PENGURUSAN PRESTASI
SKOP PERBINCANGAN
Pengurusan Prestasi
Konsep KPI
Sasaran, Aras Asas, Penanda Aras Varian dan
Tahap Toleransi
1
2
3
2
STRATEGIC MANAGEMENT
Strategic
Analysis
Strategy
Formulation
Strategy
Review
Strategy
Execution
Strategic Planning
Strategic Management
Program
Implementation
Program
Evaluation
Strategic Controls
Performance
Indicators
3 National Budget Office, Ministry of Finance
Ministry Level
Ministry’s Outcome
• Key Performance Indicator
Program (of intervention)
Program Level
Program Outcome
• Key Performance
Indicator
Activity
Activity Level
Activity Outcome
• Key
Performance
Indicator
Activity Output
• Performance
Indicator
Program Level
Program Outcome
• Key Performance
Indicator
Activity
Activity Level
Activity Outcome
• Key
Performance
Indicator
Activity Output
• Performance
Indicator
Activity Level
Activity Outcome
• Key
Performance
Indicator
Activity Output
• Performance
Indicator
Activity Level
Activity Outcome
• Key
Performance
Indicator
Activity Output
• Performance
Indicator
RESULTS FRAMEWORK
4
STRATEGIC PLANNING
Outcome Ministry
Outcome Program
Outcome Activity
Activity Outputs
KPI
KPI
PI
KPI
Perfo
rman
ce Plan
nin
g
(Top
-Do
wn
)
5
STRATEGIC CONTROL
Outcome Ministry
Outcome Program
Outcome Activity
Activity Outputs
KPI
KPI
PI
KPI
Plans & Policy
Reprogram
Evaluate
Rectify
Modify
Report
Monitor
Per
form
ance
Eva
luat
ion
& R
epo
rtin
g
(Bo
tto
m-U
p)
6
Needs Fulfillment /
Problem alleviation
(rate / level)
“Purpose in Life”/
Mission/Goals/ToR
Outcome Achievement
(rate / level)
Program Logic and Linkages (ProLL) Model
POLICIES
NEEDS/ PROBLEMS
CLIENTS/ STAKEHOLDERS IMPACT
TERTIARY
OUTCOMES
INTERMEDIATE
OUTCOMES
PRELIMINARY
OUTCOMES
PROGRAMME
OUTPUTS
STRATEGIES
PROGRAMME PROCESS OUTPUTS
PROCESS/ ACTIVITIES
INPUTS
PROGRAMME
RESULTS
7
SKOP PERBINCANGAN
Pengurusan Prestasi
Konsep KPI
Sasaran, Aras Asas, Penanda Aras Varian dan
Tahap Toleransi
1
2
3
8
Contoh:
• Kadar celik huruf
• Kadar pertumbuhan KDNK
• Peratusan pencapaian 5A dalam UPSR
• Kadar employability siswazah dalam tempoh 6
bulan selepas tamat pengajian
Sasaran
Varians
Toleransi
Aras Asas
Tahun Asas
Specific
Measurable
Achievable
Relevant
Time bound
Penetapan akauntabiliti adalah pada
peringkat outcome awal sahaja
INDIKATOR DAN PETUNJUK PRESTASI UTAMA
Kaedah yang menunjukkan bukti bahawa
sesuatu program telah mencapai keberhasilan
yang disasarkan atau dirancang
9
PENYEDIAAN INDIKATOR
Indikator perlu disediakan bagi setiap peringkat penghasilan dalam tangga keberhasilan (Result Ladder - RL)
Indikator harus tepat, relevan, boleh diukur dan dipersetujui oleh stakeholder
Sasaran indikator mestilah munasabah dan boleh dicapai
Satu KPI tidak boleh dipertanggungjawabkan kepada dua individu berbeza
10
11
WHY KPI….
