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SAP NetW
eaver
End-User Service Delivery
Analytics Strategic Enterprise Management Financial Analytics Operations Analytics Workforce Analytics
Financials Financial Supply Chain Management Financial Accounting Management Accounting Corporate Governance
Human Capital Management Talent Management Workforce Process Management Workforce Deployment
Procurement and Logistics Execution Procurement Inventory and Warehouse
ManagementInbound and Outbound Logistics Transportation Management
Product Development and Manufacturing Production Planning Manufacturing Execution Product Development Life-Cycle Data Management
Sales and Service Sales Order Management Aftermarket Sales and Service Professional-Service Delivery
Corporate Services Real Estate Management
Enterprise Asset Management
Project and Portfolio Management
Travel Management
Environmental Compliance Management
Quality Management
Global Trade Services
Life-Cycle Data Management
DokumentenverwaltungProduktstrukturverwaltungRezepturverwaltungSpezifikationsverwaltungÄnderungsdienst und Konfigurationsmanagement
SAP ERP – Solution Map
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SAP DMS (deutsch: SAP Dokumentenverwaltungssystem, SAP DVS) stellt Funktionen bereit, durch die eine Verwaltung sowohlstatischer als auch dynamischer Dokumente ermöglicht wird. Dazu gehören u.a.:
DokumentidentifikationDokumentklassifikationDokumentstatusverwaltungDokumentversionierungObjektverknüpfungenDokumentablageDokumentsucheDokumentenvisualisierung und -redliningDokumentenzugriff über WEB Schnittstellen zu ErzeugersystemenDokumentenverteilung und -ausgabe
SAP Document Management System (SAP DMS) –Überblick
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Gliederung
Dokumentidentifikation/-klassifikation
Objektverknüpfungen
Dokumentstatusnetz
Dokumentablage
Dokumentsuche
1
2
3
4
5
Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation
Dokumentoriginalkonvertierung
6
7
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Stammsatz Dokument:Dokumentinfosatz – Bsp.: IH-Dokument
NutzdatenOriginale (Dateien)
- beliebige Formate - beliebige Anzahl
Redlining-Layer
MetadatenGrund- (Dokument-) daten
- Sachbearbeiter- Status …
Klassifizierungs- (Zusatz-) daten
Mehrsprachige Dokumentbeschreibungen
Objektverknüpfungen, z.B.- Equipments- (Sach-)Anlage…
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Stammsatz Dokument:Dokumentinfosatz – Bsp.: Vertrag
NutzdatenOriginale (Dateien)
- beliebige Formate - beliebige Anzahl
Redlining-Layer
MetadatenGrund- (Dokument-) daten
- Sachbearbeiter…
Klassifizierungs- (Zusatz-) daten
Mehrsprachige Dokumentbeschreibungen
Objektverknüpfungen, z.B.- Equipments…
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Dokumentidentifikation: Dokumentschlüssel
Dokumentversion
Dokumentnummer
Dokumentart
Teildokument
Dokument
Blatt 002Blatt 001
Version Version 01
Blatt 001
Blatt 002Blatt 001
Version 02Version 01
Blatt 001
3-stellig (alphanumerisch) Zentrale Steuerfunktion
3-stellig (alphanumerisch) Unterteilung von Dokumenten
(vgl. mehrere Zeichnungsblätter)
2-stellig (alphanumerisch) Verwaltung von Änderungsständen
25-stellig (alphanumerisch) Interne/Externe/Gemischte
Nummernvergabe (mit/ohne User-Exit)
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Dokumentart
Dokumentarten fassen Dokumente gleicher Eigenschaften zusammen. Über die Dokumentart wird gesteuert:
Art der NummernvergabeInterne/Externe/Gemischte Nummernvergabe (mit/ohne User-Exit)
Art der Versionsvergabez.B. keine, 00 … 99, AA … ZZ, User-Exit
Ausprägung des Statusnetz Erlaubte Objektverknüpfungen Zuordnung der Standardklasse Ausprägung des Bildaufbaus, d.h.
Definition der Feldoption als obligatorisches, optionales, Anzeige-oder ausgeblendetes Feld
Ablagemöglichkeit im KPro
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Dokumentversion
Änderungsnummer
Datum
01 02 03
CH001 CH002 CH003
11.01.96 02.02.97 09.06.97
Eine Dokumentversion dokumentiert einen Bearbeitungsstandinnerhalb des Dokumentlebenszyklus.
Der integrierte Änderungsdienst kann genutzt werden, um der Dokumentversion einen zeitlichen Bezug zu geben.
Darüber hinaus kann die Version einem bestimmten Änderungs-stammsatz zugeordnet werden, der auch für andere SAP-Objekte wie z.B. Stückliste oder Plan verwendet wird.
