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Trends und Zukunft der Dokumenten-Technologien
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Bonn, 23.11.2001
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Director
AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs
Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchet
Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors
Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group
BITKOM e.V., BerlinAK KEM Knowledge Engineering und ManagementMitglied des Vorstands
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Themen
• Dokumenten-Technologien: Wege aus dem Begriffswirrwarr
• Architektur und Funktionalität
• Anforderungen aus Anwendersicht
• Trends 2001
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Dokumenten-TechnologienWege aus dem Begriffswirrwarr
Was ist ein Dokument
Was ist Dokumenten-Management
Was sind Document Related Technologies
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Was ist ein Dokument ?
• Ein Dokument kann alles sein:... ein gescanntes Faksimile... eine Word-Datei... ein Satz in einer Output-Datei... eine digital signierte eMail... eine E-Business-Transaktion... ein Multimedia-Objekt... eine Sprachaufzeichnung... ein digitales CAD-Modell... etc.
• Alle zusammengehörigen Informationen, die zu einem definierten Zeitpunkt konsistent, im Sachzusammenhang und authentisch als Datei oder Bestandteil einer Datei in einem DV-System vorliegen, sind ein digitales Dokument
• Elektronische Dokumente erhalten durch die digitale Signatur eine neue Rechtsqualität
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Was ist Dokumentenmanagement ?
• Dokumentenmanagement im engeren Sinn• Dynamisches oder klassisches Dokumentenmanagement dient
zur Verwaltung und Speicherung von Dokumenten während ihres Lebenszyklus vor der Archivierung
• Checkin/Checkout, Versionsmanagement, etc.
• Dokumentenmanagement im weiteren Sinn• Bezeichnung der Branche bis Ende der 90er Jahre• Ursprüngliche Kategorien:
• Imaging• Scanning• Archivierung• COLD• Groupware• Workflow• Dokumentenmanagement im engeren Sinn• Dokumentenmanagement im Intranet
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„Abgrenzungen“
• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)• Elektronische Archivierung, COLD• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management• Workflow, Groupware• Capture, Scannen
• Knowledge Management• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,
DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning
• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc.
• Enterprise Content Management• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge
Management, ASP/DMCO etc.• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,
Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.
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Was ist der Unterschied? Dokumenten Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument Management Document Management Content ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
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Was ist der Unterschied? Knowledge Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
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Alles nur eine Frage der Definition ?
• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content
Management• vom elektronischen Archiv zum Document
Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship
Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum
Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions
(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management
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Was ist DRT ?Document Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
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DRTDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
DRT sind
a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind
b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden
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Architektur und Funktionalität
Drei IT-Strategien im Widerspruch
Enabling und Engines
Standards
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ZWEI Architekturen im Wettbewerb
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DREI Architekturen im Wettbewerb
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Source: AIIM 2001 Industry Study
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management
als
integrative Middleware
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 2 Enterprise Content Management
als
unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 3 Enterprise Content Management
als
ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
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Der PORTAL Stern
Internet
Info
rmat
ion
Ag
gre
gat
ion
& P
ub
lish
ing
Kn
ow
ledg
e
Man
agem
ent
RetrievalGroupware
ER
P
DocumentManagement
Business
Intelligence
Excalibur
PC DOCSFULCRUM
Dataware
grapeVineHyperwaveIntraspect
Meta Systems Guild
SemiaVerityAutonomy
Knowledge Track
Verge Perspecta
DatachannelSagemaker
GiyphicaPowerize.com
Coextant
USU
Aaneid
Microsoft
Lotus/IBM
Radnet
InfoImageSAP (mySAP)
PeopleSoftJ.D.Edwards
Oracle
Ariba
Yahoo!
AOL/NetscapeInfoseek
Inktomi
Portera
EpicentricIntranetSolutions
OpenTextDocumentum
CeyoniqSER Systems
ViadorHummingbird
Sqribe
InformationAdvantage
Top Tiar
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Anforderungen aus Anwendersicht
Automatisierung der Informationserfassung
„Der einheitliche Postkorb"
Integrationsaspekte
Erschließung von Wissen
Sicherheit
Einfacher Betrieb
Rechtssichere Archivierung
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Automatisierung der Informationserfassung
Schlagworte: Automatische Klassifikation, Auto-Categorisation
Komponenten: OCR, ICR, Klassifikation, Indizierung, Routing, Workflow etc.
