AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA Makalah Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia Lanjutan Oleh : Agus Nugraha (0807149) Bernard C (0807129) Eva Astriana (0806275) Krisfandi Setyo (0807125) Wittya Aprodhita Kusumo (0806265) PROGRAM STUDI MANAJEMEN
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Makalah
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Manajemen Sumber Daya Manusia Lanjutan
Oleh :
Agus Nugraha (0807149)
Bernard C (0807129)
Eva Astriana (0806275)
Krisfandi Setyo (0807125)
Wittya Aprodhita Kusumo (0806265)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2010
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penyusun panjatkan atas segala limpahan rahmat dan karunia Allah
SWT, karenaNya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini. Shalawat serta salam semoga
tetap terlimpahcurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, rosul penutup dan pemberi syafaat
yang mulia. Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya
Manusia Lanjutan, adapun judul makalah ini adalah “AUDIT SDM”.
Penyusun menyadari makalah ini masih banyak kekurangan dalam penyusunannya.
Untuk itu penyusun menerima saran dan kritik yang membangun agar supaya adanya
perbaikan.
Akhirnya, penyusun sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan makalah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon maaf
atas segala kekurangan. Besar harapan semoga makalah ini bermanfaat bagi penyusun
khususnya dan bagi pembaca umumnya.
Alhamdullillahirrabibil’aalamiin.
Wassaalaamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, April 2010
Penyusun
Audit Sumber Daya Manusia i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ………………………………………………………….. iDAFTAR ISI ……………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN1.1. Latar Belakang Masalah ……………………………………….. 11.2. Rumusan Masalah ……………………………………………… 31.3. Tujuan ………………………………………………………….. 3
BAB II PEMBAHASAN 2.1. Pengertian Audit SDM ………………………………………… ..42.2. Latar Belakang Perlunya Audit..............…………………………142.3. Norma Audit ....…………………………………………………. 172.4. Manfaat Audit SDM.....…………………………………………. 362.5. Tujuan Audit SDM..............………………...………………….. 372.6. Sumber data Audit SDM........……………...…………………… 432.7. Prospek Audit..........................……………...………………….. 472.8. Pendekatan Riset Audit SDM...............………………………... .572.9 Instrumen-instrumen Audit SDM……………………………… ..612.10 Laporan Audit.................………………………………………. .652.11 Rekomendasi Hasil Audit......................………………………... 71
BAB III SIMPULAN DAN SARAN3.1. Simpulan …………………………………………………......... 723.2. Saran …………………………………………………………... 72
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………... iii
Audit Sumber Daya Manusia ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan
menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia
sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak
berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama
sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi
dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran,
mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka
sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan
melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi
memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya
untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara
keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian
yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan
jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya
yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna
mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana
fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber
daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai
komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap
analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat
audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang
‘terbaik’.
Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber
daya manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal
Audit Sumber Daya Manusia 1
pengertian, manfaat, instrument-instrumen, dan bentuk laporan audit
secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan pengertian
dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini
sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud
dari audit sumber daya manusia.
Hal penting lain adalah bahwa audit sumber daya manusia tidak mesti
selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau ketidaksesuaian. Akan
tetapi, berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru. Auditor
memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk
menggali potensi nilai dari perspektif sumber daya manusia memotivasi
auditee guna memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan
atau inovasi. Sumber daya manusia akan bisa berkembang jika didukung
oleh budaya dan iklim organisasi yang kondusif melalui habitat belajar
yang dapat meningkatkan modal kredibilitas individu dan organisasi.
Kompetensi individu dan organisasi saja tidak cukup jika tidak didukung
oleh kredibilitas individu dan organisasi. Karena itu pula, audit sumber
daya manusia perlu ditindaklanjuti oleh manajemen dengan melakukan
perbaikan dan menghindari masalah yang sama di kemudian hari. Dan,
peranan top management sangat diharapkan dalam keberhasilan audit
ini. Caranya, dengan memberikan disposisi atas laporan hasil audit
sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak psikologis bagi
auditee.
Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai
proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba.
Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini
dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa
yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang
Audit Sumber Daya Manusia 2
disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi:
reasonable failure should never be received with anger.
