PROYEK PERUBAHAN - LAN RI

PROYEK

PERUBAHAN

STRATEGI MEMBANGUN AKSESIBILITAS DATA UNTUK

IMPLEMENTASI CONTINUOUS AUDIT DAN CONTINUOUS

MONITORING YANG EFEKTIF

Tony Tovik Hidayat

Sekretaris Inspektorat Jenderal

Kementerian Komunikasi dan Informatika

Halaman 1 dari 39

Proyek Perubahan PKN Tingkat II: Ir. Tony Tovik Hidayat M.T.– Sekretaris Itjen Kementerian. Kominfo

KATA PENGANTAR

Pertama-tama saya panjatkan puji serta syukur kepada Allah SWT, karena

dengan kehendak-Nya saya sebagai penulis dan perancang dapat menyelesaikan

aktualisasi yang berjudul “Strategi Membangun Aksesibilitas Data untuk

Implementasi Continuous Audit dan Continuous Monitoring yang Efektif”. Tidak

lupa penulis panjatkan shalawat serta salam kepada Nabi besar kita, Nabi Muhammad

SAW, kepada keluarganya, para sahabatnya dan sampai kepada kita sebagai umatnya

hingga akhir zaman.

Laporan proyek perubahan ini penulis susun sebagai salah satu syarat untuk

memenuhi kelulusan Diklat Kepemimpinan Tingkat II (PIM II) Tahun 2019. Selama proses

penyusunan laporan proyek perubahan ini, terkadang penulis menghadapi berbagai

permasalahan dan hambatan. Selain kekuatan dan kemudahan yang diberikan Allah

SWT, terdapat pula masukan, bantuan dan beberapa dorongan baik secara moril

maupun materil yang diberikan dari berbagai pihak sebagai faktor penting demi

terselesaikannya laporan proyek perubahan ini. Untuk itu dengan segala kerendahan dan

ketulusan hati, penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada:

1. Yth. Bapak Doddy Setiadi, AK., MM., CA., CPA. selaku Mentor / Inspektur Jenderal

Kementerian Komunikasi dan Informatika RI yang telah memberikan dukungan

terhadap proyek perubahan ini.

2. Yth. Ibu Ir. Maryati Karma., MM. selaku Coach, yang telah memberikan waktu dan

sumbangan pikiran dalam membimbing dan mengarahkan penulis selama

penyusunan laporan proyek perubahan ini.

3. Yth. Tim Efektif, Inspektorat Jenderal, Kementerian Komunikasi dan Informatika RI

yang telah memberikan waktu dan sumbangan pikiran yang sangat berharga dalam

selama penyusunan proyek perubahan ini.

4. Yth. Ibu Dra. Rosarita Niken Widiastuti, M.Si. selaku Sekretaris Jenderal (Sekjen)

Kementerian Komunikasi dan Informatika RI yang telah mendukung proyek perubahan

ini.

Halaman 2 dari 39


5. Yth. Bapak Prof. Dr. Widodo Muktiyo selaku Direktur Jenderal Informasi dan

Komunikasi Publik (Dirjen IKP) di Kementerian Komunikasi dan Informatika yang telah

mendukung proyek perubahan ini.

6. Yth. Bapak Dr. Ir. Ismail, M.T. selaku Direktur Jenderal Sumber Daya Perangkat Pos

dan Informatika (Dirjen SDPPI) di Kementerian Komunikasi dan Informatika RI yang

telah mendukung proyek perubahan ini.

7. Yth. Bapak Prof. Dr. Ahmad M. Ramli, S.H., M.H., FCBARB selaku Direktur Jenderal

Penyelenggara Pos dan Informatika (Dirjen PPI) di Kementerian Komunikasi dan

Informatika RI yang telah mendukung proyek perubahan ini.

8. Yth. Bapak Samuel Abrijani Pangerapan, B.Sc selaku Direktur Jenderal Aplikasi

Informatika (Dirjen Aptika) di Kementerian Komunikasi dan Informatika RI yang telah

mendukung proyek perubahan ini.

9. Yth. Bapak Dr. Ir. Basuki Yusuf Iskandar, M.A. selaku Kepala Badan Penelitian dan

Pengembangan Sumber Daya Manusia di Kementerian Komunikasi dan Informatika

RI yang telah mendukung proyek perubahan ini.

Dilain pihak penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya

kepada:

1. Orang Tua serta keluarga besar yang selalu memberikan kasih sayang, do’a dan

dukungan penuh kepada penulis setiap saat tanpa mengenal lelah.

2. Pegawai Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikas dan Informatika RI yang telah

memberikan semangat dan motivasi juga berbagi kebahagian bersama penulis, terima

kasih atas segala bantuan dan do’anya.

3. Teman-teman Diklat Kepemimpinan Tingkat II (PIM II) Tahun 2019 serta seluruh pihak

yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh penulis yang telah membantu

menyelesaikan serta turut andil dalam laporan proyek perubahan ini.

Akhir kata semoga amal baik Bapak / Ibu / Kerabat sekalian mendapat balasan

dan karunia Allah SWT lebih dari apa yang diterima penulis ini. Aamiin.

Jakarta, 7 November 2019

Penulis

Halaman 3 dari 39


ABSTRAK

Pada saat ini, kegiatan pembangunan sedang marak dilakukan didalam

lingkungan instansi pemerintah guna memajukan infrastruktur yang ada di Negara

Indonesia. Dalam kegiatan pembangunan tersebut diperlukan adanya pengawasan

guna memastikan terlaksananya kegiatan pembangunan tersebut sesuai dengan

tujuan yang telah ditentukan. Dalam hal ini peran Inspektorat Jenderal sangat besar

dalam memastikan kegiatan pembangunan tersebut dapat terlaksana sesuai dengan

tujuannya dengan melakukan pengawasan internal atas kegiatan yang dilakukan oleh

pemerintah.

Namun pada kenyataannya, kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh

Inspektorat Jenderal selama ini sangat terbatas, hal tersebut disebabkan oleh

berbagai faktor seperti kurangnya waktu yang diberikan dalam kegiatan pengawasan

tersebut, serta belum adanya modernisasi dalam melakukan kegiatan pengawasan

yang dapat mempermudah Inspektorat Jenderal dalam melakukan pengawasan,

yang secara langsung dapat memperluas ruang lingkup pengawasan yang dapat

dilakukan oleh Inspektorat Jenderal.

Melihat kondisi tersebut, langkah strategis yang dapat diambil adalah

dengan pembentukan dan pemanfaat Sistem Informasi dengan menggunakan Data

Warehousing dan Data Analytic yang terintegrasi, dimana Sistem Informasi

tersebut akan digunakan untuk kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat

Jenderal. Sistem Informasi tersebut nantinya dapat memperluas dan memperdalam

kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat Jenderal serta meningkatkan

efektifitas dan efisiensi kegiatan pengawasan itu sendiri, yang nantinya secara

langsung akan berdampak pada terlaksananya suatu kegiatan yang dilakukan oleh

instansi pemerintah tersebut sesuai rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.

