Oficina de Sistemas de Información Administración Central
Manejo de Calendario
en
Correo Electrónico
Tabla de Contenido
I. Introducción………………………………………………………. 1
II. Conceptos Generales…………………………………………… 1
III. Cómo accede a la herramienta Google Calendar................... 1
IV. Configuración básica del calendario en Google Calendar....... 5
V. Configuración de los parámetros generales del calendario en
Google Calendar………………………………………………..... 7
a. Mostrar únicamente este calendario…………………..…… 8
b. Configuración del calendario………………………………… 9
c. Crear evento en este calendario………………………........ 10
d. Compartir este calendario…………………………………… 12
e. Notificaciones……………………………………………........ 14
f. Marcar el calendario………………………………………….. 15
VI. Cómo crear calendarios en Google Calendar……………….… 16
a. Mostrar únicamente este calendario………………………… 19
b. Ocultar este calendario de la lista…………………………… 19
c. Configuración del calendario………………………………… 21
d. Crear evento en este calendario……………………………. 21
e. Compartir este calendario…………………………………… 21
f. Notificaciones…………………………………………………. 21
g. Marcar el calendario…………………………………………. 21
VII. Cómo añadir otros calendarios en Google Calendar………… 21
VIII. Administración de calendarios en los recuadros “Mis
calendarios” y “Otros calendarios”……………………….… 31
IX. Administración de eventos en los calendarios de Google
Calendar…………………………………………………………... 44
X. Manejo de eventos desde el rol de invitado…………………… 57
XI. Que debe hacer para ver los calendarios del recuadro “Mis
calendarios” desde otras aplicaciones……………………….. 61
XII. Formatos para ver el calendario en Google Calendar………... 64
XIII. Cómo hacer búsquedas de eventos en mis calendarios……... 68
XIV. Cómo crear listas de Tareas pendientes en Google Calendar. 70
XV. Cómo cerrar Google Calendar………………………………….. 78
XVI. Cómo añadir documentos a un evento………………………… 79
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I. Introducción
La Universidad de Puerto Rico ofrece a sus empleados y estudiantes el servicio
de Google Calendar a través de la plataforma de “Google Applications for
Education”, siglas en ingles, GAE.
Este calendario es como una agenda o calendario de actividades, que puede
programar a su gusto, es comparable al Outlook de Microsoft Office y puede
accederlo en cualquier lugar siempre que tenga una conexión a Internet.
Este manual contiene los pasos a seguir para crear/manejar eventos,
crear/administrar/compartir calendarios y generar avisos o recordatorios de los
eventos.
II. Conceptos Generales
En esta herramienta puede crear varios calendarios, por ejemplo, un calendario
personal y un calendario profesional. Los calendarios pueden tener un código de
color para identificar visualmente los eventos para saber a cual calendario
corresponde ese evento. La ventaja es que puede ver todas las citas de los
distintos calendarios en una sola clasificación, ya sea, diaria, semanal o
mensual.
Otra característica es que puede compartir calendarios con otros usuarios que
utilizan Google Calendar, el calendario puede hacerlo público a todos los
usuarios o puede compartirlo con usuarios escogidos.
Además, esta herramienta tiene un recordatorio de citas o eventos. Google
Calendar tiene tres métodos para recordar una cita o eventos, estos son:
Por medio de una ventana emergente
Por correo electrónico
Por SMS (Short Message Service)
También, puede definir varios recordatorios, por ejemplo, que le recuerde el
evento un día antes por correo electrónico y 10 minutos antes por SMS.
III. Como accede a la herramienta Google Calendar.
1. En la barra de dirección de su navegador (“Internet Explorer”, “Mozilla”,
“Safari”) registre la siguiente dirección: http://inicio.upr.edu
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2. Se desplegará la página de inicio del Portal de Servicios Electrónicos:
3. En la ventana de “Security Information”, presione el botón .
4. Proceda a registrar su correo electrónico y su contraseña en el cuadro que se
encuentra a la izquierda de la página de inicio del Portal de Servicios
Electrónicos. Sólo registre la primera parte de su correo electrónico en el
encasillado “Usuario:”.
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Si tiene dudas de cómo acceder su correo electrónico en GAE, refiérase al
Manual Manejo de Cuenta de Correo Electrónico.
5. Si los datos están registrados correctamente, se desplegará la siguiente página del Portal de Servicios Electrónicos, existen dos maneras para acceder al Google Calendar: a. Por su bandeja de entrada - presione este enlace para acceder a su
bandeja de entrada.
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Se desplegará la siguiente página de la bandeja de entrada de su correo
electrónico:
Presione este enlace para acceder a su calendario.
b. Por el enlace Google Calendar – presione el enlace según se demuestra
en ilustración:
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6. Se desplegará la página principal del calendario:
Por defecto, este es el calendario principal que está vinculado a su cuenta de
correo electrónico, se recomienda que este sea su calendario personal.
IV. Configuración básica del calendario en Google Calendar.
1. Al principio, sólo tendrá un calendario, el calendario principal que está
vinculado a su cuenta de correo electrónico. Eventualmente, podrá crear
nuevos calendarios o añadir calendarios compartidos. Proceda a presionar el
enlace Configuración de Calendar en la siguiente página:
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2. Se desplegará la siguiente página, comience a registrar como desea que se
presenten todos su calendarios, el idioma, como se desplegará el formato de
hora y fecha, en cual día de la semana empezará el calendario, si muestra
los fines de semana, vista predeterminada, que muestre los eventos que nos
han invitado y no hemos contestado, etc.
Nota: La información que registre en esta página aplicará a todos los
calendarios que están contenidos en la recuadro “Mis calendarios”.
Nota: Esta es la página que se desplegará para la pestaña General.
Luego de registrar la información sobre el calendario, presione el botón
para salvaguardar la información registrada,
para cancelar la transacción y no se salvaguardará la
información registrada.
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Si presiona los enlaces Volver a Calendario, Calendarios,
Configuración para móviles, Labs o el botón y ha registrado
alguna información, se desplegará la ventana “Windows Internet
Explorer”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.
Presione el botón si no desea salvaguardar lo registrado o el
botón para continuar registrando información sobre el
calendario.
V. Configuración de los paramétros generales del calendario principal en Google
Calendar.