1.2. Rumusan Masalah
Ada beberapa masalah yang terjadi dirumuskan dalam makalah ini,
yaitu sebagai berikut:
1. Bagaimana mendefinisikan Audit SDM.
2. Bagaimana tahapan dalam Audit SDM.
3. Bagaimana menentukan metode laporan Audit yang tepat.
4. Bagaimana mengevaluasi kegiatan SDM yang dilakukan SDM.
1.3. Tujuan
Setelah mempelajari makalah ini diharapkan mahasiswa mampu :
1. Mendefinisikan Audit SDM
2. Mengerti tahapan dalam Audit SDM.
3. Menentukan jenis laporan audit yang tepat.
4. Dapat mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakukan dalam suatu
perusahaan.
Audit Sumber Daya Manusia 3
BAB II
PEMBAHASAN
Audit SDM :
- Pengertian Audit SDM
- Latar belakang perlunya audit SDM
- Norma Audit
- Manfaat Audit SDM
- Tujuan Audit SDM
- Sumber data Audit SDM
- Prospek Audit
- Pendekatan Riset Audit SDM
- Instrumen-instrumen Audit SDM
- Laporan Audit
- Rekomendasi Hasil Audit
2.1 PENGERTIAN AUDIT SDM
Salah satu fungsi manajemen adalah pengawasan. Tujuannya antara lain
untuk menjaga dan mengamankan harta milik perusahaan dari
penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan maupun
ekstern. Untuk mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja, perlu didorong
untuk mematuhi kebijakan manajemen, serta untuk menjaga agar tercapainya
manajemen information system yang baik. Ada berbagai pendekatan yang
dapat dilakukan dalam melaksanakan pengawasan,yang salah satunya adalah
Audit . Dengan demikian, pada mulanya audit merupakan ruang lingkup dari
tugas manajemen suatu perusahaan, sejalan dengan hakikat pengawasan itu
sendiri menjadi fungsi dari setiap level manajemen. Sehingga semakin besar
organisasi suatu perusahaan, biasanya mungkin beberapa perusahaan
Audit Sumber Daya Manusia 4
memiliki cabang yang tersebar diseluruh negeri dan bahkan hingga keluar
negeri. Kegiatan Audit tidak mungkin lagi dirangkap secara fungsional oleh
para manajer/departemen tertentu karena akan kehilangan objektivitas dan
independensi dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga terkadang diperlukan
suatu organisasi yang berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan rutin.
Dengan demikian, audit sebagai suatu proses dengan kemampuan dan
independensi seseorang dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti
dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan
untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dan
keterangan yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan .
Dengan demikian, audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu
kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok/lembaga yang
independen yang bertujuan untuk untuk mengevaluasi atau mengukur
lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan
kriteria yang telah ditentukan.
Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan
tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk
mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam
suatu perusahaan.
Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap
praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen
mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan startegi untuk
mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat
menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai
peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
Bila dilihat ruang lingkup kegiatan suatu perusahaan, sebagai contoh
bank, perusahaan penerbangan, leasing, asuransi yang sangat luas dengan
Audit Sumber Daya Manusia 5
cabang yang tersebar di seluruh pelosok negeri dan bahkan keluar negeri,
sehingga mulai dari kegiatan pengambilan keputusan dan penetapan
kebijakan oleh Top Manajemen persuahaan yang bersangkutan. Kemudian
kegiatan pelaksanaan dari keputusan kebijakan tersebut , serta kegiatan
membukukan dan melaporkan akibat dari kegiatan yang terjadi yang
utamanya yang menyangkut SDM, semuanya perlu diaudit .
Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang
utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya manusia, antaranya
terdiri atas :
1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara
sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan
dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuana untuk
meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen,
pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective.
2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan penilaian yang
sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas
masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang
utamanya dalam bidang SDM.
3. Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara
independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data
keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan
melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri
dapat dilakukan dalam beberapa situasi, antaranya :
1. ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak
2. ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu
tinjauan.
Audit Sumber Daya Manusia 6
3. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas dep.
