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Administración de Proyectos
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Justo Pérez S.
Project Manager Information Technology
1 October 2012
Administración de Proyectos
JUSPE Information Group®
Technology Advice.
Business Results.
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Calidad
Alcance Tiempo
Costos Riesgos
Adquisiciones Recursos
Humanos
Comunicaciones
Integración
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Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre
Integración
4.1 Desarrollar el
acta de constitución
del Proyecto
4. 2 Desarrollar el plan para la
Dirección del Proyecto
4. 3 Dirigir y gestionar la
ejecución del proyecto
4.4 Monitorear y controlar el
trabajo del proyecto
4.5 Realizar el control integrado
de cambios
4.6 Cerrar
proyecto o Fase
Alcance
5.1 Recopilar Requisitos
5.2 Definir el alcance
5.3 Crear la EDT
5.4 Verificar el alcance
5.5 Controlar el Alcance
Tiempo
6.1 Definir las actividades
6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos de las
actividades
6.4 Estimar la duración de las
actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
6.6 Controlar el cronograma
Costos7.1 Estimar los costos
7.2 Determinar el presupuesto
7.3 Controlar los costos
Calidad8.1 Planificar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento
de la calidad
8.3 Realizar el control de calidad
RRHH
9.1Desarrollar Plan de RRHH 9.2 Adquirir el Equipo del
proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del
Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del
Proyecto
Comunicaciones
10.1 Identificar a los
Interesados
10.2 Panificar las comunicaciones 10.3 Distribuir la Información
10.4 Gestionar las expectativas
de los interesados
10.5 Informar el Desempeño
Riesgos
11.1 Planificar la gestión de riesgos
11.2 Identificar los riesgos
11.3 Realizar el Análisis cualitativo
de riesgos
11.4 Realizar el Análisis cuantitativo
de riesgos
11.5 Planificar la respuesta a los
riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los
Riesgos
Adquiciones12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Efectuar las adquisiciones 12.3 Administrar las
Adquisiciones
12.4 Cerrar las
Adquisiciones
Areas de
Conocimiento
Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
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7.0 Gestión de Costos
Incluye los procesos requeridos para estimar, presupuestar y controlar los costos para asegurar que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
¿Cómo determinar que recursos
son los necesarios para mi
proyecto?
¿Cómo asegurarnos de que el
proyecto concluya sin exceder el
presupuesto?
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7.0 Gestión de Costos
Los tres procesos de costos interactúan entre si y también con otras áreas de conocimiento.
En proyectos pequeños el proceso de estimación y desarrollo del presupuesto es considerado como un solo proceso.
La definición del alcance en la etapa temprana es crítica porque los costos tiene una capacidad de influencia mayor.
El esfuerzo de la planificación de costos es parte del proceso de Desarrollar el plan del proyecto, lo cual produce un plan gestión de Costos que establece los criterios y formatos que son establecidos en el ciclo de vida del proyecto.
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C1 C3 C4
Costo
100%
50%
0%
C1 Costos de Investigación y Desarrollo
C2 Costos de Diseño y Construcción
C3 Costos de Operación y Mantenimiento
C4 Costos de cierre y desactivación
Ahorrar DINERO en etapas
tempranas del proyecto podría
incrementar DINERO mas adelante.
C2 Tiempo
7.0 Gestión de Costos
Ciclo de Vida
del Proyecto
Fase I Fase 2 Fase 3 Fase 4
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7.0 Gestión de Costos
Contenido del Plan de Costos:
Nivel de exactitud
Unidades de medida
Enlace con los procedimientos de la organización
Umbrales de control
Reglas para la medición del desempeño
Formatos de los informes
Descripción de los tres procesos.
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7.0 Gestión de Costos
Nivel de precisión
Las estimaciones de costos de las actividades del
cronograma se ajustarán a un redondeo de los datos
según una precisión prescrita (pej. $100, $1,000, $
100,000).
Unidades de medida.
Se definen todas las unidades a usar tales como pej.
las horas de trabajo, días de trabajo, la semana de
trabajo definido para cada uno de los recursos.
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7.0 Gestión de Costos
Enlaces con los procedimientos de la organización.
El componente de la EDT usado para la contabilidad del
costo del proyecto se denomina cuenta de control A
cada cuenta se le asigna un código o número de cuenta
que esta vinculado de forma directa con el sistema de
contabilidad.
Umbrales de control
Se pueden definir umbrales de variación para los costos
u otros indicadores (pej, días x persona, volumen de
producto) en puntos de tiempo designados durante el
proyecto, para indicar la cantidad acordada de variación
permitida.
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7.0 Gestión de Costos
Reglas de valor ganado.
Tres ejemplos son: 1) Se definen formulas de gestión del valor ganado para determinar la estimación hasta la conclusión. 2) Se establecen los siguientes criterios para informar el progreso Regla 0/100, 50/50, 20/80, y 3) Se define el nivel de la EDT al cual se realizará el análisis de la técnica del valor ganado.
Formatos de informe.
