TERRITORIAL CALDAS
ProyeccioacutenInstitucional
Reciba un cordial saludo y bienvenida a este evento de Capacitacioacuten
MISIOacuteN
bull Formar ciudadanos y ciudadanas en losconocimientos valores y competencias del saberadministrativo puacuteblico para el desarrollo de lasociedad el Estado y el fortalecimiento de lacapacidad de gestioacuten de las entidades yorganizaciones prestadoras de servicio puacuteblicoen los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollohumano la investigacioacuten y asistencia teacutecnica enel aacutembito territorial nacional y global
bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
VISIOacuteN
Docente capacitador
NELSON ALEJANDRO MORALES
SEMINARIO DE GESTIOacuteN
DOCUMENTAL
bull Nelson Alejandro MoralesConferencista
bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo
bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten
bull Docente - CapacitadorCargo
bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL
4
4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2
5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter
universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
MISIOacuteN
bull Formar ciudadanos y ciudadanas en losconocimientos valores y competencias del saberadministrativo puacuteblico para el desarrollo de lasociedad el Estado y el fortalecimiento de lacapacidad de gestioacuten de las entidades yorganizaciones prestadoras de servicio puacuteblicoen los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollohumano la investigacioacuten y asistencia teacutecnica enel aacutembito territorial nacional y global
bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
VISIOacuteN
Docente capacitador
NELSON ALEJANDRO MORALES
SEMINARIO DE GESTIOacuteN
DOCUMENTAL
bull Nelson Alejandro MoralesConferencista
bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo
bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten
bull Docente - CapacitadorCargo
bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL
4
4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2
5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter
universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
VISIOacuteN
Docente capacitador
NELSON ALEJANDRO MORALES
SEMINARIO DE GESTIOacuteN
DOCUMENTAL
bull Nelson Alejandro MoralesConferencista
bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo
bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten
bull Docente - CapacitadorCargo
bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL
4
4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2
5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter
universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Docente capacitador
NELSON ALEJANDRO MORALES
SEMINARIO DE GESTIOacuteN
DOCUMENTAL
bull Nelson Alejandro MoralesConferencista
bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo
bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten
bull Docente - CapacitadorCargo
bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL
4
4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2
5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter
universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Nelson Alejandro MoralesConferencista
bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo
bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten
bull Docente - CapacitadorCargo
bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL
4
4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2
5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter
universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 ESTRATEGIAS DE GENERACIOacuteN DE VALOR PUacuteBLICO A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
3 ORGANIZACIOacuteN TRANSFERENCIAS Y VALORACIOacuteN DOCUMENTAL
4
4 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS 2
5 PRESERVACIOacuteN DE DOCUMENTOS 2
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter
universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
MISIOacuteN
Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientosvalores y competencias del saber administrativo puacuteblicopara el desarrollo de la sociedad el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestioacuten de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopuacuteblico en los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollo humano lainvestigacioacuten y asistencia teacutecnica en el aacutembito territorialnacional y global
VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter
universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
VISIOacuteNLa ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten de caraacutecter
universitario de calidad acadeacutemica acreditada liacutederen la transformacioacuten de la sociedad las entidadespuacuteblicas y las organizaciones sociales oacuterganoconsultor del estado en el saber administrativopuacuteblico difundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Acuerdos del Archivo General de 2015
MARCO JURIacuteDICO
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Art 24 Obligatoriedad de las Tablas de RetencioacutenDocumental
bull Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para laelaboracioacuten de las TRD
bull Acuerdo 042 de 2002 Aplicacioacuten de las TRD(Organizacioacuten de los Archivos de Gestioacuten
bull Acuerdo 004 de 2013 Regula procedimiento para lapresentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las TRD
MARCO JURIacuteDICO
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
21
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
22
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Identifique y agrupe en expedientes todos losdocumentos pertenecientes a unadependencia teniendo en cuenta las series ysubseries definidas en la tabla de retencioacutendocumental
PRIMER PASO
ACTAS COMITEacute
INTERNO DE
ARCHIVO
ACTAS JUNTA
DIRECTIVA
INFORME DE
REVISOR FISCAL
INFORME
FINANCIERO
INFORME AUDITORIA
INTERNA
ACTAS INFORMES
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
SEGUNDO PASO
Apertura un expediente por cada traacutemite serie osubserie identificada seguacuten las TRD elabore ellegajo con dos tapas de cartulina blanca tamantildeooficio o carta debidamente pre impresa con gancholegajador plaacutestico
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Elabore los separadores para cada una de las series ysubseries de conformidad con la informacioacuten quesuministran las tablas de retencioacuten documental
En cada separador se debe registrar claramente elcoacutedigo y nombre de la respectiva serie y subseriedocumental seguacuten sea el caso
Ejemplo
TERCER PASO
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) queconforman cada una de las Series y Subseriesdocumentales observando que guarden el mismo ordenen que aparecen relacionadas en la tabla de retencioacuten dela dependencia
Tercer Paso
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
01
Actas de Comiteacute de Archivo 2000
Actas de Comiteacute de Archivo 2001
Informe de Actividades 2001
Informe de Actividades 2002
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
3020112 Actas de Comiteacute de Archivo
3022505 Informes de Actividades
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Ordene cada uno de los expedientespertenecientes a una serie o subseriedocumental utilizando el sistema deordenacioacuten que facilite la localizacioacuten yrecuperacioacuten de la informacioacuten Los sistemasde ordenacioacuten existentes son AlfabeacuteticoNumeacuterico cronoloacutegico geograacutefico entreotros
