Manejo de Calendario en Correo Electrónicointranet2.rcm.upr.edu/infoGAE/Docs/Manual_para_el_manejo_del... · Cómo crear calendarios en Google Calendar ... Que debe hacer para ver

Oficina de Sistemas de Información Administración Central

Manejo de Calendario

en

Correo Electrónico

Tabla de Contenido

I. Introducción………………………………………………………. 1

II. Conceptos Generales…………………………………………… 1

III. Cómo accede a la herramienta Google Calendar................... 1

IV. Configuración básica del calendario en Google Calendar....... 5

V. Configuración de los parámetros generales del calendario en

Google Calendar………………………………………………..... 7

a. Mostrar únicamente este calendario…………………..…… 8

b. Configuración del calendario………………………………… 9

c. Crear evento en este calendario………………………........ 10

d. Compartir este calendario…………………………………… 12

e. Notificaciones……………………………………………........ 14

f. Marcar el calendario………………………………………….. 15

VI. Cómo crear calendarios en Google Calendar……………….… 16

a. Mostrar únicamente este calendario………………………… 19

b. Ocultar este calendario de la lista…………………………… 19

c. Configuración del calendario………………………………… 21

d. Crear evento en este calendario……………………………. 21

e. Compartir este calendario…………………………………… 21

f. Notificaciones…………………………………………………. 21

g. Marcar el calendario…………………………………………. 21

VII. Cómo añadir otros calendarios en Google Calendar………… 21

VIII. Administración de calendarios en los recuadros “Mis

calendarios” y “Otros calendarios”……………………….… 31

IX. Administración de eventos en los calendarios de Google

Calendar…………………………………………………………... 44

X. Manejo de eventos desde el rol de invitado…………………… 57

XI. Que debe hacer para ver los calendarios del recuadro “Mis

calendarios” desde otras aplicaciones……………………….. 61

XII. Formatos para ver el calendario en Google Calendar………... 64

XIII. Cómo hacer búsquedas de eventos en mis calendarios……... 68

XIV. Cómo crear listas de Tareas pendientes en Google Calendar. 70

XV. Cómo cerrar Google Calendar………………………………….. 78

XVI. Cómo añadir documentos a un evento………………………… 79

Copyright © Universidad de Puerto Rico, 2010. Todos los derechos reservados. Página 1

I. Introducción

La Universidad de Puerto Rico ofrece a sus empleados y estudiantes el servicio

de Google Calendar a través de la plataforma de “Google Applications for

Education”, siglas en ingles, GAE.

Este calendario es como una agenda o calendario de actividades, que puede

programar a su gusto, es comparable al Outlook de Microsoft Office y puede

accederlo en cualquier lugar siempre que tenga una conexión a Internet.

Este manual contiene los pasos a seguir para crear/manejar eventos,

crear/administrar/compartir calendarios y generar avisos o recordatorios de los

eventos.

II. Conceptos Generales

En esta herramienta puede crear varios calendarios, por ejemplo, un calendario

personal y un calendario profesional. Los calendarios pueden tener un código de

color para identificar visualmente los eventos para saber a cual calendario

corresponde ese evento. La ventaja es que puede ver todas las citas de los

distintos calendarios en una sola clasificación, ya sea, diaria, semanal o

mensual.

Otra característica es que puede compartir calendarios con otros usuarios que

utilizan Google Calendar, el calendario puede hacerlo público a todos los

usuarios o puede compartirlo con usuarios escogidos.

Además, esta herramienta tiene un recordatorio de citas o eventos. Google

Calendar tiene tres métodos para recordar una cita o eventos, estos son:

Por medio de una ventana emergente

Por correo electrónico

Por SMS (Short Message Service)

También, puede definir varios recordatorios, por ejemplo, que le recuerde el

evento un día antes por correo electrónico y 10 minutos antes por SMS.

III. Como accede a la herramienta Google Calendar.

1. En la barra de dirección de su navegador (“Internet Explorer”, “Mozilla”,

“Safari”) registre la siguiente dirección: http://inicio.upr.edu

http://inicio.upr.edu/


2. Se desplegará la página de inicio del Portal de Servicios Electrónicos:

3. En la ventana de “Security Information”, presione el botón .

4. Proceda a registrar su correo electrónico y su contraseña en el cuadro que se

encuentra a la izquierda de la página de inicio del Portal de Servicios

Electrónicos. Sólo registre la primera parte de su correo electrónico en el

encasillado “Usuario:”.


Si tiene dudas de cómo acceder su correo electrónico en GAE, refiérase al

Manual Manejo de Cuenta de Correo Electrónico.

5. Si los datos están registrados correctamente, se desplegará la siguiente página del Portal de Servicios Electrónicos, existen dos maneras para acceder al Google Calendar: a. Por su bandeja de entrada - presione este enlace para acceder a su

bandeja de entrada.


Se desplegará la siguiente página de la bandeja de entrada de su correo

electrónico:

Presione este enlace para acceder a su calendario.

b. Por el enlace Google Calendar – presione el enlace según se demuestra

en ilustración:


6. Se desplegará la página principal del calendario:

Por defecto, este es el calendario principal que está vinculado a su cuenta de

correo electrónico, se recomienda que este sea su calendario personal.

IV. Configuración básica del calendario en Google Calendar.

1. Al principio, sólo tendrá un calendario, el calendario principal que está

vinculado a su cuenta de correo electrónico. Eventualmente, podrá crear

nuevos calendarios o añadir calendarios compartidos. Proceda a presionar el

enlace Configuración de Calendar en la siguiente página:


2. Se desplegará la siguiente página, comience a registrar como desea que se

presenten todos su calendarios, el idioma, como se desplegará el formato de

hora y fecha, en cual día de la semana empezará el calendario, si muestra

los fines de semana, vista predeterminada, que muestre los eventos que nos

han invitado y no hemos contestado, etc.

Nota: La información que registre en esta página aplicará a todos los

calendarios que están contenidos en la recuadro “Mis calendarios”.

Nota: Esta es la página que se desplegará para la pestaña General.

Luego de registrar la información sobre el calendario, presione el botón

para salvaguardar la información registrada,

para cancelar la transacción y no se salvaguardará la

información registrada.


