Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 1/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu program pengajian prasiswazah calon warganegara dan antarabangsa.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi aktiviti perancangan pengambilan, penyediaan dan semakan unjuran, penyediaan dan semakan syarat kemasukan, pemilihan pelajar, tawaran, rayuan kemasukan, lapor diri dan penyediaan laporan pengambilan pelajar Prasiswazah.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia
- Quality Management Systems – Requirements MS ISO 9001:2008
- Kaedah-Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik Prasiswazah) 2014
- Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan)
- Unjuran enrolmen pelajar 2015-2020
- Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Setaraf dan Lepasan SPM/Setaraf
- Manual Pengguna SMP - Pengambilan dan Kemasukan (PnK)
- Manual Pengguna Sistem Mesyuarat Pemilihan Bersama
- Manual Pengguna Sistem e-MAS (disediakan oleh Bahagian Pengurusan Maklumat KPT)
- Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf
- Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan SPM/Setaraf
- Buku Panduan Pelajar Baharu UPM
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 2/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
UPM/PU/PS/AK005 A Penyediaan Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu
B Penyediaan Syarat Kemasukan C Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf D Temu duga Program Bukan ISMP E Pengurusan Ujian MEdSI dan Temu duga
ISMP F Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT-
UA. G Rayuan Kemasukan H Tawaran Kemasukan (Perdana dan
Rayuan)
UPM/PU/PS/AK013 Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Antarabangsa
http://upu.mohe.gov.my Laman Web Rasmi Permohonan Ke UA, TEVT dan ILKA
http://www.mohe.gov.my Laman Web Kementerian Pendidikan Tinggi
http://www.upm.edu.my Laman Web UPM
http://www.akademik.upm. edu.my Laman Web Bahagian Akademik
http://www.smp.upm.edu.my/temuduga Laman Web Semakan Calon Temu Duga Program Bacelor Bagi Pengambilan Pelajar Baharu
http://www.smp.upm.edu.my/tawaran Laman Web Semakan Permohonan Kemasukan Ke UPM
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 3/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
BK : Bahagian Kemasukan
Asasi : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM)
BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar KB(HEPA) : Ketua Bahagian (HEPA) BPKP : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar Antarabangsa : Penduduk Tetap/Pemastautin/Antarabangsa Fakulti : Semua Fakulti Termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian UA : Universiti Awam JPPBW : Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Antarabangsa KBK Ketua Bahagian Kemasukan Ketua PTJ : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa KPT : Kementerian Pendidikan Tinggi Matrikulasi : Matrikulasi KPM PKU Pusat Kesihatan Universiti Prasiswazah : Program Asasi Sains Pertanian, Diploma dan Bacelor PTM Pegawai Teknologi Maklumat PT : Pegawai Tadbir Bahagian Kemasukan PT PTJ : Penolong Pendaftar PTJ PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab SMP PnK : Sistem Maklumat Pelajar – Modul Pengambilan dan Kemasukan SPM : Sijil Pelajaran Malaysia STPM : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia STPM/Setaraf : Lepasan Diploma, STPM, Matrikulasi dan Asasi Diploma/Setaraf : Lepasan Diploma, STPM, Matrikulasi dan Asasi (Bukan Tahun
Semasa)
TDA : Timbalan Dekan Akademik TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 4/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
5.0 TANGGUNGJAWAB
TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPAA bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan.
Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 5/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
6.0 CARTA ALIR
Tanggung jawab
Carta alir
Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
Ketua PTJ, KPAA, PT
PT
PT
6.0 Mula
6.1 Rancang Pengambilan Pelajar
6.2 Warganegara
Ya
A
Tidak
6.3 Pengambilan Pelajar Baharu Antarabangsa
6.1
6.2
6.3
B
Rancang Pengambilan Pelajar 6.1.1 Buat perancangan pengambilan pelajar
baharu berdasarkan:
6.1.1.1 Unjuran enrolmen pelajar 2015-2020
6.1.1.2 Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan. (Rujuk : Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005)- A. Penyediaan Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan B. Penyediaan Syarat Kemasukan)
6.1.1.3 Keperluan semasa berdasarkan Penawaran Program Baharu, Perubahan Dasar Kerajaan, Penubuhan Fakulti/Pusat Baharu dan Penubuhan Cawangan/Kampus Baharu.
6.1.2 Sedia dan semak Unjuran Pengambilan
Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan. (Rujuk: Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) - A. Penyediaan Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan B. P e n y ed i a a n Syarat)
Warganegara? 6.2.1 Jika ya, ikut langkah 6.4 - A
6.2.2 Jika tidak, ikut langkah 6.3 - B
Pengambilan Pelajar Baharu Antarabangsa Rujuk Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Antarabangsa (UPM/PU/PS/AK013) dan proses tamat.
