BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1.Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Profil Perusahaan
PT. Kima Farma Trading & Distribution, sebagai anak perusahaan dari
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, dibentuk : 4 Januari 2003
KFTD sebelumnya merupakan SBU yang bergerak dibidang yang sama,
yaitu perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu pengalamannya bukan baru
satu tahun, tetapi sama dengan umur PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sendiri.
Hampir sepanjang sejarahnya sejak sebagai Divisi PBF, perusahaan lebih
menonjol dalam bidang perdagangan, terlihat dari data tahun ketahun, komposisi
penjualan kepada institusi baik melalui tender atau langsung, lebih dominan dari
pada penjualan reguler, yang mencerminkan kepada bisnis distribusi.
Disamping itu dimasa yang lalu, divisi / SBU PBF ini terfokus lebih
banyak menyalurkan atau menjadi keagenan dari produk perusahaan induk, yaitu
produk Kimia Farma sebagai satu satunya prinsipal. Setelah lahir menjadi anak
perusahaan, serta melihat kondisi kedepan, perusahaan telah bertekad untuk
merubah visi, tidak lagi hanya menyalurkan produk dari perusahaan induk, tetapi
akan menyalurkan produk-produk prinsipal lain. Oleh karena nya perusahaan
telah merubah visinya akan menjadi perusahan Distributor Pilihan Utama
44
Prinsipal. Visi ini mengandung arti kedepan perusahaan akan lebih fokus kepada
penjualan reguler, tanpa meninggalkan penjualan kepada institusi / tender dan
menjadi perusahaan distribusi multi prinsipal.
Jalur Usaha
Jasa pelayanan distribusi produk Prinsipal KF dan Prinsipal Non KF
serta Non Prinsipal
o Consumer Health Product :
• OTC Chemical
• OTC Herbal
• Cosmeceutical & Toileteris
• Body Care
• Food Supplement
• Vitamin
• Phyto Medicine
o Branded Ethical
o Generik
o Lisensi
45
o Narkotika
o Kontrasepsi
o Bahan Baku
o Alat Kesehatan
o Consumer Goods
o Consumer Health Product :
• OTC Chemical
• OTC Herbal
• Cosmeceutical & Toileteris
• Body Care
• Food Supplement
• Vitamin
• Phyto Medicine
o Branded Ethical
o Generik
o Lisensi
o Narkotika
46
o Kontrasepsi
o Bahan Baku
o Alat Kesehatan
o Consumer Goods
Jasa Perdagangan atau Trading
o Supplier Obat-obatan
o Supplier Alat Kesehatan
o Perawatan Alat Kesehatan
PT. Kimia Farma Trading & Distribution, memiliki 41 cabang yang
mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan, baik yang diproduksi
sendiri maupun yang diproduksi oleh pihak ketiga.
Dengan saluran pasar:
Apotek
Rumah Sakit/Instansi Pemerintah
Toko Obat
Modern Market
Grosir
PBF
47
Hotel- Drugs Store
Restoran - Kafe
Karaoke/ Kantin
Toko Jamu
Toko Kelontong
Toko Toileteris
Toko P & D
Toko Kosmetik
Warung
Kios
Salon Kecantikan
Kios bergerak
Dalam operasionalnya didukung dengan fasilitas pergudangan yang besar
dan peralatan yang efisien serta armada transportasi yang terintegrasi dengan
system informasi untuk mendukung kelancaran pengiriman barang ke seluruh
Indonesia.
3.1.2.Sejarah Perusahan
48
Sebelum menjadi entitas tersendiri,KFTD dulunya merupakan Divisi
Pedagang Besar Farmasi dari PT Kimia Farma Tbk. Divisi ini memiliki tugas
utama mendistribusikan produk-produk farmasi yang diproduksi PT.Kimia
Farma Tbk ke channel-channel yang tersebar di seluruh nusantara.
Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani pendistribusian
produk-produk PT Kimia Farma Tbk sejak tahun 1917, pada tanggal 4 Januari
2003 Divisi Pedagang Besar Farmasi ini kemudian berkembang menjadi anak
perusahaan dengan nama PT Kimia Farma Trading and Distribution, yang
berbasis Jasa Layanan dan Distribusi .
PT Kimia Farma Trading and Distribution , adalah perusahaan yang
bergerak di bidang jasa layanan perdagangan dan distribusi. Perusahaan yang
dikenal dangan nama KFTD ini, memiliki wilayah layanan yang luas, mencakup
33 Propinsi, 466 Kabupaten atau Kota.
Sebagai penyedia layanan Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan
aneka produk dari perusahaan induk, produk dari prinsipal lainnya, serta produk-
produk non prinsipal. Dan di bidang Jasa Perdagangan atau Trading, KFTD
menangani kontrak-kontrak bisnis yang didapat melalui tender.
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
Adapun Visi dan Misi tahun 2006-2011 PT Kimia Farma Trading and
Distribution adalah sebagai berikut :
Visi : Distributor pilihan utama bagi prinsipal.
49
Misi : Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional untuk
memberikan keuntungan optimal bagi stakeholders.
3.1.4 Struktur Organisasi
Berikut ini adalah Struktur Organisasi KFTD dan Struktur Organisasi
Divisi KFTD, mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution
sedang melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal
Manager dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data
pada kedua divisi tersebut.
G
P
3.1.5.
Gambar 3.1
PT.Kimia Fa
Sales Manager
Branch ManaCab Klas A
Branch ManaCab Klas B
Service Poin(DEPO) Cab K
C
1 Struktur
Struktur O
arma Tradin
ager A
ager B
nt Klas
Support Manag
Asman UmSDM
Asman
r Organisas
Organisasi P
ng and Distr
er
mum & M
IT
InstitutionManager
Asman RInstit
DIREKTUKEUANGANAKUNTAN
i KFTD
PT.Kimia Fa
ribution
DIREKTUR UTAMA
n r
Regional tution
Principal M
AsKe
Asm
UR N &
NSI
arma Tradin
Manager
man Alat esehatan
man Obat
AccounMa
Asm
Asm
ng and Distr
nt/Finance anager
man Keuangan
man Akuntansi
Logis
A
A
ribution, Su
stic Manager
Asman Distribusi
Asman Purchasing
Asman Pergudangan
50
umber
G
D
3.1.5.
Gambar 3.2
Distribution
SUTA
2 Struktur
2 Struktur O
n, Sumber PT
UPERVISOR ATA USAHA
INKA
KAS B
PAJ
PENA
KA
r Organisas
Organisasi
T.Kimia Farm
ASO
BANK
JAK
AGIH
ASIR
i Divisi Sale
Divisi Sale
ma Trading
SALES MANA
SUPERVISOREGULER
FAKT
SALES
es KFTD
es pada PT.
and Distribu
GER
OR R
TURIS
SMAN
.Kimia Farm
ution
SUPERTEN
SA
ma Trading
RVISOR NDER
ALESMAN
51
g and
G
D
3.1.5.
Gambar 3.3
Distribution
3 Struktur
3 Struktur O
n, Sumber PT
AS
r Organisas
Organisasi D
T.Kimia Farm
SMAN IT
CSM
PENGELDATAB
TECHNSUPPO
ANAL
PROGRA
KONSOLDATA VERIFI
DAT
i Divisi Supp
Divisi Suppo
ma Trading
SUPPORT MANAGER
M
LOLA BASE
NICAL ORT
LIS IT
AMMER
LIDASI DAN
IKASI TA
pport KFTD
ort pada PT
and Distribu
ASMAN SDM
MANAGERKERJA
T.Kimia Far
ution
M
R UNIT A
rma Trading
52
g and
G
a
3.1.5.
Gambar 3.4
and Distribu
4 Struktur
Struktur Or
ution, Sumbe
SUPER
P
D
BE
r Organisas
rganisasi Div
er PT.Kimia
A
M
ASMAN KEUANGAN
RVISOR
PELAKSANA KEGIATAN
PEMBUAT DAFTAR GAJI
ENDAHARAWA
i Divisi Acc
visi Account
Farma Trad
ACCOUNT / FINANCE
MANAGER
AN
AAKU
PER
S
ount/Financ
t/Finance pa
ding and Dis
ASMAN UNTANSI dan RPAJAKAN
SUPERVISOR T
TATA U
KASI
INKA
PENA
PEMOH
ce KFTD
ada PT.Kimi
stribution
TU
USAHA
IR
ASO
AGIH
HON
ia Farma Tra
53
ading
G
D
3.1.5.
Gambar 3.5
Distribution
5 Struktur
5 Struktur O
n, Sumber PT
SUPPEN
KPEN
K
r Organisas
Organisasi D
T.Kimia Farm
M
PE
PERVISOR NGADAAN
KABAG NGADAAN
KEPALA GUDA
OPERATORKOMPUTER
PENGADAABARANG
PETUGASPENGADAA
i Divisi Log
Divisi Logis
ma Trading
MANAGER LOGISTIK
ASMAN ENGADAAN
ANG
R R
AN
AN
SP
gistic KFTD
tic pada PT
and Distribu
SUPERVISOR PENJUALAN
OPERAPENGOLA
DATA LO
T.Kimia Far
ution
ATOR AHAN GISTIK
rma Trading
54
g and
55
3.1.5 Tugas dan Wewenang
Berikut ini adalah Tugas dan Wewenang yang diemban oleh setiap
jabatan, mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution sedang
melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal Manager
dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data pada kedua
divisi tersebut.
3.1.5.1 Divisi Sales Manager
Tugas Utama : Merencanakan & menyusun program-program untuk
meningkatkan penjualan cabang.
Berikut penjabaran workflow Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma
Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut :
1. Prosedur Registrasi Outlet
56
Gambar 3.6 Flowchart workflow Prosedur registrasi outlet. Divisi
Sales Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution,
Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading and
Distribution.
2. Administrasi & Pengawasan Piutang (Penyimpanan & Pengawasan
Faktur)
57
Gambar 3.7 Flowchart workflow Administrasi & Pengawasan Piutang
(Penyimpanan & Pengawasan Faktur). Divisi Sales Manager pada PT.
Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager
PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
58
3. Penjualan Konsinyasi dan Kondisi Khusus
Gambar 3.8 Flowchart workflow Penjualan Konsinyasi dan Kondisi
Khusus. Divisi Sales Manager pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution, Sumber : Divisi Sales Manager PT. Kimia Farma Trading
and Distribution.
Berdasarkan struktur divisi Sales Manager pada Gambar 3.2, maka
penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi
Sales Manager adalah sebagai berikut :
1. Sales Manager
• Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.
59
• Bertanggungjawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai
pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.
• Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan PT.Kimia Farma Trading &
Distribution di lingkungan kantor dan seluruh area coverage cabang.
• Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang potensial
dan pelanggan baru.
• Melakukan koordinasi dengan prinsipal setempat untuk mendukung
pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan.
• Melaksanakan pengadaan produk berdasarkan stock level yang
ditetapkan.
• Mengatur tata laksana gudang sesuai dengan standarisasi.
• Menetapkan sistem hantaran yang efektif dan efisien.
• Menganalisa mutu persediaan.
• Bertanggung jawab terhadap aset cabang.
• Melakukan pembinaan terhadap seluruh Sumber Daya Manusia di
Cabang.
2. Supervisor Penjualan Reguler
• Memberikan sanksi sampai dengan keputusan yang berupa pemutusan
hubungan kerja SDM di unit kerjanya bilamana terjadi pelanggaran dan
kelalaian yang merugikan perusahaan.
• Melakukan dan mengusulkan pelatihan dan pendidikan bagi karyawan
dalam rangka meningkatkan kualitas SDM di unit kerjanya.
60
• Menyusun perencanaan program kerja penjualan reguler
• Mengkoordinir, melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan Blue print
termasuk ‘joint visit’ dgn para Salesman
• Bertanggungjawab atas tercapainya penjualan, pertumbuhan reguler
sebagaimana yang ditargetkan oleh perusahaan.
• Melaksanakan koordinasi yang baik dengan tenaga pemasaran semua
principal.
• Memproses sales order/surat pesanan, berkoordinasi dengan fakturis
untuk dibuatkan faktur komersial dan faktur pajaknya
• Membuat dan menyerahkan laporan penjualan, penambahan outlet baru
(NOO), effective calls, Produk Prioritas (harian, mingguan dan bulanan)
kepada Kepala Cabang.
• Merekapitulasi dan mengendalikan biaya operasional penjualan reguler.
• Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan reguler dan
pelanggan baru potensial.
3. Supervisor Penjualan Institusi/Tender
• Menyusun perencanaan program kerja penjualan institusi.
• Mengkoordinir, melaksanakan, memenangkan proses tender sesuai
peraturan yang berlaku dan menyelesaikannya dengan lancar dan aman.
• Berkoordinasi dengan Kepala Cabang, melakukan pembinaan baik ke
pelanggan maupun kepada rekanan dan pihak-pihak lain demi kelancaran
bisnis penjualan institusi.
• Membantu penyelesaian pelaksanaan proyek pusat.
61
4. Supervisor TU
• Melakukan dan memeriksa hasil back up harian, mingguan, bulanan
triwulanan, semesteran dan tahunan.
• Melaksanakan dan mengawasi kelengkapan data kegiatan perusahaan
seperti data pembelian, penjualan, laporan hutang, piutang, kas-bank,
pajak dan SDM.
• Mengelola inventaris, asset perusahaan lain, mengusulkan investasi, dan
memberikan laporannya.
• Meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja
yang optimal
5. Salesman Reguler
• Menyusun data pelanggan, potensi dan target sesuai devisi dan rayon.
• Menyusun rencana target produk dalam wilayah kerja dan devisinya
yang dibreakdown per outlet
• Menyusun daftar prospek outlet yang ada dalam wilayah kerja dan
devisinya
• Melakukan kunjungan ke outlet sesuai jadwal kunjungan untuk
menciptakan order yang dapat dipertanggung jawabkan
• Melakukan kegiatan merchandiser berkaitan dengan produk OTC_CHP
dan kosmetik
62
• Menawarkan secara aktif produk KF dan Principal yang diageni kepada
pelanggan
• Menyampaikan informasi kepada outlet pelanggan bila ada perubahan
harga dan kondisi/program penjualan atau produk baru.
• Membuat laporan kunjungan harian dan realisasinya
• Membuat laporan bulanan realisasi kunjungan terhadap target baik sales
per outlet maupun distribusi produk
• Melaporan masalah yang dihadapi dan upaya yang akan dilakukan setiap
hari kepada Supervisor Penjualan
6. Salesman Tender
• Menyusun rencana dan target penjualan tender berdasarkan potensi
institusi dan produk
• Menyusun rencana prospek & peluang pengadaan institusi yang baru
baik untuk menjadi peserta tender di suatu institusi maupun supply
produk
• Menyusun rencana kunjungan ke institusi per bulan yang dibreakdown
per hari
• Melaksanakan kunjungan ke institusi dalam upaya menciptakan spek
produk dan peluang pekerjaan proyek
• Mencari informasi tentang waktu dan rencana tender oleh suatu institusi
63
7. Fakturis
• Melakukan entry data Produk dan data outlet baru sesuai SOP dan
kebijakan diskon per produk atau outlet sesuai keputusan pusat.
• Melakukan entry perubahan harga distributor dan diskon (struktur
harga) sesuai keputusan pusat.
