LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA LAPORAN PROYEK PERUBAHAN “PENGUATAN TUGAS KONSULTASI BIDANG PENGAWASAN DALAM RANGKA MINIMALISASI LAPORAN PENGADUAN MASYARAKAT MELALUI SISTEM INFORMASI POJOK CURHAT BERBASIS ELEKTRONIK” DISUSUN OLEH : NAMA : HENDRO DEWANTO, S.H, M.Hum. NDH : 29 INSTANSI : KEJAKSAAN TINGGI DKI JAKARTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKKAT II ANGKATAN XXIV PUSBANGKOM PIMNAS DAN MANAJERIAL ASN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA RI JAKARTA, DESEMBER 2019
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
“PENGUATAN TUGAS KONSULTASI
BIDANG PENGAWASAN DALAM RANGKA
MINIMALISASI LAPORAN PENGADUAN MASYARAKAT
MELALUI SISTEM INFORMASI POJOK CURHAT
BERBASIS ELEKTRONIK”
DISUSUN OLEH :
NAMA : HENDRO DEWANTO, S.H, M.Hum. NDH : 29 INSTANSI : KEJAKSAAN TINGGI DKI JAKARTA
PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKKAT II ANGKATAN XXIV
PUSBANGKOM PIMNAS DAN MANAJERIAL ASN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA RI
JAKARTA, DESEMBER 2019
iii
ABSTRACT
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta sebagai satuan kerja kejaksaan di provinsi khususnya di bidang pengawasan, melaksanakan tugas pengendalian perencanaan dan pengawasan atas kinerja dan keuangan intern serta tugas pengawasan lainnya di Lingkungan Kejaksaan Tinggi, Kejaksaan Negeri dan Cabang Kejaksaan Negeri.
Berdasarkan data lapaoran pengaduan masyarakat yang masuk dan diselesaikan pada tahun 2017, 2018 dan 2019 menunjukan bahwa kesalahan prosedur menjadi masalah terbanyak yang diadukan oleh masyarakat yaitu rata-rata 72%. Di samping itu, permasalahan kesalahan prosedur juga cenderung meningkat dari tahun-ketahun. Hal tersebut dapat disebabkan oleh beberapa faktor antara lain: kapabilitas sumber daya manusia, kelebihan beban kerja, dan kelalaian ataupun kesengajaan yang oleh pelaku kerja.
Permasalahan laporan pengaduan masyarakat di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta tersebut dan segala kondisi yang mempengaruhinya, apabila tidak dikelola dengan baik yaitu dengan menekan seminimal mungkin laporan pengaduan masyarakat yang masuk dan mengeliminir faktor-faktor yang mempengaruhi sebagai penyebab timbulnya laporan pengaduan masyarakat, maka akan memberikan dampak negatif bagi Lembaga Kejaksaan R.I. umumnya dan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta khususnya.
Kejaksaan R.I. secara organisatoris telah melakukan langkah-langkah pembenahan yaitu melalui Rapat Kerja Kejaksaan Tahun 2018 yang merekomendasikan perlunya merubah paradigma bidang pengawasan dari Watchdog menjadi Consultant dan Catalyst. Namun pelaksanaan tugas konsultasi belum maksimal/katalis karena belum adanya sarana prasarana pendukung yang memadai di tengah perkembangan kemajuan teknologi informasi.
