-
MENTERIPERHUBUNGANREPUBLIK INDONESIA
PERATURANMENTERI PERHUBUNGANREPUBLIK INDONESIANOMOR PM. 40
TAHUN2012
TENTANG
PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJAKEMENTERIAN PERHUBUNGAN
DENGAN RAHMATTUHANYANGMAHAESA
MENTERI PERHUBUNGANREPUBLIK INDONESIA,
babwa dalam rangka pelaksanaan penataan danpenyempumaan
kelembagaan, dan mewujudkankesesuaian jumlah dan kualitas Pegawai
Negeri Sipildengan kebutuhan beban kerja organisasi,
perlumenetapkan Peraturan Menteri Perhubungan tentangPedoman
Analisis Beban Kerja.
1. Undang-Undang Nomor 8 Tabun 1974 tentangPokok-Pokok
Kepegawaian sebagaimana telabdiubah dengan Undang-Undang Nomor 43
Tabun1999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tabun1999 Nomor 169,
Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia 3890);
2. Undang-Undang Nomor 39 Tabun 2008 tentangKementerian Negara
(Lembaran Negara RepublikIndonesia Tabun 2008 Nomor 166,
TambabanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);
3. Peraturan Presiden Nomor 47 Tabun 2009 tentangPembentukan dan
Organisasi Kementerian Negara,sebagaimana telah diubab terakhir
denganPeraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2011;
4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tabun 2010 tentangKedudukan,
Tugas, dan Fungsi KementerianNegara serta Susunan Organisasi,
Tugas, danFungsi Eselon I Kementerian Negara, sebagaimanatelah
diubah terakhir dengan Peraturan PresidenNomor 92 Tabun 2011;
-
5. Peraturan Menteri Perhubungan Nomor KM. 60Tahun 2010 tentang
Organisasi dan Tata KerjaKementerian Perhubungan;
6. Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM. 37Tahun 2012 tentang
Jam Kerja dan Daftar HadirPegawai di Lingkungan Kementerian
Perhubungan(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012Nomor
648);
PERATURAN MENTERI PERHUBUNGAN TENTANGPEDOMAN ANALISIS BEBAN
KERJA KEMENTERIANPERHUBUNGAN.
Pedoman Analisis Beban Kerja KementerianPerhubungan merupakan
pedoman bagi setiap unitkerja di lingkungan Kementerian
Perhubungan.
Setiap unit kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal1,baik Kantor
Pusat maupun Unit Pelaksana Teknis wajibmelaksanakan Analisis Beban
Kerja.
Pedoman Analisis Beban Kerja sebagaimana dimaksuddalam Pasal 1
tercantum dalam lampiran yangmerupakan bagian tidak terpisahkan
dari PeraturanMenteri ini.
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggaldiundangkan.
-
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkanpengundangan
Peraturan Menteri ini denganpenempatannya dalam Berita Negara
RepublikIndonesia.
Ditetapkan di Jakartapada tanggal28 Juni 2012
MENTERIPERHUBUNGANREPUBLIK INDONESIA,
Diundangkan di Jakartapada tanggal 3 Juli 2012
MENTERI HUKUM DAN HAKASASI MANUSIAREPUBLIK INDONESIA,
Salinan sesuaiKepala Bi uk
UMA RIS SH MM MHPembina Utama Muda (IVIe)NIP. 19630220 198903 1
001
-
LAMPlRANPERATURANMENTERI PERHUBUNGANREPUBLIKINDONESIANOMORPM. 40
TAHUN2012TENTANGPEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA
KEMENTERIANPERHUBUNGAN
BABIPENDAHULUAN
Dalam rangka pelaksanaan program reformasi birokrasi
dilingkungan Kementerian Perhubungan, maka kegiatan penataan
danpenyempurnaan kelembagaan, ketatalaksanaan, dan
kepegawaianmerupakan suatu keharusan, karena kegiatan dimaksud
sebagailangkah awal mewujudkan jumlah dan kualitas Pegawai Negeri
SipilsesuOOdengan kebutuhan organisasi, peningkatan efektif dan
efisiensipenyelesaian pekerjaan, serta kemudahan dalam
prosespendistribusian pegawOOuntuk mendukung penyelesaian beban
kerjaorganisasi. Sehubungan dengan hal tersebut di pandang
perlumenyusun suatu Peraturan Menteri Perhubungan tentang
PedomanPelaksanaan Analisis Beban Kerja di lingkungan
KementerianPerhubungan sebagai panduan dalam melaksanakan
kegiatananalisis beban kerja pada setiap unit organisasi di
lingkunganKementerian Perhubungan.