Dokumentversion
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Exkurs Klassifizierung –Zentrale Begriffe im Klassensystem
Der Objekttyp leitet sich aus einer klassifizierbaren Tabelle ab (z.B. Dokument).Objekttyp
Ein Objekt ist eine klassifizierbare Einheit (z.B. Dokument 10000000271/VTG/000/00).Objekt
Die Klassenart ist eine übergeordnete Steuerungs-einheit für Klassen (z.B. Klassenart 017 Dokumente).Klassenart
Eine Klasse gruppiert ähnliche Objekte (z.B. Klasse Vertragsdaten).Klasse
Ein Merkmal beschreibt Eigenschaften eines Objektes (z.B. Vertragstyp).Merkmal
Ein Wert ist die Ausprägung eines Merkmals (z.B. Kreditorischer Vertrag, Debitorischer Vertrag).Wert
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Suche der Klasse
Suche der Objekte in der Klasse
Objektsuche
MerkmalsbewertungVertragstyp: Kred.VertragVertragsbeginn: 01.04.09Vertragsende: 31.03.10
KlassifizierungKlassenverwaltung
Eigenschaften
Objektpflege- Vertragstyp- Fördermenge [m3/min]- Vertragsbeginn- Vertragsende- Hauptspeicherkapazität [GB]
Merkmalverwaltung
Klasse Vertragsdaten
- Vertragstyp- Vertragsbeginn- Vertragsende
Merkmale
Exkurs Klassifizierung –Funktionen im Klassensystem
Dokument: 10000000271/VTG/000/00
Klasse: GH_Vertrag(Standardklasse)
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Gliederung
Dokumentidentifikation/-klassifikation
Objektverknüpfungen
Dokumentstatusnetz
Dokumentablage
Dokumentsuche
1
2
3
4
5
Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation
Dokumentoriginalkonvertierung
6
7
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Technischer (Referenz-) PlatzEquipmentMeßpunktMaterialStücklistenkopf-/positionObjektverbindungIH-/ServicemeldungIH-/Serviceauftrag/-svorgangIH-Arbeitsplanvorgang
SAP-Objekte
BANF-/BestellpositionVerkaufsbelegpositionPSP-Element/Netzplanvrg.AnlagenstammDokument
Dokument
Objekt-verknüpfung
usw.
Objektverknüpfungen
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Um einen Technischen Platz mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibtes eigene Bildbausteine (120 – Dokumente Vollbild, 122 – DokumenteTeilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Typ des Technischen Platzes zugeordnet werden können.
Standard: Dokumentverknüpfung zum Technischen Platz
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Um ein Equipment mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt eseigene Bildbausteine (120 – Dokumente Vollbild, 122 – DokumenteTeilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Equipment-typ zugeordnet werden können.
Standard: Dokumentverknüpfung zum Equipment
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Um einen Materialstamm mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibtes in den Zusatzdaten das Register Dokumentdaten.
Standard:Dokumentverknüpfung zum Material
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Um DMS-Dokumente mit IH-/Servicemeldungen zu verknüpfen, muss der entsprechende Bildbaustein (092 – DMS-Verknüpfungen) in ein Register der Meldung (in Abhängigkeit der Meldungsart) eingeblendet warden.
Standard: Dokumentverknüpfung im Meldungskopf
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Über die Erweiterung QQMA0011 kann der Aufruf des Bildbausteins“Verknüpfte Dokumente in die Maßnahmendetails eingebundenwerden.
Erweiterung: Dokumentverknüpfung in Maßnahmendetails
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Über die Erweiterung IWO10018 kann das Table Control “VerknüpfteDokumente” in die sog. Userfelder im Auftragskopf eingebundenwerden.
Erweiterung: Dokumentverknüpfung im Auftragskopf
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Standard: Dokumentzuordnung zu IH-Auftrag Mit der Business Function „Enterprise Asset Management Teil
6 (LOG_EAM_CI_6)“ können während der Bearbeitung von IH-Aufträgen die zugehörigen Dokumente angezeigt, angelegt und zugeordnet werden
Die Business Function „Enterprise Asset Management Teil 6 (LOG_EAM_CI_6)“ steht ab folgenden Releases zur Verfügung SAP SAP ERP 6.0 SP21 (EA-APPL 600) Erweiterungspaket 2 für SAP ERP 6.0 SP11 (EA-APPL 602) Erweiterungspaket 3 für SAP ERP 6.0 SP10 (EA-APPL 603) Erweiterungspaket 4 für SAP ERP 6.0 SP11 (EA-APPL 604) Erweiterungspaket 5 für SAP ERP 6.0 SP08 (EA-APPL 605) Erweiterungspaket 6 für SAP ERP 6.0 SP03 (EA-APPL 606)
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Objektverknüpfung zu Auftrag von Dokumentseite
Objektverknüpfungen auf Auftragsebene können von den entsprechenden Dokumentinfosätzen aus bearbeitet werden
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Objektverknüpfungen auf Vorgangsebene können von den entsprechenden Dokumentinfosätzen aus nur angezeigt werden
Objektverknüpfung zu Vorgang von Dokumentseite
… einfach smarte Lösungen
Die Verknüpfung zwischen IH-Auftrag und DMS-Dokument iststandardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazudie Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen.
