PROYEK PERUBAHANOPTIMALISASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI
PENYIMPANAN ALAT KONTRASEPSI MENGGUNAKAN APLIKASI PADA KANTOR
PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA BERENCANAKOTA BANDA ACEH
Disusun oleh :
Nama:Ermaniah, S.SosNDH:20
BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN ACEHBEKERJASAMA
DENGAN BKPP KOTA BANDA ACEHDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN
IITAHUN 2014
RINGKASANKantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana
Kota Banda Aceh khususnya bagian Keluarga berencana selalu
meningkatkan kualitas dan akses pelayanan Keluarga Berencana dan
Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan meningkatnya kepedulian
dan peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas ketahanan
keluarga dan meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga
berencana. Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas
pelayanan keluarga berencana adalah tersedianya Gudang Alat
Kontrasepsi (alkon) keluarga berencana yang memadai dengan sarana
dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi keluarga
berencana adalah keluarga berencana salah satu unsur utama dalam
pelayanan keluarga berencana yang berkualitas. Dalam menunjang
program keluarga berencana tersebut diperlukan juga pengelolaan
adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara optimal.
Perkembangan Iptek (ilmu pengetahuan dan teknologi) memicu
banyak kalangan untuk mencari alternatif pemecahan masalah di
bidang teknologi sistem informasi. Penggunaan komputer sebagai alat
bantu penyelesaian pekerjaan di bidang teknologi sistem informasi
kian marak dan berkembang di segala bidang. Komputer memiliki
banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga
dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya. Pengelolaan
administrasi penyimpanan alat Kontrasepsi (Alkon) pada Kantor
Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana belum berjalan secara
optimal, karena masih dilakukan dengan cara manual sehingga
memunculkan beberapa kendala dan masalah. Oleh karena itu perlu
dilakukan proyek perubahan dengan membuat suatu aplikasi khusus
untuk mengelola administrasi penyimpanan alat kontrasepsi yang ada
di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda
Aceh.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena dengan
pertolonganNya kami dapat menyelesaiakan proposal yang berjudul
Optimalisasi Pengelolaan Administrasi Penyimpanan Alat Kontrasepsi
Menggunakan Aplikasi Pada Kantor Pemebrdayaan Perempuan dan
Keluarga Berencana Kota Banda Aceh, meskipun banyak rintangan dan
hambatan yang kami alami dalam proses pengerjaannya, tapi kami
berhasil menyelesaikannya dengan baik. Kemudian tak lupa kami
mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu kami
dalam mengerjakan proposal ini. Kami juga mengucapkan terimakasih
kepada teman-teman peserta diklat yang juga sudah memberi
kontribusi baik langsung maupun tidak langsung dalam pembuatan
proposal ini. Tentunya ada hal-hal yang ingin kami berikan kepada
masyarakat dari hasil proposal ini. Karena itu kami berharap semoga
proposal ini dapat menjadi sesuatu yang berguna bagi kita
bersama.Akhirnya penulis mengharapkan semoga penulisan Proposal
Rancangan Perubahan ini dapat barmanfaat bagi penulis maupun
pembaca sebagai tambahan pengetahuan.
Banda Aceh, September 2014Penulis
Ermaniah, S.SosNIP. 10611231 198603 2 030
UCAPAN TERIMA KASIHPada kesempatan ini tak lupa pula kami
ucapkan terima kasih atas dukungan dan bantuan yang telah di
berikan untuk penyelesaian atau penulisan proyek perubahan ini
kepada Yth:1. Walikota Banda Aceh Hj. Illiza Saaduddin Djamal, SE2.
Kepala Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota
Banda Aceh Ir. Badrunnisa, M.Si3. Bapak Said Fadil, SIP sebagai
Penguji.4. Mentor (Ir. Badrunnisa, M.Si)5. Panitia.6. Orang tua
yang saya banggakan (Uamanur/Fatimah)7. Suami tercinta (Drs. H.
Helmi Zakir, ZA)8. Anak-anak tersayang (Fermi Yanti Hizaz, Desi
Khairumi Hizaz, Satria Hizaz)9. Teman-teman senasib dan
sepenanggungan Peserta PIM IV Angkatan II tahun 2014.10. Para
sahabat (staf) yang saya muliakan.11. Semua pihak yang telah turut
membantu kelancaran dalam penulisan Proposal Rancangan Proyek
Perubahan.
