Transcript
KOLAT SAMPOERNA
UNIVERSITY
BUKU ASLI
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI··············································································1
KATA PENGANTAR···································································2
MAKSUD & TUJUAN PENULISAN················································3
STANDART OPERATING PROCEDURE·······································4
SOP MUSLAT···········································································5
SOP PENERIMAAN ANGGOTA BARU············································7
SOP PEMBAJAAN & UKT····························································11
SOP KEPENGURUSAN KOLAT·····················································16
SOP KEUANGAN·······································································24
SOP PENYUSUNAN PROGRAM DAN JADWAL LATIHAN··················33
SOP PERAYAAN ULANGTAHUN DAN DEMO·································37
SOP PENGAJUAN PERLOMBAAN·················································40
SOP PEMBUATAN LPJ································································42
SOP ADMINISTRASI SURAT························································45
PENUTUP·················································································48
TIM PENYUSUN········································································49
LAMPIRAN··············································································50
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 1
BUKU ASLI
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa.
Atas ridho dan rahmat-Nya buku Standard Operating Procedure PPS Betako Merpati Putih ini
telah selesai disusun. Buku ini didedikasikan sepenuhnya untuk membimbing dan
memudahkan anggota generasi selanjutnya untuk melaksanakan kegiatan kepengurusan kolat,
mengadakan suatu kegiatan, dan sebagai acuan oleh anggota. Dilarang keras meng-copy dan
menyebarluaskan buku ini tanpa seizin tertulis dari pengurus Kolat Sampoerna University.
Berdasarkan UU No.19 Tahun 2002, apabila ditemukan adanya pelanggaran yakni
penggandaan buku ini tanpa izin, maka akan dikenakan sanksi sesuai dengan UU No. 19
Tahun 2002 pasal 72 Ayat 2.
Terima kasih kami ucapkan kepada para senior dan pelatih yang telah membantu dan
membimbing tim penyusun dalam penyusunan buku ini.
Kami sebagai tim penyusun berharap agar buku ini dapat digunakan oleh anggota sebagai
acuan sebagaimana mestinya.
Terima Kasih
Wassalamualaikum Wr. Wb
Bogor, 5 September 2013
Tim Penyusun,
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 2
BUKU ASLI
MAKSUD & TUJUAN PENULISAN
Standard Operating Procedure adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci
bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (Federal Emergency Management Agency, 2001)
Buku Standard Operating Procedure ini ditujukan kepada seluruh anggota PPS Betako
Merpati Putih Kolat Sampoerna University, dengan tujuan ;
1. Memberikan informasi yang sama kepada seluruh anggota PPS Betako Merpati
Putih Kolat Sampoerna University dari generasi ke generasi.
2. Memberikan petunjuk, arahan, dan bimbingan untuk mengadakan dan
melaksanakan suatu kegiatan yang harus melalui tahapan-tahapan tertentu sesuai
dengan prosedur (procedural).
Dengan adanya buku Standard Operating Procedure PPS Betako Kolat Sampoerna
University ini, diharapkan seluruh anggota mampu melaksakan program kerja sesuai dengan
tahapan (procedural) yang telah ditetapkan dengan baik dan benar.
Catatan : Segala bentuk Layout, contoh Proposal, dan lain sebagainya berada di Lampiran
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 3
BUKU ASLI
STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP)
PPS BETAKO MERPATI PUTIH
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 4
BUKU ASLI
STANDARD OPERATING PROCEDURE
MUSYAWARAH KOLAT (MUSLAT)
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : MUSLAT
divisi : Ketua Kolat
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 19 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan : Melakukan Musyawarah Secara Kekeluargaan
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 5
BUKU ASLI
1. GENERALISASI MUSLAT
Muslat atau musyawarah kolat merupakan sarana / media bagi kolat untuk meningkatkan
rasa silaturahmi antar anggota, menyelesaikan masalah, mencapai kata mufakat dan
memilih pengurus dengan menjunjung tinggi nilai kekeluargaan.
2. PROSES PENGADAAN MUSLAT
a. Pengurus kolat menentukan waktu dan tempat untuk melaksanakan muslat.
b. 7 hari sebelum muslat dilaksanakan, seluruh anggota kolat pasif maupun aktif wajib
telah mengetahui waktu dan tempat pengadaan muslat, dan apabila muslat diadakan
secara mendadak, maka seluruh anggota kolat pasif maupun aktif wajib sekurang-
kurangnya 3 (tiga) hari sebelum pengadaan muslat mengetahui waktu dan tempat
pelaksanaan muslat.
c. Muslat dibuka oleh ketua kolat yang menjabat.
d. Proses musyawarah dilakukan dengan kidmat dan menjunjung tinggi azaz
kekeluargaan.
e. Sekretaris wajib mencatat setiap hal yang dimusyawarahkan selama muslat
berlangsung.
f. Setelah mencapai kata “mufakat” maka sekretaris wajib menyerahkan catatan hasil
muslat kepada Ketua Kolat. Kemudian, Ketua Kolat akan membacakan kesimpulan /
hasil muslat di depan seluruh anggota kolat.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 6
BUKU ASLI
STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENERIMAAN ANGGOTA BARU
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : Penerimaan Anggota baru
divisi : Hubungan Masyarakat dan Sekretaris
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 18 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan : Menjaga Kehidupan dan Membentuk Penerus Kolat
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 7
BUKU ASLI
1. GENERALISASI PENERIMAAN ANGGOTA BARU
a. Pada dasarnya mekanisme penerimaan anggota baru Kolat Sampoerna University
sama dengan mekanisme penerimaan siswa baru pada sekolah formal.
b. Penerimaan anggota baru Kolat Sampoerna University terbuka bagi siapapun dan
kapanpun.
2. PENERIMAAN BERSAMA
Penerimaan bersama anggota baru Kolat Sampoerna University adalah penerimaan
anggota baru yang dilaksanakan secara official oleh pengurus.
3. PROSES PENERIMAAN BERSAMA ANGGOTA BARU KOLAT SAMPOERNA
UNIVERSITY
1. Persiapan pengurus
1. Publikasi yang dilakukan oleh pengurus yang bersangkutan (
brocure,pamflet).