1. Proceda a configurar los parámetros su calendario, presione el botón .
2. Se desplegará la siguiente ventana con las opciones para la configuración de
su calendario:
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a. Mostrar únicamente este calendario – presione este enlace para
marcar el calendario que por defecto aparecerá cuando se habrá esta
página. Este es el calendario que aparecerá resaltado por una barra a
color en el recuadro “Mis Calendarios”. En este ejemplo, es el
calendario hempleado.nodocente el que esta resaltado con una barra
color azul celeste.
Si tiene varios calendarios y quiere ver la agenda de otro calendario,
presione el botón del calendario que desea ver. Usaremos el calendario
salones para este ejemplo y aparecerá la ventana de la derecha con las
opciones, presione el enlace Mostrar únicamente este calendario.
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Nota: El calendario hempleado.nodocente que esta subrayado no está
visible.
b. Configuración del calendario – presione este enlace para definir los
parámetros generales del calendario. Es importante tener en el navegador
habilitado JavaScript y los cookies para no tener problemas cuando se
esté configurando el calendario. Se desplegará la ventana “Detalles del
calendario”:
Luego de registrar la información sobre el calendario, presione el botón
para salvaguardar la información registrada,
para cancelar la transacción y no se salvaguardará la
información registrada.
Si presiona el enlace Volver a Calendario, y ha registrado alguna
información, se desplegará la ventana “Windows Internet Explorer”,
indicando que los cambios no se han salvaguardado.
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Presione el botón si no desea salvaguardar lo registrado o el
botón para continuar registrando información sobre el
calendario.
c. Crear evento en este calendario – presione este enlace para establecer
actividades, reuniones, eventos, anotaciones, etc. en el calendario. Se
desplegará la siguiente página:
Registre el evento indicando nombre del evento, fecha, horario, lugar,
descripción, si desea recordatorios complete la sección de “Opciones” y
si va a citar a invitados complete la sección “Invitados”.
Para invitar a un evento, proceda con los pasos que se especifican a
continuación:
Presione el enlace Añadir Invitados
En el encasillado en blanco, proceda a registrar las direcciones de
correo electrónico de los invitados, separados por coma
Seleccione el nivel de control que tienen los invitados en el evento
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Puedes corroborar la disponibilidad de los invitados, siempre que sus
calendarios tengan la opción de compartidos usando el enlace
Comprobar la disponibilidad de recursos o invitados.
Puedes incluir documentos que intereses enviar a los invitados antes del
evento usando el enlace Añadir archivo adjunto, refiérase a la Sección
XVI de este manual.
Luego de registrar la información para crear un evento, presione el botón
para salvaguardar la información registrada,
para cancelar la transacción y no se salvaguardará la
información registrada.
Si presiona el botón y registró invitados en la sección
“Invitados”, se desplegará la ventana “¿Enviar invitaciones?”
preguntando si desea enviar las invitaciones.
Presione el botón para notificar a los invitados del evento o el
botón y no se enviará la notificación.
Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón , y ha
registrado alguna información, se desplegará la ventana “Tu evento”,
indicando que los cambios no se han salvaguardado.
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Presione el botón para cancelar la transacción o el botón
para continuar registrando información del evento.
d. Compartir este calendario – presione este enlace para definir los
parámetros cuando interesa que este calendario sea de uso compartido.
El dueño del calendario decide con quien comparte el calendario y la
información que desea compartir. Se desplegará la siguiente página:
Si interesa que este calendario sea público o compartido, presione en el
recuadro “Compartir este calendario con otros” para activar esta
opción. Debe aparecer , luego
especifique con quien comparte el calendario y que información desea
compartir. Existen cuatros tipos de permisos para compartir el calendario
con personas determinadas:
Realizar cambios y administrar el uso compartido
Realizar cambios en eventos
Consultar todos los detalles del evento
Ver sólo libre/ocupado (ocultar detalles)
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En cualquier momento puede eliminar una persona de la lista de usuarios
con los cuales compartes el calendario, sólo presione el botón , .
También, puede inactivar el uso compartido de un calendario con sólo
presionar en el recuadro de “Compartir este calendario con otros”. La
opción debe aparecer .
Luego de registrar la información sobre el calendario, presione el botón
para salvaguardar la información registrada,
para cancelar la transacción y no se salvaguardará la
información registrada.
Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón , y ha
registrado alguna información, se desplegará la ventana “Windows
Internet Explorer”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.
Presione el botón si no desea salvaguardar lo registrado o el
botón para continuar registrando información sobre el uso de
calendarios compartido.
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e. Notificaciones – presione este enlace para configurar los recordatorios
de los eventos programados en el calendario. Cuando se crea un
calendario los recordatorios de los eventos no están configurados, esta
será la manera pre-establecida en que interesamos nos notifiquen el
evento que hay programado en un calendario. Se desplegará la siguiente
página:
Existen tres tipos de recordatorios del evento y tiene que añadirlas en el
orden que desea sea notificado:
Por ventana emergente
Por correo electrónico
Por SMS, para poder usar este tipo de recordatorio, tiene que
asociar un teléfono móvil previamente a la cuenta de correo
electrónico, de lo contrario no aparecerá esta opción. (Nota: sólo
se puede asociar un teléfono móvil por cuenta de correo
electrónico usando el enlace Configura tu teléfono móvil para
recibir las notificaciones, de momento este servicio está
inhabilitado.)
Si el calendario es compartido y los usuarios con los que comparte el
calendario tienen los permisos de realizar cambios y/o administrar
eventos, le puede ser útil recibir notificaciones cuando el evento tiene
cambios, se cancela o es aceptado por invitados, sólo tiene que registrar
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estas opciones en el recuadro “Selecciona como deseas recibir la
notificación:”.
Siempre se puede añadir cuantos recordatorios quiera a un evento
utilizando los enlaces Crear evento o Crear evento en este calendario.
Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón , y ha
registrado alguna información, se desplegará la ventana “Windows
Internet Explorer”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.
Presione el botón si no desea salvaguardar lo registrado o el
botón para continuar registrando información sobre configurar
recordatorios.
f. Marcar el calendario – seleccione un color de la carta de colores que se
presenta en la ventana para identificar el calendario. De esta manera
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puede marcar cada calendario con diferentes colores y así poder
identificarlos más fácilmente.
Por ejemplo, se selecciona el color amarillo y se sombrea de amarillo el
encasillado del calendario.
