NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 30/01/2012 1 drp. 16 OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL 1.0 TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengendalian pelanggan secara manual bagi semua proses utama perkhidmatan. Garis panduan ini digunakan di Klinik Satelit Kampus Bintulu, manakala di PKU garis panduan ini hanya digunakan apabila sistem e-Klinik tergendala melebihi 10 minit. 2.0 DOKUMEN RUJUKAN 2.1 International Codes of Diseases (ICD 10) 2.2 Prosedur Pendaftaran (UPM/OPR/PKU/P001) 2.3 Prosedur Konsultasi Pergigian (UPM/OPR/PKU/P002) 2.4 Prosedur Perubatan (UPM/OPR/PKU/P003) 2.5 Prosedur Pemberian Ubat (UPM/OPR/PKU/P004) 2.6 Prosedur Ujikaji Makmal (UPM/OPR/PKU/P006) 2.7 Prosedur Perkhidmatan Pengimejan Radiologi (UPM/OPR/PKU/P007) 2.8 Prosedur Pengurusan Pelanggan di Bilik Rawatan (UPM/OPR/PKU/P008) 2.9 Prosedur Penerimaan Bayaran Tunai (UPM/OPR/PKU/P010) 2.10 Garis Panduan Ujikaji Makmal PKU(OPR/PKU/GP06/MPKU) 2.11 Garis Panduan Ujian Makmal Luar (OPR/PKU/GP06/ML) 2.12 Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa (UPM/SOK/OSH/P001) 2.13 Garis Panduan Pengimejan Radiologi (OPR/PKU/GP07/PR) 2.14 Garis Panduan Membungkus dan Melabel Ubat (OPR/PKU/GP04/MMU) 2.15 Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM 2.16 Manual e-Klinik
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
1.0 TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengendalian pelanggan secara manual bagi semua proses utama perkhidmatan. Garis panduan ini digunakan di Klinik Satelit Kampus Bintulu, manakala di PKU garis panduan ini hanya digunakan apabila sistem e-Klinik tergendala melebihi 10 minit.
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
3.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN
AMO : Penolong Pegawai Perubatan DR : Pegawai Perubatan ID : Maklumat Diri JT : Jururawat Terlatih JP : Jururawat Pergigian JM : Jururawat Masyarakat JTMP : Juruteknologi Makmal Perubatan JX : Juru X-Ray KJ : Ketua Jururawat KPP : Ketua Perkhidmatan Pergigian KS : Klinik Satelit (Kampus Bintulu) PAP : Pembantu Am Pejabat PJR : Penyelia Jururawat PKU : Pusat Kesihatan Universiti PKP : Pegawai Khidmat Pelanggan PM : Pembantu Makmal PPK : Pembantu Perawatan Kesihatan PP : Pegawai Pergigian PPF : Penolong Pegawai Farmasi PPP : Pembantu Pembedahan Pergigian PSc : Pegawai Sains PT(KEW) : Pembantu Tadbir Kewangan PT(P/O) : Pembantu Tadbir Perkeranian/Operasi PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Sistem e-klinik : Sistem tidak boleh digunakan disebabkan oleh pelbagai punca. Tergendala
* : Perkara ini tidak berkaitan dengan Klinik Satelit ** : Tertakluk kepada proses yang ditentukan oleh Bendahari Universiti (UPM)
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
d) Petugas di kaunter pendaftaran melengkapkan butiran yang diperlukan seperti berikut:
i) Perubatan
- Catatkan No. Bilik Konsultasi Perubatan pada Slip No.
Panggilan - Catatkan No. Bilik Konsultasi Perubatan dan No. Panggilan
pada kad pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit) - Serahkan Slip No. Panggilan kepada pelanggan - Kepilkan Prescription Slip (OPR/PKU/BR03/PS) pada Kad
Pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit)
ii) * Pergigian
- Pelanggan isi Kad Pergigian (OPR/PKU/BR02/Kad Gigi). - Catatkan No. Bilik Konsultasi Pergigian di bahagian hadapan
Slip No. Panggilan - Catatkan Nama Pelanggan, No.ID dan Jenis Rawatan di
Belakang Slip No. Panggilan - Catatkan No. Panggilan, tarikh, masa kedatangan dan Bilik
Konsultasi Pergigian pada Kad Pergigian (OPR/PKU/BR02/Kad Gigi).
a. *Rekodkan nama, tarikh, ID, No. Panggilan dan masa pendaftaran
pelanggan ke dalam Buku Rekod Pendaftaran (Sistem e-Klinik Tergendala).
b. Serahkan slip nombor panggilan berserta dokumen yang berkaitan
dan maklumkan kepada pelanggan untuk menunggu di tempat yang ditetapkan.
c. Petugas menghantar Kad Pergigian (OPR/PKU/BR02/Kad Gigi) ke
bahagian yang berkenaan.
d. JP/PPP/PAP bertanggungjawab memfailkan Kad Pergigian (OPR/PKU/BR02/Kad Gigi) ke dalam Fail Kad Pesakit (UPM/PKU/800-1/2/3) dan dilupuskan selepas 3 bulan.