2. Pembuatan formulir pendaftaran.
2. Persiapan Demonstrasi dilaksanakan guna menarik minat para calon anggota sesuai
dengan panduan buku Standard Operating Procedure dan jadwal program kerja
kolat. Tahap-tahap persiapan demonstrasi antara lain ;
1. Penyusunan acara demonstrasi.
2. Penentuan lokasi dan waktu.
3. Pembuatan proposal oleh sekretaris atau yang bertugas.
4. Persiapan logistic dan konsumsi.
5. Dan hal yang dibutuhkan lainnya.
3. Pelaksanaan demonstrasi.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 8
BUKU ASLI
4. Pencetakan formulir anggota baru.
5. Pembukaan pendaftaraan bersama anggota baru.
6. Calon anggota yang berminat wajib mendatangi pihak kesekretariatan Kolat
Sampoerna University atau tempat yang telah ditentukan untuk meminta formulir
pendaftaran.
7. Calon anggota wajib mengisi formulir pendaftaran dan dokumen yang telah
disediakan.
a. Calon anggota wajib menyerahkan formulir yang telah diisi kepada pihak
kesekretariatan.
b. Calon anggota wajib menyerahkan surat mutasi *apabila merupakan pindahan dari
kolat lain.
4. PENERIMAAN MANDIRI
Penerimaan mandiri anggota baru Kolat Sampoerna University adalah penerimaan yang
dilaksanakan tanpa adanya publikasi ataupun demonstrasi terlebih dahulu dari pengurus
kolat.
5. PROSES PENERIMAAN MANDIRI ANGGOTA BARU KOLAT SAMPOERNA
UNIVERSITY
a. Calon anggota yang berminat wajib mendatangi pihak kesekretariatan Kolat
Sampoerna University untuk meminta formulir pendaftaran.
b. Calon anggota wajib mengisi formulir pendaftaran yang telah didapat.
c. Calon anggota wajib menyerahkan formulir yang telah diisi. Kemudian, pihak
kesekretariatan wajib memberitahukan jadwal dan tempat pelaksanaan latihan.
d. Calon anggota wajib menyerahkan surat mutasi *apabila merupakan pindahan dari
kolat lain.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 9
BUKU ASLI
6. CATATAN PENTING
a. Semua anggota yang bergabung bukan merupakan anggota dari perguruan lain.
b. Apabila calon anggota merupakan anggota dari perguruan lain, maka calon anggota
tersebut wajib meninggalkan perguruan yang diikutinya.
c. Apabila calon anggota tidak bersedia, maka calon anggota tidak diperbolehkan
mengikuti program latihan tanpa izin dari pelatih PPS Betako Merpati Putih Kolat
Sampoerna University.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 10
BUKU ASLI
STANDART OPERATING PROCEDURE
UJIAN KENAIKAN TINGKAT DAN PEMBAJAAN
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : Pelaksanaan Pembajaan dan UKT
divisi : UKT & Acara
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 19 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan : Membentuk Karakter dan Mental Anggota yang
Diharapkan Mampu Mengambil Keputusan dengan Tepat
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 11
BUKU ASLI
2. GENERALISASI PEMBAJAAN
Pembajaan merupakan salah satu tradisi perguruan yang tidak dimiliki oleh perguruan
lain. Pembajaan merupakan suatu sarana untuk menempa mental dan membangun
karakter calon anggota sebelum menjadi anggota Merpati Putih. Calon anggota wajib
mengikuti latihan minimal selama 3-6 bulan sebelum melakukan pembajaan.
3. PELAKSANAAN PEMBAJAAN
a. Pengurus menentukan tanggal pelaksanaan dan susunan panitia pelaksananya.
b. Panitia pelaksanaan menentukan keanggotaannya dan merapatkan;
1. Jumlah biaya administrasi yang dibutuhkan.
2. Menyusun susunan acara.
3. Menentukan tempat – tempat yang akan digunakan.
4. Jumlah senior yang diundang.
5. Biaya administrasi untuk senior.
6. Total uang khas yang harus disetor ke cabang.
7. Dan hal lain yang perlu dipersiapkan.
c. Setelah seluruh kepanitiaan terbentuk, panitia membuat proposal guna diberikan
kepada pihak yang bersangkutan (Sekolah) selambat-lambatnya 2 minggu sebelum
hari pelaksanaan.
d. Selama proses persetujuan proposal kegiatan, panitia menyiapkan segala sesuatu yang
dibutuhkan;
1. Pendataan calon anggota.
2. Pengumpulan biaya administrasi.
3. Pengukuran baju seragam calon anggota.
4. Pemesanan baju seragam calon angggota.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 12
BUKU ASLI
5. Sekretaris menyiapkan undangan untuk senior dari cabang.
6. Bendahara menyiapkan segala keuangan yang dibutuhkan.
7. Menyiapkan alat medis yang dibutuhkan.
8. Dan menyiapkan hal-hal lainya yang dibutuhkan (meliputi surat izin tempat).
e. Setelah proposal disetujui, maka penitia mengirimkan surat pemberitahuan ke cabang,
dengan menggunakan e-mail ataupun jasa pengiriman lainnya selambat-lambatnya
sehari setelah proposal disetujui dan sekurang-kurangnya dua minggu sebelum
kegiatan.
f. Apabila tidak ada respon dari cabang atas surat yang dikirimkan, panitia hendaknya
menghubungi salah satu pengurus cabang untuk mengonfirmasi ulang keputusan
cabang.
g. Ketika di hari pelaksanaan, panitia pelaksana melakukan briefing dengan seluruh
panitia maupun senior yang datang dari cabang, mengenai susunan acara, tempat yang
digunakan dan mengenai kesehatan calon anggota sehingga tidak terjadi hal – hal
yang tidak diinginkan.
h. Selama acara berlangsung, Div. Dokumentasi wajib mendokumentasikan kegiatan
sebagai arsip kolat.
i. Setelah acara selesai panitia wajib membersihkan tempat yang digunakan selama
acara berlangsung.
j. Panitia membuat LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) kepada pengurus kolat
mengenai acara yang telah berlangsung.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 13
BUKU ASLI
4. PELAKSANAAN UJIAN KENAIKAN TINGKAT
a. Pengurus menentukan tanggal pelaksanaan sesuai program kerja dan panitia
pelaksananya.
b. Panitia pelaksana menentukan keanggotaannya dan merapatakan;
1. Jumlah biaya administrasi yang dibutuhkan.
2. Menyusun susunan acara.
3. Menentukan tempat – tempat yang akan digunakan.
4. Jumlah senior yang diundang.
5. Biaya administrasi untuk senior.
6. Total uang khas yang harus di setor ke cabang.
c. Setelah seluruh kepanitiaan terbentuk, panitia membuat proposal guna di berikan
kepada pihak yang bersangkutan ( Sekolah ) selambat-lambatnya 2 minggu sebelum
hari pelaksanaan.
d. Selama proses persetujuan proposal kegiatan, panitia menyiapkan segala sesuatu yang
dibutuhkan;
- Pendataan anggota yang mengikuti UKT.
