1 | P a g e · judul “Menguraikan Sistematika Penulisan Laporan Pertemuan”, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK) . Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan

1 | P a g e

SISTEMATIKA PENULISAN NOTULA

MODUL

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran

Yang dibina oleh Drs. H. Mohammad Arief, M.Si

Oleh :

Susan Elok B. R. (150412605111)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

NOVEMBER 2017

Humas dan Keprotokolan

i | S i s t e m a t i k a P e n u l i s a n N o t u l a

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-Nya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Administrasi Humas dan Keprotokolan dengan

judul “Menguraikan Sistematika Penulisan Laporan Pertemuan”, untuk dipergunakan di

sekolah menengah kejuruan (SMK) .

Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan siswa belajar menguasai

kompetensi serta sebagai panduan guru dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah, supaya

tujuan pembelajaran dapat tercapai dengan baik. Penyusunan modul ini disesuaikan dengan

kurikulum 2013 untuk memenuhi kebutuhan pengembangan program sekolah berbasis pada

kebutuhan dan potensi wilayah, dengan tetap mengikuti yang tetap ditetapkan secara

nasional.

Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang pengertian dari notula, bentuk

dari catatan pertemuan, fungsi dari catatan pertemuan, teknik dalam menyusun notula, dan

hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat catatan pertemuan.

Akhir kata, ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah

membantu hingga terselesaikannya modul Administasi Humas dan Keprotokolan ini. Penulis

telah berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini. Oleh karena itu, masukan,

saran, dan kritik yang membangun, guna meningkatkan daya cipta dan daya guna modul ini

sangat diharapkan.

Malang, November 2017

Penulis,

Susan Elok B. R.


S i s t e m a t i k a P e n u l i s a n N o t u l a | ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................ i

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... ii

PETA KEDUDUKAN MODUL ........................................................................................ iii

GLOSARIUM ..................................................................................................................... iv

I. PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1

A. Deskripsi .................................................................................................................... 1

B. Prasyarat .................................................................................................................... 1

C. Petunjuk Penggunaan Modul ..................................................................................... 1

D. Tujuan Akhir ............................................................................................................. 2

E. Kompetensi ................................................................................................................ 3

F. Cek Kemampuan ....................................................................................................... 4

II. KEGIATAN BELAJAR ................................................................................................. 5

A. Tujuan ........................................................................................................................ 5

B. Uraian Materi............................................................................................................. 5

C. Rangkuman ................................................................................................................ 13

D. Tugas ......................................................................................................................... 14

E. Tes Formatif .............................................................................................................. 14

F. Kunci Jawaban Tes Formatif ..................................................................................... 15

G. Lembar Kerja Siswa .................................................................................................. 20

III. EVALUASI .................................................................................................................... 21

Kognitif Skill .................................................................................................................. 21

Psikomotor Skill ............................................................................................................. 21

Attitude Skill .................................................................................................................. 23

Produk/Benda Kerja Sesuai Kriteria Standart ................................................................ 25

Batasan Waktu Yang Telah Ditetapkan ......................................................................... 26

PENUTUP........................................................................................................................... 27

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 28


iii | S i s t e m a t i k a P e n u l i s a n N o t u l a

PETA KEDUDUKAN MODUL


S i s t e m a t i k a P e n u l i s a n N o t u l a | iv

GLOSARIUM

Alot

Tidak lancar; sukar menemukan

pemecahan

Dikte

Bertindak secara tepat apa yang

didengarnya

Dokumen

Catatan, rekaman suara, gambar dalam

film, dan sebagainya yang dapat dijadikan

bukti keterangan

Fiktif

Khayalan

Koreksi

Perbaikan

Kronologis

Peristiwa

Obyektif

Keadaan sebenarnya tanpa dipengaruhi

pendapat

Pedoman

Petunjuk

Penafsiran

Proses, cara, perbuatan menafsirkan;

upaya untuk menjelaskan arti sesuatu yang

kurang jelas:

Pengkajian

Proses, cara, perbuatan mengkaji;

penyelidikan (pelajaran yang mendalam);

penelaahan:

Realisasi

Proses menjadikan nyata; perwujudan

Sesi

Babak; tahap

Sistematis

Teratur menurut sistem; memakai sistem;

dengan cara yang diatur baik-baik

Stenografi

Nomina (kata benda) tulisan cepat (berupa

huruf steno)


1 | S i s t e m a t i k a P e n u l i s a n N o t u l a

1 . P E N D A H U L U A N

A. DESKRIPSI

Kompetensi ini merupakan salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta

didik pada program keahlian Administrasi Humas dan Keprotokolan. Kompetensi ini

memiliki satu kompetensi dasar (KD) yaitu Menguraikan Sistematika Penulisan Notula.

Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk kompetensi dalam

menjelaskan pengertian notula, garis besar notula, bentuk-bentuk catatan notula, fungsi

catatan pertemuan, teknik dalam menyusun notula, serta hal-hal yang harus diperhatikan

dalam membuat notula. Modul ini sangat penting dipelajari oleh siapa saja khususnya

yang bergerak dibidang bisnis dan manajemen.

B. PRASYARAT

Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus memahami tentang teknik

penyelenggaraan rapat, bentuk-bentuk dalam rapat, serta prosedur pelaksanaan rapat.

C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Untuk Peserta Didik

1. Petunjuk Umum

a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat

penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa

melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan

ajar selanjutnya.

2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.

4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan

dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya


S i s t e m a t i k a P e n u l i s a n N o t u l a | 2

5. pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada

sumber yang lain.

6. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan

anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum

anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku

dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar

berikutnya.

Untuk Pendidik

1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian

bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan /

jawaban yang diperlukan.

2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan

sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta

didik.

3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama

bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).

4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,

otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator

dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.

7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah

mereka pelajari.

8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu,

pendidik diharapkan:

a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;

b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan

kondisi setempat.

D. TUJUAN AKHIR

1. Peserta didik mampu memahami cara membuat catatan laporan pertemuan dengan

baik dan benar



2. Peserta didik mampu mempraktikkan cara membuat catatan laporan pertemuan

E. KOMPETENSI

Kompetensi Inti

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam

ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan

kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang

spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Dasar

1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas

alam dan jagaT raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya

1.2 Penerapan humas dan keprotokolan dan mengikuti aturan yang berlaku sebagai bentuk

pengamalan nilai-nilai agama yang dianut

1.3 Mengaplikasikan administrasi humas dan keprotokolan sebagai hasil pemikiran

manusia sehingga dapat bekerja dengan tepat dan akurat, bermanfaat bagi orang

banyak untuk lebih mendekatkan diri pada Tuhan

2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran

menyiapkan, dalam membuat administrasi humas dan keprotokolan

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap

ilmia



2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai

wujud implementasi sikap kerja

2.4 Memiliki Sikap proaktif dan adaptif dalam melakukan kegiatan humas dan

keprotokolan

3.5 Menguraikan Sistematika Penulisan Laporan Pertemuan

4.5 Membuat Laporan Pertemuan

F. CEK KEMAMPUAN

Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberikan tanda silang (X)

pada: A, B, C, D, dan E.

1. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam notula rapat, kecuali ...

a. Waktu, tempat diadakannya rapat

b. Topik pembicaraan

c. Perincian biaya rapat

d. Urutan acara rapat

e. Tanda tangan sekretaris dan ketua

2. Fungsi utama notula adalah ...

a. Mencatat pembicaraan dalam rapat

b. Mendokumentasikan rumusan hasil pertemuan

c. Melengkapi kegiatan panitia penyelenggara

d. Memenuhi mata acara pertemuan

e. Memenuhi formlitas suatu pertemuan

3. Rapat telah berjalan dengan lancar dan tertib. Semua peserta rapat mengikuti rapat

secara aktif sampai selesai. Keputusan final yang diharapkan pun telah disepakati

bersama.

Keterangan diatas merupakan bagian dari notula rapat, yaitu ...

a. Tujuan rapat

b. Keputusan rapat

c. Materi rapat

d. Pelaksanaan rapat

e. Jalannya rapat

4. Yang menulis notula rapat disebut ...

a. Notulis

b. Anggota diskusi

c. Ketua diskusi

d. Peserta diskusi

e. Pemimpindiskus



5. Suatu bagian dari susunan notula yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting

dalam kegiatan diskusi disebut ...

a. Isi notula

b. Pembukaan notula

c. Penutup notula

d. Kepala notula

e. Penandatanganan



2 . K E G I A T A N B E L A J A R

A. TUJUAN

Pada kegiatan belajar ini, Anda akan mempelajari tentang pengertian notula, garis besar

notula yang terdiri dari isi notula dan susunan notula, bentuk-bentuk catatan notula seperti

notula harfiah dan notula rangkuman, fungsi catatan pertemuan, teknik dalam menyusun

notula, serta hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat notula.

