UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS “TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL” PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN LOGÍSTICA Y TRANSPORTE “DISEÑO DE SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD BASC PARA LA EMPRESA DE TRANSPORTE PACULY S.A. ” AUTOR: LUISANA KATIUSKA VINUEZA BUSTOS TUTOR: MÓNICA ZAMBRANO MOREIRA, MAE GUAYAQUIL – ECUADOR SEPTIEMBRE / 2016
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
“TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN LOGÍSTICA Y
TRANSPORTE
“DISEÑO DE SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD
BASC PARA LA EMPRESA DE TRANSPORTE PACULY S.A.”
AUTOR: LUISANA KATIUSKA VINUEZA BUSTOS
TUTOR: MÓNICA ZAMBRANO MOREIRA, MAE
GUAYAQUIL – ECUADOR
SEPTIEMBRE / 2016
ii
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL
TÍTULO: “DISEÑO DE SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD
BASC PARA EMPRESA DE TRANSPORTE PACULY S.A.”
AUTOR: LUISANA KATIUSKA VINUEZA
BUSTOS
REVISORES:
INSTITUCIÓN: Universidad de
Guayaquil
FACULTAD: Ciencias
Administrativas
CARRERA: Administración de Empresas
FECHA DE PUBLICACIÓN:
SEPTIEMBRE 2016
N° DE PÁGS.: 75 INCLUYE
ANEXOS
ÁREA TEMÁTICA: LOGÍSTICA Y TRANSPORTE
PALABRAS CLAVES: Sistema de gestión de control y seguridad, Normas y Estándares
BASC, transporte terrestre de carga pesada
RESUMEN: El presente proyecto de investigación propondrá la implementación de un Sistema de
Gestión de Control y Seguridad (SGCS) en la empresa PACULY S.A., en la ciudad de Guayaquil, cuyo
fin será agregar la seguridad a la actividad propia de la empresa que es el servicio de transporte terrestre
de contenedores. Para la implementación se seleccionará la entidad reguladora y autorizada en nuestro
país para otorgar la certificación de Seguridad, aplicando la Norma BASC V4-2012. Así mismo se
capacitará al personal para ser auditores internos y poder desarrollar el sistema aplicable al estándar del
sector calificado como proveedor de Transporte Terrestre de carga de contenedores. Se identificaron
áreas críticas de la empresa y se diseñó un Manual de Seguridad basado en la Norma BASC.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF x
SI
NO
CONTACTO CON AUTOR: LUISANA KATIUSKA VINUEZA BUSTOS
Teléfono:
0990559028
E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre: UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL.- Fac. de Ciencias
Administrativas
Teléfono: (593)04259683
iii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor del estudiante LUISANA KATIUSKA VINUEZA
BUSTOS, del Programa de Maestría/Especialidad Administración de Empresas con
mención en Logística y Transporte, nombrado por el Decano de la Facultad de Ciencias
Administrativas CERTIFICO: que el trabajo de titulación especial titulado DISEÑO DE
SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD BASC PARA EMPRESA
DE TRANSPORTE PACULY S.A., en opción al grado académico de Magíster
(Especialista) en Administración de Empresas, cumple con los requisitos académicos,
científicos y formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.
Atentamente
ING. MÓNICA ZAMBRANO MOREIRA, MAE
TUTOR
Guayaquil, 13 Septiembre de 2016
iv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Certificado de Sistema Anti plagio
Para fines académicos, certifico que el trabajo de titulación “DISEÑO DE
SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD BASC PARA
EMPRESA DE TRANSPORTE PACULY S.A.”, pertenece al estudiante LUISANA
KATIUSKA VINUEZA BUSTOS tiene un nivel de coincidencias y referencias del
4% según informe del Sistema de anti plagio URKUND.
Atentamente,
ING. MÓNICA ZAMBRANO MOREIRA, MAE
TUTOR
v
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de titulación
a mis padres, esposo e hijas y a la
Empresa de Transporte PACULY S.A.
vi
AGRADECIMIENTO
El agradecimiento de mi proyecto
de titulación es principalmente a Dios
quien me ha guiado y me ha dado fortaleza
para seguir adelante.
A los catedráticos por quienes he
llegado a obtener mis conocimientos
necesarios para poder desarrollar este
proyecto.
vii
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación especial, me
corresponden exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
___________________________
FIRMA
LUISANA KATIUSKA VINUEZA BUSTOS
viii
INDICE
Resumen .................................................................................................................. xv
Delimitación del problema: ......................................................................................2
Formulación del problema: ......................................................................................2
Justificación: ..............................................................................................................2
Objeto de estudio: ......................................................................................................4
Campo de acción o de investigación: .......................................................................4
Objetivo General: ......................................................................................................5
Objetivos específicos: ................................................................................................5
La novedad científica: ...............................................................................................5
Capítulo 1 .................................................................................................................. 6
MARCO TEÓRICO .................................................................................................. 6
1.1 Teorías Generales: .............................................................................................6
1.1.1 Narcotráfico: ..................................................................................................6
1.1.2 Sistemas de Gestión: ......................................................................................6
1.1.3 Beneficios de los Sistemas de Gestión: .........................................................7
1.1.4 Norma BASC:................................................................................................7
1.2 Teoría Sustantivas: ............................................................................................8
1.2.1 Análisis de Riesgo: ........................................................................................8
1.2.2 BASC: ............................................................................................................8
1.2.3 Cliente:...........................................................................................................8
ix
1.2.4 Contenedor: ...................................................................................................8
1.2.5 Manual de Seguridad: ....................................................................................8
1.2.6 Política de Seguridad: ....................................................................................9
1.3 Marco Legal ......................................................................................................9
1.3.1 BASC .............................................................................................................9
1.3.2 Objeto ..........................................................................................................10
1.3.3 Documentos de Referencia ..........................................................................10
1.3.4 Alcance ........................................................................................................10
1.3.5 Definiciones .................................................................................................11
1.3.5..1 WBO (World BASC Organization) ...........................................................11
1.3.6 Política de Seguridad y Control (Norma 4.2) ..............................................11
1.3.7 Gestión del Riesgo .......................................................................................11
1.4 Referentes Empíricos ......................................................................................12
Capítulo 2 ................................................................................................................ 13
MARCO METODOLÓGICO ................................................................................. 13
2.1 Metodología: ...................................................................................................13
2.2 Métodos: ..........................................................................................................14
2.3 Premisas o Hipótesis .......................................................................................15
2.4 Universo y muestra..........................................................................................15
2.5 CDIU – Operacionalización de variables ........................................................16
2.6 Gestión de datos ..............................................................................................16
x
2.7 Criterios éticos de la investigación..................................................................16
Capítulo 3 ................................................................................................................ 17
RESULTADOS ....................................................................................................... 17
3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población .........................................17
3.2 Diagnóstico o estudio de campo: ....................................................................17
Capítulo 4 ................................................................................................................ 22
DISCUSIÓN ............................................................................................................ 22
4.1 Contrastación empírica:...................................................................................22
4.1.1 Fortalezas de la Compañía con relación a la Norma BASC: .......................23
4.1.2 Debilidades de la Compañía con relación a la Norma BASC: ....................24
4.1.3 Oportunidad de Mejora de la Compañía con relación a la Norma BASC: ..24
4.2 Limitaciones: ...................................................................................................25
4.3 Líneas de investigación: ..................................................................................25
4.4 Aspectos relevantes .........................................................................................25
Capítulo 5 ................................................................................................................ 26
PROPUESTA .......................................................................................................... 26
5.1 Antecedentes ...................................................................................................26
5.1.1 Datos relevantes de PACULY S.A. .............................................................26
5.1.2 Misión ..........................................................................................................26
5.1.3 Visión...........................................................................................................27
5.1.4 Productos y Servicios ..................................................................................27
xi
5.2 Estructura organizacional. ...............................................................................27
5.3 Alcance: ...........................................................................................................27
5.3.1 Objetivos específicos ...................................................................................28
5.4 Etapas del proyecto: ........................................................................................28
5.4.1 Diseño del Sistema: .....................................................................................28
5.4.2 Estrategias:...................................................................................................28
5.4.2..1 Capacitación sobre el Sistema de Control y Seguridad: ............................28
5.4.2..2 Asesoría e Implementación del Sistema de Control y Seguridad BASC en
la cual incluyen:…….. ...............................................................................................29
5.4.2..3 Identificar los procesos: .............................................................................29
5.4.2..4 Diseño del Sistema Documental ................................................................30
5.4.2..5 Procesos Operativos ...................................................................................31
5.4.2..6 Procesos de Apoyo: ...................................................................................31
5.4.2..7 Definición de Responsabilidades, autoridades, competencias: .................32
5.4.2..8 Auditorias: .................................................................................................33
5.4.2..9 Certificación Externa: ................................................................................33
5.4.2..10 Manual De Sistema De Gestión de Control y Seguridad.........................33
5.4.2..11 Mapa de proceso ......................................................................................34
Mapa de Procesos .....................................................................................................34
CONCLUSIONES.................................................................................................. .35
RECOMENDACIONES ........................................................................................ .36
xii
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 37
ANEXOS ................................................................................................................. 40
Anexo A. Carta de Autorización de la empresa para el uso de la información. ...... 40
Anexo B. Árbol de Problema .................................................................................. 41
Anexo C. Cronograma ............................................................................................. 42
Anexo D. Determinación de Procesos ..................................................................... 43
Anexo E. Determinación del Proceso de Operaciones ............................................ 43
Anexo F. Determinación del Proceso Financiero .................................................... 44
Anexo G. Determinación del Proceso de Auditor ................................................... 45
Anexo H. Determinación del Proceso de Recursos Humanos. ............................... 46
Anexo I. Determinación del Proceso de Compras .................................................. 47
Anexo J. Determinación del Proceso de Seguridad Física ...................................... 47
Anexo K. Determinación del Proceso de Sistemas ................................................. 48
Anexo L. Matriz de Objetivos ................................................................................. 48
Anexo M. Check List de Control y Seguridad ........................................................ 49
Anexo N. Auditoría Interna ..................................................................................... 50
Anexo O. Manual .................................................................................................... 54
xiii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Delimitación del Problema ...................................................................................... 2
Tabla 2. Operacionalización de las Variables ..................................................................... 16
Tabla 3. ¿Qué cargo desempeña en la empresa? ................................................................. 17
Tabla 4. ¿Cuánto tiempo lleva usted laborando en la empresa ........................................... 18
Tabla 5. ¿Conoce usted si la empresa tiene implantado algún sistema de gestión ............. 18
Tabla 6. ¿La empresa tiene procesos de selección para sus proveedores? .......................... 19
Tabla 7. ¿Ha participado en procesos de selección adecuado para el cargo que desempeña
actualmente? ........................................................................................................................ 19
Tabla 8. ¿La gestión que usted realiza es evaluada? ........................................................... 20
Tabla 9. ¿Con qué frecuencia reciben reclamos de sus clientes y proveedores? ................ 20
Tabla 10. ¿Se encuentra dispuesta a colaborar con la empresa en la implementación de un
sistema de gestión en control y seguridad? ......................................................................... 21
xiv
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. ¿Qué cargo desempeña en la empresa?.............................................................17
Figura 2. ¿Cuánto tiempo lleva usted laborando en la empresa?....................................... 18
Figura 3. ¿Conoce usted si la empresa tiene implantado algún sistema de gestión ... …….18
Figura 4. ¿La empresa tiene procesos de selección para sus proveedores?……….……....19
Figura 5. ¿Ha participado en procesos de selección adecuado para el cargo que desempeña
actualmente ........................................................................................................................ 19
Figura 6. ¿La gestión que usted realizar es evaluada? ....................................................... 20
Figura 7. ¿Con qué frecuencia reciben reclamos de sus clientes y proveedores?..............20
Figura 8. ¿Se encuentra dispuesta a colaborar con la empresa en la implementación de un
sistema de gestión en control y seguridad .......................................................................... .21
Figura 9. Organigrama empresa PACULY S.A. ........................... ……………………….27
Figura 10. Mapa de procesos……………………………………………………………..34
xv
DISEÑO DE SISTEMA DE GESTION DE CONTROL Y SEGURIDAD BASC PARA
LA EMPRESA DE TRANSPORTE PACULY S.A.
