Projektisuunnitelma
Taival Mindstone Oy Anne Valsta
Mikko Järvinen 10.3.2017 Versio 1.0 E Projektisuunnitelma Taival-ryhmän jaettu kansio Projektiryhmä Ohjaavat opettajat Mindstone Oy
Projektisuunnitelman versiohistoria Dokumentin hyväksymistiedot
Hyväksyjä Hyväksymispäivä Versio
1.0 H
Dokumentin katselmointitiedot
Versio Katselmointipäivä Yhteenveto havainnoista Osallistujat
Dokumentin versiotiedot
Versio Kirjauspäivä Yhteenveto muutoksista Laatijat
0.1L 1.3.2017 Dokumentin ensimmäinen versio Mikko Järvinen
0.2L 8.3.2017 Dokumentin toinen versio Projektiryhmä
0.3L 10.3.2017 Riskienhallintasuunnitelma viimeistelty Säde Jalonen Mikko Järvinen Milla Kamppi Marcus Kivi Jeremias Kontinen
0.4L 10.3.2017 Projektin aikataulu lisätty Mikko Järvinen
1.0E 10.3.2017 Muotoiluja korjattu Mikko Järvinen
Sisällysluettelo
1 PROJEKTIN KUVAUS ....................................................................................................................... 1
1.1 Projektin tehtävä ............................................................................................................................ 1
1.2 Projektin sidosryhmät .................................................................................................................... 1
1.3 Projektin tulokset........................................................................................................................... 1
1.4 Projektin tehtävän rajaus ................................................................................................................ 1
1.5 Oppimistavoitteet projektissa ........................................................................................................ 1
2 EDELLYTYKSET PROJEKTIN TEHTÄVÄLLE ............................................................................. 2
2.1 Projektiorganisaatio ....................................................................................................................... 2
2.2 Projektin sidosryhmien sitoutuminen ............................................................................................. 2
2.3 Ulkoiset riippuvuudet .................................................................................................................... 3
2.4 Asiakkaan tekninen ja muu ympäristö ............................................................................................ 3
2.5 Viestintä ........................................................................................................................................ 3
3 SEURANTA JA OHJAUS ................................................................................................................... 3
3.1 Ohjausryhmän kokoukset .............................................................................................................. 3
3.2 Projektin tuloksen laadun hallinta .................................................................................................. 4
3.3 Riskienhallinta ............................................................................................................................... 4
3.4 Muutosten hallinta ......................................................................................................................... 4
3.5 Käytettävät menetelmät ................................................................................................................. 4
4 TULOKSEN KEHITYSYMPÄRISTÖN KUVAUS ............................................................................ 4
4.1 Käytettävät teknologiat, työkalut ja niiden tarkoitus ....................................................................... 4
4.2 Tietoturva ...................................................................................................................................... 4
5 PROJEKTIN AIKATAULU JA TYÖMÄÄRÄ ................................................................................... 5
6 PROJEKTIN SUUNNITTELUSSA TEHDYT OLETUKSET ........................................................... 5
7 AIEMMAT KOKEMUKSET .............................................................................................................. 5
LIITTEET ................................................................................................................................................... 1
Liite 1 Projektin viestintäsuunnitelma .........................................................................................................
Liite 2 Projektin riskit ja niiden hallinta .......................................................................................................
Liite 3 Projektin tehtävät ja aikataulu ..........................................................................................................
Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 1 (5) Projektipäällikkö Projektidokumentaatio Mikko Järvinen
10.3.2017
1 PROJEKTIN KUVAUS Projektin tarkoitus on tilaajalle (Mindstone Oy) laadittava vapaamuotoinen innovaatio. Projekti on osa Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Innovointi- ja projektityökurssia. Innovaation toimittaa projektiryhmä Taival. Projektin työ tehdään Creative Commons 4.0 -lisenssin alaisena.
1.1 Projektin tehtävä Projektin tehtävänä on luoda metsäaiheinen innovaatio.
1.2 Projektin sidosryhmät Sisäisenä sidosryhmänä toimii projektiryhmä. Ulkoisiin sidosryhmiin lasketaan ohjaavat opettajat sekä asiakasyritys. Mahdollinen ulkoinen sidosryhmä on jatkokehitettävän prototyypin loppukäyttäjät.
