ORGANIZOVANJE KAO FUNKCIJA MENADZMENTA
PROCES ORGANIZOVANJA
Menadzment je proces planiranja,organizovanja,vodjenja i
kontrole svih resursa organizacije u cilju realizacije ciljeva
organizacije,na efikasan i efektivan nacin.
Menadzmentu se prilazi sa tri aspekta,odnosno tri pristupa pojmu
menedzmenta su: 1.Menadzment kao proces u upravljanju
organizacijom
2.Menadjment kao naucna disciplina
3.menadzeri
Treba naglasiti da postoje dva pristrupa pri posmatranju
menadzmenta kao procesa:
- Prvi pristup menadzmentu kao procesu ima cetiri podprocesa:
1.Planiranje
2.Organizovanje 3.Vodjenje
4.kontrola
- Drugi pristup menadzmentu obuhvata: 1.Planiranje
2.Organizovanje
3.Vodjenje
4.Kontrolu
5.Stafing
Jedan od samostalnih podprocesa moze biti stafing.ali moze biti
i integrisan u organizovanje ili vodjenje.
Pojam organizovanje cesto se izjednacava sa pojmom
organizacija.Medjuti,izvesna razlika je evidentna. ORGANIZACIJA
predstavlja skup ljudi koji na strukturirani teze ostvarenju
odredjenih,konkretnih,pre svega zajednickih ciljeva.Organizacije
mogu biti profitne(preduzeca,poslovne organizacije)-njima je
osnovni cilj ostvarenje profita,dobiti,dobitka, i
neprofitne(obrazovne,sportske,kulturne,zdravstvene)-njima primarni
cilj nije ostvarenje profita,ali se i profit pojavljuje kao jedan
od ciljeva.Organizacije omogucavaju ostvarivanje efekata sinergije
,sto znaci dve ili vise osoba,zato sto rade zajedno I medjusobno
komuniciraju i koordiniraju svoje aktivnosti, postizu vece efekte
nego sto bi predstavljao prost zbir njihovih pojedinacnih ucinaka.
Kada organizacije ne bi postojale,mnogo ljudske energije,vremena i
resursa nepotrebno bi se rasipalo u procesu ostvarenja razlicitih
ciljeva,i obavljanja mnogih aktivnosti i poslova.
ORGANIZOVANJE spada u jednu od najslozenijih faza ili aktivnosti
menadzmenta.Nju je najteze objasniti.Organizovanje je druga faza
ili podproces upravljanja koja sledi nakon planiranja i
obuhvata-definisanje i formiranje takve organizacije preduzeca koja
omogucava realizaciju planiranih ciljeva i zadataka postavljenih u
okviru faze planiranja.Rec je o vrlo slozenoj uprvljackoj
aktivnosti koja obuhvata veci broj poslova,a upravo iz tih poslova
koje obavljju menadzera moze se izvesti i definicija organizovanja:
Organizovanje je faza procesa menadzmenta u kojoj se definisu
poslovi koje treba uraditi,u kojoj se vrsi podela rada,grupisu
poslovi u odgovarajuce strukture i koordiniraju aktivnosti svih
clanova organizacije radi ostvarivnja postavljenih
ciljeva.Neophodno je da se organizovanje odvija prema standardnim i
unapred propisanim procedurama koje omogucavaju koriscenje nucnih
metoda i odredjivanje najboljih organizacionih resenja.Postupci i
procedure se najcesce unapred propisuju,a krajnji cilj je
postizanje efikasnog poslovanja.Cilj se postize formiranjem
odgovarajuce organizacije preduzeca,koja predstavlja, rezulta
procesa organizovanja.Organizacija preduzeca povezuje sve ljudske i
fizicke resurse u skladnu celinu,gde su uloge pojedinaca pravilno
odredjene,zadaci tacno definisani i dideljeni,nacini obavljanja
zadataka propisani, ovlascenja i odgovornosti delegiarni.Sve ovo je
preduslo za uspeh.Da bi se formirala valjana organizacija preduzeca
neophodno je poznavanje i koriscenje odredjenih opstih principa
organizovanja.Definisanje osnovnih principa organizacije i
menadzmenta potce od H.Fayola,koje je definisao i razrado 17
principa na kojima se baziraju menadzmet i njegove osnovne faze i
funkcije.Medju najznacajnije Fayolove principe organizovanja
spadaju :
- jedinstvo komandovanja - jedinstvo ciljeva
- raspon komandovanja
- hijerarhija
- centralizacija
- autoritet - Princip jedinstva komandovanja govori o tome da
svaki zaposleni prima naredjenja samo od jednog rukovodioca.
