DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 1/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar siswazah dan urusan pendaftaran pelajar baharu yang mengikuti program dengan tesis (Master dan PhD), program tanpa tesis dan program tanpa ijazah (non-graduating programme).
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi proses pengambilan pelajar siswazah bagi semua program dengan tesis (Master dan PhD) dan tanpa tesis melainkan bagi program Jointly Awarded PhD Degree, Split Programme dan Master Patologi dan program tanpa ijazah (non-graduating programme).
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
- Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10)
UPM/PU/S/AK01/01 Arahan Kerja Pemprosesan Borang Permohonan Kemasukan
UPM/PU/S/AK01/03 Arahan Kerja Pemprosesan Borang Permohonan Kemasukan Jointly Awarded PhD Degree Programme
UPM/PU/S/AK02/01 Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu
UPM/PU/S/AK02/07 Arahan Kerja Pengurusan Program Tanpa Ijazah
- Syarat-syarat Kemasukan (seperti dalam brosur)
PU/S/M01 i-GIMS Manual
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 2/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKKPPS : Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti KIV : Keep in view (dalam perhatian) Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti;
Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut
PhD : Doktor Falsafah PTJ : Pusat Tanggungjawab PT : Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah WP : Wakil Pengurusan
5.0 TANGGUNGJAWAB
5.1 Dekan SPS, Penyelaras dan PT Unit Pengambilan bertanggungjawab memastikan prosedur pengambilan pelajar siswazah ini dilaksanakan.
5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengambilan pelajar siswazah
juga perlu mematuhi prosedur ini.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 3/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
6.0 CARTA ALIR
Mula
Terima Dokumen Permohonan
Semak Dokumen Permohonan
Permohonan
Lengkap?
Hantar Dokumen Permohonan ke
Fakulti/Institut
Buat Saringan dan Majukan
Laporan Keputusan ke SPS
Mesyuarat JKKPPS
Lulus?
Cetak Surat Tawaran
Poskan Surat Tawaran dan Pakej
Pendaftaran Pelajar Baharu
Tamat
Terima Maklum
Balas daripada
Pemohon?
Pertimbangan
Semula?
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Ya
7.1
7.2
7.3
7.4
7.8
7.5
7.6
7.12
7.13
7.14
7.11
7.15
7.17
Ya
Ya
Terima Laporan
Lengkap?Tidak
7.7
7.9
7.10
Keluarkan Iklan
7.16
Tidak
Rekodkan Maklum Balas
Pemohon Berjaya
7.19
Dapatkan Maklumat Lanjut
daripada Pemohon
Beri Peringatan kepada
Fakulti/Institut
Maklum kepada Pemohon
Melalui i-GIMS
7.20
7.21
Mesyuarat JKPSU 7.18
Daftarkan Pelajar Baharu
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 4/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2
Keluarkan Iklan 7.2.1 Maklumat tarikh tutup permohonan dipaparkan
di laman web SPS.
7.2.2 Keluarkan iklan dalam surat khabar bagi calon tempatan 3 bulan sebelum semester bermula atau seperti yang dipersetujui oleh Jawatankuasa Pengurusan SPS.
PT SPS
PT SPS
7.3
Terima Dokumen Permohonan 7.3.1 Terima salinan bercetak borang Permohonan
Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01) yang telah diisi secara on-line serta dokumen sokongan. (Jika permohonan dibuat secara manual, muatkan maklumat pemohon dalam i-GIMS).
7.3.2 Masukkan tarikh penerimaan dokumen pemohon ke dalam i-GIMS dalam tempoh tiga (3) hari bekerja. [Pemohon akan dimaklumkan penerimaan dokumen melalui i-GIMS (Portal Pelajar)]
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
Rujuk:
Arahan Kerja Pemprosesan Borang Permohonan Kemasukan (UPM/PU/S/AK01/01)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 5/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
7.4 Semak Dokumen Permohonan 7.4.1 Semak dokumen permohonan dan isi senarai
semak dokumen permohonan.
7.4.2 Kemas kini maklumat permohonan dalam i-GIMS.
Nota:
i-GIMS akan menjana status permohonan Lengkap atau Tidak Lengkap.
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
7.5 Permohonan Lengkap? 7.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6.
7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.7.
7.6 Hantar Dokumen Permohonan ke Fakulti/Institut
7.6.1 Hantar satu salinan borang permohonan serta
dokumen sokongan kepada Fakulti/Institut beserta surat pembawa dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh penerimaan dokumen lengkap.
