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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO
PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“ELABORAR POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR EL CONTROL
INTERNO DE INVENTARIOS DE UN MINIMARKET EN LA CIUDAD DE
GUAYAQUIL
DEL AÑO 2017”
AUTOR:
XAVIER GENARO ASENCIO ANGULO
TUTOR DE TESIS:
ING. ARTURO ABSALON AVILA TOLEDO MSC.
GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2018
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ii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
Ficha de Registro de Tesis/Trabajo de Graduacion
TÍTULO Y SUBTÍTULO: “Elaborar Políticas y Procedimientos para
mejorar el control interno de
inventarios de un minimarket en la ciudad de Guayaquil del año
2017”
AUTOR:
Xavier Genaro Asencio Angulo
TUTOR: Ing. Arturo Absalón Ávila Toledo, Msc.
REVISOR: Ing. Luis Alvarado Contreras M.
INSTITUCIÓN :Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias
Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: Septiembre
2018
No. DE PAGS:80
ÁREA DE TEMÁTICA: Auditoria
PALABRAS CLAVES: Bodega, inventario, existencias, políticas,
procedimientos.
RESUMEN:
La finalidad fundamental de la investigación es mejorar y
establecer políticas y procedimientos que
proporcionen salvaguardar los objetivos establecidos por la
empresa en tiempo y forma. El control interno
es parte importante para que las empresas puedan progresar
dentro del mercado en que se desarrollan sus
actividades económicas.
En el presente trabajo de investigación tuvo lugar en el norte
de la ciudad de Guayaquil, en la empresa
“STOP & GO.” ciudadela Puerto Azul, en la que se realizó una
investigación de forma descriptiva y
explicativa con un diseño tipo documental y de campo a los
procesos del área de Bodega que son
manejados cotidianamente, como resultado durante el proceso de
investigación se observaron
irregularidades como asignación de funciones y
responsabilidades, la falta de políticas para evaluar el
ingreso que inciden en la recuperación oportuno de inventario,
por lo que su primordial objetivo es
facilitar un instrumento útil que permita desarrollar
eficientemente y fortalezca las actividades operativas
diarias del minimarket.
En conclusión se procedió en Elaborar políticas y procedimientos
para el área de bodega con el fin de
que se logre mejorar los procedimientos al entrad a y salida de
mercadería y realizar una buena gestión
de ingreso. Con esto se plantea un cambio y, a su vez, se
logrará que los trabajadores conozcan los
beneficios del control interno y como mejoraría la rentabilidad
del negocio al mejorar la gestión de sus
procesos.
No. DE REGISTRO(EN BASE DE DATOS) No. DE CLASIFICACIÓN
DIRECCIÓN URL (TESIS EN LA WEB)
ADJUNTO PDF: SI
NO
CONTACTO CON AUTOR:
Xavier Genaro Asencio Angulo
TELÉFONO
0989185939
E-MAIL:
[email protected]
CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN
Nombre:
Secretaria de la Facultad
Teléfono042206950-042596830
E-mail: [email protected]
mailto:[email protected]
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iii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificado porcentaje de similitud
Habiendo sido nombrado Arturo Absalón Ávila Toledo, tutor del
trabajo de titulación certifico que
el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Xavier
Genaro Asencio Angulo, con C.I.
Nº.0930899166, con mi respectiva supervisión como requerimiento
parcial para la obtención del título
de Contador Autorizado.
Se informa que el trabajo de titulación: “Elaborar Políticas y
Procedimientos para mejorar el
control interno de inventarios de un minimarket de la ciudad de
Guayaquil del año 2017” ha
sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el
programa anti plagio Urkund quedando el
0% de coincidencia.
--------------------------------------------------------------
Ing. ARTURO ABSALON AVILA TOLEDO
Docente Tutor
C.I. Nº. 0100822857
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iv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el uso no
Comercial de la Obra
Con Fines no Académicos
Yo, Xavier Genaro Asencio Angulo, con C.I. Nº 0930899166,
certifico que los contenidos
desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es
“Elaborar Políticas y Procedimientos para
mejorar el control interno de inventarios de un minimarket de la
ciudad de Guayaquil del año
2017”; es de absoluta propiedad y responsabilidad y según el
Art. 144 del código orgánico de la
economía social de los conocimientos, conocimiento e innovación,
autorizamos el uso de una
licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no
comercial de la presente obra con fines
académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que
haga uso del mismo, como fuera
pertinente.
--------------------------------------------------------------
Xavier Genaro Asencio Angulo
C.I. Nº. 0930899166
* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,
CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016)
Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las
instituciones de educación superior y centros educativos.- En el
caso de las obras creadas en centros educativos, universidades,
escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos,
tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios
superiores, e institutos públicos de investigación como resultado
de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de
titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos
académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir
relación de dependencia, la titularidad de los derechos
patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el
establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no
exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines
académicos.
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v
Dedicatoria
A Dios por darme la vida, guiarme por el buen camino y no
desmayar ante la adversidad y
permitirme plasmar todos mis objetivos trazados.
Esta tesis se la dedico a mi familia por su comprensión y
esfuerzo, y demás familiares que me
inculcaron buenos principios y valores, razón por el cual estoy
cumpliendo unas de mis metas
y objetivos de vida, con la seguridad de transcender con éxito
en mi vida personal y
profesional.
Xavier Asencio Angulo
-
vi
Agradecimiento
Agradezco a Dios, por concederme vitalidad y sabiduría necesaria
para poder concluir esta
tesis y me ha permitido disfrutar a cada instante el desarrollo
de este trabajo.
A mi familia, por haberse esforzado tanto en darme el mejor
regalo que es la educación, por
los consejos, comprensión, amor, ayuda en los momentos
difíciles, y por ayudarme con los
recursos necesarios para estudiar y estar siempre presentes en
cada uno de los momentos
importantes de mi vida y compartir conmigo sus experiencias para
ser una mejor persona a
fin de no cometer errores.
Xavier Asencio Angulo
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vii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA
“ELABORAR POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR EL
CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS DE UN MINIMARKET DE LA CIUDAD
DE GUAYAQUIL DEL AÑO 2017”
Autor:
Asencio Angulo Xavier Genaro.
Tutor: Ing. Arturo Absalón Ávila Toledo Msc
Resumen
La finalidad fundamental de la investigación es mejorar y
establecer políticas y
procedimientos que proporcionen salvaguardar los objetivos
establecidos por la empresa en
tiempo y forma. El control interno es parte importante para que
las empresas puedan
progresar dentro del mercado en que se desarrollan sus
actividades económicas.
En el presente trabajo de investigación tuvo lugar en el norte
de la ciudad de Guayaquil, en la
empresa “STOP & GO.” ciudadela Puerto Azul, en la que se
realizó una investigación de
forma descriptiva y explicativa con un diseño tipo documental y
de campo a los procesos del
área de Bodega que son manejados cotidianamente, como resultado
durante el proceso de
investigación se observaron irregularidades como asignación de
funciones y
responsabilidades, la falta de políticas para evaluar el ingreso
que inciden en la recuperación
oportuno de inventario, por lo que su primordial objetivo es
facilitar un instrumento útil que
permita desarrollar eficientemente y fortalezca las actividades
operativas diarias del
minimarket.
En conclusión se procedió en elaborar políticas y procedimientos
para el área de bodega con
el fin de que se logre mejorar los procedimientos al entrad a y
salida de mercadería y realizar
una buena gestión de ingreso. Con esto se plantea un cambio y, a
su vez, se logrará que los
trabajadores conozcan los beneficios del control interno y como
mejoraría la rentabilidad del
negocio al mejorar la gestión de sus procesos.
Palabras claves: Bodega, inventario, existencias, políticas,
procedimientos.
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viii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
" DEVELOP POLICIES AND PROCEDURES TO IMPROVE THE INTERNAL
CONTROL OF INVENTORIES OF A MINIMARKET OF THE GUAYAQUIL CARE
OF THE YEAR 2017”
Author: Asencio Angulo Xavier Genaro.
Advisor:
Ing. Arturo Absalón Ávila Toledo Msc.
