ACTUALIZACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y …repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/4211/1/MANUAL DE... · UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

Especialización Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales.

Pasantía

2016

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Realizado Por: Ordoñez Arias Yuli Alejandra Suarez Huertas Ruby Velásquez Galeano Tatiana

Bogotá D.C 25 de Octubre 2016

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Especialización Gerencia de proyectos educativos institucionales.

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Contenido RESUMEN ................................................................................................................................................. 5

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 5

ALCANCE .................................................................................................................................................. 6

OBJETIVOS ............................................................................................................................................... 6

OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................................. 6

OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................................................... 6

JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................................... 7

MARCO METODOLÓGICO ..................................................................................................................... 7

Fase 1. Revisión documentos existentes. ................................................................................................ 7

Fase 2. Integración de información ......................................................................................................... 7

Fase 3. Revisión documentos modificados y ajustados ......................................................................... 8

Fase 4. Implementación .......................................................................................................................... 8

MARCO CONCEPTUAL .......................................................................................................................... 8

MARCO JURIDICO ................................................................................................................................. 10

CRONOGRAMA ...................................................................................................................................... 12

CONCLUSIONES DE LA PASANTÍA ................................................................................................... 13

EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ................................................................ 14

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LEVANTADOS ........................................................................... 14

PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A LOS EGRESADOS DE LA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS INSTITUCIONALES. .......................................................................... 14

1.1 OBJETIVO ..................................................................................................................................... 14

1.2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 14

1.3 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 15

1.4 BASE LEGAL ................................................................................................................................ 15

1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................. 15

1.6 POLITICAS DE OPERACIÓN ...................................................................................................... 15

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1.7 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS. ................................................................................................ 16

1.8 DIRIGIDO A .................................................................................................................................. 16

1.9 DIAGRAMA DE PROCESO ......................................................................................................... 17

1.10 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO ..................................................................... 18

PROCEDIMIENTO DE PROYECCIÓN DE RECURSOS ..................................................................... 18

1.1 OBJETIVO ..................................................................................................................................... 18

1.2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 18

1.3 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 18

1.4 BASE LEGAL ................................................................................................................................ 19

1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................. 19

1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ...................................................................................................... 19

1.7 DIAGRAMA DE PROCESO ......................................................................................................... 21

1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO ....................................................................... 22

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE DOCENTES. .................................. 22

1.1 OBJETIVO ..................................................................................................................................... 22

1.2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 22

1.3 RESPONSABILIDADES. .............................................................................................................. 22

1.4 BASE LEGAL ................................................................................................................................ 22

1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................. 23

1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ...................................................................................................... 25

1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS ....................................................................................................... 28

1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO ......................................................................... 1

PROCEDIMIENTO CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES. ........................................................... 1

1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 1

1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 1

1.3 RESPONSABILIDADES ................................................................................................................. 1

1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 2

1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 2

1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ........................................................................................................ 2

1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS ......................................................................................................... 0

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PROCEDIMIENTO ASESORÍA TRABAJOS DE GRADO..................................................................... 1

1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 1

1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 1


1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 2

1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 2




PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES DE ASPIRANTES. ................................................................... 0

1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 0

1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 0

1.3 RESPONSABILIDADES. ................................................................................................................ 0

1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 1

1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 1




PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE DOCENTES COMO DIRECTORES DE TRABAJO DE GRADO. ..................................................................................................................................................... 1

1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 1

1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 1


1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 2

1.5 DEFINICIONES ............................................................................................................................... 3




PROCESO ENCUESTA DE SATISFACCIÓN. ........................................................................................ 0

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1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 0

1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 0


1.4 BASE LEGAL .................................................................................................................................. 0




BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................ 1

ANEXOS .................................................................................................................................................... 1

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RESUMEN La pasantía realizada en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales, se cumplió con carácter de practica en la labor profesional, en la cual se realizaron actividades de análisis, revisión y modificación a los procesos y procedimientos que se venían documentando desde años anteriores por docentes y pasantes, esto con el objetivo de mejorar los procesos que se vienen ejecutando en la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales. La elaboración de este documento teórico-práctico en el cual se evidencia todo el proceso realizado, esta afín con el proyecto curricular y de esta forma se busca dar cumplimiento a la acreditación de alta calidad y renovación del registro calificado con base a la normatividad vigente y los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional. INTRODUCCIÓN Los procesos y los procedimientos de gestión, atienden uno de los elementos principales del sistema de control interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los funcionarios, estudiantes y docentes, permitiéndoles una mayor comprensión de los procesos y procedimientos que se desarrollan en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales, por lo tanto este documento tiene por objeto mostrar un análisis, revisión y modificación en donde se consigna cada una de las actividades y procedimientos que se desarrollan en la especialización. La estructuración del manual de procesos y procedimientos se realizó con documentos elaborados por estudiantes de semestres anteriores y docentes de este programa curricular, quienes orientaron cada uno de los procesos y procedimientos. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha realizado este documento con resultados de las diferentes adaptaciones y revisiones de anteriores versiones, esto con el fin de realizar un documento verídico y coherente que cumpla con los requisitos para formar parte del proceso de acreditación de alta calidad de la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales.

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ALCANCE El alcance de la siguiente pasantía será el de realizar un análisis, revisión y modificación de los procesos y procedimientos que se venían documentando desde años anteriores, esto con el fin de adaptar las modificaciones y ajustes realizados a los procesos y procedimientos que se vienen desarrollando en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales; este alcance vendrá hasta la entrega, aprobación e implementación del presente documento. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Realizar un análisis, revisión y modificación a los procesos y procedimientos que se venían documentando desde años anteriores por docentes y pasantes, esto con el objetivo de mejorar e implementar los procesos que se vienen ejecutando en la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Realizar un análisis, revisión y modificación de cada uno de los de los procesos y procedimientos, que se llevan a cabo en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales en cuanto a la estructura de la información y formatos presentes para luego reorganizarlos y presentarlos de manera homogénea.

2. Estandarizar el manual de procesos y procedimientos de acuerdo a las políticas y lineamientos del proyecto curricular, esto con el fin de unificar la información que contiene cada procedimiento.

3. Realizar la entrega del documento con las modificaciones y adaptaciones realizadas a los procesos que se llevan a cabo en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales y al manual de procesos y procedimientos, esto con el fin de poder dar cumplimiento a los procesos de evaluación para la acreditación de alta calidad y renovación del registro calificado con base a la normatividad vigente y los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional.

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JUSTIFICACIÓN Los manuales de procesos y procedimientos forman parte de uno de los elementos principales del sistema de control interno de los procesos que se ejecutan en la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los funcionarios, estudiantes y docentes, permitiéndoles una mayor comprensión de los procesos que se desarrollan en la especialización, esto con el fin de darle seguimiento y una gestión adecuada a cada uno de los procesos que se desarrollan en la Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales, para dar una respuesta a la misión, visión y quehacer de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Esto se realiza para dar cuenta a la misión y visión de la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales la cual busca formar docentes y directivos con visión crítica y creativa. MARCO METODOLÓGICO El método de investigación cualitativa con enfoque inductivo permite analizar la información obtenida en el documento curricular de la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales, para después inferir desde una visión amplia los aspectos que se consideran indispensables para dar por culminado dicho trabajo. A partir de este método cualitativo, se abordará el documento del proyecto, con la intención de definir la forma en que se presentarán y adecuarán dichas pautas planteadas en los objetivos, para luego proceder a una observación global en cuanto a la coherencia y cohesión de cada uno de los manuales a presentar. Para cumplir con dichas metas se tendrán presentes las siguientes 4 fases:

Fase 1. Revisión documentos existentes. En esta primera etapa se realizó una revisión de los documentos existentes, evaluando el manual de procesos y procedimientos, para lo cual se tuvo en cuenta los conocimientos previos, fuentes teóricas y la guía de los docentes a cargo del proyecto curricular. Con el fin de definir en cuanto análisis bibliográfico que modificaciones realizar, teniendo en cuenta las políticas y lineamientos de dicho documento correspondiente al marco jurídico del manual. Fase 2. Integración de información En esta fase se realizó una integración de información en los formatos presentes en el manual de procesos y procedimientos, con el fin de evidenciar la coherencia y actualización de los datos, para que esta sea concreta y verídica para los consultantes de los procesos y esto haga más sencilla la

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comprensión de los procesos y procedimientos existentes, esto con el fin de cumplir con los juicios de calidad que el programa exige.

