LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM PERPUSTAKAAN UTM
KETUA JURUAUDIT DALAM
28 Julai 2016 (Khamis)Zaleha Atan
Pasukan Juruaudit
• Mohd Fuad Mohd Yusof
• Junaidah binti Abdullah
Lantikan Baru :
• Nik Masriza binti Zakaria
• Md Razib bin Karno
• Salina binti Shamsuri
• Sarasyima binti Md Salleh
• Nor Asikin binti Mohamad
• Haslina binti Othman
• Kamariah binti Mohamed Jong
• Badariah binti Borham
• Noraini binti Yahya
• Haslina binti Nasir
• Mohd Nasir bin Ibrahim
• Khairulbahiyah binti Yaakub
• Zurina binti Rosmani
PELAKSANAAN PROGRAM AUDIT DALAM
Pembukaan Audit Dalam : 17 Julai 2016 (Ahad)
Proses Pengauditan : 18-26 Julai 2016 (Isnin – Selasa)
Pengauditan di PUTMKL : 20 dan 21 Julai 2016 (Selasa dan Rabu)
Penyediaan Laporan Audit Dalam : 26 -27 Julai 2016 (Selasa – Rabu)
Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 28 Julai 2016 (Khamis)
Follow-up Audit Dalam : 30 Ogos 2016 (Selasa)
HASIL DAPATAN AUDIT DALAM
KESELURUHAN : BANGUNAN
0
10
20
30
40
50
60
NCR OFI JUMLAH PROSEDUR
2
60
23
1
18
61
15
8
PSZJB PRZS PSZKL
HASIL DAPATAN : ELEMEN
Elemen Keterangan NCR OFI
6.1.1 Actions to address risks and opportunities 5
6.2.1 Quality objectives and planning to achieve them - 7
7.1.1 Resources 1 1
7.1.3 Infrastructure - 2
7.1.5.1 Monitoring and measuring resources 1 2
7.2 Competence - 5
7.3 Awareness - 1
7.4 Communication - 2
7.5.1 Documented Information : General - 3
7.5.2 Documented Information : Creating and updating 1 17
7.5.3 Documented Information : Control of documented information - 1
7.5.3.1 Documented Information : Control of documented information - 3
7.5.3.2 Documented Information : Control of documented information - 3
HASIL DAPATAN : ELEMEN
Elemen Keterangan NCR OFI
8.2.1 Customer Communication - 4
8.2.3 Review of the requirements for products and services - 1
8.2.3.1 Review of the requirements for products and services - 1
8.5.1 Control of production and service provision - 21
8.5.2 Identification and traceability - 6
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation - 1
9.1.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation : General
- 1
9.1.3 Performance Evaluation : analysis and evaluation - 3
9.2 Internal Audit - 1
10.3 Continual Improvement - 1
10.2.1 Nonconformity and corrective action 1 -
JUMLAH 4 93
NCR (ELEMEN = 4 ; ISU = 4) OFI (ELEMEN = 23 ; ISU = 93)
TINDAKAN HASIL AUDIT
NCR dan OFI dikeluarkan oleh Juruaudit Dalam
dengan mengunakan Borang Permintaan
Tindakan Pembetulan (PSZ 27.6(a)(Pin. 1/2014))
CADANGAN
Pengurusan Risiko
- Pengurusan risiko bagi keseluruhan proses/aktiviti
SPK Perpustakaan UTM telah disediakan dalam
jadual Dashboard yang diletakkan bersama maklumat
berdokumen. Walau bagaimanapun sebahagian
pengurusan risiko yang disenaraikan kurang
menekankan risiko utama dalam proses/aktiviti
yang dilaksanakan.
Pemantauan dan Pengawalan Proses/Produk
- Penekanan perlu dipertingkatkan supaya
proses/produk mengikut tempoh yang ditetapkan
dan tindakan dapat dilaksanakan dengan berkesan.
CADANGAN
Objektif kualiti
- Objektif kualiti yang ditetapkan perlu disemak semula
bagi proses/aktiviti yang telah mencapai sasaran, kurang
jelas dan tidak boleh diukur.
Kemaskini maklumat berdokumen
- Kemaskini maklumat berdokumen perlu diberi perhatian
bagi proses/aktiviti yang ada perubahan atau tindakan
penambahbaikan yang dilaksanakan.
Identifikasi dan pengesanan
- Status proses/produk yang dilaksanakan hendaklah
dipertingkatkan dari segi identifikasi dan pengesanan
supaya tidak menjejaskan perkhidmatan.
KESIMPULAN
Ketua Bahagian perlu memberi perhatian serius
terhadap aktiviti yang tak akur (NCR) dan aktiviti yang
cenderung ke arah ketidakpatuhan.
Ketua Bahagian perlu memberi lebih perhatian terhadap
pemantuan dan pengawalan proses/produk secara
menyeluruh serta memberi perhatian terhadap semakan
semula bagi proses/produk yang dilaksanakan.
PENUTUP
Perpustakaan UTM telah melaksana dan
mengekalkan SPK dengan versi 9001:2015
yang menekankan elemen pengurusan
risiko dan sentiasa berusaha melaksanakan
penambahbaikan berterusan bagi aktiviti
yang terlibat secara langsung dengan
perkhidmatan dan penghasilan produk.