Terobosan inovatif untuk mencapai kondisi ideal meminimalkan laporan pengaduan masyarakat yang masuk adalah dengan membangun sistem informasi Pojok Curhat berbasis elektronik sebagai sarana pelaksanaan kegiatan konsultasi dalam rangka menurunkan Laporan Pengaduan Masyarakat, sehingga tercapai peningkatan kinerja dan integritas ASN Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Kata kunci : Laporan Pengaduan Masyarakat, Konsultasi, Pojok Curhat, Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
iv
DAFTAR ISI Halaman
HALAMAN JUDUL ………………………………………………………….. i LEMBAR PERSETUJUAN MENTOR DAN COACH…………………….. ii ABSTRACT…………………………………………………………………… iii DAFTAR ISI …………………………………………………………………. iv DAFTAR GAMBAR, FOTO, TABEL DAN CHART ……………………… vi KATA PENGANTAR………………………………………………………… xi BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang………………………………………………... 1 1. Rencana Strategis Kejaksaan R.I. Tahun 2015-
2019…………………………………………………….. 1
2. Kondisi Saat ini……………………………………...... 4 B. Permasalahan Yang Dihadapi dan dampak Terhadap
Lembaga……………………………………………………… 9
C. Instrumen Analisis……………………………………………. 15 D. Identifikasi Ruang Lingkup Kegiatan……………………….. 17 E. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan…………………… 18 F. Output dan Outcome…………………………………………. 20 BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A. Tahapan Perubahan Rencana Strategis ………………….. 23 1. Jangka Pendek………………………………………...... 23 2. Jangka Menengah……………………………………….. 24 3. Jangka Panjang………………………………………….. 26 B. Pemberdayaan Organisasi Pembelajaran ………………… 28 C. Rencana Strategis Marketing ………………………………. 30 1. Stakeholder Mapping …………………………………… 30 2. Tahapan Perubahan Strategis dan Tindak Lanjut
Hasil Stakeholder Mapping ……………………………. 33
3. Marketing Sektor Publik ………………………………... 33 D. Identifikasi Kendala, Resiko dan Alternatif Solusinya ……. 34 BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A. Capaian Milestone dan Output Proyek Perubahan ……… 38 1. Pencapaian Output Proyek Perubahan ……………. 38 a. Dialog Strategis Bersama Stakeholders ………. 41 1) Dialog Strategis bersama dengan Kepala
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta Selaku Mentor…………………………………………….
b. Konsultasi dengan Tim Teknologi Informasi dari Pusat Data Statistik Kriminal dan Teknologi Informasi Kejaksaan Agung dan Bagian Reformasi Birokrasi Kejaksaan Agung…………….
46
c. Pembangunan dan Uji Coba Sistem Informasi Pojok Curhat………………………………………….
48
d. Sosialisasi Sistem Informasi Pojok Curhat……….. 52 e. Launching dan Penandatanganan Komitmen
Bersama Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat………………………………………………….
56
2. Dukungan Stakeholdders ………………………………. 57 a. Konsultasi ……………………………………………. 58 b. Komunikasi ………………………………………….. 59 c. Koordinasi……………………………………………. 60 B. Tantangan yang dihadapi dan Strategi Solusi ……………. 62 1. Pemberdayaan Organisasi Pembelajaran ……………. 62 2. Dialog Strategis ………………………………………….. 64 a. Launching dan Penandatanganan Komitmen
Bersama ……………………………………………… 64
b. Pembahasan Dasar Hukum Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta …………………………………..
65
3. Marketing Sektor Publik ………………………………… 65 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan …………………………………………………… 69 B. Rekomendasi ………………………………………………… 69 C. Lesson Learnt ……………………………………………… 70
Daftar Pustaka …………………………………………………………………………… Lampiran ………………………………………………………………………………….
vi
DAFTAR KETERANGAN GAMBAR
Nomor Keterangan halaman
Gambar 1 Struktur Organisasi Asisten Bidang Pengawasan… 6
Gambar 2 Gagasan Proyek Perubahan………………............... 15
Gambar 3 Struktur Organisasi Proyek Perubahan…………… 29
Gambar 4 Pemetaan Stakeholder……………………………… 31
Gambar 5 Strategi Komunikasi…………………………………. 51
Gambar 6 Pergeseran Stakeholder…………………………….. 61
Gambar 7 Strategi Marketing……………………………………. 68
vii
DAFTAR KETERANGAN FOTO
Nomor Keterangan halaman
Foto 1 Dialog Strategis dengan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta ……………………………………………
42
Foto 2 Rapat Persiapan, 12 September 2019, Ruang Rapat Asisten Pengawasan ………………...............
43
Foto 3 Rapat Persiapan (informal) bersama Kajati, Wakajati dan para Asisten, 13 September 2019, Kedai Kopi Si Jampang Kejati DKI Jakarta …………………………………………………………..