Abstract
The fundamental purpose of the research is to improve and
establish policies and procedures
that provide safeguarding the objectives established by the
company in a timely manner.
Internal control is an important part of enabling companies to
progress within the market in
which their economic activities are carried out.
In the present work of investigation was carried out in the
north of the city of Guayaquil, in
the company "STOP & GO." Citadel Puerto Azul, in which a
research was carried out in a
descriptive and explicative way with a documentary and field
design to the processes of the
area of Bodega that are handled daily, as a result during the
investigation process
irregularities were observed as assignment of functions and
responsibilities, the lack of
policies to evaluate the income that affect the timely recovery
of inventory, reason why its
The main objective is to provide a useful tool to efficiently
develop and strengthen the daily
operational activities of the company.
In conclusion we proceeded to elaborate policies and procedures
for the warehouse area in
order to improve the procedures when entering and leaving
merchandise and perform a good
income management. With this, a change is proposed and, in turn,
the workers will be aware
of the benefits of internal control and how they will improve
the profitability of the business
by improving the management of their processes.
Key words: Warehouse, inventory, stocks, policies,
procedures.
-
ix
Tabla de contenido
Portada
...................................................................................................................................
i
Ficha de Registro de Tesis/Trabajo de Graduacion
.......................................................... ii
Certificado porcentaje de
similitud.....................................................................................
iii
Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el uso no
Comercial de la Obra ...... iv
Con Fines no Académicos
...................................................................................................
iv
Dedicatoria
............................................................................................................................
v
Agradecimiento
...................................................................................................................
vi
Resumen
.............................................................................................................................
vii
Abstract
.............................................................................................................................
viii
LISTA DE TABLA
.........................................................................................................
xiii
LISTA DE FIGURA
.........................................................................................................
xiv
Introducción
..........................................................................................................................
1
Capítulo 1
.............................................................................................................................
3
El Problema
..........................................................................................................................
3
1.1 Planteamiento del Problema de investigación
.......................................... 3
1.2 Formulación y sistematización de la investigación
....................................... 7 1.2.1 Formulación y
Sistematización del Problema
...................................................................
7
1.2.1.1 Sistematización del Problema
.....................................................................................
7
1.3 Objetivos de la Investigación
........................................................................
8 1.3.1 Objetivo General
...............................................................................................................
8
1.3.2 Objetivos Específicos
.........................................................................................................
8
1.4 Justificación
.................................................................................................
8 1.4.1 Justificación Teórica
...........................................................................................................
9
1.4.2 Justificación Metodológica
..............................................................................................
11
1.4.3 Justificación Práctica
........................................................................................................
12
1.5 Delimitación de la investigación
................................................................
12
1.6 Hipótesis
...................................................................................................
13 1.6.1 Variable independiente
....................................................................................................
13
1.6.2 Variable dependiente
.......................................................................................................
13
1.7 Operacionalización de las variables
........................................................... 13
-
x
Capítulo 2
...........................................................................................................................
15
Marco referencial
................................................................................................................
15
2.1 Antecedentes de la investigación
...............................................................
15
2.2 Marco Teórico
...........................................................................................
17
2.3 Gestión del inventario
.................................................................................
17
2.4 Optimización del inventario
........................................................................
19
2.5 Marco Contextual
......................................................................................
20 2.5.1 Objeto de la Compañía
....................................................................................................
20
2.5.2 Diseño de la Estructura Organizacional de Minimarket
................................................. 21
2.6 Marco conceptual
.......................................................................................
22 2.6.1 Inventario
.........................................................................................................................
22
2.6.2 Inventario físico
................................................................................................................
22
2.6.2.1 Objetivo del inventario físico
....................................................................................
23
2.6.3 Sistemas de inventarios
..................................................................................................
23
2.6.3.1 Sistema de Inventario Perpetuo
...............................................................................
23
2.6.4 Rotación de inventario
.....................................................................................................
24
2.7 Procedimientos contables
..........................................................................
25 2.7.1 Norma Internacional de Contabilidad nº 2 (NIC 2)
Existencias ........................................ 25
2.7.1.1 Objetivo de nic 2
...........................................................................................................
25
2.7.1.2 Alcance de nic 2
........................................................................................................
25
2.8 Niveles de existencias
................................................................................
28 2.8.2 Nivel de existencias critica.
..............................................................................................
28
2.8.3Nivel de existencias máxima
.............................................................................................
29
2.9 Marco Legal
..............................................................................................
29
Capítulo 3
...........................................................................................................................
30
Metodología de investigación
.............................................................................................
30
3.1 Diseño de la investigación
..........................................................................
30 3.1.1Enfoque de la investigación
..............................................................................................
30
3.1.2 Tipo de la investigación
....................................................................................................
31
3.2 Población y muestra
...................................................................................
31 3.2.1 Población
..........................................................................................................................
31
3.2.2 Muestra
............................................................................................................................
32
-
xi
3.3 Métodos y técnicas de la investigación
...................................................... 32
3.4 Análisis de Resultados
...............................................................................
33
Capítulo 4
...........................................................................................................................
42
La Propuesta
.......................................................................................................................
42
4.1Tema de la propuesta
.................................................................................
42
4.2 Introducción
................................................................................................
42
4.3Justificación de la propuesta
.......................................................................
47
4.4 Objetivo general de la propuesta
............................................................... 49
4.4.1 Objetivo específicos de la propuesta
...............................................................................
49
4.5 Hipótesis de la propuesta
...........................................................................
49
4.6 Descripción de la propuesta
.......................................................................
50 4.6.1Descripción de los procesos o actividades desarrollados
actualmente en el área de
bodega:
.....................................................................................................................................
50
4.6.2 Puntos débiles de las actividades desarrolladas en el área
de Bodega. .......................... 50
4.6.3 Medidas de control interno.
............................................................................................
51
4.6.4Programa de Actividades
..................................................................................................
53
4.7. Identificación de Procesos
............................................................................
56
4.7.1 Definiciones
............................................................................................
56
4.7.2 Proceso de compra
................................................................................
56
4.7.3 Proceso de recepción y almacenamiento
............................................... 57
4.7.4 Proceso de venta
...................................................................................
57
4.7.5 Flujogramas de los procesos del área de inventario
.............................. 58
4.7.6 Análisis de la efectividad del Control Interno
.......................................... 58
4.7.7 Cuestionario de control interno
..............................................................
58
4.7.8 Matriz de riesgo
......................................................................................
60 4.7.8.1 Análisis de Costo – beneficio de los controles
implementados. ................................... 63
4.7.8.2 Los costos incurridos se distribuyen de la siguiente
manera: .................................. 63
4.8. Beneficios
...........................................................................................................................
63
4.8.1 Supuestos:
........................................................................................................................
64
4.8.2 Impacto:
...........................................................................................................................
69
4.8.3 Lineamientos para evaluar la propuesta
.........................................................................
69
-
xii
Conclusiones
.......................................................................................................................
71
Recomendaciones
...............................................................................................................
73
Referencias
.........................................................................................................................
75
Apéndice
.............................................................................................................................
78
Apéndice a - Modelo de encuesta realizada
.......................................................................
78
Apéndice b – Carta de autorización de la empresa
.............................................................
80
-
xiii
LISTA DE TABLA
Tabla 1. Causas y efectos del problema
.....................................................................................
6
Tabla 2 Operacionalización de las Variables
...........................................................................
14
Tabla 3 Medición de sistemas de control de existencias
......................................................... 33
Tabla 4 Medición de sistemas de control de existencias
......................................................... 34
Tabla 5 Medición de sistemas de control de existencias
......................................................... 35
Tabla 6 Medición de sistemas de control de existencias
......................................................... 36
Tabla 7 Medición de sistemas de control de existencias
......................................................... 37
Tabla 8 Medición de sistemas de control de existencias
......................................................... 38
Tabla 9 Medición de sistemas de control de existencias
......................................................... 39
Tabla 10 Medición de sistemas de control de existencias
....................................................... 40
Tabla 11 Medición de sistemas de control de existencias
....................................................... 41
Tabla 12 Programa de actividades
...........................................................................................
53
Tabla 13 Determinación del control interno en el área de
inventario ...................................... 59
Tabla 14 Calificación porcentual
.............................................................................................