- Pengumpulan biaya administrasi.
- Penghitungan jumlah sasaran yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah anggota
yang mengikuti UKT.
- Pemesanan sasaran. Pemesanan dapat dilakukan di Cabang, atau dikordinasikan
dengan pelatih.
- Sekretaris menyiapkan undangan untuk senior penguji dari cabang.
- Bendahara menyiapkan segala keuangan yang dibutuhkan.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 14
BUKU ASLI
- Menyiapkan alat medis yang dibutuhkan.
- Dan menyiapkan hal-hal lainya yang dibutuhkan.
e. Setelah proposal disetujui, maka panitia mengirimkan surat pemberitahuan ke cabang,
dengan menggunakan e-mail ataupun jasa pengiriman lainnya selambat-lambatnya
sehari setelah proposal disetujui dan sekurang-kurangnya dua minggu sebelum
kegiatan.
f. Apabila tidak ada respon dari cabang atas surat yang dikirimkan, panitia hendaknya
menghubungi salah satu pengurus cabang untuk mengonfirmasi ulang keputusan
cabang.
g. Ketika di hari pelaksanaan, panitia pelaksana melakukan briefing terlebih dahulu
dengan seluruh panitia maupun senior yang datang dari cabang, mengenai susunan
acara, tempat yang digunakan dan mengenai kesehatan calon anggota sehingga tidak
terjadi hal – hal yang tidak diinginkan.
h. Selama acara berlangsung, Div. Dokumentasi wajib mendokumentasikan kegiatan
sebagai arsip kolat.
i. Setelah acara selesai panitia wajib membersihkan tempat yang digunakan selama
acara berlangsung.
j. Panitia membuat LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) kepada pengurus kolat
mengenai acara yang telah berlangsung.
5. PROSES PEMBELIAN
a. Pembelian ke cabang
Pembelian material UKT maupun pembajaan yang dibutuhkan, hendaknya dipesan
minimal 1 bulan 15 hari sebelum hari-H.
b. Pembelian mandiri
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 15
BUKU ASLI
Material yang dibutuhkan dapat dibeli langsung ke tempat yang telah di tentukan.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 16
BUKU ASLI
STANDART OPERATING PROCEDURE
PENYUSUNAN PENGURUS ORGANISASI
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : Penyusunan Organisasi
divisi : Utama
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 19 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan : Cara Menyusun Pengurus yang Berkompeten dan Efektif
dengan Tepat
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 17
BUKU ASLI
1. GENERALISASI PENGURUS KOLAT
Pengurus kolat merupakan anggota Kolat yang merasa dirinya mampu dan dipilih
oleh anggota untuk menjadi anggota yang bertanggung jawab dalam mengurus
kebutuhan Kolat. Pemilihan atau pergantian kepengurusan Kolat dilakukan setahun
sekali dalam Muslat rutin tahunan, atau dapat dilakukan kapanpun bila keadaan
mendesak.
2. PROSES PEMILIHAN PENGURUS KOLAT
a. Pemilihan pengurus kolat di tentukan dari hasil muslat ( musyawarah kolat ) yang
keputusannya di ambil secara musyawarah untuk mencapai mufakat oleh para anggota
dengan adil dan tidak ada paksaan ataupun subjektivitas dalam memilih.
b. Langkah pertama, dalam muslat ( musyawarah kolat ) yang di tentukan adalah ketua
kolat terlebih dahulu. Pemilihan ketua kolat dapat dilakukan dengan beberapa cara;
1. Pemilihan ketua kolat terbuka untuk semua anggota kolat tanpa terkecuali. Setiap
anggota kolat memiliki hak untuk mencalonkan dirinya sebagai kandidat ketua
kolat.
Apabila terdapat lebih dari satu anggota yang mencalonkan dirinya untuk menjadi
ketua kolat maka akan dilakukan pemilihan secara voting dari anggota kolat.
Apabila hanya ada satu anggota yang mecalonkan diri sebagai calon Ketua Kolat
maka akan berlaku ketentuan berikut.
i. Apabila terdapat 50% ( Lima Puluh Persen ) lebih satu anggota
kolat atau lebih yang setuju untuk menjadikan “Sang Calon
Tunggal Ketua Kolat” sebagai ketua kolat, maka “Sang Calon
Tunggal Ketua Kolat” akan diangkat menjadi ketua kolat.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 18
BUKU ASLI
ii. Namun apabila terdapat kurang dari 50% ( Lima Puluh Persen )
lebih satu anggota kolat yang setuju maka “Sang Calon Tunggal
Ketua Kolat” tersebut tidak bisa di angkat menjadi ketua kolat. Dan
dianggap tidak ada yang mencalonkan diri sebagai kandidat ketua
kolat.
2. Apabila tidak ada yang mengajukan diri sebagai kandidat ketua kolat maka akan
dilakukan pemilihan umum secara bebas. Dengan cara, setiap anggoata dapat
memilih siapapun untuk menjadi ketua kolat. Nama dengan jumlah terbanyak
akan menjadi ketua kolat. Pemilihan dengan metode ini lebih baik dilakukan
secara voting untuk menyingkat waktu.
c. Setelah ketua kolat terpilih, selanjutnya menentukan keanggotaan pengurus Kolat.
Terdapat dua cara;
1. Ketua kolat terpilih menyelenggarakan muslat kedua untuk menentukan
keanggotaan pengurus Kolat. Anggota dapat mencalonkan diri sebagai
pengurus kolat dibawah naungan ketua kolat yang terpilih.
2. Apabila cara diatas tidak membuahkan hasil maka, Ketua kolat terpilih
dapat memilih kepengurusannya secara objektif.
d. Setelah terpilih dan terbentuknya pengurus kolat generasi yang baru maka tugas yang
diemban antara lain;
- Membuat bagan struktur organisasi kepengurusan Kolat yang baru.