44
Foto 4 Rapat Pembahasan, 03 Oktober 2019, Ruang Rapat Asisten Pengawasan …………………………
45
Foto 5 Rapat Pembahasan, 03 Oktober 2019, Ruang Rapat Asisten Pengawasan …………………………
46
Foto 6 Rapat Konsultasi, 19 Oktober 2019, Ruang Rapat Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta……………………….
48
Foto 7 Screen Shoot (design) Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik…………………………..
48
Foto 8 Skema Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik……………………………………
49
Foto 9 Tampilan Web Pojok Curhat Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta………………………………………………….
50
Foto 10 Tampilan Awal Chat Konsultasi …………………….. 50
Foto 11 Chat Konsultasi……………………………………….. 51
Foto 12 Pengiriman Pesan Pendek (SMS)………………… 51
Foto 13 Laporan SMS terkirim ke semua pegawai di satker wilayah Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta………………
51
Foto 14 Laporan SMS masuk dari sms center pojok curhat.. 52
Foto 15 Buku Manual Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat…………………………………………………..
52
Foto 16 Kajati, Wakajati, dan para Asisten dalam Acara Sosialisasi Unit Pengendalian Gratifikasi (UPG), Unit Perlindungan Pelapor (UPP) dan Sistem Informasi Pojok Cuthat………………………………..
53
Foto 17 Peserta Sosialiasi…………………………………….. 53
Foto 18 Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Selatan……… 54
Foto 19 Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Pusat………… 54
viii
Foto 20 Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Barat…………. 55
Foto 21 Sosialiasi Kejaksaan Negeri Jakarta Timur………… 55
Foto 22 Penekanan tombol Sirene sebagai Simbol Launching Sistem Informasi Pojok Curhat………..
56
Foto 23 Penandatangan Komitmen Bersama Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Oleh Kepala Kejaksaan Tinggi DKI, di ikuti para pejabat lainnya di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta……….
56
ix
DAFTAR KETERANGAN TABEL
Nomor Keterangan halaman
Tabel 1 Data Jumlah Pegawai Asisten Pengawasan Kejati DKI Jakarta …………………………………………………….
7
Tabel 2 Data Jumlah Satker dan SDM (Auditee)……………….... 7
Tabel 3 Data Lapdu Tahun 2017…………………………………. 8
Tabel 4 Data Lapdu Tahun 2018………………………………….. 9
Tabel 5 Data Lapdu Tahun 2019………………………………….. 9
Tabel 6 Analisis SWOT Implementasi Pelaksanaan Kegiatan Konsultasi ………………………………………………….
16
Tabel 7 Milestone Jangka Pendek ………………………………. 24
Tabel 8 Milestone Jangka Menengah ……………………………. 26
Tabel 9 Milestone Jangka Panjang ……………………………….. 28
Tabel 10 Uraian Tugas Tim Terpadu …………………….............. 30
Tebal 11 Level of interest and Power Stakeholder ………………. 32
sesuai tugas dan fungsinya untuk operasionalisasi Sistem
Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik
▪ Terciptanya komitmen bersama seluruh stake holder dalam
penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik.
b. Output jangka menengah:
Dokumen penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, yaitu:
▪ Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan
Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Lingkungan
Kejaksaan Tinggi DKI.
▪ Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar
Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
c. Output jangka Panjang:
Dokumen penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di lingkungan Kejaksaan R.I., yaitu:
▪ Terbitnya Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan
tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan R.I.
▪ Terbitnya Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan
tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas
Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan R.I.
Adapun outcome yang diharapkan tercapai dari proyek perubahan ini
adalah adalah tersosialiasasikannya Standar Operasional Prosedur Pelaksaan
Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik dan pengoperasionalan Sistem Informasi
Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan R.I. Selanjutnya,
22
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
untuk impact yang diharapkan dari proyek perubahan ini adalah penurunan
Laporan Pengaduan Masyarakat di lingkungan Kejaksaan R.I.
