COLLECTIES CONSISTENT IN KAART BRENGEN
David CoppoolseStafmedewerker ontsluiting en digitalisering
Vlaamse ErfgoedbibliotheekInformatie aan Zee | 2011-09-15
IN DEZE PRESENTATIE
Waarom Cometa? Waarom beschrijven op collectieniveau? Hoe ziet Cometa eruit? Hoe begin je aan het beschrijven van
(deel)collecties?
BoekencollectieErfgoedbibliotheek Hendrik Conscience – Antwerpen
© Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier
2011-09-15 | 2
WAAROM COMETA?
2011-09-15 | 3
EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 1
2009 In kaart brengen en omgevingsanalyse
Opdracht van veel (overkoepelende) erfgoedorganisaties
Nood aan afstemming rond Inventariseren van collecties Op (deel)collectieniveau In de Vlaamse cultureel-erfgoedsector
Behoefte aan Laagdrempelige informatie Concrete tools
2011-09-15 | 4
EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 2
2010 Werkgroep ‘Collecties’ (binnen Prisma-traject)
ADVN, Archiefbank Vlaanderen, CAG, CRKC, Erfgoedcel Leuven, Erfgoedcel Waasland, FARO, KADOC, PACKED, Resonant, Vlaamse Erfgoedbibliotheek, VVBAD
Afstemmen aanpak, methoden, modellen Onderzoek huidige praktijk en internationale
modellen Technische subwerkgroep
FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Gemeenschappelijk model voorstellen
2011-09-15 | 5
EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 3
2011 Operationalisering van het model
FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Documenteren model Introductie in de cultureel-erfgoedsector
‘Cometa’ (= Collectiemetadata)
2011-09-15 | 6
WAT IS COMETA?
Een model voor het maken van beschrijvingen op collectieniveau Vertrekpunt, geen doel op zich Inhoudelijk model, geen technische standaard
Een campagne Een brochure Een online informatiedossier Vormingsmomenten
2011-09-15 | 7
DOEL VAN COMETA
Promoten van beschrijven van collecties in de cultueel-erfgoedsector Op een gestandaardiseerde manier
Publiek Alle soorten organisaties Professionals en amateurs
Houvast bieden bij in kaart brengen collecties Gegevensmodel Werkwijze Tools
2011-09-15 | 8
UITGANGSPUNTEN VAN HET MODEL
Efficiëntie Eenvormigheid bevorderen
Hergebruik voor verschillende toepassingen Uitwisseling met andere organisaties
Standaardisering Uitwisseling data via bestaande standaarden Voor tenminste de basisset
Op basis van RSLP Collection Description Brede toepasbaarheid
Moet óók kunnen voorzien in specifieke behoeften
2011-09-15 | 9
WAAROM COLLECTIE-BESCHRIJVINGEN MAKEN?
2011-09-15 | 10
WAT IS EEN COLLECTIE?
Gestructureerd geheel Van erfgoedobjecten of -data Waartussen een aanwijsbaar verband bestaat
Thema Herkomst ° Materiaaltype Soort objecten …
Mogelijk hybride Digitaal en fysiek, originelen en kopieën
° Archiefbestand ‘deelcollectie’ van de collectie van de bewaarinstelling 2011-09-15 | 11
2011-09-15 | 12
ONDERVERDELING COLLECTIES
Collectie Deelcollecties Altijd hiërarchisch
Gerelateerde collecties = Gedeelde herkomstgeschiedenis ≠ Thematische of materiële overeenkomsten
Deelcollecties van een fictieve erfgoedinstelling
WAAROM COLLECTIES BESCHRIJVEN?
Beschrijven individuele objecten Niet altijd haalbaar Geeft geen informatie over groepen objecten en hun
onderlinge relaties Geeft niet altijd het gewenste overzicht nodig voor
beheer van en beleid rond collecties
Collectiebeschrijvingen Informatie over (deel)collectie als geheel Omschrijving, materiaaltypes, trefwoorden, herkomst,
collectiebeleid, bewaarplaats, etc.