Bukti utama bagi pencapaian outcome
Alat pengukuran/pemantauan/pelaporan prestasi
Ketepatan, refleksi sebenar proses dan
keberkesanan dalam menyampaikan
hasil/outcome
Digunakan bagi tujuan penambahbaikan
12
PRINSIP SMART BAGI MENGENALPASTI KPI
The indicator clearly and directly relates to the
outcome
The indicator is preferably quantifiable and
objectively verifiable (e.g. Percentage of
population infected)
The required data and information can actually
be collected
Spesific
Measurable
Actionable
13
Significantly measure the intended
results/outcome Relevant
Realistic time frame
Time bound
SKOP PERBINCANGAN
Pengurusan Prestasi
Konsep KPI
Sasaran, Aras Asas, Penanda Aras Varian
dan Tahap Toleransi
1
2
3
14
DEFINISI
WAJARAN Tahap kepentingan sumbangan KPI terhadap bidang keberhasilan
(results area).
SASARAN
VARIAN
TAHAP
TOLERANSI
ARAS ASAS
Tahap pencapaian KPI dalam bidang keberhasilan (result area) yang
dirancang untuk dicapai dalam jangka masa yang ditetapkan.
Perbezaan yang dibenarkan di antara sasaran dan pencapaian
sebenar KPI.
Tahap pencapaian KPI paling rendah atau paling tinggi (end-point)
yang boleh diterima oleh pelanggan/ stakeholder. Tahap toleransi
dinyatakan oleh pelanggan/ stakeholders semasa perancangan
dilakukan.
Prestasi KPI bagi sesuatu bidang keberhasilan(result area) pada satu
masa terdahulu.
15
DEFINISI
TAHUN ARAS
ASAS
Satu masa (tahun) yang telah ditetapkan terlebih dahulu untuk tujuan
perbandingan kemajuan KPI atau kejayaan program dalam bidang
keberhasilan (result area) yang ditentukan
BENCHMARK
SUMBER DATA
SUMBER
PENGESAHAN
DATA
Rujukan standard yang digunapakai untuk membandingkan tahap
pencapaian KPI diantara organisasi.
Pemilik data pencapaian KPI sesuatu bidang keberhasilan(result area)
Sumber data atau maklumat KPI bagi tujuan mengesahkan
pencapaian sesuatu bidang keberhasilan(result area)
16
PROGRAM P1
PROG P
OUTCOME 1
PROG P
OUTCOME 2
PROG P
OUTCOME 3
KPI-to-Outcome linkages (Program level)
KPI1-OP1 KPI2-OP1 KPI3-OP1 KPI1-OP2 KPI1-OP3 KPI2-OP 3
35% 30% 35% 100% 40% 60%
xx% Weightage
35% + 30%+35%=100% 100% 40%+60%=100%
100% Total weightage 17
KPI OUTCOME
KenyataanOutcome (1)
KPI (1.1)
Wajaran Ukuran Jenis Sasaran (Min KPI/Max KPI)
Kekerapan (suku tahun, setengah tahun, bulanan)
Bil/Peratus/Nisbah/RM/Rating/Ranking Max/Min KPI Bulanan/Suku/Setengah Tahun/Tahunan
Tahun Aras Asas Aras Asas Varian Had Toleransi
Sasaran
2014 2015 2016 2017 2018
Pelan Pemantauan
Tempoh Sasaran Prestasi Sebenar
Jan -Jun
Jul- Dis
Sumber Data
Sumber Pengesahan Data
Metrik KPI Outcome
18
APA ITU SASARAN?