Anwendererwartung:• Keine manuelle Indizierung zur Informationsverteilung beim
Posteingangsscannen
• Zusammenführen von gescanntem Posteingang mit anderen Quellen (E-Mail, elektronisches Fax)
• Abgleich mit vorhandenen Stammdaten zur Qualitätsverbesserung
• Routing von Dokumenten nach Klassifikationskriterien
• (Vor-)Indizierung und strukturierte Ablage nach Klassifikationskriterien
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Der „einheitliche Postkorb“
Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box
Komponenten: Groupware, E-Mail, Workflow, DMS, Portale etc.
Anwendererwartung:• Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang,
Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box
• Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muß wissen, wo die Information ist“)
• Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität
• Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com
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Integrationsaspekte
Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management
Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc.
Anwendererwartung:• Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen
Anwendungen über eine Middleware
• Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können
• Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können
• Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz
• Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können
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Erschließung von Wissen
Schlagworte: Knowledge Management, Knowledge Sharing, Knowledge Enabling
Komponenten: Classification, Data-Mining, Profiling, Agents,Personalisation, Context-Analysis etc.
Anwendererwartung:• Verdichtung von vorhandenen Informationen durch „intelligente
Software“ zu „Wissen“ um sich selbst Strukturierungs- und Ordnungsaufwände zu sparen
• Vollständigkeit, Richtigkeit, Relevanz und Aktualität von Recherche-Ergebnissen in unstrukturierten Daten und Dokumenten
• Übertragung des Wissens der Mitarbeiter in Softwaresysteme, um sich von den einzelnen Köpfen unabhängig zu machen, situations- und anforderungsgerecht, zeit- und ortsunabhängig „Wissen“ elektronisch bereitzustellen
• Wissen messbar und wirtschaftlich bewertbar zu machen
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Sicherheit
Schlagworte: Kryptographie, redundante Systemauslegung, Firewall, Active Protection Agents
Komponenten: Verteilte Systeme, Sicherheitsprotokolle, Berechtigungssysteme etc.
Anwendererwartung:• Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen
immer aktuell die gleichen Rechte• Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im
Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht
• Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen
• Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches
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Einfacher Betrieb
Schlagworte: Grafische Administrationstools, Monitoring, Workflow-Self-Optimisation,
„Browser“
Komponenten: Directory Services, übergreifende Admin-Tools für unterschiedliche Anwendungen, Software- verteilung, Portale mit “Thin-Clients“ etc.
Anwendererwartung:• Reduzierung der Administrationsaufwände bei gleichzeitiger
Erhöhung der Datenintegrität
• Rollenkonzepte zur Überwindung der bisherigen Restriktionen von Berechtigungssystemen
• Einheitliche Speichersysteme als Enterprise Repositories oder DataWarehouses zur Überwindung von Medienbrüchen, Informationsredundanz und Format-Problemen
• Selbstoptimierende, fehlertolerante Software
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Rechtssichere Archivierung
Schlagworte: Änderung HGB AO, GDPdU, elektronische Signatur, Transaktionsarchivierung
Komponenten: Revisionsichere Archivsysteme, recherchierfähige
Speicherformate, qualifizierteSignatur, Archivsystem-Dienste etc.
Anwendererwartung:• Bereitstellung von Software und Hardware, die den
Anforderungen des Gesetzgebers entspricht
• Migrationskonzepte, die die unveränderte und verlustfreie Nutzung von Informationen über die Aufbewahrungsfrist garantieren
• Standardisierte, langlebige Speicherformate
• Lösungen zur Integration der elektronischen Signatur und zur problemlosen Verwaltung von Zertifikaten und Archivierung von elektronisch signierten Dokumenten
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Trends 2001
Trends aus Marktsicht
Trends aus Marketingsicht
Trends aus Anbietersicht
Trends aus Produktsicht
Trends aus Beratungssicht
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Markt
• Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren
• Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content-Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement
• Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein
• DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus
• Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet
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Marketing
• Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU
• Web-Enabling und Portale
• Knowledge Management
• Integration in bestehende Softwareumgebungen
• Enterprise-Content-Management
• E-Mail-Archive
• Branchenlösungen für vertikale Märkte
• Zertifizierung
• Digital Preservation und Langzeitarchivierung
• Wirtschaftlichkeit
• Document Warehouses
• ASP
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Anbieter
• Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen
• Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern
• Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-wettbewerb zu bestehen
• Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen
• Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt
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Produkte
• Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten.
• Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte:• Automatische Klassifikation• Hochleistungserfassungssysteme• Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen• Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte• Personalisierung• Output-Management• Web-Content-Management• Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration• Portale• Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive• Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services• Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe• Multilingualität
• Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)
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Beratung
• Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen:
• DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein
• Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an
• Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung
• „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck
• Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist
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