Resumen
El presente proyecto de investigación propondrá la implementación de un Sistema
de Gestión de Control y Seguridad (SGCS) en la empresa PACULY S.A., en la ciudad de
Guayaquil, cuyo fin será agregar la seguridad a la actividad propia de la empresa que es el
servicio de transporte terrestre de contenedores. Para la implementación se seleccionará la
entidad reguladora y autorizada en nuestro país para otorgar la certificación de Seguridad,
aplicando la Norma BASC V4-2012. Así mismo se capacitará al personal para ser
auditores internos y poder desarrollar el sistema aplicable al estándar del sector calificado
como proveedor de Transporte Terrestre de carga de contenedores. Se identificaron áreas
críticas de la empresa y se diseñó un Manual de Seguridad basado en la Norma BASC.
Palabras clave: Sistema de gestión de control y seguridad, Normas y
Estándares BASC, transporte terrestre de carga pesada.
xvi
STRUCTURE OF THE WORK OF SPECIAL QUALIFICATIONS
Title: "Control System Design and BASC Security transport company PACULY
S.A."
Abstract
This research project will propose the implementation of a System Management
Control and Security (SGCS) in the company PACULY SA, in the city of Guayaquil,
whose end will add security to the activity of the company is service land transport of
containers. To implement the regulatory agency will be selected and authorized in our
country to provide security certification, applying the Standard BASC V4-2012. It also
will train staff to be internal auditors and to develop the system applicable to standard
qualified as a supplier of Land Transport cargo container sector. Critical business areas
were identified and Safety Manual based on Standard BASC was designed.
Keywords: management system control and safety, Rules and Standards BASC,
ground transportation of heavy load.
1
INTRODUCCIÓN
La dinámica del comercio internacional en el transporte terrestre cambió a tal
punto que los gobiernos y el sector privado tuvieron que reformular sus estrategias de
seguridad. Y empezar a trabajar de forma conjunta en la gestión de riesgos, desarrollando
políticas preventivas con un alcance a todos los eslabones de la cadena logística.
Generando que se desarrollaran numerosos programas de seguridad alineados a facilitar el
comercio seguro.
Antiguamente la seguridad en nuestro país era solamente un simple concepto que
generaba valor agregado a la empresas de transporte de carga pesada, sin ser visto como
una gran necesidad, por tanto la empresa veía que el implementar un sistema de gestión de
control y seguridad no era prioritario, pero, sin embargo, con el tiempo dicho paradigma
ha cambiado y evolucionado a tal punto que la seguridad se ha convertido en uno de los
factores de mayor énfasis en las empresas de transporte terrestre de carga pesada por ser
una parte de la cadena logística más vulnerable y susceptibles para actos ilícitos como el
narcotráfico, contrabando, terrorismo, robo, lavado de activos entre otros.
La compañía PACULY S.A., ha notado la necesidad de precautelar la seguridad
de su servicio de transporte de carga terrestre, ligándose a las leyes que combaten todo
acto de terrorismo y narcotráfico, vinculándose con proveedores y clientes que no
participen en ninguna de estas actividades ilícitas. Pese a contar con infraestructura,
vehículos y maquinaria, es la inexistencia de correcto sistema de control que contribuya a
mejorar cada uno de sus procesos como es el caso de proveedores, clientes, indicadores de
gestión.
2
La manera de garantizar un comercio seguro, se podría ejecutar con el diseñado e
implementación de un sistema de gestión, un ejemplo de estos sería, la certificación
Business Alliance for Secure Commerce (BASC), cuyo principal objetivo es proporcionar
a las empresas herramientas para blindar sus procesos y estándares de seguridad. Estos
sistemas de gestión en control y seguridad buscan identificar y evaluar las amenazas que
enfrentan las empresas, con el fin de ejecutar planes de mitigación de riesgos brindando
seguridad en la cadena logística.
Delimitación del problema:
Tabla 1.
Delimitación del Problema
Formulación del problema:
¿Es necesario diseñar un Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGSC) a la
empresa PACULY S.A. con el fin de crear un servicio de transporte terrestre seguro?
Justificación:
La logística se ha convertido en uno de los puntos más susceptibles para ser usada
como medio o conexión de actividades ilícitas. Nuestro país se ha convertido en
plataforma de conexión de cocaína, marihuana, debido a su ubicación geográfica. La
legislación internacional sobre este tema se desarrolló en la mitad del siglo XX, al existir
Objeto: Sistema de Gestión y Control y Seguridad BASC.
Sujeto: PACULY S.A.
Tiempo: Desde Agosto - Septiembre 2016
Áreas
Geográficas:
La presente investigación se realizará a la empresa
PACULY S.A., la cual se encuentra ubicada en el Km. 12.5
de la Vía a Daule en la Ciudad de Guayaquil.
Grupo Objetivo: PACULY S.A., en la que intervienen empleados
administrativos, de planta y gerencias.
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
3
la necesidad latente de instaurar un sistema mundial de control de drogas. La organización
de las Naciones Unidas (ONU) tomó la iniciativa de impulsar esa regulación, y a través de
ella se ha promovido instrumentos internacionales que se encuentran vigentes actualmente.
En base a lo expuesta se han creado instituciones privadas que aportan a las
empresas vinculadas principalmente con servicio de transporte para direccionar e
implementar un sistema de Gestión de Seguridad y Control basado en normas y estándares
que garanticen disminuir y evitar toda práctica de narcotráfico, terrorismo, mitigando los
riesgo de verse involucrada en estos temas.
La empresa PACULY S.A., le urge implementar este tipo de sistema de Gestión
porque sé podrá beneficiar de la gestión integral de todas sus operaciones y procesos lo
que le permitirá optimizar recursos, a través de una manera eficiente de la tecnología, con
la implementación de indicadores de gestión, seleccionando correctamente sus
proveedores, clientes internos y externos, aumentando su nivel de servicio en sus entregas
mejorando sustancialmente las relaciones con sus clientes.
Se tomará como asociado del negocio para la implementación de este sistema a
BASC, entidad sin ánimo de lucro liderada por el sector empresarial y apoyada por las
aduanas y organismos internacionales, cuya misión es facilitar y agilizar el comercio
seguro mediante el establecimiento y administración de estándares y procedimientos
globales de seguridad aplicados a la cadena logística y actividades relacionadas con el
servicio de transporte.
En general el uso de drogas ilícitas y lavado de dinero continúa aumentando en
todo el mundo. El crimen organizado se adentra más en organizaciones lícitas, por lo que
4
esta implementación y manejo de un Sistema de Gestión de Seguridad y Control es
imprescindible. Un negocio legalmente constituido puede ser blanco de los carteles de
narcotráfico, de los terroristas y conspiraciones internas.
Objeto de estudio:
La empresa PACULY S.A., es una empresa de carga pesada, asentada en la ciudad
de Guayaquil, cuyas instalaciones se encuentran ubicada en el Km. 12.5 vía a Daule.
Donde constan sus oficinas administrativas, patio de operaciones, y flota vehicular.
Campo de acción o de investigación:
En este proyecto de investigación se realiza para que al momento de pensar en el
servicio de transportación, aparte de cumplir con una serie de requisitos de calidad, la
empresa PACULY S.A., conocen que forman parte de la cadena logística con sus clientes
y proveedores, por lo tanto debe cumplir requisitos para asegurar una transacción libre de
actividades ilícitas como el terrorismo y narcotráfico.
La empresa se enfrenta a nuevos riesgos, requisitos y desafíos que debe
considerarlos en su estrategia competitiva. Gestionar la seguridad de todos sus procesos es
parte primordial del Gerenciamiento de los Riesgos y tiene por alcance el cuidado
patrimonial de los bienes materiales e inmateriales de la empresa. Por lo tanto la gestión
interna se ha vuelto insuficiente sino se realiza un abordaje integral que considere todo su
entorno del negocio y potencie el control sobre la seguridad de la carga.
5
Objetivo General:
Diseñar un Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS) para la empresa de
transporte de carga terrestre de contenedores PACULY S.A., identificando las áreas
críticas de su cadena logística, evitando prácticas ilícitas de comercio con el fin de
precautelar la seguridad del servicio brindado.
Objetivos específicos:
Describir el proceso de operaciones de una empresa de transporte de carga
terrestre de contenedores.
Realizar un diagnóstico a través de una auditoria, para determinar la situación
actual de la empresa PACULY S.A. (Anexo N Auditoria Interna)
Diseñar un Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS) para la
empresa PACULY S.A. (Anexo O Manual de Sistema de Gestión de Control y
Seguridad)
La novedad científica:
Este proyecto pretende que la empresa PACULY S.A., se pueda desarrollar en un
campo más competitivo, a través de la mejora continua de todos sus procesos con la
finalidad de poderse mantener dentro de las estándares de calidad que el mercado exige
hoy, reduciendo los riegos de robos y contaminación de sus cargas mediante una cadena
logística de calidad.
6
Capítulo 1
MARCO TEÓRICO
1.1 Teorías Generales:
1.1.1 Narcotráfico:
El narcotráfico como expresión y sinónimo de un fenómeno que ha irrumpido en el
escenario latinoamericano significa, desde mi punto de vista, la referencia a una actividad
esencialmente económica. Tiene otras implicaciones, pero lo económico es lo que lo nutre
para desarrollarse. Por ello hoy en día se ubica como la actividad más rentable en el
escenario mundial. Pero también es cierto que irrumpe y se desarrolla por medio de la
violencia organizada. (Santa, 2014)
“Las drogas son mercancías cuya producción y distribución están sometidas a las
leyes del mercado de ahí que el narcotráfico internacional no sólo sea congruente en sí
mismo sino que como variante del imperialismo, está vinculado al sistema en forma
inseparable” (Amendt, 2011)
1.1.2 Sistemas de Gestión:
Es la herramienta que permite dar coherencia a todas las actividades que se
realizan, en todos los niveles para alcanzar el propósito de la organización. Una
organización se encuentra en un nivel determinado de madurez dependiendo del sistema
de gestión que se está utilizando, o dicho de otra manera, una empresa crece en madurez a
medida que va consolidando un sistema de gestión que le permite alinear todos los 14
esfuerzos en la misma dirección, con los objetivos estratégicos. Los objetivos planificados
deben estar enfocados a alcanzar la visión. (Laudoyer, 2012).