60
Tabla 15 Niveles de confianza y riesgo
...................................................................................
60
Tabla 16 Matriz de Riesgos (parte uno)
...................................................................................
61
Tabla 17 Matriz de Riesgos (parte dos)
...................................................................................
62
-
xiv
LISTA DE FIGURA
Figura 1 Ubicación geográfica de Stop & Go.
.........................................................................
21
Figura 2 Organigrama Estructural
...........................................................................................
21
Figura 3 Medición de sistemas de control de existencias
........................................................ 33
Figura 4 Medición de sistemas de control de existencias
........................................................ 34
Figura 5 Medición de sistemas de control de existencias
........................................................ 35
Figura 6 Medición de sistemas de control de existencias
........................................................ 36
Figura 7 Medición de sistemas de control de existencias
........................................................ 37
Figura 8 Medición de sistemas de control de existencias
........................................................ 38
Figura 9 Medición de sistemas de control de existencias
........................................................ 39
Figura 10 Medición de sistemas de control de existencias
...................................................... 40
Figura 11 Medición de sistemas de control de existencias
...................................................... 41
Figura 12 Flujogramas de los procesos del área de inventario
................................................ 58
-
1
Introducción
Para efectuar una indicada administración se debe elaborar y
disponer controles periódicos
sobre los resultados obtenidos en función a los objetivos que la
empresa desea alcanzar. Estos
controles sirven para prever la existencia de falencias dentro
de la administración operativa y,
a su vez, sirvan para indicar el esfuerzo de los trabajadores
hacia el logro de los objetivos.
El presente trabajo de tesis radica en elaborar políticas y
procedimientos para mejorar
el control interno del inventario del departamento de bodega de
un minimarket para la
optimización de existencias, el proyecto de investigación se
enfoca en elaborar políticas y
procedimientos que permita mejorar la gestión de los procesos de
entrada y salida de
mercadería, alcanzando así que las actividades se realicen con
efectividad induciendo a la
rentabilidad de la empresa.
Las recomendaciones de este estudio realizado es sugerir el
mejoramiento en procesos
de ingreso a los encargados de bodega para que nos puedan
brindar información actualizada
veraz que faciliten la gestión eficaz de entrada y salida de
mercadería para la empresa, para
garantizar un mejor manejo en el área de existencias de la
empresa.
Para desarrollar el tema “elaborar políticas y procedimientos
para mejorar el control
interno de inventarios de un minimarket.” se lo realizó mediante
la estructura de cuatro
capítulos. El primer capítulo se lo realiza en el estudio del
planteamiento del problema,
identificando el objeto de estudio, determinación de objetivos
de la investigación, hipótesis y
sus respectivas variables.
-
2
El segundo capítulo se debe a los fundamentos del problema, el
marco legal, contextual y
conceptual relacionado con el problema de esta investigación y
argumenta técnicas e
instrumentos para el desarrollo con el fin de solucionar el
problema.
El tercer capítulo se refiere al marco metodológico aplicado a
realiza la investigación
mediante técnicas, herramientas, y métodos de aplicación para el
análisis de la información
recolectada para poder recuperar la existencia y liquidez de la
empresa.
El cuarto capítulo explica la propuesta de elaborar políticas y
procedimientos de control
interno de inventarios, y las respectivas recomendaciones para
el control de las actividades
del departamento de bodega.
-
3
Capítulo 1
El Problema
1.1 Planteamiento del Problema de investigación
En el país existen minimarket que constantemente se ven atacados
por un mal control de
inventario. El manejo de las empresas de minimarket a nivel
nacional ha descubierto
actualmente la necesidad de analizar el control interno para
proporcionar políticas y
procedimientos que orienten y controlen la propiedad planta y
equipo y la información
administrativa y contable de la empresa, las cuales se ven
reveladas en elaborar políticas y
procedimientos que favorecen a las empresas y un método de
trabajo y optimizar recursos
como lo tecnológico y el talento humano con el propósito de
obtener resultados positivos.
Según el director ejecutivo del Instituto Ecuatoriano de
Estadísticas y Censo INEC, “el
89,6% de las empresas en el país son microempresas, el 8,2%
pequeñas, el 1,7% medianas y
el 0,5% grandes empresas. De acuerdo al sector económico, los
sectores más predominantes
son comercio con el 39% seguido por servicios con el 38,4%” (
Rosero Moncayo, 2014)
De acuerdo al estándar competitivo en el mercado de la provincia
del Guayas es
primordial conservar un excelente sistema de control interno de
inventarios en los
minimarket, puesto que brinda la oportunidad de obtener procesos
eficientes, y transparentes
altamente estructurados de acuerdo a las necesidades del giro
del negocio, con el objetivo de
salvaguardar la utilización de los inventarios de la empresa,
verificar la veracidad y la
confiabilidad de la información contable presentada; mediante la
buena aplicación de
actividades y el cumplimiento de las directrices y los
requerimientos que la administración
establece a través de lineamientos específicos que ayuden el
trabajo de los bodegueros y que
permitan llegar a los objetivos estructurados de la
organización.
-
4
Al controlar el mecanismo financiero en el departamento de
Bodega se obtiene ventajas
como el incremento con el volumen de ventas, aumento de
utilidades de la empresa, aumento
en la producción, la creación de fuentes de trabajo y elevación
del consumo; es importante
establecer que debe haber una buena atención al clientes; pues
el mal manejo de políticas de
bodega afectaría a las actividades de bodega y al capital del
inventario.
Empresas encargadas de comprar y vender productos de primera
necesidad en Ecuador
como los minimarket., manejan diariamente la ejecución de
marketing para atraer clientes,
generar recursos y aumentar su competitividad en el mercado, en
la actualidad la
recuperación de existencias y los vínculos comerciales entre los
clientes y la empresa, se ven
perjudicados debido a la mala ejecución de los procesos
administrativos y contables que son
ocasionados por los procedimientos de control interno o por la
inexistencia de control
creando que las actividades operacionales no se ejecuten de
acuerdo al avance informático y
al del negocio.
El presente análisis con el proceso administrativo de la entrada
y salida de inventarios , así
como el estudio de los procedimientos y control de las políticas
internas al momento de salir
el producto, por lo que es recomendable en la estructura sólida;
pues dañan la existencia de
bodega del minimarket.
El Minimarket de la Ciudad de Guayaquil del año 2017 ha
descubierto su propia
deficiencia en el control de inventario del minimarket, las
causas son que no reúne los
procedimientos adecuados para cotejar e inspeccionar las
entradas y salidas de productos, lo
cual genera un desconocimiento total de la existencia disponible
de productos y como
consecuencia es una pérdida de dinero en la empresa.
-
5
Debido a que el incremento de los precios de sus productos
resulta una opción práctica que
tendría una pérdida de clientes debido a la amplia
competitividad que existe; en el presente
documento se explorará la importancia de una eficiente gestión
de inventarios como una
alternativa para disminuir los costos con el inventario del
minimarket.
Se propone llevar a cabo esta gestión a través del control
interno de la mercadería, detalle
del comportamiento del nivel de inventario, los procedimientos
de inventario que cada
producto necesite para que los costos sean regulares.
Toda empresa tiene variedad de inventario, por lo tanto realizar
la gestión de éste
constituye una de las actividades más complejas para las
empresas; pero se vuelve aún más
complicada cuando la demanda de los clientes hacia los productos
que forman parte del
inventario y el tiempo de entrega de los pedidos para
abastecerlo, no se pueden predecir con
exactitud, pero si se puede estimar. Sin embargo, es necesario
tomar en cuenta estas dos
situaciones para realizar una gestión del inventario; ya que son
variables indispensables
cuando se busca minimizar el costo de tener un inventario dentro
de la empresa.
Debido a su versidad se hace presente la elaboración de control
interno de inventarios,
cuyo objetivo será proporcionar el momento y la cantidad de
pedido necesario que sea
mínimo los costos, lo cual sería de suma importancia dentro del
minimarket. Esto permitirá
prácticamente que cualquier bodeguero familiarizado con la
gestión pudiera realizar la tarea
de solucionar el problema de optimización.
