Översikt kvalificerat inköp
Introduktion
Operativt inköp
Taktiskt inköp
Strategiskt inköp
Korta teoripass / grupp-arbeten
eller diskussioner
Utbildning Diplomerad FöretagarMentor
Projektledning vid Stockholms Universitet
Ledarskapsutbildning Ericsson
Inköpsekonom IHM
Karriär Egen företagare
Addtech AB
Ericsson Radio
ABB Hafo
Würth
Uppdragsexempel Svenska Retursystem
Föreläsare YH utbildning Inköp
Förhandlingsteknik
Projektinköp Holmen Paper
Kassalikviditet
Tekniska översättningar
Anders Eriksson [email protected]
www.gaetrading.se
070 265 2990
Kurslitteratur:
• Inköp och Supply Chain Management.
A van Weele (ISBN 978-91-44-07427-6)
• Kompendium ”Inköp är roligt”
Informativa hemsidor:
• www.effso.se (Effso – Toolbox)
• http://www.arjanvanweele.com
• www.silf.se
Kurslitteratur
Referenslitteratur
• Avtalsrätten - en introduktion Ramberg
ISBN: 978-91-39-20509-8
Professionellt Inköp L.E, Gadde. H, Håkansson
ISBN: 978-91-44-00692-5
• Category Management in Purchasing, Jonathan
O’Brian ISBN 978-0-7494-5257-5
Vad är inköp?
Pengarna bränner i fickan
Hitta leverantör
Hitta produkt
Skapa behov
Köp
Identifiera behov Kravställ produkt
Analysera leverantörs-
marknad Budgetera Upphandla
Lekmannainköp
Professionellt
inköp
Definition av inköp:
”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till
att företaget mottar en externfaktura”
“Styrning av företagets externa resurser på ett sådant sätt att leveranser av alla varor, tjänster, förmågor och all kunskap som är nödvändig för att driva, underhålla och styra företagets primära och stödjande aktiviteter säkras på ett så fördelaktigt sätt som möjligt”
Arjan Van Weele
Rätt produkt
Rätt tid
Rätt pris
Rätt kvalitet
Rätt plats
Rätt kvantitet
genom att ha rätt leverantör
Sju typfall av inköp
1. Utrustning
2. Komponenter
3. Råvaror och material
4. Förnödenheter
5. Tjänster
6. Utveckling
7. Retail/Trading – återförsäljning
Begrepp
CSR
EOQ
IPO
MPS
MRO
BOM
OEM
RFQ
Corporate Social Responsibility
Economic Order Quantity
International Purchasing Office
Master Production Scheduling
Maintenance Repair and Operating supplies
Bill of Materials
Original Equipment Manufacturer
Request For Quotation
INKÖPSORGANISATIONEN
Inköp horisont
En tankemodell är att se på tidsfaktorn:
Operativt 0 - 0,5 år
Taktiskt 0,5 - 2 år
Strategiskt 2 år >
Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)
Organisationsstruktur inköp
Ledningsgrupp
Koncerninköp Koncernstab
Division A Division B Division C
Produktion Inköp Marknad /
försäljning Produktion Inköp
Marknad /
försäljning Produktion Inköp
Marknad /
försäljning
Hierarkisk struktur
Funktionell struktur
Fördelar
Direkt ansvar för de operativa bolagen
Stark kundorientering gentemot den interna mottagaren
Mindre byråkratiska inköpsprocedurer och större operativ flexibilitet
Mindre friktion tack vare samordning
Direkt kommunikation med leverantörer
Nackdelar
Utspridd köpkraft, brist på skalfördelar
Inte enhetlig behandling av leverantörer
Utspridda leverantörs-marknadsundersökningar
Begränsade möjligheter att bygga särskild expertis för inköp, leverantörsmarknader
Olika kommersiella inköpsvillkor hos de olika operativa bolagen
Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp
Organisationsstruktur inköp
Strukturer för företag uppdelade på flera enheter
Decentraliserat inköp: Affärsenheten är ansvarig för alla inköpsbeslut
Stabs/linjeorganisation: både koncerninköp och inköp inom affärsenheten finns parallellt och delar upp ansvar och aktiviteter mellan sig
Centraliserat inköp: central inköpsavdelning som är ansvarig för strategiska och taktiska inköpsbeslut
Hybridstruktur: kombination av de tre föregående strukturerna med syfte att kombinera gemensamma behov mellan verksamhetsenheterna. Det finns olika sorters samordning: Frivillig koordinering, Inköpsledare och Ledande designkoncept
Tvärfunktionella sourcingteam: kontraktering sker centralt genom ett sortimentsteam. Men, alla operativa inköpsaktiviteter är decentraliserade.
