1a-jur-Kanzleisoftware
A-jur-FinanzbuchhaltungA-jur-Finanzbuchhaltung
12.04.2013
2a-jur-Kanzleisoftware
Warum Warum Finanzbuchhaltung?Finanzbuchhaltung?
ein Arbeitsgang:ein Arbeitsgang: Gewinnermittlung,Gewinnermittlung, Umsatzsteuer,Umsatzsteuer, Aktenkonten,Aktenkonten, Beteiligtenkonten.Beteiligtenkonten.
Übersichtlichkeit,Übersichtlichkeit, Fehlervermeidung.Fehlervermeidung. AbgabenordnungAbgabenordnung
3a-jur-Kanzleisoftware
DemoDemo
Buchung einer MieteBuchung einer Miete Buchung Buchung
GerichtskostenvorschussGerichtskostenvorschuss Rechnung erstellenRechnung erstellen Zahlungseingang von GegnerZahlungseingang von Gegner AbschlussrechnungAbschlussrechnung Ausgleich der RechnungAusgleich der Rechnung AuswertungAuswertung
4a-jur-Kanzleisoftware
Finanzbuchhaltung und Finanzbuchhaltung und AktenAkten
Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, d.h.d.h. Honorare, Fremdgeld usw., undHonorare, Fremdgeld usw., und Miete, Personal, Reklame, Büroausstattung,Miete, Personal, Reklame, Büroausstattung, m. a. W. sämtliche betrieblichen Einnahmen und m. a. W. sämtliche betrieblichen Einnahmen und
Ausgaben und sonstigen KontobewegungenAusgaben und sonstigen Kontobewegungen … … in einer einheitlichen Systematik, genannt in einer einheitlichen Systematik, genannt
„Kontenrahmen“„Kontenrahmen“ Ziel und Zweck ist insbesondere die Ziel und Zweck ist insbesondere die
Ermittlung des GewinnsErmittlung des Gewinns Abrechnung der AktenAbrechnung der Akten Statistische Auswertungen, z.B. Bilanz, nach Statistische Auswertungen, z.B. Bilanz, nach
Mandanten, betriebswirtschaftlich, Umsatzverteilung Mandanten, betriebswirtschaftlich, Umsatzverteilung nach Sachgebieten und Sachbearbeitern u. v. a. mnach Sachgebieten und Sachbearbeitern u. v. a. m
SteuerberaterSteuerberater Benötigt man einen Steuerberater?Benötigt man einen Steuerberater?
LohnbuchhaltungLohnbuchhaltung Abschreibungen, BewirtungenAbschreibungen, Bewirtungen Auseinanderfallen von Handels- und SteuerbilanzAuseinanderfallen von Handels- und Steuerbilanz Bilanzierungspflicht kraft RechtsformBilanzierungspflicht kraft Rechtsform
Schlechte Lösung: Schlechte Lösung: Alles einem Steuerberater überlassenAlles einem Steuerberater überlassen Gefahr sachlicher Fehler infolge von Informationsverlust,Gefahr sachlicher Fehler infolge von Informationsverlust, Keine Aktenkonten,Keine Aktenkonten,
Keine Möglichkeit des Rechnungsimports,Keine Möglichkeit des Rechnungsimports, unnötige und teure Doppelarbeit,unnötige und teure Doppelarbeit, Schwer aufklärbare Diskrepanzen zur eigenen Buchhaltung.Schwer aufklärbare Diskrepanzen zur eigenen Buchhaltung.
Steuerberater importiert alle Buchungen (Auswertung „Soll und Steuerberater importiert alle Buchungen (Auswertung „Soll und Haben“)Haben“)
Beste Lösung: Beste Lösung: Steuerberater bucht nur die Summen und Salden Steuerberater bucht nur die Summen und Salden nach,nach,
Nur ca. ein Dutzend Buchungen,Nur ca. ein Dutzend Buchungen, Übereinstimmung mit Kanzleibuchhaltung bzw. erkennbare AbweichungenÜbereinstimmung mit Kanzleibuchhaltung bzw. erkennbare Abweichungen
5a-jur-Kanzleisoftware
6a-jur-Kanzleisoftware
Doppelte BuchführungDoppelte Buchführung Keine Buchung ohne Gegenbuchung,Keine Buchung ohne Gegenbuchung, Girokonto, Kasse usw. werden Girokonto, Kasse usw. werden
abgestimmt,abgestimmt, Mehr Zuverlässigkeit durch Kontrolle:Mehr Zuverlässigkeit durch Kontrolle:
Kontosalden,Kontosalden, Einnahmen – Ausgaben = Einnahmen – Ausgaben =
Endvermögen – AnfangsvermögenEndvermögen – Anfangsvermögen Für Anwälte nicht vorgeschrieben, aber Für Anwälte nicht vorgeschrieben, aber
sehr zu empfehlensehr zu empfehlen
KontotypenKontotypen Gewinn/Verlust oder Bestand?Gewinn/Verlust oder Bestand?
Manche Konten erfassen Einnahmen und Manche Konten erfassen Einnahmen und Ausgaben („Ergebnis“, „Erfolg“), z.B. Honorare, Ausgaben („Ergebnis“, „Erfolg“), z.B. Honorare, MieteMiete
Andere Konten („Bestand“, „Finanzkonten“) Andere Konten („Bestand“, „Finanzkonten“) erfassen nur den Bestand, z.B. Girokonto, Kasseerfassen nur den Bestand, z.B. Girokonto, Kasse
Positiv oder Negativ?Positiv oder Negativ?
