BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4.1 Analisa Sistem Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan perancangan ssstem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk meningkatkan pelayanan yang terbaik pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari pembuatan sistem informasi manajemen arsip yang meliputi pencatatan surat masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatn surat kelaur dan pencatatan surat pengantar. Untuk membuat sistem informasi manajemen arsip dibutuhkan data tentang pegawai, perusahaan, kiriman tentang kebutuhan sistem Informasi (SI) diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung strategi operasional manajemen arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data pegawai, perusahaan, kiriman, pencatatan surat masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatan surat keluar dan pencatatan surat pengantar. 4.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik, harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem adalah meliputi : 1. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flow) 2. Diagram berjenjang (HIPO) 3. DFD (contex diagram, level 0 dan level 1), 24
40
Embed
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK - Dinamikarepository.dinamika.ac.id/id/eprint/694/7/BAB IV.pdf · DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4 4.1 Analisa Sistem Dalam pengembangan teknologi informasi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
24
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4
4.1 Analisa Sistem
Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan
perancangan ssstem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan
mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk
meningkatkan pelayanan yang terbaik pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor
Cabang Bojonegoro.
Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi,
kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan
yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan
dari pembuatan sistem informasi manajemen arsip yang meliputi pencatatan surat
masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatn surat kelaur dan pencatatan surat
pengantar. Untuk membuat sistem informasi manajemen arsip dibutuhkan data
tentang pegawai, perusahaan, kiriman tentang kebutuhan sistem Informasi (SI)
diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung strategi
operasional manajemen arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang
Bojonegoro. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk
menyimpan data pegawai, perusahaan, kiriman, pencatatan surat masuk,
pencatatan disposisi surat, pencatatan surat keluar dan pencatatan surat pengantar.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan
masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih
baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik,
harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem
adalah meliputi :
1. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flow)
2. Diagram berjenjang (HIPO)
3. DFD (contex diagram, level 0 dan level 1),
24
25
4. ERD (Entity Relasionship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model)
dan PDM (Physical Data Model).
4.2.1 System Flow
Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi
yang akan dibuat pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
1. System Flow Autentikasi Pengguna
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses autentikasi pengguna,
sebelum masuk ke dalam sistem / menu utama aplikasi manajemen arsip pegawai
memasukkan npp pegawai dan password.
A utentikasi U ser (Log in )
S ta ff A dm in is tras i
Y
TB enar
M enam pilkan log in sa lah
M enam pilkan log in berhasil
M enam pilkkan M enu U tam a
P egaw aiM engecek N P P dan P assw ord
In fo log in benar
In fo log in sa lah
N P P P egaw ai dan P assw ord
M ula i
M enu U tam a
1
Gambar 4.1 Sisflow Autentikasi Pengguna
26
2. System Flow Mengelola Master Jabatan
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mengisi form jabatan untuk mencatat semua jabatan yang ada didalam PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mengelola Master Jabatan
Staff Administrasi
Mulai
Counter id_jabatan
Nama Jabatan
Ubah?
Perubahan data
Data yang diubah
Data yang diubah
Menyimpan Jabatan
Y
T
Data yang disimpan
selesai
1
Jabatan
Gambar 4.2 Sisflow Mengelola Master Jabatan
27
3. System Flow Mengelola Master Pegawai
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data pegawai yang bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor
Cabang Bojonegoro. Bagian Administrasi mempunyai wewenang merubah status
pegawai apabila sudah tidak aktif dalam perusahaan atau pensiun.
M e n g e lo la M a s te r P e g a w a i
S ta ff A d m in is tra s i
M u la i
U b a h ?
M e n y im p a n d a ta p e g a w a i
p e g a w a i
T
1
D a ta ya n g d iu b a h
P e ru b ah a n d a ta
D a ta ya n g d iu b a h
Y
1
D a ta te rs im p a n
se le sa i
N P P _ P e g a w a i
N a m a P e g a w a i
G ra d e
G o lo n ga n
P a ssw o rd
1
ja b a ta n
Gambar 4.3 Sisflow Mengelola Master Pegawai
28
4. System Flow Mengelola Master Perusahaan
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data perusahaan yang bekerja sama dengan PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
M engelo la M aster Perusahaan
Staff A dm in istrasi
M ula i
U bah?