Pelaksanaan analisis beban keIja pada hakekatnya
untukmenciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme
sumberdaya manusia pada setiap instansi, sehingga mampu
melaksanakantugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan dengan
book, sertadilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa,
dannegara. Hal dimaksud sesuOOdengan Undang-Undang Nomor 8
Tahun1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana telah
diubahdengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, dinyatakan
bahwasebagai unsur aparatur negara, pegawai negeri sipil harus
mampumemberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional.
Selainitu, dengan pelaksanaan Analisis Beban Kerja, diharapkan
dapatdihasilkan suatu tolok ukur bagi pegawai dalam
melaksanakankegiatan pada suatu unit organisasi, yOOtu berupa norma
waktupenyelesaian pekerjaan, hasil kerja, dan standar beban kerja
danpre stasi kerja, menyusun kebutuhanjformasi pegawai,
sertapenyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya.
Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolok ukuruntuk
meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkahlainnya dalam
rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaandan pendayagunaan
aparatur negara, baik dari segikelembagaan, ketatalaksanaan maupun
kepegawaian.
-
Upaya tersebut dapat dicapai melalui pelaksanaan analisisbeban
kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan
KementerianPerhubungan secara konsisten dan berkesinambungan.
1. Tujuan dikeluarkannya Peraturan Menteri mI, yaitu agarsemua
unit organisasi dapat mengetahui tata caramelaksanakan analisis
beban kerja.
2. Sasaran analisis beban kerja, yaitu untuk memperolehinformasi
tentang efisiensi dan prestasi kerja unit/ satuanorganisasi/
pemangku jabatan serta pemanfaatannya dalamnfngka meningkatkan
kualitas aparatur negara.
3. Ruang lingkup analisis beban kerja meliputi pengukuranbeban
kerja seluruh jabatan.
1. Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
2. Pemetaan jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu
danjabatan fungsional umum;
3. Penilaian pre stasi kerja jabatan dan prestasi kerja
unit;
4. Mengetahui jenis dan jumlah satuan hasil yang
diperolehorganisasi;
5. Penyusunan standar beban kerja jabatan/organisasi;
6. Perhitungan kebutuhan pegawai;
7. Perhitungan waktu kerja setiap satuan hasil;
8. Program redistribusi pegawai dari unit yang berkelebihan
keunit yang kekurangan;
9. Pemberian penghargaan dan hukuman terhadap unit
ataupejabat.
-
1. Analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen
yangdilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasimengenai
tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasiberdasarkan
volume kerja.
2. Volume kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang
telahdijabarkan menjadi uraian jenis kegiatan untuk
dapatdiselesaikan dalam waktu 1 (satu) tahun.
3. Efektivitas Kerja adalah perbandingan antara bobot/bebankerja
dan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugasdan fungsi
organisasi.
4. Beban Kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul
olehsuatu jabatan tertentu dalam satuan unit kerja, yangmerupakan
penjumlahan hasil yang diperoleh danpenjumlahan waktu yang
dihabiskan selama 1 (satu) tahun.
5. Waktu Rata-Rata Per Satuan Hasil adalah waktu yang wajardan
nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisinormal oleh
seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikansatu uraian jenis
kegiatan sampai dengan memperoleh hasilkerja.
6. Hasil Kerja adalah hasil yang wajar dan nyata-nyata
diperolehsecara efektif dengan kondisi normal oleh seorang
pemangkujabatan yang telah menyelesaikan satu uraian jenis
kegiatan.
7. Nama Satuan Hasil adalah istilah yang diberikan untukmenandai
hasil yang telah diperoleh karena berhasilmenyelesaikan setiap
uraian jenis kegiatan.
8. Pengukuran Waktu Kerja adalah teknik yang dilakukansecara
sistematis untuk menetapkan standar norma waktukerja.
9. Jam kerja kantor adalah jam kerja formal yang
ditetapkansesuai dengan peraturan perundang-undangan.
10. Jam kerja efektif adalah jam kerja yang benar-benar
secaraefektif dipergunakan untuk bekerja melaksanakan tugas,
danmemperoleh hasil sesuai dengan wewenang, dantanggungjawab
jabatan yang dipangkunya, atau jam kerjakantor dikurangi waktu
luang.
11. Waktu Luang (allowance) adalah jam kerja yang
diperkenankanuntuk dipergunakan secara tidak produktif.
-
12. Standar Prestasi Kerja adalah nilai baku kemampuanmemperoleh
hasil kerja pejabat secara normal.