• Memeriksa kebenaran data/up to date nya data entry produk dan outlet
serta diskon (struktur harga)
• Melakukan entry penjualan di menu penjualan menurut jenis
transaksinya berdasarkan SP yang telah diperiksa dan di paraf
Supervisor Penjualan.
• Memeriksa kebenaran entry data dan Mencetak dokumen faktur
komersil rangkap 8 (delapan), Surat Tanda Terima (STT) dan faktur
pajak.
8. Kasir
• Melaksanakan dan memeriksa kebenaran penerimaan uang yang meliputi:
Tunai, Cek, Giro, Tranfer, SSP
• Melaksanakan dan memeriksa kebenaran pengeluaran uang yang
meliputi: Pembayaran gaji pegawai dan Biaya Operasional perusahaan
berdasarkan Dokumen pengeluaran Kas/Bank yang sah dan anggaran
perusahaan.
64
• Mencatat penerimaan dan pengeluaran dalam Klat kas/Bank
9. Penagih
• Menyusun rencana penagihan berdasarkan jadwal penagihan/tukar faktur
yang ditetapkan dan faktur jatuh tempo.
• Melaksanakan tukar faktur dan penagihan ke outlet/pelanggan sesuai
jadwal rencana penagihan berdasarkan NI dari Petugas Inkaso :
• Memeriksa kebenaran dokumen tagihan yang diterima untuk ditagihkan
dan dokumen tagihan yang tidak tertagih setelah kembali ke kantor untuk
diserahkan kembali ke Inkaso.
• Membuat laporan hasil tagihan kepada Petugas Inkaso
10. Petugas Inkaso
• Penyimpanan dan pemeliharaan kelengkapan alat tagih :
o Menerima faktur komersil asli dan 2 lembar copy dan faktur pajak
asli dari Operator Penjualan/Piutang Dagang.
o Menerima Bukti Penerimaan Barang (BPB) asli yang telah
dibubuhi tandatangan penerimaan barang oleh debitur/pelanggan
dari Koordinator Gudang.
• Menyelenggarakan Kontrol penagihan piutang :
65
o Membuat list jatuh tempo alat tagih, membuat tanda terima
titipan faktur (TTTF) per debitur sesuai tanggal jatuh temponya
rangkap 3 (tiga).
o Menyerahkan TTTF rangkap 3 (tiga) yang dilampiri dokumen
alat tagih lengkap ke Penagih, sedangkan 1 lembar copy faktur
komersil diarsip sementara.
11. Petugas Kas Bank
• Menerima bukti kas/bank beserta lampirannya dari Supervisor Tata
Usaha yang terdiri dari :
o Bukti penerimaan kas/bank atas hasil penjualan tunai.
o Bukti penerimaan kas/bank atas hasil tagihan piutang dagang.
• Melakukan entry transaksi kas/bank di menu Keuangan dengan
memperhatikan petunjuk-petunjuk yang ada di program komputerisasi.
• Menyerahkan bukti kas/bank beserta lampirannya yang telah dientry dan
diberi nomor urut registrasi kepada Kasir untuk dilakukan validasi.
12. Petugas Pajak
• Menerima lampiran pajak keluaran (1195 A1, A2, A3) dari Operator
penjualan/piutang dagang.
• Menerima lampiran pajak masukan (1195 B1, B2, B4) dari Operator
Pembelian/hutang dagang.
66
• Memeriksa kebenaran dan keabsahan faktur pajak keluaran yang dibuat
oleh Operator penjualan/piutang dagang.
3.1.5.2 Divisi Support Manager
Tugas Utama : Memberikan supporting kepada semua unit kerja baik kantor
pusat maupun cabang terhadap tugas & kinerja semua pegawai dengan cara
memberikan pelatihan secara berkala kepada pegawai dan mengembangkan sistem
informasi yang ada.
Berikut penjabaran workflow Divisi Support Manager PT. Kimia Farma
Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut :
1. Pengelola Database
67
Gambar 3.9 Flowchart workflow Pengelola Database. Divisi Support
Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber :
Divisi Ssupport Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
2. Perubahan Aplikasi Karena Pertauran/Tuntutan Bisnis/Proteksi
Gambar 3.10 Flowchart workflow Perubahan Aplikasi Karena
Pertauran/Tuntutan Bisnis/Proteksi. Divisi Support Manager pada PT.
Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Support
Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
68
3. Prosedur Penerimaan Email dari Cabang
Gambar 3.11 Flowchart workflow Prosedur Penerimaan Email dari
Cabang. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma
Trading and Distribution.
69
4. Proses Mapping Debitur Baru dan Barang Baru
Gambar 3.12 Flowchart workflow Proses Mapping Debitur Baru dan
Barang Baru. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading
and Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma
Trading and Distribution.
70
5. Laporan Bulanan Penjualan Untuk Principal
Gambar 3.13 Flowchart workflow Laporan Bulanan Penjualan Untuk
Principal. Divisi Support Manager pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution, Sumber : Divisi Support Manager PT. Kimia Farma
Trading and Distribution.
71
Berdasarkan struktur divisi Sales Manager pada Gambar 3.3, maka
penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi
Support Manager adalah sebagai berikut :
1. Manager SDM dan Umum/Support Manager
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Diluar Tanggungan
Perusahaan untuk Pegawai Tingkat Asisten Manager/ Kacab.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Diluar Tanggungan
Perusahaan untuk Pegawai Tingkat Manager.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi
Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti Panjang Dikompensasi
Pegawai Tingkat Manager.
Sub Divisi IT
1. CSM (Provider Jaringan dan Internet)
• Pengelolahan Database dan Konsolidasi Laporan untuk
Pengamanan Data Cabang dan Pusat.
2. Pengelola Database IT KFTD Pusat
• Update Data Managerial.
• Penerimaan Data dari Cabang.
72
• Mapping barang dan debitur.
• Pihak yang bertanggung jawab dan mempunyai keterlibatan
dengan proses pelaksanaan Penggunaan Aplikasi KFTD.
3. Technical Support
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam proses pemecahan masalah yang dihadapi oleh Cabang
adalah Cabang dan IT Pusat.
4. Asman IT
• memberikan Intruksi ke Analis dan Programmer mengubah
Aplikasi yang berjalan di cabang untuk kepentingan
perusahaan (karena ada Kebijakan Perusahaan atau
Perubahan Peraturan Pemerintah).
5. Analis IT
• Merancang Aplikasi/Program yang akan digunakan dalam
membantu Operasional KFTD.
6. Programmer
• Membuat Aplikasi.Program yang akan digunakan dalam
membantu Operasional KFTD.
7. Bagian konsolidasi data dan verifikasi data
• kebenaran data yang di terima dari cabang dan ketepatan
waktu penerimaan (Penerimaan Email dari Cabang).
• Mapping barang dan debitur.
73
• Pihak yang bertanggung jawab dan mempunyai keterlibatan
dengan proses pelaksanaan Penggunaan Aplikasi KFTD.
Sub Divisi SDM dan Umum
1. Asman SDM dan Umum
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan tentang Cuti Melahirkan
/ Gugur Kandungan.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti
Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Pelaksana.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti
Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Supervisor.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti
Panjang Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti
Panjang Pegawai Tingkat Manager.
2. Manager Unit Kerja
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti
Panjang Dikompensasi Pegawai Tingkat Supervisor.
74
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti
Panjang Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti
Panjang Pegawai Tingkat Manager.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan tentang Cuti Panjang
Pegawai Tingkat Pelaksana.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti
Panjang Pegawai Tingkat Supervisor.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang
dalam penerbitan Surat Keputusan Direksi tentang Cuti
Tahunan Pegawai Tingkat Asisten Manager / Kacab.
3.1.5.3 Divisi Account & Finance Manager :
Tugas Utama : Memberikan data & Laporan Akuntansi baik jurnal,
kertas kerja, neraca, laporan laba rugi terhadap pimpinan
Perusahaan dan pihak ke 3 bila diperlukan.
75
Berikut penjabaran workflow Divisi Account/Finance Manager PT.
Kimia Farma Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart
sebagai berikut :
1. Prosedur Penagihan Piutang Pihak ke 3
Gambar 3.14 Flowchart workflow Prosedur Penagihan Piutang Pihak ke
3, Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia
Farma Trading and Distribution.
76
2. Prosedur Pengeluaran Uang Muka
Gambar 3.15 Flowchart workflow Prosedur Pengeluaran Uang Muka
Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance Manager PT. Kimia
Farma Trading and Distribution.
77
3. Prosedur Penerimaan Piutang pihak ke 3 dalam bentuk kas
Gambar 3.16 Flowchart workflow Prosedur Penerimaan Piutang pihak ke
3 dalam bentuk kas. Divisi Account/ Finance Manager pada PT. Kimia
Farma Trading and Distribution, Sumber : Divisi Account/ Finance
Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
Berdasarkan struktur divisi Account & Finance Manager pada Gambar
3.4, maka penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari
Divisi Account & Finance Manager adalah sebagai berikut :
1. Account Manager
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
78
proses pembayaran hutang (Pihak ke III).
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penerimaan piutang (Pihak ke III dan Affiliasi dengan giro).
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penerimaan piutang (Penerimaan Piutang Pihak ke III dan
affiliasi dalam bentuk kas).
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses pengeluaran uang muka.
2. Supervisor
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses pembayaran hutang (Pihak ke III).
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses pengajuan kas bon sementara.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penyelesaian kas bon sementara.
3. Tata Usaha
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses pembayaran hutang (Pihak ke III).
4. Kasir
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses pembayaran hutang (Pihak ke III).
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penerimaan piutang (Pihak ke III dan Affiliasi dengan giro).
79
5. Inkaso
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penagihan piutang (Pihak ke III).
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penerimaan piutang (Pihak ke III dan Affiliasi dengan giro).
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penerimaan piutang (Penerimaan Piutang Pihak ke III dan
affiliasi dalam bentuk kas).
6. Penagih
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penagihan piutang (Pihak ke III).
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penerimaan piutang (Penerimaan Piutang Pihak ke III dan
affiliasi dalam bentuk kas).
7. Supervisor TU
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penerimaan piutang (Pihak ke III dan Affiliasi dengan giro).
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penerimaan piutang (Penerimaan Piutang Pihak ke III dan
affiliasi dalam bentuk kas).
8. Asisten Manager Akuntansi dan Perpajakan
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses pengajuan kas bon sementara.
80
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penyelesaian kas bon sementara.
9. Asisten Manager Keuangan
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses pengajuan kas bon sementara.
Kepala Cabang
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses pengajuan kas bon sementara.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penyelesaian hutang piutang intern antar Cabang.
10. Pemohon
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses pengeluaran uang muka.
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam
proses penyelesaian uang muka.
11. Pelaksana Kegiatan
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses
pengeluaran uang muka(Pengeluaran Uang Operasional ).
12. Pembuat Daftar Gaji
• Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai wewenang dalam proses
pengeluaran uang untuk gaji.
13. Bendaharawan
81
• selaku pemotong berkewajiban untuk menyetorkannya melalui Bank
persepsi / KPKN dan membuat SSP dengan benar serta menyampaikan
SSP tsb kepada KFTD maksimal satu bulan setelah bulan pemotongan.
3.1.5.4 Divisi Logistic Manager
Tugas Utama : Memberikan pelayanan prima untuk dapat memenuhi
kebutuhan barang yang dibutuhkan cabang serta mengatur distribusi obat yang
dibutuhkan cabang sesuai skala prioritas
Berikut penjabaran workflow Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma
Trading and Distribution dengan diagram alir atau Flowchart sebagai berikut :
1. Barang Rusak
82
Gambar 3.17 Flowchart workflow Barang Rusak. Divisi Logistic
Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber :
Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
83
2. Stock Opname
Gambar 3.18 Flowchart workflow Stock Opname. Divisi Logistic
Manager pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber :
Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
84
3. Prosedur Registrasi Supplier Mou Pusat
Gambar 3.19 Flowchart workflow Prosedur Registrasi Supplier Mou
Pusat . Divisi Logistic Manager pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution, Sumber : Divisi Logistic Manager PT. Kimia Farma
Trading and Distribution.
Berdasarkan struktur divisi Logistic Manager pada Gambar 3.5, maka
penjabaran Tugas dan Wewenang setiap jabatan dan Tugas Utama dari Divisi
Logistic Manager adalah sebagai berikut :
1. Supervisor Penjualan
• Pengadaan Reguler di Cabang Sentralisasi.
85
• Pengadaan Tender di Cabang Sentralisasi.
• Pengadaan Barang Narkotika di Cabang.
2. Supervisor Pengadaan
• Pengadaan Reguler di Cabang Sentralisasi.
• Pengadaan Tender di Cabang Sentralisasi.
• Pengadaan Barang NarKotika di Cabang.
• Pelaksana Stock Opname.
3. Operator Komputer Pengadaan Barang
• Pengadaan Reguler di Cabang Sentrlisasi.
• Pengadaan Tender di Cabang Sentrlisasi.
• Pengadaan Barang NarKotika di Cabang.
4. Manager Logistik
• Pengadaan Barang Pusat melalui Dropping.
• Prosedur Penyerahan Faktur Tagihan Supplier.
• Registrasi Barang Baru.
• Retur Pembelian.
• Registrasi Supplier.
5. Kepala Gudang
• Prosedur Penerbitan Debet Nota (DN).
• Penerbitan Nota Penerimaan Intern (NPI).
• Penerimaan barang di cabang.
• Pelaksana Stock Opname.
6. Kabag Pengadaan
86
• Prosedur Penerbitan Debet Nota (DN).
• Penerbitan Nota Penerimaan Intern (NPI).
• Penerimaan barang di cabang.
7. Asman Pengadaan
• Prosedur Penyerahan Faktur Tagihan Supplier.
8. Petugas Pengadaan
• Prosedur Penyerahan Faktur Tagihan Supplier.
9. Operator Pengolahan Data Logistik
• Registrasi Barang Baru.
• Registrasi Supplier.
3.1.6 Aktifitas Utama PT.Kimia Farma Trading and Distribution
Terdapat 1 aktifitas utama pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, yaitu
adalah sebagai Pedagang Besar Farmasi.
Produk Kimia Farma
1. Dari Pabrik ke ULS (Unit Logistik Sentral) dengan PIC (Person in Charge)
Kepala Gudang.
2. Masuk ke Gudang Peyimpanan Barang dengan PIC (Person in Charge) Petugas
ULS.
3. Dari Gudang Penyimpanan Barang, Cabang Bisnis membuat PO (Purchase
Order) dengan PIC (Person in Charge) Staff Pembelian ke ULS (Unit Logistik
87
Sentral). Lalu dari ULS (Unit Logistik Sentral) mengeluarkan RBK (Rencana
Kirim Barang) dengan PIC (Person in Charge) Supervisor Pelayanan.
4. Lalu Staff Gudang mengeluarkan SKB (Surat Kirim Barang) ke Hantaran Dalam
Kota & Hantaran Luar Kota.
5. Bagian ULS (Unit Logistik Sentral) mengeluarkan Faktur ke cabang bisnis
dengan PIC (Person in Charge) Supervisor Pelayanan.
88
Gambar 3.20 Alur Aktivitas Produk Kimia Farma pada PT.Kimia Farma Trading and
Distribution, Sumber : PT.Kimia Farma Trading and Distribution
89
Produk Principal
1. Cabang dengan PIC (Person in Charge) Staff Pembelian melakukan pemesanan
ke Logistik, lalu Bagian Logistik membuat PO (Purchase Order) dengan PIC
(Person in Charge) staff Pengadaan.