1.3 Projektin tulokset Projektin odotettavat tulokset:
• projektisuunnitelma
• viestintäsuunnitelma
• innovaatioprototyyppi
• projektiryhmän blogi
Tavoitteena on saada ohjaavien opettajien hyväksyntä projektin tuloksille. Toimeksiantajan suhteen tavoitteena on saada hyväksyntä tuotetulle prototyypille. Projektin dokumentit nimetään seuraavasti: <tiimin nimi>_<toteutusnumero>_<tehtävän nimi>_<dokumentin nimi>
1.4 Projektin tehtävän rajaus Projektin tuottaman innovaatioprototyypin muotoa ja laajuutta ei ole määritelty.
1.5 Oppimistavoitteet projektissa Projektiryhmän tavoitteena on oppia projektityötä ja työskentelyä projektitiimissä, sekä pyritään kiinnittämään erityistä huomiota dokumentointiin ja työtehtävien tasaisen jakautumisen hallintaan. Oppimistavoitteiden toteutumista tarkastellaan projektin päättymisen yhteydessä.
Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 2 (5) Projektipäällikkö Projektidokumentaatio Mikko Järvinen
10.3.2017 2 EDELLYTYKSET PROJEKTIN TEHTÄVÄLLE
Projektiryhmän täytyy osallistua aktiivisesti ryhmän työskentelyyn. Ohjaavilta opettajilta täytyy saada tarvittaessa ohjausta riittävän lyhyellä viiveellä.
2.1 Projektiorganisaatio
Tuoteomistajana toimii ohjaava opettaja Anne Valsta. Tilaaja ei osallistu projektin työhön tai sen seurantaan. Tilaaja ja tuoteomistaja saattavat tarkistaa projektin työn tuloksen projektin päättymisen yhteydessä. Toimittajaa edustaa projektiryhmä, johon kuuluvat seuraavat opiskelijat: Visa Issakainen, Säde Jalonen, Mikko Järvinen, Milla Kamppi, Marion Karlsson, Marcus Kivi, Jeremias Kontinen ja Kristian Koponen. Projektipäällikkönä toimii Mikko Järvinen. Projektiviestinnästä vastaa Marion Karlsson. Projektin aikaisesta työn tulosten laadunvarmistuksesta huolehtii projektipäällikkö, mahdollisesti myös projektia ohjaavat opettajat.
Projektin ohjausryhmän puheenjohtaja
Anne Valsta
ProjektipäällikköMikko Järvinen
Projektiryhmän jäsenetMarcus Kivi
Jeremias KontinenVisa IssakainenSäde JalonenMilla Kamppi
Kristian Koponen
ViestintävastaavaMarion Karlsson
Kuva 1 Organisaatiokaavio
2.2 Projektin sidosryhmien sitoutuminen Ohjaavat opettajat ovat käytettävissä koulun työaikojen puitteissa. Asiakasyritys ei ole konsultoitavissa projektiin liittyvissä asioissa. Projektiryhmä pitää kevätlomaa kalenteriviikolla 12 sekä pääsiäislomaa pääsiäisaikana. Viestintävastaava on poissa 23.3.-29.3. välisenä aikana.
Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 3 (5) Projektipäällikkö Projektidokumentaatio Mikko Järvinen
10.3.2017 2.3 Ulkoiset riippuvuudet
Projektilla ei ole ulkoisia riippuvuuksia.
2.4 Asiakkaan tekninen ja muu ympäristö Asiakkaalla ei ole projektiryhmän työhön vaikuttavaa teknistä ympäristöä tai asiakas ei ole informoinut projektiryhmää ympäristöistään.