Dalam Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 tentang JamKerja
Kantor Pemerintah yis. Keputusan Presiden Nomor 24 Tahun1972 dan
Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telahditentukan jam keIja
instansi pemerintah sebanyak 37,5 jam perminggu.
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian NegaraNomor 19
Tahun 2011 tanggal19 Juli 2011 tentang Pedoman UmumPenyusunan
Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, yang didalamnya diaturtentang jam
kerja efektif pegawai, yaitu jam kerja yang benar-benardipakai
secara efektif untuk menyelesaikan pekerjaan.
Jam kerja efektif merupakan jam kerja formal dikurangi
waktucuma-cumaj allowance (waktu terbuang misal untuk
istirahat,membaca koran, ibadah dan keperluan lain).
Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran
sebagaiberikut:
1. Jam Kerja Efektif 1 x 5 jam = 5 jam (300 menit)perhari (1
hari)
2. Jam Kerja Efektif 5 x 5 jam 25 jam (1.500 menit)perminggu (5
hari)
3. Jam Kerja Efektif 20 x 5jam = 100 jam (6.000 menit)perbulan
(20 hari)
4. Jam Kerja Efektif 240 x 5jam = 1200 jam (72.000
menit)pertahun (240 hari)
C. VARIABELALATUKUR
Untuk dapat melakukan analisis beban kerja secaratransparan,
baik dan benar, terlebih dahulu ditetapkan variabel alatukur.
Variabel alat ukur, yang dipergunakan dalam pelaksanaananalisis
beban kerja meliputi sebagai berikut :
-
1. Jam kerja efektif pertahun, yaitu merupakan ketentuanbesaran
jam kerja yang benar-benar secara efektifdipergunakan untuk bekerja
melaksanakan tugas, danmemperoleh hasil sesuai dengan wewenang,
dantanggungjawab jabatan yang dipangkunya, atau jam kerjakantor
dikurangi waktu luang yang dipergunakan tidak untukberproduksi.
2. Uraian jenis kegiatan, yaitu sejumlah rangkaian jabaran
yangberupa uraian jenis-jenis kegiatan yang dilaksanakanpemangku
jabatan dalam rangka mendapatkan hasil danterselesaikannya
kegiatan.
3. Sub uraian jenis kegiatan, yaitu merupakan sejumlah suburaian
dari sebagian rangkaian jabaran uraian jenis-jeniskegiatan yang
dilaksanakan pemangku jabatan dalam rangkamendapatkan hasil dari
terselesaikannya kegiatan.
4. Hasil kerja, yaitu hasil yang wajar dan nyata-nyata
diperolehsecara efektif dengan kondisi normal oleh seorang
pemangkujabatan yang telah menyelesaikan satu pekerjaan.
5. Nama satuan hasil kerja, yaitu istilah atau sebutan nama
yangdiberikan kepada setiap satu hasil yang telah diperoleh
pegawaikarena telah menyelesaikan kegiatannya.
6. Waktu penyelesaian minimal, yaitu jumlah waktu terpendekyang
dipakai untuk penyelesaian kegiatan dengan memperolehhasil riil
akhir.
7. Waktu penyelesaian maksimal, yaitu merupakan jumlah
waktuterlama yang dipakai untuk penyelesaian kegiatan
denganmemperoleh hasil riil akhir.
8. Waktu penyelesaian rata-rata pernama satuan hasil,
yaitumerupakan waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakansecara
efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangkujabatan untuk
menyelesaikan satu uraian jenis kegiatanmenjadi berbentuk hasil
kerja.
9. Beban kerja pertahun, yaitu jumlah total besaran
pekerjaanyang harus dipikul oleh suatu jabatan tertentu dalam
satuanunit kerja, yang merupakan penjumlahan hasil yangdiperoleh
dan penjumlahan waktu yang dihabiskan selamasatu tahun, yang
meliputi :a. Jumlah nama satuan hasil pertahun, yaitu jumlah
keseluruhan sebutan nama setiap satuan hasil yangdiperoleh
selama satu tahun;
b. Waktu kerja pertahun, yaitu jumlah keseluruhan waktuyang
dipakai untuk bekerja untuk mendapatkan hasil riil.
10. Persediaan pegawai, yaitu sejumlah pegawai yang secara
riilada pada saat ini dan mendukung pelaksanaan tugas danfungsi
unit kerja.
-
11. Kebutuhan pegawai, yaitu sejumlah pegawai yang secara
riildibutuhkan berdasarkan analisa beban kerja, sesuai tugas
danfungsi jabatan pada setiap unit kerja.