SDM
4. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang
memaksa untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm
5. ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan
sistem sdm perusahaan.
Audit memberikan suatu perspektif yang komperehensif terhadap praktik yang
berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan
sumber daya manusia serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan
ulang peluang dari strategi tersebut. Termasuk di dalamnya adalah asumsi bahwa
peluang telah hilang karena tetap bertahan dengan pendekatan sekarang ini, dan
proses manajemen sumber daya manusia adalah dinamik dan mestilah secara terus
menerus diarahkan ulang agar responsif tehadap kebutuhan.
Sedangkan, audit SDM adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan
SDM dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi
kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada
peningkatan atau perbaikan kegiatan.
Audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang
berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan
SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan
strategi tersebut. Audit juga menciptakan citra departemen SDM yang profesional
antara manajer dan spesialis SDM, membantu menjernihkan peran departemen dan
menghasilkan keseragaman yang lebih besar. Intinya, melalui audit dapat
menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan
perundang-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.
Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam
arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi
menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia
menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha
mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan,
Audit Sumber Daya Manusia 7
pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka
sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh
mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas
kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung
tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya
manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga
didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi
tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia.
Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-
fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia
dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian
keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber
daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan
sebagai yang "terbaik".
Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses
pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran
(learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk
lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik.
Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk
semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.
Secara garis besar, maka HR Audit terdiri dari beberapa area:
Pertama, audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur
efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini,
maka auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM,
kemudian mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan
tersebut. Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung
jawab tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan
tercapai. Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk
kemudian dicari solusinya.
Audit Sumber Daya Manusia 8
Kedua, audit kepatuhan yang merupakan audit yang mengkaji kepatuhann
perusahaan terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan
fungsi SDM. Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka
artinya perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang
berkaitan dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan,
aturan jam kerja, aturan UMR, dan lainnya.
Ketiga, audit iklim SDM, dimana ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan,
mulai dari motivasi, semangat hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan
dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan
pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.
Keempat, audit strategi perusahaan. Mengapa audit strategi perusahaan
menjadi penting? Hal ini dikarenakan strategi perusahaan menentukan
keunggulannya dalam bersaing di pasar. Melalui audit strategi, maka perusahaan
akan mampu melakukan analisa SWOT yang merupakan informasi penting dalam
menentukan strategi perusahaan ke depan. Kemudian bagaimana hubungannya
dengan SDM? Tentunya fungsi SDM harus memahami strategi, karena segala
aktivitas SDM seperti rekrutmen, kompensasi, succession planning, dan lainnya
harus selalu sesuai dengan strategi perusahaan.
Audit juga merupakan proses sistematik dalam pengumpulan dan penilaian
secara objektif atas bukti-bukti yang berkenaan dengan pernyataan tentang
tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa untuk menentukan tingkat kesesuaian
antara pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria standar, serta
mengkomunikasikan hasil-hasilnya kepada pihak-pihak pengguna yang
berkepentingan.
Audit dapat dibagi dua berdasarkan siapa pelakunya yaitu: audit internal dan
audit eksternal. Audit internal adalah audit yang dilaksanakan di dalam suatu
Audit Sumber Daya Manusia 9
organisasi dalam hal ini Badan Pengawasan Internal oleh auditor internal yang
juga karyawan sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum
kepada publik atas apa yang dilakukannya dan dilaporkannya sebagai temuan.
Hasil kerja auditor internal bukan untuk masyarakat umum, melainkan untuk
kepentingan internal organisasi sendiri. Audit eksternal adalah audit yang
dilaksanakan oleh auditor eksternal dari pihak eksternal atau dari institusi
independen. Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas formal/standar kriteria
tertentu yang digunakan sebagai acuan untuk menilai. Hasil penilaian
dikeluarkan oleh institusi independen tersebut berdasarkan data dan informasi
yang diperoleh dari proses audit. Pernyataan auditor eksternal itu adalah
kesimpulan yang dijadikan dasar bagi institusi maupun pihak-pihak lain yang
berkepentingan. Contoh lembaga audit eksternal adalah akuntan publik. Audit
eksternal juga bisa dilakukan oleh konsultan yang diminta Dewan Audit untuk
melakukan audit sesuai lingkup permasalahan tertentu.