Fase 3. Revisión documentos modificados y ajustados Después de la respectiva revisión a cada uno de los documentos modificados y ajustados se procede a realizar una revisión de la coherencia y cohesión de la información consignada en los manuales, para finalmente elaborar la resolución del documento donde se sustente la reglamentación del manual de procesos y procedimientos. Fase 4. Implementación Por último, para implementar el manual de procesos y procedimientos se presenta el documento final al docente tutor de la pasantía, para luego de ser aceptado y se inicie a su utilización en el plan curricular de la Especialización. MARCO CONCEPTUAL Para la revisión y posterior informe sobre los ajustes pertinentes al documento maestro del proceso de acreditación en la Especialización de Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales, se hace necesaria la implementación de algunos conceptos que ayudarán en el mejoramiento del documento maestro de acuerdo a las necesidades que esté presente. Por tal razón, para la comprensión de lo que significa un manual de procesos y procedimientos es apropiado desglosar los siguientes conceptos: Proceso Un proceso es una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad. Cada proceso está conformado por un conjunto de procedimientos; estos precisan la forma de hacer algo, incluyen el qué, el cómo y a quien corresponde el desarrollo de la tarea. Procedimiento Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos.

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Manual El manual de procedimientos es un elemento del sistema de control interno, el cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una organización. Otras definiciones aplicadas a los procedimientos Política Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado. Norma Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una política. Reglamento Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de una actividad. Formato o Documento Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos. Por consiguiente, el conjunto de los diferentes conceptos permite decir que un Manual de Procesos y Procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad organizacional, o de dos o más de ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Como parte integrante de un sistema de gestión de procesos, el manual de procesos y procedimientos no es un fin en sí mismo, sino un instrumento facilitador del mejoramiento continuo de las formas de trabajo institucionales que buscan el incremento de la eficacia, eficiencia y transparencia.

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MARCO JURIDICO Las siguientes leyes son principales instrucciones legales que sustentan la elaboración de los manuales de procesos y procedimientos, enfocados en la educación, por tanto, serán de soporte para el documento. A continuación, se citan las leyes en las cuales se sustenta.

Decreto 1860 de 1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 115 de 1994 en los aspectos pedagógicos y organizativos generales.

El Presidente de la República de Colombia, en uso de las facultades que le otorga el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y la ley, DECRETA:

Artículo 1º.- Ámbito y naturaleza. Las normas reglamentarias contenidas en el presente Decreto se aplican al servicio público de educación normal que presten los establecimientos educativos del Estado, los privados, los de carácter comunitario, solidario, cooperativo sin ánimo de lucro. Su interpretación debe favorecer la calidad, continuidad y universalidad del servicio público de la educación, así como el mejor desarrollo del proceso de formación de los educandos.

Ley 30 de diciembre 28 de 1992 Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior.

El Congreso de Colombia, DECRETA: TITULO PRIMERO Fundamentos de la Educación Superior CAPITULO I Principios Artículo 1° La Educación Superior es un proceso permanente que posibilita el desarrollo de las potencialidades del ser humano de una manera integral, se realiza con posterioridad a la educación media o secundaria y tiene por objeto el pleno desarrollo de los alumnos y su formación académica o profesional. Artículo 2° La Educación Superior es un servicio público cultural, inherente a la finalidad social del Estado. Artículo 3° El Estado, de conformidad con la Constitución Política de Colombia y con la presente Ley, garantiza la autonomía universitaria y vela por la calidad del servicio educativo a través del ejercicio de la suprema inspección y vigilancia de la Educación Superior.

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Ministerio de Educación nacional

Decreto 2566 De 2003 (octubre 9)

Por el cual se establecen las condiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el ofrecimiento y desarrollo de programas académicos de educación superior y se dictan otras disposiciones. DECRETA:

Capítulo I. Condiciones mínimas de calidad

Artículo 1º. Condiciones mínimas de calidad. Para obtener el registro calificado, las instituciones de educación superior deberán demostrar el cumplimiento de condiciones mínimas de calidad y de las características específicas de calidad. Las condiciones mínimas de calidad son las siguientes:

1. Denominación académica del programa. 2. Justificación del programa. 3. Aspectos curriculares. 4. Organización de las actividades de formación por créditos académicos. 5. Formación investigativa. 6. Proyección social. 7. Selección y evaluación de estudiantes. 8. Personal académico. 9. Medios educativos. 10. Infraestructura. 11. Estructura académico administrativa. 12. Autoevaluación. 13. Políticas y estrategias de seguimiento a egresados. 14. Bienestar Universitario. 15. Recursos financieros. Las características específicas de calidad para cada programa serán fijadas por el Ministerio de Educación Nacional con el apoyo de las instituciones de educación superior, las asociaciones de facultades o profesionales o de pares académicos, siguiendo los parámetros establecidos por el Gobierno Nacional en el presente decreto.

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CRONOGRAMA

ACTIVIDAD FECHA INICIA

FECHA DE TERMINACIÓN

RESPONSABLE INDICADOR DE RESULTADO

Fase 1 Revisión

documentos existentes.

MARZO 1

ABRIL 15 Todas las

integrantes

Evaluar: observar y analizar cada uno de los de los procesos y procedimientos, en cuanto a estructura de los aspectos presentes.

Fase 2 Integración de información

ABRIL 15

ABRIL 30 Todas las

integrantes

Ajustes: adecuar formatos según las actividades, complementar la fuente bibliográfica y realizar las modificaciones y organización pertinente de la información dentro de la estructuración de cada uno del documento del manual de procesos y procedimientos.

Fase 3 Revisión

documentos modificados y

ajustados

MAYO 5 MAYO 15 Todas las

integrantes

Adaptación: a través del modelador de Procesos Bizagi diagramar, documentar la información del manual de procesos y procedimientos de manera gráfica y ordenada.

Fase 4 Implementación

MAYO 15

MAYO 30 Todas las

integrantes

Implementación: Presentar documento final al docente tutor de la pasantía, para luego de ser aceptado, finalmente sea entregado para uso en el plan curricular de la especialización.

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RESULTADOS OBTENIDOS.

Durante de la ejecución de cada una de las fases descritas anteriormente en el cronograma se obtuvieron los siguientes resultados:

Fase 1 Revisión documentos existentes: Durante la evaluación se logró identificar que no todos los procesos tenían la misma estructura de los aspectos, por lo tanto, se tuvo que investigar detalladamente cada proceso y procedimiento, se revisó toda la teoría relacionada sobre el tema, explorando la página de la universidad y apoyo del Docente a cago Eduard Pinilla. Lo cual permitió precisar aspectos generales en los procedimientos para luego iniciar con la actualización, las políticas y lineamientos correspondientes al marco jurídico del manual. Fase 2 Integración de información: En esta etapa de ajustes se inició por establecer una organización que fuera general para cada procedimiento, asimismo reflejará una única estructura y una integración de información para que fuera coherente, concreta y verídica por lo que se actualizo datos para facilitar su utilización, por lo que se logró finalizar esta fase, adecuando los formatos según las actividades, complementando la fuente bibliográfica y realizando las modificaciones y organizando la información dentro de la estructura de cada uno de los documentos del manual de procesos y procedimientos.