Si presiona los enlaces Volver a Calendario, Calendarios,

Configuración para móviles, Labs o el botón y ha registrado

alguna información, se desplegará la ventana “Windows Internet

Explorer”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.

Presione el botón si no desea salvaguardar lo registrado o el

botón para continuar registrando información sobre el

calendario.

V. Configuración de los paramétros generales del calendario principal en Google

Calendar.

1. Proceda a configurar los parámetros su calendario, presione el botón .

2. Se desplegará la siguiente ventana con las opciones para la configuración de

su calendario:


a. Mostrar únicamente este calendario – presione este enlace para

marcar el calendario que por defecto aparecerá cuando se habrá esta

página. Este es el calendario que aparecerá resaltado por una barra a

color en el recuadro “Mis Calendarios”. En este ejemplo, es el

calendario hempleado.nodocente el que esta resaltado con una barra

color azul celeste.

Si tiene varios calendarios y quiere ver la agenda de otro calendario,

presione el botón del calendario que desea ver. Usaremos el calendario

salones para este ejemplo y aparecerá la ventana de la derecha con las

opciones, presione el enlace Mostrar únicamente este calendario.


Nota: El calendario hempleado.nodocente que esta subrayado no está

visible.

b. Configuración del calendario – presione este enlace para definir los

parámetros generales del calendario. Es importante tener en el navegador

habilitado JavaScript y los cookies para no tener problemas cuando se

esté configurando el calendario. Se desplegará la ventana “Detalles del

calendario”:





Si presiona el enlace Volver a Calendario, y ha registrado alguna

información, se desplegará la ventana “Windows Internet Explorer”,

indicando que los cambios no se han salvaguardado.



botón para continuar registrando información sobre el

calendario.

c. Crear evento en este calendario – presione este enlace para establecer

actividades, reuniones, eventos, anotaciones, etc. en el calendario. Se

desplegará la siguiente página:

Registre el evento indicando nombre del evento, fecha, horario, lugar,

descripción, si desea recordatorios complete la sección de “Opciones” y

si va a citar a invitados complete la sección “Invitados”.

Para invitar a un evento, proceda con los pasos que se especifican a

continuación:

Presione el enlace Añadir Invitados

En el encasillado en blanco, proceda a registrar las direcciones de

correo electrónico de los invitados, separados por coma

Seleccione el nivel de control que tienen los invitados en el evento


Puedes corroborar la disponibilidad de los invitados, siempre que sus

calendarios tengan la opción de compartidos usando el enlace

Comprobar la disponibilidad de recursos o invitados.

Puedes incluir documentos que intereses enviar a los invitados antes del

evento usando el enlace Añadir archivo adjunto, refiérase a la Sección

XVI de este manual.

Luego de registrar la información para crear un evento, presione el botón




Si presiona el botón y registró invitados en la sección

“Invitados”, se desplegará la ventana “¿Enviar invitaciones?”

preguntando si desea enviar las invitaciones.

Presione el botón para notificar a los invitados del evento o el

botón y no se enviará la notificación.

Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón , y ha

registrado alguna información, se desplegará la ventana “Tu evento”,

indicando que los cambios no se han salvaguardado.


Presione el botón para cancelar la transacción o el botón

para continuar registrando información del evento.

d. Compartir este calendario – presione este enlace para definir los

parámetros cuando interesa que este calendario sea de uso compartido.

El dueño del calendario decide con quien comparte el calendario y la

información que desea compartir. Se desplegará la siguiente página:

Si interesa que este calendario sea público o compartido, presione en el

recuadro “Compartir este calendario con otros” para activar esta

opción. Debe aparecer , luego

especifique con quien comparte el calendario y que información desea

compartir. Existen cuatros tipos de permisos para compartir el calendario

con personas determinadas:

Realizar cambios y administrar el uso compartido

Realizar cambios en eventos

Consultar todos los detalles del evento

Ver sólo libre/ocupado (ocultar detalles)


En cualquier momento puede eliminar una persona de la lista de usuarios

con los cuales compartes el calendario, sólo presione el botón , .

También, puede inactivar el uso compartido de un calendario con sólo

presionar en el recuadro de “Compartir este calendario con otros”. La

opción debe aparecer .






registrado alguna información, se desplegará la ventana “Windows

Internet Explorer”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.


botón para continuar registrando información sobre el uso de

calendarios compartido.


e. Notificaciones – presione este enlace para configurar los recordatorios

de los eventos programados en el calendario. Cuando se crea un

calendario los recordatorios de los eventos no están configurados, esta

será la manera pre-establecida en que interesamos nos notifiquen el

evento que hay programado en un calendario. Se desplegará la siguiente

página:

Existen tres tipos de recordatorios del evento y tiene que añadirlas en el

orden que desea sea notificado:

Por ventana emergente

Por correo electrónico

Por SMS, para poder usar este tipo de recordatorio, tiene que

asociar un teléfono móvil previamente a la cuenta de correo

electrónico, de lo contrario no aparecerá esta opción. (Nota: sólo

se puede asociar un teléfono móvil por cuenta de correo

electrónico usando el enlace Configura tu teléfono móvil para

recibir las notificaciones, de momento este servicio está

inhabilitado.)

Si el calendario es compartido y los usuarios con los que comparte el

calendario tienen los permisos de realizar cambios y/o administrar

eventos, le puede ser útil recibir notificaciones cuando el evento tiene

cambios, se cancela o es aceptado por invitados, sólo tiene que registrar


estas opciones en el recuadro “Selecciona como deseas recibir la

notificación:”.

Siempre se puede añadir cuantos recordatorios quiera a un evento

utilizando los enlaces Crear evento o Crear evento en este calendario.


registrado alguna información, se desplegará la ventana “Windows

Internet Explorer”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.


botón para continuar registrando información sobre configurar

recordatorios.

f. Marcar el calendario – seleccione un color de la carta de colores que se

presenta en la ventana para identificar el calendario. De esta manera


puede marcar cada calendario con diferentes colores y así poder

identificarlos más fácilmente.

Por ejemplo, se selecciona el color amarillo y se sombrea de amarillo el

encasillado del calendario.