7
“La era de la normalización de los sistemas de gestión empresariales en que nos
hallamos inmersos, y la necesidad de gestionar dichos sistemas de manera eficaz y
coordinada para de esa forma aprovechar al máximo los recursos ha puesto de actualidad
el concepto de integración” (Abril, 2012)
Según (Abril, 2012) nos indica que: “Aunque en la práctica en los momentos
actuales existen diferentes definiciones e interpretaciones sobre lo que se puede entender
como gestión o dirección estratégica, todas ellas, presentan más o menos unos
denominadores común que son:
1.1.3 Beneficios de los Sistemas de Gestión:
El sistema de gestión garantiza un alto grado de compromiso, motivación y
entrenamiento de todo el personal, en todos los niveles de la empresa.
1.1.4 Norma BASC:
World Basc Organization Inc. es una entidad sin ánimo de lucro liderada por el
sector empresarial y con apoyo de aduanas y organismos internacionales, cuya misión es
facilitar y agilizar el Comercio Internacional mediante el establecimiento y administración
de estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística del
Comercio Internacional (Organization, Business Alliance For Secure Commerce, 2015)
8
1.2 Teoría Sustantivas:
1.2.1 Análisis de Riesgo:
Uso sistemático de información disponible, para determinar la frecuencia con la
cual pueden ocurrir eventos específicos y la magnitud de sus consecuencias.
1.2.2 BASC:
(Business Alliance for Secure Commerce) Alianza empresarial para un negocio
seguro, que promueve un comercio seguro en cooperación con gobiernos y organismo
internacionales. (Organization, Business Alliance For Secure Commerce, 2015)
1.2.3 Cliente:
El cliente, es la persona que adquiere un bien o servicio para uso propio o ajeno a
cambio de un precio determinado por la empresa y aceptado socialmente. Constituye el
elemento fundamental por y para el cual se crean productos en la empresa. (Propias, 2011)
1.2.4 Contenedor:
El contenedor puede definirse como un recipiente o una caja de dimensiones
normalizadas y de construcción estándar en el cual se cargan toda clase de mercancías
para ser transportadas en uno o varios modos de transporte (marítimo, aéreo, ferroviario, o
por carretera), en lo que se conoce como transporte intermodal. (Jaime Larrucea, 2012)
1.2.5 Manual de Seguridad:
Se busca dar respuesta efectiva a las expectativas y necesidades de la comunidad
que intervienen en la cadena productiva y comercial, encaminando los esfuerzos a
9
optimizar las condiciones de seguridad y, lo que es esencial, a crear una cultura de
seguridad y trabajo en equipo. (Pereira, 2012)
1.2.6 Política de Seguridad:
Intenciones globales en una organización relativa a un compromiso de seguridad y
prevención de riesgos cuya aplicación está orientada y en referencia al establecimiento de
objetivos del sistema de gestión y control.
1.3 Marco Legal
1.3.1 BASC
Dentro de la historia tenemos:
La creación BASC se remonta a 1996 cuando la Corporación Mattel decidió
presentarla propuesta ante el Comisionado del Servicio de Aduanas de los Estados Unidos
en San Diego, California, con el propósito de implementar mecanismo y procedimientos
que ayudaran a evitar que las empresas importadoras fueran utilizadas por organizaciones
ilícitas para el transporte de narcotráfico, y para poner fin a una larga lista de experiencias
con robos y cargamentos contaminados de empresas de todos los sectores. (Organization,
Business Alliance For Secure Commerce, 2015)
En Ecuador, BASC Ecuador se creó en 1999 por iniciativa de la empresa privada,
con el respaldo de entidades gubernamentales, asociaciones, cámaras de la producción y la
Policía Nacional. Empezó sus operaciones en el año 2000. (Organization, Business
Alliance For Secure Commerce, 2015)
10
1.3.2 Objeto
El presente tiene como objeto dar a conocer la normativa general de BASC
Guayaquil en sus actividades operativas y administrativas. (Organization, Reglamento y
Política de Servicio BASC Capítulo Guayaquil, 2016)
Este reglamento se basa en las disposiciones que WBO, BASC Ecuador y la Junta
Directiva de BASC Capítulo Guayaquil, han establecido para el efecto. (Organization,
Reglamento y Política de Servicios BASC Capítulo Guayaquil, 2016)
1.3.3 Documentos de Referencia
Dentro de los documentos referencias de acuerdo a (Organization, Reglamento y
Política de Servicios BASC Capítulo Guayaquil, 2016), son:
Estatutos WBO
Estatutos BASC Ecuador
Estatutos BASC Capítulo Guayaquil
Normas y Estándares BASC
Reglamentos para la Afiliación y Certificación de WBO
1.3.4 Alcance
El Reglamento y Política de Servicio BASC Capítulo Guayaquil se aplica para
empresas postulantes, afiliadas y certificadas. (Organization, Reglamento y Política de
Servicios BASC Capítulo Guayaquil, 2016)
11
1.3.5 Definiciones
1.3.5..1 WBO (World BASC Organization)
Organización internacional sin ánimo de lucro establecida para el reconocimiento
de las certificaciones de Sistemas de Gestión de Control y Seguridad. Es la propietaria del
Certificado BASC del Sistema de Gestión en Control y Seguridad en el Comercio
Internacional y posee todos los derechos reservados sobre el mismo. (Organization,
Reglamento y Política de Servicios BASC Capítulo Guayaquil, 2016)
1.3.6 Política de Seguridad y Control (Norma 4.2)
La Alta dirección debe establecer, documentar, comunicar, publicar y respaldar su
política de control y seguridad. Esta política debe estar orientada a la prevención de
actividades ilícitas y ser adecuada al propósito, alcance del sistema de gestión y riesgos de
la organización, incluyendo un compromiso con el mejoramiento continuo del sistema de
gestión. La política debe ser marco de referencia para establecer y revisar los objetivos del
SGCS. (Organization, Business Alliance For Secure Commerce, 2015)
1.3.7 Gestión del Riesgo
La organización debe tener un procedimiento documentado para establecer, e
implementar un proceso de gestión de riesgos que permita la determinación del contexto,
identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos.
Debe realizar una revaluación de los riesgos mínimo una vez al año y/o cuando se
identifiquen nuevas amenazas o vulnerabilidades en el SGCS. (Organization, Business
Alliance For Secure Commerce, 2015)
12
1.4 Referentes Empíricos
(Salazar, 2011) Una vez obtenida la certificación por parte de la empresa se puede
concluir lo siguiente: Se observó un alto grado de compromiso por parte de la alta gerencia
en conseguir la certificación, acto demostrado con la participación directa, a través de la
designación de un gerente para liderar el proyecto. Es por eso que durante el diseño y la
implementación no se escatimó en la inversión realizada.
13
Capítulo 2
MARCO METODOLÓGICO
2.1 Metodología:
En el presente capítulo se detalla la metodología utilizada en la investigación con la
finalidad de obtener la información necesaria para su desarrollo, análisis y finalmente la
realización del objetivo propuesto. Esta investigación se realizó en la empresa PACULY
S.A., en sus instalaciones ubicadas en el Km. 12.5 de la vía a Daule en ciudad de
Guayaquil.
Para esta investigación se ha realizado 3 tipos de investigación: Investigación
Explicativa, Descriptiva, Correlacional.
Investigación explicativa según; (Hernández R. , 2012), “Va más allá de la
descripción de fenómenos, es decir están completamente dirigidos a responder a las causas
de los eventos y fenómenos físicos o sociales” .Con la investigación explicativa se
recolectó toda la información y definiciones relacionadas con el tema de estudio y se
encontraron las causas y efectos de su implementación.
Causa: Carencias de procedimientos y estándares de seguridad.
Efecto: Problemas legales graves y pérdida de clientes.
En la investigación descriptiva (Hernández R. , 2012) “busca especificar las
propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos,
objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis”. En esta investigación
14
permitió conocer la relación y grado de asociación que existen entre 2 o más conceptos,
categorías o variables es su contexto particular.
A través de la investigación correlacional se relacionaron los procedimientos
adecuados y expuestos por la Norma BASC, aplicándolos a la empresa PACULY S.A. en
el caso puntual de servicio de transporte de carga terrestre de contenedores.
En las fuentes primarias se utilizó entrevistas a ciertas empresas del sector, con el
fin de conocer como la implementación del SGCS ha beneficiado y o afectado al
desempeño de las compañías que administran.
Para poder diseñar los procedimientos de un SGSC que agregue valor a PACULY
S.A., fue necesario revisar antecedentes para validar si en alguno momento se vio afectada
por el mercado ilegal de narcotráfico. Fueron de soporte primordial todos los artículos,
revisas, informes, etc., referentes. Luego se realizaron entrevistas a las personas
involucradas en el medio.
2.2 Métodos:
Se utilizó el método deductivo (Rodríguez, 2013), “Consiste en obtener
conclusiones particulares a partir de una ley universal”. En base a la validación de la
legislación vigente Ecuatoriana para tomar acciones preventivas para evitar la violación de
las mismas, basadas y apegadas al giro del negocio en PACULY S.A., Luego en base a lo
expuesto por BASC se determinó los puntos que deben ser considerados para el correcto
funcionamiento del sistema.
15
El análisis de los riesgos se basó en la metodología para su evaluación cualitativa
de los mismos.
Se aplicó una observación participante, donde se seleccionaron un tipo de
informantes con quienes además de interactuar se les entrevistó acerca de sus experiencias
en el tema tratado.
En relación al plan de recolección de información, se llegó a determinar a través de
entrevistas realizadas al gerente de la empresa, y al gerente de operaciones para
conocer cómo estaba estructurada la empresa y sus procesos. Adicional se realizó una
encuesta interna al personal involucrado en las áreas críticas identificadas.
2.3 Premisas o Hipótesis
El diseño de un Sistema de Gestión de Control y Seguridad BASC permitirá a la
empresa PACULY S.A, crear un servicio seguro en el transporte terrestre de carga de
contenedores.
2.4 Universo y muestra
En la realización de esta investigación se consideró como población o universo a
los miembros de la empresa PACULY S.A., entre personal administrativo, y de planta,
para determinar esta población de realizó a través de los documentos propios de la
empresa que validan la presencia de 18 miembros.
Esta muestra no fue aleatoria, se realizó a conveniencia porque la población o
universo solamente fue de 18 miembros.
16
2.5 CDIU – Operacionalización de variables
Tabla 2.
