Presentasi Uji Laporan Proyek Perubahan Diklatpim 4 Angkatan 8 Kementerian Sekretariat Negara, "Strategi Penguatan Komunikasi Politik Wakil Presiden Menggunakan Sistem Pusat Data Berbasis

STRATEGI PENGUATAN KOMUNIKASI POLITIK WAKIL

PRESIDEN MENGGUNAKAN SISTEM PUSAT

DATA BERBASIS WEB

Oleh:Gita Savitri

Kepala Subbidang Media Elektronik, Sekretariat Wakil Presiden

Gagasan Baru Strategi Penguatan Komunikasi Politik di Lingkungan

Asdep Komunikasi Politik, Bahkan di Lingkungan

Sekretariat Wakil Presiden

Sistematik

Mudah Diakses

Memiliki Tingkat

Keamanan Yang Optimal

Meningkatkan Kecepatan

Penyebaran Hasil

Pengolahan Data

Integrasi

Kepala Subbidang Media Elektronik sebagai project

leader berhasil melaksanakan Proyek

Perubahan yang Direncanakan yaitu Membuat Sebuah Pusat Data Berbasis Web dengan menggunakan

Pusat Data Sbox milik Asdep DDKI

Pusat Data Berbasis Web Sbox Memuat Data Asdep Komunikasi Politik sejak Tahun 2011-2015:

Sari Berita Penting Isu Strategis Evaluasi

Media Massa

Hasil FGD, Monev, Diskusi

Terbatas

Surat dan Memorandum

Jurnal, Artikel, PUU

TAHAP PERSIAPAN

Memanfaatkan NetworkingKonsultasi dengan Pranata Komputer Muda Asdep DDKI Setneg tentang Pemilihan Pusat Data Berbasis Web

Ijin Lisan Penggunaan Aplikasi Sbox

Dukungan Stakeholder Internal:

Dukungan Asdep Komunikasi Politik

Konsultasi Mentor – Kabid Komunikasi Media Massa

Rangkaian Administrasi dalam Tahap Persiapan

I

•Menyusun Pembentukan Tim Efektif

II

•Pembuatan Rencana Kegiatan

III

•Menyusun Draft Surat Perintah Asdep Koomunikasi Politik beserta Memorandum lain yang Mendukung Pelaksanaan Proper

Rapat Kerja Awal, Tengah dan Akhir Pelaksanaan Proper

TAHAP PELAKSANAAN

Pembuatan Pusat Database Berbasis Web Onedrive bagi Stakeholder Internal sebagai Sarana Pelatihan Penggunaan Pusat Data Berbasis Web

Tampilan Onedrive sebagai Pelatihan dan Sosialisasi Penggunaan Pusat Data Base Berbasis Web

Mengumpulkan konten untuk pusat data:Sariting, Evaluasi, Memorandum, Surat, Jurnal, Artikel, PUU

Pembuatan Sbox Mini : MYBOX

Tahap Instalasi Mybox

Tamppilan dalam Mybox

Tampilan awal Mybox

Tampilan dalam Mybox

Pemanfaatan Media

Sosial, Surat Elektronik dan Akses

Komunikasi Lainnya

Team Viewer, Surat Elektronik Milik Kantor, WA,

SMS dan BBM

Tampilan Laman Sbox

Setelah Integrasi jaringan Internet

Tampilan Laman Sbox

Tampilan Laman Sbox Per Tahun

Tampilan Laman Sbox Per Tahun

Tampilan Laman Sbox Per Tahun

Tim Pengolah Data memasukan konten data ke pusat data berbasis web:

Hasil yang dikumpulkan dan akan diinput terkait Komunikasi Politik dari tahun 2011 – 2015 berupa:

Sari Berita Penting sebanyak: 792 dokumen Evaluasi Media Massa Wakil Presiden sebanyak: 36 folder

terdiri dari dokumen media cetak, elektronik dan online Isu Strategis Komunikasi Politik sebanyak: 128 dokumen Memorandum, Surat dan Telaahan sebanyak: 40 dokumen Laporan Focus Group Discussion (FGD): 40 dokumen Laporan Diskusi Terbatas/Undangan: 40 dokumen Peraturan Perundang-undangan yang terkait dengan

Komunikasi Politik: 20 dokumen Artikel dan Jurnal Ilmiah yang berkaitan dengan Wakil

Presiden dan Komunikasi Politik, sebanyak: 20 dokumen

Identifikasi Potensi Kendala/Masalah

Kendala Teknis• Jaringan Internet yang belum terintegrasi• Jaringan Internet yang lambat• Internet hanya dipahami sebagai hiburan

Kendala Internal • Kesibukan pekerjaan yang menyita waktu • Kurangnya keinginan personal untuk berubah atau

kurang menerima perubahan budya kerja

Kendala Eksternal• Stakeholder Eksternal/pengguna produk Asdep

Komunikasi Politik adalah pejabat Eselon I dan II dimana mobilitasnya sangat tinggi

Resiko:

Aplikasi kurang dapat diterima

Aplikasi tidak terus berjalan

Dianggap menambah kerepotan dalam

pekerjaan

Strategi:

Dilakukannya komunikasi dan diskusi secara non formal

Dikeluarkannya Surat Perintah

Sosialisasi dengan tim komunikasi politik di lingkungan Sekretariat

Negara

Menjaga hubungan baik dengan stakeholder internal dan eksternal

Capaian:

Pusat data berbasis web yang kini tersedia di Sekretariat Wakil Presiden

mampu menjadi pionir dalam penggunaan pusat data berbasis web

atas kerjasama Asdep Komunikasi Politik dan Asdep Dukungan Data dan Kebijakan Informatika, Kementerian

Sekretariat Negara

Capaian:

Faktor pendukung, antara lain project leader memanfaatkan jaringan kerja profesional sejak menjabat Analis Media dan Jurnalistik di Kementerian Sekretariat Negara,

Project leader mampu meyakinkan banyak stakeholder bahwa proyek ini kedepannya sangat bermanfaat bagi kemajuan institusi dan sangat mendukung tugas-tugas Presiden dan Wakil Presiden

Capaian:

Kelebihan dari proses proyek perubahan ini adalah, banyak stakeholder pengguna dan seluruh anggota tim efektif yang antusias membantu terlaksananya proyek ini. Terbukti dari Tahapan Pengendalian yaitu Survei

Pengisi data juga dilatih untuk melek internet, sadar akan kerapihan penyimpanan dokumen dan tidak menjadikan tidak berada di kantor sebagai alasan untuk tidak mengerjakan tugas, karena kini semua terintegrasi.

Saran:

Project leader berharap ini bukanlah suatu halangan bagi setiap aparatur

untuk selalu mengikuti perkembangan organisasinya, untuk dapat beradaptasi

dengan perubahan di organisasinya, bukan sebaliknya organisasi harus

mengikuti kemauan aparatur.