Version novembre 2016 2
2 APPLICATION IMMOBILIER
L’APPLICATION IMMOBILIER : MAITRISER LA GESTION COURANTE DE L’IMMOBILIER
Ce guide permet aux établissements scolaires d’utiliser l’application Immobilier et d’en connaître les différentes fonctionnalités.
ATTENTION, CE GUIDE EST SUSCEPTIBLE D’EVOLUER REGULIEREMENT. VEILLEZ
DONC A UTILISER LA DERNIERE VERSION. Cette application est accessible à partir du site de la Fnogec – rubrique « Espace
digital » ou sur le portail se trouvant à l’adresse : http://www.appli-fnogec.org
Connexion à l’application Page d’accueil de l’application Intégration des données des différents modules
CONNEXION A L’APPLICATION
Attribution des droits d’accès par l’Udogec/Urogec au chef d’établissement
Attribution des droits d’accès par le chef d’établissement aux personnes chargées ou intéressée par la gestion courante de l’immobilier de l’établissement (Président d’Ogec, attaché de gestion…)
ATTRIBUTION DES CODES
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APPLICATION IMMOBILIER
PAGE D’ACCUEIL
LES MODULES DE L’APPLICATION
La page d’accueil permet d’avoir accès à 4 modules en cliquant sur la liste à gauche ou sur le pavé :
Etat des lieux
Réglementation
Travaux
Dossier permanent ou bibliothèque numérique
LES AUTRES FONCTIONNALITES
La page d’accueil permet également d’accéder à :
Un calendrier des échéances,
Des tableaux de bord (Exploitation) : permet d’obtenir des synthèses des informations renseignées dans l’application
La personnalisation des réglementation (Administration) : permet d’adapter la liste des réglementation à la situation de l’établissement (supprimer ou ajouter des réglementations)
Les dernières actualités Fnogec relatives à l’immobilier scolaire.
Les prochaines échéances qui sont également notifiées par mail à l’utilisateur.
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4 APPLICATION IMMOBILIER
INTEGRATION DES DONNEES DU MODULE « ETAT DES LIEUX »
Ce module permet d’identifier et de décomposer la structure immobilière, de connaître les propriétaires et le titre d’occupation qui le lie au gestionnaire des locaux et de recenser les surfaces et la nature de l’occupation de ces dernières.
POUR ACCEDER AU MODULE
A partir de l’écran d’accueil, choisir :
ou
COMPLETER LA STRUCTURE IMMOBILIERE.
Deux possibilités s’offrent à l’utilisateur :
Importer les données renseignées sur Indices : Cliquez sur : L’ensemble de la structure immobilière se complète sur la base des informations
renseignées dans Indices.
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APPLICATION IMMOBILIER
Compléter directement la structure immobilière :
CREER UN SITE
- Cliquez sur : - Nommez et identifiez le site en complétant la « fiche immobilier » :
N’oubliez pas de renseigner le type de structure à l’aide de la liste déroulante et de valider
la fiche par le bouton Vous pouvez ajouter plusieurs sites en renouvelant cette procédure. Un site correspond
à une adresse postale.
DETAILLER LE SITE
- Identifiez les différents éléments de la structure immobilière en cliquant sur le + situé
sur la ligne du site.
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6 APPLICATION IMMOBILIER
- Nommez et identifiez chacun des éléments en complétant la « fiche immobilier » (cf. supra) sans oublier de valider la fiche par le bouton
COMPLETER LA FICHE STRUCTURE POUR CHACUN DES ELEMENTS
- Cliquez sur
Ces curseurs permettent d’ouvrir ou de fermer les rubriques.
Vous pouvez enregistrer une photo se trouvant dans les fichiers de votre ordinateur.
- Pensez à enregistrer
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APPLICATION IMMOBILIER
Seuls les données spécifiques à chaque élément sont à compléter. Pour les informations
communes à l’ensemble des éléments de la structure, elles sont à compléter dans la fiche structure du site.
Pour supprimer un élément de la structure, cliquez sur
RENSEIGNER LES PROPRIETAIRES
- Cliquez sur « propriétaires »
- Choisir un propriétaire en cliquant sur le +
- Compléter la fiche propriétaire
Choisir un propriétaire dans la liste déroulante
ou
en déclarer un nouveau en complétant le formulaire
Compléter la rubrique « contrat » Les informations relatives à la structure immobilière et à la nature du contrat d’occupation sont obligatoires pour permettre la validation.