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
4.2 KONSULTASI PERUBATAN
4.2.1 Pelaksanaan Tugas oleh DR: a) Terima Kad Pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit)/ Fail Pesakit dan
*Borang Kadar Bayaran (jika berkenaan) daripada petugas Bahagian Pendaftaran atau *lengkapkan Kad Pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit) di dalam bilik konsultasi doktor.
b) Kenalpasti pelanggan.
c) Laksanakan tatacara:
i. Pengambilan sejarah pelanggan dan pemeriksaan fizikal:
- Temuramah pelanggan bagi mengenalpasti penyakit dan rekodkan dalam Kad Pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit).
- Ambil vital sign dan lakukan pemeriksaan fizikal jika perlu serta rekodkan dalam Kad Pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit)/ Fail Pesakit.
ii. Diagnosis
- Kenal pasti diagnosis.
- Jika diagnosis tidak pasti, arahkan penyiasatan mengikut keperluan (makmal/ *pengimejan radiologi (X-Ray)/ *ujian ECG) dengan menggunakan borang-borang yang berkaitan.
iii. Keputusan Konsultasi
- Semak dan rekodkan keputusan konsultasi serta
masukkan diagnosis mengikut kod ICD 10 ke dalam Kad Pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit)/ Fail Pesakit.
- Minta pelanggan ke bahagian seterusnya seperti bilik rawatan dan/atau farmasi dengan menggunakan Prescription Slip (OPR/PKU/BR03/PS) yang berlainan dan *ke kaunter bayaran jika perlu berserta Borang Kadar Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar).
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
- Jika memerlukan rujukan, sediakan surat rujukan dan keluarkan surat akuan jika perlu.
- Jika cuti sakit dikeluarkan, rekodkan nombor siri, tarikh dan tempoh cuti sakit ke dalam Kad Pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit)/ Fail Pesakit.
- Jika surat pengesahan/sokongan diperlukan, sediakan surat tersebut.
- Sekiranya memerlukan rawatan susulan, masukkan tarikh temujanji dalam buku Rekod Temujanji Konsultasi Perubatan.
d) *Apabila sistem e-Klinik berfungsi, semua data pelanggan akan didaftarkan semula. Data dari setiap bilik konsultasi/ prosedur/ ujikaji/ubat dimasukkan ke dalam sistem e-Klinik. Masukkan butir diri (nama, ID dan tarikh) yang direkodkan ke dalam Buku Rekod Perubatan (manual) Sistem e-Klinik Tergendala oleh AMO/KJ/JT/JM/JTMP/PAP/PJR/PPK dan disemak oleh DR yang bertanggungjawab.
e) *Ketua bertanggungjawab memastikan dan mengesahkan DR memasukkan data tersebut.
f) Failkan Kad Pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit) ke dalam Fail (UPM/PKU/800-1/1/4) dan dirincih selepas 3 bulan.
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
4.3 *KONSULTASI PERGIGIAN
4.3.1 Pelaksanaan Tugas oleh PP: a. Terima Kad Pergigian (OPR/PKU/BR02/Kad Gigi) daripada petugas
Bahagian Pendaftaran atau lengkapkan Kad Pergigian (OPR/PKU/BR02/Kad Gigi) di dalam bilik Konsultasi Pergigian.
b. Kenalpasti pelanggan (Rujuk Prosedur Pendaftaran
(UPM/OPR/PKU/P001).
c. Laksanakan prosedur pergigian:
i. Laksanakan rawatan
- Beri rawatan dan rekodkan maklumat rawatan beserta jumlah bayaran ke dalam kad pergigian dan arahkan pelanggan menjelaskan bayaran di kaunter bayaran (jika berkaitan).
