1
LEAN in de zorgintroductie
“Most people spend more time and energy in going around problems than in trying to solve them”
– Henri Ford
Limpens & Partners
Wat is Lean?
… alleen activiteiten
die waarde toevoegen
… om de door de
klant vereiste
kwaliteit te leveren …
… op het vroegst
mogelijke moment.
Lean
Minimale kosten
Juiste kwaliteit
Minimale tijd
Klant krijgt wat hij nodig heeft op het
juiste moment, zonder fouten.
Doe…
2
Wat is Lean?
Lean is een teamgerichte benadering die de
totale doorlooptijd tussen klantvraag en de
levering van de dienst verkort door het
identificeren en elimineren van verspilling
(Activiteiten die geen waarde toevoegen).
Lean is een manier van kijken, denken en
werken (filosofie). Daarbij wordt een aantal
specifieke methoden en technieken gehanteerd
om procesverbeteringen te identificeren en te
realiseren.
Procesverbetering en/of beheersingLean HKZ AO/IC
(administratieve organisatie en interne controles)
Doel Verwijder verspilling(verbeteren)
Voldoen aan de norm(verbeteren)
Reduceer risico’s(verbeteren)
Focus Flow Verbeteren
Normen en proces Risico’s
Aanpak Veel kleine verbeteringen(veel pilots, doenken)
Processen in kaart brengen
Risicobeperking(controles, functiescheiding etc.)
Prestatie meting Snellere doorlooptijd Uniforme output Duurzaamheid/weinig issues en reputatieschade
Resultaten Minder verspilling, meer efficiëntie
Meer afstemming en meer structuur
Financiële/juridischeverantwoording
In de praktijk zit er overlap in deze methoden. Elk heeft zijn toegevoegde waarde.
3
Een Lean zorgsector
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen
en Flow)
Kwaliteit
(In één keer
goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen
en Flow)
Kwaliteit
(In één keer
goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
4
Focus je op klantwaarde en langere termijn strategische doelen
Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde
Klantgericht. Op welke klant
richt ik me dan?
Omwonenden
Interne controle / Accountant
Het ministerie van …
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen
en Flow)
Kwaliteit
(In één keer
goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
5
Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)
Als werk ongelijkmatig instroomt, raken mensen overbelast. Heijunka is
gericht op gelijkmatige instroom van werk.
20
40
60
80
100
1 2 3 5 64
Aantal taken
Effi
ciën
tie
Minder gelijktijdig en meer na elkaar leidt in totaal tot een sneller en beter resultaat.
Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)
�?!
Veel dossiers gelijktijdigonderhanden.
1 dossier afgehandeld
Veel aanvragen per keer
6
Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)
☺
‘One Piece Flow’
1 dossier afgehandeld1 aanvraag per keer
Principe 3: Creëer standaarden• Professioneel werk wordt beschreven in ‘standaarden’.
• Standaarden worden regelmatig herzien en aangepast.
• Als werk niet is gestandaardiseerd, is het onmogelijk om het te verbeteren.
7
Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar
Dossiers Wie Status vorige check
Status laatste check
Opmerking
Patiënt X Jan Op koers Let op! Advies V&V
Patiënt Y Joost Op koers Op koers Welstandtoets
Patiënt Z Peter Start Op koers -
Patiënt …. René Let op! Gereed Controle
Patiënt….. Rob Op koers Let op! Termijn
Lean informatieborden
Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar
5S (clean desk)Overzichtelijke rustige werkplekken.
1. Scheiden
2. Schikken
3. Schoonmaken
4. Standaardiseren
5. Standhouden
8
5S voorbeeld: gebruik visuele hulpmiddelen
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen
en Flow)
Kwaliteit
(In één keer
goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
9
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
Input voldoet
aan standaard
beginwaarden
Input voldoet
aan standaard
beginwaarden
Hanteer een standaard werkwijzeHanteer een standaard werkwijze
?
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
10
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
C h e c k l i s t e n
Principe 4: In één keer goed (Jidoka)
11
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen
en Flow)
Kwaliteit
(In één keer
goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
activiteiten Waarde
toevoegend?
waarde
toevoegende
activiteiten
ja
geen waarde
toevoegende
activiteiten
nee
noodzakelijk?
noodzakelijke
niet waarde
toevoegende
activiteiten
ja
verspillingen
neeEen Lean proces is een proces
zonder verspillingen,
gezien vanuit het perspectief
van de klant
Principe 5: Elimineer verspilling (Muda)
12
Vormen van verspilling (Muda)
1. Overproductie
We geven de klant meer dan nodig voor de klant.