Se definen los formatos para los diferentes informes de costos.
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7.0 Gestión de Costos
Un Gerente de proyecto debe desarrollar las
habilidades para interpretar con precisión donde se
encuentra, que esperar en el futuro y que decisiones
tomar, en todo momento del proyecto.
El Gerente de proyectos logra a través de la
planificación y control del proyecto y en conjunto con
su experiencia, adquirir la visión necesaria para poder
finalizarlo dentro de los parámetros de calidad, costo y
tiempo establecidos.
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7.0 Gestión de Costos
El gerente del proyecto debe gestionar los Costos del
proyecto dando respuesta a:
¿Cómo gestionar el proyecto según su presupuesto?
¿Cuál es el nivel de precisión de las estimaciones de
costos?
¿Cuáles son los enlaces de cada grupo de costos con las
cuentas de control de la EDT?
¿Cuáles son los limites o umbrales permitidos de
variaciones en los costos?
¿Cómo administrar las variaciones de costos?
¿Cómo y cuándo realizar análisis de valor?
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7.0 Gestión de Costos
Qué procesos de gestión se utilizarán?
Cómo es el ciclo de vida de los costos?
Ahorrar costos en etapa temprana del proyecto podría
incrementar los costos más adelante.
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
% Certeza
A mayor Certeza en la información,
menor margen para imprevistos
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7.0 Gestión de Costos
Costos variables. Dependen del volumen de producción
Costos fijos. No cambian con el volumen de producción,
pej. alquileres
Costos directos. Atribuidos directamente al proyecto,
pej. costos por viaje.
Costos indirectos. Beneficia a varios proyectos y no son
identificados con exactitud la proporción que
corresponde, pej. luz, teléfono
Costos hundidos. Costos que ya fueron devengados y
no cambiarán con la decisión de hacer o no hacer el
proyecto.
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Tipos de estimación en gestión de proyectos:
Estimación por Orden de Magnitud
- 25% sobre y 75% debajo del presupuesto
Frecuentemente usado en la fase inicial del proyecto
Poca información sobre el trabajo del proyecto
Estimación para Presupuesto
- 10% sobre y 25% debajo del presupuesto
Usado en la fase de planeamiento
Existe cierta información de las actividades del proyecto
Estimación Definitiva
- 5% sobre y 10% debajo del presupuesto
Usado para la creación de la línea base.
7.0 Gestión de Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integration Scope Time Cost Quality HR Communication Risk Procurement
Fuente Harold Keznher
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Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre
Integración
4.1 Desarrollar el
acta de constitución
del Proyecto
4. 2 Desarrollar el plan para la
Dirección del Proyecto
4. 3 Dirigir y gestionar la
ejecución del proyecto
4.4 Monitorear y controlar el
trabajo del proyecto
4.5 Realizar el control integrado
de cambios
4.6 Cerrar
proyecto o Fase
Alcance
5.1 Recopilar Requisitos
5.2 Definir el alcance
5.3 Crear la EDT
5.4 Verificar el alcance
5.5 Controlar el Alcance
Tiempo
6.1 Definir las actividades
6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos de las
actividades
6.4 Estimar la duración de las
actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
6.6 Controlar el cronograma
Costos7.1 Estimar los costos
7.2 Determinar el presupuesto
7.3 Controlar los costos
Calidad8.1 Planificar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento
de la calidad
8.3 Realizar el control de calidad
RRHH
9.1Desarrollar Plan de RRHH 9.2 Adquirir el Equipo del
proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del
Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del
Proyecto
Comunicaciones
10.1 Identificar a los
Interesados
10.2 Panificar las comunicaciones 10.3 Distribuir la Información
10.4 Gestionar las expectativas
de los interesados
10.5 Informar el Desempeño
Riesgos
11.1 Planificar la gestión de riesgos
11.2 Identificar los riesgos
11.3 Realizar el Análisis cualitativo
de riesgos
11.4 Realizar el Análisis cuantitativo
de riesgos
11.5 Planificar la respuesta a los
riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los
Riesgos
Adquiciones12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Efectuar las adquisiciones 12.3 Administrar las
Adquisiciones
12.4 Cerrar las
Adquisiciones
Areas de
Conocimiento
Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
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Grupo de procesos: PLANIFICACION
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
Procesos de Inicio
Procesos de
Seguimiento y control
T – Plan de Gestión de Costos
T – Línea Base de Costos
T – Requisitos de Financiamiento
T – Base de Estimaciones
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7.1 Estimar los Costos
Es desarrollar una aproximación de los recursos monetarios de los costos de cada recurso para completar las actividades del proyecto. La exactitud de la estimación de los costos de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
. 1 Línea base del Alcance . 1 Juicio de Expertos. 1 Estimaciones de Costos de las
actividades
. 2 Cronograma del proyecto . 2 Estimación Análoga . 2 Base de las Estimaciones
. 3 Plan de Recursos Humanos . 3 Estimación Paramétrica. 3 Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
. 4 Registro de riesgos . 4 Estimación Ascendente
. 5 Factores ambientales de la empresa . 5 Estimación por tres valores
. 6 Activos procesos de la organización . 6 Análisis de Reserva
. 7 Costo de la Calidad
. 8 Software de estimación de costos para la
Dirección de proyectos
. 9 Análsis de Propuestas para Licitaciones
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7.1 Estimar los Costos
La Estimación debe basarse en la EDT para mejorar la precisión
La Información histórica de proyectos anteriores (parte del proceso de organización de activos) es un elemento clave para mejorar las estimaciones
Un costo de referencia (y cronograma, alcance, calidad y recurso de referencia) debe ser mantenido y no cambiado salvo aprobación de cambios por el comité de cambios.