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 6/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
Tanggung jawab
Carta alir
Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
KPAA,PT
S/U Senat
S/U Senat
PT,PT(P/O)
KPAA, PT, PT(P/O)
KETUA PTJ
A
6.4 Sedia Kertas Senat
6.5 Lulus
Ya
6.7 Hantar Ke BPKP
6.8 Saring Permohonan Calon
C
Tidak
6.4
6.5 6.6 Buat Pindaan
6.6
6.7
6.8
Sedia Kertas Senat 6.5.1 Terima dan semak Cadangan Unjuran
Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan daripada Fakulti.
6.5.2 Sediakan Kertas Senat Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan dan bawa ke Senat selewat- lewatnya pada akhir minggu kedua bulan November. (Rujuk: Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005)- A. Penyediaan Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan B. Syarat Kemasukan).
Lulus? Bentangkan dalam Mesyuarat Senat untuk kelulusan.
6.7.1 Jika ya, ikut langkah 6.8
6.7.2 Jika tidak (lulus dengan pindaan), ikut
langkah 6.7
Buat Pindaan Buat pindaan Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan sebagaimana yang diluluskan oleh Senat. (Jika ada)
Hantar ke BPKP 6.8.1 Masukkan Cadangan Unjuran Pengambilan
Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan ke BPKP melalui Sistem e-MAS mengikut tempoh yang ditetapkan.
6.8.2 Cetak dan semak. Buat pindaan jika perlu.
6.8.3 Buat pengesahan dan cetak untuk
kegunaan mesyuarat.
Saring Permohonan Calon Laksanakan saringan permohonan calon. Rujuk :( Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005)). i. C. Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf ii. E. Temu duga Bukan ISMP iii. F. P e n g u r u s a n U j i a n M E d S I
d a n Temu duga ISMP
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 7/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
Tanggung jawab
Carta alir
Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
KPAA/PT
KPAA/PT
Calon
KPAA, PT
KPAA, PT, PT(P/O)
PKU
KP BHEP
C
6.9 Pilih Calon
6.10 Berjaya ?
Ya
6.14 Buat Tawaran Masuk
6.15 Lapor Diri Pelajar Baharu
E
Tidak
Ya
6.11 Buat Rayuan
6.12 Pilih Calon Rayuan
6.13 Berjaya
Tidak
D
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
6.14
6.15
Pilih Calon 7.10.1 Pilih calon yang layak berdasarkan syarat am dan syarat khas Program dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama KPM dan IPTA. (Rujuk :Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) – D. Mesyuarat Pemilihan Bersama KPM-IPTA)
Berjaya? 6.11.1 Jika ya, ikut langkah 6.15
6.11.2 Jika tidak, ikut langkah 6.12
Buat Rayuan Buat rayuan melalui aplikasi atas talian dalam tempoh yang ditetapkan oleh BPKP.
Pilih Calon Rayuan Laksana pemilihan calon rayuan (Rujuk : Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) – H. Rayuan Kemasukan)
Berjaya? 6.14.1 Jika ya, ikut langkah 6.15
6.14.2 Jika tidak, ikut langkah 6.18
Buat Tawaran Masuk Keluarkan Surat tawaran kemasukan kepada calon yang berjaya. Rujuk : (Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar(UPM/PU/PS/AK005) - I. Tawaran Kemasukan)
Lapor Diri Pelajar Baharu
6.15.1 Pastikan pelajar membuat pemeriksaan kesihatan dan menyerahkannya dalam tempoh yang telah ditetapkan dengan merujuk kepada Buku Panduan Perkhidmatan Perubatan Pusat Kesihatan Universiti UPM.
6.15.2 Sediakan tempat lapor diri pelajar baharu di Kolej Kediaman Kampus Serdang dan Kampus UPMKB. (Rujuk: Prosedur Persediaan Penempatan dan Pendaftaran Masuk Pelajar Baharu (UPM/OPR/KOLEJ/P002) dan Prosedur Pendaftaran Kursus (UPM/PU/PS/P004).
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 8/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
Tanggung jawab
Carta alir
Perincian Rekod/
Dokumen Rujukan
PT(P/O)
PT(P/O)
PT
E
6.15.3 Dapatkan Borang Pembetulan Nama/Kad Pengenalan (PU/PS/BR11/AMB) jika ada, setiap penghujung hari pendaftaran.
6.15.4 Buat pembetulan dalam SMP Modul Kemasukan pada hari penerimaan borang.
6.15.5 Semak dan sahkan data dalam SMP.
PT
6.16 Sedia laporan
6.17 Tamat
D
B
6.16 Sedia Laporan Sediakan laporan pengambilan pelajar baharu untuk pengesahan Senat.
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 9/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
7.0 REKOD KUALITI
1. Rekod disimpan di Bahagian Kemasukan UPM
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
1.
