Gerenciamento de Projetos PMI/PMBoK 4ª
Edição
Parte 3: Gerenciamento do Escopo
Robson Assis PaniagoFormação:● Graduado em Administração de Empresas na
Universidade São Marcos – SP (1985) ● Especialista em Marketing na ESPM-SP (1989) ● Mestrado em Administração na PUC-SP (1993) ● Doutor em Ciências Empresariais na UMSA – Argentina
(2006)Experiência Profissional:● Atualmente Diretor da ANEFAC – Campinas, sócio-
diretor da Consultee e da CEC – Clínica de Estética e Pilates de Capivari
● Profunda experiência em organizações e na área acadêmica.
Conceitos: recapitulando...
Projeto
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”
Temporário: Início e Final DefinidosProgressivo: Desenvolve-se em etapasExclusivo: Cria entregas exclusivas
Perguntas Premiadas
● Quais as diferenças entre Projeto e Trabalho Operacional?
● Cite exemplos de Projeto e Trabalho Operacional
Projeto X Trabalho Operacional
● Ambos são realizados por pessoas, planejados, executados e controlados
● Projetos são temporários e exclusivos,com a finalidade de atingir seus objetivos
● Operações são contínuas e repetitivas, com a finalidade de manter o negócio. Normalmente seguem procedimentos já existentes na organização.
Gerenciamento de Projetos
● Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
● Gerenciar um projeto inclui:● Identificar os requisitos● Atender às expectativas das partes interessadas● Balancear as restrições conflitantes de escopo,
qualidade, cronograma, orçamento, recursos e riscos
Gerente de Projetos(GP ou PM)
● O Gerente de Projetos é a pessoa designada pela organização para alcançar os objetivos de um projeto
● Responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto
● Perfil de empreendedor● Tem deveres e responsabilidades● Não é o dono do projeto● Facilitador e integrador
Partes Interessadas
● São os indivíduos e as organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser positivamente ou negativamente afetados pela execução do projeto ou pela sua conclusão.
● Podem também exercer influência sobre o projeto e seus resultados.
Partes Interessadas
Patrocinador
Gerência SuperiorGP
Cliente
Usuários
PMO Equipe
Organização executora
Associações
Mídia
Usuários
Família
Fornecedores
Governo
Processo
● Processo é o conjunto de ações e atividades inter-relacionadas para se obter um produto, resultado ou serviço pré-especificado
● O Gerenciamento de Projetos é realizado através de processos, utilizando conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas
Entradas Ferramentas eTécnicas
Saídas
Processo de Gerenciamento de Projetos
Grupos de Processos de GP
Limites do Projeto
Áreas de Conhecimento
Escopo
CustoTempo
Qualidade
Comunicação
Recursos HumanosRiscos
Aquisições
Integração
Áreas de Conhecimento X Grupos de Processos
Desenvolver o termo de abertura
do projeto
Desenvolver o plano de
gerenciamentodo projeto
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Monitorar e controlar o trabalhodo projeto
Realizar o controle integrado
de mudanças
Encerrar o projetoou fase
Coletar osrequisitos
Definir oescopo
Criar a EAP
Verificar oescopo
Controlar oescopo
Definir asatividades
Sequenciar asatividades
Estimar os recursos
da atividade
Estimar as durações
da atividade
Desenvolver ocronograma
Controlar ocronograma
Estimar os custos
Determinar oorçamento
Controlar os custos
Planejar a qualidade
Realizar a garantia da qualidade
Realizar o controle da qualidade
Desenvolver oplano de recursos
humanos
Mobilizar a equipe do projeto
Desenvolver a equipe do projeto
Gerenciar a equipe do projeto
Identificar aspartes
interessadas
Planejar ascomunicações
Distribuir informações
Encerrar asaquisições
Reportar odesempenho
Gerenciar asexpectativas das
partes interessadas
Planejar o gerenciamento
dos riscos
Identificaros riscos
Realizar a análisequalitativa dos
riscos
Realizar a análisequantitativa dos
riscos
Planejar asrespostas a
riscos
Monitorar econtrolar os
riscos
Planejar asaquisições
Realizaraquisições
Administraraquisições
PROCESSOS DE PLANEJAMENTO
PROCESSOS DEINICIAÇÃO
PROCESSOS DE MONITORAMENTO E CONTROLE
PROCESSOS DE
ENCERRAMENTO
PROCESSOS DE EXECUÇÃO
Gerenciamento do Escopo do Projeto
Escopo
CustoTempo
Qualidade
Comunicação
Recursos HumanosRiscos
Aquisições
Integração
Gerenciamento do Escopo do Projeto
● O gerenciamento do escopo do projeto é o processo de definir qual trabalho é necessário e garantir que todo esse trabalho, e apenas esse trabalho, seja executado.