Los resultados obtenidos en ésta etapa, tiene como objetivo
encontrar los valores de las
variables incluidas en el proceso, que hagan óptimo el valor de
la función del costo total
anual del inventario; es decir, las condiciones bajo las cuales
debería trabajar la empresa para
que el inventario obtenga el costo mínimo, respondiéndose así a
dos preguntas importantes:
-
6
¿Cuándo hacer los pedidos para abastecerlo la existencia? Y ¿en
qué cantidad?; es aquí
cuando comienza otra de las problemáticas, ya que dar la
solución óptima de manera analítica
a las diferentes probabilidades es casi imposible.
Tabla 1. Causas y efectos del problema
Causas Efectos
Falta de personal Mal control de los inventarios
Falta de medidas de seguridad Perdida de inventarios por hurto
de los empleados
Falta de toma de fisica de inventarios Mala gestion en compras y
ventas de inventarios
Falta de lineamiento establecidos para Desorden y mal manejo de
inventarios
el control y manejo de inventarios
Algunos analistas e investigadores han desarrollado metodologías
que dan solución a
casos muy específicos, para un modelo en particular, para una
distribución de probabilidad
específica para la demanda y otra para el tiempo de envío, pero
no sucede lo mismo con
cualquier modelo. Por las razones, es de suma importancia que se
tenga una metodología
confiable, para dar solución a los modelos aunque de manera
aproximada, aquí es donde se
emplea la tecnología y la teoría para lograr el rendimiento
máximo o mínimo de recursos.
Actualmente existen pérdidas de inventarios, las mismas que se
reflejan después de largos
períodos, de tal forma que los encargados aducen no saber qué
ocurre y se piensa que los
motivos de esta situación se sustentan en mercaderías dadas de
bajas por deterioros o fallas.
Es necesario redactar que los clientes suelen sentirse
Insatisfechos en el momento en que
llegan a la empresa y establecen sus pedidos y se topan con la
novedad de que los productos
requeridos no están en existencias, eso los exige a regresar
posteriormente o a comprar en
otro sitio.
La mercadería suele ser entregada a diferentes puntos del
minimarket, en distintos puntos
geográficos, cabe recalcar que esos son distribuidores
indirectos, los mismos que se quejan
-
7
porque las mercaderías que reciben no suele ser la
correspondiente a las solicitudes de
pedido, causando descontento entre los distribuidores.
El material gráfico que se entrega para promocionar los
productos o mercaderías no
responde a la realidad de elementos que están en existencias,
además no existe información
escrita que detalle las características de los productos, lo que
lleva a efectuar requerimientos
que posteriormente no son despachados bajo las condiciones
requeridas por los
intermediarios o distribuidores.
Considero que la posible solución sería elaborar políticas y
procedimientos para mejorar el
control interno de inventario de un minimarket en la entrada y
salida de productos.
1.2 Formulación y sistematización de la investigación
1.2.1 Formulación y Sistematización del Problema
¿Cómo incidirá al elaborar políticas y procedimientos para
mejorar el control interno de
inventarios de un minimarket de la ciudad de Guayaquil del año
2017.
1.2.1.1 Sistematización del Problema
¿Qué daños provoca la ausencia de controles en bodega, a los
niveles de existencias de
inventarios disponibles para la venta?
¿Cómo incide en los niveles de satisfacción de los clientes el
no contar con existencias
de inventarios requeridas por ellos?
¿De qué forma los errores en los despachos de inventarios
afectan a las relaciones
comerciales entre esta empresa y sus intermediarios?
¿Qué incidencia tiene el que la existencia de productos en
bodega no corresponda a la
establecida en los catálogos empleados para promocionar los
item?
-
8
1.3 Objetivos de la Investigación
1.3.1 Objetivo General
Elaborar políticas y procedimientos para mejorar el control
interno de inventario de un
minimarket de la ciudad de Guayaquil del año 2017.
1.3.2 Objetivos Específicos
Analizar los fundamentos teóricos que sustentan la
administración del trabajo, cuyo a
especifico de la administración
Diagnosticar la situación actual y evaluar el proceso de control
interno de inventario.
Elaborar y proponer políticas y procedimientos de control
interno de la cuenta inventario.
1.4 Justificación
Por lo explicado anteriormente se establece la necesidad de
analizar y diagnosticar las
debilidades presentes en las políticas y procedimientos para
mejorar el control interno de
inventarios, recomendando mejoras factibles y abordables que
permitan direccionar a la
estructura de la empresa.
El empleo de este diagnóstico asistirá a la empresa investigada
analizar los controles
internos de inventarios existentes y así también aprobar la
correcta realización de sus
políticas y procedimientos, los cuales estarán enfocados a la
corrección, prevención y
detección de la administración de Inventarios, control interno
contables, satisfacción del
cliente.
-
9
1.4.1 Justificación Teórica
La presente investigación se realiza para elaborar políticas y
procedimientos de mejoras en
el control internos de inventarios dentro de un minimarket, lo
que beneficiara tanto para el
jefe del local como también para los empleados que laboran en el
mismo.
Y la necesidad de competir satisfactoriamente en los diferentes
mercados de bienes y
servicios, aumenta cada vez más la necesidad de conocer y
aplicar los diferentes conceptos
relativos al estudio, el control interno de inventario y su
incidencia en el incremento de la
competitividad. Desde luego se enfocará la importancia del
manejo de inventarios, al igual que
la adquisición de productos en el momento y cantidad
correcta.
A pesar de que el control interno de inventario es un aspecto
crítico de la administración
exitosa, mantener un inventario implica un alto costo por el que
los minimarket no pueden
darse el lujo de tener una cantidad de flujo inmovilizada en
exceso. Por ende, esas existencias
en los estantes significan tener dinero ocioso y para reducir
éstas al mínimo, una organización
debe hacer que coincidan las operaciones que ofrece la demanda y
la oferta; de tal manera
que las existencias permanezcan en los estantes en tiempo justo
para que el cliente lo
adquiera. Durante la elaboración de políticas de control interno
de inventario el minimarket
se debe asegurar que no se llegue a una falta de productos, ya
que esto nos puede llevar a la
disminución de ventas debido a la inconformidad del cliente y
como consecuencia la
reducción de utilidades.
El concepto de calidad en el servicio, para el cliente se puede
traducir en que el
minimarket tenga la disponibilidad los artículos que ellos
requieren y en el momento que lo
soliciten. Se podría decir entonces que, sin una eficiente
gestión de inventarios, simplemente
no existirían las ventas.
-
10
Es por ello que el presente estudio se justifica, por la
importancia que cumple el concepto
de calidad en la actualidad para mejorar la eficiencia en sus
operaciones de inventario,
reduciendo sus costos, obteniendo beneficios tanto para el
cliente como para la empresa.
Consciente de las evaluaciones de procedimientos de control
Interno, sus ventajas y el
cómo nos facilita los procesos para la toma decisiones, es
necesario Elaborar políticas y
procedimientos para mejorar el control interno de inventarios
que registre de forma eficiente
el movimiento de los inventarios; por ende para su estudio
analizaremos teorías basadas en
Auditorías de inventarios, Administración de Inventarios,
Controles Internos de Inventarios,
Satisfacción de clientes.
Las actividades a realizarse para la búsqueda de información se
iniciarán con la ayuda de
las técnicas de observación a cada uno de los procesos que
realizan los colaboradores en la
ejecución de sus tareas. La encuesta está dirigida a los
clientes para evaluar el desempeño del
personal de ventas.
El desarrollo de esta investigación busca no sólo obtener
soluciones a la problemática,
sino también proponer estrategias que faciliten la gestión de
inventarios de la empresa.
Para ello es necesario aplicar un eficiente procedimiento de
control interno que mejore
esta gestión y optimice los procesos inmersos en la compra de
mercadería, capacitación
permanente sobre incentivos y motivación para mejorar el clima
organizacional.
Adicional, se aplicará las estrategias de marketing y ventas, lo
cual incrementará la
rentabilidad del ejercicio económico alcanzando los objetivos
comunes y a su vez
disminuyendo los costos totales.