Fase 3 Revisión documentos modificados y ajustados: Como todos los procesos y procedimientos ya cumplían con los criterios antes mencionados se adecuo e implementó a través del modelador de procesos Bizagi diagramar, en el cual se documentó toda la información del manual de procesos y procedimientos de manera gráfica y ordenada. Fase 4 Implementación: Se espera tener ya por completo el manual el cual se presentará como documento final al docente tutor de la pasantía, quien hace su respectiva revisión, luego se realizarán las respectivas correcciones y se presenta de nuevo; cuando este sea aceptado se entregará para uso en el plan curricular de la especialización. Se finaliza con la resolución del documento donde se sustente la reglamentación de los manuales de procesos y procedimientos. CONCLUSIONES DE LA PASANTÍA

Realizar esta modalidad de trabajo de grado como estudiantes en la dependencia de Especialización en Gerencia de Proyectos Institucionales, nos permitió adquirir más conocimiento y practica en el quehacer como Gerentes de Proyectos Educativos Institucionales, ya que el plan de estudios del proyecto curricular hace que sea significativa la experiencia, es decir que los saberes adquiridos, se manifiestan en la práctica, permitiendo el desarrollo en la realidad laboral.

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EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS

Durante la práctica realizada se analizó cada uno de los procesos y procedimientos con el fin de evaluar la estructura de la información y formatos presentes, para luego ajustarlos de acuerdo a las políticas y lineamientos del proyecto curricular actual, por lo tanto, se unifico la información de cada uno para adaptarlo al manual de procesos y procedimientos de forma organizada.

Por último, se hace entrega de los manuales completos al proyecto curricular, dando cumplimiento a los procesos de autoevaluación para la acreditación de alta calidad y renovación del registro calificado con base a la normatividad vigente y los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LEVANTADOS

� Procedimiento de seguimiento a los egresados de la especialización en gerencia de proyectos institucionales.

� Procedimiento de proyección de recursos. � Procedimiento de contratación de docentes. � Procedimiento convenios interinstitucionales. � Procedimiento asesoría trabajos de grado. � Procedimiento de admisiones de aspirantes. � Procedimiento de asignación de docentes como directores de trabajo de grado. � Proceso encuesta de satisfacción.

PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A LOS EGRESADOS DE LA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS INSTITUCIONALES. 1.1 OBJETIVO Organizar y recolectar información de los egresados en el proceso de satisfacción de los egresados de la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales para aportar a la actuación del proyecto curricular.

1.2 ALCANCE

Este procedimiento se aplicará a todos los egresados de la Especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales.

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1.3 RESPONSABILIDADES

Consejo curricular.

� Diseñar políticas para mejorar el plan curricular de la especialización con la información de los egresados.

� Establecer los perfiles de los egresados. � Coordinar, evaluar y realizar los cambios necesarios para el éxito de la gestión del proyecto

curricular Especialización gerencia de proyectos institucionales.

1.4 BASE LEGAL Acuerdo Nº 003 5/2015. “Por e cual se expide el Estatuto General de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.” Artículos 32 Bienestar y desarrollo humano y relaciones interinstitucionales y de extensión. 1.5 DEFINICIONES

� Egresado: la persona que ha cursado y aprobado satisfactoriamente todas las materias del pensum académico reglamentado para una carrera o disciplina.

� Graduado: Egresado que, previo cumplimiento de requisitos académicos exigidos por las instituciones (exámenes, preparatorios, monografías, tesis de grado, etc.), ha recibido su grado.

1.6 POLITICAS DE OPERACIÓN

� Una vez el egresado del proyecto curricular halla entregando el trabajo de grado deberá actualizará y diligenciará la Base de datos de egresados del proyecto curricular

� El docente encargado por el coordinador de proyecto curricular suministrara la encuesta vía web de satisfacción de la especialización.

� El coordinador del proyecto curricular cuantificar, analizar, la calidad y pertinencia de la información registrada.

� El resultado de análisis será presentado al consejo curricular para revelar los indicadores que permitan establecer estrategias tendientes mejorar proyecto curricular.

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1.7 POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS.

Objetivos Obtener información actualizada de los egresados y graduados de la especialización en gerencia en proyectos institucionales para tener la vinculación y comunicación permanente entre los Egresados y la Institución. Establecer cuáles son las demandas de actualización y formación permanente de los egresados, así como su ubicación laboral y desarrollo profesional. Gestionar e impulsar los proyectos de los profesionales graduados por la universidad, en la perspectiva de aportar a la construcción de una comunidad académica y profesional.

1.8 DIRIGIDO A A todos los graduados de Especialización en gerencia de proyectos institucionales y al Coordinador del proyecto curricular de la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad Distrital.

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1.9 DIAGRAMA DE PROCESO

Ilustración 1. Diagrama de proceso seguimiento a los egresados de la especialización en gerencia de proyectos institucionales.

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1.10 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO � Facultad de Ciencias y Educación. Reglamento de posgrado, acuerdo 004. [En línea] 15 de abril

de 1997. [Citado el: 17 de 04 de 2014.] � Procesos de Autoevaluación Permanente, Apreciaciones de los Empleadores sobre los Egresados

de la Facultad de Ciencias y Educación. Diciembre del 2012 Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

PROCEDIMIENTO DE PROYECCIÓN DE RECURSOS 1.1 OBJETIVO

Establecer los indicadores necesarios con el fin de determinar las áreas requeridas para el correcto desarrollo y ejecución del programa académico.

1.2 ALCANCE

Evaluar el número de metros cuadrados para el desarrollo y ejecución del proyecto de acuerdo a número de estudiantes inscritos por periodo.

1.3 RESPONSABILIDADES

Asistente administrativo

� Ingresar y actualizar los datos de acuerdo al número de estudiantes inscritos.

Consejo Curricular

� Realizar el análisis de necesidades de recursos necesarios para el funcionamiento y ejecución del proyecto curricular teniendo en cuenta la disponibilidad otorgada por la institución.

� Enviar análisis de necesidades y requisitos a Concejo de facultad.

Consejo de facultad

� Analizar propuesta de requerimientos Especialización GPEI. Realizar filtro y enviar a concejo superior. � Enviar al concejo superior

Consejo superior

� Revisar y analizar la información suministrada por el consejo de facultad y dar pronta respuesta a las solicitudes hechas.

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1.4 BASE LEGAL

La facultad de ciencias y educación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, establece dentro del Plan Maestro de Desarrollo Físico 2008-2016:

� Estrategias de Mejoramiento y Adecuaciones. Plan Maestro de Desarrollo Físico 2008-2016. � Resolución 015 de 2009

1.5 DEFINICIONES Proceso Un proceso es una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad. Cada proceso está conformado por un conjunto de procedimientos; estos precisan la forma de hacer algo, incluyen el qué, el cómo y a quien corresponde el desarrollo de la tarea. Procedimiento Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. 1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

� El Plan Maestro de Desarrollo Físico, fue aprobado por el Consejo Superior Universitario mediante la Resolución 015 de 2009, por la cual se establecen tres lineamientos estratégicos de planificación para el crecimiento de la infraestructura que son:

1. Consolidación de Sedes Existentes. 2. Nuevos Equipamientos Educativos. 3. Plan General de Ordenamiento de la Planta Física.

En los tres (3) Sistemas de Desarrollo de la Planta Física (3SDPF) se consolidan las Sedes existentes con los nuevos equipamientos educativos integrados en el contexto urbano y metropolitano; proyectando funcionalidad, complementariedad y fortalecimiento de los espacios académicos, docentes, administrativos, áreas especializadas, centros de investigación, ciencia y tecnología, servicios múltiples y de bienestar institucional, red de bibliotecas, centros culturales y centros de competitividad entre otros.

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Proyectos a Desarrollar: El Plan Maestro de Desarrollo Físico de la Universidad Distrital Francisco José de caldas, define la escala de los equipamientos universitarios en la ciudad de acuerdo a su jerarquía:

1. Nodo Regional: Sede Principal “ADUANILLA DE PAIBA”. 2. Centralidad Universitaria: Nivel Metropolitano. 2.1 Sede Central. Facultad de Ingeniería. 2.2 Sedes Macarena A y B. Facultad de Ciencias y Educación. 2.3 Sede El Vivero. Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales. 2.4 ASAB. Facultad de Artes Plásticas, Escénicas, y Musicales. 2.5 Centralidad Sur: Nivel Urbano. 2.6 Sede Tecnológica. Facultad Tecnológica. 2.7 Sede Usme. (Futuro desarrollo). 3. Centralidad Occidente: Nivel Urbano. 3.1 Sede El Porvenir. Facultad Ciencias de la Salud. 3.2 Sede Kennedy. (Futuro desarrollo) 3.3 Sede Fontibón – Engativá. (Futuro desarrollo) 4.1 Centralidad Norte: Nivel Urbano. 4.2 Sede Suba. (Futuro desarrollo) 4.3 Sede Usaquén (futuro desarrollo).

