i
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS CPA.
TEMA:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
CACPE CIA. LTDA. DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS EN EL AÑO 2011
AUTOR: JUAN CARLOS LARA LOOR
ASESOR: ING. EDWIN MARCELO SANDOVAL
SANTO DOMINGO 2012
II
CERTIFICACIÓN DE LA ASESOR
En calidad de Asesor de tesis, designado por disposición de RECTORADO de
UNIANDES certifico que el egresado Juan Carlos Lara Loor, de la Escuela de
Contabilidad Superior y Auditoría C.P.A., ha cumplido y finalizado su trabajo de
tesis con el tema: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA
GESTIÓN FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
CACPE CIA. LTDA. DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS
TSÁCHILAS EN EL AÑO 2011.
Quien ha cumplido con todos los requerimientos científicos y metodológicos.
Atentamente:
ING. EDWIN MARCELO SANDOVAL
ASESOR DE TESIS DE GRADO
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaro
que el contenido del proyecto cuyo título es SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO CACPE CIA. LTDA. DE LA PROVINCIA DE SANTO
DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS EN EL AÑO 2011. Presentada como requisito
previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y
Finanzas C.P.A., el contenido de esta tesis es original, de responsabilidad del
autor y su propiedad intelectual pertenece únicamente a la Universidad
Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
IV
DEDICATORIA
A Dios fuente de inspiración, amor, consuelo y confianza durante toda mi
existencia.
A mis padres, por haberme ayudado a crecer como persona de forma espiritual,
moral y enseñarme el camino de la vida. A mi familia que con su amor y
paciencia me han escuchado y han estado en los momentos difíciles y felices de
mi vida, por haber compartido tantos sentimientos inolvidables.
A mis amigos: por sus consejos, por todos aquellos buenos e inolvidables
tiempos, gracias por confiar en mí siempre.
A mi esposa, gracias por a su amor, por ser como es, por ser la persona con los
mejores sentimientos que he conocido, gracias por la presión para culminar este
trabajo, pero sobre todo gracias por enseñarme a creer en mí, motivarme hacer
las cosas menos complicadas y de la mejor manera sobre bases muy fuertes y a
mis hijos, por despertar en mí los más puros sentimientos que jamás pude
imaginar, gracias por existir en mi vida.
A mis catedráticos, por darme la oportunidad y por el tiempo que han dedicado
para hacer posible cumplir mi meta como profesional.
JUAN CARLOS LARA LOOR
V
AGRADECIMIENTO
Primero a Dios por sobre todas las cosas, por la fuerza y la entereza para seguir
adelante y culminar la presente Tesis de Grado.
A mi madre la señora Elsa Mariana, por darme la vida y por inculcarme valores
que me han permitido convertirme en la persona que soy.
A mi esposa Carmita que es un pilar fundamental en mi vida, por el apoyo
incondicional, y su cariño, a mi hija Isabelita por ser la razón más grande de
superación que tengo.
A mis amigos y compañeros que durante la vida universitaria compartieron las
aulas de clase. A la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES sus ilustres catedráticos por los conocimientos que contribuyeron al
desarrollo, comprensión y razonamiento. Y a todas las personas que de una u
otra forma contribuyeron al avance y culminación de este Trabajo de Grado.
JUAN CARLOS LARA LOOR
VI
ÍNDICE GENERAL
Portada…………………………………………………………………………………... I
Certificación del Asesor………………………………………………….….………… II
Declaración de la Autoría………………………………………………….…............. III
Dedicatoria…………………………………………………………………….………… IV
Agradecimiento……………………………………………………………..….............. V
Índice General………………………………………………………………..………… VI
Índice Cuadros……………………………………………………………..………… XIII
Índice Tablas………………………………………………………………..………… XIV
Índice de Figuras…………………………………………………………..………… XV
Resumen Ejecutivo ……………………………………………………….……….. XVII
The Summary Executive………………………………….……………..………... XVIII
Introducción……………………………………………………………..……………… 1
CAPÍTULO I .......................................................................................................... 2
EL PROBLEMA ..................................................................................................... 2
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................... 2
1.1.1 Formulación del problema. ........................................................................... 4
1.1.2. Delimitación del problema. .......................................................................... 4
1.1.2.1. Objeto de estudio. ..................................................................................... 4
1.1.2.2. Campo de acción. ..................................................................................... 4
1.1.2.3. Localización. ............................................................................................. 4
1.1.2.4. Tiempo. ..................................................................................................... 5
VII
1.2. OBJETIVOS. ............................................................................................. 5
1.2.1. Objetivo General. ......................................................................................... 5
1.2.2. Objetivos Específicos. ................................................................................. 5
1.3. JUSTIFICACIÓN. ...................................................................................... 6
1.3.1. Viabilidad técnica. ....................................................................................... 7
1.3.2. Factibilidad económica. ............................................................................... 7
1.3.3. Trascendencia. ............................................................................................ 8
CAPÍTULO II ......................................................................................................... 9
MARCO TEÓRICO ................................................................................................ 9
2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS. ........................................................... 9
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.................................................................... 10
2.2.1. Contabilidad. .............................................................................................. 10
2.2.1.1. Objetivo de la Contabilidad. .................................................................... 10
2.2.1.2. Normativa Contable. ............................................................................... 11
2.2.1.3. Clasificación de la Contabilidad. .............................................................. 11
2.2.1.4. Importancia de la Contabilidad. ............................................................... 12
2.2.1.5. Proceso Contable. ................................................................................... 13
2.2.1.5.1. Transacción Comercial. ............................................................. 13
2.2.1.5.2. Jornalización o Libro Diario. ....................................................... 13
2.2.1.5.3. Mayorización o Libro Mayor. ...................................................... 14
2.2.1.5.4. Balance de Comprobación. ........................................................ 14
VIII
2.2.1.5.5. Regulación y Ajuste de Cuentas. ............................................... 14
2.2.1.5.6. Estados Financieros. ................................................................. 14
2.2.1.5.7. Análisis Financiero. .................................................................... 18
2.2.1.5.8. Estructura del Proceso Contable. .............................................. 19
2.2.1.6. Plan de Cuentas. .................................................................................... 20
2.2.1.6.1 Dinámica De Las Cuentas. ......................................................... 21
2.2.1.6.2. Clasificación de las Cuentas Contables. .................................... 24
2.2.1.7. Instrumentos Financieros. ....................................................................... 25
2.2.1.8. Compras y Gastos. ................................................................................. 26
2.2.1.9. Ventas e Ingresos. .................................................................................. 26
2.2.1.10. Resultados. ........................................................................................... 27
2.2.1.8. Análisis de Balances. .............................................................................. 27
2.2.1.8.1. Análisis Financiero .................................................................... 27
2.2.1.8.2. Características principales ........................................................ 28
2.2.1.8.3. Clasificación de los Métodos de Análisis. ................................. 28
2.2.2. Auditoria. ................................................................................................... 30
2.2.2.1. Auditoría de Gestión .................................................................. 31
2.2.3. Control interno .......................................................................................... 33
2.2.3.1. Evolución del Control Interno ..................................................... 34
2.2.3.2. Primera Generación. .................................................................. 35
2.2.3.3. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. ........................ 48
IX
2.2.3.3.1. Normas Generales o Personales. ............................................. 48
2.2.3.3.2. Normas del Trabajo de Campo. ................................................ 49
2.2.3.3.3. Normas de los Informes. ........................................................... 49
2.2.4. Gestión financiera. .................................................................................... 50
2.2.4.1. Mercados de dinero y de capitales ............................................. 50
2.2.4.2. Inversiones ................................................................................ 50
2.2.4.3. Administración financiera: .......................................................... 51
2.2.4.4. Contabilidad Financiera. ............................................................ 51
2.2.4.5. Fuentes Financieras................................................................... 54
2.2.4.6. Inversión en la Empresa. ........................................................... 54
2.2.4.7. Costo de Financiamiento. .......................................................... 55
2.2.4.8. Riesgo Rendimiento y Valor. ...................................................... 56
2.3. IDEA A DEFENDER...................................................................................... 57
2.3.1. Variables. .................................................................................................. 57
CAPÍTULO III ...................................................................................................... 58
MARCO METODOLÓGICO ................................................................................. 58
3.1. MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN ........................................................ 58
3.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN. ................................................................. 58
3.2.1 De Campo. ................................................................................................ 59
3.2.2. Bibliográfica. .............................................................................................. 59
3.2.3. Descriptiva................................................................................................. 59
X
3.2.4. Explicativa. ................................................................................................ 60
3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA. .................................................................... 60
3.3.1. Población. ................................................................................................. 60
3.3.2. Muestra. .................................................................................................... 61
3.4. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN. 62
3.4.1. Métodos. ................................................................................................... 62
3.4.1.1. Método Analítico – Sintético. ...................................................... 63
3.4.1.2. Método Inductivo – Deductivo. ................................................... 63
3.4.1.3. Método Histórico – Lógico. ......................................................... 63
3.4.2. Técnicas. ................................................................................................... 63
3.4.2.1. La Observación. ......................................................................... 64
3.4.2.2. La Entrevista. ............................................................................. 64
3.4.2.3. La Encuesta. .............................................................................. 64
3.4.3. Instrumentos. ............................................................................................. 64
3.4.3.1. Citas. ......................................................................................... 65
3.4.3.2. Cuestionarios. ............................................................................ 65
3.4.3.3. Notas. ........................................................................................ 65
3.4.3.4. Guía de entrevista. ..................................................................... 65
3.5. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS........................................................ 65
3.5.1. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE LA ENTREVISTA. ................. 65
3.5.2. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LAS
ENCUESTAS. ........................................................................................... 68
XI
3.5.3. ENCUESTAS DIRIGIDAS A CLIENTES INTERNOS/TALENTO
HUMANO .................................................................................................. 80
3.6. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER. .............................................. 90
3.7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ......................................... 91
3.7.1. CONCLUSIONES. ..................................................................................... 91
3.7.2. RECOMENDACIONES. ............................................................................ 91
CAPÍTULO IV ...................................................................................................... 92
MARCO PROPOSITIVO ...................................................................................... 92
4.1. TÍTULO: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO
Y CRÉDITO CACPE DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS
TSÁCHILAS EN EL AÑO 2011”. .......................................................................... 92
4.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ..................................................... 92
4.2.1. Justificación ............................................................................................... 92
4.2.2. Objetivos de la propuesta .......................................................................... 93
4.2.2.1. Objetivo General ........................................................................ 93
4.2.2.2. Objetivos Específicos ................................................................. 93
4.2.3. Propuesta de un Sistema de Control Interno ............................................. 94
4.2.3.1. Direccionamiento Estratégico. .................................................... 94
4.2.3.1.1. Visión propuesta de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
CACPE Cía. Ltda. Santo Domingo ........................................... 94
XII
4.2.3.1.2. Misión propuesta de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
CACPE Cía. Ltda. Santo Domingo............................................ 95
4.2.3.2. Ambientes de Control................................................................. 95
4.2.3.2.1. Valores éticos ........................................................................... 95
4.2.3.2.2. Compromiso con la competencia .............................................. 96
4.2.3.2.3. Estructura organica propuesta .................................................. 98
4.2.3.2.4. Asignación de autoridad y responsabilidad ............................... 99
4.2.3.2.5. Manual de Funciones ............................................................. 101
4.2.3.3. Evaluación del riesgo ............................................................... 125
4.2.3.3.1. Identificación del riesgo .......................................................... 125
4.2.3.3.2. Cuestionarios de Control Interno para caja ............................. 127
4.2.3.3.3. Cuestionarios de Control Interno para crédito ......................... 128
4.2.3.3.4. Cuestionarios de Control Interno para gerencia ...................... 130
4.2.3.3.5. Matriz de riesgos .................................................................... 133
4.2.3.4. Actividades de Control ............................................................. 134
4.2.3.4.1. Gestión de riesgos específicos ............................................... 134
4.2.3.4.2. Procedimientos de Control interno de cajas ............................ 135
4.2.3.4.3. Procedimiento de Calidad de servicios ................................... 146
4.2.3.4.4. Procedimiento de retención de billetes ................................... 150
4.2.3.4.5. Procedimientos de Recibidor pagador .................................... 158
4.2.3.4.6. Procedimiento de Retiro de ahorros........................................ 162
4.2.3.4.7. Procedimiento de Otorgamiento de crédito ............................. 165
XIII
4.2.3.5. Información y comunicación ..................................................... 183
4.2.3.5.1. Información ............................................................................. 183
4.2.3.5.2. Comunicación ......................................................................... 185
4.2.3.5.3. Instrucciones especiales para la concesión de créditos .......... 185
4.2.3.5.4. Instrucciones manejo de especies monetarias falsas ............. 188
4.2.3.6. Monitoreo ................................................................................. 192
4.2.3.6.1. Asignación de actividades y responsabilidades ...................... 192
4.2.3.6.2. Evaluación a través de indicadores de cumplimiento de las
disposiciones. ......................................................................... 193
4.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ...................................................... 195
CONCLUSIONES .............................................................................................. 196
RECOMENDACIONES ...................................................................................... 198
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 200
ANEXOS ............................................................................................................ XIX
ANEXOS 1…………………………………………………………………….…….…XX
ANEXOS 2…………………………………………………………………….…….…XXII
ANEXOS 3…………………………………………………………………….………XXIV
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Clasificación de la Contabilidad .......................................................... 12
Cuadro 2. “Proceso contable” ............................................................................ 20
XIV
Cuadro 3. “Clasificación de las Cuentas Contables” ......................................... 24
Cuadro 4. “Proceso de la Auditoria de Gestión” ................................................. 32
Cuadro 5. Cuestionario de control interno para caja ......................................... 127
Cuadro 6. Cuestionario de control interno para Crédito .................................... 128
Cuadro 7. Cuestionario de control interno para Gerencia ................................. 130
Cuadro 8. Cuestionario de control interno para Contabilidad ............................ 131
Cuadro 8. Cuestionario de control interno para Contabilidad ............................ 133
Cuadro 10. Matriz para la Gestión de Riesgos Específicos ............................... 134
Cuadro 11. Manual de proceso crediticio .......................................................... 186
Cuadro 12. Formulario especies monetarias falsas........................................... 188
Cuadro 13. Uso Cooperativa especies monetarias falsas ................................. 189
Cuadro 14. Formato registro clientes ................................................................ 190
Cuadro 15. Formato control clientes ................................................................. 191
Cuadro 16. Asignación de actividades .............................................................. 192
Cuadro 17. Indicadores de gestión crediticia .................................................... 193
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Población de CACPE Cía. Ltda. ............................................................. 60
Tabla 2. Muestra estadística tomada de CACPE Cía. Ltda. ................................. 62
Tabla 3. Pregunta 1. Control adecuado................................................................ 69
Tabla 4. Pregunta 2. Conformidad con normas .................................................... 70
Tabla 5. Pregunta 3. Dificultades en procesos ..................................................... 71
Tabla 6. Pregunta 4. Mejoramiento de procesos crediticios ................................. 72
Tabla 7. Pregunta 5. Preparación colaboradores ................................................. 73
XV
Tabla 8. Pregunta 6. Calidad servicios financieros ............................................... 74
Tabla 9. Pregunta 7. Necesidad implementación de estrategias .......................... 75
Tabla 10. Pregunta 8. Conocimiento del personal CACPE .................................. 76
Tabla 11. Pregunta 9. Criterio acerca del proceso de recuperación ..................... 77
Tabla 12. Pregunta 10. Recomendaciones eficiencia........................................... 78
Tabla 13. Pregunta 11. Rapidez de atención ....................................................... 79
Tabla 14. Pregunta 1. Existencia departamento de Auditoria ............................... 80
Tabla 15. Pregunta 2. Aplicación Normas en los procesos .................................. 81
Tabla 16. Pregunta 3. Cuenta con sistema de monitoreo ..................................... 82
Tabla 17. Pregunta 4. Solicitud de informes de productividad .............................. 83
Tabla 18. Pregunta 5. Administración planificada ................................................ 84
Tabla 19. Pregunta 6. Planes de contingencia ..................................................... 85
Tabla 20. Pregunta 7. Necesidad implementación de estrategias ........................ 86
Tabla 21. Pregunta 8. Tiempo que labora en CACPE .......................................... 87
Tabla 22. Pregunta 9. Renovar procesos de crédito ............................................ 88
Tabla 23. Pregunta 10. Mejoramiento de algunos procesos................................. 89
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Control adecuado .................................................................................. 69
Figura 2. Conformidad con normas ...................................................................... 70
Figura 3. Dificultades en procesos ....................................................................... 71
Figura 4. Mejoramiento de procesos crediticios ................................................... 72
Figura 5. Preparación colaboradores ................................................................... 73
Figura 6. Calidad servicios financieros ................................................................. 74
XVI
Figura 7. Necesidad implementación de estrategias ............................................ 75
Figura 8. Conocimiento del personal CACPE ...................................................... 76
Figura 9. Criterio acerca del proceso de recuperación ......................................... 77
Figura 10. Recomendaciones eficiencia ............................................................... 78
Figura 11. Rapidez de atención ........................................................................... 79
Figura 12. Existencia departamento de Auditoria ................................................. 80
Figura 13. Aplicación Normas en los procesos .................................................... 81
Figura 14. Cuenta con sistema de monitoreo ....................................................... 82
Figura 15. Solicitud de informes de productividad ................................................ 83
Figura 16. Administración planificada .................................................................. 84
Figura 17. Pregunta 6. Planes de contingencia .................................................... 85
Figura 18. Necesidad implementación de estrategias .......................................... 86
Figura 19. Pregunta 8. Tiempo que labora en CACPE ......................................... 87
Figura 20. Renovar procesos de crédito .............................................................. 88
Figura 21. Mejoramiento de algunos procesos..................................................... 89
Figura 22. Orgánico estructural de la Cacpe Cía. Ltda. ........................................ 98
XVII
RESUMEN EJECUTIVO
El objetivo fundamental del presente trabajo investigativo es la propuesta de un
Sistema de Control Interno para el mejoramiento de la gestión financiera de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE de la Provincia de Santo Domingo de los
Tsáchilas.
El objeto de estudio son los Procesos en Contabilidad Auditoría y Finanzas siendo
su campo de acción el Sistema de Control Interno.
Antes de ejecutar el diseño de la propuesta planteada, se hizo un análisis de los
componentes que conforman un Sistema de Control Interno, para tener bases
teóricas y lograr cumplir a cabalidad con el objetivo propuesto.
La modalidad de investigación en el presente trabajo es cuantitativa – cualitativa
con tendencia a cuantitativa, por la naturaleza de la carrera y del tema en sí,
donde el análisis y los resultados se dan en forma numérica y con ello transformar
en características cualitativas.
Esta tesis está integrada por cuatro capítulos, inicialmente la tesis describe las
causas y efectos hasta la justificación de la investigación. El capítulo segundo
argumenta las bases teóricas con la aplicación del método analítico sintético
principalmente se manifiesta aspectos valiosos de fuentes bibliográficas.
En el tercer capítulo consta el diseño metodológico en donde se plantea desde la
modalidad hasta los instrumentos necesarios para recolectar información y
demostrar la propuesta (esquema teórico) del investigador.
Finalmente el capítulo cuatro contiene la propuesta solución al problema, la
propuesta desarrollada para el mejoramiento de la gestión financiera se
caracteriza por elementos que permitirán un Control. La tesis presenta además
las conclusiones generales y recomendaciones.
XVIII
EXECUTIVE SUMMARY
The main objective of this research work is the proposal for a system of internal
control to improve the financial management of the Savings and Credit
Cooperative CACPE of the Province of Santo Domingo de los Tsáchilas.
The object of study is the Audit Process Accounting and Finance being its scope
the Internal Control System.
Before executing the design of the proposal made, an analysis was made of the
components that make up an Internal Control System, to have theoretical and
comply fully achieve the proposed objective.
The research method in this paper is quantitative - qualitative with quantitative
trend, by the nature of the race and the topic itself, where the analysis and the
results are given in numerical form and thereby converted into qualitative
characteristics.
This thesis consists of four chapters; the thesis initially describes the causes and
effects to the justification for the research. The second chapter argues the
theoretical with the application of the analytical method manifests mainly synthetic
valuable aspects of literature.
In the third chapter is where the methodological design arises from the modality to
the necessary tools to document and demonstrate the proposal (theoretical
framework) of the researcher.
Finally chapter four contains the proposed solution to the problem the proposal
developed for the improvement of financial management is characterized by
elements that allow a Control. The thesis also presents general conclusions and
recommendations.
INTRODUCCIÓN
La Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, se desarrolla ampliamente en el
ámbito comercial, por lo que existen varias organizaciones o Instituciones
Financieras dedicadas a prestar los Servicios Financieros a las pequeñas,
medianas y grandes empresas.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE Cía. Ltda. es una institución
financiera, a la cual se le escogió para el desarrollo de la investigación cuyo tema
es el de SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN
FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE CIA.
LTDA. DE LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS EN EL
AÑO 2011.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE Cía. Ltda. Es una institución
financiera que inicia sus actividades en Santo Domingo el 8 de Enero de 1991
mediante Acuerdo Ministerial No.00038, teniendo hasta la actualidad 20 años de
vida institucional, se encuentra ubicada en la Avda. Quito y calle Riobamba, por
su tipicidad está obligada a llevar contabilidad.
Las actividades a las que se dedica la Cooperativa principalmente es promover el
ahorro en las personas y otorgar microcréditos a los pequeños comerciantes o a
las personas que quieren empezar un negocio sean estas personas naturales o
jurídicas.
Actualmente los problemas existentes en la Cooperativa, son la inexistencia de
controles internos lo que afecta a la gestión financiera, además existen créditos
generados inadecuadamente por lo que originan inconvenientes en los procesos
de recuperación de cartera que realiza la Cooperativa.
La idea de un Sistema de Control Interno elaborado adecuadamente logrará
mejorar la gestión financiera de la Cooperativa.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Santo Domingo de los Tsáchilas es la Provincia número 23, con su capital Santo
Domingo la misma que cuenta con 305.632 habitantes y una población flotante de
200.000 personas, por ello el sector financiero se ve aprovechado por la cantidad
de cuenta ahorristas que utilizan los servicios de entidades financieras con
calificaciones de solvencia económica financiera. Dentro de ese grupo se
encuentra la Cooperativa de Ahorro y Crédito de la pequeña empresa “CACPE
CIA. LTDA.”, teniendo como característica particular que es de origen propio de la
región y de la Provincia Santo Domingo de los Tsáchilas.
CACPE fue creada el 8 de enero de 1991 mediante Acuerdo Ministerial N° 00038,
teniendo hasta la actualidad 20 años de vida institucional, ha evolucionado en sus
procesos, pero que también han ido apareciendo problemas que requieren de una
pronta solución. Por ello a continuación se detallara a cada uno de ellos:
El manejo inadecuado del recurso económico, las inversiones realizadas sin
previo estudio de una forma empírica y el otorgar créditos de manera clientelar
han determinado serios problemas de liquidez para la Cooperativa de Ahorro y
Crédito CACPE, por lo tanto es indispensable poner mayor énfasis en el análisis
de cada una de las inversiones y créditos que se otorguen para evitar la
morosidad.
3
Entre las principales causas y efectos de problemas tenemos las siguientes:
a) No realizar un estudio de mercado minucioso antes de realizar una inversión,
esto ocasiona toma de decisiones inadecuadas.
b) No tomar en cuenta el ahorro promedio que el socio mantenía en su cuenta en
los tres últimos meses eleva el riesgo de inversión
c) No se cumple con el depósito el valor total del 10% de encaje en ahorro
préstamo antes de ser acreditado, en la cuenta bancaria provoca débil
solvencia económica en la cooperativa.
d) No se realiza una eficiente inspección del crédito en lo referente a los datos de
área de construcción del bien inmueble, bienes muebles, electrodomésticos
ocasiona perdida en recuperación de inversión.
e) No haberse efectuado una correcta identificación del lugar de trabajo del socio,
cónyuge y garante eleva la cartera de cuentas incobrables.
f) No se ejecutan notificaciones continúas al socio y garante sobre el atraso en el
pago de cada dividendo tiene como efecto falta de interés del socio en
cancelar la deuda.
g) No se firman convenios de pago o de restructuración de la deuda con nuevas
garantías tiene como efecto demandas y de decomisos de propiedades.
4
h) No se aplican medidas cautelares sobre bienes inmuebles, bienes muebles de
los socios morosos y los garantes correspondientes tiene como efecto pérdida
y gastos en trámites legales.
1.1.1 Formulación del problema.
¿Cómo mejorar la gestión financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
CACPE Cía. Ltda., de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas en el año
2011?
1.1.2. Delimitación del problema.
1.1.2.1. Objeto de estudio.
Procesos en Contabilidad, Auditoria y Finanzas
1.1.2.2. Campo de acción.
Control interno financiero
1.1.2.3. Localización.
Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE de la Provincia Santo Domingo de los
Tsáchilas.
5
1.1.2.4. Tiempo.
La propuesta presentada permitirá mejorar la gestión financiera de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE de la Provincia de Santo Domingo de los
Tsáchilas en el año 2011
1.2. OBJETIVOS.
1.2.1. Objetivo General.
“Diseñar un Sistema de Control Interno para mejorar la gestión financiera de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE de la Provincia de Santo Domingo de los
Tsáchilas en el año 2011”.
1.2.2. Objetivos Específicos.
Fundamentar científicamente las bases teóricas concernientes a los
procesos en contabilidad, auditoria y finanzas aplicados a la gestión financiera.
Aplicar la investigación de campo y de acción utilizando las herramientas
adecuadas, cuyo propósito es estudiar de forma cuantitativa el
comportamiento del objeto de estudio Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE
Santo Domingo.
6
Elaborar un Sistema de Control Interno para mejorar la gestión financiera de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE Cía. Ltda. de la provincia de Santo
Domingo de los Tsáchilas.
1.3. JUSTIFICACIÓN.
Con la aplicación del sistema de control interno para mejorar la información
financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE de la Provincia de Santo
Domingo de los Tsáchilas.se podrá analizar el cumplimiento de las normativas
que rigen el funcionamiento y normal desempeño de las actividades que se
realiza en cada período.
Empleando este sistema se pretende contribuir en el mejoramiento de control y
manejo de los movimientos la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE de la
Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas., para que pueda alcanzar las metas
propuestas.
Para la ejecución de este trabajo es necesario el apoyo de los directivos, socios y
trabajadores que tienen relación directa con la entidad, asegurando que nuestro
trabajo se lo realice con el objetivo de mejorar y fortalecer la productividad,
organización y administración de la asociación.
Esta práctica pre-profesional de investigación busca especialmente obtener
información y experiencia para poder detectar las necesidades que tiene una
7
empresa, y de esta manera identificar las deficiencias del sistema de control
interno.
El sistema propuesto busca posicionar de mejor manera el funcionamiento interno
de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE Cía. Ltda. De la Provincia de
Santo Domingo de los Tsáchilas. Para un mejor control de operatividad en el
desempeño de funciones, permitiéndonos conocer de manera efectiva y eficaz la
información de todos los movimientos que se realiza internamente.