Ausgaben und Schulden werden üblicherweise Ausgaben und Schulden werden üblicherweise ebenfalls mit positivem Vorzeichen erfasst und ebenfalls mit positivem Vorzeichen erfasst und erst vom System umgerechnet.erst vom System umgerechnet.
Dies ergibt Dies ergibt viervier grundlegende Kontotypen; grundlegende Kontotypen;
7a-jur-Kanzleisoftware
Positiv Negativ
Ergebnis Einnahmen Ausgaben
Bestand Guthaben Verbindlichkeiten
8a-jur-Kanzleisoftware
Kontenrahmen – Kontenrahmen – Strukturen:Strukturen:
DATEV 03, 04, 05 usw.DATEV 03, 04, 05 usw. 1. Ebene… 1. Ebene…
2. Ebene…2. Ebene… 3. Ebene…3. Ebene…
4. Ebene…4. Ebene… A-jur FinanzbuchhaltungA-jur Finanzbuchhaltung
EinnahmenEinnahmen Oberkonten …Oberkonten …
Einzelkonten …Einzelkonten … AusgabenAusgaben
Oberkonten …Oberkonten … Einzelkonten …Einzelkonten …
GuthabenGuthaben Oberkonten …Oberkonten …
Einzelkonten …Einzelkonten … VerbindlichkeitenVerbindlichkeiten
Oberkonten …Oberkonten … Einzelkonten …Einzelkonten …
Aktenkonten:Aktenkonten:zusammengefasste zusammengefasste Darstellung alsDarstellung als Forderungen (insb. Forderungen (insb.
Auslagen)Auslagen) Einnahmen (insb. Gebühren)Einnahmen (insb. Gebühren) Verbindlichkeiten (insb. Verbindlichkeiten (insb.
Fremdgeld)Fremdgeld) AusgabenAusgaben
A-jur MandantenbuchaltungA-jur Mandantenbuchaltung EinnahmenEinnahmen
EinzelkontenEinzelkonten AusgabenAusgaben
EinzelkontenEinzelkonten GuthabenGuthaben
EinzelkontenEinzelkonten VerbindlichkeitenVerbindlichkeiten
EinzelkontenEinzelkonten
9a-jur-Kanzleisoftware
Kontenrahmen - BeispielKontenrahmen - Beispiel EinnahmenEinnahmen
Anwaltliche EinnahmenAnwaltliche Einnahmen GebührenGebühren VeröffentlichungshonorareVeröffentlichungshonorare
Sonstige EinnahmenSonstige Einnahmen Zinseinnahmen (z.B. KFB!)Zinseinnahmen (z.B. KFB!) MietenMieten
AusgabenAusgaben RaumkostenRaumkosten PersonalkostenPersonalkosten
SekretariatSekretariat ReferendareReferendare
Fachliche KostenFachliche Kosten Abschreibung AuslagenAbschreibung Auslagen LiteraturLiteratur JurisJuris
GewinnverteilungGewinnverteilung
GuthabenGuthaben FinanzkontenFinanzkonten
Postbank 1234567Postbank 1234567 Deutsche Bank 7878 56Deutsche Bank 7878 56
ForderungenForderungen AuslagenforderungenAuslagenforderungen Sonstige ForderungenSonstige Forderungen
AnlagevermögenAnlagevermögen BürogeräteBürogeräte MobiliarMobiliar
VerbindlichkeitenVerbindlichkeiten EigenkapitalEigenkapital
AnfangsvermögenAnfangsvermögen Kapitalkonto Partner AKapitalkonto Partner A
KreditverbindlichkeitenKreditverbindlichkeiten TreuhandTreuhand
FremdgeldFremdgeld
10a-jur-Kanzleisoftware
Grundsätze Grundsätze ordnungsgemäßer ordnungsgemäßer
Buchführung (GOB)Buchführung (GOB) Wahrheit & KlarheitWahrheit & Klarheit de.wikipedia.org/wiki/GOBde.wikipedia.org/wiki/GOB:
1 Herleitung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 2 Kodifizierte GoB
2.1 Rahmengrundsätze 2.1.1 Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit 2.1.2 Grundsatz der Klarheit 2.1.3 Grundsatz der Einzelbewertung 2.1.4 Grundsatz der Vollständigkeit 2.1.4.1 Wertaufhellung
2.2 Abgrenzungsgrundsätze 2.2.1 Realisationsprinzip 2.2.2 Imparitätsprinzip 2.2.3 Grundsatz der Abgrenzung der Sache und der Zeit
nach 2.3 Ergänzende Grundsätze
2.3.1 Grundsatz der Vorsicht 2.3.2 Grundsatz der Kontinuität 2.3.3 Grundsatz der Fortführung der
Unternehmenstätigkeit 2.3.4 Stichtagsprinzip
3 Nicht kodifizierte GoB 4 Literatur
Verantwortung des UnternehmersVerantwortung des Unternehmers ProtokollierungProtokollierung
11a-jur-Kanzleisoftware
Access-ProjektAccess-ProjektAlternative Benutzeroberfläche mit demselben Alternative Benutzeroberfläche mit demselben
DatenbestandDatenbestand Gesondertes ProgrammGesondertes Programm Es genügt die kostenlose Es genügt die kostenlose Access Runtime Access Runtime VorteileVorteile
Berichte (Ergebnis, Umsatzsteuer usw.)Berichte (Ergebnis, Umsatzsteuer usw.) IndustriestandardIndustriestandard EingabekomfortEingabekomfort Im- und Export, Datensicherung und andere Im- und Export, Datensicherung und andere