2.5 Viestintä Projektipäällikkö huolehtii sujuvasta ja avoimesta viestinnästä projektiryhmässä, asiakkaan kanssa ja projektin ohjausryhmälle. Ohjausryhmä huolehtii viestinnästä sidosryhmille ja tiedon kanavoinnista projektin ja sidosryhmien välillä. Projektipäällikkö raportoi ohjausryhmälle välittömästi hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan kohdistuvista poikkeamista, jotka vaikuttavat projektin tavoitteisiin: tulos, aikataulu, kustannukset ja/tai laatu. Projektipäällikkö toimittaa jokaiselle laadunvarmistajalle katselmoitavan aineiston kolme arkipäivää ennen sovittua katselmointitilaisuutta. Projektipäällikkö saa laadunvarmistajalta katselmoinnin havainnot ja päätöksen välittömästi katselmointitilaisuuden päätyttyä. Projektille laadittu tarkempi viestintäsuunnitelma on projektisuunnitelman liite (Liite 1 Projektin viestintäsuunnitelma).
3 SEURANTA JA OHJAUS Projektin edistymisen seurannassa sekä sisäisessä ja ulkoisessa ohjauksessa noudatetaan tässä projektisuunnitelmassa kuvattua projektien ohjauskäytäntöä.
- Projektin ulkoisen ohjauksen ainoa ohjauspiste on aloituskokous. - Projektin sisäisen ohjauksen ohjauspisteitä ovat mahdolliset päiväpalaverit ja
retrospektiivi. Projektin tuloksen laadun seuranta tapahtuu ohjaavien opettajien kanssa sovitun katselmointikäytännön mukaisesti. Projektin riskien ja muutosten hallintaan liittyvissä asioissa projektipäällikkö voi aina tukeutua ohjausryhmän päätöksiin.
3.1 Ohjausryhmän kokoukset
Projektipäällikkö toimittaa projektin ohjausryhmälle ohjauskokousaineiston kolme arkipäivää ennen kokousta.
Kokous päivä ja klo käsiteltävät asiat
Aloituskokous 15.3.2017 klo 12:00
projektisuunnitelman hyväksyminen ja projektin käynnistäminen
Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 4 (5) Projektipäällikkö Projektidokumentaatio Mikko Järvinen
10.3.2017
3.2 Projektin tuloksen laadun hallinta Kunkin projektin tuloksen valmistuttua sen laatu tarkistetaan yhteisesti projektiryhmän toimesta. Laadunvarmistus toteutetaan projekti- ja viestintäsuunnitelman sekä blogin osalta vertaamalla tuloksia ohjaavilta opettajilta saatuihin vaatimuksiin. Innovaatioprototyypin osalta varsinaista laadunvarmistusta ei vaatimusmääritysten puuttuessa toteuteta.
3.3 Riskienhallinta
Projektin riskien hallintaa on arvioitu erillisessä liitteessä (Liite 2 Projektin riskit ja niiden hallinta).
3.4 Muutosten hallinta Poikkeama tai muutostarve voi kohdistua joko projektin aikatauluun, tulokseen tai tulosten laatuun. Tulosta ja sen laatua seurataan jatkuvasti projektin edetessä. Projektiin käytettävää aikaa seurataan toteutuneena ja jäljellä olevana kalenteriaikana, sekä työtunteina.
3.5 Käytettävät menetelmät Projektin työvuon ohjausta hallitaan Slack-keskusteluympäristön ja Trello-tehtävähallintaympäristön avulla. Tarvittaessa järjestetään palavereja projektiryhmän kesken.
4 TULOKSEN KEHITYSYMPÄRISTÖN KUVAUS
Projektin tulokseen ei liity kehitysympäristöä.
4.1 Käytettävät teknologiat, työkalut ja niiden tarkoitus Projektissa ei käytetä erityisiä työkaluja tai teknologioita tavanomaisia toimisto-ohjelmia lukuunottamatta.
4.2 Tietoturva
Projektin aikana ei käytetä salaisiksi miellettäviä tietoja. Projektin kulkuun ei liity erityisiä tietoturvariskejä.
Haaga-Helia amk Projektisuunnitelma 5 (5) Projektipäällikkö Projektidokumentaatio Mikko Järvinen
10.3.2017 5 PROJEKTIN AIKATAULU JA TYÖMÄÄRÄ
Projekti alkaa 15.3.2017 ja päättyy 12.5.2017. Käytettävissä oleva työmäärä on 54 tuntia per ryhmän jäsen.