1.3.1. Viabilidad técnica.
El trabajo investigativo es factible desde el punto de vista técnico ya que el
investigador labora en la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE de la Provincia
de Santo Domingo de los Tsáchilas conociendo directamente la realidad y el
problema objeto de este estudio, para obtener información de fuentes primarias y
secundarias sin ningún tipo de impedimento u obstáculo hasta llegar a la
formulación de una propuesta que sea solución a la problemática planteada.
1.3.2. Factibilidad económica.
La investigación es factible debido a que los beneficios económicos que se
obtendrán serán un apoyo técnico para la Administración de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito CACPE de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, ya
que permitirá organizar los recursos organizacionales: humanos, materiales,
financieros y otros que planificados adecuadamente incrementarán los niveles de
efectividad.
8
El presente trabajo investigativo y la solución planteada, contribuirá
científicamente y servirá de guía en el campo del Sistema de Control Interno para
mejorar la gestión financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE de la
Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas y servirá como modelo teórico-
práctico para otras instituciones educativas.
Se aplicará los lineamientos de la Universidad Autónoma de los Andes
UNIANDES para investigaciones en tesis de grado.
1.3.3. Trascendencia.
La investigación elevará el nivel científico de la universidad y su terminología es
accesible para nuevos investigadores que deseen seguir indagando en la
importancia del sistema de control interno con el propósito de mejorar la gestión
financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE de la Provincia de Santo
Domingo de los Tsáchilas.
Además la elaboración del presente trabajo de investigación permitirá la
consecución del título de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas
C.P.A. en la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES, extensión
Santo Domingo.
9
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS.
Acorde a la información revisada en los archivos de tesis de grado existentes en
la Biblioteca de La Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, se
ha comprobado la existencia de soluciones para mejorar la calidad con un
Sistema de Control Interno aplicado en la Información Financiera y que a
continuación las mencionamos:
“Modelo Contable y Optimalización de la información Financiera en las Agencias
Operativas de Turismo de Baños”, por la Tlga. Sánchez Piñuela Martha
Marcela, en el año 2007 en la Ciudad de Santo Domingo.
“Sistema de Control Interno y Gerencia Financiera de la Empresa KMS
REPRESENTACIONES S. A”, por la Lcda. Constate Silva Gladys, en el año 2006
en la Ciudad de Santo Domingo.
Pero se puede afirmar que anteriormente no se han realizado trabajos de
investigación relacionados al Control Interno de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito CACPE Cía. Ltda., de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.,
tomando como herramienta el Diseño de un Sistema de Control Interno que logre
la eficiencia de la información Financiera de los socios, para una correcta toma de
decisiones de los directivos y socios de la misma.
10
Por lo tanto el presente trabajo investigativo es inédito y original del autor.
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.
2.2.1. Contabilidad.
“La contabilidad es la técnica que registra, analiza e interpreta cronológicamente
los movimientos o transacciones comerciales de una empresa”.1
“La contabilidad puede también definirse como el sistema de información que
permite identificar, clasificar, registrar, resumir, interpretar y analizar los hechos
económicos en términos monetarios y de resultados para tomar buenas
decisiones en la empresa”.2
Según lo analizado la contabilidad es muy indispensable para las empresas ya
que es una técnica utilizada para registrar, identificar y analizar la realidad
económica de la organización y de estos resultados tomar decisiones acertadas.
2.2.1.1. Objetivo de la Contabilidad.
“El principal es conocer la situación económica - financiera de una empresa en un
período determinado, el que generalmente es de un año; así como también
analizar e informar sobre los resultados obtenidos, para poder tomar decisiones
adecuadas a los intereses de la empresa.”3
1 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág. 7 2 ZAPATA, Pedro; Año 2008; CONTABILIDAD GENERAL; 6ta. Edición; McGraw-Hill Interamericana Editores; Pág.7 3 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág. 7
11
2.2.1.2. Normativa Contable.
“Los principios de contabilidad son conceptos y acuerdos básicos aceptados en
forma general y universal, inmutables y fundamentales, sancionados por el uso y
la costumbre, que establecen la delimitación e identificación de la empresa, bases
de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera
cuantitativa, por medio de los estados financieros.”4
“La formulación de principios contables aceptados por la generalidad de la
doctrina o definidos por los organismos contable oficiales ha constituido el sistema
para conseguir la homogeneización de conceptos y formas tan necesarios para
establecer modelos de información contable que puedan ser interpretados de
forma similar por los usuarios y sirvan de elemento armonizador ante la
verificación de cuentas.”5
2.2.1.3. Clasificación de la Contabilidad.
“Debido a su vital importancia, la contabilidad debe ser llevada en forma
obligatoria por todas las instituciones privadas, públicas y autónomas, de acuerdo
con lo que dispone la ley.” 6
4 PERDOMO, Abraham; Año 2002; FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO; Edit. Thomson, 7a Edición; Pág.20 5 AGUIRRE, Juan; Año 2005; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cultural S.A., Madrid – España; Pág. 9 6 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág. 7
12
Cuadro 1. Clasificación de la Contabilidad
Fuente: SARMIENTOS, Rubén. Contabilidad General
Elaborado por: Juan Carlos Lara
2.2.1.4. Importancia de la Contabilidad.
“Permite conocer con exactitud la real situación económico – financiera de una
empresa; en cambio cuando no llevamos contabilidad, no se conoce con
exactitud: cuanto se tiene, cuanto nos deben o debemos, cuál es el volumen de
compras, ventas, gastos; en definitiva sólo se tiene una idea aproximada de la
situación económica de la empresa, o sea en forma empírica.”7
La contabilidad es realmente importante porque le puede dar información exacta e
inmediata al dueño de la empresa, acciones o interesados en general sobre el
estado de la empresa.
7 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág. 7
• De compra – venta de bienes Comercial o General
• De transformación en otros bienes
Industrial o de Costos
• De Servicios Bancarios
Bancaria
• De producción de bienes agrícolas Agrícola
• De todos los servicios De servicios en general
• De las instituciones del gobierno
Gubernamental
• Del país
Social
13
2.2.1.5. Proceso Contable.
2.2.1.5.1. Transacción Comercial.
Transacción comercial o económica, es el intercambio de bienes y/o servicios
necesarios para la satisfacción de las diversas necesidades humanas,
intercambio que tiene indispensablemente dos pasos o etapas simultáneas, que
son:
PRIMERA.- Recibimos el bien (mercaderías, vehículos, muebles,) o el servicio
(agua, luz, teléfono, arriendo, sueldos).- SEGUNDA.- Entregamos el precio o valor
de dicho bien o servicio.8
2.2.1.5.2. Jornalización o Libro Diario.
Es la acción de trasladar los datos de la transacción al libro diario de la empresa;
toda jornalización tiene dos pasos:
1. Se analiza el principio de la partida doble; es decir, la(s) cuentas que
reciben son deudoras (van al debe); y la(s) cuentas que entregan son
acreedoras (van al haber).
2. Dejar constancia de la transacción o asiento contable en el libro diario.9
8 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág. 18 9 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág. 21
14
2.2.1.5.3. Mayorización o Libro Mayor.
“Es un resumen de todas las transacciones comerciales que aparecen en el libro
diario, el que generalmente se lleva en tarjetas individuales, es decir por separado
todas y cada una de las cuentas, o en un archivo del computador cuando el
sistema es computarizado”.10
2.2.1.5.4. Balance de Comprobación.
“Listado y verificación de todas las cuentas del libro mayor con sus respectivas
sumas y saldos.
2.2.1.5.5. Regulación y Ajuste de Cuentas.
Actualizar los valores de las cuentas de mercaderías y otras; generalmente se
efectúan al finalizar un período contable.
2.2.1.5.6. Estados Financieros.
“Son informes que se elaboran al finalizar un período contable, con el propósito de
conocer la real situación económica – financiera de la empresa.”11
10 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág. 97 11 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág.
278
15
Los Estados Financieros demuestran los cambios o variaciones de la situación
financiera de una empresa, ocurridos en un ejercicio económico de conformidad
con los principios de contabilidad vigentes en el país.
Características de los Estados Financieros.
“Debido a su vital importancia, la información que proporcionan los estados
financieros deben ser: comprensibles y confiables; es decir, que refleje con
veracidad dicha información que servirá para los socios de la empresa; y, en
ciertas circunstancias a bancos y acreedores.”12
Las principales características de los estados financieros son: comprensibles,
completos y oportunos; ya que deben reflejar confiabilidad en la información para
la toma de decisiones.
Clases de Estados Financieros.
Estado de Resultados
Estado de Situación Financiera
Estado de Flujos de efectivo
Estado de Superávit
12 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág.
278
16
Estado de Resultados.
“Es el que determina la utilidad o pérdida de un ejercicio económico, como
resultado de los ingresos y gastos; e base a este estado, se puede medir el
rendimiento económico que ha generado la actividad de la empresa.”13
Estado de Situación.
Demuestra la situación económica de la empresa al cierre del ejercicio contable; o
al inicio, según el caso. Se denomina Estado de Situación Financiera el mismo
que se puede considerar como un Estado de Situación Inicial con el que
aperturamos libros del período contable o Estado de Situación Final para el
asiento contable de cierre del ejercicio económico.
Estado de Flujos de Efectivo.
“El estado de flujos de efectivo; es un Estado Financiero básico, siendo de
obligación su presentación de acuerdo a la NEC 3; el Flujo de Efectivo, reemplaza
al Estado de Cambios en la Posición Financiera. Se elabora además; para el
conocimiento de los socios o accionistas, instituciones financieras y
proveedores.”14
13 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág.
279 14 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág.
287
17
Entre los objetivos principales del Estado de Flujos de Efectivo tenemos:
Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir
sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al
desenvolvimiento de la empresa.
Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite
mejorar sus políticas de operación y financiamiento.
Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará
como resultado la descapitalización de la empresa. Mostrar la relación que
existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo. Estos
saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad neta positiva
y viceversa.
Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar la predicción de flujos de
efectivo futuros.
La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el
efectivo.
La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar
intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen.
Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.
18
El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados financieros básicos que
deben preparar las empresas para cumplir con la normativa y reglamentos
institucionales de cada país. Este provee información importante para los
administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de
determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un
análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades
financieras, operacionales, administrativas y comerciales.
Estado de Superávit.
“Es un Estado Financiero, que demuestra los cambios o variaciones ocurridas en
ciertas cuentas patrimoniales, como por ejemplo las utilidades o pérdidas que no
han sido distribuidas a los socios o accionistas (en ejercicios anteriores y durante
el presente ejercicio económico), se elabora para conocimiento de los socios o
accionistas de la empresa, quienes podrán analizar e interpretar sobre el
comportamiento de su capital.”15
2.2.1.5.7. Análisis Financiero.
Evaluación y diagnóstico económico-financiero de la empresa, mediante la
relación de ciertos índices que permite analizar con objetividad el comportamiento
de las cuentas que interesa conocer, para la toma oportuna de decisiones.”16
15 SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág.
290 16
SARMIENTO, Rubén; Año 2002; CONTABILIDAD GENERAL; Edit. Voluntad, 7a Edición; Quito-Ecuador; Pág. 44
19
A continuación se detalla un resumen del proceso contable mediante un cuadro,
para una mejor comprensión de la teoría antes expuesta:
2.2.1.5.8. Estructura del Proceso Contable.
1. Negociación con el cliente
2. Permisos legales para exportar madera
3. Compras de materias primas a proveedores y registro en inventarios
4. Hojas de órdenes de producción y traspaso productos en proceso inventarios.
5. Registro de producto terminado e ingreso a bodega
6. Comprobantes y documentos venta
Estado de situación inicial
Facturación
Registró libro diario
Registró en el mayor, auxiliares
Registro en el balance de comprobación
Registro en el balance ajustado
7. Hoja de información para auditoria
8. Cierre de libros
9. Estados financieros: Balance general/Estado de producción/Estados de
resultados/Estados de flujo de efectivos/Estado de Cambios en el Patrimonio
10. Declaración de impuestos del IVA –ir
11. Diario de cartera de clientes a 15 – 30 – más de 30 días
12. Diario de cartera de proveedores a 30 – más de 30 días
13. Provisión de cuentas incobrables.
20
Cuadro 2. “Proceso contable”
NEGOCIACION
Permisos
notariados
madera
CALIDAD
COMPRA
MATERIAS
PRIMAS
CALIDAD
HOJAS DE
ORDENES
REGISTRO DE
PRODUCTOS
CALIDAD
COMPROBANT
ES Y
DOCUMENTOS
FACTURACION
ESTADO
SITUACIÓN
INICIAL
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
BALANCE DE
COMPROBACI
ON
BALANCE
AJUSTADO
HOJA DE
INFORMACION
CIERRE DE
LIBROS
ESTADOS
FINANCIEROS
BALANCE
GENERAL
ESTADO DE
PRODUCCIÓN
ESTADO
RESULTADOS
ESTADO
FLUJO
EFECTIVO
ESTADO
CAMBIO
PATRIMONIO
DECLARACIÓN
DE
IMPUESTOS
CARTERA
DE
CLIENTE
S
CARTERA
DE
PROVEEDO
RES
SINO
SIN
O
NO
SI
SINO
SI NO
SINO
SIN
O
FIN
INICIO
Departamento Contable Departamento de carteraNotariasCliente
SRI
NIFFS
EMPRESA
ISSO 9001
ISSO 14001
Fuente: SARMIENTO, Rubén Elaborado por: Juan Carlos Lara
2.2.1.6. Plan de Cuentas.
“Es el listado de Cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el
desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las
actividades económicas que realice.”
Plan de Cuentas, el cual es detalle de las diferentes cuentas que se utilizarán
para registrar las transacciones que efectúe la empresa. Por tanto deberán existir
un número suficiente de cuentas para reflejar los Activos, Pasivos, Pérdidas y
21
Ganancias que se vayan presentando de acuerdo a las actividades que desarrolle
la empresa.
2.2.1.6.1 Dinámica De Las Cuentas.
a) Cuenta Contable.
“Es el resultado de seleccionar y clasificar, conjuntamente, todas las operaciones
relativas a un solo asunto, persona o negociación, mediante el cual podemos
subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas
características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y
disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.”17
“Es la representación gráfica de los movimientos económicos que sufre un gasto o
un ingreso, bien y obligación”18
b) Presentación de la Cuenta Contable.
Las cuentas contables ayudan eficazmente en el reconocimiento del débito y
crédito de las diferentes cuentas que intervienen en una transacción, se utilizan
en todo momento de un análisis contable y su presentación es en forma de “T” las
cuales surgen las siguientes partes:
En la parte superior va el nombre de la cuenta.
17 VÁZCONES A, José Vicente. 2009. Contabilidad General para el siglo XXI. Pág. 15. 18 ÁLVAREZ N., Raúl. 2007. Contabilidad Intermedia. México : Editorial Tillas,
22
En el lado izquierdo se denominara DEBE o DÉBITO donde se registraran
todos los bienes, valores o servicios recibidos en términos monetarios.
En el lado derecho se denominara HABER o CRÉDITO donde se registraran
todos los bienes, valores o servicios entregados en términos monetarios.
El resultado de la resta entre el débito o crédito se denominara saldo deudor o
acreedor.
d) Tipos De Cuentas Contables.
Las diversas formas que existen para clasificar las cuentas se presenta sólo una
de ellas que contempla cuatro factores de agrupación:
Cuentas reales
Cuentas nominales
Cuentas mixtas y de orden.
1. Cuentas Reales.
Integradas por el activo, pasivo y capital, se denomina así porque el saldo de esta
cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo
23
que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el
documento existente.
2. Cuentas Nominales.
Son cuentas temporales, se crean cada ejercicio de la empresa para registrar los
ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los
resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como
cuenta de resultados.
3. Cuentas Mixtas.
Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una
parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo
debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos.
4. Cuentas de Orden.
Son presentados al pie del balance general, las deudoras debajo del total del
activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio19
.
Independientemente de la naturaleza de las cuantas contables siguiendo la
normativa las cuentan se debitan y se acreditan de acuerdo a los movimientos.
19 SOLORZANO COTUO Héctor. 2008. Monografías.com. Cuenta Contable. [En línea] 15 de Octubre de 2008. [Citado
el: 18 de Febrero de 2009.] http://www.monografias.com/trabajos32/cuentas-contables/cuentas-contables.shtml.
24
2.2.1.6.2. Clasificación de las Cuentas Contables.
Para facilitar el estudio de las cuentas contables, se realiza una descripción
conceptual casi completa de todas las cuentas que conforman el activo, el pasivo
y el capital con el objetivo de cubrir las necesidades.
Cuadro 3. “Clasificación de las Cuentas Contables”
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado por: Juan Carlos Lara
CLASIFICACIÓN
DE
LAS
CUENTAS
POR SU NATURALEZA Personales – Cuentas por Cobrar
Impersonales – Caja
POR EL
GRUPO
AL CUAL
PERTENECEN
Activo – Bancos
Pasivo – Cuentas por pagar
Capital – Aportes de Capital
Gastos – Sueldos
Rentas – Intereses ganados
POR EL
ESTADO FINANCIERO
Balance General – Muebles de Oficina
Resultados – Beneficios Sociales
POR EL
SALDO
Débito, Deudores - Sueldos
Crédito, Acreedores – Intereses Ganados
Cero o nulo
En rojo o contrario
En naturaleza
25
2.2.1.7. Instrumentos Financieros.
SEGÚN NIC 2004.
Con carácter general, los instrumentos financieros son contratos que dan lugar,
simultáneamente, a un activo financiero en una empresa y a un pasivo financiero
o a un instrumento de capital en otra, y se refieren tanto a instrumentos primarios
(partidas a cobrar o pagar, títulos o participaciones, etc.), como secundarios
(derivados financieros).
Puede apreciarse que los instrumentos financieros son como las dos caras de una
moneda, ya que representan al mismo tiempo un activo financiero -constituido por
efectivo o cualquier clase de derechos de cobro e instrumentos de capital emitidos
por otra empresa- para uno de los sujetos del contrato, y un pasivo financiero -
formado por obligaciones de pago.
La definición anterior se completa con las de derechos de cobro: facultad
contractual a recibir otro activo financiero o a intercambiar instrumentos
financieros con otra empresa en condiciones potencialmente favorables, sin incluir
en ningún caso activos materiales, inmateriales o gastos anticipados, y de
obligaciones de pago: cualquier compromiso que suponga una obligación de
entregar efectivo u otro activo financiero, o de intercambiar instrumentos
financieros con otra empresa en condiciones potencialmente desfavorables, pero
sin incluir las obligaciones que hayan de extinguirse mediante la entrega de
26
instrumentos de capital, ni los cobros anticipados o garantías concedidas
consistentes en la entrega de productos.
2.2.1.8. Compras y Gastos.
Aprovisionamientos de mercaderías y demás bienes adquiridos por la empresa
para revenderlos, bien sea sin alterar su forma y sustancia, o previo sometimiento
a procesos industriales de adaptación, transformación o construcción. Comprende
también todos los gastos del ejercicio, incluidas las adquisiciones de servicios y
de materiales consumibles, la variación de existencias adquiridas y otros gastos y
pérdidas del ejercicio.
En general todas las cuentas del grupo 6 se abonan, al cierre del ejercicio, con
cargo a la cuenta; por ello, al exponer los movimientos de las sucesivas cuentas
del grupo sólo se hará referencia al cargo. En las excepciones se citarán los
motivos de abono y cuentas de contrapartida.
2.2.1.9. Ventas e Ingresos.
Enajenación de bienes y prestación de servicios que son objeto del tráfico de la
empresa; comprende también otros ingresos, variación de existencias y beneficios
del ejercicio. En general, todas las cuentas del grupo 7 se cargan al cierre del
ejercicio, con abono a la cuenta de ingresos; por ello, al exponer el juego de las
sucesivas del grupo, sólo se hará referencia al abono. En las excepciones se
citarán los motivos de cargo y cuentas de contrapartida. NIC 2004.
27
2.2.1.10. Resultados.
El estado de resultados es un documento contable que muestra el resultado de
las operaciones (utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante
un periodo determinado.
Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada,
tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad
neta de la empresa. Generalmente acompaña a la hoja del Balance General.
2.2.1.8. Análisis de Balances.
El Análisis de Estados Financieros se debe llevar a cabo tomando en cuenta el
tipo de empresa (Industrial, Comercial o de Servicios) y considerando su entorno,
su mercado y demás elementos cualitativos.
2.2.1.8.1. Análisis Financiero
Según BRAVO Mercedes (2010). Los Estados Financieros nos muestran la
situación actual y la trayectoria histórica de la empresa, de esta manera podemos
anticiparnos, iniciando acciones para resolver problemas y tomar ventaja de las
oportunidades.
Los Indicadores Financieros obtenidos en el análisis nos sirven para preparar
Estados Financieros Proyectados, en base a la realidad.
28
2.2.1.8.2. Características principales
Cantidad ilimitada de bases creadas por el usuario: las fórmulas definibles pueden
ser creadas en una cantidad ilimitada. Algunos ejemplos:
Costos directos
Costo de ventas
Capital de trabajo
Necesidades operativas de fondos
Créditos por ventas
Ganancias totales
Gastos variables
Utilidad neta
Utilidad bruta
Ventas totales
Mano de obra directa
Ratios (liquidez, endeudamiento, rentabilidad, actividad)
2.2.1.8.3. Clasificación de los Métodos de Análisis.
Métodos de análisis financiero.
Los métodos de análisis financiero se consideran como los procedimientos
utilizados para simplificar, separar o reducir los datos descriptivos y numéricos
que integran los estados financieros.
29
El objeto de los métodos de análisis financiero es: medir las relaciones en un sólo
periodo y los cambios presentados en varios ejercicios contables. Para el análisis
financiero es importante conocer el significado de los siguientes términos:
Rentabilidad: es el rendimiento que generan los activos puestos en operación.
Tasa de rendimiento: es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado.
Liquidez: es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas
oportunamente.
De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los estados financieros,
existen los siguientes métodos de evaluación:
Método De Análisis Vertical: Se emplea para analizar estados financieros como el
Balance General y el Estado de Resultados, comparando las cifras en forma
vertical.
Método De Análisis Horizontal: Es un procedimiento que consiste en comparar
estados financieros homogéneos en dos o más periodos consecutivos, para
determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas, de un
periodo a otro.
Este análisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante él se
informa si los cambios en las actividades y si los resultados han sido positivos o
30
negativos; también permite definir cuáles merecen mayor atención por ser
cambios significativos en la marcha.
A diferencia del análisis vertical que es estático porque analiza y compara datos
de un solo periodo, este procedimiento es dinámico porque relaciona los cambios
financieros presentados en aumentos o disminuciones de un periodo a otro.
Muestra también las variaciones en cifras absolutas, en porcentajes o en razones,
lo cual permite observar ampliamente los cambios presentados para su estudio,
interpretación y toma de decisiones. ZAPATA, Pedro (2008).
2.2.2. Auditoria.
“La Auditoría es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y
evidencia.
Aplicada la empresa es el examen del estado financiero de una empresa
realizada por personal cualificado e independiente, de acuerdo con normas de
contabilidad, con el fin de esperar una opinión con que tales estados contables
muestran lo acontecido en el negocio.”20
“Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las
evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras
situaciones que tienen una relación directa con las actividades que se desarrollan
en una entidad pública o privada.
20 EDITORIAL OCÉANO, 2003Centrum, Enciclopedia de la Auditoria.
31
El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisión del contenido
informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos
informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso.”21
2.2.2.1. Auditoría de Gestión
Eficiencia. “Se entiende por Eficiencia el examen de los costos con los cuales la
entidad alcanza sus objetivos y resultados en igualdad de condiciones de
calidad.”22
Economía. “Es el estudio de la asignación de los recursos humanos, físicos y
financieros hechos por las entidades entre las diferentes actividades, con el fin de
determinar si dicha asignación fue óptima para la maximización de los
resultados”23
Eficacia. “Es el resultado de cumplimiento de las metas en términos de cantidad,
calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos.
Equidad. Estudia el desarrollo de la administración, identificando los receptores de
su actuación económica con el propósito de determinar cómo la distribución de los
costos y beneficios se da entre los diferentes agentes económicos que intervienen
en su acción.
21 ECHEVERRÍA HERNÁNDEZ, Rogelio. La Auditoría Interna. Rogelio Echevarría Hernández. Ministerio de Finanzas
y Precios. 22LÓPEZ Roberto Gómez, 2003“GENERALEDADES DE LA AUDITORÍA”, pág. 87 23 LÓPEZ Roberto Gómez, 2003“GENERALEDADES DE LA AUDITORÍA”, pag98
32
Ecología. Es alcanzar optimizar los objetivos propuestos siempre y cuando no se
afecte al Medio Ambiente.24
Cuadro 4. “Proceso de la Auditoria de Gestión”
PROGRAMA
FASE I
PROGRAMA
FASE II
PROGRAMA
FASE III
PROGRAMA
FASE IV
PROGRAMA
FASE V
I.- FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN DE
LEGISLACIÓN
II.- EVALUACIÓN DEL SISTEMA DEL
CONTROL INTERNO
III.- DESARROLLO DE HALLAZGOS
(EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS
CRITICAS)
IV.- REDACCIÓN DE INFORME Y
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
V.- MONITOREO ESTRATÉGICO DE
RECOMENDACIONES
PAPELES DE
TRABAJO
INFORME DE
SINTESIS
ARCHIVO
CORRIENTE
ARCHIVO
PERMANENTE
LEGAJO
PLANIFICACIÓNLEGAJO
INFORME
FUENTE: MALDONADO Milton K. 2007“Auditoría de Gestión “tercera edición”
ADAPTADO: Juan Carlos Lara
24 MALDONADO Milton K. 2007“Auditoría de gestión “ tercera edición pág. 64
33
2.2.3. Control interno
El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de
rentabilidad, rendimiento, previniendo perdidas de recursos y facilitando la
obtención de información fiable, enfocando o reforzando la confianza estructural
de la empresa revisando si cumple con las normas y leyes aplicables, es decir,
ayuda a que una entidad llegue donde quiere.
“El control interno es definido en forma amplia como un proceso, efectuado por el
Consejo de Administración, la Dirección y el resto del personal de una Entidad,
diseñado para proporcionar una razonable seguridad con miras a la realización de
objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables.
La primera categoría apunta a los objetivos básicos de la empresa, incluyendo
metas de desempeño rentabilidad salvaguarda de recursos.
La segunda está relacionada con la preparación y publicación de estados
financieros dignos de confianza, incluyendo estados financieros intermedios y
resumidos e información financiera derivada de dichos estados tales como
ganancias por distribuir, reportadas públicamente. La tercera se ocupa del
cumplimiento de las leyes y regulaciones a que la empresa está sujeta.
34
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
medidas coordinadas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus
bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la
eficiencia operante y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la
gerencia.” MALDONADO, Milton (2007).
Los sistemas de control interno operan a niveles diferentes de efectividad. El
control interno puede juzgarse efectivo en cada una de las tres categorías,
respectivamente, si el consejo de directores y la administración tienen seguridad
razonable sobre qué:
Comprenden la extensión en la cual se están consiguiendo los objetivos de las
operaciones de la entidad.
Los estados financieros publicados se están preparando confiablemente;
Se está cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.