- Princip jedinstva ciljeva govori o tome da svi zaposleni u
preduzecu treba da rade na ostvarenju istih,zajednickih ciljeva
preduzeca. - Princip raspona komandovanja govori o broju zaposlenih
kojima rukovodi jedan sef.
- Princip hijerarhije govori o tome da je potrebno da postoji
odredjeni red kojim se regulisu nadleznosti u pogledu
rukovedjenja.
- Princip centralizacije govori o tome da na svakom stupnju
hijerarhijske lestvice postoji odredjen rukovodilac koji ima sve
kompetencije.On ima sva prava i snosi svu odgovornost. - Princip
autoriteta govori o tome da osnovna osobina svakog rukovoduioca
treba da bude autoritet.Bez autoriteta rukovodilac ne moze izdavati
naredjenja zaposlenima.
OSNOVNI PRINCIPI ORGANIZOVANJA :
- Specalizacija
- Standardizacija
- Kooperacija
- Integracija
- Centralizcija
- Decentrelizacija
- Specijalizacija je vezana za podelu rada i rasclanivanje i
grupisanje poslova izadataka.Specijalizacija se moze posmatratr i
kao orijentisanje,odnosno usavrsavanje preduzeca,pogona,odeljenja
Sve veca podela rada iziskuje sve vecu specijalizaciju nosilaca
realizacije pojedinih poslova i zadataka.Specijalizacija se odnosi
na coveka,ali na masine,uredjaje,alate - Standardizacija odnosi na
suzavanje raznovrsnosti i ujednacavanje razlicitih elemenata
proizvodnje.Standardizacija se sprovodi pronalazenjem i
propisivanjem jednoobraznih ,reprezentavnih,resenja,koja nazivamo
standardima.Standardi imaju univerzalni karakter i najcesce se
zakonski propisuju Nastala je u procesu proizvodnje.Danas se
standardizacija primenjuje u svim oblastima privrede.A najvise u
industrijskog proizvodnji i to kod : sirovina i
materijala,delova,masina,uredjaja.- Centralizacija i
decentrelizacija vezane su za delegiranje autoriteta u rukovedjenju
,i govore o davanju svih kompetencija manjem broju rukovodilaca na
nizem hijerarhijskom nivou,ili davanju ovlascenja vecem broju
rukovodilaca na nizem hijerarhijskom stupnju.Kod cenralizacije se
odluke donose na visim organizacionim nivoima, i ovlascenja za
donosenje odluka ima manji broj starijih menedzera.Centalizacija
znaci suzavanje, a decentralizacija prosirivanje ovlascenja za
donosenje usluga .Decentralizacijom se oslobadja top menedzment
donosenja velikog broja operativnih odluka, omogucava fleksibilnost
menadzmentu,usmerava paznju na vazne profit centre i centre
troskova,i doprinosi motivaciji mladjih rukovodilaca,ali ona ima i
nedostatke: zahteva poseban sistem kontrole i sistem
komunikacija,zahteva vecu koordinaciju starijih menadzera,moze
dovesti do situacije da pomocne jedinice gledaju samo svoje potrebe
zahteva veci broj sposobnih menadzera.Smatra se da decentralizacija
ima vise prednosti nego mana ,a tri osnovna tipa decentralizacije
su: - centri troskova
- centri profita
- centri investiranja
- Kooperacija se odnosi zajednicki rad pojedinaca,ili
organizaciju u situaciji kada je to neophodno za efikasno
poslovanje.Koopercija se najcesce javlja kada vise organizacija
ucestvuju u realizaciji zajednickog, najcesce slozenog