Kata Kunci: Data Warehousing; Data Analytic; Sistem Informasi

Halaman 4 dari 39


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................................... 1

ABSTRAK ....................................................................................................................................... 3

DAFTAR ISI .................................................................................................................................... 4

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................................... 6

DAFTAR TABEL ............................................................................................................................. 7

BAB I ............................................................................................................................................... 8

PENDAHULUAN ............................................................................................................................. 8

I.1. Latar Belakang ........................................................................................................................ 8

I.2. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan .......................................................................... 12

I.3. Ruang Lingkup...................................................................................................................... 14

I.4. Stakeholder Internal dan Eksternal ................................................................................. 14

I.5. Analisa Stakeholder Internal dan Eksternal .................................................................. 16

I.6. Struktur Tim Efektif .............................................................................................................. 17

I.7. Rencana Tahapan ................................................................................................................ 20

I.8. Milestone ................................................................................................................................ 25

I.9. Indikasi Kendala dan Masalah, Strategi Mengatasi Masalah ..................................... 26

I.10. Usulan Anggaran .................................................................................................................. 26

BAB II ............................................................................................................................................ 27

CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN .............................................................................................. 27

II.1. Pelaksanaan Proyek Perubahan ....................................................................................... 27

II.2. Stakeholder ............................................................................................................................ 28

II.3. Milestone (Perencanaan VS Realisasi) ........................................................................... 33

II.4. Matriks Tahapan Pelaksanaan Jangka Pendek (Perencanaan VS Realisasi) ........ 35

II.5. Monitoring Tujuan Jangka Pendek dan Pelaksanaan Proyek Perubahan .............. 36

II.6. Hambatan dan Kendala ....................................................................................................... 37

Halaman 5 dari 39


II.7. Strategi ................................................................................................................................... 37

II.8. Anggaran ................................................................................................................................ 38

BAB III ........................................................................................................................................... 39

PENUTUP ..................................................................................................................................... 39

KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................................................ 39

III.1. Kesimpulan .............................................................................................................................. 39

III.2. Saran ........................................................................................................................................ 39

Halaman 6 dari 39


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Strategi Mempengaruhi Stakeholder ....................................................... 16

Gambar 1.2. Susunan Tim Efektif ................................................................................ 19

Gambar 2.1. Perpindahan Stakeholder ........................................................................ 29

Halaman 7 dari 39


DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Tabel Rencana Tahapan Proyek Perubahan ............................................... 20

Tabel 1.2. Indikasi Masalah dan Strategi Mengatasi Masalah ...................................... 26

Tabel 1.3. Usulan Anggaran ........................................................................................ 26

Tabel 2.1. Tabel Peran Stakeholder ............................................................................. 30

Halaman 8 dari 39


BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

1.1.1. Deskripsi Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikasi

dan Informatika

Tugas pokok Sekretariat Inspektorat Jenderal adalah melaksanakan

pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan

Inspektorat Jenderal. Fungsi sekretariat Inspektorat Jenderal antara lain;

Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan rencana dan program kerja

pengawasan, pengendalian program, dan anggaran, serta evaluasi dan pelaporan

di lingkungan Inspektorat Jenderal. Pelaksanaan evaluasi atas laporan hasil

pengawasan fungsional, laporan hasil pengawasan masyarakat, dan pemantauan

penyelesaian tindak lanjut hasil pengawasan.

Dalam satu tahun anggaran, Inspektorat Jenderal wajib melakukan reviu

terhadap kegiatan mandatory, diantaranya yaitu: reviu terhadap Rencana Kerja

(Renja), reviu RKA-K/L, reviu Laporan Keuangan, evaluasi LAKIP, reviu SAKIP,

reviu Pelaksanaan Anggaran dan reviu Pengadaan Barang dan Jasa. Namun

karena keterbatasan waktu untuk melakukan reviu sehingga proses

pelaksanaannya sering kali tidak berjalan secara optimal. Sebagai contoh, untuk

reviu RKA-K/L, jarak antara terbitnya Surat Edaran tentang pagu anggaran dan

batas waktu penelahaan oleh kementerian keuangan sangat singkat (hanya 5

hari), sementara proses reviu dan penyusunan RKA-K/L tersebut cukup panjang

karena satker harus melakukan penyusunan terlebih dahulu sebelum diserahkan

ke Inspektorat Jenderal untuk direviu. Dalam pelaksanaan kegiatan pengawasan

ini, Sekretariat Inspektorat Jenderal secara umum memiliki tugas sebagai unit

pendukung, misal; bertugas menjadi penghubung antara Biro Perencanaan dan

Inspektorat Jenderal dalam mendapatkan data RKA-K/L yang akan direviu.

Halaman 9 dari 39


1.1.2. Struktur Organisasi Inspektorat Jenderal

SEKRETARIAT

INSPEKTORAT JENDERAL

SUB BAGIAN

PROGRAM DAN

ANGGARAN

SUB BAGIAN

KEPEGAWAIAN

SUB BAGIAN

KEUANGAN SUB BAGIAN

TLHP INTERNAL

BAGIAN

PROGRAM DAN

EVALUASI

BAGIAN

KEPEGAWAIAN

DAN TATA USAHA

BAGIAN

KEUANGAN DAN

RUMAH TANGGA

BAGIAN TINDAK

LANJUT HASIL

PENGAWASAN

SUB BAGIAN

EVALUASI DAN

PELAPORAN

SUB BAGIAN

TATA USAHA

SUB BAGIAN

RUMAH TANGGA

SUB BAGIAN

TLHP EKSTERNAL

INSPEKTORAT III

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL MUDA

SUB BAGIAN TATA USAHA




INSPEKTORAT I INSPEKTORAT II INSPEKTORAT IV

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

(Auditor)


(Auditor)


(Auditor)


(Auditor)

INSPEKTUR

JENDERAL

Halaman 10 dari 39


1.1.3. Permasalahan dan Solusi

a. Permasalahan

Dalam 3 tahun terakhir Inspektorat Jenderal telah mencoba melaksanakan

prosedur Continuous Audit dan Continuous Monitoring (CACM) melalui Reviu

RKA-K/L, Reviu Pelaksanaan Anggaran, Reviu Pengadaan Barang Jasa, namun

dalam pelaksanaannya masih belum maksimal sehingga upaya ini belum

mengurangi frekuensi temuan BPK RI.

Pelaksanaan kegiatan-kegiatan reviu ini masih dilaksanakan secara

sporadis (dengan tim yang berbeda, data yang digunakan tidak tertata dengan

baik, dan dalam waktu penugasan yang singkat). Akibatnya dalam pelaksanaan

pengawasannya, Inspektorat Jenderal belum bisa memberikan added value dan

increase value terhadap proses pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran

Kementerian Kominfo.

Salah satu permasalahan penting yang dihadapi oleh Inspektorat Jenderal

saat ini adalah banyak data yang digunakan untuk pelaksanaan kegiatan

pengawasan belum tertata secara digital, atau data tersebut belum

terklasifikasikan secara baik sehingga informasi penting dalam data sulit didapat.

Hal ini menyebabkan terkendalanya proses penyelesaian kegiatan pengawasan

dan hasilnya menjadi tidak optimal.