-
11
1.4.2 Justificación Metodológica
Para llevar a cabo el proyecto se debe realizar una
investigación utilizando diferentes
técnicas de investigación acerca de cómo se llevan los procesos
de registros de entrada y
salida de los inventarios, por esta razón la investigación debe
ser cualitativa y cuantitativa,
con esto se pretende conocer el grado de control de los procesos
realizados, relaciones
interpersonales, cooperación y toma de decisiones y definen el
clima organizacional.
La investigación tiene su justificación basado en la metodología
cuantitativa, puesto que se
analizará los datos y lineamientos de la empresa. Para comprobar
la hipótesis que caracteriza
el problema por razón lógico, se utilizará el método estadístico
descriptiva, puesto que se
desarrolla utilizando las siguientes etapas:
Recolección de datos: La recolección de datos se realizará por
medio de entrevistas de
políticas y procedimientos del control interno de inventarios de
la empresa.
Organización y clasificación de datos: Para la organización y
clasificación de datos
cuantitativos recolectados se utilizará la tabla de distribución
de frecuencia de datos
agrupados.
Presentación de datos: La presentación de los datos será por
medio de tablas de
distribución de frecuencia de datos agrupados y para el grafico
se empleará un
histograma.
Análisis e interpretación de resultados: Se procederá a dar
comentario sobre el estudio
a realizar.
En la investigación se conseguirán la información de forma
ordenada a través de la técnica
de investigación documental, puesto que consiste en el estudio
de la documentación y pueden
concurrir a distintas fuentes que son:
-
12
Administración: Organigrama, sistema de información, plantilla
de personal.
Estados Financieros: Análisis y proyecciones financieras.
Ubicación geográfica: Localización.
1.4.3 Justificación Práctica
Generará beneficios al cliente y al minimarket , y por otra
parte, este proyecto abrirá
nuevos caminos para pequeñas y medianas empresas que presenten
situaciones similares con
los procedimientos de sus inventarios y se realiza por que el
departamento de bodega cuenta
con políticas y procedimientos deficientes y mal ejecutados, por
lo cual han causado errores
en la recaudación de las existencias y faltante de mercadería en
la empresa ; puesto que no
solo afecta la liquidez , sino también la veracidad de la
información de ítem en stock
presentada.
1.5 Delimitación de la investigación
La investigación inicia en la empresa STOP & GO ubicada en
la Cdla. Puerto Azul N.2
Mz. 112 Of-10-11, que no cuenta con un control interno de
inventarios, es por esta razón que
se plantea elaborar políticas y procedimientos para mejorar el
control interno de inventario
que permitirá ofrecer un correcto manejo de los mismos.
Este tema tiene la finalidad de colaborar con el minimarket para
poder manejar de manera
correcta y ordenada sus inventarios evitando así la información
errada y la mala
interpretación de la información, basándose en las normas
legalmente establecidas como la
NIC 2 que establece el tratamiento de los inventarios por lo que
la elaboración está basado en
estos principios Internacionales de Contabilidad.
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13
1.6 Hipótesis
Si se elaboran políticas y procedimientos para mejorar el
control interno de inventarios de
un minimarket, esta mejorara sus procesos de control.
1.6.1 Variable independiente
Elaborar políticas y procedimientos de control de
inventarios
1.6.2 Variable dependiente
Para mejorar los procesos de inventarios y desarrollo
1.7 Operacionalización de las variables
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14
Tabla 2 Operacionalización de las Variables
VARIABLES DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
DEFINICION
OPERATIVA DIMENSIONES INDICADORES
(EVIDENCIA)
ÍTEMS O
PREGUNTAS INSTRUMENTO TÉCNICA
Independiente
Diseño de
control interno
Comprende el
conjunto de
procedimientos que
describan el
cumplimiento de las
actividades que
deben seguirse en
una unidad
administrativa.
Desarrollo de
habilidades
investigativas
relacionadas al
control interno
que contribuyan
al desarrollo de
normas y
regulaciones. Desarrollo de la
cultura investigativa
en el área de
inventarios.
Información
proporcionada por el
personal sobre los
procesos llevados a
cabo en bodega.
¿Es necesaria la
administración
del capital de
trabajo, inventario
dentro de una
empresa?
¿Cuál es el efecto
sobre la situación
financiera y
utilidades o
excesos de
inversión en
inventarios?
¿La empresa
trabaja con
políticas de
rotación de
inventario? ¿Cuál
es su beneficio?
Cuestionarios Encuestas
Dependiente
Mejoramiento de
la administración
de inventario.
Proceso que permita
la optimización de
los recursos del área
de inventario.
Medir las
competencias de
los procesos que
aseguren el
cumplimiento de
los objetivos de la
empresa.
Producción
intelectual ayudara
en la toma de
decisiones con
respecto a la
información
financiera-contable.
Revisar la situación
actual del área de
inventario de la
empresa.
¿Cuál es el nivel
óptimo en días de
inventario?
¿La empresa tiene
un diseño de
políticas de
inventario?
Cuestionarios Encuestas
Nota: Análisis de las variables independiente y dependiente.
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15
Capítulo 2
Marco referencial
2.1 Antecedentes de la investigación
Pin y Valencia (2016) en su trabajo de investigación titulado
“Diseño de control interno para
minimizar el costo de inventarios de offset ABAD C.A.” cuyo
objetivo principal es de proponer
mejoras en la gestión de sus inventarios mediante la aplicación
de políticas y procedimientos de
control interno que permitan minimizar los costos de producción,
en el cual llegaron a la conclusión
de que es necesario potenciar el control interno de la compañía
y para ello basamos nuestra hipótesis
en un marco referencial válido y aplicable sustentado por la
metodología COSO II, modelos de
administración de inventario y la Norma Internacional de
Contabilidad 2 que permitan minimizar los
costos. Sánchez y Navarrete (2015) en su trabajo de
investigación titulado “Diseño de un modelo de
gestión de inventarios para la distribuidora de productos
cárnicos y elaborados de cerdo “Peggy” de
la ciudad de Milagro” cuyo objetivo principal es diseñar un
sistema de control de inventario,
considerando, políticas, procedimientos, procesos de operación,
funciones y responsabilidades del
personal a quien se le dé el manejo para controlar el sistema,
en el cual llegaron a la conclusión de
que el diseñar un nuevo modelo para controlar de una manera
adecuada el inventario de los
productos es una de las alternativas más adecuadas para llevar
la gestión tanto de compra y venta de
una manera segura para cualquier entidad sea cual sea su
organización. Uquillas y Mendoza (2015)
en su trabajo de investigación titulado “Mejoramiento del
control interno en el área de bodega de la
comercializadora “XYZ” de línea blanca en Guayaquil para el
2014” cuyo objetivo principal es
Diseñar políticas y procedimientos que contribuyan a la
planificación de inventarios para el
aprovisionamiento que permita el mejoramiento del nivel de
servicio y disminución en inversión de
capital en inventario, en empresas de distribución de línea
blanca, en el cual llegaron a la conclusión
-
16
de que el Sistema de Control de Inventario presenta deficiencia
debido a que siempre se han
realizado procesos o tomado decisiones en base a la experiencia
del Presidente de la
Comercializadora XYZ., con los métodos planteados se podrá
identificar procesos y lineamientos
que beneficiará en la elección de decisiones estratégicas y
operacionales , actualmente la
Comercializadora XYZ. no recurre a indicadores para poder
presentar metas y revelar oportunidades de
mejora que ayuden a optimizar su Sistema de Control por ello los
indicadores propuestos otorgaran
información que será útil para corregir su Sistema de Control,
estos demandaran dedicación y
responsabilidad por parte del personal. Poveda (2014) en su
trabajo de investigación titulado “Diseño de un
sistema de calidad en el control de procesos y manejo de
inventario en Jouvinsa S.A” cuyo objetivo principal
es el de evaluar la situación actual de la empresa y proponer
una solución con respecto al sistema de calidad
en el área de producción, que permita elevar la competitividad,
productividad y calidad de servicio, llegando
a la conclusión de que la empresa no cumple con las normas ISO
9001 versión 2000 “Realización del
producto”. Por lo cual existen problemas en las áreas
principales de planificación del producto, compras y
control de los dispositivos de seguimiento y medición, por ello
se vieron es necesario iniciar un proceso para
la certificación del Sistema de Calidad de las normas ISO 9001
versión 2000, y de su adecuación a lo que
establece la Política de Calidad y los nuevos objetivos que se
deriven de la evaluación de circunstancias
cambiantes. Los estudios de investigación presentados
anteriormente concuerdan con el presente trabajo,
debido a que expresan la importancia que tiene el inventario
dentro de cualquier tipo de entidad en
especial para las empresas que se dedican a la comercialización
de mercaderías. Ellos indican que la
inexistencia de un control en los inventarios podría acarrear
grandes inconvenientes en los demás procesos
de la empresa como lo son los procesos contables, comerciales y
financieros, incluyendo también un
incorrecto uno de los recursos de la compañía produciendo una
falta de seguridad en los procesos, creando
pérdidas económicas que se pueden evitar mediante el uso de un
adecuado plan de organización contable,
de fácil compresión para cualquier persona.