Cuarto Paso
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
01
11001 PROCESOS DISCIPLINARIOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
11001 Procesos Disciplinarios
1- Reyes Carrero Nepomuceno
2- Rodriacuteguez Eustacio
3- Vargas Joseacute A
Reyes Carrero Nepomuceno
Rodriacuteguez Eustacio
Vargas Joseacute A
Zapata Arturo
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
02
01
Alfon Caro Alberto Mariacutea
Arango Cuervo Ramiro
Buitrago Moises
Cardenas Guillermo
Diaz Andrade Gustavo
01
Pacheco Gonzalo
Quito Joseacute Roberto
Romero Jeroacutenimo
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Ordene al interior de cada uno de los expedientes(carpetas) los documentos teniendo en cuenta sufecha de produccioacuten o traacutemite De esta forma estaraacuteaplicando el Principio de Orden Original
Quinto Paso
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE ASUNTOS JURIacuteDICOS
22001 CONTRATOS ESTATALES
2200101 Contratos de Prestacioacuten de Servicios
Rafael GonzaacutelezFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
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PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
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PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
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Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
OFICINA DE TALENTO HUMANO
22001 HISTORIAS LABORALES2200101 Historias Laborales Trabajadores Oficiales
AGUDELO ROJAS Rafael AlbertoFechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DIRECCION GENERAL
100001 RESOLUCIONES
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
DESPACHO - ALCALDIA MUNICIPAL
100002 DECRETOS
Fechas ________ a ___________
Inicial Final
Folios __________
Bogotaacute enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
SEXTO PASO
Alinee los documentos que integran el expediente en laparte superior y en forma vertical y realice la perforacioacutende todos los folios sobre el borde izquierdo evitando lapeacuterdida de informacioacuten del documento utilice una hojaguiacutea con el fin de buscar un perforado homogeacuteneo encada folio
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Adelante la foliacioacuten de cada uno de los expedientes que forman lasdiversas series y subseries documentales previendo para ello lanumeracioacuten de los folios en el extremo superior derecho con un laacutepizde mina negra y blanda (HB B) en forma legible y sin enmendadurasempezando por el documentos maacutes antiguo y asiacute sucesivamente Unavez concluya la Foliacioacuten elabore la Hoja de Control
Sexto Paso
3
2
1
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
SEPTIMO PASO
Diligencie la Hoja de Control
Se debe elaborar un iacutendice donde se consigne cada uno de los documentos que integran elexpediente este iacutendice se diligenciaraacute en el estricto orden en que se ingresan losdocumentos al expediente consignandobull La fecha de produccioacuten del documento diacutea mes antildeobull La descripcioacuten o nombre del documento bull El folio o folios que se ingresan al expediente
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
OCTAVO PASO
Ubique fiacutesicamente los expedientes (carpetas) que conforman cadauna de las series y subseries documentales siempre de adelantehacia atraacutes y de arriba hacia abajo
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Identifique alfanumeacutericamente cada uno de losarchivadores de tal forma que permita la localizacioacutenfiacutesica de los expedientes
Noveno Paso
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Levante el inventario documental diligenciando para talfin el Formato Uacutenico de Inventario Documental ysiguiendo las instrucciones sentildealadas en el Acuerdo 038de 2002
Deacutecimo Paso
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir dela implementacioacuten de la tabla de retencioacuten apareceraacutenalgunos documentos que no es posible ubicar dentro de lasseries
Dichos documentos se constituyen en los llamadosDOCUMENTOS DE APOYO que son aquellos de caraacutectergeneral y que como su nombre lo indica sirven uacutenicamentede soporte a la gestioacuten de la dependencia pero noconstituyen documentos de archivo
Undeacutecimo Paso
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Copias o fotocopias de normas externas a la Alcaldiacutea (LeyesDecretos Nacionales Circulares Resoluciones entreoiraacutes)
Copias o fotocopias de documentos que son generados por laentidad pero que por funcioacuten soacutelo deben ser conservados en unadependencia
Artiacuteculos de prensa publicaciones u otra clase de documentos oimpresos que no constituyen documento de archivo
Invitaciones tarjetas plegables de programas y propaganda
Documentos de Apoyo o Facilitativos
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiemposde retencioacuten que estaacuten dados para el Archivo de Gestioacuten dela dependencia en la respectiva tabla y atienda elcronograma de transferencias documentales
Duodeacutecimo Paso
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
ORGANIZACIOacuteN DE ARCHIVOS INACTIVOS
bull PLANEAR
bull RECOLECTAR
bull CONSERVACIOacuteN
bull CLASIFICACIOacuteN
bull ORDENACIOacuteN
bull DESCRIPCIOacuteN
bull SERVICIO
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
PLANEAR
bull Diagnoacutestique
bull Elabore un Cronograma
bull Estime los Costos y Recursos
ndash Financieros
ndash Insumos
ndash Mano de Obra
ndash Mobiliario
ndash Equipos
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
RECOLECTAR
bull Examine los repositorios
bull Traslade con Cuidado
ndash Principio de Procedencia
ndash Principio de Orden Original
bull Traslade con paraacutemetros normalizados
bull Desafecte los documentos deteriorados o contaminados
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
CONSERVACIOacuteN
bull Aisle Material Contaminado
bull Aplique Medidas Correctivasndash Material Abrasivondash Elementos Metaacutelicosndash Elimine Agentes de Deterioro
bull Reproduzca documentos seguacuten su valor
bull Prepare locales ndash Fumigacioacutenndash Adecuacioacuten seguacuten acuerdos 049 y 050 de 2000
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Condiciones para los Locales
bull Ubicacioacuten Geograacutefica
bull Aacutereas dentro del local
bull Condiciones Fiacutesicas y Ambientalesndash Temperaturandash Humedad Relativa
bull Distribucioacuten de Estanteriacutea
bull Condiciones de Infraestructura
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL
FONDOS SECCIONES SERIES UNIDADES
CUADROS DE CLASIFICACIOacuteN DOCUMENTAL TRD - TVD
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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PAPEL
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bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
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bull Imprimir a Doble Cara
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iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
PERSONERIA
MUNICIPALDESPACHO
ALCALDIacuteA
SECRETARIacuteA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARIacuteA
HACIENDAUMATA
INSPECCIOacuteN
DE POLICIacuteA
COMISARIacuteA
DE FAMILIacuteA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETARIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERIacuteA
UNIDAD DE
EDUCACIOacuteN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIOacuteN
Y OBRAS
PUacuteBLICAS