2. Wachten
Wachten op een collega, informatie, antwoorden, documenten. Etc.
3. Transport
Lopen naar de tekeningenkast, zoeken naar de TL, lopen naar experts op andere verdieping. Etc.
4. Overbewerking
Onnodige informatie verwerken of dubbel werk doen.
5. Onnodige voorraad
Te veel aanvragen, brieven, vakbladen, projecten, bureau-inhoud etc.
6. Onnodige beweging
Onhandige ICT, onhandige locaties voor dossiers, tekeningen, vergaderingen.
7. Fouten
Vergissingen, verkeerde informatie verwerken, versturen, onvoldoende afgestemde opdrachten/verwachtingen.
8. Talent
Medewerkers niet inzetten op hun niveau. Verlies van kennis, vaardigheden, motivatie, capaciteiten, opleidingsinvesteringen.
Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)
14
Intake (huidige stiuatie) Intramuraal, geplande zorg
Titel proces: Intake Colorie t (huidige status)
Functies Functies
Familie Klant
Relatiebeheerder
Zorgmedewerker
Medewerker cliënt administrat ie
Secretariaat Postbezorger
Locat iedirecteur
Hoofd KaPa
Medewerker servicebalie
Hoofd zorg en welzijn
Klant/familie
Cliënt neemt contact op
BT
EKG
HT
0
Cliëntvraag komt binnen
BT 30 min
EKG 0%
HT 0 min
Onduidelijk wie vraag cliënt afhandeld!
Inventari-seren zorgvraag
BT 60 min
EKG %
HT min
0
Doorgeven vrij bed
BT min
EKG %
HT min
60
Meegeven info map
BT min
EKG 100%
HT min
60
Opname memo versturen naar zorg
BT 10 min
EKG 90%
HT 10 min
240
Opdracht geven totLO
BT min
EKG %
HT 0 min
0
Tekenen aanvraag indicatie
BT min
EKG %
HT min0
Zorg inzet
BT
EKG
HT
0
Cliëntvraag komt binnen
BT min
EKG 0%
HT 0 min
Afhandelencliëntvraag
BT min
EKG 0%
HT 0 min
Onduidelijke aanlevering gegevens t.b.v. plancare
Invoeren in plancare
BT min
EKG 0%
HT 0 min
Verzamelen cliënt gegevens
BT 30 min
EKG %
HT min
60
Inventariseren relatiebeheer efficiëntie
Afstemmen vraag & aanbod
BT min
EKG %
HT min
60
Aanvragen indicatie
BT 30 min
EKG 90%
HT min
60
Onduidelijk wie de bijlage bespreekt met de cliënt
Maken van LO en bijlage
BT 15 min
EKG 90%
HT
1 dag
Onvolledige info? bv. start zorg / opname
Voorbereiding start zorg / dossier
BT
EKG
HT
0
Afstemmen vraag en aanbod
BT
EKG
HT
0
Controle LO en bijlage
BT 2 min
EKG 95%
HT
0
Ondertekenen
BT
EKG 100%
HT
0
Controle van de indicatie
BT
EKG
HT
0
Tekenen LO
BT
EKG
HT
0
Getekende LO retour
BT
EKG
HT
1 dag max
Toegevoegde waarde controle hfd KaPa
Wachttijd overleg met HZW over opname. Waarom niet bij zorg mdw?
Persoonlijk tekenen directeur ipv digitale handtekening
Alarmopvolging clavisio/sleutel zorgaf nameVerschillende/meerdere LO's voor verschillende producten = ruis voor cliënt
Versturen getekende LO intern/extern post
BT 3 min
EKG 100%
HT
binnen 1
Controleren LO en bijlage (volledigheid)
BT 2 min
EKG 75%
HT 15
0
Sfinx via HZW
Ondertekenen LO door loc.dir.
Kopie naar afdeling
BT 3 min
EKG 100%
HT
0
Registrat ie diensten in plancare
BT 7 min
EKG 95%
HT 5 min
0
Kopie naar fin. administ rat ie
BT 3 min
EKG 100%
HT
0
Archiveren LO en bijlage
BT 3 min
EKG 100%
HT
0
Controle bijlage door afd
BT min
EKG %
HT
0
Facturering aanvullende diensten
BT min
EKG %
HT
0
Afgenomen diensten niet goed controleerbaar
Factuur opmaak zonder controle op juistheid
Niet gecontroleerde bijlage gaat naar fin. adm.