7.6.2 Failkan salinan surat untuk tujuan rekod penghantaran.
7.6.3 Simpan satu salinan borang permohonan serta dokumen sokongan di tempat yang ditetapkan.
PTO SPS
PTO SPS
PT/PTO SPS
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 6/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
Nota:
Surat pembawa memaklumkan Fakulti/Institut untuk: a) Memproses permohonan secara on-line dalam
tempoh 30 hari selepas menerima surat penghantaran.
b) Menyedia dan menghantar laporan saringan ke atas permohonan kepada SPS.
7.7 Dapatkan Maklumat Lanjut daripada Pemohon 7.7.1 Hubungi calon untuk mendapatkan maklumat
yang tidak lengkap melalui emel atau telefon dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas tarikh penerimaan dokumen.
PTO SPS
7.8 Terima Maklum Balas daripada Pemohon?
7.8.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4.
7.8.2 Jika tiada maklum balas dalam tempoh satu (1)
tahun, proses tamat (Langkah 7.21).
Rujuk:
Arahan Kerja Pemprosesan Borang Permohonan Kemasukan (UPM/PU/S/AK01/01)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 7/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
7.9 Buat Saringan dan Majukan Laporan Keputusan ke SPS 7.9.1 Buat saringan permohonan calon dan masukkan
keputusan ke dalam i-GIMS (sama ada sokong/tidak sokong/KIV).
7.9.2 Sedia dan majukan laporan keputusan saringan permohonan ke SPS dalam tempoh 30 hari.
7.9.3 Simpan salinan borang dan dokumen permohonan kemasukan dalam fail di Fakulti/Institut.
Penyelaras
PT/PTO Fakulti/Institut
PT/PTO
Fakulti/Institut
7.10 Terima Laporan Lengkap?
7.10.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.12.
7.10.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.11.
7.11 Beri Peringatan kepada Fakulti/Institut
7.11.1 Beri peringatan kepada Fakulti/Institut yang
belum mengemukakan maklum balas selepas tempoh memproses yang diberi tamat (rujuk Nota pada Langkah 7.6).
7.11.2 Maklumkan Fakulti/Institut jika maklumat dalam kertas laporan keputusan saringan permohonan tidak lengkap.
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
7.12 Mesyuarat JKKPPS
7.12.1 Sediakan kertas mesyuarat Laporan
Pengambilan Pelajar untuk pertimbangan dan kelulusan JKKPPS.
PT/PTO SPS
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 8/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
7.13 Lulus? 7.13.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.14.
7.13.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.15.
7.14 Cetak Surat Tawaran
7.14.1 Cetak surat tawaran dalam tempoh tujuh (7)
hari bekerja selepas kelulusan JKKPPS.
PT/PTO SPS
7.15 Pertimbangan Semula?
7.15.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6.
7.15.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.16.
7.16 Maklum kepada Pemohon Melalui i-GIMS
7.16.1 Maklumkan pemohon keputusan permohonan
melalui i-GIMS (Portal Pelajar). Nota:
Permohonan yang tidak berjaya akan dimaklumkan melalui i-GIMS (Portal Pelajar) sahaja.
PTO SPS
7.17 Poskan Surat Tawaran dan Pakej Pendaftaran Pelajar
Baharu 7.17.1 Poskan surat tawaran dan pakej pendaftaran
pelajar baharu kepada calon yang berjaya dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas kelulusan JKKPPS.
PT/PTO SPS
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 9/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
7.18 Mesyuarat JKPSU 7.18.1 Sediakan kertas mesyuarat Laporan
Pengambilan Pelajar untuk makluman dan pengesahan mesyuarat JKPSU tentang keputusan permohonan yang telah diputuskan oleh JKKPPS.
PT/PTO SPS
7.19 Rekodkan Maklum Balas Pemohon Berjaya
7.19.1 Rekodkan maklum balas permohonan berjaya
seperti berikut: a) Maklumkan Bahagian Antarabangsa (calon
antarabangsa), Dekan/Pengarah dan Penasihat/Penyelia yang berkenaan.
b) Hantar surat kelulusan penangguhan kepada calon pelajar, Dekan/Pengarah dan Penasihat/Penyelia yang berkenaan bagi kes calon yang memohon penangguhan kemasukan.
c) Maklumkan Dekan/Pengarah dan Penasihat/Penyelia yang berkenaan bagi kes calon yang menolak tawaran kemasukan.
Nota:
Calon tidak dibenarkan menangguh melebihi dua (2) semester kecuali dengan persetujuan Dekan SPS.