Gerenciamento do Escopo do Projeto
Escopo do Produto x Escopo do Projeto
Escopo do Produto (Requisitos)As características e funções que descrevem um
produto, serviço ou resultado.
Escopo do ProjetoO trabalho que precisa ser realizado para
entregar um produto, serviço ou resultado comas características e funções especificadas.
Plano de Gerenciamento do Escopo
● Parte do Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP), criado no processo Desenvolver o PGP (Gerenciamento da Integração)
● Fornece diretrizes de como o escopo será definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado
Processos do Gerenciamento de Escopo
Áreas de Conhecimento
Grupos de Processo de Gerenciamento de Projeto
Inicia-ção
Planejamento Execu-ção
Monitora-mento e Controle
Encerra-mento
Gerenciamento de Escopo
Coletar requisitos
Verificar escopo
Definir o escopo
Controlarescopo
Criar a EAP
Ciclo no Gerenciamento do Projeto
Planejar o trabalhoPlanejar o trabalho Executar o trabalhoExecutar o trabalho
Controlar o trabalhoControlar o trabalho
Processos do Gerenciamento do EscopoPlanejamento
Planejar o trabalhoPlanejar o trabalho Executar o trabalhoExecutar o trabalho
Controlar o trabalhoControlar o trabalho
Coletar requisitosDefinir o escopoCriar a EAP
Coletar os Requisitos
● Processo de definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender às necessidades e expectativas das partes interessadas.
Entradas
Termo de aberturado projetoRegistro das partesinteressadas
Ferramentas eTécnicas
EntrevistasDinâmicas de grupoOficinasTécnicas de criatividade em grupoTécnicas de tomada de decisão em grupoQuestionários e pesquisasObservaçõesProtótipos
Saídas
Documentação dosrequisitosPlano de gerencia-mento dos requisitosMatriz de rastreabi-lidade de requisitos
Requisitos
Requisitos
● Requisitos são as funcionalidades do produto e do projeto, solicitadas pelas partes interessadas
● Necessidades e expectativas quantificadas e documentadas● A coleta de requisitos é importante para definir e gerenciar as
expectativas do cliente● Requisitos de
● projeto: negócios, gerenciamento de projeto, entregas● de produto: funcionais e não-funcionais
Requisitos - Exemplo
Entradas do Processo
● Termo de Abertura do Projeto ● Registro das Partes Interessadas
Desenvolver oTermo de
Abertura doProjeto
Identificar asPartes
Interessadas
Coletar osRequisitos
Termo de Aberturado Projeto
Registro dasPartes Interessadas
Termo de Abertura do Projeto TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Título e Descrição do Projeto: (o que é o projeto)
Gerente do Projeto e autoridade:
Necessidade Empresarial:
Principais produtos do projeto:
Justificativa para realização:
Recursos pré-designados:
Partes Interessadas:
Descrição do produto/entregas:
Premissas e Restrições:
Gerente do Projeto e autoridade:
Aprovado por:___________________Cargo: Diretor Executivo
Registro das Partes Interessadas
● Informações de identificação (nome, localização, papel, contato)
● Informações de avaliação (requisitos essenciais, principais expectativas, influência no projeto)
● Classificação (interna/externa, apoiadora/neutra/resistente)
Ferramentas e Técnicas
● Entrevistas● Dinâmicas de grupo● Oficinas● Técnicas de criatividade em grupo● Técnicas de tomada de decisão em grupo● Questionários e pesquisas● Observações● Protótipos
Técnicas de Criatividade em Grupo
● Brainstorming● Técnica de grupo nominal● Técnica Delphi● Mapas mentais● Diagramas de afinidade
Técnicas de Tomada de Decisão em Grupo
● Unanimidade● Maioria● Pluralidade● Ditadura
Saídas do Processo