Onduidelijk controle taak van zorgmedewerker van beide kanten
Terugkoppeling van controle
Aanvullen cliëntgegevens bij opname
BT min
EKG %
HT
0
Wachttijd plannen arts als toestemming afstemming
Hoofdprincipes Lean
Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)
Professionaliteit (regelmaat en standaarden)
Sterke teams
Efficiëntie
(Verspillen
en Flow)
Kwaliteit
(In één keer
goed)
Leren en verbeteren
Klantgerichtheid
15
Een kaizen is een gestructureerde methodiek om problemen op te lossen en bestaat uit zes stappen
Voor elke stap zijn tools en methodieken beschikbaar
16
1. Stuur continu op verbeteren. Een belangrijke management taak.
2. Doe zeer regelmatig een ‘keek op de week’.
3. Houdt de organisatie en processen vitaal, stel verbeterdoelen.
4. Neem de tijd om na te denken, voer veranderingen snel door.
5. Blijf je afvragen … waarom?
Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)
17
Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)
Datum Door Omschrijving probleem/verbetermogelijkheid
Voorstel oplossing+actie Wie Deadline
07-07 Jan P Overdracht patiënten verloopt niet goed
Status van patiënten op bord in koffiekamer ophangen en overdracht daar doen.
Arnold 01-10
07-07 Joost Onvoldoende administratieve capcaiteit
Etc. Etc.
07-07 Jan L Etc.
Lean verbeterbord
Bijwerken op vaste momenten in de week. Evt. Combineren met de keek op de week
Hoe start je nu met Lean?
• Start met kleine projecten (quick wins)
• Haal kennis in huis over Lean (cursussen), creëer draagvlak door verspreiden van kennis
• Maak directie enthousiast (directieverantwoordelijkheid)
• Maak verbeterproces vast onderdeel van het werk
18
…start morgen met LEAN door je eigen werkplek (en dat van de collega’s middels 5S methodiek in te richten…..
STAP 1 – Sorteren (Seiri)
• Bepaal wat noodzakelijk is in de werkplaats, verwijder al het overige
• Bepaal opslagplaats op basis van veelvuldigheid van gebruik
“Wanneer je twijfelt, gooi je het weg”
Bepaal enkel wat op korte termijn noodzakelijk is, in de juiste hoeveelheid
Geen onnodige onderdelen Geen onnodig materiaal
5S actie: gebruik stickers of labels
GROEN: spullen die moeten blijvenGEEL : wat je niet zeker weetROOD : spullen die weg kunnen
19
STAP 2 – Schikken (Seiso)
• Plan een optimale lay-out en voer dit uit
• Bepaal de beste locatie voor gereedschap, meetinstrumenten en ander klein werkmateriaal (binnen reikafstand)
• Duidt alle plaatsen aan met labels en kleuren • Maak schaduwborden voor veel gebruikt
gereedschap
“Een plaats voor alles en alles op zijn plaats”
Visuele controlemiddelen geven
informatie over de werkplaats
Schik onderdelen op logische plek
Gebruik vaste plaatsen Gebruik visuele ondersteuning
5S voorbeeld: geef alles een vaste plek
21
Is er nog genoeg papier? Moeten we bestellen?
STAP 3 – Schoonmaken (Seiton)
• Maak de gehele werkplek schoon
• Label en elimineer vervuilingsbronnen en defecten
• Breng de werkplaats met gereedschappen terug in zijn oorspronkelijke staat
• Verzeker de aanwezigheid van geëigende schoonmaakgereedschappen en werkwijzen
• Verwijder alle overbodige gereedschappen en materiaal
• Alles in topconditie houden maakt het mogelijk te allen tijde te functioneren
• Schone werkplekken vermijden frustratie en stress
• Dagelijks schoonmaken is een deel van het normale werk (bijhouden)
22
STAP 4 – Standaardiseren (Seiketsu)
• Definieer een gestandaardiseerde aanpak
• Bepaal wat gedaan moet worden op een reguliere basis voor het onderhoud van de werkplek
• Bepaal de beoogde frequentie – wat doe je dagelijks, wekelijks, maandelijks en halfjaarlijks
• Maak gestandaardiseerde 5S-checklijsten en wijs verantwoordelijken aan
• Maak de beste manier de makkelijkste manier
• Verzeker dat de eerste 3 stappen geborgd worden
• Ontwikkel een discipline voor 5S
• Bepaal de basis voor verdere ontwikkeling
We kunnen elkaar vanaf nu aanspreken op gemaakte afspraken
5S voorbeeld: duidelijke instructies
23
Hoe standaardiseren?
