PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006 Halaman: 1/13 No. Semakan: 06 No. Isu: 02 PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH Tarikh: 12/12/2014 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar siswazah dan urusan pendaftaran pelajar baharu yang mengikuti program dengan tesis (Master dan PhD), dan program tanpa tesis. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses pengambilan pelajar siswazah bagi semua program dengan tesis (Master dan PhD) dan tanpa tesis melainkan bagi program Jointly Awarded PhD Degree, Split Programme, Dual Degree, Master Perubatan dan program tanpa ijazah (non-graduating programme). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013) - Syarat-syarat Kemasukan semasa PU/S/M01 i-GIMS Manual 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKKPPS : Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti KIV : Keep in view (dalam perhatian) Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut
13
Embed
PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/13 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/2014120908443720141204080345UPM-PU-S-P006... · Cetak dan Hantar Surat Tawaran 7.17 7.18. PERKHIDMATAN UTAMA
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 1/13
No. Semakan: 06
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 12/12/2014
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar siswazah dan urusan pendaftaran pelajar baharu yang mengikuti program dengan tesis (Master dan PhD), dan program tanpa tesis.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi proses pengambilan pelajar siswazah bagi semua program dengan tesis (Master dan PhD) dan tanpa tesis melainkan bagi program Jointly Awarded PhD Degree, Split Programme, Dual Degree, Master Perubatan dan program tanpa ijazah (non-graduating programme).
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
- Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013)
- Syarat-syarat Kemasukan semasa
PU/S/M01 i-GIMS Manual
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKKPPS : Jawatankuasa Kecil Pengambilan Pelajar Siswazah JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti KIV : Keep in view (dalam perhatian) Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti;
Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 2/13
No. Semakan: 06
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 12/12/2014
PhD : Doktor Falsafah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah WP : Wakil Pengurusan
5.0 TANGGUNGJAWAB
5.1 Dekan SPS, Penyelaras, PTK dan PT Unit Pengambilan bertanggungjawab memastikan prosedur pengambilan pelajar siswazah ini dilaksanakan.
5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengambilan pelajar siswazah
juga perlu mematuhi prosedur ini.
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 3/13
No. Semakan: 06
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 12/12/2014
6.0 CARTA ALIR
Lengkapkan Borang On-line dan Hantar Permohonan
Bayaran Sah?
Permohonan Lengkap?
Maklumkan Pemohon Tentang Status
Incomplete
Tidak
Semak dan Sahkan Bayaran Yuran Proses
Terima maklum balas daripada pemohon?
Tidak
Lulus?
Kemaskini Keputusan Permohonan
Ya
Mesyuarat JKPSU
Uruskan Maklum Balas Pemohon yang Berjaya
Daftarkan Pelajar Baharu
Tamat
Ya
Tidak
Ya
Pertimbangan Semula?
Tidak
Tidak
7.1
7.2
7.3
7.4
7.6
7.7 7.8
7.13
7.10
7.11
7.16
7.147.15
7.19
7.20
7.21
Mula
Daftar Akaun Pemohon
Semak dan Sahkan Dokumen Permohonan
Ya
Ya
Mesyuarat JKKPPS
Buat Saringan dan Majukan Laporan
Keputusan Saringan Ke SPS
Ya
7.5
Terima Laporan Lengkap?
Beri Peringatan kepada Fakulti/
InstitutTidak
7.12
7.11
Cetak dan Hantar Surat Tawaran
7.17
7.18
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 4/13
No. Semakan: 06
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 12/12/2014
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Daftar Akaun Pemohon 7.2.1 Daftar akaun pemohon melalui sistem i-GIMS Pemohon
7.3 Lengkapkan Borang On-line dan Hantar Permohonan Pemohon 7.3.1 Lengkapkan borang permohonan dan muat naik
semua dokumen sokongan ke dalam sistem permohonan.
Nota:
Permohonan yang tidak lengkap tidak akan diproses dan kekal dengan status NEW APPLICATION atau INCOMPLETE.
Pemohon
7.4 Semak dan Sahkan Bayaran Yuran Proses 7.4.1 Semak dan sahkan bayaran yuran proses
permohonan kemasukan melalui i-GIMS.
PTK
7.5 Bayaran sah? 7.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.6.
7.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.10.
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 5/13
No. Semakan: 06
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 12/12/2014
7.6 Semak dan Sahkan Dokumen Permohonan 7.6.1 Semak dokumen permohonan dan sahkan
semua dokumen sokongan yang dimuatnaik.
7.6.2 Kemas kini status permohonan dalam i-GIMS.
Nota:
Permohonan yang lengkap dengan dokumen sokongan sahaja akan diberikan status COMPLETED dan akan dihantar ke Fakulti/Institut secara automatik melalui i-GIMS.
Permohonan yang tidak lengkap akan diberikan status INCOMPLETED dan akan kekal dengan status tersebut sehingga pemohon mengemas kini permohonan.
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
7.7 Permohonan Lengkap?
7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10.
7.7.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.8.
7.8 Maklumkan Pemohon Tentang Status Incomplete
7.8.1 Maklumkan pemohon tentang status
Incompleted permohonan melalui e-mel secara automatik.