Audit manajemen adalah audit terhadap manajemen suatu organisasi secara
keseluruhan untuk menilai usur-unsur manajemen apakah telah direncanakan,
dijalankan dan dikendalikan dengan prinsip-prinsip manajemen yang baik dan
benar sehingga organisasi melalui fungsi-fungsinya dapat mencapai tujuan yang
direncanakan yang mencakup dimensi PQCDSME (productivity, quality, cost,
delivery, safety, morale, environment) secara efektif dan efisien. Audit
manajemen merupakan instrumen bagi manajemen puncak untuk membantunya
dalam pemastian pencapaian visi, misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
Yang termasuk audit manajemen adalah audit manufaktur, audit mutu, audit
keuangan, audit sistem informasi, audit infrastruktur, audit sumber daya
panjang dan sistem lingkungan yang telah tersusun. Untuk
mengetahui trend-trend perubahan mereka harus mengaudit fungsi
mereka. Fungsi manajerial kebijakan dan praktik penerimaan
karyawan dalam hubungannya dengan rencana perusahaan. Sebagai
contoh terjadi pertukaran karyawan yang tinggi.
3. Audit Fungsi SDM
Audit ini mengadakan evaluasi tentang seberapa jumlah para
manajer yang mampu melaksanakan segala kebijakan dan prosedur
yang telah digariskan oleh departemen SDM. Seandainya para
manajer mengabaikan kebijakan-kebijakan yang ada atau melanggar
hukum ketenagakerjaan, selayaknya penilaian ini mampu
mengungkapkannya. Dengan demikian, tindakan-tindakan perbaikan
segera dapat dilakukan sebelum permasalahan berkembang terlalu
jauh. Dalam pelaksanaan audit fungsi SDM ini, auditor harus:
a. Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab terhadap
aktivitas/kegiatan.
b. Menetapkan sasaran-sasaran yang dicari dari setiap kegiatan.
c. Meninjau kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai
sasaran-sasaran tersebut.
d. Mengambil catatan-catatan dalam sistem informasi SDM untuk
mempelajari apabila kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
telah diikuti dengan tepat.
e. Menyiapkan laporan yang sebenarnya tentang sasaran, kebijakan
dan prosedur.
f. Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki kesalahan
dalam sasaran, kebijakan dan prosedur.
Audit Sumber Daya Manusia 51
g. Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat jika sasaran,
kebijakan dan prosedur memecahkan masalah yang ditemukan
dalam audit.
4. Audit Kepuasan Kerja
Departemen yang efektif pasti mampu memenuhi sasaran-sasaran
perusahaan maupun kebutuhan-kebutuhan karyawan. Ketika
kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka pergantian,
ketidakhadiran dan aktivitas serikat kerja kemungkinan besar terjadi.
Untuk mempelajari seberapa jauh kebutuhan-kebutuhan karyawan
dipenuhi, auditor mengumpulkan data dari para karyawan. Auditor
akan mengumpulkan informasi tentang upah, tunjangan, praktik-
praktik pengawasan, bantuan perencanaan karier dan feed back yang
diterima karyawan atas prestasi kerjanya.
5. Prospek Audit SDM di Masa Mendatang.
Audit memang diperlukan bagi suatu perusahaan, namun itu
hanyalah merupakan tindakan untuk melihat keadaan di masa lalu.
Audit hanyalah mengungkap tentang keberhasilan suatu keputusan
di masa lalu. Departemen SDM seharusnya menatap jauh ke depan,
karena tanpa pandangan jauh ke depan bidang SDM hanyalah akan
menjadi “reaktif” dan tidak “proaktif”.
Adapun tantangan yang akan menghadang dalam manajeman SDM di
masa datang diperkirakan, antara lain tentang:
a. Globalisasi, keanekaragaman dan kaitannya dengan lingkungan
b. Hak-hak pekerja
c. Performance pekerja dan produktivitasnya
d. Hambatan-hambatan SDM.
Audit Sumber Daya Manusia 52
H. PENDEKATAN RISET AUDIT SDM
Riset juga digunakan untuk mengaudit kegiatan SDM. Riset ini
diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari departemen tersebut.