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1.7 DIAGRAMA DE PROCESO Ilustración 2. Diagrama de proceso procedimiento proyección de recursos.

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1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE DOCENTES. 1.1 OBJETIVO Establecer un proceso de contratación de docentes, mediante un listado de verificación, que permita evidenciar y visualizar el cumplimiento de la normatividad y tiempos establecidos por la universidad. 1.2 ALCANCE Este proceso inicia desde la verificación del listado, la ejecución del proceso hasta el nombramiento del docente. 1.3 RESPONSABILIDADES.

Consejo curricular.

� Actualizar el proceso de contratación de docentes de acuerdo a la normatividad expedida por la universidad.

� Generar los perfiles requeridos para el proyecto curricular. � Diligenciar oportunamente la lista de chequeo de las actividades a realizar.

Asistente administrativo y académico

� Verifica la documentación � Se encarga de la publicación de las fechas para el concurso público de méritos o convocatoria. � Controla que las actividades se ejecuten de acuerdo al tiempo y los parámetros establecidos. �

1.4 BASE LEGAL

� Acuerdo CSU 03/2015. Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

� Acuerdo 011/2002. Por el cual se expide el reglamento del docente de carrera de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

� Resolución 000001 de 15 febrero del 2012 Vicerrectoría Académica � Resolución 009/2016. Por la cual se aprueba el Plan de Contratación de la Universidad

Distrital Vigencia 2016.

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� Resolución 479/2013. Por medio de la cual se fija el procedimiento de selección de contratistas en la aplicación del Acuerdo 07 de 2010 expedido con el Consejo Superior Universitario.

1.5 DEFINICIONES Tomadas del ESTATUTO DEL DOCENTE ACUERDO N°011(Noviembre 15 de 2002) “Por el cual se expide el Estatuto del Docente de carrera de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas”, El Consejo Superior de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en uso de sus atribuciones legales, estatutarias y en especial las que les confiere el artículo 75 de la Ley 30 de 1.992 y el Decreto 1279 del 2002.

� Artículo 4 - Docente: Es docente de la Universidad Distrital "Francisco José de Caldas": es la persona natural que con tal carácter haya sido vinculada a la institución previo concurso público de méritos y que desempeña funciones de enseñanza, comunicación, investigación, innovación o extensión; en campos relacionados con la ciencia, la pedagogía, el arte y la tecnología y otras formas del saber y, en general, de la cultura.

� Artículo 5 - Condiciones: Para ser Docente de la Universidad Distrital "Francisco José de Caldas” es necesario acreditar título profesional universitario o haber hecho aportes significativos al conocimiento al campo de la técnica el arte o las humanidades y avalar con su obra la competencia en el campo del saber antes señalados.

� Artículo 6 – Clasificación: Los Docente de la Universidad Distrital "Francisco José de Caldas”, según el tipo de vinculación, se clasifican de la siguiente manera:

1. Docente de Carrera 2. Docente de vincula Especial

� Artículo 7 - Docente de carrera: Es Docente de carreta la persona natural inscrita en el

escalafón docente de la Universidad o que se encuentre en periodo de prueba, de acuerdo con los requisitos establecidos en el presente estatuto. Su vinculación será por concurso público de méritos y mediante nombramiento.

� Artículo 8- Docente régimen especial: Los docentes de carrera, están amparados por el régimen especial previsto en la ley y aunque son empleados públicos, no son de libre nombramiento y remoción, salvo durante el periodo de prueba que establezca el presente estatuto, para cada una de las categorías previstas en él.

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Pasantía

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� Artículo 9- Dedicación: Según su dedicación los Docentes de carrera de la universidad son :

a) De tiempo completo b) De medio tiempo c) De dedicación exclusiva

� Artículo 10- Docente de Tiempo completo: El Docente de tiempo completo está obligado a de

dedicar a la Universidad cuarenta (40) horas semanales en las funciones propias de su cargo. Cualquier extensión adicional a su jornada semanal de trabajo se hará en términos de la Ley.

� Artículo 11- Docente de medio tiempo: El Docente de medio tiempo dedica a la Universidad veinte (20) horas semanales en las funciones propias de su cargo. Cualquier extensión adicional a su jornada semanal de trabajo se hará en términos de la Ley.

� Artículo 11- Docente de dedicación exclusiva: Son Docente de dedicación exclusiva aquellos

que además de sus actividades Docentes, desarrollan programas de investigación, de extensión, de servicio, de asesoría o consultoría, en marcados en el plan de desarrollo de la Universidad, aprobados institucionalmente y que soliciten su calidad de tales. La dedicación exclusiva se estudia a solicitud del Consejo de facultad, tiene carácter temporal y su vigencia se extiende hasta el momento en el que Docente desarrolle las actividades que originan. El Rector podrá otorgar y/o revocar la dedicación exclusiva.

� Artículo 13 - Docente de Vinculación Especial: Son Docente de vinculación especial aquellos que, sin pertenecer a la carrera Docente, están vinculados temporalmente a la Universidad. Los Docentes de vinculación Especial son :

a) Ocasionales: Tiempo completo y medio tiempo b) De hora cátedra c) Visitantes de expertos

� Artículo 14- Docente de hora cátedra: los docentes de hora cátedra vinculados a la universidad

(Francisco José de Caldas) no son empleados públicos del régimen especial, no pertenecen a la carrera docente y su vinculación de conformidad con la ley.

� Artículo 15- Docentes ocasionales: los docentes ocasionales no son empleados públicos docentes de régimen, ni pertenecen a la carrera docente y su dedicación podrá ser de tiempo completo (40 horas semanales) o medio tiempo (20 horas semanales) hasta por un periodo

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Pasantía

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inferior a un (1) año, cuando la universidad lo requiera. Sus servicios son reconocidos de conformidad con la ley.

� Artículo 16- Docentes visitantes: son docentes visitantes aquellos de reconocida idoneidad y que colaboran en la universidad distrital “Francisco José de Caldas” en virtud de convenios con instituciones nacionales o extranjeras de carácter cultural, artístico, filosófico, científico, humanístico, tecnológico o técnico en los campos propios de su especialidad.

� Artículo 17- Docentes expertos: Son Docentes expertos aquellas personas sin titulo universitario, pero de reconocida idoneidad en un área o campo determinado del saber o de la cultura, vinculados a la universidad para la enseñanza de las artes, la técnica o las humanidades. El consejo académico recomienda la consejo superior universitario, la vinculación de estos docentes.

1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN Resolución N° 001 del 15 FEB 2012 “Por la cual se establece el proceso de selección y vinculación de Docentes de Vinculación Especial” EL VICERRECTOR ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, en uso de sus facultades legales y en especial por la Delegación conferida en el artículo 2 del acuerdo 08 del 2001, del Consejo Superior Universitario y considerando artículo 13 de Acuerdo 011del 25 de noviembre de 2002 y Artículo 008 del 28 de diciembre de 2001. Para la selección y posterior contratación de profesores de vinculación especial con dedicación de Tiempo Completo Ocasional (TCO), Medio Tiempo Ocasional (MTO) y Hora Cátedra (HC) de la Universidad Distrital los Coordinadores de Proyectos Curriculares deberán realizar las siguientes actividades: Procedimiento para la identificación de necesidades en la vinculación de profesores de vinculación especial e ingreso

� Estudiar por parte de los Coordinadores de Proyectos Curriculares las necesidades docentes para suplir horas de c1ase y demás actividades académicas que no puedan adelantar, por razones de tiempo, los docentes de carrera de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

� Aprobar por parte de cada Consejo de Facultad previa asignación de cupos entre Proyectos curriculares. Procedimiento para la selección de profesores de vinculación especial que hayan tenido vínculo con la universidad con U.D.F.J.C

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Pasantía

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� Tener promedio de las dos (2) ultimas evaluaciones obtenidas, se encuentre en el rango mínimo de BIEN.