2011-09-15 | 13
COLLECTIEBELEID EN -BEHEER | 1
Weten wat er in huis is Inventarissen van individuele objecten zijn
overweldigend Verband tussen objecten en onderdelen van de
collectie wordt duidelijker Gebrek aan interne organisatie van de collectie komt
aan het licht
© Heemkunde Vlaanderen
2011-09-15 | 14
COLLECTIEBELEID EN -BEHEER | 2
Ontwikkelen van specifiek beleid voor deelcollecties
Prioriteiten stellen tussen deelcollecties Sterktes valoriseren, zwaktes ondervangen Kerncollectie identificeren Acquisitiebeleid hierop aanpassen
Samenwerkingsmogelijkheden identificeren Onderlinge afspraken rond collectiebeleid en
andere vormen van samenwerking Ontwikkelen van een sectorbeleid
2011-09-15 | 15
VINDBAARHEID
Collecties zonder objectbeschrijvingen ontsluiten
Ontdekbaarheid van (deel)collecties verhogen Zoeken van bepaalde types collecties
(versus bepaalde types objecten) Atypische collecties vinden
Overkoepelend collectieregister wordt mogelijk Zoeken naar collecties over instellingen heen
2011-09-15 | 16
CONTEXTUALISERING
Samenhang, belang, relevantie van groep objecten duidelijk maken
Koppeling van objectbeschrijvingen via collectiebeschrijvingen ‘Toon info over de collectie waarin dit object
zich bevindt’ ‘Toon (andere) objecten uit de collectie’
Samenhang tussen (deel)collecties duidelijk maken
2011-09-15 | 17
HOE ZIET COMETA ERUIT?
2011-09-15 | 18
GEBRUIKSNIVEAUS
1. Staalkaart Gegevens die mogelijk interessant zijn in
collectiebeschrijvingen2. Gemeenschappelijk model
Gestandaardiseerde elementen Uitwisseling en hergebruik van informatie
3. Hulpmiddel voor aggregatie Uitwisseling van data
Gebaseerd op RSLP Collection Description Correspondentie met ISAD(G) en EAD
2011-09-15 | 19
Toenemende standaardisering
DE TRAPPEN VAN HET MODEL
Det
ailn
ivea
u
Uitwisselbaarheid
Veel detailMinder uitwisselbaar
Weinig detailMeer uitwisselbaar
2011-09-15 | 20
DE TRAPPEN VAN HET MODEL
Det
ailn
ivea
u
Uitwisselbaarheid
Veel detailMinder uitwisselbaar
Weinig detailMeer uitwisselbaar
2011-09-15 | 21
BASIS, PLUS, EXTRA
Cometa Basis Minimale gegevensset Publieke ontsluiting van erfgoedcollecties Maximale uitwisselbaarheid
Via internationale standaarden Cometa Plus
Uitgebreide gegevensset Beheersfuncties en beleidsontwikkeling Uitwisselbaar binnen Vlaanderen
2011-09-15 | 22
BASIS, PLUS, EXTRA
Cometa Extra Aanvullende gegevens
Instellings- of subsectorspecifiek Geen of beperkte uitwisseling
Onderlinge afspraken noodzakelijk
Collectie langspeelplaten, Bibliotheca Wasiana vzw – Sint-Niklaas © Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier
2011-09-15 | 23
SECTIES
1. Algemeen 2. Agenten 3. Relaties 4. Inhoud 5. Collectiebeleid 6. Ontsluiting 7. Rechten 8. Behoud en beheer
Collectie Ernest Closson (1870-1950)Conservatorium Brussel - Erasmushogeschool
© Vlaamse Erfgoedbibliotheek - Fotografie: Stefan Tavernier
2011-09-15 | 24
2011-09-15 | 25
ELEMENTEN | SECTIE 1-2
Sectie Cometa Basis | Cometa Plus1. Algemeen Naam
IdentificatienummerCollectietypeBeschrijvingBeheerhistoriek (Provenance)MaterialenTaalVerzamelperiodeOuderdomOpmerkingenLocatieEigendom
2. Agenten EigenaarBeheerderCollectievormer
2011-09-15 | 26
ELEMENTEN | SECTIE 3-4
Sectie Cometa Basis | Cometa Plus3. Relaties Supercollectie
SubcollectieGerelateerde collectieGerelateerde publicatie
4. Inhoud ConceptObjectNaamPlaatsPeriode
5. Collectiebeleid AcquisitiestatusOnderdeel kerncollectie?Collectiebeleidsplan?Samenvatting collectiebeleid
2011-09-15 | 27
ELEMENTEN | SECTIE 6-7
Sectie Cometa Basis | Cometa Plus6. Ontsluiting Registratiesysteem
RegistratiegraadDigitaliseringgraadRaadpleegbaarheid fysieke objectenRaadpleegbaarheid digitale objecten
7. Rechten RegimeRechthebbenden
8. Behoud en beheer Passieve conservatie (preservering)Actieve conservatie & restauratieDigitaal depot
GEGEVENS PER MATERIAALTYPE
2011-09-15 | 28
Cometa Basis: Omvang Cometa Plus: Ontsluiting, Digitalisering, Behoud
Materiaaltype Omvang Ontsluiting Digitalisering Behoud
Geregistreerd/ Beschreven
Online beschre
ven
Offline beschre
ven
Digitaal/
Gedigitaliseerd
Offline toegankelijk
Online toegankelijk
In digitaal depot
Te behand
elen fysieke objecte
n
Reeds behand
elde fysieke objecte
n
Filmopnames (diverse formaten)
# uur % % % % % % % % %
Filmrollen/-banden, andere dragers
# exemplaren % % % % % % % % %
Video-opnames (diverse formaten)
# uur % % % % % % % % %
Videobanden, andere dragers
# exemplaren % % % % % % % % %
Muziek-/ geluidsopnames
# uur % % % % % % % % %
Voorbeeld voor een audiovisuele collectie
HOE BEGIN JE AAN HET BESCHRIJVEN VAN (DEEL)COLLECTIES?