Puesto que el control interno es un proceso, su efectividad es un estado o
condición del mismo en uno o más puntos a través del tiempo.
2.2.3.1. Evolución del Control Interno
El control interno ha sufrido cambios según la evolución de los mercados y
estructuras organizacionales. Las metodologías de operación también han
cambiado, ahora no se revisa únicamente las transacciones sino los diferentes
35
riesgos de control que pueden existir, por esta razón se ha divido a esta evolución
en tres generaciones.
“Empleando un lenguaje de sistemas, ya familiar para muchos se encuentra
claramente diferenciadas tres generaciones de control interno. La actual, tercera,
está basada en principios, orientada a objetivos. De manera muy similar a lo que
ocurre en contabilidad y auditoría. Dentro del proceso de consolidación de los
estándares internacionales y sobre todo, como parte de los esfuerzos orientados
a recuperar la confianza en el proceso de presentación de reportes financieros”.
MALDONADO, Milton (2007).
2.2.3.2. Primera Generación.
Esta etapa de control interno se basó en acciones empíricas, a partir de
procedimientos de ensayo y error. Esta generación, si bien es obsoleta, todavía
tiene mucha aplicación generalizada.
Esta primera generación estuvo muy ligada a los controles contables y
administrativos, un esfuerzo orientado a garantizar que el proceso de
presentación de reportes financieros estuviera libre de utilizaciones fraudulentas.
El centro de atención de este tipo de control interno es la comprobación de las
cifras y de los soportes de contabilidad a través de un rol único, lo que hace que
el control interno sea prácticamente sinónimo de auditoría, entendida ésta como
revisión. Su ubicación es netamente operacional y en función de la contabilidad.
36
2.2.9.2. Segunda Generación.
La segunda generación del control interno tuvo un sesgo legal. Logró imponer
estructuras y prácticas de control interno, sobre todo en el sector público.
Dio origen a una conciencia bastante distorsionada del mismo, al hacerlo operar
muy cerca de la línea de cumplimiento (formal) y lejos de los niveles de calidad
(técnicos).
Coloca su atención en la evaluación del control interno como medio para definir el
alcance las pruebas de auditoría. Esto ha tenido tanto arraigo que constituye la
segunda norma generalmente de auditoría relativa a la ejecución del trabajo.
Así las cosas, comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que
los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se
desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
Esta generación ha trasladado las prácticas del sector privado ajustándolas a las
necesidades del sector público y reforzando una cultura de control interno
centrada en lo operativo, de bajo nivel funcional, alcanzando con mucho esfuerzo
niveles tácticos pero ciertamente lejos de la toma de decisiones relacionado a la
alta gerencia.
37
2.2.9.3. Tercera Generación.
Esta nueva generación centra sus esfuerzos en la calidad derivada del
posicionamiento en los más altos niveles directivos, estratégicos, como condición
necesaria para garantizar la eficiencia del Control Interno.
Debe reconocerse que esta generación es el fruto de los esfuerzos iniciados por
COSO (Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision) en
los años 90s, complementados por nuevos direccionamientos estratégicos,
ascenso en la escala organizacional y reforzados por los alcances de la Sarbanes
- Oxley Act. De 2002.
Si bien es cierto que la estructura conceptual integrada propuesta por COSO ha
enfrentado una fuerte competencia, ha logrado imponerse como el estándar
internacional de referencia no solo en Estados Unidos sino particularmente en el
mundo empresarial privado.
Es tan fuerte el impacto actual de COSO que ha generado un entendimiento cada
vez mejor sobre el control interno y un posicionamiento en el más alto nivel
directivo, dando origen a una cada vez mayor ampliación de su cobertura: en las
juntas directivas (comités de auditoría), en los accionistas e inversionistas
(gobierno corporativo) y en las partes relacionadas (grupos económicos,
combinaciones de negocios)”.
38
2.2.10. Componentes del Control Interno.
Según MALDONADO; Milton (2207). El Control Interno está constituido por cinco
componentes integrados al proceso de administración, los cuales se emplean en
todas las entidades, sean empresas pequeñas, medianas o grandes. Sin embargo
las empresas pequeñas pueden tener un control interno mucho más eficiente.
“Los componentes del control interno son:
2.2.10.1. Ambiente de Control.
El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la conciencia
de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes
del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del
ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de
la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación de la administración; la
manera como la administración asigna autoridad y responsabiliza, y cómo
organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el
consejo de directores.
2.2.3.2. Valoración de riesgos.
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los
cuales deben valorarse: Una condición previa a la valoración de riesgos es el
establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes
39
internamente. La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los
riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo una base
para determinar cómo se deben administrar los riesgos.
2.2.10.3. Actividades de Control.
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar
que se timen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la
consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a
todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones.
Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de
activos y segregación de funciones.
2.2.10.4. Información y Comunicación.
Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma
y en un tiempo que les permita a los empleados cumplir con sus
responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen
información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace
posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos
generados internamente, sino también con la información sobre eventos,
actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones,
informe de los negocios y reportes externos.
40
La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo
hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización.
Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta gerencia
respecto a que las responsabilidades de control deben tomarse seriamente.
Deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que la
manera como las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros
Deben tener un medio de comunicar la información significativa. También
necesitan comunicarse efectivamente con las partes externas, tales como
clientes, proveedores, reguladores y accionistas.
2.2.10.5. Monitoreo.
Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad
del desempeño del sistema en el tiempo Es realizado por medio de actividades de
monitoreo ongoing, evaluaciones separadas o combinación de las dos. Incluye
actividades regulares de administración y supervisión y otras acciones personales
realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá
primeramente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los
procedimientos de monitoreo. Las deficiencias del control interno deberán
reportarse a lo largo de la organización, informando a la alta gerencia y al consejo
solamente los asuntos serios.
41
Existe sinergia e interrelación entre esos componentes, formando un sistema
integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes. Los
sistemas de control interno están entrelazados con las actividades de operación
de la entidad y existen por razones fundamentales de negocios.
Construir en los controles apoya la calidad y las iniciativas de empoderamiento,
evita costos innecesarios y permite respuestas rápidas a las condiciones
cambiantes”.
2.2.11. Principios del Control Interno.
El control interno está orientado por principios, los cuales respaldan los procesos
asociados a ello. La incorporación de principios es un asunto primordial para
entender el objetivo que se busca.
Siete principios del Control Interno:
2.2.11.1. Segregación de Funciones.
Es, posiblemente, el más antiguo y aceptado de manera general, si bien su
entendimiento tiene distintos matices, los cuales han ido cambiando en la medida
en que ha evolucionado el control interno. No se trata únicamente de la
segregación de funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y
custodia los registros contables. En la actualidad tiene dos connotaciones
particularmente importantes:
42
a) Segregación de las funciones relacionadas con los distintos roles vinculados
con el control interno: diseño, implementación, mejoramiento, evaluación y
auditoría.
O si se quiere expresar de una mejor manera: los papeles que desempeñan
directivos (administradores) principales, personal de apoyo (incluye directores
de auditoría /control interno) y auditores (especialmente independientes).
b) El principio que está en la base de este principio es el que técnicamente se le
conoce como “cecks and balances” (pesos y contrapesos); la diferenciación
fundamental en las funciones/roles en la búsqueda del logro de objetivos
compartidos.
c) Por niveles. Conlleva diferenciar las funciones de control interno según el nivel
organizacional (estratégico, táctico, operativo y específico). O mejor aún,
diferenciar entre controles contables y administrativos, sistema de control
interno, comités de auditoría, gobierno corporativo y control interno a las
transacciones con partes relacionadas (grupos económicos, combinaciones de
negocios). En la base de esto están las teorías administrativas y
organizaciones líderes en el presente.
El entendimiento más antiguo de la segregación de funciones señala que ninguna
persona debe tener control sobre una transacción desde el comienzo hasta el
final.
43
2.2.11.2. Autocontrol.
No hay controles internos que sean externos. La dirección, gestión, supervisión y
evaluación/valoración del control interno son resorte de la administración principal
(alta gerencia). El sistema, a través del subsistema (o mejor: el proceso) de
control interno, se controla a sí mismo. El mejor de todos los controles internos es
que los procesos sean desempeñados por gente capaz apoyada con tecnología.
Claro está, la evaluación y la auditoría del control interno sí tienen que ser
externas: el auditor tiene que ser independiente.
En dos formas distintas: el auditor interno tiene que ser externo a la
administración y el auditor externo (de estados financieros) tiene que ser externo
a toda la organización.
2.2.11.3. Desde arriba-hacia-abajo.
El control interno es una “presión” o influencia” ejercida por los máximos niveles
administrativos (alta gerencia), desde arriba hacia abajo. Técnicamente se
denomina “el tono desde lo alto”. Ningún control interno puede funcionar desde
abajo-hacia-arriba, esto es un empleado de nivel bajo no puede controlar a los
directivos principales.
Este principio se mantiene, ahora en forma ampliada: las transacciones, los
eventos y las condiciones tiene que ser autorizados y ejecutados por personas
44
que actúan dentro del rango de autoridad y con seguimiento estricto del debido
proceso.
Ello está en la raíz de las prácticas contemporáneas de gobierno corporativo.
En una perspectiva estratégica, la presión proveniente desde lo alto señala
diversos aspectos entre los cuales se destacan:
Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de
menor nivel (sub-procesos, tareas, actividades).
El direccionamiento proviene de alta gerencia (visión, misión) y se traslada a la
acción por mecanismos operativos que es preciso alinear; y,
El tono desde lo alto, es fundamentalmente de carácter ético (de negocios)
que se convierte en algo forzoso cumplimiento vía estrategias, planes, o en
últimas, por mecanismos de carácter legal.
Para esta estructura el final („logro del objetivo‟) es lo más importante. Lo refuerza
con la estructura organización („filosofía y estilo de administración‟) con los
controles („actividades de control‟, entendidas como „políticas y procedimientos‟) y
los valores éticos de la organización („tomo desde lo alto‟).
E igualmente con sus distintas políticas y el nivel competitivo de sus integrantes.
45
2.2.11.4. Costo Menor que Beneficio.
Este principio afianza el hecho de que el control interno genera valor para la
organización (generación de valor para el cliente y agregación de valor para el
accionista).
Ello implica que los controles internos no pueden ser más costos que las
actividades que controlan ni que los beneficios que proveen. Si el control interno
genera sobre-costos o duplicidades, es mejor eliminarlo.
La otra cara de ello es que el control interno constituye un costo, no es gratis. Si
bien el costo tiene que ser considerablemente menor que el beneficio, no es
gratis.
Definitivamente no se admite es que el control interno sea gato. Si es gasto, no
tiene poder de recuperación de la inversión que conlleva y es mejor eliminarlo. Y
en últimas para que aporte valor, el beneficio que genera tiene que ser
sustancialmente mayor que el corto que conlleva.
2.2.11.5. Eficacia.
El control interno depende de los resultados que ofrece. Sin o asegura el logro de
los objetivos organizaciones no sirve. De ahí que la evaluación básica del control
interno sea siempre una evaluación/valoración de su eficacia.
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El entendimiento de este principio es una de las grandes fortalezas de COSO. La
eficacia del control interno depende directamente del logro de los objetivos de
negocio que tiene el sistema: eficacia y eficiencia de las operaciones,
confiabilidad del proceso de presentación de reportes financieros, cumplimiento
de normas y obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico.
2.2.11.6. Confiabilidad.
Es la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de
control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del
control interno.
Se expresa mejor como una fórmula matemática:
ED * Eo Confiabilidad del CI = ----------------------------- ed * ec * em
Dónde:
Ed = Efectividad del diseño de control interno
Eo = Efectividad de la operación del control interno.
ed = Extensión de la documentación
ec = Extensión de la conciencia
em = Extensión del monitoreo
47
2.2.11.7. Documentación.
Toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente
documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier stakeholders
interesado, ya se trate de la administración (para efectos de su propia valoración),
de los auditores (para efectos de su evaluación o de su dictamen), o de los
reguladores (para efectos derivados de las acciones de supervisión, inspección,
vigilancia y control).
Dos entendimientos tradicionales sobre el particular han sido superados. El
primero hace referencia a que sólo las transacciones deben estar clara y
completamente documentadas y disponibles para revisión. El segundo, tiene que
ver con los papeles de trabajo. MALDONADO; Milton (2007).
2.2.12. Restricciones del Control Interno.
“El control interno ha sido visto por algunos observadores como el que asegura
que una entidad no fallará, esto es, que la entidad siempre conseguirá sus
objetivos se operación, financieros y de cumplimiento. En este sentido, el control
interno algunas veces es visto como la cura para todos los males reales y
potenciales de los negocios. Este punto de vista no es correcto, el control interno
no es una panacea.
Considerando las restricciones del control interno, deben reconocerse dos
conceptos distintos:
48
Primero, el control interno –lo mismo que el control interno efectivo- opera a
niveles diferentes con relación a los distintos objetivos.
Para los objetivos relacionados con la efectividad y la eficiencia de las
operaciones de una entidad –consecución de sus misiones básicas, objetivas
de rentabilidad y semejantes- el control interno puede ayudar a asegurar que
la administración sea consciente del progreso de la entidad, o no.
Segundo, el control interno puede proporcionar seguridad absoluta con
respecto a cualquiera de las tres categorías de objetivos.
2.2.3.3. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.
2.2.3.3.1. Normas Generales o Personales.
La Auditoría debe ser realizada por una persona o personas que tengan una
capacitación técnica adecuada e idoneidad como auditor.
En todos los asuntos relacionados con la labor asignada, el auditor o los
auditores deben mantener una actitud mental de independencia.
Debe ejercer el debido cuidado profesional en la planeación y el desempeño
de Auditoría y en la preparación del informe.
49
2.2.3.3.2. Normas del Trabajo de Campo.
El trabajo debe ser planeado adecuadamente, y los asistentes, si existen,
deben ser supervisados apropiadamente.
Para planear y determinar la naturaleza periodicidad y medida de las pruebas
que deben realizar, la Auditoría debe obtener una comprensión suficiente del
Control Interno.
Debe obtenerse suficiente evidencia competente o valida a través de la
inspección, la observación, las indagaciones y las confirmaciones para
proporcionar una base razonable que permita dar una opinión relacionada
con los Estados Financieros bajo Auditoría.
2.2.3.3.3. Normas de los Informes.
El informe debe establecer si los Estados Financieros han sido presentados
de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
El informe debe identificar aquellas circunstancias bajo las cuales dichos
principios no han sido observados consistentemente en el período actual en
relación con el período anterior.
50
Debe considerarse si las revelaciones informativas en los Estados
Financieros son razonablemente adecuadas, a menos que en el informe
especifique lo contrario.
2.2.4. Gestión financiera.
La responsabilidad de la planificación, ejecución e información financieras.
Generalmente reporta directamente al director ejecutivo de la empresa.
Las finanzas empresariales y la gestión requieren de:
2.2.4.1. Mercados de dinero y de capitales
En esta área se debe tener el conocimiento de la economía en forma general, es
decir, saber identificar los factores que apoyan y afectan a la economía.
Igualmente se conocen las herramientas utilizadas por parte de las instituciones
financieras para controlar el mercado de dinero.
2.2.4.2. Inversiones
Esta área se encuentra estrechamente relacionada con las finanzas, ya que está
involucrada con el manejo que se le da al dinero.
Determina como asignar tus recursos de una manera eficiente.
51
2.2.4.3. Administración financiera:
Esta área tiene como objetivo la expansión de tu dinero, en ella encontraras como
manejar adecuadamente tus ventas y gastos para tener una buena utilidad. El
objetivo principal de las finanzas es el de ayudar a las personas físicas o jurídicas
a realizar un correcto uso de su dinero, apoyándose en herramientas financieras
para lograr una correcta optimización de los recursos. Las Finanzas están
relacionadas con otras áreas como la Economía, Administración, Contabilidad,
Política, Matemáticas, Estadística; entre otras.
Igualmente existen muchos factores que pueden afectar o beneficiar las
decisiones que se toman con respecto al manejo del dinero, como factores
microeconómicos o culturales.
En las empresas existen diferentes áreas como la de contabilidad, la de
relaciones humanas, la de mercadotecnia, etc. e igualmente hay una de finanzas,
la cual está dedicada a crear e impulsar nuevas técnicas que se dediquen a
gestionar correctamente los recursos de la empresa, para controlar los gastos y
optimizar la inversión.25
2.2.4.4. Contabilidad Financiera.
La contabilidad financiera o contabilidad externa (o, simplemente, contabilidad) es
la técnica mediante la cual se recolectan, se clasifican, se registran, se suman y
25 Wikipedia® http://mx.finanzaspracticas.com/
52
se informa de las operaciones cuantificables en dinero realizadas por una entidad
económica.
Es la utilización de ciertos principios al registrar, clasificar y totalizar, en términos
monetarios, datos financieros y económicos, para informar en forma oportuna y
fehaciente las operaciones de la vida de una empresa.
La función principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histórica la
vida económica de una empresa: los registros de cifras pasadas sirven para tomar
decisiones que beneficien en el presente o a futuro.
a) Sus características son:
Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de
la empresa.
Cubrir la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática,
histórica y cronológica.
Debe implantarse necesariamente en la compañía para informar
oportunamente de los hechos desarrollados.
Se utiliza el lenguaje de los negocios.
53
Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de
las operaciones financieras de un negocio.
Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de la
partida doble.
b) Regulaciones y convergencias.
Giner (1995) considera a la información contable como un bien económico a
través del cual se pretende mejorar la asignación de recursos en la economía, en
lo referente a la distribución de riqueza entre los individuos como a la formación
de capital productivo. Sin embargo puede resultar imposible alcanzar el deseado
equilibrio entre la oferta y demanda al dejar que el mercado actúe libremente,
pues se produciría un déficit o exceso de información, lo cual se traduciría en una
ineficiente asignación de recursos económicos. En este mercado actúan los
proveedores de información (las empresas) y los demandantes de ella (los
inversores o acreedores) y ante las ineficiencias (o fallos) de funcionamiento la
regulación contable resultan recomendables para asegurar el suministro de
información.
Scott (1997) establece que los orígenes de estos fallos o ineficiencias del
mercado en el suministro de información serían las externalidades y las
asimetrías en la distribución de la información. Las externalidades son aquellas
acciones realizadas por las empresas o los individuos que generan costos o
beneficios a otras empresas o individuos pero para quien realiza la acción tienen
54
costo o beneficio cero. Así el costo de la emisión y publicación de la información
es soportado por la empresa pero los beneficios de ésta se extienden a todos los
usuarios, o la publicación de los éxitos o fracasos en ciertas actividades de la
empresa resulta de interés para las empresas competidoras, pues les permitirá no
cometer los mismos errores o mejorar los procesos. De esta forma surgen los
usuarios gratuitos (free riders) que conducen a una infra producción de
información como consecuencia de una baja en la demanda de esta.26
2.2.4.5. Fuentes Financieras.
Es la manera de como una entidad puede allegarse de fondos o recursos
financieros para llevar a cabo sus metas de crecimiento y progreso.
Los trabajos basados en grandes empresas (Titman y Wesels, 1988) tratan la
composición del pasivo como una elección de la empresa. Sin embargo, como
veremos la prima por riesgo que el coste de la deuda contiene hace que para las
empresas más pequeñas sea imposible aprovechar un efecto apalancamiento.
2.2.4.6. Inversión en la Empresa.
En el contexto empresarial la inversión es el acto mediante el cual se adquieren
ciertos bienes con el ánimo de obtener unos ingresos o rentas a lo largo del
26 JARNE J. (1997): Clasificación y Evolución Internacional de los Sistemas Contables”. Asociación Española de
Contabilidad y Administración de Empresas. LAINEZ, J. (1993): "Comparabilidad Internacional de la Información Financiera. Análisis y Posición de la Normativa
Española"; ICAC, Madrid, España.
55
tiempo. La inversión se refiere al empleo de un capital en algún tipo de actividad o
negocio con el objetivo de incrementarlo.
Dicho de otra manera, consiste en renunciar a un consumo actual y cierto a
cambio de obtener unos beneficios futuros y distribuidos en el tiempo.
2.2.4.7. Costo de Financiamiento.
Según NEC 10.- Los siguientes términos se usan en esta Norma con los
significados especificados:
Costos de financiamiento.- Son interés y otros costos incurridos por una
empresa en conexión con el préstamo de fondos.
Un activo calificable.- Es un activo que necesariamente requiere de un período
sustancial de tiempo para estar listo para el uso o venta a que está destinado.
Los costos de financiamiento pueden incluir:
a) Interés en sobregiros bancarios y préstamos a corto y a largo plazo;
b) Amortización de descuentos o sobreprecios relacionados a préstamos;
c) Amortización de costos subordinados incurridos en conexión con el convenio
de préstamos;
56
d) Cargos financieros respecto de arrendamientos financieros reconocidos de
acuerdo con la Norma referente a la Contabilización de los Arrendamientos; y
e) Diferencias en cambios originadas por préstamos en moneda extranjera al
grado en que sean consideradas como un ajuste a costos de interés.
2.2.4.8. Riesgo Rendimiento y Valor.
Según lo expresa MARTÍNEZ Abascal: Este concepto surge para estudiar de qué
manera el valor o suma de dinero en el presente, se convierte en otra cantidad el
día de mañana, un mes después, un trimestre después, un semestre después o al
año después.
Esta transferencia o cambio del valor del dinero en el tiempo es producto de la
agregación o influencia de la tasa de interés, la cual constituye el precio que la
empresa o persona debe pagar por disponer de cierta suma de dinero, en el
presente, para devolver una suma mayor en el futuro, o la inversión en el presente
compensará en el futuro una cantidad adicional en la invertida.
El primer (VP), se refiere a la cantidad de dinero que será invertida o tomada en
préstamos al principio de un periodo determinado, y el segundo (VF), se refiere a
la cantidad de dinero que será obtenida por el inversionista o pagada por el
solicitante en una fecha futura al final del plazo. 27
27 PASCALE, Ricardo, Decisiones Financieras, 3ª Ed., 1998 (Buenos Aires, Macchi,), 809 págs., pág. 160.
57
2.3. IDEA A DEFENDER.
Con el Diseño e implementación de un Sistema de Control Interno caracterizado
por manuales de procedimientos, procesos y subprocesos adecuados, se
mejorará la gestión financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE CÍA.
LTDA de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas en el año 2011”.
2.3.1. Variables.
Variable Independiente: Sistema Control interno.
Variable Dependiente: Mejoramiento de la gestión financiera de la Cooperativa
de Ahorro y Crédito CACPE CÍA. LTDA. de la Provincia de Santo Domingo de los
Tsáchilas en el año 2011.
58
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1. MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN
La presente investigación utiliza el paradigma cualitativa - cuantitativa con
tendencia a cuantitativo.
Cuantitativo.- Porque se observará cifras a través de los movimientos de los
gastos e ingresos de dinero generados de los procesos financieros de la empresa
“CACPE CIA. LTDA., en Santo Domingo de los Tsáchilas, además por los
resultados numéricos que se obtendrá de las encuestas aplicadas en la muestra.
Cualitativo.- Porque en la investigación vamos a observar hechos y fenómenos
en el ámbito administrativo y contable, además a través del marco metodológico
podemos determinar cómo piensan y actúan tanto los clientes internos como
externos, proveedores y el directivo de la empresa, con todos estos factores se
determinarán claramente el problema y su posible solución.
3.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN.
Los tipos de investigación utilizados en la presente investigación son los
siguientes:
59
3.2.1 De Campo.
Este tipo de investigación se la desarrolla cuando el investigador se traslada al
lugar de los hechos para recapitular información, por lo que permitió determinar la
problemática, sus causas y efectos que en la empresa se presenta en los
procesos financieros y administrativos, resultados que nos permitirán diseñar una
propuesta acertada.
3.2.2. Bibliográfica.
Es bibliográfica la investigación por la utilización de libros, documentos,
información del internet que permitió la construcción de un marco teórico. Esta
investigación permitió fundamentar científicamente la teoría realizada en el marco
teórico de la presente tesis en donde constan temas y subtemas de las variables
y su Operacionalización.
3.2.3. Descriptiva.
Esta investigación permite analizar como es y cómo se manifiesta un fenómeno y
sus componentes. En el capítulo I y III esta investigación aportó ya que estudia,
analiza, describe los hechos reales de los procesos, personas, situaciones y se la
aplicó en los siguientes casos:
Estudio de los procesos
Análisis de los documentos
60
Estudio comparativo – causales de los hechos,
Análisis de casos.
3.2.4. Explicativa.
Consiste esta investigación en encontrar las causas y se la utilizó en el porqué del
problema planteado en la presente investigación. Para bosquejar alternativas de
solución.
3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA.
La población es el conjunto de elementos referencia sobre el que se realizan las
investigaciones.
3.3.1. Población.
El universo de la presente investigación está conformado por: cuenta ahorristas,
580, 5 empleados, 4 proveedores, como se presenta en el siguiente gráfico:
Tabla 1. Población de CACPE Cía. Ltda.
No. POBLACIÓN UNIVERSO (N)
1 Clientes Internos
A. Administrativa
A. Operativa
4
1
2 Clientes Externos
Cuenta Ahorristas
580
3 Proveedores 4
total 589
Fuente: Cooperativa CACPE CIA.LTDA.
Elaborado por: Juan Carlos Lara
61
3.3.2. Muestra.
La muestra es la parte representativa de la población. Para la presente
investigación se ha tomado como base de cálculo el número de clientes que
posee empresa “CACPE CIA. LTDA.
n= Muestra
N= Población
E= Error muestral
Fórmula estadística No.3.1.: Cálculo de muestra.
( )
( ) ( )
n=238
62
Tabla 2. Muestra estadística tomada de CACPE Cía. Ltda.
POBLACIÓN
UNIVERSO (N)
MUESTRA (n)
Clientes Internos
A. Administrativa
A. Operativa
4
1
4
1
Cuenta Ahorristas
589
238
Proveedores 4
4
TOTAL
247
Fuente: Cooperativa CACPE CIA.LTDA.
Elaborado por: Juan Carlos Lara
3.4. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN.
3.4.1. Métodos.
La metodología investigativa integra métodos, técnicas e instrumentos a aplicar
en el proceso de investigación. Los métodos que se utilizaron en esta tesis de
grado fueron los métodos teóricos y los métodos empíricos.
Los métodos empíricos que se presentaron en la investigación la observación, la
medición y la recolección de información.
63
3.4.1.1. Método Analítico – Sintético.
Constituye un método teórico de investigación que permitió descomponer el todo
en sus partes para volver a sintetizar es decir se analizó referencias bibliográficas
para sintetizar en un modelo teórico el mismo que será útil en la elaboración de la
propuesta.
3.4.1.2. Método Inductivo – Deductivo.
Este método consiste en estudiar hechos particulares para llegar a una conclusión
general ya que mediante éste se identificó el estudio de casos, hechos, procesos,
fenómenos particulares que ocasionan la situación problemática, para llegar al
descubrimiento del principal problema y generar la solución o propuesta al
problema.
3.4.1.3. Método Histórico – Lógico.
Mediante este método se analiza la trayectoria concreta de los diferentes
procesos financieros y administrativos, es decir el pasado sirve para comprender
mejor la problemática presente y poder solucionarla.