Organisationsstrukturer
Inköps roll i värdekedjan
Inkom-
mande
logistik
Verk-
samhet
Drift
Utgående
logistik
Marknads-
föring &
försäljning
Stöd-
aktiviteter
Primära aktiviteter
Inköp / anskaffning
Teknikutveckling
Företagets infrastruktur
Förvaltning av humankapital
Service
Avritad från Porter, 1985
Value
Risk Cost
Purchasing 3 tasks
Risk management: - Single vs multiple sourcing
- Performance based
contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge
Traditional agenda of procurement is gradually changing…
1
Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management
Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition
- ESI in NPD - Alliance management
2
Source: A van Weele,
Inköpsrollen
Technical dimension
• Determine specifications
• Audit suppliers’ quality
• Value analysis
• Quality Control
• Supplier selection
• Draw up contract
Logistical dimension
• Optimisation ordering policy
• Order expediting / follow-up
• Incoming inspection
• Monitoring delivery reliability
Commercial dimension
• Supply market research
• Supplier visits
• Requests for quotations
• Evaluate quotations
• Negotiations with suppliers
Administrative dimension
• Order handling, expediting and filing
• Checking supplier invoices
• Checking payments to supplier
Purchasing function
Operativt inköp
Orderläggning
Leveransbevakning
Problemhantering avseende fakturor, fel och brister
Bevakning av leverans- och leverantörsutfall
Taktiskt inköp
Omförhandling/tecknande av ramavtal på årsbasis
Program för konstruktionsförbättringar eller standardisering
Leverantörsutvärdering med syfte att förbättra kvaliteten
Program för minskning av leverantörsbasen
Program för leverantörsutveckling
Strategiskt inköp
Utformning av olika typer av policys
Utformning av anskaffningsprocesser
Utformning av arbetsbeskrivningar
Utveckling av system för leverantörsutveckling
Beslut om upphandlingar, outsourcingaktiviteter, investeringar
Upphandling/tecknande av långtidsavtal, partnerskapsavtal etc
Sortiments- och leverantörsstrategier
Role of Procurement
Sales is absolutely necessary for business
Sales gives a profit opportunity
Sales is in focus in most businesses
Sales can also create problems and losses
Sales increase means at best 10 % bottom line impact
Procurement brings profit to business
Role of Procurement
A van Weele
Cost
(cost reduction)
Value
(end customer value creation)
Risk
(Risk Management)
Björn Axelsson
Rationalization role
(cost reduction)
Developing role
(end customer value creation)
Structure role
(Impact on supplier market)
Grupparbete
Fördela arbetsuppgifterna mellan operativt, taktiskt och
strategiskt inköp
(märk respektive arbetsuppgift med O, T eller S)
Gemensam redovisning på whiteboard
Utarbetar inköpspolicy
Förhandlar globalt ramavtal
Väljer leverantör i projekt
Beställer produkter löpande
Diskuterar statistik med leverantörer
Diskuterar logistik med interna enheter
Hanterar avvikelser i kvalité o leveranser
Hanterar övrig admin runt leveranser
Upprättar och hanterar avtal
Skickar ut offertförfrågan
Förhandling med leverantörer
Leverantörsmarknads undersökning
Leverantörsutveckling
Fakturor och reklamationer
Kvalitetskontroll av leveranser
Deltar i framtagande av produkt-specifikationer
Tar fram o presenterar statistik
Inköpsprocessen
-Etablera rutiner
för order-
bevakning
-Leverans-
bevakning
- Problemlösning
-Leverantörs
värdering
- Etablera order- rutin
- Utveckla order-
rutiner
- Orderhantering
Order
Inköps roll
Element
Dokument
-Förbereda
-kontrakt
-Kompetens inom
förhandling
- Expertis inom kontraktering
Kontrakt
- Säkerställ att rätt
leverantörs väljs
-Förkvalificering
av leverantörer
- Anbudsbegäran
Förslag på
leverantörsval
Samla in
specifikationen
-
Funktionell
specifikation
Tekniska
förändringar
Ta leverantörs
kunskaper till
konstruktions-
-
-
-
-
-
Funktionell
specifikation
Kontroll av
nomer/specar.