� Tener una hoja de vida y la experticia académica compatible con las asignaturas o áreas del currículo en las que se requiera su servicio docente en el proyecto curricular.

� Cumplir con el código de ética y de buen gobierno y demás reglamentos vigentes de la universidad que le sean aplicables.

� Manifestar por escrito, su intención de continuar colaborando con el desarrollo de actividades académicas de la universidad y disponer del tiempo requerido para el desempeño de esta actividad.

� Anexar las certificaciones correspondientes de nuevos logros en su hoja de vida para ser evaluadas y consideradas para efectos de su escalafón docente a las fechas estipuladas por la oficina de docencia. Procedimiento para la selección de nuevos docentes

� Presentar por parte del consejo curricular los respectivos perfiles con base el estudio de horas lectivas que se encuentran sin asignar y en la modalidad requerida, (T.C.O), (M.T.O), (H.C). � Considerar el perfil de acuerdo a: disponibilidad horaria, formación académica, de pregrado y postgrado, productividad académica y experiencia docente y/o profesional. � Elaborar criterios para la evaluación correspondiente a cada uno de los perfiles por parte del consejo del proyecto curricular y aprobación del consejo de facultad. � Publicar los perfiles con disponibilidad horaria, y criterios de evaluación mínima durante dos (2) días hábiles en la página web de la universidad y en los demás medios que la facultad y proyecto curricular consideren pertinentes � Presentar hojas de vida a la secretaria del consejo curricular, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al último día de publicación. � Seleccionar a los docentes con base a las hijas de vida presentadas para cada uno de los perfiles por parte del consejo del proyecto curricular. � ( delegar una comisión de docente de planta cuando sea necesaria para el estudio y evaluación de las hojas de vida) � Publicar en un término de dos (2) días hábiles después de tomada la decisión por consejo curricular en la página web y en los medios que la facultad considere.

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Pasantía

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Procedimiento de dedicaciones semanales de los docentes ocasionales

Profesores de Tiempo Completo Ocasional (TCO): mínimo 20 horas lectivas de clase semanal, adicionalmente asumirá otras actividades académicas hasta completar 40 horas totales. Profesores Medio Tiempo Ocasional (MTO): mínimo 12 horas lectivas de clase, adicionalmente asumirá otras actividades académicas hasta completar 20 horas totales. Profesores de Hora Cátedra (HC): mínimo 8 horas lectivas de clase y hasta 16 horas lectivas de clase semanales, los profesores que tengan una carga inferior a ocho (8) horas tendrán necesidad de un visto bueno del Vicerrector Académico a solicitud del Decano. Profesores Hora Cátedra por Honorarios (HCH): hasta 8 horas lectivas de clase si labora en pregrado o 6 horas lectivas de clase en postgrado.

PROCEDIMIENTO GENERAL DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE DOCENTES SEGÚN LA NECESIDAD Y TIPO DOCENTE:

� Publicar por parte de los Coordinadores de Proyectos Curriculares de las necesidades derivadas del estudio realizado en el literal anterior.

� A los profesores aspirantes que han tenido vínculo con la Universidad Distrital se les contratara en el siguiente periodo académico en la modalidad requerida. (según los términos previstos en el artículo 8, parágrafos 1 y 2 del Acuerdo 008 de 2002 del CSU);

� Los profesores seleccionados entregaran la documentación requerida en la Oficina de Recursos Humanos.

� La clasificación en el escalafón docente será responsabilidad de la Oficina de Docencia y se hará según los Acuerdos establecidos para tal efecto por parte del Consejo Superior Universitario.

� EI estatus de profesor ocasional se dará por periodos académicos de acuerdo con lo establecido por el Consejo Superior.

� Cada Consejo de Facultad, de acuerdo con las posibilidades presupuestales y las necesidades académicas, distribuirá entre los Proyectos Curriculares de pregrado máximo 40 profesores ocasionales de tiempo completo (TCO), según lo establecido en el Artículo 1 del Acuerdo 008 de 2001, expedido par el Consejo Superior

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Pasantía

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1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS

Ilustración 3. Diagrama proceso procedimiento contratación de docentes.

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Pasantía

1

1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO

� Acuerdo 012 del 15 de noviembre de 2002, “Por el cual se expide el estatuto del docente de carrera de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas” http://sgral.udistrital.edu.co/xdata/csu/acu_2002-011.pdf

PROCEDIMIENTO CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES. 1.1 OBJETIVO

Establecer el procedimiento necesario para la ejecución de convenios institucionales, teniendo en cuenta las necesidades del proyecto curricular de la universidad. Establecer los indicadores necesarios para determinar la pertinencia, calidad y duración de los convenios interinstitucionales, bien sean con entidades o empresas nacionales o internacionales, comunidades científicas, tecnológicas y/o culturales, de acuerdo con las necesidades del proyecto curricular, a través de un instrumento de medición como la base de datos. 1.2 ALCANCE

Este procedimiento tiene como finalidad reconocer y establecer el paso a paso del seguimiento que se lleva a cabo para la celebración de convenios. Este procedimiento permitirá alimentar la base de datos con el fin de reconocer y establecer las necesidades que la EGPEI tendrá en cuenta para la celebración de convenios, desde el seguimiento que se le hagan a los mismos. 1.3 RESPONSABILIDADES

Coordinación Proyecto Curricular

� Gestionar, definir y articular los convenios en función de los objetivos de desarrollo institucional.

� Formular la propuesta y las características de convenio para su aprobación. Consejo Curricular

� Aprobar los convenios.

� Realizar seguimiento y análisis de los resultados.

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Pasantía

2

� Establecer estrategias de mejora con respecto al factor. Grupo pasante

� Verifica la documentación.

� Alimenta la base datos.

� Propone planes de mejoramiento.

� Supervisa la correcta difusión y diligenciamiento del instrumento. 1.4 BASE LEGAL

� Resolución 269 de 2011 Rectoría universidad distrital

� Acuerdo 003 de 1997 estatuto general de la universidad capitulo IV articulo 32

1.5 DEFINICIONES Los convenios de la Universidad Distrital francisco José de caldas estos buscan direccionar y gestionar la internacionalización a través de acciones de direccionamiento estratégico para la inmersión y participación de la institución en la sociedad del conocimiento en el ámbito local, nacional e internacional. (CERI UDFJDC).

1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

� Se aplicará a aquellos integrantes de la comunidad académica que en el momento puedan dejar temporalmente sus responsabilidades, para contestarla.

� Una vez que la base de datos haya sido alimentada, el grupo pasante responsable procederá a cuantificar y a analizar la pertinencia, calidad y duración de los convenios interinstitucionales.

� Dichos análisis serán presentados al consejo curricular para revelar los indicadores que permitan establecer estrategias tendientes a la mejora y calidad de la celebración de convenios futur



Pasantía 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS Ilustración 4.Diagrama de procedimiento proceso de convenios interinstitucionales



Pasantía 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO

� http://ceri.udistrital.edu.co/equipo-ceri

� ACUERDO 022 CSU Creación oficina de relaciones interinstitucionales - 23 de noviembre de 1994. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadCERI/docsNormCERI03Sept2012/1.%20ACUERDO%20CSU%20CREACION%20OF.%20REL.%20INTERINSTITUCIONALES%20022%20-%201994.pdf

� PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2007/2016 - política 2, estrategia 2, programa 3 pág. 51 y 62. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadCERI/docsNormCERI03Sept2012/4.%20PLAN%20UD%202007-2016%20POL%C3%8DTICA%202,%20ESTRATEGIA%202,%20PROGRAMA%203%20PAG.%2051%20Y%2062.pdf

� Acuerdo 006 CSU- Redefinición rubro CERI con apoyo a estudiantes. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadceri/docsnormceri03sept2012/7.%20%20acuerdo%20csu%20006%20-%202010%20redefinici%c3%93n%20rubro%20ceri%20con%20apoyo%20a%20estudiantes.pdf