M enyim pan data perusahaan
Tperusahaan
D ata yang diubah
Y
Perubahan data
D ata yang d iubah
1
1
Data tersim pan
selesai
N PP Perusahaan
N am a Perusahaan
A lam at
Kode Pos
W ilayah
Pem bina
1
Gambar 4.4 Sisflow Mengelola Master Perusahaan
29
5. System Flow Mengelola Kiriman
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data kiriman yang digunakan dalam pengiriman yang bekerja
sama dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mengelola Master Kiriman
Staff Administrasi
Y
T
Data yang diubah
Data yang disimpan
Menyimpan kiriman
Data yang diubah
Nama kiriman
selesai
Ubah?
Perubahan data
Counter id kiriman
Mulai1
kiriman
Gambar 4.5 SIsflow Mengelola Master Kiriman
30
6. System Flow Mencatat Surat Masuk
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencatat Surat Masuk
Staff Administrasi
Mulai
Nama pegawai
Tgl surat datang
Tgl penyelesaian
No kop surat
Tanggal surat
dari
perihal
Menyimpan Surat Masuk
suratmasuk
Ubah?
Data yang diubah
Perubahan data
Perubahan data
Y
1
T
1
1
Counter no agenda
selesai
Gambar 4.6 Sisflow Mencatat Surat Masuk
31
7. System Flow Mencatat Disposisi Surat
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro, selanjutnya mendisposisikan surat tersebut
ke bagian-bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
M e n c a ta t D is p o s is i S u ra t M a s u k
S ta ff A d m in is tra s i
Y
T
C o u n te r id d is p o s is i
D a ta y a n g d is im p a n
M e n y im p a n D is p o s is i
N a m a d is p o s is i
s e le s a i
T a m b a h ?
M u la i
N a m a ja b a ta n
N o a g e n d a s u ra t m a s u k
1
D is p o s is i
Gambar 4.7 Sisflow Mencatat Disposisi Surat Masuk
32
8. System Flow Mencatat Surat Pengatar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data surat pengatar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Bojonegoro.
M encatat Surat Pengantar
Staff Adm inistrasi
Y
Mulai
tembusan
Nam a kirim an
perihal
klasifikasi
bidang
Nam a pegawai
lam piran
1
Counter no_surat
Tgl surat
Npp perusahaan
Ubah
Surat pengantar
Surat pengantar disimpan
Data yang diubah
Data yang diubah
Menyim pan surat pengantar
Perubahan data
1
selesai
1
Gambar 4.8 Sisflow Mencatat Surat Pengantar
33
9. System Flow Mencatat Surat Keluar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus
mencatat semua data surat keluar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Bojonegoro.
M e n c a ta t S u ra t K e lu a r
S ta ff A d m in is tra s i
M u la i
C o u n te r n o _ s u ra t
N a m a p e g a w a i
N p p p e ru s a h a a n
N a m a k ir im a n
k la s if ik a s i
p e r ih a l
b id a n g
T g l s u ra t
U b a h
D a ta y a n g d iu b a h
P e ru b a h a n d a ta
D a ta y a n g d iu b a h
Y
M e n y im p a n s u ra t k e lu a r
1
S u ra t k e lu a r
S u ra t k e lu a r d is im p a n
s e le s a i
1
la m p ira n
te m b u s a n
1
Gambar 4.9 Sisflow Mencatat Surat Keluar
34
10. System Flow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat
mencetak laporan disposisi surat masuk ke setiap bagian yaitu kabid umum dan
TI, kabid keuangan, kabid pelayanan, kabid pemasaran pada PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencetak Laporan Disposisin Surat Masuk
Kabid Keuangan
Kabid Pemasaran
Kabid UmumKabid
PelayananStaff Administrasi
Mulai
Disposisi
Menampilakan Dispoisi Surat
Masuk
Surat Masuk
Pegawai
Disposisi Surat Masuk
Kabid Umum
Kabid Keuangan
Kabid Pemasaran
Kabid Pelayanan
T
T
T
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid Pelayanan
selesaiselesai
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid UMUM
selesai
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid Pemasaran
selesai
Mencetak Laporan
Laporan Disposisi Kabid Keuangan
1
2
3
4
Y
Y
Y
Y
1 2 3 3
Gambar 4.10 Sisflow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk
35
11. System Flow Mencetak Laporan Surat Pengantar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat
mencetak laporan surat pengantar yang digunakan laporan ke pimpinan PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Laporan Surat Pengantar
Staff Administrasi
Mencetak surat pengantar
kiriman
Mulai
Memilih surat pengantar
pegawai
Menampilkan surat pengantar
Menampilkan surat pengantar
1
Surat pengantar
perusahaan
selesai
Gambar 4.11 Sisflow Mencetak Laporan Surat Pengantar
36
12. System Flow Mencetak Laporan Surat Keluar
Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat
mencetak laporan surat keluar yang digunakan laporan ke pimpinan PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.