Diharapkan setelah mempelajari kegiatan belajar ini, Anda dapat memahami cara

membuat catatan laporan pertemuan dengan baik dan benar.

B. URAIAN MATERI

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau

sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara dan ditulis oleh seorang Notulis.

Menurut kamus besar bahasa indonesia (kbbi) notulis yaitu orang yang bertugas membuat

notula (catatan rapat). Begitu notulis yaitu orang yang dapat meyimak, serta menulis

dengan baik supaya hal – hal yang ada pada diskusi tartangkap dengan baik. Sederhananya

notulis yaitu seorang yang yang mencatan hasil dari jalannya diskusi mulai dari awal

sampai akhir acara.

Komponen notulen rapat adalah sebagai berikut:

a. Kepala Notulen :

o Nama atau tema yang akan dibahas

o Hari dan tanggal acara dilaksanakan

o Waktu (Jam) pelaksanaan acara

o Tempat pelaksanaan acara

o Acara saat berlangsung

o Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :

~ Ketua dan Wakil Ketua

~ Sekretaris

~ Notulis

~PesertaIsiNotulen

INFORMASI PENDUKUNG



o Kata pembukaan

o Pembahasan

o Pembacaan keputusan dari hasil rapat

o Waktu (Jam) penutupan

b. Bagian Akhir Notulen :

o Nama Jabatan

o Tanda tangan

o Nama pejabat, pangkat, dan NIP

c. Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap

penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Notulen yang ditanda

tangani oleh pejabat di lingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio

dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen yang ditanda tangani oleh

pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan

menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

A. PENGERTIAN NOTULA

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan

bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal

yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga

sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu

sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis

menjadi seorang sekretaris.

Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen

harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan

kemampuan menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului dengan

judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat

tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta

jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus

ditulis.

PAPARAN ISI MATERI



Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah

pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah

lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-

pembahasan serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang tercantum

didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut

ditutup.

B. GARIS BESAR NOTULA

a. Isi Notula

Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan

pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap

serta jelas. Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada

organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :

o Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.

o Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).

o Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.

o Tempat rapat.

o Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).

o Nama dan jabatan pimpinan rapat.

o Daftar hadir peserta.

o Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.

o Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.

o Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.

o Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.

o Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).

o Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis,

sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus

memenuhi ketentuan sebagai berikut :

o Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas

(tidak bertele-tele).

o Bahasa notula mudah dipahami pembaca.



o Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.

o Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.

o Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.

o Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila

memerlukan lagi notula tersebut.

b. Susunan Notula

Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena

masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus

diperhatikan pada saat menyusun notula.

o Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu

dilaksanakan secara berkala.

o Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut

ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul .....

sampai selesai ....

o Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada

notula.

o Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus

disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa ............,

maka ketua menyetujui usulan tersebut dan .........

o Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik

ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ......... orang dan yang tidak setuju .........

orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan

saja, tidak perlu berbicara.

o Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali

salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua rapat

tersebut.

o Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada

saat rapat berlangsung.



C. BENTUK CATATAN PERTEMUAN

a. Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata

demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka

kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan

stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

b. Notula Rangkuman

Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh

karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat.

Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan.

D. FUNGSI CATATAN PERTEMUAN

a. Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di

pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk

atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak

dilaksanakan tugas tersebut.

b. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui

materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

c. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat

berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

d. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya

sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

e. Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis

dan dijilid secara rapi lalu disimpan dengan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

f. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau

rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu

kepada ahli hukum.



Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki

seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:

o Mendengarkan dan menulis

o Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

o Konsentrasi yang tinggi

o Menulis cepat

o Bersikap obyektif dan jujur

o Menguasai bahasa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

o Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

o Menguasai metode pencatatan secara sistematis

o Menguasai metode pengolahan data

o Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.

o Menyimpulkan hasil rapat

Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam

menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh

seorang notulis adalah sebagai berikut:

o Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok

masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui

susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat

dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.

o Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang

lain pada saat pelaksanaan rapat.

o Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau

menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.

o Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat

berlangsung.

o Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan

kesimpulan rapa

o Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.

o Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan

memperoleh informasi secara maksimal.



o Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk

menulis notulis.

o Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena

menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.

o Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan

rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula

akhir.