● Documentação dos requisitos● Plano de gerenciamento dos requisitos● Matriz de rastreabilidade de requisitos
Documentação dos Requisitos
● Descreve como os requisitos atendem às necessidades de negócio
● Os requisitos devem ser não-ambíguos, mensuráveis, completos, consistentes e aceitáveis
● Lista de requisitos categorizados por parte interessada e prioridade
Exemplo de Documento de Requisitos – Novo Telefone Móvel
Identificação
Descrição Parte interessada
Prioridade
R1 O telefone móvel deve utilizar a plataforma Android
Alta gerência Alta
R2 A bateria deve durar mais de 120 horas
Gerente de marketing
Média
R3 Deve suportar sincronização com Gmail
Gerente de marketing
Alta
R4 Deve suportar sincronização com MS Exchange
Gerente de marketing
Média
R5 Sincronização com outros servidores de email
Gerente de marketing
Baixa
R6 Utilizar o ambiente integrado desenvolvimento
Time do projeto Média
Plano de Gerenciamento dos Requisitos
● Documenta como os requisitos serão analisados, documentados e gerenciados
● Componentes do plano:●Como as atividades dos requisitos
serão planejadas, relatadas e rastreadas
●Atividades de gerenciamento de configuração
●Processo de priorização dos requisitos●Métricas do produto●Estrutura de rastreabilidade
Matriz de Rastreabilidade
● Rastreia os requisitos desde sua origem durante todo o ciclo de vida do projeto
● Utilizado no gerenciamento de mudanças
Perguntas Premiadas
● Por quê o registro das partes interessadas é importante para a coleta dos requisitos?
● Quem deve estar envolvido nas atividades de coleta dos requisitos?
● Para que serve a matriz de rastreabilidade?
Exercício em grupo
● Estudo de caso: Sistema de Automação de Biblioteca
● Dividir o grupo em clientes e time do projeto (incluindo o GP)
● Coletar os requisitos, documentando-os da melhor maneira possível (identificação, descrição, origem, prioridade)
Definir o Escopo
● Processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto
● Define o que está e o que não está incluído no projeto e suas entregas
● Baseia-se nas entregas principais, premissas e restrições documentadas na iniciação do projeto
Entradas
Termo de aberturado projetoDocumentação dosrequisitosAtivos de processosorganizacionais
Ferramentas eTécnicas
Opinião especializadaAnálise do produtoIdentificação de alternativasOficinas
Saídas
Declaração do escopo do projetoAtualizações dos documentos do projeto
Entradas do Processo
● Termo de Abertura do Projeto ● Documentação dos Requisitos● Ativos de processos organizacionais
Desenvolver oTermo de
Abertura doProjeto
Coletar osRequisitos
Definir oEscopo
Termo de Aberturado Projeto
Documentação dosRequisitos
Ativos de Processos Organizacionais
● Políticas, procedimentos e modelos para a declaração do escopo de um projeto
● Arquivos de projetos anteriores● Lições aprendidas
Ferramentas e Técnicas
● Opinião especializada● Análise do produto
● Decomposição do produto● Análise de sistemas● Análise de requisitos● Engenharia de sistemas● Análise de valor
● Identificação de alternativas● Oficinas
Saídas do Processo
● Declaração do escopo do projeto● Atualizações dos documentos do projeto
● Registro das partes interessadas● Documentação dos requisitos● Matriz de rastreabilidade dos requisitos
Declaração do Escopo do Projeto
● Define o trabalho que será executado e o que será excluído
● Inclui:● Descrição do escopo do produto● Critérios de aceitação do produto● Entregas do projeto● Exclusões do projeto● Restrições do projeto● Premissas do projeto
Criar a EAP
● Processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.