Variabel alat ukur utama untuk menghitung beban kerja
yangdihasilkan setiap jabatan berupa jam kerja efektif. Hal ini
menjadipedoman dasar agar pelaksanaan analisis beban kerja
dapatdilaksanakan secara obyektif, dan hasil analisis beban kerja
benar-benar akurat serta dapat dipertanggungjawabkan.
1. Buku harian tugas jabatan pegawai.Buku harian tugas jabatan
pegawai, merupakan buku yangdisiapkan oleh setiap pegawai dan
dipergunakan untuk mencatatseluruh kegiatan yang dilaksanakan
setiap hari sesuai dengantugas, wewenang dan tanggung jawab
jabatan, yang meliputiinformasi apa yang dikerjakan, kapan
pelaksanaannya dan apayang telah dihasilkan, dituangkan dan dicatat
setiap hari selamasatu tahun.
2. Waktu penyelesaian rata-rata pernama satuan hasil.Waktu
penyelesaian rata-rata pernama satuan hasil, merupakanhasil
perhitungan rata-rata dari penjumlahan total waktupenyelesaian
setiap satu jenis hasil yang diperoleh, dibagi jumlahhasil yang
diperoleh, atau memperoleh hasil waktu tercepat(minimal) ditambah
memperoleh hasil waktu terlama (maksimal),dibagi dua.
3. Perhitungan beban kerjajabatan dan kebutuhan
pegawai.Perhitungan beban kerja jabatan dan kebutuhan
pegawai,merupakan upaya untuk mengetahui berapa besaran atau
volumebeban kerja, melalui penghitungan beban kerja pada
setiapjabatan, yang meliputi apa yang dikerjakan, hasil kerjanya,
namadari hasil kerja, dan berapa lama waktu rata-ratanya,
berapabanyak yang telah dihasilkan, lama waktu satu tahun
yangdipakai untuk bekerja, serta jumlah pegawai yang
melaksanakanpada saat ini, jumlah pegawai sesuai dengan kebutuhan
organisasiberdasarkan analisis beban kerja, kelebihan dan
kekurangannya,sehingga diketahui rasionalitas beban kerja jabatan
dan jumlahpegawai pelaksanaannya.
-
4. Kebutuhan pemangku jabatanKebutuhan pemangku jabatan
merupakan informasi yangmenggambarkan jumlah jabatan yang
dibutuhkan dalam setiapsatuan unit kerja organisasi dan jumlah
pegawainya apakahkelebihan atau kekurangan, sehingga dapat
dilakukan kebijakanrasionalitas melalui redistribusi pegawai antar
unit kerjaorganisasi sesuai dengan standar kompetensi jabatan dan
profilkompetensi pegawai.
5. Efektivitas jabatan.Efektivitas jabatan merupakan gambaran
penilaian terhadapsetiap satuan jabatan yang tersedia dalam unit
kerja organisasi,apakah berdasarkan analisa beban kerja jabatan,
nama-namajabatan yang ada dalam gambaran peta jabatan, masih
relevandan layak untuk dipertahankan, dihapuskan, atau
disesuaikannomenklaturnya karena tidak sesuai dengan keberadaan
jumlahbeban kerja saat ini.
Analisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan
tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Persiapan
Dalam pelaksanaan Analisis Beban Kerja dibentuk timyang akan
menjadi pelaksana. Anggota Tim Analisis BebanKerja terdiri atas
unsur pengelola kepegawaian danjatauorganisasi seluruh unit kerja
eselon I di lingkunganKementerian, serta para pegawai yang ditunjuk
dandiharapkan dapat mewakili dalam memberikan informasiterhadap
unit kerja yang akan dianalisis.
Apabila analisis beban kerja dilaksanakan denganmemanfaatkan
sistem informasi teknologi, maka Tim Analisisbeban Kerja juga
terdiri atas unit kerja yang bertanggungjawab di bidang pengelolaan
sistem informasi serta pejabatdanjatau pegawai yang bertanggung
jawab sebagaiadministrator sistem informasi kepegawaian.
Sebelum melaksanakan kegiatan analisis beban kerja,para pegawai
yang akan ditunjuk menjadi anggota timhendaknya dibekali terlebih
dahulu dengan pelatihan ataupembekalan analisi beban kerja.
Pelatihan atau pembekalandimaksud dilaksanakan agar para anggota
tim memilikipengetahuan dan kemampuan yang memadai untukmelakukan
kegiatan analisis beban kerja.
-
b. Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam
analisisbeban kerja.