E. TEKNIK MENYUSUN NOTULA

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun

rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007

2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat

pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.

3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan

pimpinan dan notulis rapat

4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu

disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang

5. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

F. HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PEMBUATAN NOTULA

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan

penafsiran yang berbeda-beda.

2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara

penulisannya agar tidak membingungkan

4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian

informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa

keputusan

5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.

H u m a s d a n K e p r o t o k o l a n


C. RANGKUMAN

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa

notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang

dibicarakan dan diputuskan.

Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan

pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap

serta jelas.

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga

menyimpang dari isi pembicaraan yang asli.

Bentuk dari catatan pertemuan yaitu ada notula harfiah dan notula rangkuman.

Fungsi dari catatan pertemuan adalah sebagai berikut:

a. Sebagai alat bukti

b. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang tidak hadir

c. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya

d. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat

e. Sebagai dokumen

f. Sebagai alat untuk rapat semu

Teknik menyusun notula :

a. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun

rapat

b. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat

c. Susunan notula lengkap

d. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu

disebutkan namanya

e. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

f. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula yaitu walaupun harus ditulis

secara ringkar, tetapi informasi yang dituliskan harus jelas dan menggunakan bahasa

yang mudah dipahami.



D. TUGAS

E. TES FORMATIF

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas dan benar!

1. Jelaskan apa yang disebut dengan notula !

2. Apa saja hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun notula ?

3. Sebutkan macam-macam dari bentuk catatan pertemuan !

4. Apa yang dimaksud dengan notula harfiah?

5. Jelaskan minimal 3 fungsi dari catatan pertemuan !

6. Apa yang dimaksud dengan rapat semu ?

7. Apa saja kemampuan yang harus dimiliki oleh notulis ?

8. Sebutkan minimal 3 fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis ?

9. Sebutkan apa saja teknik dalam menyusun notula !

10. Berilah satu contoh tentang notula !

Buatlah kelompok dengan beranggotakan 4-5 orang. Carilah 5 contoh tentang

catatan laporan pertemuan. Kemudian identifikasi tentang catatan pertemuan yang

kalian temukan. Buatlah satu contoh tentang bentuk catatan laporan pertemuan

berdasarkan contoh yang kalian dapatkan dan identifikasi tersebut.



F. KUNCI JAWABAN TES FORMATIF

No Butir Pertanyaan Kunci Jawaban

1. Jelaskan apa yang disebut

dengan notula !

Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya

persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan

diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan

notula disebut juga sebagai notulis.

2. Apa saja hal-hal yang harus

diperhatikan dalam

menyusun notula ?

Hal yang harus diperhatika adalah sebagai berikut :

o Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah

dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran

yang berbeda-beda.

o Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

o Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah,

dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak

membingungkan

o Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja

materi yang berupa penyajian informasi, materi

yang menyangkut pertimbangan khusus, serta

materi yang berupa keputusan

o Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung

pada pokok pembicaraan.

3. Sebutkan macam-macam

dari bentuk catatan

pertemuan !

Macam-macam dari bentuk catatan pertemuan

adalah:

o Notula harfiah

o Notula Rangkuman

4. Apa yang dimaksud dengan

notula harfiah?

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah

laporan atau pencatatan secara kata demi kata



seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa

menghilangkan atau menambahka kata lain (kata

dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk

dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil

rekaman, dan gabungan dari keduanya.Sedangkan

notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang

pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis

harus terampil menilai isi pembicaraan setiap

peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan

memilih setiap pembicaraan.

5. Jelaskan minimal 3 fungsi

dari catatan pertemuan !

a. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut,

direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga

notula dapat dijadikan pedoman.

b. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan

notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat

mengingatkan para peserta rapat.

c. Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun

dengan rapi menurut kronologis dan dijilid

secara rapi lalu disimpan dengan baik sesuai

dengan sistem pengarsipan.

6. Apa yang dimaksud dengan

rapat semu ?

Rapat semu adalah rapat yang tidak pernah

dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn

notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu

kepada ahli hukum.