DAFTAR ISI
Kata PengantariDaftar IsiiiBAB IPENDAHULUAN1A. Gambaran Umum1B.
Latar Belakang1C. Area Proyek Perubahan2D. Ruang Lingkup4BAB
IIDESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN8A. Road map/mailstone Proyek
Perubahan8B. Stakeholders Proyek Perubahan8C. Strategi
Komunikasi9
BAB IIIPELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN10A. Capaian Proyek
Perubahan10B. Kendala10C. Strategi Mengatasi Kendala11BAB
IVPENTUTUP12A. Kesimpulan12B. Rekomendasi12
iii
BAB IPENDAHULUANA. Gambaran UmumKantor Pemberdayaan Perempuan
dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh berdiri pada tahun 2009 dan
kini berlokasi di Jl. K.H Ahmad Dahlan Gampong Baro Kota Banda
Aceh. Salah satu fungsi dari kantor ini khususnya bagian Keluarga
berencana adalah meningkatkan kualitas dan akses pelayanan Keluarga
Berencana dan Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan
meningkatnya kepedulian dan peran serta masyarakat, meningkatnya
kualitas ketahanan keluarga dan meningkatnya kualitas kaum
perempuan dalam berkeluarga berencana. Salah satu faktor penting
dalam peningkatan kualitas pelayanan Keluarga Berencana adalah
tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana yang
memadai dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat
kontrasepsi Keluarga Berencana adalah Keluarga Berencana salah satu
unsur utama dalam pelayanan Keluarga Berencana yang berkualitas.
Kontrasepsi memiliki peranan dalam setiap fase reproduksi, yaitu
untuk menunda kehamilan atau menjarangkan kehamilan. Untuk mencapai
tujuan tersebut, berbagai cara dapat dilakukan, antara lain
penggunaan pil Keluarga Berencana/ kontrasepsi oral, suntikan atau
intravaginal, penggunaan alat dalam saluran reproduksi (kondom,
alat kontrasepsi dalam rahim/implan), operasi (tubektomi,
vasektomi) atau dengan obat topikal intravaginal yang bersifat
spermisid.B. Latar BelakangSistem informasi berbasis komputer kini
menjadi suatu hal yang primer bagi kebutuhan pemenuhan kebutuhan
informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi
berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan.
Komputer sebagai unsur penting pengolahan data menjadi perangkat
yang dominan digunakan dalam berbagai perusahaan jasa, dagang
maupun industri. Keunggulan-keunggulan yang dimiliki oleh komputer
dalam akurasi, kecepatan, ketepatan, dan adaptabilitasnya terhadap
hampir semua konfigurasi sistem menjadikan komputer lebih dipilih
untuk menggantikan banyak fungsi yang tidak lagi efektif untuk
dikerjakan secara manual. Kantor Pemberdayaan Perempuan dan
Keluarga Berencana Kota Banda Aceh ingin berupaya meningkatkan
kualitas kaum perempuan dalam berKeluarga Berencana. Salah satu
faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan Keluarga
Berencana yaitu tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon)
Keluarga Berencana yang memadai dengan sarana dan pra-sarana
pendukungnya karena alat kontrasepsi merupakan salah satu unsur
utama dalam, yang didukung juga pengelolaan adminsitrasi
penyimpanan alat kontrasepsi secara optimal.Administrasi
penyimpanan alat kontrasepsi (Alkon) pada Gudang Kantor
Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh
selama ini masih kurang optimal karena masih dikelola secara manual
sehingga memunculkan beberapa kekurangan diantaranya:1. Kurang
efektif dan efisien2. Alkon dicatat secara manual3. SDM kurang
terampilC. Area Proyek Perubahan1. Struktur Area Optimalisasi
Gudang AlkonStruktur yang terlibat dalam area proyek optimalisasi
pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan
aplikasi sebagai berikut:Kepala PP&KB
Kasi KBBKKBN
Pengelola Gudang Alkon
TUPAPP
1. RSU2. PKM3. Pustu4. RB
Pasangan Usia Subur
Gambar 1. Struktur Area Optimalisasi Administrasi Gudang
Alkon
2. Analisis Area Proyek PerubahanBerangkat dari uraian diatas
permasalahan di atas maka perlu melakukan proyek perubahan dengan
membuat suatu aplikasi khusus untuk mengelola administrasi
penyimpanan alat kontrasepsi yang ada di Kantor Pemberdayaan
Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh. Hal tersebut
untuk mempermudah dalam melakukan kontrol terhadap data distribusi
alat kontrasepsi dan mengurangi tingkat kesalahan data dan dapat
dengan mudah mengontrol kondisi input/output gudang Alkon. Jika
dilihat dari alur data yang diperlukan adalah sebagai
berikut:Kepala PP&KBBKKBN
KTU
PPPAKB
Gudang AlkonPUKBPLKB
PUSTUKKBRBPKMRSU
PUS
Gambar 2. Alur Data Distribusi Alat Kontrasepsi
D. Ruang Lingkup1. Visi, Misi dan Tujuan OrganisasiVisi Kantor
Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh tahun
2012-2017 adalah : Terwujudnya kondisi perempuan dan anak yang
bermartabat dan keluarga yang berkualitas sesui syariat Islam.Visi
ini harus ditopang oleh nilai-nilai : Kesetaraan dan keadilan
gender bahwa semua manusia baik laki-laki maupun perempuan memiliki
hak dan kewajiban yang sama didepan hukum dan Tuhan. Kesejahteraan
adalah kondisi dimana perempuan dan anak tepenuhi hak dan kebutuhan
dasarnya. Bermartabat adalah kondisi dimana perempuan dan anak
mendapatkan penghargaan, pengakuan, dan kesempatan secara setara
dan adil. Nilai-nilai keislaman adalah dikembalikan kepada tujuan
Syariat Islam yaitu Perlindungan atas kehidupan, perlindungan atas
agama, perlindungan atas nalar, perlindungan atas harta,
perlindungan atas keturunan, perlindungan atas martabat yang
kesemuanya adalah demokrasi dan keadilan.Berdasarkan visi tersebut
diatas, Misi yang akan dijalankan oleh Kantor PP dan KB meliputi
:1. Meningkatkan Kualitas Hidup Perempuan dan Anak diberbagai
bidang kehidupan2. Meningkatkan keterlibatan perempuan dalam proses
politik dan jabatan public3. Mengupayakan penghapusan segala bentuk
kekerasan terhadap perempuan dan anak.4. Mengupayakan keadilan
ekonomi bagi perempuan.5. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam
pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak.6. Memperkuat
kelembagaan Kantor PP dan KB sebagai penggerak Pengarusutamaan
gender di Kota Banda Aceh.2. Tujuan Proyek PerubahanProyek
perubahan ini bertujuan untuk mengoptomalisasi pengelolaan
administrasi penyimpanan alat kontrasepsi (Alkon) dalam menggunakan
aplikasi khusus sehingga diharapkan bisa berimbas pada meningkatnya
pelayanan kepada masyarakat dan mempermudah pola administrasi
dengan rapi dan sistematis sehingga memudahkan dalam distribusi
alat kontrasepsi ke instansi terkait dan proses pelayanan.Sedangkan
manfaat proyek perubahan ini diharapkan menghasilkan suatu karya
nyata dan semakin jelas serta terukur, memberikan masukan bagi
perubahan pola kerja dan metode pelayanan yang baik dilingkungan
Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda
Aceh dengan manfaat :a. Membantu melaksanakan SOP yang jelas
dilingkungan Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana
Kota Banda Aceh dalam melakukan kegiatan keluarga berencana serta
pengelolaan data dan informasi.b. Membantu mempermudah kinerja
pegawai dalam mengelola data.