3.4.2. Técnicas.
En la presente investigación participan las siguientes técnicas:
64
3.4.2.1. La Observación.
Está técnica consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho, caso, tomar
información y registrarla para su posterior análisis. Mediante la tecnología se
obtuvo videos, fotos, grabaciones de audio.
3.4.2.2. La Entrevista.
La entrevista se caracteriza por que el investigador obtiene información directa
mediante el uso de un instrumento como es la guía de entrevista que contiene
preguntas abiertas. Está técnica nos permite obtener la información necesaria de
la opiniones de los involucrados con el problema mediante una guía de
entrevista, la cual es realizada por los autores de la presente investigación.
3.4.2.3. La Encuesta.
Facilita el proceso de recolección de información mediante un cuestionario de
encuesta con preguntas dicotómicas y de opción múltiple. Está técnica nos
permite obtener datos de varias personas mediante un cuestionario que es
elaborado por los autores de la presente investigación, el cual permitirá confirmar
la problemática de la empresa y encaminará a una solución.
3.4.3. Instrumentos.
Los instrumentos a utilizar en la presente investigación son:
65
3.4.3.1. Citas.
Este instrumento se utilizará para describir de manera física y exacta las fuentes
bibliográficas de consulta utilizadas para fundamentar la información.
3.4.3.2. Cuestionarios.
Este instrumento se utilizará en la técnica de encuestas, el cual contiene un
listado de preguntas orientadas a obtener la problemática de la empresa.
3.4.3.3. Notas.
Este instrumento es utilizado para respaldar la investigación, introducir una idea,
reforzarla o discutirla.
3.4.3.4. Guía de entrevista.
Este instrumento se utilizará en la técnica de entrevista, la cual nos permite
entablar un diálogo entre dos o más personas involucradas con el problema.
3.5. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS.
3.5.1. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE LA ENTREVISTA.
OBJETIVO: IDENTIFICAR LA PROBLEMÁTICA ASÍ COMO LAS POSIBLES
SOLUCIONES PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE.
66
PERSONA ENTREVISTADA: Lic. Diego Vega
1.- ¿Dispone la institución de CONTROLES EN LOS PROCESOS CONTABLES
Y/O FINANCIEROS aprobado por los Consejos de Vigilancia o Administración?
Si dispone la cooperativa de ciertos procesos que aún no están bien definidos que
han sido aprobados por el consejo, con el fin de mejorar el movimiento de la
cooperativa en función solidaria
2.- ¿Están definidos y monitoreados los procesos de calificación, otorgamientos y
seguimientos de los créditos que ofrece la Cooperativa a sus socios?
Todos los crédito son aprobados por el consejo, pero es muy complicado el
seguimiento no tenemos una persona dedicada a este proceso
3.- ¿La CACPE ejecuta programas y proyectos en los cuales se analiza los
riesgos de nuevas inversiones?
El consejo entra en sesión cada 15 días para nuevas inversiones principalmente
en viviendas y se trata de ayuda a todos quienes lo necesitan pero no tenemos un
punto técnico.
4.- ¿El personal de crédito y cobranzas manejan un sistema adecuado para
otorgamiento y seguimiento de la cartera?
67
No lamentablemente no tenemos sistemas adecuados.
5.- ¿Se ha previsto contingencias para los inconvenientes relacionados con la
falta de iliquidez producida por los encojes antes del desembolso de créditos a
socios?
Tratamos en lo posible de no tener pérdidas.
6.- ¿Cómo se maneja la cartera vencida, algún plan, o se basa a los establecidos
por la ley en cuanto a la provisión para incobrables?
Lo que la ley dispone.
7.- ¿Considera que existen debilidades en los procesos de otorgamiento de
créditos nos podría decir cuáles procedimientos se deben fortalecer?
Si existen debilidades por eso debemos mejorar y esperamos que estudios y
propuestas de estudiantes universitarios nos ayuden a mejorar.
8.- ¿Ha planificado acciones de mejoramiento del ahorro de los socios?
Siempre analizamos los puntos de mejoramiento de los socios.
9.- ¿La estructura administrativa de la institución facilita la realización y avance
de las actividades?
68
No debemos mejorar la estructura administrativa.
10. ¿Cree que es muy importante que cada área o dependencia de la CACPE se
integre en un control para el mejoramiento del servicio financiero?
Sería muy conveniente de esa manera se tendría información oportuna y
compromiso de los colaboradores además de conocer directamente los
problemas de la cooperativa.
Interpretación.- De acuerdo a las respuestas generadas en base a las
interrogantes planteadas en esta entrevista se determinó la carencia de controles
con los que se demuestra la pertinencia de la variable independiente.
Además relucen los problemas que están expresados mediante causas y efectos
en el capítulo uno, con lo que se demuestra que la investigación es verdadera ya
que aduce las variables de investigación.
3.5.2. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LAS ENCUESTAS.
69
PREG.1 Existe control adecuado para el otorgamiento y seguimiento de los
créditos que ofrece la CACPE?
Tabla 3. Pregunta 1. Control adecuado
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 50 0,22 21,83
NO 150 0,66 65,50
En Ocasiones 38 0,13 12,66
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 1. Control adecuado
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
INTERPRETACIÓN. El sesenta y cinco por ciento de los cuenta ahorristas
encuestados, considera que no existe un control adecuado al otorgar los créditos,
el veinte y dos por ciento de los encuestados respondió que sí existe control y el
13% manifestó que en ocasiones existe un control, evidencia el problema.
SI 22%
NO 65%
ALGO 13%
70
PREG.2 ¿Se siente conforme con las normas o requerimientos de la CACPE
en Santo domingo para el otorgamiento y seguimiento de los créditos?
Tabla 4. Pregunta 2. Conformidad con normas
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 35 0,14 13,54
NO 165 0,72 72,05
ALGO 38 0,14 14,41
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 2. Conformidad con normas
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El 72% de los cuenta ahorristas encuestados respondió sobre la
conformidad con la normativa para la concesión de créditos que no está conforme
con el seguimiento de los créditos, el catorce por ciento manifestó que algo de
conformidad, el catorce por ciento restante expuso que si está conforme.
SI 14%
NO 72%
ALGO 14%
71
PREG.3 ¿Ha tenido dificultades en los procesos para solicitar y o cancelar
créditos en A CACPE?
Tabla 5. Pregunta 3. Dificultades en procesos
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 74 0,33 32,75
A VECES 114 0,50 49,78
NO 45 0,17 17,47
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 3. Dificultades en procesos
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. EL 50% de los encuestados ha tenido dificultades en el proceso
de solicitar o cancelar un crédito, el 33% respondió que siempre y un 17%
respondió que nunca ha tenido percances al solicitar un crédito o cancelarlo.
Si 33%
a veces 50%
No 17%
72
PREG.4 ¿Está de acuerdo que se mejoren y agilicen los procesos para
otorgamiento de créditos?
Tabla 6. Pregunta 4. Mejoramiento de procesos crediticios
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 178 0,78 77,73
NO 35 0,13 13,10
TAL VEZ 25 0,09 9,17
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 4. Mejoramiento de procesos crediticios
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El 78% de los cuenta ahorristas encuestados considera que se
debe mejorar y agilizar los procesos al otorgar créditos, el 13% respondió que no
y un 9% manifestó que tal vez se debe mejorar para agilizar los procesos de
otorgamiento del crédito.
SI 78%
NO 13%
TALVEZ 9%
73
PREG.5 ¿Cree Ud. que los colaboradores de Ia CACPE tienen la preparación
necesaria para poder dar una buena atención?:
Tabla 7. Pregunta 5. Preparación colaboradores
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 105 0,44 43,67
NO 106 0,45 44,54
Tal vez 27 0,12 11,79
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 5. Preparación colaboradores
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. Al consultar acerca de la capacitación que reflejan los
colaboradores de la CACPE los encuestados manifiestan, en 44% que no están
capacitados para atender en la CACPE, otro 44% dicen que sí y un 12% que tal
vez están capacitados.
SI 44%
NO 44%
ALGO 12%
74
PREG.6 ¿Los servicios FINANCIEROS que ofrece la CACPE son de calidad?
Tabla 8. Pregunta 6. Calidad servicios financieros
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 176 0,77 76,86
NO 41 0,16 16,16
TAL VEZ 21 0,07 6,99
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 6. Calidad servicios financieros
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El setenta y siete por ciento de los cuenta ahorristas consideran
que los servicios financieros de la cooperativa son de calidad, un dieciséis por
ciento opina que no y un siete por ciento manifiesta que tal vez.
SI 77%
NO 16%
TAL VEZ 7%
75
PREG.7 ¿Cree Ud. que es necesario implementar estrategias para elevar el
servicio y atención al cliente?
Tabla 9. Pregunta 7. Necesidad implementación de estrategias
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 125 0,53 53,28
NO 97 0,41 41,05
TAL VEZ 16 0,06 5,68
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 7. Necesidad implementación de estrategias
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El cincuenta y tres por ciento de los encuestados responde que
es necesario implementar estrategias, el cuarenta y uno por ciento considera que
no y un seis por ciento responde que tal vez.
Si 53%
No 41%
TAL VEZ 6%
76
PREG.8 ¿Conoce al personal de Ia CACPE?
Tabla 10. Pregunta 8. Conocimiento del personal CACPE
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 201 0,86 86,46
NO 15 0,05 5,24
TAL VEZ 22 0,08 8,30
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 8. Conocimiento del personal CACPE
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. Al consultar a los cuenta ahorristas si conocen al talento humano
de la CACPE el ochenta y siete por ciento de los encuestados responde que sí, el
ocho por ciento que tal vez y un cinco por ciento responde que no.
SI 87%
NO 5%
ALGO 8%
77
PREG.9 ¿Según su criterio el proceso de recuperación de cartera vencida de
la CACPE es…?
Tabla 11. Pregunta 9. Criterio acerca del proceso de recuperación
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
Excelente 72 0,30 30,13
Regular 148 0,63 63,32
Malo 18 0,07 6,55
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 9. Criterio acerca del proceso de recuperación
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. Para el sesenta y tres por ciento de los interrogados el proceso
de recuperación de cartera vencida es regular, un treinta por ciento dice que
excelente y un siete por ciento manifestó que es malo.
Excelente 30%
Regular 63%
Malo 7%
78
PREG.10 ¿Recomendaría a la CACPE como una Institución Financiera
eficiente?
Tabla 12. Pregunta 10. Recomendaciones eficiencia
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 203 0,87 87,34
NO 8 0,02 2,18
TAL VEZ 27 0,10 10,48
TOTAL 229 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 10. Recomendaciones eficiencia
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El ochenta y siete por ciento de los cuanta ahorristas responden
que recomendaría a CACPE, el once por ciento de los encuestados dijo que tal
vez y un dos que no recomendaría como una Institución Financiera eficiente.
SI 87%
NO 2%
TAL VEZ 11%
79
PREG. 11.- ¿Lo atienden inmediatamente los colaboradores de la CACPE?
Tabla 13. Pregunta 11. Rapidez de atención
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 126 0,54 53,71
NO 9 0,03 2,62
ALGO 103 0,44 43,67
TOTAL 238 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 11. Rapidez de atención
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. Al consultar sobre la agilidad en la atención los cuenta ahorristas
manifestaron en un 54% que son atendidos inmediatamente, el cuarenta y cuatro
por ciento algo de agilidad en la atención y un dos por ciento dijeron que no.
SI 54%
NO 2%
ALGO 44%
80
3.5.3. ENCUESTAS DIRIGIDAS A CLIENTES INTERNOS/TALENTO HUMANO
PREG. 1. ¿Existe un departamento de Auditoria Interna en la CACPE?
Tabla 14. Pregunta 1. Existencia departamento de Auditoria
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 1 0,25 25,00
NO 3 0,50 50,00
NO RESPONDE 1 0,25 25,00
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 12. Existencia departamento de Auditoria
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El cincuenta por ciento de los encuestados responde que no
existe un departamento de Auditoría Interna, un veinte y cinco que sí y otro veinte
y cinco por ciento que tal vez.
SI 25%
NO 50%
NO RESPONDE 25%
81
PREG.2 ¿La CACPE aplica normas en los procesos de otorgamiento y
seguimiento de los créditos a socios?
Tabla 15. Pregunta 2. Aplicación Normas en los procesos
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 3 0,74 74,00
NO 1 0,13 13,00
RARA VEZ 1 0,13 13,00
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 13. Aplicación Normas en los procesos
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El sesenta y dos por ciento de los encuestados responde que
siempre se aplica normas y procesos en el otorgamiento de créditos, en
ocasiones responde un trece por ciento, y el trece por ciento restantes dice tal
vez.
SI 62%
no 13%
TAL VEZ 13%
82
PREG.3 ¿La CACPE cuenta con un sistema para el monitoreo de CARTERA?
Tabla 16. Pregunta 3. Cuenta con sistema de monitoreo
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 1 0,13 12,50
NO 4 0,88 87,50
ALGO 0 0,00 0,00
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 14. Cuenta con sistema de monitoreo
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El ochenta y ocho por ciento de los colaboradores señala que no
existe un sistema de monitoreo de la cartera el doce por ciento responde que sí
se cuenta con un sistema de monitoreo.
SI 12%
NO 88%
ALGO 0%
83
PREG.4 ¿La CACPE solicita informes de avance en la productividad de
actividades que Ud. realiza?
Tabla 17. Pregunta 4. Solicitud de informes de productividad
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SIEMPRE 4 0,88 87,50
EN OCASIONES 1 0,13 12,50
nunca 0 0,00 0,00
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 15. Solicitud de informes de productividad
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El ochenta y siete por ciento de los colaboradores manifiesta que
siempre les piden informes, el trece por ciento responde que en ocasiones se
solicitan informes para tal fin.
SIEMPRE 87%
EN OCASIONES 13%
nunca 0%
84
PREG.5 ¿La administración de la CACPE planifica el trabajo en conjunto?
Tabla 18. Pregunta 5. Administración planificada
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 0 0,00 0,00
NO 5 1,00 100,00
ALGO 0 0,00 0,00
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 16. Administración planificada
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El cien por ciento de los colaboradores manifiesta que no
planifican con los directivos de la cooperativa.
SI 0%
NO 100%
ALGO 0%
85
PREG.6 ¿Ha escuchado de un plan de contingencias para riesgos
financieros de la CACPE?
Tabla 19. Pregunta 6. Planes de contingencia
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 1 0,13 12,50
NO 4 0,88 87,50
ALGO 0 0,00 0,00
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 17. Pregunta 6. Planes de contingencia
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El ochenta y ocho por ciento de los colaboradores no ha
escuchado de planes de contingencia para riesgos financieros el doce por ciento
responde que sí.
SI 12%
NO 88%
ALGO 0%
86
PREG.7 ¿Conoce Ud., si se aplica la provisión legal contable para cuentas
incobrables?
Tabla 20. Pregunta 7. Necesidad implementación de estrategias
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 0 0,00 0,00
NO 5 1,00 100,00
A VECES 0 0,00 0,00
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 18. Necesidad implementación de estrategias
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El cien por ciento de los colaboradores no conoce si se aplica
provisión legal para cuentas incobrables.
SI 0%
NO 100%
ALGO 0%
87
Preg.8 ¿Cuánto tiempo labora en la CACPE?
Tabla 21. Pregunta 8. Tiempo que labora en CACPE
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
entre 0-1 año 0 0,00 0,00
entre 1 -2 años 2 0,38 37,50
entre 2 -5 años 3 0,63 62,50
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 19. Pregunta 8. Tiempo que labora en CACPE
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El sesenta y tres por ciento de los colaboradores labora entre 2 a
5 años en la CACPE, el treinta y siete por ciento entre 1 a 2 años colaborando con
la cooperativa.
entre 0-1 año 0%
entre 1 -2 años 37%
entre 2 -5 años 63%
88
PREG 9 ¿Han invitado los administradores de la CACPE a algún
colaborador para renovar los procesos del otorgamiento de créditos a
socios?
Tabla 22. Pregunta 9. Renovar procesos de crédito
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SIEMPRE 0 0,00 0,00
EN OCASIONES 0 0,00 0,00
Nunca 5 1,00 100,00
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 20. Renovar procesos de crédito
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. Al cien por ciento de los socios nunca los han invitado para
reformular procesos de crédito.
SIEMPRE 0%
EN OCASIONES 0%
nunca 100%
89
PREG.10 ¿Cree Ud. que CACPE debe mejorar algunos procesos del
servicio financiero para la que fue creada?
Tabla 23. Pregunta 10. Mejoramiento de algunos procesos
DETALLE TOTAL PERCENTIL %
SI 1 0,13 12,50
NO 4 0,88 87,50
TAL VEZ 0 0,00 0,00
TOTAL 5 1,00 100,00
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda. Elaborado: Juan Carlos Lara
Figura 21. Mejoramiento de algunos procesos
Fuente: Cooperativa Cacpe Cía. Ltda.
Elaborado: Juan Carlos Lara
Interpretación. El ochenta y ocho por ciento de los colaboradores responde que
no debe cambiar el fin al que fue creada la cooperativa, pero en los procesos de
manejo interno si en un doce por ciento.
SI 12%
NO 88%
TAL VEZ 0%
90
3.6. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER.
De acuerdo a la información recopilada de las encuestas y entrevistas a los
cuenta ahorristas, colaboradores y directivos nos corroboraron datos sobre la
inexistencia de controles y la limitada gestión financiera que se presenta en la
CACPE especialmente en los procesos básicos para la otorgación y seguimiento
de los créditos, con los que se incremente el riesgo financiero por lo que se
demuestra que las causa y efectos producen una situación problemática que
requiere de una solución al problema presentado y demostrado con los resultados
que fueron procesados en cuadros y gráficos estadísticos.
Además se verifica la idea a defender ya que es necesario el diseño de un
Sistema de Control Interno con sus componentes que mejoren la gestión
financiera de la CACPE. En la pregunta tres cuando se interroga sobre que si la
CACPE cuenta con un sistema para el monitoreo de cartera el ochenta por ciento
de los encuestados contesta que no, por lo que es riego es evidente y es
necesario puntos de control que incrementes los niveles de efectividad
organizacional.
Con lo expuesto anteriormente se demuestra que la investigación es verdadera y
se justifica la idea a defender.
91
3.7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
3.7.1. CONCLUSIONES.
De los resultados obtenidos en las encuestas aplicadas a personal administrativo
y cuenta ahorristas de la CACPE se puede concluir lo siguiente:
No existe un adecuado sistema de control interno Cooperativa de Ahorro y
Crédito CACPE
El proceso para otorgar créditos no está muy bien definido los socios y
quienes lo soliciten no tienen un seguimiento adecuado
Existe poco personal en la cooperativa CACPE por este motivo no se hace
seguimiento adecuado a los servicios financieros que ofrece.
Existe alto riesgo de créditos incobrables por la falta de procesos de
recuperación de cartera.
3.7.2. RECOMENDACIONES.
Se recomienda aplicar un adecuado sistema de control interno que tenga
procesos de para otorgar créditos y recuperarlos de esta manera mejorar la
gestión financiera
Se debe aplicar procesos legales para recuperación de cartera
considerada incobrable.
Disminuir el índice de cartera vencida contratando una persona para su
recuperación
92
CAPÍTULO IV
MARCO PROPOSITIVO
4.1. TÍTULO: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO CACPE DE LA PROVINCIA DE SANTO
DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS EN EL AÑO 2011”.
4.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
4.2.1. Justificación
La necesidad de tener un buen sistema de control interno en las empresas ha ido
creciendo notablemente en los últimos años, por ello CACPE necesita contar con
una herramienta básica para el área financiera, que le ayude como guía para el
cumplimiento de sus actividades a través de técnicas y estrategías.
Desde años anteriores se han firmado convenios con la COCAF (Confederación
de Cooperativas de Alemania Federal) para otorgar créditos a los pequeños
industriales y artesanos de este Cantón y Provincia Santo Domingo de los
Tsáchilas, igualmente con la CORFEC ((Corporación Femenina Ecuatoriana) y
con la FECOAC (Federación Ecuatoriana de Cooperativas de Ahorro y Crédito).
93
Con apenas 33 socios el 29 de abril de 1991 abrió sus puertas para atender al
público. En la actualidad cuenta con 13.000 socios registrados, de los cuales
aproximadamente 5.000 son socios activos tanto en la matriz como en sus tres
agencias; su campo de acción abarca créditos al pequeño y grande productor,
comerciante, artesano y profesional.
El presente capítulo es desarrollado con el propósito de poner en práctica lo
aprendido, y a través de estos conocimientos establecer los pasos y las mejoras
en el movimiento financiero para que los problemas de confiabilidad y eficiencia
que presenta el área de CACPE, con el diseño de un Sistema de Control Interno
sean resueltos de manera significativa, además de que dicho Sistema será una
herramienta de asesoría y control para todos los implicados dentro de las
actividades de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO.
4.2.2. Objetivos de la propuesta
4.2.2.1. Objetivo General
Mejorar la Gestión financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE CÍA.
LTDA., a través del diseño de un Sistema de Control Interno.
4.2.2.2. Objetivos Específicos
Proponer el direccionamiento estratégico para la Cooperativa de Ahorro y
Crédito CACPE Cía. Ltda.
94
Establecer los elementos que conforman el ambiente de control de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE Cía. Ltda.
Establecer métodos para valorar los riesgos que existe en la empresa.
Plantear las actividades de control para la Cooperativa de Ahorro y Crédito
CACPE Cía. Ltda.
.
Elaborar medios de información y comunicación para el personal de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE Cía. Ltda.
Sugerir métodos para la realización del monitoreo en la Cooperativa de
Ahorro y Crédito CACPE Cía. Ltda.
4.2.3. Propuesta de un Sistema de Control Interno
4.2.3.1. Direccionamiento Estratégico.
4.2.3.1.1. Visión propuesta de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE Cía.
Ltda. Santo Domingo
Afianzar el liderazgo de la Institución dentro del ámbito Nacional de Cooperativas
de Ahorro y Crédito, con la eficiencia como nuestro referente de trabajo y la
satisfacción de socios y clientes como nuestra finalidad de servicio.
95
4.2.3.1.2. Misión propuesta de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE Cía.
Ltda. Santo Domingo.
Somos una institución financiera referente de calidad, equidad y solidaridad del
sistema de cooperativas de ahorro y crédito, auténticamente santodomingueña,
con un recurso humano comprometido en una cultura de servicio a todos sus
socios, cubriendo en tres parroquias del Cantón.
4.2.3.2. Ambientes de Control
Comprende el, establecimiento de valores éticos el compromiso con la
competencia, una propuesta sobre la estructura de la organización y un conjunto
de políticas sobre el recurso humano. A continuación se desarrollara los
siguientes pasos entre los cuales son:
4.2.3.2.1. Valores éticos
La Responsabilidad. Es responder por los actos propios dentro de la
institución, frente a clientes, autoridades de control, accionistas, empleados y
la sociedad en general.
La Honestidad. Nos guiamos por la sinceridad y la coherencia de nuestras
acciones dentro de un marco de franqueza y transparencia, tanto con la
empresa como consigo mismo.
96
El Compromiso. Es la demostración y valoración del compromiso con la
organización para cumplir con todos los compromisos contraídos.
La Competitividad. Es tomar decisiones que logren una rentabilidad igual o
superior a los rivales en el mercado, es estar siempre tratando de mejorar los
bienes y servicios con relación a la competencia.
El Respeto. Debe ser el primer requisito para generar la confianza mutua
necesaria en el trato con los clientes tanto internos como externos, el respeto
se demuestra en la franqueza, el apoyo y la confianza mutua
Puntualidad. Es el valor que se construye por el esfuerzo de estar a tiempo
para cumplir con los compromisos; y que resulta necesario para dotar la
personalidad de carácter, orden y eficacia.
Lealtad. Es el compromiso de hablar y actuar en términos que honren las
personas, la empresa, y los clientes. Siempre seremos fieles a nuestros
valores, principios, normas y a nuestra palabra, a las ideas y a la institución
que representamos; porque la lealtad significa respeto.
4.2.3.2.2. Compromiso con la competencia
El gerente y empleados deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia
que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantación y
mantenimiento de controles internos apropiados.
97
Nombre del Cargo: GERENTE GENERAL
Superior Inmediato: Junta General de Accionistas
Supervisa a: Secretaria General, Departamentos
Nombre del Cargo: ASESOR JURÍDICO
Superior Inmediato: Junta General de socios, Gerente
Supervisa a: CACPE
Nombre del Cargo: SECRETARIA GENERAL
Superior Inmediato: Gerente General
Supervisa a: INFORMA A DEPARTAMENTOS
Nombre del Cargo: ASISTENTE ADMINISTRATIVA
Superior Inmediato: Gerente Administrativo
Supervisa a: OPERATIVO CAJAS
Nombre del Cargo: GERENTE FINANCIERO
Superior Inmediato: Junta General de SOCIOS, Gerente, PRESIDENTE
Supervisa a: Contadora, Asistentes Contables
Nombre del Cargo: CONTADOR
Superior Inmediato: Gerente General, Gerente Administrativo
Supervisa a: Asistente Contable
Nombre del Cargo: ASISTENTE CONTABLE
98
Superior Inmediato: Contador
Supervisa a: N/A
Nombre del Cargo: GERENTE RECURSOS HUMANOS
Superior Inmediato: Junta General de Accionistas, Gerente General
Supervisa a: Personal a su cargo
Nombre del Cargo: OFICIAL DE CRÉDITO
Superior Inmediato: Gerente Financiero
Supervisa a: Nadie
4.2.3.2.3. Estructura organica propuesta
Figura 22. Orgánico estructural de la Cacpe Cía. Ltda.
Fuente: La investigación Elaborado: Juan Carlos Lara
Gerente General
Departamento Administrativo
Departamento Financiero
Departamento Operacional
99
4.2.3.2.4. Asignación de autoridad y responsabilidad
Gerencia
Responder por los procesos de planeación, organización, dirección, evaluación y
control a desarrollar en la entidad. Utilizar toda su capacidad intelectual en forma
eficaz, innovadora y creativa, para dotar a la Empresa de las herramientas
teórico-práctico para el cumplimiento de su misión, visión y objetivos
institucionales.
Además efectuando los estudios técnicos y proponiendo la prestación de servicios
que considere se puedan implementar con el fin de buscar el desarrollo regional y
nacional.
Establecer un claro liderazgo dentro de un ambiente de respeto y productividad,
proyectando y consolidando la imagen de la institución.
Área jurídica
Asistir a la Junta Directiva, a la Presidencia de la Junta, a la Gerencia y a las
demás dependencias de la cooperativa, a fin de garantizar la seguridad jurídica
necesaria dentro de las actividades, procesos y procedimientos, que la entidad
ejecuta.
100
Velar continuamente por la adecuación y administración del personal, controlando
que su manejo se efectúe de acuerdo con la normatividad vigente y con las
políticas y estrategias que la Empresa tenga establecidas
Secretaria
Ejecutar labores secretariales administrativas contribuyendo con el proceso,
gestión y tramitación de documentos, además del manejo de archivos de la
Empresa.