Administrationstools Administrationstools BibliothekBibliothek MandantenbuchhaltungMandantenbuchhaltung Alternative Stammdaten-, Akten- und AdressverwaltungAlternative Stammdaten-, Akten- und Adressverwaltung In der Kaufversion: hervorragende Plattform für eigene In der Kaufversion: hervorragende Plattform für eigene
Abfragen, Formulare und BerichteAbfragen, Formulare und Berichte
12a-jur-Kanzleisoftware
Übung: einfache Übung: einfache BuchungenBuchungen
Festlegung des BereichsFestlegung des Bereichs StandardbuchungenStandardbuchungen
Erster Rahmen: FinanzkontoErster Rahmen: Finanzkonto Zweiter Rahmen: GegenkontoZweiter Rahmen: Gegenkonto
Umsatzsteuer einzelkontobezogenUmsatzsteuer einzelkontobezogen Kontext-KontenKontext-Konten UmbuchungenUmbuchungen Fehlbuchungen / KorrekturenFehlbuchungen / Korrekturen AnfangssaldenAnfangssalden KontoabschlüsseKontoabschlüsse
13a-jur-Kanzleisoftware
AnlagevermögenAnlagevermögen Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater?Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? Anschaffung Anschaffung bruttobrutto in das betreffende Aufwandskonto in das betreffende Aufwandskonto
buchen, unter Angabe der Umsatzsteuerbuchen, unter Angabe der Umsatzsteuer z.B. Bankz.B. Bank z.B. Bürogerätez.B. Bürogeräte
AktivierungAktivierung: Nettobetrag zu Lasten des Aufwandskontos : Nettobetrag zu Lasten des Aufwandskontos buchen in Konto Anlagevermögenbuchen in Konto Anlagevermögen z.B. Anlagevermögenz.B. Anlagevermögen z.B. Bürogeräte (z.B. Bürogeräte (mindertmindert sich, d.h. negatives Vorzeichen!) sich, d.h. negatives Vorzeichen!)
Anlagen- und Abschreibungsplan separat verwalten, z.B. Anlagen- und Abschreibungsplan separat verwalten, z.B. mit Tabellenkalkulationmit Tabellenkalkulation
Jeweils zum 31.12. Abschreibung zu Lasten Jeweils zum 31.12. Abschreibung zu Lasten Anlagevermögen buchen:Anlagevermögen buchen: AbschreibungAbschreibung AnlagevermögenAnlagevermögen
14a-jur-Kanzleisoftware
Bewirtung mit Bewirtung mit Umsatzsteuer Umsatzsteuer
und Privatanteilund Privatanteil Büroorganisation: im Hause oder Büroorganisation: im Hause oder
Steuerberater?Steuerberater? Steuerliche Behandlung:Steuerliche Behandlung:
Umsatzsteuer ist voll zu berücksichtigen, Umsatzsteuer ist voll zu berücksichtigen, 30% vom Nettobetrag sind privat30% vom Nettobetrag sind privat
Buchhalterisch umsetzbar alternativ Buchhalterisch umsetzbar alternativ durch zwei Ansätze:durch zwei Ansätze: Minderung des Bewirtungsaufwands Minderung des Bewirtungsaufwands
durch Entnahmedurch Entnahme Erhöhung der Einnahmen durch Erhöhung der Einnahmen durch
SachbezugSachbezug Kann auch en bloc zum 31.12. erfolgenKann auch en bloc zum 31.12. erfolgen
15a-jur-Kanzleisoftware
Übung: Aktenkonten Übung: Aktenkonten buchenbuchen Rechnung erstellen und buchenRechnung erstellen und buchen
Import aus Offenen PostenImport aus Offenen Posten Rundreise von der Rechnung Rundreise von der Rechnung
durch die Fibu und zurück in durch die Fibu und zurück in die Rechnung:die Rechnung: Rechnung erstellen und buchen,Rechnung erstellen und buchen, Zahlung buchen,Zahlung buchen, Fibu-ImportFibu-Import Rechnung fortführenRechnung fortführen
Auswertungen:Auswertungen: Access-ProjektAccess-Projekt Fibu-FensterFibu-Fenster Cockpit-MenüCockpit-Menü
manuelle Korrektur / Eingabemanuelle Korrektur / Eingabe
16a-jur-Kanzleisoftware
AktenkontenAktenkonten
Praktische Mengenlehre:Praktische Mengenlehre: Teilmenge der Teilmenge der Finanzbuchhaltung,Finanzbuchhaltung,
ergibt sich aus Zuordnung zu einer Akteergibt sich aus Zuordnung zu einer Akte Buchungen können, müssen aber keiner Akte Buchungen können, müssen aber keiner Akte
zugeordnet sein,zugeordnet sein, komprimierte Darstellung durch komprimierte Darstellung durch
Zusammenfassung der vier Kontotypen:Zusammenfassung der vier Kontotypen: Auslagen und andere Auslagen und andere ForderungenForderungen Gebühren und andere Gebühren und andere EinnahmenEinnahmen Fremdgeld und andere Fremdgeld und andere VerbindlichkeitenVerbindlichkeiten AusgabenAusgaben
Unterschiedliche Akten denkbar,Unterschiedliche Akten denkbar, AktenkontoAktenkonto: mit Gegenüberstellung der : mit Gegenüberstellung der