Selain yang telah dijelaskan di atas, beberapa hal yang dapat diidentifikasi

sebagai masalah penting bagi Sekretariat Inspektorat Jenderal dalam mendukung

pelaksanaan pengawasan adalah:

1. Waktu yang diberikan oleh Kementerian Keuangan dalam melakukan reviu

RKA/KL tidak cukup. Dalam 5 tahun terakhir, Inspektorat Jenderal hanya

memiliki waktu kurang dari 5 hari untuk menilai kelayakan anggaran satker yang

besarannya mencapai 5 triliun;

2. Pengimplementasian Continuous Audit and Continuous Monitoring (CACM)

belum berjalan secara optimal. Hal ini dibuktikan dengan masih terdapat

temuan berulang dalam hasil pemeriksaan BPK, misal terkait pengadaan

barang/jasa

Halaman 11 dari 39


3. Semakin bertambahnya tuntutan terhadap APIP (Inspektorat Jenderal) untuk

melaksanakan pengawasan ditandainya dengan meningkatnya jumlah

pengawasan mandatory yang harus dilakukan. Terhitung terdapat 6

pengawasan mandatory yang harus dilakukan secara berkala per triwulan dan

per semester setiap tahun; Hal ini menuntut Inspektorat Jenderal untuk bekerja

secara lebih efektif dan efisien.

4. Pelaksanaan pengawasan masih bersifat sporadis. Hal ini disebabkan karena

perencanaan yang kurang sehingga menyebabkan Inspektorat Jenderal belum

bisa memberikan added value dan increase value terhadap proses pelaksanaan

kegiatan dan penggunaan anggaran Kementerian Kominfo;

5. Belum adanya database pengawasan dan perencanaan anggaran. Hal ini

menyebabkan Inspektorat Jenderal seringkali mengalami kesulitan dalam

mencari data yang dibutuhkan sehingga kekurangan waktu dalam

melaksanakan pengawasan jika satker tidak mau atau lama dalam memberikan

data dukung pengawasan.

b. Solusi

Rencana solusi pemecahan masalah organisasi yang akan dilakukan

dalam proyek perubahan adalah membentuk suatu basis data dengan prinsip Data

Warehousing dan data analytics sehingga akan memudahkan pengawasan

mandatory yang dilakukan oleh Inspektorat Jenderal dalam rangka memastikan

akuntabilitas kinerja keuangan dan operasional. Dengan adanya basis data ini

maka diharapkan akan dapat menjawab permasalahan yang ada yaitu;

1. Mudahnya akses terhadap data yang dibutuhkan dalam kegiatan pengawasan

akan mempercepat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan

pengawasan, yang pada akhirnya pelaksanaan kegiatan akan lebih efektif dan

efisien.

2. Basis data yang dibangun akan mencatat riwayat hasil pemeriksaan sehingga

akan meminimalkan potensi temuan berulang.

3. Adanya basis data akan mencatat hal-hal yang pernah menjadi permasalahan

sehingga harapannya rekomendasi yang dihasilkan telah memperhitungkan

kondisi dari satuan kerja dan dapat memberikan nilai tambah baru (continous

improvement).

Halaman 12 dari 39


I.2. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan

1.2.1. Tujuan

Tujuan Proyek Perubahan ini adalah agar data-data yang diperlukan oleh

Inspektorat Jenderal dalam melakukan kegiatan pengawasan dapat

terdokumentasi dan tersusun dengan baik dan benar, sehingga pelaksanaan

kegiatan pengawasan dapat mencapai hasil yang optimal.

a. Tujuan Jangka Pendek

Adapun tujuan jangka pendek (selama masa Pelatihan Kepemimpinan

Nasional Tingkat II berlangsung) proyek perubahan ini, adalah sebagai berikut:

1. Tersedianya Management Representation Letter (piagam kesediaan atau

komitmen satker untuk membuka akses/menyediakan data untuk Inspektorat

Jenderal)

2. Terbentuknya skema pengumpulan data sebagai dasar penyusunan database

pengawasan yang terintegrasi dari data dukung pengawasan di bidang

perencanaan anggaran yang dapat digunakan untuk kegiatan pengawasan

seperti Reviu RKA K/L.

3. Tersusunnya alur kerja untuk penyusunan sistem informasi monitoring kinerja

anggaran menggunakan database pengawasan yang terintegrasi dan juga

sebagai data analytics yang dapat memudahkan kegiatan pengawasan dengan

menggunakan sistem informasi.

b. Tujuan Jangka Menengah

Sedangkan tujuan jangka menengah (selama satu tahun setelah Pelatihan

Kepemimpinan Nasional Tingkat II berakhir), adalah sebagai berikut:

1. Terwujudnya kerjasama dengan pihak ketiga untuk menentukan mockup atau

design software atau aplikasi monitoring kinerja anggaran menggunakan Data

Warehousing dan data analytics.

2. Terbentuknya mockup atau design software atau aplikasi monitoring kinerja

anggaran menggunakan Data Warehousing dan data analytics.

Halaman 13 dari 39


c. Tujuan Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang (selama Tiga tahun setelah tujuan jangka

menengah berakhir), adalah sebagai berikut:

1. Tersedianya Aksesibilitas data melalui konektifitas atau integrasi data pada

sistem informasi lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.

2. Terwujudnya mekanisme pengawasan yang strategis dengan implementasi

CACM menggunakan Data Warehousing dan data analytics sehingga akan

memudahkan pengawasan mandatory yang dilakukan oleh Inspektorat

Jenderal setiap tahun.

3. Tersedianya tools atau system informasi yang dapat mendeteksi Fraud dalam

proses pengadaan barang dan jasa.

4. Terwujudnya efektifitas dan efisiensi kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh

Inspektorat Jenderal.

5. Terwujudnya peningkatan efektifitas dan efisiensi kegiatan pembangunan yang

dilakukan oleh pemerintah.

1.2.2. Manfaat

Proyek perubahan ini akan memiliki manfaat kepada beberapa elemen,

antara lain:

1. Manfaat perubahan yang akan dilakukan bagi Institusi antara lain adalah:

a) Memperbaiki kinerja Kementerian Komunikasi dan Informatika;

b) Meningkatkan kualitas pembangunan infrastruktur dan pelayanan yang

diberikan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika kepada

Masyarakat.

2. Bagi penulis sendiri, manfaat perubahan yang akan dilakukan antara lain

adalah:

a) Sebagai pelopor perubahan yang inovatif;

b) Meningkatkan kemampuan managerial;

3. Bagi stakeholder, manfaat perubahan yang akan dilakukan antara lain adalah:

a) Optimalisasi Pembangunan yang dilakukan;

b) Model percontohan bagi instansi pemerintah lain yang ada di Indonesia;

Halaman 14 dari 39


4. Sedangkan bagi masyarakat, manfaat perubahan yang akan dilakukan antara

lain adalah:

a) Masyarakat selaku pengguna jasa layanan dan infrastruktur mendapat

pelayanan yang lebih tertib, teratur, aman, nyaman dan berkualitas.

