto de las obligaciones creadas contractualmente que, pueden constituir un dar o un hacer. Este objeto debe ser real, posible, lícito, determinado o susceptible de determinación sin necesidad de nuevo acuerdo entre las partes. 4.1.4.3. Especificaciones y Requerimientos Técnicos. Es obligación del Área Técnica responsable, describir en el documento de Estudios Previos el requerimiento de la entidad y alcance de los mismos, así como evaluar su actualidad (Disponibilidad en el Mercado), pertinencia (De acuerdo con el objeto de la contratación y la necesidad de la misma),


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posibles costos asociados a las compras del bien o servicio etc. En este orden, el área técnica responsable deberá encargarse de investigar en detalle la extensión del requerimiento que indica en el documento de Estudios previos, aclarando las especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar, las posibilidades futuras de actualización, su vida útil y posibilidades de aplicación a futuro, la coherencia técnica con otras herramientas antes contratadas, la calidad y garantía técnica que deberá ofrecerse, las calidades del personal técnico y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación, estableciendo claramente los siguientes aspectos:

Glosario técnico para determinar de manera clara y precisa los términos que van a ser utilizados.

Definición de los bienes o servicios a contratar conforme al clasificador de bienes y servicios UNSPSC (Sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios).

Especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar.

Actividades Técnicas principales y plazos para ejecutarlas, así como el plazo de ejecución total, del contrato.

Las condiciones de presentación de la oferta técnica, compromisos y declaraciones que deberá efectuar el interesado.

Obligaciones de las partes.

Servicios o Actividades Conexas: entendidos como aquellas que se derivan del cumplimiento del objeto principal del contrato, tales como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales u otros productos, garantías, etc.

Condiciones Logísticas (cuando estas apliquen)

Lugar donde tendrá ejecución el contrato.

Sistema de Precios, con base en el cual se identifiquen los productos y servicios y los costos que estos tendrán.

Forma de pago, determinando si existirán anticipos, cada cuanto se realizarán los pagos, los porcentajes de los mismos y especificando los requisitos necesarios para realizar los pagos.

Garantías sugeridas, especificar de conformidad con el decreto 1082 de 2015, las garantías que se solicitaran y los porcentajes o valores de las mismas.

Revisión de los procesos, adendas, y aclaraciones expedidas en procesos de selección anteriores con objeto similar, para evitar incurrir en los mismos errores o inconsistencias.

Cuando el cumplimiento del objeto del contrato implique la satisfacción de estas actividades o servicios conexos, se deberá prever que el contrato se liquida, cuando haya lugar a ello, una vez se cumpla con la obligación o actividad principal, dejándose la salvedad entre las partes existen actividades u obligaciones pendientes a cargo del contratista, que deberán estar amparadas en la garantía única constituida, hasta el plazo determinado para su ejecución. Esta constancia debe incluirse también en las actas de finalización de los contratos que no deban liquidarse. El supervisor o interventor del contrato será quien verifique que estas actividades u obligaciones pendientes se cumplan a cabalidad y cerrará el expediente una vez se cumplan. No obstante, lo anterior, la Entidad podrá certificar el cumplimiento de las obligaciones principales cuando así se solicite, previo concepto del supervisor o interventor del contrato. 4.1.4.4. Determinación de los criterios y/o factores de selección


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El área técnica será la responsable de incorporar en el documento de Estudios Previos los criterios de selección del futuro contratista y la forma para determinar de manera justificada los parámetros de evaluación y ponderación, desde el punto de vista técnico, para seleccionar la oferta más favorable para la entidad, para establecer estos parámetros contará con el apoyo jurídico de la Coordinación de Contratación. Los requisitos habilitantes en los procesos de contratación y los criterios de evaluación, constituyen las condiciones de capacidad técnica, jurídica, financiera, organizacional, y de experiencia que deben cumplir los proponentes para participar en un proceso de selección, para contratar y ejecutar a satisfacción lo pactado, de acuerdo con su objeto, las condiciones del contrato a suscribir y su valor. De allí que solo a aquellos oferentes que cuentan con estas condiciones mínimas se les pueda valorar o ponderar su oferta, es decir que resulten habilitados para ser evaluados dentro del proceso de selección. Estos requisitos no otorgan puntaje, pero son verificados por la Entidad como CUMPLE o NO CUMPLE frente a los requerimientos y especificaciones exigidos en el pliego de condiciones o la invitación pública. La fijación de los requisitos habilitantes debe responder al estudio efectuado; las exigencias deben ser adecuadas, pertinentes, objetivas y proporcionales al objeto y cuantía de selección, al plazo del contrato y el conocimiento que se tenga de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial. Computadores Para Educar deberá determinar la justificación de la exigencia de los requisitos habilitantes a los proponentes en sus estudios previos y reflejarlos en los pliegos de condiciones, invitaciones públicas o condiciones de contratación (contratación directa), teniendo en cuenta la información que de éstos conste tanto en el certificado del Registro Único de Proponentes (RUP) como en aquella adicional que se solicite para acreditarlos de forma directa. Para la elección adecuada y proporcional, conforme a las recomendaciones de Colombia Compra Eficiente establecidas en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación, se deberá atender a los siguientes lineamientos:

La experiencia exigida debe ser apropiada conforme al valor y complejidad del contrato.

La capacidad financiera solicitada debe ser acorde con las condiciones financieras del mercado de los bienes o servicios a los que se refiere el proceso contractual.

Los requisitos habilitantes deben permitir la participación de pluralidad de actores del mercado que ofrecen los bienes y servicios que deben adquirirse.

El cumplimiento de los requisitos debe ir acompañado con la posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro de los plazos estipulados y el presupuesto previsto por la entidad.

Computadores Para Educar dentro del estudio del sector revisará las contrataciones efectuadas por la Entidad en años anteriores, así como las contrataciones con objeto similar que hayan efectuado otras entidades, con el fin de validar la pertinencia y razonabilidad de los criterios de verificación de capacidad de los oferentes


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4.1.5. CAPACIDAD JURÍDICA. Es la capacidad legal del proponente para cumplir el objeto de la contratación que requiere la Entidad e implica, entre otras cosas, no encontrarse incurso en causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflictos de interés para celebrar o ejecutar el contrato; incluir en su objeto social la actividad a contratar; contar con la representación legal adecuada; estar inscrito en el RUP cuando se requiera o contar con las licencias, autorizaciones o permisos para una actividad específica. Además de la entrega de la documentación con los requisitos especificados por la entidad.

4.1.6. CAPACIDAD FINANCIERA. Está relacionada con las condiciones financieras con las que debe contar el proponente para cumplir las obligaciones contractuales, las cuales deberán ser objetivas y proporcionales al objeto y valor del contrato a celebrar, debiendo incluir como indicadores los de liquidez, índice de endeudamiento y la razón de cobertura de intereses. Los requisitos financieros serán verificados a partir de la información sobre capacidad financiera que obra en el Certificado de Inscripción RUP y, de acuerdo con la complejidad y cuantía de la contratación, cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes del proponente plural deberá cumplir con el mínimo requerido en los indicadores que fije Computadores Para Educar. Se verificará la información financiera, de acuerdo a lo certificado por la Cámara de Comercio del domicilio del proponente. 4.1.7. EXPERIENCIA ESPECÍFICA Es el conocimiento del proponente relacionado directamente con el objeto contractual, por su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en él, la cual será verificada de conformidad con la información contenida en el Registro Único de Proponentes RUP, cuando este aplique. La asociación CPE también le podrá exigir experiencia general o especifica al equipo de trabajo del proponente. La experiencia específica del equipo de trabajo es aquella directamente relacionada con las actividades que desarrollarán en la ejecución contractual y que permite a la Entidad valorar su idoneidad. Se tendrá en cuenta la experiencia adquirida de forma directa o a través de la participación del proponente en sociedades, consorcios o uniones temporales, la cual corresponderá a la ponderación del valor del contrato por el porcentaje de participación.


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El tiempo de acreditación de experiencia se tomará por regla general en cuenta los ejecutados en un 100%, ya que permiten valorar si hubo o no cumplimiento por parte del proponente. Esta regla podrá variar de acuerdo con el posterior estudio del sector, pudiéndose tener en cuenta contratos en ejecución, en cuyo caso deberán acreditarse con las certificaciones correspondientes. En todo caso que el proponente acredite contratos donde la experiencia se traslape, esta será tenida en cuenta una sola vez. El proponente deberá indicar cual experiencia se debe contar para la verificación. 4.1.8. INSTRUCTIVO DE PAGO

El pago oportuno y adecuado de las obligaciones económicas es un deber de la asociación Computadores Para Educar y un derecho de los contratistas. El cumplimiento de este deber y, por ende, la efectividad del derecho implica fijar directrices transparentes, claras, precisas y concisas de obligatorio acatamiento por los diferentes actores que participan en el pago de las obligaciones financieras. El interventor o supervisor del contrato y el coordinador de la supervisión o interventoría, son los actores fundamentales en el pago oportuno y adecuado de las obligaciones económicas de los contratistas, en la medida que son los agentes que certifican la viabilidad de los pagos. La Coordinación Administrativa y Financiera, por su parte, debe vigilar que las cuentas que se tramiten cumplan con los requisitos legales establecidos y la Secretaria General, como ordenadora del gasto, es quien da la orden de pago definitivo. 4.1.9. FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO. De acuerdo con la naturaleza del objeto de la contratación y las condiciones del mercado se indicará de manera clara la forma en que Computadores Para Educar pagará el valor del contrato (pago único, pago parcial, mensual, bimensual, si hay lugar al anticipo, entre otros), con el fin de conservar las condiciones económicas existentes al momento de su suscripción, señalándose así mismo los requisitos que deberá cumplir el contratista para el efecto. Por regla general los contratos estatales se deben pagar contra recibo a satisfacción del servicio prestado o producto entregado por el supervisor o interventor del contrato, salvo que por las características del objeto o del mercado de éste, sea necesario establecer otra forma de pago. Existen dos excepciones a este principio previstas en parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, conforme al cual en los contratos que celebren las Entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. El anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para facilitarle el cumplimiento de lo pactado con el fin de que cuente con algunos recursos que le permitan proveerse de materiales y atender otros gastos del contrato; que será administrado por el mismo, pero no se considera pago y, por tanto, continúa siendo de propiedad de la Entidad. De allí que se exija que ese anticipo sea


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amparado con una garantía correspondiente al cien por ciento (100%) de su valor; que se presente un plan para su utilización y también que vaya amortizando durante la ejecución del contrato. La amortización hace referencia al descuento y legalización que debe hacer la Entidad estatal de la suma entregada al contratista, es decir, que tales dineros no entran a formar parte del patrimonio del particular, pues su finalidad es financiar el objeto contractual, por tanto, poseen el carácter de dineros públicos. A diferencia del anticipo, el pago anticipado es la suma de dinero que se entrega al contratista en calidad de primer pago parcial del contrato, que se gira sin que se hayan efectuado actividades de su ejecución y que, por tanto, pasa a ser de su propiedad y puede ser invertida libremente por el mismo, por lo que se le harán las retenciones que ordene la ley por concepto de impuestos que graven dicho ingreso. El pago anticipado es común a los contratos de adquisición o suministro de bienes consumibles. Sobre la naturaleza jurídica del anticipo y el pago anticipado, la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado, Sección Tercera, expresó en la sentencia 13436 de junio 22 de 2001 que: “...La diferencia que la doctrina encuentra entre anticipo y pago anticipado, consiste en que el primero corresponde al primer pago de los contratos de ejecución sucesiva que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales, mientras que el segundo es la retribución parcial que el contratista recibe en los contratos de ejecución instantánea. Lo más importante es que los valores que el contratista recibe como anticipo, los va amortizando en la proporción que vaya ejecutando el contrato de ahí que se diga que los recibió en calidad de préstamo; en cambio en el pago anticipado no hay reintegro del mismo porque el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada. En estas condiciones, si el anticipo se entrega al contratista antes o simultáneamente con la iniciación del contrato, esto es, cuando aún el contratista no ha prestado el servicio, ejecutado la obra o entregado los bienes y precisamente espera dicha suma para iniciarlo y la fecha de ese pago marca la pauta para el cómputo del término del contrato, el pago de la suma de dinero que las partes convengan a ese título se hace en calidad de préstamo. Esto significa que las sumas entregadas como anticipo son de la Entidad pública y esa es la razón por la cual se solicita al contratista que garantice su inversión y manejo y se amortice con los pagos posteriores que se facturen durante la ejecución del contrato." Por tanto, deberán tenerse en cuenta los siguientes parámetros: - La ley confiere plena autonomía a las partes para convenir en cualquier modalidad contractual,

anticipo o pago anticipado, las cuales deben estar previamente definidas en el pliego de condiciones.

- Deberá establecerse de acuerdo a las circunstancias de mercado, técnicas y financieras de cada contrato, el porcentaje del valor del total del contrato que recibirá el contratista a ese título, el cual no podrá en ningún evento ser superior al 50% de éste.


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- Para el caso de los anticipos se establece como criterio que la entrega de recursos se realice utilizando instrumentos financieros que aseguren el manejo transparente de los recursos y su destinación exclusiva al contrato, en el marco de la normatividad vigente.

- Deberá estipularse que la Entidad pública contratante es la propietaria de los recursos entregados en calidad de anticipo y, en consecuencia, los rendimientos financieros que los mismos generen pertenecen a la administración.

- Los dineros provenientes del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato, entre otros a la compra, arriendo o mantenimiento de equipos, compra de insumos y materiales, traslado de equipo, pago de trabajadores vinculados al proyecto; y tienen la condición de recursos públicos hasta el momento en que sean amortizados mediante la ejecución del objeto del contrato, por lo que su mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes.

- En cuanto al manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo, en los contratos de obra, salud o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o patrimonio autónomo irrevocable, con el fin de garantizar que los dineros entregados por la Entidad se aplicarán exclusivamente a la ejecución del contrato suscrito.

- Teniendo en cuenta que el anticipo es una suma de dinero que no se transfiere al patrimonio del contratista a título de pago, su falta de entrega oportuna no conduce al pago de intereses moratorios; sin embargo, en el evento de generarse perjuicios al contratista con la demora en su entrega, salvo por razones ajenas a la entidad, deberán demostrarse para que proceda la indemnización correspondiente.

- El contratista deberá entregar los informes de inversión y buen manejo de anticipo que le solicite el Supervisor o interventor del contrato. El incumplimiento de la obligación de legalización dará lugar al procedimiento administrativo correspondiente el cual se hará efectiva la garantía única del contrato.

4.1.10. PLAZO DEL CONTRATO. Deberá considerarse el término en el que el contratista dará cumplimiento al objeto contractual, el cual deberá ser razonable y de posible cumplimiento. Para la estimación del plazo contractual deberá tenerse en cuenta el tiempo que la Entidad requiere para la tramitación del perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. 4.1.11. ELABORACIÓN DEL ESTUDIO DE MERCADO El estudio de Mercado será desarrollado por el Grupo de Contratación, de conformidad con los parámetros establecidos en el Manual de Estudio de Mercado, el cual hace parte integrante del presente Manual. - El Análisis del sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional,


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técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes. - Condiciones Comerciales y logísticas: La forma de pago (anticipos, pagos parciales, pagos contra entrega, entre otros), el tiempo de entrega o de ejecución, la validez de la oferta, - (no aplica) y la garantía del producto ofrecido. Además, si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.

- Afectación de los Riesgos en el Precio del Bien o Servicio: La tipificación de los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, y estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto. 4.1.12. EXPEDICIÓN DE LA PROVISIÓN PRESUPUESTAL El Área Técnica responsable de la elaboración de los Estudios previos, una vez efectuado y aprobado el estudio de mercado y del sector, según corresponda, solicitará y obtendrá la provisión presupuestal de la Coordinación Administrativa y Financiera, para que, al momento de la radicación de los estudios previos, se pueda garantizar la existencia de los recursos durante la ejecución del futuro contrato. 4.1.13. CONVOCATORIAS LIMITADA A MIPYME En los procesos de selección por licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 2.2.1.2.4.2.2. y siguientes del Decreto 1082 de 2015. Deberá limitarse la convocatoria a este tipo de proponentes siempre que: 1. Se trate de Mipymes nacionales. 2. Cuenten con mínimo un (1) año de existencia previa a la convocatoria del Proceso de

Contratación y en la modalidad de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos cuando.

3. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; y

4. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.


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En las convocatorias limitadas, la Entidad Estatal debe aceptar solamente las ofertas de Mipyme, Consorcios o Uniones Temporales formados únicamente por Mipyme y promesas de sociedad futura suscritas por Mipyme. Para acreditar la condición de Mipyme, los interesados deberán presentar un certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o el contador, en la cual conste que la Mipyme tiene el tamaño empresarial establecido de conformidad con la ley. No obstante lo anterior, quien elabore los estudios previos deberá conocer la ley y en consecuencia, deberá identificar aquellos elementos específicos exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección.

NOTA 1: Los estudios previos deberán siempre estar suscritos por quien los elabora, así como por el coordinador del área técnica responsable y el visto bueno del (la) coordinador(a) de Contratación. NOTA 2: Los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría. 4.1.14. FUNDAMENTOS QUE SOPORTAN LA ELECCIÓN DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Deberá determinarse, desde los puntos de vista técnico, económico y legal, el procedimiento de selección a aplicar, de acuerdo con la naturaleza, cuantía o condiciones técnicas de la contratación, escogiendo entre las modalidades de selección previstas en la normatividad vigente. De igual manera, deberá identificarse el tipo de contrato a suscribir (compraventa, suministro, obra, prestación de servicios, permuta, consultoría, comodato, arrendamiento, convenios interadministrativos, etc.)

- CONTRATO DE COMPRAVENTA. Está definido en el artículo 1849 del Código Civil como "El contrato en el que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero".

- CONTRATO DE OBRA PÚBLICA. Es el que celebre la Entidad para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles (numeral 1 ad 32 Ley 80 de 1993).

- CONTRATO DE CONSULTORÍA. Es el que celebra la Entidad referido a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión en temas técnicos específicos; dirección, programación y ejecución de diseños, plenos, anteproyectos y proyectos.

- CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Son los celebrados por la Entidad para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la Entidad.

- CONVENIOS. Tipología cuya finalidad es la unión de esfuerzos institucionales para lograr un objetivo común, que debe conllevar, en primer lugar, el cumplimiento de las funciones o deberes legales de las partes y, en segundo lugar, un beneficio para la colectividad. En


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consecuencia, están caracterizados por los aportes en dinero, especie o gestión que efectúan las partes para aunar esfuerzos y conseguir la finalidad común planteada.

- CONTRATO INTERADMINISTRATIVO. Tipología en la cual se generan obligaciones recíprocas para las partes y cada una de ellas persigue un objetivo distinto y particular, es decir que se puede identificar claramente quién intereses de acreedor y deudor, cuyo objetivo es el cumplimiento de una prestación a favor de la parte contratante.

- CONTRATO DE SUMINISTRO. Contrato por el cual una parte se obliga a entregar prestaciones periódicas o continuas de cosas, a favor de otra, y ésta se obliga a pagarle un precio en dinero.