Nota:
Pemohon hendaklah memuat naik semua dokumen yang tidak lengkap ke dalam i-GIMS untuk diproses.
PT/PTO SPS
7.9 Terima Maklum Balas daripada Pemohon?
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 6/13
No. Semakan: 06
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 12/12/2014
7.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4 atau 7.6.
7.9.2 Jika tiada maklum balas dalam tempoh satu (1) tahun, proses tamat (Langkah 7.24).
7.10 Buat Saringan dan Majukan Laporan Keputusan ke SPS 7.10.1 Buat saringan permohonan dan masukkan
keputusan ke dalam i-GIMS (sama ada Supported/Not Supported/KIV).
7.10.2 Sedia dan majukan laporan keputusan saringan permohonan ke SPS dalam tempoh 30 hari.
Penyelaras
PT/PTO Fakulti/Institut
7.11 Terima Laporan Lengkap?
7.11.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.14.
7.11.1 ika Tidak, ikut Langkah 7.13.
7.12 Beri Peringatan kepada Fakulti/Institut
7.12.1 Beri peringatan kepada Fakulti/Institut yang
belum mengemukakan maklum balas selepas tempoh memproses yang diberi tamat (rujuk Langkah 7.10.2).
PT/PTO SPS
7.13 Mesyuarat JKKPPS 7.13.1 Sediakan kertas cadangan Pengambilan Pelajar
untuk pertimbangan dan kelulusan JKKPPS. PT/PTO SPS
7.14 Lulus?
7.14.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.16.
7.14.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.15.
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 7/13
No. Semakan: 06
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 12/12/2014
7.15 Pertimbangan Semula? 7.15.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10.
7.15.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.16.
17.16 Kemaskini Keputusan Permohonan
7.16.1 Kemaskini keputusan permohonan di dalam i-
GIMS sama ada Approved/Approved Provisional/KIV.
Nota:
i-GIMS akan menghantar makluman keputusan permohonan secara automatik ke e-mel pemohon.
Calon juga boleh mencetak surat tawaran melalui portal permohonan masing-masing.
7.17 Cetak dan Hantar Surat Tawaran
7.17.1 Cetak dan hantar surat tawaran melalui e-mel
atau pos ke alamat calon berdasarkan permintaan.
PT/PTO SPS
7.18 Mesyuarat JKPSU
7.18.1 Sediakan kertas mesyuarat tentang keputusan
permohonan yang telah diputuskan oleh JKKPPS untuk makluman dan pengesahan mesyuarat JKPSU.
PT/PTO SPS
7.19 Uruskan Maklum Balas Pemohon yang Berjaya
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 8/13
No. Semakan: 06
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 12/12/2014
7.19.1 Uruskan maklum balas pemohon yang berjaya seperti berikut:
a) Maklumkan kelulusan permohonan
penangguhan kepada calon yang memohon penangguhan melalui e-mel.
b) E-melkan senarai calon yang ditawarkan mengikut status kepada Timbalan Dekan Siswazah dan Timbalan Pengarah Institut pada minggu kelapan selepas semester bermula.
PT/PTO SPS
Nota:
Calon tidak dibenarkan menangguh melebihi dua (2) semester kecuali dengan persetujuan Dekan SPS.
Calon boleh memohon penangguhan kemasukan secara on-line dua (2) minggu sebelum minggu pendaftaran bermula.
7.20 Daftarkan Pelajar Baharu
7.20.1 Jalankan urusan pendaftaran pelajar baharu
seperti berikut:
a) Semak dan sahkan visa calon pelajar
antarabangsa. PT/PTO BA
b) Semak dan sahkan laporan pemeriksaan kesihatan.
PKU
c) Semak kesahihan dokumen kelayakan akademik calon dan dokumen sokongan yang sepatutnya.
PT/PTO SPS
d) Pastikan calon membayar yuran mengikut kadar yang ditetapkan.
PTK
e) Jana nombor matrik pelajar bagi calon yang berjaya mendaftar.
PT/PTO SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P006
Halaman: 9/13
No. Semakan: 06
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGAMBILAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 12/12/2014
f) Nasihatkan pelajar untuk merujuk Fakulti/Institut masing-masing bagi urusan pendaftaran kursus.
PT/PTO SPS
Nota:
Gunakan Registration Checklist (PU/S/BR02/GS-04d)
semasa proses pendaftaran pelajar baharu.
Calon pelajar PhD dan Master Dengan Tesis dibenarkan mendaftar sehingga minggu ke-7 selepas semester bermula dengan mendapat kelulusan daripada Dekan, Sekolah Pengajian Siswazah.
Calon pelajar Master Tanpa Tesis dibenarkan mendaftar sehingga minggu ke-2 selepas minggu semester bermula dengan mendapat kelulusan daripada Dekan, Sekolah Pengajian Siswazah.
7.21 Tamat 8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar a) Rekod kualiti yang berikut boleh
dirujuk di dalam i-GIMS:
Borang Permohonan Kemasukan (PU/S/BR01/GS-01).
Salinan Surat Tawaran Kemasukan.
Salinan surat kelulusan penangguhan kemasukan [jika berkaitan].