VI. Cómo crear calendarios en Google Calendar
1. Por defecto, siempre aparece un calendario que está vinculado a la cuenta
de correo electrónico, Google Calendar nos permite crear calendarios
adicionales. Para crear un nuevo calendario, presione el enlace Añadir del
recuadro “Mis calendarios”.
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2. Se desplegará la siguiente página:
En esta página será donde creará la información básica del nuevo
calendario, como el nombre, la descripción, si será compartido y como será
compartido, etc. En cualquier momento podrá editar los detalles de este
calendario.
Luego de registrar la información del nuevo calendario, presione el botón
para salvaguardar la información del nuevo
calendario.
Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón , y ha
registrado alguna información, se desplegará la ventana “Windows Internet
Explorer”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.
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Presione el botón si no desea salvaguardar lo registrado o el botón
para continuar registrando información sobre el nuevo calendario.
3. Según se vayan creando calendarios, se desplegarán los nombres en el
recuadro “Mis calendarios”. Para poder ver un calendario en particular,
presione en el nombre del calendario. En este ejemplo, existe tres
calendarios, hempleado.nodocente, Prueba2, Salones y Tareas.
4. Luego de creado el nuevo calendario, proceda a configurar los parámetros
generales del calendario adicional. Presione el botón .
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5. Se desplegará la siguiente ventana con las opciones para configurar dicho
calendario:
a. Mostrar únicamente este calendario – refiérase a la Sección V. Paso 2.a.
de este manual.
b. Ocultar este calendario de la lista – presione este enlace para que no
aparezca este calendario de la lista de calendarios en el recuadro “Mis
calendarios”. Esta opción no elimina el calendario.
Recuadro “Mis calendarios” Recuadro “Mis calendarios”
luego de ocultar calendario Prueba2
Puede restaurar este calendario para que aparezca en el recuadro “Mis
calendarios”, realizando los siguientes pasos:
Presione el enlace Configuración, se desplegará la siguiente página:
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Presione el botón del calendario que desea que aparezca en la
lista de calendarios de la columna “Mostrar en la lista”
Presione el enlace Volver a Calendario, y regresará a la página
principal con el calendario activado en la lista.
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c. Configuración del calendario - refiérase a la Sección V. Paso .2.b. de este
manual.
d. Crear evento en este calendario – refiérase a la Sección V. Paso 2.c. de
este manual.
e. Compartir este calendario – refiérase a la Sección V. Paso 2.d. de este
manual.
f. Notificaciones – refiérase a la Sección V. Paso 2.e. de este manual.
g. Marcar el calendario – refiérase a la Sección V. Paso 2.f. de este manual.
VII. Cómo añadir otros calendarios en Google Calendar
Esta opción se usará para añadir calendarios ya creados que pertenecen a otros
usuarios en tu lista de calendarios. Dependiendo de los privilegios que el usuario
haya establecido en ese calendario será la información que podrá ver cuando lo
está compartiendo.
1. Presione el enlace Añadir del recuadro “Otros calendarios” en la siguiente
página:
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2. Para añadir un calendario publico ya creado, se desplegará la siguiente
ventana, presione la opción “Explorar calendarios interesantes”:
Se desplegará la página con la lista de calendarios interesante, para que
pueda escoger algún calendario que le interese. Presione el enlace Vista
Previa para ver el calendario o el enlace Suscribirse para añadirlo a la lista
de “Otros calendarios”.
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3. Para añadir un calendario de otro usuario que tiene cuenta en Google
Aplications for Education (GAE), presione el enlace Añadir del recuadro
“Otros calendarios”, se desplegará la siguiente ventana, presione la opción
“Añadir el calendario de un amigo”:
a. Se desplegará la ventana “Añadir el calendario de un amigo”, registre
el correo electrónico de la persona.
Presione el botón para cancelar la transacción en cualquier momento
o presione el botón para adicionar este calendario a la lista de
“Otros calendarios”.
Si presionó el botón y el calendario es público o compartido, se
desplegará este calendario en el recuadro “Otros calendarios”.
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Si presionó el botón y el calendario es privado, se desplegará la
ventana “Añadir el calendario de un amigo” con el mensaje “No tienes
acceso al calendario de …” Esta ventana te permite enviar al correo
electrónico de esa persona una petición de acceso para compartir ese
calendario con un mensaje, sólo presione el botón .
Puede cancelar esta transacción presionando el botón .
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Si registró un correo electrónico erróneo o no se encuentra dentro del
domino de GAE por ejemplo, [email protected], se desplegará
la ventana “Añadir el calendario de un amigo” pero con el mensaje de
error “[email protected] no dispone de ninguna cuenta de
Google Calendar”.
Esta ventana te permite enviar al correo electrónico de esa persona una
invitación con un mensaje para que cree una cuenta en GAE y puedan
compartir un calendario, sólo presione el botón .
Puede cancelar esta transacción presionando el botón .
b. Otra manera para añadir el calendario de un amigo es presionar el
encasillado de “Otros calendarios” y registrar el correo electrónico de la
persona.
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4. Para añadir un calendario por URL (Localizador de Recurso Uniforme,
nombre en español de las siglas), presione el enlace Añadir del recuadro
“Otros calendarios”, se desplegará la siguiente ventana, presione la opción
“Añadir por URL”:
Se desplegará la ventana “Añadir por URL”, registre el protocolo, dirección
y dominio del calendario que interesa añadir. Este calendario debe estar en
formato iCal (siglas de iCalendar) para poder añadirlo en su lista de
calendarios.
Si interesa que este calendario sea público, presione el encasillado
.
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Luego de registrar la información, presione el botón
para cancelar la transacción en cualquier momento.
para cancelar la transacción en cualquier momento.
para adicionar este calendario a la lista de “Otros
calendarios”.
Si registró información errónea, se desplegarán diferentes ventanas
indicando el mensaje de error que corresponda a la situación, a continuación
dos posibles errores:
Presione el botón o el botón , para volver a la Paso 4. de esta sección.
5. Para transferir de forma rápida y sencilla eventos e información almacenada
en otras aplicaciones de calendario, como Microsoft Outlook, Yahoo!
Calendar, Apple iCal, etc. Antes de transferir estos archivos debe de
convertirlos en formato iCal o CSV (siglas en ingles para Comma-Separated
Values).
