MENYUSUNPRESENTASI BISNISYANG EFEKTIFSemarang, 24 Maret 2010
Coba perhatikangambar berikut ini …
PricewaterhouseCoopers
Perhatikan foto disamping …
PricewaterhouseCoopers
Jika anda ingin menunjukkan kesan “cuaca yang sangat buruk”,mana foto yang paling mewakili?
PricewaterhouseCoopers
Pelajaran yang dapat dipetik …
• Sebagaimana mata, otak juga memproses informasiberdasarkan struktur dan isinya. Semakin terstruktur informasi,semakin mudah dicerna oleh si penerima.
• Penyampaian informasi yang terstruktur juga mencerminkancara berpikir yang terstruktur.
• Presentasi yang efektif tidak hanya berkaitan dengan isi pesan(content) namun juga bagaimana pesan tersebut disampaikan.
Bagaimana membangunstruktur presentasi yang baik?
PricewaterhouseCoopers
Bagaimana proses komunikasi bekerja …
Pengirim pesan Penerima pesan
Pesan
Lingkungan
PricewaterhouseCoopers
Presentasi adalah membangun argumen. Apa saja unsur yangperlu dipertimbangkan?
Argumen
Model presentasi
Data
Situasi
Pesan
Audiens
PricewaterhouseCoopers
Argumen
Model presentasi
Data
Situasi
Pesan
Audiens
PricewaterhouseCoopers
Analisis terhadap situasi …
Situasi
Elicit Yeses:Ambil posisi tidak
kontroversial
Mengingatkan:Bukan menginformasikan,
membujuk ataumemprovokasi
Relevan kontekstual atauinformasi historis (yang
telah terjadi)
PricewaterhouseCoopers
Analisis terhadap situasi …
Situasi
• Indeks kepercayaankonsumen meningkat
• Pemerintah mengeluarkanregulasi-regulasi yangmendukung UKM
• Daya beli masyarakatmembaik
• Nilai tukar rupiah terhadapmata uang asing relatif stabil
• Permintaan ekspor terhadapbarang/jasa x meningkat
PricewaterhouseCoopers
Argumen
Model presentasi
Data
Situasi
Pesan
Audiens
PricewaterhouseCoopers
Tidak semua data diperlukan …
KumpulkanData
Saring datayang diperlukan
Pilih Fokusatau
Penekanan
• Semakin lengkap data semakin baik
• Meskipun demikian, singkirkan data yang tidakrelevan
• Gunakan hanya data yang mendukung gagasananda
PricewaterhouseCoopers
Argumen
Model presentasi
Data
Situasi
Pesan
Audiens
PricewaterhouseCoopers
Presenter harus memahami karakteristik audiens …
Profil Psikologis
Profil Demografis
Profil Pengetahuan
Profil Penerimaan
Pilih Fokusatau
Penekanan
PricewaterhouseCoopers
Profil psikologis audiens …
Profil Psikologis
Profil Demografis
Profil Pengetahuan
Profil Penerimaan
• Pandangan, nilai-nilai yangdianut, dan sikap berkaitandengan topik yang dibahas
• Profil psikologis audiensmempengaruhi ketertarikanmereka terhadap topikpresentasi
PricewaterhouseCoopers
Audiens dapat berasal dari berbagai latar belakang …
Profil Psikologis
Profil Demografis
Profil Pengetahuan
Profil Penerimaan
• Etnis, agama, jeniskelamin, umur, latarbelakang sosial ekonomi,dsb.