I.3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup proyek perubahan yang ingin dicapai adalah:

1. Mekanisme pengawasan yang strategis menggunakan teknologi IT untuk

membantu proses pengawasan dengan durasi yang singkat;

2. Database yang mencakup perencanaan anggaran dan realisasinya untuk

membantu pelaksanaan CACM yang dilaksanakan secara periodik dalam

setiap tahun;

3. Sarana yang dapat mengidentifikasi risiko dari capaian pengadaan dan risiko

fraud dalam pengadaan barang dan jasa untuk mengurangi frekuensi temuan

BPK RI perihal pengadaan barang dan jasa;

4. Management Representation Letter (ada semacam piagam kesediaan atau

komitmen satker untuk membuka akses/menyediakan data untuk Inspektorat

Jenderal)

I.4. Stakeholder Internal dan Eksternal

Stakeholder Internal:

1. Menteri Komunikasi dan Informatika RI (Menkominfo)

2. Seluruh pejabat struktural Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikasi dan

Informatika RI sekaligus sebagai stakeholder kunci, meliputi:

2.1. Sekretariat Jenderal (Sekjen):

a. Kepala Biro Perencanaan

b. Kabag Penyusunan Program

c. Kabag Penyusunan Anggaran

d. Kabag Monitoring dan Evaluasi

e. Kepala Biro Keuangan

Halaman 15 dari 39


f. Kabag Verifikasi dan Akuntansi

g. Kepala Biro Hukum

h. Kabag Penelahaan dan Evaluasi Produk Hukum

i. Kepala Pusat Data dan Sistem Informasi

j. Kepala Bidang Sistem dan Data

2.2. Direktorat Jenderal Sumber Daya Perangkat Pos dan Informatika (Ditjen

SDPPI):

a. Sekretaris Ditjen SDPPI

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

2.3. Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Pos dan Informatika (Ditjen PPI):

a. Sekretaris Ditjen PPI

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

2.4. Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik (Ditjen IKP):

a. Sekretaris Ditjen. IKP

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

2.5. Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Balitbang

SDM):

a. Sekretaris Balitbang SDM

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

2.6. Direktorat Jenderal Aplikasi dan Informatika (Ditjen Aptika):

a. Sekretaris Aptika

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

2.7. Badan Aksesibilitas Telekomunikasi dan Informatika (BAKTI):

a. Direktur Keuangan

b. Kepala SPI

Halaman 16 dari 39


Stakeholder Eksternal:

1. Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), Auditorat Utama Keuangan Negara III

(AKN III)

2. Deputi Politik, Hukum dan Keamanan (Polhukam), Badan Pengawas Keuangan

dan Pembangunan (BPKP)

3. Kementerian Keuangan (Kemenkeu), Direktorat Jenderal Anggaran (DJA)

4. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI

(Kemenpan RB)

5. Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional RI / Badan Perencanaan

Pembangunan Nasional (Kementerian PPN / Bappenas)

I.5. Analisa Stakeholder Internal dan Eksternal

Stakeholder terdiri dari empat kelompok, yaitu Promotor, Defender, Latent

dan Apathetics. Strategi mempengaruhi stakeholder dapat dilihat pada Gambar

1.1.

Gambar 1.1. Strategi Mempengaruhi Stakeholder

Jabatan Fungsional Auditor

Sekertariat Inspektorat Jenedral

Sekretariat Jenderal

Inspektur Jenderal

BPK

BPKP Kemenpan RB

Kementrian Keuangan

Direktorat Jenderal SDPPI BAKTI

BALITBANG

Direktorat Jenderal APTIKA

Direktorat Jenderal PPI

BAPPENAS

Direktorat Jenderal IKP

Menteri

Halaman 17 dari 39


a. Kelompok PROMOTORS: Kelompok yang memiliki kepentingan terhadap

program dan juga kekuatan untuk membantu dan membuatnya berhasil atau

sebaliknya.

Strategi:

1. Melakukan komunikasi dan koordinasi yang rutin;

2. Memaparkan mengenai maksud dan tujuan serta manfaat yang akan

diperoleh dengan adanya proyek perubahan ini/audiensi.

b. Kelompok DEFENDERS: Kelompok yang memiliki kepentingan pribadi dan

dapat menyuarakan dukungan dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk

mempengaruhi program.

Strategi:

1. Melakukan komunikasi dan koordinasi yang rutin;

2. Memaparkan mengenai maksud dan tujuan serta manfaat yang akan

diperoleh dengan adanya proyek perubahaan ini;

3. Menunjukan komitmen dan integritas yang kuat untuk pelaksanaan proyek

perubahan tersebut.

c. Kelompok LATENS: Kelompok yang tidak memiliki kepentingan khusus

maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki kekuatan besar untuk

mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.

Strategi:

1. Merubah stakeholder latens ke stakeholder promotor;

2. Membangun komunikasi efektif dengan cara:

3. Melakukan audensi dengan para stakeholder terkait proyek perubahan;

4. Melakukan koordinasi dengan para stakeholder kategori laten terkait

dukungan terhadap proyek perubahan;

5. Membangun dukungan terkait proyek perubahan.

d. Kelompok APATETHICS: Kelompok yang tidak memiliki kepentingan maupun

kekuatan, bahwa tidak mengetahui adanya program.

I.6. Struktur Tim Efektif

Tim Efektif dibentuk untuk membantu Tim Leader dalam melaksanakan

proyek perubahan yang akan dilakukan. Penunjukan personil dalam tim efektif

didasarkan pada kriteria kesesuaian dengan jabatan, kompetensi, pengalaman

Halaman 18 dari 39


dan kemampuan dalam menjalankan organisasi yang lincah. Agar tim efektif yang

dibentuk dapat bergerak secara adaptif dan profesional sesuai dengan

keahliannya, maka struktur organisasi yang dibangun adalah organisasi

transformasional, yaitu organisasi yang setiap saat dapat bertransformasi dari

struktural ke fungsional dan sebaliknya.

Dalam bentuk organisasi structural, tim ini diberi nama “Tim Cepat”. Di dalam

Tim Cepat, Project Leader membawahi 4 (empat) Tim yang terdiri dari pejabat

Struktural eselon III.a dan eselon IV.a dan Staf (jabatan fungsional umum dan staf

struktural) Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikasi dan Informatika. Struktur

organisasi struktural dalam Tim Cepat dibentuk dengan tugas pokok sebagai

berikut:

1. Tim Pengolah data dan format database (Pengembang)

a. Melaksanakan tugas-tugas administratif, perencanaan, ketata-usahaan,

keuangan, personalia.

b. Memfasilitasi kelancaran tugas Tim Pembuat Format Database, Tim

Pengolah data dan format database (Pengembang) dan Tim Penyusun

Kebijakan.

c. Menentukan format data yang terstandarisasi dan konsisten, melaksanakan

kebijakan teknis, monitoring dan evaluasi teknis di bidang database.

d. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan tim lain serta dengan

stakeholder lain dalam setiap langkah agar saling sinergis.

e. menyiapkan bahan, melaksanakan kebijakan teknis, monitoring dan evaluasi

teknis di bidang database.

f. Menyiapkan data pendukung aplikasi “SiMONIKA” seperti: data RKA-K/L, PK

Eselon I-IV, data terkait PBJ, dll.

g. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan tim lain serta dengan

stakeholder dalam setiap langkah agar saling sinergis.