El presupuesto debe ser administrado con el costo de referencia para el proyecto
Los cambios deben ser aprobado dentro del proceso de La integración de control de cambios.
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7.1 Estimar los Costos Proyecto
Inicio Fin
• Gente
(Skills , Inventario,
Cantidad)
• Equipos
• Materiales
• Inflación
• Costo de reserva
• Tarea
(Tipo)
• Esfuerzo
(Horas)
• Duración
(h,d,s,m)
$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
• Información de costos
• Técnica de Estimación
• Riesgos
• Restricciones / Supuestos
RECURSO TRABAJO
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7.1 Estimar los Costos
Enunciado del alcance. Descripción del producto, criterio de aceptación, entregables claves, financiamiento del proyecto, supuestos, restricciones, tipo de costos.
EDT. Proporciona la relación entre los componentes del proyecto y los entregables del proyecto
Diccionario EDT. Este diccionario y el SOW proporciona una identificación de los entregables, descripción de trabajo en cada componente EDT para producir los entregables.
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Entradas
. 1 Línea base del Alcance
. 2 Cronograma del proyecto
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 4 Registro de riesgos
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 6 Activos procesos de la organización
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7.1 Estimar los Costos
Los recursos de las actividades y la duración de la misma, el tipo de recurso, cantidad de recurso, cantidad de tiempo de dicho recurso son factores para determinar los costos.
Implica determinar la disponibilidad y las cantidades necesarias de personal y material requeridos para realizar las actividades del cronograma.
El estimado puede variar sobre costos variables en función al tiempo.
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Entradas
. 1 Línea base del Alcance
. 2 Cronograma del proyecto
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 4 Registro de riesgos
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 6 Activos procesos de la organización
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7.1 Estimar los Costos
Los atributos de los recursos humanos, los salarios, compensaciones y reconocimientos,.
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Entradas
. 1 Línea base del Alcance
. 2 Cronograma del proyecto
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 4 Registro de riesgos
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 6 Activos procesos de la organización
Entradas
. 1 Línea base del Alcance
. 2 Cronograma del proyecto
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 4 Registro de riesgos
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 6 Activos procesos de la organización
Considerar los costos por mitigación de riesgos, los riesgos pueden ser amenazas u oportunidades .
A un riesgo negativo se incrementa el costo a corto plazo del proyecto y a veces produce retraso en cronograma del proyecto.
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7.1 Estimar los Costos Condiciones de mercado.
Qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, Quién los tiene y en Qué términos y condiciones.
Base de datos comerciales.
Generalmente la información sobre los ratios de costos de recursos se puede obtener de bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de RRHH y proporcionan costo estándar para materiales y equipos.
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Entradas
. 1 Línea base del Alcance
. 2 Cronograma del proyecto
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 4 Registro de riesgos
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 6 Activos procesos de la organización
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7.1 Estimar los Costos
Costo unitario de los recursos
Se debe conocer los costos unitarios
(pej., costo del personal por hora,
costo del material por volumen) de
cada recurso para poder calcular los
costos del proyecto
Si estos costos unitarios no se
conocieran, estos deben ser
estimados
Publicaciones de estimaciones
Datos comercialmente disponibles
sobre estimación de costos, pej INEI,
APOYO, etc.
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Entradas
. 1 Línea base del Alcance
. 2 Cronograma del proyecto
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 4 Registro de riesgos
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 6 Activos procesos de la organización
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7.1 Estimar los Costos Políticas de estimación de costos.
Algunas organizaciones tienen enfoques predefinidos en cuanto a la estimación de costos. Cuándo estos existen, el proyecto opera dentro de los limites definidos por estas políticas.
Plantilla de estimación de costos.
Algunas organizaciones han desarrollado plantillas para el uso por el equipo del proyecto. La organización basándose en su aplicación y utilidad en proyecto anteriores puede mejorar continuamente la plantilla.
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Entradas
. 1 Línea base del Alcance
. 2 Cronograma del proyecto
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 4 Registro de riesgos
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 6 Activos procesos de la organización
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7.1 Estimar los Costos
Información Histórica.
La información que pertenece al producto o servicio del proyecto, y que se obtiene de diversas fuentes dentro de la organización, puede influir en el costo del proyecto.
Archivos del proyecto.