- Isi Borang Kadar Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) jika berkaitan.
ii. Rujukan
-Jika memerlukan rujukan, sediakan surat rujukan dan keluarkan surat akuan jika perlu.
d. Apabila sistem e-Klinik berfungsi, semua data pelanggan akan didaftarkan semula. Data dari setiap bilik konsultasi Pergigian prosedur/ ubat dimasukkan ke dalam sistem e-Klinik oleh PP. Butir diri (nama dan Nombor MR) direkodkan ke dalam Buku Rekod Pergigian (manual) Sistem e-Klinik Tergendala oleh PPP dan disemak oleh PP.
e. KPP bertanggungjawab memastikan dan mengesahkan PP memasukkan data tersebut.
f. JP/PPP/PAP bertanggungjawab memfailkan Kad Pergigian ke dalam Fail Kad Pergigian (UPM/PKU/800-1/2/3) dan dirincih selepas 3 bulan.
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
iii. Persediaan pelanggan - Minta pelanggan menukar pakaian dan menanggalkan
aksesori, jika perlu. - Pastikan tiada objek yang boleh mengganggu proses
pengimejan. - Terangkan secara ringkas kepada pelanggan prosedur
pengimejan radiologi.
iv. Pengimejan (x-ray) - Laksanakan pengimejan dengan merujuk Buku Positioning In
Radiography. - Pastikan keselamatan pelanggan, pengendali dan orang di
persekitaran. - Setelah selesai prosedur, minta pelanggan menukar semula
pakaian dan tunggu di ruang menunggu radiologi.
v. Proses Filem - Laksanakan pemprosesan filem dengan merujuk Garis
Panduan Pengimejan Radiologi (OPR/PKU/GP07/PR). - Pastikan slip ID pelanggan tercetak pada filem tersebut. - Pastikan butir-butir ID pelanggan ditulis dengan jelas pada
folder dan serahkan pada pelanggan.
d) Apabila sistem e-Klinik berfungsi semula, semua maklumat berkaitan hendaklah dimasukkan semula ke dalam sistem e-Klinik oleh pegawai yang bertanggungjawab.
4.6 PENGURUSAN PELANGGAN DI BILIK RAWATAN
4.6.1 Pelaksanaan tugas oleh JT/ *AMO:
a) Terima Prescription Slip (OPR/PKU/BR03/PS) daripada pelanggan. b) Kenalpasti pelanggan dan jenis rawatan:
- semak Prescription Slip (OPR/PKU/BR03/PS) untuk mengetahui jenis rawatan yang diperlukan.
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
- Laksanakan prosedur rawatan yang telah diarahkan oleh DR sebagaimana yang tercatat di dalam Prescription Slip (OPR/PKU/BR03/PS).
- Buang sisa klinikal yang mana berkaitan ke dalam bekas yang disediakan. Rujuk Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa (UPM/SOK/OSH/P001)
- *Lengkapkan Borang Kadar Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) dengan mencatatkan kos prosedur jika perlu.
- Minta pesakit untuk berjumpa DR semula/ mengambil ubat/ * membuat pembayaran, jika perlu.
- * Prescription Slip (OPR/PKU/BR03/PS) disimpan di Bilik Rawatan sehingga sistem berfungsi untuk direkodkan.
d) Apabila sistem e-Klinik berfungsi semula, semua maklumat berkaitan
hendaklah dimasukkan ke dalam sistem e-Klinik.
4.7 PEMBERIAN UBAT
4.7.1 Pelaksanaan Tugas oleh *PPF dan JT: a) Terima Prescription Slip (OPR/PKU/BR03/PS) dan * borang Kadar
Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) – (jika perlu) daripada pelanggan.
b) Kenalpasti pelanggan dan semak jenis ubat. * Jika pelanggan awam, minta pelanggan membuat pembayaran di Kaunter Bayaran. (rujuk Senarai Utama Nama dan Harga Ubat (OPR/PKU/SU04/Harga Ubat)
c) * Pastikan pelanggan awam ada resit bil tunai untuk pengesahan
bayaran.
d) Laksanakan prosedur pemberian ubat:
i. Sedia Ubat - Semak nama ubat, dos ubat, arahan, harga dan tarikh luput
dengan betul. - Sedia ubat yang diperlukan dengan merujuk Garis Panduan
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
- Sekiranya ubat yang diperlukan adalah jenis ubatan terkawal, rekodkan maklumat yang diperlukan ke dalam Buku Log Ubatan Psikotropik.
- Tulis nama pelanggan, tarikh, nama ubat, dos dan kekerapan makan pada sampul ubat berkenaan.
ii. Beri Ubat
- Panggil nama pelanggan dengan jelas dan kenalpasti pelanggan adalah pelanggan sebenar.
- Serah ubat dan beri penerangan cara penggunaan ubat
dengan betul.
e) * Apabila sistem e-Klinik berfungsi semula, petugas di Farmasi akan menyemak senarai dari queue sistem e-Klinik dan menamatkan proses di Farmasi (Accept and Send).