Presione el enlace Añadir del recuadro “Otros calendarios”, se desplegará
la siguiente ventana, presione la opción “Importar calendario”:
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Se desplegará la ventana “Importar calendario”, registre la ubicación y el
nombre del archivo que interesa importar en el encasillado “Archivo:”,
puede utilizar el navegador presionando el botón . Este archivo
debe estar en formato iCal (siglas de iCalendar) o CSV (Comma-Separated
Values) para poder importar los eventos del calendario.
Si utiliza el botón , se desplegará la ventana “Choose file” para
buscar el archivo que desea importar. Luego de seleccionado el archivo,
presione el botón para que registre la ubicación y nombre de
archivo en el encasillado.
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Se desplegará la ventana “Importar calendario” con la información del
archivo:
Presione el botón para seleccionar el calendario donde se salvaguardará
la información que va a importar.
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Luego de registrar la información, presione el botón
para cancelar la transacción en cualquier momento.
para cancelar la transacción en cualquier momento.
para importar la información del archivo al calendario.
Si presionó el botón , se procederá a importar el archivo en el
calendario seleccionado. Si la información se importó con éxito, se desplegará
la ventana:
Presione el botón o el botón para terminar la transacción.
Si presionó el botón y registró información errónea, se
desplegarán diferentes ventanas indicando el mensaje de error que
corresponda a la situación, a continuación posibles errores:
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Presione el botón o el botón , para volver a la Sección VII. Paso 5.
de esta sección.
VIII. Administración de calendarios en los recuadros “Mis calendarios” y “Otros
calendarios”
En esta sección se explicará las opciones que se presentan en la pestaña
“Calendarios” de la ventana “Configuración del calendario”. Algunos de los
tópicos serán, cómo mostrar/ocultar, modificar, anular, eliminar, importar,
explotar calendarios.
1. Presione el enlace Configuración en cualquiera de los recuadros “Mis
calendarios” o “Otros calendarios” en la siguiente página para configurar
en bloque los calendarios que creados.
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2. Se desplegará la página “Configuración del calendario”:
Esta página se divide en dos secciones, en la primera sección se desplegará
la lista de calendarios del recuadro “Mis calendarios” y en la segunda
sección se desplegará la lista de calendarios del recuadro “Otros
calendarios”.
a. En la columna CALENDARIO, se desplegará la lista de calendarios
creados y/o añadidos, presione el nombre del calendario y se desplegará
la página de “Información sobre (nombre del calendario)”
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Esta página tiene tres pestañas, en cada una se puede modificar lo
registrado anteriormente:
“Detalles del calendario” – la explicación de cómo registrar esta
información está en la Sección V. Paso 2.b. de este manual.
“Compartir este calendario” – la explicación de cómo registrar esta
información está en la Sección V. Paso 2.d. de este manual.
“Notificaciones” – la explicación de cómo registrar esta información
está en la Sección V. Paso 2.e. de este manual.
b. En la columna MOSTRAR EN LA LISTA, se encuentra los encasillados
para que indiquemos cual calendario deberá aparecer, si alguno en los
recuadros “Mis calendarios” y “Otros calendarios”. Los calendarios
que tengan el botón activado son los que de desplegarán en la lista de
calendarios, en esta opción tiene que activar individualmente cada
calendario. También, puede usar los enlaces todos o ninguno para
indicar si aparecen todos los calendarios o ninguno en los recuadros.
c. En la columna NOTIFICACIONES, podrá configurar o modificar los
recordatorios de los eventos programados para cada calendario.
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Presione el enlace Notificaciones del calendario que interesa configurar,
se desplegará la siguiente página:
Refiérase a la Sección V. Paso 2.e. de este manual para la explicación de
cómo registrar la información.
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d. En la columna COMPARTIR, podrá configurar o modificar los parámetros
para compartir o no compartir un calendario. Esta opción sólo puede
utilizarse con la lista de calendarios del recuadro “Mis calendarios”.
Presione el enlace que aparece debajo de la columna COMPARTIR y se
desplegará la siguiente página:
Refiérase a la Sección V. Paso 2.d. de este manual para la explicación de
cómo registrar la información.
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e. El enlace Anular suscripción se utilizará para suspender el uso de un
calendario, siempre que este calendario sea compartido. No tendrá
acceso a ese calendario pero los demás usuarios seguirán usándolo con
normalidad.
Presione este enlace para proceder a ejecutar la acción, si el calendario
seleccionado es privado, se desplegará la ventana “Anular
suscripción”:
Presione el botón para eliminar
permanentemente el calendario.
Presione el botón o el botón para cancelar
la transacción.
Si el calendario seleccionado es compartido, se desplegará la ventana
“Anular suscripción”:
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Presione el botón para suspender el uso de este
calendario, no será eliminado permanentemente (otros usuarios podrán
usarlo) y no aparecerá en la lista de calendarios del recuadro
correspondiente.
Presione el botón o el botón para cancelar
la transacción.
f. El enlace Suprimir se utilizará para eliminar un calendario
permanentemente y ningún usuario lo podrá utilizar. Este acción sólo
puede realizarse con los calendarios creados que aparecen en el
recuadro “Mis calendarios”.
Presione este enlace para proceder a ejecutar la acción, se desplegará la
ventana “Suprimir”:
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Presione el botón para eliminar el calendario.
Presione el botón o el botón para cancelar la
transacción.
g. Puede crear calendarios nuevos desde esta página, presione el botón
, una vez creados estos calendarios
aparecerán en la lista de calendarios del recuadro “Mis calendarios”:
Se desplegará la siguiente página:
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Refiérase a la Sección VI. Paso 2. de este manual para la explicación de
cómo registrar la información.
h. Puede importar calendarios desde esta página, presione el enlace
Importar calendario.
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Se desplegará la ventana “Importar calendarios”:
Refiérase a la Sección VII. Paso 5. de este manual para la instrucciones
de cómo registrar la información.
i. Puede exportar la data solamente de los calendarios que aparecen en el
recuadro “Mis calendarios” desde esta página, presione el enlace
Exportar calendarios.
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Se desplegará la ventana “File Download”:
Presione el botón para salvaguardar un folder comprimido en
formato .ics para cada uno de los calendarios que tenga permiso para
realizar cambios y administrar el uso compartido del recuadro “Mis
calendarios”.