Entradas
Declaração do escopo do projetoDocumentação dosrequisitosAtivos de processosorganizacionais
Ferramentas eTécnicas
Decomposição
Saídas
EAPDicionário da EAPLinha de base do escopoAtualizações dos documentos do projeto
Definição de EAP
● Estrutura Analítica do Projeto, também conhecida como WBS (Work Breakdown Structure)
● Decomposição hierárquica do trabalho a ser realizado, orientada às entregas do projeto
● Decomposição deve ser feita até o nível de pacotes de trabalho, mais facilmente gerenciáveis (custo e tempo)
● Serve como base para a elaboração do cronograma
● A EAP é uma ferramenta para entendimento e visualização de todo o trabalho do projeto e das entregas do projeto, para as partes interessadas
Decomposição da EAP
Projeto
Fases ouÁreas
Agrupamentosou Produtos
Pacotes deTrabalho
● Recomenda-se decompor até no máximo em 5 níveis
● “Tamanho” do pacote de trabalho: 8 a 80 horas
Exemplo de EAP
Benefícios da EAP
● Subdivide o projeto em partes menores, mais fáceis de gerenciar
● Melhora a precisão das estimativas de custo e tempo
● Facilita a comunicação● Previne a omissão de entregas● Diminui os riscos de gerenciamento● Ajuda no comprometimento dos envolvidos no
projeto● Ajuda no gerenciamento de mudanças
Dicionário da EAP
● Contém descrições mais detalhadas de cada componente da EAP, inclusive dos pacotes de trabalho
● Para cada pacote de trabalho, pode incluir: identificador, conta de controle relacionada (para custos), descrição do trabalho, recursos necessários, estimativa de custos, marcos do cronograma, etc
Linha de base (baseline) do escopo
● O PGP contém uma série de linhas de base, em relação às quais o desempenho pode ser medido
● A linha de base do escopo inclui:● Declaração do escopo do
projeto● EAP● Dicionário da EAP
● A linha de base do escopo é monitorada, verificada e controlada durante todo o projeto
Processos do Gerenciamento do EscopoMonitoramento e Controle
Planejar o trabalhoPlanejar o trabalho Executar o trabalhoExecutar o trabalho
Controlar o trabalhoControlar o trabalho
Verificar o escopoControlar o escopo
Perguntas Premiadas
● Pra quê serve a EAP?● Quem utiliza a EAP, e como?
Exercício em grupo
● Estudo de caso: Sistema de Automação de Biblioteca
● Decompor o trabalho em componentes menores até os pacotes de trabalho, utilizando o documento de requisitos previamente criado
● Criar a EAP
Verificar o Escopo
● Processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto.
● Revisão das entregas com o cliente ou patrocinador para conseguir a aceitação formal das mesmas.
● Deve ser realizada ao término de cada fase do projeto.
Entradas
Plano de gerenciamento do projetoDocumentação dosrequisitosMatriz de rastreabilidade dos requisitosEntregas validadas
Ferramentas eTécnicas
Inspeção
Saídas
Entregas aceitasSolicitações de mudançaAtualizações dos documentos do projeto
Entradas do Processo
● Plano de Gerenciamento do Projeto● Documentação dos Requisitos● Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos● Entregas Validadas
Desenvolver oPlano de
Gerenciamentodo Projeto
Coletar osRequisitos
Verificar oEscopo
Linha de base do escopo
Requisitos
Matriz de Rastreabilidade
Realizar oControle daQualidade
EntregasValidadas
Pergunta Premiada
● O que é a linha base do escopo, do que é composta, e para quê serve?
Verificação do Escopo X Controle de Qualidade
● Verificar o Escopo do Projeto – Trata da aceitação das entregas (feito junto ao cliente, ele assina)
● Realizar o Controle da Qualidade – Trata do atendimento aos requisitos da qualidade especificados para a entrega (feito pela equipe, ela atesta)
Ferramentas e Técnicas
Inspeção● Medição, exame e verificação para determinar
se o trabalho e as entregas atendem aos requisitos e aos critérios de aceitação
● Também chamada revisão, revisão de produto, auditoria ou ensaio
Documentos de Requisitos
Entregas
Inspeção
Aceitação
Saídas do Processo
● Entregas aceitas● A aceitação formal é encaminhada
ao processo “Encerrar a fase ou projeto” (Encerramento)
● Solicitações de mudança● Entregas rejeitadas podem exigir
uma solicitação de mudança visando o reparo de defeitos (processo “Controle Integrado de Mudanças”)
● Atualizações dos documentos do projeto
Perguntas Premiadas
● Deve-se entregar mais do que o cliente pediu (gold plating)?
● O que acontece se o cliente não aprovar a entrega, mas está conforme os documentos de requisitos?
Controlar o Escopo
● Processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo.
Entradas
Plano de gerenciamento do projetoInformações sobre o desempenho do trabalhoDocumentação dosrequisitosMatriz de rastreabilidade dos requisitosAtivos de processosorganizacionais
Ferramentas eTécnicas
Análise da variação
Saídas
Medição do desempenho do trabalhoAtualizações de ativos de processos organizacionaisSolicitações de mudançaAtualizações do PGPAtualizações dos documentos do projeto
Controlar o Escopo
● Para controlar um projeto, é necessário se concentrar em controlar o escopo, bem como identificar o impacto das mudanças no escopo em outras áreas (processo “Controle Integrado de Mudanças”).