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
PERSONERIA
MUNICIPAL
300
CODIFICACIOacuteN ndash ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDIA
200
CONCEJO
MUNICIPAL
100
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ejemplo Cuadro de Clasificacioacuten
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
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bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
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Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
ORDENACIOacuteN
a) Ordenacioacuten de fondos
b) Ordenacioacuten de secciones y
subsecciones
c) Ordenacioacuten de series subseries y
asunto
d) Ordenacioacuten a nivel de expedientes
e) Ordenacioacuten de tipos documentales
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
DESCRIPCIOacuteN DOCUMENTAL
bull Inventarios Documentales
bull Hojas de Control
bull Registros
bull Formatos de Registro y Control
bull Formatos para la Trazabilidad
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIOacuteN PUacuteBLICA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
INTRODUCCIOacuteN
Existen importantes oportunidades para lograr reduccionesen el consumo de papel en la Administracioacuten Puacuteblicamediante campantildeas de tipo cultural asociadas con laformacioacuten de buenos haacutebitos de consumo de papel que enorganizaciones privadas y puacuteblicas han tenido proveiacutedoahorros importantes en insumos y espacios dealmacenamiento favoreciendo mejoras en la productividad
Si bien la estrategia de Cero Papel en la AdministracioacutenPuacuteblica tiene un componente de gestioacuten documental ytecnoloacutegico importante se pueden alcanzar reduccionessignificativas con los recursos que actualmente disponen lasEntidades
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
OBJETIVO
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
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bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
OBJETIVO
Proporcionar herramientascontexto cultural y otrosinsumos que coadyuvenpara que las entidadespuedan reducir demandasde papel en actividadesadministrativas eimplementacioacuten de poliacuteticade cero papel
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
ALCANCE
bull Promover la implementacioacuten deoficinas cero papel
bull Con el propoacutesito de que las buenaspraacutecticas promovidas se extiendan nosolo a la entidad puacuteblica sino a laempresa privada y a la sociedad civil
bull Alimentar una primera etapa en laimplementacioacuten de la iniciativa ceropapel comenzando con los recursostecnologiacutea y condiciones disponiblesactualmente en las entidades
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
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bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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PAPEL
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bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
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CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
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bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
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bull CORREGIR EN PANTALLA
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bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
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bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
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Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
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Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Buenas Praacutecticasbull Aprovechamiento de las TIC bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicosbull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos
electroacutenicos bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesosbull Automatizacioacuten
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Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
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PAPEL
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bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
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CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
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electroacutenico
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Documentos electroacutenicos
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Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
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bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
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recomendaciones
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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
iquestQUEacute ES CERO PAPEL
Uso exclusivo del papel Uso exclusivo del papel Combinacioacuten de papel Uso exclusivo de documentos electroacutenicos Administracioacuten Manual La Administracioacuten se apoya con documentos digitalizados toda la administracioacuten utiliza uacutenicamente
en aplicaciones de Tecnologiacutea y electroacutenicos aplicaciones de tecnologiacutea
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Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
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Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
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Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
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Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
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Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
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bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
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CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
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iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
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iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
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Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
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PAPEL
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AUTENTICIDAD
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Formato de documento electronico
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
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Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
GOBIERNO ELECTRONICO ndash GOBIERNO EN LIacuteNEA - GEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
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bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICIONAS CERO
PAPEL
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
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INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
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bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
bull Por antildeos los Colombianos creiacutemos que soacutelo habiacutea una forma de hacer las cosas
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
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CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