VI. Cómo crear calendarios en Google Calendar

1. Por defecto, siempre aparece un calendario que está vinculado a la cuenta

de correo electrónico, Google Calendar nos permite crear calendarios

adicionales. Para crear un nuevo calendario, presione el enlace Añadir del

recuadro “Mis calendarios”.


2. Se desplegará la siguiente página:

En esta página será donde creará la información básica del nuevo

calendario, como el nombre, la descripción, si será compartido y como será

compartido, etc. En cualquier momento podrá editar los detalles de este

calendario.

Luego de registrar la información del nuevo calendario, presione el botón

para salvaguardar la información del nuevo

calendario.


registrado alguna información, se desplegará la ventana “Windows Internet

Explorer”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.


Presione el botón si no desea salvaguardar lo registrado o el botón

para continuar registrando información sobre el nuevo calendario.

3. Según se vayan creando calendarios, se desplegarán los nombres en el

recuadro “Mis calendarios”. Para poder ver un calendario en particular,

presione en el nombre del calendario. En este ejemplo, existe tres

calendarios, hempleado.nodocente, Prueba2, Salones y Tareas.

4. Luego de creado el nuevo calendario, proceda a configurar los parámetros

generales del calendario adicional. Presione el botón .


5. Se desplegará la siguiente ventana con las opciones para configurar dicho

calendario:

a. Mostrar únicamente este calendario – refiérase a la Sección V. Paso 2.a.

de este manual.

b. Ocultar este calendario de la lista – presione este enlace para que no

aparezca este calendario de la lista de calendarios en el recuadro “Mis

calendarios”. Esta opción no elimina el calendario.

Recuadro “Mis calendarios” Recuadro “Mis calendarios”

luego de ocultar calendario Prueba2

Puede restaurar este calendario para que aparezca en el recuadro “Mis

calendarios”, realizando los siguientes pasos:

Presione el enlace Configuración, se desplegará la siguiente página:


Presione el botón del calendario que desea que aparezca en la

lista de calendarios de la columna “Mostrar en la lista”

Presione el enlace Volver a Calendario, y regresará a la página

principal con el calendario activado en la lista.


c. Configuración del calendario - refiérase a la Sección V. Paso .2.b. de este

manual.

d. Crear evento en este calendario – refiérase a la Sección V. Paso 2.c. de

este manual.

e. Compartir este calendario – refiérase a la Sección V. Paso 2.d. de este

manual.

f. Notificaciones – refiérase a la Sección V. Paso 2.e. de este manual.

g. Marcar el calendario – refiérase a la Sección V. Paso 2.f. de este manual.

VII. Cómo añadir otros calendarios en Google Calendar

Esta opción se usará para añadir calendarios ya creados que pertenecen a otros

usuarios en tu lista de calendarios. Dependiendo de los privilegios que el usuario

haya establecido en ese calendario será la información que podrá ver cuando lo

está compartiendo.

1. Presione el enlace Añadir del recuadro “Otros calendarios” en la siguiente

página:


2. Para añadir un calendario publico ya creado, se desplegará la siguiente

ventana, presione la opción “Explorar calendarios interesantes”:

Se desplegará la página con la lista de calendarios interesante, para que

pueda escoger algún calendario que le interese. Presione el enlace Vista

Previa para ver el calendario o el enlace Suscribirse para añadirlo a la lista

de “Otros calendarios”.


3. Para añadir un calendario de otro usuario que tiene cuenta en Google

Aplications for Education (GAE), presione el enlace Añadir del recuadro

“Otros calendarios”, se desplegará la siguiente ventana, presione la opción

“Añadir el calendario de un amigo”:

a. Se desplegará la ventana “Añadir el calendario de un amigo”, registre

el correo electrónico de la persona.

Presione el botón para cancelar la transacción en cualquier momento

o presione el botón para adicionar este calendario a la lista de

“Otros calendarios”.

Si presionó el botón y el calendario es público o compartido, se

desplegará este calendario en el recuadro “Otros calendarios”.


Si presionó el botón y el calendario es privado, se desplegará la

ventana “Añadir el calendario de un amigo” con el mensaje “No tienes

acceso al calendario de …” Esta ventana te permite enviar al correo

electrónico de esa persona una petición de acceso para compartir ese

calendario con un mensaje, sólo presione el botón .

Puede cancelar esta transacción presionando el botón .


Si registró un correo electrónico erróneo o no se encuentra dentro del

domino de GAE por ejemplo, [email protected], se desplegará

la ventana “Añadir el calendario de un amigo” pero con el mensaje de

error “[email protected] no dispone de ninguna cuenta de

Google Calendar”.

Esta ventana te permite enviar al correo electrónico de esa persona una

invitación con un mensaje para que cree una cuenta en GAE y puedan

compartir un calendario, sólo presione el botón .

Puede cancelar esta transacción presionando el botón .

b. Otra manera para añadir el calendario de un amigo es presionar el

encasillado de “Otros calendarios” y registrar el correo electrónico de la

persona.


4. Para añadir un calendario por URL (Localizador de Recurso Uniforme,

nombre en español de las siglas), presione el enlace Añadir del recuadro

“Otros calendarios”, se desplegará la siguiente ventana, presione la opción

“Añadir por URL”:

Se desplegará la ventana “Añadir por URL”, registre el protocolo, dirección

y dominio del calendario que interesa añadir. Este calendario debe estar en

formato iCal (siglas de iCalendar) para poder añadirlo en su lista de

calendarios.

Si interesa que este calendario sea público, presione el encasillado

.


Luego de registrar la información, presione el botón

para cancelar la transacción en cualquier momento.


para adicionar este calendario a la lista de “Otros

calendarios”.

Si registró información errónea, se desplegarán diferentes ventanas

indicando el mensaje de error que corresponda a la situación, a continuación

dos posibles errores:

Presione el botón o el botón , para volver a la Paso 4. de esta sección.

5. Para transferir de forma rápida y sencilla eventos e información almacenada

en otras aplicaciones de calendario, como Microsoft Outlook, Yahoo!

Calendar, Apple iCal, etc. Antes de transferir estos archivos debe de

convertirlos en formato iCal o CSV (siglas en ingles para Comma-Separated

Values).