proizvoda.Pored kooperacije u proizvodnji ,zajednicki rad moze da
postoji i u drugim oblastima poslovanja ,kao sto su israzivanje i
razvoj,markenting - Integracija predstavlja povevezivanje i
spajanje pojedinih delova ili celokupnih organizacija radi
ostvarenja boljih poslovnih rezultata.Razlozi integracije su
poboljsanje,usavrsavanje i zaokruzivanje proizvodnje i postizanje
povoljne pozicije na trzistu.Integracija moze biti horizontalna
(ako se povezuju organizacije iz istih oblasti proizvodnje) i
vertikalna (ako se povezuju organizacije koje se nalaze u
odredjenom proizvodnom lancu-kada jedna drugoj isporucuju
sirovine). DEFINISANJE POSLOVA
Svaka organizacija se osniva sa odredjenom svrhom i ima
misiju.Iz njih se izvode vrlo razliciti ciljevi, koje je ne moguce
ostvariti bez obavljanja velikog broja pojedinacnih poslova.Timovi
mendzera ,kada donose menadzerske odluke,pre svega -Indetifikuju
potrebu I definisu problem (prikupljanje znacajnih i blagovremenih
infoemacija ,i stvaranje alternativa)
- Procenjuju alternative (biraju najbolje alternative-u skladu
sa problemom ,potrebom i trenutnom situacijom ) - Realizuju
potrebne alternative
Prva aktivnost koju menedzeri (timovi menadzera) u okviru
organizovanja moraju da urade jeste indetifikovanje potreba i
definisanje neophodnih poslova I zadataka.Da bi menadzeri dobro
obavili ovu aktivnost moraju detaljno objasniti zaposlenima znacaj
i tehnike obavljanja poslova.Pri tome je neophodno dati detaljan
opis posla ,mesta gde ce se oni obaviti ,standarde koji ce se
koristiti u kontroli i nagrade koje slede za uspesno obavljanje
svih postavljenih zadataka i aktivnosti.U organizacionoj teoriji za
ovu aktivnost ponekad se koristi u kontroli i pojam dizajniranje
posla.
Dizajniranje posla bitno je iz najmanje dva razloga:
- da bi se radni zadaci logicno grupisali
- nacin kako su poslovi definisani znacajno utice na motivisanje
zaposlenih
Smatra se da postoje cetiri glavna pristupa dizajniranju posla:
- Simplifikacija posla - zaposlenima se dodeljuje mali obim
aktivnosti koje treba da obavi. Radne operacije su uglavnom
rutinske,ponavljaju se,pa je lako obuciti nove zaposlene.
- Rotacija posla - praksa gde menadzeri mogu zaposlene da
povremeno menjaju sa jednog na druga radna mesta,cime se smanjuje
stepen dosade i povecava njihova zainteresovanost. - Povecanje ili
prosirivanje posla - nacin definisanja posla,gde se siri obim
aktivnosti koje zaposleni treba da obavi,prevashodno kako bi se
povecala njihova zainteresovanost. - Obogacivanje posla proces
povecanja nivoa aktivnosti kako bise stvorio potencijal za vece
angazovanje zaposlenih,njihov raazvoj i povecanje nivoa
odgovornosti.KREIRANJE ORGANIZACIONIH JEDINICA Grupisanje pslova i
kreiranje radnih i organizacionih jedinica predstavlja jednu od
osnovnih menadzerskih aktivnosti u okviru funkcije
organizovanja.Sustina se sastoji deljenju radnih aktivnosti i
formiranju specijalizovanih grupa kako bi se sto bolje ostvarili
organizacioni ciljevi, a istovremeno pojednostavio posao menadzera
i olaksala kontola.