Definiera
specifikationen
Leverantörs-
val
Kontrakts-
skrivning Orderläggning
Leverans-
bevakning Utvärdering
Uppföljning
Lista över
förseningar
-Leverantörs-
utvärdering
- Klara ut kontrakts- problem
- Värderingsplan
-Leverantörs-
profiler
-Leverantörs-
värdering
Källa: A.J. Van Weele sid 68
Inköpsprocesser
Taktiskt inköp
Strategiskt inköp
Operativt inköp
Upphandlingsprocesser
Omförhandlingsprocesser
Avropsprocesser
Styrprocess
Utvecklingsprocess
Kategoristyrningsprocess
Leveransprocesser
Betalningsprocesser
Mätprocesser
Långt tidsperspektiv
Medellångt tidsperspektiv
Kort tidsperspektiv
Leverantörsutvecklingsprocesser
Kontraktshanteringsprocesser
Kvalitetssäkringsprocesser
Kontinuerlig mätning
och rapportering
Logistik kontra inköp
Logistik
Från leverantör till kund
Produkter till slutkund
Inkommande och utgående
Koncept och flöden
Aktivitets drivet
Inköp
Från leverantör till kund
Produkter till slutkund
Inkommande
MRO’s
Investeringar
Värde drivet (när optimalt)
Inköparens kontaktmönster Håkansson & Wootz 1978
Kontakt med leverantör som procentuell del av total arbetstid: Kontakt med leverantör 21 % Kontakt internt 45 % Annat arbete (utan kontakt) 34 %
Kommunikation med leverantör
Administrativt utbyte av information
Köpare Säljare
Offertförfrågan
Offert
Beställning
Ordererkännande
Orderändring
Leveransplan - JIT
Faktura
Leveransbesked
Lager rapporter
Pris/artikeldata
Betalning/kontoställning
Kommersiell tvist
Inköps kontaktytor internt
Planering
Logistik
Marknad
Försäljning
Transport /
skeppning
Produktion och lager
Ekonomi
Internleverantörer
Produktutveckling
(viktigt och ofta ett eftersatt)
Kvalitet
Ledningsgrupp
Ny utveckling inom inköp
Hävstångsstrategier för inköp och försörjning
Global sourcing
Leverantörsintegration
Tidig leverantörsinvolvering vid nyproduktutveckling
Ömsesidighetsavtal och motköpsavtal
Företagens sociala ansvar och affärsmässighet
1. Säljarmarknad Köparmarknad 2. Ökande tryck på försäljningspriser och marginaler leder till:
Resultat-
effektivitet/
Ackumulerade
besparingar
Transaktionell
orientering
Kommersiell
orientering
Koordinerat
inköp
Intern
integration
Extern
Integration
Integration av
värdekedjan
Allmännytt-
iga företag
Finansiella
tjänster Läkemedel
Livsmedel och
dryck
Telekommuni-
kation
Detaljhandel
Bilindustri Datorer /PC Konsument-
elektronik
tid
Fokus Betjäna fabriken Sänk kostnader Besparingar genom
synergi Totala ägande-
kostnaderna
Optimering av
försörjnings-
kedjan
Total kund-
tillfredsställelse
TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS
DECENTRALISERAT
FUNKTIONELLT FOKUS
CENTRALSTYRT
Bygg
Modell för utveckling av inköp
TRENDS in Procurement
Integration in the company business (Closer to business)
Procurement interacting with top management
Top Mgt – New insights and new demands
Interfere in the supplier markets
Proactive
Value creation
TRENDS in Procurement
Risk Management
CSR incl. “Global Warming”
Supplier development
Global perspective
Logistics integration
Low cost trade/sourcing (Best Cost)
Long AND short term views
Strategic approach
Trender