3. Kegiatan UtamaKegiatan-kegiatan utama yang akan dilakukan
sesuai dengan tujuan proyek perubahan dapat dikelompokkan dalam
beberapa tahapan yaitu:a. Tahapan persiapanMengumpulkan data dan
informasi terkait proyek perubahan optimalisasi pengelolaan
administrasi alat kontrasepsi menggunakan aplikasi. Data tersebut
mencakup data barang masuk, data barang keluar, jenis alat
kontrasepsi dan stok yang ada di gudang alat kontrasepsi.b. Tahap
sosialisasiMelakukan sosialisasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan
dan Keluarga Berencana melalui rapat dan pertemuan dengan KTU, Kasi
PA, Kasi PP dan staf pengelola Gudang Alkon untuk menyepakati model
aplikasi yang akan digunakan untuk mengelola administrasi
penyimpanan alat konntrasepsi di gudang.c. Tahap Implementasi
Merancang algoritma dan alur data yang diperlukan dalam pembuatan
aplikasi Merancang tabel sebagai database penyimpanan data
Merancang form input dan output data sesuai dengan keperluan
Menyelesaikan seluruh rangkaian aplikasi Melakukan instalasi
aplikasi di gudang alat kontrasepsi Mensosialisasikan hasil
aplikasi kepada pihak terkait Melakukan bimbingan teknis dan
monitoring kepada pengelola data/operatord. Tahap evaluasiMelakukan
evaluasi terhadap aplikasi yang digunakan untuk mengelola
administrasi penyimpanan alat kontrasepsiMelakukan launching
aplikasi4. Standar kriteria keberhasilanStandar keberhasilan dapat
dilihat sesuai dengan tahapan kegiatan yang dilakukan. Pada tahap
persiapan:Tersedianya data alat-alat kontrasepsi baik yang masuk
maupun yang keluar. Bgitu juga dengan data pengelompokan jenis alat
kontrasepsi dan jumlah stok yang masih tersimpan di gudang alat
kontrasepsi Pada tahap sosialisasi:Terlaksananya rapat dan
pertemuan dengan kepala kantor, kepala bagian dan kepala seksi
serta staf di bagian penyimpanan alat kontrasepsi.Terbentuknya tim
pembuat aplikasi Pada tahapan implementasiTerbentuknya alur data
yang diperlukan untuk aplikasiTersedianya bentuk tabel yang perlu
digunakanTerbentuknya model form input dan output
aplikasiTerselesaikannya aplikasi secara keseluruhanAplikasi
terinstalasi pada perangkat komputer di gudang alat
kontrasepsiTerlaksananya sosialisasi tentang penggunaan aplikasi di
Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Pada tahap
evaluasiAdanya perubahan pola kerja bagian pengelola data dari
menual menjadi lebih akurat menggunakan aplikasi dan memudahkan
operator dalam pencarian data yang diperlukan.
BAB IIDESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. Road map/milestone Proyek PerubahanProyek optimalisasi
pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan
aplikasi dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kurun waktu:1.
Tahapan PersiapanDimulai pada bulan September dengan melakukan
persiapan berupa pengumpulan data dan informasi, melakukan
pertemuan-pertemuan sosilasisasi serta membentuk tim perancang dan
pembuat aplikasi.2. Tahapan RancanganPeriode ini dilakukan pada
bulan oktober-november dimana tim mulai merancang database dan
aplikasi yang akan digunakan untuk mengelola data penyimpanan alat
kontrasepsi3. Tahapan implementasi dan evaluasiPada tahap ini akan
dilakukan proses instalasi dan ujicoba aplikasi selama satu bulan
yaitu bulan januari untuk mengetahui apakah aplikasi sudah sesuai
dengan keperluan dan akan dievaluasi untuk perbaikan jika ada
kekurangan pada aplikasi tersebut.
B. Stakeholders Proyek PerubahanStakeholders atau pemangku
kepentingan merupakan segenap pihak yang terkait dengan pelaksanaan
proyek perubahan ini. Pemangku kepentingan tersebut merupakan
kepala bagian dan kepala seksi serta bagian pengelola gudang yang
dapat memberikan dampak positif pada proyek perubahan ini.
Identifikasi dan analisis stakeholders perlu dilakukan karena
proyek perubahan optimalisasi pengelolaan adminsitrasi penyimpanan
alat kontrasepsi menggunakan aplikasi merupakan inovasi yang
diharapkan dapat diluncurkan pada awal tahun 2015.Identifikasi dan
analisis stakeholders tersebut berdasarkan peran dan fungsinya
diasumsikan menjadi:1. Stakeholders utama yang sangat
berkepentingan dan kuat pengaruhnya adalah: Kepala Kantor
Pemberdayaaan Perempuan dan Keluarga Berencana dan BKKBN2.
Stakeholders yang kurang berkepentingan namun sangat kuat
pengaruhnya kerena perannya dalam perencanaan penganggaran dan
perbaikan sarana dan prasarana adalah : Kasubag Tata Usaha3.