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CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
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CEROS PAPEL
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CEROS PAPEL
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iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
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bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
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bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
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CERO PAPEL
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Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
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bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
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bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
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bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Iniciativas que acercan al ciudadano a las entidades puacuteblicasutilizando medios electroacutenicos mejorando la calidad y rapidezdel servicio al reducir los tiempos de respuesta
RELACIOacuteN CIUDADANO - ESTADO
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
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CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
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CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
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bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
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electroacutenico
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CERO PAPEL
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Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
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Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
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Por su origen
Por su forma y formato
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Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
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BIBLIOGRAFIA
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CEROS PAPELbull Mejorar el acceso a la informacioacuten dentro y dentro de las entidades
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CERO PAPEL
Guiacutea No 3
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Documento electroacutenico
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Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
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Por su origen
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Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
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Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
bull Reducir residuos contaminantes
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Reduccioacuten de la utilizacioacuten de papel
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
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iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
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bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
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Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
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AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS
CEROS PAPEL
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Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
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Por su origen
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DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
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Formato de documento electronico
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bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturales empleados en la fabricacioacuten del papel aacuterboles agua y energiacutea
iquestQUEacute BENEFICIOS SE ESPERAN OBTENER AL IMPLEMENTAR OFICINAS CEROS PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
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Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
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Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
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Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
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Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
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Por su origen
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Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
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Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
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Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
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bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Imprimir a Doble Cara
bull CORREGIR EN PANTALLA
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
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Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
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bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
electroacutenico
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bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
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Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
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FIABILIDAD
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
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Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
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bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Utilizar la Intranet y correo electroacutenico
iquestCOacuteMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL
bull Gestioacuten de documentos electroacutenicos de archivo
bull El elemento maacutes importante para disminuir la utilizacioacuten del soporte en papel es el empleo de documentos en formato
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clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
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FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
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Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
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Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
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Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
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BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
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Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Documentos electroacutenicos
CERO PAPEL
Guiacutea No 3
Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
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bull Compresioacuten
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bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
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Documentos electroacutenicos