Operacionalización de las Variables
2.6 Gestión de datos
En la realización de esta investigación se consideró como población a los
miembros de la empresa PACULY S.A., personal administrativo y operativo, basado en
documentos propios de la empresa.
2.7 Criterios éticos de la investigación
Como autora de la investigación se da fe que ésta información aquí contenida,
procede de fuentes existentes, así como las encuestas y entrevistas no fueron manipuladas.
Para la realización de las entrevistas y encuestas a las personas involucradas fueron
notificadas sobre los objetivos de la misma, guardando en todo momento la
confidencialidad y privacidad de la información recolectada. (Anexo A. Carta de
Autorización de la empresa para el uso de la información)
17
Gerente2
11%
Administrativo3
17%
Operario13
72%
1. ¿Qué cargo desempeña en la empresa?
Capítulo 3
RESULTADOS
3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población
Se realizó la investigación en la empresa PACULY S.A., con referencia a la base
de datos proporcionada por la alta dirección con el fin de poder alcanzar los objetivos
de éste trabajo, quienes intentan mitigar el riesgo de contaminación de sus cargas con
el fin de que sus clientes se sientan satisfechos y seguros del servicio que esta empresa les
brinda, pese a no haber tenido este tipo de inconvenientes, el riesgo es muy latente, por
estos la alta gerencia de la empresa desea implementación este sistema de gestión y
control en sus procesos, para lo cual permitió conocer la situación actual de la misma.
3.2 Diagnóstico o estudio de campo:
El objetivo de esta encuesta es establecer os estándares del sistema de gestión
BASC para medir la efectividad de la cadena logística.
Tabla 3. Figura 1.
¿Qué cargo desempeña en la empresa? ¿Qué cargo desempeña en la empresa?
Existe un 72% de los trabajadores concentrados en la parte operativa, y el 17% en
la parte administrativa, ambas identificadas en el sistema de gestión como áreas críticas, lo
cual implica que a estas áreas se les debe controlar y supervisar cada uno de sus procesos
constantemente de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Opciónes f. %
Gerente 2 11%
Administrativo 3 17%
Operativo 13 72%
Total Repuestas Obtenidas 18 100%
18
Tabla 4. Figura 2.
¿Cuánto tiempo lleva usted laborando en la ¿Cuánto tiempo lleva usted laborando en
empresa? la empresa?
Existe un 89% de los trabajadores que llevan trabajando en la compañía un
promedio de 5 años, y la empresa lleva 7 años en el mercado, con ellos sería factible
implementar los nuevos procesos del sistema de gestión en sus actividades diarias.
Tabla 5. Figura 3.
¿Conoce usted si la empresa tiene implantado ¿Conoce usted si la empresa tiene
algún sistema de gestión? implantado algún sistema de gestión?
La empresa carece de un sistema de gestión en sus actividades, lo que implica
tratar de implementar el Sistema de Gestión BASC en el menor tiempo posible y socializar
a todo el personal sobre su contenido.
Opciónes f. %
0 - 5 años 16 89%
5 -10 años 2 11%
Más de 10 años 0 0%
Total Repuestas Obtenidas 18 100%
0 - 5 años16
89%
5 - 10 años2
11%
Más de 10 años0
0%
2. ¿Cuánto tiempo lleva usted laborando en la empresa?
Opciónes f. %
Si 0 0%
No 18 100%
Desconoce 0 0%
Total Repuestas Obtenidas 18 100%
NO 18
100%
3. ¿Conoce usted si la empresa tiene implantado algún sistema de gestión?
19
Tabla 6. Figura 4.
¿La empresa tiene procesos de selección ¿La empresa tiene procesos de selección
para sus proveedores? para sus proveedores?
El 100 de los proveedores de la empresa no han sido validados mediante procesos
de selección, por lo tanto, urge elaborar, aprobar y socializar un procedimiento de
selección de proveedores de acuerdo al sistema de gestión BASC que involucre la
selección, evaluación y acciones correctivas.
Tabla 7. Figura 5.
¿Ha participado en procesos de selección ¿Ha participado en procesos de selección
adecuado para el cargo que desempeña? adecuado para el cargo que desempeña?
Se ha validado que el 100% de las personas que laboran en la compañía no fueron
contratadas mediante un proceso de selección adecuado para los cargos que realizan en la
compañía, esto implica que se debe elaborar, aprobar y socializar un procedimiento de
selección del personal basado en los requerimientos del sistema de gestión BASC que
permita obtener perfiles idóneos para las funciones que se van a realizar.
Opciónes f. %
Si 0 0%
No 0 0%
Desconoce 18 100%
Total Repuestas Obtenidas 18 100%
DESCONOCE18
100%
4. ¿La empresa tiene procesos de selección para sus proveedores?
Opciónes f. %
Si 0 0%
No 18 100%
Desconoce 0 0%
Total Repuestas Obtenidas 18 100%
NO 18
100%
5. ¿Ha participado en procesos de selección adecuado para el cargo que
desempeña actualmente?
20
Tabla 8. Figura 6.
¿La gestión que usted realizada es evaluada? ¿La gestión que usted realizada es
evaluada?
Se ha validado que el 100% de las personas que laboran en la compañía, es
necesario y evidente el ampliar el alcance de la evaluación a todo el personal de la
compañía para determinar sus aportes y efectividad en el día a día de sus actividades. Se
deberá diseñar el mapa de procesos empresarial, así como caracterizar los procesos para
poder medir la gestión integral de cada área.
Tabla 9. Figura 7.
¿Con qué frecuencia reciben reclamos de sus ¿Con qué frecuencia reciben reclamos de
clientes y proveedores? sus clientes y proveedores?
El 78% de los encuestados considera que los reclamos que reciben de sus clientes
se dan rara vez, pero igual la empresa debe tomar acciones respecto a la frecuencia de los
reclamos para poder medir la satisfacción de los clientes en base a los requerimientos del
sistema de gestión BASC y al volumen de las ventas.
Opciónes f. %
Siempre 0 0%
Frecuentemente 0 0%
Rara vez 18 100%
Nunca 0 0%
Total Repuestas Obtenidas 18 100%
Nunca18
100%
6. ¿La gestión que usted realiza es evaluada?
Opciónes f. %
Siempre 1 6%
Frecuentemente 2 11%
Rara vez 14 78%
Nunca 1 6%
Total Repuestas Obtenidas 18 100%
Siempre1
5%
Frecuentemente2
11%
Rara Vez14
78%
Nunca1
6%
7. ¿Con qué frecuencia reciben reclamos de sus clientes y proveedores?
21
Tabla 10. Figura 8.
¿Se encuentra dispuesta a colaborar con la ¿Se encuentra dispuesta a colaborar con
empresa en la implementación de un sistema la empresa en la implementación de un
de gestión en control y seguridad? sistema de gestión en control y seguridad?
El 100% de los colaboradores están dispuestos a colaborar en la implementación
del sistema de gestión en control y seguridad, esto implica que la empresa deberá utilizar
este grado de entusiasmo y apoyo de la persona para el logro de la implementación del
sistema de gestión BASC.
Opciónes f. %
Siempre 18 100%
Frecuentemente 0 0%
Rara vez 0 0%
Nunca 0 0%
Total Repuestas Obtenidas 18 100%
Siempre18
100%
8. ¿Se encuentra dispuesta a colaborar con la empresa en la implementación de
un sistema de gestión en control y seguridad?
22
Capítulo 4
DISCUSIÓN
4.1 Contrastación empírica:
Después de realizar un análisis previo a diferentes áreas de la empresa, se pudieron
identificar y describir los siguientes aspectos:
Los procesos y procedimientos no se encuentran estructurados y en algunos
casos se ve la ausencia de los mismos para el desarrollo de las actividades de la empresa.
No se ha aplicado ningún tipo de Sistema de Gestión de Calidad en la
empresa.
Hay deficiente sistema de administración y control, ya que varias actividades
son realizadas, verificadas y supervisadas por la misma persona.
No se cuenta con un proceso mínimo de gestión administrativa bien
establecido para el desarrollo de las actividades, así mismo se evidencia la ausencia de una
estrategia de desarrollo institucional.
Existe una deficiente comunicación y coordinación en el departamento de
operaciones, además del frecuente retraso en la actualización de datos debido a la falta de
canales de comunicación bien establecidos y la inadecuada estructura organizacional.
Hoy en día el mercado globalizado exige mayor competitividad y una mayor
flexibilidad al cambio para una constante adaptación de las necesidades cambiantes del
cliente. Después de haber realizado el análisis anterior en coordinación con los empleados
y gerencia de las empresas, se destaca la necesidad inmediata de desarrollar un SGC que
23
permita elevar la calidad de servicio, posicionamiento en el mercado, obtener mayores
ganancias y en general un mejor rendimiento empresarial.
En la encuesta realizada se elaboró un resumen del diagnóstico de PACULY S.A.,
al cumplimiento de la Requisitos de la Norma BASC, y se puede resumir los únicos
puntos que cumplen con la misma.
4.1.1 Fortalezas de la Compañía con relación a la Norma BASC:
Norma 4. Sistema de Gestión de Calidad
Cuentan con una identificación de los procesos del sistema.
Norma 4.1. Requisitos Generales
Cuentan con una documentación en donde la empresa estableció los objetivos de
calidad mas no los describen de una manera específica.
Norma 5.1. Compromisos de la Dirección
Si aseguran la disponibilidad de los recursos, en este caso el recurso principal son
los vehículos para el transporte de contenedores
Norma 5.5.1 Responsabilidad y autoridad
Se encontraron definidos los cargos y las funciones a través de un organigrama, y
cada empleado conoce su función dentro de la organización.
Norma 5.5.2 Representantes de la Dirección
24
La alta dirección de la compañía se ha encargado de comunicar a los colaboradores
que deben cumplir con la satisfacción de los clientes, así como la promoción de mejoras.
Norma 5.5.3 Comunicación Interna
Existe la comunicación entre la alta dirección de la empresa hacia los
colaboradores para el correcto desempeño de las funciones y procesos.
Norma 6.2 Recursos Humanos
La compañía cuenta con el personal adecuado debido a que estos ya llevan años de
experiencia en el desempeño de sus funciones.
4.1.2 Debilidades de la Compañía con relación a la Norma BASC:
Una de sus mayores debilidades es que carece de un comité de calidad que realice
inspecciones del servicio de transporte que se les brinda a los clientes.
Carece de una política de calidad dentro de la empresa, solo han manejado el
negocio por varios años sin ningún tipo de certificación.
4.1.3 Oportunidad de Mejora de la Compañía con relación a la Norma BASC:
Conformar un equipo de calidad o comité para darle seguimiento al servicio que
se brinda de transporte de carga terrestre de contenedores en Guayaquil. Involucrar a todos
los colaboradores de la empresa en el establecimiento del Sistema de Gestión de Calidad
para garantizar su correcta implementación.
Establecer líderes en cada uno de los procesos, con sus respectivas
responsabilidades frente a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y
Control.