Sebelum pelaksanaan analisis beban kerja sampai pada
tahapkegiatan di lapangan, maka pimpinan yang unit kerja yangakan
akan dianalisis, perlu diberitahu terlebih dahulu.Pemberitahuan
hendaknya berisi tentang tujuan , jadwalpelaksanaan, bantuan yang
diharapkan, dan peran sertapimpinan unit beserta pegawainya sebagai
narasumber. Haltersebut perlu dilakukan agar pelaksanaan analisis
bebankerja memperoleh dukungan dari unit kerja terkait.
2. Pelaksanaan Lapangan
a. Pengumpulan Data Beban Kerja.
Sebelum melakukan pengumpulan data, para analis harusmelakukan
pengkajian organisasi sehingga memperolehkejelasan mengenai:
1) Jenis-jenis jabatan, yang meliputi jabatan struktural,jabatan
fungsional tertentu dan jabatan fungsionalumum;
2) Tugas Jabatan;3) Uraian Jenis Kegiatan jabatan;4) Sub Uraian
Jenis Kegiatan;5) Hasil Kerja:6) Nama setiap Satuan hasH kerja;7)
Lama waktu rata-rata penyelesaian setiap nama satuan
hasil kerja;8) Jumlah volume / beban kerja pertahun;9) Jumlah
pelaksana tugas pada setiap jabatan.
Setelah melakukan pengkajian organisasi, pelaksanaanpengumpulan
data dilakukan dengan :
1) Pengumpulan buku harian kerja pegawai (Formulir A);2)
Wawancara; dan3) Observasi.
-
FORMULIR ABUKU HARlANTUGAS JABATANPEGAWAI
1. Nama Pegawai2. Pangkatj gol. ruang3. Unit Kerja yang
membawahi4. Unit Organisasi
JabatanTugas Jabatan
Pelaksanaan Sub Uraian Jenis Kegiatan
No Uraian Jenis Sub Uraian Nama Jumlah KetKegiatan Jenis
Kegiatan Tanggal Tanggal Hasil Lama SatuanMulai Selesai kerja
satuan waktuHasil Hasil
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
Pangkat (Golonganjruang) .NIP .
-
1. Nama Pegawai2. Pangkat/ gol. ruang
7. Kolom (1)8. Kolom (2)
Nama Pegawai pemangku jabatan.Pangkat dan golongan ruangpegawai
yang bersangkutan.Nomenklatur/nama unit kerjayang membawahi
langsungjabatan ini.Nomenklatur/nama unitorganisasi setingkat
eselon II/UPT yang mewadahi jabatan ini.Nomenklatur/nama jabatan
yangdi Analisis Beban Kerjanya.Rumusan tugas pokok jabatansesuai
dengan kewenangan dantanggung jawabnya/ketentuanperaturan
perundang- undangan.Cukup Jelas.Seluruh uraian jenis-jeniskegiatan
yang dilaksanakansehari -hari oleh pemegangjabatan sesuai dengan
hasil isiananalisis jabatan.(Bagi jabatan struktural yangmembawahi
jabatan strukturallebih rendah, uraian jeniskegiatannya dapat sama
denganuraian fungsi dengan merubahkata pasif menjadi aktif).J
abaran dari pelaksanaan uraianjenis kegiatan.(diisi oleh pemangku
jabatanstruktural yang membawahijabatan struktural lebih rendah,dan
tidak mengisi bagi pemangkuJabatan fungsional tertentu sertajabatan
fungsional umum)Tanggal dimulai pelaksanaanuraian/ sub jenis
kegiatan.Tanggal selesai pelaksanaanuraian/ sub uraian jenis
kegiatan.Sebu tan istilah dari hasiluraian/sub uraian jenis
kegiatanyang selesai dilaksanakan.(biasanya dengan membendakankata
kerja dari uraian/sub uraianjenis kegiatan)
-
Penamaan dari setiap hasil kerjayang diperoleh sesuai
denganobyek kegiatan.Lama waktu yang dihabiskanuntuk mendapatkan
setiapsatuan hasil dan uraianjsuburaian jenis kegiatan.Jumlah
keseluruhan satuan hasilyang diperoleh setiap satuanjabatan.Cukup
jelas.