2. PO (Purchase Order) Cabang di rekap, lalu PO (Purchase Order) cabang
dikirim ke Principal dengan PIC (Person in Charge) Staff Pengadaan Principal.
3. Principal mengirim Barang & Faktur dengan PIC (Person in Charge) Bagian
Gudang Penerimaan Barang (Logistik).
4. Barang Principal dikelompokan sesuai PO (Purchase Order) dari Cabang
dengan PIC (Person in Charge) Staff Penerimaan Barang.
5. Bagian Logistik mengirim SKB (Surat Kirim Barang) ke cabang bersamaan
dengan barang dengan PIC (Person in Charge) Staff Penerimaan Barang.
6. Bagian Penjualan Logistik membuatkan Invoice sesuai PO (Purchase Order) dan
berdasarkan Faktur dari Principal.
90
Gambar 3.21 Alur Aktivitas Produk Principal pada PT.Kimia Farma Trading
and Distribution, Sumber : PT.Kimia Farma Trading and Distribution
91
3.2 Analisis Strategi
Berikit ini akan dipaparkan analisis strategi tahun 2007 sampai dengan 2009
yang berawal dari Visi dan Misi setiap tahunnya. Pada akhirnya, data akan dibandingkan
skornya untuk mendapatkan informasi pergerakan kinerja setiap sasarannya.
3.2.1 Sasaran PT Kimia Farma Trading and Distribution Tahun 2006- 2011
1. Menjaga kecukupan likuiditas untuk menjaga tetap terlaksanakannya
kegiatan operasi perusahaan secara efektif dan efisien
2. Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan KFTD dengan menyediakan
produk dan pelayanan sesuai kebutuhan
3. Perbaikan dan peningkatan proses internal KFTD yang menunjang efisiensi
biaya dan peningkatan kualitas pelayanan/hantaran
4. Meningkatkan kemampuan dan memperluas tingkat partisipasi karyawan
sehingga mampu bekerja lebih efektif dan efisien dalam mencapai target
kerja yang ditetapkan.
92
3.2.2 Tahun 2007
o Visi dan Misi PT. Kimia Farma Trading & Distribution
a. Visi
Distributor pilihan utama bagi principal
b. Misi
Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional
untuk memeberikan keuntungan optimal bagi stakeholders
o Pencapaian Strategis dan Finansial PT.Kimia Farma Trading and
Distribution
• Penjualan total Rp.1.361.794 juta.
• Pertumbuhan penjualan 12,01% yang terdiri dari :
Tabel 3.1 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2007 PT.Kimia Farma Trading and
Distribution.
Pertumbuhan Penjualan
Reguler Trading/Tender Jumlah Pelanggan
2006 2007 Tumbuh 2006 2007 Tumbuh Tumbuh
Rp.470.250 juta
Rp.601.920 juta 28,00%
Rp.723.689 juta
Rp.759.874 juta 5,00% 18,78%
Sumber : RKAP 2007
93
Tabel 3.2 Cakupan Pasar pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and
Distribution.
Cakupan
Pasar
2006
(Realisasi) 2007
Tumbuh
%
Apotek 9,250 9,250 0,00
RS/Inst 1,434 1,650 115,03
Toko Obat 7,043 8,100 115,00
Supermarket 824 1,689 205,02
Grosir 396 435 110.05
PBF 899 1000 111,12
Lain2 (Selain
TO) 1,557 3,205 205,84
Sub Total 21,403 25,329 118,34
Sumber : RKAP 2007
• Laba setelah dikenakan pajak Rp.19.842 juta. Tumbuh sebesar 20%
dibanding tahun 2006 yaitu sebesar Rp.16.535 juta.
• Return Of Investment sebesar 6,02%.
• Likuidats Ratio sekurang-kurangnya 203% dan solvabilitas Ratio
sekurang-kurangnya 213%.
• ROE = 7,84%
94
• Inventory Turn Over = 30,00
• Likuiditas Ratio = 202%
• Solvabilitas Ratio = 210%
• Fixed Asset Turn Over = 65,09
• Total Asset Turn Over = 2,77
• Debt Equity Ratio = 87,96 %
o Strategi PT.Kimia Farma Trading and Distribution
• Strategi Umum :
Melakukan Konsolidasi dan Penetrasi pasar.
• Strategi Bidang Trading :
1. Meningkatkan Efektifitas Trading.
2. Melakukan Evaluasi,Penyempurnaan secara continue dan
pembuatan SOP untuk Trading.
• Strategi Bidang Distribusi :
1. Meningkatkan Penjualan dan Distribusi.
2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar dan pelanggan.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam Distribusi.
4. Menerapkan Startegi distribusi yang efektif.
• Strategi Bidang SDM, Keungan, IT dan Logistik
1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif.
2. Penyempurnaan dalam SOP pelayanan/service.
3. Menerapkan suatu system hardware dan software ke dalam suatu
system yang terintegrasi.
95
4. Melakukan pelatihan yang sesuai untuk peningkatan kualitas
SDM.
5. Melakukan pengembangan system dalam rangka
meningkatkan/menyempurnakan efektifitas dan efisiensi.
o Kebijakan PT.Kimia Farma Trading and Distribution
• Kebijakan Trading
1. Harga tender obat-obatan ditentukan oleh kantor pusat dan
cabang, dan untuk tender alat-alat kesehatan ditentukan oleh
kantor pusat
2. Penjualan institusi dilajalankan dengan penuh ketelitian,
kewaspadaan dan disetujui oleh kantor pusat.
• Kebijakan Distribusi
1. Insentif penjualan dibuat untuk memotivasi tenaga di lapangan
untuk meningkatkan penjualan dan focus pada produk
2. Margin minimal ditingkatkan,agar penjualan dapat menutupi
biaya distribusi
3. Harga dan jangka waktu pembayaran ditentukan oleh kantor pusat
dengan system IT yang terintegrasi
• Kebijakan Logistik
1. Level stock ditetapkan bersama oleh cabang dan pusat,dan kendali
dipegang oleh pusat
2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat
• Kebijakan Keuangan & IT
96
1. Seluruh biaya operasional dikirim oleh pusat KFTD.
2. Semua hasil penjualan dikirim ke pusat KFTD.
• Kebijakan SDM/Organisasi
1. SDM yang bertanggung jawab atas gudang dan administrasi
adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer logistic
o Program kerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution
• Finansial
1. Meningkatkan pertumbuhan Penjualan/Distribusi
2. Biaya Operasi yang dapat digunakan secara efektif dan se efisien
mungkin
3. Meningkatkan Penjualan
• Pelanggan
1. Mempertahankan pelanggan/principal yang ada.
2. Menambah pelanggan/principal KFTD yang baru.
3. Pengantaran/Delivery yang cepat dan tepat waktu
4. Memberikan dan terus meningkatkan pelayanan kepada
pelanggan KFTD
• Proses Bisnis
1. Menambah jumlah outlet
2. Memperbaiki produktifitas karyawan
3. Meningkatkan pelayanan/hantaran
4. Menambah jumlah produk
• Pertumbuhan & Pembelajaran
1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan
97
2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan
3. Implementasi IT system yang terintegrasi
o Pencapaian Kinerja
Pada tahun 2007, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma Trading
& Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Program Kerja yang telah dilaksanakan
• Penambahan muatan distribusi melalui penunjukan ke-agenan
diantaranya dari : PT.Merapai (Infus), PT. Tirta Santana (Kasa
Elastis), PT.Duta Kaizer, PT.Talenta, PT. Mahakam Beta Farma,
PT.Bio Farma, Reddis Papua.
• Penambahan Cabang. Pada tahun 2004 telah dibuka
cabang/pemisahan kegiatan cabang antara lain : Cabang Malang
dan Gorontalo. Sedangkan pada tahun 2007, tidak dilakukan
penambahan cabang baru, hanya melakukan pembinaan khusus
terhadap cabang-cabang baru tersebut.
• Perwakilan cabang PT.Merapi Utama Pharma yang beroperasi
dicabang Batam, telah berakhir pada bulan November 2005.
Sebagai gantinya telah ditandatangani pembukaan perwakilan
cabang PT.MUP di cabang Jambi yang akan mulai beroperasi per
Januari 2007 dan cabang Jayapura.
• Telah diterbitkan system baru komisi penjualan, berlaku per
agustus 2006, yang diharapkan akan lebih merangsang bagi
tenaga lapangan.
98
• Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan
implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk
meningkatkan penjualan regular.
• Jumlah Outlet yang dilayani :
Tabel 3.3 Jumlah Outlet yang dilayani pada tahun 2007 PT Kimia
Farma Trading and Distribution.
Outlet Yang
Dilayani
Tahun
2006
Prog
2007 +/-
Instansi Pemerintahan
/ Din.Kes 370 407 37
Apotek 9.091 10.002 911
Apotek KF 356 359 3
Rumah Sakit 1.822 2.186 364
Toko Obat 7.684 9.221 1.537
Supermarket 861 861
Grosir 417 417
PBF 791 791
Total 19.323 24.244 4.921
Sumber : RKAP 2007
99
• Telah dilakukan penambahan Salesman sebanyak 29 orang,
diharapkan sampai akhir tahun akan ditambah lagi jumlah
salesman, sehingga jumlah salesman pada akhir tahun 2007
menjadi 252 orang.
• Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Mei
2007. Mutasi ini diharapkan akan meningkatkan motivasi para
kepala cabang, sehingga dapat meningkatkan kinerja cabang-
cabang.
• Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 :
Tabel 3.4 Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 pada tahun
2007 PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
Jenis
Kendaraan
Posisi Tahun
2007
Posisi
1-12-2006 31-12-2007
Roda 4 210 26 236
Roda 2 365 8 373
Sumber : RKAP 2007
• Pengembangan SDM
Pengembangan SDM dilakukan melalui training dan evaluasi
SDM, antara lain :
100
o Telah dilakukan implementasi Blue Print oleh Konsultan
Force One didampingi para sales manager kepada seluruh
jajaran penjualan, mulai kepala cabang,Supervisor sampai
Salesman.
o Telah dilakukan training manajemen piutang oleh
konsultan kepada supervisor TU dan tenaga inkaso seluruh
cabang, terbagi menjadi 4 gelombang.
o Telah dilakukan penilaian dan penghargaan kepada kepala
cabang dan salesman terbaik tahun 2006.
2. Realisasi Anggaran
Prognosa pencapaian laba setelah pajak tahun 2007 sebesar
Rp.16.535 juta atau hanya 60,41 % dari anggarannya (Rp.27.370
juta) dan naik 10% dari realisasi tahun 2006 (Rp. Rp.15.032 juta).
3. Investasi dan Pembiayaan
Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada
tahun 2007 mencapai Rp.3.856 juta atau 55,2% dari anggarannya
(Rp.6.986 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan
jenis kegiatan.
Kecilnya realisasi investasi ini disebabkan karena belum selesainya
investasi untuk pengembangan program IT.
4. Sumber Daya Manusia (SDM)
101
Pada awal tahun 2007 tenaga kerja PT.Kimia Farma Trading &
Distribution berjumlah 882 orang dan dilakukan pengurangan
sebanyak 10 orang dan dilakukan pernambahan sebanyak 5 orang,
sehingga jumlah tenaga kerja pada akhir tahun 2007 diperkirakan
berjumlah 877 orang.
102
Tabel 3.5 Jenjang Pendidikan pada tahun 2007 PT Kimia Farma
Trading and Distribution.
Sumber : RKAP 2007
No. Jenjang Pendidikan Jumlah
1 Pasca Sarjana 3
2 Sarjana Apoteker 39
3 Sarjana Lainnya 93
4 D3 69
5 SAA 97
6 Analis 1
7 SLTA 448
8 SLTP 67
9 SD 60
Jumlah 877
103
3.2.3 Tahun 2008
o Visi dan Misi PT Kimia Farma Trading & Distribution
a. Visi
Distributor pilihan utama bagi principal
b. Misi
Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional
untuk memeberikan keuntungan optimal bagi stakeholders
o Pencapaian Strategis dan Finansial PT.Kimia Farma Trading and
Distribution
• Penjualan total Rp.1.497.973,4 juta
• Pertumbuhan penjualan 10% yang terdiri dari :
Tabel 3.6 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2008 PT.Kimia Farma Trading
and Distribution.
Pertumbuhan Penjualan
Reguler Trading/Tender Jumlah Pelanggan
2007 2008 Tumbuh 2007 2008 Tumbuh Tumbuh
Rp.601.920 juta Rp.776.777
juta 29,05% Rp.759.874
Juta Rp.805.466
Juta 6,00% 19,02%
Sumber : RKAP 2008
104
Tabel 3.7 Tabel Cakupan Pasar pada tahun 2008 PT Kimia Farma
Trading and Distribution.
Sumber : RKAP 2008
• Laba setelah dikenakan pajak Rp.20.999,45 juta. Tumbuh sebesar
27% dibanding tahun 2007 yaitu sebesar Rp.16.535 juta
• Return Of Investment sebesar 7,02%
• ROE = 7,95%
• Inventory Turn Over = 29,00
Cakupan
Pasar
2007
(Realisasi) 2008
Tumbuh
%
Apotek 9,250 9,250 0,00
RS/Inst 1,630 1,793 110.05
Toko Obat 7,912 8,173 103.30
Supermarket 1,689 1,783 105.60
Grosir 432 436 101.12
PBF 975 1175 120.53
Lain2 (Selain
TO) 2,935 3,382 115.26
Sub Total 24,823 25,992 104.70
105
• Likuiditas Ratio = 204%
• Solvabilitas Ratio = 214%
• Fixed Asset Turn Over = 68,52
• Total Asset Turn Over = 2,85
• Debt Equity Ratio = 70,58 %
o Strategi PT.Kimia Farma Trading and Distribution
• Strategi Umum :
Melakukan Konsolidasi dan Melakukan Penetrasi pasar
• Strategi Bidang Trading :
1. Meningkatkan Efektifitas Trading.
2. Penyempurnaan dan evaluasi,implementasi struktur organisasi
pada trading.
• Strategi Bidang Distribusi :
1. Meningkatkan Penjualan dan Distribusi.
2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam Distribusi.
4. Menerapkan Startegi distribusi yang efektif.
5. Mewujudkan pertambahan prinsipal baru, menambah principal
baru (2 prinsipal @ 30 M).
6. Menambah jumlah outlet Pelanggan.
• Strategi Bidang SDM, Keuangan, IT dan Logistik
1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif
(Sentralisasi Pengadaan).
106
2. Melakukan pelatihan yang sesuai untuk peningkatan kualitas
SDM.
3. Melakukan pengembangan sistem dalam rangka
meningkatkan/meyempurnakan efektifitas dan efisiensi.
4. Merencanakan pengembangan arsitektur system dan alur
komunikasi data dalam rangka peningkatan efisiensi dan
efektifitas.
5. Menerapkan system : reward & punishment, carier planning.
o Kebijakan PT.Kimia Farma Trading and Distribution
• Kebijakan Trading
1. Harga tender obat-obatan ditentukan oleh kantor pusat dan
cabang, dan untuk tender alat-alat kesehatan ditentukan oleh
kantor pusat.
2. Penjualan institusi dilajalankan dengan penuh ketelitian,
kewaspadaan dan disetujui oleh kantor pusat.