25
4.2 Limitaciones:
La empresa PACULY S.A., carece de una política de calidad, y tampoco una
normativa específica dentro de las cuales se pueda regir esta empresa dedicada al
transporte de carga terrestre de contenedores, con el fin de garantizar una alta calidad en
su servicio brindado, basado en la encuesta realizada al personal de la empresa. Por lo
tanto, en base a las normativas de la Norma BASC se realizó un diagnóstico actual
de la empresa para validar cuáles parámetros si cumple y cuáles no.
4.3 Líneas de investigación:
El objeto de esta investigación es diseñar un modelo de Sistema de Control y
Seguridad BASC para la empresa de transporte PACULY S.A. con la finalidad de
garantizar un servicio de transporte de carga terrestre de contenedores de manera segura,
libre de contaminación del narcotráfico y robos.
4.4 Aspectos relevantes
Dentro de las observaciones externas se pudo evidenciar la carencia de un sistema
de control y seguridad, debido a la inexistencia de una política de calidad, procedimientos.
La empresa cuenta con instalaciones físicas donde funciona su oficinas
administrativas, allí mismo se encuentra el parque automotor y el taller mecánico para el
mantenimiento de los vehículos. Existen pocos controles en cada uno de las áreas de la
compañía, so lo se documentan ciertos gastos contables, mientras que el resto de procesos
se maneja de forma empírica.
26
Capítulo 5
PROPUESTA
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD BASC EN LA
EMPRESA DE TRANSPORTE PACULY S.A.”
OBJETIVO: Establecer actividades y tiempos para una actividad de implantación
con fines de Certificación BASC
5.1 Antecedentes
5.1.1 Datos relevantes de PACULY S.A.
PACULY S.A., es una empresa familiar nacida en el año 2007, creada por El
emprendedor Eli Ramos Villalba. La trayectoria de Eli Ramos se inicia como profesional
de transporte en el año 1997, fundando la empresa Transportes Ramos. Su primera
compañía contaba con una flota de tan solo de
3 camiones para el transporte de mercancías.
En el año 2007 crea la empresa PACULY S.A, desarrollando su negocio de
transporte por carretera en rutas a nivel nacional, hasta la actualidad cuenta con una flota
de 12 tráileres, con 20 chasis, entre ellos chasis de 20”, 40” pies y plataformas para el
traslado de las cargas.
5.1.2 Misión
Ser soluciones logísticas de excelencia en el transporte de mercancías en todo el
país, satisfaciendo necesidades y requerimientos de nuestros clientes.
27
5.1.3 Visión
Consolidarnos como líderes de mercado del servicio de transporte de carga en todo
el país, de forma rápida, eficiente y confiable.
5.1.4 Productos y Servicios
Esta empresa se dedica al servicio de transporte de contenedores ya sea para
importaciones o exportaciones por carretera, la cual cuenta con chasis de 20” o 40” pies y
plataformas para el transporte de la carga. También ofrece alquiler de chasis a nivel
nacional.
5.2 Estructura organizacional.
Figura 9.
Organigrama empresa PACULY S.A.
5.3 Alcance:
En presente procedimiento de SGCS se lo va a aplicar al proceso de transporte en
la que incluyen los departamentos de operaciones y logística, administrativo, contabilidad,
la cual tiene un mayor impacto con la calidad del servicio ofrecido a nuestros clientes.
28
5.3.1 Objetivos específicos
Desarrollar capacitaciones a nivel de la compañía sobre el Sistema de Control
y Seguridad BASC e implementar mejoras mediante el uso de herramientas de calidad.
Identificar y documentar los procesos del sistema de Gestión.
Capacitar a los auditores internos.
Realizar Auditorías internas para evaluar el Sistema de Control y Seguridad
BASC.
Tomar las acciones Correctivas y Preventivas necesarias para eliminar las
causas potenciales y no potenciales de las no conformidades levantadas.
Preparar a la Empresa para la Auditoría Externa previo a la Obtención de la
Certificación de la Norma BASC
5.4 Etapas del proyecto:
5.4.1 Diseño del Sistema:
Está soportada por un cronograma en la que explica que es la norma y el proceso
de implementación del SGCS.
5.4.2 Estrategias:
5.4.2..1 Capacitación sobre el Sistema de Control y Seguridad:
Se va a capacitar al personal sobre el Sistema de Control y Seguridad a
implementarse y la norma BASC. Los responsables directos son la alta dirección en la que
incluyen el Gerente General, Administrativo, Jefe de operaciones y Logística, tiempo 8
horas durante 1 mes.
29
5.4.2..2 Asesoría e Implementación del Sistema de Control y Seguridad BASC en la
cual incluyen:
a) Procesos gerenciales, Indicadores de gestión y evaluación de satisfacción
al cliente y manejo de reclamos:
Los procesos gerenciales están orientados hacia la planeación y revisión del SGCS,
en la cual la premisa básica es el cumplimiento de los objetivos de seguridad, cuya
medición y seguimiento por parte de la gerencia reorientan los procesos a fin de lograr el
emprendimiento de las acciones de mejora correspondientes a los resultados logrados &
los resultados esperados. Los responsables directos son la alta dirección en la que
incluyen el Gerente Administrativo, Jefe de operaciones y Logística, tiempo 6 horas
durante 1 mes .
b) Implementación de Requisitos Normativos:
Tiene como finalidad de establecer, documentar, implementar y mantener un
Sistema de Control y Seguridad BASC y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo
con los requisitos de la Norma BASC, se diseñará un PLAN que contemple los aspectos
que se detallan a continuación:
5.4.2..3 Identificar los procesos:
Los procesos que se encuentran en el alcance del SGCS de la empresa, deben ser
identificados, para ello se debe valer de dos documentos: matriz de requisitos del Cliente y
la matriz de interrelaciones de los procesos.
30
5.4.2..4 Diseño del Sistema Documental
Para poder iniciar la documentación, la empresa considera, manual de seguridad:
donde se describe el Sistema de Control y Seguridad que incluye:
1. Alcance del Sistema de Control y Seguridad
2. Referencias de Procedimientos Documentados
3. Descripción de Procesos y su interacción
El responsable del contenido, operatividad y revisiones del Manual es el
Representante de la Dirección. Para realizar la aprobación del Manual y posteriores
revisiones se convocará a reunión a la Alta Dirección y al Representante de la Dirección.
La aprobación del Manual y la aceptación de las revisiones realizadas se evidencian por la
firma del Representante de la Dirección, declaraciones documentadas de los procesos
hasta donde el sistema tiene su alcance, política y objetivos de seguridad, tipo de
documentación, registros de seguridad y documentos externos. Las revisiones se
efectuarán cada 6 meses si el Representante de la Dirección lo considere conveniente.
Establecer Política y Objetivos de Seguridad
Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, mediante
indicadores de Gestión.
Los responsables directos son la alta dirección en la que incluyen el
Gerente Administrativo, Jefe de operaciones y Logística, tiempo 12 horas capacitación
durante 3 meses.
31
5.4.2..5 Procesos Operativos
(Transporte y Logística): representan aspectos críticos y vitales para la empresa en
los que la orientación básica se dirige a lograr satisfacción al cliente y beneficios para la
empresa, en ellos se da cumplimiento a los requisitos del cliente. Contempla los procesos
Planeación del Servicio y Ejecución del Servicio. Se lo realizaría en dos grupos en el
primero serían Los responsables son la alta dirección en la que incluyen el Gerente
Administrativo, Jefe de operaciones y Logística y el segundo grupo personal operativo
(los choferes) tiempo 24 horas durante 4 meses.
5.4.2..6 Procesos de Apoyo:
Involucración de la Gente, Los integrantes de la organización, clientes,
trabajadores, proveedores y los elementos ajenos a la empresa como redes de transporte,
comunicaciones, son los elementos que constituyen la organización. El desarrollo
completo de sus potencialidades permiten aprovechar al máximo las habilidades para
conseguir los objetivos de la organización, el control, la seguridad y obtener resultados
como:
o Entendimiento de la importancia de su contribución y papel dentro de la
organización.
o La gente acepta su parte en el problema y su responsabilidad en resolverlo.
o Busca activamente oportunidades para mejorar sus capacidades, conocimiento
y experiencia (mejora continua).
Responsables Gerente administrativo, contabilidad, mantenimiento; tiempo 10
horas en un periodo de 2 meses.
32
5.4.2..7 Definición de Responsabilidades, autoridades, competencias:
Se realizará manual de funciones de cada carga para así determinar las
responsabilidades y competencia que tienen cada una de ellas. Responsable Gerente
General y Coordinador del SGCS. Tiempo asignado 10 horas por 2 meses
Asesoría en formación del comité de Seguridad: Asesoría y determinación del
Comité de Seguridad se convocará a una reunión para poder asignar el comité de
Seguridad, quienes son responsables del direccionamiento del Sistema de Gestión. El
comité de Seguridad será conformado por:
a. Representante de la Dirección (Gerente General): Es el responsable de
establecer la política y objetivos de Seguridad, llevar a cabo periódicamente las reuniones
de revisión por la dirección y dar los recursos necesarios para que el sistema se
implemente de una manera eficaz. Tiene a su cargo la custodia y actualización de los
documentos del SGC, controla la documentación externa y organiza y programa la
realización de las Auditorías internas En esta capacitación incluye la alta dirección como
el Gerente Administrativo, Jefe de operaciones desempeñan una función importante
dirigida al establecimiento de los lineamientos de acción para la mejora, por un tiempo de
10 horas en dos meses.
b. Coordinador del SGC (Coordinador de Seguridad): Es la persona encargada de
dar seguimiento a la gestión de Seguridad, llevando a cabo la medición y mejora mediante
las acciones correctivas y preventivas, también se encarga de dar seguimiento a todos los
procesos, como dar direccionamientos para documentar procedimientos de la empresa así
como también brindará capacitaciones e inducciones si fuera el caso.
33
c. Auditores Internos (Representantes de Procesos): Los auditores son las
personas con la responsabilidad de dar apoyo al representante de la Dirección y al
Coordinador del SGCS. Manejan las Auditorías del SGCS; las planifican, ejecutan,
reportan y dan seguimiento. Eso permite cumplir con los requerimientos de la norma
BASC y detectar las oportunidades de mejora y maximizar los beneficios de la
implantación de un SGCS.
5.4.2..8 Auditorias:
Se va a realizar auditorías internas para la verificación y cumplimiento del
sistema, en el caso de hallazgos de no conformidades en la auditoría interna se evaluara
si se requiere levantar una acción correctiva utilizando el plan de contingencia, en el caso
que se ejecute se evaluara la eficacia de las acciones tomadas si es eficaz se cierra la
acción. Si no lo es se reevalúa la causa raíz.
5.4.2..9 Certificación Externa:
Después de haber realizado la implementación del SGC con su respectiva auditoría
interna y así evaluado todos los riesgos procedemos a la certificación.