Mencetak Laporan Surat Keluar
Staff Administrasi
Memilih Surat Keluar
selesai
Menampilkan surat keluar
pegawai
Menyeleksi surat keluar
Mulai
Mencetak surat keluar
kiriman
Surat Keluar
1
perusahaan
Gambar 4.12 Mencetak Laporan Surat Keluar
37
4.2.2 Diagram Jenjang (HIPO)
Gambar 4.13 Diagram Jenjang Sistem Informasi Manajemen Arsip PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro
1
Autentikasi User
1.1
Mengecek NPP dan Password
1.2
Menampilkan login berhasil
1.3
Menampilkan login salah
1.4
Menampilkan Menu Utama
Gambar 4.14 Diagram Jenjang Autentikasi User
2
Mengelola Data Master
2.2
Mengelola Master
Pegawai
2.3
Mengelola Master
Perusahaan
2.2.1
Menyimpan Data Pegawai
2.2.2
Mengubah Data Pegewai
2.3.1
Menyimpan Data
Perusahaan
2.3.2
Mengubah Data Perusahaan
2.1
Mengelola Master Jabatan
2.4
Mengeloala Master Kiriman
2.4.1
Menyimpan Data Kiriman
2.4.2
Mengubah Data Kiriman
2.1.2
Mengubah Data jabatan
2.1.1
Menyimpan Data Jabatan
Gambar 4.15 Diagram Jenjang Mengelola Data Master
0
Sistem Informasi Manajemen Arsip pada Jamsostek
Kacab. Bojonegoro
1
Autentikasi User
2
Mengelola Master
3
Mencatat Surat Masuk
4
Mencatat Disposisi Surat Masuk
5
Mencatat Surat Pengantar
6
Mencatat Surat Keluar
7
Mencetak Laporan
38
Gambar 4.16 Diagram Jenjang Mencatat Surat Masuk
3
Mencatat Surat Masuk
3.2
Menyimpan Surat Masuk
3.3
Mengubah Surat Masuk
3.1
Mengkonter no agenda
4
Mencatat Disposisi Surat Masuk
4.1
Menkonter no disposisi
4.2
Menyimpan Disposisi Surat
Gambar 4.17 Diagaram JenjangMencatat Disposisi Surat Masuk
5
Mencatat Surat Keluar
5.2
Menyimpan Surat Keluar
5.3
Mengubah Surat Keluar
5.1
Mengkonter no surat keluar
Gambar 4.18 Diagram Jenjang Mencatat Surat Keluar
39
6
Mencatat Surat Pengantar
6.2
Menyimpan Surat Pengantar
6.3
Mengubah Surat Pengantar
6.1
Mengkonter no surat pengantar
Gambar 4.19 Diagram Jenjang Mencatat Surat Pengantar
7
Mencetak Laporan
7.1
Mencetak Laporan
Disposisi Surat
7.2
Mencetak Surat Pengantar
7.3
Mencetak Surat Keluar
Gambar 4.20 Diagram Jenjang Mencetak Laporan
40
4.2.3 Context Diagram
Context diagram dari sistem informasi manajemen arsip
menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada pencatatan arsip pada PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dalam Context Diagram ini
melibatkan 5 entity yaitu : administrasi, kabid umum, kabid pemasaran, kabid
pelayanan dan kabid keuangan.