• Pertimbangkan faktor-faktor tsb dalam presentasi
• Meskipun demikian,hindarkan stereotifikasi
PricewaterhouseCoopers
Tingkat pemahaman di antara audiens dapat berbeda …
Profil Psikologis
Profil Demografis
Profil Pengetahuan
Profil Penerimaan
• Seberapa jauh tingkatpemahaman audiens baiksecara umum maupunberkaitan dengan topikyang disajikan
• Pemahaman audiensmenentukan tingkatkedalaman dan pemilihanstrategi presentasi
PricewaterhouseCoopers
Pandangan audiens terhadap topik yang disajikan berbeda …
Profil Psikologis
Profil Demografis
Profil Pengetahuan
Profil Penerimaan
• Bersahabat (friendly), tidakbersahabat (hostile),netral, apatis, dancampuran
• Setiap jenis audiensmemerlukan strategi yangberbeda-beda
• Orientasi audiens dapatberubah selamapresentasi berlangsung
PricewaterhouseCoopers
Argumen
Model presentasi
Data
Situasi
Pesan
Audiens
PricewaterhouseCoopers
Menginformasikan
Mulailah dengan menentukan tujuan presentasi anda …
Menjelaskan, menguraikan, ataumemperkenalkan kepada audiens topikyang dipresentasikan
Mempengaruhi Mendorong dan meyakinkan audiensuntuk menerima suatu gagasan
Lain-lain Menghibur atau merayakan sesuatu
Digunakan ketika …Tujuan Umum
PricewaterhouseCoopers
Efek kognitif
Dan hasil akhir apa yang anda inginkan dari presentasi …
Mempengaruhi pemikiran, pandangandan pemahaman audiens
Efek afektif Mempengaruhi perasaan dan emosiaudiens
Efek perilaku Mendorong audiens untuk melakukansesuatu
PengaruhTujuan Khusus
PricewaterhouseCoopers
Argumen
Model presentasi
Data
Situasi
Pesan
Audiens
PricewaterhouseCoopers
Struktur presentasi harus mengalir …
Situasisaat ini
Tantangan/Tujuan
PertanyaanKunci
SolusiTindakanyangdiperlukan
PricewaterhouseCoopers
Mulailah dengan mengidentifikasi situasi obyektif yang ada …
Situasisaat ini
Tantangan/Tujuan
PertanyaanKunci
SolusiTindakanyangdiperlukan
• Identifikasi “situasi saat ini” …
• Situasi adalah latar belakang atau keadaan yangtidak akan dibantah oleh audiens anda
PricewaterhouseCoopers
Apa tantangan yang diidentifikasi dari situasi tersebut …
Situasisaat ini
PertanyaanKunci
SolusiTindakanyangdiperlukan
• Identifikasi tantangan, tujuan, atau masalah yangakan didiskusikan
• Bagian ini akan menentukan topik presentasianda
Tantangan/Tujuan
PricewaterhouseCoopers
Contoh-contoh tantangan dalam dunia usaha …
Waktu yangtersedia sangat
terbatas …
Perusahaanperlu
melakukaninvestasi
SDM kita tidakterlatih untuk
ini …Pemerintah sudah
menyepakatipemberlakuan
ACFTA
Strategi kitatahun ini
ternyata tidakberjalan baik …
Bank meminta kitamenyusun business
plan yangkomprehensif …
Pertumbuhanbisnis kitamelambat
Pasar kitadigerogotipesaing
?
PricewaterhouseCoopers
Tantangan/Tujuan
Ajukan “pertanyaan kunci” yang akan dijawab dalampresentasi …
Situasisaat ini
SolusiTindakanyangdiperlukan
• Pertanyaan kunci adalah pertanyaan yang beradadi dalam benak audiens, setelah memahamitantangan yang muncul
• Tujuan presentasi adalah menjawab pertanyaankunci
PertanyaanKunci
PricewaterhouseCoopers
Contoh-contoh “pertanyaan kunci” …
Bagaimanamenyelesaikanproyek secaratepat waktu?
Bagaimanamemperolehdana untukinvestasi?
Bagaimanameningkatkan
kapasitasSDM? Apa yang harus
dilakukan utkmengantisipasi
ACFTA?
Perlukan kitamerevisi strategi
kita?Apa format terbaikuntuk mengajukanbisnis plan kepada
bank?
Bagaimanamempercepatpertumbuhan
usaha?
Bagaimanamerebutpangsapasar?
?
PricewaterhouseCoopers
PertanyaanKunci
Tantangan/Tujuan
Paparkan solusi untuk menjawab “pertanyaan kunci” …
Situasisaat ini
Tindakanyangdiperlukan
Memuat opsi-opsi pemecahan masalah, dan pilihanterbaik yang diusulkan oleh presenter
Solusi
PricewaterhouseCoopers
Contoh-contoh opsi untuk solusi …
Mengidentifikasicritical path,memperbaikimanajemen
proyek
Pinjaman,investor baru,dana internal
Rekrut,training,reward/
punishmentPenerapan SNI,reposisi usaha,restrukturisasi
Merombakstrategi,
penyesuaian,dsb
Strategi perusahaan,kinerja keuangan,
kondisi pasar, targetusaha
Ekspansi pasar,intensifikasi,
pengembanganproduk
Diferensiasi,cost leadership,
segmentasi
?