3. Insentif penjualan dirancang untuk memotivasi Kepala Cabang
untuk meningkatkan kontribusi laba.
• Kebijakan Distribusi
1. Insentif penjualan dibuat untuk memotivasi tenaga di lapangan
untuk meningkatkan penjualan dan focus pada produk.
2. Margin minimal ditingkatkan,agar penjualan dapat menutupi
biaya distribusi.
107
3. Harga dan jangka waktu pembayaran ditentukan oleh kantor pusat
dengan system IT yang terintegrasi.
4. Pengangkatan sub director ditetapkan oleh pusat.
• Kebijakan Logistik
1. Level stock ditetapkan bersama oleh cabang dan pusat,dan kendali
dipegang oleh pusat.
2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat.
• Kebijakan Keuangan & IT
1. Seluruh biaya operasional dikirim oleh pusat KFTD.
2. Semua hasil penjualan dikirim ke pusat KFTD.
3. Implementasi keseluruh cabang system informasi yang terintegrasi
dan sentralisasi.
• Kebijakan SDM/Organisasi
1. SDM yang bertanggung jawab atas gudang dan administrasi
adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer
logistic.
2. Penyelessaian status SDM tidak tetap sesuai dengan PKB dan
kebijakan Direksi, sesuai dengan hasil audit tiap-tiap Cabang.
o Program kerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution
• Finansial
1. Meningkatkan Penjualan/Distribusi.
2. Efisiensi dan efektifitas biaya operasi.
108
3. Memepertahankan penjualan institusi.
• Pelanggan
1. Mempertahankan pelanggan/principal KFTD yang ada.
2. Menambah pelanggan/principal baru.
3. Pengantaran/Delivery yang cepat dan tepat waktu
4. Memberikan dan terus meningkatkan pelayanan kepada
pelanggan KFTD
• Proses Bisnis
1. Menambah jumlah outlet
2. Meningkatkan produktifitas karyawan
3. Meningkatkan pelayanan/hantaran
4. Menambah jumlah produk
5. Memperbaiki Turn over Persediaan.
6. Memperbaiki Turn over Piutang.
• Pertumbuhan & Pembelajaran
1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan.
2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan.
3. Implementasi IT system yang terintegrasi.
4. Meningkatkan Ketaatan dan kedisiplinan cabang pada SOP.
5. Memperbaiki masalah pada Turn over Karyawan.
109
o Pencapaian Kinerja
Pada tahun 2008, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma
Trading & Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Program Kerja yang telah dilaksanakan
• Pembinaan Cabang. Pada tahun 2004 telah dibuka
cabang/pemisahan kegiatan cabang antara lain : Cabang Malang
dan Gorontalo, pada tahun 2007 tidak ada penambahan cabang,
Sedangkan pada tahun 2008, tidak dilakukan penambahan
cabang baru, hanya melakukan pembinaan terhadap cabang-
cabang baru tersebut.
• Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan
implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk
meningkatkan penjualan regular.
• Jumlah Outlet yang dilayani :
Tabel 3.8 Jumlah Outlet yang dilayani pada tahun 2008 PT Kimia
Farma Trading and Distribution.
Outlet Yang
Dilayani
Tahun
2007
Prog
2008 +/-
Instansi Pemerintahan
/ Din.Kes 407 427 20
Apotek 10.002 11.002 1000
110
Apotek KF 359 412 53
Rumah Sakit 2.186 2.513 327
Toko Obat 9.221 10.604 1383
Supermarket 861 863 2
Grosir 417 417
PBF 791 791
Total 23.036 26.168 4.854
Sumber : RKAP 2008
• Telah dilakukan penambahan Salesman sebanyak 18 orang,
diharapkan sampai akhir tahun akan ditambah lagi jumlah
salesman, sehingga jumlah salesman pada akhir tahun 2008
menjadi 270 orang.
• Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Juli
2008. Mutasi ini diharapkan akan meningkatkan motivasi para
kepala cabang, sehingga dapat meningkatkan kinerja cabang-
cabang.
• Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 :
111
Tabel 3.9 Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 pada tahun
2008 PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
Jenis
Kendaraan
Posisi Tahun
2008
Posisi
1-12-2007 31-12-2008
Roda 4 236 4 240
Roda 2 373 10 383
Sumber : RKAP 2008
• Pengembangan SDM
Pengembangan SDM dilakukan melalui training dan evaluasi
SDM, antara lain :
o Telah dilakukan work shop manajemen Sales oleh Sales
Manager, kepada seluruh cabang dan jajaran Sales cabang.
o Telah dilakukan Training Sistem “Aplikasi Perekrutan
Karyawan“ yang dipimpin oleh Support Manager.
o Telah dilakukan penilaian dan penghargaan kepada kepala
cabang dan salesman terbaik tahun 2007.
• Mengembangkan mekanisme promosi investasi bagi proyek-
proyek potensial dengan dukungan dari Principal Manager.
• Mengembangkan sistim informasi tetang potensi pembangunan
untuk investasi baru.
112
• Mendorong terjadinya konsolidasi kebijakan/peraturan dalam
penanganan Obat-obatan Farmasi oleh instansi pusat.
• Mengembangkan mekanisme promosi investasi bagi proyek-
proyek potensial terutama dengan instansi-instansi pemerintah
salah satunya adalah Dinkes.
2. Realisasi Anggaran
Prognosa pencapaian laba setelah pajak tahun 2008 sebesar
Rp.18.519 juta atau hanya 61,51 % dari anggarannya (Rp.30.107
juta) dan naik 12% dari realisasi tahun 2007 (Rp. Rp. 16.535 juta).
3. Investasi dan Pembiayaan
Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada
tahun 2008 mencapai Rp.4.434 juta atau 57,7% dari anggarannya
(Rp. 7.684 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan
jenis kegiatan.
Kecilnya realisasi investasi ini disebabkan karena belum selesainya
(masih dalam progress) investasi untuk pengembangan program IT.
4. Sumber Daya Manusia (SDM)
Pada awal tahun 2008 tenaga kerja PT.Kimia Farma Trading &
Distribution berjumlah 877 orang dan dilakukan pengurangan
sebanyak 15 orang dan dilakukan pernambahan sebanyak 10 orang,
113
sehingga jumlah tenaga kerja pada akhir tahun 2007 diperkirakan
berjumlah 872 orang.
Tabel 3.10 Jenjang Pendidikan pada tahun 2008 PT Kimia
Farma Trading and Distribution.
Sumber : RKAP 2008
No. Jenjang Pendidikan Jumlah
1 Pasca Sarjana 3
2 Sarjana Apoteker 44
3 Sarjana Lainnya 93
4 D3 74
5 SAA 97
6 Analis 1
7 SLTA 443
8 SLTP 62
9 SD 55
Jumlah 872
114
3.2.4 Tahun 2009
o Visi dan Misi PT Kimia Farma Trading & Distribution
a. Visi
Distributor pilihan utama bagi principal
b. Misi
Memberikan pelayanan Trading dan Distribusi yang professional
untuk memeberikan keuntungan optimal bagi stakeholders
o Pencapaian Strategis dan Finansial PT.Kimia Farma Trading and
Distribution
• Penjualan total Rp.1.722.669 juta
• Pertumbuhan penjualan 15% yang terdiri dari :
Tabel 3.11 Pertumbuhan Penjualan pada tahun 2009 PT.Kimia Farma Trading
and Distribution.
Pertumbuhan Penjualan
Reguler Trading/Tender Jumlah Pelanggan
2008 2009 Tumbuh 2008 2009 Tumbuh Tumbuh
Rp.776.777 juta
Rp.854.445 juta
10% Rp.805.466 Juta
Rp.869.903 juta
8,00% 21,05%
Sumber : RKAP 2009
115
Tabel 3.12 Tabel Cakupan Pasar pada tahun 2009 PT. Kimia
Farma Trading and Distribution.
Cakupan
Pasar
2008
(Realisasi) 2009
Tumbuh
%
Apotek 9,250 9,400 101.62
RS/Inst 1,790 1,800 100.55
Toko Obat 8,002 9,125 114.03
Supermarket 1,781 2,505 140.65
Grosir 436 445 102.06
PBF 1168 1450 124.14
Lain2 (Selain
TO) 3,037 3,452 113.66
Sub Total 25,463 28,117 110.42
Sumber : RKAP 2009
• Laba setelah dikenakan pajak Rp.27.298.7 juta. Tumbuh sebesar 30%
dibanding tahun 2008 yaitu sebesar Rp. 20.999,45 juta
• Return Of Investment sebesar 8%
• ROE = 8,00%
• Inventory Turn Over = 28,00
• Likuiditas Ratio = 207.58%
116
• Solvabilitas Ratio = 216%
• Fixed Asset Turn Over = 69,25
• Total Asset Turn Over = 3,00
• Debt Equity Ratio = 65,58 %
o Strategi PT.Kimia Farma Trading and Distribution
• Strategi Umum :
Melakukan Konsolidasi dan Melakukan Penetrasi pasar
• Strategi Bidang Trading :
1. Meningkatkan Efektifitas Trading.
2. Penyempurnaan dan evaluasi,implementasi struktur organisasi
pada trading.
3. Mengembangkan kerja sama dengan lembaga terkait.
4. Meningkatkan dan memantapkan rencana kerja.
• Strategi Bidang Distribusi :
1. Meningkatkan Penjualan dan Distribusi.
2. Survey terhadap kebutuhan pangsa pasar.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam Distribusi.
4. Menerapkan Strategi distribusi yang efektif.
5. Menambah jumlah outlet Pelanggan.
6. Mengembangkan system insentif dalam rangka menigkatkan
kualitas dan cakupan Pelayanan.
• Strategi Bidang SDM, Keuangan, IT dan Logistik
117
1. Melakukan Manajemen persediaan yang efisien dan efektif
(Sentralisasi Pengadaan).
2. Melakukan pelatihan yang sesuai untuk peningkatan kualitas
SDM.
3. Melakukan pengembangan sistem dalam rangka
meningkatkan/meyempurnakan efektifitas dan efisiensi.
4. Merencanakan pengembangan arsitektur system dan alur
komunikasi data dalam rangka peningkatan efisiensi dan
efektifitas.
5. Menerapkan system : reward & punishment, carier planning.
6. Mempercepat penyempurnaan SOP untuk unit Logistik.
7. Meningkatkan kapasitas manajemen.
o Kebijakan PT.Kimia Farma Trading and Distribution
• Kebijakan Trading
1. Harga tender obat-obatan ditentukan oleh kantor pusat dan
cabang, dan untuk tender alat-alat kesehatan ditentukan oleh
kantor pusat.
2. Penjualan institusi dilajalankan dengan penuh ketelitian,
kewaspadaan dan disetujui oleh kantor pusat.
3. Insentif penjualan dirancang untuk memotivasi Kepala Cabang
untuk meningkatkan kontribusi laba.
4. Evaluasi kebijakan Trading oleh kantor pusat.
• Kebijakan Distribusi
118
1. Insentif penjualan dibuat untuk memotivasi tenaga di lapangan
untuk meningkatkan penjualan dan fokus pada produk.
2. Margin minimal ditingkatkan,agar penjualan dapat menutupi
biaya distribusi.
3. Harga dan jangka waktu pembayaran ditentukan oleh kantor pusat
dengan system IT yang terintegrasi.
4. Pengangkatan sub director ditetapkan oleh pusat.
5. Menerbitkan peraturan-peraturan baru yang dirumuskan bersama
dengan kantor pusat.
• Kebijakan Logistik
1. Level stock ditetapkan bersama oleh cabang dan pusat,dan kendali
dipegang oleh pusat.
2. Pengadaan barang untuk cabang dilakukan oleh pusat.
3. Pengadaan barang untuk tender dilakukan hanya di daerah.
4. Pengendalian dilakukan oleh pusat dengan system informasi yang
terintegrasi.
• Kebijakan Keuangan & IT
1. Seluruh biaya operasional dikirim oleh pusat KFTD.
2. Semua hasil penjualan dikirim ke pusat KFTD.
3. Implementasi keseluruh cabang system informasi yang
terintegrasi dan sentralisasi.
4. Semua hasil penagihan dikirim ke pusat KFTD.
• Kebijakan SDM/Organisasi
119
1. SDM yang bertanggung jawab atas gudang dan administrasi
adalah orang yang mempunyai koordinasi dengan manajer logistik
KFTD.
2. Penyelesaian status SDM tidak tetap sesuai dengan PKB dan
kebijakan Direksi, sesuai dengan hasil audit tiap-tiap Cabang.
3. Training, pengangkatan karyawan baru maupun konsultan harus
melalui prosedur baru yang ditetapkan oleh pusat.
o Program kerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution
• Finansial
1. Meningkatkan Penjualan/Distribusi.
2. Efisiensi dan efektifitas biaya operasi.
3. Memepertahankan penjualan institusi.
4. Meningkatkan dan memantapkan rencana kerja.
5. Mengembangkan formulasi peningkatan fungsi serta peran
Salesman dalam peningkatan penjualan KFTD.
• Pelanggan
1. Mempertahankan pelanggan/principal KFTD yang ada.
2. Menambah pelanggan/principal baru.
3. Pengantaran/Delivery yang cepat dan tepat waktu
4. Memberikan dan terus meningkatkan pelayanan kepada
pelanggan KFTD
• Proses Bisnis
1. Menambah jumlah outlet
120
2. Meningkatkan produktifitas karyawan
3. Meningkatkan pelayanan/hantaran
4. Menambah jumlah produk
5. Memperbaiki Turn over Piutang.
6. Melakukan perbaikan standar pelayanan kepada principal.
• Pertumbuhan & Pembelajaran
1. Melakukan pelatihan / training pada karyawan.
2. Meningkatkan suasana kerja yang kondusif bagi karyawan.
3. Implementasi IT system yang terintegrasi.
4. Meningkatkan Ketaatan dan kedisiplinan cabang pada SOP.
5. Memperbaiki Turn over Karyawan.
6. Meningkatkan, memantapkan penilaian kinerja pada KFTD.
o Pencapaian Kinerja
Pada tahun 2009, prognosa pencapaian kinerja PT.Kimia Farma
Trading & Distribution dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Program Kerja yang telah dilaksanakan
• Penambahan Cabang. Pada tahun 2007 tidak ada penambahan
cabang, Sedangkan pada tahun 2008, tidak dilakukan
penambahan cabang baru, dan pada tahun 2009 telah dilakukan
pembukaan cabang pada Pangkal Pinang, Bengkulu, dan Batam.
121
• Telah dilakukan kerjasama dengan beberapa Perusahaan yaitu,
PT.United Dico Citas (Distributor Farmasi) , PT.Sawah Besar
Farma (Produk alat kesehatan) , PT.Yarindo Farmatama (Bahan
Farmasi) yang dimana bertujuan untuk mencapai tujuan, sasaran
yang ingin dicapai dan memperluas hubungan dengan principal.
• Bersama konsultan Force One telah dilakukan sosialisasi dan
implementasi “Blue Print KFTD” ke seluruh cabang untuk
meningkatkan penjualan reguler.
• Jumlah Outlet yang dilayani :
122
Tabel 3.13 Jumlah Outlet yang dilayani pada tahun 2009 PT Kimia
Farma Trading and Distribution.