Halaman 19 dari 39


2. Tim Penyusun Kebijakan

a. Menyusun kebijakan terkait pembuatan format database, pengelolaan

database sampai database tersebut dapat digunakan.

b. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan tim lain serta dengan

stakeholder dalam setiap langkah agar saling sinergis.

3. Tim Teknologi Informatika

a. Melakukan studi komparasi database.

b. Menyiapkan aplikasi yang dinamakan “SiMONIKA”

4. Tim Keuangan

Koordinasi penyiapan data perencanaan anggaran, realisasi anggaran

pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan proyek perubahan dari awal

persiapan proyek sampai proyek dijalankan.

5. Tim Hukum

Menyiapkan kebijakan pedoman/juknis/SOP mekanisme pengawasan dan

Management Representation Letter.

Gambar 1.2. Susunan Tim Efektif

MentorDoddy Setiadi AK., MM

Project Leader

Ir. Tony Tovik Hidayat, MT

Tim Pengolah Data & Format Database

Tim Penyusun Kebijakan

Tim Teknologi dan Informatika

Tim Keuangan Tim Hukum

CoachIr. Maryati Karma, MM

Halaman 20 dari 39


I.7. Rencana Tahapan

Rencana Tahapan Proyek Perubahan terdiri dari tiga tahapan, yaitu Jangka

Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang. Rencana Tahapan Proyek

Perubahan dapat dilihat pada Tabel 1.1.

Tabel 1.1. Tabel Rencana Tahapan Proyek Perubahan

Nama Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Target

Waktu Pelaksana

TUJUAN JANGKA PENDEK

Penyusunan

mekanisme

pengawasan CACM

Pembentukan tim

komprehensif

Daftar anggota tim

penyusun

mekanisme

pengawasan

CACM (SK Tim)

Minggu ke 1

Oktober Tim Efektif

Pengumpulan sumber-

sumber dan pedoman

penyusunan mekanisme

pengawasan CACM

Pedoman

penyusunan

mekanisme

pengawasan

CACM

Minggu ke 1

Oktober Tim Efektif

Pembentukan rancangan

awal mekanisme

pengawasan CACM

Rancangan awal

mekanisme

pengawasan

CACM (Draft SOP

Data Analytic)

Minggu ke 2

Oktober Tim Efektif

Penyempurnaan

mekanisme pengawasan

CACM

Mekanisme

pengawasan

CACM (SOP Data

Analytic)

Minggu ke 2

Oktober Tim Efektif

Pengkomunikasian

Mekanisme CACM

kepada Satker.

Menerbitkan Management

Representation Letter

Managemen

Representation

Letter

Minggu ke 3

Oktober Tim Efektif

Halaman 21 dari 39



Waktu Pelaksana

Sosialisasi database

kepada para satker yang

bersangkutan

Notulensi

sosialisasi

Minggu ke 4

Oktober Tim Efektif

Permintaan data kepada

stakeholder

Nota Dinas

permohonan data

Minggu ke 5

Oktober Tim Efektif

Pengelolaan database

secara periodik Database

Minggu ke 5

Oktober Tim Efektif

Disusunnya alur kerja

dari sistem informasi

monitoring kinerja

anggaran

menggunakan data

warehousing dan data

analytics yang dapat

digunakan dalam

kegiatan pengawasan

Penyusunan informasi dari

database dan Penarikan

kesimpulan yang

dibutuhkan

Kompilasi data

dukung dan

Kesimpulan

Minggu ke 1

November Tim Efektif

Pembuatan Prototype data


analytics CACM

Prototype data

warehousing dan

data analytics

CACM

Minggu ke 2

dan 3

November

Tim Efektif

Proses Integrasi database

yang dimiliki dengan

Prototype (ETL)

Prototype data

warehousing dan

data analytics

CACM

Minggu ke 3

dan 4

November

Tim Efektif

TUJUAN JANGKA MENENGAH

Dilakukan kerjasama

dengan pihak ketiga

untuk menentukan

mockup atau design

Software atau aplikasi

monitoring kinerja

anggaran

menggunakan Data


analytics.

Menentukan dan memilih

pihak ketiga

kontrak dengan

pihak ketiga

Januari

2020 Tim Efektif

melakukan konsultasi

dengan pihak ketiga dalam

menentukan design

software

Draft mockup atau

design software

Januari

2020 Tim Efektif

Melakukan Rapat dan

penyusunan rancangan

mockup/designsoftware/apli

kasi monitoring kinerja

Notulensi rapat Januari

2020 Tim Efektif

Halaman 22 dari 39



Waktu Pelaksana

anggaran bersama dengan

pihak ketiga

Dibentuknya mockup

atau design software

atau aplikasi

monitoring kinerja

anggaran

menggunakan Data


analytics

Ditentukannya rancangan



anggaran

Rancangan

mockup atau

design software

Februari

2020 Tim Efektif

Terbentuknya



anggaran

Aplikasi

monitoring kinerja

anggaran

Maret-

Desember

2020

Tim Efektif

TUJUAN JANGKA PANJANG

Dibentuknya

aksesibilitas data

melalui konektivitas

atau integrasi data

pada sistem informasi

lingkungan

Kementerian

Komunikasi dan

Informatika.

Memberlakukan

penggunaan aplikasi

pengolah Data warehousing

untuk mengelola data satker

Nodin internal

Inspektorat

Jenderal

2021-2022 Tim Efektif

Menghimbau satker untuk

melakukan integrasi data

untuk mempermudah

kegiatan pengawasan

Integrasi data 2021-2022 Tim Efektif

Meningkatkan Efektivitas

dan efisiensi dalam

pelaksanaan pengawasan

oleh Inspektorat Jenderal

Laporan kegiatan

pengawasan 2021-2022 Tim Efektif

Dibangunnya

mekanisme

pengawasan yang

strategis dalam

implementasi CACM

menggunakan Data

Memastikan mekanisme

pengawasan sudah berjalan

dengan baik

Hasil evaluasi 2021-2022 Tim Efektif

Menyusun alur kerja atas


tersebut

SOP 2021-2022 Tim Efektif

Monitoring dan Evaluasi Laporan Monev 2021-2022 Tim Efektif

Halaman 23 dari 39



Waktu Pelaksana

warehousing atau data

analytics

Membuat konsep sistem

informasi

Konsep sistem

informasi 2021-2022 Tim Efektif

Dibangunnya tools

atau sistem informasi

yang dapat mendeteksi

fraud dalam proses

pengadaan barang dan

jasa

Konsultasi kepada

konsultan Hasil konsultasi 2021-2022 Tim Efektif

Menyempurnakan konsep

sistem informasi

Koreksi atas

konsep sistem

informasi

2021-2022 Tim Efektif

Membangun sistem

informasi yang dapat

mendeteksi fraud

Sistem informasi 2021-2022 Tim Efektif

Meningkatkan

efektivifas dan efisensi

kegiatan pengawasan

yang dilakukan oleh

Inspektorat Jenderal

Monitoring dan Evaluasi

pelaksanaan CACM Laporan monev 2021-2022 Tim Efektif

Meningkatkan

efektivitas dan efisiensi

kegiatan

pembangunan yang

dilakukan oleh

pemerintah.