BeteiligtenkontenBeteiligtenkonten Aktenkonto internAktenkonto intern: reine Finanzbuchhaltung: reine Finanzbuchhaltung
17a-jur-Kanzleisoftware
Finanzbuchhaltung und Finanzbuchhaltung und BeteiligtenkontenBeteiligtenkonten
FinanzbuchhaltungFinanzbuchhaltung:: Grundlage fürGrundlage für
GewinnermittlungGewinnermittlung UmsatzsteuerUmsatzsteuer BetriebswirtschaftBetriebswirtschaft
Es gelten die GOBEs gelten die GOB
Beteiligtenkonten:Beteiligtenkonten: Kein Teil der Kein Teil der
FinanzbuchhaltungFinanzbuchhaltung bloß interne bloß interne
ForderungsberechnForderungsberechnungung
Konten könne frei Konten könne frei bearbeitet werden, bearbeitet werden, GOB gelten nichtGOB gelten nicht
18a-jur-Kanzleisoftware
Komplexe Komplexe BuchungssätzeBuchungssätze Im Handelsverkehr, bei der DATEV, oder auch bei einfachen Im Handelsverkehr, bei der DATEV, oder auch bei einfachen
Honorarrechnungen, werden meist genau zwei Konten angesprochen:Honorarrechnungen, werden meist genau zwei Konten angesprochen: Soll:Soll: Bankkonto, Kasse o.ä.Bankkonto, Kasse o.ä. Haben:Haben: Sachkonto („Lieferungen und Leistungen“)Sachkonto („Lieferungen und Leistungen“) FolgeFolge:: einheitlicher Betrag und Umsatzsteuersatzeinheitlicher Betrag und Umsatzsteuersatz
Bei Anwälten werden typischerweise auch Auslagen und Fremdgeld in Bei Anwälten werden typischerweise auch Auslagen und Fremdgeld in derselben Rechnung abgerechnet, oft auch unterschiedliche Akten, so derselben Rechnung abgerechnet, oft auch unterschiedliche Akten, so daß auch mehr als zwei Konten angesprochen werden können daß auch mehr als zwei Konten angesprochen werden können ((zusammengesetzte Buchungssätze, Splitbuchungen)zusammengesetzte Buchungssätze, Splitbuchungen) : :
Bankkonto, KasseBankkonto, Kasse EinnahmenkontoEinnahmenkonto AuslagenkontoAuslagenkonto FremdgeldkontoFremdgeldkonto … … und beliebige viele mehr, auch zu unterschiedlichen Aktenund beliebige viele mehr, auch zu unterschiedlichen Akten
VorteilVorteil: nur so werden die Beträge des Kontoauszuges : nur so werden die Beträge des Kontoauszuges wirklichkeitsgetreu wiedergegeben.wirklichkeitsgetreu wiedergegeben.
Soll und Haben:Soll und Haben: Auswertung mit Gegenbuchungen Auswertung mit Gegenbuchungen FolgeFolge: Betrag, Umsatzsteuer und ggf. Akte sind für jedes Konto : Betrag, Umsatzsteuer und ggf. Akte sind für jedes Konto
gesondert anzugeben!gesondert anzugeben! Sind mehr als zwei Buchungen vorhanden, wird die oberste Zeile als Sind mehr als zwei Buchungen vorhanden, wird die oberste Zeile als
„Buchung“ und alle weiteren Zeilen als Gegenbuchung zur ersten Zeile „Buchung“ und alle weiteren Zeilen als Gegenbuchung zur ersten Zeile angesehen.angesehen.
19a-jur-Kanzleisoftware
AusgleichAusgleich Ein Buchungssatz muss Ein Buchungssatz muss ausgeglichenausgeglichen sein, d.h. jede Einzelbuchung sein, d.h. jede Einzelbuchung
muss durch eine andere Buchung in gleicher Höhe kompensiert muss durch eine andere Buchung in gleicher Höhe kompensiert sein.sein.
Traditionell Soll / Haben durch linke/rechte Seite eines KontosTraditionell Soll / Haben durch linke/rechte Seite eines Kontos Es kann sich auch um eine Gesamtheit mehrerer Buchungen Es kann sich auch um eine Gesamtheit mehrerer Buchungen
handeln („Splitbuchung“).handeln („Splitbuchung“). Die Summe der Beträge beträgt nicht unbedingt Null:Die Summe der Beträge beträgt nicht unbedingt Null:
Konten werden in der Regel mit positivem Vorzeichen geführt, selbst Konten werden in der Regel mit positivem Vorzeichen geführt, selbst wenn es sich um Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt,wenn es sich um Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt,
Bestandskonten haben ein anderes Vorzeichen als ErtragskontenBestandskonten haben ein anderes Vorzeichen als Ertragskonten Ein Buchungssatz ist ausgeglichen, wenn die Summe der Ein Buchungssatz ist ausgeglichen, wenn die Summe der
Absolutbeträge „Soll“ der Summe der Absolutbeträge „Haben“ Absolutbeträge „Soll“ der Summe der Absolutbeträge „Haben“ entspricht.entspricht.