- Merencanakan program kerja dengan tidak lupa mengikut sertakan program
kerja pengurus Kolat sebelumnya yang belum terlaksana dan masih
memungkinkan untuk dilaksanakan oleh pengurus yang baru.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 19
BUKU ASLI
- Dua hal di atas harus di-printout / dicetak dan diserahkan kepada pengurus
sebelumnya ataupun senior guna ditindak lanjuti dan diserahkan kepada
pelatih.
e. Setelah tahap – tahap di atas terlaksana maka akan dilakukan pelantikan pengurus
kolat yang baru oleh pengurus kolat yang sebelumnya bersama pelatih.
3. SYARAT MENJADI PENGURUS KOLAT
a. Secara umum
1. Bertanggung jawab atas kewajiban sesuai dengan tugas yang diemban.
2. Jujur dalam melaksanakan kewajiban sesuai dengan tugas divisi.
3. Merupakan anggota aktif.
4. Dapat dipercaya dalam mengemban tugas yang telah diamanahkan.
5. Cekatan dalam menyelesaikan tugas yang mendadak.
6. Komunikatif, dalam melaporkan segala bentuk laporan bulanan, LPJ, maupun
akhir tahun.
7. Berpendirian teguh.
8. Berkepala dingin dalam menyelesaikan masalah.
b. Ketua Kolat
1. Siap sedia dalam segala kondisi, dengan kata lain mendedikasikan diri
sepenuhnya kepada kolat tanpa meninggalkan kewajibannya yang lain.
2. Berani memperjuangan kolat dari pihak manapun, berkomitmen, berintegritas dan
amanah.
3. Tepat waktu dalam melakukan tugas yang dimiliki dalam urusan kolat.
4. Mengutamakan kepentingan kolat di atas kepentingan pribadi.
c. Sekretaris
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 20
BUKU ASLI
1. Merupakan orang yang ulet dalam menulis, bersedia membuat catatan dari setiap
hasil rapat maupun hal penting lainnya.
2. Rapi dan terstruktur dalam pembukuan sebagai laporan pertanggungjawaban
kepada ketua kolat.
d. Bendahara
1. Teliti dalam menghitung dan mengatur keuangan kolat.
2. Rapid an jelas dalam pembukuan keuangan kolat.
e. Diklat / Penanggung jawab latihan
1. Menguasai materi Merpati Putih dengan baik.
2. Bersediam melaksanakan kegiatan kolat, dan berpartisipasi dalam kegiatan-
kegiatan yang diadakan kolat.
3. Hadir ketika proses latihan berlangsung.
4. Membuat program kerja dan program latihan selama menjabat sebagai diklat.
f. UKT
1. Mampu berkomunikasi dan meng-update informasi dari cabang mengenai UKT
bersama dari cabang.
2. Mampu menentukan lokasi dan waktu yang tepat dan menangani kegiatan UKT
apabila mengadakan ujian mandiri.
g. Prestasi
1. Merupakan anggota yang aktif dalam media sosial.
2. Anggota yang update dalam setiap informasi maupun berita baru.
3. Anggota yang memilik hubungan sosial yang baik dengan masyarakat luar.
4. Mampu memotivasi anggota lainnya agar lebih giat berlatih.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 21
BUKU ASLI
5. Memiliki program latihan atau mampu menjalankan program latihan yang ada
dengan semestinya.
h. Acara
1. Mampu mengetahui dan mengingat tanggal suatu acara yang rutin di adakan oleh
kolat/perguruan.
2. Berani bertanggung jawab sepenuhnya dalam seluruh kegiatan yang diadakan
oleh kolat.
3. Mampu menjadi motor dalam setiap acara yang diadakan kolat.
4. Mampu memberi solusi untuk setiap masalah yang dimiliki kolat dalam
mengadakan suatu acara.
i. Humas
1. Memiliki jaringan yang luas dengan dunia luar guna mempermudah penyebaran
maupun penerimaan berita.
2. Komunikatif terhadap sesama anggota dan non-anggota.
3. Berani untuk memulai percakapan dengan orang baru guna memperluas jaringan.
4. Pintar berinteraksi mengambil perhatian (attractive).
j. Apabila ada pertambahan divisi, dapat menyesuaikan dengan kondisi, tugas, dan
fungsi divisi yang ditambahkan.
4. PENYELESAIAN MASALAH DALAM KOLAT
a. Senior / Ketua kolat membuat musyawarah dengan anggota yang bersangkutan.
b. Setiap masalah yang terdapat dalam kolat wajib diselesaikan dengan musyawarah
dan kepala dingin. Hingga tercapai kata “MUFAKAT”.
c. Apabila masalah tersebut bersifat internal (dalam kepengurusan, dalam sesama
tingkatan, antar individu dan sebagainya ) hendaknya diselesaikan secara internal.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 22
BUKU ASLI
d. Namun apabila masalah yang terdapat dalam kolat merupakan masalah yang
berasal dari pihak luar maupun dalam yang dapat mengganggu Kolat hendaknya
dibicarakan dalam muslat dengan seluruh anggota kolat, dan diambil tindakan yang
tepat.
5. LAPORAN PER DIVISI SECARA UMUM
a. Setiap divisi wajib melaporkan hasil kerjanya perbulan kepada ketua kolat yang
dikemas dalam Laporan Pertanggung Jawaban sesuai dengan divisi masing-
masing. Seperti contoh :
1. Sekretaris, melakukan pembukuan mengenai segala bentuk administrasi yang
telah dilakukan dalam satu bulan terakhir, menyusun hasil rapat, dan
menuliskan agenda yang akan datang.
2. Bendahara, melakukan pembukuan segala bentuk arsip keuangan beserta bukti
pemakaiannya yang telah di gunakan dalam satu bulan terakhir, dan mecatat
iuran khas wajib perbulan oleh anggota.
3. Diklat, melaporkan hasil latihan, kekurangan, dan kendala yang dialami
selama latihan setiap hari kepada ketua kolat, dan mengemasnya dalam
laporan bulanan yang menunjukan progress latihan.