Outlet Yang
Dilayani
Tahun
2008
Prog
2009 +/-
Instansi Pemerintahan
/ Din.Kes 427 482 55
Apotek 11.002 13.752 2.750
Apotek KF 412 453 41
Rumah Sakit 2.513 3.141 628
Toko Obat 10.604 15.906 5.302
Supermarket 863 868 5
Grosir 417 10 427
PBF 791 792 1
Sub Total 27.029 35.404 9.209
Sumber : RKAP 2009
• Telah dilakukan penambahan Salesman sebanyak 25 orang,
diharapkan sampai akhir tahun akan ditambah lagi jumlah
salesman, sehingga jumlah salesman pada akhir tahun 2009
menjadi 295 orang.
123
• Telah dilakukan mutasi & promosi kepala cabang pada bulan Juni
2009. Mutasi ini diharapkan akan meningkatkan motivasi para
kepala cabang, sehingga dapat meningkatkan kinerja cabang-
cabang.
• Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 :
Tabel 3.14 Penambahan kendaraan roda 4 dan roda 2 pada tahun
2009 PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
Jenis
Kendaraan
Posisi Tahun
2009
Posisi
1-12-2008 31-12-2009
Roda 4 240 6 246
Roda 2 383 10 393
Sumber : RKAP 2009
• Pengembangan SDM
Pengembangan SDM dilakukan melalui training dan evaluasi
SDM, antara lain :
o Telah dilakukan training for trainers oleh konsultan,
dengan materi “Pelatihan Praktis bagi Salesman” kepada
kepala cabang dan supervisor penjualan tertentu.
o Telah diterapkan system pembinaan insentif khusus
berdasar perolehan laba masing-masing cabang kepada
124
para kepala cabang dan manajer, sebagai pengganti jasa
produksi.
o Telah dilakukan work shop manajemen logistik oleh
manajer logistic, kepada seluruh cabang dan jajaran
logistic cabang.
o Telah dilakukan penilaian dan penghargaan kepada kepala
cabang dan salesman terbaik tahun 2008.
2. Realisasi Anggaran
Prognosa pencapaian laba setelah pajak tahun 2009 sebesar
Rp.25.926 juta atau hanya 74.48 % dari anggarannya (Rp.34.623
juta) dan naik 40% dari realisasi tahun 2008 (Rp. Rp. 18.519 juta).
3. Investasi dan Pembiayaan
Prognosa kegiatan investasi rutin (dana internal perusahaan) pada
tahun 2009 mencapai Rp.7.094 juta atau 80,2% dari anggarannya
(Rp. 8.836 juta). Prognosa kegiatan investasi ini dirinci berdasarkan
jenis kegiatan.
Terciptanya realisasi investasi ini disebabkan karena sudah
selesainya investasi untuk pengembangan program IT.
4. Sumber Daya Manusia (SDM)
Pada awal tahun 2009 tenaga kerja PT.Kimia Farma Trading &
Distribution berjumlah 872 orang dan dilakukan pengurangan
125
sebanyak 10 orang, dan dilakukan penambahan sebanyak 15 orang
sehingga jumlah tenaga kerja pada akhir tahun 2008 diperkirakan
berjumlah 877 orang.
Tabel 3.15 Jenjang Pendidikan pada tahun 2009 PT Kimia Farma
Trading and Distribution.
Sumber : RKAP 2009
No. Jenjang Pendidikan Jumlah
1 Pasca Sarjana 5
2 Sarjana Apoteker 54
3 Sarjana Lainnya 96
4 D3 74
5 SAA 97
6 Analis 1
7 SLTA 433
8 SLTP 62
9 SD 55
Jumlah 877
126
3.2.5 Perbandingan kinerja tahun 2007, 2008, dan 2009
• Peta Strategi
127
PERSPEKTIF
PETA STRATEGI SASARAN
Finansial
Menjaga kecukupan likuiditas
untuk menjaga tetap
terlaksanakannya kegiatan
operasi perusahaan secara
efektif dan efisien
Pelanggan
Memberikan pelayanan
terbaik bagi pelanggan KFTD
dengan menyediakan produk
dan pelayanan sesuai
kebutuhan
Proses Bisnis Internal
Perbaikan dan peningkatan
proses internal yang
menunjang efisiensi biaya dan
peningkatan kualitas
pelayanan/hantaran
Pertumbuhan dan Pembelajaran
Meningkatkan kemampuan
dan memperluas tingkat
partisipasi karyawan sehingga
mampu bekerja lebih efektif
dan efisien dalam mencapai
target kerja yang ditetapkan.
Gambar 3.22 Peta Strategi pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution, Sumber
: Hasil Penelitian dan PT.Kimia Farma Trading And Distribution
Culture for Continous
Improvement
Good Quality in Management/Process
Improvement
Technology That Facilities Process
Improvement
Develop Supplier Relations
Distribute to
Customers
Manage Risk
Competitive Prices
Partnership/Relationship
Professional Service
Understanding Customers
Needs
Manage Cost
Relative to Growth Managing
Expenses
Grow Profitable Revenue
Improve Operating Efficiency
Maximize Shareholder Value
128
• Skala Pengukuran
Berikut adalah skala ordinal pengukuran yang digunakan dalam
evaluasi kinerja pada PT.Kimia Farma Trading and Distribution :
• 85% - 100% = kinerja sangat baik
• 70% - 84 % = kinerja baik
• 55% - 69% = kinerja cukup baik
• < 54% = kinerja kurang baik (belum
berhasil)
1. Balanced Scorecard tahun 2007
Berikut ini akan disajikan Balanced Scorecard untuk
tahun 2007 yang diukur dari perhitungan target, realisasi dan
bobot yang ditetapkan serta pengelompokkan sasaran sesuai
dengan 4 perspektif pada BSC, yaitu perspektif finansial,
pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan
pertumbuhan.
Tabel 3.16 Balanced Scorecard pada tahun 2007 PT Kimia Farma Trading and
Distribution.
129
PERSPEKTI
F
PETA
STRATEGI SASARAN/TARGET INDIKATOR
PROGRAM
KERJA INISIATIF
(Dalam Satuan Persen)
TARGE
T (T)
REALIS
ASI (R)
BOBOT
(B)
SKOR
((RxB)/
T)
Finansial
Improve Operating Efficiency
Manage Cost Relative to Growth
Grow Profitable Revenue
Managing Expenses
Menjaga kecukupan
likuiditas untuk menjaga
tetap terlaksanakannya
kegiatan operasi
perusahaan secara efektif
dan efisien ROI
ROI . 16.535.000.000. 3.856.000.000.
• Prognosa pencapaian laba
setelah pajak tahun 2007 sebesar
Rp.16.535 juta atau hanya 60,41
% dari anggarannya (Rp.27.370
juta)
• Prognosa kegiatan investasi rutin
(dana internal perusahaan) pada
tahun 2007 mencapai Rp.3.856
juta atau 55,2% dari
anggarannya (Rp.6.986 juta)
• Pencapaian ROI Perusahaan
pada tahun 2007 sebesar
• Meningkatkan
Pertumbuhan
Penjualan /
Distribusi
• Meningkatkan
Penjualan
• Efisiensi dan
efektifitas
biaya operasi.
• Penggunaan
anggaran
secara
efisien dan
efektif
• Memacu
penjualan
Reguler
• Memacu
penjualan
Institusi
• Menghemat
pengeluaran
kas melalui
cost
reduction
dan
pengendalia
n
penambaha
n investasi
hanya yang
berdampak
langsung
100
60,40
25
15,10
130
ROI Rp.4.288.000.000
• ROE = 7,84%
• Inventory Turn Over = 30,00
• Likuiditas Ratio = 202%
• Solvabilitas Ratio = 210%
• Fixed Asset Turn Over = 65,09
• Total Asset Turn Over = 2,77
• Debt Equity Ratio = 87,96 %
pada
peningkatan
kualitas
sekaligus
penurunan
biaya
131
Pelanggan
Competitive Prices
Professional Service
Partnership/Relationship
Understanding Customers Needs
Memberikan pelayanan
terbaik bagi pelanggan
KFTD dengan
menyediakan produk dan
pelayanan sesuai
kebutuhan
• Cakupan pasar pada sektor
apotek, RS/institusi, toko obat,
supermarket, grosir, PBF, lain-
lain (selain TO) dengan subtotal
mencapai 24,823, tumbuh
115,97% dari subtotal tahun
2006 yaitu sebesar 21,403
• Mempertahan
kan
Pelanggan/Pri
ncipal KFTD
yang ada
• Menambah
Pelanggan/Pri
ncipal KFTD
yang baru
• Pengantaran/
Delivery yang
cepat dan
tepat waktu
• Memberikan
dan terus
meningkatkan
pelayanan
kepada
pelanggan
KFTD
• Survey
terhadap kebutuhan
pangsa
pasar dan
pelanggan
• Melakukan
penyempur
naan dalam
SOP
pelayanan/s
ervice
100
55,57
30
16,67
Proses
Bisnis
Develop Supplier Relations
Distribute to
Perbaikan dan
peningkatan proses
• Pembukaan perwakilan cabang
PT.MUP di cabang Jambi yang
akan mulai beroperasi per
Januari 2007 dan cabang
Jayapura
• Bersama konsultan Force One
telah dilakukan sosialisasi dan
• Menambah
jumlah outlet
• Memperbaiki produktifitas
karyawan
• Meningkatkan pelayanan/han
• Meningkatk
an efisiensi
dan
efektifitas
dalam
Distribusi
• Menerapka
132
Internal Customers
Manage Risk
internal yang menunjang
efisiensi biaya dan
peningkatan kualitas
pelayanan/hantaran
implementasi “Blue Print
KFTD” ke seluruh cabang untuk
meningkatkan penjualan regular
• Penambahan armada/kendaraan
roda 2 dan 4 yaitu sebanyak 8
dan 24 buah. Terjadi kenaikan
dari tahun 2006 roda 2 sebanyak
365 dan roda 4 sebanyak 210,
maka pada tahun 2007 menjadi
373 dan 236 buah
• Jumlah outlet yang disediakan
pada tahun 2007 adalah 23.036
tumbuh -/+ 3.713 outlet
taran
• Menambah jumlah produk
n Startegi
distribusi
yang efektif
• Meningkatk
an
Efektifitas
Trading
• Melakukan
Evaluasi,Pe
nyempurna
an secara
continue
dan
pembuatan
SOP untuk
Trading
• Melakukan
Manajemen
persediaan
yang efisien
dan efektif
100 45,89 25 11,47
Good Quality in Management/Process
Meningkatkan
kemampuan dan
memperluas tingkat
• Telah dilakukan penambahan
Salesman sebanyak 29 orang,
diharapkan sampai akhir tahun
akan ditambah lagi jumlah salesman, sehingga jumlah
salesman pada akhir tahun 2007
menjadi 252 orang
• Telah dilakukan mutasi &
• Melakukan
Training/pelat
ihan pada
karyawan
• Meningkatkan
suasana yang
kondusif bagi
karyawan
• Melakukan
evaluasi,Pe
nyempurna
an secara
continue
dan
pembuatan
SOP untuk
55,65
20
133
Pertumbuh
an dan
Pembelajar
an
Improvement
Culture for Continous Improvement
Technology That Facilities Process Improvement
partisipasi karyawan
sehingga mampu bekerja
lebih efektif dan efisien
dalam mencapai target
kerja yang ditetapkan.
promosi kepala cabang pada
bulan Mei 2007. Mutasi ini
diharapkan akan meningkatkan
motivasi para kepala cabang,
sehingga dapat meningkatkan
kinerja cabang-cabang
• Telah dilakukan implementasi
Blue Print oleh Konsultan Force
One didampingi para sales
manager kepada seluruh jajaran
penjualan, mulai kepala
cabang,Supervisor sampai
Salesman
• Telah dilakukan training
manajemen piutang oleh
konsultan kepada supervisor TU
dan tenaga inkaso seluruh
cabang, terbagi menjadi 4
gelombang
• Telah dilakukan penilaian dan
penghargaan kepada kepala
cabang dan salesman terbaik
tahun 2006
• Adanya penambahan dan
pengurangan karyawan pada
PT.Kimia Farma Trading and
Distribution yaitu sebesar 5 dan
10 orang, sehingga pada akhir
tahun 2007 diperkirakan
berjumlah 877 orang
• Implementasi
IT system
yang
terintegrasi
Trading
• Melakukan
pelatihan
yang sesuai
untuk
peningkatan
kualitas
SDM
• Melakukan
pengemban
gan sisten
dalam
rangka
meningkatk
an/menyem
purnakan
efektifitas
dan
efisiensi
• Menerapka
n suatu
system
hardware
dan
software ke
dalam suatu
system
yang
terintegrasi
100 11,13
134
Sumber : Hasil Penelitian
• Telah diterbitkan system baru
komisi penjualan, berlaku per
agustus 2006, yang diharapkan
akan lebih merangsang bagi
tenaga lapangan
TOTAL 100 54,37
135
Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa kinerja PT.Kimia
Farma Trading and Distribution diukur dari 4 perspektif pada
balanced score card yang menghasilkan skor 54,37 dimana pada
ukuran evaluasi kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution
skor tersebut berada pada tingkatan cukup baik. Berikut ini akan
ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada dan skor total
pada tahun 2007.
Skor 4 Perspektif Tahun 2007
Tabel 3.17 Skor 4 Perspektif pada tahun 2007 PT
Kimia Farma Trading and Distribution.
No. Perspektif Skor
1 Finansial 15,10
2 Pelanggan 16,67
3 Proses Bisnis Internal 11,47
4 Pertumbuhan dan Pembelajaran 11,13
Total 54,37
Sumber : Hasil Penelitian
Selanjutnya kita akan melakukan pengukuran yang sama
dengan menggunakan metode Balanced Scorecard untuk
136
mengukur kinerja dari PT.Kimia Farma Trading and Distribution
pada tahun 2008 sebagai perbandingan.
2. Balanced Scorecard tahun 2008
Berikut ini akan disajikan Balanced Scorecard untuk tahun
2008 yang diukur dari perhitungan target, realisasi dan bobot yang
ditetapkan serta pengelompokkan sasaran sesuai dengan 4
perspektif pada BSC, yaitu perspektif finansial, pelanggan, proses
bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan
Tabel 3.18 Balanced Scorecard pada tahun 2008 PT Kimia Farma Trading and
Distribution.
137
PERSPEKTIF PETA STRATEGI SASARAN/TARGET INDIKATOR
PROGRAM KERJA INISIATIF
(Dalam Satuan Persen)
TARGET
(T)
REALISA
SI (R)
BOBOT
(B)
SKOR
((RxB)/T)
Finansial
Improve Operating Efficiency
Manage Cost Relative to Growth
Grow Profitable Revenue
Managing Expenses
Menjaga kecukupan
likuiditas untuk menjaga
tetap terlaksanakannya
kegiatan operasi
perusahaan secara efektif
dan efisien
ROI
ROI . 18.519.000.000. 4.434.000.000.
• Prognosa pencapaian laba setelah
pajak tahun 2008 sebesar
Rp.18.519 juta atau hanya 61,51
% dari anggarannya (Rp.30.107
juta) dan naik 12% dari realisasi
tahun 2007 (Rp. Rp. 16.535 juta)
• Prognosa kegiatan investasi rutin
(dana internal perusahaan) pada
tahun 2008 mencapai Rp.4.434
juta atau 57,7% dari anggarannya
(Rp. 7.684 juta)
• Pencapaian ROI Perusahaan pada
tahun 2008 sebesar
• Meningkatkan
Pertumbuhan
Penjualan /
Distribusi
• Efisiensi dan
efektifitas biaya
operasi.
