24
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4
4.1 Analisa Sistem
Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan
perancangan ssstem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan
mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk
meningkatkan pelayanan yang terbaik pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor
Cabang Bojonegoro.
Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi,
kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan
yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan
dari pembuatan sistem informasi manajemen arsip yang meliputi pencatatan surat
masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatn surat kelaur dan pencatatan surat
pengantar. Untuk membuat sistem informasi manajemen arsip dibutuhkan data
tentang pegawai, perusahaan, kiriman tentang kebutuhan sistem Informasi (SI)
diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung strategi
operasional manajemen arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang
Bojonegoro. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk
menyimpan data pegawai, perusahaan, kiriman, pencatatan surat masuk,
pencatatan disposisi surat, pencatatan surat keluar dan pencatatan surat pengantar.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan
masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih
baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik,
harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem
adalah meliputi :
1. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flow)
2. Diagram berjenjang (HIPO)
3. DFD (contex diagram, level 0 dan level 1),
24
25
4. ERD (Entity Relasionship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model)
dan PDM (Physical Data Model).
4.2.1 System Flow
Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi
yang akan dibuat pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
1. System Flow Autentikasi Pengguna
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses autentikasi pengguna,
sebelum masuk ke dalam sistem / menu utama aplikasi manajemen arsip pegawai
memasukkan npp pegawai dan password.
A utentikasi U ser (Log in )
S ta ff A dm in is tras i
Y
TB enar
M enam pilkan log in sa lah
M enam pilkan log in berhasil
M enam pilkkan M enu U tam a
P egaw aiM engecek N P P dan P assw ord
In fo log in benar
In fo log in sa lah
N P P P egaw ai dan P assw ord
M ula i
M enu U tam a
1
Gambar 4.1 Sisflow Autentikasi Pengguna
26
2. System Flow Mengelola Master Jabatan
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mengisi form jabatan untuk mencatat semua jabatan yang ada didalam PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mengelola Master Jabatan
Staff Administrasi
Mulai
Counter id_jabatan
Nama Jabatan
Ubah?
Perubahan data
Data yang diubah
Data yang diubah
Menyimpan Jabatan
Y
T
Data yang disimpan
selesai
1
Jabatan
Gambar 4.2 Sisflow Mengelola Master Jabatan
27
3. System Flow Mengelola Master Pegawai
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data pegawai yang bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor
Cabang Bojonegoro. Bagian Administrasi mempunyai wewenang merubah status
pegawai apabila sudah tidak aktif dalam perusahaan atau pensiun.
M e n g e lo la M a s te r P e g a w a i
S ta ff A d m in is tra s i
M u la i
U b a h ?
M e n y im p a n d a ta p e g a w a i
p e g a w a i
T
1
D a ta ya n g d iu b a h
P e ru b ah a n d a ta
D a ta ya n g d iu b a h
Y
1
D a ta te rs im p a n
se le sa i
N P P _ P e g a w a i
N a m a P e g a w a i
G ra d e
G o lo n ga n
P a ssw o rd
1
ja b a ta n
Gambar 4.3 Sisflow Mengelola Master Pegawai
28
4. System Flow Mengelola Master Perusahaan
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data perusahaan yang bekerja sama dengan PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
M engelo la M aster Perusahaan
Staff A dm in istrasi
M ula i
U bah?
M enyim pan data perusahaan
Tperusahaan
D ata yang diubah
Y
Perubahan data
D ata yang d iubah
1
1
Data tersim pan
selesai
N PP Perusahaan
N am a Perusahaan
A lam at
Kode Pos
W ilayah
Pem bina
1
Gambar 4.4 Sisflow Mengelola Master Perusahaan
29
5. System Flow Mengelola Kiriman
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data kiriman yang digunakan dalam pengiriman yang bekerja
sama dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mengelola Master Kiriman
Staff Administrasi
Y
T
Data yang diubah
Data yang disimpan
Menyimpan kiriman
Data yang diubah
Nama kiriman
selesai
Ubah?
Perubahan data
Counter id kiriman
Mulai1
kiriman
Gambar 4.5 SIsflow Mengelola Master Kiriman
30
6. System Flow Mencatat Surat Masuk
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencatat Surat Masuk
Staff Administrasi
Mulai
Nama pegawai
Tgl surat datang
Tgl penyelesaian
No kop surat
Tanggal surat
dari
perihal
Menyimpan Surat Masuk
suratmasuk
Ubah?