Stakeholders yang sangat berkepentingan karena keterkaitan SDM dan
pengelolaan penyimpanan alat kotrasepsi namun kurang pengaruhnya
adalah staf di bagian gudang alat kontrasepsi.4. Stakeholders yang
kurang pengaruhnya dan kurang berkepentingan adalah Kasi
Perlindungan Anak dan Kasi Pemberdayaan Perempuan.Namun asumsi ini
dapat saja berubah sesuai dengan situasi dan kondisi
perkembangannya.C. Strategi KomunikasiProyek perubahan optimalisasi
pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan
aplikasi pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana
Kota Banda Aceh ini merupakan merupakan proyek dengan tujuan jangka
panjang pengelolaan data. Namun dalam hal ini selain tergantung
dari hal-hal fisik seperti pengadaan sarana dan prasarana juga
meliputi aspek non fisik yaitu peningkatan SDM pengelola aplikasi
yang digunakan.Kunci keberhasilan dari proyek perubahan ini adalah
bagaimana komitmen dan koordinasi diantara para stakeholders, untuk
itu diperlukan strategi komunikasi agar permasalahan dan
perkembangan yang terjadi dapat diketahui bersama. Komunikasi
merupakan penyampaian informasi berupa pesan yang disampaikan oleh
pemberi pesan dan informasi dapat diterima oleh penerima pesan
sesuai dengan pesan yang disampaikan oleh pemberi pesan. Oleh
karena itu berbagai cara, teknik, sarana dan strategi komunikasi
yang ada perlu dimanfaatkan baik komunikasi langsung maupun tidak
langsung.Wadah komunikasi langsung yang sudah ada berupa
rapat-rapat bersama kabag dan kasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan
dan Keluarga Berencana serta rapat kecil denga staf bagian
penyimpanan alat kotrasepsi di gudang untuk dapat menyampaikan
data-data yang ada.BAB IIIPELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Capaian Proyek PerubahanUntuk melihat capaian proyek
perubahan perlu diketahui kegiatan yang sudah dilakukan:1.
Sosialisasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga
BerencanaSosialisasi ini dilakukan pada tanggal 5 September 2014
melalui rapat bersama Kepala Kantor, Kabag Tata Usaha, Kasi
Pemberdayaan Perempuan, Kasi Perlindungan Anak dan staf di bagian
gudang penyimpanan alat kontrasepsi. Sosialisasi ini bertujuan
untuk menyamakan persepsi dari semua bidang untuk mendukung dan
membenahi pola penyimpanan alat kontrasepsi yang selama ini
dilakukan. Dalam pertemuan ini juga disampaikan informasi mengenai
data penyimpanan alat kontrasepsi untuk sama-sama di review dan
dianalisa. Proses penyimpanan di gudang alat kontrasepsi dilakukan
dengan membuat buku masuk dan buku keluar barang untuk mencatat
jenis barang dan stok yang ada di gudang. Pencatatan data secara
manual bukan suatu kesalahan namun di era modern dimana penggunaan
teknologi yang semakin canggih dirasakan cara tersebut tidak
efektif.Dari hasil sosialisasi dan diskusi ini kemudian disepakati
untuk merubah pola pengelolaan data di gudang penyimpanan alat
kontrasepsi dengan menggunakan sebuah apilkasi khusus dan membentuk
tim pembuat aplikasi untuk segera merancang aplikasi sesuai dengan
kebutuhan.
B. KendalaMerancang dan membuat sebuah aplikasi bukanlah hal
yang mudah dan bisa dilakukan semua orang namun perlu keahlian
khusus. Data administrasi pengelolaan penyimpanan alat kontrasepsi
dari buku sudah berhasil dibuatkan matrik atau tabel sesuai
kebutuhan. Namun yang menjadi kendala adalah tidak adanya staf yang
mengerti tentang tatacara pembuatan aplikasi. Aplikasi hanya bisa
dibuat oleh orang-orang yang mengerti bahasa pemrograman yang
disebut programmer. C. Strategi mengatasi kendalaAdanya informasi
dan data penyimpanan alat kontrasepsi dangan bentuk tabel yang
sudah dibuat tentu akan memudahkan proses pembuatan aplikasi.
Terkait dengan tidak adanya staf yang mengerti tentang cara
pembuatan aplikasi ini maka untuk mengatasi kendala tersebut Kantor
Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana akhirnya mengambil
keputusan untuk bekerjasama dengan orang yang mengerti tentang cara
pembuatan aplikasi sehingga diharapkan dengan adanya personal
tersebut aplikasi administrasi pengelolaan alat kontrasepsi segera
dapat dibuat dan dipergunakan.