Beberapa alat pengumpul data dapat membantu dalam menghimpun
data mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Setiap alat
menyajikan pandangan yang berbeda mengenai aktivitas SDM
sebuah perusahaan. Seandainya dapat digunakan dengan sebaik
mungkin, maka team auditor akan mampu menyusun pandangan-
pandangan tersebut menjadi sebuah gambaran yang jelas mengenai
segala bentuk aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan. Adapun
alat-alat tersebut adalah, sebagai berikut:
1. Interview atau wawancara
Wawancara terhadap karyawan dan manajer memberikan auditor
alat yang sangat kuat untuk mengumpulkan informasi tentang
kegiatan SDM dan mengidentifikasi bidang-bidang yang
membutuhkan perbaikan. Contohnya, ketika ada maslah pergantian
karyawan katakanlah pada depatemen Loan Officer diidentifikasikan,
kepada divisi SDM dan seorang konsultan mengadakan wawancara
dengan manajer yang terkait untuk mempelajari masalah tersebut. Di
sini kritik dan saran yang didapat dari wawancara dapat membantu
menunjukkan dengan tepat persepsi dan penyebab yang dapat
menyusun dasar bagi tindakan-tindakan ke departemen tersebut.
Demikian pula saran dari manajer-manajer lain dapat mengungkap
cara untuk memberikan mereka pelayanan yang lebih baik. Ketika
kritikan tersebut dinyatakan cukup valid, maka perubahan harus
segera dilakukan. Melalui wawancara langsung dapat pula dilakukan
dengan mempersilahkan karyawan mengungkapkan pandangan-
Audit Sumber Daya Manusia 53
Format Wawancara Langsung
Nama karyawan : …………………………… Tanggal Dihubungi : ……………………………
Pewawancara : …………………………… Wawancara pada : ……………………………
Nama Pengawas : …………………………… Departemen : ……………………………
1. Apakah tugas dan wewenang jabatan Anda saat ini sesuai dengan harapan Anda ?
2. Berikan pendapat Anda denga jujur tentang:a. Pekerjaan Anda ?b. Kondisi kerja Anda ?c. Orientasi Anda pada pekerjaan ?d. Pendidikan dan Pelatihan yang diberikan perusahaan ?
pandangan mereka tentang pekerjaan dan perusahaannya, dengan
menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan oleh
auditor, seperti contoh berikut ini:
Gambar 21.1. Format Pertanyaan Langsung
Setiap pendapat atau komentar karyawan dicatat dan kemudian
ditinjau selama audit dilaksanakan untuk mencari penyebab masalah
pergantian/berhentinya karyawan, ketidakpuasan kerja, dan
masalah-masalah lainnya.
Umumnya karyawan enggan melakukan kritik, maka pewawancara
harus pandai menggunakan waktu untuk menggali dan
mendengarkan pandangan atau tanggapan karyawan dengan hati-
hati, di antara departeman, divisi atau manajer.
2. Informasi Eksternal
Informasi sebagai alat utama auditor. Perbandingan dari luar
memberikan auditor suatu perspektif dalam menghadapi kegiatan-
kegiatan perusahaan yang dapat dinilai. Beberapa informasi yang
dibutuhkan diperoleh dengan mudah, sementara data lain sulit
diperoleh. Sumber informasi yang signifikan adalah dari pemerintah.
Melalui Departemen ini secara rutin mempublikasikan informasi
Audit Sumber Daya Manusia 54
tentang kesempatan kerja di masa mendatang, tingkat pergantian
karyawan, proyeksi karyawan, survei upah dan gaji serta frekuensi
kecelakaan kerja yang dpat dijadikan sebagai pedoman atau
pembanding.
3. Survei
Untuk survei ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar,
sehingga dalam praktiknya dibatasi hanya pada beberapa orang saja,
sehingga untuk ini banyak departemen SDM menggunakan kuesioner
untuk memperluas ruang lingkup penelitian mereka. Kuesioner juga
dapat memunculkan jawaban-jawaban yang lebih jujur daripada
wawancara langsung, dengan menggunakan kuesioner seperti
berikut ini :
Audit Sumber Daya Manusia 55
SIKAP KARYAWAN
1. Apakah pekerjaan para supervisor sangat memuaskan atau sangat tidak memuaskan ?2. Apakah para supervisor tertentu memerlukan pelatihan untuk meningkatkan kualitasnya ?3. Sudah diperbaik4. i sikap-sikap tersebut semenjak survey terakhir.