� Resolución 269 rectoría, Creación de comité de relaciones interinstitucionales, 13 de mayo de 2011. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/users/CRI/8._RES._RECTORA_N_269_CREACIN_COMIT_DE_REL._INTERINSTITUCIONALES.pdf

� Resolución 012 consejo académico Universidad Distrital movilidad estudiantil - 10 de febrero de 2012. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadCERI/9.%20RESOLUCI%C3%93N%20C.%20ACAD%C3%89MICO%20UD%20MOVILIDAD%20ESTUDIANTIL.%2010-02-2012.pdf

� Resolución 045 consejo académico Universidad Distrital apoyo movilidad docente - 31 Julio de 2012. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/normatividadCERI/docsNormCERI03Sept2012/10.%20RESOLUCI%C3%93N%20C.%20ACAD%C3%89MICO%20APOYO%20MOVILIDAD%20DOCENTE%20045%20-%202012.pdf

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Pasantía

1

� Resolución 008 - modificación comité relaciones interinstitucionales - 17 enero 2014. http://ceri.udistrital.edu.co/archivos/users/CRI/resolucion008-17Enero2014.pdf

� Acuerdo 003 Consejo superior universitario CSU ampliación porcentaje movilidad académica estudiantil - 5 agosto 2014.

PROCEDIMIENTO ASESORÍA TRABAJOS DE GRADO.

1.1 OBJETIVO Realizar un proceso donde se determine el funcionamiento general del servicio que se presta; en cuanto a asesorías, tutorías y orientaciones personalizadas para la ejecución de los trabajos de grado y en las líneas de investigación, lo cual permita ofrecer información puntual a los estudiantes de la Especialización en Gerencia de proyectos educativos institucionales. 1.2 ALCANCE Este proceso aplica desde la asesoría del trabajo de grado y la selección de la línea de investigación hasta la revisión, sustentación y correcciones del mismo. 1.3 RESPONSABILIDADES

Consejo curricular.

� Aprobar el formulario base para agregarlo en la página web. � Realizar seguimiento de las apreciaciones de los estudiantes, en pro de la mejora. � Conforme a los indicadores obtenidos en los procesos de autoevaluación y de seguimiento dentro

de los proyectos curriculares, deberá establecer estrategias tendientes al mejoramiento de la calidad.

Coordinador del proyecto curricular

� Garantizar la publicación y asignación de espacio de asesoría para el estudiante que requiera la asesoría

� Realizar el seguimiento de las asesorías agendadas a cada docente y efectuadas conforme al día, hora y lugar designado. Asistente administrativa y académica

� Brindar la asesoría al estudiante que requiera la asesoría

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Pasantía

2

� Informar al estudiante el día, hora y lugar en el cual docente designado realizara la asesoría, tutoría y orientación personalizada.

� Solicitar las actas de avance o seguimiento � Elaborar informes para consejo de curricular frente al número de solicitudes solicitadas y

efectuadas.

1.4 BASE LEGAL

� Acuerdo CA 12/2006, Por el cual se implementa el Sistema de Créditos Académicos.

� Acuerdo CA 1997, Estatuto General de la Universidad.

� Acuerdo CSU 027/1993. Estatuto Estudiantil. Articulo 70

� Acuerdo CSU 027/1993, Estatuto Estudiantil. Artículo 72, Requisitos de Grado.

� Resolución 4413/2010, Registro Calificado del proyecto curricular Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos Institucionales.

� Ley 30/1992, Por la cual se organiza el servicio público de la educación superior.

1.5 DEFINICIONES

� Trabajos de grado: es un proceso formativo que hace parte del plan de estudios desarrollado por el estudiante y le conduce a la obtención de un resultado final que hade presentar, para optar a un título universitario, en cumplimiento del requisito establecido en el artículo 70 del acuerdo 027 de 1993 del Consejo Superior Universitario.

� Docente director: el docente director debe avalar la propuesta en la modalidad definida por el estudiante, efectuar el seguimiento al trabajo de grado, de acuerdo con la modalidad correspondiente reportar las modalidades finales a la coordinación del proyecto curricular respectivo.

� Título Universitario: Es la Denominación que otorga la Universidad al Estudiante que haya Terminado su Plan de Estudios y Presentado el Trabajo de Grado correspondiente.

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Pasantía

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1.6 POLÍTICAS DE OPERACIÓN � Los espacios académicos de trabajo de grado forman un elemento necesario del plan de estudios,

de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 009 de 2006. � El estudiante tiene que presentar la propuesta aceptada por el docente director junto con los

siguientes documentos en orden: Solicitud de la inscripción de los espacios académicos correspondientes y propuesta de trabajo de grado aprobada por un docente de la Universidad.

� El docente director se encargará de realizar el seguimiento correspondiente al desarrollo de la modalidad de trabajo de grado

� El docente director realiza observaciones al trabajo de grado que recibió.

� El Trabajo de Grado debe presentarse nuevamente con la corrección de las observaciones

señaladas.



Pasantía 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS

Ilustración 5. Diagrama de procesos procedimiento asesoría trabajo de grado



Pasantía 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES DE ASPIRANTES. 1.1 OBJETIVO Organizar y controlar el proceso de admisión de los/las aspirantes a ingresar a la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales. 1.2 ALCANCE Este procedimiento aplica a la admisión de los/las aspirantes a ingresar a la especialización en gerencia de proyectos educativos institucionales. 1.3 RESPONSABILIDADES. Consejo curricular.

� Diseñar políticas para la admisión de los estudiantes.

Asistente administrativa y académica

� Verifica la documentación � Se encarga de la publicación de los resultados de los/las aspirantes seleccionadas. � Supervisa la correcta calendarización de las actividades y las ejecuta en tiempo y forma. � Recolección y seguimiento de indicadores de admisiones en la base de datos.

Aspirantes a Ingresar

� Los/las aspirantes revisan la convocatoria para ubicar fechas y costos de trámites. � Los/las aspirantes solicitan su formulario web y entregan la de documentación. � Los/las aspirantes presentan la entrevista. � Los/las aspirantes revisan los resultados.

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Pasantía

1

1.4 BASE LEGAL

� Acuerdo CSU 27/1993, Estatuto General de la Universidad. Artículos 7 al 11. � Acuerdo CSU 4/1996. “Por el cual se expide es Estatuto Académico de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas”. Artículos 30, 31.

1.5 DEFINICIONES

� La admisión de estudiantes está condicionada a los resultados del examen de estado, del examen de admisión, demás pruebas establecidas y a la disponibilidad de cupos que para cada período y programa académico haya determinado el consejo académico.

� Inscripción: los aspirantes a estudiantes deben efectuar su inscripción en la oficina de admisiones y registro en las fechas estipuladas en el calendario académico de la Universidad Distrital.

� Examen de admisión: los aspirantes a estudiantes presentan el examen de admisión en las fechas y horas previstas en el calendario académico.


� El aspirante a ingresar por primera vez, debe seguir el proceso de inscripción y admisión contemplado en el respectivo Proyecto Curricular de Posgrado.

� Cada Consejo Curricular de Posgrado, basado en la evaluación de los requisitos de admisión, admitid el número de estudiantes aprobado por el Consejo Superior Universitario.

� Los requisitos que deben cumplir los aspirantes son los siguientes:

� Título de pregrado en educación o áreas afines. � Comprobante de pago de inscripción. � Formulario de inscripción diligenciado � Fotocopia de la cédula y/o registro civil de nacimiento. � Acta de grado o registro Del diploma de pregrado. � Calificaciones en original firmadas y selladas. � Certificación de experiencia laboral. � Dos (2) fotos a color.

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Pasantía

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� Presentación de una narrativa de máximo 5 páginas, tamaño carta a espacio sencillo, en la cual presente sus expectativas con relación a la especialización.

� Luego de estudiada la documentación los estudiantes son citados a entrevista, y la lista de los que

resultan seleccionados es enviada al Consejo de Facultad para su estudio y aprobación.