Hoe zorg je ervoor dat:
• Alles in één keer goed gaat;
• Dat ook gemakkelijk, bijna vanzelf gaat;
Hoe standaardiseren?
Failsafe
Visuele * stuurmiddelen
Visuele * hulpmiddelen
Dwingen:
Kan niet fout
Waarschuwen:
Waarschuwen voor afwijkingen* Of mbv geluid, geur, e.d.
Kunnen zien:
Eénpuntslessen
Visuele informatie
Visuele * stuurmiddelen
Failsafe
Visuele * stuurmiddelen
Failsafe
Visuele * hulpmiddelen
Visuele * stuurmiddelen
Failsafe
Visuele * hulpmiddelen
Visuele * stuurmiddelen
Failsafe
Visuele * hulpmiddelen
Visuele * stuurmiddelen
Failsafe
25
Failsafe
Waar moet dat in?
Failsafe
Door de schuine rand kan er niets meer boven op de stelling liggen
26
Visuele hulpmiddelen
Wat betekent dit ?
STAP 5 – Standhouden (Shitsuke)
• Ontwikkel voorschriften voor een 5S-audit
• Plan regelmatig audits en voer deze strikt uit
• Verdeel de werkplaats in verschillende delen en wijs verantwoordelijken aan voor 5S
• Betrek gebruikers, toezichthouders en managers regelmatig bij de 5S-audits (wekelijks)
• Communiceer de resultaten van de audits
• Implementeer het auditproces
• Betrek iedereen • Ontwikkel 5S-gewoontes
27
5S audit uitvoeren
5S-Audit (voor kantoren) Werkplek:
Uitgevoerd door: Datum: 0: Erg veel afwijkingen �
2: Weinig afwijkingen �
4: Perfecte score ☺ 5S cat Onderdeel Beoordeling*
Alle materialen in de kasten worden maandelijks gebruikt. 0 1 2 3 4 Sub-
Alle materialen op bureaus en in laden worden dagelijks/wekelijks
gebruikt.
0 1 2 3 4 totaal
Alle onnodige materialen, documenten, voorraden, enz. zijn als zodanig
zichtbaar gestickerd of gemarkeerd.
0 1 2 3 4
De afspraken voor het opruimen van onnodige zaken zijn bij iedereen
bekend.
0 1 2 3 4
Elke standaard wordt minstens eens per maand toegepast. 0 1 2 3 4
Alle kasten en voorraden hebben plaats- en artikelaanduidingen. 0 1 2 3 4 Sub-
Alle documenten en voorraden hebben een eigenaar / beheerder. 0 1 2 3 4 totaal
Alle documenten en apparaten hebben vaste plaatsen en liggen daar
ook.
0 1 2 3 4
Publicatie- en informatieborden hebben vaste indelingen. 0 1 2 3 4
Alle documenten en voorraden zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te
pakken en terug te leggen.
0 1 2 3 4
Alle vloeren zijn schoon, vrij van spullen/papier en in orde. 0 1 2 3 4 Sub-
Aan het einde van elke dag zijn alle bureaus en werktafels leeg. 0 1 2 3 4 totaal
Alle afvalbakken worden geleegd voor ze overlopen. 0 1 2 3 4
Aangewezen personen zijn verantwoordelijk voor
schoonmaakwerkzaamheden en opruimen.
0 1 2 3 4
Medewerkers houden uit zichzelf, volgens vaste regels, werkplekken
en vloeren bij en ruimen op.
0 1 2 3 4
Ieder bevoegd persoon kan elk document binnen 30 sec. vinden. 0 1 2 3 4 Sub-
Voorraden en afwijkingen worden in één oogopslag gecontroleerd. 0 1 2 3 4 totaal
Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden
regelmatig gebruikt.
0 1 2 3 4
Alle archiefprocedures zijn duidelijk waarneembaar op de plaats waar
deze worden gebruikt.