4. Divisi yang lain membuat laporan sesuai dengan tugas divisi masing-masing.
b. Segala bentuk laporan yang diberikan kepada ketua kolat haruslah sesuai dengan
susunan dan kriteria LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ).
c. Laporan yang diserahkan wajib berbentuk printout dan beserta softfile-nya.
d. Laporan yang di berikan dapat dipertanggung jawabkan.
e. Setelah menerima laporan, ketua kolat memeriksa isi laporan.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 23
BUKU ASLI
f. Apabila terdapat keganjilan, maka pembuat laporan bersedia untuk dimintai
keterangan.
g. Apabila semua laporan telah diperiksa dan tidak ada keganjilan, maka ketua kolat
wajib menyimpannya dalam tempat penyimpanan arsip kolat guna digunakan
kembali apabila dibutuhkan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
KEUANGAN KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : Pemasukan dan Pengeluaran Kas
divisi : Keuangan
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 18 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan : Memenuhi Kebutuhan Keuangan Kolat
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 24
BUKU ASLI
1. GENERALISASI SISTEM KEUANGAN KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
a. Sistem keuangan Kolat Sampoerna University mengadopsi sistem keuangan dua pintu
yang memisahkan fungsi kendali dan otorisasi keuangan (Controller) dengan fungsi
pemegangan kas organisasi (Treasurer).
b. Fungsi kendali dan otorisasi keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum I
(Controller).
c. Fungsi pemegangan kas organisasi dilakukan oleh Bendahara Umum II (Treasurer).
2. TUGAS DAN WEWENANG BENDAHARA UMUM I DAN BENDAHARA
UMUM II
a. Bendahara Umum I (Controller). Tugas-tugas dan
tanggung jawabnya adalah :
1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum.
2. Bertanggung jawab tehadap pengelolaan keuangan Kolat Sampoerna University.
3. Memiliki wewenang untuk mengeluarkan dana kas Kolat Sampoerna University
untuk berbagai keperluan organisasi yang bersifat penting-mendesak.
4. Membuat laporan keuangan dan SOP Keuangan Kolat Sampoerna University.
5. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol
keuangan berkaitan dengan acara-acara dan kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya .
6. Membuat rancangan pemasukan dana dan penggunaanya bersama Bendahara
Umum II (Treasurer).
7. Menyimpan dan memberikan bukti transaksi kepada pihak yang bersangkutan.
8. Membuat catatan keuangan awal sesuai dengan bukti transaksi.
9. Membuat laporan keuangan akhir bersama Bendahara Umum II (Treasurer).
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 25
BUKU ASLI
10. Mengurus segala surplus keuangan dalam bentuk dokumen atau memo.
b. Bendahara Umum II (Treasurer).
Tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah :
1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum.
2. Bertanggung jawab terhadap pengumpulan keuangan Kolat Sampoerna
University.
3. Memiliki wewenang untuk mengeluarkan dana kas Kolat Sampoerna University
untuk berbagai keperluan organisasi yang bersifat penting-mendesak.
4. Membantu Bendahara Umum (Controller) dalam membuat SOP keuangan Kolat
Sampoerna University.
5. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol
keuangan berkaitan dengan acara-acara dan kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya.
6. Membuat rancangan pemasukan dana dan penggunaanya bersama Bendahara
Umum I (Controller).
7. Menyimpan dan menyalurkan dana secara kas kepada pihak yang bersangkutan.
8. Membuat catatan keuangan awal berdasarkan keadaan secara kas secara nyata.
9. Membuat laporan keuangan akhir bersama Bendahara Umum I (Controller).
10. Mengurus segala surplus keuangan dalam bentuk dana kas.
11. Mengingatkan setiap anggota untuk mengeluarkan kas keanggotaan untuk kas
kolat.
3. SUMBER DANA/PENERIMAAN KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
Sumber Dana/Penerimaan KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY antara lain:
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 26
BUKU ASLI
- Dana Kolat, yaitu dana yang disediakan oleh Anggota MP Kolat Sampoerna
University untuk kegiatan program kerja Kolat Sampoerna University.
- Dana yang diwariskan dari kepengurusan sebelumnya.
- Dana bantuan dari organisasi lain.
- Dana pinjaman dari pemegang dana lebih.
4. DEFINISI KAS SOSIAL, KAS OPERASIONAL/ UMUM, DAN KAS ANGGOTA
a. Kas Sosial adalah bagian dari kas milik Kolat Sampoerna University yang
penggunaannya terbatas (restricted) untuk kegiatan sosial kemanusiaan, seperti
bantuan untuk anggota keluarga MP Kolat Sampoerna University.
b. Kas Operasional/umum adalah kas milik Kolat Sampoerna Universityyang
penggunaannya adalah untuk menunjang aktivitas pelatihan dan kegiatan lain dalam
Kolat Sampoerna University.
c. Kas Anggota adalah kas milik Kolat Sampoerna University yang penggunaannya
adalah untuk melaksanakan aktivitas Kolat termasuk untuk melaksanakan seluruh
program kerja Kolat.
d. Kas Anggota mencakup dana Anggota dan dana turunan. Dana turunan bersifat
sebagai dana abadi Kolat Sampoerna University.
e. Penggunaan kas anggota, kas sosial, dan kas operasional adalah atas persetujuan
(otorisasi) dari Bendahara Umum (Controller).
f. Jika dana anggota yang ditentukan dalam rencana berlebih, maka sisa dana tersebut
akan dimasukkan ke dalam kas kolat.
g. Pemakaian kas sosial non-budgeter berdasarkan pertimbangan Controller, dengan
keputusan diambil melalui rapat.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 27
BUKU ASLI
h. Kas Sosial hanya dipakai dalam keadaan mendesak, dengan status sebagai pinjaman
yang harus dikembalikan dan disetujui oleh Controller dan Ketua Kolat Sampoerna
University.
i. Kas Sosial yang dipakai adalah 50% dari kas sosial yang ada.
5. PROSEDUR PERMINTAAN DAN PENGGUNAAN DANA
1. Syarat Pengajuan Permintaan Dana
- Maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam
proposal.
- Pembayaran anggaran diserahkan setelah bukti pembayaran yang valid
diserahkan kepada Bendahara Umum Kolat Sampoerna University.
2. Prosedur Permintaan Dana
Prosedur permintaan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang harus dilalui
dalam melakukan permintaan dana pada Bendahara Umum Kolat Sampoerna
University beserta surat legalitas yang diperlukannya, yaitu:
1. Masing-masing divisi yang memerlukan dana untuk melaksanakan program
kerja yang telah ditetapkan mengisi surat resmi permintaan dana.
2. Surat resmi permintaan dana yang telah diisi tersebut lalu diajukan pada
Bendahara Umum controller untuk dicek pada anggaran yang tersedia.
3. Jika ternyata dana yang tersedia tidak mencukupi, maka akan disampaikan
kembali bahwa dana tidak tersedia.