Esta identificación se establecerá de común acuerdo entre el área técnica, y la Coordinación de Contratación, con miras a determinar el procedimiento idóneo para el caso concreto. 4.1.15. ESTUDIO O ANÁLISIS DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS El artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 establece que se debe “incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación” en los pliegos de condiciones o su equivalente. Se entiende por riesgo todo evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del proceso contractual. Computadores Para Educar tiene la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en el proceso de contratación y que puedan perturbar el cumplimiento de sus metas y objetivos, entendiendo por riesgo todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio económico del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales, para lo cual podrán tenerse en cuenta las circunstancias que en vigencias anteriores se han presentado en la Entidad o en otras Entidades públicas. En los estudios previos se deberán plasmar los riesgos que puedan presentarse en el avance del objeto contractual, con el fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación financiera y se señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo. Debe entenderse que aquellos riesgos previsibles que no asuma directamente la Entidad corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo en la respectiva audiencia o en el pliego. La administración de Riesgos es el conjunto de procesos dirigidos a proteger a Computadores Para Educar de los eventos que puedan surgir en el Proceso de Contratación. La administración de Riesgos permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación.


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Computadores Para Educar con miras a reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos que se pueden presentar, estructuro un sistema de administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: (a) los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación; (b) los eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio económico del contrato; (d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que CPE pueda satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación. Dando cumplimiento a lo dispuesto en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente, CPE establece la administración de los riesgos del proceso de contratación siguiendo los pasos enumerados a continuación: 1. Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación. 2. Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación. 3. Evaluar y calificar los Riesgos. 4. Asignar y tratar los Riesgos. 5. Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos. Hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud de aclaraciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso deberán manifestar a la Entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar su cumplimiento de conformidad con el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el período precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen. En los contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá indicarse de esta manera y justificarse debidamente. La presentación de las ofertas implica la aceptación, por parte del proponente, de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la Entidad en el respectivo pliego. Para la elaboración de la matriz de riesgos, se deberán tener en cuenta los parámetros establecidos en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente. Complementando lo anterior se elaborará la matriz de Riesgos de la Tabla 1, la cual deberá incluir todos los Riesgos identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo, como se muestra a continuación:


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El estudio de Riesgos deberá realizarse para todos los procesos de selección que ejecute la entidad. 4.1.16. FACTORES DE DESEMPATE. Se entenderá que hay empate entre dos o más proponentes cuando estén en igualdad en el puntaje según lo previsto en los pliegos de condiciones para ser elegidos adjudicatarios del proceso.

De acuerdo al artículo 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto 1082 de 2015 en caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, la Entidad Estatal escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones.

Si persiste el empate, la Entidad Estatal debe utilizar las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales:

1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.


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2. En caso de persistir el empate, se preferirá la oferta presentada por una Mipyme nacional4. 3. En caso de persistir el empate se preferirá la oferta presentada por un Consorcio, Unión

Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

4. En caso de persistir el empate se preferirá la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

5. En caso de persistir el empate, se llevará a cabo un sorteo a través de balotas. 4.1.17. SUBSANACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES. La ausencia de requisitos o falta de documentos sobre la futura contratación que no son necesarios para comparar las ofertas, no puede generar el rechazo de las ofertas. De identificarse inconsistencias o errores en los documentos con los cuales se acredite el cumplimiento de los requisitos habilitantes, Computadores Para Educar solicitará la aclaración, corrección o entrega de dichos documentos en un plazo adecuado y razonable, en igualdad de condiciones para todos los proponentes las cuales serán publicadas en el SECOP, hasta el momento previsto en el correspondiente pliego de condiciones, antes de la adjudicación, salvo en los procesos de selección con subasta en los cuales debe hacerse antes de iniciar la subasta. La subsanación no procederá cuando:

- El proponente pretenda demostrar circunstancias ocurridas con posterioridad a la presentación de las ofertas.

- Se pretenda sanear su falta de capacidad en el momento de la presentación de la oferta. - Cuando la aclaración, complemento o corrección persiga mejorar la oferta. Se entenderá por

mejora de la oferta la modificación o complementación de la información relativa a los factores de asignación de puntaje, es decir, a los aspectos económicos o de calidad.

4 En caso de presentarse consorcios o uniones temporales conformados en su integridad por Mypimes, podrá entrar a concursar como una Mypime Nacional, y en caso de presentarse un empate entre una Mypime Nacional como persona jurídica singular y una Unión temporal o Consorcio conformado solo por Mypimes, prevalecerá la propuesta presentada por el proponente plural conformado por varias Mypimes.



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La oferta presentada en un proceso de contratación debe contener la aceptación del pliego de condiciones, incluyendo los factores de evaluación que permiten establecer el orden de elegibilidad de los oferentes. La participación en proceso contractual está condicionada a la inscripción de los oferentes en el RUP (salvo las excepciones previstas en la ley). La constitución de la garantía de seriedad de la oferta puede acreditarse con posterioridad a la presentación de la oferta, y la corrección de errores contenidos en ésta puede acreditarse antes de la adjudicación. 4.1.18. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS. Con el fin de salvaguardar el interés público y proteger patrimonialmente a la administración frente a los eventuales incumplimientos del contrato imputables al contratista, se hace necesaria la exigencia de garantías, entendidas como mecanismos de cobertura del riesgo otorgadas por los oferentes o por el contratista. Dichas garantías tienen la connotación de ser obligatorias, toda vez que las debe otorgar todo particular que quiera contratar con la administración pública y tienen por finalidad avalar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, salvo excepciones normativas. Las garantías deben cubrir las obligaciones surgidas en favor de Computadores Para Educar con ocasión de: a) La presentación de las ofertas; b) Los contratos y su liquidación c) Los riesgos a los que está expuesto Computadores Para Educar derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de los hechos, actuaciones u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. 4.1.18.1. TIPOS DE GARANTÍAS:

a. GARANTÍA DE SERIEDAD. Es aquella que busca amparar la seriedad de las ofertas, cubriendo los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento en los siguientes eventos:

La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.

La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.


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El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.

El haber manifestado ser Mipyme para limitar la convocatoria de un proceso contractual sin cumplir los requisitos establecidos para tener tal condición.

La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato y su valor debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor de la oferta. El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en el Proceso de Contratación de un Acuerdo Marco de Precio debe ser de mil (1.000) SMMLV. El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en la subasta inversa y en el concurso de méritos debe ser equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado del Proceso de Contratación. Cuando el valor de la oferta o el presupuesto estimado de la contratación sea superior a un millón (1.000.000) de SMMLV se aplicarán las siguientes reglas: Si el valor de la oferta es superior a un millón (1.000.000) de SMMLV y hasta cinco millones

(5.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor de la oferta.

Si el valor de la oferta es superior a cinco millones (5.000.000) de SMMLV y hasta diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor de la oferta.

Si el valor de la oferta es superior a diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor de la oferta.

b. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO.

El amparo de cumplimiento del contrato cubre a la Entidad con ocasión de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimento tardío o defectuoso, cuando éstos son imputables al contratista garantizado. Este amparo comprende el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria, que se hayan pactado en el contrato garantizado. Debe contar con una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato. Y su valor debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor del contrato, en caso que el valor del contrato sea superior a un millón de SMMLV se seguirán los parámetros establecidos en el artículo 2.2.1.2.3.1.12 del Decreto 1082 de 2015.

c. CALIDAD DEL SERVICIO Y/O DE LOS BIENES:


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Hace referencia a todos los factores previstos para todas las etapas del desarrollo del contrato, se determinará su valor y su plazo de conformidad con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. En los contratos de interventoría, la vigencia de este amparo debe ser igual al plazo de la garantía de estabilidad del contrato principal.

d. PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Hace énfasis en la obligación del operador para garantizar un flujo de caja a sus equipos de trabajo acorde a los compromisos de ley y cumplidos por parte del equipo. En cuantía que no podrá ser inferior del 5% del valor del contrato por el término de este y tres años más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza.

e. DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Hace referencia al otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que proteja a Computadores para Educar de eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista. El valor asegurado por los contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil extracontractual no debe ser inferior a: Doscientos (200) SMMLV para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500)

SMMLV. Trescientos (300) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500) SMMLV

e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) SMMLV. Cuatrocientos (400) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500)

SMMLV e inferior o igual a cinco mil (5.000) SMMLV. Quinientos (500) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) SMMLV e

inferior o igual a diez mil (10.000) SMMLV. El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando este sea superior a diez mil (10.000)

SMMLV, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) SMMLV.

La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato. Así mismo, es importante tener en cuenta los siguientes conceptos:

CONTRATISTA ASEGURADO. Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en consorcio o unión temporal o promesa de sociedad futura, integrada por varias personas naturales o jurídicas, que se encarga de ejecutar el contrato celebrado con la Entidad Estatal. Dentro de la vigencia asegurada quedan amparadas las personas vinculadas a este mediante contrato de trabajo.

ASEGURADOS. Los asegurados de conformidad con el artículo 2.2.1.2.3.1.8 del Decreto 1082 de 2015 será Computadores Para Educar y el Contratista Asegurado.


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BENEFICIARIOS. Son los terceros que puedan resultar afectados y Computadores Para Educar según corresponda.

TERCERO BENEFICIARIO. Es la persona natural o jurídica damnificada por el hecho imputable al Contratista Asegurado, amparado bajo póliza de responsabilidad civil extracontractual, y que no tenga relación directa con el Contratista Asegurado hasta en su cuarto grado de consanguinidad, o segundo de afinidad, y tampoco ningún grado de subordinación o dependencia.

INDIVISIBILIDAD DE LA GARANTÍA. La garantía de cobertura de riesgo es indivisible. El estudio que sustenta la exigencia de las garantías debe estimar el tipo de amparos, el valor asegurado y la vigencia para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, teniendo en cuenta los compromisos en cada etapa del contrato, por lo que podrán exigirse garantías de manera independiente para cada etapa del contrato o período contractual, cuya vigencia debe ser por lo menos la misma definida para la etapa del contrato respectivo.

Antes del vencimiento de cada etapa, para el contratista será imperioso obtener una nueva garantía que ampare el cumplimiento de sus obligaciones para la etapa siguiente.

La verificación de las garantías con posterioridad a la celebración del contrato estará a cargo de la Coordinación de Contratación, para lo cual deberá elaborarse el acta respectiva, verificando la suficiencia de las mismas, de conformidad con lo estipulado en el pliego de condiciones o invitación pública. Su aprobación está a cargo del Coordinador de Contratación. Una vez se cuente con la versión final de la documentación del Estudio Previo, ésta se debe radicar por escrito a la Coordinación de Contratación, junto con los anexos a los que haya lugar. Documento que será asignado a un abogado(a) de la Coordinación de Contratación para su revisión, de acuerdo con los parámetros mínimos establecido en el presente manual. Cuando el documento de Estudios previos no cumpla con los requerimientos mínimos para su elaboración de acuerdo con los parámetros establecidos, éste podrá ser devuelto para su revisión. En este caso, el área técnica responsable deberá realizar los ajustes a los que haya lugar y devolver nuevamente el documento por escrito para iniciar el proceso de selección. 4.1.19. ESTUDIO DEL SECTOR5 Se entiende por sector el ámbito en el que se desarrolla una actividad económica, cuyos elementos tienen características comunes, guardan una unidad y se diferencian de otras agrupaciones. Su división se realiza de acuerdo a los procesos de producción que ocurren al interior de cada uno de ellos.

5 La Entidad recoge los lineamientos establecidos en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector de Colombia

Compra Eficiente.


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El estudio del sector, o el análisis del entorno en el que se desarrolla una determinada actividad económica relacionada con el objeto del proceso de contratación, tiene por finalidad otorgar a la Entidad una perspectiva completa del comportamiento del sector de los bienes y servicios que requiere (el cual debe incluir la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis del riesgo) para definir los requisitos habilitantes de la contratación las condiciones económicas de ésta, entre otros aspectos. El análisis de sector debe desarrollarse de conformidad con los lineamientos que sobre el particular expida la ANCCE y cubrir tres áreas: i) Aspectos generales; ii) el estudio de la oferta y iii) el análisis de la demanda y harán parte de los estudios previos. El Estudio del Sector deberá desarrollar proporcionalmente de acuerdo a la complejidad técnica del proceso, la naturaleza del objeto a contratar, la modalidad de selección, los riesgos identificados al proceso valor del proceso de contratación. 4.1.19.1. Aspectos Generales Con el objeto de establecer de manera real el monto del presupuesto oficial de la contratación, deberán revisarse los aspectos generales del sector del bien o servicio a contratar desde el punto de vista económico, financiero, técnico, legal y regulatorio, y demás contextos relevantes para el respectivo sector. 4.1.19.2. Estudio de la oferta La oferta es la cantidad de bienes o servicios que un cierto número de proveedores está dispuesto a poner a disposición del mercado a un precio determinado. Se deben identificar los proveedores en el mercado nacional del bien, obra o servicio ya quienes han participado como oferentes y contratistas en procesos de contratación con entidades estatales. En este apartado se deben revisar, analizar y contestar las siguientes inquietudes:

a. ¿Quién vende el bien o servicio a contratar? Identificar los posibles proveedores del bien o servicio a adquirir, resaltando que estos son los que pueden participar en el Estudio de Mercado y ofrecen el servicio solicitado o los bienes requeridos, en las condiciones requeridas con la Entidad y cuentan con la experiencia necesaria para satisfacer la necesidad. Estos posibles oferentes podrán ser encontrados en bases de datos especializadas y/o en la base de datos de proveedores de la Entidad.

b. ¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios? Verificar cómo se comporta el mercado del bien o servicio, lo cual debe estar acorde con lo solicitado por la entidad con el fin de garantizar el cumplimiento del objeto contractual.

4.1.19.3. Estudio de la demanda.


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La demanda es la cantidad de bienes o servicios que se está dispuesto a adquirir a un precio determinado. Cuando sea posible y/o aplique, se considerarán las condiciones históricas en las cuales la Entidad ha adquirido el bien o servicio y la forma como lo han llevado a cabo otras Entidades estatales o privadas, que hayan adquirido el mismo tipo de bienes, obras o servicios, buscando determinar entre otros aspectos:

a. ¿Cómo ha adquirido la Entidad en el pasado este bien, obra o servicio? Para lo cual se deben revisar y analizar los siguientes aspectos:

Modalidad de selección y el objeto del contrato.

Objeto del contrato

Valor del contrato y forma de pago

Listado de oferentes que han participado en los procesos de selección y los contratistas, así como el comportamiento de éstos en procesos anteriores, incluyendo la imposición de sanciones, cuando la complejidad de los procesos así lo requiera

Plazo de ejecución de los contratos

Tiempos de entrega de bienes, obras o servicios Resaltando que los anteriores aspectos no son fijos ni excluyentes y dependerán de las condiciones específicas del bien o servicio a contratar.

b. ¿Cómo adquieren las Entidades Estatales y las empresas privadas este bien o servicio? Se

busca identificar y analizar, los procesos de contratación de otras entidades estatales que hayan adquirido el bien o servicio a contratar, para lo cual se podrá consultar el Sistema de Electrónico de contratación Pública – SECOP, siempre y cuando estos procesos sean comprables, es decir con objeto y especificaciones técnicas similares a lo que la entidad pretende adquirir.

4.1.19.4. Análisis que soporta el valor estimado del contrato. Se debe especificar y detallar la metodología para determinar el presupuesto oficial del proceso, teniendo en cuenta las diferentes referencias que se utilizaron tanto para el estudio del sector como para el estudio del mercado. Como soporte de lo anterior, se deberá anexar el Informe de Estudio de Mercado con sus correspondientes soportes que complementan el análisis del valor estimado del contrato. 4.1.19.5. Procedencia Estudios del Sector. De acuerdo con Colombia Compra Eficiente, la modalidad de selección del proceso de contratación no es relevante para determinar la procedencia o no del análisis del sector. Para las modalidades de Contratación directa y Mínima Cuantía, no es necesario hacer un estudio extensivo de las condiciones del mercado y este debe ser proporcional al objeto del contrato y a la identificación de riesgos. En el caso de la contratación directa, el estudio del sector corresponde a un análisis que permita a la entidad sustentar su decisión frente a la contratación directa. Lo anterior, teniendo en cuenta el objeto


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del contrato, condiciones de idoneidad y experiencia de la persona natural o jurídica para desarrollar el objeto contractual. Igualmente, se debe hacer un análisis de las contrataciones previas que haya realizado la entidad, teniendo en cuenta plazo, valor y forma de pago. 4.2. PROYECCIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Una vez se encuentren aprobados los estudios previos por parte del jefe del área técnica solicitante, deberá remitirse la carpeta con toda la documentación antes mencionada a la persona encargada de adelantar los trámites precontractuales al interior de la Coordinación de contratación. La Coordinación de Contratación, previo a la aprobación del proyecto de pliegos de condiciones deberá, proyectar la resolución de designación de Comité Evaluador para los procesos de licitación, Selección Abreviada y Concurso de Méritos lo cual deberá atender a lo expuesto en el numeral 2.1.2. del presente Manual. Así, la Coordinación de Contratación, enviará por cualquier medio a cada uno de los miembros del Comité evaluador designado, el texto del proyecto de borrador de pliego de condiciones con miras a ser aprobado. La aprobación para la publicación del proyecto de pliego y por ende la autorización para su publicación será impartida por el Comité Evaluador en reunión que será convocada para tal efecto, por el profesional del proceso de la coordinación de Contratación a cuyo cargo se encuentre el trámite del proceso. No obstante, lo anterior, previamente la Coordinación de Contratación deberá verificar el documento de estudios y documentos previos, y sus anexos. Una vez se apruebe el Proyecto de Pliego de Condiciones por parte del Comité Evaluador, el profesional de la Coordinación de Contratación, procederá a su publicación en el SECOP, junto con los estudios previos. Para que los interesados y proponentes formulen las observaciones que consideren pertinentes dentro del trámite de los procesos de selección se dispondrá del siguiente correo electrónico: [email protected]. 4.2.1. CONTENIDO Y APROBACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Una vez se reúnan todas las preguntas, dudas y observaciones enviadas al correo electrónico de la Coordinación de Contratación, por parte de los interesados, la Coordinación de Contratación convocará a una reunión al Comité Evaluador, antes de la fecha prevista para la publicación del pliego de condiciones definitivo, para aprobar las respuestas dadas a todas y cada una de las observaciones presentadas por los interesados, las cuales serán incluidas en el Escrito de Preguntas y Respuestas que será publicado simultáneamente con el pliego de condiciones definitivo. De igual modo, es obligación para cada miembro del comité y como requisito para la ejecución de la mencionada sesión que cada uno de ellos haya leído y comprendido en su integridad el pliego de condiciones. Así, esta sesión será el momento idóneo para que el comité evaluador formule las recomendaciones que considere pertinentes al pliego de condiciones.


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El pliego de condiciones, deberá contener como mínimo los siguientes elementos, Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y en el Decreto 1082 de 2015, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. Así el pliego contendrá:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.

2. La modalidad del proceso de selección y su justificación. 3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello

haya lugar. 4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la

selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista. 5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del

contrato. 6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta. 7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber

lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

8. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

9. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones. 10. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están

cubiertos por un Acuerdo Comercial. 11. Los términos, condiciones y minuta del contrato. 12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. 13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas. 14. El Cronograma. 15. Minuta del Contrato.