7. Apa saja kemampuan yang

harus dimiliki oleh notulis ?

Kemampuan yang harus dimiliki oleh notulis adalah

sebagai berikut :

o Mendengarkan dan menulis

o Memilah dan memilih hal yang penting dan yang

tidak penting

o Konsentrasi yang tinggi



o Menulis cepat

o Bersikap obyektif dan jujur

o Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai

materi pembahasan

o Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca

notula

o Menguasai metode pencatatan secara sistematis

o Menguasai metode pengolahan data

o Menguasai berbagi hal yang berhubungan

dengan rapat.

o Menyimpulkan hasil rapat

8. Sebutkan minimal 3

fasilitas dan keistimewaan

yang harus diperoleh

seorang notulis ?

Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus

diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:

o Notulis diberi informasi mengenai perihal latar

belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah

rapat, dan jenis rapat sebelum rapat

dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan

acara beserta pokok masalah atau materi yang

akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga

memudahkan dalam menyusun notula.

o Notulis diberi dokumen atau makalah yang

dibagikan kepada para peserta rapat yang lain

pada saat pelaksanaan rapat.

o Notulis diperbolehkan untuk meminta agar

peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan

kesimpulan yang dikemukakan notulis.

9. Sebutkan apa saja teknik

dalam menyusun notula !

Teknik penyusunan notula :

o Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi

nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat.

Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret

2007

o Perlu diinformasikan pada judul notula rapat;

apakah rapat tersebut merupakan rapat



pemberian informasi, rapat pemecahan masalah

atau rapat pengambilan keputusan.

o Susunan notula lengkap : dari judul sampai

penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan

dan notulis rapat

o Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap

peserta yang berbicara perlu disebutkan

namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan

usulan tentang

o Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya

dicatat secara lengkap

o Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan

dalam notula

10

.

Berilah satu contoh tentang

notula !

Contoh dari Notula:

Notulen

Rapat Pemilihan Calon Ketua Departemen

Bahasa dan Sastra Indonesia FKSS IKIP Malang 2009

I. Hari : Selasa

Tanggal : 28 Juli 200

Jam : 10.00 – 12.30

Bertempat : di ruang P-8

II. Ketua : Ketua Departemen

Sekretaris : Sekretaris Departemen

Hadir

Tidak hadir

(Di lihat dalam daftar hadir)

III.

1. Pembukaan

2. Penjelasan tentang tata cara pemilihan calon Ketua Departemen

3. Pemilihan calon Ketua Departemen

4. Tanya, jawab , dan lain-lain



5. Penutup

IV. Risalah Pembicaraan:

Acara ke-1:

1. Jam 10.00 rapat dibuka oleh sekretaris departemen.

2. Sekretaris membacakan para dosen yang hadir dan tidak hadir

3. Sekretaris membaca jadwal pemilihan Pembantu Dekan, Ketua, dan Sekretaris

Departemen.

Acara ke-2:

1. Syarat-syarat calon pejabat Departemen

2. Pemilihan

3. Prosedur pencalonan

4. Prosedur pertimbangan

5. Prosedur penetapan

Acara ke-3: Pemilihan Calon Ketua Departemen

1. Berdasarkan SK Rektor IKIP Malang NO. Sp 222/R/1/2009, pasal 2, ada 6 orang

dosen yang dapat dicalonkan, yaitu:

a. Prof. Drs. S. Wojowasito

b. Drs. R. Umar Wirasno

c. Drs. Imam Hanafi

d. Dra. Anis Aminoedin

e. Drs. Abd. Rachman HA

f. Dres. I.L. Marsoedi Oetama

a. Prof. Drs. S. Wojowasito dan Dra, Anis Aminoedin tidak bersedia dicalonkan.

b. Drs. R. Umar Wirassno dan Drs. Imam Hanafi bertugas sebagai penat di P3G

Jakarta, sehingga tidak mungkin dicalonkan.

c. Drs. I.L. Marsoedi Oetama sudah dicalonkan sebagai Pembantu Dekan I.

d. Calon satu-satunya adalah Drs. Abd. Rachman HA

Acara ke-4: Tanya jawab dan lain-lain

2.



1. Drs. Imam Syafi’i menanyakan prosedur pertimbangan dan penetapan Ketua

Departemen

2. Pejabat lama tetap menjalankan tugasnya sampai dikeluarkannya SK

pengangkatan pejabat yang baru.