Unausgeglichene Buchungssätze können nicht gespeichert Unausgeglichene Buchungssätze können nicht gespeichert werden. Unter „Probleme“ können sich etwaige dennoch werden. Unter „Probleme“ können sich etwaige dennoch vorhandene Fehlbuchungen anzeigen lassenvorhandene Fehlbuchungen anzeigen lassen
Der Button rechts neben dem Betragsfeld gleicht den Der Button rechts neben dem Betragsfeld gleicht den Buchungssatz rechnerisch aus.Buchungssatz rechnerisch aus.
20a-jur-Kanzleisoftware
Integrierte Buchung von Integrierte Buchung von BeteiligtenkontoBeteiligtenkonto
Beteiligtenkonten sind kein Teil der Beteiligtenkonten sind kein Teil der Finanzbuchhaltung,Finanzbuchhaltung,
Sie können in der Fibu mitgebucht Sie können in der Fibu mitgebucht werden, um Doppelarbeit zu vermeiden,werden, um Doppelarbeit zu vermeiden,
Meist reine Bruttobeträge entsprechend Meist reine Bruttobeträge entsprechend Kontoauszug (oberster Rahmen),Kontoauszug (oberster Rahmen),
Optional auch für jede weitere Buchung,Optional auch für jede weitere Buchung, nachträgliche Änderungen auch über nachträgliche Änderungen auch über
„Konto buchen“„Konto buchen“ „„Aktenkonto“ enthält Aktenkonto“ enthält
Gegenüberstellung Beteiligtenkonten Gegenüberstellung Beteiligtenkonten und Fibuund Fibu
21a-jur-Kanzleisoftware
Akten buchenAkten buchen Eine Buchung erscheint im Konto einer Akte, wenn Eine Buchung erscheint im Konto einer Akte, wenn
zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen AKonto = „D“ oder „M“) (gemäß Kontenrahmen AKonto = „D“ oder „M“) undund
die Akte angegeben wurde.die Akte angegeben wurde. Mögliche Doppelfunktion des Aktenzeichens:Mögliche Doppelfunktion des Aktenzeichens:
Für eine integrierte Buchung ins Beteiligtenkonto ist auch Für eine integrierte Buchung ins Beteiligtenkonto ist auch die Akte anzugeben,die Akte anzugeben,
Buchung zur Akte erfolgt dabei aber nur, wenn zum Konto Buchung zur Akte erfolgt dabei aber nur, wenn zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen). Kontenrahmen).
da die im 1. Rahmen anzugebenden Geldkonten da die im 1. Rahmen anzugebenden Geldkonten (Kasse, Giro u.s.w.) normalerweise nicht als (Kasse, Giro u.s.w.) normalerweise nicht als Aktenkonten in Betracht kommen, wird im 1. Aktenkonten in Betracht kommen, wird im 1. Rahmen meistens nur das Beteiligtenkonto gebucht.Rahmen meistens nur das Beteiligtenkonto gebucht.
Zur Kontrolle ist das betreffende Feld hellgelb Zur Kontrolle ist das betreffende Feld hellgelb hinterlegt.hinterlegt.
22a-jur-Kanzleisoftware
RechnungsnummernRechnungsnummern Ursprung: vorgeschrieben durch UStGUrsprung: vorgeschrieben durch UStG Buchen = neue Schuldposition im Buchen = neue Schuldposition im
Beteiligtenkonto mit RechnungsnummerBeteiligtenkonto mit Rechnungsnummer enthält alle Informationen zum Adressaten und enthält alle Informationen zum Adressaten und
zur Aktezur Akte Die körperlichen Ausgangsrechnungen müssen Die körperlichen Ausgangsrechnungen müssen
fortlaufend sein,fortlaufend sein, Erfassung der Nummern in der Fibu wird nicht Erfassung der Nummern in der Fibu wird nicht
verlangt. Änderungen durch „Konto buchen“ verlangt. Änderungen durch „Konto buchen“ sind daher zulässig. sind daher zulässig.
Zählung ist nicht ganz eindeutig, dennZählung ist nicht ganz eindeutig, denn neue Zählung pro Jahr,neue Zählung pro Jahr, Zählung gesondert pro UnternehmenZählung gesondert pro Unternehmen
Vorteil: automatisierte Verbuchung, deshalb: Vorteil: automatisierte Verbuchung, deshalb: großzügig verwenden!großzügig verwenden!