4.2.2. REGLAS Y PRINCIPIOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS Los procesos de selección de los contratistas deberán realizarse con plena observancia y cumplimiento de los principios constitucionales y legales que rigen la contratación estatal. Para este efecto se atenderán las reglas y formalidades propias de cada modalidad las cuales se indicarán más adelante. 4.2.3. ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO Una vez seleccionada la propuesta más favorable para la entidad y habiendo cumplido todos los requerimientos y formalidades que exige la Ley, la Coordinación de Contratación ajustará el contrato con base en la minuta contenida en el Pliego de Condiciones y de conformidad con el ofrecimiento contenido en la propuesta presentada. Posteriormente, velará por la adecuada suscripción y


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cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, previstos en el Estatuto de Contratación. La Coordinación de Contratación deberá llevar a cabo la publicación en el SECOP del contrato respectivo junto con el respectivo documento de afectación presupuestal, el acta de inicio y las garantías exigidas en cada caso. Así mismo, se deberá publicar un acta de aprobación de garantía, la cual deberá estar suscrita por la Coordinación de Contratación. 4.2.4. RECOPILACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y

TRANSFERENCIA A ARCHIVO.

La Coordinación de Contratación tendrá como responsabilidad la guarda de los documentos que se surtan en desarrollo de los trámites durante los procesos de selección. En este orden, después de haberse suscrito y legalizado el respectivo contrato, la Coordinación de Contratación deberá transferir los documentos al ARCHIVO, observando las siguientes reglas: i) Todos los documentos deberán estar foliados, de manera ascendente, ii) en carpetas institucionales suministradas por CPE para el efecto, cada una con un máximo de DOSCIENTOS (200) folios, y iii) Atender las “Tablas de Retención documental”, aprobadas para ello. En caso de no cumplir con las reglas mencionadas, el ARCHIVO de Computadores Para Educar devolverá el expediente a la Coordinación de Contratación. En este orden, las personas encargadas del Archivo de Computadores Para Educar, deberán verificar la correcta foliación de las páginas contenidas en cada carpeta con fin de expedir la “constancia de recepción de archivo” que deberá contener una descripción sucinta del proceso recibido. A partir de este momento, cualquier trabajador o colaborador de CPE que solicite carpetas o documentos que hagan parte de algún proceso de selección que lleve la entidad, y que se encuentren bajo la custodia del archivo será responsable de la custodia y cuidado de los mismos. La Coordinación de Contratación deberá crear de manera física y electrónica, una carpeta independiente de aquellas que contienen los documentos surtidos en el proceso de selección del contratista, que deberá contener, entre otros los siguientes documentos: Contrato celebrado debidamente fechado, numerado y suscrito por las partes, Póliza de cumplimiento, y dependiendo el caso póliza de Responsabilidad Extracontractual acompañadas de su respectiva acta de aprobación, Acta de Inicio, Documento de designación del supervisor y la afectación presupuestal correspondiente, documentos que deberá publicar en el SECOP. Esta publicación deberá surtirse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de legalización del contrato. La Coordinación de Contratación deberá transferir al Archivo de Computadores Para Educar la carpeta del contrato mencionada en el párrafo anterior. Los demás documentos que se surtan en desarrollo del contrato mismo, sean estos aportados por entidades, contratistas, etc., así como aquellos suscritos con posterioridad a la celebración del contrato deberán ser incorporados por el supervisor del contrato y/o área responsable.


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CAPÍTULO 5

5.1. ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE ACUERDO CON EL

ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN ESTATAL De acuerdo con lo expuesto en el capítulo anterior, a continuación, se refieren en detalle los pasos a seguir durante los procesos de Contratación Estatal, de acuerdo con la modalidad de procesos existentes. 5.2. MODALIDADES DE SELECCIÓN De conformidad con el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y Decreto 1082 de 2015, las entidades seleccionarán a los contratistas a través de las siguientes modalidades: 1. Licitación pública. 2. Selección abreviada. 3. Concurso de méritos. 4. Contratación directa. 5. Mínima cuantía. Para la selección de los contratistas se aplicarán los principios de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y todos los postulados que rigen la función administrativa. 5.2.1. PROCESOS DE LICITACIÓN PÚBLICA Es el procedimiento tipo, ampliamente definido en la Ley 80 de 1993, mediante el cual la entidad estatal puede efectuar la selección de contratistas, su aplicación es la regla general la cual se aplicará a menos que surjan las excepciones del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. 5.2.1.1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Conforme a lo dispuesto en el Artículo 2.2.1.2.1.1.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015, se tiene que los fundamentos del proceso de selección y su modalidad se han definido sobre lo regulado en el artículo 2º, numeral 1º de la Ley 1150 de 2007, cuando señala expresamente que la Licitación Pública es la regla general para la escogencia del contratista. Para seleccionar un contratista bajo esta modalidad se debe determinar si el costo de los bienes o servicios a contratar de conformidad con lo dispuesto por el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y no proceda ninguna causal de contratación de bienes y servicios para los que la Ley señale una modalidad especial de procedimiento. Este proceso se encuentra regulado por los artículos 24 y 30 de la Ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Título I capítulo I del Decreto 1082 de 2015 (Artículos 2.2.1.2.1.1.1




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y ss). Para los fines de la selección a que se refiere el presente proceso, concurren todos los elementos necesarios para definir como modalidad la Licitación Pública. Para efectos de lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.2.2. del Decreto 1082 de 2015, el ofrecimiento más favorable será el que resulte de aplicar la ponderación de los elementos de calidad y precio, soportados en puntajes y fórmulas señaladas en este Pliego de Condiciones, o la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio. La modalidad de selección, se ajusta a lo normado en la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015, disposiciones de orden civil y comercial que le sean propias y demás normas concordantes con la materia. En este último caso la Entidad deberá tener en cuenta los siguientes dentro del Pliego de Condiciones:

1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. 2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de fun-

cionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

4. El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.

Se calculará la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofrecido, los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo. La Entidad Estatal debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido. Este proceso se conforma de los siguientes documentos:

Plan de adquisiciones

Documento de justificación de la necesidad.

Documentos de Estudios previos, estudios de mercado, certificado de provisión presupuestal.

El aviso de convocatoria

Proyecto de Pliego de Condiciones y Pliego de Condiciones Definitivo.

Los escritos de preguntas y respuestas y de observaciones formuladas por los interesados y


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proponentes.

Los actos de apertura, de adjudicación y el acta de cierre.

Los anexos, formatos y formularios del pliego de condiciones, las adendas, y demás documentos que se expidan por Computadores para Educar en desarrollo del proceso.

Los demás documentos que se alleguen al proceso. 5.2.1.2. TRÁMITE DE LA LICITACIÓN PÚBLICA Los trámites de la licitación pública se desarrollarán teniendo en cuenta además de las normas anteriormente mencionadas, los pliegos de condiciones como documento rector. 5.2.1.2.1. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO DE JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD

El responsable del área técnica interesada (Solicitante) en la contratación, deberá elaborar el estudio de justificación de la necesidad de conformidad con el trámite y las reglas antes previstas. Desde la fecha de presentación de este escrito comenzarán a contarse los demás términos de la etapa Precontractual, es decir, de esta fecha dependerá que el contrato pueda adjudicarse oportunamente según el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios. 5.2.1.2.2. ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE MERCADO

Una vez aprobado el documento de justificación de la necesidad, se elaborará un estudio de mercado, según el procedimiento previsto en el manual de Estudios de Mercado.

5.2.1.2.3. ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS.

Tal y como ya se indicó, la elaboración de los Estudios y Documentos Previos que soportan la contratación requerida, los cuales comprenden la justificación de la necesidad, la elaboración y adopción de diseños y/o de características técnicas y especificaciones de los bienes por adquirir, y los servicios por contratar, cuya elaboración será responsabilidad de cada área solicitante, documento que debe describir la necesidad en mención de forma completa y clara. Los estudios previos son elaborados por el Área Técnica solicitante. Los estudios previos deben contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, mencionados en el numeral 2.2 del presente manual. 5.2.1.2.4. SOLICITUD DE PROVISIÓN PRESUPUESTAL AL ÁREA ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA. El área técnica responsable de la elaboración de los estudios previos, solicitará al Área Financiera la provisión de los fondos necesarios para el cumplimiento de los pagos del contrato que se suscriba como consecuencia del proceso de selección.


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5.2.1.2.5. RECEPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA

Una vez hayan sido expedidos los documentos anteriores, se asignará el proceso a un profesional de la Coordinación de Contratación, quien, al recibir los documentos, verificará que la justificación esté elaborada conforme a las normas de contratación vigentes, y que se anexen los documentos antes mencionados.

En caso que la documentación no esté completa, lo devolverá al Área Técnica Solicitante, responsable de la contratación, a efectos que sea corregido y/o complementado. 5.2.1.2.6. ELABORACIÓN Y EXPEDICIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO MEDIANTE EL CUAL

SE CONFORMA EL COMITÉ ASESOR EVALUADOR El profesional de la Coordinación de Contratación a cargo de tramitar el proceso elaborará el acto administrativo de conformación del Comité evaluador para la firma del (la) Director (a) Ejecutivo (a). 5.2.1.2.7. ELABORACIÓN DEL AVISO DE CONVOCATORIA

De la misma manera la Coordinación de Contratación debe elaborar un Aviso de Convocatoria, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 2.2.1.1.2.1.2. del Decreto 1082 de 2015, que además, deberá ser publicado en el Portal de Contratación Estatal. Dicho documento deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal. 2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los

interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.

3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir. 4. La modalidad de selección del contratista. 5. El plazo estimado del contrato. 6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de

presentación de la misma. 7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con

la provisión presupuestal. 8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial. 9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme. 10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de

Contratación. 11. El Cronograma. 12. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.

5.2.1.2.8. ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE

CONDICIONES.


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La Coordinación de Contratación, apoyada en el área interesada en la futura contratación, elaborará el proyecto de pliego de condiciones y el cronograma del proceso, de conformidad con lo previsto en el presente Manual y en las normas vigentes. Elaborado el proyecto de pliego de condiciones, se presentará al Comité Asesor y evaluador, convocado previamente, para su revisión y aprobación. Impartida la aprobación, se procederá a la publicación del proyecto de pliego de condiciones en el portal www.colombiacompra.gov.co, de los estudios y documentos previos, aviso de convocatoria y los anexos que se consideren necesarios para la futura contratación. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. A la elaboración definitiva del pliego de condiciones deberá anteceder la del proyecto del mismo, siendo importante que éste corresponda a aquel en forma tal, que el proyecto solo sufra modificaciones no sustanciales que afecten o modifiquen el objeto del contrato u otros elementos de la esencia de la contratación por cuanto exigiría, con ocasión de las observaciones formuladas por los interesados en la futura licitación o de las fechas relacionadas en el cronograma del proceso, el valor del presupuesto oficial y por ende del certificado de provisión presupuestal que amparará el gasto y el número y fecha de expedición de la resolución por medio de la cual se ordenará la apertura de la licitación. Por lo tanto, para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones se deben observar los requisitos indispensables para la elaboración del pliego de condiciones definitivo. Este se debe llevar a cabo teniendo en cuenta para ello lo indicado por las disposiciones legales vigentes de manera general y las previstas para el caso particular, de acuerdo a la naturaleza y objeto de la contratación.

Contenido básico Los pliegos de condiciones deberán contener la siguiente información:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.


haya lugar. 4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la

selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista. 5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del

contrato. 6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

http://www.colombiacompra.gov.co/


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7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.



cubiertos por un Acuerdo Comercial. 11. Los términos, condiciones y minuta del contrato. 12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. 13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas. 14. El Cronograma. En este caso deberán constar los siguientes términos, que además son

preclusivos:

o Fecha hasta la cual se pueden consultar los pliegos de condiciones y presentar observaciones

o Fecha límite para la entrega de propuestas (cierre de la licitación) o Término para evaluar las ofertas o Término para presentar observaciones frente a las evaluaciones o Término para decidir, adjudicando o declarando desierto el proceso licitatorio o Indicar si será procedente la adjudicación parcial o Informar si son aceptables las propuestas parciales o alternativas, indicando que las

alternativas sólo es aceptable si se cumple con la propuesta básica. La minuta del contrato deberá tener en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:

El objeto del contrato

Los derechos y las obligaciones de las partes

Valor del contrato

Forma de pago

Plazo para cumplir con el contrato

Plazo para liquidar el contrato cuando a ello haya lugar, según naturaleza, objeto y cuantía

Inclusión de las cláusulas de excepción.

Determinación de la Garantía Única de Cumplimiento y de Responsabilidad Civil Extracontractual bajo los diferentes amparos indicando su cuantía, vigencia y descripción del riesgo

Reglas que deben respetarse en la elaboración del proyecto del pliego.

Las condiciones y exigencias deben ser claras y de posible cumplimiento.

No podrá haber exenciones de responsabilidad para la entidad derivadas de los datos, informes y documentos que se suministren en el pliego.

Las reglas que se prevean no deben inducir a error a los proponentes.

Debe evitarse la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.


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Se deben garantizar reglas objetivas, justas, claras y completas.

Serán ineficaces de pleno derecho las estipulaciones que dispongan renuncias a reclamaciones por el incumplimiento de los requisitos del pliego antes enunciados.

Se deben fijar términos preclusivos para cada una de las etapas de la selección.

Las especificaciones de los elementos requeridos deben ser amplias y suficientes de manera que garanticen de un lado, la adquisición de bienes idóneos u de otro la libre concurrencia de los particulares a la contratación estatal.

Determinar los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

5.2.1.2.9. RECEPCIÓN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO

DE CONDICIONES Y ESTUDIOS PREVIOS Durante el término de publicación del borrador (proyecto) de pliego de condiciones, las personas interesadas en el proceso de selección podrán formular observaciones, solicitar aclaraciones o presentar solicitud de propuestas, durante los términos indicados en el borrador (proyecto) de pliegos de condiciones. Dentro del plazo fijado por la ley (10 días hábiles), se recibirán las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, con respecto al proyecto de pliego de condiciones y estudios previos, las cuales pueden ser allegadas por medio físico, electrónico o vía fax. La Coordinación de Contratación, clasificará según su naturaleza las observaciones recibidas, para que las mismas sean tramitadas por la dependencia técnica interesada en la contratación en los aspectos técnicos, y en los jurídicos y financieros por la Coordinación de Contratación y la Coordinación Administrativa y Financiera, para lo cual debe llevar el control de las observaciones electrónicas o físicas allegadas. 5.2.1.2.10. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Las observaciones serán analizadas por los responsables del Área Técnica interesada en la contratación, el (la) Coordinador (a) de Contratación, así como el (la) Coordinador (a) Administrativa y Financiera, quienes analizarán las observaciones frente al proyecto de pliego de condiciones, desde el punto de vista técnico, jurídico y financiero y en el menor tiempo posible procederán a dar respuesta a las mismas. En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se realizará de manera motivada, para lo cual, Computadores para Educar agrupará aquellas de naturaleza común. De acuerdo con el resultado del análisis de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, se establecerá si se procede a realizar los ajustes pertinentes en el pliego de condiciones definitivo o no aceptar los ajustes requeridos y por consiguiente se continuará el proceso con las condiciones inicialmente establecidas por entidad.


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En el evento en que las respuestas a las observaciones impliquen modificaciones sustanciales al proyecto de pliego, tales modificaciones deben ser sometidas a la aprobación del Comité Evaluador del proceso. El líder o jefe de la dependencia donde nace la necesidad de la futura contratación, junto con el (la) Coordinador (a) de Contratación, ajustarán el proyecto de pliego de condiciones y el cronograma del proceso licitatorio, de acuerdo con lo establecido por la ley y con las decisiones tomadas con respecto a las observaciones de los interesados. Se dará respuesta a las observaciones teniendo en cuenta los plazos previstos en el Cronograma del Proceso, publicando el documento de respuestas en el Portal de Contratación Estatal, www.colombiacompra.gov.co. 5.2.1.2.11. ELABORACIÓN DEL ACTO DE APERTURA DEL PROCESO DE LICITACIÓN La Coordinación de Contratación encargada del proceso de Licitación Pública deberá elaborar el proyecto de acto administrativo de apertura del proceso respectivo, el cual, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 2.2.1.1.2.1.5. del decreto 1082 de 2015, deberá contener como mínimo la siguiente información: 1. El objeto de la contratación a realizar. 2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. 3. El Cronograma. 4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los

estudios y documentos previos. 5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. 6. El certificado de provisión presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas

correspondientes. 7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades

de selección. 5.2.1.2.12. ELABORACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO. El pliego de condiciones definitivo deberá contener, de ser el caso, las modificaciones solicitadas por los interesados en el proceso, siempre que como consecuencia de los análisis correspondientes se consideren conducentes y necesarias atendiendo a la necesidad de la Contratación y para evitar la violación de los principios que rigen la contratación pública. 5.2.1.2.13. APROBACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES. El pliego de condiciones deberá ser aprobado por el Comité evaluador designado por la Entidad para el proceso en reunión convocada para el efecto, previa convocatoria que efectúe el profesional de la Coordinación de Contratación encargado, convocatoria que se realizará vía email. 5.2.1.2.14. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Y EL ACTO

ADMINISTRATIVO DE APERTURA.



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Una vez respondidas las solicitudes y propuestas formuladas por los interesados en el proceso, y revisada la conveniencia de lo propuesto, se publicarán los pliegos de condiciones definitivos en la fecha indicada por los pliegos de condiciones. Vencido el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones, terminados y completos los estudios previos (jurídicos, técnicos y financieros, de conveniencia y oportunidad y de distribución de riesgos), ajustado el pliego de condiciones definitivo y resueltas las observaciones, el Director Ejecutivo expide el acto administrativo de carácter general que ordena la apertura del proceso, sin perjuicio de lo dispuesto en las Disposiciones Especiales para las modalidades de selección, el cual debe contener toda la información indicada en el artículo 2.2.1.1.2.1.5. Del Decreto 1082 de 2015, que es la siguiente: 1. El objeto de la contratación a realizar. 2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. 3. El Cronograma. 4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los



de selección. El acto administrativo de apertura del proceso de selección se publicará en el Portal Único de Contratación Estatal – SECOP, en los términos y condiciones indicados en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015. 5.2.1.2.15. RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Durante el término establecido en el pliego de condiciones, se recibirán las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control al pliego de condiciones definitivo, las cuales, pueden ser allegadas en medio físico, electrónico o vía fax. El profesional designado para adelantar el proceso, efectuará la verificación en la cuenta de la Coordinación de Contratación, para revisar si hay observaciones. En caso de presentarse observaciones, el profesional encargado clasificará las observaciones recibidas según su naturaleza, las imprimirá y remitirá a los responsables de la dependencia interesada en la contratación, llevando el control de las comunicaciones electrónicas o físicas allegadas con las observaciones e incluyéndolas en el expediente contractual. 5.2.1.2.16. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS Los responsables del proceso contractual de la dependencia interesada en la contratación y de la Coordinación de Contratación analizarán las observaciones presentadas por los interesados, y darán respuesta a las mismas en el menor tiempo posible, y presentando tales respuestas ante el Comité Evaluador para su aprobación, luego de lo cual se procederá a publicar el documento de respuestas


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en el SECOP. En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se realizará de manera motivada, para lo cual, la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. 5.2.1.2.17. REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA DE RIESGOS Y ELABORACIÓN DEL ACTA DE LA

MISMA Y DE LAS ADENDAS, SI FUERE EL CASO.