Pasantía 1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS Ilustración 6. Diagrama de procesos procedimiento admisión de aspirantes

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Pasantía

1

1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE DOCENTES COMO DIRECTORES DE TRABAJO DE GRADO. 1.1 OBJETIVO Establecer las actividades que se requieren para la asignación de docentes como jurados o docentes evaluadores, con el fin que se lleven a cabo las disposiciones generales referentes a los trabajos de grado en la especialización de gerencias de proyectos educativos institucionales. 1.2 ALCANCE Este procedimiento se aplicará desde el momento que se establezca el docente director para los trabajos de grado de los estudiantes de la especialización hasta la sustentación y aprobación del mismo.

1.3 RESPONSABILIDADES Consejo curricular.

� Establecer y diseñar un procedimiento que permita la correcta realización del proceso referente a la asignación de docentes como jurados de trabajo de grado y evaluación de los mismos.

� Revisar y aprobar los proyectos de grado, así como los cambios solicitados para éste. � Informar a los estudiantes las fechas establecidas para la presentación de los anteproyectos y

trabajos de grado. � Aprobar o no la designación de jurados en Trabajos de Grado. � Remitir los trabajos de grado a los jurados y supervisar la entrega de éstos según las fechas

programadas en el calendario de trabajos de grado. � Atender a las normas estatutarias que rigen los aspectos académicos de la Universidad.

Asistente administrativa y académica

� Verificar la documentación y parámetros de los trabajos de grados entregados. � Recopilar las actas que el consejo curricular haya emitido en donde se establezcan los jurados

de los trabajos de grado presentados por los estudiantes, previamente inscritos con el formato de trabajos de grado.

� Se encarga de la publicación de la asignación de jurados a los respectivos trabajos de grado teniendo en cuenta las determinaciones del consejo curricular.

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Pasantía

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� Controla que las actividades se ejecuten de acuerdo al tiempo y los parámetros establecidos por la facultad de ciencias y educación, teniendo en cuenta los tiempos de los estudiantes, y estableciendo así de mutuo acuerdo un cronograma final.

� Al final del proceso debe notificar por escrito al Consejo curricular que el trabajo se encuentra en condiciones de pasar a evaluación de los jurados y continuar a la etapa de sustentación.

El Estudiante: � Consultar calendario académico para conocer los plazos para el desarrollo y entrega y

sustentación de trabajos de grado en la Institución. � Presentar al comité en las fechas estipuladas DOS COPIAS del informe final de trabajo de

grado, y el aval del director. � En caso de que el estudiante no presente el trabajo de grado en los tiempos establecidos

deberá justificar por escrito los motivos del retraso. Los jurados:

� Evaluar y calificar cuantitativa y cualitativamente de manera objetiva, imparcial y ética los

trabajos de grado asignados. � Cumplir con las fechas programadas por el consejo curricular. � Realizar de manera oportuna la lectura y las observaciones del trabajo de grado en las fechas

establecida por cada consejo curricular. � Otorgar distinción para el trabajo de grado que así lo amerite. � Asistir a la sustentación de los trabajos presentados y en caso de no poder asistir, nombrar a

un representante.

1.4 BASE LEGAL

� Acuerdo 011/2002. Estatuto del docente de carrera de la Universidad Distrital. � Acuerdo 031/2014. Por el cual se reglamenta los trabajos de grados. Artículo 1-15. � Acuerdo CF 004/1997. Por el cual se expide el reglamento de los posgrados de la Facultad de

Ciencias y Educación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

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Pasantía

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1.5 DEFINICIONES

� Docente evaluador o jurado: son docentes pertenecientes a la universidad, inscritos en los diferentes programas académicos, con experiencia académica sobre la temática tratada en los proyectos de grado e idóneos para tal labor.

� Viable: Significa que el trabajo cumple con los requisitos metodol6gicos exigidos y

posee un cronograma adecuado y pertinente con las circunstancias profesionales y académicas del trabajo de grado.

� Modificable: Significa que el estudiante podría hacer algunos ajustes a su propuesta, los

cuales podrán ser discutidos y concertados con el director del trabajo de grado y posteriormente presentados de nuevo

� No viable: Significa que, por alguna raz6n, debidamente justificada por escrito, el trabajo

no reúne los requisitos para ser un trabajo de grado.


Para asignar docentes evaluadores o jurados y calificación a trabajos de grado se establece el siguiente procedimiento: Consideración importante: Los docentes, dentro de su asignación académica, deberán incorporar actividades relacionadas con la dirección de trabajos de grado distribuidas equitativamente en cada colectivo de acuerdo con las demandas de los planes de estudio de posgrado, las trayectorias académicas e investigativas de los docentes y la motivación del estudiante.

1. El comité debe revisar y evaluar la pertinencia y calidad de los proyectos de grado. Se evalúan los criterios técnicos de la propuesta y que el perfil del director corresponda y sea pertinente con la temática del proyecto.

2. El estudiante debe presentar una carta al proyecto curricular en la que haga expresa su petición para que le sean asignados posibles jurados, teniendo en cuenta la temática y pertinencia de los docentes con el trabajo de grado.

3. El consejo curricular establece la pertinencia del trabajo de grado con las asignaciones de tutores

y jurados.

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Pasantía

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4. Designar dos jurados para la evaluación del trabajo de grado, estos dispondrán de 15 días hábiles a partir de la recepción del mismo para realizar las observaciones pertinentes.

5. El consejo curricular asignará docentes evaluadores, teniendo en cuenta la pertinencia de sus

conocimientos, campo de aplicación del trabajo entre otros.

6. El director de trabajo de grado presentara una carta al proyecto curricular estableciendo, que el proyecto está finalizado y preparado para la aprobación de los jurados para la sustentación.

7. Designar dos jurados para la evaluación del trabajo de grado, estos dispondrán de 15 días hábiles

a partir de la recepción del mismo para realizar las observaciones pertinentes y establecer si es apto para sustentación o requiere modificaciones.

8. Se programarán las fechas de sustentación de común acuerdo entre las partes. Si se llega a

presentar que un estudiante no se presente en la fecha y hora estipulada, deberá entregar la justificación por escrito al coordinador del proyecto curricular una nueva posible fecha para sustentar.

9. El jurado calificará y de ser el caso, solicitará al coordinador del proyecto curricular la

designación de proyecto laureado o meritorio según la escala de calificaciones y normatividad de la universidad.

10. Los jurados darán a conocer las determinaciones, y des ser el caso, la menci6n de meritorio a

laureado para un trabajo de grado, deberá confirmarse para un par interno designado por el Consejo de Facultad.

11. Entrega al coordinador del proyecto curricular de manera oficial y por medio magnético e

impreso, el trabajo terminado y finalizado, basados en la normatividad para la presentación de trabajos de grado. (Normas de presentación APA etc…)

12. Finalizando el proceso de evaluación el proyecto curricular por medio de la asistente académica

y administrativa guiara al estudiante a la culminación del proceso de grado.

13. El proyecto curricular dará a conocer las determinaciones del consejo curricular, respecto a la asignación jurados y finalización de evaluación de trabajos de grado, por medio de la página web y divulgación de diferentes actas.

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Pasantía

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1.7 DIAGRAMA DE PROCESOS

Ilustración 7. Diagrama de procesos procedimiento asignación de docentes de trabajo de grado



Pasantía 1.8 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO PROCESO ENCUESTA DE SATISFACCIÓN. 1.1 OBJETIVO Establecer los indicadores necesarios para determinar las necesidades de Recursos y Gestión administrativa, a través de un instrumento de medición como lo es una encuesta. 1.2 ALCANCE Aplicar la encuesta a estudiantes, profesores y egresados con el fin de reconocer y establecer las necesidades y apreciaciones de la comunidad académica en cuanto a los Recursos y gestión administrativa y financiera.

1.3 RESPONSABILIDADES Consejo Curricular

� Realizar seguimiento y análisis de los resultados. � Establecer políticas de mejora con respecto al factor

Grupo pasante

� Verificar la documentación � Diseñar y publicar la encuesta � Supervisar la correcta difusión y diligenciamiento del instrumento.