Se desplegará la ventana “Save as”, para salvaguardar el archivo .zip en
el directorio seleccionado:
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Presione el botón para salvaguardar el archivo o el botón para cancelar la transacción.
Presione el botón (puede abrir el archivo y no tiene que
salvaguardarlo para realizar la acción de exportar) y se desplegará la
siguiente ventana:
Seleccione el calendario que interesa exportar y se desplegará la ventana
“File Download”, presione el botón .
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Se incorporará la información del calendario que exportaste en la
aplicación de calendario que desees. En este ejemplo, se exportó el
calendario Salones de Google Calendar a Microsoft Outlook, y se
desplegará la información de la siguiente forma:
j. El enlace Explorar calendarios interesantes se utilizará para añadir
calendarios públicos ya creados.
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Refiérase a la Sección VII. Paso 2. de este manual para la explicación
sobre cómo realizar esta opción.
IX. Administración de eventos en los calendarios de Google Calendar.
En la Sección V. Paso 2.c. de este manual se explica cómo crear un evento
en un calendario. En esta sección se explicará como modificar, cancelar,
eliminar eventos, también como duplicar, copiar, asignar seguridad a eventos
desde el rol de organizador.
1. Para modificar un evento cuando usted es el organizador del evento,
presione el evento en el calendario.
2. Se desplegará la siguiente ventana, presione el enlace Editar detalles
del evento >>>
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3. Se desplegará la siguiente página con la información registrada para el
evento cuando usted es el organizador.
4. En la parte superior del evento aparecerá la siguiente barra de
herramientas, con el valor preestablecido “Mas acciones…”:
Con este valor podrá realizar cambios en el recuadro general de evento y
en los recuadros “Invitados” y “Opciones”.
a. En el siguiente recuadro podrá cambiar su respuesta al evento.
Para cambiar su respuesta al evento, presione el enlace
Cambiar la respuesta.
Se desplegará la siguiente ventana:
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Registre si va a asistir, si va a llevar otros invitados no incluidos
en la invitación, y si desea enviar un mensaje al organizador del
evento.
Presione el botón , se desplegará el
recuadro y la sección de “Invitados” actualizado.
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b. En el recuadro de “Invitados” podrá añadir invitados, eliminar
invitados, enviar mensajes a los invitados y cambiar el nivel de control
que tienen los invitados sobre el evento.
Para añadir invitados al evento, presione el enlace Añadir
invitados.
En el encasillado en blanco, registre los correos electrónicos
de los nuevos invitados, separados por coma.
Para eliminar invitados del evento, presione el botón ,
se cambiará automáticamente al botón para que
pueda volver a incluir este invitado en la lista de invitados antes
de salvaguardar los cambios.
Para asignar los niveles de control del evento a los invitados,
presione el botón al lado de la opción que interesa en la
siguiente sección “Los invitados pueden”. Las posibles
opciones son:
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i. Editar evento – los invitados pueden hacer cambios y ver
la información del recuadro general de evento y de los
recuadros “Invitados” y “Opciones”.
ii. Invitar a otros – los invitados pueden invitar a otras
personas al evento, no pueden ver la lista de invitados ni
hacer cambios.
iii. Ver la lista de invitados – los invitados pueden ver la lista
de invitados al evento, no pueden invitar a otras
personas al evento ni hacer cambios.
iv. Invitar a otros y Ver la lista de invitados – los invitados
pueden invitar a otras personas y ver la lista de invitados,
no pueden hacer cambios.
Para no asignar niveles de control del evento a los invitados,
inactive las opciones presionando el botón al lado de cada una
de las opciones, debe aparecer .
Para enviar mensajes a los invitados, presione el enlace
Invitados mediante el correo electrónico. Se desplegará la
ventana “Enviar un correo electrónico a los invitados”:
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i. Puede inactivar las opciones marcadas con .
ii. Puede enviar a todos los invitados o especificar a
cuales invitados, le enviará el mensaje.
iii. Presione el botón para enviar el mensaje a los
invitados.
iv. Presione el botón o el botón para
cancelar el envío del mensaje a los invitados.
En esta sección podrá saber el estatus de asistencia al evento
por cada invitado. En el siguiente ejemplo, observará en el
circulo marcado, que este evento tiene dos participantes, uno
contestó que es posible que asista y que el otro invitado no ha
contestado si asistirá o no al evento.
c. En el recuadro “Opciones” podrá modificar la configuración de los
recordatorios para los eventos del calendario del organizador. Los
invitados o aquellas personas que tengan acceso a los eventos,
recibirán los recordatorios según la configuración de eventos que
hayan establecido.
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Para recibir los recordatorios del evento, seleccione el tipo de
recordatorio y la frecuencia de la notificación. Para añadir un
recordatorio, presione el enlace Añadir un recordatorio. Para
eliminar un recordatorio, presione el botón que se
encuentra al lado del tipo de recordatorio.
Para controlar la cantidad de información de los eventos
accesible a los invitados o demás usuarios con los cuales
puede compartir un calendario, se utiliza la sección
“Mostrarme cómo”.
i. Si selecciona Disponible, los usuarios podrán ver la
información del evento en su calendario.
ii. Si selecciona Ocupado, los usuarios sólo podrán ver la
palabra Libre/Ocupado en los eventos de su calendario.
Para la configuración de privacidad para cada evento,
seleccione una de las siguientes opciones:
i. Predeterminado – cuando se selecciona esta opción, la
configuración de privacidad del evento emulará la
configuración de privacidad del calendario. Esto significa
que, si el calendario donde se está creando este evento
es privado, todos los eventos programados en ese
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calendario será privados, si el calendario donde se está
creando este evento es público, todos los eventos
programados en ese calendario serán públicos.
ii. Privado – selecciona esta opción para asegurarse que
el evento sólo lo podrán ver el organizador del evento y
aquellos invitados o usuarios con el permiso de
“Realizar cambios en eventos” o “Realizar cambios y
administrar el uso compartido”, cuando el calendario
donde se crea este evento es público o compartido.
iii. Público – selecciona esta opción cuando interesa que
los detalles del evento estén disponibles para los
usuarios que tengan el permiso “Ver sólo libre/ocupado”.
NOTA: Si has importado eventos desde otro programa u otro
calendario, automáticamente se marcarán como Privados o
Públicos, según la configuración de privacidad del calendario
donde fueron creados. Deberá de revisar estos eventos
importados para asegurase que reflejen sus configuraciones
de privacidad.