Gerencia administrativa
Proponer, velar, procurar y controlar que los objetivos y metas de la Cooperativa
de ahorro y credito en lo referente a manejo de talento humano y recursos físicos,
se cumplan,
Gerencia Financiera
Proponer, velar, procurar y controlar que los objetivos y metas de la Compañía en
lo referente a operaciones contables, manejo de presupuesto y demás recursos
financieros y técnicos se cumplan, garantizando su ejecución exitosa y precisa a
fin de satisfacer los requerimientos de las directivas y órganos de control y
vigilancia
.
101
Departamento de crédito
El objetivo principal del departamento de Crédito es minimizar el riesgo en las
operaciones de créditos a fin de evitar que las cuentas por cobrar corran el riesgo
de caer en morosidad alta
Mantener niveles relativamente bajos de un riesgo crediticio, además que
permitan tener una buena rentabilidad y permanencia del mismo.
Es muy importante mantener al personal con capacitación constante sobre las
tendencias de las economías en el país y tener constante capacitación en el tema
de finanzas y decisiones financieras.
4.2.3.2.5. Manual de Funciones
La asignación de autoridad y responsabilidad está dada por el diseño del manual
de funciones para la entidad financiera.
102
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 1 De 22
GERENCIA
Nombre del Cargo: GERENTE GENERAL
Superior Inmediato: Junta General de Accionistas
Supervisa a: Secretaria General, Departamentos
PERFIL
CONOCIMIENTOS: Administración, finanzas, Manejo de Personal,
Gerencia de servicios.
HABILIDADES Y APTITUDES: Iniciativa, Fluidez verbal, creatividad,
memoria, concentración, discreción, responsabilidad, buenas relaciones
humanas, liderazgo, ética, compromiso y altas capacidades para
planear, organizar, dirigir y controlar.
REQUISITOS MÍNIMOS
a) EDUCACIÓN: Título profesional en las áreas de administración, economía,
o carreras afines, con posgrado en cualquiera de las siguientes áreas:
administrativas, financieras, económicas.
b) EXPERIENCIA: Tres (3) años en labores iguales o similares a las del cargo.
MISIÓN DEL CARGO
Responder por los procesos de planeación, organización, dirección, evaluación
y control a desarrollar en la entidad. Utilizar toda su capacidad intelectual en
forma eficaz, innovadora y creativa, para dotar a la Empresa de las
herramientas teórico-práctico para el cumplimiento de su misión, visión y
objetivos institucionales, efectuando los estudios técnicos y proponiendo la
prestación de servicios que considere se puedan implementar con el fin de
buscar el desarrollo regional y nacional. Establecer un claro liderazgo dentro de
un ambiente de respeto y productividad, proyectando y consolidando la imagen
de la institución.
ELABORADO:
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 2 De 22
GERENCIA
FUNCIONES
1. El Gerente de CACPE SANTO DOMINGO actúa como representante legal.
2. SER LÍDER JUSTO
3. Fija las políticas operativas, administrativas y de calidad.
4. Es responsable ante los socios, por los resultados de las operaciones y el
desempeño organizacional, junto con los demás gerentes funcionales.
5. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos,
administrativos y operacionales de la cooperativa de ahorro y crédito.
6. Actúa como soporte de la organización y de manejo de cada área funcional,
así como con conocimientos del área técnica y de aplicación de productos
y servicios.
7. Es la imagen de la cooperativa en el ámbito externo.
8. Desarrolla estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas
propuestas.
9. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas con la
menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, optimizando los recursos
disponibles.
10. Firmar los cheques de pago
11. Delegar funciones
12. Presentar plan estratégico
13. Presentar POA
SUELDO BÁSICO
El sueldo básico de un Gerente será de $ 900,00
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 3 De 22
ASESORÍA EXTERNA
Nombre del Cargo: ASESOR JURÍDICO
Superior Inmediato: Junta General de socios, Gerente
Supervisa a: CACPE
PERFIL
CONOCIMIENTOS: Derecho comercial, civil, administrativo y
laboral, solución de conflictos, administración y manejo de
personal.
HABILIDADES Y APTITUDES: Responsabilidad, ética, facilidad de
expresión. Creatividad, imparcialidad, criterio jurídico, habilidad
para manejo de situaciones conflictivas y para las relaciones
humanas.
REQUISITOS MÍNIMOS
a) EDUCACIÓN: Título Profesional de abogado.
b) EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia laboral en el área laboral u otras
áreas del derecho.
105
MISIÓN DE CARGO
Asistir a la Junta Directiva, a la Presidencia de la Junta, a la Gerencia y a las
demás dependencias de la cooperativa, a fin de garantizar la seguridad jurídica
necesaria dentro de las actividades, procesos y procedimientos, que la entidad
ejecuta. Velar continuamente por la adecuación y administración del personal,
controlando que su manejo se efectúe de acuerdo con la normatividad vigente y
con las políticas y estrategias que la Empresa tenga establecidas
Objetivos
Asesor jurídico CACPE
REPRESENTANTE ante juicios, demandas a CACPE
SER Ético EN LAS ACTIVIDADES Y FUNCIONES DEL CARGO
Controlar actividades externas Internas de CACPE JURÍDICAMENTE
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 5 De 22
ASESORÍA EXTERNA
FUNCIONES
1. Proponer directrices para el adecuado manejo del personal, contratos de
trabajo, renuncias, y documentos que sirvan para el buen desempeño.
2. Manejar todo lo relacionado con la parte jurídica de CACPE demás
dependencias de la COOPERATIVA en las decisiones de carácter jurídico.
3. Representar COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO LTDA., mediante poder, en los litigios, que la Junta Genreal de
SOCIOS y la Gerencia.
4. Efectuar el cobro persuasivo, prejurídico o jurídico de la cartera de la
entidad, ejecutando las medidas.
5. Proponer y ejecutar las medidas de seguridad de los procesos, al igual que
velar por la agilidad, eficiencia y eficacia en la prestación del servicio.
6. Dirigir y orientar a su equipo de trabajo y hacer seguimiento a la atención
brindada por cada miembro.
7. Preparar y proponer las actualizaciones de los procedimientos del área.
8. Mejorar el servicio financiero
SUELDO BÁSICO
El sueldo básico de un asesor jurídico será de $ 700,00
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 6 De 22
ADMINISTRATIVO
Nombre del Cargo: SECRETARIA GENERAL
Superior Inmediato: Gerente General
Supervisa a: INFORMA A DEPARTAMENTOS
PERFIL
CONOCIMIENTO: En Sistemas Computarizados, proceso administrativo,
archivo, estadística, secretariado, atencion a clientes, relaciones
humanas.
HABILIDADES Y APTITUDES: Iniciativa, creatividad responsabilidad,
etica, discreción, honradez, buena presencia, y escritura legible y rápida.
REQUISITOS MÍNIMOS:
a) EDUCACIÓN: Titulo en secretaria ejecutivo o técnico, tecnológico o
estudiante de carreras profesionales con mínimo tres (3) semestres
aprobados, en cualquiera de las siguientes áreas: Ciencias Administrativas,
Contables, Financieras, o de Sistemas, derecho
b) EXPERIENCIA: Un (1) año en labores iguales o similares al cargo de
preferencio o sin experiencia,
MISIÓN DEL CARGO
Ejecutar labores secretariales administrativas contribuyendo con el proceso,
gestión y tramitación de documentos, además del manejo de archivos de la
108
Empresa.
FUNCIONES
1. Redactar, tomar dictados o transcribir los borradores, y en general
encargarse de la correspondencia de la Gerencia General.
2. Responsabilizarse por los archivos a su cargo y colaborar con aquellos de
las otras dependencias para garantizar en todo momento su integridad.
3. Emitir certificaciones que confiera la cooperativa, previa autorización del
Gerente o presidente.
4. Hacer llegar la correspondencia pertinente al abogado en caso de recibir
citaciones, casos judiciales, y otros.
5. Controlar quejas de socios, recolección de facturas recibidas, para pasar a
la asistente contable para el registro en el sistema.
6. Cumplir con cualquier actividad administrativa asignada por el Gerente,
presidente.
SUELDO BÁSICO
El sueldo básico de una secretaria general será de $ 350,00
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 8 De 22
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Nombre del Cargo: GERENTE ADMINISTRATIVO
Superior Inmediato: Junta General de SOCIOS Gerente ,
PRESIDENTE
Supervisa a: Asistente de Gerencia administrativa
PERFIL
CONOCIMIENTOS: Administración, Finanzas, Contaduría, Sistemas
administración de talento humano y de recursos físicos.
HABILIDADES Y APTITUDES: Responsabilidad, liderazgo, excelentes
relaciones interpersonales, ética, orden, discreción, honradez,
creatividad, imparcialidad, disponibilidad para asumir compromiso con y
para la institución, agilidad.
REQUISITOS MÍNIMOS
a) EDUCACIÓN: Titulo Profesional en cualquiera de la siguientes áreas:
Finanzas, Ciencias Administrativas, Contaduría, Sicología, Economía.
b) EXPERIENCIA: Dos (2) años en trabajos similares al puesto.
MISIÓN DEL CARGO
Proponer, velar, procurar y controlar que los objetivos y metas de la
Cooperativa de ahorro y credito en lo referente a manejo de talento
humano y recursos físicos, se cumplan,
110
Garantizar su ejecución exitosa y precisa a fin de satisfacer los
requerimientos de las directivas y órganos de control y vigilancia.
ÇPropiciar en el establecimiento un ambiente de respeto, cordialidad,
responsabilidad, colaboración y confianza entre colaboradores,
respaldando los niveles jerárquicos establecidos y propendiendo por la
racionalización de recursos en la entidad y la optimización del servicio al
usuario.
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
111
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 10 De 22
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FUNCIONES
1. Tramitar y ejercer el control sobre las solicitudes de requisición para cada
una de las dependencias de la Cooperativa de ahorro y credito CACPE
aplicando los criterio de racionalización, con los respectivos vistos buenos
para su trámite.
2. Proponer y/o elaborar las órdenes de pedido y demás contratos que se
requieran el adecuado funcionamiento de la entidad y que se han
encomendados a su cargo por la Junta DE SOCIOS .
3. Velar por el cuidado, seguridad, aseo y mantenimiento preventivo correctivo
de todos los recursos físicos de CACPE, a fin de preservar su integridad
proponiendo y ejecutando los controles necesarios.
4. Informar las anomalías en forma inmediata al Gerente,PRESIDENTE Junta
de SOCIOS.
5. Conservar la documentación y soportes administrativos y financieros en forma
ordenada y segura.
6. Realizar informes de cobranzas para clientes que adeudan más de 1 mes de
servicio.
7. Apoyar permanentemente al Gerente de Recursos Humanos en la
orientación del grupo de trabajo, en las políticas de manejo de personal y
hacer seguimiento a la atención brindada al cliente por cada miembro del
equipo y el cumplimiento de sus funciones.
8. Proponer y diseñar programas de motivación, capacitación y desarrollo para
el personal de la Empresa.
9. Sugerir créditos y contracréditos del presupuesto y elaborar los documentos
requeridos para efectuar las modificaciones y ajustes necesarios al mismo.
112
10. Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos
especiales, formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos
financieros de todas las compras que se realizan en COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO CACPE
SUELDO BÁSICO
El sueldo básico del Gerente Administrativo será de $ 580,00
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 12 De 22
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Nombre del Cargo: ASISTENTE ADMINISTRATIVA
Superior Inmediato: Gerente Administrativo
Supervisa a: OPERATIVO CAJAS
PERFIL
CONOCIMIENTOS: Administración, contabilidad, finanzas, Relaciones
humanas, atención al cliente, nociones en el manejo de computadores.
HABILIDADES Y APTITUDES: Presentación personal, responsabilidad,
buenas relaciones interpersonales, orden, recursividad, creatividad.
REQUISITOS MÍNIMOS
a) EDUCACION: Buen manejo computarizado y en sistemas contables,
Bachiller en contabilidad y administración, estudios universitarios en
Administración de Empresas o carreras afines.
b) EXPERIENCIA: 1 año en trabajos similares al puesto.
MISIÓN DEL CARGO
Servir de apoyo y coordinación permanente en el cumplimiento del desarrollo
institucional en la atención esmerada de nuestros clientes. Atender a los
clientes internos y externos estableciendo un ambiente de amabilidad,
caballerosidad, respeto y colaboración, proyectando un alto grado de imagen
para la Empresa, interna y externamente.
114
FUNCIONES
Elaborar formatos, cuadros y demás trabajos encomendados por su jefe
inmediato.
1. Apoyar a las dependencias de la Empresa en las labores operativas que se
le encomienden.
2. Velar que los equipos a su cargo, se mantengan en buen estado de
funcionamiento y limpieza y proponer mecanismos para garantizar la
salvaguarda de los bienes de la entidad.
3. Atender las reuniones de los cursos de capacitación, seminarios y demás
eventos en los cuales se la requiera.
4. Apoyar la realización de trabajos de transcripción de documentos que le sea
encomendados por su jefe inmediato.
5. Efectuar las visitas a los establecimientos de comercio de conformidad con
las instrucciones que le imparta su Jefe Inmediato.
6. Ayudar en la tarea de administración y supervisión de activos fijos y bienes
muebles dentro de la Unidad.
7. Manejo del archivo administrativo y contable.
8. Ayudar en la utilización de los documentos administrativos y contables de la
empresa al momento de requerirlos cualquier alto directivo de la empresa.
SUELDO BÁSICO
El sueldo básico de un asistente administrativo será de $ 350,00
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
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DEPARTAMENTO FINANCIERO
Nombre del Cargo: GERENTE FINANCIERO
Superior Inmediato: Gerente General
Supervisa a: Contadora, Asistentes Contables
PERFIL
CONOCIMIENTOS: Administración, Economía, Finanzas, Contaduría,
Auditoría.
HABILIDADES Y APTITUDES: Responsabilidad, liderazgo, excelentes
relaciones interpersonales, ética, orden, discreción, honradez,
creatividad, imparcialidad, disponibilidad para asumir compromiso con y
para la institución, agilidad.
REQUISITOS MÍNIMOS
EDUCACIÓN: Titulo Profesional en cualquiera de la siguientes áreas:
Finanzas, Ciencias Administrativas, Contaduría, Economía.
EXPERIENCIA: Dos (2) años en trabajos similares al puesto.
MISIÓN DEL CARGO
Proponer, velar, procurar y controlar que los objetivos y metas de la Compañía
en lo referente a operaciones contables, manejo de presupuesto y demás
recursos financieros y técnicos se cumplan, garantizando su ejecución exitosa y
precisa a fin de satisfacer los requerimientos de las directivas y órganos de
control y vigilancia.
116
FUNCIONES
1. Aprobar presupuestos que muestren la situación económica y financiera de
la empresa, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en los
períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.
2. Proponer y relatar informes relativos a su área.
3. Elaborar, llevar y controlar el flujo de caja proyectado, de conformidad con
las instrucciones impartidas por el Gerente General y Junta de Accionistas.
4. Ejercer el control sobre los recaudos de la entidad.
5. Efectuar los giros y pagos de la entidad de conformidad con las normas
establecidas para el efecto.
6. Ejercer control permanente sobre la información financiera y de inventarios e
informar a al Gerente General y Junta de Accionistas sobre su situación.
7. Tramitar las obligaciones tributarias hasta su eficaz pago y ejercer el control
sobre el recaudo y pago a terceros, todo de conformidad con las normas
legales; llevando el estricto control del cumplimiento de dichas obligaciones.
8. Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con
el SRI. Asegura también la existencia de información financiera y contable
razonable y oportuna para el uso de la gerencia.
9. Supervisión de la facturación mensual bajo lo establecido en los contratos
firmados con el cliente.
10. Aprobar políticas para el manejo contable y financiero de la entidad.
SUELDO BÁSICO:
El sueldo básico de un Gerente Financiero será de $ 480,00
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 15 De 22
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Nombre del Cargo: OFICIAL DE CRÉDITO
Superior Inmediato: Gerente Financiero
Supervisa a: Nadie
PERFIL
CONOCIMIENTOS: Administración, Finanzas, Crédito, Cobranzas.
HABILIDADES Y APTITUDES: Responsabilidad, liderazgo, excelentes
relaciones interpersonales, ética, orden, discreción, honradez,
creatividad, imparcialidad, disponibilidad para asumir compromiso con y
para la institución, agilidad.
REQUISITOS MÍNIMOS
c) EDUCACIÓN: Titulo Profesional en cualquiera de la siguientes áreas:
Finanzas, Ciencias Administrativas, Contaduría, Sicología, Economía.
d) EXPERIENCIA: Dos (2) años en trabajos similares al puesto.
MISIÓN DEL CARGO
Proponer, velar, procurar y controlar que los objetivos y metas de la
Cooperativa de ahorro y credito en lo referente a la colocación de los
créditos.
Garantizar la ejecución plena de las políticas de créditos.
FUNCIONES
1. Buscar y promocionar el servicio crediticio, seleccionando a los clientes
potenciales.
118
2. Evaluar exhaustivamente al sujeto de crédito, realizando las estimaciones
económicas y cualitativas con la finalidad de detectar oportunamente
capacidad y voluntad de pago.
3. Participar con voz en los comités de crédito, sustentando las propuestas de
financiamiento correctamente documentadas, basado en la información
cualitativa y cuantitativa del solicitante.
4. Seleccionar, evaluar y apoyar el perfeccionamiento de las garantías de
acuerdo a las políticas de la institución.
5. Velar por la permanente y oportuna actualización de la información del
prestatario con la finalidad de disminuir el riesgo crediticio.
6. Actuar con rapidez y eficiencia en las respuestas de las solicitudes de los
prestatarios, según los términos de la resolución de los créditos.
7. Efectuar un permanente control de morosidad y visitar a las empresas de los
prestatarios, según los términos de la resolución de los créditos.
8. Sustentar las razones de la morosidad de su cartera ante el comité de
créditos.
9. Mantener estricta confidencialidad sobre la información de los prestatarios
de la institución.
10. Preparar o reportar la información correspondiente que les sea solicitada por
las áreas de control y auditoria.
11. Velar por una correcta conservación de los expedientes de los prestatarios.
12. Cumplir con las demás funciones que le encomiende su jefe inmediato
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 17 De 22
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Nombre del Cargo: CONTADOR
Superior Inmediato: Gerente General, Gerente Administrativo
Supervisa a: Asistente Contable
PERFIL
CONOCIMIENTOS: Sistemas, Finanzas, Contabilidad y Mercadeo.
HABILIDADES Y APTITUDES: Iniciativa, creatividad, liderazgo,
lealtad, responsabilidad, discreción, cumplimiento, ética.
REQUISITOS MÍNIMOS
a) EDUCACIÓN: Contador titulado con tarjeta profesional.
b) EXPERIENCIA: Dos años de experiencia profesional en el área.
MISIÓN DEL CARGO
Proponer, velar, procurar y controlar que los objetos y metas de la Empresa en
lo referente a operaciones contables, manejo de presupuesto y demás recursos
financieros se manejen de manera exitosa y precisa a fin de satisfacer los
requerimientos de los altos directivos, órganos de control y vigilancia.
FUNCIONES
Elaborar presupuestos que muestren la situación económica y financiera así
como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes con un
alto grado de probabilidad y certeza.
1. Refrendar los soportes de registro de las operaciones financieras y
120
contables de la entidad, informando de cualquier demora, incongruencia o
anomalía a los altos Directivos, en procura de salvaguardar la integridad del
proceso contable administrativo en la entidad.
2. Efectuar las causaciones contables, de conformidad con los soportes
documentales, incluyendo los diversos ajustes, amortizaciones y provisiones
3. Revisar las conciliaciones bancarias realizadas por las asistentes contables
de la entidad, mantener a los Directivos permanentemente informados al
respecto y en caso de encontrar alguna anomalía informarles de inmediato.
4. Elaborar los Estados Financieros de la COOPERATIVA DE AHORRO Y
CREDITO y sus notas, a más tardar dentro de los primeros diez días del
mes siguiente al corte, en forma oportuna y de conformidad con todas las
normas del régimen contable ecuatoriano partidas por los Niveles
Gerenciales y la Junta General de Accionistas.
5. Llevar por medio del programa el control sobre el presupuesto de la entidad.
6. Determinar las obligaciones tributarias y ante terceros, informando de ello
oportunamente al Gerente Financiero.
7. Proponer y ejecutar políticas para el manejo contable y financiero.
8. Responder por el adecuado registro, actualización y archivo de los libros de
contabilidad y los soportes contables y en general toda la documentación
contable de la entidad.
9. Asistir a los empresarios y comerciantes en el área tributaria, contable y
financiera.
SUELDO BÁSICO El sueldo básico de un contador será de $ 400,00
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
121
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA.
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 19 De 22
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Nombre del Cargo: ASISTENTE CONTABLE
Superior Inmediato: Contador
Supervisa a: N/A
PERFIL
CONOCIMIENTOS: Sistemas Contables, Contabilidad.
HABILIDADES Y APTITUDES: Iniciativa, creatividad, lealtad,
responsabilidad, discreción, cumplimiento, ética.
REQUISITOS MÍNIMOS
a) EDUCACIÓN: Bachiller en ciencias Contables y Administrativas
b) EXPERIENCIA: Un año de experiencia profesional en el área.
MISIÓN DEL CARGO
Ejecutar tareas de manipulación de documentos contables además del buen
manejo del sistema numérico para la verificación de cálculos previos a la
elaboración de su comprobante de pago, y a la realización e ingreso al sistema
de asientos contables de ingresos o egresos.
FUNCIONES
1. Llevar el manejo de la caja general y caja chica de la entidad. Realizar los
depósitos de los cobros realizados por el jefe de operaciones.
2. Realizar las facturas mensuales por el servicio para ser entregados a los
122
clientes.
Llevar el control de las facturas emitidas a clientes y la cancelación de las
mismas por prestación de servicios.
3. Realizar las liquidaciones del personal saliente, para ser revisados por el
contador.
4. Realizar conciliaciones bancarias mensuales hasta 10 días después de
recibido el estado de cuenta. Realizar roles del pago del personal.
5. Ingresar todas las facturas por compras al sistema contable computarizado
y los anticipos y préstamos concedidos al personal.
6. Cumplir con cualquier actividad que dentro de la naturaleza de su cargo
fuese solicitada por su inmediato superior.
SUELDO BÁSICO
El sueldo básico de un asistente contable será de $ 350,00
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
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MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 1 /11/ 2011
Página: 21 De 22
DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS
Nombre del Cargo: GERENTE RECURSOS HUMANOS
Superior Inmediato: Junta General de Accionistas, Gerente
General
Supervisa a: N/A
PERFIL
CONOCIMIENTO: Administración, manejo de personal, Gerencia de
Servicios.
HABILIDADES Y APTITUDES: Iniciativa, Fluidez verbal, creatividad,
memoria, concentración, discreción, responsabilidad, buenas relaciones
humanas, liderazgo, ética, compromiso y altas capacidades para
planear, organizar, dirigir y controlar.
REQUISITOS MÍNIMOS
a) EDUCACIÓN: Título profesional en las áreas de administración, o carreras
afines, cursos en relaciones humanas, atención al público.
b) EXPERIENCIA: Dos (2) años en labores iguales o similares a las del cargo.
MISIÓN DEL CARGO
Responder por los procesos de planeación, organización, dirección, evaluación
y control al personal y al cargo que van a desempeñar cada uno de los
colaboradores de la empresa. Utilizar toda su capacidad intelectual en forma
eficaz, innovadora y creativa, para dotar a los nuevos colaboradores de la
Empresa al cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales.
124
FUNCIONES
Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área
funcional liderada por su gerente.
1. Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de
la empresa.
2. Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento
para potenciar sus capacidades.
3. Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y
estrategias determinados.
4. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los
individuos y grupos organizacionales.
5. Calcular y controlar el otorgamiento de remuneraciones del personal y llevar
el registro de sus modificaciones.
6. Revisión de horarios dados para supervisores, operadoras y guardias.
7. Asegurar la justicia en la solución de los conflictos que se generen.
8. Detectar las necesidades de desarrollo, actualización, capacitación y
adiestramiento del personal, cuidando que se ajusten a las normas y
políticas de la empresa.
9. Programar y ejecutar programas de bienestar y recreación para los
trabajadores, procurando mejorar la calidad de vida de las personas.
10. Visita a clientes por informes de desempeño del personal
SUELDO BÁSICO
El sueldo básico de un gerente de recursos humanos será de $ 480,00
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
125
4.2.3.3. Evaluación del riesgo
El riesgo es la contingencia o la proximidad de un daño. Por la naturaleza del
negocio la COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA., enfrenta riesgos que constituyen una amenaza para su
viabilidad financiera y el mantenerse en el largo plazo.
Existiendo riesgos que provienen de causas externas como son los desastres
naturales, crisis económicas o guerras, aunque la institución no puede controlar
esos riesgos directamente, en el presente manual se plantearan formas para
prepararse y minimizar su posible impacto negativo.
4.2.3.3.1. Identificación del riesgo
Riesgo de crédito.- Es la posibilidad de pérdida debido al incumplimiento de algún
miembro del banco comunal o la contraparte en operaciones directas, indirectas o
de derivados que conlleva el no pago, el pago parcial o la falta de oportunidad en
el pago de las obligaciones pactadas.
Riesgo de liquidez.- Es la contingencia de pérdidas que se manifiesta por la
incapacidad de la institución para enfrentar una escasez de fondos y cumplir sus
obligaciones y que determina la necesidad de conseguir recursos alternativos, o
de realizar activos en condiciones desfavorables.
126
Riesgo de tasa de interés.- Es la posibilidad de que las instituciones del sistema
financiero asuman perdidas como consecuencia de movimientos adversos en las
tasas de interés pactadas, cuyo efecto dependerá de la estructura de activos,
pasivos y contingentes.
Riesgo transaccional.- Es la posibilidad de que se produzcan perdidas debido a
eventos originados en fallas o insuficiencias de procesos, personas, sistemas
internos, tecnología y en la presencia de eventos externos imprevistos. Incluye el
riesgo legal pero excluye los riesgos sistémico y de reputación.
Riesgo de fraude.- Riesgo de pérdida derivado de engaños intencionados tanto de
clientes como de colaboradores.
Riesgo Legal.- Es la posibilidad de que se presenten pérdidas o contingencias
negativas como consecuencia de fallas en contratos, pagares y transacciones que
pueden afectar el funcionamiento o la condición de una institución del sistema
financiero, derivadas de error, dolo, negligencia o imprudencia en la concertación,
instrumentación, formalización o ejecución de contratos y transacciones.
Riesgo de gobernabilidad.- Incluye todos los riesgos asociados a la toma de
decisiones del Directorio, el manejo administrativo de la Presidencia de la ACJ y
en las labores de control y supervisión de las funciones relacionadas a la
127
concesión de créditos.
Riesgo de reputación.- Es la posibilidad de afectación del prestigio de la entidad
por cualquier evento externo, fallas internas hechas públicas, o al estar
involucrada en transacciones o relaciones con negocios ilícitos, que puedan
generar pérdidas y ocasionar un deterioro de la situación de la entidad.
4.2.3.3.2. Cuestionarios de Control Interno para caja
Cuadro 5. Cuestionario de control interno para caja
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA CAJA
Objetivos: - Verificar que el acceso al efectivo, archivos y procedimientos relacionados se
permita solo al personal autorizado.