BAB IVPENUTUPA. KesimpulanProyek perubahan optimalisasi
pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan
aplikasi pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana
merupakan program dengan tujuan jangak panjang untuk memperbaiki
dan menggantikan sistem lama yang masih dikerjakan secara manual.
Dengan adanya suatu aplikasi ini akan membawa manfaat besar dalam
pengelolaan data yaitu mempermudahdan mempercepat pengecekan dana
serta data diharapkan tersaji dengan lebih akurat.
B. RekomendasiGuna mewujudkan proyek perubahan optimalisasi
pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan
aplikasi pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana
maka direkomendasikan untuk segera merancang aplikasi dan
bekerjasama dengan pihak terkait dalam hal ini programmer untuk
menyelesaikan apilkasi sehingga secepat mungkin bisa segera
digunakan untuk mengelola administrasi penyimpanan alat kotrasepsi.
12
PROJEC CHARTER
FORMAT DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN1.0 IDENTITAS
PROYEK
Judul OPTIMALISASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENYIMPANAN ALAT
KONTRASEPSI MENGGUNAKAN APLIKASI
DeskripsiKantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana
Kota Banda Aceh khususnya bagian Keluarga berencana selalu
meningkatkan kualitas dan akses pelayanan Keluarga Berencana dan
Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan meningkatnya kepedulian
dan peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas ketahanan
keluarga dan meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga
berencana. Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas
pelayanan Keluarga Berencana adalah tersedianya Gudang Alat
Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana yang memadai dengan sarana
dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi Keluarga
Berencana adalah Keluarga Berencana salah satu unsur utama dalam
pelayanan Keluarga Berencana yang berkualitas. Dalam menunjang
program Keluarga Berencana tersebut diperlukan juga pengelolaan
adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara optimal.
SponsorKepala Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga
Berencana Kota Banda Aceh
Project LeaderProject Leader dalam proyek ini adalah Ermaniah,
S.Sos Peserta Diklat Kepemimpinan.
Sumber Daya TimDalam proyek ini melibatkan tim yang terdiri dari
Pejabat Struktural dan Pejabat Satker dan Pejabat Fungsional.
2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda
Aceh berdiri pada tahun 2009 dan kini berloaksi di Jl. K.H Ahmad
Dahlan Gampong Baro Kota Banda Aceh. Salah satu fungsi dari kantor
ini khusunya bagian Keluarga berencana adalah meningkatkan kualitas
dan akses pelayanan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi
yang didukung dengan meningkatnya kepedulian dan peran serta
masyarakat, meningkatnya kualitas ketahanan keluarga dan
meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga berencana.
Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan
Keluarga Berencana adalah tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi
(alkon) Keluarga Berencana yang memadai dengan sarana dan
pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi Keluarga Berencana
adalah Keluarga Berencana salah satu unsur utama dalam pelayanan
Keluarga Berencana yang berkualitas. Kontrasepsi memiliki peranan
dalam setiap fase reproduksi, yaitu untuk menunda kehamilan atau
menjarangkan kehamilan. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai
cara dapat dilakukan, antara lain penggunaan pil Keluarga
Berencana/ kontrasepsi oral, suntikan atau intravaginal, penggunaan
alat dalam saluran reproduksi (kondom, alat kontrasepsi dalam
rahim/implan), operasi (tubektomi, vasektomi) atau dengan obat
topikal intravaginal yang bersifat spermisid. Dalam menunjang
program Keluarga Berencana tersebut diperlukan juga pengelolaan
adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara
optimal.Pengelolaan Administrasi penyimpanan alt kontrasepsi
(Alkon) selama ini kurang optimal dan tidak menggunakan metrik
(tabel) sehingga memunculkan beberapa kekurangan diantaranya:4.
Data kurang rapi5. Kesulitan dalam melakkukan pencarian data6.
Kurang efektif dan efisienKendala yang sering dihadapi dalam
mengelola administrasi penyimpanan alat kontrasepsi ini juga
dikarenakan dipengaruhi beberapa faktor diantaranya:1. Kualitas dan
kuantitas Sumber Daya Manusianya ,2. Keterbatasan sarana dan
prasarana,3. Kurangnya pembinaan/ diklat teknis,
3.0 TUJUAN
Dilakukannya optomalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan
alat kontrasepsi (Alkon) dalam bentuk metrik diharapkan bisa
berimbas pada meningkatnya pelayanan kepada masyarakat.Secara umum
proyek perubahan ini bertujuan mempermudah pola administrasi dengan
rapi dan sistematis sehingga memudahkan dalam distribusi alat
kontrasepsi ke instansi terkait dan proses pelayanan.