Standard: Dokumentzuweisung im Auftragsvorgang
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Die Verknüpfung zwischen IH-Arbeitsplan und DMS-Dokument iststandardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazudie Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen.
Standard: Dokumentzuweisung im IH-Arbeitsplanvorgang
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Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen –Beispiel: Dokumentart Drawing (DWG)
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Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen –Details pro Objektverknüpfung und Objekttyp
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Gliederung
Dokumentidentifikation/-klassifikation
Objektverknüpfungen
Dokumentstatusnetz
Dokumentablage
Dokumentsuche
1
2
3
4
5
Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation
Dokumentoriginalkonvertierung
6
7
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Statusverwaltung
Abbildung des Dokumentlebens-zyklus (Erstellung, Freigabe, Änderung)
Steuerung des Dokumentenzugriffs
Definierbarkeit beliebig vieler Status
Protokollierung jeder Statusänderung(Sachbearbeiter, Datum, Uhrzeit)
Aufbau eines Statusnetzes durchFestlegung von Vorgängerstatus
Sprachabhängige Statusabkürzung
Automatisches Ablegen eines Originals im Sicherheitsbereich
AA
AE
AP PR FR
ZG
IA
QT
AR
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ARAE
ZG
AA Arbeitsanforderung ZG Zurückgewiesen AR ArchiviertIA In Arbeit PR GeprüftAP Prüfanforderung QT QuittiertAE Änderungsanforderung FR Freigegeben
QT
IAAA AP PR FR
Beispiel: Statusnetz
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Primärstatus (P)Nur für neue Dokumente; mehrereDokumente können diesen Status haben
Initialstatus (I)Nur für neue Dokumente; kann zurückgenommen werden
Archivstatus (A)Automatisch bei Archivierung
Originalbearbeitungsstatus (O)Automatisch bei Änderungen im Original
Sperrstatus (S)Daten können nicht geändert werden
Temporärstatus (T)Protokollieren von Ereignissen
Check-in-Status (C)Automatisch, wenn sich die Originale im Sicherheitsbereich befinden
Statusarten
keine besondere Statusartkeine Steuerung / Einschränkung
AA(P)
AR(A)
AP(S) PR(S) FR(S)
AE
ZG
IA(O)
QT(T)
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Dokument-infosatz
Ändern
IA
AP
Workflow
User-Exit (ABAP/4-Programme)
User-Exit (ABAP/4-Programme)
AuslöserSichern
AuslöserEnter
Dokument-infosatz
Statusänderung – Mögliche Auswirkungen
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Gliederung
Dokumentidentifikation/-klassifikation
Objektverknüpfungen
Dokumentstatusnetz
Dokumentablage
Dokumentsuche
1
2
3
4
5
Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation
Dokumentoriginalkonvertierung
6
7
… einfach smarte Lösungen
Exkurs: SAP ERP Systemlandschaft – Prinzipieller Aufbau
Datenbank
Präsentation
Applikation
1Datenbankserver
1 – nPräsentations-
clients(z.B. SAPGUI for Windows)
1 – nApplikationserver
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SAP DMS –Dokumentablage-Alternativen ab SAP R/3 4.6 (I)
Datenbank
Präsentation
Applikation
HTTPContentServer
1.
PM PS …SD MM PP
2.
Ab SAP R/3 4.6 ist die Dokumentablage als sogenannte KPro-Ablage in KPro-Ablagesysteme möglich mit folgenden Ablagealternativen:1. KPro-Ablage in die Datenbank des SAP R/3 bzw. SAP ERP2. KPro-Ablage in einen über HTTP ansprechbaren Content Server (HTTP Content Server)
- SAP Content Server (entweder datei- oder datenbankbasiert)- ext. Content Server (zertifizierte Content Server, ArchiveLink zertifizierte Archivsysteme)
DMS
KPro
DIS
SAPDaten-bank
Basis/NetWeaver
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Exkurs: Dokumenten Management Infrastruktur -Schichtenmodell
Anwendungen
SAP Knowledge Provider
SAP Content/Cache Server
Third-Party
Content/Cache Server
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SAP Knowledge Provider ist eine generische Infrastruktur zur Verwaltung, Suche und
Speicherung von Dokumenten ein anwendungs- und medienneutraler Dienst keine Anwendung für Endbenutzer Bestandteil der SAP Basis bzw. des SAP Web Application
Server Ab R/3 Release 4.5
SAP Knowledge Provider (KPro) – Überblick
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SAP KPro Content Management Service –Dienste zur Speicherung der Dokumenteninhalte
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HTTP Content Server SAP Content Server Zertifizierte externe Systeme (Ablagesystem (Release 4.5))
• Reine Content Server-Zertifizierung (reine Serverfunktionalität)
• SAP-ArchiveLink-Zertifizierung (komplette Szenarios)
Content Server – Varianten
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Im Unterschied zu Archivsystemen basiert(-e) die Implementierung des SAP Content Servers auf der Ablage in einem Datenbank-Repository. Es ist nicht möglich, die Datenbankablage des SAP Content Servers durch eine Ablage auf optischen Medien zu ergänzen. Deshalb ist der SAP Content Server kein Ersatz für optische Archiv-systeme oder andere Langzeitarchivierungs-Technologien.