5.4.2..10 Manual De Sistema De Gestión de Control y Seguridad
Este Manual de Control y Seguridad tienen por objeto definir aspectos como:
El SGCS por el que se rigen las actividades de PACULY S.A, en relación a las
Normas y Estándares de la Alianza Internacional para el Comercio Seguro (BASC-
Business Alliance for Secure Commerce).
34
Este Manual de SGCS cubre el conjunto de actividades, descritas en el punto 0
(cero) de este documento, que PACULY S.A., ofrece a sus clientes.
5.4.2..11 Mapa de proceso
Figura 10.
Mapa de Procesos
35
CONCLUSIONES
En la investigación realizada se pudo evidencia que la empresa PACULY S.A., no
cuenta con un Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS), que le permita
identificar las áreas críticas de su cadena logística, y evitar prácticas ilícitas de comercio
con la finalidad de precautelar la seguridad del servicio que brinda.
Se evidenció el proceso de las operaciones de la empresa en lo referente al
transporte de carga terrestre de contenedores.
Se realizó el diagnóstico de la situación actual de la empresa mediante una
auditoría.
Se diseñó un Sistema de Gestión de Control y Seguridad (SGCS) para la
empresa PACULY S.A.
36
RECOMENDACIONES
Mediante esta investigación se determinó que la empresa PACULY S.A., requiere
implementar un sistema de gestión y control, con el fin de proporcionar a la empresa
herramientas y estándares de seguridad en sus procesos, para identificar y evaluar las
amenazas que podrían enfrentar y generando planes que ayuden a mitigar los riesgos en la
cadena logística.
Para futuras tesis sobre como diseñar un sistema de gestión de control y seguridad
BASC para empresas de transporte, se sugiere ampliar el flujograma de procesos.
37
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40
ANEXOS
Anexo A. Carta de Autorización de la empresa para el uso de la información.
41
Anexo B. Árbol de Problema
P
Poca
implementación de
tecnología.
Carencia de
evaluación de
riesgos de las
cargas.
Ineficiente cadena
de trazabilidad de la
carga
Rutas Complicadas.
Contaminación y robo de las
cargas de contenedores.
Se convierten en
blanco fáciles para la
delincuencia.
Grandes pérdidas a la
compañía.
Privación de la
libertad.
Dificultad para
acceder a estudios
superiores
Inexistencia de GPS,
cámaras, sellos, etc. Inapropiadas
políticas y procesos. Carencia de
personal calificado
Poca optimización
de rutas.
Carencia de procedimientos y
estándares de seguridad.
Genera inseguridad
en sus unidades de
transporte.
Alto riesgo de cargas
contaminadas o
robada
Dificultad para
determinar
responsables.
Retrasos en las
entregas de las
cargas.
Problemas legales graves y
pérdida de clientes
42
Anexo C. Cronograma
43
Anexo D. Determinación de Procesos
Anexo E. Determinación del Proceso de Operaciones
44
Anexo F. Determinación del Proceso Financiero
45
Anexo G. Determinación del Proceso de Auditor
46
Anexo H. Determinación del Proceso de Recursos Humanos.
47
Anexo I. Determinación del Proceso de Compras
Anexo J. Determinación del Proceso de Seguridad Física
48
Anexo K. Determinación del Proceso de Sistemas
Anexo L. Matriz de Objetivos
MT-OCCS-01 Rev.:00 Fecha: 15-11-2014
POLITICA CONTROL Y SEGURIDAD
PERSPECTIVA
Objetivo de SGCS
Meta Fórmula
Frecuencia
de
medición Registro /
Método Responsable
CLIENTEControlar la satisfacción del cliente a
través de encuestas anuales. 80%
Total puntos obtenidos/total
puntos esperados Anual
Jefe de
Operaciones
INNOVACIÓN Y
RECURSOS
Capacitación e incentivos continuos al
personal de la organización. 10
Total incentivos y
capacitaciones Anual
Gerente
Administrativo
FINANCIERA
Mantener una cartera vencida que no
supere el 35% 35% Cartera vencida/100% Anual
Jefe de
Operaciones
OPERATIVO
Disminución de errores en los procesos
operativos de la compañía, buscando que
los efectos de los mismos no afecten a
nuestros clientes. 25%
Por cada 10 procesos
revisar errores de 8 al azar,
no deben superar el 25% Anual
Jefe de
Operaciones
Certificar y mantener el Sistema de
Gestión de Control y Seguridad bajo la
Norma BASC V.4-2011
1 NA Anual Gerente
Administrativo
Realizar auditorías internas que controlen
la mejora continua de los procesos.
1 (1-(auditorías realizadas /
auditorías programadas)
Anual
Gerente
Administrativo
CUMPLIDA
PROGRAMADA
MATRIZ DE OBJETIVOS DE SGCCS
PROCESOS
En PACULY S.A., nos dedicamos al servicio de transporte
terrestre por carretera manejando estándares nacionales e
internacionales que buscan generar la confianza de nuestros
servicios en nuestros clientes.
Buscamos cumplir los requisitos legales, reglamentarios,
contractuales, de los clientes y de certif icaciones como BASC
con su Norma V.4-2012.
Estamos enfocados a ser eficientes, ofreciendo un servicio de
control y seguridad; buscamos llegar a proporcionar el servicio
más eficaz del mercado. Mejorando nuestros procesos
continuamente para estar a la vanguardia de los cambios
logísticos y la creación de nuevas rutas del mercado.
49
Anexo M. Check List de Control y Seguridad
50
Anexo N. Auditoría Interna
Desarrollando el segundo objetivo específico se presenta el informe de auditoría
interna le la empresa PACULY S.A.
08 DE AGOSTO DEL 2016
GUAYAQUIL – ECUADOR
Informe de Auditoría Interna
Objetivos de Auditoria: Obtener la situación actual de la empresa para el Diseño del
SGCS.
Resumen:
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Y DE SEGURIDAD.- La empresa no
cuenta con objetivos de seguridad y los objetivos organizaciones no están documentadas.
GESTION DE RIESGO.- La empresa no ha realizado una evaluación de riesgo
en la cual no han identificado las áreas críticas.
51
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD.- Se evidencia la falta de difusión
de los mismos.
• Aspectos legales.- Se tiene en orden los principales aspectos legales,
• Política de seguridad.- No ha establecido y difundido a la empresa.
• Falta difundir y documentar los objetivos organizacionales
ASOCIADO DE NEGOCIOS.- La empresa no ha evaluado a los asociados de
negocio tanto a sus clientes y a sus proveedores.
PROVEEDORES.- Como principales proveedores de la empresa se tiene los
siguientes: Importadora Herrera, Distriborja combustible, Diparsa, Duranllanta, Orchards
CLIENTES: Como principales clientes de la empresa se tiene los siguientes:
Empagran, Portrans, Procasa, Tramarter.
PROCESOS.- La empresa no cuenta con los procesos documentados, entre ellos
hay que elaborar un mapa de procesos para poder identificarlos y poder realizar los
procedimientos de cada uno.
RECURSOS HUMANOS.- El personal de la empresa no es evaluado
periódicamente, la cual hay que realizar evaluaciones de desempeño para los mismos. El
proceso de selección del personal no está documentado la cual es necesaria para poder
tener un orden al momento de la selección.
52
PROCESO DE TRANSPORTE.- La empresa cuenta con un procedimiento pero
no se tiene documentado el mismo y en algunos casos no se cumplen, los vehículos de la
empresa no cuentan con sistema de rastreo para su monitoreo.
SEGURIDAD FISICA.- La empresa no cuenta con cámaras de circuito cerrado
para el monitoreo de su instalación.
CAPACITACIONES.- La empresa no realiza ningún tipo de capacitaciones de
seguridad que requiere BASC.
Puntos positivos:
Se evidenció apoyo, colaboración y apertura del Representante de dirección, a
quien tuve que solicitarle documentación de la empresa para poder realizar el diseño del
sistema.
La empresa si cuenta con todos los permisos legales para su funcionamiento
Detalle de procesos Auditados:
Proceso / Área: Aspectos legales/Administración
Proceso / Área: Procesos del sistema del sistema de Gestión/Dirección
Proceso / Área: Procesos Operativos/Comercial, operación, mantenimiento de
transporte, monitoreo
Proceso / Área: Procesos Administrativos/Recursos Humanos, compras,
sistema, administración
53
Una vez realizado el diagnostico que se evidencia con la presente auditoria se
observa que la situación actual de la empresa Paculy S.A. demuestra deficiencias por lo
cual se propones lo siguiente:
1 Diseñar un Manual de Gestión de Seguridad
2 Realizar evaluación de Riesgo para identificar las áreas críticas, luego realizar
plan de control de riesgos y simulacros
3 Determinar los procesos de la empresa
4 Realizar Matriz de Objetivos.
5 Realizar capacitaciones sobre el SGCS
54
Anexo O. Manual
Desarrollando el tercer objetivo específico se presenta el diseño del Sistema de
Gestión de Control y Seguridad para la empresa PACULY S.A.
MANUAL DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL Y SEGURIDAD
“Servicios de Transporte Terrestre”
CONTROL DE REVISIONES
Rev. Descripción
00 Se agrega exclusiones
0. INTRODUCCIÓN
0.1. Reseña Histórica
Compañía familiar, dedicada al servicio de transporte terrestre de carga en
contenedores.
0.2. Actividades de la Empresa
El objeto social de la compañía es actividades de transporte de carga por carretera.
Los servicios que ofrece PACULY S.A. son:
• Transporte Terrestre
55
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
1.1. Alcance y Exclusiones
Este Manual de Control y Seguridad tiene por objeto definir los siguientes
aspectos:
El SGCS por el que se rigen las actividades de PACULY S.A., en relación a las
Normas y Estándares de la Alianza Internacional para el Comercio Seguro (BASC-
Business Alliance for Secure Commerce).
Este Manual de SGCS cubre el conjunto de actividades, descritas en el punto 0
(cero) de este documento, que PACULY S.A. ofrece a sus clientes.
Exclusiones: Estándar 2.7 CARGA CONSOLIDADA
1.2. Derechos de uso
Todo el contenido de este manual y demás documentos que conforman nuestro
SGCS, son de exclusiva propiedad de PACULY S.A., por lo que su reproducción total o
parcial sin la debida autorización expresa de la Dirección está totalmente prohibida.
1.3. Mapa de proceso
56
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
• Norma Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC (V.4-2012).
• Estándar de Transporte Terrestre BASC.
• Leyes laborales vigentes.
• Requisitos internos.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para su mejor comprensión, se define a continuación términos y definiciones
utilizados en la redacción de este manual de la calidad:
• SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL Y SEGURIDAD SGCS: Es una
ejecución ordenada de procesos que interactúan y garantizan el éxito de las actividades de
gestión de la calidad, el control y la seguridad.
• ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE RIESGO: Uso sistemático de la
información disponible para determinar las posibles amenazas, sus causas, probabilidad de
manifestación y la magnitud de sus consecuencias.