23
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
A. Tahapan Perubahan Rencana Strategis
Pelaksanaan proyek perubahan dibagi menjadi 3 tahap, yaitu jangka
pendek, jangka menengah dan jangka Panjang. Masing-masing tahap dibuat
milestone untuk pencapaian tujuan di setiap tahapan yang sudah ditetapkan dan
kemudian dituangkan dalam aktivitas berupa target pekerjaan yang akan
dilaksanakan dalam proyek perubahan ini.
1. Jangka Pendek
Pada pentahapan jangka pendek ini dimaksudkan untuk menyiapkan
pemetaan stakeholder beserta program/kegiatan sesuai tugas dan
fungsinya untuk operasionalisasi Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik dan terciptanya komitmen bersama seluruh stake holder dalam
penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik. Adapun
alokasi waktu pelaksanaan pada jangka pendek ini disesuaikan dengan
jadwal pembelajaran Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II
Angkatan XXIV Tahun 2019 yaitu pada minggu I bulan Oktober 2019
sampai dengan minggu IV bulan November 2019. Adapun rangkaian
kegiatan yang akan dilakukan dan milestone jangka pendek sebagai
berikut:
No Kegiatan Output Waktu
MILESTONES ke-1
1. Dialog strategis bersama stakeholders
1.a. Dialog Strategis bersama Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Persetujuan Mentor terkait gagasan perubahan
10 September 2019
1.b. Rapat Persiapan • Daftar Inventarisasi Masalah berkenaan dengan penguatan tugas konsultasi bidang pengawasan
• Data Laporan Pengaduan Masyarakat Tahun 2017, 2018 dan 2019.
• Konsep Rencana Proyek Perubahan
12 September 2019 13 September 2019
BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
24
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
1.c. Rapat Pembahasan • Penyusunan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta tentang Tim Terpadu.
• Penyusunan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta tentang Tim Pengelola.
• Penyusunan Surat Perintah Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta tentang Tim Help Desk. (terlampir)
• Bidang Teknologi Informasi akan segera membahas disaign dan substansi system informasi pojok curhat berbasis elektronik.
3 Oktober 2019 s/d Minggu I November
2019
MILESTONES ke-2
2. Konsultasi dengan Tim Teknologi informasi
• Screen Shoot (design) Sistem Informasi Pojok Curhat
• Skema penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
19 Oktober 2019 s/d Minggu I
November 2019
MILESTONES ke-3
3. Pembangunan dan Uji Coba Sistem Informasi Pojok Curhat
• Layanan Pojok Curhat
• Layanan SMS Center
• Buku Manual
• SOP Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
19 oktober s/d Minggu ke II
November 2019
4. Sosialisasi Sistem Informasi Pojok Curhat
• Bahan Sosialisasi
• Standing Banner Pojok Curhat
23 Oktober 2019 s/d MInggu ke II November 2019
5. Launching dan Penandatanganan Komitmen Bersama Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
• Sambutan Kajati DKI Jakarta
• Banner Komitmen Bersama
12 November 2019
Tabel 7 : Milestone Jangka Pendek
2. Jangka Menengah
Pada pentahapan jangka menengah ini dimaksudkan untuk
mewujudkan penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta. Dalam tahapan ini
dibagi dalam 3 (tiga) milestone, sebagai berikut:
25
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
No Kegiatan Output Waktu
Milestone ke-1
1 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI.
Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang
Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI.
Bulan Desember 2019-Januari 2020
2 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
Konsep Keputusan Kepala Kejaksaan
Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur
Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di
Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
Bulan Desember 2019-Januari 2020
3 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Tim Satuan Tugas Konsultasi
SK Tim Satuan Tugas Konsultasi Bulan Desember 2019-Januari 2020
Milestone ke-2
1 Penyusunan Konsep Final Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI.
Konsep Final Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang
Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis
Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI.