Una o más organizaciones involucradas en el proyecto llevaran registros de rendimiento de proyectos anteriores que estén lo suficientemente detallados como para ayudar al desarrollo de las estimaciones de costos.
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Entradas
. 1 Línea base del Alcance
. 2 Cronograma del proyecto
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 4 Registro de riesgos
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 6 Activos procesos de la organización
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7.1 Estimar los Costos
Conocimiento del equipo del proyecto.
Los miembros del equipo del proyecto pueden recordar costos reales o estimaciones de costos anteriores. Aunque tales recuerdos pueden ser útiles, son generalmente menos fiables que el rendimiento documentado.
Lecciones aprendidas.
Las lecciones aprendidas podrían incluir estimaciones de costos obtenidas en proyectos anteriores similares en alcance y tamaño.
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Entradas
. 1 Línea base del Alcance
. 2 Cronograma del proyecto
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 4 Registro de riesgos
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 6 Activos procesos de la organización
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Conocida como de arriba hacia Abajo.
Implica usar el costo REAL de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.
Se usa esta técnica cuando la cantidad de información detallada sobre el proyecto es LIMITADA.
Esta técnica utiliza el JUICIO de expertos.
Es en general MENOS costosa que otras técnicas, pero generalmente también es MENOS exacta.
Es más fiable cuando los proyectos anteriores son SIMILARES de hecho y no sólo en apariencia y las personas y grupos que preparan las estimaciones tienen la EXPERIENCIA necesaria.
EDT
7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Juicio de Expertos
. 2 Estimación Análoga
. 3 Estimación Paramétrica
. 4 Estimación Ascendente
. 5 Estimación por tres valores
. 6 Análisis de Reserva
. 7 Costo de la Calidad
. 8 Software de estimación de costos para la
Dirección de proyectos
. 9 Análsis de Propuestas para Licitaciones
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Implican el uso de información histórica y de determinadas características (parámetros) del proyecto dentro de un modelo matemático para predecir los costos del proyecto.
Los modelos pueden ser simples o complejos.
pej. COCOMO (Constructive Cost Model)
7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Juicio de Expertos
. 2 Estimación Análoga
. 3 Estimación Paramétrica
. 4 Estimación Ascendente
. 5 Estimación por tres valores
. 6 Análisis de Reserva
. 7 Costo de la Calidad
. 8 Software de estimación de costos para la
Dirección de proyectos
. 9 Análsis de Propuestas para Licitaciones
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Conocida como técnica de estimación de Abajo hacia Arriba.
El costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle.
Implica la estimación del costo de las actividades individuales y luego la integración de las estimaciones individuales para obtener el costo total.
La magnitud y complejidad de la actividad influye en la estimación.
EDT
7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Juicio de Expertos
. 2 Estimación Análoga
. 3 Estimación Paramétrica
. 4 Estimación Ascendente
. 5 Estimación por tres valores
. 6 Análisis de Reserva
. 7 Costo de la Calidad
. 8 Software de estimación de costos para la
Dirección de proyectos
. 9 Análsis de Propuestas para Licitaciones
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¿Cuál es la más exacta?
¿Cuál es la más cara en el proceso de estimación?
¿Cuál es la más rápida para estimar?
¿Cuál es la que me proporciona una mejor base para monitorear
y controlar?
¿Cuál es la que hay tendencia del equipo por agregar “buffer”?
¿Cuál es la más difícil cuando hay incertidumbre?
¿Cuál de las tres es la mejor?
¿Cuál es la más práctica para estimar?
ANALOGA PARAMETRICA ABAJO HACIA ARRIBA
EDT EDT
MODELO
7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
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7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
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Es necesario utilizar Reservas para incluir los riesgos de Costos y Tiempos en el estimado del proyecto.
Debemos identificar que actividades tienen riesgos importantes y luego debemos determinar cuánto Tiempo y Dinero se necesitará Reservar para afrontar los riesgos en caso que estos ocurrieren.
Las Reserva para Contingencia (7.1)se utilizan para los riesgos CONOCIDOS que han sido identificados. Cubre los riesgos Residuales
Se utiliza su Reserva de Gestión (7.2) de suma global para resolver riesgos DESCONOCIDOS que no fueron identificados
La manera de calcular estas Reservas lo revisaremos en el capitulo de Riesgos.
7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Juicio de Expertos
. 2 Estimación Análoga
. 3 Estimación Paramétrica
. 4 Estimación Ascendente
. 5 Estimación por tres valores
. 6 Análisis de Reserva
. 7 Costo de la Calidad
. 8 Software de estimación de costos para la
Dirección de proyectos
. 9 Análsis de Propuestas para Licitaciones
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Son incluidas en las estimaciones para tener en cuenta la incertidumbre del costo.
Puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija o por análisis cuantitativo.
A medida que contemos con información más precisa la reserva para contingencia puede utilizarse, reducirse o eliminarse.
Las reservas para contingencia forman parte de los Requisitos del financiamiento.