4. Setelah menyetujui, Bendahara Umum akan mengeluarkan lembar penarikan
kas. Pemohon dana menyerahkan lembar penarikan kas kuitansi permohonan
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 28
BUKU ASLI
dana kepada treasurer. Kemudian treasurer akan memeriksa validasi kuitansi
(terdapat tanda tangan controller) maka treasurer akan memberikan uang
sebesar yang diminta.
5. Apabila dirasakan bahwa akan ada kegiatan yang tidak terencana dan
membutuhkan dana dalam waktu dekat, maka setiap divisi diharapkan
membuat surat permohonan resmi dengan tanda tangan Ketua divisi dengan
persetujuan Ketua Kolat.
6. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan
diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana divisi yang bersangkutan
dan tidak akan ditambahkan.
6. PROSES PENGEMBALIAN DANA DAN PENYETORAN KAS
1. Penyetoran dana dilakukan oleh anggota dan diterima oleh bendahara II yang akan
masuk ke dalam kas Kolat Sampoerna University.
2. Penyetoran dana dilakukan oleh anggota kepada bendahara II dilakukan satu kali per
bulannya.
7. PROFIT DAN LOSS SHARING
1. Profit Sharing
Hal yang dimaksud dengan profit adalah net profit, yaitu keuntungan bersih setelah
dikurangi dana-dana operasional kegiatan yang dibebankan kepada Kolat Sampoerna
University.
Profit Sharing dapat dilakukan apabila program kerja dan kepanitiaan Kolat
Sampoerna University mendapatkan pendapatan yang lebih besar dari pengeluaran.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 29
BUKU ASLI
2. Loss Sharing
Loss sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil
daripada pengeluarannya.
Persyaratan Loss sharing adalah sebagai berikut:
1. Setiap kepanitiaan wajib mengikuti hearing berkala yang diadakan oleh
Kepengurusan untuk memantau kondisi operasional dan keuangan kepanitiaan.
2. Setiap kepanitiaan wajib memberitahukan keadaan keuangan yang sebenarnya
secara berkala setiap 1 bulan sekali kepada Bendahara Umum.
8. LPJ KHUSUS KEUANGAN
1. Bentuk laporan keuangan Kolat Sampoerna University adalah neraca dan laporan
aktivitas keuangan.
2. Laporan keuangan untuk transparansi eksternal akan diterbitkan dua kali dalam satu
tahun kepengurusan (di tengah dan di akhir), berupa neraca & laporan aktivitas
keuangan yang dipublikasikan melalui media social (facebook)
3. Laporan keuangan untuk transparansi eksternal juga akan diterbitkan dalam bentuk
Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran yang dipublikasikan
pada media social (facebook) setiap akhir minggu di bulan Mei dan Desember.
4. Publikasi atas laporan keuangan Kolat Sampoerna University juga akan dilakukan via
website yang dikelola oleh orang dalam.
5. Bendahara divisi wajib membuat laporan keuangan divisi secara berkala 1 bulan
sekali dalam bentuk : Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 30
BUKU ASLI
6. Laporan keuangan tersebut di buat rangkap dua, satu rangkap untuk arsip departemen
yang bersangkutan dan satu rangkap diserahkan kepada Bendahara Umum Controller
7. Laporan keuangan kegiatan → menyajikan posisi keuangan kepanitiaan suatu
kegiatan.
8. Standardisasi → menciptakan keseragaman penyajian sehingga dapat dipahami,
diperbandingkan, dan dapat digunakan oleh pihak pengguna laporan keuangan.
9. Laporan keuangan terdiri atas :
• Penerimaan
• Pengeluaran
• Laba/Rugi
10. Pos penerimaan dirinci berdasarkan item-item penerimaan yang ada dan diurutkan
dari tanggal penerimaan keuangan.
11. Item penerimaan disajikan dengan menyebutkan:
• Tanggal penerimaan
• Jenis penerimaan
• Jumlah penerimaan
• Total penerimaan
12. Pos pengeluaran dirinci berdasarkan item-item pengeluaran yang dibagi berdasarkan
seksi-seksi kepanitiaan dan diurutkan dari tanggal pengeluaran.
13. Item pengeluaran disajikan dengan menyebutkan:
• Tanggal pengeluaran
• Jenis pengeluaran
• Jumlah pengeluaran per item
• Total pengeluaran
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 31
BUKU ASLI
14. Setiap item harus dilengkapi dengan bukti penerimaan atau pengeluaran uang, dan
diberikan kode.
15. Asumsi dasar dalam pembuatan laporan keuangan adalah dasar akrual dan kas (akrual
= pencatatan akun yang belum riil secara kas, misal: piutang, pendapatan.)
16. Laporan keuangan haruslah memenuhi kriteria berikut:
• Understandable (dimengerti)
• Relevant (Relevan)
• Reliable (dapat dipercaya)
• Comparability (dapat dibandingkan)
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 32
BUKU ASLI
STANDART OPERATING PROCEDURE
PENYUSUNAN PROGRAM LATIHAN DAN JADWAL LATIHAN
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : Penyusunan Program Latihan dan Jadwal latihan
divisi : Diklat
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 19 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan : Menentukan Cara dan Program yang Tepat Untuk
Meraih Hasil Latihan yang Optimal
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 33
BUKU ASLI
1. GENERALISASI PENYUSUNAN PROGRAM LATIHAN DAN JADWAL
LATIHAN
a. Pengurus kolat menyusun program latihan yang akan dilaksanakan. Program
tersebut harus disusun secara terstruktur dan dilaksanakan dengan tepat.
b. Penyusunan program latihan ini dilaksananakn sekurang-kurangnya seminggu
sebelum latihan dilaksanakan.
c. Dalam pembuatan program latihan tersebut harus dicantumkan nama penyusun
dan juga pihak yang akan bertanggung jawab dalam latihan pada hari tersebut.
d. Setelah program latihan dibuat. Setiap anggota yang bertugas pada saat latihan
harus memiliki handbook-nya. Artinya program latihan ini harus berupa hardfile.
e. Pihak penyusun harus mampu membuat dua jenis program latihan, sebagai rencana
cadangan.
f. Perlu diingat bahwa penyusunan program latihan ini harus berdasarkan
kesepakatan bersama dan pemahaman yang sama.