Data yang diubah
Perubahan data
Perubahan data
Y
1
T
1
1
Counter no agenda
selesai
Gambar 4.6 Sisflow Mencatat Surat Masuk
31
7. System Flow Mencatat Disposisi Surat
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro, selanjutnya mendisposisikan surat tersebut
ke bagian-bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
M e n c a ta t D is p o s is i S u ra t M a s u k
S ta ff A d m in is tra s i
Y
T
C o u n te r id d is p o s is i
D a ta y a n g d is im p a n
M e n y im p a n D is p o s is i
N a m a d is p o s is i
s e le s a i
T a m b a h ?
M u la i
N a m a ja b a ta n
N o a g e n d a s u ra t m a s u k
1
D is p o s is i
Gambar 4.7 Sisflow Mencatat Disposisi Surat Masuk
32
8. System Flow Mencatat Surat Pengatar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data surat pengatar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Bojonegoro.
M encatat Surat Pengantar
Staff Adm inistrasi
Y
Mulai
tembusan
Nam a kirim an
perihal
klasifikasi
bidang
Nam a pegawai
lam piran
1
Counter no_surat
Tgl surat
Npp perusahaan
Ubah
Surat pengantar
Surat pengantar disimpan
Data yang diubah
Data yang diubah
Menyim pan surat pengantar
Perubahan data
1
selesai
1
Gambar 4.8 Sisflow Mencatat Surat Pengantar
33
9. System Flow Mencatat Surat Keluar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data surat keluar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Bojonegoro.
M e n c a ta t S u ra t K e lu a r
S ta ff A d m in is tra s i
M u la i
C o u n te r n o _ s u ra t
N a m a p e g a w a i
N p p p e ru s a h a a n
N a m a k ir im a n
k la s if ik a s i
p e r ih a l
b id a n g
T g l s u ra t
U b a h
D a ta y a n g d iu b a h
P e ru b a h a n d a ta
D a ta y a n g d iu b a h
Y
M e n y im p a n s u ra t k e lu a r
1
S u ra t k e lu a r
S u ra t k e lu a r d is im p a n
s e le s a i
1
la m p ira n
te m b u s a n
1
Gambar 4.9 Sisflow Mencatat Surat Keluar
34
10. System Flow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat
mencetak laporan disposisi surat masuk ke setiap bagian yaitu kabid umum dan
TI, kabid keuangan, kabid pelayanan, kabid pemasaran pada PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencetak Laporan Disposisin Surat Masuk
Kabid Keuangan
Kabid Pemasaran
Kabid UmumKabid
PelayananStaff Administrasi
Mulai
Disposisi
Menampilakan Dispoisi Surat
Masuk
Surat Masuk
Pegawai
Disposisi Surat Masuk
Kabid Umum
Kabid Keuangan
Kabid Pemasaran
Kabid Pelayanan
T
T
T
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid Pelayanan
selesaiselesai
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid UMUM
selesai
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid Pemasaran
selesai
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid Keuangan
1
2
3
4
Y
Y
Y
Y
1 2 3 3
Gambar 4.10 Sisflow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
35
11. System Flow Mencetak Laporan Surat Pengantar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat
mencetak laporan surat pengantar yang digunakan laporan ke pimpinan PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Laporan Surat Pengantar
Staff Administrasi
Mencetak surat pengantar
kiriman
Mulai
Memilih surat pengantar
pegawai
Menampilkan surat pengantar
Menampilkan surat pengantar
1
Surat pengantar
perusahaan
selesai
Gambar 4.11 Sisflow Mencetak Laporan Surat Pengantar
36
12. System Flow Mencetak Laporan Surat Keluar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat
mencetak laporan surat keluar yang digunakan laporan ke pimpinan PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencetak Laporan Surat Keluar
Staff Administrasi
Memilih Surat Keluar
selesai
Menampilkan surat keluar
pegawai
Menyeleksi surat keluar
Mulai
Mencetak surat keluar
kiriman
Surat Keluar
1
perusahaan
Gambar 4.12 Mencetak Laporan Surat Keluar
37
4.2.2 Diagram Jenjang (HIPO)
Gambar 4.13 Diagram Jenjang Sistem Informasi Manajemen Arsip PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro
1
Autentikasi User
1.1
Mengecek NPP dan Password
1.2
Menampilkan login berhasil
1.3
Menampilkan login salah
1.4