7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Juicio de Expertos
. 2 Estimación Análoga
. 3 Estimación Paramétrica
. 4 Estimación Ascendente
. 5 Estimación por tres valores
. 6 Análisis de Reserva
. 7 Costo de la Calidad
. 8 Software de estimación de costos para la
Dirección de proyectos
. 9 Análsis de Propuestas para Licitaciones
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7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Juicio de Expertos
. 2 Estimación Análoga
. 3 Estimación Paramétrica
. 4 Estimación Ascendente
. 5 Estimación por tres valores
. 6 Análisis de Reserva
. 7 Costo de la Calidad
. 8 Software de estimación de costos para la
Dirección de proyectos
. 9 Análsis de Propuestas para Licitaciones
Reserva de
Contingencia
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Costos de Conformidad:
Costos de prevención (elaborar un
producto de calidad): capacitación,
documentar procesos, equipos, SW.
Costos de evaluación (evaluar la
calidad): Prueba, inspecciones.
Costos de Incumplimiento:
Costo internos por fallas (detectados
por el proyecto): Reproceso,
desperdicios.
Costos externos por fallas (detectados
por el cliente): pérdida de negocio,
imagen, cumplimiento de garantía.
7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Juicio de Expertos
. 2 Estimación Análoga
. 3 Estimación Paramétrica
. 4 Estimación Ascendente
. 5 Estimación por tres valores
. 6 Análisis de Reserva
. 7 Costo de la Calidad
. 8 Software de estimación de costos para la
Dirección de proyectos
. 9 Análsis de Propuestas para Licitaciones
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Son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto.
Pueden presentarse de manera resumida o detallada.
Los costos de estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación de costos de las actividades.
Incluye el trabajo directo, materiales, equipos, servicios, instalaciones, tecnología de información, una asignación por inflación, una reserva para contingencia de costo y costos indirectos.
7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Salidas
. 1 Estimaciones de Costos de las
actividades
. 2 Base de las Estimaciones
. 3 Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
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7.1 Estimar los Costos
INICIO FIN
A
5 días
B
10 días
E
20 días
D
5 días
C
15 días
2 obreros 1 camión
4 obreros 5 bolsas cemento
CF = $1700
CF = $3500 CF = $2000
Obreros = $50/día (Máximo 5) Camión = $10/día + $150 por servicio Cemento = $20 por bolsa
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
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7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Nombre Unid Cant Costo Nombre Unid Cant Costo C.Fijo Nombre Unid Cant Costo
5.1.1 Terreno Limpio 5.1.1.1A Cargar Desmonte Obrero Día 1 $50.00 Camión 1 1 $10.00 $150.00
5.1.2 Operación del Parque 5.1.2.1A Firma Contrato Mantenimiento Mantenimiento Día 15 $2,000.00
5.1.3 Disponibilidad del Parque 5.1.3.1A Firma Contrato Alquiler Alquiler Día 5 $3,500.00
5.1.4 Seguridad del Parque 5.1.4.1A Firma Contrato Vigilancia Vigilancia Día 20 $1,700.00
5.1.5 Vereda del Parque 5.1.5.1A Llenar Veredas Obrero Día 1 $50.00 Cemento Bolsa 1 $20.00
Recurso Humano Recurso Equipo Recurso Material
WBS Actividad
$ 700.00
$2,100.0
$ 2,000.00
$ 3,500.00
$ 1,700.00
$ 10,000.00
2 Obreros x $ 50 x 5 días = $ 500.00
1 Camión x $ 10 x 5 días + $ 150 = $ 200.00
4 Obreros x $ 50 x 5 días = $ 2,000.00
5 Bolsas x $ 20 = $ 100.00
5.1.1.1A
Cargar
Desmonte
5 Días
5.1.2.1A
Firmar
Contrato
Mantenimiento
15 Días
5.1.3.1A
Firmar Contrato
Alquiler
5 días
2 Obreros
1 CamiónCosto Fijo Costo Fijo 40 Dias
Inicio Fin
5.1.5.1A
Llenar
Veredas
10 Días
5.1.4.1A
Firmar Contrato
Vigilancia
20 días
4 Obreros
5 Bolsas
Cemento
Costo Fijo
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La cantidad y el tipo de detalles que respaldan la estimación de costos varía según el área de aplicación.
La documentación de respaldo debe proporcionar una comprensión clara y completa de la forma que se obtuvo la estimación. Puede incluir:
Documentación de los fundamentos de las estimaciones.
Documentación de todos los supuestos utilizados.
Documentación de todas las restricciones conocidas
Indicación del nivel de confiabilidad del estimado final.
7.1 Estimar los Costos
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Salidas
. 1 Estimaciones de Costos de las
actividades
. 2 Base de las Estimaciones
. 3 Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
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Fallas en la estimación:
Errores en la interpretación del alcance de los trabajos.