UPM/600-4/4/12
MESYUARAT PEMILIHAN BERSAMA KPT-UA
1. Surat/ email/ notis panggilan/minit mesyuarat
a. Panduan
b. Semakan Syarat
c. Teknikal
d. Precouncil 1 dan 2
e. Pemilihan bersama SPM dan STPM setaraf
f. Rayuan
g. Post mortem
PT (P/O)
PT
Pusat
Dokumen dan Rekod BK
5 tahun
TWP PP
2.
UPM/600-4/4/1
CADANGAN UNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU
1. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. (Surat daripada BPKP)
2. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu Program Bacelor (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian (UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Fakulti)
3. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. (Surat Jawapan daripada Fakulti)
4. Senarai Semak Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu (UPM/PU/PS/SS01/AMB)
5. Surat Peringatan kepada Fakulti yang belum menghantar Cadangan
PT(P/O)
PT
Pusat
Dokumen dan Rekod BK
5 tahun
TWP PP
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 10/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. Jika perlu.
6. Penawaran program baru. (jika ada)
7. Kertas kelulusan Senat mengenai Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu.
8. Petikan Minit Mesyuarat Senat Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu
9. Unjuran Kemasukan Ke UA Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf. (Sistem e-MAS)
10. Surat lain yang berkaitan
3. UPM/600-4/4/2 SYARAT KEMASUKAN
1. Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Prasiswazah. (Notis Kepada Fakulti)
2. Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Prasiswazah. (Notis Jawapan dari Fakulti)
3. Senarai Semak Syarat kemasukan Pengambilan Pelajar Baharu.
4. Notis peringatan kepada F a k u l t i yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada)
5. Kertas kelulusan Senat mengenai Syarat Kemasukan Pelajar Baharu
6. Petikan Minit Mesyuarat Senat Syarat Kemasukan
7. Kemukakan syarat kemasukan dalam Sistem e-MAS lepasan STPM/ Setaraf dan SPM/Setaraf
8. Surat lain yang berkaitan
PT (P/O)
PT
Pusat Dokumen dan
Rekod BK
5 tahun
TWP PP
4. UPM/600-4/4/4 PERMOHONAN LEPASAN DIPLOMA/ SETARAF
1. Notis penyerahan data daripada BPKP
2. Notis Penyerahan Data Pemohon kepada IDEC.
3. Surat jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti –
PT (P/O)
PT
Pusat Dokumen dan
Rekod BK
5 tahun
TWP PP
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 11/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
Surat kepada Fakulti 4. Borang Cadangan Pemilihan
Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB)
5. Notis Mesyuarat Pemilihan Aplikasi Dalam Talian (EFMPB) daripada BPKP
6. Senarai nama jaya kategori E dan F
7. Surat lain yang berkaitan
5. UPM/600-4/4/7 TEMU DUGA
1. Notis penyerahan data pemohon p r o g r a m t e m u d u g a daripada BPKP
2. Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) – Serah data pemohon kepada IDEC.
3. Surat panggilan mesyuarat Pemilihan Calon Temuduga / Ujian MEDSI Bersama Fakulti.
4. Senarai nama calon Ujian MEDSI
5. Senarai nama calon temu duga (program bukan pendidikan) (PU/PS/BR07/AMB).
6. Senarai nama calon jaya Ujian MEDSI
7. Senarai nama calon temu duga (program pendidikan)
8. Senarai calon jaya temu duga (program bukan pendidikan)
9. Senarai calon jaya temu duga (program pendidikan)
10. Surat lain yang berkaitan.
PT (P/O)
PT
Pusat Dokumen dan
Rekod BK
TWP PP
6. UPM/600-4/4/6
TAWARAN
1. Penerimaan data calon jaya (Surat daripada BPKP)
2. Laporan pengambilan dan kemasukan pelajar baharu
3. Surat lain yang berkaitan.
PT (P/O) PT Pusat Dokumen
dan Rekod BK
5 tahun
TWP PP
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 12/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
7. UPM/600-4/4/9 RAYUAN
1. Unjuran Kekosongan Tempat Rayuan Bagi Program Pengajian Prasiswazah.
2. Terima Data Rayuan Bagi Program Pengajian Prasiswazah daripada BPKP
3. Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) – Notis penyerahan data pemohon kepada IDEC.