23a-jur-Kanzleisoftware
Rechnung buchenRechnung buchen „„Bilanzieren“:Bilanzieren“:
Buchen einer Rechnung ist Buchen einer Rechnung ist bereits eine bereits eine umsatzsteuerpflichtige umsatzsteuerpflichtige Einnahme Einnahme („Sollversteuerung“)(„Sollversteuerung“)
Ausgleich der Rechung ist Ausgleich der Rechung ist ertragsmäßig neutral ertragsmäßig neutral (Aktivtausch) (Aktivtausch)
späterer Ausfall der Rechnung späterer Ausfall der Rechnung wäre Forderungsabschreibungwäre Forderungsabschreibung
EÜ-Rechner:EÜ-Rechner: Buchen einer Rechnung ist Buchen einer Rechnung ist
internerinterner Vorgang Vorgang Erst die Bezahlung der Erst die Bezahlung der
Rechnung ist Rechnung ist Einnahme Einnahme („Istversteuerung“)(„Istversteuerung“)
Folge für Anwälte und Folge für Anwälte und a-jur:a-jur: Buchen der Rechnung Buchen der Rechnung
erfolgt ins erfolgt ins BeteiligtenkontoBeteiligtenkonto
„„Offene Posten“ sind Offene Posten“ sind kein Teil der kein Teil der Finanzbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, sondern eine sondern eine Auswertung der Auswertung der internen internen BeteiligtenkontenBeteiligtenkonten
In der In der Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung erscheint keine erscheint keine Sollstellung.Sollstellung.
Kontextinformationen
Rechnung stornieren?! uneinbringliche Rechnungen als Sollstellung im
Beteiligtenkonto stehen lassen. Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen
Posten erscheinen, genügt es, die entsprechende Akte abzulegen.
Bei einvernehmlicher Änderung der Rechnung, insbesondere bei Gewerbetreibenden: über das Rechnungsfenster eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung erstellen und buchen.
In anderen Fällen: Rechnungsbuchung ändern oder löschen über "Konto buchen". Wenn die Rechnung bereits versendet worden war, genügt es der Finanzverwaltung, wenn eine Kopie der Rechnung zugänglich bleibt.
Im Interesse der Transparenz: Gegenbuchung im betreffenden Beteiligtenkonto, also der zu stornierende Betrag mit negativem Vorzeichen.
Gesplittete Umsatzsteuer
Wenn Nettobetrag und die Umsatzsteuer getrennt bezahlt (häufig in Versicherungssachen) werden:
Zweckbestimmung ist umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Bei beiden Eingängen ist die geltende Umsatzsteuer anzugeben. Der Nettobetrag ist also als Bruttobetrag zu
buchen, als wäre Umsatzsteuer darin enthalten Der Umsatzsteuerbetrag ist ebenfalls als
Bruttobetrag zu buchen, als wäre darin auch ein Nettoanteil enthalten.
Auslagen Begriff: Keine Vergütung, sondern das Durchreichen
konkreter Zahlungen eins zu eins ohne Gewinn oder Verlust. Wirtschaftlich liegt keine Vermögensminderung vor, solange
ein werthaltiger Erstattungsanspruch besteht. Steuerlich wird unterschieden (§ 4 II EStG):
Wenn im Namen und für Rechnung des Dritten gezahlt wird, liegt kein Aufwand, sondern ein auch umsatzsteuerlich neutraler durchlaufender Posten vor. Dies wird neuerdings eng ausgelegt.
Wenn im eigenen Namen abgerechnet wird, sind Verauslagung und Erstattung
ertragsteuerlich Aufwand bzw. Einnahme. Umsatzsteuerlich relevante Leistungen.
Checkliste: Wenn die Auslage Umsatzsteuer enthält, sollte sie vorsorglich
gleich als Aufwand gebucht werden. Dies führt auch zu einem ordnungsgemäßen Vorsteuerausweis.
Wenn die Auslage keine Umsatzsteuer enthält: Wenn Kostenschuldner der Auftraggeber ist: durchlaufend. Wenn Rechtsanwalt selbst der Kostenschuldner ist: Aufwand.
Achtung: in diesem Fall entsteht nicht vorsteuerabzugsberechtigten Auftraggebern durch die Umsatzsteuer ein Mehraufwand! Wenn möglich, Beleg berichtigen lassen.
Fremdgeld / AnderkontoFremdgeld / Anderkonto Eingang auf Anderkonto: Gegenkonto Eingang auf Anderkonto: Gegenkonto
Fremdgeld!Fremdgeld! Umbuchung Umbuchung ohneohne Kontobewegung Kontobewegung
Fremdgeld negativ Fremdgeld negativ Gebühren positivGebühren positiv Ggf. Auslagen und AusgabenGgf. Auslagen und Ausgaben
Umbuchung Umbuchung mitmit Kontobewegung Kontobewegung Unterschied Anderkonto / FremdgeldkontoUnterschied Anderkonto / Fremdgeldkonto Das Anderkonto ist ein normales Bestandskonto und Das Anderkonto ist ein normales Bestandskonto und
weiß nichts von seiner Zweckbestimmungweiß nichts von seiner Zweckbestimmung Die entsprechende Überweisung von Anderkonto auf Die entsprechende Überweisung von Anderkonto auf
Kanzleikonto erfolgt gesondert und ist neutral.Kanzleikonto erfolgt gesondert und ist neutral.