Omisiones y ambigüedades en la Definición del alcance
Cronograma demasiado optimista o definido muy pobremente
EDT inapropiado
Inadecuada estimación/valoración de los riesgos
Aplicación no adecuada de habilidades a la tarea
Falla en usar la correcta técnica de estimación
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
7.1 Estimar los Costos
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7.1 Estimar los Costos Unidad Cantidad P.Unit TOTAL Tot Acum. %
1.1 Administración del Proyecto $210,000 $210,000 9.23%
1.1.1 Administración del Proyecto Mes 7 $30,000 $210,000
1.2 Pre Diseño $55,000 $265,000 2.42%
1.2.1 Cronograma de Necesidades Lote 1 $30,000 $30,000
1.2.2 Trámites y Permisos Lote 1 $25,000 $25,000
1.3 Diseño $110,000 $375,000 4.84%
1.3.1 Ingenierías Lote 1 $15,000 $15,000
1.3.2 Sistemas Lote 1 $30,000 $30,000
1.3.3 Aequitectónico Lote 1 $65,000 $65,000
1.4 Construcción $1,693,194 $2,068,194 74.43%
1.4.1 Albañilería M2 500 $300 $150,000
1.4.2 Acabados M2 500 $1,129 $564,560
1.4.3 Instalaciones Lote 1 $304,589 $304,589
1.4.4 Mobiliario Lote 1 $474,045 $474,045
1.4.5 Sistemas Lote 1 $200,000 $200,000
1.5 Reserva Contingencia $206,819 $2,275,013 9.09%
TOTAL $2,275,013
WBS
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Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre
Integración
4.1 Desarrollar el
acta de constitución
del Proyecto
4. 2 Desarrollar el plan para la
Dirección del Proyecto
4. 3 Dirigir y gestionar la
ejecución del proyecto
4.4 Monitorear y controlar el
trabajo del proyecto
4.5 Realizar el control integrado
de cambios
4.6 Cerrar
proyecto o Fase
Alcance
5.1 Recopilar Requisitos
5.2 Definir el alcance
5.3 Crear la EDT
5.4 Verificar el alcance
5.5 Controlar el Alcance
Tiempo
6.1 Definir las actividades
6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos de las
actividades
6.4 Estimar la duración de las
actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
6.6 Controlar el cronograma
Costos7.1 Estimar los costos
7.2 Determinar el presupuesto
7.3 Controlar los costos
Calidad8.1 Planificar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento
de la calidad
8.3 Realizar el control de calidad
RRHH
9.1Desarrollar Plan de RRHH 9.2 Adquirir el Equipo del
proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del
Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del
Proyecto
Comunicaciones
10.1 Identificar a los
Interesados
10.2 Panificar las comunicaciones 10.3 Distribuir la Información
10.4 Gestionar las expectativas
de los interesados
10.5 Informar el Desempeño
Riesgos
11.1 Planificar la gestión de riesgos
11.2 Identificar los riesgos
11.3 Realizar el Análisis cualitativo
de riesgos
11.4 Realizar el Análisis cuantitativo
de riesgos
11.5 Planificar la respuesta a los
riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los
Riesgos
Adquiciones12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Efectuar las adquisiciones 12.3 Administrar las
Adquisiciones
12.4 Cerrar las
Adquisiciones
Areas de
Conocimiento
Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
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Consiste en sumar los costos de todas las actividades del proyecto a través del tiempo y establecer una línea base de costos, está línea base incluye el presupuesto que son los fondos autorizados para ejecutar el proyecto, NO incluye las reservas de Gestión. El desempeño de los costos del proyecto se medirá con respecto al presupuesto autorizado.
7.2 Determinar el presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
. 1 Estimaciones de costos de las
actividades. 1 Suma de costos
. 1 Línea base del Desempeño de
costos
. 2 Base de las estimaciones . 2 Análisis de reserva. 2 requisitos de Financiamiento del
Proyecto
. 3 Línea base del Alcance . 3 Juicio de expertos. 3 Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
. 4 Cronograma del proyecto . 4 Relaciones Históricas
. 5 Calendario de recursos . 5 Conciliación del limite de financiamiento
. 6 Contratos
. 7 Activos procesos de la organización
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Las estimaciones de costos se
suman por paquetes de trabajo de
acuerdo con la EDT, luego se suman
para todos los niveles superiores
como las cuentas de control hasta
llegar al total del proyecto.
7.2 Determinar el Presupuesto
Costo del Proyecto $1,250.00
Cuentas de Control $850.00 $400.00
Paquetes de Trabajo $100.00 $250.00 $500.00
Actividades $25.00 $25.00 $25.00 $25.00
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Suma de costos
. 2 Análisis de reserva
. 3 Juicio de expertos
. 4 Relaciones Históricas
. 5 Conciliación del limite de financiamiento
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La reserva para Contingencia sirven
para enfrentar los impactos de Costo de
los Riesgos que quedan durante la
planificación de la respuesta de los
Riesgos.
La reserva de Gestión son
presupuestos reservados para cambios
no planificados al alcance y al costo del
proyecto.