-
17
2.2 Marco Teórico
En el desarrollo de la presente investigación sobre la propuesta
de control interno de
inventarios a la empresa StopnGo que se aplicará específicamente
al departamento de bodega, a
continuación se hace mención a diferentes teorías, definiciones
y conceptos por autores, cuyos
aportes ayudará a esclarecer una correcta aplicación de análisis
financiero y control interno.
2.3 Gestión del inventario
Se define como la serie de políticas y controles que monitorean
los niveles de inventario y
determinan los niveles que se deben mantener, el momento en que
las existencias se deben reponer y
el tamaño que deben tener los pedidos. Un sistema de inventario
provee las políticas operativas para
mantener y controlar los bienes que se van almacenar. El sistema
de inventario es responsable de
ordenar y recibir los bienes; de coordinar la colocación de los
pedidos y hacerle seguimiento al
mismo. A demás el sistema debe mantener un control para
responder a preguntas como: ¿El
proveedor ha recibido el pedido? ¿Este ha sido despachado? ¿Las
fechas son correctas? ¿Existen
procedimientos para hacer un nuevo pedido o devolver la
mercancía indeseable?. Se entiende por
Administración o Gestión de Inventarios, todo lo relativo al
control y manejo de las existencias de
determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias
que pueden hacer rentable y
productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para
evaluar los procedimientos de entradas y
salidas de dichos productos.
En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3)
actividades básicas a saber:
Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los
procesos necesarios para
consolidar la información referente a las existencias físicas de
los productos a controlar
incluyendo los procesos de:
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18
Toma física de inventarios
Auditoria de Existencias
Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas
y salidas)
Análisis de inventarios: Se refiere al análisis estadísticos que
se realicen para establecer si
las existencias que fueron previamente determinadas son las que
deberíamos tener en nuestra
planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada
falta", pensando siempre en la
rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas
metodologías aplicables para
lograr este fin son:
Formula de Wilson (máximos y mínimos)
Just in Time (Justo a Tiempo)
Control de producción: La cual se refiere a la evaluación de
todos los procesos de manufactura
realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay
transformación de materia prima en
productos terminados para su comercialización, los métodos más
utilizados para lograr este fin
son:
MPS (plan maestro de producción)
MRP II (planeación de recursos de manufactura)
Y es una de las partes más importantes en varios tipos de
empresas en especial en las empresas
comerciales, es la gestión del inventario, el manejo y control
que se le dan a las existencias que
posee la empresa ya que ellas son la inversión más importante
para el giro normal del negocio. El
uso de un modelo de control de inventario, es una medida básica
utilizada para regular el
movimiento de los inventarios dentro de la empresa ya que, si
existe una inadecuada aplicación del
modelo, esto representaría pérdidas financieras.
-
19
2.4 Optimización del inventario
El resultado del proceso de previsión se integra dentro del
módulo de gestión de inventario, esto
asegura la optimización del inventario en todo momento. El
módulo de inventario selecciona
automáticamente la estrategia de inventarios correcta para cada
artículo y ubicación. Incluyendo
revisión continua o periódica del inventario, con un orden fijo
o flexible, o incluso
optimizar/calcular el tamaño de pedido óptimo.
Los parámetros correctos
El módulo de inventario determina dinámicamente el stock de
seguridad apropiado y el punto de
pedido. También permite al usuario administrar y, si es
necesario, corregir los parámetros esenciales
para las políticas de inventario de la organización, por ejemplo
la cantidad mínima de pedido o
el nivel de servicio deseado. También es posible gestionar
diferentes tipos de inventario, como el de
presentación u otros específicos del cliente.
El nivel óptimo
La integración del módulo de inventario con la previsión y la
planificación de los módulos se
asegura de que cada producto en cada lugar tenga un inventario
con una posición dinámica y un
orden de nivel. Esto asegura el equilibrio entre los niveles de
capital y de servicios de trabajo para
tener siempre la cantidad común en el lugar correcto en el
momento adecuado.
El inventario representa una anticipación de la demanda futura y
una compensación financiera
entre costes en conflicto. El mantener excedentes de inventario
es decir una cantidad demasiada
mayor del necesario representa un aumento de los costos de
sostenimiento para la empresa, aunque
el mantener un inventario demasiado pequeño significaría una
falta de existencia para la venta. A
diferencia de la gestión del inventario, la optimización se
centra en decidir adecuadamente en
relación a los inventarios.
-
20
Este es una manera en la empresa que se busca solucionar los
excedentes de inventarios,
manteniendo así la cantidad necesaria para el giro normal del
negocio y también ubicarlo en el lugar
adecuado para cada artículo.
¿Por qué se debe aplicar un modelo de control de inventario?
Sin importar el tipo de inventario que se mantenga en cada
empresa, el mal manejo de los
inventarios da lugar a excedentes en el pedido de mercaderías y
pérdida de la misma. Si un
empresario no conoce la capacidad y necesidad de inventario no
puede decidir coherentemente en
que o cuanto es lo que necesita ordenar, el tener excedentes
ocasiona también un espacio físico mal
utilizado que podría servir para ubicar mercadería que sea de
vital importancia; ya que muchas veces
el espacio físico con el que se cuenta en la empresa es
limitado, el contar con un modelo de control
ayuda a optimizar los inventarios y el espacio físico.
2.5 Marco Contextual
2.5.1 Objeto de la Compañía
La empresa Stop & Go, inicia las actividades el 2 de Marzo
del año 2016, la compañía tiene
como objeto principal la comercialización, venta al por mayor y
menor de gran variedad en
productos de minimarket. La compañía inició con un capital
autorizado de $ 3000 dólares de los
Estados Unidos de América y un capital suscrito de $ 900 dólares
de los Estados Unidos de
América. Su domicilio Tributario es en la Provincia del Guayas,
Cantón Guayaquil, siendo su
Gerente General el Sr. Gabriel Bajaña Beltrán.
-
21
Figura 1 Ubicación geográfica de Stop & Go.
2.5.2 Diseño de la Estructura Organizacional de Minimarket
El organigrama que se muestra se basa específicamente en la
división de trabajo en la empresa
respaldada en la adecuada preparación profesional de las
personas con la capacidad necesaria para
sacar el máximo provecho. Confiamos en que nuestra empresa en
conjunto con los empleados
crecerá, es por eso que exige un trabajo con mucha
responsabilidad.
Figura 2 Organigrama Estructural
GERENCIA
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
VENTAS CALL CENTER
LOGISTICA
SUPERVISOR
BODEGA
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22
2.6 Marco conceptual
2.6.1 Inventario
Como lo menciona la Norma Internacional de Contabilidad, los
inventarios son activos con los
que la empresa cuenta para la venta durante el transcurso normal
del negocio, para ser utilizados en
el proceso de producción o materiales que son utilizados en la
entidad.(NIC 2, 2015)
El concepto de inventario en una empresa se basa en todos los
productos y materias primas
que posee la empresa y que son potenciales para la futura venta
y que proporcione beneficios a
la organización. El inventario está formado por todo el stock de
la empresa que no se ha vendido,
las materias primas que se poseen que les permiten crear nuevos
productos y todos aquellos
productos que se encuentran en el proceso de producción de la
empresa y próximamente ya estarán
disponibles para su venta.