5. Las opciones básicas de la barra de herramientas del evento se explican
a continuación:
a. Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón , y ha
registrado alguna información, se desplegará la ventana “Tu evento”,
indicando que los cambios no se han salvaguardo.
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Presione el botón para cancelar la transacción.
Presione el botón o el botón para continuar
registrando los cambios del evento.
b. Si presiona el botón y tiene invitados al evento se desplegará
la ventana “¿Suprimir evento?”:
Presione el botón para
eliminar el evento y enviar un correo electrónico a los invitados,
notificando la cancelación del evento.
Presione el botón para
eliminar el evento y no enviará notificación por correo electrónico a los
invitados.
Presione el botón o el botón para cancelar la
transacción.
c. Si presiona el botón y el evento tiene invitados nuevos o
existentes, se salvaguardará el cambio y se desplegará la ventana
“¿Enviar actualización?” o “¿Enviar invitaciones?” con el mensaje
que corresponda dependiendo de los cambios, a continuación posibles
mensajes:
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Presione el botón y se enviará por correo electrónico una
notificación de cambio a los invitados y la invitación a los nuevos
invitados.
Presione el botón y se actualizan los cambios, no se envía
la notificación de cambio a evento ni la invitación a los nuevos
invitados.
Presione el botón continuará registrando cambios.
d. Si presiona el botón y el evento no tiene invitados, se
salvaguardará el evento.
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6. Para más opciones en el cuadro de lista de valores de la barra de
herramientas, presione el botón .
Se desplegará la siguiente lista de valores:
Cambiar de propietario…
Duplicar evento
Copiar a (nombre calendario), esta opción se repetirá para cada
calendario del recuadro “Mis calendarios”.
a. Opción Cambiar de propietario… - se utilizará esta opción cuando
interesa transferir el evento a otro usuario de Google Calendar, este
evento aparecerá en su calendario, podrá realizar cambios y
administrarlo.
Presione la opción Cambiar de propietario y se desplegará la
ventana “Elegir un nuevo propietario”:
Registre el correo electrónico del nuevo propietario y un mensaje
para el nuevo propietario.
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Presione el botón para transferir el
evento.
Presione el botón o el botón para cancelar la
transacción.
b. Opción Duplicar evento – se utilizará esta opción cuando tiene un evento
que se repite varias veces en una semana, mes, etc.
Presione la opción Duplicar evento y se desplegará la siguiente
página:
Registre los cambios correspondientes sobre todo la nueva fecha
del evento.
Presione el botón y el evento tiene invitados nuevos o
existentes, se salvaguardará el cambio y se desplegará la ventana
“¿Enviar invitaciones?”:
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Presione el botón para notificar a los invitados de los
cambios o el botón y no se le enviará la notificación del
evento a los invitados.
Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón , y
ha registrado alguna información, se desplegará la ventana “Tu
evento”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.
Presione el botón para cancelar la transacción o el
botón para continuar registrando información
del evento.
c. Opción Copiar a (nombre calendario) – se utilizará esta opción cuando
interesa copiar el evento a un calendario de la lista de calendarios del
recuadro “Mis calendarios”.
Presione la opción Copiar a (nombre de calendario) y se
desplegará la siguiente página:
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Puede realizar cambios al evento antes de copiarlo a otro
calendario.
Presione el botón y se copiará en evento con los
cambios en el calendario.
Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón ,
se desplegará la ventana “Tu evento:
Presione el botón o el botón para cancelar la
transacción o el botón para continuar
registrando información del evento.
X. Manejo de eventos desde el rol de invitado.
En esta sección se explicará cómo manejar y/o contestar las invitaciones a
eventos cuando usted es invitado. El organizador de un evento tiene la
opción de enviar o no enviar invitaciones a los invitados cuando está creando
el evento. Si optó por enviar la invitación, estará recibiendo un correo
electrónico indicándole que está citado a una actividad y en su calendario
aparecerá el evento. El organizador espera se le conteste la asistencia al
mismo, a su vez, dependiendo del nivel de participación que tenga asignado
podría invitar a otras personas, podría realizar cambios al evento.
A continuación se explicará dos posibles maneras para manejar y/o contestar
el evento:
Desde su bandeja de entrada
Desde el calendario
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1. Desde su bandeja de entrada – se desplegará la página de la bandeja de
entrada de su correo electrónico
a. Presione el mensaje de invitación, se desplegará la siguiente página:
b. En esta página le provee la información básica del evento, podrá
cotejar si tiene otro evento a esa misma hora, podrá ver la lista de
invitados si es que tiene esa opción, contestar su asistencia, ver su
calendario (presione el enlace ver mi calendario >>) y también, podrá
ver los detalles del evento.
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c. Para ver los detalles del evento puede presionar uno de los siguientes
enlaces, más detalles >> o Más opciones >>:
Se desplegará la siguiente página con la información que tiene acceso
para el evento cuando usted es el invitado.
Refiérase a la Sección IX. Pasos 4. y 5.b. de este manual, siempre
recuerde que sólo tendrá activado las opciones que el organizador del
evento le otorgó permiso.
En la barra de herramientas del evento cambia el botón
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cuando usted es invitado, por el botón . Esta
opción sólo está disponible para los eventos a los que le hayan
invitado y para los que no tenga permiso de realizar cambios. Si
presiona el botón , sólo se suprimirá el evento
de su calendario, pero este evento seguirá disponible en los
calendarios de los demás invitados, así como en el calendario del
organizador.
d. Para contestar su asistencia, presione uno de los enlaces Si, Quizás o
No, en cualquiera de los encasillados que se encuentran en esta
página:
Se actualizará su contestación en la asistencia del evento.
2. Desde el calendario – acceda a su calendario y presione el evento.
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Refiérase a la Sección IX. de este manual.
XI. Que debe hacer para ver los calendarios del recuadro “Mis calendarios”
desde otras aplicaciones.
Si interesa ver su calendario desde otras aplicaciones, como por ejemplo,
Google Reader, iCal para Mac, o sin tener que acceder a Google Calendar,
debe realizar los siguientes pasos:
1. Presione el botón para el calendario que interesa ver desde otras
aplicaciones, y se desplegará la ventana con las opciones para la
administración de su calendario.