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Suma de costos
. 2 Análisis de reserva
. 3 Juicio de expertos
. 4 Relaciones Históricas
. 5 Conciliación del limite de financiamiento
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El Gerente del proyecto necesita
aprobación para hacer uso de la
reserva de Gestión.
Las reservas de Gestión no forman
parte de la línea base de costos, pero
pueden incluirse en el presupuesto
total del proyecto.
Las reservas no se incluyen como
parte de los cálculos de la medición
del valor ganado.
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Suma de costos
. 2 Análisis de reserva
. 3 Juicio de expertos
. 4 Relaciones Históricas
. 5 Conciliación del limite de financiamiento
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Reserva de gestión o de Imprevistos.
Son presupuestos reservados para
cambios NO planificados al Alcance y
al Costo del Proyecto, el Gerente de
proyectos no esta autorizado a gastar
esta reserva.
Esta reserva No forman parte de la
línea base de costos pero puede
incluirse en el presupuesto del
proyecto.
Esta reserva NO se incluyen en los
cálculos del valor ganado.
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Suma de costos
. 2 Análisis de reserva
. 3 Juicio de expertos
. 4 Relaciones Históricas
. 5 Conciliación del limite de financiamiento
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Reserva de Gestión o de
imprevistos. Son las que se
constituyen para hacer frente a
aquellos riesgos no identificados
que pueden suceder. En la industria
de la construcción es aceptado
hacer una reserva de imprevistos del
3 al 5% del total del proyecto, esto
varia en otras industrias y en el caso
de las de intangibles (como el
software), no son fáciles de estimar
y menos que sea aceptada por el
cliente
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Suma de costos
. 2 Análisis de reserva
. 3 Juicio de expertos
. 4 Relaciones Históricas
. 5 Conciliación del limite de financiamiento
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Reserva de Contingencia. Reservas de
contingencia (de tiempo y costo), las que
se constituyen fundamentalmente con los
costos y tiempos generados por las
respuestas de contingencia,
eventualmente albergan alguna reserva
asociada a un riesgo residual aceptado
por el que se guarda su exposición
(producto de la probabilidad x el impacto
en el caso de amenazas) o
apalancamiento (producto de la
probabilidad x el impacto en el caso de
oportunidad).
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Suma de costos
. 2 Análisis de reserva
. 3 Juicio de expertos
. 4 Relaciones Históricas
. 5 Conciliación del limite de financiamiento
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7.2 Determinar el Presupuesto
Presupuesto del Proyecto $1,423.02
Reserva de Gestión 5.02% $68.02
Línea Base de Costos $1,355.00
Reserva de Contingencia 8.40% $105.00
Estimación Costo del Proyecto $1,250.00
Estimaciones Cuentas de Control $850.00 $400.00
Estimaciones Paquetes de Trabajo $100.00 $250.00 $500.00
Estimación de Actividades $25.00 $25.00 $25.00 $25.00
Gerente Proyecto
Patrocinador
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
% del importe total del presupuesto que nos
servirá para considerar errores, omisiones,
condiciones inesperadas, situación
fortuitas al Proyecto. 5% o 10% sobre el
costo del proyecto.
% del importe total del presupuesto que nos
servirá para considerar cambios de Alcance
tardíos condiciones de mercado, cambios
en el entorno.
Externos. Inflación,
Devaluación, cambio al
Alcance
Error, omisión,
aumento costo
material, accidentes.
Project Budget Base (PBB)
Performance Measurement Baseline (PMB)
Management Reserve (MR)
Contingency Reserve (CR)
Sum of WBS elements
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7.2 Determinar el Presupuesto
1) Definir Proyecto y Tareas (EDT)
2) Definir momento en que egresan los fondos
3) Calcular costo de cada tarea
4) Presupuesto acumulado = Línea base = Curva S
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Los gastos de los Fondos debe conciliarse con los limites de financiamiento establecidos sobre el desembolso de fondos para el proyecto.
Una variación entre los limites de financiamiento y los gastos planificados requerirá en algunos casos la reprogramación del trabajo para regular dichos gastos. Esto puede realizarse aplicando restricciones de fechas impuestas para el trabajo en el cronograma del proyecto.
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Técnicas
. 1 Suma de costos
. 2 Análisis de reserva
. 3 Juicio de expertos
. 4 Relaciones Históricas
. 5 Conciliación del limite de financiamiento
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Presupuesto del
Proyecto
Reserva de Gestión Línea Base
¿ Quién debe administrar las reservas de Contingencia?
¿ Quién debe administrar las reservas de Gestión?
¿ Quién aprueba la Línea Base de Costos?
¿ La medición del desempeño o rendimiento del proyecto
contra qué es medido?
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
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Es un BAC aprobado, que esta distribuido en el tiempo y se utiliza para medir, monitorear y controlar el desempeño total del Costo del proyecto. Resultado de sumar los presupuestos aprobados por periodo de tiempo y se representa como una curva S.