Presione el enlace Añadir del recuadro “Otros calendarios”, se desplegará

la siguiente ventana, presione la opción “Importar calendario”:


Se desplegará la ventana “Importar calendario”, registre la ubicación y el

nombre del archivo que interesa importar en el encasillado “Archivo:”,

puede utilizar el navegador presionando el botón . Este archivo

debe estar en formato iCal (siglas de iCalendar) o CSV (Comma-Separated

Values) para poder importar los eventos del calendario.

Si utiliza el botón , se desplegará la ventana “Choose file” para

buscar el archivo que desea importar. Luego de seleccionado el archivo,

presione el botón para que registre la ubicación y nombre de

archivo en el encasillado.


Se desplegará la ventana “Importar calendario” con la información del

archivo:

Presione el botón para seleccionar el calendario donde se salvaguardará

la información que va a importar.


Luego de registrar la información, presione el botón



para importar la información del archivo al calendario.

Si presionó el botón , se procederá a importar el archivo en el

calendario seleccionado. Si la información se importó con éxito, se desplegará

la ventana:

Presione el botón o el botón para terminar la transacción.

Si presionó el botón y registró información errónea, se

desplegarán diferentes ventanas indicando el mensaje de error que

corresponda a la situación, a continuación posibles errores:


Presione el botón o el botón , para volver a la Sección VII. Paso 5.

de esta sección.

VIII. Administración de calendarios en los recuadros “Mis calendarios” y “Otros

calendarios”

En esta sección se explicará las opciones que se presentan en la pestaña

“Calendarios” de la ventana “Configuración del calendario”. Algunos de los

tópicos serán, cómo mostrar/ocultar, modificar, anular, eliminar, importar,

explotar calendarios.

1. Presione el enlace Configuración en cualquiera de los recuadros “Mis

calendarios” o “Otros calendarios” en la siguiente página para configurar

en bloque los calendarios que creados.


2. Se desplegará la página “Configuración del calendario”:

Esta página se divide en dos secciones, en la primera sección se desplegará

la lista de calendarios del recuadro “Mis calendarios” y en la segunda

sección se desplegará la lista de calendarios del recuadro “Otros

calendarios”.

a. En la columna CALENDARIO, se desplegará la lista de calendarios

creados y/o añadidos, presione el nombre del calendario y se desplegará

la página de “Información sobre (nombre del calendario)”


Esta página tiene tres pestañas, en cada una se puede modificar lo

registrado anteriormente:

“Detalles del calendario” – la explicación de cómo registrar esta

información está en la Sección V. Paso 2.b. de este manual.

“Compartir este calendario” – la explicación de cómo registrar esta

información está en la Sección V. Paso 2.d. de este manual.

“Notificaciones” – la explicación de cómo registrar esta información

está en la Sección V. Paso 2.e. de este manual.

b. En la columna MOSTRAR EN LA LISTA, se encuentra los encasillados

para que indiquemos cual calendario deberá aparecer, si alguno en los

recuadros “Mis calendarios” y “Otros calendarios”. Los calendarios

que tengan el botón activado son los que de desplegarán en la lista de

calendarios, en esta opción tiene que activar individualmente cada

calendario. También, puede usar los enlaces todos o ninguno para

indicar si aparecen todos los calendarios o ninguno en los recuadros.

c. En la columna NOTIFICACIONES, podrá configurar o modificar los

recordatorios de los eventos programados para cada calendario.


Presione el enlace Notificaciones del calendario que interesa configurar,

se desplegará la siguiente página:

Refiérase a la Sección V. Paso 2.e. de este manual para la explicación de

cómo registrar la información.


d. En la columna COMPARTIR, podrá configurar o modificar los parámetros

para compartir o no compartir un calendario. Esta opción sólo puede

utilizarse con la lista de calendarios del recuadro “Mis calendarios”.

Presione el enlace que aparece debajo de la columna COMPARTIR y se


Refiérase a la Sección V. Paso 2.d. de este manual para la explicación de



e. El enlace Anular suscripción se utilizará para suspender el uso de un

calendario, siempre que este calendario sea compartido. No tendrá

acceso a ese calendario pero los demás usuarios seguirán usándolo con

normalidad.

Presione este enlace para proceder a ejecutar la acción, si el calendario

seleccionado es privado, se desplegará la ventana “Anular

suscripción”:

Presione el botón para eliminar

permanentemente el calendario.

Presione el botón o el botón para cancelar

la transacción.

Si el calendario seleccionado es compartido, se desplegará la ventana

“Anular suscripción”:


Presione el botón para suspender el uso de este

calendario, no será eliminado permanentemente (otros usuarios podrán

usarlo) y no aparecerá en la lista de calendarios del recuadro

correspondiente.

Presione el botón o el botón para cancelar

la transacción.

f. El enlace Suprimir se utilizará para eliminar un calendario

permanentemente y ningún usuario lo podrá utilizar. Este acción sólo

puede realizarse con los calendarios creados que aparecen en el


Presione este enlace para proceder a ejecutar la acción, se desplegará la

ventana “Suprimir”:


Presione el botón para eliminar el calendario.

Presione el botón o el botón para cancelar la

transacción.

g. Puede crear calendarios nuevos desde esta página, presione el botón

, una vez creados estos calendarios

aparecerán en la lista de calendarios del recuadro “Mis calendarios”:

Se desplegará la siguiente página:


Refiérase a la Sección VI. Paso 2. de este manual para la explicación de


h. Puede importar calendarios desde esta página, presione el enlace

Importar calendario.


Se desplegará la ventana “Importar calendarios”:

Refiérase a la Sección VII. Paso 5. de este manual para la instrucciones

de cómo registrar la información.

i. Puede exportar la data solamente de los calendarios que aparecen en el

recuadro “Mis calendarios” desde esta página, presione el enlace

Exportar calendarios.


Se desplegará la ventana “File Download”:

Presione el botón para salvaguardar un folder comprimido en

formato .ics para cada uno de los calendarios que tenga permiso para

realizar cambios y administrar el uso compartido del recuadro “Mis

calendarios”.

Se desplegará la ventana “Save as”, para salvaguardar el archivo .zip en

el directorio seleccionado:


Presione el botón para salvaguardar el archivo o el botón para cancelar la transacción.