Encuestados (Estudiantes, profesores y egresados)

� Contestar la encuesta con un alto grado de seriedad y responsabilidad frente al programa. 1.4 BASE LEGAL

� Estrategias de Mejoramiento y Adecuaciones. Plan Maestro de Desarrollo Físico 2008-2016 � Resolución 015 de 2009

1.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN � La encuesta en mención se aplicará al final de cada semestre, bajo supervisión del CONSEJO

CURRICULAR, o la persona designada por éste. � Se aplicará a aquellos integrantes de la comunidad académica que en el momento puedan dejar temporalmente

sus responsabilidades, para contestarla. � Se aplicará de forma digital por medio de la plataforma DRIVE

https://docs.google.com/forms/d/1fd9QbBJM0Z4H8cGjSwrQeZmepTJW3NgS1oCe2vKeRzs/viewform?c=0

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Pasantía

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&w=1 en un espacio designado con anterioridad, bien puede ser un laboratorio de la Especialización en donde no haya interrupciones, a fin de acelerar el proceso.

� Una vez que la encuesta haya sido contestada, el encuestado procederá a enviarla a la base de datos. Al término del desarrollo de las encuestas, el responsable procederá a cuantificar y a analizar las respuestas.

� Dichas respuestas serán presentadas al consejo curricular para revelar los indicadores en Recursos y gestión administrativa que permitan establecer políticas tendientes a la mejora y satisfacción de los integrantes de la comunidad académica.



Pasantía 1.6 DIAGRAMA DE PROCESOS

Ilustración 8. Diagram de proceso procedimiento encuesta de satisfacción.

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Pasantía

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1.7 SOPORTES BIBLIOGRÁFICOS DEL PROCESO BIBLIOGRAFÍA

1. Ley 30 de 1992 “Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior.”. 2. Acuerdo del Consejo Superior No 003 de 2003 “Estatuto General de la Universidad Distrital Francisco

José de Caldas”. 3. Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado

Colombiano”. 4. Decreto 4110 de 2004 “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de

Calidad en la Gestión Pública”. 5. Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder

Público y en otras entidades prestadoras de servicios”. 6. Ley No 1188 del 25 de abril de 2008 “Por la cual se regula el registro calificado de programas de

educación superior y se dictan otras disposiciones. 7. Decreto 1295 del 2010 “Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y

la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior”. 8. Acuerdo MEN No. 02 de 2011 "Por el cual se establecen criterios para los procesos de acreditación de

instituciones y programas académicos de educación superior". 9. Acuerdo MEN No. 03 de 2011” Por el cual se establecen los lineamientos para la acreditación de

programas de instituciones acreditadas institucionalmente" 10. Acuerdo MEN No. 02 de 2012 " Por el cual se establece la apreciación de condiciones de acreditación de

programas académicos Proyecto Educativo de la respectiva facultad y del programa. 11. Acuerdo CESU No. 01 de 2010: Por el cual se autoriza al Consejo Nacional de Acreditación para que

diseñe y promulgue los lineamientos para la acreditación de alta calidad de los programas de Maestría y Doctorado y se unifican los rangos de acreditación para los programas de pregrado, maestrías y doctorados e instituciones.

12. Acuerdo CESU No.02 de 2011: Por el cual se establecen los criterios para los procesos de acreditación de instituciones y programas académicos de educación superior.

13. Acuerdo CESU No. 03 de 2011: Por el cual se establecen los lineamientos para la acreditación de programas de instituciones acreditadas institucionalmente.

14. Acuerdo CESU No. 02 de 2012: Tiene por objeto establecer el procedimiento general para iniciar el proceso de autoevaluación con miras a la acreditación de programas académicos.

.



Pasantía

1

ANEXOS

Acta de reunión # 1 Control de asesoría pasantía 1 de marzo de 2016


Especialización en Gerencia de Proyectos Educativos

Institucionales

CONTROL DE ASESORÍA A PASANTÍA

ACTA DE REUNIÓN N° 01

ASISTENTES OBJETIVO FECHA DE

ELABORACIÓN Edward pinilla

Tatiana Vásquez

Alejandra Ordoñez

Ruby Suarez

Plantear las estrategias a seguir con el documento maestro

de la especialización. 1 de marzo 2016

DESARROLLO

Se da inicio a la primera reunión de la asesoría para la pasantía en el tema del manual de procesos y

procedimientos, con la explicación del docente Edward Pinilla, el cual el infiere los aspectos a tener presentes

para la revisión del documento, explicando los aspectos que tuvieron en cuenta los pasantes de los años

anteriores.

Las estudiantes hacen preguntas de acuerdo a la observación ya realizada del documento en físico, motivo por

el cual nos es entregada la plantilla en Excel con la cual se inicia el análisis y se desglosa los aspectos a mejorar

de dicho documento, esta es revisada por ellas, para posteriormente plantear las actividades que se realizaran

para mostrar resultados a el docente asesor.

OBSERVACIONES:

.



Pasantía

2

Acta de reunión # 2 Control de asesoría pasantía 15 de abril de 2016



Institucionales





Tatiana Vásquez

Alejandra Ordoñez

Ruby Suarez

Profundizar en algunos aspectos de orden y coherencia en

los manuales a revisar

Viernes 15 de abril

2016

DESARROLLO

Se inicia la asesoría con preguntas en la cuales se hace referencia en qué áreas de la universidad podemos

asesorarnos acerca de las leyes que fundamentan los aspectos jurídicos de una especialización y como esta se

relaciona con los documentos que se le presentan al ministerio de educación.

Posteriormente el docente aclara estas dudas y solicita un informe acerca de la revisión que se le realizado a la

base de datos por la cual están fundamentados los manuales de la especialización, se le da un informe sobre el

análisis al cual él solicita que sea revisada con cautela, ya que allí se encuentran aspectos muy importantes para

el documento maestro, se hace una revisión sobre lo ya se había trabajado por los estudiantes de la pasantía

2015. Para finalizar revisa los avances y da instrucciones para adelantar el proceso.

OBSERVACIONES:

.



Pasantía

3

Acta de reunión # 3 Control de asesoría pasantía 10 de mayo de 2016



Institucionales





Tatiana Vásquez

Alejandra Ordoñez

Ruby Suarez

Revisar los adelantos que se han llevado a cabo por las

estudiantes encargadas de los procesos y procedimiento

para el documento maestro.

Martes de 10 de

mayo 2016

DESARROLLO

Para dar inicio a la asesoría el docente solicita el cronograma con el cual se va a trabajar las necesidades de los

manuales, en esta se le hace alusión al docente sobre algunos aspectos de gramática y redacción que han sido

evidenciados y se le indica que esto tendrá revisión por parte de las estudiantes, así mismo se completaran

algunos proceso que se según deben existir pero que no han sido tenidos en cuenta y finalmente se organizara

el documento de tal manera que sea accesible a la comunidad Educativa de la Universidad Francisco José de

Caldas.

Por otro lado, el docente solicita a las estudiantes que sea revisado el documento en Excel y que se realice una

retroalimentación del mismo de acuerdo con las observaciones que se llevaron a cabo de tal manera que se

logre evidenciar que hubo un trabajo en el cual se cumplió con los faltantes de dicha información.

OBSERVACIONES:

.



Pasantía

4

Acta de reunión # 4 Control de asesoría pasantía 18 de mayo de 2016



Institucionales





Tatiana Vásquez

Alejandra Ordoñez

Ruby Suarez

Ampliar expectativas de la pasantía a partir de la entrega

del anteproyecto con el fin de fortalecer el trabajo final.

Miércoles 18 de

mayo 2016

DESARROLLO

Se hace entrega del anteproyecto al docente el cual hace la revisión, los ajustes necesarios informando a las

estudiantes acerca de las fortalezas que se tienen en el momento y las debilidades que se observan, solicita

hacer algunos ajustes para las actividades que se están llevando a cabo con el fin de que el trabajo final este

acorde con las necesidades y expectativas de la especialización, pero sobre del documento maestro para la

acreditación de dicha especialización.

OBSERVACIONES:

ACTUALIZACIÓN MANUAL DE PROCESOS Y …repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/4211/1/MANUAL DE... · UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Especialización Gerencia

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