2. Presione el enlace Configuración del calendario:
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3. Se desplegará la ventana “Detalles del calendario”:
4. En el encasillado “Dirección privada”, podrá seleccionar el formato que
interesa usar para acceder a su calendario desde otras aplicaciones.
Existen tres formatos que se presentan a continuación:
a. Presione el botón , use este formato para ver una versión de sólo
lectura del calendario. Se desplegará la ventana “Dirección privada”
con la dirección de acceso al calendario, la dirección la puedes usar
desde cualquier aplicación de lector de información, como por
ejemplo, Google Reader.
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Presione el botón o el botón para terminar la transacción.
b. Presione el botón , use este formato para ver una versión de sólo
lectura del calendario. Se desplegará la ventana “Dirección privada”
con la dirección de acceso al calendario, la dirección la puedes usar
desde cualquier calendario que use el formato iCal, como por ejemplo,
Apple’s iCal.
Presione el botón o el botón para terminar la transacción.
c. Presione el botón , use este formato para ver una versión de sólo
lectura del calendario. Se desplegará la ventana “Direccion privada”
para obtener la dirección de acceso al calendario, esta dirección te
permitirá acceder al calendario desde cualquier navegador de Internet
sin tener que conectarte a Google Calendar.
Presione el botón o el botón para terminar la transacción.
5. La dirección privada está diseñada para el uso exclusivo del dueño de la
cuenta de correo electrónico, por lo que debe asegurarse de no
compartirla con otros usuarios. Para compartir calendarios con otras
personas, refiérase a la Sección V. Paso 2.d. de este manual. Si por
alguna razón, revelas la dirección privada del calendario puedes generar
una nueva dirección presionando el enlace Restablecer URL privadas.
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Se desplegará la siguiente ventana de “Windows Internet Explorer”:
Presione el botón para generar una nueva dirección privada.
Presione el botón para cancelar la transacción y no generar
una nueva dirección privada.
XII. Formatos de visualización del calendario en Google Calendar.
En la Sección IV. Paso 1. de este manual se explicó cómo configurar la
información básica de nuestros calendarios. Seleccionamos el idioma, el
formato de fecha, el formato de hora, con cual día de la semana
empezaríamos el calendario cuando usamos las vistas de semana o mes, y
demás. Una vez estamos utilizando un calendario en particular puede que
prefiera cambiar el formato de visualización, Google Calendar nos permite
organizar el calendario según nuestras preferencias en cualquier momento.
Se desplegará la siguiente página del calendario:
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En la parte superior del calendario aparecerá la siguiente barra de
herramientas:
1. Para ver moverse hacia atrás o hacia delante en la vista del calendario,
presione los botones .
2. Para imprimir la vista del calendario, presione el enlace Imprimir, se
desplegará la ventana “Vista previa de la impresión del calendario”
Presione el botón para proceder a la impresión en la impresora
que especifique.
Presione el botón para salvaguardar la vista en
formato PDF.
Presione el botón para cancelar la transacción.
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3. Según realice cambios en su calendario, estos se estarán
salvaguardando automáticamente en su calendario. Presione el enlace
Actualizar, si interesa salvaguardar algún cambio que no se ha reflejado
en su calendario.
4. Presione el botón para ver/trabajar su calendario en la vista de día,
se desplegará la siguiente página:
5. Presione el botón para ver/trabajar su calendario con la vista
semanal, se desplegará la siguiente página:
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6. Presione el botón para ver/trabajar su calendario con la vista
mensual, se desplegará la siguiente página:
7. Presione el botón para ver/trabajar su calendario con la vista de
cinco (5) días semanal, se desplegará la siguiente página:
8. Presione el botón para ver/trabajar su calendario con la vista de
agenda, se desplegará la siguiente página:
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El formato de “Agenda” tiene su barra de herramientas que se explica a
continuación:
a. Presione el botón para ver el detalle de todos los
eventos.
b. Presione el botón para ver los eventos sin los detalles.
c. Presione el botón para ver los eventos de días anteriores o los
eventos próximos.
d. Presione el botón para sólo ver el detalle de un evento en particular.
Este botón se encuentra antes del evento que interesa expandir. Por
ejemplo, .
XIII. Cómo hacer búsquedas de eventos en mis calendarios.
En Google Calendar puedes buscar eventos en tus calendarios usando la
opción “Buscar en mis calendarios”.
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En el encasillado de búsqueda registre la palabra que interesa buscar en sus
calendarios, presione el botón . Los resultados de la
búsqueda sólo contendrán eventos de los calendarios seleccionados para ser
vistos en tu lista de calendarios y se desplegarán en formato de agenda.
Recuerde que sólo podrá ver la información de los calendarios que están
resaltados por una barra de color. Por ejemplo, en el recuadro “Mis
calendarios” que se presenta, los calendarios que de pueden ver son:
hempleado.nodocente, salones y Tareas, el calendario Prueba2 no lo puede
ver pues no está resaltado.
Presione el enlace Volver a Calendario para regresar al calendario.
Presione el enlace Mostrar opciones de búsqueda para ampliar o definir
mejor las búsquedas. Se desplegará la ventana “Opciones de búsqueda”:
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Registre la información que quiere buscar en los campos correspondientes.
Presione el botón para proceder con la búsqueda, los resultados de
la búsqueda serán desplegados en formato de agenda.
Presione el botón o el enlace Ocultar opciones de búsqueda
para cancelar la búsqueda.
XIV. Cómo crear listas de Tareas pendientes en Google Calendar.
Esta función tiene el beneficio de ayudarlo a agilizar su proceso de trabajo.
Podrá anotar todas aquellas cosas que tiene que hacer, establecer fechas de
vencimiento cuando sea requerido, hacer anotaciones, entre otras opciones.