4.0 MANFAAT
Secara umum dengan adanya proyek perubahan ini diharapkan
menghasilkan suatu karya nyata dan semakin jelas serta terukur,
memberikan masukan bagi perubahan pola kerja dan metode pelayanan
yang baik dilingkungan Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga
Berencana Kota Banda Aceh dengan manfaat :a. Membantu melaksanakan
SOP yang jelas dilingkungan Kantor Pemberdayaan Perempuan dan
Keluarga Berencana Kota Banda Aceh dalam melakukan kegiatan
keluarga berencana serta pengelolaan data dan informasi.b. Membantu
mempermudah kinerja pegawai dalam mengelola data.
5.0 RUANG LINGKUP
1. Rapat Internal dan Externala. Internal :dengan staff yang
berhubungan dengan pengelolaan data alat kontrasepsib. External
:dengan atasan langsung dan stakeholder (Kasi)2. Diskusi tentang
proyek perubahan, 3. Melakukan monitoring terhadap kondisi alat
kontrasepsi,4. Mengevaluasi dan melakukan kaji ulang terhadap
kondisi eksisting,5. Merumuskan hasil kajian monitoring dan
evaluasi kedalam rencana peningkatan kinerja Kantor Pemberdayaan
Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh yang lebih efektif
dan produktif
6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PERFORMANCE DELIVERABLE)
NamaDeskripsi
Evaluasi administrasi pengelolaan Alat Kontrasepsi saat ini
Tersepakatinya perlu ada proyek perubahan Tersepakatinya judul
proposal proyek perubahan Terdatanya alat kontrasepsi di gudang
Terbentuknya aplikasi pengelolaan data Terlaksananya perbaikan
pengelolaan administrasi alat kontrasepsiPengelolaan administrasi
alat kontrasepsi pada gudang alat kontrasepsi terlihat kurang
optimal yang diakibatkan proses pengelolaan dilakukan dangan cara
menggunakan buku dan kartu. Proyek perubahan di bagian gudang alat
kontrasepsi menjadi fokus utama untuk memperbaiki sistem
penyimpanan alat kontrasepsi agar alat-alat kontrasepsi terdata
dengan lengkap dan proses distribusi berjalan dengan lancar.
Aplikasi khusus sangat diperlukan untuk menggantikan cara lama.
7.0 PENTAHAPAN (MILESTONES)
NoTahapWaktu
1Sosialiasasi2 minggu
2Pengumpulan data dan informasi2 minggu
3Perancangan dan pembuatan aplikasi2 bulan
4Implementasi dan evaluasi1 minggu
8.0 TATA KELOLA PROYEK
STRUKTURDeskripsi
Kepala KPPKB
PROJECT LEADERCOACH
STAKEHOLDER
KASI TU, PP, PASTAFF 11111DER
Sponsor: Kepala KPPKeluarga Berencana
Project Leader: Ermaniah, S.Sos, Memimpin penyiapan dan
pelaksanaan proyek perubahan
Coach: Azhar , Memonitor dan membantu Project Leader dalam
penyusunan proyek perubahan
Staff: Pelaksanaan Kegiatan di Gudang Kontrasepsi.
Kasi TU, PP dan PA : Membantu terlaksananya proyek perubahan
9.0 ANGGARAN
JUMLAHDeskripsi
Sekitar 25 juta rupiah Untuk koordinasi penyusunan, perumusan
dan pelaksanaan proyek.Untuk pembuatan aplikasiUntuk sarana dan
prasarana seperti Laptop, printer dan ATK lainnyaUntuk rapat
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER (Potensi Stakeholders)
Stakeholder Internal Staff Keluarga BerencanaStakeholder
External Seluruh Kasi : Kasi Tata Usaha (TU), Kasi Pemberdayaan
Perempuan (PP) dan Kasi Perlindungan Anak (PA)
11. PERSETUJUAN
Project Sponsor/Atasan Peserta
Ir. Badrunnisa, M.Si.NIP. 19621110 199203 2 004
4