1. Penyusunan Program Latihan
1. Pemilihan Materi
a. Materi yang akan disampaikan harus sesuai tingkatan untuk menciptakan
kestrukturan dalam hal penyampaian materi.
b. Pihak yang menyampaikan materi sepenuhnya pakem dalam materi yang akan
disampaikan untuk menghindari adanya permasalahan.
c. Pemilihan materi harus dihadiri semua pengurus kolat yang bertugas dalam divisi
tersebut.
d. Perlu diingat pemilihan materi harus berdasarkan keputusan bersama.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 34
BUKU ASLI
2. Pemilihan Waktu
a. Waktu pelaksanaan yang dilakukan secara tepat berdasarkan waktu yang
ditentukan oleh pihak sekoah dan kesepakatan anggota kolat.
b. Pemilihan waktu harus memperhatikan kegiatan-kegiatan sekolah lainnya. Hal
ini untuk menghindari adanya tabrakan kegiatan.
c. Jika terjadi tabrakan. Pihak pengurus harus meminta izin terlebih dahulu untuk
melaksanakan latihan atau menunda latihan kepada pihak sekolah yang memiliki
kegiatan yang bersamaan dengan waktu latihan.
d. Jika ada latihan tambahan, pihak pengurus memberitahukan waktunya sekurang
– kurangnya tiga hari sebelum pelaksanaan..
e. Perlu diingat pemilihan waktu latihan juga dilaksanakan berdasarkan kesepakatan
bersama.
3. Pengaturan Tempat Latihan
a. Penggunaan tempat latihan berdasarkan ketentuan dari sekolah.
b. Jika ada permasalahan yang menyebabkan tidak bisa menggunakan tempat
latihan yang sudah ditentukan. Pengurus harus secepatnya menentukan tempat
lain yang bisa digunakan.
c. Tempat latihan setiap tingkatan harus dipisahkan. Hal ini untuk menghindari
adanya ketidakteraturan latihan. Mencegah adanya materi yang salah sasaran.
4. Pemilihan Penanggung jawab Lapangan
a. Penanggung jawab lapangan yang akan dipilih minimal Tingkat Balik.
b. Pengurus kolat memastikan latihan dilaksanakan dengan didampingi
penanggung jawab.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 35
BUKU ASLI
c. Perlu diingat, pemilihan penanggung jawab ini harus berdasarkan kesepakatan
pihak yang akan menjadi penanggung jawab lapangan itu sendiri.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 36
BUKU ASLI
STANDARD OPERATING PROCEDURE
PERAYAAN ULANG TAHUN & DEMO
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : Demonstrasi dan Perayaan Ulang Tahun
divisi : Kegiatan
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 19 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan : Menarik Perhatian Masyarakat Sekitar dan Mensyukuri
atas Keberlangsungan Umur Kolat
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 37
BUKU ASLI
1. GENERALISASI DEMONSTRASI DAN ULANG TAHUN KOLAT
Demonstrasi dalam PPS Betako Merpati Putih merupakan sarana untuk mempromosikan
perguruan di mata masyarakat.
Ulang tahun Kolat Sampoerna University bertepatan pada tanggal 18 Februari.
2. PROSES PENYELENGGARAAN DEMONSTRASI DAN ULANG TAHUN
KOLAT
a. Menentukan tanggal pelaksanaan sesuai program kerja dan ketua panitia
pelaksananya.
b. panitia menentukan keanggotaannya dan merapatakan;
1. Jumlah biaya administrasi yang dibutuhkan.
2. Menyusun susunan acara.
3. Menentukan tempat – tempat yang akan digunakan.
c. Membuat proposal guna di berikan kepada pihak yang bersangkutan ( Sekolah )
minimal 2 minggu sebelum hari pelaksanaan.
d. Selama proses persetujuan proposal kegiatan, panitia menyiapkan segala sesuatu
yang dibutuhkan;
1. Pembelian sasaran yang dibutuhkan dalam kegiatan.
2. Div. Humas melakukan sounding ke audience sasaran dengan menggunakan
pamphlet, brochure, pengumuman yang ditempel atau hal lain semacamnya.
3. Menyiapkan alat medis yang dibutuhkan.
4. Dan menyiapkan hal-hal lainya yang dibutuhkan.
e. Melakukan briefing dengan seluruh panitia mengenai susunan acara, tempat, dan
hal yang bersangkutan dengan kegiatan sebelum acara dimulai.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 38
BUKU ASLI
f. Div. Dokumentasi mendokumentasikan seluruh kegiatan.
g. Melakukan pembersihan segala tempat yang digunakan setelah acara selesai.
h. Panitia membuat LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) kepada pengurus kolat
mengenai acara yang telah berlangsung.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 39
BUKU ASLI
STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGAJUAN PERLOMBAAN
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : Perlombaan
divisi : Prestasi
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 18 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan : Prosedural untuk Mengikuti Perlombaan yang Diadakan
oleh Perguruan & IPSI
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 40
BUKU ASLI
1. GENERALISASI
Perlombaan yang dimaksudkan adalah perlombaan silat yang diadakan oleh institusi
resmi. Yang didapat dari media masa, informasi formal, dan informasi non-formal.
2. PROSES PENGAJUAN PROPOSAL PERLOMBAAN
a. Pengurus menentukan ketua panitia.
b. Menginfokan kepada pelatih mengenai kegiatan perlombaan yang ada.
c. Melakukan tahap penyeleksian atlet oleh pelatih atau pengemban amanat pelatih.
d. Setelah kepanitiaan terbentuk dan pelatih telah memberikan persetujuan, panitia
membuat proposal guna di berikan kepada pihak yang bersangkutan (Sekolah)
minimal 2 minggu sebelum hari pelaksanaan apabila memungkinkan.
e. Setelah proposal di berikan kepada pihak bersangkutan, panitia menyiapkan segala
seuatu yang dibutuhkan.
f. Bagi para atlet diharapkan untuk siap membiayai administrasi yang dibutuhkan.
g. Setelah semua siap maka kegiatan dapat dilaksanakan.
3. PROSES PENYELEKSIAN
a. Pengurus mengajukan permohonan latihan khusus untuk persiapan perlombaan.
b. Apabila pelatih mensetujui, maka akan diadakan latihan khusus untuk persiapan
perlombaan sesuai kesepakatan pelatih dengan pengurus.
c. Sekretaris mencatat abesensi anggota yang hadir dalam latihan tersebut.
d. Pemilihan akan dilakukan dengan mempertimbangkan hasil record absensi dan
penilaian oleh pelatih.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 41
BUKU ASLI
STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENYUSUNAN LPJ
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : Penyusunan LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban)
divisi : *menyeluruh
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 19 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan : Penyusunan LPJ yang Tepat
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 42
BUKU ASLI
1. GENERALISASI
LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban) merupakan suatu bentuk laporan yang berisi
tentang detail kegiatan yang telah dilaksanakan. Kendala, kekurangan, alur keluar
masuknya dana dan lain sebagainya.