• Mempertahankan
penjualan institusi
• Penggunaan
anggaran
secara efisien
dan efektif
• Memacu
penjualan
Reguler
• Memacu
penjualan
Institusi
• Menghemat
pengeluaran
kas melalui
cost
reduction dan
pengendalian
penambahan
investasi
hanya yang
berdampak
langsung
pada
peningkatan
kualitas
sekaligus
100
65,79
30
19,73
138
ROI Rp.4.177.000.000
• ROE = 7,95%
• Inventory Turn Over = 29,00
• Likuiditas Ratio = 204%
• Solvabilitas Ratio = 214%
• Fixed Asset Turn Over = 68,52
• Total Asset Turn Over = 2,85
• Debt Equity Ratio = 70,58 %
penurunan
biaya
Pelanggan
Competitive Prices
Professional Service
Partnership/Relationship
Understanding Customers Needs
Memberikan pelayanan
terbaik bagi pelanggan
KFTD dengan
menyediakan produk dan
pelayanan sesuai
kebutuhan
• Cakupan pasar pada sektor
apotek, RS/institusi, toko obat,
supermarket, grosir, PBF, lain-
lain (selain TO) dengan subtotal
mencapai 25,463, tumbuh
102,57% dari subtotal tahun
2007 yaitu sebesar 24,823
• Mempertahankan
Pelanggan/Principal
KFTD yang ada
• Menambah
Pelanggan/Principal
KFTD yang baru
• Pengantaran/Deliver
y yang cepat dan
tepat waktu
• Memberikan dan
terus meningkatkan
pelayanan kepada
pelanggan KFTD
• Survey
terhadap kebutuhan
pangsa pasar
dan
pelanggan
100
72,59
25
18,14
Proses Bisnis
• Bersama konsultan Force One
• Menambah jumlah
• Mewujudkan
139
Internal
Develop Supplier Relations
Distribute to Customers
Manage Risk
Perbaikan dan
peningkatan proses
internal yang menunjang
efisiensi biaya dan
peningkatan kualitas
pelayanan/hantaran
telah dilakukan sosialisasi dan
implementasi “Blue Print KFTD”
ke seluruh cabang untuk
meningkatkan penjualan regular
• Penambahan armada/kendaraan
roda 2 dan 4 yaitu sebanyak 10
dan 4 buah. Terjadi kenaikan dari
tahun 2007 roda 2 sebanyak 373
dan roda 4 sebanyak 236, maka
pada tahun 2008 menjadi 383 dan
240 buah
• Jumlah outlet yang disediakan
pada tahun 2008 adalah 27.029
tumbuh -/+ 3.993 outlet
• Mengembangkan mekanisme
promosi investasi bagi proyek-
proyek potensial dengan
dukungan dari Principal
Manager.
• Mendorong terjadinya
konsolidasi kebijakan/peraturan
dalam penanganan Obat-obatan
Farmasi oleh instansi pusat
• Mengembangkan mekanisme
promosi investasi bagi proyek-
proyek potensial terutama
dengan instansi-instansi
pemerintah salah satunya adalah
Dinkes
outlet
• Meningkatkan
produktifitas
karyawan
• Meningkatkan pelayanan/hantaran
• Menambah jumlah
produk
• Memperbaiki Turn
over Persediaan
• Memperbaiki Turn
over Piutang
pertambahan
prinsipal
baru,
menambah
principal
baru (2
prinsipal @
30 M)
• Menambah
jumlah outlet
Pelanggan
• Melakukan
Manajemen
persediaan
yang efisien
dan efektif
(Sentralisasi
Pengadaan)
• Menerapkan
Startegi
distribusi
yang efektif
• Meningkatka
n efisiensi
dan
efektifitas
dalam
Distribusi
• Meningkatka
n Efektifitas
100
60,15
20
12,03
140
Trading
Pertumbuha
n dan
Pembelajara
n
Good Quality in Management/Process Improvement
Culture for Continous Improvement
Technology That Facilities Process Improvement
Meningkatkan
kemampuan dan
memperluas tingkat
partisipasi karyawan
sehingga mampu bekerja
lebih efektif dan efisien
dalam mencapai target
kerja yang ditetapkan.
• Telah dilakukan penambahan
Salesman sebanyak 18 orang,
diharapkan sampai akhir tahun
akan ditambah lagi jumlah salesman, sehingga jumlah
salesman pada akhir tahun 2008
menjadi 270 orang
• Telah dilakukan mutasi &
promosi kepala cabang pada
bulan Juli 2008. Mutasi ini
diharapkan akan meningkatkan
motivasi para kepala cabang,
sehingga dapat meningkatkan
kinerja cabang-cabang
• Adanya penambahan dan
pengurangan karyawan pada
PT.Kimia Farma Trading and
Distribution yaitu sebesar 10 dan
15 orang, sehingga pada akhir
tahun 2007 diperkirakan
berjumlah 872 orang
• Telah dilakukan work shop
manajemen Sales oleh Sales
Manager, kepada seluruh cabang
dan jajaran Sales cabang
• Telah dilakukan Training Sistem
“aplikasi Perekrutan karyawan“
• Melakukan
Training/pelatihan
pada karyawan
• Meningkatkan
suasana yang
kondusif bagi
karyawan
• Implementasi IT
system yang
terintegrasi
• Meningkatkan
Ketaatan dan
kedisiplinan cabang
pada SOP
• Memperbaiki
masalah pada Turn
over Karyawan
• Melakukan
pelatihan
yang sesuai
untuk
peningkatan
kualitas SDM
• Melakukan
pengembanga
n sistem
dalam rangka
meningkatka
n/meyempurn
akan
efektifitas
dan efisiensi
• Merencanaka
n
pengembanga
n arsitektur
system dan
alur
komunikasi
data dalam
rangka
peningkatan
efisiensi dan
efektifitas
100
53,79
25
13,44
141
Sumber : Hasil Penelitian
yang dipimpin oleh Support
Manager
• Telah dilakukan penilaian dan
penghargaan kepada kepala
cabang dan salesman terbaik
tahun 2007
• Mengembangkan sistim
informasi tetang potensi
pembangunan untuk investasi
baru
• Menerapkan
system :
reward &
punishment,
carier
planning
TOTAL 100 63,34
142
Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa kinerja PT.Kimia
Farma Trading and Distribution diukur dari 4 perspektif pada
balanced score card yang menghasilkan skor 63,34 dimana pada
ukuran evaluasi kinerja PT.Kimia Farma Trading and Distribution
skor tersebut berada pada tingkatan cukup baik.Berikut ini akan
ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada dan skor total
pada tahun 2008.
Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif
yang ada.
Skor 4 Perspektif Tahun 2008
Tabel 3.19 Skor 4 Perspektif pada tahun 2008 PT
Kimia Farma Trading and Distribution.
No. Perspektif Skor
1 Finansial 19,73
2 Pelanggan 18,14
3 Proses Bisnis Internal 12,03
4 Pertumbuhan dan Pembelajaran 13,44
Total 63,34
Sumber : Hasil Penelitian
143
Selanjutnya kita akan melakukan pengukuran yang sama
dengan menggunakan metode Balanced Scorecard untuk
mengukur kinerja dari PT.Kimia Farma Trading and Distribution
pada tahun 2009 sebagai perbandingan.
3. Balanced Scorecard tahun 2009
Berikut ini akan disajikan Balanced Scorecard untuk
tahun 2009 yang diukur dari perhitungan target, realisasi dan
bobot yang ditetapkan serta pengelompokkan sasaran sesuai
dengan 4 perspektif pada BSC, yaitu perspektif finansial,
pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan
pertumbuhan
Tabel 3.20 Balanced Scorecard pada tahun 2009 PT Kimia Farma Trading and
Distribution.
144
PERSPEKTI
F PETA STRATEGI SASARAN/TARGET INDIKATOR
PROGRAM KERJA INISIATIF
(Dalam Satuan Persen)
TARGET
(T)
REALISA
SI (R)
BOBOT
(B)
SKOR
((RxB)/T)
Finansial
Improve Operating Efficiency
Manage Cost Relative to Growth
Grow Profitable Revenue
Managing Expenses
Menjaga kecukupan likuiditas
untuk menjaga tetap
terlaksanakannya kegiatan
operasi perusahaan secara
efektif dan efisien
• Prognosa pencapaian laba
setelah pajak tahun 2009
sebesar Rp.25.926 juta
atau hanya 74.48 % dari
anggarannya (Rp.34.623
juta) dan naik 40% dari
realisasi tahun 2008 (Rp.
Rp. 18.519 juta)
• Prognosa kegiatan
investasi rutin (dana
internal perusahaan) pada
tahun 2009 mencapai
Rp.7.094 juta atau 80,2%
dari anggarannya (Rp.
8.836 juta). Prognosa
kegiatan investasi ini
dirinci berdasarkan jenis
kegiatan
• Meningkatkan
Pertumbuhan
Penjualan /
Distribusi
• Efisiensi dan
efektifitas biaya
operasi.
• Mempertahankan
penjualan institusi
• Meningkatkan dan
memantapkan
rencana kerja
• Mengembangkan
formulasi
peningkatan fungsi
serta peran
Salesman dalam
peningkatan
• Penggunaan
anggaran
secara efisien
dan efektif
• Memacu
penjualan
Reguler
• Memacu
penjualan
Institusi
• Menghemat
pengeluaran
kas melalui
cost
reduction dan
pengendalian
penambahan
investasi
100
75,76
30
22,72
145
ROI
ROI . 25.926.000.000. 7.094.000.000.
• Pencapaian ROI
Perusahaan pada tahun
2008 sebesar
ROI Rp.3.655.000.000
• ROE = 8,00%
• Inventory Turn Over =
28,00
• Likuiditas Ratio =
207.58%
• Solvabilitas Ratio = 216%
• Fixed Asset Turn Over =
69,25
• Total Asset Turn Over =
penjualan PT.
KFTD
hanya yang
berdampak
langsung
pada
peningkatan
kualitas
sekaligus
penurunan
biaya
• Meningkatka
n dan
memantapka
n rencana
kerja
146
3,00
• Debt Equity Ratio = 65,58
%
Pelanggan
Competitive Prices
Professional Service
Partnership/Relationship
Understanding Customers Needs
Memberikan pelayanan terbaik
bagi pelanggan KFTD dengan
menyediakan produk dan
pelayanan sesuai kebutuhan
• Cakupan pasar pada sektor
apotek, RS/institusi, toko
obat, supermarket, grosir,
PBF, lain-lain (selain TO)
dengan subtotal mencapai
27,504, tumbuh 108,01%
dari subtotal tahun 2007
yaitu sebesar 25,463
• Telah dilakukan kerjasama
dengan beberapa
Perusahaan yaitu,
PT.United Dico Citas
(Distributor Farmasi) ,
PT.Sawah Besar Farma
(Produk alat kesehatan) ,
PT.Yarindo Farmatama
• Mempertahankan
Pelanggan/Principal
KFTD yang ada
• Menambah
Pelanggan/Principal
KFTD yang baru
• Pengantaran/Delive
ry yang cepat dan
tepat waktu
• Memberikan dan
terus meningkatkan
pelayanan kepada
pelanggan KFTD
• Survey
terhadap
kebutuhan
pangsa pasar
dan
pelanggan
• Mengembang
kan kerja
sama dengan
lembaga
terkait
• Mengembang
kan kerja
sama dengan
lembaga
terkait
100
80,30
30
24,09
147
(Bahan Farmasi) yang
dimana bertujuan untuk
mencapai tujuan, sasaran
yang ingin dicapai dan
memperluas hubungan
dengan principal
Proses
Bisnis
Internal
Develop Supplier Relations
Distribute to Customers
Manage Risk
Perbaikan dan peningkatan
proses internal yang menunjang
efisiensi biaya dan peningkatan
kualitas pelayanan/hantaran
• Penambahan Cabang. Pada
tahun 2007 tidak ada
penambahan cabang,
Sedangkan pada tahun
2008, tidak dilakukan
penambahan cabang baru,
dan pada tahun 2009 telah
dilakukan pembukaan
cabang pada Pangkal
Pinang, Bengkulu, dan
Batam
• Penambahan
armada/kendaraan roda 2
dan 4 yaitu sebanyak 10
dan 6 buah. Terjadi
kenaikan dari tahun 2008
• Menambah jumlah
outlet
• Meningkatkan
produktifitas
karyawan
• Meningkatkan
pelayanan/hantaran
• Menambah jumlah
produk
• Memperbaiki Turn
over Piutang
• Melakukan
perbaikan standar
pelayanan kepada
principal
• Menambah
jumlah outlet
Pelanggan
• Menerapkan
Startegi
distribusi
yang efektif
• Meningkatka
n efisiensi
dan
efektifitas
dalam
Distribusi
• Meningkatka
n Efektifitas
Trading
100
68,38
20
13,67
148
roda 2 sebanyak 383 dan
roda 4 sebanyak 240,
maka pada tahun 2009
menjadi 393 dan 246 buah
• Jumlah outlet yang
disediakan pada tahun
2009 adalah 34.506
tumbuh -/+ 7.477 outlet
• Bersama konsultan Force
One telah dilakukan
sosialisasi dan
implementasi “Blue Print
KFTD” ke seluruh cabang
untuk meningkatkan
penjualan regular
• Melakukan
Manajemen
persediaan
yang efisien
dan efektif
(Sentralisasi
Pengadaan)
Pertumbuha
Good Quality in Management/Proc
Meningkatkan kemampuan dan
memperluas tingkat partisipasi
• Telah dilakukan
penambahan Salesman
sebanyak 25 orang,
diharapkan sampai akhir
tahun akan ditambah lagi
jumlah salesman, sehingga
• Melakukan
Training/pelatihan
pada karyawan
• Meningkatkan
suasana yang
kondusif bagi
• Penyempurna
an dan
evaluasi,impl
ementasi
struktur
organisasi
100
57,55
20
149
n dan
Pembelajara
n
ess Improvement
Culture for Continous Improvement
Technology That Facilities Process Improvement
karyawan sehingga mampu
bekerja lebih efektif dan efisien
dalam mencapai target kerja
yang ditetapkan.
jumlah salesman pada
akhir tahun 2009 menjadi
295 orang
• Telah dilakukan mutasi &
promosi kepala cabang
pada bulan Juni 2009.