Para hacer más expedita y eficaz la ejecución del contrato que se suscriba, se realizará audiencia de la que tratan el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015, con el fin de presentar su análisis, tipificación, estimación y asignación de riesgos definitiva inherentes a la ejecución del mismo atribuyendo a cada parte las obligaciones derivadas de los riesgos descritos, en caso de que lleguen imprevistos que afecten el cumplimiento del contrato futuro. Se realizará el día y hora señalados en los pliegos de condiciones. Las respuestas que el comité evaluador y/o el asesor externo profieran durante la audiencia comprometen a la Entidad, sin necesidad de elaborar adendas, por ello, si no existe total claridad sobre la respuesta a las observaciones formuladas, los miembros del comité se abstendrán de responder verbalmente dando respuesta por escrito dentro de los términos previstos en el pliego de condiciones para ello. Por lo anterior, si una o más de las respuestas emitidas durante la audiencia generan posteriores reclamaciones en contra de la Entidad, por no observar la regla antes prevista, será responsabilidad exclusiva de quien la profirió. De dicha audiencia se elaborará un acta, que deberá suscribirse por todos los que en ella intervinieron, la cual será publicada en el SECOP. 5.2.1.2.18. ADENDAS De conformidad con el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011,y el artículo 2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082 de 2015, cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales (lunes a viernes no feriados de 7:00 a. m a 7:00 p.m así haya atención al público en horarios o días distintos). Igualmente se debe tener en cuenta lo reglado en el art. 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015. 5.2.1.2.19. PUBLICACIÓN DE ADENDAS


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El profesional asignado por el (la) Coordinador (a) de Contratación se encargará de efectuar la publicación de las adendas en el SECOP. 5.2.1.2.20. CIERRE DEL PROCESO, ENTENDIDO COMO ÚLTIMO DÍA Y HORA QUE TIENEN LOS

PROPONENTES PARA PRESENTAR PROPUESTA.

Los pliegos de condiciones indicarán el día y hora en que venza el plazo para presentar las propuestas en la Coordinación de Contratación, luego de las cuales no podrá presentarse ninguna otra. El profesional asignado por el (la) Coordinador (a) de Contratación se encargará de la logística para la recepción de las propuestas en el día y la fecha señaladas en el pliego de condiciones, para lo cual deberá ubicar en lugar público un dispositivo con la hora legal colombiana de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), para que los presentes evidencien la hora límite para presentación de propuestas. En el día y la hora establecidos en el pliego de condiciones, se recibirán las propuestas presentadas, para lo cual el profesional asignado, diligenciará el acta de cierre en donde se dejará constancia de las propuestas recibidas. En dicha acta se consignará la información de cada propuesta (nombre del proponente, número de identificación, carta de presentación, numero, valor asegurado y nombre de la aseguradora en la garantía de seriedad de la oferta así como el número de folios que la integran, y se hará la respectiva publicación en el Portal Único de Contratación SECOP.

5.2.1.2.21. VERIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y PUBLICACIÓN EN EL SECOP DE LOS INFORMES

DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN.

Una vez cumplida la fecha de cierre, todas las áreas involucradas en el proceso de selección, verificarán las propuestas en los aspectos técnico, financiero y jurídico de acuerdo con los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones. Los informes de verificación de requisitos habilitantes jurídico, financiero y técnico, así como el informe de evaluación y su consolidado, deberán ser presentados al Comité Evaluador para su aprobación. Dichos documentos serán publicados en el SECOP, de acuerdo con el cronograma establecido en el pliego de condiciones. Una vez cerrado el proceso y dentro del término de evaluación, Computadores para Educar podrá solicitar por escrito aclaraciones sobre puntos dudosos de las propuestas sin que por ello puedan los proponentes adicionarlas o modificarlas. Igualmente, podrá requerir documentos para acreditar información precisa y detallada contenida en las propuestas, siempre y cuando no afecten la asignación de puntaje, de conformidad con lo señalado por el parágrafo 1° del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Computadores para Educar realizará los estudios jurídicos y las evaluaciones técnica y económica de las propuestas dentro del término señalado en el cronograma del pliego de condiciones. Se aclara que todos los plazos del proceso contractual hasta la firma del contrato podrán ser prorrogados antes de


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su vencimiento, hasta por la mitad del término inicialmente previsto, cuando las necesidades de la Administración y de la contratación así lo exijan. 5.2.1.2.22. APERTURA DEL PERIODO PARA PERMITIR LA PRESENTACIÓN DE LAS

OBSERVACIONES A LAS CONCLUSIONES CONSIGNADAS EN LA EVALUACIÓN.

Con el fin de brindar mayor transparencia al proceso de selección en curso, los proponentes dispondrán del término de cinco (5) días hábiles para formular las observaciones que consideren pertinentes en relación con los informes de verificación y evaluación. Para tal efecto, los proponentes tendrán la posibilidad de consultar las propuestas físicas en la sede de la Dirección Nacional de Computadores para Educar, durante el horario comprendido entre las 8:00 am a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 pm. En caso de presentarse observaciones al informe de evaluación, éstas deben ser impresas y aquellas que se remitan en medio físico deberán ser radicadas y entregadas inmediatamente con voz alerta a la Coordinación de Contratación o a la dependencia que haga sus veces para que esta la comunique al área técnica interesada y se proceda a dar respuesta en el menor tiempo posible respuesta que deberá ser aprobada por el Comité Evaluador y se publicara en el SECOP así como la observación presentada por el proponente o interesado. De acuerdo con las observaciones y solicitudes presentadas por los proponentes, el Comité Evaluador analizará las observaciones y/o solicitudes presentadas por los proponentes, respecto del Informe de Evaluación y aprobara cada una de éstas, ratificando o modificando dicho informe y/o la recomendación al (la) Director (a) Ejecutivo (a). 5.2.1.2.23. INFORME DE EVALUACIÓN DEFINITIVO El informe de evaluación definitivo se pondrá a consideración del (la) Director (a) Ejecutivo (a), quien lo revisará y de acuerdo con su criterio, podrá presentar observaciones al mismo, solicitando al Comité nuevamente su evaluación o separarse de la recomendación formulada. En caso de no tener observaciones, acogerá la recomendación. En el evento de que del (la) Director (a) Ejecutivo (a) no acoja la recomendación efectuada por el Comité deberá justificarlo en el acto administrativo con el que se decida el proceso. El profesional asignado por el (la) Coordinador (a) de Contratación, procederá a la publicación del informe de evaluación definitivo y anexará copia impresa al expediente contractual, que se encontrará a disposición de los proponentes para su consulta.


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5.2.1.2.24. AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA, FINALIZADA LA CUAL SE ELABORA, EXPIDE Y SUSCRIBE EL ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN O DE DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN QUE FINALIZA.

Una vez finalizado el plazo de los interesados para presentar observaciones a las conclusiones de la evaluación, se confirma o modifica el resultado de la evaluación, en el sentido de adjudicar o declarar desierto.

La adjudicación se hará en audiencia pública, en el término establecido en el cronograma del proceso, mediante acto administrativo debidamente motivado. Dicho término podrá ser prorrogado por un lapso no mayor a la mitad del inicialmente fijado. La entidad notificará a los proponentes de conformidad con lo preceptuado en el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007 y con lo establecido en el pliego de condiciones. La Audiencia se realizará conforme a las reglas señaladas para tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta lo preceptuado en el artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015, a saber: 1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por la entidad

estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

2. La entidad estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.

3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la entidad estatal haya señalado con anterioridad.

4. La entidad estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el Secop con antelación.

5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.

5.2.1.2.25. ELABORACIÓN Y EXPEDICIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DE

DECLARATORIA DE DESIERTA

La Coordinación de Contratación, elaborará el proyecto de resolución de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso de selección, quien a su vez lo presentará para la firma del (la) Director (a) Ejecutivo (a), previo visto bueno del (la) Coordinador (a) de Contratación y el Comité Evaluador.

5.2.1.2.26. PERIODO PARA SUSCRIBIR Y LEGALIZAR EL CONTRATO ADJUDICADO COMO

RESULTADO DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA. Adjudicado el contrato a la mejor propuesta, el adjudicatario está obligado a suscribir y legalizar el contrato de acuerdo con las condiciones y plazos establecidos en el pliego de condiciones.


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Una vez adjudicado y suscrito el contrato se procederá a efectuar el registro presupuestal por parte de la Coordinación Administrativa y Financiera. 5.2.1.2.27. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LICITACIÓN PÚBLICA (Ley 80 de 1993 artículo 24

num. 7o, Art. 25 num. 18). Sólo procede por motivos o causas que impidan la selección objetiva. Se debe declarar cuando ninguna de las propuestas se ajusta al pliego de condiciones o no se presenta ninguna oferta. (Ley 80/93 art. 24 num.1 lit.h.). La decisión se adopta por resolución motivada. Se deben resolver en este acto las observaciones a las evaluaciones de cada una de las ofertas presentadas. Debe declararse dentro del plazo para adjudicar previsto en el pliego de condiciones. El acto de declaratoria de desierta del proceso, de conformidad con la ley, es susceptible del recurso de reposición dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación. 5.2.1.2.28. PUBLICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DE DECLARATORIA DE

DESIERTA El profesional asignado por la Coordinación de Contratación, efectuará la publicación de la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta de la licitación en el Portal Único de Contratación SECOP. 5.2.1.2.29. NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DE DECLARATORIA DE

DESIERTA.

En la audiencia de adjudicación se notificará el contenido de la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta de la licitación al proponente adjudicatario y se comunicará a los no favorecidos de la resolución de adjudicación. 5.2.2. PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA Esta modalidad de selección objetiva se encuentra prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Serán causales de selección abreviada las siguientes: a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de

común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos

b) Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por subasta inversa.


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c) Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes en bolsas de productos.

d) Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios.

e) La contratación de menor cuantía, se utiliza para la adquisición de bienes y servicios que por su cuantía no se enmarcan en la licitación y que por su objeto están fuera de la subasta inversa.

f) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. g) La contratación cuyo proceso de licitación haya sido declarado desierto. h) La enajenación de bienes del Estado. i) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria. j) Selección abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios para la defensa y seguridad

nacional. k) Contratación de Entidades Estatales dedicadas a la protección de derechos humanos y población

con alto grado de vulnerabilidad. l) Contratación de empresas industriales y comerciales del Estado. El Proceso de selección abreviada es de carácter simplificado, se dará aplicación por razón de la cuantía de acuerdo con el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y opera en los siguientes casos:

a. Selección Abreviada de Menor Cuantía. Esta modalidad de Selección Abreviada se

cumplirá atendiendo lo previsto en el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015

b. Selección Abreviada cuando se ha declarado desierta la licitación pública. Esta modalidad de Selección Abreviada se cumplirá atendiendo lo previsto en el Artículo 2.2.1.2.1.2.22 del Decreto 1082 de 2015.

c. Selección Abreviada para la enajenación de bienes. Esta modalidad de Selección

Abreviada se cumplirá atendiendo lo previsto en el Artículo 2 numeral e) de la Ley 1150 de 2007.

d. Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características

técnicas uniformes por subasta inversa. Se dará aplicación a lo establecido en el Artículo 2.2.1.2.1.2.2. al 2.2.1.2.1.2.6. del Decreto 1082 de 2015.

e. Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características

técnicas uniformes en bolsas de productos Se dará aplicación a lo establecido en el Artículo 2.2.1.2.1.2.11. al 2.2.1.2.1.2.19 del Decreto 1082 de 2015.

f. Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características

técnicas uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios. Se dará aplicación a lo establecido en el Artículo 2.2.1.2.1.2.7. al 2.2.1.2.1.2.10. del Decreto 1082 de 2015.


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5.2.2.1. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

5.2.2.1.1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN. De acuerdo con lo establecido en el literal b) del numeral 2 artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la contratación se efectuará a través de Selección Abreviada en razón de la cuantía y el objeto a contratar. Este proceso se conforma de los siguientes documentos:

Estudios previos, estudios de mercado, certificado de provisión presupuestal.

Los actos de apertura, de modificación de plazos, de adjudicación, el acta de cierre y documentos de aclaración de observaciones.

El aviso de convocatoria.

Listado de las manifestaciones de interés presentadas por los posibles oferentes.

Los informes de evaluación jurídico, técnico y financiero.

El proyecto de pliego de condiciones, los anexos del pliego de condiciones, los pliegos de condiciones, las adendas.

Cualquier otro documento expedido por Computadores para Educar durante el proceso de contratación.

5.2.2.1.2. ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS.

El responsable de la dependencia interesada en la contratación, establecerá la necesidad a satisfacer para lo cual diligenciará, aprobará y suscribirá la solicitud del proceso contractual y estudios previos de menor cuantía.

El estudio de Mercado será elaborado por la persona designada para tal función por la Coordinación de Contratación, desarrollándolo con la información suministrada por el área técnica interesada en la contratación

Luego deberá radicar a la Coordinación de Contratación o la dependencia que haga sus veces la carpeta con la solicitud de proceso contractual y los Estudios previos que incorporan la justificación de la necesidad, tal y como se indicó anteriormente.

Los estudios previos comprenden la realización de estudios, justificación, elaboración y adopción de diseños y/o de características técnicas de los bienes por adquirir, realizada por el área interesada en la contratación.

Identificación de la necesidad y elaboración de estudios previos El estudio previo que se elabore para este proceso de selección debe contener lo señalado en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, a saber:


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1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté

determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

6. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. 7. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo. 8. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación. 9. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial 5.2.2.1.3. SOLICITUD DE PROVISIÓN PRESUPUESTAL E ÍNDICES FINANCIEROS SUGERIDOS

AL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

Como se indicó, el área interesada en la contratación y/o adquisición de servicios o bienes, debe solicitar a la Coordinación Administrativa y Financiera la provisión de los fondos necesarios para el cumplimiento de los pagos del contrato que se suscriba como consecuencia del proceso de selección, así como el estudio de los índices financieros sugeridos. 5.2.2.1.4. SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL El responsable de la elaboración de los estudios previos deberá radicarlos en la Coordinación de Contratación con la carpeta del proceso, la cual deberá contener los siguientes documentos: a) Certificado de Provisión Presupuestal b) Estudio previo, que debe contener los requisitos mínimos previstos en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del

Decreto 1082 de 2015 y concordantes. Igualmente debe contener los factores sobre los cuales recaerá la selección del contratista, que garanticen una selección objetiva. Para lo cual debe dar aplicación a lo previsto en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, previsto para este tipo de selección, que recae sobre aspectos técnicos y económicos de la oferta y la manera y fórmulas en que se designan esos puntajes.

c) Documentos técnicos.


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d) Los permisos, autorizaciones y/o licencias o certificaciones, si el tipo de contrato que se pretende celebrar lo requieren.

e) Estudio de costos o mercado. f) El documento que autoriza comprometer vigencias futuras, si estas se requieren. g) La tipificación de los riesgos de la futura contratación, el cual se adjuntará al estudio previo como

anexo y será publicado en el SECOP. h) La verificación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un

Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 2.2.1.2.4.4.1. del Decreto 1082 de 2015.

5.2.2.1.5. RECEPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO DE SELECCIÓN

ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA. Radicado el proceso en la Coordinación de Contratación o en la dependencia que haga sus veces, se asignará un profesional de esa dependencia para su trámite, quien, al recibir los documentos, verificará que la solicitud esté elaborada conforme a las normas de contratación vigentes y que contenga los documentos mencionados en el numeral anterior. En caso que la documentación no esté completa y/o los documentos no se encuentran diligenciados conforme a las normas y procedimientos establecidos en este manual y legislación contractual, se devolverá la solicitud acompañada de los anexos a la dependencia de origen. 5.2.2.1.6. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES. El proyecto de pliego de condiciones elaborado por la Coordinación de Contratación, los estudios previos y la ficha técnica de los bienes y/o servicios por adquirir y/o contratar, deberán ser publicados en el SECOP. Elaborado el proyecto de pliego de condiciones, se presentará al Comité evaluador, convocado previamente, para su revisión y aprobación. Impartida la aprobación, se procederá a la publicación del proyecto de pliego de condiciones en el portal www.colombiacompra.gov.co, de los estudios y documentos previos, aviso de convocatoria y los anexos que se consideren necesarios para la futura contratación. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no generan obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. A la elaboración definitiva del pliego de condiciones deberá anteceder la del proyecto del mismo, siendo importante que éste corresponda a aquel en forma tal, que el proyecto solo sufra modificaciones no sustanciales que afecten o modifiquen el objeto del contrato u otros elementos de la esencia de la contratación por cuanto exigiría, con ocasión de las observaciones formuladas por los interesados en el proceso de selección o de las fechas relacionadas en el cronograma del proceso, el valor del presupuesto oficial y por ende del certificado de provisión presupuestal que amparará el



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gasto y el número y fecha de expedición de la resolución por medio de la cual se ordenará la apertura de la Selección Abreviada. Por lo tanto, para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones se deben observar los requisitos indispensables para la elaboración del pliego de condiciones definitivo. Este se debe llevar a cabo teniendo en cuenta para ello lo indicado por las disposiciones legales vigentes de manera general y las previstas para el caso particular, de acuerdo a la naturaleza y objeto de la contratación.

Contenido básico Los pliegos de condiciones deberán contener la siguiente información: 1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con

el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.


haya lugar. 4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección

objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista. 5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del

contrato. 6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta. 7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a

la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.



cubiertos por un Acuerdo Comercial. 11. Los términos, condiciones y minuta del contrato. 12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. 13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas. 14. El Cronograma. En este caso deberán constar los siguientes términos, que además son

preclusivos:

o Fecha hasta la cual se pueden consultar los pliegos de condiciones y presentar observaciones o Fecha límite para la entrega de propuestas (cierre de la licitación) o Término para evaluar las ofertas o Término para presentar observaciones frente a las evaluaciones o Término para decidir, adjudicando o declarando desierto el proceso o Indicar si será procedente la adjudicación parcial


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o Informar si son aceptables las propuestas parciales o alternativas, indicando que la alternativa sólo es aceptable si se cumple con la propuesta básica.

La minuta del contrato deberá tener en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:

El objeto del contrato

Los derechos y las obligaciones de las partes

Valor del contrato

Forma de pago

Plazo para cumplir con el contrato

Plazo para liquidar el contrato cuando a ello haya lugar, según naturaleza, objeto y cuantía

Inclusión de las cláusulas de excepción.

Determinación de la Garantía Única de Cumplimiento y de Responsabilidad Civil Extracontractual bajo los diferentes amparos indicando su cuantía, vigencia y descripción del riesgo.

Reglas que deben respetarse en la elaboración del proyecto del pliego.

Las condiciones y exigencias deben ser claras y de posible cumplimiento.

No podrá haber exenciones de responsabilidad para la entidad derivadas de los datos, informes y documentos que se suministren en el pliego.

Las reglas que se prevean no deben inducir a error a los proponentes.

Debe evitarse la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.

Se deben garantizar reglas objetivas, justas, claras y completas.

Serán ineficaces de pleno derecho las estipulaciones que dispongan renuncias a reclamaciones por el incumplimiento de los requisitos del pliego antes enunciados.

Se deben fijar términos preclusivos para cada una de las etapas de la selección.