Työmäärä on laskettu siten, että ryhmän jäsen käyttää projektiin 6 tuntia viikossa 9 viikon ajan. Projektin aikataulu on kuvattu tarkemmin liitteessä (Liite 3 Projektin tehtävät ja aikataulu).
6 PROJEKTIN SUUNNITTELUSSA TEHDYT OLETUKSET Projektiin liittyy olettama, että projektiryhmän jäsenistä riittävän suuri osa pysyy toimintakykyisenä riittävän pitkään projektin kestäessä, jotta projektin tulokset voidaan saavuttaa. Samoin oletetaan, että sekä projektityötä ohjaava Haaga-Helia ammattikorkeakoulu sekä projektin asiakasyritys eivät lopeta toimintaansa projektin keston aikana.
7 AIEMMAT KOKEMUKSET Projektin suunnittelussa ei ole erityisesti hyödynnetty mitään aikaisempia kokemuksia.
Projektiryhmä Taival 1 (4) Liite 1
LIITTEET
Liite 1 Projektin viestintäsuunnitelma
Taival Projektin tarkoituksena on innovaation luominen ja kehittäminen metsäkeskeiselle mindfulness-ohjausta tarjoavalle yrittäjälle.
1 Viestinnän kohderyhmät
Projektiviestinnän kohderyhmät on jaettu sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin.
Sisäisiin sidosryhmiin kuuluvat tiimin jäsenet.
Ulkoisiin sidosryhmiin kuuluu asiakasyritys, ohjaavat opettajat ja mahdolliset loppukäyttäjät. Loppukäyttäjät määritellään mielipidekyselyiden sekä tehtyjen käyttäjäprofiilien kautta. Tiimi on määritellyt kohderyhmiksi työssäkäyvät henkilöt ja opiskelijat.
2 Viestinnän tavoitteet ja mittarit Sisäiset sidosryhmät Sisäisiin sidosryhmiin kohdistuvan viestinnän pääasiallisina tarkoituksina on
varmistaa työtehtävien jakaminen, työn etenemisen seuranta sekä poissaoloista ja muista esteistä viestiminen.
Sisäistä viestintää ei mitata erikseen. Sisäisen viestinnän laadukkuutta arvioidaan ketterästi projektin edetessä.
Ulkoiset sidosryhmät Asiakasyritykseen suuntautuvan projektiviestinnän tavoitteena on esitellä
projektin valmista tuotosta.
Ohjaaviin opettajiin suuntautuvan viestinnän tavoitteena on työn etenemisestä raportointi ja palautteen vastaanottaminen.
Loppukäyttäjien ja tiimin väliseen viestintään ei ole tavoitteita.
Ulkoista viestintää mitataan asiakasyritykseltä ja opettajilta saadulla palautteella.
3 Ydinviestit Sisäinen viestintä Sisäisellä viestinnällä ei ole ydinviestiä.
Ulkoinen viestintä Asiakasyritykselle pyritään viestimään projektiryhmän tuotoksesta informatiivisesti ja raikkaasti.
Projektiryhmä Taival 2 (4) Liite 1
Ohjaaville opettajille viestitään projektin kulusta ja mahdollisista haasteista.
4 Viestinnän päävälineet ja keinot Sisäinen viestintä Sisäisen viestinnän pääkanavana toimii Slack-ryhmä. Apuvälineenä
projektiryhmä hyödyntää Trelloa. Kokouksia järjestetään projektiryhmän katsoman tarpeen mukaan.
Ulkoinen viestintä Ulkoisen viestinnän pääkanava on projektiryhmän osallistuminen InnoEvent-tapahtumaan.
5 Viestinnän päävälineet ja keinot Sisäinen viestintä Sisäisen viestinnän pääkanavana toimii Slack-ryhmä. Apuvälineenä
projektiryhmä hyödyntää Trelloa. Kokouksia järjestetään projektiryhmän katsoman tarpeen mukaan.