Menampilkan Menu Utama
Gambar 4.14 Diagram Jenjang Autentikasi User
2
Mengelola Data Master
2.2
Mengelola Master
Pegawai
2.3
Mengelola Master
Perusahaan
2.2.1
Menyimpan Data Pegawai
2.2.2
Mengubah Data Pegewai
2.3.1
Menyimpan Data
Perusahaan
2.3.2
Mengubah Data Perusahaan
2.1
Mengelola Master Jabatan
2.4
Mengeloala Master Kiriman
2.4.1
Menyimpan Data Kiriman
2.4.2
Mengubah Data Kiriman
2.1.2
Mengubah Data jabatan
2.1.1
Menyimpan Data Jabatan
Gambar 4.15 Diagram Jenjang Mengelola Data Master
0
Sistem Informasi Manajemen Arsip pada Jamsostek
Kacab. Bojonegoro
1
Autentikasi User
2
Mengelola Master
3
Mencatat Surat Masuk
4
Mencatat Disposisi Surat Masuk
5
Mencatat Surat Pengantar
6
Mencatat Surat Keluar
7
Mencetak Laporan
38
Gambar 4.16 Diagram Jenjang Mencatat Surat Masuk
3
Mencatat Surat Masuk
3.2
Menyimpan Surat Masuk
3.3
Mengubah Surat Masuk
3.1
Mengkonter no agenda
4
Mencatat Disposisi Surat Masuk
4.1
Menkonter no disposisi
4.2
Menyimpan Disposisi Surat
Gambar 4.17 Diagaram JenjangMencatat Disposisi Surat Masuk
5
Mencatat Surat Keluar
5.2
Menyimpan Surat Keluar
5.3
Mengubah Surat Keluar
5.1
Mengkonter no surat keluar
Gambar 4.18 Diagram Jenjang Mencatat Surat Keluar
39
6
Mencatat Surat Pengantar
6.2
Menyimpan Surat Pengantar
6.3
Mengubah Surat Pengantar
6.1
Mengkonter no surat pengantar
Gambar 4.19 Diagram Jenjang Mencatat Surat Pengantar
7
Mencetak Laporan
7.1
Mencetak Laporan
Disposisi Surat
7.2
Mencetak Surat Pengantar
7.3
Mencetak Surat Keluar
Gambar 4.20 Diagram Jenjang Mencetak Laporan
40
4.2.3 Context Diagram
Context diagram dari sistem informasi manajemen arsip
menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada pencatatan arsip pada PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dalam Context Diagram ini
melibatkan 5 entity yaitu : administrasi, kabid umum, kabid pemasaran, kabid
pelayanan dan kabid keuangan.
data surat keluar ditampilkan
menu laporan surat keluar diinput
data surat pengantar ditampilkan
menu laporan surat pengantar diinputkan
disposisi kabid pemasaran ditampilkan
disposisi kabid keuangan ditampilkan
disposisi kabid pelayanan ditampilkan
disposisi surat kabid umum ditampilkan
menu disposisi surat diinputkan
data surat pengantar diubah ditampilkan
data surat pengantar tersimpan ditampilkan
data surat keluar diubah ditampilkan
data surat keluar tersimpan ditampilkan
data surat keluar diinputkan
data disposisi tersimpan ditampilkan
data disposisi diinputkan
data surat masuk tersimpan ditampilkan
data surat masuk diubah ditampilkan
menyimpan surat masuk
data kiriman diubah ditampilkan
data kiriman tersimpan ditampilkan
data kiriman diinputkan
data perusahaan diubah ditampillkan
data perusahaan tersimpan ditampilkan
data perusahaan diinputkan
data pegawai tersimpan ditampilkan
data pegawai diubah ditampilkan
data pegawai diinputkan
data jabatan tersimpan ditampilkan
data jabatan diubah ditampilkan
data jabatan diinputkan
menu utama ditampilkan
info login benar ditampilkan
info login salah ditampilkan
npp pegawai dan password diinputkan
0
Sistem Informasi Manajemen Arsip
+
administrasi
kabid umum
kabid pelayanan
kabid keuangan
kabid pemasaran
administrasi
administrasi
administrasi
0
Sistem Informasi Manajemen Arsip
+
Gambar 4.21 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen Arsip
41
4.2.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip
menu cetak laporan surat keluar dibuka
menu cetak laporan surat pengantar dibuka
menu surat pengantar dibuka
menu cetak laporan disposisi dibuka
menu disposisi dibuka
menu surat keluar dibukamenu surat masuk dibuka
menu kiriman dibuka
menu perusahaan dibuka
menu pegawai dibuka
menu jabatan dibuka
data surat keluar dibaca
data kiriman dibaca2
data perusahaan dibaca2
data pegawai dibaca3
[data surat keluar ditampilkan]
[menu laporan surat keluar diinput]
data kiriman dibaca
data perusahaan dibaca
data pegawai dibaca2
data surat pengantar dibaca
[data surat pengantar ditampilkan]
[menu laporan surat pengantar diinputkan]
data pegawai dipanggil
data surat masuk dipanggil