- Verificar que las transacciones sean registradas oportunamente
- Verificar que el manejo de caja general sea exclusivamente del personal
autorizado.
N° PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES
1. ¿Existe una póliza de fidelidad para el personal que labora en esta área?
X
2. ¿Existe más de una persona responsable del manejo del dinero de Caja?
X
3. ¿El fondo de caja es autorizado por la Gerencia?
X
128
4. ¿El fondo de Caja sufre constantes incrementos debido al monto del fondo?
X
5. ¿Existe un Manual de Funciones para el área de caja?
X
6. ¿Se realizan arqueos sorpresivos de Caja por parte de la Gerencia o miembros del Consejo de Vigilancia?
X
7. ¿El efectivo de caja se concilia con los reportes diarios del sistema?
X
8. ¿Los faltantes y sobrantes de caja son reportadas al Gerente?
X
9. ¿El manejo de bóveda es exclusivo del cajero?
X
10.
¿Las salidas de dinero de caja son autorizadas y debidamente justificadas?
X
Fuente: La investigación
Elaborado: Juan Carlos Lara
4.2.3.3.3. Cuestionarios de Control Interno para crédito
Cuadro 6. Cuestionario de control interno para Crédito
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA CREDITO
Objetivos: - Verificar que el proceso de otorgación de préstamos se cumpla según el
Reglamento de Crédito.
- Revisar el proceso de evaluación de solicitudes en base a indicadores de riesgo.
- Verificar que las solicitudes de crédito sean revisadas y autorizadas por el Comité
de Crédito.
129
N° PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES
1. ¿Se aplica y cumple con el Reglamento de Crédito existente?
X
2. ¿Se cuenta con información computarizada sobre la información
de los socios?
X
3. ¿El Comité de Crédito efectúa la calificación y análisis de los socios?
X
4. ¿Existe doble firma para la autorización y aprobación de los créditos?
X
5. ¿Se realizan consultas de los niveles de riesgo del Sistema Financiero de los clientes que solicitan un crédito?
X
6. ¿Se verifica la información que la información entregada por el socio y garante sea verídica?
X
7. ¿Los pagarés son custodiados por una persona diferente a la que otorga los créditos?
X
8. ¿Los créditos otorgados son monitoreados diariamente?
X
9. ¿La cartera vencida y en riesgo es revisada diariamente?
X
10.
¿Para la disminución de los índices de morosidad se trabaja en base a metas?
X
11. ¿Los créditos en mora son reportados a la Gerencia?
X
Fuente: La investigación
Elaborado: Juan Carlos Lara
130
4.2.3.3.4. Cuestionarios de Control Interno para gerencia
Cuadro 7. Cuestionario de control interno para Gerencia
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA GERENCIA
Objetivos: - Verificar que los objetivos y metas establecidas por la Cooperativa se cumplan.
N° PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES
1. ¿Se aplican las recomendaciones realizadas por los Auditores Externos?
X
2. ¿Cuenta la Cooperativa con un Reglamento Interno para el personal?
X
3. ¿Cuenta la Cooperativa con un Manual de Control Interno?
X
4. ¿Existe rotación de personal?
X
5. ¿Existen buenos canales de comunicación con los empleados de la Cooperativa?
X
6. ¿Se establece objetivos para cada área de la Cooperativa?
X Los objetivos son generales
Fuente: La investigación
Elaborado: Juan Carlos Lara
131
Cuadro 8. Cuestionario de control interno para Contabilidad
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA CONTABILIDAD
Objetivos:
- Verificar que las transacciones de efectivo sean debidamente autorizadas.
- Verificar que el acceso al efectivo, archivos y programas se permita solo al
personal autorizado.
N° PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES
1. ¿Posee un Manual para el área de
Contabilidad?
X
2. ¿Las transacciones son procesadas
diariamente?
X
3. ¿La entrega de estados financieros
mensuales a la Gerencia es puntual y
oportuna?
X
4. ¿Los impuestos al Servicio de Rentas
Internas son puntuales?
X
5. ¿Antes del cierre se revisa, concilia y
se informa sobre las diferencias
encontradas?
X
6. ¿Antes de registrar un gasto se
analiza su monto y destino?
X
132
7. ¿Se examina la existencia de
comprobantes contables inusuales ya
sea por su naturaleza o por su
monto?
X
8. ¿Los comprobantes contables se
encuentran pre numerados?
X
9. ¿La documentación que respalda las
inversiones de los socios en la
Cooperativa es debidamente
resguardada?
X
10. ¿Se coordina con la Gerencia la
elaboración del presupuesto de la
Cooperativa?
X
11. ¿Existe un manejo adecuado en el
archivo de la documentación
contable?
X
12. ¿Posee un paquete contable completo
acorde a las necesidades del área
contable?
X
Fuente: La investigación
Elaborado: Juan Carlos Lara
4.2.3.3.5. Matriz de riesgos
Cuadro 9. Cuestionario de control interno para Contabilidad
Fuente: La investigación Elaborado: Juan Carlos Lara
Áreas criticas
Indicadores
Riesgo
Nivel de riesgo
Procedimiento de riesgo
Responsable
Caja
Liquidez y Disponibilidad
Insuficiencia de Efectivo
ALTO
Control de Efectivo Gerente
Crédito Capacidad de Pago
Incobrabilidad de saldos
ALTO
Control en la otorgación de créditos
Oficial de Crédito
Gerencia
Retraso al recibir Estados Financieros
Deficiente toma de decisiones
ALTO
Mayor exigencia a los Departamentos en información financiera
Gerente
Contabilidad
Retraso en la elaboración de Estados Financieros
Pago de multas en el MIES, SRI, y demás organismos de control
ALTO
Solicitar información oportuna a cada área
Contador
4.2.3.4. Actividades de Control
El principal objetivo del control interno de COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO CACPE SANTO DOMINGO CÍA.LTDA., es monitorear regularmente los
perfiles de los riesgos identificados por la institución y las exposiciones
importantes a perdidas. Los principales objetivos de este proceso son:
- Verificar la eficacia de las operaciones;
- Garantizar la fiabilidad de la información financiera y administrativa y que dicha
información éste completa.
- Cumplir con las regulaciones aplicables.
4.2.3.4.1. Gestión de riesgos específicos
Cuadro 10. Matriz para la Gestión de Riesgos Específicos
Actividad o riesgo de negocio
Factor de
riesgo
Probabilidad de ocurrencia
Severidad del riesgo (posible impacto)
Calidad de la
gestión de dicho
riesgo
Elementos de
cobertura
Gestor del riesgo
Identificar todos
aquellos procesos,
actividades o productos
que, por sus propias
características presentan perfiles de
riesgo.
Aspecto de la actividad generadora del riesgo potencial
Probabilidad de ocurrencia
sea por factores
internos o externos
Dimensión del impacto que tendrá en la entidad la ocurrencia del factor. Nulo, bajo, medio y alto impacto.
Analizar hasta qué punto tiene identificados, vigilados y controlados los riesgos inherentes a la actividad.
Controles internos adecuados a la naturaleza y escala de sus actividades. Mitigar la ocurrencia del factor riesgo.
No involucra solo a la Unidad de Control Interno, involucran y compete a toda la organización.
Fuente: La investigación Elaborado: Juan Carlos Lara
135
4.2.3.4.2. Procedimientos de Control interno de cajas
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NORMAS DE CONTROL INTERNO
La atención de este servicio se dará en todas las Oficinas y Agencias del
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LTDA., a nivel nacional en el área de Ventanillas.
Se atenderá exclusivamente en horario normal de atención al público, es
decir hasta las 17h00, por lo que de ninguna manera podrá atenderse en días
sábados domingos o feriados.
La impresión de los comprobantes de pago se realizará en dos formularios
Cód. REC-111, uno se entregará a la persona que realiza el pago, y el
segundo deberá mantenerse como soporte físico de la transacción
procesada, y servirá como soporte en el cuadre diario del Recibidor /
Pagador, comprobantes que deberán ser archivados en el sobre de trabajo
diario.
En cada uno de los comprobantes, a más de la impresión de la impresora
financiera respectiva, el recibidor / Pagador que procesó esta transacción
deberá estampar su respectivo sello de caja, y su firma como constancia y
responsabilidad de proceso. En los casos esporádicos y de salvedad en que
se haya ingresado erróneamente una transacción al sistema, la reversación
de la misma, únicamente deberá poder realizarse a través de coordinar con
el Supervisor de Cajas de cada una de las oficinas.
ELABORADO
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REVISADO APROBADO
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PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTOS DE APLICACIÓN Y CONTROL DE CUENTA ÚNICA DE LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE EN BANCO CENTRAL
1. PROCEDIMIENTOS PARA APERTURA DE CUENTA ÚNICA:
a) La Gerencia General y la Gerencia General de Operaciones, nombrara
a un funcionario, responsabilizándole del trámite que debe realizar en las
oficinas del Banco Central en la ciudad de Quito.
b) El Gerente Nacional de Operaciones comunicará por escrito al Banco
Central del Ecuador, el nombre del funcionario responsable de tales trámites,
el cargo que desempeña y la firma autorizada.
c) El funcionario delegado, deberá preparar una agenda de trabajo en la
que conste la información:
- Nombre de las personas autorizadas a girar contra la cuenta corriente
única.
- Códigos que serán asignados a cada firma autorizada. El código debe ser
de cuatro dígitos, en orden secuencial ascendente, siendo los tres
primeros el número secuencial ascendente y el último que constituirá ser
verificador.
- Se exigirá que todas las personas que vayan a ser autorizadas para girar
contra los fondos de la cuenta única, presenten; copia de la cédula de
identidad o pasaporte, copia del nombramiento y/o designación del cargo,
autentificado por el Secretario General y/o Subgerente de Recursos
Humanos del Banco.
137
- Receptará de las personas autorizadas el REGISTRO DE FIRMAS (dos
por cada firmante), verificándolo que estén debidamente llenados,
conforme lo solicitara el Banco Central del Ecuador. Tendrá presente que
se eliminan los sellos antefirma, con los códigos asignados.
- Se tomara en cuenta que para eliminar/incluir una firma autorizada, el
Banco Central se tomará cinco días para el trámite.
d) El funcionario responsable, luego de haber realizado los trámites
pertinentes, notificará a las personas que firmarán contra los fondos de la
cuenta única, indicándoles la fecha tentativa desde cuándo podrán girar
(cinco días hábiles, contados desde la fecha de entrega de los registros de
firmas en el Banco Central de la ciudad de Cuenca.
e) El funcionario responsable dejará las constancias de su gestión en la
oficina de Operaciones de la oficina principal Quito.
f) En el departamento de Operaciones se asentarán en un formulario,
REGISTRO DE FIRMAS AUTORIZADAS.
- Los nombres de las personas autorizadas.
- Los códigos de las respectivas firmas.
En el departamento de Valores, se llevará otro formulario, REGISTRO DE
CHEQUERAS en el que conste:
- La fecha de retiro de las chequeras.
- El número de chequeras retiradas.
- El número de serie de cada talonario. - El nombre de las oficinas que
utilizarán las chequeras.
g) Por el envío de las chequeras a las sucursales se deberá mantener
actas de entrega/recepción, en las que conste el número de chequeras y
138
número de series de cada talonario enviado.
h) Copias del REGISTRO DE CHEQUERAS se remitirá a los
departamentos de Auditoria y Revisoría y Control.
i) La contabilización del costo de las chequeras será realizada en el
departamento de Valores en Custodia de la oficina principal del Banco.
El talonario de 100 cheques tendrá el valor que indique el tarifario del Banco
Central.
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REVISADO APROBADO
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PROCEDIMIENTOS
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Operativa de CAJEROS AUTOMÁTICOS
OBJETIVO:
Efectuar el balance (cuadre) de transacciones realizadas por Cajero
Automático “ATM”.
POLÍTICAS.
1. Los ATM estarán programados para funcionar las 24 horas del día en
general, horarios particulares serán instruidos por la Gerencia de
Operaciones.
2. Los cajeros automáticos ubicados fuera de las instalaciones de las oficinas
del CACPE. se denominan “CATM CACPE” CAJERO AUTOMATICO
3. Las transacciones que realizarán son las siguientes:
Retiros de efectivo de cuentas corrientes/ahorros.
Consulta de Saldos.
Transferencias entre cuentas ahorro – corriente, corriente – ahorro.
4. El CATM pagará las transacciones que se realicen con tarjetas que
exhiban las siguientes marcas:
Banco en convenio con CACPE.- VISA-MasterCard- BANRED.
5. La Gerencia de Operaciones definirá la hora de apertura para provisión
de dinero en cajeros automáticos.
140
6. Los recibidores/pagadores encargados del CATM evaluarán el tiempo que
les tomará trasladarse a los cajeros automáticos, para aprovisionarse de
dinero con la antelación necesaria.
7. La provisión y cuadre de efectivo en todos los CATM CACPE a nivel país a
excepción de los CATM en la matriz será realizada por un
recibidor/pagador experimentado, en compañía del supervisor de Caja.
8. El mantenimiento de CATM ubicados dentro de las oficinas, será realizado
por un recibidor pagador encargado con la asesoría de un técnico de
sistemas encargado CATM según el Procedimiento de Mantenimiento
Cajeros Automáticos CATM
9. La provisión y cuadre de efectivo en los CATM la existentes en las oficinas
regionales será realizado por un recibidor/pagador experimentado, un
funcionario testigo del departamento de Revisoría y Control; y, un guardia
de seguridad y vehículo blindado de ser el caso.
10. La provisión de suministros y mantenimiento técnico en inclusive en
CATM, será realizado por un técnico de CATM en compañía de un
recibidor pagador.
11. El supervisor de Caja designará un recibidor/pagador responsable de
la provisión de efectivo fuera del horario normal de labores y comunicará al
departamento de sistemas de su regional.
12. Cada billete destinado para ser colocado en el CATM deberá
encontrarse sin puntas dobladas, sin cinta adhesiva, arrugado o vetusto;
en general, en buen estado de conservación.
13. Cada fajo de billetes se colocará en el dispensador de CATM con el
anverso (rostro del personaje) dirigido hacia la salida del dispensador.
141
14. La Gerencia de Operaciones asignará claves personales y
confidenciales a cada una de las personas asignadas a la provisión de
billetes del respectivo CATM.
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PROCESO CAJERO AUTOMÁTICOS CATM PREVIO A LA APERTURA DEL
CAJERO AUTOMÁTICO.
1. Recibir del Supervisor de Caja intercambio de
dinero en efectivo.
2. En fajos de 100 unidades, de las denominaciones
que el Cajero Automático pueda pagar. $5, $10, $20.
3. Recontar la cantidad de dinero recibido y verificar
que esté conforme.
4. En caso de diferencia, devolver al Supervisor de
Caja.
5. Entregar planilla de intercambio Form. “CAJ-002”
debidamente firmada.
EN EL CAJERO AUTOMÁTICO.
6. Abrir físicamente el cajero automático y ejecutar el
proceso de apertura en el sistema, según el
Procedimiento de Mantenimiento Cajeros Automáticos.
7. Recontar dinero existente en dispensadores.
8. Verificar contra los totales de número de billetes
entregados según el CATM.
En caso de que el ultimo fajo colocado la apertura anterior
se encuentre con el rostro del personaje dirigido hacia
1
2
3
4
5
PROCESO
PREVIO DE 1-5
143
abajo, colocar el siguiente fajo con el rostro dirigido hacia
arriba, el siguiente fajo irá con el rostro dirigido hacia
abajo y así sucesivamente hasta completar todos los fajos
que van en el dispensador.
9. Retirar la tira auditora y adjuntar a planilla de
Cuadre de caja.
10. Anotar en tira auditora si existiese diferencia entre
los billetes entregados y el saldo existente en el cajero
automático.
11. Provisionar de suministros de ser el caso.
Cerrar el cajero automático.
12. En caso de existir más cajeros automáticos,
trasladarse al siguiente.
13. Sumar en cada cajero automático los valores
pagados para cada dispensador.
Resultado:
TOTAL DE EFECTIVO ENTREGADO EN CATM # X1.
TOTAL DE EFECTIVO ENTREGADO EN CATM # X2...
(De existir más de un CATM).
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CONTABILIZACIÓN DEL CAJERO AUTOMÁTICO.
Emisor: ?? ??
03
Sucursal, Oficina, Cajas.
Receptor: ?? ??
03
Sucursal, Oficina, Cajas.
Núm. TR. CUENTA NOMBRE
CTA.
CONCEPTO
1 DB 2908 Entre.
Interdep.
A Operac. BANRED,
Retiros [fecha]. (Excepto
Guayaquil.)
DB 91 Entr.
Interdep.
A Operac. BANRED,
Retiros [fecha]. Solo
oficinas Guayaquil.
2 DB 91 Entr.
Interdep.
A Transito, Retiros
Eléctron Ctas. Ctes/Aho
[fecha].
3 DB 91 Entr.
Interdep.
A Tarj. Credito VISA.
Total retiros [fecha].
4 DB 91 Entr.
Interdep.
A Tarj. Credito Master
Card. Total retiros
[fecha].
EMISOR
RECEPTOR
145
5 DB 2908 Entr.
Interdep.
A Operac. BANRED,
Retiros Cooperativas
[fecha]. Excepto Azuay.
DB 91 Entr.
Interdep.
A Operac. BANRED,
Retiros Cooperativas
[fecha]. Oficinas Azuay.
4 CR 1101 Entr.
Interdep.
A Cajas. Ordenes
Pagadas (fecha).
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4.2.3.4.3. Procedimiento de Calidad de servicios
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CALIDAD EN EL SERVICIO AL -SOCIO- CLIENTE
Trate a otros como le gustaría que le traten a Usted. Esta es una
buena forma de empezar, pues cada persona tiene su propio
conjunto de necesidades y sentimientos que se debe tratar.
¿Quién es un socio - cliente?
"Es una persona con necesidades y preocupaciones, que
seguramente no siempre tiene la razón, pero que siempre tiene
que estar en primer lugar si un negocio quiere distinguirse por la
calidad de su servicio".
"Un socio cliente es el receptor de uno o más de los resultados
especificados de un proceso".
“El socio cliente es una persona o una organización que requiere
satisfacer una necesidad adquiriendo un producto o servicio”.
Por lo tanto el socio Cliente para cualquier Institución posee total
y singular importancia, por lo que siempre en nuestras diarias
actividades debemos considerar:
• En cualquier negocio el SOCIO CLIENTE es la persona
más importante.
• Un SOCIO CLIENTE no depende de nosotros. Nosotros
dependemos de él.
SOCIO CLIENTE
es la persona más
importante.
SOCIO CLIENTE no
depende de nosotros.
Nosotros dependemos
de él
Un SOCIO
CLIENTE es el
objetivo de
nuestro trabajo no
podemos ni
debemos
considerarlo como
interrupción
Un SOCIO CLIENTE
nos hace un favor
cuando llega. No le
estamos haciendo un
favor al atenderlo
Un SOCIO CLIENTE es
un ser humano con
sentimientos y merece
un tratamiento
respetuoso, no es sólo
dinero en la
registradora.
El SOCIO CLIENTE es
el alma de todo negocio
por lo tanto merece la
atención más comedida
que podamos darle.
147
• Un SOCIO CLIENTE es el objetivo de nuestro trabajo no
podemos ni debemos considerarlo como interrupción.
• Un SOCIO CLIENTE nos hace un favor cuando llega. No
le estamos haciendo un favor al atenderlo.
• El SOCIO CLIENTE es una parte esencial de nuestro
negocio; no es ningún extraño.
• Un SOCIO CLIENTE es un ser humano con sentimientos y
merece un tratamiento respetuoso, no es sólo dinero en la
registradora.
• El SOCIO CLIENTE es el alma de todo negocio por lo
tanto merece la atención más comedida que podamos darle.
Como conclusión entonces podemos deducir que el SOCIO
CLIENTE es la pieza clave y la razón de ser de cooperativa de
ahorro y crédito CACPE, y gracias a él mantenemos trabajo
todos los empleados y funcionarios que laboramos en él. Por
esta razón, debemos tomar conciencia que únicamente que el
pago que hace el Cliente por el servicio o producto que
ofertamos, contamos con trabajo y salarios, lo que nos permite
podamos contar con educación, hogar, recreación.
¿Qué es servicio?
Servicio es la sensación (buena o mala) que tiene un receptor de
servicio cuando está con el Empleado del Servicio.
Recuerde siempre que “BUEN SERVICIO ES SATISFACER LAS
NECESIDADES DEL CLIENTE”
Para proporcionar un buen servicio “lo único” que debemos hacer
148
es:
• Sonreír: Atender a nuestros clientes siempre con una
sonrisa, demostrando que nos gusta lo que estamos haciendo.
• Establecer contacto visual: Tratar siempre de mirar a
nuestros clientes, pues de esta manera sentirán el interés que
tenemos por atenderle.
• Utilizar el nombre de las personas: Personalizar el trato
con nuestro cliente, pues al mantener nosotros el documento
identificatorio nos es muy fácil obtener estos datos, y tratarlo de
esa manera.
• Prestar atención incondicional: Ponerse a disposición de
las necesidades y deseos únicos de los clientes. Estar a todos y
cada uno de ellos en forma especial y única que reconoce sus
propias individualidades.
• Reflejar el lenguaje corporal de las personas y tono de
voz: Lenguaje corporal es la lengua que todos hablamos, es el
tono de voz que utilizamos o la Atención que prestamos al
hablante, es decir lenguaje corporal y tono de voz con llevan el
mensaje real que se comunica al cliente, por lo que siempre
debemos poner especial énfasis en las actitudes que tomemos
en este proceso.
• Mantener un diálogo coherente: En los casos que un
cliente se mantenga al frente la interacción que se realice con el
mediante el diálogo, este tiene que ser fluido y mantener
coherencia con lo que el cliente desee conocer.
SOCIO CLIENTE
es la persona más
importante.
SOCIO CLIENTE no
depende de nosotros.
Nosotros dependemos
de él
Un SOCIO
CLIENTE es el
objetivo de
nuestro trabajo no
podemos ni
debemos
considerarlo como
interrupción
Un SOCIO CLIENTE
nos hace un favor
cuando llega. No le
estamos haciendo un
favor al atenderlo
Un SOCIO CLIENTE es
un ser humano con
sentimientos y merece
un tratamiento
respetuoso, no es sólo
dinero en la
registradora.
El SOCIO CLIENTE es
el alma de todo negocio
por lo tanto merece la
atención más comedida
que podamos darle.
149
• Demostrar, sin dejar lugar a dudas, que Usted respeta y
acepta a la persona, sin importar su raza, sexo, cultura. : Es decir
por ningún concepto mostrar preferencia por algún cliente o peor
aún menospreciar a alguien por su apariencia, aspecto,
procedencia.
• Demostrar respeto por CACPE., por sus compañeros y
superiores: Ante sus compañeros y de manera especial ante los
clientes debe hacer notar el cariño y respeto que tenemos por
nuestra Institución, lo que incluye a todas las personas que
laboramos en ella.
• Estar tranquilo y seguro de sí mismo: A cada uno de los
funcionarios que laboran en los distintos puestos de trabajo el
CACPE le ha entregado la debida capacitación, por lo tanto el
conocimiento que posee da la tranquilidad y seguridad para que
esta persona esté seguro de lo que exprese ante el cliente.
• Apariencia (Ir bien vestido y desempeñar correctamente
su papel): Una reacción positiva o negativa de un cliente ante su
interacción con el servicio está fuertemente influida con lo que es
apreciado por ellos, por lo que, es imprescindible que la forma de
vestir sea en el caso de personal femenino con el uniforme
entregado por el CACPE en tanto que los caballeros
obligatoriamente siempre deben lucir corbata y terno (sea en
horario normal o diferido).
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150
4.2.3.4.4. Procedimiento de retención de billetes
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PROCEDIMIENTOS
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Página: 16 De 48
RETENCIÓN BILLETES Y MONEDAS FALSAS
OBJETIVO
El presente instructivo se diseñó para que de manera uniforme
todas las áreas de Cajas de CACPE. y su personal de
Cajeros(as), apliquen el procedimiento instruido por la
Superintendencia de Bancos para la retención y verificación de
especies monetarias (billetes y monedas) de dudosa
autenticidad presentados, para enviarlos a la Dirección de
Especies Monetarias del Banco Central del Ecuador
REGLAMENTACIÓN
Se incorpora en este instructivo, las disposiciones de la
Superintendencia de Bancos, contenidas en la Circular No. SBS-
DNJ-2002-2040 del 24 de octubre del 2002.
Reemplaza a la Circular No. INSEF-2000-082 del 22 de junio del
2000, que instruía su inutilización permanente de billetes
falsificados a través del sistema perforación
151
MEDIOS DE TRABAJO
• Este instructivo
• Formulario multicopia CAJ-02
• Sello de caucho “ESPECIE PARA VERIFICACIÓN”
• Almohadilla con tinta roja (no otro color)
• Fundas plásticas transparentes (de 10cm de largo por 5cm
de ancho)
• Cinta adhesiva y engrapadora
• Fotocopias billete (3) y documento de identificación (2)
• File (a crear) “Formulario especies falsificados retenidas”.
• File (a crear) “Formulario especies falsificadas retenidas
enviadas al BCE”.
ELABORADO
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REVISADO APROBADO
152
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PROCEDIMIENTOS
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Página: 18 De 48
RETENCIÓN BILLETES Y MONEDAS FALSAS
PROCEDIMIENTO
CAJERA:
Al recibir especies monetarias por cualquier concepto, aplique las
verificaciones pertinentes para detectar alguna de dudosa
autenticidad.
De presentarse el caso, explique al cliente o usuario de nuestros
servicios, que existe alguna especie con “dudosa autenticidad” y
que por tanto cumpliendo instrucciones de la Superintendencia
de Bancos, la retendrá para remitirla al Banco Central para su
verificación definitiva. Indique además que la retención es
temporal y que dentro de los próximos 30 días podrá acercarse a
la cooperativa y recibir noticias definitivas sobre si la especie
monetaria resultó o no falsa y que solo en el caso de no serlo, se
procederá a su restitución.
Tratándose de billete, en presencia del cliente, asiente con tinta
“roja” y por el anverso y reverso, el sello “ESPECIE PARA
VERIFICACIÓN”. Escriba con esferográfica en el reverso y en el
filo superior del billete, el número pre impreso del formulario CAJ-
CAJERA
SUPERVISOR
/JEFE DE
CAJAS
CAJERO PRINCIPAL O
SUPERVISOR / JEFE DE
CAJAS DE LA OFICINA
PRINCIPAL:
AVISO AL
CLIENTE
153
023 que utilizará. Luego, incluso si es moneda, introdúzcalo en
una funda plástica transparente, séllela con cinta adhesiva y
engrápela en junta del formulario que más adelante se describe.