b. Pengolahan Data Beban Kerja
Setelah melakukan pengumpulan data pelaksanaanpengolahan data
beban keIja dilakukan dengan menyebarkanformulir isian (Formulir B,
Formulir C, Formulir D, FormulirE);
1) Waktu Rata-Rata Pernama Satuan Hasil
Data yang telah dikumpulkan selanjutnya diolah untukmendapatkan
informasi waktu rata-rata dan satuan hasilsub uraian jenis kegiatan
pada setiap jabatan yangperhitungannya mengunakan rumus sebagai
berikut:
Perhitungan waktu rata-rata yang digunakan untukmendapatkan
pernama satuan hasil, atas penyelesaiansetiap uraian jenis
kegiatanj sub uraian jenis kegiatan darijabatan yang dituangkan
dalam formulir B sebagaiberikut:
-
FORMULIR B
WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATAPERNAMA SATUAN HASIL
1. Nama Pegawai2. pangkatj goL ruang3. Unit Kerja yang
membawahi4. Unit Organisasi
JabatanTugas J abatan
Waktu Penyelesaian
No Nama Satuan Hasil Waktu Waktu Rata-Rata KetWaktu minimal
maksimal PernamaSatuan Hasil
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Pangkat (Golonganj ruang) .NIP .
-
1. Nama Pegawai2. Pangkat/ gol. ruang
7. Kolom (1)8. Kolom (2)
Nama Pegawai pemangku jabatan.Pangkat dan golongan ruangpegawai
yang bersangkutan.Nomenklatur /nama unit kerjayang membawahi
langsungjabatan ini.Nomenklatur /namaorganisasi setingkatII/UPT
yang mewadahiini.Nomenklatur/nama jabatan yangdi Analisis Beban
Kerjanya.Rumusan tugas pokok jabatansesuai dengan kewenangan
dantanggung jawabnya/ketentuanperaturan perundang-undangan.CUkup
Jelas.Nama/ sebutan istilah dari setiaphasil kerja yang diperoleh
sesuaidengan obyek kegiatan.Waktu paling cepat (minimal)memperoleh
setiap nama satuanhasil karena selesaimelaksanakan satu uraian
jeniskegiatan.Waktu paling lama (maksimal)memperoleh setiap satuan
hasilkarena selesai melaksanakansatu uraian jenis kegiatan.Waktu
Rata-Rata menyelesaiansetiap jenis satuan hasil.CUkup jelas.
uniteselon
jabatan
-
2) Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai
Data yang telah dikumpulkan selanjutnya diolah untukmendapatkan
informasi Beban kerja yang meliputiJumlah hasil kerja, waktu kerja,
kebutuhan pegawai,Persediaan pegawai, kelebihan dan kekurangan
pegawaiper tahun dari setiap jabatan yang perhitungannyamenggunakan
rumus sebagai berikut :
Rumus Kebutuhan Pegawaiperjabatan pertahun
-----x 1 pegawai72.000 Menit
Hasil perhitungan Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai padasetiap
jabatan dituangkan dalam formulir C sebagai berikut:
-
FORMULIR CPERHITUNGAN BEBAN KERJA JABATAN DAN KEBUTUHAN PEGAWAI
PERTAHUN
1. Nama Pegawai2. pangkatj gol. ruang3. Unit Kerja yang
membawahi4. Unit Organisasi
JabatanTugas J abatan
Waktu Beban Kerja PegawaiRata- PertahunUraian Hasil Nama Rata
Jumlah WaktuNo Jenis Kerja Satuan Per satuan Kerja KetKegiatan
Hasil Persediaan Kebutuhan Kelebihan KekuranganSatuan Hasil
OamjHasil menit)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
Jumlah Waktu Kerja Pertahun
Pangkat (Golonganjruang) .NIP .
-
1. Nama Pegawai2. Pangkatj gol. ruang
7. Kolom(1)8. Kolom(2)
11. Kolom(5)
12. Kolom(6)
Nama Pegawai pemangku jabatan.Pangkat dan golongan ruangpegawai
yang bersangkutan.Nomenklaturjnama unit kerjayang membawahi
langsungjabatan ini.Nomenklaturjnama unitorganisasi setingkat
eselon IIjUPT yang mewadahi jabatan ini.Nomenklaturjnama jabatan
yangdi Analisis Beban Kerjanya.Rumusan tugas pokok jabatansesuai
dengan kewenangan dantanggung jawabnyajketentuanperaturan
perundang-undangan.Cukup Jelas.Seluruh uraian jenis-jeniskegiatan
yang dHaksanakansehari -hari oleh pemegangjabatan sesuai dengan
hasH isiananalisis jabatan.Sebutan istilah dari hasHuraianj (sub)
uraian JenlSkegiatan yang selesaidHaksanakan. (biasanya
denganmembendakan kata kerja dariuraianj (sub) uraian
jeniskegiatan)Penamaan dari setiap hasH kerjayang diperoleh sesuai
denganobyek kegiatan.Waktu rata-rata menyelesaikansetiap jenis
satuan hasH.Jumlah keseluruhan namasatuan hasH kerja yang
diperolehselama satu tahun dari uraianjenis kegiatan yang
selesaidilaksanakan.Jumlah keseluruhan waktu kerjayang dipakai
untuk mendapatkanseluruh satuan hasH selama satutahun.