• GESTIÓN DEL RIESGO: Proceso definido para identificar, analizar, tratar,
monitorear y controlar la exposición y las consecuencias de los diferentes riesgos que
puedan afectar negativamente a las personas, activos y procesos de la organización.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTROL Y SEGURIDAD
4.1. Requisitos generales
57
PACULY S.A., tiene establecido un SGCS teniendo como base la determinación
de un Esquema de Procesos donde se detalla por cada proceso las entradas, controles,
recursos, salidas e indicadores de gestión (cuando aplique).
4.2. Política de la Control y Seguridad
Ver Bases Estratégicas de Paculy (Anexo L).
4.3. Planificación
4.3.1. Generalidades
PACULY S.A., ha definido procedimientos que aseguran una adecuada
planificación, efectiva operación y un riguroso control de los procesos con la siguiente
estructura:
a) Política y bases estructurales
b) Manual del sistema de gestión de control y seguridad
c) Procedimiento y registros requeridos por la norma v.4-2012 BASC.
d) Procedimientos y registros requeridos para llevar a cabo los procesos internos
4.3.2. Objetivos de Control y Seguridad
Los objetivos de la calidad en PACULY S.A., están orientados básicamente a la
consecución de la satisfacción del CLIENTE. Se los dan a conocer al personal mediante la
publicación en un afiche.
4.3.3. Gestión del Riesgo
Se ha definido el Procedimiento de Evaluación de Riesgos y el Plan de Control de
Riesgos del SGCS que permite la determinación del contexto, identificación, análisis,
58
evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos. Se re evalúan una vez
al año o cuando se identifiquen nuevas amenazas o vulnerabilidades del SGCS.
4.3.4. Requisitos Legales y de Otra Índole
Se ha definido el Procedimiento de Requisitos Legales que permite la
identificación, actualización, implementación y comunicación de los requisitos legales,
reglamentarios, estatutarios al cuál esté sometido y sea aplicable con las respectivas
normas.
4.3.5. Previsiones
A través de la evaluación de riesgo, se ha establecido los controles necesarios para
la prevención de los riesgos más importantes de la organización, de igual manera se
presenta el programa de monitoreo de los mismos.
4.4. Implementación y Operación
4.4.1. Estructura, responsabilidad y autoridad
Las funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo de
PACULY, están definidas con objeto de delimitar las mismas y facilitar así una efectiva
gestión de la seguridad.
El organigrama donde se detallan las funciones distintas y responsabilidades, así
como las interrelaciones entre los diferentes miembros de la organización, aparece en el
punto 3 de éste este documento.
59
NOTA: Las responsabilidades de los cargos restantes constan en el Departamento
de Recursos Humanos
La Dirección de PACULY, ha delegado en el Gerente Administrativa, como se
conoce en la organización a dicho representante de Seguridad, las responsabilidades
citadas en el Manual de Funciones.
4.4.2. Entrenamiento y capacitación
Mediante el plan de capacitación el personal es desarrollado en las habilidades y
destrezas para identificar todos aquellos aspectos que puedan afectar a la integridad de los
procesos y carga, este plan nace de los siguientes aspectos.
Evaluación de riesgos
Evaluación del desempeño del personal
Nuevos Proyectos
Entre otros
4.4.3. Comunicación
Se mantienen reuniones semanales con el personal de mando medio, con el fin de
comunicar y evaluar las novedades de los procesos, los resultados de la operación y todos
aquellos temas que puedan afectar al cambio del SGCS, para lo cual la empresa tiene:
Carteleras, Mail, Teléfonos Móviles
Central telefónico, Radios
Folletería
Página Web
Alianzas estratégicas, etc.
60
Con los clientes y autoridades se mantiene comunicación permanente, por el sector
del negocio que nos encontramos inmerso.
4.4.4. Documentación del sistema
La documentación del Sistema de Control y Seguridad incluye:
o Manual del SGCS
o Procedimientos documentos y Registros requeridos por las Normas.
o Documentos que la Compañía determine son necesarios para la eficacia del
SGCS.
4.4.5. Control de documentos
PACULY, cuenta con un procedimiento para el control de los documentos y
registros (Ver procesos normativos), donde se detallan todos los controles de los
documentos vigentes, obsoletos, externos, etc., de tal manera que cada área es responsable
de mantener y actualizar los mismos.
4.4.6. Control operacional
La empresa tiene todos los procedimientos de seguridad y de las actividades que
realizan por procesos requerido por la norma y la organización, los cuales permiten tener
un control riguroso que no permiten el ingreso antes, durante y después de cada actividad,
además esto esta fortalecido con las capacitaciones estratégicas, técnicas y generales que
dan mayor tranquilidad a los clientes para el envío y recepción de la carga de los
diferentes puertos del mundo.
61
4.4.7. Preparación y respuesta a eventos críticos
PACULY, dispone de un sistema adecuado que permite la comunicación EN
BASE A COMUNICACIÓN CELULAR, INTERNET, TELEFONO, de las personas con
los supervisores y encargados de seguridad.
PACULY, tiene un listado con los números telefónicos de las principales
autoridades e instituciones del país, así como publicado y conocidos por todos la
importancia de la misma.
PACULY, se ha establecido alianzas en materia de seguridad, con autoridades
locales, que van ayudar a mejorar la seguridad de las operaciones con carga o personas,
las instituciones son:
• Policía nacional
• Bomberos
• Defensa civil
• Alcohólicos Anónimos
PACULY, por el tipo de negocio garantiza una acción de respuesta oportuna a
través de un sistema de monitoreo electrónico, su personal y apoyo de autoridades ligadas
en la cadena logística de exportación e importación, facilitando que en caso de algún
hecho no deseable éste pueda solucionarse inmediatamente.
PACULY, cuenta con un proceso documentado, sobre niveles de riesgos y planes
de contingencias que ayudan a mitigar y estar preparado en caso de emergencia.
62
En el plano se encuentran delimitadas las ubicaciones de los dispositivos de alerta
y en manual de procedimientos de seguridad.
Se cuenta con procedimientos, para la realización de ejercicios prácticos y
simulacros en cual se detallan todos los aspectos a seguir en cuanto a la evaluación de
contingencia y planes de emergencia.
4.5. Verificación
4.5.1. Seguimiento y medición
Le organización a través de la Matriz de evaluación de riesgo se realiza el
seguimiento y se monitoreo de todos aquellos aspectos significativos que puedan poder en
peligro a la operación. (Ver Evaluación de Riesgo)
4.5.2. Auditoría
PACULY, cuenta con un procedimiento de Auditorías Internas, incluido en el
Manual de Procedimientos Normativos.
La empresa tiene conforme lo establece el reglamento de BASC, un equipo de
auditores que anualmente cuando lo requiera la empresa auditan el sistema de gestión de
control y seguridad
4.5.3. Control de registros
PACULY, cuenta con un procedimiento para el control de los Registros (Ver
procesos normativos), donde se detallan todos los controles de los registros vigentes,
obsoletos, externos, etc., de tal manera que cada área es responsable de mantener y
actualizar los mismos.
63
4.6. Mejoramiento Continuo del SGCS
4.6.1. Mejora continua
La empresa a través de las Auditorías internas, la toma de acciones correctivas y
preventivas, la evaluación de riesgo, las revisiones gerenciales, clientes y proveedores
establece dentro de su sistema todas las mejoras requerida desde el punto de vista
organizacional y de seguridad.
4.6.2. Acción correctiva, preventiva y de mejora
Ante la aparición de cualquier no conformidad (incluyendo los reclamos de
clientes) se estudia las posibles causas del problema. Asimismo, se hace una revisión de
las no conformidades anteriores con el fin de evaluar la necesidad de adoptar acciones
para garantizar que la no conformidad no se repita. Ver Procedimiento de Acciones
Correctivas / Preventivas.
4.6.3. Compromiso de la dirección.
PACULY, cuenta con un procedimiento de Revisión Gerencial, incluido en el
Manual de Procedimientos Normativos, donde los principales aspectos a dar seguimiento
son:
Aplicación de la Evaluación de Riesgo, Desempeño del SGCS
Desempeño de los proveedores, Reclamos de clientes
Oportunidades de mejora entre otros.
64
1. REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS DE NEGOCIOS
PACULY S.A., cuenta con procesos documentados para la selección de Asociados
de Negocio, donde se describe todo el proceso lógico y los aspectos a considerar de
seguridad. (Ver procedimiento Comercial, Selección y Evaluación de proveedores).
1.1. Procedimientos de seguridad
La empresa a través de su proceso comercial y proveedores dentro de sus políticas
se establece los documentos o requisitos a pedir para los asociados de negocios, como son:
• Carta de la empresa
• Investigación de la legalidad de la empresa
• R.U.C y nombramientos
• Copia de certificaciones (Opcional)
Los asociados de negocios de PACULY S.A., son empresas y personas jurídicas, a
los cuales se les hacen la evaluación de riesgo y las visitas correspondientes, de igual
manera tanto clientes como proveedores tienen la puerta abierta de la empresa para
verificar nuestros procesos.
PACULY S.A., tiene varios procedimientos para la verificación de las seguridades
en oficina como el proceso operacional y evaluación de proveedores.
1.2. Punto de Origen
La organización se asegura que sus asociados de negocios sean BASC, se les emite
una carta compromiso de seguridad y se asegura de aspectos como capacitación, control
de puntos críticos de control, entre otros temas, además de las visitas a realizarse.
65
1.3. Participación/Certificación en un programa de seguridad
Se hacen visitas periódicas de los procesos e instalaciones de los Asociados de
Negocio del proceso de exportación en el que se llena un formato con todos los datos
basado en una análisis de riesgo.
1.4. Procedimiento de seguridad durante el transporte
Durante el proceso de transporte, desde la salida a la recogida de la carga, durante
el traslado y el descargue, la empresa trabaja de la mano con el cliente, de tal manera que
ambos cumplan con las exigencias, se aseguran que los choferes cumplan las normas de
seguridad y leyes de tránsito, para lo cual se tiene un procedimiento documentado.
1.5. Otros criterios internos para la selección
A través de la selección del asociado de negocios se evalúa parámetros que
demuestren la real capacidad del asociado y se le solicita en el caso de exportadores
certificado del CONSEP y con los entes externos el cumplimiento de las obligaciones
exigibles.
1.6. Prevención de lavado de activos y financiamientos del terrorismo
La organización tiene establecido no recibir dinero en efectivo y se aseguran que
sus clientes, sean conocidos en el medio, que el ruc no sea de empresas fantasmas, su
dirección domiciliaria sea la misma donde tiene sus operaciones y que tengan en el
mercado más de 3 años, entre otros elementos de seguridad.