Calon boleh memohon penangguhan kemasukan secara on line.
PT/PTO SPS
7.20 Daftarkan Pelajar Baharu
7.20.1 Jalankan urusan pendaftaran pelajar baharu.
PT/PTO SPS
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 10/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
Rujuk:
Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu (UPM/PU/S/AK02/01)
7.21 Tamat
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar
Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01) dan salinan Surat Tawaran Kemasukan
Surat atau emel atau sebarang rekod permohonan penangguhan kemasukan daripada calon [jika berkaitan].
Salinan surat kelulusan penangguhan kemasukan [jika berkaitan].
Borang Pengesahan Laporan Kesihatan (Certification of Medical Examination Report) PU/S/BR02/GS-04f (PK-2).
PT/PTO SPS PT/PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS
Kekal
TNCAA/ Dekan SPS
2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar
Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01) dan salinan Surat Tawaran Kemasukan.
PT/PTO PTJ PT/PTO PTJ Bilik Fail Pelajar, PTJ
Sekurang-
kurangnya 2 tahun selepas
pelajar bergraduat
Dekan Fakulti/
Pengarah Institut
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 11/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
3. UPM/SPS/100-8/2/6
Iklan
Keratan iklan dalam surat khabar.
PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit
Pengambilan
2 Tahun
Dekan SPS
4. UPM/600-2/2/4 Surat Penghantaran Borang Permohonan ke Fakulti/Institut.
Surat permohonan kemasukan mengikut semester.
PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit
Pengambilan
1 Tahun
Dekan SPS
5. UPM/600-2/2/5 Surat peringatan kepada Fakulti/ Institut
Surat/Memo peringatan kepada Fakulti/Institut mengikut semester.
Senarai nama permohonan calon yang tidak mendapat maklumbalas daripada Fakulti/ Institut.
PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit
Pengambilan
1 Tahun
Dekan SPS
6. UPM/600-2/2/6 Surat menyurat dengan Fakulti/ Institut
Surat/Memo borang permohonan yang dimajukan oleh Fakulti/ Institut asal ke Fakulti/Institut yang dicadangkan.
Surat dokumen lain yang berkenaan.
PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit
Pengambilan
2 Tahun
Dekan SPS
7. UPM/600-9/24 Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah (JKKPPS)
Minit mesyuarat JKKPPS.
PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit
Pengambilan
Kekal
Dekan SPS
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 12/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
Kertas Kerja Mesyuarat.
Jadual Tahunan Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah.
8. UPM/600-10/2/3 Petikan Minit JKPSU untuk Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah
Kertas laporan mesyuarat JKPSU mengikut Fakulti/Institut.
PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit
Pengambilan
Kekal
Dekan SPS
9. UPM/(Kod PTJ)/600-2/2/7 Pengambilan Pelajar
Petikan Minit JKPSU Fakulti/ Institut.
Senarai pelajar yang disokong.
Senarai pelajar yang diterima masuk daripada Minit JKPSU.
Senarai pelajar yang mendaftar (ikut semester).
Salinan surat urusan memajukan borang permohonan ke fakulti.
Jadual Mesyuarat Tahunan JKKPPS.
PT/PTO Fakulti/Institut
PT/PTO Fakulti/Institut
Pejabat Am TD Fakulti/ TP Institut
3 Tahun
Dekan Fakulti/
Pengarah Institut
10. UPM/600-2/2/10 Senarai Calon yang Menangguhkan Kemasukan
Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01).
Senarai calon pelajar yang menangguh kemasukan.
Salinan surat kelulusan penangguhan kemasukan.
PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit
Pengambilan
2 Tahun
Dekan SPS
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 13/13
No. Semakan: 03
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 09/05/2012
11. UPM/(Kod PTJ)/600-2/2/10
Senarai Calon yang Menangguhkan Kemasukan
Salinan surat kelulusan penangguhan kemasukan.
PT/PTO Fakulti/Institut
PT/PTO Fakulti/Institut
Pejabat Am TD Fakulti/ TP Institut
3 Tahun
Dekan Fakulti/
Pengarah Institut
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan
Disemak
Dilulus/ Diluluskan
Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan
TNC (A&A) WP 03/01/2011
02 01 02/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173
TNC (A&A) WP 06/05/2011
02 02 PU:S-25/2011
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-174
TNC (A&A) WP 08/08/2011
02 03 PU:S- 8/2012
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186
TNC (A&A) WP 09/05/2012