Tahap pencapaian yang telah ditentukan
terlebih dahulu dalam bidang keberhasilan
(impak, outcome, output)
Dicapai dalam jangka masa yang ditetapkan –
biasanya secara tahunan atau
jangka masa lima tahun
Biasanya dinyatakan secara kuantitatif
(mutlak, peratusan dan/atau nisbah)
19
VARIAN KEPADA SASARAN KPI
Laporan Varian menerangkan dengan terperinci perbezaan di antara sasaran dan pencapaian sebenar
Biasanya dinyatakan dalam peratusan atau dalam unit mutlak. Varian adalah julat prestasi yang dibenarkan untuk sesuatu sasaran prestasi
Sesuatu varian ditentukan untuk menetapkan tahap prestasi terendah dan tertinggi yang dijangka
Penentuan varian harus berdasarkan keperluan untuk kelonggaran dalam pencapaian sesuatu sasaran prestasi
Gunakan varian untuk mengambil kira sebarang ketidakpastian prestasi dan bukan sebagai alasan bagi prestasi kurang baik
20
TAHAP TOLERANSI
Nilai tertinggi atau terendah yang menunjukkan had pencapaian
maksimum atau minimum yang ditetapkan bagi sesuatu
keberhasilan
Pencapaian di luar daripada had toleransi dianggap sebagai satu
kegagalan atau tiada prestasi (non-performing)
Pencapaian sebenar sesuatu indikator yang mencecah had
toleransi memerlukan perhatian segera pengurusan
Tahap toleransi boleh dinyatakan dalam bentuk unit mutlak atau
peratusan
21
85% 89.25%
80.75%
75% 150
cases
160
cases 140
cases
180
cases
Target: 85%
Variance: 5% @ 4.25
percentage points Tolerance
Limit: 75%
Tolerance
Limit: 180
cases
Variance: 10
cases @ 6.7%
Target: 150 cases
TARGET, VARIANCE & TOLERANCE LIMIT
22
KPI-1: Kedudukan Malaysia Dalam World Bank Doing Business
Jenis ukuran Jenis
sasaran
Kekerapan Sasaran varian Tahap
toleransi
Aras asas &
(tahun)
Kedudukan Min ½ tahun 15 2 20 18 (2012)
KPI-2: Pertumbuhan produktiviti faktor keseluruhan (TFP)
Jenis ukuran Jenis
sasaran
Kekerapan Sasaran varian Tahap
toleransi
Aras asas &
(tahun)
Peratus max ½ tahun 1.6 0.8 (peratusan mata)
0.5 xx (2000)
KPI-3: Kedudukan Malaysia dalam IMD World Competitiveness Yearbook (WCY)
Jenis ukuran Jenis
sasaran
Kekerapan Sasaran varian Tahap
toleransi
Aras asas &
(tahun)
Kedudukan min ½ tahun 16 3 20 18 (2009)
Outcome: Daya saing sektor pembuatan dan perkhidmatan meningkat
CONTOH 1 : Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI)
(Peringkat Kementerian (MES))
23
KPI-1: Peratus kematian akibat penyakit NCD (kardiovaskular, diabetes dan kanser) di bawah
umur 55 tahun di hospital KKM
Jenis ukuran Jenis
sasaran
Kekerapan Sasaran varian Tahap
toleransi
Aras asas &
(tahun)
Peratus Min ½ tahun 30 5 40 na
KPI-2: Kadar sembuh penyakit TB
Jenis ukuran Jenis
sasaran
Kekerapan Sasaran varian Tahap
toleransi
Aras asas &
(tahun)
Peratus Max ½ tahun 85 5 75 na
KPI-3: Peratus Kanak-kanak pulih dalam Program Pemulihan Kekurangan Zat Makanan (KZM)
Jenis ukuran Jenis
sasaran
Kekerapan Sasaran varian Tahap
toleransi
Aras asas &
(tahun)
Peratus Max ½ tahun 25 0.1 (peratusan mata)
20 na
Outcome: Pencegahan dan kawalan penyakit serta kejadian kesihatan yang berkesan
CONTOH 3 : Kementerian Kesihatan Malaysia (MOH)
(Peringkat Program (PPMF) – Program Kesihatan Awam)
24
MODUL TAMAT
Terima kasih