● Monitorar o que está sendo executado através das Informações sobre o Desempenho do Trabalho, compará-las com o que é esperado no PGP por suas linhas de base, e controlar o projeto analisando e processando as variações encontradas e agindo sobre elas.
● Todos os componentes da “restrição tripla” (escopo, tempo, custo, qualidade, risco) têm um processo de controle para verificar se a linha de base está sendo seguida.
Processos de Controle
O que foi Planejado(Linha de Base)
O que foi Realizado(Info de Desempenho)
ComparaçãoCorreção
(Solicitação de Mudança)
Entradas do Processo● Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP)● Informações sobre o Desempenho do
Trabalho● Documentação dos Requisitos● Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos● Ativos de Processos OrganizacionaisDesenvolver o
Plano deGerenciamento
do Projeto
Coletar osRequisitos
Controlar oEscopo
PGP
Requisitos
Matriz de Rastreabilidade
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Informações sobreo Desempenhodo Trabalho
Entradas do Processo
● Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP)● Linha de Base do Escopo● Planos de gerenciamento (escopo, requisitos,
mudanças, configuração)
● Informações sobre o desempenho do trabalho● Informações sobre o progresso do projeto, tais como
quais entregas foram concluídas
● Ativos de processos organizacionais● Políticas, procedimentos e diretrizes sobre controle● Métodos de monitoramento
Ferramentas e Técnicas
● Análise da Variação● Medições do desempenho do projeto● Determinação da causa da variação, e decisão
de ações corretivasDocumentos de Escopo
Informações sobre Desempenho
Análise da Variação
Medição de Desempenho
Solicitação de Mudança
Saídas do Processo
● Medição do desempenho do trabalho● Desempenho técnico planejado x realizado● Documentada e enviada às partes interessadas
● Atualizações de ativos de processos organizacionais● Causa das variações● Ação corretiva escolhida e suas razões● Outras lições aprendidas
● Solicitações de mudança
Medição de Desempenho - Exemplo
Progresso na Execução dos Casos de Uso
0
5
10
15
20
25
Meses
Nú
mer
o d
e C
aso
s d
e U
so
# UCs planejados
# UCs realizados
Perguntas Premiadas
● Qual documento contém a descrição detalhada dos pacotes de trabalho?
● Quando a verificação do escopo é realizada?● Para que serve o controle do escopo do
projeto?
Bibliografia
● PMBoK 4ª Edição● Mulcahy, Rita - Preparatório para Exame
PMP
Dúvidas ?
Próximas palestras
● 08/04/2010 - Gerenciamento de Tempo – William Vicente
Definir as atividades • Sequenciar as atividades • Estimar a duração das atividades • Estimar os recursos dasatividades • Desenvolver o o cronograma • Controlar ocronograma .
● 11/05/2010 - Gerenciamento de Custos - Loiberto Ararigboia Estimar os custos • Estimar o orçamento • Controlar os custos Concluir dentro do orçamento aprovado; Planejar os recursos
Próximas palestras (cont.)
● 08/06/2010 - Gerenciamento da Qualidade - Fernando Iria Planejar a qualidade • Realizar a garantia de qualidade • Realizar o controle da qualidade - Satisfazer às necessidades para as quais foi empreendido o projeto; Planejar a qualidade
● 11/08/2010 - Gerenciamento de Recursos Humanos – Luís Rogério
Desenvolver o plano de RH • Desenvolver a equipe do projeto • Gerenciar a equipe do projeto • Mobilizar a equipe do projeto - Utilizar de maneira mais eficaz o pessoal envolvido no projeto;
Próximas palestras (cont.)
● 09/09/2010 - Gerenciamento de Comunicações – Ana Elisa Lobo
Identificar as partes interessadas • Planejar as comunicações • Distribuir informações • Gerenciar as expectativas das partes interessadas • Reportar o desempenho
● 14/10/2010 - Gerenciamento de Riscos - Rafael Malagó
Planejar os riscos • Identificar os riscos • Planejar as respostas aos riscos • Realizar a análise qualitativa e quantitativa dos riscos • Monitorar e controlar riscos Identificar
● 09/11/2010 - Gerenciamento de Aquisições - Cibele Coscione
Planejar as aquisições • Realizar as aquisições • Administrar as aquisições • Encerrar as aquisições Encerrar o Projeto • Gerenciar as aquisições de bens e serviços de terceiros;
[email protected] (19)37573210