Acara ke-5: Penutup Tepat pada pukul 12.30 rapat ditutup oleh Ketua dengan

ucapan terimakasih.

Malang, 28 Juli 2009

Mengetahui,

Ketua

Drs. Sujanto

NIP. 130112406

Sekretaris

Drs. Soedjito

NIP. 130078312



LEMBAR KERJA SISWA

1. Jelaskan masing-masing bagian dari Notula !

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

2. Buatlah notula dari kasus berikut ini!

Rapat OSIS SMK Negeri 1 Malang yang membahas tentang “Cara Menciptakan

Kawasan Go Green di SMK Negeri 1 Malang” yang dilaksanakan pada hari Sabtu, 20

Desember 2017 di Aula SMK Negeri 1 Malang, pukul 08.00-selesai. Yang diketuai oleh

Budi Santoso dan Nur Lailatul Maghfiroh sebagai sekretaris. Rapat ini dihadiri oleh 50

anggota dan 10 anggota tidak hadir. Rapat ini terdiri dari pembukaan, cara-cara

menciptakan kawasan go green, pendapat dari tiap-tiap anggota, penutup.

Pembukaan rapat pada pukul 08.30 oleh sekretaris. Sekretaris membacakan peserta

yang hadir dan tidak. Sekretaris membacakan poin-poin rapat. Lalu mulai membahas cara-

cara menciptakan kawasan go green, alat yang diperlukan, pendanaan. Pembahasnya yaitu:

dalam upaya menciptakan kawasan go green semua siswa diwajibkan membawa tanaman,

sanksi untuk yang membuang sampah sembarangan diperberat, alat yang diperlukan yaitu

tong sampah, pot bunga, dsb. Dana untuk menciptakan kawasan go green didapat dengan

cara iuran seikhlasnya, mencari donasi dari dosen, mengajukan proposal permohonan dana

kepada kampus. Kemudian terdapat usulan dari ketua kelas 7 AP1 untuk diadakanya

penghargaan mingguan bagi kelas yang paling peduli dengan lingkungan yang dilihat dari

kebersihan serta keindahan kelasnya yang akan diumumkan setiap upacara hari senin. Lalu

pukul 12.00 rapat ditutup oleh ketua rapat dengan bacaan hamdalah dan terimakasih.

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................



3 . E V A L U A S I

A. KOGNITIF SKILL

Penilaian pengetahuan siswa dapat dilakukan dengan test tertulis atau test lisan, sedang

bentuknya; test formatif (essay, pilihan ganda, benar salah).

B. PSIKOMOTOR SKILL

Contoh:

INSTRUMEN PENILAIAN KETERAMPILAN

(PROSES PEMBELAJARAN)

Mata Pelajaran : Administrasi Humas dan Keprotokolan

Materi : Kegiatan Belajar Sistematika Penulisan Notula

Kelas : ................

Kompetensi Dasar : 3.12 Menguraikan Sistematika Penulisan Notula

4.12 Membuat Notula Rapat

Pertemuan ke : ................

Alokasi : ................

KOMPONEN INDIKATOR

1. Keterampilan Berpikir Menunjukkan cara berfikir logis, rasional dan

sistematis dalam proses pembelajaran

2. Keterampilan Reaktif Memberikan respon secara efektif terhadap

peristiwa dan situasi yang terjadi dalam proses

pembelajaran dengan pendekatan berpikir positif

3. Keterampilan Interaktif Mampu berkomunikasi secara efektif dan tidak

mendominasi setiap topik pembicaraan dengan

menggunakan body language yang positif

4. Keterampilan

Mengkreasi/Mencipta

Mampu menghasilkan notula dalam suatu rapat



No. Nama Siswa

ASPEK PENILAIAN Total

Skor Pre

dik

at

Nilai

Sikap 1 2 3 4 5

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Nilai Kriteria

4 Selalu, apabila melakukan sesuai indikator

3

Sering, apabila sering melakukan sesuai pernyataan dan kadang tidak

melakukan

2

Kadang-kadang, apabila kadang-kadang melakukan dan sering tidak

melakukan

1 Tidak pernah, apabila tidak pernah melakukan

.............., ........................ 20....

Guru Pengampu

.................................................