4.8 *PROSES PEMERIKSAAN KESIHATAN
4.8.1 Petugas di kaunter perkhidmatan:
a) Mengenalpasti pelanggan yang betul. b) Menyemak dan memastikan butiran pada Borang Kadar Bayaran
(AWAM) (OPR/PKU/BR13/Bayar) dan Borang Pemeriksaan Kesihatan lengkap.
c) Catat jenis ujikaji/prosedur yang diperlukan dan jumlah bayaran di
Borang Kadar Bayaran (AWAM) (OPR/PKU/BR13/Bayar).
d) Minta pelanggan ke kaunter bayaran untuk tujuan pembayaran. 4.8.2 Petugas di kaunter bayaran:
a) Mengenalpasti pelanggan yang betul.
b) Proses pembayaran dilakukan dan resit bayaran diserahkan kepada pelanggan bersama borang kadar bayaran.
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
c) Petugas mengambil nombor panggilan dan kepilkan pada borang kadar bayaran. Serahkan kepada pelanggan dan meminta pelanggan menunggu sehingga nombor panggilan dipanggil untuk didaftarkan.
4.8.3 Petugas di Kaunter pendaftaran:
a) Mengenalpasti pelanggan yang betul.
b) Petugas menyemak butiran pada borang pemeriksaan kesihatan dan mencatat nombor bilik konsultasi di Slip Nombor Panggilan dan di Kad Pesakit.
c) Rekodkan nama, tarikh, ID, Nombor Panggilan dan masa pendaftaran pelanggan ke dalam Buku Rekod Pendaftaran (Sistem Tergendala).
d) Serahkan slip Nombor Panggilan beserta dokumen yang berkaitan dan maklumkan kepada pelanggan untuk menunggu di kaunter pemeriksaan kesihatan.
4.8.4 Petugas di kaunter pemeriksaan kesihatan:
a) Mengenalpasti pelanggan yang betul. b) Laksanakan tatacara dengan mengambil ukuran tinggi, berat, vision test, colour blind test, blood pressure dan pulse rate serta rekodkan di dalam borang pemeriksaan yang disediakan. c) Minta pelanggan ke Bilik Konsultasi Perubatan yang telah ditetapkan.
4.8.5 Bilik konsultasi:
a) Mengenalpasti pelanggan yang betul. b) Semak vital sign serta ujikaji/prosedur yang akan dilaksanakan.
c) Minta pelanggan ke makmal/ radiologi atau bilik rawatan untuk
menjalankan prosedur yang telah ditetapkan. Pelanggan diminta ke bilik konsultasi perubatan semula untuk semakan keputusan siasatan/ ujikaji.
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
d) Melakukan pemeriksaan fizikal dan merekod maklumat di dalam borang pemeriksaan kesihatan.
e) Salinan pendua akan dibuat dan serahkan borang pemeriksaan yang
asal kepada pelanggan.
* Apabila sistem e-Klinik berfungsi semula, semua data pelanggan dimasukkan ke dalam sistem e-klinik, butir diri (nama, ID, tarikh) rekodkan ke dalam Buku Rekod Perubatan (manual) sistem tergendala oleh AMO/KJ/JT/JM/PPK/PAP dan disemak oleh DR yang bertanggungjawab.
4.9 * PENERIMAAN BAYARAN TUNAI
4.9.1 Pelaksanaan tugas oleh PT(P/O)/PT(KEW):
a) Terima Borang Kadar Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) daripada pelanggan perubatan.
b) Terima Kad Pergigian (OPR/PKU/BR02/Kad Gigi) daripada pelanggan
pergigian.
c) Terima bayaran tunai dan serahkan resit asal pelanggan (warna putih)** kepada pelanggan perubatan /pergigian.
d) Minta pelanggan untuk proses berikutnya.
Kategori Tindakan
Awam (Perubatan/ Pergigian)
Minta pelanggan ke Farmasi untuk pengambilan ubat jika perlu
Awam (Medical Checkup)
Minta pelanggan ke kaunter makmal/ radiologi/ bilik konsultasi
d) Lakukan pengimbangan penerimaan tunai dengan merujuk Garis
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI Kod Dokumen: OPR/PKU/GP13/PPSM
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PELANGGAN SECARA MANUAL
e) Apabila sistem e-Klinik berfungsi semula, petugas di Kaunter Bayaran akan menyemak senarai dari queue sistem e-Klinik dan menamatkan proses di Kaunter Bayaran (Verify and Send).