bull 1 Definicioacuten
Documento electroacutenico
Es la informacioacuten generada enviada recibidaalmacenada o comunicada por medioselectroacutenicos oacutepticos o similares
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
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Por su forma de creacioacuten
Por su origen
Por su forma y formato
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
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INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
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bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
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Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
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Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
bull Documento electroacutenico de archivo
Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producida poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratada con forme a losprincipios y procesos archiviacutesticos
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
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bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
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AUTENTICIDAD
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FIABILIDAD
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Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
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bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
clases
Se clasifican de acuerdo a ciertos criterios
Por su forma de creacioacuten
Por su origen
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Por su forma de creacioacuten
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Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
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bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Por su forma de creacioacuten
bull Estos pueden ser documentos nativoselectroacutenicos cuando han sido elaboradosdesde un principio como medio electroacutenico odocumento electroacutenico digitalizado cuando setoma el papel y se escanea
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Por su origen
Cuando son elaborados por la administracioacutenpublica o presentados por los ciudadanosempresas u organizaciones
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
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bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
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Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
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Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Por su forma y formatoExisten algunas recomendaciones de acuerdo al formatoutilizado
bull Documentos ofimaacuteticos (procesadores de texto hojasde calculo y graacuteficos)
bull Cartograacuteficos (mapas y planos)bull Correos electroacutenicos (comunicaciones oficiales)bull Imaacutegenes video y audio digital (Admitidos como
pruebas judiciales)bull Mensajes de datos creados en redes socialesbull Formularios electroacutenicos (peticiones quejas y reclamos)bull Base de datosbull Paginas web
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bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
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Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
bull Firma del documento electroacutenico
Articulo 7 ley 527 de 1999 establece que la firmaelectroacutenica puede ser utilizada de forma confiable yapropiada respecto al fin para el que se utilice
bull Firma digital
Es un valor numeacuterico que se adhiere a un mensaje dedatos Esta basada en un certificado reconocido ygenerado mediante un dispositivo seguro de creacioacuten
Metadatos del documento
Estos son los que describen el contexto el contenido y la estructura del documento y su gestioacuten a lo largo del tiempo
bull Metadatos de informacioacutenbull Metadatos de gestioacutenbull Metadatos de seguridadbull Metadatos de trazabilidadbull Metadatos de firma bull Metadatos de estampado cronoloacutegico
Formato de documento electronico
bull Cifrado
bull Compresioacuten
bull Contenido multimedia
bull Referencias a contenido externo
bull Coacutedigo ejecutable
bull Fuentes
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
recomendaciones
bull Definir las poliacuteticas para la conservacioacuten
bull Cumplir con las propiedades de un documentoelectroacutenico
bull Cumplir con las normas que establezca elGobierno Nacional
bull Tratarlos como herramientas que los usuariospuedan utilizar
Caracteriacutesticas del documento electroacutenico
Es lo que afirmaser a sido creadoo enviado por lapersona de lacual se afirmaque lo ha creadoo enviado
AUTENTICIDAD
El documentoesta completo yno ha sidoalteradoSe debe limitarlas adiciones oanotacionesposteriores a sucreacioacutenCualquieranotacioacutenadicioacuten osupresioacutenautorizada debedejar evidencia
INTEGRIDAD
Su contenido esuna representacioacutencompleta y precisade las operacionesactividades o loshechos de lo queda testimonio o loque se puederecurrir en el cursode posterioresoperaciones oactividades
FIABILIDAD
Puede serlocalizadorecuperadopresentado einterpretadoSu presentacioacutendebe mostrar laactividad uoperacioacuten que loprodujoIdentificar en elcontexto ampliode las actividadesy las funciones dela organizacioacuten
DISPONIBILIDAD
Estructura loacutegica
Esta relacionado con la forma en la que seregistra el documento lo que incluye lautilizacioacuten de signos el disentildeo el formato elsoporte etcEl documento electroacutenico se presenta como unbloque de datos formado por
bull Datos y contenidobull Datos de identificacioacuten para la autenticacioacuten y
validacioacuten del documentobull Bloque de metadatos
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 042 de 2002 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
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Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
Acuerdo 039 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 44997 del 13 de noviembre de 2002 Colombia
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Acuerdo 04 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
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BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
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Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
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BIBLIOGRAFIA
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Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
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Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 594 Ley general de archivos Publicado en el diario oficial 44084 del 14 de julio de 2000 Colombia
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Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA
Ley 527 de 1999 Congreso de Colombia Publicado en el diario oficial 43673 del 21 de agosto de 1999 Colombia
Directiva Presidencial 004 de 2012 Presidencia de la Repuacuteblica 03 de abril de 2012
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nacioacuten Publicado en el diario oficial 48754 del 07 de abril de 2013 Colombia
Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura Publicado en el diario oficial 49523 del 26 de mayo de 2015 Colombia
BIBLIOGRAFIA