Mutasi ini diharapkan
akan meningkatkan
motivasi para kepala
cabang, sehingga dapat
meningkatkan kinerja
cabang-cabang
• Adanya penambahan dan
pengurangan karyawan
pada PT.Kimia Farma
Trading and Distribution
yaitu sebesar 15 dan 10
orang, sehingga pada akhir
tahun 2008 diperkirakan
berjumlah 877 orang
• Telah dilakukan training
for trainers oleh konsultan,
dengan materi “Pelatihan
karyawan
• Implementasi IT
system yang
terintegrasi
• Meningkatkan
Ketaatan dan
kedisiplinan cabang
pada SOP
• Memperbaiki
masalah pada Turn
Over Karyawan
• Meningkatkan,
memantapkan
penilaian kinerja
pada KFTD
pada trading
• Meningkatka
n dan
memantapka
n rencana
kerja
• Mengembang
kan sistem
insentif
dalam rangka
menigkatkan
kualitas dan
cakupan
Pelayanan
• Melakukan
pelatihan
yang sesuai
untuk
peningkatan
kualitas
SDM
• Melakukan
pengembang
11,51
150
Praktis bagi Salesman”
kepada kepala cabang dan
supervisor penjualan
tertentu
• Telah diterapkan system
pembinaan insentif khusus
berdasar perolehan laba
masing-masing cabang
kepada para kepala cabang
dan manager, sebagai
pengganti jasa produksi
• Telah dilakukan work
shop manajemen logistik
oleh manajer logistic,
kepada seluruh cabang dan
jajaran logistic cabang
• Telah dilakukan penilaian
dan penghargaan kepada
kepala cabang dan
salesman terbaik tahun
2008
an sistem
dalam rangka
meningkatka
n/meyempur
nakan
efektifitas
dan efisiensi
• Merencanaka
n
pengembang
an arsitektur
system dan
alur
komunikasi
data dalam
rangka
peningkatan
efisiensi dan
efektifitas
• Menerapkan
system :
reward &
punishment,
151
Sumber : Hasil Penelitian.
carier
planning
• Mempercepat
penyempurna
an SOP
untuk unit
Logistik
• Meningkatka
n kapasitas
manajemen
TOTAL 100 71,99
152
Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa kinerja PT.Kimia Farma
Trading and Distribution diukur dari 4 perspektif pada balanced score
card yang menghasilkan skor 71,99 dimana pada ukuran evaluasi kinerja
PT.Kimia Farma Trading and Distribution skor tersebut berada pada
tingkatan baik. Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif
yang ada dan skor total pada tahun 2009
Berikut ini akan ditampilkan tabel skor setiap perspektif yang ada.
Skor 4 Perspektif Tahun 2009
Tabel 3.21 Skor 4 Perspektif pada tahun 2009 PT Kimia
Farma Trading and Distribution.
No. Perspektif Skor
1 Finansial 22,72
2 Pelanggan 24,09
3 Proses Bisnis Internal 13,67
4 Pertumbuhan dan Pembelajaran 11,51
Total 71,99
Sumber : Hasil Penelitian
tah
pe
ya
se
G
Fa
Pe
Grafik Per
Setelah
hun 2007, 2
erbandingan
ang sama, y
erta Pembelaj
Gambar 3.2
arma Tradin
Dari g
eningkatan
Pertumbuhandan
Pembelajaran
GRAF
bandingan
h mendapatk
2008 dan 20
kinerja dari
yaitu Finans
ajaran dan Pe
23 Grafik
ng and Distri
grafik diatas
yang signi
P
n
n
FIK PERB2007,
kinerja tah
kan informas
009, selanjut
i 3 periode
sial, Pelang
ertumbuhan.
Perbandinga
ibution, Sum
kita dapat m
ifikan pada
0510152025Finansial
Proses Bisnis Internal
BANDINGA, 2008, 20
hun 2007, 20
si mengenai
tnya akan di
tersebut den
gan, Proses
an Kinerja
mber : Hasil
menyimpulk
a kinerja P
Pe
AN KINER009
008 dan 200
pencapaian
itampilkan g
ngan 4 persp
s Bisnis Inte
pada PT.K
Penelitian
an, bahwa te
PT.Kimia F
elanggan
RJA
153
9
n pada
grafik
pektif
ernal,
Kimia
erjadi
Farma
2007
2008
2009
154
Trading and Distribution dari tahun 2007 ke 2008 terdapat
peningkatan skor Balanced score card sebesar 8,97 dan
peningkatan skor terjadi kembali dari tahun 2008 ke 2009 sebesar
8,65.Tetapi pada tahun 2009 terjadi penurunan pada perspektif
pembelajaran dan pertumbuhan yaitu sebesar 1,93.
3.3 Knowledge Goals
Knowledge goals PT. Kimia Farma Trading and Distribution
didapat berdasarkan penelitian terhadap strategic objective yang telah
dijalankan. Penentuan knowledge goals dibagi menjadi tiga bagian yaitu
normative knowledge goals, strategic knowledge goals, serta operational
knowledge goals.
• Normative
1. Mengembangkan budaya self-learning pada PT.Kimia
Farma Trading and Distribution.
2. Membangun budaya workteam dengan cara menyediakan
wadah sharing informasi bagi tiap individu pada PT.Kimia
Farma Trading and Distribution agar dapat dengan
leluasa memberikan ide, pemikiran, dan aspirasi mereka.
• Strategic
1. Membuat pendokumentasian tentang informasi dan
Knowledge di dalam PT.Kimia Farma Trading and
Distribution yang dimana nantinya akan sangat berguna
155
untuk menghadapi masalah-masalah yang sama di kemudian
hari dan dapat dijadikan suatu media pembelajaran bagi
karyawan.
2. Memaksimalkan penggunaan seluruh knowledge yang ada
pada yang dimana dapat digunakan untuk mendukung
program-program kerja, pengmabilan keputusan, dan
penentuan strategi kedepan pada PT.Kimia Farma Trading
and Distribution.
• Operational
1. Memfasilitasi pengumpulan Knowledge secara digital agar
mempermudah pencarian Knowledge pada PT.Kimia
Farma Trading and Distribution.
2. Mempermudah dalam pemantauan perkembangan
pekerjaan yang dilakukan agar performa karyawan
PT.Kimia Farma Trading and Distribution.dapat mencapai
target yang telah ditetapkan.
3. Menyediakan sarana dalam peningkatan komunikasi dan
kompetensi pada PT.Kimia Farma Trading and
Distribution.
156
3.4 Knowledge Identification
Berikut ini adalah Identifikasi knowledge pada KFTD diidentifikasi
berdasarkan tiap jabatan yang ada. dan knowledge apa saja yang dibutuhkan
untuk jabatan tersebut. Identifikasi knowledge ini dibagi menjadi 2 yaitu Explicit
dan Tacit. mengingat bahwa PT. Kimia Farma Trading and Distribution sedang
melakukan restrukturisasi dan pembuatan SOP pada Divisi Principal Manager
dan Institution Manager, maka penulis tidak dapat menyajikan data pada kedua
divisi tersebut..
Divisi Sales Manager
Berdasarkan struktur divisi Sales Manager pada Gambar 3.2, maka
penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi Sales Manager
adalah sebagai berikut :
Tabel 3.22 Knowledge Identification pada Divisi Sales PT Kimia Farma
Trading and Distribution.
Jabatan
Explicit
Knowledge
Tacit Knowledge
1. Sales Manager
1. Dokumentasi mengenai Laporan Kinerja Cabang
2. Dokumentasi mengenai Laporan Analisa Hutang dan Piutang
3. Dokumentasi
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel, Power Point ) dan Internet.
2. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep
157
mengenai Laporan Mutasi Distribusi Produk
4. Dokumentasi mengenai Laporan Narkotika, Psikotropika dan Prekursor
5. Dokumentasi mengenai Laporan Administrasi Tenaga Kerja Perusahaan
akuntansi secara keseluruhan (keuangan dan perpajakan)
3. Penguasaan yang sangat baik mengenai produk-produk yang akan dijual
4. Pemahaman dan punya kemampuan perencanaan, berpikir strategis dalam menyusun RKAP.
5. Pemahaman yang baik mengenai konsep inventory dan logistik.
2. Supervisor Penjualan Reguler
1. Dokumentasi mengenai Laporan penjualan reguler
2. Dokumentasi mengenai Laporan Sesuai format BluePrint
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Penguasaan yang sangat baik konsep penjualan penjualan reguler dan konsep Blue Print.
3. Penguasaan yang sangat baik mengenai produk-produk yang akan dijual
4. Memiliki keterampilan pendekatan dan mempengaruhi orang (personal approach)
5. Memiliki pemahaman bisnis ritel, kemampuan perencanaan, berpikir strategis dalam meningkatkan sales.
158
3. Supervisor Penjualan Institusi/Tender
1. Dokumentasi mengenai Laporan kegiatan dan penjualan Institusi
2. Dokumentasi mengenai Laporan perkembangan penyelesaian proyek pusat
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Memiliki Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep penjualan institusi termasuk perundang-undangannya.
3. Penguasaan yang sangat baik mengenai produk-produk yang akan dijual
4. Penguasaan perpajakan yang baik.
5. Pemahaman dan mempupunyai kemampuan perencanaan, berpikir strategis dalam meningkatkan sales
4. Supervisor Tata Usaha
1. Dokumentasi mengenai Laporan Keuangan
2. Dokumentasi mengenai Laporan Pajak
3. Dokumentasi mengenai Laporan manajerial
4. Dokumentasi mengenai Laporan Hutang Piutang
5. Dokumentasi mengenai Laporan Komposisi pegawai
6. Dokumentasi mengenai Penilaian kondiute karyawan
1. Menguasai program Windows MS Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep akuntansi.
3. Penguasaan yang sangat baik mengenai perpajakan
159
5. Fakturis 1. Dokumentasi mengenai pencatatan, pencetakan, dan entry data
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
2. Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang regulasi surat-surat
6. Kasir 1. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan
2. Dokumentasi mengenai Tingkat keamanan penyimpanan uang perusahaan
1. Memiliki pemahaman mengenai akuntansi dan financial
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
7. Penagih 1. Dokumentasi mengenai Tercapainya target umur piutang yang telah ditetapkan perusahaan
2. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran Penagihan sesuai dengan SOP Penagihan
1. Memiliki pemahaman mengenai financial
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
8. Petugas Inkaso 1. Dokumentasi mengenai Tingkat Keamanan menyimpan faktur asli
2. Dokumentasi mengenai Tingkat Fungsi Kontrol penagihan piutang
3. Dokumentasi mengenai Tingkat pendistribusian dan penerimaan kembali dokumen alat tagih dari dan ke Penagih.
1. Memiliki pemahaman mengenai financial
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
9. Petugas Kas Bank 1. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran bukti kas/bank.
2. Dokumentasi mengenai Tingkat ketepatan hasil
1. Memiliki pemahaman mengenai financial
2. Menguasai program Windows Office ( MS
160
entry kas/bank 3. Dokumentasi
mengenai Tingkat keamanan arsip kas/bank
Word, Excel ) dan Internet
10. Petugas Pajak 1. Dokumentasi mengenai Tingkat ketepatan pelaporan Pajak
2. Dokumentasi mengenai Tingkat kecepatan Pelaporan Pajak
3. Dokumentasi mengenai Tingkat mematuhi aturan Perpajakan
1. Memiliki pemahaman mengenai financial dan perpajakan
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
11. Salesman Reguler
1. Dokumentasi mengenai Laporan (Rencana Kunjungan (bulanan,harian), laporan Kunjungan harian, Customer Card, laporan penjualan per outlet dan produk)
2. Dokumentasi mengenai Laporan Ratio Outlet Aktif,Ratio Produk Aktif, Produktifitas per outlet (omzet dan SKU)
1. Penguasaan dan pemahaman mengenai internet
2. Pengetahuan dan pemahaman mengenai kunjungan/visit ke outlet dan RS
3. Pengetahuan dan pemahaman mengenai penjualan sebuah produk
4. Pengetahuan dan pemahaman di segi finansial
12. Salesman Tender
1. Dokumentasi mengenai Laporan Penjualan Produk keagenan
2. Dokumentasi mengenai Laporan (Rencana Kunjungan (bulanan,harian), laporan Kunjungan harian, laporan penjualan per institusi dan produk)
3. Dokumentasi mengenai Laporan Ratio biaya operasional,
1. Penguasaan dan pemahaman mengenai internet
2. Pengetahuan dan pemahaman mengenai negoisiasi mengenai proyek
3. Pengetahuan dan pemahaman yang baik dalam ber-komunikasi
4. Pengetahuan dan pemahaman di segi finansial
161
Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distribution
propaganda dan tender terhadap omset
162
Divisi Support Manager
Berdasarkan struktur divisi Support Manager pada Gambar 3.3,
maka penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi
Support Manager adalah sebagai berikut :
Tabel 3.23 Knowledge Identification pada Divisi Support PT Kimia
Farma Trading and Distribution.
Jabatan
Explicit
Knowledge
Tacit Knowledge
1. Support Manager
1. Dokumentasi mengenai Surat Kuasa
2. Dokumentasi mengenai Perjanjian Kerja Bersama
3. Dokumentasi mengenai SK Kepegawaian
4. Dokumentasi mengenai IKS / MOU
5. Dokumentasi mengenai Database Asset
6. Dokumentasi mengenai Database SDM
7. Dokumentasi mengenai Surat Keputusan Direksi
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel, Power Point ) dan Internet.
2. Penguasaan yang sangat baik mengenai managemen SDM
3. Penguasaan yang baik mengenai Sistem Informasi SDM
4. Penguasaan peraturan dan perundangan ketenagakerjaan
5. Managemen Audit SDM
6. Perencanaan dan pengembangan karir
7. Coaching & Coseling Skill
8. Managemen Konflik
9. Reward & Punishment
163
Management 10. Penguasaan yang
baik mengenai peraturan, perundangan, hukum dan ketentuan lainnya yang terkait operasional perusahaan.
2. Asman IT
1. Data Analisa 2. Dokumentasi
Perancangan Sofware
3. Dokumentasi Perancangan database
4. Back-up data 5. Manual Book
sistem informasi 6. Laporan
Inventarisasi hardware
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Minimaal pengalaman kerja 5 tahun di bidang IT
3. Penguasaan TI : development system, datebase system, network system.
4. Kemampuan yang baik melakukan analisa data dan bisnis retail.
5. Kemampuan mentranfer knowledge
3. Asman SDM
1. Dokumentasi mengenai SK kepegawaian, kesejahteraan dll
2. Dokumentasi mengenai Risalah Rapat Direksi khusus kepegawaian
3. Dokumentasi mengenai Analisa Usulan Kenaikan Pangkat & Kebutuhan Pegawai
4. Dokumentasi mengenai Draft Surat keluar khusus Kepegawaian
5. Dokumentasi mengenai Sisdur Kepegawaian
6. Dokumentasi mengenai Sistem Jalur Karir
7. Dokumentasi
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Kemampuan dalam melakukan analisa data kuantitatif
3. Penguasaan yang sangat baik mengenai manajemen SDM berbasis kompetensi secara Komprehensif
4. Penguasaan yang baik mengenai sistem informasi SDM
5. Penguasaan peraturan dan perundangan ketenagakerjaan
6. Manajemen Audit SDM
164
mengenaiJob Description, dll
7. Compensation Management
8. Design Training Program
9. Perencanaan & Pengembangan Karir
10. Coaching & Conselling Skill
11. Manajemen Konflik
12. Reward & Punishment Management
13. Sistem Manajemen Kinerja
4. Manager Unit Kerja
1. Dokumentasi mengenai Laporan Surat Keputusan Direksi
2. Dokumentasi mengenai Laporan Surat Kenaikan Pangkat karyawan
3. Dokumentasi mengenai Laporan Tunjangan Karyawan
1. Menguasai program Windows MS Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep SDM
5. CSM 1. Dokumentasi mengenai Pengolahan database beserta laporannya
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
2. Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang jaringan dan infrastruktur IT
6. Pengelola Database
1. Dokumentasi mengenai Mapping barang debitur
2. Dokumentasi mengenai Laporan bulanan penjualan
3. Dokumentasi mengenai data Managerial
4. Dokumentasi mengenai Laporan data yang masuk
1. Memiliki pemahaman mengenai Database
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
165
Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distribution.