[disposisi kabid pemasaran ditampilkan]
[disposisi kabid keuangan ditampilkan]
[disposisi kabid pelayanan ditampilkan]
[disposisi surat kabid umum ditampilkan]
[menu disposisi surat diinputkan]
surat pengantar disimpan
[data surat pengantar diubah ditampilkan]
[data surat pengantar tersimpan ditampilkan]
[data surat pengantar diinputkan]
data surat keluar disimpan
data disposisi disimpan
data surat masuk disimpan
[data surat keluar diubah ditampilkan]
[data surat keluar tersimpan ditampilkan]
[data surat keluar diinputkan]
data kiriman disimpan
[data disposisi tersimpan ditampilkan]
[data disposisi diinputkan]
[data surat masuk tersimpan ditampilkan]
[data surat masuk diubah ditampilkan]
[menyimpan surat masuk]
[data kiriman diubah ditampilkan][data kiriman tersimpan ditampilkan]
[data kiriman diinputkan]
data perusahaan disimpan [data perusahaan diubah ditampillkan]
[data perusahaan tersimpan ditampilkan]
[data perusahaan diinputkan]
data pegawai disimpan
[data pegawai tersimpan ditampilkan]
[data pegawai diubah ditampilkan]
[data pegawai diinputkan]
data jabatan disimpan[data jabatan tersimpan ditampilkan]
[data jabatan diubah ditampilkan]
[data jabatan diinputkan]
data pegawai dibaca
[menu utama ditampilkan]
[info login benar ditampilkan]
[info login salah ditampilkan]
[npp pegawai dan password diinputkan]
administrasi
administrasi
administrasi
administrasi
administrasi
administrasi administrasi
administrasi
administrasi
administrasiadministrasi
administrasi
administrasi
administrasi
administrasi
administrasi
kabid umum
kabid pelayanan
kabid keuangan
kabid pemasaran
administrasi
administrasi
administrasi
administrasi
1
autentikasi user
+
1 pegawai
2
mengelola master jabatan
+
2 jabatan
3
mengelola master pegawai
+
4
mengelola master perusahaan
+
3 perusahaan
5
mengelola master kiriman
+
6
mencatat surat masuk
+
7
mencatat disposisi surat masuk
+
8
mencatat surat keluar
+
4 kiriman
5 surat masuk
6 disposisi7 surat keluar
9
mencatat surat pengantar
+
8 surat pengantar
10
mencetak laporan disposisi
+
5 surat masuk
1 pegawai
11
mencetak laporan surat pengantar
+
8 surat pengantar
1 pegawai
3 perusahaan
4 kiriman
12
mencetak laporan surat keluar
+
1 pegawai
3 perusahaan
4 kiriman
7 surat keluar
Gambar 4.22 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip
42
4.2.5 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna
4.2.6 DFD Level 1 Mengelola Master Jabatan
info login benar ditampilkan2
info login salah ditampilkan2
[menu cetak laporan surat keluar dibuka]
[menu cetak laporan surat pengantar dibuka]
[menu surat pengantar dibuka]
[menu disposisi dibuka]
[menu surat keluar dibuka]
[menu surat masuk dibuka]
[menu kiriman dibuka]
[menu perusahaan dibuka]
[menu pegawai dibuka]
[menu jabatan dibuka]
[data pegawai dibaca]
[info login salah ditampilkan]
[menu utama ditampilkan]
[info login benar ditampilkan][npp pegawai dan password diinputkan]
administrasi
1 pegawai
mengelola master jabatan
mengelola master pegawai
mengelola master perusahaan
mengelola master kiriman
mencatat surat masuk
mencatat surat keluar
mencatat disposisi surat masuk
mencetak laporan disposisi
mencatat surat pengantar
mencetak laporan surat pengantar
mencetak laporan surat keluar
1.1
mengecek npp dan password
1.2
menampilakan login berhasil
1.3
menampilkan login salah
data yang diubah diinput
perubahan data disimpan
info simpan
[data jabatan tersimpan ditampilkan]
[data jabatan diubah ditampilkan]
[menu jabatan dibuka]
[data jabatan disimpan]
[data jabatan diinputkan]administrasi
2 jabatan
autentikasi user
2.1
mengcounter id jabatan
2.2
menyimpan jabatan
2.3
menampilkan perubahan data
Gambar 4.23 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna
Gambar 4.24 DFD Level 1 Mengelola Master Jabatan
43
4.2.7 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai
4.2.8 DFD Level 1 Mengelola Master Perusahaan
data yang diubah diinput2
[data pegawai tersimpan ditampilkan]
[data pegawai diinputkan]
[data pegawai disimpan][menu pegawai dibuka]
[data pegawai diubah ditampilkan]
administrasi