Proces organizovanja neminovno dovodi do kreiranja organizacione
strukture.ORGANIZACIONA STRUKTURA
Slobodno se moze reci da je organizaciona sruktura jedan od ne
posrednih rezultata procesa organizovanja.Pojedini strucnjaci
smatraju da u definisanju organizacione strukture treba voditi
racuna o vise momenata kao sto su: - Organizaciona stuktura
predstavlja skup odredjenih zadataka koji se dodeljuju
poedincima,grupama
- Ona ukljucuje odnose formalnog izvestavanja koji obuhvataju :
odgovornost za odluke raspon kontrole
- Obavezno dizajniranje sistema koji mora da omoguci efikasnu
koordinaciju zaposlenih izmedju organizacionih delova.
Organizaciona struktura predsavlja sistem zadataka,radnih
tokova,odnosa odlucivanja ,izvestavanja i komunikacionih kanala
koje u organizaciji povezuju pojedince i grupe u zajednickim
naporima da ostvare organizacioni cilj.Ne postoji idealna i
najbolja, kao ni najbolji nacinza njeno kreiranje. Promenama u
okruzenju menja se i sruktura.
Graficki prikaz organizacione strukture naziva se organizaciona
sema.Ona vizuelno oslikava odnose u organizaciji, odnosno ona
odrzava formalnu strukturu organizacije i pokazuje: odnose
razlicitih radnih i organizacionih jedinica, odnose izmedj
podredjenjih i nadredjenih Dzej Gelbrajt je jedan od autora koji su
pokusali da prikazu model organizacione strukture.Po njemu zadaci
koje obavlja organizacija su pod uticajem faze razvoja i
strategije.
Gelbrajt smatra da postoji vise nacina za kreiranje
organizacionih jedinica:
- prema radnim procesima i funkcijama
- prema znanjima i vestinama
- prema outputima odnosno proizvodima ili uslugama
- po podrucju,odnosno regionalnom ili geografskom principu -
prema vremenu
- prema klijentima
- prema projektima
Ne postoji univerzalna formula za sprovodjenje
departmentalizacije.Moguce je poneka primeniti jedan ili vise
kriterijuma kako povezati ralicite aktivnosti, zadatke I pojedince
radne i organizacione jedinice:
- grupisanje na osnovu slicnosti aktivnosti
- na osnovu povezanosti poslova
- grupisanje na nacin da se podstice konkurencija izmedju
zaposlenih ili organizacionih delova
- grupisanje na nacin da se izbegnu moguci konflikti ili
sukobi
- grupisanje radi zblizavanja zaposlenih ili radi poboljsanja
koordinacije
KOORDINACIJA
Kako organizacije vremenom rastu i razvijaju se, desavaju se
minimum dve stvari: - Osvajaju se novi poslovi i kreirju se nove
organizacione jedinice radi zadovoljavanja novih strategijskih
potreba.Samim tim raste broj i obim pojedinacnih poslova, broj
zaposlenih i organizacionih nivoa - Menadzeri pokusavaju da
pronadju nacine za adekvatno povezivanje svih tih organizacionih
delova.
Dakle, neophodna je koordinacija koja predstavlja jednu od
najvaznijih aktivnosti menadzera u okviru funkcije
organizovanja.Ponekad se upravo zbog njenog velikog znacaja
celokupan proces organizovanja izjednacavao sa
koordinacijom.Koordinacija moze biti vertikalna i horizontalna.
Vertikalnom koordinacijom se povezuje vrh organizacije sa srednjim
i nizim nivoima menedzmenta radi ostvarivanja organizacionih
ciljeva.Moze se postici na pet nacina:
- formalizacijom
- rasponom kontrole
- centrlizacijom i decentrlizacijom
- delegirnjem
- linijskim i pozicijama osobljaHorizontalna koordinacija je
vezana za aktivnost pojedinih organizacionih delova na istom
hijerarhijskom nivou.Bitna je za pravilan protok informacija, posto
se time olaksava i poboljsava proces donosenja odluka.TIPOVI
ORGANIZACIONIH STRUKTURA
Prena klasicnom pristupu postoje tri osnovna tipa organizacione
strukture :
- linijska organizaciona struktura
- fukcionalno-linijska struktura
- linijsko-stabna organizaciona struktura - Linijska
organizaciona struktura se bazira na jedinstvu,odnosno na principu
da svaki podredjeni ima jednog nadredjenog.Potice od Fayola, i ona
je tipicna hijerarhijska organizaciona struktura.