Las especificaciones de los elementos requeridos deben ser amplias y suficientes de manera que garanticen de un lado, la adquisición de bienes idóneos u de otro la libre concurrencia de los particulares a la contratación estatal.

Determinar los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

5.2.2.1.7. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE AVISO DE CONVOCATORIA. El responsable de la Coordinación de Contratación o de la dependencia que haga sus veces, a quien se le haya asignado el trámite del proceso se encargará de realizar la publicación del aviso de convocatoria de conformidad con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, del proyecto de pliegos y los estudios previos y demás documentos soportes en el Portal único de Contratación SECOP y en la página web de Computadores para Educar. Para la elaboración del aviso de convocatoria este deberá contener lo señalado en el Artículo 2.2.1.1.2.1.2. del Decreto 1082 de 2015 que menciona lo siguiente:


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El aviso de convocatoria para participar en un Proceso de Contratación debe contener la siguiente información, además de lo establecido para cada modalidad de selección: 1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal.

2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los


3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

4. La modalidad de selección del contratista.

5. El plazo estimado del contrato.

6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de

presentación de la misma.

7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la provisión presupuestal.

8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.

10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.

11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.

12. El Cronograma.

13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso. 5.2.2.1.8. PUBLICACIÓN DE: I) EL AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA, II) EL PROYECTO

DE PLIEGO DE CONDICIONES Y III) LOS ESTUDIOS PREVIOS EN EL SECOP. Los borradores de los pliegos de condiciones elaborados por la Coordinación de Contratación, los estudios previos elaborados por él área respetiva y la ficha técnica de los bienes y/o servicios por adquirir y/o contratar, y el aviso de convocatoria deberán ser publicados en el SECOP. De conformidad con lo señalado por el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, los documentos que conforman los estudios previos, el proyecto de Pliego de Condiciones y el aviso de convocatoria se publican en la página web del SECOP: www.contratos.gov.co. Con el propósito de suministrar al público en general la información que le

http://www.contratos.gov.co/


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permita formular observaciones a su contenido, las entidades publicarán los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes, en las condiciones que señale el reglamento. La información publicada debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna. Junto con los proyectos de pliegos de condiciones se publicarán los estudios y documentos previos que sirvieron de base para su elaboración. La Entidad deberá publicar las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos. Los Estudios Previos y el Proyecto de Pliego de Condiciones se publican en los procesos de selección abreviada por el término cinco días (5) días hábiles, con el propósito de brindar al público en general, la información que le permita formular observaciones a su contenido, las cuales deben presentarse dentro de este término. 5.2.2.1.9. PRESENTACIÓN DE OBSERVACIONES DE LOS INTERESADOS EN EL PROCESO, A

LOS PREPLIEGOS O BORRADOR (PROYECTO) DE PLIEGOS DE CONDICIONES, DE ACUERDO CON LOS TÉRMINOS ESTABLECIDOS EN LOS PLIEGOS DE CONDICIONES.

De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.4. del Decreto 1082 de 2015 denominado observaciones al proyecto de pliegos de condiciones los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos durante un término de cinco (5) días hábiles. 5.2.2.1.10. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES

FORMULADAS POR LOS PROPONENTES EN LOS TÉRMINOS Y PLAZOS INDICADOS EN EL BORRADOR DE PLIEGOS DE CONDICIONES.

Las áreas relacionadas con los temas objeto de observación y aclaración formuladas por los interesados deberán elaborar sus respuestas para luego ser publicadas en el SECOP, en la fecha indicada en el borrador del pliego de condiciones. Las observaciones al proyecto deberán ser analizadas desde el punto de vista jurídico, técnico, y financiero por cada uno de los Grupos respectivos, en el menor tiempo posible procederán a dar respuesta a las mismas. En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se realizará de manera motivada, para lo cual, Computadores para Educar agrupará aquellas de naturaleza común. De acuerdo con el resultado del análisis de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, se establecerá si se procede a realizar los ajustes pertinentes en el pliego de condiciones definitivo o no aceptar los ajustes requeridos y por consiguiente se continuará el proceso con las condiciones iniciales establecidas por Computadores para Educar.


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En el evento en que las respuestas a las observaciones impliquen modificaciones sustanciales al proyecto de pliego, tales modificaciones deben ser sometidas a la aprobación del Comité Evaluador designado para los procesos de contratación. 5.2.2.1.11. PUBLICACIÓN DEL DOCUMENTO DE ACEPTACIÓN O RECHAZO DE

LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES El profesional de la Coordinación de Contratación a cargo de tramitar el proceso debe publicar los Escritos de Preguntas y Respuestas a las observaciones presentadas SECOP. 5.2.2.1.12. ELABORACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO El pliego de condiciones definitivo deberá contener las observaciones de los interesados en el proceso de selección que como consecuencia de los estudios correspondientes por el Comité Evaluador se consideren conducen y por ende, ameriten hacer parte integrante del mismo. Los pliegos de condiciones definitivos deben contener por lo menos la siguiente información de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.3. del Decreto 1082 de 2015: 1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con

el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.


haya lugar. 4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección


contrato. 6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta. 7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a

la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.



cubiertos por un Acuerdo Comercial. 11. Los términos, condiciones y minuta del contrato. 12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. 13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas. 14. El Cronograma. 5.2.2.1.13. APROBACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES


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El pliego de condiciones deberá ser aprobado por el Comité evaluador designado por la Entidad para el proceso en reunión convocada para el efecto, previa convocatoria que efectúe el profesional de la Coordinación de Contratación encargado, convocatoria que se realizará vía email. 5.2.2.1.14. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Y EL ACTO

ADMINISTRATIVO DE APERTURA. Una vez respondidas las solicitudes y propuestas formuladas por los interesados en el proceso, y revisada la conveniencia de lo propuesto, se publicarán los pliegos de condiciones definitivos en la fecha indicada por los pliegos de condiciones. Vencido el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones, terminados y completos los estudios previos (jurídicos, técnicos y financieros, de conveniencia y oportunidad y de distribución de riesgos), ajustado el pliego de condiciones definitivo y resueltas las observaciones, el Director Ejecutivo expide el acto administrativo de carácter general que ordena la apertura del proceso, sin perjuicio de lo dispuesto en las Disposiciones Especiales para las modalidades de selección, el cual debe contener toda la información indicada en el artículo 2.2.1.1.2.1.5. Del Decreto 1082 de 2015, que es la siguiente: 1. El objeto de la contratación a realizar. 2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. 3. El Cronograma. 4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los



de selección. El acto administrativo de apertura del proceso de selección se publicará en el Portal Único de Contratación Estatal – SECOP, en los términos y condiciones indicados en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015. 5.2.2.1.15. MANIFESTACIONES DE INTERÉS De conformidad con el Artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015, en un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones. Si la entidad estatal recibe más de diez (10) manifestaciones de interés podrá continuar el proceso. La entidad estatal debe establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.


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Si la entidad recibe menos de diez (10) manifestaciones de interés, continuará con el proceso. Solamente podrán presentar propuesta los proponentes individuales o plurales (consorcio, unión temporal, o promesa de sociedad futura) que hayan manifestado oportunamente su intención de participar en el proceso, y que hayan sido seleccionados en el sorteo de consolidación de la lista de posibles oferentes si fuere el caso. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el resultado del sorteo. 5.2.2.1.16. RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Durante el término establecido en el pliego de condiciones, se recibirán las observaciones presentadas al pliego de condiciones definitivo por parte de los interesados, organismos de control y veedurías ciudadanas legalmente constituidas, las cuales, pueden ser allegadas en medio físico, al correo electrónico creado para el presente proceso de selección o vía fax. El responsable de la Coordinación de Contratación o de la dependencia que haga sus veces, efectuará la verificación en el email de la Coordinación de Contratación, para revisar si hay observaciones. En caso de presentarse observaciones, el responsable de la Coordinación de Contratación clasificará las observaciones recibidas según su naturaleza, las imprimirá y remitirá a los responsables de la dependencia interesada en la contratación, llevando el control de las comunicaciones electrónicas o físicas allegadas con las observaciones e incluyéndolas en el expediente contractual. 5.2.2.1.17. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS Los responsables del proceso contractual de la dependencia interesada en la contratación y de la Coordinación de Contratación analizarán las observaciones presentadas por los interesados, y darán respuesta a las mismas en el menor tiempo posible, y presentando tales respuestas ante el Comité Evaluador para su aprobación, luego de lo cual se procederá a publicar el documento de respuestas en el SECOP. En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se realizará de manera motivada, para lo cual, la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. 5.2.2.1.18. ADENDAS El área técnica responsable del proceso deberá radicar en la Coordinación de Contratación, un documento en el cual justifique la modificación al pliego de condiciones. Esta solicitud deberá ser presentada por el área técnica al Comité Asesor de Contratación o Comité de Evaluación, según sea el caso. De acuerdo al Artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015 la Entidad Estatal puede modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.


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La Entidad Estatal puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato. La Entidad Estatal debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación. 5.2.2.1.19. PUBLICACIÓN DE ADENDAS La Coordinación de Contratación o la dependencia que haga sus veces se encargará de efectuar la publicación de las adendas en el SECOP. 5.2.2.1.20. CIERRE DEL PROCESO, ENTENDIDO COMO ÚLTIMO DÍA Y HORA QUE TIENEN LOS

PROPONENTES PARA PRESENTAR PROPUESTA

Los pliegos de condiciones indicarán el día y hora en que venza el plazo para presentar las propuestas, luego de las cuales no podrá presentarse ninguna otra. El profesional asignado por el (la) Coordinador (a) de Contratación se encargará de la logística para la recepción de las propuestas en el día y la fecha señaladas en el pliego de condiciones, para lo cual deberá ubicar en lugar público un dispositivo con la hora legal colombiana de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), para que los presentes evidencien la hora límite para presentación de propuestas. En el día y la hora establecidos en el pliego de condiciones, se recibirán las propuestas presentadas, para lo cual el profesional asignado, diligenciará el acta de cierre en donde se dejará constancia de las propuestas recibidas. En dicha acta se consignará la información de cada propuesta (nombre del proponente, número de identificación, carta de presentación, número, valor asegurado y nombre de la aseguradora en la garantía de seriedad de la oferta así como el número de folios que la integran), y se hará la respectiva publicación en el Portal Único de Contratación SECOP. 5.2.2.1.21. VERIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA EVALUACIÓN. DEBE

PUBLICARSE EN EL SECOP EL INFORME DE LA EVALUACIÓN REALIZADO POR LAS DIFERENTES ÁREAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, PRODUCCIÓN, JURÍDICA, GESTIÓN, ETC.

Una vez cumplida la fecha de cierre, todas las áreas involucradas en el proceso de selección evaluarán las propuestas presentadas, de acuerdo con los parámetros estipulados en los pliegos de condiciones, luego consolidarán los resultados de la verificación y la evaluación de las propuestas y se publicarán las conclusiones en el SECOP y en la fecha indicada en los pliegos de condiciones de conformidad con el Artículo 2.2.1.2.1.2.20. del Decreto 1082 de 2015que señala lo siguiente:


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La entidad estatal debe publicar el informe de verificación y evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles.

Una vez cerrado el proceso y dentro del término de evaluación, Computadores para Educar podrá solicitar por escrito aclaraciones sobre puntos dudosos de las propuestas sin que por ello puedan los proponentes adicionarlas o modificarlas. Igualmente podrá requerir documentos para acreditar información precisa y detallada contenida en las propuestas, siempre y cuando no afecten la asignación de puntaje, de conformidad con lo señalado por el parágrafo 1° del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Computadores para Educar realizará los estudios jurídicos y las evaluaciones técnica y económica de las propuestas dentro del término señalado en el cronograma del pliego de condiciones. Se aclara que todos los plazos del proceso contractual hasta la firma del contrato podrán ser prorrogados antes de su vencimiento, hasta por la mitad del término inicialmente previsto, cuando las necesidades de la Administración y de la contratación así lo exijan. 5.2.2.1.22. FACTORES DE DESEMPATE.

En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, la Entidad Estatal escogerá el oferente conforme lo establecido el Artículo 2.2.1.1.2.2.9. del Decreto 1082 de 2015, o demás normas que lo modifiquen o adicionen. De conformidad con el Artículo 2.2.1.1.2.2.9. del Decreto 1082 de 2015 en caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, la Entidad Estatal escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones. Si persiste el empate, la Entidad Estatal debe utilizar las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales: 1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios

extranjeros. 2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional. 3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura

siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la


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que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

5. Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, método que deberá haber sido previsto en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación.

5.2.2.1.23. PERIODO PARA OBSERVACIONES A LAS CONCLUSIONES DE VERIFICACIÓN DE

LOS REQUISITOS HABILITANTES Debe abrirse un plazo para la presentación de observaciones a las evaluaciones por los proponentes, cuya extensión estará determinada en los pliegos de condiciones. 5.2.2.1.24. APERTURA DEL PERIODO PARA PERMITIR LA PRESENTACIÓN DE LAS

OBSERVACIONES A LAS CONCLUSIONES CONSIGNADAS EN LA EVALUACIÓN.

Con el fin de brindar mayor transparencia al proceso de selección en curso, los proponentes dispondrán del término de tres (3) días hábiles para formular las observaciones que consideren pertinentes en relación con los informes de verificación y evaluación. Para tal efecto, los proponentes tendrán la posibilidad de consultar las propuestas físicas en la sede de la Dirección Nacional de Computadores para Educar, durante el horario comprendido entre las 8:00 am a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 pm. En caso de presentarse observaciones al informe de evaluación, éstas deben ser impresas y aquellas que se remitan en medio físico deberán ser radicadas y entregadas inmediatamente con voz alerta a la Coordinación de Contratación o a la dependencia que haga sus veces para que esta la comunique al área técnica interesada y se proceda a dar respuesta en el menor tiempo posible respuesta que deberá ser aprobada por el Comité Evaluador y se publicara en el SECOP así como la observación presentada por el proponente o interesado. De acuerdo con las observaciones y solicitudes presentadas por los proponentes, el Comité Evaluador analizará las observaciones y/o solicitudes presentadas por los proponentes, respecto del Informe de Evaluación y aprobara cada una de éstas, ratificando o modificando dicho informe y/o la recomendación al (la) Director (a) Ejecutivo (a). 5.2.2.1.25. TRASLADO DEL INFORME DE VERIFICACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE LAS

PROPUESTAS Vencido el término de evaluación, la entidad estatal debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles., a través de la página Web del SECOP: www.contratos.gov.co, el cual permanecerá simultáneamente a disposición de los proponentes para que ellos presenten las observaciones que estimen pertinentes, las cuales serán resueltas por la entidad en el acto de



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adjudicación. Computadores para Educar publicara este acto a través de la página Web del SECOP www.contratos.gov.co. Asimismo, dentro de este término podrán aportar los documentos subsanables. 5.2.2.1.26. INFORME DE EVALUACIÓN DEFINITIVO El informe de evaluación definitivo se pondrá a consideración del (la) Director (a) Ejecutivo (a), quien lo revisará y de acuerdo con su criterio, podrá presentar observaciones al mismo, solicitando al Comité Evaluador designado para el proceso de contratación nuevamente su evaluación. En caso de no tener más observaciones acogerá la recomendación. En el evento de no acoger la recomendación efectuada por el Comité, el (la) Director (a) Ejecutivo (a) deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso. El responsable de la Coordinación Jurídica o de la dependencia que haga sus veces, procederá a la publicación del informe de evaluación definitivo y anexará copia impresa al expediente contractual, que se encontrará a disposición de los proponentes para su consulta. 5.2.2.1.27. AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA, FINALIZADA LA

CUAL SE ELABORA, EXPIDE Y SUSCRIBE EL ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN O DE DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA QUE FINALIZA

Una vez finalizado el plazo de los interesados para presentar observaciones a las conclusiones de la evaluación, se confirma o modifica la evaluación de adjudicación y el Comité Evaluador designado para los procesos de contratación recomienda su adjudicación al Director Ejecutivo, o se declara desierto el proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía.

La adjudicación se hará en audiencia pública, en el término establecido en el cronograma del proceso, mediante acto administrativo debidamente motivado. Dicho término podrá ser prorrogado por un lapso no mayor a la mitad del inicialmente fijado. La entidad notificará personalmente al proponente favorecido con la adjudicación y se comunicará por escrito a los demás proponentes, vía fax o correo electrónico o a través de la página web SECOP www.contratos.gov.co. La adjudicación se efectuará al proponente cuya oferta obtenga el mayor puntaje en la evaluación y calificación de la propuesta y la misma sea hábil y favorable según lo establecido en el pliego, en los artículos 5 y 9 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2.2.1.1.2.2.2., del Decreto 1082 de 2015 que señala lo siguiente: La Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.




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En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio, Si la Entidad Estatal decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones: 1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. 2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento,

tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

4. El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.

La Entidad Estatal debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo. La Entidad Estatal debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido. 5.2.2.1.28. ADJUDICACIÓN CON OFERTA ÚNICA. De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.6. del Decreto 1082 de 2015 la Entidad Estatal puede adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta siempre que cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y satisfaga los requisitos de los pliegos de condiciones, sin perjuicio de las disposiciones especiales establecidas en la ley y el decreto 1082 de 2015 para la subasta inversa, el concurso de méritos y las reglas particulares para los procesos con convocatoria limitada a las Mipyme. 5.2.2.2. PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA DE BIENES DE CARACTERÍSTICAS

TÉCNICAS UNIFORME Son bienes y servicios de características técnicas uniformes “aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.


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(i) No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

(ii) Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas

distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.

(iii) No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de

marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la Entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas. Lo anterior, sin perjuicio de lo previsto en acuerdos comerciales internacionales suscritos por Colombia.

Esta modalidad de selección permite adelantar tres (3) tipos de procedimientos: (i) subasta inversa y (ii) bolsa de productos (iii) Acuerdo Marco de Precios. 5.2.2.2.1. SELECCIÓN ABREVIADA EN LA MODALIDAD DE SUBASTA INVERSA Con los proponentes habilitados se realiza la subasta inversa, presencial o electrónica, en la fecha y hora indicada en los pliegos de condiciones. De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.1.2.2 del Decreto 1082 de 2015 para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, siempre que la cuantía del proceso esté por encima del 10% de la menor cuantía deberá hacerse uso de procedimientos de subasta electrónica inversa o ascendente, las subastas se realizarán mediante la utilización de medios electrónicos. Las reglas aplicables a esta modalidad de contratación, de conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.2.2. de la ley 1082 de 2015, son las siguientes 1. Los pliegos de condiciones deben incluir:

a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los lances; y c) el margen mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.

2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de

participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.


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3. La entidad estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.

4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica.

5. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la provisión presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.

6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido.

7. Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.

8. Al terminar la presentación de cada lance, la entidad estatal debe informar el valor del lance más bajo.

9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la entidad estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33 del presente decreto.

5.2.2.2.1. REQUISITOS PREVIOS Los términos previstos para la elaboración y revisión de documentos serán los mismos a los previstos para el caso de la Licitación Pública.

Tal y como ya se indicó, la elaboración de los Estudios y Documentos Previos que soportan la contratación requerida, los cuales comprenden la justificación de la necesidad, la elaboración y adopción de diseños y/o de características técnicas y especificaciones de los bienes por adquirir, y los servicios por contratar, cuya elaboración será responsabilidad de cada área solicitante, documento que debe describir la necesidad en mención de forma completa y clara. Los estudios previos son elaborados por el Área Técnica solicitante.