2. PROSES PENGUMPULAN
a. Kegiatan telah dilaksanakan.
b. Penulisan LPJ oleh Ketua Panitia Penyelenggara, Sekretaris, dan bendahara.
c. Penyerahan LPJ pada ketua Kolat dan pihak yang berkaitan.
3. KERANGKA LPJ
a. Cover
b. Kata Pengantar
c. Judul kegiatan
d. Deskripsi kegiatan yang telah berlangsung
e. Kendala
f. Laporan keuangan (*opsional)
g. Hasil pencapaian target
h. Kritik dan saran
i. Penutup
j. Layout LPJ terlampir
4. KRITERIA PENULISAN
a. Understandable (dapat dimengerti)
b. Relevant (Relevan)
c. Reliable (dapat dipercaya)
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 43
BUKU ASLI
d. Comparable (dapat dibandingkan)
e. Ditulis dalam Ms.Word dengan font Times News Roman berukuran 12 untuk isi
dan header berukuran 14, menggunakan kertas berukuran page A4 dengan spasi
double.
f. Laporan keuangan harus disertakan bukti pengeluaran dana yang sah. Dijabarkan
dengan se-detail mungkin, sumber pemasukan, jumlah dana masuk, jumlah dana
keluar, sisa dana yang ada.
5. DEADLINE PENYERAHAN LPJ
a. LPJ kegiatan, yang dimana kegiatan tersebut bersifat menggunakan dana dari kolat,
dana dari anggota, atau bukan merupakan dana pribadi, maka LPJ wajib diserahkan
paling lambat 7 hari setelah kegiatan.
b. Apabila kegiatan yang telah dilaksanakan tidak menggunakan uang bersama, atau
merupakan uang pribadi, maka LPJ wajib diserahkan 10 hari setelah kegiatan.
6. CATATAN PENTING
LPJ ini bersifat wajib dibuat diserahkan sebagai bukti hasil dari kegiatan dan evaluasi
dan perbaikan untuk kegiatan yang akan datang.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 44
BUKU ASLI
STANDARD OPERATING PROCEDURE
ADMINISTRASI SURAT KOLAT
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY
prosedur : Administrasi Surat
divisi : Sekretaris
nomor dokumen : 1
tanggal berlaku : 18 Februari 2012
revision record : 5 September 2013
tujuan :Prosedural untuk Administrasi Surat
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 45
BUKU ASLI
1. GERNARALISASI ADMINISTRASI SURAT KOLAT
Surat kolat merupakan alat komunikasi tertulis dengan tata bahasa yang sesuai EYD
yang secara formal dan legal dikeluarkan oleh kesekretariatan kolat, dengan persetujuan
ketua kolat.
2. PROSES PEMBUATAN SURAT
a. Pihak yang membutuhkan mendatangi sekretaris kolat untuk memohon dibuatkan
surat yang dibutuhkan / memohon izin untuk menulis surat yang dibutuhkan sendiri 7
hari sebelum hari dimana surat digunakan, dengan membawa list surat yang
dibutuhkan
1. Apabila sekretaris memutuskan untuk membuatkan surat yang dibutuhkan, maka
sekretaris akan memberikan surat yang telah dilegalisasi dan yang dibutuhkan
maksimal 7 hari setelah hari permohonan
2. Apabila sekretaris memutuskan untuk mengizinkan pihak yang membutuhkan
surat untuk menulis surat yang dibutuhkan secara mandiri, sekretaris wajib
memberikan format surat kolat, dan pihak yang membutuhkan surat diwajibkan
menyerahkan surat yang dibutuhkan yang telah diketik dalam bentuk soft file ke
sekretaris kolat, guna diperiksa dan di legalisasi.
3. Sekretaris wajib memberikan surat yang telah diperiksa dan dilegalisasi dalam
kurun waktu 3 hari setelah soft file diserahkan
3. FORMAT PENULISAN NOMOR SURAT
format penulisan surat yang telah di setujui oleh pengurus kolat terdahulu adalah
(nomor urut surat)/(jenis surat)/(divisi yang bersangkutan)/(bulan)/(tahun)
Contoh :
001/undangan/UKT/Juni/2013
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 46
BUKU ASLI
4. CATATAN PENTING
Surat ini bersifat resmi dan harus dipertanggnung jawabkan maka wajib diketahui oleh
ketua kolat.
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 47
BUKU ASLI
PENUTUP
Assalamualaikum Wr. Wb.
Salam Perguruan
Buku ini merupakan petunjuk bagi anggota PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna
University. Ditulis sebagaimana yang pernah dialami oleh tim penulis. Dan diharapkan
digunakan sebagaimana mestinya
Dilarang keras untuk menjual belikan buku ini, memperbanyak tanpa maksud dan tujuan
yang jelas, menyebarkan kepada pihak ketiga (diluar anggota PPS Betako Merpati Putih
Kolat Sampoerna ) tanpa seizin tertulis dari Ketua Kolat dan Pelatih PPS Betako Merpati
Putih Kolat Sampoerna University. Apabila ada yang melakukannya maka melanggar
Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2002, mengenai hak cipta (Copyright).
Apabila ada suatu hal yang mengharuskan melakukan perubahan buku STANDAR
OPERATING PROCEDURE haruslah dirapatkan dengan pengurus yang masih dalam masa
jabatan dan dengan persetujuan dari senior dan pelatih.
Terima Kasih,
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Salam Perguruan,
Tim Penyusun
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 48
BUKU ASLI
TIM PENYUSUN
Baktiar Nur Makmura (Balik II)
Lutfi Hidayat (Balik II)
Muhammad Syariffurohman (Balik II)
Dimas Angger Prayogi (Balik II)
Nahdi Permadi (Balik II)
Jalalludin Alghipari (Balik II)
Mohamad Rizki Abadi (Balik II)
Arum Megadistya (Balik I)
Fera Indriani (Balik I)
Niza Puspita Arimukti (Dasar II)
Entin Asmiati (Balik I)
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 49
BUKU ASLI
LAMPIRAN
Buku ini sepenuhnya milik
PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 50
top related