1 pegawai
autentikasi user
3.1
menyimpan data pegawai
3.2
mengubah data pegawai
[menu perusahaan dibuka]
[data perusahaan disimpan]
data yang diubah diinputkan
[data perusahaan tersimpan ditampilkan]
[data perusahaan diinputkan]
administrasi
3 perusahaan
autentikasi user
4.1
menyimpan data perusahaan
4.2
menubah data perusahaan
Gambar 4.25 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai
Gambar 4.26 DFD Level 1 Mengelola Master Perusahaan
44
4.2.9 DFD Level 1 Mengelola Master Kiriman
4.2.10 DFD Level 1 Mencatat Surat Masuk
data kiriman yang diubah diinput
[data kiriman tersimpan ditampilkan]
[menu kiriman dibuka]
[data kiriman disimpan]
[data kiriman diinputkan]
administrasi
4 kiriman
autentikasi user5.1
menyimpan data kiriman
5.2
mengubah data kiriman
simpan surat masuk
input data yang diubah
[data surat masuk diubah ditampilkan]
[data surat masuk disimpan]
[data surat masuk tersimpan ditampilkan]
[menu surat masuk dibuka]
[menyimpan surat masuk]
administrasi
5 surat masuk
autentikasi user
6.1
menyimpan surat masuk
6.2
mengkounter no agenda
6.3
mengubah surat masuk
Gambar 4.27 DFD Level Mengelola Master Kiriman
Gambar 4.28 DFD Level 1 Mencatat Surat Masuk
45
4.2.11 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat
4.2.12 DFD Level 1 Mencatat Surat Keluar
\
disposisi diinputkan
[data disposisi tersimpan ditampilkan]
[data disposisi diinputkan]
[data disposisi disimpan]
[menu disposisi dibuka]
administrasi
6 disposisi
autentikasi user
7.1
mengkounter id disposisi
7.2
menyimpan disposisi
data surat keluar diinputkan2
data surat keluar disimpan2
data surat keluar diubah diinputkan
[data surat keluar diubah ditampilkan]
[data surat keluar tersimpan ditampilkan]
[menu surat keluar dibuka]
[data surat keluar disimpan]
[data surat keluar diinputkan]
administrasi
7 surat keluar
autentikasi user
8.1
mengkounter no surat
8.2
menyimpan surat keluar
8.3
mengubah surat keluar
Gambar 4.29 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat
Gambar 4.30 DFD Level 1 Mencatat Surat Keluar
46
4.2.13 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar
4.2.14 DFD Level 1 Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
data surat pengantar diinputdata surat pengantar diubah diinput
[data surat pengantar diubah ditampilkan]
[data surat pengantar diinputkan]
[data surat pengantar tersimpan ditampilkan][surat pengantar disimpan]
[menu surat pengantar dibuka]
administrasi
8 surat pengantar
autentikasi user
9.1
mengkounter no surat pengantar
9.2
menyimpan surat pengantar
9.3
mengubah surat pengantar
disposisi surat diinput
[menu disposisi surat diinputkan]
[disposisi surat kabid umum ditampilkan]
[disposisi kabid pelayanan ditampilkan]
[disposisi kabid keuangan ditampilkan]
[disposisi kabid pemasaran ditampilkan]
[data surat masuk dipanggil]
[data pegawai dipanggil][menu cetak laporan disposisi dibuka]
administrasi
kabid umum
kabid pelayanan
kabid keuangan
kabid pemasaran
5 surat masuk
1 pegawai
autentikasi user
10.1
menampilakan disposisi surat masuk
10.2
mencetak laporan disposisi surat masuk
Gambar 4.31 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar
Gambar 4.32 DFD Level 1 Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
47
4.2.15 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar
4.2.16 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Keluar
[menu cetak laporan surat pengantar dibuka][data kiriman dibaca]
[data perusahaan dibaca]
[data pegawai dibaca2]
[data surat pengantar dibaca]
[data surat pengantar ditampilkan]
administrasi
8 surat pengantar
1 pegawai
3 perusahaan
4 kiriman
autentikasi user
11.1
menampilkan surat pengantar
[menu laporan surat keluar diinput]
[data surat keluar dibaca]
[data kiriman dibaca2]
[data perusahaan dibaca2]
[data pegawai dibaca3]
[data surat keluar ditampilkan]
[menu cetak laporan surat keluar dibuka]
administrasi
1 pegawai
3 perusahaan
4 kiriman
7 surat keluar
autentikasi user 12.1
menyeleksi surat keluar
Gambar 4.33 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar
Gambar 4.34 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Keluar
48
4.2.17 Conceptual Data Model (CDM)
Relation_394
Relation_241
Relation_240
Relation_239
Relation_238
Relation_111
mencatat_surat_keluar
Relation_96
mencatat_surat_pengantar
mencatat_surat_masuk
pegawai
npp_peg awainama_peg awaig radeg olong anstatuspassword
perusahaan
npp_perusahaannama_perusahaanalamatkodeposwilayahpembina
surat_masuk
id_surat_masuktang g al_surat_datangtang g al_penyelesaiannomor_kop_surat_masuktang g al_surat_masukdariperihal_surat_masuk
surat_peng antar
no_surat_peng antarklasifikasi_surat_peng antartang g al_surat_peng antarperihal_surat_peng antarbidang _surat_peng antarlampiran_surat_peng antartembusan_surat_peng antar
surat_keluar
no_surat_keluarklasifikasi_surat_keluartang g al_surat_keluarperihal_surat_keluarbidang _surat_keluarlampiran_surat_keluartembusan_surat_keluar
kiriman
id_kirimannama_kiriman
disposisi
id_disposis inama_disposisi
jabatan
id_jabatannama_jabatan
Gambar 4.35 CDM Sistem Informasi Manajemen Arsip
49
4.2.18 Physical Data Model (PDM)
4.2.19 Struktur Tabel
Dalam pengembangan sistem informasi manajemen arsip ini, digunakan
beberapa tabel untuk menyimpan berbagai data yang penting. Tabel tersebut
adalah Tabel Jabatan, Tabel Pegawai, Tabel Perusahaan, Tabel Kiriman, Tabel
Surat Masuk, Tabel Disposisi, Tabel Surat Pengantar dan Tabel Surat Keluar.
Berikut akan dijelaskan tentang table-tabel yang digunakan.
A. Tabel Jabatan
Primary key : Id Jabatan
Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan pada PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
NO_SURAT = NO_SURAT
ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN
ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN
ID_JABATAN = ID_JABATAN
ID_JABATAN = ID_JABATAN
NPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN
NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAINPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN
NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI
NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI
PEGAWAI
NPP_PEGAWAI VARCHAR(20)ID_JABATAN VARCHAR(10)NAMA_PEGAWAI VARCHAR(50)GRADE VARCHAR(10)GOLONGAN VARCHAR(10)PASSWORD VARCHAR(6)STATUS VARCHAR(10)
PERUSAHAAN
NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(10)NAMA_PERUSAHAAN VARCHAR(50)ALAMAT VARCHAR(100)KODEPOS VARCHAR(6)WILAYAH VARCHAR(50)PEM BINA VARCHAR(50)
SURAT_M ASUK
NO_SURAT VARCHAR(50)NPP_PEGAWAI VARCHAR(20)TANGGAL_SURAT_DATANG DATETANGGAL_PENYELESAIAN DATENOMOR_KOP_SURAT_MASUK VARCHAR(50)TANGGAL_SURAT DATEDARI VARCHAR(100)PERIHAL_SURAT_MASUK VARCHAR(100)
SURAT_PENGANTAR
NO_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)NPP_PEGAWAI VARCHAR(20)NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(10)ID_KIRIMAN VARCHAR(10)KLASIFIKASI_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(10)TANGGAL_SURAT_PENGANTAR DATEPERIHAL_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(100)BIDANG_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)LAMPIRAN_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)TEM BUSAN_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)
SURAT_KELUAR
NO_SURAT_KELUAR VARCHAR(50)NPP_PEGAWAI VARCHAR(20)NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(10)ID_KIRIMAN VARCHAR(10)KLASIFIKASI_SURAT_KELUAR VARCHAR(10)TANGGAL_SURAT_KELUAR DATEPERIHAL_SURAT_KELUAR VARCHAR(100)BIDANG_SURAT_KELUAR VARCHAR(50)LAMPIRAN_SURAT_KELUAR VARCHAR(2)TEM BUSAN_SURAT_KELUAR VARCHAR(50)
KIRIMAN
ID_KIRIMAN VARCHAR(10)NAMA_KIRIMAN VARCHAR(50)
DISPOSISI
ID_DISPOSISI VARCHAR(10)NAMA_DISPOSISI VARCHAR(50)ID_JABATAN VARCHAR(10)NO_SURAT VARCHAR(50)JABATAN
ID_JABATAN VARCHAR(10)NAMA_JABATAN VARCHAR(50)
Gambar 4.36 PDM Sistem Informasi Manajemen Arsip
50
Tabel 4.1 Stuktur Tabel Jabatan
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Jabatan Varchar 10 Nama Jabatan Varchar 50
B. Tabel Pegawai
Primary key : Id Pegawai
Foreign key : Id Jabatan
Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai pada PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.2 Stuktur Tabel Pegawai