Los estudios previos deben contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, mencionados en el numeral 2.2 del presente manual. Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo: a) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) La identificación adicional requerida; c) Unidad de medida; d) La calidad mínima, y e) Los patrones de desempeño mínimos.


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5.2.2.2.2. COMITÉ EVALUADOR.

Será designado un Comité Evaluador para el proceso, de conformidad con el Procedimiento Previsto para la Licitación pública. 5.2.2.2.3. ESTUDIOS PREVIOS PARA EL PROCESO Los estudios previos deberán contener los mismos aspectos previstos en el caso de la licitación pública, con excepción de los criterios objeto de evaluación. 5.2.2.2.4. DOCUMENTOS DEL PROCESO. El profesional asignado por el (la) Coordinador (a) de Contratación, elaborará el proyecto de pliego de condiciones, el aviso de convocatoria, el acto de apertura del proceso, el pliego de condiciones definitivo, las actas de las audiencias realizadas, el acto de adjudicación y el contrato suscrito y legalizado de conformidad con las normas vigentes, cuyo procedimiento será el mismo al previsto para la Licitación Pública en el presente manual. Adicionalmente, publicará los documentos en mención dentro de los términos previstos en el cronograma del proceso, y en todo caso dentro de los tres (3) días siguientes a su elaboración. El documento de proyecto de pliego de condiciones y pliego de condiciones definitivo contendrán los mismos aspectos previstos para el proceso de Licitación Pública, con excepción de los criterios de evaluación y la forma de adjudicación. El Proyecto de pliego de condiciones del proceso deberá permanecer publicado por lo menos cinco (5) días hábiles, previo a la publicación del pliego de condiciones definitivo. El pliego de condiciones definitivo deberá contener como anexo el procedimiento de la subasta en el que consten aspectos como lances, margen mínimo de demora, duración del evento de subasta y procedimiento de auto extensiones, entre otras. 5.2.2.2.5. RECEPCIÓN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO

DE CONDICIONES, ESTUDIOS PREVIOS Y PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Dentro del plazo fijado por la ley (5 días hábiles), se recibirán las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, con respecto al proyecto de pliego de condiciones, estudios previos, y Pliego de Condiciones Definitivos, las cuales pueden ser allegadas por medio físico, electrónico o vía fax. El profesional asignado por el (la) Coordinador (a) de Contratación a quien se le haya asignado el trámite del proceso deberá revisar si hay observaciones, en caso de presentarse, deberá imprimirlas y remitirlas al responsable de la dependencia interesada en la contratación, así como publicarlas en el SECOP.


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Las respuestas a las observaciones presentadas por los interesados se tramitarán con el mismo procedimiento previsto para el proceso de Licitación pública. De todas las observaciones recibidas se guardarán los soportes respectivos en el expediente del proceso. 5.2.2.2.6. AUDIENCIAS DEL PROCESO

En el transcurso del proceso se realizarán las mismas audiencias previstas para la Licitación Pública, con excepción de la audiencia de adjudicación, es decir la audiencia de riesgos. Puede llevarse a cabo audiencia para la notificación de proponentes habilitados, siempre que CPE así lo establezca en el Pliego de Condiciones.

5.2.2.2.7. MODIFICACIONES DEL PLIEGO DE CONDICIONES Para la modificación de los aspectos que no sean sustanciales se podrán efectuar mediante adenda, cuya publicación podrá realizarse hasta un (1) día hábil anterior a la fecha prevista para el cierre del proceso. El proyecto de adendas deberá ser analizado y aprobado por el Comité Evaluador designado para el Proceso.

5.2.2.2.8. CIERRE Y CONTENIDO DE LA PROPUESTA INICIAL

En el momento señalado en el pliego de condiciones para el cierre, acto en el cual deberá observarse el mismo procedimiento previsto para la Licitación Pública, los proponentes presentarán una propuesta completa, incluyendo la información sobre la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes y una propuesta inicial de precio, la cual sólo será abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final El profesional asignado, diligenciará el Acta de cierre en donde se deja constancia de las propuestas recibidas. En dicha acta se consignará la información de cada propuesta (nombre del proponente, número de identificación, carta de presentación, garantía de seriedad, valor asegurado, número de folios que la integran), y se hará la respectiva publicación en el Portal Único de Contratación SECOP, dentro de los tres (3) días siguientes. 5.2.2.2.9. VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES

Para que una subasta pueda llevarse a cabo deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes. El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará en el SECOP, en las fechas previstas en el cronograma del proceso. En dicho informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, se


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elaborará y publicara en el SECOP un informe de notificación de proponentes habilitados, en la fecha prevista en el cronograma del proceso. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la provisión presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa. Para el desarrollo de las subastas electrónicas CPE podrá utilizar la plataforma tecnológica que ponga en funcionamiento el SECOP o si esta no estuviera disponible, podrá contratar con terceros su realización, de no contar con una propia, la cual en todo caso deberá garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos. En los dos últimos casos la solución deberá generar reportes sobre el desarrollo del certamen en los formatos y parámetros tecnológicos señalados por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente. 5.2.2.2.10. ELABORACIÓN DEL INFORME DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES El Comité Evaluador, verificará las evaluaciones a los requisitos habilitantes de las propuestas realizadas por el área técnica y la Coordinación de Contratación, de acuerdo con los criterios previamente establecidos en el pliego de condiciones, diligenciará el Informe de verificación, y se efectuará la recomendación al Director Ejecutivo habilitación o inhabilitación de las propuestas, previa reunión que deberá convocar el profesional a cargo para el efecto. El profesional asignado por el (la) Coordinador (a) de Contratación, procederá a la publicación del informe de verificación de requisitos habilitantes, que deberá realizarse por un término de tres (3) días hábiles. El informe de verificación deberá ser integrado en el expediente contractual por el responsable encargado del trámite en la Coordinación de Contratación o de la dependencia que haga sus veces. Para que la subasta pueda llevarse a cabo, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes. En el informe de verificación de requisitos habilitantes se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. 5.2.2.2.11. OBSERVACIONES AL INFORME DE VERIFICACIÓN Los responsables del proceso contractual de la dependencia interesada en la contratación y de la Coordinación de Contratación analizarán las observaciones presentadas por los proponentes, y darán respuesta a las mismas en el menor tiempo posible, y presentando tales respuestas ante el Comité Evaluador para su aprobación. En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se realizará de manera motivada, para lo cual, la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.


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De acuerdo con las observaciones y solicitudes presentadas por los proponentes, el Comité evaluador analizará la procedencia de las mismas, respecto del Informe de Evaluación y responderá cada una de éstas, ratificando o modificando dicho informe y/o la recomendación al Director Ejecutivo. 5.2.2.2.12. NOTIFICACIÓN DE PROPUESTAS HABILITADAS El profesional asignado por el (la) Coordinador (a) de Contratación procederá a la elaboración del informe de notificación de propuestas habilitadas, documento que deberá incluir en su parte considerativa las observaciones y las respuestas dadas a las mismas, así como el resultado de la verificación final por parte del comité evaluador y la recomendación a la Dirección Ejecutiva de la habilitación o rechazo de las propuestas presentadas, que podrá notificarse por medios electrónicos o en audiencia que para tal efecto se celebre, según se indique en el pliego de condiciones. Copia del informe en mención debe publicarse en el Portal de Contratación Estatal dentro de los términos de ley. 5.2.2.2.13. PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas: 1. La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en

la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas; 2. La entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones

para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior;

3. Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados; 4. Un funcionario de la entidad recogerá los sobres cerrados de todos los participantes; 5. La entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este

orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado; 6. Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán en lo sucesivo seguir presentando

lances, y se tomará como su oferta definitiva al último válido; 7. La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea

necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior;

8. Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.

Cuando no haya más lances de mejora de precio y exista empate, se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo. 5.2.2.2.14. NOTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN


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El acto administrativo de adjudicación se notificará al proponente favorecido y se comunicará a los demás durante la audiencia de subasta. Contra dicho acto no procede recurso alguno por la vía gubernativa. 5.2.2.2.15. AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD DE LOS MENSAJES DE DATOS EN EL CURSO DE

UNA SUBASTA ELECTRÓNICA En las subastas inversas electrónicas se deberá garantizar y otorgar plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y contenido, de conformidad con lo

dispuesto en la Ley 527 de 1999 y según lo señalado en el pliego de condiciones.

5.2.2.2.16. FALLAS TÉCNICAS OCURRIDAS DURANTE LA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA Si en el curso de una subasta electrónica inversa se presentaren fallas técnicas imputables al SECOP, a la entidad o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta debe ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido superada la Entidad Estatal debe reiniciar la subasta. . Sin embargo, la subasta deberá continuar si la entidad pierde conexión con el SECOP o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente. Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, aquel pierde conexión con el SECOP o con el operador tecnológico de la subasta, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento. La entidad deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma. 5.2.2.2.2. ACUERDO MARCO DE PRECIOS Este procedimiento de selección, que entraña la convocatoria pública como en la casi totalidad de los eventos previstos en la modalidad de selección abreviada, se aplica para la adquisición de bienes, obras y servicios que no han sido contemplados en los restantes literales del artículo 2o, numeral 2o, de la ley 1150 de 2007. De conformidad con el art.2 numeral 2 literal d) de la ley 1150 de 2007 y el decreto 1082 de 2015. El proceso de contratación para esta modalidad estará a cargo de Colombia Compra Eficiente, quien debe diseñar y organizar el Proceso de Contratación para los Acuerdos Marco de Precios por licitación pública y celebrar los Acuerdos Marco de Precios. Cuando se adelante el procedimiento de selección abreviada – adquisición de bienes de características técnicas uniformes por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios, deberá darse cumplimiento al Decreto 1082 de 2015.



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Cuando se esté en presencia de un Acuerdo Marco de Precios, la entidad deberá suscribir el Acuerdo Marco de Precios, en la forma en que Colombia Compra Eficiente decida. Con posterioridad, puede poner la orden de compra en los términos que lo establezca el Acuerdo Marco de Precios El Acuerdo Marco de Precios debe establecer, entre otros aspectos, la forma de: a) evaluar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los proveedores y de los compradores; b) proceder frente al incumplimiento de las órdenes de compra; y c) actuar frente a los reclamos de calidad y oportunidad de la prestación. 5.2.2.2.3. BOLSA DE PRODUCTOS Es otro de los procedimientos a través de los cuales las entidades estatales pueden adquirir bienes de características técnicas uniformes y de común utilización. El régimen aplicable para estas adquisiciones, además del Decreto 1082 de 2015, se aplicará el Decreto 2555 de 2010 y las normas que lo modifiquen aclaren adicionen o sustituyan y los reglamentos internos de las bolsas de productos, las siguientes disposiciones son aplicables a la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos. La entidad debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías. El estudio mencionado debe mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública. 5.2.2.3. PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES DEL

ESTADO. Este proceso se encuentra regulado por el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y de la Sección II Subsección I del Decreto 1082 de 2015. Computadores para Educar podrá dar aplicación a lo preceptuado por el artículo 2.2.1.2.2.1.4. del Decreto 1082 de 2015, de tal forma que podrá efectuar la enajenación de los bienes que hagan parte de su patrimonio, acudir a la enajenación directa, o podrá contratar para ello promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar, a quienes les serán aplicables las causales de inhabilidad e incompatibilidad y el régimen de conflicto de interés consagrado en la ley. En el evento que se efectúe la venta a través de intermediario, éste se seleccionará por medio del proceso de selección de menor cuantía (Articulo 2.2.1.2.2.1.6. Decreto 1082 de 2015), y en el caso que el intermediario sea una bolsa de productos, será seleccionado de acuerdo con el procedimiento aplicable en la bolsa de productos (Artículo 2.2.1.2.1.2.14 Decreto 1082 de 2015). En ambos casos los contratos deben ser publicados en el Portal de Contratación Estatal, www.colombiacompra.gov.co.


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Para el avalúo de los bienes, los intermediarios deberán servirse de avaluadores debidamente inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes responderán solidariamente con aquellos. El procedimiento para surtir la enajenación de los bienes de Computadores para Educar, será el siguiente: 5.2.2.3.1. ESTUDIOS PREVIOS. El Área Administrativa y Financiera deberá elaborar un documento de estudios previos donde se especifique la necesidad de la enajenación de los bienes de la Entidad, al tiempo que deberá presentar como anexo el acto administrativo en el que conste la baja de los Bienes respectivos. Este documento deberá contener:

1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de

Contratación. 2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos

para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos. 4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté

determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. 6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo. 7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación. 8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial. 9. El avalúo comercial del (los) bien (es) y el precio mínimo de venta.

5.2.2.3.2. AVISO DE CONVOCATORIA. Deberá elaborarse un aviso de convocatoria que contendrá:

1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal. 2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los


3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir. 4. La modalidad de selección del contratista. 5. El plazo estimado del contrato.


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6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.

7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la provisión presupuestal.

8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial. 9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme. 10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación. 11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación. 12. El Cronograma. 13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso. Adicionalmente deberá contener los datos identificadores del bien y la indicación de las condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el precio mínimo de venta, si fueren diferentes. Si las condiciones de los bienes requieren información adicional a la indicada en el presente artículo, la entidad estatal debe publicarla en el aviso de convocatoria o indicar el lugar en el cual los interesados pueden obtenerla. 5.2.2.3.3. ENAJENACIÓN DIRECTA A TRAVÉS DE SUBASTA PÚBLICA. En este caso, se dará aplicación al procedimiento previsto para la Selección Abreviada en la Modalidad de Subasta. 5.2.3. PROCESO PARA CONCURSO DE MÉRITOS. Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto. Son objeto de selección mediante concurso de méritos, los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, a saber: a) Ejecución de proyectos de inversión b) Estudios de diagnósticos c) Estudios de prefactibilidad y factibilidad para programas o proyectos específicos d) Asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. e) Interventoría f) Asesoría técnica g) Gerencia de obra h) Gerencia de proyectos i) Dirección, programación y ejecución de diseños, planos anteproyectos y proyectos.


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Los criterios de selección se encuentran relacionados directamente con la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo, sin que el precio sea factor de evaluación. En la etapa de planeación la entidad podrá hacer una precalificación de los oferentes dependiendo de la complejidad de la consultoría; la información de la lista de precalificados se hará mediante aviso de convocatoria, el cual será publicado en la página del SECOP www.colombiacompra.gov.co. 5.2.3.1. ETAPAS DEL CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO

El concurso de méritos tendrá las siguientes etapas, sin perjuicio de lo señalado en el Capítulo 2, Sección 1, Subsección III del Decreto 1082 de 2015: 1. Publicación del Aviso de Convocatoria 2. Publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones 3. Plazo para que los interesados presenten observaciones al Proyecto de pliego de Condiciones, el

cual no podrá ser inferior a cinco (5) días hábiles. 4. Acto administrativo de apertura, el cual, en los eventos en que se haga uso de precalificación, sólo

procederá una vez se encuentre en firme el acto por medio del cual se conforma la lista de precalificados.

5. Publicación del Pliego de Condiciones Definitivo en el SECOP www.colombiacompra.gov.co. 6. Audiencia de Cierre para presentación de la propuesta técnica y económica. 7. Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas técnicas. 8. Elaboración y aprobación del informe de evaluación de las propuestas técnicas por parte del

Comité Evaluador. 9. Traslado del informe de evaluación por un término de tres (3) días hábiles. 10. Audiencia Pública de apertura del Sobre No. 2 propuesta económica, de conformidad con el orden

de elegibilidad. Verificación de la consistencia de la propuesta económica. 11. Publicación de la Resolución de Adjudicación en el SECOP www.colombiacompra.gov.co o

declaratoria de desierta, según sea el caso. 12. Notificación, suscripción y legalización del contrato.

5.2.3.2. PROCEDIMIENTO DEL CONCURSO DE MÉRITOS Además de las reglas generales previstas en la ley y en el Decreto 1082 de 2015, las siguientes son las reglas aplicables al concurso de méritos abierto o con precalificación:

1. La entidad en los pliegos de condiciones debe indicar la forma como calificará, entre otros, criterios como: la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.

2. La entidad publicará durante tres (3) días hábiles el informe de evaluación, el cual debe contener:

La Calificación técnica

El orden de elegibilidad





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3. La entidad debe revisar la propuesta económica y verificar si se encuentra en el rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos, así como del presupuesto asignado para la celebración del contrato.

4. La entidad debe revisar con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre:

La necesidad identificada por la entidad y el alcance de la oferta.

La consultoría ofrecida y el precio ofrecido.

El precio ofrecido y la provisión presupuestal del respectivo proceso de contratación. Si la entidad y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, se dejará constancia y se firmará el contrato.

5. Si la entidad y el oferente calificado en primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, se dejará constancia de esto y la entidad revisará con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a que se refiere el numeral anterior (necesidad, consultoría ofrecida, precio…) Si la entidad y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán constancia y firmarán el contrato.

6. Si la entidad y el oferente calificado en el segundo lugar de legibilidad no llegan a un acuerdo, la entidad declarará Desierto el proceso de contratación.

5.2.3.3. CONCURSO DE MÉRITOS En la etapa de planeación del concurso de méritos, la entidad estatal puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente. En el Concurso de méritos, la entidad debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP www.colombiacompra.gov.co, el cual debe contener la siguiente información: 1. La mención del proceso de contratación 2. La forma en la cual los interesados deben acreditar los siguientes requisitos habilitantes:

Experiencia

Formación

Publicaciones

Capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo. 3. Los criterios que la entidad tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo

la mención de si hay un número máximo de precalificados. 4. El tipo de sorteo que utilizará la entidad para la conformación de la lista de precalificados, en el

evento que el número de interesados que manifestaron interés y que cumplen con las condiciones de precalificación sea superior al número máximo establecido por la entidad.

5. El cronograma de precalificación. 5.2.3.4. PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DE LISTA DE PRECALIFICADOS La entidad conformará la Lista de Precalificados mediante convocatoria pública, permitiéndose así establecer listas limitadas de oferentes mediante resolución motivada, que se entenderá notificada en la audiencia pública de conformación de la lista.



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De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, en desarrollo de estos procesos de selección, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado.

En la etapa de precalificación, luego de recibir las manifestaciones de interés y los documentos con los cuales los posibles oferentes acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo, la entidad adelantará la precalificación de acuerdo con lo establecido en el Aviso de Convocatoria.

La entidad debe elaborar un informe de precalificación, el cual será publicado en el SECOP www.colombiacompra.gov.co

Los interesados podrán presentar observaciones al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a su publicación.

La entidad mediante Audiencia Pública (de precalificación) conformará la Lista de Interesados Precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo.

En la Audiencia de Precalificación se contestarán las observaciones realizadas al informe de precalificación y se notificará la Lista de Precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley.

En el evento que la entidad haya establecido un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la misma audiencia la entidad debe hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo establecido en el aviso de la convocatoria.

Si la entidad no logra conformar la lista de precalificados, podrá continuar con el proceso de contratación en la modalidad de Concurso de Méritos Abierto o sin precalificación.