Monitoring dan Evaluasi

pelaksanaan CACM Laporan monev 2021-2022 Tim Efektif

Halaman 24 dari 39


13 – 29

Aug 2019

26 Aug-

4Sep 2019

5 – 13 Sep

2019

Mg. ke 1 okt 2019 Mg.ke 2 - 3

Okt 2019

Mg. ke 4 okt –

Mg ke 1 Nov

Pembekalan

Mg. ke 1 -2

Nov 2019

Inisiasi gagasan untuk

memperoleh dukungan

dan persetujuan

Penyusunan Rancangan

Proyek Perubahan

Pembentukan tim komprehensif.

Pengumpulan sumber dan

pedoman penyusunan mekanisme

CACM

Permintaan data, pengelolaan

data, dan sosialisasi database

ke satker

Pembuatan Prototype Aplikasi

Data Warehousing dan data

Analitycs CACM dan ETL

Penyusunan informasi dari database

Mg. ke 3-4

Nov 2019

Terbentuknya data

warehousing yang siap

digunakan untuk CACM

Jan 2020

Memilih pihak ketiga, melakukan konsultasi dengan pihak ketiga, dan

Melakukan Rapat penyusunan rancangan aplikasi monitoring kinerja

anggaran Bersama pihak ketiga Ditentukannya rancangan aplikasi monitoring kinerja

anggaran

Feb 2020 Mar – Dec 2020

Terbentuknya aplikasi monitoring kinerja dan anggaran

2021-2022

Dibentuknya aksesibilitas data

melalui konektivitas atau integrasi

data pada sistem informasi

lingkungan Kementerian Komunikasi

dan Informatika.

2021-2022

Dibangunnya tools atau system

informasi yang dapat mendeteksi

fraud dalam proses pengadaan

barang dan jasa.

2021-2022

Memperluas lingkup pengawasan yang dilakukan oleh

Inspektorat Jenderal.

2021-2022

Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan pembangunan yang dilakukan oleh pemerintah.

Meningkatkan efektivifas dan efisensi kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat

Jenderal

JA

NG

KA

PA

NJA

NG

J

AN

GK

A M

EN

EN

GA

H JA

NG

KA

PE

ND

EK

Penyusunan dan sosialisasi mekanisme

pengawasan CACM, Menerbitkan

Management Representation Letter

Gambar 1.3 Milestone

Halaman 25 dari 39


I.8. Milestone

• Penyusunan mekanisme pengawasan CACM melalui data warehousing

▪ Pembentukan tim komprehensif

▪ Pengumpulan sumber-sumber dan pedoman penyusunan mekanisme

pengawasan CACM

▪ Pembentukan rancangan awal mekanisme pengawasan CACM

▪ Penyempurnaan mekanisme pengawasan CACM.

• Pengkomunikasian Mekanisme CACM kepada satker.

▪ Menerbitkan Management Representation Letter

▪ Sosialisasi database kepada para satker yang bersangkutan

▪ Permintaan data kepada stakeholder

▪ Pengelolaan database secara periodik.

• Disusunnya alur kerja dari sistem informasi monitoring kinerja anggaran

menggunakan data warehousing dan data analytics yang dapat

digunakan dalam kegiatan pengawasan.

▪ Penyusunan informasi dari database dan Penarikan kesimpulan yang

dibutuhkan

▪ Pembuatan prototype data warehousing dan data analytics CACM

▪ Proses integrase database yang dimiliki dengan prototype (ETL).

Halaman 26 dari 39


I.9. Indikasi Kendala dan Masalah, Strategi Mengatasi Masalah

Tabel 1.2. Indikasi Masalah dan Strategi Mengatasi Masalah

No. Indikasi Masalah Strategi Mengatasi Masalah

1 Keterbatasan Jumlah Pegawai Membentuk tim efektif untuk secara khusus

menyelesaikan proyek perubahan

2 Ketidakpahaman Pegawai

terhadap Sistem Informasi

Melakukan sosialisasi kepada pegawai

Inspektorat Jenderal terkait Aplikasi Sistem

Informasi

3 Aplikasi Sistem Informasi tidak

dimanfaatkan secara optimal

Melakukan sosialisasi kepada pegawai

Inspektorat Jenderal terkait penggunaan Aplikasi

Sistem Informasi

4 Resistensi dari Satuan Kerja atau

Pihak Tertentu yang

bersangkutan

Membuat management representation letter yang

menunjukkan komitmen satuan kerja atau pihak

tertentu untuk memberikan data yang dibutuhkan

I.10. Usulan Anggaran

Rencana anggaran yang digunakan dalam proses pelaksanaan proyek

peruahan ini bersimber dari DIPA Tahun 201X. Strategi dalam penganggaran yaitu

menggunakan biaya rapat yang tersedia dan mengusulkan biaya yang tidak

tersedia ke Pejabat Pembuat Komitmen. Adapun usulan biaya sebagai berikut:

Tabel 1.3. Usulan Anggaran

No Uraian Kegiatan Estimasi Biaya

1 Belanja Bahan Rp. 15.000.000

2 Belanja Barang Non Operasional Lainnya Rp. 6.000.000

3 Belanja Jasa Profesi Rp. 5.000.000

4 Honor Tim Rp. 20.000.000

5 Belanja Perjalanan Lainnya (DN) Rp. 60.000.000

6 Belanja Jasa Lainnya Rp. 10.000.000

Jumlah Rp.116.000.000

Halaman 27 dari 39


BAB II

CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

II.1. Pelaksanaan Proyek Perubahan

Pelaksanaan proyek perubahan mengenai Strategi Membangun Aksesibilitas

Data untuk Implementasi Continuous Audit dan Continuous Monitoring yang

Efektif, dilaksanakan melalui beberapa tahap kegiatan. Tahapan kegiatan ini

dilakukan untuk tujuan jangka pendek. Tujuan jangka pendek di antaranya adalah

sebagai berikut:

a. Penyusunan mekanisme pengawasan CACM melalui data warehousing

Pada kegiatan penyusunan mekanisme pengawasan CACM melalui data

warehousing, terdapat empat kegiatan, yaitu Pembentukan tim komprehensif,

Pengumpulan sumber-sumber dan pedoman penyusunan mekanisme

pengawasan CACM, Pembentukan rancangan awal mekanisme pengawasan

CACM, dan Penyempurnaan mekanisme pengawasan CACM.

b. Pengkomunikasian Mekanisme CACM kepada satker.

Pada kegiatan Pengkomunikasian Mekanisme CACM kepada satker, terdapat

empat kegiatan, yaitu menerbitkan Management Representation Letter,

Sosialisasi database kepada para satker yang bersangkutan, Permintaan data

kepada stakeholder, dan Pengelolaan database secara periodik.

c. Disusunnya alur kerja dari sistem informasi monitoring kinerja anggaran

menggunakan data warehousing dan data analytics yang dapat digunakan

dalam kegiatan pengawasan.

Pada kegiatan pengumpulan data dukung pengawasan kedalam data

warehousing terdapat tiga tahapan kegiatan, yaitu Penyusunan informasi dari

database dan Penarikan kesimpulan yang dibutuhkan, Pembuatan prototype

data warehousing dan data analytics CACM, dan Proses integrase database

yang dimiliki dengan prototype (ETL).