Ulkoinen viestintä Ulkoisen viestinnän pääkanava on projektiryhmän osallistuminen InnoEvent-tapahtumaan.
Toissijainen, projektin etenemistä seuraava kanava on tiimin perustama ja päivittämä blogi WordPressissä.
6 Toimenpiteet, seuranta ja arviointi (taulukko, liite 1)
7 Viestintätoimintapiteiden budjetti
Projektin budjetti on nolla euroa. Projektiviestintään käytetään ilmaisia sovelluksia ja palveluita.
8 Viestintätoimenpiteiden aikataulu Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä on luonteeltaan jatkuvaa, eikä sitä ole erikseen aikataulutettu.
Projektiryhmän käyttämä viestintäympäristö on luonteeltaan reaaliaikainen, ja ryhmän jäsenet voivat osallistua viestintään joustavasti haluamana ajankohtanaan.
Ulkoinen viestintä Ulkoisen viestinnän pääkanava InnoEvent-tapahtuma järjestetään toukokuussa 2017.
Projektiryhmä Taival 3 (4) Liite 1 Liite 1 Toimenpiteet, seuranta ja arviointi
Tavoite Kohderyhmä Toimenpiteet Toteutusvastuu Ajoitus Seuranta ja arviointi: mittarit, vastuut Tehty
Perustetaan sisäisen viestinnän kanava
Sisäinen Slack jokaiselle tiimin jäsenelle
Viestintävastaava 25.1.2017 Aktiivisuutta mitataan osallistumisen ja Kyllä
Sujuva sisäinen viestintä
Sisäinen Jokainen viestii omista tekemisistään ja projektin vaiheista tiimin kanssa
Viestintävastaava 25.1.2017 – 12.5.2017
Viestintävastaava huolehtii tiimin osallistumisesta
Ulkoisen viestintäkanavan luonti
Ulkoinen Perustetaan blogi WordPress sivustolle
Projektipäällikkö 23.1.2017 Lopullinen vastuu viestintävastaavalla Kyllä
Työkalun luonti työvaiheiden seurantaan
Sisäinen Trello integroidaan Slackiin
Projektipäällikkö 2.2.2017 Projektipäällikkö huolehtii tehtävien lisäämisestä
Kyllä
Työvaiheiden seuranta
Sisäinen Nähdään keskeneräiset, työstöä vaativat tehtävät ja ilmoitetaan valmiit tuotokset
Koko tiimi 2.2.2017 – 12.5.2017
Mittarina toimivat listat jotka näyttävät tehdyt ja tekemättömät työt
Projektiryhmä Taival 4 (4) Liite 1
Tavoite Kohderyhmä Toimenpiteet Toteutusvastuu Ajoitus Seuranta ja arviointi: mittarit, vastuut Tehty
Projektin etenemisen esittely
Ulkoinen Ilmoitetaan etenemisestä projektin blogissa
Koko tiimi 25.1.2017 – 12.5.2017
Kävijämäärät
Innovointi ja tuotoksen työstö
Sisäinen Kasvokkaiset tapaamiset joka keskiviikko
Projektipäällikkö 17.1.2017 – 12.5.2017
Mittarina toimii tehdyt työt ja tuotetut dokumentit
Välivaiheiden seulontaa ja palautteen vastaanottoa
Ulkoinen Kommunikointi kurssin vetäjien kanssa
Koko tiimi 17.1.2017 – 12.5.2017
Opettajien palaute
Projekti- suunnitelman tarkastelu ja mahdollinen hyväksyntä
Sisäinen Projektin aloituskokous
Koko tiimi ja projektin ohjausryhmän puheenjohtaja
? Mitataan hyväksytty/hylätty asteikolla
Prototyypin esittely
Ulkoinen Tuotos esitellään InnoEvent-tapahtumassa
Koko tiimi 9.5.2017 Asiakkaan ja opettajien palaute
Projektiryhmä Taival 1 (1) Liite 2
Liite 2 Projektin riskit ja niiden hallinta
Alla on esimerkkinä ote erään projektin riskeistä ja niiden hallinnasta
*) P = pieni, K = kohtuullinen, S = suuri/huomattava.