4. Borang Pembetulan Maklumat Calon (PU/PS/BR04/AMB) – Jika ada
5. Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti untuk kategori E dan F (jika perlu)
6. Borang Cadangan Pemilihan Ke Program Bacelor Kes Rayuan ( K a t e g o r i E d a n F ) (PU/PS/BR08/AMB) (jika ada)
7. Surat dan Senarai calon jaya kepada Fakulti
8. Surat lain yang berkaitan
PT(P/O)
PT
Pusat Dokumen dan
Rekod BK
5 tahun
TWP PP
8. UPM/600-4/5/2 PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU ANTARABANGSA
1. Surat panggilan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti/surat penghantaran Borang Permohonan Calon Antarabangsa (PU/PS/BR12 /AMB) kepada fakulti.
2. Surat/Memo maklum balas status Borang Permohonan Calon Antarabangsa (PU/PS/BR12 /AMB) oleh fakulti.
3. Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Antarabangsa.
4. Kertas Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu Antarabangsa.
5. Minit Mesyuarat JKPPA 6. Surat makluman senarai pelajar
yang ditawarkan kepada Fakulti/
PT (P/O)
PT
Pusat Dokumen dan Rekod
BK
5 tahun
TWP PP
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 13/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
PKU/ Bendahari/ BHEP/Bahagian Antarabangsa/ Bahagian Keselamatan.
7. Senarai nama calon pelajar antarabangsa yang ditawarkan.
8. Senarai nama calon pelajar antarabangsa yang mendaftar.
9. Kertas Laporan Pengambilan Pelajar Baharu Antarabangsa.
10. Petikan Minit Senat Berkaitan. 11. Surat lain yang berkaitan.
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 14/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
2. Rekod di simpan di PTJ
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/(kod PTJ)/600-4/4/1
CADANGAN UNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU
1. Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu Program Bacelor (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian (UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Dekan Fakulti)
2. Surat Jawapan daripada Dekan Fakulti mengenai Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu.
3. Surat Peringatan kepada Dekan Fakulti yang belum menghantar Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. Jika perlu.
4. Surat lain yang berkaitan.
PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan
Rekod PTJ
2 tahun
Ketua PTJ
2. UPM/(kod PTJ)/600-4/4/4
PERMOHONAN LEPASAN DIPLOMA/ SETARAF
1. Surat Jemputan Mesyuarat
Pemilihan Bersama 2. Borang Cadangan Pemilihan
Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB).
3. Surat lain yang berkaitan
PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan
Rekod PTJ
2 tahun
Ketua PTJ
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 15/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
3. UPM/(Kod PTJ)/600-4/4/7
TEMU DUGA
1. Senarai calon temu duga 2. Senarai calon jaya temu duga 3. Surat lain yang berkaitan
PT (P/O) PTJ (Fakulti yang
terlibat dengan proses temu duga
sahaja)
PT PTJ Pusat Dokumen dan
Rekod PTJ
2 tahun
Ketua PTJ
4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/4/6
TAWARAN
1. Senarai nama calon jaya 2. Surat lain yang berkaitan
PT (P/O) PTJ
PT PTJ Pusat Dokumen dan
Rekod PTJ
2 tahun
Ketua PTJ
5. UPM/600-4/4/9
RAYUAN
1. Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama fakulti
2. Surat dan Senarai calon jaya kepada Fakulti
3. Surat lain yang berkaitan
PT (P/O) PT PTJ Pusat Dokumen dan
Rekod PTJ
2 tahun
Ketua PTJ
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 16/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
8.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No. Semakan
No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan
TNCAA WP 03/01/2011
02 01 35/2011 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 5/2011
TNCAA WP 12/09/2011
02 02 45/2012 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 4/2012 (Khas)
TNCAA WP 09/05/2012
02 03 71/2012 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 7/2012 (Khas)
TNCAA WP 14/08/2012
02 04 18/2013 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 14/2013 (Khas)
TNCAA WP 30/04/2013
02 05 1/2015 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke- 20 (1/2015)
TNCAA WP 12/02/2015
02 06 2/2015 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-21 Khas (2/2015)
TNCAA WP 05/06/2015
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR
(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen : UPM/PU/PS/P003
Halaman: : 17/17
No. Semakan: 09
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Tarikh: 18/08/2016
No. Isu No. Semakan
No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 07 4/2015 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-23 Khas (4/2015)
TNCAA WP 26/08/2015
02 08 1/2016 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan, Bahagian Urus Tadbir Akademik dan Bahagian Antarabangsa ke- 25 (1/2016)
TPKD PP TWP PP 13/05/2016
02 09 2/2016 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Kemasukan
dan Bahagian Urus Tadbir Akademik ke-26
(2/2016)
TPKD PP TWP PP 18/08/2016