Field Tipe Panjang Keterangan
NPP Pegawai Varchar 20 Nama Pegawai Varchar 50 Grade Varchar 10 Golongan Varchar 10 Password Varchar 6 Status Varchar 10
C. Tabel Perusahaan
Primary key : Id Perusahaan
Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data perusahaan pada PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.3 Struktur Tabel Perusahaan
Field Tipe Panjang Keterangan
NPP Perusahaan Varchar 10 Nama Perusahaan Varchar 50 Alamat Varchar 100 Kode_Pos Varchar 6 Wilayah Varchar 50 Pembina Varchar 50
51
D. Tabel Kiriman
Primary key : Id Kiriman
Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data kiriman yang digunakan
pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang
Bojonegoro
Tabel 4.4 Struktur Tabel Kiriman
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Kiriman Varchar 10 Nama Kiriman Varchar 50
E. Tabel Surat Masuk
Primary key : No_Surat
Foreign key : NPP_Pegawai
Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk yang masuk
setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.5 Struktur Tabel Surat Masuk
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Varchar 50 Tanggal Surat Datang Date Tanggal Penyelesaian Date No Kop Surat Masuk Varchar 50 Tanggal Surat Date Dari Varchar 100 Perihal Surat Masuk Varchar 100
52
F. Tabel Disposisi
Primary key : Id Disposisi
Foreign key : Id Jabatan, No Surat
Fungsi : Untuk menyimpan data disposisi surat masuk ke
masing-masing kabid pada PT.Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.6 Struktur Tabel Disposisi
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Disposisi Varchar 10 Nama_Disposisi Varchar 50
G. Tabel Surat Pengantar
Primary key : No Surat Pengantar
Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman
Fungsi : Untuk menyimpan data surat pengantar yang
keluar setiap harinya pada PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.7 Struktur Tabel Surat Pengantar
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Pengantar Varchar 50 Klasifikasi Surat Pengantar Varchar 20 Tanggal Surat Pengantar Date Perihal Surat Pengantar Varchar 100 Bidang Surat Pengantar Varchar 50 Lampiran Surat Pengantar Varchar 50 Tembusan Surat Pengantar Varchar 50
53
H. Tabel Surat Keluar
Primary key : No Surat Keluar
Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman
Fungsi : Untuk menyimpan data surat keluar yang keluar
setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.8 Struktur Tabel Surat Keluar
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Keluar Varchar 50 Klasifikasi Surat Keluar Varchar 20 Tanggal Surat Keluar Date Perihal Surat Keluar Varchar 100 Bidang Surat Keluar Varchar 50 Lampiran Surat Keluar Varchar 50 Tembusan Surat Keluar Varchar 50
4.3 Kebutuhan Sistem
4.3.1 Hardware
Perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah
computer dengan spesifikasi sebagai berikut :
1. Prosessor Intel Core 2 Duo minimal 2.00 Ghz
2. Memory minimal 1.00 Gb
3. Harddisk minimal 40 Gb
4.3.2 Software
Perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah
sebagai berikut :
1. Microsoft.Net Framework 2.0 / 3.5
2. Microsoft SQL Server 2005
3. Windows 7 Professional
54
4.4 Implementasi Input Output
4.4.1 Form Autentikasi Pengguna
Form Autentikasi Pengguna ini adalah salah satu pengaman ketika
akan akan masuk kedalam aplikasi, pengguna memasukkan npp pegawai dan
password yang telah dimasukkan oleh Staff Administrasi
4.4.2 Form Halaman Utama
Form halama utama, didalam terdapat beberapa sub menu seperti,
Master Jabatan, Master Pegawai, Master Perusahaan, Master Kiriman, Mencatat
Surat Masuk, Mencatat Surat Keluar, Mencatat Surat Pengantar dan Mencetak
Laporan. Implementasi dari form ini adalah sebagai berikut :
Gambar 4.37 Form Autentikasi Pengguna
Gambar 4.38 Form Menu Utama Sistem Informsi Manajemen Arsip
55
4.4.3 Form Jabatan
Form Jabatan ini berfungsi untuk menambahkan data jabatan yang
dimasukkan Staff administrasi. Didalam form jabatan ini, staff administrasi
memasukkan nama jabatan, id jabatan dikonter secara otomatis oleh sistem.