- Fukcionalno-linijska struktura bazira se na principu da ima
vise nadredjenih jednom podredjenom. Rukovodioci pokrivaju
odredjeno podrucje poslovanja za celo preduzece.
- Linijsko-stabna organizaciona struktura se bazira na linijskoj
organizacionoj strukturi sa dopunom stabnih sluzbi za linijske
rukovodioce.Ove organizacione strukture su zastarele i
prevazidjene.Postoje brojne modifikacije ovih organizacionih
struktura.
- Savremeni tipovi organizacionih stuktura :
- prema funkcijama
- prema proizvodima
- prema procesima
- prema teritoriji
- diviziona
- prjektna
- matricna
- prema strateskim poslovima
- inovativna
- kontigencijska
- reinzenjering
- Organizovanje prema funkcijama
Formiranje ovakve organizacione strukture predvidja grupisanje
aktivnosti i definisanje organizacionih jedinica prema pojedinim
funkcijama, koje predstavljaju skup istovrsnih i povezanih poslova
i aktivnosti uz pomoc kojih se na najbolji nacin realizuju
odredjeni zadatak ili deo poslovnog procesa preduzaca.Osnovne
funkcije su: - funkcija israzivanja
- funkcija marketinga
- funkcija proizvodnje
- funkcija racunovodstva i finansija
- kadrovska funkcija
Kadrovi su grupisani na osnovu specijalnosti, a zadaci
organizacije su jasno odredjeni. Medjutim, ovde postoji sukob
interesa pojedinih funkcija i preduzeca u celini. Ovakva
organizacija trazi centralizaciju odlucivanja, posebno kada
organizacija raste i razvija se.
- Organizovanje prema proizvodima
Ovde se predvidja da se organizacione jedinice formiraju za
svaku vrstu proizvoda.Najcesce se formira kod velikih organizacija
koje u svom asortimanu imaju nekoliko proizvoda.Ovakva
organizaciona struktura usmerava sve resurse i sve aktivnosti na
jedan proizvod, cime se moze specijalizovati proizvodnja. Medjutim,
kod nje dolazi do dupliranja organizacionih jedinica i kadrova, sto
je posebno ne prihvatljivo za manje firme. Isto tako moguce je da
izmedju proizvoda ne postoje dovoljno jasne razlike,pa moze doci do
njihove medjusobne konkurencije. - Organizovanje prema
procesima
Ona predvidja da se organizacione jedinice definisu za svaku
vrstu procesa ili za svaku fazu rada koja postoji u preduzecu.
Specijalisti se grupisu za jedan proces ili fazu rada i oni su
usmereni na realizaciju ovog procesa. Medjutim, evidentna je
potreba za vecom koordinacijom celokupnog posla, da problemi u
jednom procesu ne bi izazvali probleme u celokupnom poslu. -
Organizovanje prema teritoriji
Ona podrazumeva da se organizacione jedinice formirju prema
gegrafskim podrucjima koje opsluzuju.Pogodan je za velike firme.
Koristi se trgovine na malo,banaka osiguravajucih drustva,Problemi
mogu nastati kod troskova transporta, kao i zbog potrebe velikim
brojem kadrova I menadzera za svako posebno podrucje.
- Diviziona organizacija
Ona predstavlja jednu mesovitu organizacionu strukturu kao
kombinaciju strukture formirebe na geografskom, proizvodnom i
fukcionalnom principu.Divizije su formirane fukcionalnom principu,
glavna uprava kompanije zadrzava neke kljucne funkcije
(planiranje,finansije i kadrovi ). Koristi se kod vecih firmi koje
posluju u vise zemalja. Ovde se ostvaruje odredjena smostalnost
divizija a istovremeno i neophodna kontrola na nivou kompanije.