SIKAP KARYAWAN TENTANG PEKERJAAN
1. Apa saja unsur-unsur yang umum dalam pekerjaan yang dapat menimbulkan sikap negatif ? dan apa yang dapat menimbulkan sikap positif ?
2. Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulkan sikap negatif didesain ulang untuk meningkatkan kepuasan kerja ?
3. Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulakan sikap negative diberikan jadwal kerja alternatif (misalnya hari minggu kerja hanya 6 jam atau waktu kerja yang fleksibel)
PERSEPSI KEEFEKTIFAN DEPARTEMEN SDM
1. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka bekerja untuk perusahaan yang bagus atau buruk
2. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka hanya sekedar memiliki jabatan atau karier ?3. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka memiliki kesempatan untuk memecahkan
masalah di samping atasan mereka sendir ?4. Apakah karyawan pernah diberitahu perkembangan perusahaan ?5. Apakah karyawan menegetahui apa yang diharapkan dari mereka dalam pekerjaannya ?6. Apakah karyawan puas dengan jumlah dan jenis feedback yang mereka dapatkan tentang
kinerjanya ?7. Apakah karyawan puas dengan gaji mereka ? Tunjangan mereka ?
Gambar 21.2 Masalah Penting yang Perlu Dijawab Melalui Survei Sikap
4. Eksperimen SDM
Cara ini sebagai cara terakhir, terutama eksperimen lapangan, yang
membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di
bawah kondisi nyata. Cara ini dipakai untuk penelitian
keselamatan kerja karyawan dan kegiatan lainnya. Contoh:
departemen SDM mengimplementasikan program latihan
keselamatan kerja untuk sebagian supervisor. Kelompok ini disebut
sebagai kelompok eksperimen, kelompok control terdiri dari
supervisor yang tidak diberi latihan. Lalu dibandingkan dari sisi biaya
dan benefitnya dari perusahaan. Eksperimen ini memiliki kelemahan,
karena kemungkinan ada karyawan yang kecewa karena tidak terpilih
untuk mengikuti eksperimen.
5. Analisis sejarah
Terkadang informasi dapat berisi catatan analisis historis yang
seringkali dilakukan untuk memastikan kepatuhan pada aturan dan
prosedur perusahaan, sebagai contoh audit terhadap keselamatan
kerja. Dimana auditor harus mencari keterangan atau catatan
tentang semua pelanggaran keselamatan kerja dan kesehatan kerja,
dengan contoh seperti halaman berikut:
6. Audit Internasional
Audit internasional lebih kompleks dan lebih penting.
Kompleksitasnya mengaudit kegiatan SDM lintas batas luar negeri
dipersulit dengan perbedaan dalam hal hukum, kebudayaan, tradisi,
sikap dan harapan. Kesulitan bagi auditor terletak pada masalah
Audit Sumber Daya Manusia 56
pengidentifikasian bidang-bidang yang berbeda dari praktik-prakrik
perusahaan yang tidak sesuai dengan keadaan negara asing. Di satu
sisi fungsi SDM mencari keseragaman pada praktik dan prosedur
semua kegiatan untuk memastikan kepatuhan pada kebijakan
perusahaan dan menjamin keseragaman budaya perusahaan. Di
pihak lain, kompetisi, hukum, kebudayaan dan kepuasan karyawan
dapat menuntut perbedaaan dari kebijakan, praktik dan prosedur
perusahaan.
Audit Sumber Daya Manusia 57
CATATAN KESELAMATAN KERJA
1. Menentukan perbedaan-perbedaan sebelum dan sesudah program dilaksanakan untuk menurunkan tingakat kecelakaan kerja
2. Adakah sebab-sebab terpola atau sebab-sebab yang dapat diamati ? Menurut pekerjaan ? Menurut shift ?
3. Apakah perusahaan telah patuh pada peraturan ?CATATAN KELUHAN1. Adakah pola keluhan yang timbul karena pernyataan
kontrak tertentu ataukah karena pengawasan ?2. Adakah klaususl-klausul dari persetujuan yang tidak
jelas bagi serikat pekerja atau bagi manajer ?