PricewaterhouseCoopers
Tantangan/Tujuan
Dan sampaikan apa yang diharapkan oleh presenter dariaudiens …
Situasisaat ini
Solusi
Memuat hal-hal yang diharapkan oleh presenterdari audiens
PertanyaanKunci
Tindakanyangdiperlukan
Hal-hal lainyang perlu diperhatikan …
PricewaterhouseCoopers
Penekanan, penekanan dan penekanan …
Dalam presentasi atau diskusi, perhatikan urutan ini:
- Sampaikan apa yang akan anda sampaikan (tell them whatyou’re going to tell them)
- Sampaikan (tell them)
- Sampaikan apa yang baru saja anda sampaikan (tell themwhat you just told)
PricewaterhouseCoopers
Lakukan pengujian atas struktur presentasi …
• Lakukan “elevator test”, presentasikan argumen anda kepadaseseorang yang obyektif dalam waktu 2-3 menit. Lihat apakahdia mengerti …
• Bila dia mengerti, berarti struktur dan penalaran presentasianda “masuk akal”
• Bila tidak, ada yang salah dengan struktur presentasi (ataustruktur berpikir?) anda
PricewaterhouseCoopers
Strukturkan jawaban anda atas pertanyaan audiens …
• Dalam presentasi anda mungkin akan menerima pertanyaantak terduga, dan harus dijawab dalam waktu yang sangatsingkat.
• Pastikan anda menjawab pertanyaan secara terstruktur,dengan menggunakan parameter-parameter berikut:
• Waktu• Geografis• Perspektif masalah• Cost vs benefit• “Pendulum plan”
PricewaterhouseCoopers
Pastikan 5 menit pertama presentasi anda menarik …
• The first 5 minutes may make or breakyour presentation
• Berikan sinyal di awal presentasi bahwaanda akan segera “memegang kendali”
• Pastikan pembukaan anda menarik.
• Anda dapat memilih pendekatanlangsung (“Statistik menunjukkan 2 dari3 laki-laki ternyata selingkuh”) atau tidaklangsung (“Seberapa yakinkah andaterhadap kesetiaan pasangan anda?”)
Jenis-jenis pembuka
• Statistik yangmengejutkan
• Pertanyaan retoris
• Peribahasa/kutipan
• Anekdot
• Kilas balik, atauramalan
PricewaterhouseCoopers
Selain itu, perlu dipertimbangkan juga hal-hal berikut …
Gunakancontoh, kasus
atau cerita
Berikanpenekanan
padakesepahaman
Gunakandata danstatistik
Tetaplah jujur.Ungkapkan bukti-bukti yang saling
bertentangan
Hindari eksposeyang berlebihanpada satu sisi
“One slidefor onestory”
Pilih judul yangmencerminkan
“tantangan”yang akan
dijawab
Visual,visual, visual
© 2010 PricewaterhouseCoopers. All rights reserved. “PricewaterhouseCoopers” refers to the networkof member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each of which is a separate and independentlegal entity. *connectedthinking is a trademark of PricewaterhouseCoopers LLP (US).
Selamat Mencoba!
DISCLAIMER: Presentasi ini dibuat sebagai petunjuk umum dari topik yang dibawakan dan bukan merupakan nasihat profesional.Tidak ada keterwakilan atau jaminan (baik secara jelas maupun tersirat) terhadap keakuratan atau kelengkapan informasi yangterkandung dalam presentasi ini, dan sejauh yang diperbolehkan oleh undang-undang, KAP Tanudiredja, Wibisana & Rekan, PTPrima Wahana Caraka dan PT PricewaterhouseCoopers FAS (PricewaterhouseCoopers Indonesia), anggotanya, parakaryawannya dan para agennya tidak mempunyai kewajiban, dan menolak semua tanggung jawab atas akibat perbuatan yangAnda atau orang lain lakukan atau tidak lagi dilakukan, terkait dengan informasi yang terkandung dalam presentasi ini atau padasetiap keputusan yang diambil berdasarkan presentasi ini.