Planerad Kommunikation- att skapa och använda en
kommunikationsplan
Göteborg 3 Maj 2011
Gunilla Ivarsson
Kommunikationsplan
• Budskap - vad
• Målgrupper – till vem
• Kanaler – hur, av vem, när
• Uppföljning – effekt,utvärdering,feedback
2
Budskap • Innovativa resultat/produkter?
• Lärdomar? Arbetssätt? Organisation?
• Metoder/Modeller?
• Hantering motgångar, samverkan?
Ta hjälp:
Ansökan, projektplan,workshop med styrgrupp, projektgrupp, utvärderare.
3
Målgrupp
• Interna aktörer: deltagare, projektgrupp, styrgrupp, samverkansparter, referensgrupp….
• Externa intressenter: Beslutsfattare, brukare, konkurrenter, supportrar, media, politiker
• Vilka påverkas av våra resultat? Kolla strategiska checklistan!
4
Strategisk checklista
1. Identifiera vad som är unikt/nytt i projektet
2. Vilka aktörer påverkas av våra resultat
3. Prioritera viktiga aktöreratt nå för långsiktiga effekter
4. Stärk deras grad av delaktighet
5
Målgrupp
• Lär känna din målgrupp!
• Behovsanpassa
• Rangordna målgrupper
• Prioritera kvalitet istf kvantitet – information är INTE en bristvara
• Omvärldsbevaka - lärande
• Invärldsbevaka - lärande
6
Kanaler - exempel
• Rapporter, nyhetsbrev, debattartikel
• Hemsida, sociala medier
• Pressmeddelanden
• Nätverksmöten - egna eller andras
• Konferenser – egna eller andras
• Projektinterna kanaler
7
Kanaler
• Den personliga 30-sekundaren
8
Kanaler - Budbärare
• Projektledare
• Projektmedarbetare
• Styrgrupp/referensgrupp
• Deltagare
• Taktiskt val:
Relevans - genomslag – anpassa t målgrp
9
Kanaler - Timing
• Flexibilitet – projektplan
• Flexibilitet - omvärld
• Häng på!? Men behåll kontrollen
• Exempel: Är Almedalen eller Bokmässan viktiga? Fasta datum
• Bin Ladin eller Patrik Sjöberg – berörs vår plan?
10
Kommunikationsplanen - ett levande dokument
• Skapas tidigt• Överskådlig o tillgänglig• Revideras löpande• Sätt mål, följ upp• Ansvarig, budget• Låt alla interna veta
11
(Exempel ur)Kommunikationsplan: PlattformPrinciper för extern och intern kommunikation
• Syfte: • Stärka medvetenhet om projektets mål, syften,
förutsättningar, aktiviteter o resultat hos kulturlivets aktörer (yrkesverksamma inom området), politiker, näringsliv för att stärka projektets möjligheter att nå sina mål.
• Ansvarsfördelning – viktigt• Vem gör vad och varför, vem godkänner vad,
professionella specialkompetenser/branschkunskaper hos styrgrupp och kursledare tillvaratas
• Värderingar, kommunikationsrutiner
12
Sammanfattning Planerad kommunikation
1. Budskap – vad +
2. Målgrupper – till vem +
3. Kanaler – hur, av vem, när +
4. Uppföljning – effekt, utvärdering, feedback =
5. KOMMUNIKATIONSPLAN
13
UPPGIFT: (välj ett projekt i gruppen)
1. Formulera ett budskap – ska spegla det innovativa
2. Bestäm målgrupp – till vem
3. Bestäm kanaler – av vem, hur, när
14