SAP Content Server ist: Referenzimplementierung der SAP für die HTTP 4.5 – Schnittstelle Eigene Server-Komponente, freigegeben von SAP zu Release 4.6 Transparentes Ablagemedium für dokumentenzentrierte SAP-
Anwendungen und Business-Szenarien, die keine Langzeitarchivierung benötigen
Implementierung des SAP Content Servers basierte ursprünglich ausschließlich auf der Ablage in einem Datenbank-Repository (SAP DB (MAX DB) auf Windows)
Kostenfreies Produkt
SAP Content Server – Überblick
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Ablagevariante Datenbankbasiert Dateisystembasiert
SAP DB (MAX DB) UFS SAMBA NFS NTFS
Server-Betriebssystem MS Windows UNIX
MS Windows Server 2003 LINUX IBM AIXSun
Solaris HP-UX
Web-Server MS Internet Information Server Apache Web Server
SAP Content Server – Verfügbare Varianten (II/2010)
… einfach smarte Lösungen
Der Einsatz des SAP Cache Servers dient dem schnelleren Lesezugriff auf Dokumenteninhalte und der Reduktion von Netzwerklast, besonders bei interkontinentalen Verbindungen
Eigene Server-Komponente Um den SAP Cache Server verwenden zu können, ist es notwendig,
dass externe Archivsysteme eine Erweiterung der HTTP 4.5 Schnittstelle implementiert haben. Diese Erweiterung kann auf dem Zertifkat bescheinigt werden
SAP Cache Server – Überblick
… einfach smarte Lösungen
Gliederung
Dokumentidentifikation/-klassifikation
Objektverknüpfungen
Dokumentstatusnetz
Dokumentablage
Dokumentsuche
1
2
3
4
5
Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation
Dokumentoriginalkonvertierung
6
7
… einfach smarte Lösungen
Dokument-suche
GrafischeStruktursuche
Attributsuche in
Dokumendaten
Suche in Klassen-/Klassi-fizierungsdaten
Volltext-suche
Suche überObjekt-
verknüpfungen
Dokumentsuche – Möglichkeiten
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Datenbank
Präsentation
Applikation
1. 2.
Document Management ServiceContent Mgmt Index Mgmt
3.IndexServerTREX
Exkurs: Systemlandschaft für Volltextsuche
DIS
Basis/NetWeaver
…PM PSSD MM PP DMS
HTTPContentServer
SAPDaten-bank
… einfach smarte Lösungen
… powered by SAP NetWeaver TREX
Volltextsuche
Volltextsuche mit Attributsuche kombinierbar
Suchergebnisse unabhängig von Groß-/Kleinschreibung
Suche in allen Sprachen gleichzeitig
Linguistische Suche („Haus“ findet „Häuser“)
Fehlertolerante Suche (Fuzzy)
Ergebnisse sind auf Berechtigungen geprüft
Schnelle Suche über große Datenbestände
Hohe Aktualität der Indizes (z.B. 10 Minuten)
Geignet für kundeneigene Entwicklungen und Erweiterungen
TREX – Funktionalität
… einfach smarte Lösungen
Gliederung
Dokumentidentifikation/-klassifikation
Objektverknüpfungen
Dokumentstatusnetz
Dokumentablage
Dokumentsuche
1
2
3
4
5
Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation
Dokumentoriginalkonvertierung
6
7
… einfach smarte Lösungen
Gliederung
Dokumentidentifikation/-klassifikation
Objektverknüpfungen
Dokumentstatusnetz
Dokumentablage
Dokumentsuche
1
2
3
4
5
Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation
Dokumentoriginalkonvertierung
6
7
… einfach smarte Lösungen
Office Dokumente, z.B. MS Word Adobe Acrobat (PDF)
NeutralformateCAD Dateien
SAP Konvertierungs-
prozess
Formatkonvertierung von Originalen
… einfach smarte Lösungen
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