Bulan Februari 2020
2 Penyusunan Finalisasi Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
Konsep Keputusan Kepala Kejaksaan
Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur
Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di
Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI
Bulan Februari 2020
3 Penyusunan Finalisasi Konsep Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Tim Satuan Tugas Konsultasi
Konsep SK Tim Satuan Tugas Konsultasi
Bulan Februari 2020
Milestone ke-3
1 Terlaksananya uji Coba Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Laporan Hasil Uji Coba Bulan Maret -April 2020
2 Terlaksananya penyempurnaan Konsep Final Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi
Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Operasional
Bulan Maret -April 2020
26
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Operasional Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
3 Terlaksananya penyempurnaan Konsep Final Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Tim Satuan Tugas Konsultasi
SK Tim Satuan Tugas Konsultasi Bulan Maret -April 2020
4. Penandatanganan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Surat Keputusan Kepala Kejaksaan Tinggi tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Bulan Mei 2020
Tabel 8: Milestone Jangka Menengah
3. Jangka Panjang
Pada pentahapan jangka panjang ini dimaksudkan untuk optimalisasi
kegiatan Konsultansi Bidang Pengawasan di lingkungan Kejaksaan Tinggi
DKI Jakarta yang dapat dimanfaatkan di seluruh jajaran Jaksa Agung Muda
Pengawasan Kejaksaan R.I. Dalam tahapan ini dibagi dalam 3 (tiga)
milestone, sebagai berikut:
No Kegiatan Output Waktu
Milestone ke-1
1 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I..
Konsep Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan
Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Bulan Juni 2020- Januari 2021
2 Penyusunan Konsep Surat Keputusan Jaksa Agung Muda
Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Standar
Operasional Prosedur Pelaksaan
Bulan Juni 2020- Januari 2021
27
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Milestone ke-2
1 Penyusunan Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I..
Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan
Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I..
Bulan Februari-Maret 2021
2 Penyusunan Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda
Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan
Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Bulan Februari-Maret 2021
Milestone ke-3
1 Terlaksananya uji Coba Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Standar Operasional Prosedur di Satuan Kerja tepilih dilingkungan Kejaksaan R.I. di seluruh Indonesia
Laporan Hasil Uji Coba Bulan April-September
2021
2 Terlaksananya penyempurnaan Konsep Final Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I. di Kejaksaan Republik Indonesia
Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Kejaksaan R.I.
Bulan Oktober 2021
3 Terlaksananya Launching dan Penandatanganan
Laporan Pelaksanaan Launching dan penandatanganan
Bulan Desember 2021
28
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Surat Keputusan Jaksa Agung Muda Pengawasan tentang Penggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Standar Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik di Lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
Tabel 9: Milestone Jangka Panjang
B. Pemberdayaan Organisasi Pembelajaran
Salah satu faktor kunci keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan ini
adalah adanya dukungan penuh dari atasan langsung maupun institusi serta
lembaga/pihak lain yang relevan. Berdasarkan hal tersebut, organisasi
pembelajaran merupakan upaya dan hasil yang telah dilakukan project leader
dalam mengembangkan organisasi, melalui pemberdayaan stakeholder internal
dan eksternal.
Ada kata bijak “bekerja dengan semangat, sungguh-sunguh dan ikhlas”.
Dengan semangat kata bijak tersebut, maka proyek perubahan ini dikelola
dengan koordinasi yang intensif antara Mentor, Coach, Project Leader dan yang
didukung oleh Tim Terpadu untuk pelaksanaan teknis dan administratif, maka
secara skematis hubungan unsur-unsur terkait dalam pengelolaan proyek
digambarkan sebagai berikut :
29
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Gambar 3: Struktur Organisasi Proyek Perubahan
Untuk memudahkan peran dan tugas masing-masing anggota tim, maka di
bawah ini diuraikan apa yang menjadi uraian tugas sebagai berikut:
NAMA JABATAN KEAHLIAN/TUGAS PERAN
Dra. Purwastuti, MBA
Widyaiswara Ahli Utama
• Memberikan motivasi dan tantangan-tantangan kepada peserta dalam aspek substansi perubahan yang akan dilakukan;
• Memantau kegiatan peserta selama tahap “Membangun Komitmen Bersama” dan selama tahap “Laboratorium Kepemimpinan”
• Melakukan koordinasi dengan mentor.
• Memberikan masukan kepada peserta terkait usulan proyek perubahan.
Coach
Dr. Warih Sadono, S.H., M.M., M.H.
Kepala Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
▪ Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta secara profesional serta berperan sebagai inspirator.