Solicite al cliente o usuario de nuestros servicios, su documento
de identificación (cédula de identidad, ciudadanía o pasaporte) y
obtenga por cuenta de la cooperativa, dos fotocopias. Luego
devuelva este documento. Si no posee este documento, tenga
presente y descríbalo en “Observaciones” del reverso del
formulario CAJ-023 indicando que no lo presentó por no
poseerlo. Si solo observar resistencia a presentar el documento
de identificación, persuada de cualquier forma a que el poseedor
colabore con este requisito (Ej. No devuelva el resto del depósito
hasta que le presente este documento; o al inicio, cuando duda
del billete, sin anticiparle del caso, requiérale de la cédula).
Obtenga también tres fotocopias del billete retenido (por anverso
y reverso).
Solicite al cliente o usuario de nuestros servicios, llenar el
formulario multicopia CAJ-023 o ayúdelo a llenar (para evitar
manchas, borrones o enmiendas) y obtenga la firma del mismo
en el anverso del formulario. Firme y asiente el sello de la caja al
anverso de todos los formularios y entregue la segunda copia
(verde) al cliente en junta de la fotocopia del billete.
154
Complete el llenado del formulario en el reverso del original y el
reverso de la primera y segunda copia. Obtenga la firma de su
Supervisor o Jefe de Cajas en el reverso.
Tome el original y primera copia del CAJ-023 y anexe el billete o
moneda retenida y las fotocopias del billete y del documento de
identificación (si es que se dispone). Anexe a la tercera copia del
CAJ-023 la tercera fotocopia del billete retenido.
Al final del día: 1) remita al Cajero Principal o Supervisor/Jefe de
Cajas de su oficina principal, el original y la primera copia del
CAJ-023 en junta del billete o moneda retenida y fotocopias del
billete y documento de identificación (de disponerse). 2) la
tercera copia del CAJ-023 (amarilla) y las fotocopias del
documento de identificación y billete, archívela y consérvela
permanentemente en Bóveda en un file o carpeta denominada
“FORMULARIOS DE ESPECIES FALSIFICADAS RETENIDAS”.
SUPERVISOR/JEFE DE CAJAS
Solicite a Proveeduría, el formulario multicopia CAJ-023, el sello
de caucho respectivo y las fundas plásticas transparentes (estas
últimas puede gestionar su compra directa), manténgalas bajo su
custodia para proveerlo a solicitud de una Cajera.
CAJERA
SUPERVISOR
/JEFE DE
CAJAS
CAJERO PRINCIPAL O
SUPERVISOR / JEFE DE
CAJAS DE LA OFICINA
PRINCIPAL:
AVISO AL
CLIENTE
155
De presentarse caso de uso del CAJ-023, revise el correcto
proceder de la Cajera en cuanto a las irregularidades de la
especie monetaria retenida y de los datos y documentos anexos
al formulario CAJ-023 dispuestos en el presente Instructivo.
De estar conforme, firme en el reverso del original y 1ra y 3ra,
copia del CAJ-023.
Observe que la carpeta “Formularios de especies falsificadas
retenidas” se mantenga bajo custodia en la Bóveda de su oficina
y con las copias de los formatos bajo estricto orden numérico
(número pre-impreso en el formato en la parte superior derecha).
Las formas anuladas, deberán mantenerse completas (original y
tres copias) y dentro de la secuencia numérica correspondiente.
Manténgase atento a recibir por e-mail del Banco Central o de
parte de la oficina principal del Banco, la notificación definitiva de
si las especies resultaron falsas o no.
De no serlo, confirme con el Cajero Principal de la Oficina
Principal, el proceder a reembolsar o acreditar a la cuenta del
cliente, previo aviso al mismo. Solicite instrucciones respecto a
su forma de contabilización.
CAJERO PRINCIPAL O SUPERVISOR / JEFE DE CAJAS DE
156
LA OFICINA PRINCIPAL:
Reciba de las diferentes oficinas y propias cajeras, los
formularios CAJ-023 en original, 1ra. Copia y sus anexos (billete
o moneda y fotocopias del billete retenido y del documento de
identificación en caso de haberse obtenido).
Revise que estén escritos con letra legible y sin manchas,
borrones ni enmendaduras. Manténgalos bajo custodia en
Bóveda hasta acumularlos semanalmente o máximo por un lapso
de 15 días.
Transcurrido este tiempo, tome todos los CAJ-023 con sus 1ras.
Copias y prepare un Oficio (original y copia) dirigido a la
Dirección de Especies Monetarias del Banco Central del Ecuador
y detalle número del CAJ-023 que se incluye y denominación del
billetes que se adjunta.
Refiera que se los remite en cumplimiento de la Circular No.
SBS-SNJ-2002-2040 de la Superintendencia de Bancos, es decir
para que se los revise en cuanto a su autenticidad y que luego
de la revisión, nos sea comunicado sus resultados y acreditados
los valores que correspondan a especies auténticas.
Remítalos al Banco Central y obtenga acuse de recibo en la
157
copia del Oficio respectivo y archívelo en un file o carpeta
denominada “Formularios CAJ-023 Formularios de Especies
Falsificadas Retenidas entregas al BCE: Año....”.
Cree un recordatorio de 12 días hábiles para en caso de no
recibir respuesta del Banco Central, reclamar máximo al 12vo.
Día, el resultado de la revisión respectiva.
De recibir respuesta, asegúrese de que está llegue al Supervisor
o Jefe de Cajas de la oficina que retuvo originalmente la especie
monetaria falsa.
Si existiere casos de especies que resultaren auténticas,
asegúrese de recibir la Nota de Crédito del Banco Central y
contabilizar la misma (Débito 1102....) acreditando a las cuentas
de los clientes afectados. Asegúrese de avisar al Supervisor o
Jefe de Cajas remitente, para que se contacte o avise al cliente.
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158
4.2.3.4.5. Procedimientos de Recibidor pagador
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RECIBIDOR O PAGADOR
FUNCIÓN BÁSICA
Atender los requerimientos de entrega-recepción de valores de
los diferentes departamentos de la oficina, así como cualquier
transacción con caja que se procese por ventanilla de acuerdo a
las políticas y procedimientos aprobados por la Presidencia
Ejecutiva, la Gerencia General.
RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS
•Cumplir a cabalidad con lo establecido en todos los Manuales,
Instructivos e Instrucciones dictadas, sobre el cumplimiento de
sus labores.
•Prestar especial atención, y dar estricto cumplimiento a los
programas establecidos por CACPE, para el Control y
Prevención de Lavado de Dinero.
•Recibir depósitos por apertura de ahorros.
•Recibir depósitos tanto en cuentas de ahorros, así como entrega
de efectivo, retiros de ahorros,
•Solicitar al Supervisor efectúe requerimiento de efectivo para el
pago o retiro de cuentas de clientes.
159
•Realizar la entrega de excedentes de efectivo de su caja.
•Procesar la recaudación de los Servicios de las diversas
Instituciones tanto del sector público, como del sector privado,
con las cuales CACPE, mantiene convenios.
•Efectuar los respectivos fajos de dinero.
•Entregar a la bóveda el saldo de efectivo de su caja.
•Receptar y/o entregar valores por emisión y/o cancelación de
certificados de inversión y negociaciones de mesa de dinero.
•Realizar el pago y/o recepción de comprobantes contables,
pago de vales internos y otros.
•Realizar la entrega / recepción de valores por giros enviados y/o
recibidos respectivamente.
•Recepción / entrega de moneda extranjera y/o moneda en curso
en operaciones de cambios o mesa de dinero.
•Realizar la cuadratura de su caja tanto en moneda en curso,
como moneda extranjera.
•Recepción y proceso de solicitudes de certificación de cheques.
•Recepción de depósitos, pago de cheques, retiros, con
autorización del Supervisor de Caja.
•Demás funciones asignadas por los niveles superiores.
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RECIBIDOR O PAGADOR
RECEPCIÓN DE DEPÓSITOS EN EFECTIVO AHORROS
Reciba del cliente la papeleta de depósito para cuentas de
ahorros, junto con el efectivo y la libreta de ahorros. En caso de
efectuarse depósito sin libreta utilice el Form. AHO 015 para que
sea entregado al cliente.
En presencia del cliente, proceda a contar el efectivo recibido, y
cerciórese de que no existan billetes de dudosa autenticidad. En
caso de existir, aplique el procedimiento interno de retención y
posterior verificación.
Revise que la papeleta de depósito esté correctamente llenada,
confrontando en primer lugar el efectivo recibido con lo indicado
en la parte correspondiente de la papeleta (efectivo – total), así
como en la parte posterior de la misma en el espacio
correspondiente. De existir algún error devuelva al cliente junto
con el efectivo para que realice los correctivos del caso.
Así mismo deberá revisar que la fecha indicada en la papeleta de
Recibe papeleta
En presencia del
cliente cuente el
dinero
Revise que
la papeleta
este bien
llena
Revisar fecha
actual al depósito
Anule los
casilleros basios
Ingrese en la
terminal financiera
Selle la papeleta
original
Entregue la
libreta de
ahorro al
cliente
161
depósito, corresponda al día en que se efectúa esta transacción.
Verifique que en la papeleta de depósito no exista ningún tipo de
alteraciones, enmendaduras, borrones o tachones.
El efectivo objeto del depósito, guarde en su gabinete, y por
ningún concepto mantenga dinero sobre su counter.
En la papeleta de depósito anule los casilleros no utilizados, y
haga un círculo alrededor de la cantidad total recibida.
Ingrese en la terminal financiera mediante las opciones
respectivas para depósitos sin libreta, certifique en el espacio
asignado en la papeleta de depósito de cuenta de ahorros.
Selle la papeleta original de depósito y en el Form. AHO 015 (en
el caso de ser depósito sin libreta) y valide la transacción por la
impresora del sistema, tanto en la papeleta como en la libreta de
ahorros.
Entregue la libreta de ahorros al cliente o el comprobante AHO
015.
Archive temporalmente la papeleta de depósito, para su posterior
envío al departamento de Cuentas Corrientes (maquina
distribuidora 7750), en tanto que el efectivo remitirá a la bóveda
general al final del día.
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162
4.2.3.4.6. Procedimiento de Retiro de ahorros
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RETIRO DE AHORROS
Reciba del cliente la papeleta de retiro, la libreta de ahorros y
la cédula de identidad, en la misma que deberá verificar que el
rostro de la persona que está efectuando el cobro
corresponda al que consta en el documento de identidad.
Cuando es otra persona la que realiza el retiro, solicite la
papeleta de autorización de retiro y las cédulas de identidad
de las dos personas (titular de la cuenta, y persona autorizada
a realizar el retiro), y proceda de la misma manera que en el
punto anterior.
Proceda a verificar que el valor en letras coincida con el valor
en números, que la fecha indicada en la papeleta sea la del
día en que se realiza la transacción.
Verifique que la(s) firma(s) consignada(s) en la papeleta de
retiro coincida con la estampada en la libreta de ahorros,
las(s) cédula(s) de identidad y el registro electrónico de las
firmas; de no estar correcta informe al cliente del particular y
devuelva la papeleta de ahorros y la libreta, caso contrario
prosiga.
RECIBE papeleta
de retiro
Si es otra
persona solicite
permiso, cedula
Verifique el valor
en letras
Verifique
firmas
Si existe dudas
Llamar al
cliente
Si persiste
duda huella
digital
Si todo esta
correcto
Estampe los sellos
Cuente dinero
Archive
temporalmente
Entregue el
efectivo
163
De existir “dudas” sobre la legitimidad de la papeleta de retiro
o firmas y/o la autenticidad de la persona que está efectuando
el cobro conjuntamente con el Supervisor proceda a verificar
que el dígito verificador de la cédula coincida, mediante la
utilización de la fórmula indicada a través de memorándum
GNO-94-153. Además de que se deberá solicitar a la persona
que realiza el retiro otro tipo de documento personal.
Cuando la duda se presente, sobre la persona autorizada a
realizar el retiro, proceda a localizar telefónicamente al titular
de la cuenta de ahorros, y verificar dicha autorización.
De no ser satisfactoria o posible el cumplimiento de una o más
de las acciones precedentes, como última acción de seguridad
y con la mayor cortesía y explicación de los propósitos del
procedimiento, deberá solicitar a la persona o cliente que está
efectuando el retiro asentar su huella digital (del pulgar
derecho) en el dorso de la papeleta de retiro. Para este
efecto deberá facilitarse la almohadilla y pedirle que lo asiente
(en la papeleta) con poca presión a fin de posibilitar distinguir
los rasgos y direcciones de la huella.
Tratándose de retiros de cuentas de ahorros a "nombre de un
menor de edad", deberá tener presente que si el que presenta
la libreta es un menor de edad, este deberá ser el titular de la
cuenta, y que, por lo tanto la papeleta de retiro deberá
contener la "autorización de su representante legal". Para
164
estos casos deberá exigir la presentación de la cédula de
Identidad del "representante legal" del titular de la cuenta y la
cédula de Identidad del menor de edad.
Si todo está correcto, estampe el sello de identificación de
cajero en la papeleta de retiro y proceda a validar la
transacción por la impresora del sistema
Cuente el dinero (por lo menos 2 veces), anote su desglose
del pago, al reverso de la papeleta de retiro, y entréguelo
conjuntamente con la libreta de ahorros, al beneficiario.
Archive temporalmente la papeleta de retiro hasta el final del
día, para su posterior envío al departamento de Cuentas
Corrientes (máquina centralizadora 7750).
Entregue el efectivo al cliente y solicite que recuente y
verifique el dinero requerido a un lado de la ventanilla de
atención al público. Informe al cliente que una vez salido del
Banco cualquier novedad que presente el dinero será de su
única y exclusiva responsabilidad. Mantenga contacto visual
durante el recuento y atienda las novedades que le indiquen
durante la atención a los clientes.
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165
4.2.3.4.7. Procedimiento de Otorgamiento de crédito
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PROCESO DE CRÉDITO
NECESIDAD DEL
CLIENTE
CLIENTE SE ENTREVISTA
CON EL OFICIAL DE
CRÉDITO
OFICIAL ASESORA Y
ENTREGA SOLICITUD DE
CREDITO
CLIENTE LLENA SOLICITUD
Y ADJUNTA REQUISITOS
ENTREGA DE
DOCUMENTOS
OFICIAL ASESORA Y
VERIFICA AL CLIENTE
OFICIAL REVISA LOS DATOS
EN LA CENTRAL DE RIEGOS
CENTRAL DE
RIESGO
OFICIAL DEVUELVE
DOCUMENTOS AL
SOCIO
OFICIAL RECEPTA
Y VERIFICA LA
DOCUEMNTACIÓN
EN EL CASO DE
OBSERVACIONES NEGATIVA
FIN DEL
PROCESO
LLAMA AL CLIENTE
PARA QUE REGULE
LAS
OBSERVACIONES
CLIENTEOFICIAL DE CREDITO CENTRAL DE RIESGOS
NO DE ACUERDO
SI DE
ACUERDO
FIN
SI
NO
OFICIAL ELABORA
INFORME Y ENVÍA
AL COMITÉ O
GERENTE
COMITÉ O GERENTE
ANALIZA LA SOLICITUD PARA
SU APROBACIÓN
OFICIAL INFORMA AL
CLIENTE LOS
MOTIVOS DE LA
NEGACIÓN
CONTADOR ASESOR LEGAL
IMPRIME PAGARE O
CONTRATO POR EL
ARTICULO DEPENDIENDO
DE LA OPERACION
ENTREGA DEL
ARTICULO POR EL
VALOR DEL
CREDITO
CLIENTE
FIRMA HOJA
DEL
CONSEP
FIN
CONTADOR
NO SI
FIN
PROCESO PARA
DAR CRÉDITO A
LOS SOCIOS
CACPE
El manejo de la
información que
sustenta un
crédito
recomienda que
desde el inicio se
deba solicitar la
información con
buen criterio para
ganar agilidad y
especialmente
obtener la mejor
información para
posteriormente
evaluar los
RIESGOS
CREDITICIOS.
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PROCESO DE CRÉDITO
Si el crédito es de 0 a
10000 dólares
Si es sobre firmas,
se revisa que toda
la documentación
este en regla
Se hace firmar el
pagare en
presencia del
oficial
Se realiza el
desembolso del
credito
Fin del proceso
junto a la parte 1
Se entrega el
articulo solicitado
por el valor del
credito
Si es hipotecario o
prendario se envía
al departamento
legal
El dep. legal
elabora el contrato
de hipoteca o
prenda
Cliente lleva
documentos a
notaria y juzgados
Cliente lleva al
registro de la
propiedad
mercantil
Dep. legal remite
al dep. de crédito
el respectivo
tramite
PROCEDIMIENTO FINAL EN
CASO DE 2 SITUACIONES
Como el crédito es
sinónimo de confianza,
pues indudablemente trae
consigo y de la mano al
“Riesgo”, es ahí cuando
entra en acción la
Cobranza. Existen muchas
definiciones de varios
autores, a continuación se
presenta una que resume
muchos criterios:
La cobranza es la
recepción de fondos o
valores a la prestación de
bienes, servicios o efectos
que la representen para su
pago de cualquier
obligación, factura o
documento válido, como
también promesa de pago,
para su efectivización en el
lugar o entidad que son
pagaderos.
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PROCESO DE CRÉDITO
CACPE realizará actividades de inspección, supervisión técnica y otros
controles adicionales necesarios a las operaciones de crédito, con el propósito
de evaluar el desarrollo del proyecto y el cumplimiento de las condiciones
establecidas en la Resolución o Acuerdo de Aprobación con la frecuencia
establecida por el área de Supervisión.
A. CAMBIOS EN CONDICIONES DE LAS OPERACIONES
1. Una operación concedida y reportada en central de riesgos, no
puede cambiar las condiciones de la operación reportada en las
Estructuras de la Superintendencia de Bancos y Seguros, la única
vía es cambiar la operación en el sistema al estado de “Cancelada” y
generar una operación nueva.
B. OPERACIONES DE PLAZO VENCIDO
1. CACPE podrá dar de plazo vencido una operación de crédito en los casos
que se enuncian a continuación:
a. Por incumplimiento en el pago de obligaciones, conforme a los plazos
establecidos en los procedimientos internos de CACPE
b. Por no presentar los respectivos justificativos
c. Por incumplir negligentemente las disposiciones establecidas en la
resolución de aprobación,
d. Por no dar la cuota proporcional de la parte no utilizada del monto del
168
crédito otorgado, en un plazo máximo de 15 días, a partir de la fecha en
que se inicia el incumplimiento.
e. Cuando en la supervisión y posterior requerimiento, el cliente no presente
las pólizas de seguro y correspondiente endoso a favor de CACPE,
avalúos, estados financieros actualizados y cumplimiento de las
condiciones contempladas en el reglamento interno.
f. Cuando los requerimientos u obligaciones ambientales no hayan sido
cumplidas de acuerdo a los requerimientos de CACPE
g. Cuando el cliente se encuentre en inactividad por deficiencias operativas
y/o administrativas, sea ésta permanente o temporal que afecte la
estabilidad del negocio, determinada por el área de Supervisión.
h. Por liquidación de la empresa, quiebra, insolvencia, concurso preventivo o
declararse concurso de acreedores contra el cliente, según sea el caso.
i. Por deterioro accidental, parcial o total de los bienes financiados, siempre
y cuando no existan las coberturas de seguro apropiadas, excepto cuando
se trate de un caso fortuito o de fuerza mayor.
j. Cuando durante la vigencia de la operación, el cliente venda, dé en
arriendo o comodato o transfiera el dominio, a cualquier título, los bienes
financiados, sin previa autorización escrita de CACPE
k. Cuando exista disposición parcial o total de las garantías, sin previa
autorización escrita de CACPE.
l. Cuando el cliente impida la realización de controles o inspecciones de
verificación del debido uso de los ARTICULOS (recursos del préstamo o
propios), o no presente los comprobantes, facturas canceladas y demás
documentos que le fueren requeridos por CACPE.
169
m. Cuando el cliente haya suministrado datos falsos para la obtención del
ARTICULO.
n. Cuando, durante la vigencia del crédito, el cliente haya sido registrado en
la Base del CONSEP.
o. Cuando no se informe a CACPE respecto a cambios de accionistas; o
cuando los accionistas nuevos no tengan un perfil financiero adecuado.
2. Cuando por estas razones se declare de plazo vencido la operación de
crédito, la tasa de sanción por desvío de fondos a ser cobrada será
equivalente a la tasa de mora calculada desde la fecha y por el monto a
ser determinado por el área de Supervisión, de acuerdo al análisis
realizado. La tasa de mora será la que resulte de aplicar un recargo de
hasta el 10% (0,1 veces) a la tasa que se halle vigente para la obligación
de que se trate, a la fecha de declaración de plazo vencido de la misma.
C. DOCUMENTACIÓN DEL CLIENTE. CACPE, mantendrá los
expedientes individuales de cada uno de los clientes, con la
documentación e información determinada en la Resolución
pertinente expedida por la NEGOCIACIÓN del artículo a crédito y
demás documentos solicitados exigidos por la misma.
D. ATENCIÓN A ANALISTAS DE CRÉDITOS. Los Oficiales de Enlace
y los Oficiales de Información de CACPE, recibirán las solicitudes y
documentos habilitantes para el pre-calificación de las operaciones
de crédito directo, de los clientes.
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PROCESO DE CRÉDITO
CACPE realizará actividades de inspección, supervisión técnica y otros
controles adicionales necesarios a las operaciones de crédito, con el propósito
de evaluar el desarrollo del proyecto y el cumplimiento de las condiciones
establecidas en la Resolución o Acuerdo de Aprobación con la frecuencia
establecida por el área de Supervisión.
E. CAMBIOS EN CONDICIONES DE LAS OPERACIONES
Una operación concedida y reportada en central de riesgos, no puede cambiar
las condiciones de la operación reportada en las Estructuras de la
Superintendencia de Bancos y Seguros, la única vía es cambiar la operación en
el sistema al estado de “Cancelada” y generar una operación nueva.
F. OPERACIONES DE PLAZO VENCIDO
CACPE podrá dar de plazo vencido una operación de crédito en los casos que
se enuncian a continuación:
a. Por incumplimiento en el pago de obligaciones, conforme a los plazos
establecidos en los procedimientos internos de CACPE
b. Por no presentar los respectivos justificativos
c. Por incumplir negligentemente las disposiciones establecidas en la
resolución de aprobación,
171
d. Por no dar la cuota proporcional de la parte no utilizada del monto del
crédito otorgado, en un plazo máximo de 15 días, a partir de la fecha en que
se inicia el incumplimiento.
e. Cuando en la supervisión y posterior requerimiento, el cliente no presente
las pólizas de seguro y correspondiente endoso a favor de CACPE, avalúos,
estados financieros actualizados y cumplimiento de las condiciones
contempladas en el reglamento interno.
f. Cuando los requerimientos u obligaciones ambientales no hayan sido
cumplidas de acuerdo a los requerimientos de CACPE
g. Cuando el cliente se encuentre en inactividad por deficiencias operativas y/o
administrativas, sea ésta permanente o temporal que afecte la estabilidad
del negocio, determinada por el área de Supervisión.
h. Por liquidación de la empresa, quiebra, insolvencia, concurso preventivo o
declararse concurso de acreedores contra el cliente, según sea el caso.
i. Por deterioro accidental, parcial o total de los bienes financiados, siempre y
cuando no existan las coberturas de seguro apropiadas, excepto cuando se
trate de un caso fortuito o de fuerza mayor.
j. Cuando durante la vigencia de la operación, el cliente venda, dé en arriendo
o comodato o transfiera el dominio, a cualquier título, los bienes financiados,
sin previa autorización escrita de CACPE
k. Cuando exista disposición parcial o total de las garantías, sin previa
autorización escrita de CACPE.
l. Cuando el cliente impida la realización de controles o inspecciones de
verificación del debido uso de los ARTICULOS (recursos del préstamo o
propios), o no presente los comprobantes, facturas canceladas y demás
172
documentos que le fueren requeridos por CACPE y a satisfacción de la
misma.
m. Cuando, durante la vigencia del crédito, el cliente haya sido registrado en la
Base del CONSEP.
n. Cuando no se informe a CACPE respecto a cambios de accionistas; o
cuando los accionistas nuevos no tengan un perfil financiero adecuado.
3. Cuando por estas razones se declare de plazo vencido la operación de
crédito, la tasa de sanción por desvío de fondos a ser cobrada será
equivalente a la tasa de mora calculada desde la fecha y por el monto a
ser determinado por el área de Supervisión, de acuerdo al análisis
realizado. La tasa de mora será la que resulte de aplicar un recargo de
hasta el 10% (0,1 veces) a la tasa que se halle vigente para la obligación
de que se trate, a la fecha de declaración de plazo vencido de la misma.
Para este fin será necesaria la presentación de un informe de la gerencia,
con las respectivas recomendaciones.
G. DOCUMENTACIÓN DEL CLIENTE. CACPE mantendrá los
expedientes individuales de cada uno de los clientes, con la
documentación e información determinada en la Resolución pertinente
expedida por la NEGOCIACIÓN del artículo a crédito y demás
documentos solicitados exigidos por la misma.
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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ACCIONES PREVENTIVAS Y PROCESO DE RECUPERACIÓN DE
CARTERA
Acciones Preventivas:
Las acciones para recuperación preventiva incluyen
llamadas telefónicas o visitas al cliente en su lugar de
trabajo o domicilio, con la finalidad de conocer la
perspectiva de pago del cliente, pudiendo encontrar los
siguientes casos:
Clientes que descuidan la fecha de vencimiento
Clientes que temporalmente se atrasan pero
generalmente realizan el pago
Clientes que temporalmente se atrasan por las
condiciones geográficas
Clientes que siempre se atrasan
Clientes que involuntariamente se atrasan por la
situación económica de las empresas o el lugar
donde desempeñan su trabajo
Clientes que deliberadamente incumplen con el
pago
Clientes que no pagan porque su situación
COBRANZA OPERATIVA
Antes de su vencimiento y
hasta 10 días después
COBRANZA
ADMINISTRATIVA
Desde 10 a 30 días
COBRANZA PREJUDICIAL
De 30 a 60 días
COBRANZA JUDICIAL
Más de 75 días
174
económica no lo permite
Que han sufrido deterioro o perdida en sus
negocios
Cada uno de estos casos son analizados en forma
independiente, con la finalidad de tomar una decisión
definitiva de cobro.
PROCESO DE RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS EN
MORA:
Los oficiales de crédito, son responsables de las
actividades de recuperación de cartera en mora, con
acciones extrajudiciales:
Cobranza administrativa: son las actividades realizadas
por los oficiales de crédito para recaudar el pago
pendiente, son tareas administrativas como llamadas
telefónicas, envío de notificaciones de mora.
Cobranza operativa: para evitar que la operación vencida
acumule más días de vencido y se perjudique a la
cooperativa con generación de provisiones, el oficial de
crédito y los jefes de agencia, harán las siguientes
acciones: visita al cliente, entrega de notificaciones,
175
llamadas al garante de la operación y visita múltiple de las
dos personas a cliente y garante.
Cobranza prejudicial: se realizan acciones de
recuperación con participación del abogado de la
cooperativa, con la documentación de soporte y un
informe del seguimiento realizado al cliente moroso. El
abogado tendrá un plazo máximo de 30 días, a partir de la
entrega de toda la documentación, para la ejecución de
esta etapa de cobro.