C. ATTITUDE SKILL

Penilaian sikap (attitude) dilakukan pada saat pembelajaran berlangsung, nilai-nilai yang

ditumbuhkan dan dibiasakan disesuaikan dengan KI-1 dan KI-2 yang mendukung

pembelajaran KI-3 dan KI-4. Adapun alternatif format penilaian sikap (attitude) yang

dapat dipergunakan adalah sebagai berikut:

Contoh:




Kelas : ................



Pertemuan ke : ................

Alokasi : ................

KOMPONEN INDIKATOR

1. Disiplin Hadir tepat waktu

Menyelesaikan tugas tepat waktu

2. Tanggungjawab Memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan

tugas dengan baik

3. Kesantunan Santun dalam berbicara, berperilaku, berbusana

berdasarkan norma-norma umum

4. Kerjasama Mampu bekerjasama dalam menyelesaikan tugas

dan bersama-sama mencari solusi terhadap

permasalahan yang dihadapi kelompok

5. Proaktif Tanggap dalam berbagai situasi dalam rapat



No. Nama Siswa

ASPEK PENILAIAN Total

Skor Pre

dik

at

Nilai

Sikap 1 2 3 4 5

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Nilai Kriteria

4 Selalu, apabila melakukan sesuai indikator

3

Sering, apabila sering melakukan sesuai pernyataan dan kadang tidak

melakukan

2

Kadang-kadang, apabila kadang-kadang melakukan dan sering tidak

melakukan

1 Tidak pernah, apabila tidak pernah melakukan

.............., ........................ 20....

Guru Pengampu

.................................................



D. PRODUK/BENDA KERJA SESUAI KRITERIA STANDART

Contoh:


(PROSES PEMBELAJARAN)



Kelas : ................



Pertemuan ke : ................

Alokasi : ................

No. Nama Siswa

NILAI TUGAS

Nilai Rata-

rata Tugas Tugas

1

Tugas

2

Tugas

3 Tugas 4 Tugas 5

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Keterangan: Nilai Tugas diisi dengan angka



Nilai Predikat

93-100 Sangat Memuaskan

85-92 Memuaskan

80-84 Baik Sekali

71-79 Baik

< 70 Kurang

.............., ........................ 20....

Guru Pengampu

.................................................

E. BATASAN WAKTU YANG TELAH DITETAPKAN

Batasan waktu pelaksanaan pembelajaran dan penilaian proses pembelajaran disesuaikan

program tahunan dan program semester mata pelajaran Administrasi Humas dan

Keprotokolan serta kondisi nyata proses pembelajaran.



P E N U T U P

Setelah menyelesaikan bahan ajar ini, anda telah menguasai kompetensi yang telah anda

pelajari.

Mintalah kepada guru/instruktur/fasilitator untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem

penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang

berkompeten, apabila anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Atau apabila anda telah

menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap bahan ajar, maka hasil yang berupa nilai dari

guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak

industri atau asosiasi profesi. Selanjutnya hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu

pemenuhan standar kompetensi administrasi perkantoran dasar kompetensi kejuruan mata

pelajaran administarsi humas dan keprotokolan.

Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam bahan ajar ini anda dinyatakan memenuhi syarat

kelulusan, maka anda berhak untuk melanjutkan ke topik/bahan ajar berikutnya di kelas XII.


S i s t e m a t i k a P e n u l i s a n N o t u l a | 2 8

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, Danang Leo. 2012. Membuat Catatan Hasil Pertemuan/Rapat, (Online),

(http://danang-leo-handoko.blogspot.co.id/2012/07/membuat-catatan-hasil-

pertemuanrapat.html, diakses pada 26 November 2017).

Lahiya. 31 Mei 2016. Contoh Notulen Rapat Kantor, Sekolah, Organisasi & Diskusi,

(Online), (http://www.lahiya.com/contoh-notulen-rapat/, diakses pada 26 November

2017).

Ulfa, Meliya. 2016. Materi Tenang Pertemuan/Rapat, (Online),

(http://meliyaulfa26.blogspot.co.id/?view=flipcard, diakses pada 26 November 2017).

http://www.lahiya.com/contoh-notulen-rapat/

1 | P a g e · judul “Menguraikan Sistematika Penulisan Laporan Pertemuan”, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK) . Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan

Documents