data surat keluar ditampilkan
menu laporan surat keluar diinput
data surat pengantar ditampilkan
menu laporan surat pengantar diinputkan
disposisi kabid pemasaran ditampilkan
disposisi kabid keuangan ditampilkan
disposisi kabid pelayanan ditampilkan
disposisi surat kabid umum ditampilkan
menu disposisi surat diinputkan
data surat pengantar diubah ditampilkan
data surat pengantar tersimpan ditampilkan
data surat keluar diubah ditampilkan
data surat keluar tersimpan ditampilkan
data surat keluar diinputkan
data disposisi tersimpan ditampilkan
data disposisi diinputkan
data surat masuk tersimpan ditampilkan
data surat masuk diubah ditampilkan
menyimpan surat masuk
data kiriman diubah ditampilkan
data kiriman tersimpan ditampilkan
data kiriman diinputkan
data perusahaan diubah ditampillkan
data perusahaan tersimpan ditampilkan
data perusahaan diinputkan
data pegawai tersimpan ditampilkan
data pegawai diubah ditampilkan
data pegawai diinputkan
data jabatan tersimpan ditampilkan
data jabatan diubah ditampilkan
data jabatan diinputkan
menu utama ditampilkan
info login benar ditampilkan
info login salah ditampilkan
npp pegawai dan password diinputkan
0
Sistem Informasi Manajemen Arsip
+
administrasi
kabid umum
kabid pelayanan
kabid keuangan
kabid pemasaran
administrasi
administrasi
administrasi
0
Sistem Informasi Manajemen Arsip
+
Gambar 4.21 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen Arsip
41
4.2.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip
NPP Pegawai Varchar 20 Nama Pegawai Varchar 50 Grade Varchar 10 Golongan Varchar 10 Password Varchar 6 Status Varchar 10
C. Tabel Perusahaan
Primary key : Id Perusahaan
Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data perusahaan pada PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.3 Struktur Tabel Perusahaan
Field Tipe Panjang Keterangan
NPP Perusahaan Varchar 10 Nama Perusahaan Varchar 50 Alamat Varchar 100 Kode_Pos Varchar 6 Wilayah Varchar 50 Pembina Varchar 50
51
D. Tabel Kiriman
Primary key : Id Kiriman
Foreign key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data kiriman yang digunakan
pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang
Bojonegoro
Tabel 4.4 Struktur Tabel Kiriman
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Kiriman Varchar 10 Nama Kiriman Varchar 50
E. Tabel Surat Masuk
Primary key : No_Surat
Foreign key : NPP_Pegawai
Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk yang masuk
setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.5 Struktur Tabel Surat Masuk
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Varchar 50 Tanggal Surat Datang Date Tanggal Penyelesaian Date No Kop Surat Masuk Varchar 50 Tanggal Surat Date Dari Varchar 100 Perihal Surat Masuk Varchar 100
52
F. Tabel Disposisi
Primary key : Id Disposisi
Foreign key : Id Jabatan, No Surat
Fungsi : Untuk menyimpan data disposisi surat masuk ke
masing-masing kabid pada PT.Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.6 Struktur Tabel Disposisi
Field Tipe Panjang Keterangan
Id Disposisi Varchar 10 Nama_Disposisi Varchar 50
G. Tabel Surat Pengantar
Primary key : No Surat Pengantar
Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman
Fungsi : Untuk menyimpan data surat pengantar yang
keluar setiap harinya pada PT. Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.7 Struktur Tabel Surat Pengantar
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Pengantar Varchar 50 Klasifikasi Surat Pengantar Varchar 20 Tanggal Surat Pengantar Date Perihal Surat Pengantar Varchar 100 Bidang Surat Pengantar Varchar 50 Lampiran Surat Pengantar Varchar 50 Tembusan Surat Pengantar Varchar 50
53
H. Tabel Surat Keluar
Primary key : No Surat Keluar
Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman
Fungsi : Untuk menyimpan data surat keluar yang keluar
setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Bojonegoro
Tabel 4.8 Struktur Tabel Surat Keluar
Field Tipe Panjang Keterangan
No Surat Keluar Varchar 50 Klasifikasi Surat Keluar Varchar 20 Tanggal Surat Keluar Date Perihal Surat Keluar Varchar 100 Bidang Surat Keluar Varchar 50 Lampiran Surat Keluar Varchar 50 Tembusan Surat Keluar Varchar 50
4.3 Kebutuhan Sistem
4.3.1 Hardware
Perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah
computer dengan spesifikasi sebagai berikut :
1. Prosessor Intel Core 2 Duo minimal 2.00 Ghz
2. Memory minimal 1.00 Gb
3. Harddisk minimal 40 Gb
4.3.2 Software
Perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah
sebagai berikut :
1. Microsoft.Net Framework 2.0 / 3.5
2. Microsoft SQL Server 2005
3. Windows 7 Professional
54
4.4 Implementasi Input Output
4.4.1 Form Autentikasi Pengguna
Form Autentikasi Pengguna ini adalah salah satu pengaman ketika
akan akan masuk kedalam aplikasi, pengguna memasukkan npp pegawai dan
password yang telah dimasukkan oleh Staff Administrasi
4.4.2 Form Halaman Utama
Form halama utama, didalam terdapat beberapa sub menu seperti,