▪ Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam merancang proyek perubahan.
▪ Membantu peserta dalam memetakan agenda proyek yang akan dilaksanakan.
Mentor
Hendro Dewanto, S.H., M.Hum.
Asisten Pengawasan
• Penyusunan rencana kegiatan
• Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan jadwal yang sudah dicanangkan
• Melakukan monitoring dan evaluasi
Project Leader
Coach Mentor
Project Leader Peserta PKN TK. II
Anggota
Bidang Teknologi Informasi
Bidang Materi Proyek
Perubahan
Bidang Sosialisasi/ Launching/
Dokumentasi
Anggota
Anggota
Bidang Sarana/
Prasarana
Anggota
30
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Tabel 10: Uraian Tugas Tim Terpadu
Selain itu, untuk memastikan kelancaran pelaksanaan proyek perubahan
agar sesuai dengan jadwal rencana kerja yang telah disiapkan, maka perlu
dilakukan monitoring dan evaluasi yang bertujuan untuk mengetahui kemajuan
pelaksanaan dan hasil proyek perubahan.
C. Rencana Strategis Marketing
1. Stakeholder Mapping
Setelah aspek organisasi dan substansi telah dipertimbangkan
dalam rencana strategis, maka kemudian diperlukan rencana strategi
marketing untuk menyosialisasikan sekaligus mempromosikan produk
Sistem Informasi Pojok Curhat Berbasis Elektronik dan Standar
Operasional Prosedur Pelaksaan Tugas Konsultasi Berbasis Elektronik ini
secara luas. Namun, sebelum produk ini disebarluaskan, dibutuhkan
PRODUCT•Sistem Informasi Pojok Curhat dan Standar Opersional Prosedurpenggunaan Sistem Informasi Pojok Curhat
•Standar Opersional Prosedur penggunaan Sistem Informasi PojokCurhat
•Buku Manual
PRICE•Sistem informasi pojok curhat yang memudahkan penggunalayanan.
•Tim Help Desk dan Tim Pengelola Sistem informasi pojok curhatyang membantu pengguna layanan
PLACE•Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta•Kejaksaan Negeri se DKI Jakarta•Pengguna layanan dapat akses dimanapun dan kapanpun asal tersedia hp android dan jaringan internet
PROMOTION• inpeksi kasus, reviu, supervisi, in house training, bimbinganteknis,
•social website, Instagram, Facebook, Whatsup Group dan SMS Center sebagai bagian dari system informasi pojok curhat
69
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dalam laporan hasil proyek perubahan ini, dapat
disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Laporan Pengaduan Masyarakat terhadap apartur di lingkungan
Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta cenderung meningkat khususnya terkait
kesalahan prosedur yang dilakukan aparatur kejaksaan dalam
pelaksanaan tugas dan fungsinya.
2. Kesalahan prosedur yang dilakukan oleh aparatur dapat disebabkan
karena kesengajan/kealpaan dan ketidaktahuan atas Standar
Operasional Prosedur yang harus dijalankan dalam pelaksaan tugas
dan fungsinya.
3. Penguatan tugas konsultasi pengawasan digital menjadi hal yang
penting dilakukan dalam rangka peningkatan kepampunan aparatur
dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan standar
operasional prosedur yang ditetapkan, dan juga pengawasan secara
dini dengan masyarakat umum diberikan kesempatan secara luas
untuk berkonsultasi, mengadu atau curhat melalui sarana digital.
B. Rekomendasi
Berdasarkan pada kesimpulan sebagaimana disebutkan diatas, maka
guna mewujudkan gagasan yang mulia bagi penguatan tugas konsultasi
bidang pengawasan dalam rangka peningkatan kinerja adan integritas ASN
melalui Sistem Informasi Pojok Curhat berbasis elektronik, dengan ini
merekomendasikan sebagai berikut :
1. Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta perlu melakukan sosialiasasi terkait
pelaksanaan standar operasional prosedur sebagai pedoman
pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
2. Pimpinan dan seluruh korp Adhyaksa Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta
memberikan dukungan penuh dan sungguh-sungguh dalam
BAB IV PENUTUP
70
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
mewujudkan secara nyata penggunaan system informasi pojok
curhatdi lingkungan Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, dan untuk skala
lebih luas yaitu secara nasional dilingkungan Kejaksaan R.I.