-
14. Kolom (8) Jumlah seluruh pegawai yangada saat ini dan
mendudukijabatan dimaksud.
15. Kolom (9) Jumlah kebutuhan pegawai yangdiperlukan dalam
jabatanberdasarkan analisa beban kerjajabatan.
16. Kolom (10) Hasil selisih kelebihanperhitungan antara
PersediaanPegawai dengan kebutuhan riilpegawai berdasarkan
analisabeban kerja.
17. Kolom (11) Hasil selisih kekuranganperhitungan antara
PersediaanPegawai dengan kebutuhan riilpegawai berdasarkan
analisabeban kerja.
18. Kolom (12) Cukup Jelas.
3) Rekapitulasi Kebutuhan Pemangku Jabatan
Hasil pengolahan informasi Beban kerja dan kebutuhanpegawai
se1anjutnya diolah untuk mendapatkan informasijumlah kebutuhan
pemangku setiap jabatan pada unitkerja organisasi setingkat ese10n
II dan UPT yangRekapitulasi Kebutuhan Pemangku Jabatan
dituangkandalam formulir D sebagai berikut:
FORMULIRDREKAPITULASIKEBUTUHANPEMANGKUJABATANSETINGKAT
ESELONII DANUPT
Unit Kerja Jumlah Pegawai
No Organisasi eselon Jabatan Kelebihan Kekurangan KetIIj UPT
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
-
Unit Organisasi Ese10n I yangmembawahi.Cukup Jelas.Unit
Organisasi Eselon IIjUPT.Nama-Nama Jabatan struktural,Fungsional
Tertentu danFungsional Umum yang ada dansesuai peta jabatan di
lingkunganUnit Organisasi Eselon IIjUPT.Jumlah kelebihan pegawai
yangmemangku jabatan dimaksud.Jumlah kekurangan pegawaiyang
memangku jabatandimaksud.Cukup Je1as.
2. Kolom(1)3. Kolom(2)4. Kolom(3)
5. Kolom(4)
6. Kolom(5)
4) Efektivitas jabatanData yang telah dikumpulkan se1anjutnya
diolah untukmendapatkan informasi "Efektivitas Jabatan" (EJ)
yangperhitungannya mengunakan rumus sebagai berikut:
Efektivitas Jumlah Waktu KeIja pertahunJabatan (EJ) =
------------- X 100%
72.000 Menit
Hasil perhitungan Efektivitas Jabatan dijadikan dasar
untukpenentuan penetapan apakah jabatan sebagaimana
dimaksuddibutuhkan sebagai penunjang pelaksanaan tugas dalam
unitkerja organisasi.
Penentuan penetapan kebutuhan jabatan dengan mengunakanbesaran
nilai interval dan kriteria-kriteria klasifikasi
sebagaiberikut:
-
NilaiEJ Kriteria klas Rekomendasi
a. diatas 100 sangat efektif Jabatan sangat efektifdan
dibutuhkanorganlSaSl.
b. 90-99 = efektif Jabatan efektif dandibutuhkan organisasi.
c. 70-89 cukup efektif Jabatan cukup efektifdan masih
dibutuhkanorganlsasl.
d. 50-69 Kurang efektif Jabatan kurang efektifdan tugas
dapatdigabung dengannomenklatur jabatanlain.
e. 49 kebawah tidak efektif Jabatan tidak efektifdan tidak
dibutuhkanorgamsasl.
Efektivitas jabatan sebagaimana dimaksud dituangkan
dalamFormulir E
FORMULIREEFEKTIVITASJABATAN
Efektivitas
Unit Organisasi JabatanNo Jabatan Rekomendasieselon II / UPT
Nilai KriteriaEJ Klas
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
-
2. Kolom(1)3. Kolom(2)4. Kolom(3)
5. Kolom(4)
6. Kolom(5)7. Kolom(6)
Unit Organisasi Ese10n I yangmembawahi.Cukup Jelas.Unit
Organisasi Eselon IIjUPT.Nama-Nama Jabatan struktural,Fungsional
Tertentu danFungsional Umum sesuai denganpeta jabatan pada Unit
kerjaOrganisasi Eselon IIjUPT.Besaran nilai interval
efektivitasjabatan.Kriteria klasifikasi jabatan.Saran-saran yang
diberikanuntuk penataan kelembagaanterkait apakah jabatan
dimaksudtetap relevan, dihapuskan ataudirenomenklatur.