También se le denomina hacer el inventario a la acción de
comprobar que los números que se
encuentran a los libros de contabilidad coinciden de forma
exacta con la realidad de la
empresa. Este examen se realiza a través del registro documental
de todos los bienes de la empresa
adquiridos con el objetivo de realizar una futura venta hechos
de forma concreta y precisa. Poseer un
control organizado sobre los diferentes tipos de productos que
posee la empresa y las materias
primas que le permiten seguir fabricando es imprescindible para
poder gestionar de forma correcta
una organización.
2.6.2 Inventario físico
Verificación periódica de las existencias de materiales, equipo,
muebles e inmuebles con que
cuenta una dependencia o entidad, a efecto de comprobar el grado
de eficacia en los sistemas de
control administrativo, el manejo de los materiales, el método
de almacenaje y el aprovechamiento
de espacio en el almacén.
-
23
2.6.2.1 Objetivo del inventario físico
Tenemos entonces que los inventarios son todos aquellos bienes
que adquieren las empresas
comerciales o industriales para la posterior venta, pudiendo
mediar o no procesados de
transformación, la cual constituye el objeto principal de las
actividades primarias y normales de las
entidades es decir la obtención de ganancias derivadas de la
venta de inventarios, que satisfagan las
necesidades de los consumidores. Por ello, los inventarios
representan uno de los renglones más
importantes de las empresas, de aquí la necesidad de la correcta
valuación del importe que ha de
enfrentarse a los ingresos del periodo, cumpliendo con el
supuesto contable fundamental de la
devengacion (acumulación) y los principios de realización
contable y la correcta valuación del
importe que se ha demostrar como residuo al finalizar el periodo
contable.
2.6.3 Sistemas de inventarios
Un sistema de inventario es un conjunto de políticas y controles
que supervisan los niveles de
inventario y establece cuales son los niveles que debe
mantenerse, cuando hay que ordenar un
pedido y de qué tamaño deben hacerse. Una forma práctica de
establecer un sistema de inventario es
llevar la cuenta de cada artículo que sale del almacén y colocar
una orden por más existencias
cuando los inventarios lleguen a un nivel predeterminado. Cuando
la demanda es variable (como
para nuestro caso de estudio) no se sabe por adelantado cuando
se terminara el inventario o que tan
rápido se hará. Es difícil establecer una doctrina de
operaciones económica cuando varía la
demanda, y aún más difícil cuando también varía el tiempo de
reorden. Cuando la demanda o el
tiempo de reorden varían el intervalo entre órdenes varia, pero
la cantidad ordenada siempre
permanecen constante.
2.6.3.1 Sistema de Inventario Perpetuo
Consiste en el registro y control permanente, constante y
sistemático de los artículos comprados o
terminados, de los artículos vendidos, etc., es decir, el
registro contable en la cuenta de inventario de
-
24
todas las generaciones que signifiquen aumento o disminución de
las existencias físicas, así como
cualquier modificación en el costo unitario de las mismas.
Este sistema tiene las siguientes características:
La cuenta de compras, gastos de importación y fletes en compras,
no se utilizan, ya que se le
cargan directamente a la cuenta de inventario de mercancías
(aquellas cuentas que signifiquen
incrementos en unidades y precios). En relación con cuentas
llamadas devoluciones en compras,
descuentos, rebajas y bonificaciones en compras tampoco se
utilizan, ya que le abonamos
directamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas
que significan disminuciones en
unidades y precios).
El costo de venta se lleva en forma continua, ya que al momento
de vender, se determina y
registra este costo (cargándole a la cuenta) y su contrapartida
es un crédito a la cuenta de inventarios
de mercancías; No se necesita un conteo físico de las
existencias para efectuar el asiento de cierre.
Sin embargo, el conteo físico se realiza como una medida de
control interno para comprobar la
efectividad del sistema y en caso de ser necesario medidas
correctivas, se realizan los ajustes
correspondientes.
Las devoluciones en ventas, también afectan a la cuenta de
inventario de mercancía, ya que al
producirse esta, se va a cargar a la cuenta de inventario de
mercancía el monto correspondiente de la
devolución, con crédito a la cuenta de costo de ventas.
2.6.4 Rotación de inventario
La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el
número de veces en que el
inventario es realizado en un periodo determinado. Permite
identificar cuantas veces el inventario se
convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).
http://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml
-
25
La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de
las mercancías vendidas en el
periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo.
(Coste mercancías vendidas/Promedio
inventarios) = N veces.
2.7 Procedimientos contables
2.7.1 Norma Internacional de Contabilidad nº 2 (NIC 2)
Existencias
2.7.1.1 Objetivo de nic 2
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable
de las existencias. Un tema
fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad
de coste que debe reconocerse como
un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes
ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta
Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese
coste, así como para el posterior
reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también
cualquier deterioro que rebaje el
importe en libros al valor neto realizable. También suministra
directrices sobre las fórmulas de coste
que se utilizan para atribuir costes a las existencias
2.7.1.2 Alcance de nic 2
Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto
a:
(a) la obra en curso, proveniente de contratos de construcción,
incluyendo los contratos de
servicio directamente relacionados (véase la NIC 11, Contratos
de construcción);
(b) los instrumentos financieros; y
(c) los activos biológicos relacionados con la actividad
agrícola y productos agrícolas en el punto
de cosecha o recolección (véase la NIC 41, Agricultura).
Esta Norma no será de aplicación para la valoración de las
existencias mantenidas por:
-
26
(a) Productores de productos agrícolas y forestales, de
productos agrícolas tras la cosecha o
recolección, así como de minerales y productos minerales,
siempre que sean medidos por su valor
neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en
esos sectores. En el caso de que esas
existencias se midan al valor neto realizable, los cambios en
este valor se reconocerán en el
resultado del ejercicio en que se produzcan dichos cambios.
(b) Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas,
siempre que valoren sus
existencias al valor razonable menos los costes de venta. En el
caso de que esas existencias se
contabilicen por un importe que sea el valor razonable menos los
costes de venta, los cambios en
dicho importe se reconocerán en el resultado del ejercicio en
que se produzcan los mismos.
Las existencias a que se ha hecho referencia en el apartado (a)
del párrafo 3 se valoran por su
valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Ello
ocurre, por ejemplo, cuando se hayan
recogido las cosechas agrícolas o se hayan extraído los
minerales, siempre que su venta esté
asegurada por un contrato a plazo sea cual fuere su tipo o
garantizada por el gobierno, o bien cuando
exista un mercado activo y el riesgo de fracasar en la venta sea
mínimo. Esas existencias se excluyen
únicamente de los requerimientos de valoración establecidos en
esta norma.
Los intermediarios que comercian son aquéllos que compran o
venden materias primas cotizadas
por cuenta propia o bien por cuenta de terceros. Las existencias
a que se ha hecho referencia en el
apartado (b) del párrafo 3 se adquieren, principalmente, con el
propósito de venderlas en un futuro
próximo y generar ganancias procedentes de las fluctuaciones en
el precio o un margen comercial.
Cuando esas existencias se contabilicen por su valor razonable
menos los costes de venta,
quedarán excluidas únicamente de los requerimientos de
valoración establecidos en esta Norma.
Son los procesos, secuencia de pasos u correctivos que se
utilizan para el registro de las
transacciones u operaciones que realiza empresa en los libros
contable de la misma.
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Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los
procedimientos contables, como
todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que
se utilizan para el registro de las
transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros
de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer
procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los
estados financieros. Algunos ejemplos
de procedimientos contables, son los siguientes:
Recepción de inventarios
Ventas de productos
Fabricación de productos
Registro de estimaciones
Destrucción de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos
procedimientos que pueden asimilarse
como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada
al principio, permite conocer en
profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar
los estados financieros.
Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos
llevados a cabo por la empresa, es
sumamente importante determinar e identificar todos aquellos
clasificables como procedimientos
contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e
identificar en cuáles de ellos un error
pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que
otro.
La amortización de una plusvalía por lo general, representa
montos importantes. En una empresa
manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de
todos los inventarios, sean éstos
de productos terminados, productos en proceso, materias primas o
materiales y suministros.
Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los
inventarios involucre cifras de
http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIThttp://www.monografias.com/trabajos5/cuentas/cuentas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/amortizacion-gradual/amortizacion-gradual.shtml#SISTEMhttp://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos14/propiedadmateriales/propiedadmateriales.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml
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poca importancia en comparación a lo que representan éstos para
una empresa manufacturera.
2.8 Niveles de existencias
Los niveles de existencias consisten en determinar la cantidad
en unidades físicas (kilos, litros,
, toneladas, etc.) que debe tener el minimarket almacenada en su
bodega las variables a considerar
para el cálculo de los niveles de existencia:
A) Consumo: es la cantidad analizada que se espera consumir de
acuerdo a la elaboración de
producción. Esta información se debe basar en información
estadística que debe estar registrada
para estos fines.
B) Tiempo de reposición: es el tiempo que demoran los
proveedores en abastecer de materias
primas de los minimarket en general. Dicho de otra forma este
tiempo es el período comprendido
entre que se crea la necesidad de comprar hasta que los
materiales están en disposición de la bodega
para su consumo.
C) Stock de seguridad y factores especiales: es una cantidad
específica para cada empresa que
permite cubrir probables eventualidades derivadas de causas no
confortables ya sea externa o
internas a la empresa. Estas causas pueden ser desabastecimiento
por un desastre natural, consumo
extraordinario de materia prima por uso indebido o causas no
previstas.
2.8.1 Nivel de existencia mínima
Este concepto se refiere a la cantidad mínima de material
necesario para satisfacer las necesidades
de funcionamiento u operación del minimarket.
2.8.2 Nivel de existencias critica.
Se refiere al límite más bajo en que puede llegar la cantidad
almacenada en bodega. Bajo este punto
puede producirse una interrupción en el flujo de caja proyectado
de abastecimiento.
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2.8.3Nivel de existencias máxima
Se refiere al límite superior que se puede alcanzar en el nivel
de existencias que se produzcan
pérdidas de intereses sobre el dinero invertido.
2.8. 4 Lote económico
Bravo y Ubidia (2013) indican que el lote económico, conocido
también como punto de pedido o
reordenamiento es la cantidad de compra de inventario más
adecuada para la empresa adquirir.
2.9 Marco Legal
En el Ecuador, el (Código de Comercio del Ecuador, 2010) rige
las obligaciones de los
comerciantes en las operaciones mercantiles estableciendo en su
art. 37 la obligación de llevar
contabilidad a los comerciantes en los términos que requiera la
Ley de Régimen Tributario.
La (Ley de Régimen Tributario Interno, 2015) nos indica que toda
persona natural que inicie
una actividad económica deberá registrarse en el RUC y estará
obligada a llevar contabilidad
cuando cumpla los parámetros establecidos en su reglamento. Las
personas que no superen los
montos establecidos deberán llevar una cuenta de ingresos y
egresos para determinar su renta
imponible. La ley, no limita a estas personas a tener una
organización contable. También
establece la contabilidad se llevará por el sistema de partida
doble, en idioma castellano y en
dólares tomando en 18 consideración los principios contables de
general aceptación, para
registrar el movimiento económico.
(Reglamento para la Aplicación Ley de Régimen Tributario
Interno, 2010), de acuerdo al Art.
37 de la Ley de Régimen Tributaria Interna a continuación se
detalla: Contribuyentes
obligados a llevar contabilidad. Todas las sucursales y
establecimientos permanentes de
compañías extranjeras y las sociedades definidas como tales en
la Ley de Régimen Tributario
Interno, están obligadas a llevar contabilidad.
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El (Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones,
2010), COPCI define y
clasifica a las micro, pequeñas y mediana empresas como toda
persona natural o jurídica que,
como una unidad productiva, ejerce una actividad de producción,
comercio y/o servicios, y que
cumpla con el número de trabajadores y valor bruto de las ventas
anuales de acuerdo con los
rangos establecidos en art. 106 de su reglamento.
La (Norma Internacional de Contabilidad N° 2, 2005), el objetivo
de esta Norma es prescribir
el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental
en la contabilidad de las
existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un
activo, y ser diferido hasta
que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos.
Esta Norma suministra una
guía práctica para la determinación de ese coste, así como para
el posterior reconocimiento
como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier
deterioro que rebaje el importe en
libros al valor neto realizable.
Capítulo 3
Metodología de investigación
3.1 Diseño de la investigación
3.1.1Enfoque de la investigación
En toda investigación se debe establecer la manera más práctica
y concreta para poder
responder la pregunta de investigación, además de cubrir los
objetivos fijados por el cual el
investigador deberá emplear uno o más políticas de
investigación. “El término elaborar se
refiere a un plan estrategia que se desarrolla para obtener la
información que se requiere en
una investigación”(Hernández Sampieri, Fernández Collado, &
Baptista Lucio, 2010.
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3.1.2 Tipo de la investigación
Siguiendo la metodología de Hernández et al.(2010)los tipos de
diseños no
experimentales se pueden reclasificar en transaccionales y
longitudinales. Los diseños de
investigación transaccional o transversal recolectan datos de un
solo momento, en tiempo
único, por ejemplo, investigar el número de empleados o analizar
la organización contable de
una empresa, pero siempre, en un momento único; en cambio los
longitudinales son
estudios que recolectan los datos en diferentes puntos del
tiempo para analizar los cambios,
sus causas y sus efectos.
El diseño de investigación transversal clasifica en tres tipos:
exploratoria, descriptivos y
correlacional. Según el autor Hernández et al. nuestra
investigación será de tipo exploratoria
ya que este tipo de estudio, consiste en conocer una variable o
un conjunto de variables, un
evento, una situación, además se trata de una exploración
inicial en un momento específico.
(2010). La investigación iniciara como descriptiva puesto que
describiremos los controles que
actualmente se llevan en la empresa en el área de inventarios,
los mimos que nos permitirán
plantear medidas (causas y efectos), los resultados de los
mismos deberán ser explicados, es
decir que el alcance de nuestra investigación se inicia como
descriptiva y termina siendo
explicativa (Sampieri, Metodología de la investigación,
2015)
3.2 Población y muestra
3.2.1 Población
Wigodski (2011) define a la población como el conjunto total de
individuos, objetos o
medidas que poseen algunas características comunes observables
en un lugar y en un
momento determinado. Cuando se vaya a llevar a cabo alguna
investigación debe de tenerse
en cuenta algunas características esenciales al seleccionarse la
población bajo estudio.
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En el presente trabajo de investigación el contexto de este
estudio será la empresa Stop
& Go de la ciudad de Guayaquil ya que es en esta empresa
donde establecemos el problema
a solucionar.
3.2.2 Muestra
Es un subconjunto fielmente representativo de la población.
Considerando que nuestro
estudio de campo lo vamos a realizar específicamente en el
departamento financiero en el
minimarket Stop & Go Nuestra resultado son las personas que
trabajan en el área de
inventarios, entrevistaremos a un total de 7 personas.
3.3 Métodos y técnicas de la investigación
Según Hernández et al. (2015), el método y la técnica en una
investigación no pueden ir
por separado, y considerando que el enfoque de nuestro trabajo
de investigación es
cualitativo-cuantitativo, aplicaremos el método deductivo, es
decir vamos de lo general a lo
particular, y la técnica coherente seria el desarrollo de un
cuestionario tipo estructurado
(escala de Guttman) que nos permita hacer las entrevistas a los
colaboradores correlacionados
con el texto de la investigación. El instrumento de
investigación que se utilizará será la
entrevista directa ya que la población en la cual vamos a
enfocar nuestro trabajo solo se limita
a las personas que tienen relación con el inventario lo que está
conformado por 17 personas.
Según(Sampieri, Metodología de la investigación, 2015) en su
libro Metodología de la
Investigación pág. 418, la define como: “una reunión para
conversar e intercambiar
información entre una persona (el entrevistador) y otra (el
entrevistado) u otras
(entrevistados)”
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3.4 Análisis de Resultados
1.- ¿En la empresa existe un adecuado sistema de control de
inventarios?
Tabla 3 Medición de sistemas de control de existencias
Número de personas Porcentaje
De acuerdo 6 29%
En de