3. Stakekolders internal maupun eksternal di lingkungan Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta dan Kejaksaan Negeri se DKI Jakarta serta
masyarakat umum dapat memahami dan mengikuti adaanya
perubahan layanan konsultasi yang sebelumnya manual berubah
menjadi digital sehingga layanan bidang pengawasan Kejaksaan
Tinggi DKI Jakarta akan lebih professional, akurat dan terjaga
kerahasiannya.
C. Lesson Learnt
Pendidikan Kepemimpinan Nasional Tingkat II ini telah memberikan
pembelajaran yang sangat berharga bagi Project Leader dalam rangka
mendukung pelaksanaan tugas, fungsi dan wewenang saya sebagai
Asisten Pengawasan di Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta.
Adapun pembelajaran yang sangat berharga dan bermanfaat yang
secara langsung maupun tidak langsung Project Leader rasakan, antara
lain:
1. Banyak ilmu dan pengalaman yang bisa dipetik dalam pelaksanaan
proyek perubahan untuk diterapkan dalam tugas sehari-hari;
2. Perlu komitmen kuat bagi seluruh stakeholder, sehingga proyek
perubahan ini menjadi milik bersama yang dalam penerapannya dapat
dilaksanakan oleh setiap unsur yang ada, maka diperlukan adanya
pemberdayaan organisasi.
3. Perlunya strategi komunikasi yang efektif dan strategis guna
mengajak seluruh stakeholder internal dan eksternal berkomitmen
kuat mendukung implementasi proyek perubahan penguatan tugas
konsultasi melalui system informasi pojok curhat berbasis elektronik.
4. Perlunya bagi ASN menguasi ilmu Marketing Sektor Publik sehingga
layanan yang kita hasilkan akan lebih cepat dapat dirasakan oleh
masyarakat.
71
Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
5. Perlunya penguatan jejaring social yang kuat dalam rangka
mensukseskan kebijakan public yang diambil oleh satuan kerja.
Sebagai akhir laporan ini, perlu disampaikan bawa tulisan ini jauh dari
sempurna, “tidak ada gading yang tak retak.” Oleh karena itu, Project Leader
menharapkan berbagai masukan saran dan pengayaan dari berbagai pihak
sangat dibutuhkan bagi penyempurnaan proyek perubahan penguatan tugas
konsultasi melalui system informasi pojok curhat ini sehingga nantinya akan lebih
akan dapat digunakan dalam skala yang lebih luas.
Project Leader berharap kepada seluruh pihak untuk tetap bekerja dengan
sungguh-sungguh, semangat dan ikhlas. Bersatu padu dengan kekuatan
bersama melakukan perubahan bagi penguatan tugas konsultasi dalam rangka
peningkatan kinerja dan integritas aparatur khususnya di Kejaksaan Tinggi DKI
Jakarta, sehingga minimalisasi laporan pengaduan masyarakat dapat tercapai,
DAFTAR PUSTAKA
1. Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Republik Indonesia Nomor: 5 Tahun 2019 tentang Tata Cara Penyusunan Rencana Strategis Kementerian/Lembaga Tahun 2020-2024.
2. Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor PER-006/A/JA/07/2017 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kejaksaan Republik Indonesia
3. Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia Nomor PER-005/A/JA/06/2017 tentang Penetapan Indikator Kinerja Utama Kejaksaan Republik Indonesia Tahun 2015-2019
4. Peter M. Senge dan Garvin, Teori Organisasi Pembelajar (Organizational Learning Theory), http://perilakuorganisasi.com/teori-organisasi-pembelajar-organisational-learning-theory.html, diunduh 28 November 2019
5. Ahmad Mukhlis Yusuf, Revolusi Pelayanan Publik, https://www.antaranews.com/berita/764447/keberhasilan-revolusi-pelayanan-publik-tergantung-pemimpinnya, diunduh 28 November 2019.