Cobranza judicial: Una vez agotadas las etapas anteriores
y expirando el plazo no mayor a 30 días, otorgado en la
etapa de cobro extrajudicial, se realiza la demanda a
través del abogado.
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PROCEDIMIENTOS
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CARTERA VENCIDA
CARTERA
VENCIDA
CONTADOR SECRETARIA CLIENTE RECAUDADOR
HACER
LLAMADAS
TELEFONICAS
REGISTRAR
LAS LLAMADA
TELEFÓNICAS
CONFIRMACIÓN
CONFIRMACIÓN
DEL PAGO
CANCELACIÓN
CUOTA O DEUDA
COMPROBANTE
DE PAGO
FIN
NOTIFICACI
ÓN ESCRITA
VISITA
DOMICILIARIA
PROCEDIMIEN
TO LEGAL
SI
NO
NO SI
SI
SINO
1.- A parte del sistema informático que
utiliza, donde se almacena la
información de todos los clientes en
general. Se debe abrir un archivo
donde se detalle la información de cada
CUENTA POR COBRAR que mantiene
2.- Revisar mensualmente los archivos
donde se detalla la información de las
cuentas antes mencionada, las fechas
de vencimiento de dichas cuentas y su
evolución
3.- Realizar las gestiones necesarias
para su recuperación
4.- Pasar el respectivo anexo para
conocimiento, análisis y sugerencias
por parte del Comité de Calificación de
Activos en Riesgo, quienes opinan
sobre si las provisiones constituidas
antes las Cuentas por Cobrar son
suficientes o si es necesario
incrementarlos.
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GESTIÓN DE COBRANZA EXTRAJUDICIAL
INICIO
SELECCIÓN EN EL
SISTEMA LOS CLIENTES
QUE REGISTREN MORA
AL MENOS 1 CUOTA
GENERAR
FICHAS DE
NOTIFICAC
IÓN
IMPRIMIR EL
LISTADO DE
SOCIOS A SER
NOTIFICADOS
REGISTRAR
CUALQUIER
OBSERVACI
ÓN QUE
AMERITE EN
EL LISTADO
OFICIAL DE
CREDITOCLIENTE
RECIBE VISITA DEL
OFICIAL DE CRÉDITO Y
RECAUDADOR Y ES
NOTIFICADO
FIRMA COMO
CONSTANCIA DE
RECIBIR
NOTIFICACÓN
RECIBE LISTADO
DE
NOTIFICACIONE
S ENTREGADAS
ARCHIVA
LISTADO
FIN
GERENTE-
CONTADOR
DESCRIPCIÓN DEL
PROCESO.
1. Oficial de crédito selecciona
en el sistema los clientes que
registren una cuota impaga al
día inmediato anterior.
2. Oficial de crédito imprime
del sistema las fichas de
notificación de cliente impagos
en base a la selección
realizada anteriormente.
3. Oficial de crédito imprime el
listado de cliente ser
Notificados.
4. Oficial de crédito realiza la
visita física al cliente y se le
entrega la notificación.
5. cliente registra en el listado
impreso anteriormente su
firma como constancia de
haber recibido la notificación
así como cualquier
observación si así amerita.
6. Oficial de crédito entrega el
listado de clientes notificados
al jefe de crédito para su
conocimiento.
7. Jefe de crédito archiva el
listado.
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PROCEDIMIENTOS
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GESTIÓN DE COBRANZA PREJUDICIAL Y JUDICIAL
Descripción del proceso.
1. El jefe de crédito analiza las operaciones que registran mora superior a lo
establecido en la política de crédito para gestión extrajudicial que deben pasar a
cobranza prejudicial.
2. El asesor Jurídico recibe esa información y elabora las notificaciones
prejudiciales de los socios con operaciones vencidas.
3. El Asesor jurídico entrega a los oficiales de crédito las notificaciones de los
CLIENTES en mora prejudicial a ser notificados.
4. El asesor jurídico realiza la verificación de la cancelación de operaciones con
estado prejudicial, si estos han realizado el pago, no se realiza más actividades,
si eso no sucede, solicita al jefe de crédito que entregue los pagarés físicos
para iniciar el proceso de cobranza prejudicial.
5. El jefe de crédito envía los pagarés del Asesor Jurídico, este ultimo los revisa
en cantidad y que los mismos no hayan perdido las características que el titulo
ejecutivo debe poseer para mantener su validez, si existe pagares no acordes,
procede a devolverlos, caso contrario continúa con el proceso.
6. El asesor jurídico elabora la demanda de acuerdo al contenido del pagare y
entrega en el juzgado para que el juez califique la demanda.
7. El juez revisa la demanda presentada y si está de acuerdo la aprueba, caso
contrario, solicita que se complete o aclare.
179
8. Una vez que el juez aprueba la demanda, ordena que el deudor y/o los
garantes paguen los valores correspondientes.
9. El asesor jurídico coordina con el citador para que este último notifique al o
los demandados y lo cite en una fecha y a una hora.
10. Si el citador no ubica al o los demandados, informa al Asesor Jurídico para
que se realice la notificación a través de la prensa.
11. Si después de la citación por la prensa, el deudor y/o los garantes no
comparecen, el asesor jurídico solicita sentencia al juez.
12. Si el deudor y/o los garantes acuden a la citación, acepta la deuda, se
espera el pago y se archiva el proceso.
13. Una vez que ya no existan observaciones y la deuda ha sido, acepta el
asesor jurídico solicita el pago o los bienes que posea el deudor y/o los
garantes para embargo.
14. Si el deudor y/o los garantes declaran no tener dinero para pago y tampoco
poseer bienes para embargo, el asesor jurídico, investiga en el registro
mercantil y en el de la propiedad sobre posibles bienes que el deudor posea.
15. Si el asesor jurídico confirma la existencia de bienes para posibilitar
embargo, solicita al juez que nombre un alguacil y depositario judicial, caso
contrario solicita al juez declara insolvencia del deudor y/o los garantes.
16. Si existen bienes del deudor y/o los garantes, el juez nombra alguacil y
depositario judicial y toman la custodia de los bienes embargados.
17. El asesor jurídico solicita al juez la inscripción del embargo en el registro de
la propiedad o mercantil según corresponda.
18. El juez nombra un perito evaluador para determinar el valor monetario del
bien embargado.
180
19. El perito evaluador emite el informe con el avalúo del bien.
20. El asesor jurídico solicita al juez el remate del bien.
21. El juez autoriza el remate del bien
22. Se efectúa el remate del bien
23. Una vez que es rematado se cancela la deuda se finaliza el proceso.
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GESTIÓN DE COBRANZA PREJUDICIAL Y JUDICIAL
GERENTE ASESOR JURIDICOOFICIAL DE
CREDITOJUEZ
INICIO
ESTABLECE
OPERACIONES
QUE DEBEN
PASAR A
COBRANZAS
PREJUDICIAL
RECIBE INFORMACIÓN
Y ELABORA
NOTIFICACIONES
PREJUDICIALES
VERIFICA SI HAN
EFECTUADO LOS PAGOS
DE OPERACIONES CON
ESTADO PREJUDICIAL
HAN REGISTRADO
LOS PAGOS
SOLICITA AL GERENTE
ENTREGUE EL PAGARE
PARA INICIAR LA
COBRANZA JUDICIAL
REVISA QUE EL
PAGARE NO
ESTE
INVALIDADO
ELABORA LA
DEMANDA
JUDICIAL Y
ENVÍA AL JUEZ
COORDINA CON EL
CITADOR LA NOTIFICACIÓN
DEL DEMANDADO
CITA AL
DEMANDADO
POR LA PRENSA
SOLICITA
SENTENCIA AL
JUEZ Y ELITE
LIQUIDACIÓN
RECIBE INFORMACIÓN
Y ENTREGA
NOTIFICACIONES A
CLIENTES
FIN
CERTIFICA
DEMANDA
ORDENA PAGOS
DE VALORES
ADEUDADOS
FIN
ENVÍA PAGARE
PARA INICIAR
COBRANZA
JUDICIAL
ORDENA EL
PAGO
CLIENTE
REALIZA EL
PAGO
FIN
SI
NO
SI
NO
NO
SI
SI
NO
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
182
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GESTIÓN DE COBRANZA PREJUDICIAL Y JUDICIAL- ABOGADO
ASESOR JURIDICO JUEZ PERITO
SOLICITA EL
PAGO CON
BIENES DEL
DEUDOR
INVESTIGA EN EL
REGISTRO
MERCANTIL Y DE
PROPIEDAD LA
EXISTENCIA DE LOS
MISMOS
EXISTEN
SOLICITA NOMBRAR
ALGUACIL Y
DEPOSITARIO
JUDICIAL
JUEZ NOMBRA
ALGUACIL Y
DEPOSIATRIO Y
EMBARGEN BIENE
SOLICITA INSCRIPCIÓN
DE EMBARGO EN EL
REGISTRO
CORRESPONDIENTE
SOLICITA AL
JUEZ EL
REMATE DEL
BIEN
NOMBRA
PERITOEVALUADOR
PARA DETERMINAR EL
VALOR DEL BIEN
AUTORIZA EL
REMATE
EFECTUA EL
REMATE
EMITE EL
INFORME CON
EL AVALÚO DEL
BIEN
FIN
ESPERA EL
PAGO DEL
CREDITO
CONSTATA EL
PAGO DEL
CREDITO
ARCHIVA
PROCESO
FIN
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
183
4.2.3.5. Información y comunicación
Se pretende identificar, recopilar y comunicar la información pertinente en forma
clara y precisa que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades.
Buscando que se mejore la calidad de la información basándose para el efecto en
el diseño de documentos significados para un manejo eficiente de los inventarios.
4.2.3.5.1. Información
La información se divulgará a todos los niveles de la empresa para identificar,
evaluar y responder a los riesgos para el alcanzar los objetivos propuestos. La
información sobre las políticas, procedimientos y logística para la identificación,
prevención y tratamiento de los riesgos, debe fluir desde la Gerencia General en
forma de cascada hasta el personal operativo y técnico.
De tal forma que estos sean capaces de comunicar oportunamente cualquier falta
en el control interno a sus niveles superiores, clasificándola de acuerdo con tipo
de falta, ya sea documental, tecnológica, de campo y de cumplimiento.
Integración con las operaciones.
Todos los procesos tienen que llegar al departamento de contabilidad con una
información veraz debidamente respaldada y siguiendo los procesos establecidos
para cada departamento involucrados con inventario.
184
Tecnologías coexistentes.
Los sistemas informáticos deben llevar la información deben, ser alimentados por
las personas indicadas y autorizadas cumpliendo con los deberes y asignaciones
ahí establecidas para evitar duplicidad de informaciones.
Calidad de información.
Contiene para la función que se presente debe cumplir con las siguientes
características:
a) Contenido apropiado.
¿Se necesita la información contenida en él?
c) Información oportuna.
¿Está disponible cuando es requerida?
d) Información actual.
¿Está disponible la más reciente?
e) Información exacta.
¿Los datos son correctos?
185
f) Información accesible.
¿Pueden obtenerse fácilmente por las partes apropiadas?
4.2.3.5.2. Comunicación
La comunicación es muy importante en cualquier empresa, pues de ella depende
en gran medida el buen funcionamiento de todos los procesos, asumiendo que la
comunicación permite que los empleados rindan de una mejor manera.
Interna.
Los empleados deben recibir el mensaje claro desde la alta dirección, es por ello
que la claridad y la eficacia de la comunicación del mensaje son importantes.
Externa.
Las comunicaciones recibidas de los clientes y proveedores muchas veces
brindan información importante, está comunicación externa puede aportar un gran
valor a la institución, servirá para mejorar la calidad del servicio en la concesión
de los créditos a los clientes de la cooperativa.
4.2.3.5.3. Instrucciones especiales para la concesión de créditos
Las instrucciones para la concesión de créditos se visualizan en el siguiente
manual.
186
Cuadro 11. Manual de proceso crediticio
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA.LTDA.
MANUAL DE DEL PROCESO CREDITICIO
PROCESO DE CRÉDITO
1. SUJETOS DE CRÉDITO
a. Personas naturales b. Personas jurídicas
2. SEGMENTOS DE CRÉDITO
SEGMENTO DE CRÉDITO
MONTO POR OPERACIÓN Y SALDO ADEUDADO (USD)
Desde Hasta
Microcrédito --- 999
Crédito Medio 1000 2500
Crédito alto DISTRIBUIDOR
2501 5000
Crédito Riesgo Corporativo
5001 10000
3. RIESGOS DE CRÉDITO
CÓDIGO NOMBRE SEGMENTO DE CRÉDITO
MR-MC Metodología de Riesgo de Microcrédito
Microcrédito
MR- CM Metodología de Riesgo CRÉDITO MEDIO
Microcrédito
MR-D Metodología de Riesgo DISTRIBUIDOR
PYMES, Empresarial y Corporativo
INSTRUCCIONES ESPECIALES a. Se faculta a la administración a suspender operaciones si el nivel de morosidad real de
las operaciones de microcrédito de CACPE supera el nivel de riesgo máximo de 5%, y de la decisión que adopte, informará al GERENTE.
b. Se faculta a la Gerencia General a aprobar créditos mayores de $500 previo informe y evaluación de perfiles integrales de clientes y garantes, y por tanto, se verificara operaciones exclusivamente por Central de Riesgos.
4. TASAS DE INTERÉS
Se faculta al Gerente General de CACPE, para que apruebe mensualmente las tasas de interés para las distintas facilidades de crédito, aplicando los parámetros de costo financiero, margen y primas por plazo y de riesgos, establecidos en el Módulo 3: Norma operativa de crédito, capítulo I: ”Condiciones comunes aplicables a las facilidades de crédito”
5.
TASAS DE INTERÉS - DESTINO DEL CRÉDITO - PLAZO Y CÓDIGO DE TASA
ARTÍCULOS PLAZO
TASA EFECTIVA ANUAL Banco Central del Ecuador
activa morosidad Provisión
VIVIENDA
Hasta 12 MESES
11% 3%
1% MÁXIMO 15 MESES
11% 3%
MICROCRÉDITOS Hasta 12 MESES 11% 3%
CONSUMO Hasta un año,
11% 3% 2% Máximo 15 mese
INSTRUCCIONES ESPECIALES La Gerencia General o su delegado podrán revisar el nivel de tasas de interés en cualquier momento si la situación financiera cambia o las condiciones económicas del país, así lo requieren.
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
187
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA.LTDA.
MANUAL DE DEL PROCESO CREDITICIO
PROCESO DE CRÉDITO
6. SUJETOS DE CRÉDITO
c. Personas naturales d. Personas jurídicas
7. SEGMENTOS DE CRÉDITO
SEGMENTO DE CRÉDITO
MONTO POR OPERACIÓN Y SALDO ADEUDADO (USD)
Desde Hasta
Microcrédito --- 999
Crédito Medio 1000 2500
Crédito alto DISTRIBUIDOR
2501 5000
Crédito Riesgo Corporativo
5001 10000
8. RIESGOS DE CRÉDITO
CÓDIGO NOMBRE SEGMENTO DE CRÉDITO
MR-MC Metodología de Riesgo de Microcrédito
Microcrédito
MR- CM Metodología de Riesgo CRÉDITO MEDIO
Microcrédito
MR-D Metodología de Riesgo DISTRIBUIDOR
PYMES, Empresarial y Corporativo
INSTRUCCIONES ESPECIALES c. Se faculta a la administración a suspender operaciones si el nivel de morosidad real de
las operaciones de microcrédito de CACPE supera el nivel de riesgo máximo de 5%, y de la decisión que adopte, informará al GERENTE.
d. Se faculta a la Gerencia General a aprobar créditos mayores de $500 previo informe y evaluación de perfiles integrales de clientes y garantes, y por tanto, se verificara operaciones exclusivamente por Central de Riesgos.
9. TASAS DE INTERÉS
Se faculta al Gerente General de CACPE, para que apruebe mensualmente las tasas de interés para las distintas facilidades de crédito, aplicando los parámetros de costo financiero, margen y primas por plazo y de riesgos, establecidos en el Módulo 3: Norma operativa de crédito, capítulo I: ”Condiciones comunes aplicables a las facilidades de crédito”
10.
TASAS DE INTERÉS - DESTINO DEL CRÉDITO - PLAZO Y CÓDIGO DE TASA
ARTÍCULOS PLAZO
TASA EFECTIVA ANUAL Banco Central del Ecuador
activa morosidad Provisión
VIVIENDA
Hasta 12 MESES
11% 3%
1% MÁXIMO 15 MESES
11% 3%
MICROCRÉDITOS Hasta 12 MESES 11% 3%
CONSUMO Hasta un año,
11% 3% 2% Máximo 15 mese
INSTRUCCIONES ESPECIALES La Gerencia General o su delegado podrán revisar el nivel de tasas de interés en cualquier momento si la situación financiera cambia o las condiciones económicas del país, así lo requieren.
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
188
4.2.3.5.4. Instrucciones manejo de especies monetarias falsas
Cuadro 12. Formulario especies monetarias falsas
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA.LTDA.
FORMULARIO DE ESPECIES MONETARIAS FALSAS
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
189
PARA USO EXCLUSIVO DEL BANCO:Viene del anverso:
Oficina / Agencia: Código de Oficina:
Dirección Ciudad:
Teléfono:
Nombre de Cajero(a) que detectó y retuvo:
Nombre de Supervisor(a) de la oficina:
Dirección de E-mail Supervisor/Jefe:
SI NO
Ha tenido el cliente alguna información de la fuente del billete? . . . . . . . . . . . . . . .
Hubo alguna actividad sospechosa del cliente? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Es cliente habitual de la institución financiera? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Observaciones:
f) Supervisor / Jefef) Cajero
Cuadro 13. Uso Cooperativa especies monetarias falsas
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA.LTDA.
USO DE LA COOPERATIVA
ELABORADO
J.C.L.
REVISADO APROBADO
Cuadro 14. Formato registro clientes
Fuente: La investigación Elaborado: Juan Carlos Lara
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO DOMINGO CÍA.LTDA.
No. de
Acta:
FECHA:
ASISTENTES:
Asesores de Crédito:
Gerente Crédito:
NO. UBICACIÓN GEOGRAFICA MONTO MONTOS
APROBADOS PLAZO FECHA A ASESOR OBSERVACIONES
Nº APELLIDOS Y
NOMBRES CEDULA CICLO PARROQUIA SECTOR MONTO
ANTERIOR SOLICITADO OP.
NUEVA RENOVAC. DIAS DESEMB.
GERENTE CREDITO
ASESOR 1
ASESOR 2
GERENTE CACPE
191
Cuadro 15. Formato control clientes
Fuente: La investigación Elaborado: Juan Carlos Lara
CRITERIO
NEGOCIO
MONTO
NÚMERO DE CRÉDITO
CL
IEN
TE
1
CL
IEN
TE
2
CL
IEN
TE
3
CU
MP
LIM
IE
NT
O
PUNTAJE ÓPTIMO
DESEADO
EVALUACIÓN DEL EVENTO
INT
ER
PR
ET
AC
IÓN
PESO
CU
MP
LIM
IE
NT
O
PESO REQUISITOS DEL CLIENTE
90% Negocio propio
No estar reportado con mala calificación Central R.
Antigüedad mínima de 12 meses
Funcionamiento mínimo 6 meses en el mismo local
10% De 21 – 64 años de edad
DOCUMENTOS REQUERIDOS
95% Cédula de identidad del solicitante
Fotocopia del recibido de servicio básico del negocio
Fotocopia del recibido de servicio básico – domicilio e imp. Predial
Identificación documentada del negocio
5% Papeleta de votación del solicitante
Cedula de identidad del cónyuge
Papeleta de votación del cónyuge
CONSTANCIA DEL COMITÉ DE CRÉDITO
Se encuentra adjunta el acta individual debidamente firmada.
El acta GLOBAL cuenta con todas las firmas de aprobación.
CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS DOCUMENTADAS
El pagare está acorde al acta de crédito aprobada
Autorización de revisión y publicación de datos -CLIENTE
4.2.3.6. Monitoreo
El plan de monitoreo pretende velar por el cumplimiento de los objetivos
propuestos en el sistema de control interno, revisando y evaluando la labor
desempeñada por cada uno de los actores internos y externos, para el efecto se
plantea los siguientes mecanismos de control:
Asignación de responsabilidades y tareas
Evaluación a través de indicadores del cumplimiento de las disposiciones
Evaluación de los resultados financieros
4.2.3.6.1. Asignación de actividades y responsabilidades
Es menester señalar que la asignación directa de las actividades efectuadas a las
personas que intervienen en el proceso conlleva a poder efectuar los correctivos
necesarios en caso de que no se vaya aplicando de acuerdo con lo planificado.
Cuadro 16. Asignación de actividades
Cargo Actividad /tarea/ paso
Directorio Aprueba la matriz de riesgos que van a ser gestionados por la CACPE.
Presidencia
Gerencia
Auditoria
Identifican, evalúan y priorizan los riesgos que constituirán la matriz de
riesgos institucional y son responsables de ejecutar los diferentes
procedimientos, políticas y normas correspondientes a la gestión del
riesgo en el ámbito de la concesión de créditos.
Gerente Proporciona información pertinente para la actualización de la matriz
de riesgos, responsable de ejecutar los diferentes procedimientos,
políticas y normas correspondientes a la gestión del riesgo.
Fuente: La investigación Elaborado: Juan Carlos Lara
193
4.2.3.6.2. Evaluación a través de indicadores de cumplimiento de las disposiciones.
Cuadro 17. Indicadores de gestión crediticia
INDICADOR
FORMULA
OBJETIVO
Cumplimiento
de políticas
Aplicación de Políticas/ Políticas establecidas
Verificar el grado
cumplimiento de las
mismas
Supervisión de
Cajas
Cierres de caja correctos / Total cierres de
caja
Validar la aplicación de
los instrumentos de
control del efectivo
Observaciones
Observaciones efectuadas / Total datos
presentados
Verificar el grado de
confiabilidad de la
contabilidad
Incremento o
disminución de
montos de
créditos
colocados
Anual
Medir el grado de
aumento o disminución
de los créditos
colocados entre un año
y otro.
Incremento o
disminución
del número de
créditos
colocados
Anual
Medir el grado de
aumento o disminución
del número de créditos
colocados entre dos
periodos.
Porcentaje
créditos
concedidos
sobre
solicitados
Medir el grado de los
créditos concedidos en
relación a los
solicitados, se lo puede
realizar en cualquier
periodo de tiempo.
Índice de
Morosidad
Medir el grado de
aumento o disminución
de la morosidad de la
Cooperativa.
194
Índice de
Morosidad
mayor a 30
días
Medir el grado de
aumento o disminución
de la morosidad de la
Cooperativa mayor a
30 días.
Índice de
Morosidad
mayor a 60
días
Medir el grado de
aumento o disminución
de la morosidad de la
Cooperativa mayor a
60 días.
Índice de
Morosidad
mayor a 90
días
Medir el grado de
aumento o disminución
de la morosidad mayor
a 90 días.
Índice de
Morosidad
mayor a 120
días
Medir el grado de
aumento o disminución
de la morosidad mayor
a 120 días.
Índice de
Morosidad
mayor a 180
días
Medir el grado de
aumento o disminución
de la morosidad mayor
a 180 días.
Índice de
Morosidad
mayor a 360
días
Medir el grado de
aumento o disminución
de la morosidad de la
Cooperativa mayor a
360 días.
Fuente: La investigación
Elaborado: Juan Carlos Lara
195
4.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
Se valida en función de los lectores de tesis que son designados por la Gerencia
de Investigación de la Uniandes.
Miembros de los tribunales de grado designado por la Gerencia de la
Investigación de la Uniandes.
Se validará a través de la carta de aceptación en la cual la COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO DOMINGO CÍA.LTDA., donde se realiza
la tesis se comprometen a revisar y analizar la propuesta incluso a ejecutar la
misma.
196
CONCLUSIONES
Luego de haber concluido con el desarrollo de la presente tesis de grado, se ha
logrado determinar las siguientes conclusiones:
Se pudo cumplir con el objetivo general que era diseñar un Sistema de Control
Interno para la COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE SANTO
DOMINGO CÍA. LTDA., que ayude a mejorar la gestión financiera con el
cumplimiento de los procesos de control interno.
El desarrollo y análisis del segundo capítulo, conocido como marco teórico
sirvió como herramienta para la realización del diseño del Sistema de Control
Interno tomando en cuenta las necesidades de COOPERATIVA DE AHORRO
Y CRÉDITO CACPE SANTO DOMINGO CÍA.: LTDA.
Mediante la aplicación de instrumentos de investigación, se logró conocer la
falta de control y la falta de confiabilidad, eficiencia y eficacia financiera al
momento de entregar información oportuna para la toma de decisiones,
carencia de políticas para el logro de objetivos, desconocimiento de
responsabilidades, entre otros.
Corroborando la existencia del problema así como variable dependiente y la
supuesta solución como variable independiente. Todo esto se dio en el
Capítulo III, en concordancia con el Capítulo I donde se exponen tanto el
197
problema como la posible solución de forma lírica desde la observación directa
del investigador.
La evaluación de los procesos departamentales de la CACPE CÍA. LTDA.
permitió plantear propuestas que son de fácil implementación, para generar
cambios sustanciales en los niveles de control interno como reglamentos y
procesos.
198
RECOMENDACIONES
Elaboradas las conclusiones de la investigación se puede considerar las
siguientes recomendaciones para los involucrados con la presente tesis de grado:
Se recomienda a la COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE
SANTO DOMINGO CÍA. LTDA. en especial al Área Financiera poner en
práctica el Sistema de Control Interno, diseñado en la propuesta, ya que este
ayudará a mejorar la confiabilidad, eficiencia y eficacia de la gestión financiera.
Se recomienda al departamento contable y departamento de créditos de la
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CACPE Cía. Ltda. SANTO
DOMINGO llevar un control más adecuado y oportuno de la información
financiera, realizando siempre supervisiones en el buen manejo de la misma.
Se recomienda al Administrador dar a conocer responsabilidades a cada una
de las personas que laboran en COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
CACPE Cía. Ltda. SANTO DOMINGO indicando cuáles son sus funciones y
que responsabilidad tienen a su cargo.
Se recomienda para la cartera vencida aplicar los métodos de recordatorio,
insistencia, persecución y acciones o medidas enmarcados en la ley socios
impagos de COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO Cía. Ltda. CACPE
SANTO DOMINGO.
199
Se recomienda aplicar Auditoría Interna de forma periódica como estrategia de
control y al departamento de Créditos con el propósito de aplicar procesos
para estudio previo a la otorgación del crédito y durante la cancelación como
mecanismo de seguimiento o evaluación de la cartera de COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO CACPE Cía. Ltda. SANTO DOMINGO a fin de evitar
una elevada cartera vencida y poder tomar medidas correctivas a tiempo.
200
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SCOUT Besley FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
capítulo 9
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MANUALES DE INVESTIGACIÓN UNIANDES 2008/2011.
XIX
ANEXOS
XX
ANEXO 1
APROBACIÓN DEL PERFIL DE TESIS
XXI
XXII
ANEXO 2
CARTA DE SOLICITUD A LA EMPRESA
XXIII
XXIV
ANEXO 3
CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA EMPRESA
XXV