7. Technical Support 1. Dokumentasi mengenai masalah yang terjadi pada IT
1. Memiliki pemahaman mengenai infrastruktur IT dan sistem
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
8. Analis IT 1. Dokumentasi mengenai Data dan kebutuhan system
1. Memiliki pemahaman mengenai kebutuhan user
2. Menguasai skill perancangan program
3. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
9. Programmer 1. Dokumentasi mengenai Laporan Data kebutuhan user
2. Dokumentasi mengenai Laporan aplikasi yang ada di KFTD
1. Memiliki Skill mengenai Programming
2. Memiliki pemahaman mengenai Database dan IT sytem
3. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
10. Konsolidasi data dan Verifikasi Data
1. Dokumentasi mengenai Laporan Email cabang
2. Dokumentasi mengenai Laporan data barang dan debitur
3. Dokumentasi mengenai Laporan data penjualan bulanan
4. Dokumentasi mengenai Laporan penerimaan data
1. Memiliki pemahaman mengenai financial
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
166
Divisi Account/Finance Manager
Berdasarkan struktur divisi Account/Finance Manager pada
Gambar 3.4, maka penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari
Divisi Account/Finance Manager adalah sebagai berikut :
Tabel 3.24 Knowledge Identification pada Divisi Account/Finance PT
Kimia Farma Trading and Distribution.
Jabatan
Explicit
Knowledge
Tacit Knowledge
1. Account / Finance Manager
1. Dokumentasi mengenai Laporan Akuntansi dan keuangan
2. Dokumentasi mengenai Analisa Laporan Keuangan
3. Dokumentasi mengenai Konsep Akuntansi dan Keuangan
4. Dokumentasi mengenai Draft Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
5. Dokumentasi mengenai laporan Cash Flow
6. Dokumentasi mengenai Laporan Cash Flow Budget
7. Dokumentasi mengenai Laporan Analisa Keuangan
8. Dokumentasi mengnai Laporan Penyelesaian
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel, Power Point ) dan Internet.
2. Mempunyai pemahaman mengenai accounting ,tax dan finance
3. Mempunyai Penguasaan yang baik mengenai regulasi Perpajakan
4. Mempunyai Pemahaman yang baik mengenai kebijakan bisnis perusahaan
5. Pemahaman yang baik mengenai PSAK (Pedoman dan Standar Akuntansi Keuangan)
167
draft perpajakan
2. Asman Keuangan
1. Dokumentasi mengenai Draft Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
2. Dokumentasi mengenai laporan Cash Flow
3. Dokumentasi mengenai Laporan Cash Flow Budget
4. Dokumentasi mengenai Laporan Analisa Keuangan
5. Dokumentasi mengnai Laporan Penyelesaian draft perpajakan
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Penguasaan yang baik mengenai manajemen akuntansi
3. Penguasaan yang baik mengenai manajemen keuangan
4. Penguasaan yang baik mengenai regulasi Perpajakan
5. Pemahaman yang baik mengenai proses bisnis perusahaan
6. Pemahaman yang baik mengenai kebijakan bisnis perusahaan
7. Pemahaman yang baik mengenai PSAK (Pedoman dan Standar Akuntansi Keuangan)
3. Asman Akuntansi dan Perpajakan
1. Dokumentasi mengenai Laporan Akuntansi dan keuangan
2. Dokumentasi mengenai Analisa Laporan Keuangan
3. Dokumentasi mengenai Konsep Akuntansi dan Keuangan
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Penguasaan mengenai sistem, standar dan prosedur akuntansi
3. Penguasaan mengenai PSAK (Pedoman dan Standar Akuntansi Keuangan)
4. Penguasaan mengenai regulasi perpajakan
5. Pemahaman mengenai peraturan G7-BAPEPAM
168
4. Supervisor 1. Dokumentasi mengenai Laporan Pembayaran Piutang
2. Dokumentasi mengenai Laporan Pembayaran
3. Dokumentasi mengenai Laporan Kas Bon
1. Menguasai program Windows MS Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep Keuangan
5. Pelaksana Kegiatan
1. Dokumentasi mengenai Pengeluaran dan Pengaturan Uang Muka
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
2. Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang Finance
6. Pembuat Daftar Gaji
1. Dokumentasi mengenai Pengeluaran dan Pengaturan Uang Gaji
1. Memiliki pemahaman mengenai Finance
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
7. Bendaharawan 1. Dokumentasi mengenai Laporan keuangan
2. Dokumentasi mengenai Pengeluaran Uang
1. Memiliki pemahaman mengenai Account dan Finance
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
8. Supervisor TU 1. Dokumentasi mengenai Laporan Keuangan
2. Dokumentasi mengenai Laporan Pajak
3. Dokumentasi mengenai Laporan manajerial
4. Dokumentasi mengenai Laporan Hutang Piutang
1. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep akuntansi.
2. Penguasaan yang sangat baik mengenai perpajakan
3. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
9. Tata Usaha 1. Dokumentasi mengenai Laporan Keuangan
2. Dokumentasi mengenai Laporan Hutang Piutang
1. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep akuntansi.
2. Penguasaan yang sangat baik mengenai perpajakan
3. Menguasai program Windows Office ( MS
169
Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distributio
Word, Excel ) dan Internet
10. Kasir 1. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan
2. Dokumentasi mengenai Tingkat keamanan penyimpanan uang perusahaan
1. Memiliki pemahaman mengenai akuntansi dan financial
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
11. Inkaso 1. Dokumentasi mengenai Tingkat Keamanan menyimpan faktur asli
2. Dokumentasi mengenai Tingkat Fungsi Kontrol penagihan piutang
3. Dokumentasi mengenai Tingkat pendistribusian dan penerimaan kembali dokumen alat tagih dari dan ke Penagih.
1. Memiliki pemahaman mengenai financial
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
12. Penagih 1. Dokumentasi mengenai Tercapainya target umur piutang yang telah ditetapkan perusahaan
2. Dokumentasi mengenai Tingkat kebenaran Penagihan sesuai dengan SOP Penagihan
1. Memiliki pemahaman mengenai financial
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
13. Pemohon 1. Dokumentasi mengenai Wewenang Uang
1. Memiliki pemahaman mengenai financial
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
170
Divisi Logistic Manager
Berdasarkan struktur Divisi Logistic Manager pada Gambar 3.5,
maka penjabaran Identifikasi Knowledge setiap jabatan dari Divisi
Logistic Manager adalah sebagai berikut :
Tabel 3.25 Knowledge Identification pada Divisi Logistic PT Kimia
Farma Trading and Distribution.
Jabatan
Explicit
Knowledge
Tacit Knowledge
1. Logistic Manager
1. Dokumentasi mengenai keseluruhan Laporan Narkotika dan Psikotropika
2. Dokumentasi mengenai keseluruhan Laporan Penarikan Barang
3. Dokumentasi mengenai Penilaian kondiute karyawan
4. Dokumentasi mengani keseluruhan Laporan pengiriman barang
5. Dokumentasi keseluruhan mengenai Laporan Faktur
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel, Power Point ) dan Internet.
2. Mempunyai ketelitian dan mobilitas pengawasan yang tinggi.
3. Ketahanan yang tinggi terhadap tekanan/stress.
4. Tingkat keberanian dan ketegasan yang baik.
5. Memamhami konsep Pergudangan, Pengiriman, dan Pengawasan mutu produk
2. Asman Pengadaan
1. Dokumentasi mengenai Laporan Debet Nota
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel)
171
2. Dokumentasi tentang Laporan barang yang masuk
3. Dokumentasi mengenai Laporan Barang yang akan dikirim
4. Dokumentasi SOP Logistik
dan Internet. 2. Penguasaan yang
baik mengenai Pergudangan
3. Mempunyai ketelitian dan mobilitas pengawasan yang tinggi.
4. Ketahanan yang tinggi terhadap tekanan/stress.
5. Tingkat keberanian dan ketegasan yang baik.
3. Supervisor Pengadaan
1. Dokumentasi mengenai Laporan Narkotika dan Psikotropika
2. Dokumentasi mengenai Laporan Penarikan Barang
3. Dokumentasi SOP Logistik
4. Dokumentasi Laporan Standart mutu
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Penguasaan yang baik mengenai Pergudangan
3. Mempunyai ketelitian dan mobilitas pengawasan yang tinggi.
4. Ketahanan yang tinggi terhadap tekanan/stress.
5. Tingkat keberanian dan ketegasan yang baik.
4. Supervisor Penjualan
1. Dokumentasi mengenai Laporan Penjualan
2. Dokumentasi Narkotika dan Psikotropika
3. Dokumentasi mengenai Laporan Pengadaan Barang reguler
4. Dokumentasi SOP Logistik
1. Menguasai program Windows MS Office ( MS Word, Excel) dan Internet.
2. Mempunyai ketelitian dan mobilitas pengawasan yang tinggi.
3. Ketahanan yang tinggi terhadap tekanan/stress.
4. Tingkat keberanian dan ketegasan yang baik.
5. Memahami dengan baik konsep Pergudangan dan
172
Sales
5. Kabag Pengadaan 1. Dokumentasi mengenai Laporan Debet Nota
2. Dokumentasi Laporan mengenai barang yang masuk
1. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
2. Pemahaman dan mempunyai pengetahuan tentang Pergudangan
6. Kepala Gudang 1. Dokumentasi mengenai Laporan Debet Nota
2. Dokumentasi Laporan mengenai barang yang masuk
3. Dokumentasi Laporan mengenai Stock barang
1. Memiliki pemahaman mengenai Pergudangan
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
7. Operator Komputer Pengadaan Barang
1. Dokumentasi mengenai Laporan Barang Masuk
1. Memiliki pemahaman mengenai Alur kerja Pengadaan
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
8. Petugas Pengadaan
1. Dokumentasi mengenai Laporan Barang yang masuk
2. Dokumentasi Laporan mengenai Faktur Tagihan
1. Penguasaan yang sangat baik mengenai konsep Pergudangan
2. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel ) dan Internet
9. Operator Pengolahan Data Logistik
1. Dokumentasi mengenai Laporan Barang yang aka di release
2. Dokumentasi Laporan mengenai data Suplier dari KFTD
1. Memiliki pemahaman mengenai Produk
2. Memiliki pemahaman yang baik mengenai rekan/supplier dari KFTD
3. Menguasai program Windows Office ( MS Word, Excel) dan Internet
173
Sumber : Job Description PT Kimia Farma Trading and Distribution
3.4.1 Struktural
3.4.1.1 Explicit Knowledge
SOP atau prosedur karyawan yang mencakup tugas, wewenang,
dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.
3.4.1.2 Tacit Knowledge
knowledge karyawan pada saat menghadapi suatu masalah,
terutama mengenai knowledge penugasan dari atasan kepada bawahan.
Interaksi yang terjadi antara atasan dan bawahan merupakan suatu
knowledge secara struktural.
3.4.2 Functional
3.4.2.1 Explicit Knowledge
Dokumen-dokumen dari hasil proses kerja entah itu dari laporan,
hasill meeting dan rapat. Yang berisi berbagai masalah yang dihadapi dan
solusinya.
3.4.2.2 Tacit Knowledge
Pengetahuan karyawan dan pengalaman dalam melakukan
pekerjaan, knowledge ini sangat penting bagi perusahaan dan dapat
menjadi asset jangka panjang yang bernilai bagi perusahaan.
174
3.4.3 Behavioural
a) Meeting antar supervisor diadakan minimal 5 bulan sekali. Topic
yang dibahas dalam meeting ini biasanya sesuai dengan masalah yang
sedang terjadi.
b) Meeting antara supervisor dan pelaksana diadakan minimal 3 bulan
sekali. Topic yang dibahas dalam meeting ini adalah efektifnya
komunikasi dan koordinasi antara pelaksana dan supervisor, tidak
hanya itu pada meeting ini juga dibahas mengenai bermacam-macam
hal dan masalah yang terjadi.
c) Meeting antar kepala cabang yang dilakukan minimal 6 bulan sekali
yang memastikan divisi berjalan sesuai dengan funsi,kewajiban dan
tanggung jawabnya.
175
3.5 Analisis Permasalahan
Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Kimia Farma Trading and
Distribution yang berhubungan dengan Knowledge Management adalah:
1. Knowledge yang ada di dalam KFTD belum terdokumentasi dengan
baik, dikarenakan media penyimpanan sebagian besar masih berupa
kertas yang disimpan. Jadi jika seseorang membutuhkan informasi /
file maka harus diduplikasikan terlebih dahulu atau saling bergantian
, hal ini akan menjadi sangat tidak efisien, dan media penyimpanan
seperti kertas dapat dengan mudah terselip.
2. Tingginya turn over karyawan yang menyebabkan knowledge
walkout yang artinya knowledge akan hilang setelah karyawan itu
pindah dari KFTD ke prusahaan lain, dan belum tentu penggantinya
akan dapat menggantikan posisi karyawan yang pindah dengan
maksimal.
3. Belum tersedianya media yang dipergunakan karyawan untuk
sharing knowledge dan informasi, dimana media sharing dapat
berfungsi sebagai wadah bagi karyawan yang ingin sharing tentang
knowledge yang ia miliki.
4. Sulitnya mencari informasi jika suatu perusahaan mempunyai
permasalahan yang sama. Dimana mereka harus membuka informasi
secara manual, terkadang informasi yang akan diakses tesebar pada
masing-masing divisi yang mengakibatkan waktu dan tenaga akan
terbuang secara percuma, belum lagi jika informasi tersebut terselip,
hal ini sangatlah tidak efisien.
176
Berikut contoh informasi yang diperlukan oleh setiap divisi :
1. Divisi Sales Manager
• Dokumentasi mengenai Laporan Narkotika, Psikotropika dan Prekursor
• Dokumentasi mengenai Laporan Administrasi Tenaga Kerja Perusahaan
2. Divisi Support Manager
• Dokumentasi mengenai Perjanjian Kerja Bersama, yaitu :
• Dokumentasi mengenai SK Kepegawaian
3. Divisi Account/Finance Manager
• Dokumentasi mengenai Analisa Laporan Keuangan
• Dokumentasi mengenai Laporan Cash Flow Budget
4. Divisi Logistics Manager
• Dokumentasi mengenai Penilaian kondiute karyawan
• Dokumentasi mengenai keseluruhan Laporan Penarikan Barang
177
3.6 Usulan Penyelesaian Masalah
Dari permasalahan yang terjadi, maka dirancang suatu sistem berbasis
web yang diharapkan dapat membantu PT. Kimia Farma Trading and
Distribution dalam pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, dan penggunaan
kembali, serta penyebaran Knowledge internalnya. Meliputi :
1. Perancangan sistem pendokumentasian Knowledge pada KFTD
dimana knowledge yang dimiliki karyawan dapat tersimpan dengan
baik secara digital dan menghindari terjadinya knowledge walk out.
2. Sistem yang dapat membagi, menyebarkan, dan menyimpan
knowledge yang dimiliki karyawan. Pengetahuan karyawan dan
pengalaman dalam melakukan pekerjaan, terutama mengenai masalah
yang sering terjadi merupakan knowledge bagi karyawan tersebut.
Dan knowledge ini merupakan aset bagi perusahaan.
3. Sistem yang dapat mengembangkan Knowledge yang dimiliki
karyawan, agar didapatkan penyelesaian masalah yang lebih efektif
dan efisien.
178