Presione el botón (puede abrir el archivo y no tiene que

salvaguardarlo para realizar la acción de exportar) y se desplegará la

siguiente ventana:

Seleccione el calendario que interesa exportar y se desplegará la ventana

“File Download”, presione el botón .


Se incorporará la información del calendario que exportaste en la

aplicación de calendario que desees. En este ejemplo, se exportó el

calendario Salones de Google Calendar a Microsoft Outlook, y se

desplegará la información de la siguiente forma:

j. El enlace Explorar calendarios interesantes se utilizará para añadir

calendarios públicos ya creados.


Refiérase a la Sección VII. Paso 2. de este manual para la explicación

sobre cómo realizar esta opción.

IX. Administración de eventos en los calendarios de Google Calendar.

En la Sección V. Paso 2.c. de este manual se explica cómo crear un evento

en un calendario. En esta sección se explicará como modificar, cancelar,

eliminar eventos, también como duplicar, copiar, asignar seguridad a eventos

desde el rol de organizador.

1. Para modificar un evento cuando usted es el organizador del evento,

presione el evento en el calendario.

2. Se desplegará la siguiente ventana, presione el enlace Editar detalles

del evento >>>


3. Se desplegará la siguiente página con la información registrada para el

evento cuando usted es el organizador.

4. En la parte superior del evento aparecerá la siguiente barra de

herramientas, con el valor preestablecido “Mas acciones…”:

Con este valor podrá realizar cambios en el recuadro general de evento y

en los recuadros “Invitados” y “Opciones”.

a. En el siguiente recuadro podrá cambiar su respuesta al evento.

Para cambiar su respuesta al evento, presione el enlace

Cambiar la respuesta.

Se desplegará la siguiente ventana:


Registre si va a asistir, si va a llevar otros invitados no incluidos

en la invitación, y si desea enviar un mensaje al organizador del

evento.

Presione el botón , se desplegará el

recuadro y la sección de “Invitados” actualizado.


b. En el recuadro de “Invitados” podrá añadir invitados, eliminar

invitados, enviar mensajes a los invitados y cambiar el nivel de control

que tienen los invitados sobre el evento.

Para añadir invitados al evento, presione el enlace Añadir

invitados.

En el encasillado en blanco, registre los correos electrónicos

de los nuevos invitados, separados por coma.

Para eliminar invitados del evento, presione el botón ,

se cambiará automáticamente al botón para que

pueda volver a incluir este invitado en la lista de invitados antes

de salvaguardar los cambios.

Para asignar los niveles de control del evento a los invitados,

presione el botón al lado de la opción que interesa en la

siguiente sección “Los invitados pueden”. Las posibles

opciones son:


i. Editar evento – los invitados pueden hacer cambios y ver

la información del recuadro general de evento y de los

recuadros “Invitados” y “Opciones”.

ii. Invitar a otros – los invitados pueden invitar a otras

personas al evento, no pueden ver la lista de invitados ni

hacer cambios.

iii. Ver la lista de invitados – los invitados pueden ver la lista

de invitados al evento, no pueden invitar a otras

personas al evento ni hacer cambios.

iv. Invitar a otros y Ver la lista de invitados – los invitados

pueden invitar a otras personas y ver la lista de invitados,

no pueden hacer cambios.

Para no asignar niveles de control del evento a los invitados,

inactive las opciones presionando el botón al lado de cada una

de las opciones, debe aparecer .

Para enviar mensajes a los invitados, presione el enlace

Invitados mediante el correo electrónico. Se desplegará la

ventana “Enviar un correo electrónico a los invitados”:


i. Puede inactivar las opciones marcadas con .

ii. Puede enviar a todos los invitados o especificar a

cuales invitados, le enviará el mensaje.

iii. Presione el botón para enviar el mensaje a los

invitados.

iv. Presione el botón o el botón para

cancelar el envío del mensaje a los invitados.

En esta sección podrá saber el estatus de asistencia al evento

por cada invitado. En el siguiente ejemplo, observará en el

circulo marcado, que este evento tiene dos participantes, uno

contestó que es posible que asista y que el otro invitado no ha

contestado si asistirá o no al evento.

c. En el recuadro “Opciones” podrá modificar la configuración de los

recordatorios para los eventos del calendario del organizador. Los

invitados o aquellas personas que tengan acceso a los eventos,

recibirán los recordatorios según la configuración de eventos que

hayan establecido.


Para recibir los recordatorios del evento, seleccione el tipo de

recordatorio y la frecuencia de la notificación. Para añadir un

recordatorio, presione el enlace Añadir un recordatorio. Para

eliminar un recordatorio, presione el botón que se

encuentra al lado del tipo de recordatorio.

Para controlar la cantidad de información de los eventos

accesible a los invitados o demás usuarios con los cuales

puede compartir un calendario, se utiliza la sección

“Mostrarme cómo”.

i. Si selecciona Disponible, los usuarios podrán ver la

información del evento en su calendario.

ii. Si selecciona Ocupado, los usuarios sólo podrán ver la

palabra Libre/Ocupado en los eventos de su calendario.

Para la configuración de privacidad para cada evento,

seleccione una de las siguientes opciones:

i. Predeterminado – cuando se selecciona esta opción, la

configuración de privacidad del evento emulará la

configuración de privacidad del calendario. Esto significa

que, si el calendario donde se está creando este evento

es privado, todos los eventos programados en ese


calendario será privados, si el calendario donde se está

creando este evento es público, todos los eventos

programados en ese calendario serán públicos.

ii. Privado – selecciona esta opción para asegurarse que

el evento sólo lo podrán ver el organizador del evento y

aquellos invitados o usuarios con el permiso de

“Realizar cambios en eventos” o “Realizar cambios y

administrar el uso compartido”, cuando el calendario

donde se crea este evento es público o compartido.

iii. Público – selecciona esta opción cuando interesa que

los detalles del evento estén disponibles para los

usuarios que tengan el permiso “Ver sólo libre/ocupado”.

NOTA: Si has importado eventos desde otro programa u otro

calendario, automáticamente se marcarán como Privados o

Públicos, según la configuración de privacidad del calendario

donde fueron creados. Deberá de revisar estos eventos

importados para asegurase que reflejen sus configuraciones

de privacidad.