STUDI KOMPENSASI
1. Apakah upah yang diberikan adil, baik secara eksternal maupun internal ?
2. Apakah perhitungan tunjangan dimengerti oleh karyawan ?
3. Apakah paket tunjangan tambahan lebih banyak dibandingkan dengan perusahaan sejenis setempat atau nasional ?
RENCANA TINDAKAN PENYETUJUAN
1. Apakah perusahaan patuh pada semua ketentuan kerja sama ?
2. Apakah rencana tindakan penyetujuan member perhatian pada klausula-klausula dimana perusahaan tidak mematuhinya ?
Audit Sumber Daya Manusia 58
SKOR PRETEST – PRO TEST
1. Menentukan bilamana program pengenalan atau pendidikan meningkatkan skor tes atau kinerja
2. Seberapa jauh skor tes memengaruhi kinerja ?
CATATAN PENEMPATAN INTERNAL
1. Apakah presentase pekerjaan terpenuhi secara internal ?2. Secara internal, seberapa jauh penyelenggaraan calon keryawan dipromosikan ?3. Apakah grafik penempatan menunjukkan kekurangmampuan mempromosikan
bakat/talenta karyawan ?
CATATAN SELEKSI
1. Apakah kinerja karyawan lebih baik, daripada menurut sumber tempat dimana mereka direkrut ?
2. Apakah biaya perekrutan dan seleksi dapat dibandingkan dengan biaya perekrutan dan seleksi dari perusahaan lain?
DATA KARYAWAN
1. Apakah data karyawan telah dilengkapi dengan benar ?2. Apakah catatan tersebut berisi informasi yang akurat untuk membuat keputusan bagi
karyawan ?3. Apakah karyawan ini membuat kemampuan karier yang layak ?4. Apakah karyawan ini merupakan sumber masalah kedisiplinan atau interpersonal ?
LAPORAN PROGRAM KHUSUS
1. Apakah program khusus telah mencapi hasil yang diinginkan ?2. Apakah perusahaan patuh pada peraturan tentang jaminan kesehatan bagi pensiunan ?
Gambar 21.3 Beberapa Catatan Sebagai Bagian dari Audit SDM
2.8 Pendekatan Riset Audit SDM
Mengaudit SDM dengan riset, ada enam pendekatan yang dapat
diterapkan, yaitu :
1. Riset Terapan (Applied Research)
Riset ini digunakan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM.
Kadang kala risetnya mungkin canggih, tergantung pada desain dan
statistik yang digunakan. Melaui riset ini berupaya untuk
memperbaiki kinerja departemen.
2. Pendekatan Komparatif (Comparative Approach)
Bentuk riset ini adalah bentuk yang sederhana. Pendekatan ini
menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah itu
membandingkan hasil atau prosedur mereka dengan yang dari
Audit Sumber Daya Manusia 59
perusahaan lain tersebut. Pendekatan komparatif kerap digunakan
untuk membandingkan maslah ketidakhadiran, perputaran karyawan,
dan data gaji. Pendekatan ini dapat membantu dalam mendeteksi
bidang-bidang yang memerlukan perbaikan. Tim audit sumber daya
manusia membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan
atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang yang berkinerja
buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk membandingkan
hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia
spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidang-bidang yang
membutuhkan pembenaran
3. Pendekatan otoritas pihak luar (Outside Authority Approach)
Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya
ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian yang telah
dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan
selanjutnya dievaluasi. Dalam hal ini konsultan dapat membantu
mendiagnosis penyebab timbulny masalah. Tim audit sumber daya
manusia bergantung pada keahlian-keahlian konsultan dari luar atau
temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar
terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia
dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat
membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul
4. Pendekatan Statistik (Statistical Approach)
Melalui pendekatan ini adalah dengan mengembangkan ukuran
statistical kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada.