Halaman 28 dari 39


II.2. Stakeholder

Stakeholder proyek perubahan Strategi Membangun Aksesibiltas Data untuk

Implementasi Continuous Audit dan Continuous Monitoring yang Efektif sangat

penting dalam mewujudkan serta terlaksananya proyek perubahan tersebut.

Strategi yang dilakukan untuk memindahkan stakeholder kategori laten, defender

dan apathic untuk menjadi stakeholder kategori promotor dengan membangun

komunikasi yang efektif melalui rapat koordinasi, melibatkan stakeholder terkait

dalam kegiatan proyek perubahan dan audensi terhadap para stakeholder yang

telah dipetakan pada rancangan proyek perubahan.

a. Penggalangan Dukungan Data Stakeholder Terkait Proyek Perubahan

Dukungan stakeholder terkait proyek perubahan merupakan syarat mutlak

sehingga hasil dari proyek perubahan ini dapat digunakan di Kementerian

Komunikasi dan Informatika RI khususnya di Inspektorat Jenderal. Adapun

stakholder yang memberikan pernyataan dukungan terkait proyek perubahan

Sekretaris Inspektorat Jenderal Kementerian Komunikasi dan Informatika RI,

yaitu:

1. Doddy Setiadi, AK., MM., CA., CPA, Inspektur Jenderal (Irjen) Kementerian

Komunikasi dan Informatika RI (sebagai Mentor).

2. Rosarita Niken Widiastuti., M.Si, Sekretaris Jenderal (Sekjen) dan Plt.

Direktur Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik (Dirjen IKP)

Kementerian Komunikasi dan Informatika RI.

3. Dr. Ir. Ismail., MT, Direktur Jenderal Sumber Daya Perangkat Pos dan

Informatika (Dirjen SDPPI) ementerian Komunikasi dan Informatika RI.

4. Prof. Dr. Ahmad M. Ramli., SH., MH, Direktur Jenderal Penyelenggara Pos

dan Informatika (Dirjen PPI) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI.

5. Samuel Abrijani Pangerapan., Bsc, Direktur Jenderal Aplikasi Informatika

(Dirjen Aptika) Kementerian Komunikasi dan Informatika RI.

Halaman 29 dari 39


6. Dr. Ir. Basuki Yusuf Iskandar., MA, Kepala Badan Penelitian dan

Pengembangan Sumber Daya Manusia di Kementerian Komunikasi dan

Informatika RI.

b. Perpindahan Stakeholder

Gambar 2.1. Perpindahan Stakeholder

Jabatan Fungsional Auditor

Sekertariat Inspektorat Jenedral

Sekretariat Jenderal

Inspektur Jenderal

BPK (Pindah ke Promotors)

BPKP (Pindah ke Promotors)

Kemenpan RB

Kementrian Keuangan

Ditjen SDPPI (Pindah ke Promotors)

BAKTI (Pindah ke Promotors)

BALITBANG (Pindah ke Promotors)

Ditjen APTIKA (Pindah ke Promotors)

Ditjen PPI (Pindah ke Promotors)

BAPPENAS

Ditjenl IKP (Pindah ke Promotors)

Menteri

Ditjen SDPPI

BAKTI

BALITBANG

Ditjen APTIKA

Ditjen PPI

Ditjenl IKP

BPK

BPKP

Halaman 30 dari 39


c. Peran Stakeholder

Masing-masing Stakeholder memiliki perannya masing-masing. Peran dari setiap

Stakeholder dapat dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1. Tabel Peran Stakeholder

Stakeholder Peran Koordinasi

Sudah Belum

Internal:

1. Menteri Komunikasi dan

Informatika RI (Menkominfo)

2. Sekretariat Jenderal (Sekjen):

a. Kepala Biro Perencanaan

b. Kabag Penyusunan Program

c. Kabag Penyusunan Anggaran

d. Kabag Monitoring dan Evaluasi

e. Kepala Biro Keuangan

f. Kabag Verifikasi dan Akuntansi

g. Kepala Biro Hukum

h. Kabag Penelahaan dan Evaluasi

Produk Hukum

i. Kepala Pusat Data dan Sistem

Informasi

j. Kepala Bidang Sistem dan Data

3. Direktorat Jenderal Sumber Daya

Perangkat Pos dan Informatika

(Ditjen SDPPI):

a. Sekretaris Ditjen SDPPI

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

1. Penerima Manfaat

2. Memberikan dukungan

terkait proyek perubahan



√

√

√

Halaman 31 dari 39



Sudah Belum

4. Direktorat Jenderal

Penyelenggaraan Pos dan

Informatika (Ditjen PPI):

a. Sekretaris Ditjen PPI

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

5. Direktorat Jenderal Informasi dan

Komunikasi Publik (Ditjen IKP):

a. Sekretaris Ditjen. IKP

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

6. Badan Penelitian dan

Pengembangan Sumber Daya

Manusia (Balitbang SDM):

a. Sekretaris Balitbang SDM

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

7. Direktorat Jenderal Aplikasi dan

Informatika (Ditjen Aptika):

a. Sekretaris Aptika

b. Kabag PPL

c. Kabag Keuangan

8. Badan Aksesibilitas

Telekomunikasi dan Informatika

(BAKTI):

a. Direktur Keuangan

b. Kepala SPI











√

√

√

√

√

Eksternal:

Halaman 32 dari 39



Sudah Belum

1. Badan Pemeriksa Keuangan

(BPK), Auditorat Utama Keuangan

Negara III (AKN III)

2. Deputi Politik, Hukum dan

Keamanan (Polhukam), Badan

Pengawas Keuangan dan

Pembangunan (BPKP)

3. Kementerian Keuangan

(Kemenkeu), Direktorat Jenderal

Anggaran (DJA)

4. Kementerian Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi RI (Kemenpan RB)

5. Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional RI /

Badan Perencanaan

Pembangunan Nasional

(Kementerian PPN / Bappenas)

1. Penerima Manfaat

2. Penerima Manfaat

3. Penerima Manfaat

4. Penerima Manfaat

5. Penerima Manfaat

√

√

√

√

√

Halaman 33 dari 39


II.3. Milestone (Perencanaan VS Realisasi)

a. Perencanaan


▪ Pembentukan tim komprehensif

▪ Pengumpulan sumber-sumber dan pedoman penyusunan mekanisme

pengawasan CACM

▪ Pembentukan rancangan awal mekanisme pengawasan CACM

▪ Penyempurnaan mekanisme pengawasan CACM.


▪ Menerbitkan Management Representation Letter

▪ Sosialisasi database kepada para satker yang bersangkutan

▪ Permintaan data kepada stakeholder

▪ Pengelolaan database secara periodik.




▪ Penyusunan informasi dari database dan Penarikan kesimpulan yang

dibutuhkan

▪ Pembuatan prototype data warehousing dan data analytics CACM

▪ Proses integrase database yang dimiliki dengan prototype (ETL).