5. Las opciones básicas de la barra de herramientas del evento se explican

a continuación:

a. Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón , y ha

registrado alguna información, se desplegará la ventana “Tu evento”,

indicando que los cambios no se han salvaguardo.


Presione el botón para cancelar la transacción.

Presione el botón o el botón para continuar

registrando los cambios del evento.

b. Si presiona el botón y tiene invitados al evento se desplegará

la ventana “¿Suprimir evento?”:

Presione el botón para

eliminar el evento y enviar un correo electrónico a los invitados,

notificando la cancelación del evento.

Presione el botón para

eliminar el evento y no enviará notificación por correo electrónico a los

invitados.


transacción.

c. Si presiona el botón y el evento tiene invitados nuevos o

existentes, se salvaguardará el cambio y se desplegará la ventana

“¿Enviar actualización?” o “¿Enviar invitaciones?” con el mensaje

que corresponda dependiendo de los cambios, a continuación posibles

mensajes:


Presione el botón y se enviará por correo electrónico una

notificación de cambio a los invitados y la invitación a los nuevos

invitados.

Presione el botón y se actualizan los cambios, no se envía

la notificación de cambio a evento ni la invitación a los nuevos

invitados.

Presione el botón continuará registrando cambios.

d. Si presiona el botón y el evento no tiene invitados, se

salvaguardará el evento.


6. Para más opciones en el cuadro de lista de valores de la barra de

herramientas, presione el botón .

Se desplegará la siguiente lista de valores:

Cambiar de propietario…

Duplicar evento

Copiar a (nombre calendario), esta opción se repetirá para cada

calendario del recuadro “Mis calendarios”.

a. Opción Cambiar de propietario… - se utilizará esta opción cuando

interesa transferir el evento a otro usuario de Google Calendar, este

evento aparecerá en su calendario, podrá realizar cambios y

administrarlo.

Presione la opción Cambiar de propietario y se desplegará la

ventana “Elegir un nuevo propietario”:

Registre el correo electrónico del nuevo propietario y un mensaje

para el nuevo propietario.


Presione el botón para transferir el

evento.


transacción.

b. Opción Duplicar evento – se utilizará esta opción cuando tiene un evento

que se repite varias veces en una semana, mes, etc.

Presione la opción Duplicar evento y se desplegará la siguiente

página:

Registre los cambios correspondientes sobre todo la nueva fecha

del evento.

Presione el botón y el evento tiene invitados nuevos o

existentes, se salvaguardará el cambio y se desplegará la ventana

“¿Enviar invitaciones?”:


Presione el botón para notificar a los invitados de los

cambios o el botón y no se le enviará la notificación del

evento a los invitados.

Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón , y

ha registrado alguna información, se desplegará la ventana “Tu

evento”, indicando que los cambios no se han salvaguardado.

Presione el botón para cancelar la transacción o el

botón para continuar registrando información

del evento.

c. Opción Copiar a (nombre calendario) – se utilizará esta opción cuando

interesa copiar el evento a un calendario de la lista de calendarios del


Presione la opción Copiar a (nombre de calendario) y se



Puede realizar cambios al evento antes de copiarlo a otro

calendario.

Presione el botón y se copiará en evento con los

cambios en el calendario.

Si presiona el enlace Volver a Calendario o el botón ,

se desplegará la ventana “Tu evento:


transacción o el botón para continuar

registrando información del evento.

X. Manejo de eventos desde el rol de invitado.

En esta sección se explicará cómo manejar y/o contestar las invitaciones a

eventos cuando usted es invitado. El organizador de un evento tiene la

opción de enviar o no enviar invitaciones a los invitados cuando está creando

el evento. Si optó por enviar la invitación, estará recibiendo un correo

electrónico indicándole que está citado a una actividad y en su calendario

aparecerá el evento. El organizador espera se le conteste la asistencia al

mismo, a su vez, dependiendo del nivel de participación que tenga asignado

podría invitar a otras personas, podría realizar cambios al evento.

A continuación se explicará dos posibles maneras para manejar y/o contestar

el evento:

Desde su bandeja de entrada

Desde el calendario


1. Desde su bandeja de entrada – se desplegará la página de la bandeja de

entrada de su correo electrónico

a. Presione el mensaje de invitación, se desplegará la siguiente página:

b. En esta página le provee la información básica del evento, podrá

cotejar si tiene otro evento a esa misma hora, podrá ver la lista de

invitados si es que tiene esa opción, contestar su asistencia, ver su

calendario (presione el enlace ver mi calendario >>) y también, podrá

ver los detalles del evento.


c. Para ver los detalles del evento puede presionar uno de los siguientes

enlaces, más detalles >> o Más opciones >>:

Se desplegará la siguiente página con la información que tiene acceso

para el evento cuando usted es el invitado.

Refiérase a la Sección IX. Pasos 4. y 5.b. de este manual, siempre

recuerde que sólo tendrá activado las opciones que el organizador del

evento le otorgó permiso.

En la barra de herramientas del evento cambia el botón


cuando usted es invitado, por el botón . Esta

opción sólo está disponible para los eventos a los que le hayan

invitado y para los que no tenga permiso de realizar cambios. Si

presiona el botón , sólo se suprimirá el evento

de su calendario, pero este evento seguirá disponible en los

calendarios de los demás invitados, así como en el calendario del

organizador.

d. Para contestar su asistencia, presione uno de los enlaces Si, Quizás o

No, en cualquiera de los encasillados que se encuentran en esta

página:

Se actualizará su contestación en la asistencia del evento.

2. Desde el calendario – acceda a su calendario y presione el evento.


Refiérase a la Sección IX. de este manual.

XI. Que debe hacer para ver los calendarios del recuadro “Mis calendarios”

desde otras aplicaciones.

Si interesa ver su calendario desde otras aplicaciones, como por ejemplo,

Google Reader, iCal para Mac, o sin tener que acceder a Google Calendar,

debe realizar los siguientes pasos:

1. Presione el botón para el calendario que interesa ver desde otras

aplicaciones, y se desplegará la ventana con las opciones para la

administración de su calendario.