28a-jur-Kanzleisoftware
29a-jur-Kanzleisoftware
AuswertungenAuswertungen Cockpit / Access-ProjektCockpit / Access-Projekt Ergebnis / Umsatzsteuer / FinanzErgebnis / Umsatzsteuer / Finanz mit / ohne Einzelbuchungenmit / ohne Einzelbuchungen Aktenkonto / internAktenkonto / intern BilanzBilanz BuchungssatzBuchungssatz Listen:Listen:
Offene Posten: Auswertung der BeteiligtenkontenOffene Posten: Auswertung der Beteiligtenkonten Aktenkonten: Auswertung der FinanzbuchhaltungAktenkonten: Auswertung der Finanzbuchhaltung
Für den SteuerberaterFür den Steuerberater „„Soll und Haben“ oderSoll und Haben“ oder Ergebnis ohne EinzelbuchungenErgebnis ohne Einzelbuchungen
30a-jur-Kanzleisoftware
RechnungstatbeständeRechnungstatbestände
Auswahl und Formulierung Auswahl und Formulierung beliebig konfigurierbarbeliebig konfigurierbar
Formeln: Art und Weise der Formeln: Art und Weise der Berechnung und der VorgabenBerechnung und der Vorgaben
Format2: Formatierung von p2, Format2: Formatierung von p2, z.B. km, St.z.B. km, St.
SortierungSortierung VeraltetVeraltet KontoidKontoid
31a-jur-Kanzleisoftware
RechnungsformelnRechnungsformeln für jeden Rechnungstatbestand muß angeben für jeden Rechnungstatbestand muß angeben
werden, nach welcher Formel er zu berechnen istwerden, nach welcher Formel er zu berechnen ist zusätzlich können Standardwerte angegeben werdenzusätzlich können Standardwerte angegeben werden
IDID BezeichnungBezeichnung p1p1 p2p2 pTxtpTxt
11 DirekteingabeDirekteingabe VorschlVorschlagag
22 ZehnteltabelleZehnteltabelle QuotenvorschlQuotenvorschlagag
StandardtabelleStandardtabelle
33 MultiplikationMultiplikation PreisPreis
44 AuslagenpauschalAuslagenpauschalee
//
55 DokumentenpauscDokumentenpauschalehale
// //
88 TabelleTabelle QuotenvorschlQuotenvorschlagag
StandardtabelleStandardtabelle
99 HebegebührHebegebühr // //
1100
BetragsrahmenBetragsrahmen MinMin MaxMax
1111
QuotenrahmenQuotenrahmen MinMin MaxMax
1313 QuoteVomNettoGQuoteVomNettoGesamtbetragesamtbetrag
VorschlagVorschlag
1414 AdditionAddition
1515 ProzentsatzProzentsatz
1616 DivisionDivision
32a-jur-Kanzleisoftware
Rechnungstatbestände: Rechnungstatbestände: KontoIdKontoId
Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung,Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, gibt an, welches Konto der Finanzbuchhaltung gibt an, welches Konto der Finanzbuchhaltung
vorgeschlagen wird, wenn die Zahlung erfolgt,vorgeschlagen wird, wenn die Zahlung erfolgt, Nicht alle Konten kommen in Betracht, sondern nur Nicht alle Konten kommen in Betracht, sondern nur
wenn im Kontenrahmen durch „wenn im Kontenrahmen durch „Akte kannAkte kann“ oder “ oder „Akte „Akte muss“muss“ freigegeben, freigegeben,
wichtigster Fall: Gebühreneinnahmen,wichtigster Fall: Gebühreneinnahmen, Außerdem: Auslagen, Fremdgeld,Außerdem: Auslagen, Fremdgeld, zusätzlich alles andere, was im Fibu-Kontenrahmen zusätzlich alles andere, was im Fibu-Kontenrahmen
vorgesehen ist und in einer Rechnung erscheinen vorgesehen ist und in einer Rechnung erscheinen kann, z.B.kann, z.B. MieteinnahmenMieteinnahmen ZinseinnahmenZinseinnahmen VeröffentlichungshonorareVeröffentlichungshonorare Verkauf von AnlagevermögenVerkauf von AnlagevermögenEs empfiehlt sich sowieso auch für solche Angelegenheiten Es empfiehlt sich sowieso auch für solche Angelegenheiten
die Anlage von Akten!die Anlage von Akten!
Jahresabschluss, Gewinnverteilung und Entnahmen
Sobald die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres Sobald die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres feststehen, wird der Saldo jedes einzelnen Einnahmen- und feststehen, wird der Saldo jedes einzelnen Einnahmen- und Ausgabenkontos auf ein Gewinn- und Ausgabenkontos auf ein Gewinn- und Verlustverrechnungskonto übertragen (umgebucht).Verlustverrechnungskonto übertragen (umgebucht).
Für einen Einzelanwalt genügt das bereits. Für einen Einzelanwalt genügt das bereits. Um den Gewinn auf mehrere Partner zu verteilen, ist der Um den Gewinn auf mehrere Partner zu verteilen, ist der
Saldo dieses Verrechnungskontos weiter umzubuchen:Saldo dieses Verrechnungskontos weiter umzubuchen: Der auf dem GuV-Konto angesammelte Gewinn (oder Verlust) ist nach der Der auf dem GuV-Konto angesammelte Gewinn (oder Verlust) ist nach der
geltenden Gewinnverteilung auf die einzelnen Verrechnungskonten der Partner geltenden Gewinnverteilung auf die einzelnen Verrechnungskonten der Partner umzubuchen.umzubuchen.
Das GuV-Konto ist sodann wieder auf Null, und der Gewinn steht auf den Das GuV-Konto ist sodann wieder auf Null, und der Gewinn steht auf den Verrechnungskonten den jeweiligen Partnern zur Entnahme zur Verfügung.Verrechnungskonten den jeweiligen Partnern zur Entnahme zur Verfügung.