N’oubliez pas de valider
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8 APPLICATION IMMOBILIER
RENSEIGNER LES SURFACES
- Cliquez sur « surfaces »
- les différents éléments de la structure immobilière s’affichent. - Pour compléter chacun d’eux, cliquez sur
- N’oubliez pas de valider le formulaire
INTEGRATION DES DONNEES DU MODULE « REGLEMENTATION »
Le module « réglementation » se décompose en 3 objectifs : - suivi de la sécurité des bâtiments - vérifications réglementaires des équipements et des dispositifs de sécurité - réalisation des diagnostics obligatoires Les curseurs permettent de développer ou réduire la rubrique. Les réglementations peuvent être personnalisées pour ne tenir compte que des
réglementation applicable à l’établissement. Vous pouvez ajouter + ou supprimer des
réglementation à partir du menu de gauche : - ouvrez le menu « administration », sous rubrique « gestion des réglementations ».
OBJECTIF 1 : LE SUIVI DE LA SECURITE DES BATIMENTS
Il convient de renseigner pour chaque ligne, les éléments suivants du tableau :
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APPLICATION IMMOBILIER
réponse : sélectionnez conforme/non conforme/ en cours. Un pavé de couleur s’affiche en fonction de la réponse
date de réalisation : précisez
commentaires : à compléter pour une meilleure compréhension de la situation notamment si « en cours » ou « non conforme ».
Il est possible de stocker un support documentaire en rapport avec la sous-rubrique en
cliquant sur Les dossiers du coffre-fort numérique s’ouvrent (cf. : infra) pour permettre
l’enregistrement du document (ex. : plan, PV de la commission de sécurité…) N’oubliez pas d’enregistrer vos saisies avant de quitter le module « réglementation »
OBJECTIF 2 : VERIFICATIONS REGLEMENTAIRES DES EQUIPEMENTS ET DES DISPOSITIFS DE SECURITE
Comme pour l’objectif 1, il convient de renseigner pour chaque ligne, les éléments du tableau et de stocker les documents relatifs aux différentes vérifications effectuées.
Cf. Supra N’oubliez pas d’enregistrer vos saisies avant de quitter le module « réglementation » Pour les vérifications périodiques, si une date de réalisation a été renseignée lors de la
saisie, elle disparaîtra après validation au profit d’une future date d’échéance. L’historique des différents contrôles effectués apparaît dans chaque sous-rubrique en
cliquant sur le curseur V
,
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OBJECTIF 3 : REALISATION DES DIAGNOSTICS OBLIGATOIRES
Même procédure que pour les objectifs 1 et 2. Pour les diagnostics pour lesquels il existe une périodicité (ex. : DPE), la date de réalisation
sera remplacée par celle de l’échéance après validation du module. Vous pouvez accéder à une synthèse des informations renseignées dans ce module en
cliquant sur
INTEGRATION DES DONNEES DU MODULE « TRAVAUX »
ACTUELLEMENT, CE MODULE NE VISE QUE LE SUIVI DE L’AD’AP
AJOUTER UN PROJET
Deux possibilités s’offrent à l’utilisateur :
Importer le tableur Excel en respectant la forme prédéfinie : - Cliquez sur
-
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APPLICATION IMMOBILIER
la page suivante s’ouvre :
Elle permet de télécharger le modèle et de télécharger le fichier Excel conforme au
modèle en parcourant les fichiers de l’ordinateur.
Ajouter un projet directement ce module en cliquant sur
- Cliquez sur le + pour ajouter une ligne et la compléter.
- Validez la saisie - Pour compléter la fiche travaux :
Cliquez sur pour compléter directement le tableau ou sur pour compléter la fiche travaux
Les curseurs V permettent de développer ou réduire la rubrique. Pensez à enregistrer sur le tableau ou sur la fiche travaux. Pour supprimer une fiche travaux, cliquez sur
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APPLICATION IMMOBILIER
Lorsque plusieurs projets sont complétés, cliquez sur pour entrer sur la fiche projet souhaitée.
LE COFFRE-FORT NUMERIQUE DU MODULE « DOSSIER PERMANENT »
A partir du menu de gauche, ouvrez le menu « Dossier permanent » ou directement de la page d’accueil en cliquant sur le module.
Cet espace vous permet de partager des documents avec les différents utilisateurs de
l’application.
Sur la gauche, vous sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez placer un document.
Pour importer un document, 2 solutions : - cliquez sur le bouton Parcourir en bas à droite puis cliquez sur Transférer
- déplacez le document dans l’espace réservé.
Vous pouvez ensuite renommer un document, le supprimer ... à partir de la barre d’outils
ou du click droit de la souris.
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APPLICATION IMMOBILIER
Vous pouvez également créer d’autres répertoires ou sous-répertoire.
Le coffre-fort numérique dispose d’une grande capacité de stockage sécurisé et permet
d’enregistrer et de visualiser tout type de fichiers y compris les fichiers .dwg (Autocad).