Ketika Staff Administrasi menekan tombol simpan, maka akan ditampilkan oleh
sistem.
4.4.4 Form Pegawai
Form Jabatan ini berfungsi untuk manambahkan data pegawai yang
bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Data tersebut
dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form pegewai ini, Staff
Administrasi memasukkan semua data pegawai. Apabila diketahui pegawai dalam
perusahaan sudah pensiun atau tidak aktif lagi maka Staff Administrasi dapat
mengubah status pengawai menjadi “Tidak Aktif” yang artinya pegawai tersebut
sudah tidak bekerja lagi dalam perusahaan.
Gambar 4.39 Form Jabatan
56
4.4.5 Form Perusahaan
Form Perusahaan ini berfungsi untuk menambahkan data
perusahaan yang menajalin relasi dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang
Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form
perusahaan ini, Staff Administrasi memasukkan semua data perusahaan. Apabila
terjadi kesalahan dalam memasukkan data, Staff Administrasi dapat mengubah
data dengan memilih data di dalam gridview kemudian mengganti data pada
textbox.
Gambar 4.40 Form Pegawai
57
4.4.6 Form Kiriman
Form Kiriman ini berfungsi untuk menambahkan data kiriman
yang digunakan sebagai sarana pengiriman PT. Jamsostek (Persero) Kantor
Cabang Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam
form kiriman ini, Staff Administrasi memasukkan semua data kiriman, id kiriman
akan dikonter secara otomatis oleh sistem. Apabila terjadi kesalahan dalam
memasukkan data, Staff Administrasi dapat mengubah data dengan memilih data
di dalam gridview kemudian mengganti data pada textbox.
Gambar 4.41 Form Perusahaan
58
4.4.7 Form Surat Masuk
Form Surat Masuk ini berfungsi untuk mencatat surat masuk yang
masuk ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administrasi
memasukkan nama pegawai, tanggal surat datang, kop surat, asal surat dan perihal
surat. Didalam surat masuk ini, no agenda akan dikonter secara otomatis. Pada
kolom disposisi, Staff Administrasi mencatat surat yang akan terdisposisi ke
masing-masing bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang
Bojonegoro.
Gambar 4.42 Form Data Kiriman
Gambar 4.43 Form Surat Masuk
59
4.4.8 Form Surat Keluar
Form Surat Keluar ini digunakan untuk mencatat surat keluar PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administarasi
memasukkan data surat keluar sesuai dengan kiriman dan klasifikasi. Tombol cari
digunakan apabila dibutuhkan untuk melihat semua data perusahaan yang
menjalin kerjasama.
Gambar 4.44 Form Surat Keluar
60
4.4.9 Form Surat Pengantar
Form Surat Pengantar ini digunakan untuk mencatat surat
pengantar PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff
Administarasi memasukkan data surat pengantar sesuai dengan kiriman dan
klasifikasi. Tombol cari digunakan apabila dibutuhkan untuk melihat semua data
perusahaan yang menjalin kerjasama.
Gambar 4.45 Form Surat Pengantar
61
4.4.10 Form Laporan Disposisi Kabid Keuangan
Gambar 4.46 Form Laporan Disposisi Kabid Keuangan
4.4.11 Form Laporan Disposisi Kabid Pemasaran
Gambar 4.47 Form Laporan Disposisi Kebid Pemasaran
62
4.4.12 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan
Gambar 4.48 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan
4.4.13 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI
Gambar 4.49 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI
63
4.4.14 Form Laporan Surat Keluar
Gambar 4.50 Form Laporan Surat Keluar
4.4.15 Form Laporan Surat Pengantar
Gambar 4.51 Form Laporan Surat Pengantar