La conformación de la Lista de Precalificados no obliga a la entidad a abrir el proceso de contratación.

El proceso de Concurso de Méritos se encuentra enunciado en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 Subsección III artículos 2.2.1.2.1.3.1. al 2.2.1.2.1.3.7. del Decreto 1082 de 2015. 5.2.3.5. INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA Una vez conformada la lista de precalificados, la entidad invitará a los interesados incluidos en ella a presentar propuesta dentro del plazo establecido en el cronograma para tal fin. Salvo en el concurso de méritos abierto, la entidad, junto con la expedición del acto administrativo de apertura, enviará a los integrantes de la lista de precalificados, una carta de invitación a presentar propuestas, que contendrá: 1. El nombre de la entidad contratante. 2. La fecha, hora y lugar límite para la presentación de las propuestas. 3. La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los

estudios y documentos previos. Los interesados presentarán en dos sobres sellados sus propuestas, en los parámetros señalados en el pliego de condiciones. Uno de los sobres contendrá la oferta económica y el otro, la propuesta técnica y la demás documentación exigida.



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5.2.3.6. ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS. Al igual que en los procesos anteriores, los estudios previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliego de condiciones, los pliegos de condiciones definitivos y el contrato a celebrar. Los estudios previos deben ser publicados en la página del SECOP www.colombiacompra.gov.co y permanecer a disposición del público durante el desarrollo del proceso de contratación. Los estudios previos comprenden la realización de estudios, elaboración y adopción de diseños y/o de características técnicas de los bienes por adquirir, realizada por el área interesada en la contratación.

El responsable de la dependencia interesada en la contratación establecerá la necesidad a satisfacer para lo cual diligenciará, aprobará y suscribirá la solicitud de proceso contractual y estudios previos de concurso de méritos. El estudio debe contener como mínimo los puntos señalados en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015. En la selección de consultores la entidad estatal podrá utilizar el sistema de concurso abierto o con precalificación. En este último caso será posible surtir la precalificación mediante la conformación de una lista de precalificados. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados. En ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección. En el caso de que el objeto contractual incluya los servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la ley y en el decreto 1082 de 2015, sin perjuicio de lo previsto para la mínima cuantía. En todo caso, el equipo de profesionales y expertos propuestos deberá ser aprobado por la entidad. La entidad no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea concurso de méritos. 5.2.3.7. SOLICITUD DE PROVISIÓN PRESUPUESTAL. Aplica el mismo procedimiento indicado para los procesos anteriores. 5.2.3.8. ELABORACIÓN DE AVISO DE CONVOCATORIA. El responsable de la Coordinación de Contratación o de la dependencia que haga sus veces a quien se le haya asignado el trámite del proceso se encargará de realizar la publicación del aviso de convocatoria de conformidad con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, así como la publicación del proyecto de pliego, los estudios previos y demás documentos soportes en el Portal único de Contratación SECOP www.colombiacompra.gov.co .




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Tratándose de concurso de méritos con precalificación, con el fin de establecer y definir el número de interesados que pueden presentar propuesta al proceso de selección, la entidad fijará el plazo para que los interesados manifiesten su interés en participar, el cual estará incluido en el cronograma de la etapa de precalificación. 5.2.3.9. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE PREPLIEGOS. El proyecto de pliego de condiciones elaborado por el la Coordinación de Contratación, así como los estudios previos de los servicios por contratar, deberán ser publicados en el SECOP www.colombiacompra.gov.co . 5.2.3.10. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Y ESTUDIOS

PREVIOS El profesional responsable de la Coordinación de Contratación o de la dependencia que haga sus veces, publicará en el Portal Único de Contratación SECOP www.colombiacompra.gov.co el proyecto de pliego de condiciones, los estudios previos y demás documentos técnicos. 5.2.3.11. RECEPCIÓN DE LAS OBSERVACIONES DE LOS INTERESADOS AL PROYECTO DE

PLIEGOS DE CONDICIONES Los interesados pueden hacer observaciones al proyecto de pliego de condiciones a partir de la fecha de publicación y durante un término de cinco (5) días hábiles. Las observaciones pueden ser allegadas por medio físico, electrónico o vía fax. 5.2.3.12. DAR RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y PUBLICAR El responsable de la Coordinación de Contratación o de la dependencia que haga sus veces, verificará si hay observaciones. En caso positivo, las clasificará según su naturaleza y las enviará a la dependencia responsable para sus respuestas, las cuales deben ser aprobadas por el comité evaluador asignado para el proceso. Estos documentos harán parte de la carpeta contractual. 5.2.3.13. AJUSTES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES El responsable de la dependencia donde se origina la necesidad de la futura contratación, junto con el responsable de la Coordinación Jurídica o de la dependencia que haga sus veces, realizarán los ajustes al proyecto de pliego de condiciones y al cronograma del proceso, de acuerdo con lo establecido por la ley y a las decisiones tomadas por el Comité Evaluador respecto a las observaciones presentadas por los interesados. 5.2.3.14. ELABORACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES. El pliego de condiciones además de los requisitos generales para el Concurso de Méritos deberá contener por lo menos la siguiente información:




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1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado en el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible, o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.


haya lugar. 4. Las condiciones de costo y/o calidad que la entidad estatal debe tener en cuenta para la selección


contrato. 6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta. 7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación si debe haber lugar a la

entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

8. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.

9. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones. 10. La mención de si la entidad y el contrato objeto del pliego de condiciones están cubiertos con un

acuerdo comercial. 11. Los términos, condiciones y minuta del contrato. 12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. 13. El plazo dentro del cual la entidad puede expedir adendas. 14. El cronograma del proceso. 5.2.3.15. PUBLICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Y ACTO DE APERTURA Efectuada la aprobación por parte de la Coordinación de Contratación o del Comité Evaluador, en los Procesos de Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa, el profesional responsable de la Coordinación de Contratación o de la dependencia que haga sus veces, elaborará el acto administrativo de apertura del concurso de méritos para la firma de la Dirección Ejecutiva, el cual debe contener:

El objeto de la contratación a realizar.

La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

El cronograma.

El lugar físico o electrónico en que se pueden consultar o retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.

La convocatoria de las veedurías ciudadanas

El certificado de Provisión Presupuestal

Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

El acto de apertura se expedirá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista de precalificados en el caso de concurso de méritos con precalificación. Junto con el acto administrativo


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de apertura, se enviará a los integrantes de la lista de precalificados, carta de invitación a presentar propuestas. El responsable de la Coordinación Jurídica o de la dependencia que haga sus veces, realizará la publicación del pliego de condiciones definitivo y del acto administrativo de apertura en el Portal único de Contratación SECOP www.colombiacompra.gov.co dentro de los tres (3) días siguientes contados a partir de la fecha de expedición. 5.2.3.16. RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO Se recibirán las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, al Pliego de Condiciones Definitivo las cuales pueden ser allegadas por medio físico, electrónico o vía fax para lo cual el profesional responsable de la Coordinación de Contratación o quien haga sus veces, las imprimirá, clasificará según su naturaleza, y las enviará a la dependencia responsable a efectos que se pronuncie con relación a los aspectos técnicos de la contratación. Los responsables analizarán las observaciones presentadas por los interesados, y darán respuesta a las mismas en su tiempo, previo análisis y aprobación del Comité Evaluador designado. En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se realizará de manera motivada, para lo cual, la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. El escrito de preguntas y respuestas (EPR) será publicado en el SECOP www.colombiacompra.gov.co. 5.2.3.17. CIERRE DEL PROCESO

Aplica el mismo procedimiento indicado para los procesos anteriores. 5.2.3.18. VERIFICACIÓN REQUISITOS, EVALUACIÓN Y PUBLICACIÓN Para la evaluación de la propuesta la entidad tendrá en cuenta los criterios de evaluación previamente señalados en los pliegos de condiciones. 5.2.3.19. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS Los factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto son aquellos criterios de selección que permiten escoger la oferta o proyecto más favorable para la entidad contratante, por brindar las mejores condiciones para la ejecución del contrato y la calidad del servicio, según lo establezca el pliego de condiciones. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones. Los criterios que se podrán utilizar según la naturaleza y complejidad del servicio de consultoría a contratar, son entre otros: 1. Experiencia específica del Proponente: Es aquella directamente relacionada con el objeto a

contratar, que de acuerdo con las necesidades que la entidad pretende satisfacer, permite a la entidad valorar la idoneidad de los proponentes.




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2. Experiencia específica del equipo de trabajo: Es aquella que se acredita con base en el personal propuesto en la oferta, directamente relacionada con las actividades que desarrollarán en la ejecución contractual y que permite a la entidad valorar su idoneidad.

3. Formación Académica: Se refiere a los estudios realizados por el equipo de trabajo propuesto, con el fin de poder evaluar la capacidad para ejecutar el objeto del contrato.

4. Publicaciones Técnicas y Científicas del equipo de trabajo: Los criterios técnicos de la oferta o del proyecto deberán ser proporcionales y razonables a la naturaleza del contrato a suscribir. Para tal efecto, se debe tener en cuenta la incidencia de estos criterios en la ejecución del contrato conforme el campo de que se trate.

La valoración del equipo de trabajo deberá realizarse únicamente sobre aquel que ejecutará el contrato. La entidad verificará que el equipo de trabajo presentado esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de la consultoría. 5.2.3.20. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN El Comité evaluará las propuestas de acuerdo con los criterios previamente establecidos en el Pliego de Condiciones, indicando el puntaje obtenido por cada proponente en los distintos factores evaluados y su orden de elegibilidad. El Comité entregará a la entidad su informe de evaluación, el cual contendrá el análisis efectuado y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto. El informe de evaluación estará suscrito por cada uno de los miembros del comité, el cual será publicado en la página del SECOP www.colombiacompra.gov.co para que los proponentes puedan formular observaciones dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de publicación, las cuales serán resueltas en la Audiencia de Adjudicación. 5.2.3.21. PROPUESTA ECONÓMICA La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros: 1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas

por concepto de seguridad social, viáticos, etc. 2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones. 3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de

la labor. 4. Gastos de administración. 5. Utilidades del consultor. 6. Gastos contingentes.

Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados.



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5.2.3.22. AUDIENCIA DE APERTURA DEL SOBRE N.2 - PROPUESTA ECONÓMICA –

ADJUDICACIÓN – DECLARATORIA DE DESIERTO El Comité Evaluador, procederá a la apertura del sobre con la propuesta económica en los términos establecidos en el pliego de condiciones. La revisión de su consistencia con la oferta técnica se llevará a cabo de conformidad con las siguientes reglas: La adjudicación del proceso se realizará por medio de acto administrativo motivado. Una vez realizada la evaluación de las propuestas habilitadas, la entidad adjudicará el contrato al proponente calificado en el primer lugar de elegibilidad siempre que se llegue a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato a suscribir. Si la entidad y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo se dejará constancia, y procederá a revisar el proponente calificado en el segundo lugar de elegibilidad, a fin de lograr un acuerdo y firmar el contrato. Si en este último caso no se logra un acuerdo, la entidad debe declarar desierto el proceso. La entidad podrá adjudicar el contrato cuando se haya presentado una sola oferta, siempre que ésta cumpla con los requisitos mínimos exigidos. En caso de ser declarado desierto el concurso de méritos, la entidad procederá a revisar el contenido de los pliegos de condiciones y los requerimientos técnicos para identificar las causas que dieron motivo a tal circunstancia, a fin de realizar los ajustes necesarios para una iniciar un nuevo proceso. 5.2.3.23. NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DE DECLARATORIA DE

DESIERTA. En la audiencia de adjudicación se notificará a los que en ella intervinieron el contenido de la resolución de adjudicación. El profesional de la Coordinación de Contratación a cargo de adelantar el trámite del proceso, publicará en el Portal Único de Contratación SECOP www.colombiacompra.gov.co la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierto del concurso de méritos. 5.2.3.24. SUSTITUCIÓN EN EL EQUIPO DE TRABAJO, CONTINUIDAD DEL SERVICIO Y

ADICIÓN Durante la ejecución del contrato, el consultor sólo podrá sustituir algún miembro del equipo de trabajo si así lo autoriza la entidad, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las presentadas en la oferta respecto del miembro del equipo a quien reemplaza. El consultor seleccionado podrá continuar ejecutando fases subsecuentes de la consultoría, sujetas al acaecimiento de una condición previamente determinada, si ellas corresponden a tareas que se desprenden de los trabajos iniciales o son necesarias para el desarrollo del mismo proyecto.



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5.2.3.25. GARANTÍA DE SERIEDAD DE PROPUESTA La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la oferta en los eventos consagrados en el artículo 2.2.1.2.3.1.6. del Decreto 1082 de 2015. La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde la fecha de su presentación y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato. Su valor debe corresponder como mínimo al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado del proceso de contratación. En todo caso, si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80 de 1993. 5.2.4. CONTRATACIÓN DIRECTA 5.2.4.1. PROCEDENCIA Los casos en que procede la contratación directa, han sido expresamente previstos en los artículos 24 de la Ley 80/93, numeral 4 art. 2 de la Ley 1150/05, y en el Decreto 1082 de 2015 arts. 2.2.1.2.1.4.1. a 2.2.1.2.1.4.11.

La característica principal de la contratación directa, es que no se requiere pluralidad de oferentes, sin embargo, se deben observar los principios de transparencia, responsabilidad, economía; la utilización de cada una de las figuras debe ser justificada por la entidad, conforme a los supuestos fácticos y normativos. De conformidad con lo establecido en los Artículos 2.2.1.2.1.4.1. a 2.2.1.2.1.4.11. del Decreto 1082 de 2015, esta modalidad de contratación (excepto para prestación de servicios) debe estar precedida por un acto administrativo de justificación que contendrá: 1. La causal que invoca para contratar directamente. 2. El objeto del contrato. 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista. 4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos. En la contratación directa no será obligatoria la exigencia de garantías, según lo determine el estudio previo correspondiente atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo. De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto-ley 019 de 2012, no se exigirá Registro Único de Proponentes para la contratación directa. 5.2.4.2. CAUSALES DE CONTRATACIÓN DIRECTA QUE APLICAN A LA ENTIDAD

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1. Contratos de empréstitos. 2. Convenios y Contratos interadministrativos 3. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. 4. Por inexistencia objetiva de pluralidad de oferentes 5. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. 6. Arrendamiento o adquisición de inmuebles. 7. Urgencia manifiesta. El acto administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación, y en este caso la entidad no estará obligada a elaborar estudios y documentos previos. 5.2.4.3. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS.

En los casos de contratación directa los estudios previos deberán contener:

La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración. En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto a que se refiere el artículo en mención y no requerirá de estudios previos.

Tratándose de los contratos de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan ser encomendados a determinadas personas naturales, no requieren el acto administrativo de justificación.

5.2.4.4. CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS. Las Entidades Estatales podrán celebrar directamente contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidad con lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal. 5.2.4.4.1. NORMATIVIDAD APLICABLE. Los contratos interadministrativos se encuentra contemplado en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Articulo 2.2.1.2.1.4.4. del Decreto 1082 de 2015, para la celebración de este tipo de


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contratos también se debe tener en cuenta lo previsto en los literales a) y b) del numeral 1, del artículo 2 de la Ley 80 de 1993. La ejecución de dichos contratos estará sometida al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y el Decreto 1082 de 2015,así la entidad ejecutora tenga régimen de contratación especial, salvo lo previsto en el inciso 2° del literal c) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 95 de la Ley 1474 de 2011. Por su parte, los convenios interadministrativos se suscriben con fundamento en el artículo 95 de la ley 489 de 1998. 5.2.4.5. CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y

TECNOLÓGICAS. Para contratar el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el Decreto-ley 591 de 1991, y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. En el acto administrativo que dé inicio al proceso, el (la) Director (a) Ejecutivo (a) de CPE, o su delegado, justificará la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal. 5.2.4.5.1. NORMATIVIDAD APLICABLE Esta modalidad de contratación directa se encuentra definida en el literal e) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Artículo 2.2.1.2.1.4.7. del Decreto 1082 de 2015 y procede en los términos del Decreto 591 de 1991 y demás normas que lo modifiquen o adicionen. 5.2.4.6. CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO HAY PLURALIDAD DE OFERENTES. Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación. Estos contratos tienen sustento legal en el literal g) numeral 4, del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 2.2.1.2.1.4.8. del Decreto 1082 de 2015. Esta modalidad de contratación directa se utiliza cuando se presenta cualquiera de estas circunstancias:

Ser titular de los derechos de propiedad industrial, lo cual se acredita con la respectiva patente expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Ser titular de los derechos de autor, lo cual se acredita con el certificado de inscripción en el registro nacional de derechos de autor.

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Ser proveedor exclusivo del bien o servicio en el territorio nacional, lo cual se acredita con la certificación de exclusividad expedida por la Cámara de Comercio correspondiente.

Es preciso que se manifieste de manera clara y precisa dicha circunstancia en el estudio previo al cual se le debe adjuntar la prueba documental que acredite al contratista como proveedor único y exclusivo. Si el proveedor es extranjero, el documento que acredite alguno de los eventos antes descritos deberá estar apostillado. 5.2.4.7. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA

GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SÓLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES.

Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el Director Ejecutivo deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. También podrá celebrar contratos de prestación de servicio de apoyo a la gestión, para lograr fines específicos o cuando no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar. Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el acto administrativo de que trata el artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015. 5.2.4.7.1. ESTUDIOS PREVIOS. CPE debe justificar de manera previa los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección a adelantar, mediante acto administrativo que debe contener la siguiente información:

El señalamiento de la causal que se invoca.

La determinación del objeto a contratar.

La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.

El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.


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5.2.4.8. DEL ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES. Cuando CPE requiera efectuar este tipo de contratos, deberá: 1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere

el inmueble. 2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades

identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

5.2.5. PROCESO DE MÍNIMA CUANTÍA. 5.2.5.1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN. De acuerdo con lo establecido en el capítulo 2, subsección 5, del Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.2.1.5.1. a 2.2.1.2.1.5.4. en los cuales se detalla la mínima de cuantía. 5.2.5.2. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL PROCESO

Estudios previos

Invitación a participar

Estudios de mercado

Acta de cierre del proceso de contratación

Solicitud para subsanar documentos

Comunicación de aceptación de la oferta

5.2.5.3. ESTUDIOS PREVIOS La entidad elaborara los estudios previos, que contendrán según el artículo 2.2.1.2.1.5.1. Decreto 1082 de 2015:

La descripción sucinta de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con la contratación.

La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

Las condiciones técnicas exigidas.

El valor estimado del contrato y su justificación.

El plazo de ejecución del contrato.

El certificado de provisión presupuestal que respalda la contratación.

De haberse previsto, las garantías exigibles al contratista.

Forma de pago, de haberse previsto un plazo por parte de la Entidad Estatal.

5.2.5.4. SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL.


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El responsable de la dependencia que requiere la contratación, radicará en la Coordinación de Contratación o en la dependencia que haga sus veces, la solicitud de trámite contractual de mínima cuantía anexado los siguientes documentos:

Estudios Previos.

Invitación pública.

Certificado de Provisión Presupuestal.

Soporte del estudio del mercado.