Sebagai contoh, dari catatan yang ada dalam perusahaan
Audit Sumber Daya Manusia 60
mengungkapkan tingkat ketidakhadiran dan perputaran karyawan.
Data ini menunjukkan seberapa baik aktivitas SDM dan manajer
operasi dalam mengendalikan permasalahan ini. Pendekatan ini
biasanya dilengkapi dengan perbandingan terhadap informasi
eksternal yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini
sering dinyatakan juga sebagai rasio yang mudah dihitung dan
digunakan. Dengan standar statistik ini, dapat ditemukan kesalahan-
kesalahan sebelum kejadian tersebut menjadi berlarut ke arah yang
merugikan perusahaan. Dari catatan-catatan yang ada, tim audit
sumber daya manusia menghasilkan standar-standar statistical
terhadapnya aktivitas-aktivitas dan program-program sumber daya
manusia dievaluasi. Dengan standar matematis ini, tim audit dapat
menemukan kesalahan-kesalahan pada saat kesalahan-kesalahan
tersebut masih kecil, berupa Data yang dikumpulkan per tahun,
metode kuantitatif seperti :
Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih
variabel kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari
variabel lainnya
Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua
atau lebih variabel
Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan
antara dua atau lebih kelompok dalam suatu populasi
5. Pendekatan Kepatuhan (Compliance Appoach)
Pendekatan kegiatan ini adalah strategi audit SDM lainnya. Metode
ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah
tindakan-tindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti
Audit Sumber Daya Manusia 61
kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan terjadi
penyimpangan hukum. Cara kerjanya adalah dengan mengambil
sampel data/informasi dari formulir kerja, kompensasi, disiplin, dan
penilaian kerja. Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan
apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang
berlaku di perusahaan. Dengan mengambil sample elemen-elemen
system informasi sumber daya manusia, tim audit mencari
penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan,
serta prosedur-prosedur perusahaan, melalui upaya-upaya pencarian
fakta, tim audit dapat menemukan apakah terdapat kepatuhan
berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan
6. Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by
Objective Approach)
Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer
menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka.
Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan
khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur. Selanjutnya diteliti
kinerja aktual dan membandingkannya dengan tujuan yang
ditetapkan sebelumnya.
Dalam praktiknya pendekatan di atas tidak semuanya diterapkan
sekaligus pada semua departemen SDM. Lazimnya, hanya
menggunakan beberapa dari pendekatan tersebut, tergantung pada
aktivitas-aktivitas SDM yang diaudit. Di sini auditor biasanya
memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada di
dalam departemen tersebut, demikian pula kepada para manajer dan
para karyawan. Umpan balik yang tidak menguntungkan akan
menyebabkan tindakan korektif yang membenahi kontribusi
aktivitas-aktivitas SDM.
Audit Sumber Daya Manusia 62
Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan
terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat
membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang
dinyatakan. Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan
dilaporkan.
Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-alat/instrumen-
instrumen audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap
Auditee, maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan
Manajemen SDM sudah tidak maksimal dalam kinerjanya.
Proses audit manajemen SDM seperti yang dijelaskan di atas akan
dikemukakan dalam Gambar 21.4 berikut ini:
Gambar 21.4. Proses Audit MSDM
2.9 INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA
MANUSIA
Audit Sumber Daya Manusia 63
Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam
menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :
- Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi
mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim
audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari
karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh
departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang
saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka
servis yang lebih baik.
- Kuisioner
Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas
pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang
menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka.
Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih
terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
Metode metode untuk menganalisa temuan
1. Membandingkan program SDM dengan organisasi
2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM
apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran
Audit Sumber Daya Manusia 64
Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :
SOP, aturan dan prosedur yang ada
Pimpinan Departemen SDM atau personalia
Pimpinan Departemen lain
Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan
dasar :
Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi
(termasuk pelatihan)?
Bagaimana struktur organisasi SDM ?
Bagaimana anggaran SDM ?
Tentang Perekrutan :
Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
lokasi ?
Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang kompensasi dan manfaat
Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal
manajerial, staff dan pekerja?
Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
Audit Sumber Daya Manusia 65
Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?
Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?
Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang
berlaku ?
Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku
?
Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
lokasi ?
Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?