66
2. SEGURIDAD DE LOS VEHICULOS
2.1. Integridad del Camión, contenedor y plataforma
La empresa mantiene controles de seguridad y solicita que todos sus asociados de
negocios como las navieras, patios de contenedores y otros asociados de la cadena
logística, sean BASC, quienes en conjunto con los exportadores o importadores son los
responsables de la integridad de los contenedores y de la carga. (Ver procedimiento
inspección de contenedores, furgones o camiones)
2.2. Inspección del Camión
El procedimiento de Inspección del camión recoge todos y cada uno de los
parámetros de seguridad, que tanto los clientes, transportistas, navieras y otros asociados
de negocios deben aplicar, con el fin precautelar la carga, el buen estado de los furgones y
optimo estado de los contenedores, de igual forma el personal que trabaja en los puestos
críticos como cargue y descargue del producto.
2.3. Inspección del remolque y plataforma
El procedimiento de inspección de remolques y plataformas recoge todas las
actividades que la empresa desarrolla para mantener la integridad física de la estructura,
antes de la realización de las operaciones de cargue y descargue.
2.4. Sello del contenedor
PACULY S.A.: No aplica éste requisito, es un proceso netamente del exportador,
importador y en algunos casos de la naviera.
67
2.5. Seguridad del camión y del remolque
El procedimiento de Seguridad del camión y del remolque, se redacta paso a paso
las actividades que se desarrollan sobre.
• Intromisión de personas
• Protección de la mercancía durante el traslado
• Cumplimiento de las Rutas predefinidas
• Controlar el acceso y manipulación de la mercancía
• Denunciar y neutralizar por parte del chofer actos sospechosos.
2.6. Procedimiento de seguimiento y supervisión de vehículo
El procedimiento de Seguimiento y supervisión de vehículo, detalla todos los
controles que debe tener en cuenta el asociado de negocio para evitar actos ilícitos contra
la mercancía.
• Revisión y verificación de las rutas y la integridad de la carga
• Verificación y toma de tiempos en las rutas definidas y auditorias sorpresivas
en el traslado
• Comunicación por parte del chofer sobre la información de retraso
• Verificación de documentos de la carga
2.7. Carga consolidada
La empresa no aplica este capítulo, ya que la carga consolida es del exportador, sin embargo
los choferes deben estar vigilantes de actos y personas sospechosas
3. CONTROL DE ACCESO FISICO
PACULY S.A., mantiene un procedimiento de seguridad de acceso físico a las
instalaciones, mediante los procedimientos propios de la oficina principal, donde se
68
encuentra ubicado, ya que el mismo solicita identificación y autorización de ingreso, a
través de un guardia de seguridad, para dejarla acceder a las instalaciones, previo a la
presentación de la identificación de la misma, los controles de ingreso y salida en puertos
lo tienen el personal responsable de los puertos.
3.1. Identificación de empleados
Recursos Humanos, tiene establecido un procedimiento para la identificaciones,
devolución y cambio de dispositivos de acceso como tarjetas de identificación y llaves de
los empleados en oficinas
3.2. Identificación de visitantes
Todos los visitantes, vendedores y proveedores, deben identificarse al ingreso a la
oficina, a solicitar autorización para el acceso a las instalaciones, mediante la autorización
de entrega de la tarjeta de acceso previo a la presentación de la identificación que está
solicitando el acceso.
3.3. Identificación de personal de entregas y correos
Recepción es el área que recibe y distribuye todos los documentos que ingresan y
salen de la oficina, se asegura que éstos traigan el remitente seguro, así como la valija de
salida, se tiene un procedimiento donde se describe las seguridades a tener en cuenta.
3.4. Inspecciones
PACULY S.A., cuenta con un registro de ingreso y salida del personal, así mismo
se cuenta con una bitácora para inspeccionar personal que entra y sale del mismo.
69
3.5. Identificación y retiro de personas no autorizada
PACULY S.A., cuenta con un procedimiento de “Bloqueo de acceso a personal
desvinculado” para retirar la identificación y eliminar el permiso de acceso a las
instalaciones y sistemas para los empleados retirados de la empresa, Ver procedimiento de
retiro de personas no autorizadas.
4. SEGURIDAD DEL PERSONAL
4.1. Verificación pre-empleo
En el proceso de “Selección de Personal” de PACULY S.A., antes de la
contratación se verifica la información de la solicitud de empleo, tal como los
antecedentes y referencias laborales.
Una copia de los antecedentes personales de los principales ejecutivos de la
empresa reposan en la institución BASC.
4.2. Mantenimiento del personal
La empresa a través de su área de Recursos Humanos, tiene los procedimientos
relacionados con selección, capacitación, nómina y bienestar social, donde están
considerados aspectos como:
• Actualización de los datos del empleados
• Pago del Seguro social
• Las pruebas de alcohol y droga
• Programas de concienciación (Alcohol, droga, etc.) y avisos visibles al ingreso
de la oficina
• Las visitas domiciliarias
• Control de los uniformes
70
• Carpeta actualizada incluyendo archivos fotográficos.
4.3. Procedimientos de Terminación de Empleo
La empresa a través de su área de Recursos Humanos, tiene el procedimiento de
terminación de empleo, donde están considerados aspectos como:
• Liquidación de haberes
• Entrega de uniformes
• Entrega de credenciales
• Bloqueo de accesos físicos y de sistemas, entre otros recurso aplicable al cargo
5. SEGURIDAD DE PROCESOS
5.1. Procedimiento de seguridad
El procedimiento de seguridad de los procesos, establece los lineamientos para:
• Impedir, detectar o disuadir materiales no declarados
• Control y seguimiento de los vehículos
• Registrar y denunciar ante autoridades anomalías con los choferes
• Inspección al azar de del equipaje y efectos personales de los choferes.
5.2. Procedimientos para la documentación e información
El procedimiento de seguridad de la documentación e información, establece los
lineamientos para:
• La conformidad de la información
• La protección de la información
• Políticas de firmas y sellos
71
5.3. Verificación de documentos
La empresa tiene capacitado a todos los choferes y personal de apoyo, para la
examinación de manifiestos y otros documentos inherentes a la carga.
Así mismo la notificación de casos de envíos sospechosos a las autoridades
competentes y a los principales de la empresa.
5.4. Procedimientos para asegurar manifiestos oportunos y exactos
PACULY S.A., SUS ASOCIADOS DE NEGOCIOS, INSTITUCIONES Y
AUTORIDADES, preparan toda la documentación requerida para la programación de las
operaciones, el transporte, asegurándose validar todos y cada uno de los documentos
requeridos, así como los formularios electrónicos, requeridos por autoridades nacionales y
extranjera.
5.5. Recepción y despacho de carga
La empresa presta servicio Transporte, por lo que no es responsable de la carga, ya
que esta es responsabilidad del cliente, sin embargo se hace conocer a los clientes las
medidas de seguridad preventivas que deben tener en cuenta, finalmente ellos son los
encargados de denunciar ante autoridades novedades sospechosos.
5.6. Controles para la preservación de la documentación
Toda la documentación de la empresa es controlada por intermedio de cada uno de
los responsables de los procesos y en caso de ser requerida internamente o por los clientes,
esta debe ser autorizada por el Representa de Seguridad a través del procedimiento de
control de los documentos y registros.
72
5.7. Discrepancias en la carga
A pesar de que los responsables de atender las discrepancia de la carga, los
choferes están capacitados, para determinar documentos sospechosos y reportar antes
autoridades competentes eventos sospechosos.
6. SEGURIDAD FISICA
6.1. Seguridad del perímetro
Las oficinas principales, cuentan con seguridad privada, durante las 24 horas y la
misma realiza seguimiento diario.
6.2. Puertas
La empresa tiene un solo ingreso a las instalaciones principales, así mismo en las
oficinas principales y son controladas por guardia privado.
6.3. Estacionamiento
PACULY S.A.: tienes el parqueo de sus carros y vehículos particulares controlados
en el ingreso, haciendo las respectivas inspecciones del caso, se tiene la iluminación
adecuada para el control de los mismos.
6.4. Estructura del edificio
PACULY S.A., realiza inspecciones aleatorias (no anunciadas) de seguridad a
instalaciones físicas y procesos, mediante el formato de 4, 5 y 8 y dejando el registro
escrito de las mismas.
73
6.5. Control de cerraduras y llaves
Todas las ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores son aseguradas con
cerraduras.
PACULY S.A. tiene el control de las chapas, candados, cerraduras y llaves
mediante el formato 5 de BASC, así como también el control que realiza el encargado de
seguridad para los accesos de externos y puertas.
6.6. Iluminación
PACULY S.A., posee una iluminación adecuada dentro y fuera de la instalación,
incluso en las siguientes áreas: entradas y salidas de la oficina.
Además se dispone de un sistema de iluminación de emergencia para las áreas
críticas de la organización.
6.7. Sistema de alarmas y video cámaras
PACULY S.A., posee en su oficina principal cámaras especialmente en las áreas
críticas y puntos estratégicos, así como el control de los vehículos
6.8. Otros criterios de seguridad
La empresa cuenta con los siguientes controles de seguridad
• Un representante de seguridad debidamente documentado
• Planos de las oficinas y de las áreas sensibles
• Seguridad privada
• Procedimiento de seguridad en caso de amenaza o evacuación
74
7. SEGURIDAD DE LA TECNOLOGIA INFORMATICA
7.1. Protección de la información
Para los sistemas automatizados se asignó cuentas individuales que exigen un
cambio periódico de la contraseña.
Los sistemas de cómputos tienen las seguridades necesarias para evitar su
utilización no autorizada, cada equipo de PACULY S.A. tiene su clave personal y su
protección en caso de urgencia, así como un sobre con todas las claves en caso que se
olvide alguna de ellas.
Se tienen políticas, procedimientos y normas de tecnología de informática las
cuales son comunicadas a los empleados mediante capacitación.
7.2. Responsabilidad
Detallado en el Procedimiento de Respaldo de la Información.
7.3. Protección de los sistemas y datos
La organización tiene programas de auditorías informativas dos veces al año y
cuando lo requiera la empresa, además a través de su departamento de sistema se han
elaborados políticas que ayuda a minimizar los riesgo sistemáticos, y que aquellos que la
incumplan se aplica las debidas sanciones de acuerdo al reglamento interno de la
organización.
75
7.4. Sistema de posicionamiento global
La empresa ha desarrollado un procedimiento donde se controla los sistemas de
comunicación tales como: Radios, GPS y otros sistemas de comunicación.
Así mismo, se ha preparado al personal para la activación y desactivación de los
equipos de comunicación.
8. CAPACITACION Y CONCIENCIACION SOBRE AMENAZAS
8.1. Capacitación
PACULY S.A., dentro del plan anual de capacitaciones, cuenta con un programa
de concienciación sobre amenazas, el cual es mantenido por el personal de seguridad para
reconocer y crear conciencia sobre las vulnerabilidades de seguridad durante la operación
de estiba y desestiba, el consumo de alcohol y drogas, que incluya avisos visibles y
material de lectura.
Los empleados tienen que conocer los procedimientos establecidos de la compañía
para considerar una situación y cómo denunciarla.
8.2. Entrenamiento sobre seguridad de la cadena de suministro
Periódicamente se realiza actividades de sensibilización y capacitación sobre el
sistema de gestión en control y seguridad de acuerdo a nuestra Plan de capacitación.
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