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Salidas
. 1 Línea base del Desempeño de
costos
. 2 requisitos de Financiamiento del
Proyecto
. 3 Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
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Los requisitos de financiamiento pueden ser totales o periódicos (anual o trimestral) se derivan de la línea base de Costo.
La línea base de costo incluirá los gastos proyectados más las deudas anticipadas.
El financiamiento tiene lugar en cantidades incrementales que no son continuas y que aparecen como peldaños.
El presupuesto del proyecto incluye la reserva de gestión y la línea base de costos.
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Salidas
. 1 Línea base del Desempeño de
costos
. 2 requisitos de Financiamiento del
Proyecto
. 3 Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
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Los documentos a actualizar son:
El Registro de Riesgos
Las estimaciones de Costos
El Cronograma del Proyecto
7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Salidas
. 1 Línea base del Desempeño de
costos
. 2 requisitos de Financiamiento del
Proyecto
. 3 Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
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7.2 Determinar el Presupuesto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Presupuesto DUR INI FIN ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO TOTAL Tot Acum.
1.1 Administración del Proyecto $210,000 155d 28/1 31/8 $2,100 $29,400 $31,500 $27,300 $29,400 $31,500 $27,300 $31,500 $210,000 $210,000
1.2 Pre Diseño $55,000 25 d 28/1 2/3 $4,400 $46,200 $4,400 $55,000 $265,000
1.3 Diseño $110,000 35 d 3/3 29/4 $66,000 $44,000 $110,000 $375,000
1.4 Construcción $1,693,195 91 d 12/4 16/8 $96,275 $396,364 $421,485 $389,239 $389,832 $1,693,195 $2,068,195
1.4.1 Albañileria $150,000 25 d 12/4 16/5 $78,000 $72,000 $150,000
1.4.2 Acabados $564,560 55.1d 10/5 26/7 $129,849 $287,925 $146,786 $564,560
1.4.3 Instalaciones $304,589 68.5d 21/4 26/7 $18,275 $100,515 $103,560 $82,239 $304,589
1.4.4 Mobiliario $474,046 10 d 27/7 9/8 $142,214 $331,832 $474,046
1.4.5 Sistemas $200,000 66 d 17/5 16/8 $94,000 $30,000 $18,000 $58,000 $200,000
1.5 Reserva Contingencia $206,819 16 d 10/8 31/8 $206,819 $206,819 $2,275,014
TOTAL $2,275,014 $6,500 $75,600 $101,900 $167,575 $425,764 $452,985 $416,539 $628,151 $2,275,014
WBS
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7.2 Determinar el Presupuesto ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO
$6,500 $82,100 $184,000 $351,575 $777,339 $1,230,324 $1,646,863 $2,275,014
0.29 3.61 8.09 15.45 34.17 54.08 72.39 100.00
TOTAL Acumulado
% Acumulado
351,575
777,339
1,230,324
1,646,863
2,275,014
184,00082,100
6,500
0
500,000
1,000,000
1,500,000
2,000,000
2,500,000
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO
Meses
Imp
ort
e BAC
PV
PD AT
BAC Budget at completion
PV Planned Value
AT Actual Time
PD Planned duration
CRS Contingency Reserve Schedule
CRC Contingency Reserve Cost
2,068,195
16
días
CRS
CRC
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Métodos de medición del trabajo
inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
• Regla 0/100. al concluir el trabajo se asignará la totalidad del valor
• Formulas como 50/50, 40/60, 25/75. el primer valor se asigna al autorizar el
trabajo y el último al entregarlo.
• Logro por Hitos alcanzados con pesos asignados. Al alcanzar un hito se
asigna un porcentaje al valor o una cantidad fija pre especificada.
• Por unidades terminadas y entregadas. Es similar a la regla 0/100, pero
pensando más en partes, productos, entregables que en paquetes de trabajo.
• Escala de valores discretos de progreso tal como 0/25/50/75/100%. Se trata
de fórmulas usadas para actividades que llevan un tiempo significativo
concluirlas y donde se otorgan % fijos según se completan trabajos
parciales.
• % completado del trabajo es un método que asigna un % de avance acordado
entre las partes.
• Medición del nivel de esfuerzo. Es una regla basado en asignar al trabajo el
tiempo incurrido para llevarlo a cabo.
• Asignación proporcional al esfuerzo. Es para actividades de gestión,
inspección, calidad, seguridad, almacenamiento. Se puede asignar un % fijo
de otros trabajos medidos con fórmulas.
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Ejercicio
inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
BAC
8,000
0
8,000
16,000
0
3,600
12,000
10,800
3,000
5,400
10,800
9,000
12,600
4,200
10,800
10,800
6,000
7,200
9,800
9,000
3,000 3,000
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Resumen
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Resumen
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
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Resumen
Alcance
(WBS)
Línea Base de Costos
Tiempo
$,
HH, %
Tiempo
(Red - Cronograma)
Costo
(Estimado - Presupuesto) $1
$1.1 $1.2
$1.1.1 $1.1.2 $1.1.3 $1.1.3 $1.1.3
+
+
=
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
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¿Preguntas?