- Projektna organizacija
Ovakva organizacija stvara posebnu privremenu organizacionu
jedinicu, projektni tim, ciji je zadatak da realizuje odredjeni
poduhvat ili projekat.Obicno se formira kod realizacije vojnih
programa ( gde je i nastala ), zatim kod gradjevinskih i
inzenjering organizacija, i kod istrazivacko-razvojnih
projekata.Omogucava efikasniju realizaciju projekta i upruvljanje
projektom, medjutim ovde dolzi do dupliranja kadrovskih resursa i
nastaju problemi sa kadrovima nakon raspustanja projektnog
tima.
- Matricna organizacija
Ona predstavlja kombinaciju fukcionalne i projektne
organizacije. Cilj je da se iskoriste prednosti a smanje nedostaci
ove dve organizacije.Ovu organizacionu strukturu koriste ona
preduzeca koja imaju na raspolaganju nekoliko projekata koje treba
realizovati, a nemaju dovoljno kadrova da formiraju cistu projektnu
organizaciju. Omogucava efikasno upravljanje velikim brojem
projekata i efikasno koriscenje resursa, i smanjuje konflikte
izmedju rukovodilaca. Medjutim,konflikti mogu izbita oko alokacije
resursa.
- Organizaciona struktura po strateskim poslovnim jedinicama Ona
predstavlja modifikaciju divizione organizacione
strukture.Razlikuje se po tome sto su osnove za ovu organizacionu
strukturu strateska poslovna podrucja. Formira se od relativno
samostalnih delova preduzeca-to su strateske poslovne jedinice.
Svakva ovakva jedinica ima svoj top menadzment koji ima pravo i
odgovornost upravljanja.- Inovativna organizaciona struktura U
osnovi ovakve organizacije lezi inovativna strategija-uraditi nesto
novo, drugacije i bolje. Ovo je fakticka dualna struktura koja ima
inovativni oprativni deo. Inovativna jedinica moze da bide
razlicito organizovana-fukcionalno,projektno i matricno. Ona
pokriva celu firmu. Operativni deo treba da realizuje ideje i
programe nastale u inovativnom delu. Inovativni deo je centar
troskova, a operativni deo centar profita.
- Kontigencijska organizaciona stuktura Uvodi fenomen situacije
kao sumarni izraz za stanje faktora koje treba uzeti u obzir.
Dakle, osnovu za organizaciono modeliranje treba traziti u skladu
sa konkrentnim slucajem i konkrentnom situacijom. Prvi korak u
projektovanju organizacione strukture ovim pristupom je
indetifikacija situacionih faktora, zatim sledi analiza uticaja
pojedinih faktora i definisanje mogucih resenja.
- Reinzenjering
Predstavlja novi moderni pristup u projektovanju organizacione
strukture. Bazira se na ideji-porusi sve postojece i gradi potpuno
novu organizaciju-definise se kao novi pocetak.
SEMINARSKI RADTEMA : Proces organizovanja
PREDMET : Uvod u menadzment
SADRZAJ:
1.UVOD2.OSNOVNI PRINCIPI ORGANIZOVANJA3.DEFINISANJE
POSLOVA4.KREIRANJE ORGANIZACIONIH JEDINICA5.ORGANIZACIONA
STRUKTURA
6.KOORDINACIJA7.TIPOVI ORGANIZACIONIH STRUKTURA8.LITERATURA
LITERATURA :
1.Prof. dr Milicevic Vesna : Strategijsko poslovno planiranje
(menadzment pristup) 2002.god
2.Prof. dr Jovanovic Petar : Menadzment
(teorija i praksa) 2004.god
3.Dr Eric Dejan : Uvod u menadzment 2000.god
4.Beleske sa predavanja i vezbi
5.INTERNET