HasH analisis beban kerja dipresentasikan kepada parapimpinan di
unit kerja organisasi, termasuk pimpinanpuncak oleh Tim ABK untuk
diverifikasi dan memperolehmasukan-masukan penyempurnaan.
Presentasi hasil ABKjuga dimaksudkan sebagai media untuk
sosialisasi agarseluruh pemangku jabatan dan pimpinan unit
organisasidapat memahami tentang jumlah analisa beban kerja
danmenilai apakah jabatan yang dibutuhkan organisasi sudahsesuai
atau belum. Apabila ada masukan penyempurnaanpada saat presentasi,
maka hasil ABK segeradisempurnakan, dan se1anjutnya diproses
ditetapkan olehpimpinan unit kerja organisasi.
-
Dokumen hasil analisis beban kerja yang telahdipresentasikan dan
disempurnakan, menjadi dokumen finalABKjabatan, dan segera
diusulkan pengesahannya denganmenyiapkan surat keputusan yang
ditetapkan oleh MenteriPerhubungan.
c. Mekanisme pengesahan hasil ABKjabatan1) Penetapan hasil
analisis beban kerja jabatan di
lingkungan Kementerian Perhubungan, diproses denganmekanisme
sebagai berikut :
a) Sub Tim ABKDirektorat/Badan menyampaikan hasilfinal Analisis
Beban Kerja kepada pimpinan unitorganisasi eselon I yang
dianalisis;
b) Pimpinan unit organisasi eselon I mengusulkanpenetapan hasil
ABK unit kerjanya kepada MenteriPerhubungan untuk mendapatkan
penetapan melaluiSekretaris Jenderal Kementerian Perhubungan;
c) Sekretaris Jenderal menyampaikan kepada Tim ABKKementerian
hasil analisis beban kerja unit eselon I,untuk dilakukan penelaahan
terhadap hasil analisabeban kerja setiap jabatan;
d) Dalam melakukan penelaahan hasil analisis bebankerja setiap
jabatan unit eselon I, maka Tim ABKKementerian wajib menerapkan
prinsip koordinasi,integrasi dan sinkronisasi dengan unit
organisasieselon I yang ditelaah maupun unit kerja lain
yangterkait;
e) Tim ABK Kementerian menyampaikan hasilpenelaahan ABKunit
kerja eselon I, disertai telaahanstaf Rancangan Peraturan Menteri
Perhubungantentang Penetapan Hasil ABK, diajukan kepadaMenteri
Perhubungan melalui Sekretaris JenderalKementerian Perhubungan
untuk mendapatkanpenetapan oleh Menteri Perhubungan;dan
-
f) Penetapan hasil analisa beban kerja jabatan yangtelah
ditetapkan disampaikan kembali kepadapimpinan unit organisasi
ese10nI yang dianalisis.
2) Penetapan hasil analisa beban kerja jabatan yang
te1ahditerima oleh pimpinan unit kerja eselon I, harusdipedomani
sebagai landasan pelaksanaan dalam rangkapeningkatan pendayagunaan
SDM, yang meliputi bidangkelembagaan, ketatalaksanaan dan
kepegawaian.
-
Pedoman analisis beban kerja di lingkungan Kementerian
Perhubungan1m dimaksudkan untuk mengukur dan menghitung beban kerja
setiapjabatanjunit kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan,
untuk'meningkatkan kapasitas organisasi yang profesional,
transparan, proporsionaldan rasional dalam rangka mewujudkan
kepemerintahan yang baik (GoodGovernance) .
Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolok ukur
untukmeningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya
dalam rangkameningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan
aparaturnegara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun
kepegawaian.
Dengan demikian pedoman analisis beban kerja ini merupakan
salahsatu instrumen dalam rangka peningkatan kapasitas organisasi,
dan agarinstrumen ini dapat dipergunakan untuk penataan
organisasijkelembagaandan kepegawaian maka harus didukung oleh
kesepakatan dan komitmen yangkuat dari pimpinan untuk
melaksanakannya secara konsisten. Hal-hal yangbe1umcukup diatur
dalam Peraturan ini akan diatur kemudian.
MENTERIPERHUBUNGANREPUBLIKINDONESIA,
ttd
UMAR S SH MM MHPembina Utama Muda (IVj c)NIP. 19630220 198903 1
001