Ausschüttungen an den Partner ebenso wie seine Ausschüttungen an den Partner ebenso wie seine Privatausgaben gehen zu Lasten seines VerrechnungskontosPrivatausgaben gehen zu Lasten seines Verrechnungskontos
Unterschied Ausgabe und Entnahme:Unterschied Ausgabe und Entnahme: Ausgabe betrifft das Ergebnis,Ausgabe betrifft das Ergebnis, Entnahme betrifft nur das Abrechnungsverhältnis zwischen Entnahme betrifft nur das Abrechnungsverhältnis zwischen
Partner und UnternehmenPartner und Unternehmen Wenn keine Verrechnungskonten verwendet werden, ist Wenn keine Verrechnungskonten verwendet werden, ist
auch kein Übertrag erforderlich. Die Salden der auch kein Übertrag erforderlich. Die Salden der Ergebniskonten werden in den Auswertungen ohnehin Ergebniskonten werden in den Auswertungen ohnehin nicht vorgetragen.nicht vorgetragen.
34a-jur-Kanzleisoftware
Unternehmen und Unternehmen und BetriebeBetriebe
Einfachster Fall:Einfachster Fall: 1 Datenbank,1 Datenbank, 1 Unternehmen,1 Unternehmen, 1 Akten- und Adressbestand1 Akten- und Adressbestand beliebig viele Sachbearbeiterbeliebig viele Sachbearbeiter Keine gesonderten BetriebeKeine gesonderten Betriebe
Unternehmen: intern unterschiedliche Unternehmen: intern unterschiedliche Einheiten:Einheiten: Steuerlich (Steuernummer, Rechnungsnummern)Steuerlich (Steuernummer, Rechnungsnummern) Wirtschaftlich (Gewinnermittlung)Wirtschaftlich (Gewinnermittlung) optional weitere Untergliederung: „Betriebe“optional weitere Untergliederung: „Betriebe“
Einheitliches Auftreten nach außen, d.h.Einheitliches Auftreten nach außen, d.h. einheitlicher Akten- und Adressbestandeinheitlicher Akten- und Adressbestand einheitliche Aktenkonten: unterschiedliche einheitliche Aktenkonten: unterschiedliche
Behandlung desselben FinanzvorgangsBehandlung desselben Finanzvorgangs
35a-jur-Kanzleisoftware
MandantenbuchhaltungMandantenbuchhaltung Mandantenfähige Finanzbuchhaltung, Mandantenfähige Finanzbuchhaltung,
z.B.z.B. Vereinsverwaltung,Vereinsverwaltung, Nachlassverwaltung,Nachlassverwaltung,
gesondert für jede Akte,gesondert für jede Akte, Teil des Access-Projekts,Teil des Access-Projekts, von Kanzleibuchhaltung unabhängig,von Kanzleibuchhaltung unabhängig, Persönliche Konten für Aktenbeteiligte,Persönliche Konten für Aktenbeteiligte, leistungsfähige Auswertungen:leistungsfähige Auswertungen:
Ergebnis, Umsatzsteuer, FinanzErgebnis, Umsatzsteuer, Finanz eigene Access-Projekte z.B. für eigene Access-Projekte z.B. für
SpendenbescheinigungenSpendenbescheinigungen
36a-jur-Kanzleisoftware
DatenpoolsDatenpools Das Cockpit kann beliebig viele Das Cockpit kann beliebig viele
Datenbanken verwaltenDatenbanken verwalten Jede Datenbank enthältJede Datenbank enthält
eigenen Akten- und eigenen Akten- und Adreßbestand nebst Adreßbestand nebst Aktenkonten Aktenkonten
beliebig viele Unternehmen mit beliebig viele Unternehmen mit je eigener Finanzbuchhaltungje eigener Finanzbuchhaltung
beliebig viele Akten mit je beliebig viele Akten mit je eigener Mandantenbuchhaltungeigener Mandantenbuchhaltung
Hot SwapHot Swap mit Einstellungen / mit Einstellungen / DatenpoolsDatenpools
(local)/gap server/gap (local)/schulung
Noch etwas Zeit?Noch etwas Zeit?
Einige Tipps und TricksEinige Tipps und Tricks TabellenmenüsTabellenmenüs Eigener Unterschriftszug / Urlaubsvertretung,Eigener Unterschriftszug / Urlaubsvertretung, Adressen einer Akte durchgehen, SuchfunktionenAdressen einer Akte durchgehen, Suchfunktionen Internetverknüpfungen in den Aktenordner ziehenInternetverknüpfungen in den Aktenordner ziehen Honorartabellen,Honorartabellen, Neuen Termin aus vorhandenem Termin kopierenNeuen Termin aus vorhandenem Termin kopieren Cockpit aktualisieren, Telefonnummern im Cockpit,Cockpit aktualisieren, Telefonnummern im Cockpit, Beteiligtenliste FilternBeteiligtenliste Filtern Aktenvorblatt AccessAktenvorblatt Access Zinsrechner, Taschenrechner,Zinsrechner, Taschenrechner, Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet?Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet? Präposition für DateinamenPräposition für Dateinamen Zentral und doch nicht zentral: <Benutzer>Zentral und doch nicht zentral: <Benutzer> Spezielle Datenfelder fürSpezielle Datenfelder für
BeteiligungenBeteiligungen AktenAkten AdressenAdressen
37a-jur-Kanzleisoftware