2. Presione el enlace Configuración del calendario:


3. Se desplegará la ventana “Detalles del calendario”:

4. En el encasillado “Dirección privada”, podrá seleccionar el formato que

interesa usar para acceder a su calendario desde otras aplicaciones.

Existen tres formatos que se presentan a continuación:

a. Presione el botón , use este formato para ver una versión de sólo

lectura del calendario. Se desplegará la ventana “Dirección privada”

con la dirección de acceso al calendario, la dirección la puedes usar

desde cualquier aplicación de lector de información, como por

ejemplo, Google Reader.



b. Presione el botón , use este formato para ver una versión de sólo

lectura del calendario. Se desplegará la ventana “Dirección privada”

con la dirección de acceso al calendario, la dirección la puedes usar

desde cualquier calendario que use el formato iCal, como por ejemplo,

Apple’s iCal.


c. Presione el botón , use este formato para ver una versión de sólo

lectura del calendario. Se desplegará la ventana “Direccion privada”

para obtener la dirección de acceso al calendario, esta dirección te

permitirá acceder al calendario desde cualquier navegador de Internet

sin tener que conectarte a Google Calendar.


5. La dirección privada está diseñada para el uso exclusivo del dueño de la

cuenta de correo electrónico, por lo que debe asegurarse de no

compartirla con otros usuarios. Para compartir calendarios con otras

personas, refiérase a la Sección V. Paso 2.d. de este manual. Si por

alguna razón, revelas la dirección privada del calendario puedes generar

una nueva dirección presionando el enlace Restablecer URL privadas.


Se desplegará la siguiente ventana de “Windows Internet Explorer”:

Presione el botón para generar una nueva dirección privada.

Presione el botón para cancelar la transacción y no generar

una nueva dirección privada.

XII. Formatos de visualización del calendario en Google Calendar.

En la Sección IV. Paso 1. de este manual se explicó cómo configurar la

información básica de nuestros calendarios. Seleccionamos el idioma, el

formato de fecha, el formato de hora, con cual día de la semana

empezaríamos el calendario cuando usamos las vistas de semana o mes, y

demás. Una vez estamos utilizando un calendario en particular puede que

prefiera cambiar el formato de visualización, Google Calendar nos permite

organizar el calendario según nuestras preferencias en cualquier momento.

Se desplegará la siguiente página del calendario:


En la parte superior del calendario aparecerá la siguiente barra de

herramientas:

1. Para ver moverse hacia atrás o hacia delante en la vista del calendario,

presione los botones .

2. Para imprimir la vista del calendario, presione el enlace Imprimir, se

desplegará la ventana “Vista previa de la impresión del calendario”

Presione el botón para proceder a la impresión en la impresora

que especifique.

Presione el botón para salvaguardar la vista en

formato PDF.

Presione el botón para cancelar la transacción.


3. Según realice cambios en su calendario, estos se estarán

salvaguardando automáticamente en su calendario. Presione el enlace

Actualizar, si interesa salvaguardar algún cambio que no se ha reflejado

en su calendario.

4. Presione el botón para ver/trabajar su calendario en la vista de día,

se desplegará la siguiente página:

5. Presione el botón para ver/trabajar su calendario con la vista

semanal, se desplegará la siguiente página:


6. Presione el botón para ver/trabajar su calendario con la vista

mensual, se desplegará la siguiente página:

7. Presione el botón para ver/trabajar su calendario con la vista de

cinco (5) días semanal, se desplegará la siguiente página:

8. Presione el botón para ver/trabajar su calendario con la vista de

agenda, se desplegará la siguiente página:


El formato de “Agenda” tiene su barra de herramientas que se explica a

continuación:

a. Presione el botón para ver el detalle de todos los

eventos.

b. Presione el botón para ver los eventos sin los detalles.

c. Presione el botón para ver los eventos de días anteriores o los

eventos próximos.

d. Presione el botón para sólo ver el detalle de un evento en particular.

Este botón se encuentra antes del evento que interesa expandir. Por

ejemplo, .

XIII. Cómo hacer búsquedas de eventos en mis calendarios.

En Google Calendar puedes buscar eventos en tus calendarios usando la

opción “Buscar en mis calendarios”.


En el encasillado de búsqueda registre la palabra que interesa buscar en sus

calendarios, presione el botón . Los resultados de la

búsqueda sólo contendrán eventos de los calendarios seleccionados para ser

vistos en tu lista de calendarios y se desplegarán en formato de agenda.

Recuerde que sólo podrá ver la información de los calendarios que están

resaltados por una barra de color. Por ejemplo, en el recuadro “Mis

calendarios” que se presenta, los calendarios que de pueden ver son:

hempleado.nodocente, salones y Tareas, el calendario Prueba2 no lo puede

ver pues no está resaltado.

Presione el enlace Volver a Calendario para regresar al calendario.

Presione el enlace Mostrar opciones de búsqueda para ampliar o definir

mejor las búsquedas. Se desplegará la ventana “Opciones de búsqueda”:


Registre la información que quiere buscar en los campos correspondientes.

Presione el botón para proceder con la búsqueda, los resultados de

la búsqueda serán desplegados en formato de agenda.

Presione el botón o el enlace Ocultar opciones de búsqueda

para cancelar la búsqueda.

XIV. Cómo crear listas de Tareas pendientes en Google Calendar.

Esta función tiene el beneficio de ayudarlo a agilizar su proceso de trabajo.

Podrá anotar todas aquellas cosas que tiene que hacer, establecer fechas de

vencimiento cuando sea requerido, hacer anotaciones, entre otras opciones.