5.2.5.5. RECEPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO. La solicitud de la contratación, junto con los estudios previos y los documentos anexos se radicará en la Coordinación de Contratación o dependencia que haga sus veces, y será asignada a un profesional de esa dependencia para su trámite. Recibida la solicitud, la misma se revisara por parte del profesional responsable de la Coordinación de Contratación o de la dependencia que haga sus veces, si la documentación se encuentra diligenciada conforme a lo previsto en la ley y este manual se procede con el trámite.

5.2.5.6. INVITACIÓN PÚBLICA. La entidad formulara una invitación publica a participar a cualquier interesado, la cual se publicara en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, de conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 94 de la ley 1474 de 2011. Además de los requisitos exigidos en dicho literal, se deberán incluir la siguiente información:

La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

Las condiciones técnicas exigidas.

El valor estimado del contrato y su justificación.

La forma de acreditar la capacidad jurídica: Las personas jurídicas acreditan su capacidad jurídica con el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de su domicilio, el cual debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación o por la entidad que tenga la competencia para expedir dicho certificado.

La forma de acreditar la experiencia mínima, Las Entidades Estatales no están obligadas a establecer un requisito habilitante de experiencia en los Procesos de Contratación de mínima cuantía. Si la Entidad Estatal decide establecer un requisito habilitante de experiencia, este debe ser una consecuencia del Riesgo del Proceso de Contratación, de las características del sector y del objeto del contrato, y debe referirse a la experiencia del oferente en las actividades objeto del Proceso de Contratación. Si la Entidad Estatal establece requisitos habilitantes de experiencia, debe solicitar copias de contratos o certificados expedidos por terceros que hayan recibido del oferente los bienes, obras o servicios objeto del Proceso de Contratación.

La forma de acreditar el cumplimiento de las condiciones técnicas.


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La capacidad financiera mínima y forma de verificar su cumplimiento cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la entidad estatal exige capacidad financiera debe indicar como hará la verificación correspondiente.( numeral 2 articulo 2.2.1.2.1.5.2. Decreto 1082 de 2015).

El Cronograma.

El plazo o condiciones del pago a cargo de la Entidad Estatal.

La indicación del requerimiento de garantías, cuando estas son exigidas.

La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estas serán contestadas por la Entidad Estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. (Numeral 3 articulo 2.2.1.2.1.5.2. Decreto 1082 de 2015).

5.2.5.7. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS. Dentro de un término no inferior a un (1) día hábil, se recibirán las propuestas, las cuales deben ser radicadas en físico en las la sede que determine Computadores Para Educar en la invitación pública.

5.2.5.8. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN. La Entidad Estatal debe revisar todas las ofertas económicas y escoger la de menor precio, si esta no cumple con todas las condiciones de la invitación, se escogerá la segunda mejor propuesta con menor precio, y así sucesivamente. En caso de empate a menor precio, la entidad estatal adjudicara a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno. La entidad podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

5.2.5.9. PUBLICIDAD A TRAVÉS DEL SECOP. Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Decreto 1082 de 2015, articulo 94 de la Ley 1474 de 2011. La entidad publicara en el SECOP los documentos y actos expedidos en el proceso, a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. Todos los actos y documentos se publicaran en el SECOP incluidos:

La invitación pública.

La oferta, con esta, el acta de apertura de la oferta y la asistencia si se da el caso.

La comunicación de aceptación de la oferta, con la oferta ganadora, o la declaratoria de desierta.

Informe de evaluación, jurídica y técnica.


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Certificado de provisión presupuestal.

Estudios previos.

Estudios de mercado.

Aprobación del acta y póliza.

5.2.5.10. RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES Y ACEPTACIÓN DE LA OFERTA. Presentadas las observaciones al informe de evaluación el profesional de la Coordinación jurídica o la dependencia que haga sus veces, encargado del proceso, dará respuesta a las observaciones y se publicarán en el Portal Único de Contratación SECOP simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta o la declaratoria de desierta. El informe de evaluación debe ser publicada durante un (1) día hábil.

5.2.5.11. ELABORACIÓN DEL ACTA DE CIERRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Es el documento elaborado por la Entidad Estatal para dejar constancia de la presentación de las ofertas en el cual debe constar en nombre del oferente y la hora de presentación de la oferta. (Manual Colombia Compra Eficiente)

5.2.5.12. SOLICITUD PARA SUBSANAR DOCUMENTOS. La Entidad Estatal puede solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o errores, siempre y cuando la corrección de las inconsistencias o de los errores no represente una reformulación de la oferta. (Manual Colombia Compra Eficiente), los documentos que se pueden subsanar son:

Certificado de Existencia Y Representación, se pueden pedir aclaraciones en cuanto a la fecha. Y si no se ha allegado se puede allegar en un término de un (1) día hábil.

Fotocopia del documento de identidad del representante legal, si no se ha allegado.

Certificado expedido por el revisor Fiscal, si hay que aclarar fecha. Y si no se ha allegado se puede allegar en un término de un (1) día hábil.

5.2.5.13. INFORME DE EVALUACIÓN.

El área solicitante efectuará la verificación técnica y jurídica de la propuesta con el precio más bajo, y en el evento que esta no cumpla con los requerimientos mínimos se rechazará y se continuará con la propuesta que contenga el segundo precio más bajo, y así sucesivamente.

5.2.5.14. COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA O DECLARATORIA DE

DESIERTA. Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP el proponente seleccionado quedara informado de la aceptación de su oferta.


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En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicara en el SECOP. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto CORRESPONDIENTE. Se declarará desierto un proceso cuando, no se presente ninguna oferta en el término indicado en el cronograma o cuando habiéndose presentado una o más ofertas, ninguna de ellas cumpla con los requerimientos mínimos habilitantes, o se encuentren incursas en una o más de las causales de rechazo.

5.2.5.15. INAPLICABILIDAD DE REGLAS DE OTRAS MODALIDADES DE SELECCIÓN. En virtud de lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, en desarrollo de los procesos de selección de mínima cuantía las entidades estatales se abstendrán de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la citada norma y en el reglamento.

5.2.5.16. GARANTÍAS.

Se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de Computadores Para Educar, con ocasión de: a) La presentación de las ofertas. b) Los contratos y de su liquidación c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artículos 2.2.1.2.3.1.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015)

5.2.5.16.1. CLASES DE GARANTÍAS:

En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: a) Contrato de seguro contenido en una póliza b) Fiducia Mercantil de Garantía c) Garantía Bancaria Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada con un contrato de seguro. 5.2.5.16.2. MONTO, VIGENCIA Y AMPAROS O COBERTURAS DE LAS GARANTÍAS: Se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en las normas vigentes aplicables. (Ver Artículos 2.2.1.2.3.1.3. al 2.2.1.2.3.1.19. del Decreto 1082 de 2015).


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Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado. El Artículo 2.2.1.2.1.5.4. del decreto 1082 de 2015 dispone que la entidad estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en Grandes Superficies. Sin embargo Computadores para Educar, estableció el exigir al proponente favorecido con la adjudicación la presentación de garantía única que ampare:

Cumplimiento: Por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la orden de trabajo y con una vigencia igual al término de ejecución de la misma y Seis (6) meses más contados a partir de su suscripción

Calidad del Servicio/bien: Por un monto equivalente al diez (10%) del valor total de la orden de trabajo y con una vigencia igual al término de ejecución de la misma y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de entrega total de los servicios/bienes.

Prestaciones sociales: Por un monto equivalente al cinco (5%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y tres (3) años más contados a partir de la fecha de cumplimiento de los requisitos de ejecución contemplados en el contrato.( tomado del modelo de la invitación publica)

Para la liquidación del contrato, se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de las garantías necesarias para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato, como la de calidad del bien, o servicio suministrado, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, responsabilidad civil, entre otras.

5.2.5.17. FORMALIDADES QUE NO SON EXIGIDAS DENTRO DEL PROCESO DE MINIMA

CUANTIA. No se exigirán las siguientes formalidades:

Registro Único de Proponentes.

CAPÍTULO 6

6.1. ETAPA CONTRACTUAL Una vez adjudicado el proceso de contratación o surtidos los trámites respectivos en el caso de contratación directa, procede la elaboración y suscripción del contrato en los términos y condiciones previstos en la minuta del contrato que reposa en el pliego de condiciones respectivo o en la invitación pública. 6.1.1. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El (los) proponente (s) adjudicatario (s), en el caso de tratarse de un proceso de contratación, suscribirá (n) el contrato dentro los términos señalados en el pliego de condiciones, de lo contrario la


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Asociación Computadores para Educar hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta, previo requerimiento al contratista para que manifieste el motivo de la demora, esto último en acatamiento del principio del debido proceso, para lo cual contará con un plazo máximo de tres (3) días hábiles, término que se computará desde el recibo del requerimiento por parte del proponente adjudicatario. En el evento de que las explicaciones presentadas por el adjudicatario requerido no sean satisfactorias para la Entidad, el contrato será suscrito con el proponente que haya ocupado el segundo lugar en el orden de elegibilidad, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de adjudicación del proceso. Perfeccionado el contrato, el contratista deberá presentar ante Computadores para Educar dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de condiciones los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de legalización y necesarios para la ejecución del contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrán imponerse las sanciones previstas en la ley y en el contrato. Dichos requisitos de legalización son:

1. Deberá acreditarse la suscripción del contrato de seguros en los amparos exigidos por el contrato suscrito, presentando original de la respectiva póliza en que conste el pago de las primas causadas. La póliza deberá ser aprobada dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de suscripción del contrato.

2. Registro y Compromiso Presupuestal: La Coordinación de Contratación remitirá a la

Coordinación Administrativa y Financiera, el contrato para que ésta proceda a realizar el registro presupuestal.

6.1.2. SUPERVISIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO La vigilancia y control de los contratos, estará a cargo de un Supervisor o Interventor, quienes deberán cumplir las funciones fijadas por la normatividad vigente, el Manual de Supervisión de la entidad y las estipuladas en los respectivos contratos. 6.1.3. MODIFICACIONES, ADICIONES O PRÓRROGAS A LOS CONTRATOS. Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones, ajenas a la voluntad de las partes, imprevisibles e irresistibles, que afectan su ejecución, por lo cual el supervisor o interventor deberán solicitar oportunamente a la Coordinación de Contratación, esto es, antes de la finalización del periodo de ejecución del (los) contrato (s) o convenio (s), la elaboración del documento de modificación o adición respectiva, señalando las razones que originan la modificación requerida, así como la conveniencia y el beneficio que la Asociación obtendrá con la misma. Dicha solicitud deberá ser aprobada por el (la) Director (a) Ejecutivo (a).


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El supervisor o interventor deberá presentar la solicitud de modificación, adición o prórroga, con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato y si se trata de adición, no podrá superar el Cincuenta por ciento del valor (50 %) pactado en el contrato principal. 6.1.4. OTRAS MODIFICACIONES. Durante la ejecución del contrato las partes pueden establecer la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios, valor y tiempo, los cuales pueden exigir la inclusión de nuevos contenidos y modificar parte de lo pactado, para poder garantizar la adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos. Estas modificaciones deberán estar igualmente justificadas. 6.1.5. CESIÓN DE LOS CONTRATOS. Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante transfieren a otra u otras personas, total o parcialmente sus derechos y obligaciones pactadas en el contrato. La cesión requiere la aprobación previa del (la) Director (a) Ejecutivo (a). 6.1.6. TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS POR MUTUO ACUERDO DE LAS

PARTES. Procede cuando las partes de común de acuerdo dan por terminada la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado. 6.1.7. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES El incumplimiento por parte del contratista del objeto y obligaciones contractuales puede ser total o parcial. Es obligación del supervisor requerir inmediatamente se presente el incumplimiento por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactas e informar al Director Ejecutivo, con copia a la Coordinación de Contratación, cuando los requerimientos no hayan sido atendidos a satisfacción o en forma oportuna con el fin de determinar la procedencia de la aplicación de sanciones de conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato. 6.1.8. MULTAS. Procede su imposición en los casos en que el contratista ejecute en forma tardía sus obligaciones o las incumpla parcialmente. La cuantificación de la multa se contempla en los contratos y podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al Contratista sin perjuicio de que pueda imponer y cobrar la cláusula penal pecuniaria, hacer efectivas las garantías y declarar la caducidad, según el caso. En los contratos se podrá pactar el descuento automático de los valores que se acusen como consecuencia de la imposición de multas conminatorias.


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El señalamiento e imposición tanto de las multas como la cláusula penal, deberán desarrollarse con respeto al derecho al debido proceso del contratista, conforme a lo normado en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 86 de las Ley 1474 de 2011. El procedimiento que debe observar la Entidad para garantizar el debido proceso en el trámite de imposición de multas, de conformidad con la ley, es el siguiente:

a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la entidad pública lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

b) En desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.

c) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida solo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

6.1.9. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, éste deberá pagar a Computadores para Educar, a título de pena, la suma establecida en el contrato, la cual podrá variar dependiendo de la cuantía, la naturaleza de las obligaciones y la duración del contrato, y su valor se imputará al pago de los perjuicios causados. La Asociación Computadores para Educar podrá descontar el valor de la cláusula penal directamente de los saldos que se adeuden al contratista, o de


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la garantía constituida, y si no fuere posible se acudirá a su cobro coactivo, todo lo cual deberá constar en forma expresa en el texto del contrato6. En los contratos se podrá pactar el descuento automático de los valores que se acusen como consecuencia de la imposición de cláusulas penales. 6.1.10. CADUCIDAD. La declaratoria de la caducidad administrativa de los contratos puede declararse cuando el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, afecta de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que se puede llegar a paralizar la ejecución del mismo En caso de declaratoria de caducidad, el contratista pagará a la Asociación Computadores para Educar, a título de sanción pecuniaria, la suma establecida en el contrato, suma que se imputará al pago del valor de los perjuicios causados a la Asociación y que se podrá descontar del saldo adeudado al contratista, o de la garantía constituida, y si esto no fuere posible, se hará por cobro coactivo.7

CAPÍTULO 7

7.1. ETAPA POST CONTRACTUAL

7.1.1. ETAPA DE LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. El período de liquidación de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas y bienes o servicios entregados a la entidad y se hacen los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo. No todos los contratos deben ser liquidados. Se liquidan aquellos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonga en el tiempo, y aquellos que por diferentes circunstancias lo requieran. La liquidación se realizara en los siguientes casos:

1. Cuando vence el plazo del contrato. 2. Cuando termina anormalmente el contrato. 3. Cuando así lo determina la administración. 4. Cuando el contratista renuncia a su ejecución. 5. Los demás casos que establezca la ley.

7.1.2. CONTRATOS O CONVENIOS OBJETO DE LIQUIDACIÓN. Serán objeto de liquidación los siguientes contratos o convenios:

6 Consejo de Estado, Rad. 11001-03-06-000-2010-00109-00(2040). MP. William Zambrano Cetina, 29 de noviembre de 2010. 7 Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 0500123240001996068001 (20738), oct. 22/12, C. P. Enrique Gil Botero


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1. Los contratos o convenios de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo. (Ej. Contratos de Suministro, obra, mantenimiento, consultoría, interventoría).

2. Los contratos o convenios terminados anormalmente (ej. Terminación anticipada). 3. Los contratos o convenios que hayan sido objeto de incumplimiento o caducidad. 4. Los contratos o convenios que a su terminación presenten saldos por pagar, liberar y/o reintegrar. En los eventos no previstos en el presente acápite corresponde a la Coordinación de Contratación determinar la necesidad de liquidar los contratos respectivos, previa recomendación del supervisor o interventor. 7.1.1. FORMAS DE LLEVAR A CABO LA LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO DE LAS

PARTES 7.1.1.1. Liquidación Por Mutuo Acuerdo de Las Partes. Usualmente los contratos se liquidan por mutuo acuerdo de las partes. El término para liquidar los contratos es el fijado en el pliego de condiciones o el estipulado por las partes en el contrato. Si este término no se previó dentro del pliego, deberá hacerse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación del contrato, o a la fecha del acuerdo que la disponga, conforme a lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. 7.1.1.2. Liquidación Unilateral. Si no es posible realizar la liquidación por mutuo acuerdo, la Asociación Computadores para Educar puede liquidar el contrato en forma unilateral mediante acto administrativo motivado expedido dentro del término de dos (2) meses, contados a partir del vencimiento del plazo para realizar la liquidación por mutuo acuerdo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral procede el recurso de reposición. 7.1.1.3. Responsable de la Liquidación. El trámite para la iniciación del proceso de liquidación de un contrato o convenio, será responsabilidad del supervisor o interventor del mismo, mientras que la elaboración del acta de liquidación estará a cargo de la Coordinación de Contratación, quien deberá designar un profesional para ello con el acompañamiento del supervisor o interventor del contrato. Este trámite se iniciará una vez el supervisor o interventor radique la respectiva solicitud acompañada de la documentación soporte de la ejecución contractual. En esta etapa es indispensable la actuación del supervisor o interventor, quien junto con el contratista llevará a cabo la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas y así lo debe


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evidenciar en el documento de liquidación, el contratista avalará con su firma, además de la suscripción del mismo por el contratista y el representante legal. 7.1.1.4. Notificación al contratista. El acta de liquidación se notificará personalmente o por aviso, al Contratista de conformidad con lo establecido en los artículos 67, 68 y 69 de la Ley 1437 de 2011. (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo). 7.1.1.5. Seguimiento a los Contratos. El Área que dio origen al contrato o convenio hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de calidad o a las que haya lugar. En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, se le informará a la Coordinación Jurídica para que adelante las acciones administrativas y judiciales que correspondan. 7.1.1.6. Contenido Mínimo del Documento de Liquidación.

- Fecha en la que se procede a la liquidación. - Número del contrato objeto de liquidación - Objeto del contrato. - Partes que intervienen, contratante y contratista. - Supervisor o interventor. - Valor inicial del contrato. - Duración inicial del contrato. - Número del certificado de provisión presupuestal y registro presupuestal. - Fecha documento aprobación póliza, número de la póliza y nombre de la compañía que la

expide. - Fecha indicando iniciación del contrato y su finalización. - Indicar modificaciones al contrato como prórrogas y adiciones, con su correspondiente fecha,

tiempo y monto. - Balance financiero, pagos realizados o pendientes. - Descripción detallada del cumplimiento del contrato. - Relacionar informes de supervisión o interventoría. - Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantías que sean del caso. - Dejar constancia en el evento de constituir acuerdos, conciliaciones y transacciones en

relación con la ejecución del contrato para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

7.1.1. REGLAS GENERALES Con base en la revisión y análisis efectuados por el supervisor o interventor del contrato se proyectará el documento de liquidación, en el cual constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo.


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En el evento de resultar sumas de dinero a favor de CPE, el acta suscrita prestará mérito ejecutivo. De igual manera, el supervisor o interventor del contrato responderán civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la Entidad o a terceros, de conformidad con lo establecido en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011. Además, responderán por el control y vigilancia del contrato hasta su finalización.

CAPÍTULO 8

8.1. CONSIDERACIONES ADICIONALES

8.1.1. ENVÍO DE CONTRATO A SUPERVISORES E INTERVENTORES. Inmediatamente sea suscrito un contrato por la Entidad y el Contratista, y designado el interventor respectivo, debe notificársele por escrito éste hecho y adicionalmente debe entregársele copia íntegra del contrato suscrito y del documento de designación, si dicho nombramiento se produjese en documento separado del mismo contrato. La comunicación podrá efectuarse vía correo electrónico.

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