0 1 2 3 4
De voortgang van de primaire processen is in één oogopslag duidelijk. 0 1 2 3 4
Iedereen komt afspraken altijd na. 0 1 2 3 4 Sub-
Alle documenten worden juist gearchiveerd en consequent op de juiste
tijd opgeruimd.
0 1 2 3 4 totaal
Regelmatig worden verbetermemo’s geschreven, waarop altijd binnen
1 week wordt gereageerd.
0 1 2 3 4
Standaarden worden regelmatig geëvalueerd en herzien. 0 1 2 3 4
Alle activiteiten- en informatieborden zijn up-to-date en worden
regelmatig herzien.
0 1 2 3 4
* Omcirkel de passende waarde Totaal
Se
iri:
Sch
eid
en
Se
ito
n:
Sch
ikk
en
Se
iso
:
Sch
oo
nm
ak
en
Se
ike
tsu
:
Sta
nd
aa
rdis
ere
n
Sh
itsu
ke
:
Sta
nd
ho
ud
en
Sco
re
5S-Audit (voor werkvloer) Werkplek:
Uitgevoerd door: Datum: 0: Erg veel afwijkingen �
2: Weinig afwijkingen �
4: Perfecte score ☺ 5S cat Onderdeel Beoordeling*
Alle machines en andere apparaten op de werkplek worden wekelijks
gebruikt.
0 1 2 3 4 Sub-
Alle instrumenten en houders, e.d. worden wekelijks gebruikt. 0 1 2 3 4 totaal
Alle materialen en onderdelen worden wekelijks gebruikt. 0 1 2 3 4
Elke standaard wordt minimaal eens per maand gebruikt. 0 1 2 3 4
Alle niet gebruikte zaken zijn zichtbaar gestickerd of gemarkeerd. 0 1 2 3 4
Looppaden en opslagplaatsen zijn met lijnen gemarkeerd. 0 1 2 3 4 Sub-
Alle opslagplaatsen hebben een overzicht van wat er moet liggen. 0 1 2 3 4 totaal
Alle opslagplaatsen hebben plaats- en artikelaanduidingen. 0 1 2 3 4
Minimaal en maximaal toegestane aantallen zijn duidelijk aangegeven. 0 1 2 3 4
Instrumenten en hulpmiddelen zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te
pakken en terug te leggen.
0 1 2 3 4
Het gehele werkgebied is opgedeeld in verantwoordelijkheids-
gebieden en duidelijk toegewezen.
0 1 2 3 4 Sub-
Alle vloeren zijn schoon (vrij van water, vuil, enz.). 0 1 2 3 4 totaal
Alle machines en apparaten worden schoon gehouden en zijn vrij van
materiaal, stof, enz.
0 1 2 3 4
Medewerkers combineren inspectie en schoonmaken als onderdeel
van het (dagelijks) onderhoud.
0 1 2 3 4
MEdewerkers houden hun werkgebied continu en uit zichzelf schoon. 0 1 2 3 4
Afspraken over de 1
ste drie S’n zijn vastgelegd en gevisualiseerd. 0 1 2 3 4 Sub-
Ieder bevoegd persoon kan elk instrument, materiaal of document
binnen 30 sec. vinden.
0 1 2 3 4 totaal
Afwijkingen van opslagmethoden en instellingen zijn in één oogopslag
duidelijk.
0 1 2 3 4
Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden
regelmatig gebruikt.
0 1 2 3 4
De voortgang van ‘het werk ‘ (de primaire processen) is in één
oogopslag duidelijk.
0 1 2 3 4
Iedereen is getraind en getest in standaarden. 0 1 2 3 4 Sub-
Iedereen houdt zich aan alle opslag- en bestelmethoden. 0 1 2 3 4 totaal
Iedereen is punctueel t.a.v. pauzes en afspraken. 0 1 2 3 4
Standaarden worden regelmatig gecontroleerd en herzien. 0 1 2 3 4
Alle activiteiten- informatieborden zijn up-to-date en worden
regelmatig herzien.
0 1 2 3 4
* Omcirkel de passende waarde Totaal
Se
iri:
Sch
eid
en
Sco
re
Se
ito
n:
Sch
ikke
n
Se
iso
:
Scn
oo
nm
ake
n
Se
ike
tsu
:
Stan
daa
rdis
ere
n
Sh
itsu
ke
:
Sta
nd
ho
ud
en
Houden we stand?