Para acceder a esta opción, presione Tareas en el recuadro “Mis

calendarios”


1. Se desplegará la columna Tareas a la derecha de la siguiente página:

2. Registre las tareas en el encasillado entre las líneas amarillas.

a. Para editar detalles de la tarea, presione el botón , se desplegará

lo siguiente en la columna:


b. Si la tarea tiene fecha de vencimiento, presione el botón , se

desplegará un calendario, seleccione la fecha en el calendario y

automáticamente se actualizar este valor. También, podrá registrar

anotaciones a esa tarea en el encasillado “Notes”.

c. Para añadir una fecha de vencimiento a una tarea creada sin fecha de

vencimiento, presione el botón de esa tarea y proceda con el Paso

2. b. de esta sección.

d. Para modificar una fecha de vencimiento de una tarea, presione el

botón de esa tarea y proceda con el Paso 2. b. de esta sección, o

presione con el cursor la tarea que se encuentra en la sección de

eventos del calendario y arrastrando la tarea hasta la columna de la

nueva fecha de vencimiento.

e. Las tareas que tiene fecha de vencimiento aparecerán en tu

calendario en la sección de eventos de todo el día.

f. Presione el enlace < Volver a la lista para terminar de editar los

detalles de la tarea.

g. Cuando hayas finalizado una tarea de la lista, presione el encasillado

de verificación situado al lado de la tarea ,

aparecerá lo siguiente .


h. Otra manera para crear una tarea, presione el espacio vacío debajo de

la columna del día que interesa crear la tarea.

Se desplegará la siguiente ventana:

Presione el enlace Tarea, se desplegará la siguiente ventana:


Registre la información de la tarea,

presione el botón para salvaguardar la tarea

presione el botón para cancelar la transacción.

3. En la parte de debajo de la columna de Tareas aparece una barra de

herramientas:

a. Presione el botón y se desplegará un menú de opciones

que nos ayudarán en el manejo de las tareas.


Para organizar las tareas y sub-tareas, presione la opción

Aplicar sangría a la tarea que interesa endentar o la opción

Deshacer sangría a la tarea que interesa des endentar. Por

ejemplo,

Creación de manual

Creación de Tabla de Contenido

Para cambiar la prioridad de las tareas dentro de la Lista de

Tareas, seleccione la tarea y presione las opciones Subir o

Bajar, para dar a la tarea mayor o menor prioridad.

Para editar detalles, como cambiar el titulo de la tarea, la fecha

de vencimiento y/o las anotaciones, presione la opción Editar

detalles.

Para buscar ayuda, presione la opción Ayuda y se desplegará

la página de Ayuda de Google Calendar, que le permitirá

hacer búsquedas por temas.

Para obtener una descripción de las opciones que puedes

utilizar en la Lista de Tareas, presione la opción Mostrar

sugerencias. Se desplegará las sugerencias en la columna de

Tareas:

Para moverse hacia atrás o hacia delante, presione los enlaces

Anterior o Siguiente, respectivamente.


Para salir de la opción, presione el enlace Cerrar.

Para imprimir la lista de tareas, presione la opción Imprimir

lista de tareas. Se desplegará la página Tareas – Windows

Internet Explorer y la ventana Print, proceda a seleccionar la

impresora donde se imprimirá la lista de tareas.

Para obtener la lista de tareas terminadas, presione la opción

Ver tareas terminadas. Se desplegará la lista de tareas

terminadas en la columna de Tareas:

Para salir de esta opción, presione el enlace < Volver a la lista.


Para obtener una lista de las tareas por fecha de vencimiento,

presione la opción Ordenar por fecha de vencimiento. Se

desplegarán las tareas en orden ascendente por fecha de

vencimiento.

Para desplegar las tareas en orden descendente por fecha de

vencimiento, presione la opción Invertir orden.

Para desplegar las tareas por orden de prioridad, presione la

opción Ver en mi orden.

Para que las tareas terminadas no aparezcan en la columna de

Tareas, presione la opción Borrar tareas terminadas. Esta

opción no suprime las tareas, para poder ver las tareas

terminadas, presione la opción Ver tareas terminadas.

b. Presione el botón , para añadir una tarea.

c. Presione el botón , para suprimir una tarea. Primero, seleccione la

tarea que interesa eliminar, luego presione este botón.


XV. Cómo cerrar Google Calendar.

Para terminar una sesión de trabajo usando la herramienta Google Calendar,

presione el enlace Salir.

Se desplegará la página de inicio del Portal de Servicios Electrónicos:


XVI. Cómo añadir documentos a un evento.

Cuando interesamos incluir documentos en un evento utilizando el enlace

Añadir archivo adjunto, debemos primero crear el documento en la

herramienta Documents de Google. Luego, marcarlo como compartido para

que los invitados del evento lo puedan ver o editar.

1. Presione el enlace Añadir archivo adjunto,

2. Se desplegará la ventana Seleccionar un archivo, presione el botón

.


3. Se desplegará la ventana “Seleccionar un archivo”, presione el botón

,

Se desplegará la ventana “Choose file” para buscar el archivo que

desea importar. Luego de seleccionado el archivo, presione el botón

para que registre la ubicación y el nombre del archivo en el

encasillado.

Se desplegará la ventana “Seleccionar un archivo”, con la información

del archivo seleccionado.


Podrá añadir otros documentos siguiendo las mismas instrucciones o

presionando el enlace Añadir otro archivo. Si desea eliminar un archivo,

presione el enlace Eliminar que se encuentra al lado de ese archivo.

Presione el botón

para que los documentos se ubiquen en la herramienta

Google Docs

para cancelar la transacción

para cerrar la ventana “Seleccionar un archivo”

4. Para que los invitados al evento puedan acceder a los documentos,

presione el enlace Docs,


a. Se desplegará la siguiente página de Google Docs,

b. Seleccione los documentos que desea compartir, presionando el

encasillado que se encuentra al lado del documento. Luego,

presione el botón .

c. Se desplegará la siguiente pestaña del botón .

Presione “Sharing settings….”, se desplegará la ventana

“Compartir ajustes”,


d. Puede cambiar las opciones de visibilidad del documento, presionando

el enlace Cambio. Se recomienda que sea privado, y que solo añada

las personas que pueden ver y/o editar el documento, registrado la

información en el encasillado “Añadir las personas:”.

e. Se desplegará la siguiente ventana:

f. Puede seleccionar si las personas pueden editar o sólo ver el

documento se va a compartir. También, puede seleccionar si interesa

se envíe notificación a las personas.

g. Para cancelar la transacción, presione el botón .

h. Para salvaguardar la información registrada, presione el botón

. Se desplegará la ventana “Compartir ajustes” con

las personas que compartirán el documento. Para cerrar la ventana,

presione el botón o el botón .