Halaman 34 dari 39


b. Realisasi


▪ SK Tim

▪ Pedoman Penyusunan mekanisme pengawasan CACM

▪ Rancangan awal mekanisme pengawasan CACM (Draft SOP Data Analytic)

▪ Mekanisme pengawasan CACM (Draft SOP Data Analytic)


▪ Managemen Representation Letter

▪ Notulensi sosialisasi

▪ Nota Dinas permohonan data

▪ Database




▪ Kompilasi data dukung dan Kesimpulan

▪ Prototype data warehousing dan data analytics CACM

▪ Prototype data warehousing dan data analytics CACM

Halaman 35 dari 39


II.4. Matriks Tahapan Pelaksanaan Jangka Pendek (Perencanaan VS

Realisasi)


Waktu Pelaksana

Penyusunan

mekanisme

pengawasan

CACM

Pembentukan tim komprehensif

Daftar anggota tim

penyusun

mekanisme

pengawasan

CACM (SK Tim)

Minggu ke 1

Oktober Tercapai

Pengumpulan sumber-sumber

dan pedoman penyusunan


CACM

Pedoman

penyusunan

mekanisme

pengawasan

CACM

Minggu ke 1

Oktober Tercapai

Pembentukan rancangan awal


CACM

Rancangan awal

mekanisme

pengawasan

CACM (Draft SOP

Data Analytic)

Minggu ke 2

Oktober Tercapai

Penyempurnaan mekanisme

pengawasan CACM

Mekanisme

pengawasan

CACM (SOP Data

Analytic)

Minggu ke 2

Oktober Tercapai

Pengkomunikasian

Mekanisme CACM

kepada Satker.

Menerbitkan Management

Representation Letter

Managemen

Representation

Letter

Minggu ke 3

Oktober Tercapai

Sosialisasi database kepada

para satker yang bersangkutan

Notulensi

sosialisasi

Minggu ke 4

Oktober Tercapai

Permintaan data kepada

stakeholder

Nota Dinas

permohonan data

Minggu ke 5

Oktober Tercapai

Halaman 36 dari 39



Waktu Pelaksana

Pengelolaan database secara

periodik Database

Minggu ke 5

Oktober Tercapai

Disusunnya alur

kerja dari sistem

informasi

monitoring kinerja

anggaran

menggunakan data

warehousing dan

data analytics yang

dapat digunakan

dalam kegiatan

pengawasan

Penyusunan informasi dari

database dan Penarikan

kesimpulan yang dibutuhkan

Kompilasi data

dukung dan

Kesimpulan

Minggu ke 1

November Tercapai

Pembuatan Prototype data

warehousing dan data analytics

CACM

Prototype data

warehousing dan

data analytics

CACM

Minggu ke 2

dan 3

November

Tercapai

Proses Integrasi database yang

dimiliki dengan Prototype (ETL)

Prototype data

warehousing dan

data analytics

CACM

Minggu ke 3

dan 4

November

Tercapai

II.5. Monitoring Tujuan Jangka Pendek dan Pelaksanaan Proyek Perubahan

No Rencana Jangka Pendek Capaian Progress

1 Pembentukan rancangan awal

mekanisme pengawasan CACM

Mekanisme pengawasan

CACM pedoman dan SOP

100%

2 Pengkomunikasian Mekanisme CACM

kepada Satker.

Management Representation

Letter dan hasil permintaan

data ke satker

100%

3 Disusunnya alur kerja dari sistem

informasi monitoring kinerja anggaran

menggunakan data warehousing dan

data analytics yang dapat digunakan

dalam kegiatan pengawasan

Prototype data warehousing

dan data analytics CACM,

Integrasi database dengan

Prototype

100%

Capaian

Rencana Jangka Menengah ke Pelaksanaan Jangka Pendek

1 Proses Bisnis pengelolaan Prototipe 100%

2 Pemutakhiran Prototipe 100%

3 SOP Prototipe 100%

Halaman 37 dari 39


II.6. Hambatan dan Kendala

Pelaksanaan protek perubahan terkait Strategi Membangun Aksesibilitas Data

melalui CACM di Kementerian Komunikasi dan Informatika mengalami beberapa

kendala yaitu:

1. Keterbatasan SDM untuk mewujudkan rencana proyek perubahan dalam

waktu yang cukup padat

2. Anggaran yang tidak tersedia terkait proyek perubahan

3. Waktu yang diperlukan dalam membuat Prototipe cukup singkat

4. Scope pekerjaan yang luas sehingga melibatkan banyak stakeholder di

internal Kementerian Komunikasi dan Informatika

5. Prototipe berdasarkan teknologi digital merupakan hal yang baru sehingga

perlu koordinasi dengan pihak-pihak kepentingan antar K/L

II.7. Strategi

Adapun strategi dalam menghadapi kendala dan hambatan diatas yaitu:

1. Melibatkan sumber daya manusia di luar dari tim efektif seperti pegawai

honorer, narasumber dan konsultan

2. Melakukan revisi anggaran untuk mendukung terlaksananya proyek

perubahan

3. Melakukan pembatasan scope dalam pembuatan Prototipe sehingga

Prototipe terselesaikan dalam waktu yang ditentukan, adanya pembatasan

score tersebut dapat dijadikan acuan dalam mengembangkan Prototipe

4. Melakukan penggalangan dukungan terhadap stakeholder terkait melalui

audensi ke para eselon I, rapat koordinasi dengan para stakeholder dan

melibatkan secara aktif dalam pelaksanaan proyek perubahan tersebut

5. Melakukan koordinasi antar K/L terutama koordinasi dengan ANRI terkait

Implementasi Prototipe yang lebih efektif

Halaman 38 dari 39


II.8. Anggaran

Anggaran yang digunakan dalam proses pelaksanaan proyek perubahan ini

bersumber dari DIPA tahun 2018. Berikut total anggaran yang telah digunakan

yaitu:

No Uraian Kegiatan Estimasi Biaya Realisasi Keterangan

1 Belanja Bahan Rp. 15.000.000 Rp. 13.000.000

2 Belanja Barang Non

Operasional Lainnya

Rp. 6.000.000 Rp. 7.000.000

Belanja Jasa Profesi Rp. 5.000.000 Rp. 5.000.000

Honor Tim Rp. 20.000.000 Rp. 20.000.000

Belanja Perjalanan Lainnya

(DN)

Rp. 60.000.000 Rp. 58.000.000

Belanja Jasa Lainnya Rp. 10.000.000 Rp. 10.000.000

TOTAL Rp. 116.000.000 Rp. 113.000.000

Halaman 39 dari 39


BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN DAN SARAN

III.1. Kesimpulan

Hasil dari proyek perubahan ini secara keseluruhan sudah terpenuhi dalam

jangka pendek. Rencana-rencana kegiatan pada tahap proposal telah

dilaksanakan dan telah dihasilkan output berupa Prototipe Implementasi

CACM dalam bentuk Database yang Terintegrasi

III.2. Saran

Dalam rangka membangun aksessibilitas data untuk implementasi CACM,

diperlukan masukan-masukan terkait berikut:

1. Perlu dikembangkan penerapan prototipe pada skala yang lebih luas

atau pemgembangan prototipe melibatkan Pakar IT dan penentuan

software pendukung yang lebih baik

2. Perlu melibatkan lebih banyak stakeholder dalam rangka penerapan

dalam Jangka Menengah dan Jangka Panjang

PROYEK PERUBAHAN - LAN RI

Documents