2011-09-15 | 29
1. MAAK EEN PLAN
Objectieven Mensen en middelen Doelpubliek
Breed publiek? Onderzoekers? Erfgoedbeheerders? Beleidsmakers?
Detailniveau Volledigheid Herbruikbaarheid Diepgang Tijdsinvestering Actualiteitswaarde Nu of later?
2011-09-15 | 30
2. KIES EEN MODEL
Gebruik Cometa Welke elementen gebruik je? Welke voeg je toe? (= Cometa Extra)
Gebruik standaardterminologie Zie CEST en DEN voor bronnen
Documenteer je schema Wat wel / niet / toegevoegd? Interpretatiemarge
2011-09-15 | 31
3. REGEL OPSLAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING
Gestructureerd formaat Spreadsheet, databank
Ga online indien mogelijk Toegangsrechten CollectiveAccess
Integreer met andere gegevens en systemen Objectregistratie
2011-09-15 | 32Dossiers, Bibliotheca Wasiana vzw – Sint-Niklaas
© Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier
COLLECTIVE ACCESS
Webtoepassing voor ontsluiten en beheren van collecties
Open source-software www.collectiveaccess.org
Installatieprofielen FARO geschikt voor Cometa www.cometamodel.be Integratie van
collectie- en objectregistratie
2011-09-15 | 33Schermafdruk CollectiveAccess Providence
Catalogiseer- en databeheermodule
4. VERZAMEL DE GEGEVENS
Systematische aanpak Welke instellingen? Welke (deel)collecties?
Via een formulier Sjabloon op www.cometamodel.be
Hergebruik bestaande gegevens Uit de eigen instelling(en) Uit bestaande collectieregisters
Strategie voor actualisering Peildatum
2011-09-15 | 34
VOORBEELD SJABLOON ENQUÊTE
2011-09-15 | 35
HERGEBRUIK GEGEVENS
Vlaamse Collectieregisters Archiefbank Vlaanderen
www.archiefbank.be Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken
Vlaamse Erfgoedbibliotheek collecties.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be
Muziekbank Vlaanderen Resonant www.muziekbankvlaanderen.be
2011-09-15 | 36
ONLINE INFORMATIEDOSSIER | 1
www.cometamodel.be Inleidende brochure
Waarom zou je op collectieniveau beschrijven? Wat is een (deel)collectie? Wat is Cometa? Hoe begin je aan het beschijven van
(deel)collecties? Details van de elementen van het model
Duidelijke omschrijving Bijkomende standaarden (bijv.
terminologiebronnen)
2011-09-15 | 37
ONLINE INFORMATIEDOSSIER | 2
www.cometamodel.be Sjablonen
Vragenlijst (ODT + DOC) Spreadsheet (ODS + XLS)
Correspondentietabel met internationale standaarden (EAD, RSLP-DC, ISAD(G), DC)
Info over gebruik van CollectiveAccess Links en achtergrondinformatie Contactgegevens
Vragen Feedback
2011-09-15 | 38
PAK JE BROCHURE MEE
COLOFON
Auteur: David Coppoolse, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Versie 1.0 – 2011-09-07 Dit document wordt ter beschikking gesteld onder Creative
Commons-licentie ‘Naamsvermelding-NietCom mercieel-GelijkDelen 2.0 België (CC BY-NC-SA 2.0)’ <http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/be/deed.nl> met als bijkomende bepaling dat de afbeeldingen met een copyrightvermelding niet voor afgeleide werken of andere doeleinden mogen worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden.
2011-09-15 | 41