Riski Todennä- köisyys*)
Seuraus- vaikutus*)
Syyt Syiden ennaltaehkäisy, suojaustoimenpiteet
Seurausvaiku-tusten omistaja
Seurauksiin varautuminen, varmistamistoimenpiteet
Epäselvät vaatimukset S U Puutteellinen tai suppea ohjeistus, ylimalkainen ohjeisiin tutustuminen
Ohjaavien opettajien konsultointi asioista, joissa väärinymmärryksen riski ja vaikutus suuri
Projektipäällikkö Projektiryhmän keskinäinen keskustelu vaatimusten selkeyttämiseksi
Viestintä ei toimi K H Viesti ei tavoita, viestin ajankohta on väärä, viestin vastaanottaja
Tehokkaan viestintäkanavan käyttö (Slack) Viestintävastaava Nopea reagointi viestintähaasteiden esiintyessä
Epäselvät roolit P H Roolijaon päällekkäisyydet, vaillinainen vastuualueiden jako
Minimimäärä rooleja, minimaalinen organisaatio
Projektipäällikkö Projektiryhmän avoin keskustelu vastuukysymyksistä
Poissaolot P V Projektiryhmän jäsenten poissaolot haittaavat projektin edistymistä
Avoimuus poissaolojen suhteen Projektipäällikkö Kaikki työ jaetussa kansiossa projektiryhmän saatavissa
Projektiryhmä Taival 1 (1) Liite 3
Liite 3 Projektin tehtävät ja aikataulu
Teht. Tehtävä Lopputulos Aloituskriteeri Vastuu Tuntia 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1 Projektin käynnistys
Hyväksytty projektisuunnitelma
Toimeksianto saatu or 24
1.1 Aloituskokouksen valmistelu
Esityslista ja materiaali jaettu
pp 6
1.2 Aloituskokous Käynnistetty projekti
Projektisuunnitelma or 12
1.3 Pöytäkirjan laatiminen
Pöytäkirja jaettu Aloituskokous on pidetty
pp 6
2 Projektin ohjaus Hallittu edistyminen
Projekti on käynnistetty
to 82
2.1 Työn seuranta (projektiryhmä)
Työ etenee Projekti on käynnistetty
pp 32
2.2 Tiedottaminen Tieto kulkee Tiedotettavat asiat ovat tiedossa
vv 26
2.3 Retrospektiivi Muistio Retrospektiiville annettu DL
pp 24
3
Prototyypin valmistus
Valmis prototyyppi Projekti on käynnistetty
pp 262
3.1
Ideointi ja ideoiden läpikäynti Muistio
Käyttäjäpersoona laadittu pp 32
3.2
Prototyypin toteutusmuodon valinta
Konsensus toteutusmuodosta
Ideointiprosessin tuotokset käyty läpi pp 48
3.3
Kuvataiteen tuottaminen
Riittävästi taidetta protoon
Toteutusmuoto valittu pp 54
3.4
Audion tuottaminen
Riittävästi audiosisältöä protoon
Toteutusmuoto valittu pp 48
3.5
Testaus Ominaisuus toimii riittävän virheettömästi
Testattava ominaisuus valmistunut pp 48
3.6
Posterin laadinta Posteri Tiedossa mitä posterissa halutaan viestiä vv 32
4 Projektin lopetus
Proto esitelty asiakkaalle
Proto valmis pp 64
4.1 InnoEvent 9.5.
Onnistunut esittely tapahtumassa
Valmistautuminen tapahtumaan pp 40
4.2
Loppuraportin laadinta ja luovutus
Loppuraportti luovutettu asiakkaalle
Projekti viety loppuun pp 24
Yhteensä 432
Taulukossa
to = tuoteomistaja, pp = projektipäällikkö, or = ohjausryhmä/ohjauskokous, vv = viestintävastaava vihreät ruudut tarkoittavat, että työtä tehdään kyseisellä viikolla punaiset ruudut kuvaavat lomajaksoa keltaiset kokoavat työvaiheen