Para acceder a esta opción, presione Tareas en el recuadro “Mis
calendarios”
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1. Se desplegará la columna Tareas a la derecha de la siguiente página:
2. Registre las tareas en el encasillado entre las líneas amarillas.
a. Para editar detalles de la tarea, presione el botón , se desplegará
lo siguiente en la columna:
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b. Si la tarea tiene fecha de vencimiento, presione el botón , se
desplegará un calendario, seleccione la fecha en el calendario y
automáticamente se actualizar este valor. También, podrá registrar
anotaciones a esa tarea en el encasillado “Notes”.
c. Para añadir una fecha de vencimiento a una tarea creada sin fecha de
vencimiento, presione el botón de esa tarea y proceda con el Paso
2. b. de esta sección.
d. Para modificar una fecha de vencimiento de una tarea, presione el
botón de esa tarea y proceda con el Paso 2. b. de esta sección, o
presione con el cursor la tarea que se encuentra en la sección de
eventos del calendario y arrastrando la tarea hasta la columna de la
nueva fecha de vencimiento.
e. Las tareas que tiene fecha de vencimiento aparecerán en tu
calendario en la sección de eventos de todo el día.
f. Presione el enlace < Volver a la lista para terminar de editar los
detalles de la tarea.
g. Cuando hayas finalizado una tarea de la lista, presione el encasillado
de verificación situado al lado de la tarea ,
aparecerá lo siguiente .
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h. Otra manera para crear una tarea, presione el espacio vacío debajo de
la columna del día que interesa crear la tarea.
Se desplegará la siguiente ventana:
Presione el enlace Tarea, se desplegará la siguiente ventana:
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Registre la información de la tarea,
presione el botón para salvaguardar la tarea
presione el botón para cancelar la transacción.
3. En la parte de debajo de la columna de Tareas aparece una barra de
herramientas:
a. Presione el botón y se desplegará un menú de opciones
que nos ayudarán en el manejo de las tareas.
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Para organizar las tareas y sub-tareas, presione la opción
Aplicar sangría a la tarea que interesa endentar o la opción
Deshacer sangría a la tarea que interesa des endentar. Por
ejemplo,
Creación de manual
Creación de Tabla de Contenido
Para cambiar la prioridad de las tareas dentro de la Lista de
Tareas, seleccione la tarea y presione las opciones Subir o
Bajar, para dar a la tarea mayor o menor prioridad.
Para editar detalles, como cambiar el titulo de la tarea, la fecha
de vencimiento y/o las anotaciones, presione la opción Editar
detalles.
Para buscar ayuda, presione la opción Ayuda y se desplegará
la página de Ayuda de Google Calendar, que le permitirá
hacer búsquedas por temas.
Para obtener una descripción de las opciones que puedes
utilizar en la Lista de Tareas, presione la opción Mostrar
sugerencias. Se desplegará las sugerencias en la columna de
Tareas:
Para moverse hacia atrás o hacia delante, presione los enlaces
Anterior o Siguiente, respectivamente.
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Para salir de la opción, presione el enlace Cerrar.
Para imprimir la lista de tareas, presione la opción Imprimir
lista de tareas. Se desplegará la página Tareas – Windows
Internet Explorer y la ventana Print, proceda a seleccionar la
impresora donde se imprimirá la lista de tareas.
Para obtener la lista de tareas terminadas, presione la opción
Ver tareas terminadas. Se desplegará la lista de tareas
terminadas en la columna de Tareas:
Para salir de esta opción, presione el enlace < Volver a la lista.
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Para obtener una lista de las tareas por fecha de vencimiento,
presione la opción Ordenar por fecha de vencimiento. Se
desplegarán las tareas en orden ascendente por fecha de
vencimiento.
Para desplegar las tareas en orden descendente por fecha de
vencimiento, presione la opción Invertir orden.
Para desplegar las tareas por orden de prioridad, presione la
opción Ver en mi orden.
Para que las tareas terminadas no aparezcan en la columna de
Tareas, presione la opción Borrar tareas terminadas. Esta
opción no suprime las tareas, para poder ver las tareas
terminadas, presione la opción Ver tareas terminadas.
b. Presione el botón , para añadir una tarea.
c. Presione el botón , para suprimir una tarea. Primero, seleccione la
tarea que interesa eliminar, luego presione este botón.
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XV. Cómo cerrar Google Calendar.
Para terminar una sesión de trabajo usando la herramienta Google Calendar,
presione el enlace Salir.
Se desplegará la página de inicio del Portal de Servicios Electrónicos:
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XVI. Cómo añadir documentos a un evento.
Cuando interesamos incluir documentos en un evento utilizando el enlace
Añadir archivo adjunto, debemos primero crear el documento en la
herramienta Documents de Google. Luego, marcarlo como compartido para
que los invitados del evento lo puedan ver o editar.
1. Presione el enlace Añadir archivo adjunto,
2. Se desplegará la ventana Seleccionar un archivo, presione el botón
.
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3. Se desplegará la ventana “Seleccionar un archivo”, presione el botón
,
Se desplegará la ventana “Choose file” para buscar el archivo que
desea importar. Luego de seleccionado el archivo, presione el botón
para que registre la ubicación y el nombre del archivo en el
encasillado.
Se desplegará la ventana “Seleccionar un archivo”, con la información
del archivo seleccionado.
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Podrá añadir otros documentos siguiendo las mismas instrucciones o
presionando el enlace Añadir otro archivo. Si desea eliminar un archivo,
presione el enlace Eliminar que se encuentra al lado de ese archivo.
Presione el botón
para que los documentos se ubiquen en la herramienta
Google Docs
para cancelar la transacción
para cerrar la ventana “Seleccionar un archivo”
4. Para que los invitados al evento puedan acceder a los documentos,
presione el enlace Docs,
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a. Se desplegará la siguiente página de Google Docs,
b. Seleccione los documentos que desea compartir, presionando el
encasillado que se encuentra al lado del documento. Luego,
presione el botón .
c. Se desplegará la siguiente pestaña del botón .
Presione “Sharing settings….”, se desplegará la ventana
“Compartir ajustes”,
Copyright © Universidad de Puerto Rico, 2010. Todos los derechos reservados. Página 83
d. Puede cambiar las opciones de visibilidad del documento, presionando
el enlace Cambio. Se recomienda que sea privado, y que solo añada
las personas que pueden ver y/o editar el documento, registrado la
información en el encasillado “Añadir las personas:”.
e. Se desplegará la siguiente ventana:
f. Puede seleccionar si las personas pueden editar o sólo ver el
documento se va a compartir. También, puede seleccionar si interesa
se envíe notificación a las personas.
g. Para cancelar la transacción, presione el botón .
h. Para salvaguardar la información registrada, presione el botón
. Se desplegará la ventana “Compartir ajustes” con
las personas que compartirán el documento. Para cerrar la ventana,
presione el botón o el botón .